Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedszkolu Samorządowym nr 41  Integracyjnym w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 listopada                2009 roku (znak: RIO.I.6002-11/09), o treści jak niżej:

                                                                  Pani Bożena Szczepanowska

                                                                                  Dyrektor

                                                                                  Przedszkola Samorządowego nr 41

                                                                                  w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2008 rok, przeprowadzonej w Samorządowym Przedszkolu nr 41 Integracyjnym w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji
i funkcjonowania Przedszkola nr 41 jako zakładu budżetowego, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie oraz realizację planu finansowego, gospodarowanie mieniem, rozliczenia z budżetem gminy.

         W ramach kontroli badaniu poddano przestrzeganie obowiązujących w zakładzie procedur kontroli wewnętrznej. Na przykładzie próby dokumentów finansowo-księgowych stwierdzono, iż w dwóch przypadkach dokumenty nie zawierały adnotacji potwierdzającej dokonanie przez osoby uprawnione kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, co świadczy, że czynności kontrole wymagane wewnętrznymi regulacjami nie były dokonywane w pełnym zakresie. Stosowanie do obowiązujących w Przedszkolu procedur kontroli finansowej osobami uprawnionymi do dokonywania kontroli merytorycznej dokumentów finansowo-księgowych są dyrektor oraz wicedyrektor, natomiast kontroli formalno-rachunkowej główny księgowy – str. 5-6 protokołu kontroli.

         Sprawdzając zgodność zapisów w księgach rachunkowych z zapisami w księgowości banku w zakresie obrotów i sald na rachunkach bankowych Przedszkola stwierdzono przypadki niezachowania zasady chronologii zapisów w dzienniku oraz na kontach księgi głównej. Dotyczyły one wyciągów bankowych nr 27/2008 z dnia 12/02/2008 r. oraz nr 55/2008 z dnia 26/03/2008 r., które zostały ujęte w księgach w terminach późniejszych niż operacje w nich opisane. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223) dziennik winien zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, również art. 15 ust. 2 ustawy stanowi, iż zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej – str. 5-6 protokołu kontroli.

         W ramach oceny realności sald należności i zobowiązań na koniec 2008 r. ustalono, iż jednostka posiadała należności z tytułu opłaty stałej oraz opłaty za żywienie w wysokości 2.103,70 zł, które zostały uregulowane po terminie zapłaty w styczniu 2009 r. Odsetki ustawowe od tych należności wynosiły 8,53 zł. Kontrolowana jednostka zaniechała naliczenia i ujęcia odsetek w ewidencji księgowej. Stosowanie do § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 15 protokołu kontroli.

Kontrola inwentaryzacji środków pieniężnych wykazała brak dokumentacji poświadczającej przeprowadzenie na koniec 2008 r. inwentaryzacji środków pieniężnych zgromadzonych w banku. Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, drogą otrzymania od banków potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanów tych aktywów (potwierdzenie salda przez bank kontrolowana jednostka uzyskała w trakcie trwania czynności kontrolnych) – str. 16 protokołu kontroli.

Badanie wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych w odniesieniu do rzeczowych aktywów trwałych wykazało natomiast, że ostatnia inwentaryzacja tej kategorii składników majątkowych została przeprowadzona w 2007 roku, na podstawie zarządzenia nr 4/07 Dyrektora z dnia 25 czerwca 2007 r. Według tego zarządzenia inwentaryzacją należało objąć wyposażenie będące w użytkowaniu, stan konta i kasy, druki ścisłego zarachowania, środki trwałe. Na podstawie okazanych arkuszy spisowych ustalono, że dokonano inwentaryzacji składników majątkowych ewidencjonowanych na kontach 013 „Pozostałe środki trwałe”, 014 „Zbiory biblioteczne” oraz 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Spisem z natury nie objęto zaś środków trwałych zaewidencjonowanych na koncie 011 „Środki trwałe”, których wartość księgowa na dzień inwentaryzacji wynosiła 352.019,95 zł. Stosowanie do postanowień art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Z ustaleń kontroli wynika, iż ostania inwentaryzacja środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 została przeprowadzona według stanu na 15 października 2004 r. W związku z tym, w badanym zakładzie naruszono obowiązek w zakresie częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji tych aktywów trwałych, bowiem należało je zinwentaryzować najpóźniej według stanu na 15 października 2008 r. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano, że ze względu na niewielką ilość środków trwałych salda ich stanu były uzgadniane corocznie przy sporządzaniu bilansu. Należy wskazać, że przepisy art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości dopuszczają inwentaryzację środków trwałych w drodze tzw. weryfikacji jedynie w odniesieniu do gruntów oraz środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony – str. 32-33 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli procedury opracowania planu finansowego zakładu budżetowego na 2008 r. stwierdzono naruszenie § 43 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych… (Dz. U. Nr 116 poz. 783 ze zm.), według którego kierownik samorządnego zakładu budżetowego zatwierdza plan finansowy, dostosowując go do uchwały budżetowej, w terminie 10 dni od dnia otrzymania, od zarządu jednostki samorządu terytorialnego, informacji o kwotach przychodów i wydatków zakładu oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu. Informację taką Przedszkole otrzymało pismem z dnia 29 stycznia 2008 r., natomiast zatwierdzenie planu finansowego, z uchybieniem podanego terminu, nastąpiło w dniu 20 lutego 2008 r. – str. 17 protokołu kontroli.

Pośród kosztów działalności poniesionych przez zakład w 2008 r. kontroli poddano m.in. prawidłowość ustalenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Ustalono, iż na rachunek bankowy Funduszu przekazano kwotę 78.825,50 zł – o 309,67 zł wyższą niż wynika to z obowiązujących przepisów. Przyczyną zawyżenia odpisów było błędne ustalenie liczby etatów nauczycieli. Stosowanie do art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 16 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) dla nauczycieli dokonuje się corocznego odpisu na fundusz w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej przeciętnej, w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli i 110% kwoty bazowej określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie w budżetowej – str. 27-29 protokołu kontroli.

         Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej zakładu budżetowego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do ustalonego zakresu czynności oraz postanowień art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, a także kierownika jednostki, który ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie przestrzegania obowiązujących w jednostce procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do wszystkich operacji gospodarczych.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do dokonywania zapisów w ewidencji księgowej z zachowaniem zasady chronologii.

3. Pobieranie odsetek od nieterminowych płatności należności oraz zobowiązanie głównego księgowego do ujmowania odsetek w księgach rachunkowych, stosownie do § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...; rozważenie uregulowania w przepisach wewnętrznych przesłanek niedochodzenia odsetek o niskiej wartości.

4. Należyte wypełnianie obowiązków inwentaryzacyjnych, z uwzględnieniem terminów, częstotliwości oraz form inwentaryzacji poszczególnych rodzajów składników majątkowych; przeprowadzenie w bieżącym roku właściwej inwentaryzacji podstawowych środków trwałych.

5. Zatwierdzanie planu finansowego zakładu z zachowaniem terminu określonego przepisami prawa.

6. Dokonanie zwrotu na rachunek podstawowy Przedszkola kwoty 309,67 zł, nienależnie przekazanej w 2008 r. na rachunek bankowy ZFŚS.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

      Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku