Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Sokoły

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 marca 2018 roku (znak: RIO.I.6001-16/17), o treści jak niżej:

Pan

Józef Zajkowski

Wójt Gminy Sokoły

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sokoły za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sokoły na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości stwierdzono, iż do dnia zakończenia czynności kontrolnych obowiązywała polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem Pana Wójta Nr 12.2012 z dnia 14 sierpnia 2012 r. Brak aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stanowi naruszenie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342, ze zm.). Obowiązujące w jednostce zasady rachunkowości przeanalizowano pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760). Stwierdzono, że ich treść nadal przewiduje „Ujednolicony zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy w Sokołach”. W planie tym przewidziane zostało konto 130 o nazwie „Rachunek budżetu”, w opisie którego wskazano, że konto to służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu. Nadto w przepisach wewnętrznych wskazano, że Urząd, jako jednostka budżetowa, nie posiada własnego rachunku bankowego. Z tego powodu konto 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu. Zapisy na koncie 130 dotyczące wydatków budżetowych dokonywane są przy jednoczesnym zapisie na koncie 902 w organie. W świetle przepisów § 15 ust. 1 pkt 1 i 2 przywołanego rozporządzenia nie było możliwości rezygnacji z prowadzenia kont wskazanych w załączniku nr 2 do rozporządzenia jako konta podlegające prowadzeniu w księgach budżetu gminy – za wyjątkiem sytuacji niewystępowania w jednostce operacji podlegającej ewidencji na danym koncie. Zatem brak jest jakiegokolwiek uzasadnienia dla rezygnacji z prowadzenia konta 133 „Rachunek budżetu” służącego ewidencji obrotów na rachunku budżetu. Jak stanowił § 14 ust. 2 rozporządzenia, zawarte w nim plany kont stanowią podstawę do opracowania własnych zakładowych planów kont. Zasady modyfikacji (dostosowania do potrzeb jednostki) standardowych planów kont określały zaś przywołane przepisy § 15 ust. 1 rozporządzenia. Kontrola wykazała, że faktycznie stosowane były zasady ewidencji operacji gospodarczych, które nie mają podstaw ani w przepisach rozporządzenia ani przepisach wewnętrznych jednostki (tj. przyjętym opisie kont), a przy tym – w świetle ustaleń kontroli – nie można uznać ich za służące zwiększeniu przejrzystości ewidencji czy uzyskaniu dodatkowych danych. Stwierdzono w szczególności, że konto 800 „Fundusz jednostki” wykorzystywano do księgowania dochodów w korespondencji z kontami 901 „Dochody budżetu” i 902 „Wydatki budżetu”. Na podstawie kont 800-2 „Wydatki budżetowe” i 800-3 „Dochody budżetowe” sporządzano sprawozdania jednostkowe w zakresie zrealizowanych dochodów i wydatków. Konto 800 wykorzystywane jest zatem bezpodstawnie do ewidencji dochodów i wydatków zrealizowanych, tj. księgowania operacji, które zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia powinny być ujmowane na koncie 130 w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej. Wskazane ustalenia stanowiły również wynik kontroli kompleksowych przeprowadzonych w 2013 r. oraz w 2010 r. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wystosowane do Pana Wójta pismem RIO.I.6001-17/13 z dnia 28 stycznia 2014 r. po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2013 r. odnośnie wniosków nr 4 lit. a) i b) dotyczących usuniecia postanowień przewidujących stosowanie „ujednoliconego” planu kont oraz wprowadzenia do zakładowego planu kont dla budżetu konta 133, odpowiedział Pan m.in., że Zmieniony sposób prowadzenia ewidencji zostanie zmieniony od 1 stycznia 2015 r. Brak wykonania zaleceń w świetle udzielonej przez Pana Wójta odpowiedzi świadczy o nierzetelnym realizowaniu zaleceń pokontrolnych spowodowanym uporczywym ignorowaniem przez Skarbnika zasad ewidencjonowania operacji w księgach wynikających z obowiązujących przepisów – str. 5-13 protokołu kontroli.  

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), które określa analogiczne zasady prowadzenia rachunkowości i konstruowania zakładowych planów kont, jak rozporządzenie obowiązujące w okresie objętym kontrolą – § 19 i 20 rozporządzenia, załączniki nr 2 i 3 do rozporządzenia. W tym miejscu podkreślenia wymaga fragment uzasadnienia do projektu tego rozporządzenia (pkt I.d), str. 4), który stanowi wprost (…) nieprawidłowym jest łączenie planów kont wymienionych w załączniku nr 2 i w załączniku nr 3 w jeden plan kont. Należy podkreślić, że w związku z brakiem istotnych zmian w przepisach rozporządzenia w omawianym zakresie, zwrot ten potwierdza prawidłowość wniosków pokontrolnych formułowanych do Pana podczas 2 poprzednich kontroli kompleksowych.

O lekceważeniu formułowanych przez Izbę zaleceń pokontrolnych świadczy również brak wykonania przez Pana Wójta i Skarbnika – mimo Pana deklaracji – w szczególności następujących zaleceń wynikających z pisma RIO.I.6001-17/13 z dnia 28 stycznia 2014 r.:

a) wnioski nr 2, lit. a) i c):

- zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez dyrektorów instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

- zaprzestanie dysponowania przez Pana Wójta rachunkami bankowymi jednostek oświatowych i instytucji kultury. Podjęcie stosownych działań skutkujących zorganizowaniem obsługi bankowej tych jednostek w sposób zapewniający dysponowanie środkami każdej z nich wyłącznie przez jej kierownika oraz ewentualnie upoważnionych przez niego pracowników kierowanej jednostki.

Kontrola wykazała, iż dyrektorzy szkół zatwierdzają do wypłaty dowody księgowe szkół za wyjątkiem wydatków związanych z dowożeniem uczniów, mimo iż te wydatki objęte są planami finansowymi szkół. Dowody księgowe instytucji kultury również zatwierdzają dyrektorzy tych instytucji. Faktyczna realizacja przelewów w systemie elektronicznym dokonywana jest jednak przez Pana Wójta i Skarbnika – str. 19-20 protokołu kontroli;

b) wnioski nr 4 lit. c), d), e) i f):

- oznaczenie w planie kont dla budżetu konta służącego ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu niewygasających wydatków symbolem 225,

- usunięcie z opisu konta 224 w planie kont dla budżetu postanowień przewidujących księgowanie na nim mylnych przelewów, które powinny być ujmowane na koncie 240,

- usunięcie postanowień przewidujących inwentaryzowanie materiałów z czteroletnią częstotliwością,

- uwzględnienie w regulacjach dotyczących prowadzenia gospodarki kasowej faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie prowadzenia raportów kasowych i dokumentowania wpłat,

W związku z brakiem zmian regulacji wewnętrznych (polityki rachunkowości) zalecenia te nie zostały wykonane;

c) wnioski nr 5 lit. a), c) i i):

- zaniechanie dokonywania księgowań w korespondencji kont właściwych planowi kont budżetu (901, 902) i planowi kont Urzędu jako jednostki budżetowej (800),

- ewidencjonowanie zrealizowanych dochodów na koncie 130 w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej, jak to wynika z obowiązujących zasad określonych rozporządzeniem Ministra Finansów.

Z uwagi na stwierdzony ponownie, jak wyżej wskazano, brak konta 133 oraz zaniechanie rezygnacji z „ujednoliconego planu kont”, zalecenia nie są realizowane. W efekcie na koncie 130 po stronie Ma księgowano nie tylko operacje dotyczące wydatków budżetowych, ale także np. przelewy rat kredytów w korespondencji z kontem 134 „Kredyty bankowe”.

Kwestię niewykonania zalecenia, którym rekomendowano formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomościami przez instytucje kultury omówiono w dalszej części wystąpienia, przy opisie ustaleń dotyczących gospodarowania majątkiem.

W zakresie niewykonania zaleceń złożył Pan w dniu 1 lutego 2018 r. wyjaśnienie: w obecnej chwili zarządzeniem Nr 18.2017 z dnia 29 grudnia 2017 r. wprowadziłem zasady rachunkowości uwzględniające rozporządzenie z 13 października 2017 roku. Został rozdzielony plan kont stosownie do zapisów tego rozporządzenia. Księgowania od roku 2018 prowadzone są zgodnie z zasadami ze stosowaniem konta 133 dla budżetu oraz konta 130 dla jednostki. Dowodem wprowadzonych zmian są dokumenty zaksięgowane za miesiąc styczeń 2018 r. W sprawozdaniach Rb-27S wykazywane są dane zgodnie z ewidencją księgową. W zakresie instytucji kultury wskazał Pan m.in., że (…) w 2015 roku występowaliśmy o zgodę na połączenie instytucji kultury Biblioteki i Gminnego Ośrodka Kultury. Decyzje były negatywne, natomiast w 2016 roku Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego wyraziło zgodę na połączenie tych instytucji w jedną. Od 2017 r. Gmina posiada jedną instytucję kultury, jaką jest Centrum Kulturalno-Biblioteczne. To było między innymi powodem przedłużających się prac nad ustanowieniem formalnego władania. (…)

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, prawidłowości sporządzania dowodów księgowych i ich powiązania z zapisami, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont wykazała – oprócz przedstawionych wyżej wynikających z niewykonania zaleceń – szereg dalszych nieprawidłowości:

a) niezamieszczanie dekretacji na dowodach źródłowych; jak wynika z ustaleń kontroli i załączonej do protokołu kontroli dokumentacji sporządzano polecenia księgowania (nieopatrzone podpisami osoby sporządzającej, sprawdzającej oraz zatwierdzającej, a także  nieposiadające cech dowodów zbiorczych w rozumieniu art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy), zawierające zbiorczą dekretację szeregu dowodów źródłowych (np. faktur, wyciągów bankowych). Powiązanie dekretacji zamieszczonych na dowodzie PK, a w konsekwencji i zapisów dokonanych na ich podstawie z dowodami źródłowymi jest bardzo utrudnione ze względu na brak dekretacji na dowodach źródłowych. Przyjęta praktyka narusza szereg przepisów ustawy o rachunkowości, w szczególności art. 14 ust. 2 zdanie drugie, art. 20 ust. 2 i 3, art. 21 ust. 1 pkt 6 i art. 24 ust. 4 pkt 1 – str. 14-15 protokołu kontroli,

b) dodatkowe utrudnienie bezpośredniego powiązania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisu wynika ze sposobu numeracji dowodów księgowych w zbiorze. Kontrola wykazała, że numery odręcznie nadane (od 1 do 281) w zbiorze dokumentów dowodom księgowym dotyczącym 2016 r. jedynie częściowo pokrywały się z numeracją zawartą w dzienniku. Na przykład dowody księgowe w zbiorze dokumentów z dnia 28 i 29 grudnia 2016 r. miały nadany numer odręczny 262, a w dzienniku dla dowodów z dnia 29 grudnia nadany został numer 263. W efekcie kolejnym dowodom księgowym nadano numerację odręczną niezgodną z numeracją dziennika: dowody z 30 grudnia 2016 r. – numer odręczny 263, numer w dzienniku 264, dowody z 31 grudnia 2016 r. – numer odręczny 264, numer w dzienniku 266-281. Ponadto stwierdzono, że pominięto numer 265 zarówno w dzienniku (brak ciągłości numeracji), jak i w zbiorze dowodów księgowych, co narusza przepis art. 14 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy wynika, że błędy w numeracji nastąpiły „omyłkowo”, a ponadto W swojej ewidencji księgowej wszystkie dokumenty dotyczące jednego dnia podpinamy pod jedno zestawienie zbiorcze i odręcznie ujmujemy na tym zestawieniu nr pozycji. Trochę odrębnie jest na dzień 31.12. każdego roku, ponieważ w tym dniu występuje kilka pozycji. Wszystkie dokumenty ręcznie numerujemy pod tą pozycją od 1 do n.. Dla naszej ewidencji księgowej i wyszukiwania operacji gospodarczych jest to bardzo czytelne. Niemniej jednak numery generowane z komputera nie są przenoszone na poszczególne dokumenty. Poszczególne dokumenty te są księgowane jako np. wb, pk, przelew itd. Wydruk z dziennika dla nas jest jasny. Jednak, aby dostosować numerację do zapisów i numeracji z programu od dnia 1 stycznia 2018 r. oprócz wspomnianej numeracji każdy dokument księgowy posiada również numer nadany przez system. Będzie to bardziej czytelne dla osób, które zechcą sprawdzić ewidencję i odnaleźć jednostkowy dokument.

Powiązania dowodów księgowych z dziennikiem kontrolujący dokonywali głównie według dat zapisów księgowych. Kontrola wykazała, że w dzienniku generowano odrębną numerację ciągłą w roku budżetowym (numeracja ta nie była odzwierciedlana na dowodach księgowych w zbiorze dokumentów) dla poszczególnych grup operacji takich jak: przelew bankowy (nazwa przypisana liście przelewów home banking), wyciąg bankowy, faktura, naliczenie wypłat, lista wypłat, delegacja, zbiorczy dowód księgowy, raport kasowy, umowa, rozliczenie zaliczki. W efekcie tak przyjętego sposobu numerowania dowodów księgowych, dowody księgowe te można było identyfikować dodatkowo po numerze nadanym przez wystawcę, który był zamieszczany w treści zapisu księgowego, zaś dowody własne takie jak: rozliczenie zaliczki, zbiorczy dowód wpłaty, PK, listy wypłat, naliczenie wypłat, można było identyfikować po numerze dziennika. Zatem numery w dzienniku zgodne z numerami nadanymi dowodom księgowym w zbiorze dokumentów stosowano tylko do tych dowodów księgowych, które nie miały numeru nadanego przez zewnętrznego wystawcę dowodu księgowego. Należy przy tym wskazać, że dowody wewnętrzne (np. PK) również powinny posiadać własny numer identyfikacyjny, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy, który powinien być wskazany w treści zapisu, tymczasem jak wynika z załączonej do protokołu kontroli dokumentacji, dowody PK takich numerów nie posiadały, a jedynie pozycję dziennika, pod którą zostały ujęte – str. 15-18 protokołu kontroli,

c) oznaczanie zapisów księgowych dokonywanych na podstawie danych wyciągu bankowego do rachunku bieżącego jako wynikających z 3 odrębnych dowodów księgowych, tj: „wyciąg bankowy” (dla operacji dochodów bez podatków i opłaty śmieciowej i ewentualnie zwrotów dotacji – nazwa WB i numer), „przelew bankowy” (dla operacji wydatków – nazwa przelew bankowy i numer), „zbiorczy dowód księgowy” (dla operacji dochodów z podatków, opłaty skarbowej i opłaty śmieciowej, który ujmował dochody wpłacone na rachunek bankowy i raporty kasowe z tego samego dnia). W efekcie występuje niezgodność między rodzajem dowodu stanowiącym rzeczywistą podstawę zapisu a wskazaniem w treści zapisu dowodu stanowiącego podstawę zapisu (art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy) – str. 16-17 protokołu kontroli;

d) brak zgodności między kwotami zapisów ujmowanymi w dowodach PK (zawierającymi w istocie zbiorczy dekret), a zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie. Na przykład polecenie księgowania nr pozycji 268 wykazuje kwotę o 6.615,82 zł mniejszą niż kwota zaksięgowana na podstawie tego dokumentu, zaś PK nr pozycji 274 wykazuje kwotę o 20.817,83 zł mniejszą niż kwota zaksięgowana na podstawie tego dokumentu. Narusza to zasadę dokonywania zapisów na podstawie dowodów księgowych, wyrażoną w art. 20 ust. 2 i 3 ustawy, a także zasadę bezbłędności wynikającą z art. 24 ust. 3 ustawy – str. 18 protokołu kontroli,

e) stosowanie podziału analitycznego konta 800 sprzecznego z zasadami jego funkcjonowania określającymi, że ewidencja szczegółowa powinna umożliwić ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 9 protokołu kontroli – oprócz negowanego już wyżej wykorzystywania konta 800 do ewidencji dochodów i wydatków – prowadzono niemający uzasadnienia podział na konta 800-1 „Funduszu inwestycyjny” oraz 800-4 „Fundusz jednostki”,

f) naruszenie zasady ciągłości określonej w art. 5 ustawy. W bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych na 2016 r. stwierdzono 2 przypadki różnicy między wykazanym w nim stanem kont a stanem tych kont w bilansie zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2015 r. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, że brak zachowania zasady ciągłości wynikał z błędów w ewidencji, które skorygowano bilansami otwarcia 2016 r., zamiast w bilansie otwarcia 2016 r. wykazać dane zgodne z danymi zamknięcia ksiąg 2015 r., a stosownych zapisów korygujących dokonać w księgach 2016 r. na podstawie dowodów księgowych. Ustalenia kontroli świadczą o braku automatycznej kontroli ciągłości przenoszenia sald wymaganej przez art. 13 ust. 5 ustawy – str. 13-14 protokołu kontroli,

g) wykazanie na koncie 960 „Skumulowane wyniki budżetu” salda ustalonego w wyniku zaksięgowania na nim operacji sprzecznych z zasadami jego funkcjonowania, a także z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu określoną w § 5 rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. oraz art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.). Saldo tego konta wynosiło na początek 2016 r. Wn 382.660,51 zł i obrazowało skumulowany deficyt, zaś na koniec 2016 r. obrazowało skumulowaną nadwyżkę po stronie Ma w wysokości 608.177,28 zł. Uwzględniając bilans otwarcia i przeksięgowaną na konto 960 nadwyżkę budżetu za 2015 r. wynoszącą 1.015.997,98 zł, na koniec 2016 r. konto to powinno wykazywać saldo Ma w wysokości 633.337,47 zł (saldo na 31 grudnia 2016 r. zaniżono o 25.160,19 zł). Kontrola wykazała, że bezpodstawnie na koncie 960 zaksięgowano:

- zapisem ujemnym zwroty dotacji z lat ubiegłych (kwota łączna 277,50 zł), czym zaniżono wydatki budżetu za 2016 r., zawyżono wynik budżetu za 2016 r. oraz zaniżono stan skumulowanego wyniku budżetu na koncie 960 według stanu na koniec 2016 r.; przelewy zwrotów dotacji należało ująć jako wydatki budżetu w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej oraz wykazać w sprawozdaniu Rb-28S,

- naliczone i potrącone z zobowiązaniami gminy wynikającymi z faktur wykonawców kary umowne dotyczące nienależytego wykonania 5 zobowiązań umownych (kwota łączna 24.882,69 zł). Mimo dokonania potrąceń naliczonych kar z wynagrodzeń należnych wykonawcom jednostka ujęła ich kwoty po stronie wydatków i dochodów (dokonując fizycznych operacji na rachunku bieżącym, niemających uzasadnienia w rzeczywistym przebiegu operacji). Wskutek powyższych działań doszło do zawyżenia dochodów i wyniku budżetu za 2016 r., ponieważ mimo ujęcia rzekomych dochodów z kar umownych nie zaewidencjonowano w księgach 2016 r. równoważących je – również rzekomych – wydatków (w wysokości nieponiesionych fizycznie wydatków na wynagrodzenia wykonawców), które ujęto bezpośrednio na koncie 960 zaniżając stan skumulowanego wyniku budżetu według stanu na koniec 2016 r. (po przeksięgowaniu wyniku budżetu za 2016 r. w księgach 2017 r. skumulowany wynik budżetu został urealniony). Reasumując – pomijając kwestię braku podstaw do ujmowania zarówno dochodów jak i wydatków z tego tytułu – jednostka niekonsekwentnie ujęła te operacje tylko na dochody budżetu 2016 r., pomijając je w kwocie wydatków wykonanych w 2016 r. – str. 33-35 protokołu kontroli. Wskazania wymaga też, że również w księgach 2017 r. dokonano zaliczenia operacji potrącenia kary umownej w wysokości 1.290,79 zł do dochodów budżetu, z tym, że konsekwentnie już zaliczono ją również do wydatków budżetu, przez co nie został zniekształcony wynik budżetu – str. 50 protokołu kontroli,

h) bezpodstawne zaewidencjonowanie w księgach Urzędu raty części oświatowej subwencji ogólnej otrzymanej w 2016 r. na 2017 r. zapisem Wn-720-1 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma-840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów, a następnie w 2017 r. zapisem przeciwstawnym Wn-840 – Ma-720-1. Ujęcia subwencji do przychodów Urzędu należało dokonać w momencie zaliczenia jej na dochody budżetu, tj. w tym przypadku w księgach 2017 r. Zaprezentowane księgowanie powoduje w praktyce brak przychodów z tytułu jednej raty części oświatowej subwencji, a przez to zaniżenie wyniku finansowego Urzędu za dany rok, ponieważ księgowanie Wn 720 – Ma 840 bezpodstawnie zmniejsza przychody roku, w którym wpłynęła rata – str. 37 protokołu kontroli,

i) w księgach Urzędu na koniec 2016 r. wykazano na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nierealne salda w kwotach 2.121,22 zł (konto 221-2-1/1405) i 947,80 zł (konto 221-1-1/345). Kwota 2.121,22 zł powstała w wyniku zaksięgowania zwrotów wpłat dla właścicieli nieruchomości, którzy wnieśli je na poczet usługi usuwania azbestu – zapisem Wn 221 – Ma 130 przy braku wcześniejszego przypisu nadpłat na stronie Ma konta 221 lub równoległego zaksięgowania równowartości zwrotu na stronie Ma konta 221; kwoty tej nie wykazano w sprawozdaniu Rb-27S, mimo że widniała na koncie 221, co sugeruje posiadanie przez jednostkę wiedzy o nierealności salda należności, mimo czego nie dokonano na dzień 31 grudnia 2016 r. stosownego zapisu korygującego. Z kolei saldo w wysokości 947,80 zł dotyczyło rzekomych należności od urzędów skarbowych, które w sprawozdaniu Rb-27S wykazano w wysokości 3.443,52 zł (zgodnie z rzeczywistością). Księgi nie wykazywały zatem w tym zakresie stanu rzetelnego, wbrew zasadzie z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy potwierdziła nierealność sald – str. 25-27 protokołu kontroli,

j) brak zgodności między ewidencją analityczną i syntetyczną należności z tytułu podatku od środków transportowych, czym naruszono art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości; wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. należności w par. 0340 „Wpływy z podatku od środków transportowych” w kwocie 52.184,09 zł były zgodne z ewidencją analityczną podatkową, natomiast nie były zgodne z danymi ewidencji syntetycznej. Kwota niezgodności wynosiła 1.011 zł – str. 26 protokołu kontroli,

k) wskutek dokonania na niewłaściwym koncie zapisów związanych z przyznaniem dodatku mieszkaniowego powstało nierealne saldo Wn na koncie 240-1/2494 w kwocie 153 zł (jedyna operacja na tym koncie) oraz zawyżono saldo Ma konta 240-2/2494 o kwotę 153 zł (wykazano 612 zł zamiast 459 zł). Kontem, na którym dokonywano rozliczeń dodatku mieszkaniowego było konto 240-2/2494 – str. 52 protokołu kontroli,

l) na skutek błędnych księgowań w zakresie rozliczenia dotacji udzielonej w 2016 r. Klubowi Sportowemu Smakowit na dzień 31 grudnia 2016 r. widniało nierealne saldo w kwocie 12.500 zł na stronie Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki”. Saldo powstało w wyniku bezpodstawnego zapisu z dnia 21 kwietnia 2016 r. – Wn 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” – Ma 240 w kwocie 12.500 zł z opisem dotacja na prowadzenie stałych zajęć treningowych w zakresie piłki nożnej. Na koniec 2016 r. z konta 224 wyksięgowano na konto 810 „Dotacje budżetowe…” kwotę 42.000 zł, która składała się z rzeczywiście przekazanej i uznanej za rozliczoną dotacji w wysokości 29.500 zł oraz kwoty 12.500 zł z przedstawionego bezpodstawnego księgowania. Przenosząc całe saldo konta 224 na konto 810 „Dotacje budżetowe…”, zaniżono fundusz o 12.500 zł. W księgach 2017 r. pod datą 1 stycznia 2017 r. zapisem Wn 240 – Ma 800 z opisem sprostowanie księgowania z 2016 r. dot. dotacji na prowadzenie zajęć z zakresu piłki nożnej skorygowano zaniżenie z 2016 r. Stwierdzono, że faktycznie zapis został dokonany w dniu 24 stycznia 2017 r., a zatem możliwe było dokonanie korekty w księgach 2016 r., co pozwoliłoby uniknąć nierealnego salda zobowiązań w bilansie zamknięcia – str. 52-53 protokołu kontroli,

ł) saldo konta 224 „Rozrachunki budżetu” wykazywało na koniec 2016 r. persaldo strony Wn w kwocie 55.259,79 zł, na które złożyły się należności z tytułu udziałów w podatkach, które wpłynęły w styczniu 2017 r. w kwocie 55.931 zł oraz kwota zobowiązań w wysokości 671,21 zł. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że 671,21 zł jest to nadpłata wynikająca z rozliczenia wpływów i sprawozdań za 2016 rok w wysokości 694,25 zł pomniejszona o należność pozostałą na koniec roku 2015 w wysokości 23,04 zł. Z uwagi na brak rozliczenia „nadpłaty” do czasu zakończenia czynności kontrolnych, kwotę 671,21 zł należy uznać za saldo nierealne, za czym dodatkowo przemawia fakt, iż przy ustalaniu stanu środków podlegających wykazaniu w sprawozdaniu Rb-N do wyliczeń przyjęto kwotę należności z tytułu podlegających przekazaniu udziałów i podatków, tj. 55.931 zł, a pominięto tę „nadpłatę”, która jako środki podlegające rozliczeniu w następnym roku powinna pomniejszać stan gotówki i depozytów w sprawozdaniu Rb-N – str. 54 protokołu kontroli,

m) na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” figurują koszty poniesione w latach 2013-2016 na rekultywację wysypiska śmieci w łącznej wysokości 8.841 zł. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 080 zawartymi w obu wymienionych wyżej rozporządzeniach, konto to służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne. Należy wskazać, że efektem rekultywacji nie jest wytworzenie środka trwałego bądź zwiększenie jego wartości. Roboty rekultywacyjne mają na celu przywrócenie gruntowi jego pierwotnej wartości użytkowej. W związku z tym wartość poniesionych wydatków dotyczących rekultywacji należało odnieść w koszty bieżące – str. 155-156 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarki kasowej wykazała:

a) brak ciągłości numeracji raportów kasowych generowanych w programie komputerowym (pominięto numery 1/2016/0003 oraz 1/2016/0036) oraz pięciokrotne powielenie numeru nadanego raportowi kasowemu (sporządzono 5 raportów kasowych o numerze 1/2016/0033). Z wyjaśnienia złożonego przez Pana Wójta wynika, że zaistniałe błędy wynikały z pomyłek popełnionych przez kasjera, numery raportów nie były nadawane automatycznie, a faktycznie tej czynności dokonywał każdorazowo kasjer. Ponadto wskazał Pan, że (…) zobowiązałem twórców oprogramowania do dostosowania programu do wymogów ustawy o rachunkowości. Od 1 stycznia 2018 r. raporty kasowe numerowane są automatycznie (…) w raporcie kasowym będzie również uwidoczniony nr anulowanego dokumentu  – str. 43 protokołu kontroli,

b) w raportach kasowych sporządzonych komputerowo w 2016 r. pominięto następujące numery generowanych w programie pokwitowań przyjęcia gotówki: 199, 260, 276, 277. Ponadto następujące numery pokwitowań zostały anulowane: 182, 210, 217, 218, 238, 245, 258. Z wyjaśnienia Pana Wójta wynika, że pokwitowania 199, 260, 276, 277 zostały wystornowane z powodu wprowadzenia na mylne saldo. W wyniku tej operacji program poprawnym zapisom nadał już inne numery, z programu KASA udało się wygenerować raport stornowanych operacji dla salda odpady komunalne z numerami 276 i 277 (…), pokwitowania o numerach 182, 210 anulowano z powodu mylnego księgowania (…) pokwitowania o numerach 217, 218, 238, 245, 258 nie zostały anulowane. Przy wymienionych numerach skreślone zostały nazwiska, ponieważ system zapamiętywał ostatnią osobę, która dokonała wpłaty – str. 43 protokołu kontroli,

c) numery pokwitowań w programie nadawano, poza wpłatami dochodów, również w zakresie wypłat z kasy do banku, mimo iż faktycznie nie generowano wydruku takiego pokwitowania. Pod raportem na dowód wypłaty z kasy do banku znajdowały się odręczne bankowe dowody wpłaty. Taki sam stan faktyczny stwierdzono również w przypadku wniosków o zaliczkę oraz czeków (wpłata gotówki do kasy), kiedy to program nadał dla tych operacji numer pokwitowania, mimo iż faktycznie dokument taki nie został wydrukowany – numery pokwitowań 152, 153, 154. Były też przypadki, gdy w raportach kasowych jako „numer kwitu” wpisywano „0” (zero), np. za udział w akcjach pożarniczych kwota 191,25 zł z 21 grudnia 2016 r., lub wpisania w poz. „numer kwitu” numeru pozycji w raporcie kasowym (np. wydatek za badania okresowe 78 zł z 30 grudnia 2016 r. – numer pozycji 4 i numer kwitu „4”). W wyjaśnieniu wskazał Pan m.in., że (…) błąd został poprawiony i od 2018 r. bankowe dowody wpłaty są generowane z programu – str. 44 protokołu kontroli.

Z zaprezentowanych ustaleń wynika zatem, że w okresie objętym kontrolą gospodarka kasowa funkcjonowała w sposób nie gwarantujący jej sprawdzalności, o czym świadczą: brak ciągłości numeracji raportów kasowych i numeracji pokwitowań, odręczne nadawanie numeracji dla raportów kasowych, a także swobodne nadawanie numeracji dla odręcznych bankowych dowodów wpłaty. Okoliczności te przesądzają, że druki generowane za pomocą komputera nie posiadały charakteru umożliwiającego uznanie ich za druki ścisłego zarachowania. Ponieważ kasjer dokonuje wpłat i wypłat na podstawie druków niemających cech druków ścisłego zarachowania, nie można racjonalnie zapewnić, że wszystkie operacje wpływów gotówkowych do kasy, jak i wydatków z kasy, ujęte zostały w raporcie kasowym oraz, że nastąpiło to w dacie danej operacji;

d) na koncie 101 „Kasa” na podstawie raportu kasowego 1/2016/0025 z 15 grudnia 2016 r. ujęto przychód w kwocie 2.283,60 zł niezgodnie z danymi z raportu (2.094,60 zł); ustalono, iż tym zapisem skorygowano błędnie zaksięgowany Rk/2016/0018 z 14 grudnia 2016 r., gdzie ujęto po stronie rozchodu na koncie 101 kwotę 993 zł zamiast 804 zł. W świetle wskazanych ustaleń saldo konta 101 na dzień 14 grudnia 2016 r. było niezgodne z raportem kasowym, ponieważ wykazywało 0 zł zamiast 189 zł – str. 45 protokołu kontroli,

e) raport kasowy o numerze 1/2016/0048 został sporządzony 22 grudnia 2016 r. (numery pokwitowań w raporcie 232-233) podczas gdy raport o numerze 1/2016/0047 został sporządzony 29 grudnia 2016 r. (numery pokwitowań w raporcie 284-291, 294-296), zaś raport o numerze 1/2016/0049 w dniu 30 grudnia 2016 r. (numery pokwitowań 299-315). Na podstawie generowanych numerów pokwitowań można stwierdzić, że raporty kasowe nie były sporządzane w programie automatycznie po wygenerowaniu pokwitowania, a do ich powstania dochodziło poprzez odręczny wybór kasjera w zakresie nadania numeru raportu i wprowadzenia poszczególnych operacji – str. 46 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109 ze zm.), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała następujące nieprawidłowości:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. wykazano należności wyższe od salda Wn konta 221. Różnica między sprawozdaniem a ewidencją wynika z błędów w ewidencji w zakresie opisywanych już wyżej kwot:

- 2.121,22 zł z konta 221-2-1/1405, która stanowiła saldo nierealne – nie wykazano go w sprawozdaniu mimo ujęcia w ewidencji,

- 2.495,72 zł stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą należności podanych w informacji przez urzędy skarbowe, którą wykazano w Rb-27S zgodnie ze stanem rzeczywistym (3.443,52 zł), a stanem ewidencyjnym obrazującym nierealne saldo w wysokości 947,80 zł z konta 221-1-1/345 – str. 26 protokołu kontroli,

b) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” wykazano w dochodach wykonanych kwotę, która nie wynikała – w zakresie tego paragrafu – z jednostkowego sprawozdania Rb-27S. Dochody gminy z tytułu realizacji zadań zleconych w sprawozdaniu jednostkowym Urzędu wykazano w podziałkach właściwych dla rodzaju dochodów (par. 0690 i 0830). Spowodowało to, że niemożliwy do zrealizowania stał się wymóg § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym sprawozdania zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych (analogiczny wymóg zawiera rozporządzenie z 9 stycznia 2018 r.). W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S dochody z zadań zleconych należało ująć w par. 2360; w świetle przepisów rozporządzenia tylko na tej podstawie można bowiem wykazać dochody w tej podziałce klasyfikacyjnej w sprawozdaniu zbiorczym – str. 24 protokołu kontroli,

c) należności w par. 0550 „Wpływy z opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości” w rocznym sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S oraz w sprawozdaniu zbiorczym wykazano persaldem w kwocie 330,89 zł jako należność, zamiast wykazania należności w kwocie 331,38 zł oraz zobowiązań (nadpłat) w kwocie 0,49 zł – str. 25 protokołu kontroli,

d) jako dochody otrzymane w sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. należało wykazać kwotę o 134.967,77 zł wyższą od wykazanej przez jednostkę; wyliczenia kwoty dochodów otrzymanych dokonano zgodnie z obowiązującymi w 2016 r. przepisami § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Od 2018 r. regulują je przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 lit. c), ust. 2 pkt 2 lit. c), ust. 4 pkt 3 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r. – str. 28-29 protokołu kontroli,

e) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy za 2016 r. wykazano w rozdz. 75011 par. 0690 dochody wykonane w kwocie wyższej o 13,95 zł (279 zł) od kwoty wykazanej w kol. 8 dochody przekazane (265,05 zł), podczas gdy w przypadku odprowadzenia na rachunek budżetu całych zrealizowanych w danym roku przez jednostkę dochodów z zadań zleconych, kwoty te powinny być równe. W wyjaśnieniu Skarbnik wskazała, że wykazano kwotę dochodów przekazanych w wysokości 265,05 omyłkowo, ponieważ taka kwota jest w sprawozdaniu zbiorczym. Jednostka nie wypełnia kolumny „dochody potrącone na rzecz  jednostek samorządu terytorialnego” – str. 29 protokołu kontroli,

f) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ za 2016 r. GOPS-u nie wykazano w kol. 10 zaległości, które zostały wykazane w tej kolumnie w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27ZZ za 2016 r. (kwota zaległości była tożsama z kwotą należności wykazaną w jednostkowym Rb-27ZZ GOPS i wynosiła 645.957,33 zł) – str. 30 protokołu kontroli,

g) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu Gminy za 2016 r. pominięto zobowiązania wobec Urzędu Marszałkowskiego z tytułu rozłożonej na raty opłaty za wyłączenie gruntów z produkcji rolnej w kwocie 26.335,44 zł. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika wynika, że (…) w sprawozdaniu Rb -28 S zobowiązania wykazuję tylko te, które dotyczą okresu sprawozdawczego za dany rok budżetowy – str. 53 protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że zgodnie z § 9 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w kolumnie „Zobowiązania ogółem” należało wykazać wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone według stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Regulacja ta nie odnosiła się do okresu, w jakim wydatki wynikające z ustalonych już zobowiązań mają być ponoszone. Zasady wykazywania zobowiązań z tytułu wydatków w sprawozdaniu Rb-28S różnią się od zasad wykazywania należności z tytułu dochodów w sprawozdaniu Rb-27S m.in. z tego względu, że w zakresie zobowiązań przepisy nie przewidują różnicowania zobowiązań na długoterminowe i krótkoterminowe oraz nie uzależniają obowiązku ich wykazywania od dnia wymagalności. Takie same zasady wynikają z załącznika nr 36 do obecnie obowiązującego rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r.,

h) w sprawozdaniu jednostkowym własnym Rb-N za IV kwartał 2016 r. zaniżono pozostałe należności wykazane w wierszu N.5 o kwotę 2.833,09 zł. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy wynika, że Zaniżenie pozostałych należności w sprawozdaniu jednostkowym własnym Rb-N o kwotę 2.833,09 zł jest błędem wynikającym z pomyłki arytmetycznej (…).

Badając procedurę planowania stwierdzono, że projekty planów finansowych i plany finansowe instytucji kultury (Biblioteka Publiczna Gminy Sokoły oraz Gminny Ośrodek Kultury) na 2016 rok sporządzono w szczegółowości, która nie wynikała z obowiązujących przepisów prawa. Wbrew przepisom art. 31 ustawy o finansach publicznych plany finansowe nie odnosiły się do przychodów z prowadzonej działalności, stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku. Ponadto plany zostały opracowane w szczegółowości klasyfikacji budżetowej, co nie ma uzasadnienia w przepisach art. 31 ustawy oraz spoczywających na instytucjach kultury obowiązkach sprawozdawczych Zakres danych, jakie winny być wyodrębnione w planie finansowym instytucji kultury wynika z art. 31 w zw. z art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych i art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 862). Na mocy uchwały nr XIII/94/2016 Rady Gminy Sokoły z dnia 30 sierpnia 2016 r., z dniem 1 stycznia 2017 r. połączono Bibliotekę Publiczną Gminy Sokoły oraz Gminny Ośrodek Kultury w jedną samorządową instytucję kultury – Centrum Kulturalno-Biblioteczne w Sokołach. Analiza jej planów finansowych na 2017 i 2018 r. wykazała analogiczne nieprawidłowości – str. 64 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień związanych z najmem lokali mieszkalnych stwierdzono, że jednostka zawiera umowy najmu lokali socjalnych na czas nieoznaczony, co stoi w sprzeczności z art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610, ze zm.) oraz zasadami wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy Sokoły przyjętymi przez Radę Gminy, które to regulacje nakazują zawieranie umów najmu lokali socjalnych na czas oznaczony. Uchybienie w tym zakresie stwierdzono w odniesieniu do trzech umów najmu lokali socjalnych przyjętych do kontroli. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu stwierdził Pan, iż lokale socjalne wymienione w uchwale z 2012 r. zamieszkiwane były przez lokatorów przez wiele, wiele lat. (…) Z uwagi na ich wieloletnie zamieszkiwanie gmina Sokoły nie mogła zawrzeć umów na czas określony. Gmina Sokoły nie posiada dużego zaplecza mieszkaniowego w które moglibyśmy przenieść lokatorów. Chcąc dać namiastkę poczucia bezpieczeństwa dla mieszkańców i często ich wieloosobowych rodzin zawarto umowy na czas nieokreślony” – str. 73-76 protokołu kontroli.

Kontrola obejmująca prawidłowość realizacji dochodów budżetowych wykazała, że w gminie Sokoły nie podjęto dotychczas uchwały w sprawie ustalenia stawki opłaty adiacenckiej. Zgodnie z art. 98a (w zakresie wzrostu wartości nieruchomości związanej z jej podziałem) oraz 146 ust. 2 (w zakresie wzrostu wartości nieruchomości spowodowanej wybudowaniem infrastruktury technicznej) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.), wysokość stawki opłaty winna określona uchwałą Rady Gminy. Konieczność przedstawienia projektu stosownej uchwały Radzie Gminy była przedmiotem zaleceń skierowanych do Pana pismem z dnia 17 maja 2010 r. (RIO.I.6001-2/10). W odpowiedzi na zalecenia zobowiązał się Pan do przedłożenia stosownego projektu uchwały Radzie Gminy. Kolejna kontrola kompleksowa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, która odbyła się w 2013 r., również stwierdziła brak uchwały w tym przedmiocie. Kontrolujący ustalili, iż stosowny projekt nadal nie został przygotowany i przedłożony pod obrady Rady Gminy. Według informacji udzielonych przez Skarbnika Gminy sprawa podjęcia stosownej uchwały była jednym z punktów sesji Rady Gminy Sokoły, w ramach której podjęto decyzję o nieustalaniu opłaty adiacenckiej. Kontrolującym nie okazano jednak protokołu z sesji, na której dyskutowano by tę kwestię. Według złożonego przez Pana w tej sprawie wyjaśnienia Obowiązujące na terenie gminy Miejscowe Plany Zagospodarowania Przestrzennego stanowią około 1% powierzchni gminy, głównie dotyczy to budowy elektroenergetycznej linii 400 kV Narew- Ostrołęka. Występują znikome sytuacje wzrostu wartości nieruchomości wskutek: budowy urządzeń infrastruktury technicznej finansowanej (choćby w części) ze środków publicznych albo,  scaleniem i podziałem nieruchomości albo,  podziałem nieruchomości. Wprowadzenie opłaty adiacenckiej wiąże się z kosztami chociażby rzeczoznawcy którego trzeba angażować do wycen. Kwestia opłaty adiacenckiej została szczegółowo poruszona na jednej z Komisji Rady Gminy Sokoły. Zebrani radni po przeanalizowaniu tematyki nie wyrazili zainteresowania podjęciem takiej uchwały – str. 82-83 protokołu kontroli.

Wskazania wymaga, że opłata adiacencka stanowi prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródło dochodów gminy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1453, ze zm.). Zgodnie z art. 98a ust. 1 i 1a, art. 145 ust. 2 i art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami możliwość ustalenia (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę stawki procentowej opłaty. Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłaty adiacenckiej uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających jej wysokość, a tym samym do ustalania i pobierania dochodów budżetu.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2017 r. poz. 201), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Analiza dokumentacji zawartej w aktach kontroli podatkowej wskazała na naruszenie przywołanych niżej przepisów Ordynacji podatkowej:

a) art. 282b § 1 i 2 oraz art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2186, ze zm.) w związku z niezawiadamianiem podatników o zamiarze przeprowadzenia kontroli podatkowych. Każdy z podatników wytypowanych do kontroli miał status przedsiębiorcy a zatem na mocy przywołanych przepisów organ był zobligowany do zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli,

b) art. 290 § 2 pkt 6 w związku z brakiem sporządzenia z przeprowadzonych czynności odrębnych protokołów. Z akt podatkowych wynika, że w trakcie kontroli dokonano oględzin nieruchomości oraz pomiarów budynków. Opis dokonanych czynności oraz ich skutki zawarte są w protokole kontroli w części przeznaczonej na opis ustaleń faktycznych,

c) art. 290 § 2 pkt 6a w związku z brakiem w protokołach kontroli wszystkich elementów wymienionych w ustawie, takich jak dokumentacja dotycząca przeprowadzonych dowodów, ocena prawna sprawy będącej przedmiotem kontroli – str. 90-92 protokołu kontroli

Zgodnie z opisem zawartym na str. 93-97 protokołu kontroli w toku kontroli prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od nieruchomości od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej stwierdzono naruszenie:

a) art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1785, ze zm.) oraz art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2017 r. poz. 2101, ze zm.) w przypadku podatników wymienionych w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli pod poz.:

- 4, który wykazał do opodatkowania grunty o pow. 6.613 m2. Z okazanych zmian geodezyjnych wynika, że powierzchnia gruntów posiadanych przez podatnika wynosi 6562 m2,

- 16 – powierzchnia posiadanych gruntów wynosząca 8.777 m2 jest większa od wykazanej w deklaracji o 2.130 m2,

b) uchwały Rady Gminy Sokoły Nr IX/65/2015 z dnia 29 grudnia 2015 r. w sprawie określenia wzorów formularzy, informacji i deklaracji podatkowych przez podatnika wymienionego pod poz. 6, który wykazał w deklaracji pozostałe grunty o pow. 9.603 m2. W złożonej deklaracji, w miejscu do tego przeznaczonym, podatnik nie wskazał miejsca położenia nieruchomości, co jest niezgodne z obowiązującym wzorem deklaracji. Ponadto stwierdzono, że podatnik jako grunty pozostałe wykazał do opodatkowania użytki rolne. Mamy zatem do czynienia z naruszeniem art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,

c) art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez podatnika wymienionego pod poz. 34, który poza gruntami związanymi z działalnością gospodarczą o pow. 9.000 m2 i budynkami związanymi z udzielaniem świadczeń zdrowotnych  o pow. 1.915,25 m2 wykazał również budynki pozostałe o pow. 57 m2. Ponieważ mamy do czynienia z przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, to będące w jego posiadaniu grunty, budynki i budowle, z zastrzeżeniem ust. 2a uznaje się za związane z działalnością gospodarczą. Ponieważ w trakcie kontroli nie okazano dokumentów, z których wynikałoby, iż zaistniały okoliczności, o których mowa w art. 4 ust. 2a ustawy, opodatkowanie budynków jako pozostałych należy uznać za nieprawidłowe,

d) art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 34 w związku z niewykazaniem do opodatkowania obiektów i urządzeń budowlanych (utwardzonych placów i/lub ogrodzeń), które w rozumieniu art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332, ze zm.) są budowlami, co ustalono na podstawie zdjęć z portali maps.google .pl i geoportal 2.pl, 

e) art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez podatnika wymienionego pod poz. 34, który wykazał do opodatkowania budynki o pow. użytkowej 1.972 m2. Ustalono, że powierzchnia zabudowy budynków wynosi 1.635 m2, a ponieważ część z nich jest dwu i trzykondygnacyjna to suma rzutów poszczególnych kondygnacji może wynosić około 3900 m2. Wykazana przez podatnika powierzchnia użytkowa stanowi około 50 % powierzchni sumy rzutów, co wskazuje na niezgodność ze stanem faktycznym,

f) art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 35, który w złożonej deklaracji wykazał jako zwolniony budynek mieszkalny o pow. 556 m2 (wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem). Ponadto ze zwolnienia nie będą korzystały grunty związane z budynkiem mieszkalnym. Pomiar dokonany za pomocą narzędzi, jakie posiada strona geoportal2.pl wskazuje, iż powierzchnia gruntu podlegająca opodatkowaniu powinna wynosić około 600 m2;

g) w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 7 należy zweryfikować prawidłowość danych zawartych w deklaracji, w której wykazano 1.549,17 m2 budynków mieszkalnych podlegających opodatkowaniu, 443.091 m2 gruntów pozostałych zwolnionych z podatku na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, 2.240,50 m2 budynków zwolnionych z podatku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy. Na podstawie okazanej w trakcie kontroli dokumentacji ustalono, że:

- w posiadaniu podatnika są grunty o pow. 311 ha objęte przepisami dotyczącymi podatku od nieruchomości. Z informacji przekazanej w trakcie kontroli (załącznik nr 3/3 do protokołu kontroli) wynika, że całość gruntów oznaczonych jako drogi (284 ha) ma status dróg gminnych publicznych, w związku z podjęciem przez Radę Gminy Sokoły uchwał Nr XII/79/2011 z dnia 29 grudnia 2011 r. oraz Nr XXIX/132/2001 z dnia 24 kwietnia 2001 r. Ponadto pow. 0,9603 ha jest w posiadaniu Gminnego Ośrodka Kultury oraz 0,1907 ha oddanych jest w dzierżawę. W związku z powyższym powierzchnia gruntów, które korzystałyby ze zwolnienia, gdyby były w posiadaniu podatnika wynosiłaby 25,849 ha. Jednakże w trakcie kontroli ustalono, że część nieruchomości gminnych jest w posiadaniu Ochotniczych Straży Pożarnych, szkół oraz Spółdzielni Kółek Rolniczych w Sokołach. W trakcie kontroli nie ustalono powierzchni gruntów posiadanych przez te podmioty,

- weryfikacji wymaga wykazana w deklaracji powierzchnia budynków. Z otrzymanego w trakcie kontroli zestawienia budynków posiadanych przez gminę ustalono, że powierzchnia lokali mieszkalnych wynosi 1.434,12 m2 z czego wynajęto 1.292,19 m2. A zatem powierzchnia lokali mieszkalnych podlegających opodatkowaniu wynosi 1.292,19 m2, a powierzchnia korzystająca ze zwolnienia, która powinna być wykazana w części F deklaracji, 141,93 m2. W przypadku budynków pozostałych, z przekazanego zestawienia wynika, że ogólna powierzchnia tego rodzaju budynków wynosi 11.365,91 m2, natomiast pozostająca w posiadaniu podatnika 4.864,64 m2. Podczas weryfikacji należy uwzględnić status budynków związanych z zaopatrzeniem w wodę i odbiorem ścieków, których powierzchnia wynosi 747,74 m2. W ocenienie kontrolujących istnieje duże prawdopodobieństwo, iż będą one podlegały opodatkowaniu, z uwagi nafakt, iż są związane z działalnością gospodarczą,

- w kontrolowanym okresie nie wykazano do opodatkowania obiektów budowlanych i gruntów związanych z dostarczaniem wody i odbiorem ścieków. Z okazanych w trakcie kontroli dokumentów wynika, że obsługą mienia związanego z tym zakresem działalności zajmuje się Spółdzielnia Kółek Rolniczych. Z przedstawionych umów wynika, że usługobiorca (gmina) powierza usługodawcy mienie komunalne przekazane zgodnie z protokołami zdawczo-odbiorczymi. Z przedmiotowych umów wynika, że wynagrodzeniem za wykonywanie usługi są wpłaty wnoszone przez odbiorców za zużytą wodę i odprowadzone ścieki. Można zatem przyjąć, że uzyskiwane przychody przewyższają ponoszone przez usługodawcę koszty. Usługodawca jest również zobowiązany do przedstawiania kalkulacji stawek za wodę i odbiór ścieków, co wskazuje, że mamy do czynienia z przedsiębiorcą wodociągowo-kanalizacyjnym. Dodatkowo sposób ustalenia wynagrodzenia usługodawcy nie wskazuje również, iż mamy do czynienia z usługą związaną z administrowaniem. Brak jest konkretnej kwoty za wykonywana usługę. Wynagrodzenie uzależnione jest od ilości sprzedanej wody i odebranych ścieków – jest ro typowa sytuacja związana z prowadzeniem działalności, kiedy zysk przedsiębiorcy zależy od ilości sprzedanego produktu oraz kosztów z tym związanych. Ponadto należy zwrócić uwagę na długoletni okres obowiązywania umów (od 1996 r.). Można założyć, że prowadzona działalność przynosi dochody. Powodowałoby to, iż mamy spełnione wszystkie kryteria przewidziane dla działalności gospodarczej: działalność prowadzona w sposób ciągły, zorganizowany, w celach zarobkowych.  Konsekwencją takiej sytuacji jest wyłączenie nieruchomości ze zwolnienia z podatku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz obowiązek opodatkowania gruntów, budynków i budowli (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy). Przyjmując, że usługodawca wykorzystuje do prowadzonej działalności mienie jednostki samorządu terytorialnego, to na nim, jako na posiadaczu, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, będzie ciążył obowiązek podatkowy. Z przedstawionej ewidencji możliwe jest ustalenie jedynie wartości budowli (kanalizacja – 4.232.858 zł i wodociągi 3.294.422,26 zł) oraz powierzchni budynków (747,74 m2),

h) w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 22 nie ma możliwości zweryfikowania prawidłowości zastosowania zwolnienia budynku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wskazany przepis uzależnia możliwość korzystania ze zwolnienia od spełnienia trzech kryteriów: wpisu do rejestru zabytków, utrzymania i konserwacji zgodnie z przepisami o ochronie zabytków oraz nie związania z działalnością gospodarczą. Organy podatkowe mają obowiązek weryfikacji deklaracji pod względem zgodności danych wykazanych w złożonych dokumentach ze stanem faktycznym (art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej). W tym zakresie służby podatkowe powinny podjąć kroki w celu sprawdzenia czy obiekt spełnia poszczególne kryteria,

i) art. 6 ust. 9 pkt 1 w zw. z art. 6 ust. 1 i art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez podmioty wymienione pod poz. 38-41. Niezłożenie deklaracji w myśl art. 54 § 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226, ze zm.) może stanowić wykroczenie lub przestępstwo skarbowe.

Z kolei dokonana kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej wykazała:

a) naruszenie art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 8 z uwagi na brak dokumentów geodezyjnych na grunty będące w jego posiadaniu. W związku z powyższym organ podatkowy nie ma możliwości ustalenia czy dane prezentowane w deklaracji podatkowej są zgodne ze stanem faktycznym,

b) naruszenie art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r.  o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892) w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 9 w związku z opodatkowaniem gruntów o pow. 0,55 ha podatkiem rolnym jako gruntów wchodzących w skład gospodarstwa rolnego. Z okazanych dokumentów wynika, że podatnik nie posiada gospodarstwa rolnego. W związku z powyższym posiadane grunty powinny być opodatkowane na zasadach wynikających z art. 4 ust.1 pkt 2 ustawy, tj. od powierzchni fizycznej stawką 268,75 zł za hektar. Podatek na rok 2016 winien wynosić 148 zł (było 61 zł -grunty są sklasyfikowane jako R IVa i IVb),

c) naruszenie art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym stwierdzono w przypadku podatników wymienionych w załączniku nr 3/5 pod poz. 6 (deklaracja wpłynęła w dniu 26 stycznia 2016 r.); poz. 7 (deklaracja wpłynęła w dniu 1 lutego 2016 r.) i poz. 9 (deklaracja wpłynęła w dniu 29 stycznia 2016 r.). Organ podatkowy nie występował do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie popełnienia wykroczenia, o którym mowa w art. 56 § 4 k.k.s. – str. 98 protokołu kontroli.

Analiza danych stanowiących podstawę wymiaru podatku leśnego od osób pranwych wykazała naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia 30 października 2002 r o podatku leśnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1821):

a) art. 6 ust. 7 w przypadku osób fizycznych posiadających las we współwłasności z podatnikiem wymienionym w załączniku nr 3/6 pod poz. 2. W ich przypadku podatek został wymierzony przez organ podatkowy drodze decyzji wymiarowej. Ponadto z dokumentacji księgowej wynika, że dokonano przypisu na koncie w wysokości odpowiadającej jego udziałowi, co jest nieprawidłowe w świetle art. 2 ust. 4 ustawy i § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 208, poz. 1375),

b) art. 1 ust. 1, art. 2 ust. 1 i art. 6 ust. 5 w związku z nie złożeniem deklaracji przez podatnika wymienionego pod poz. 6. Niezłożenie deklaracji zgodnie z art. 54 § 1 k.k.s. stanowi wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. Z dokumentacji podatkowej wynika, że organ podatkowy nie podejmował w przedmiotowej sprawie żadnych kroków, w tym wynikających z art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej, mających na celu wyjaśnienie przyczyn nie złożenia deklaracji oraz ewentualne jej wyegzekwowanie,

c) naruszenie art. 6 ust. 5 stwierdzono w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 1, który złożył deklarację w dniu 26 stycznia 2016 r. Organ podatkowy nie występował do urzędu skarbowego o wszczęcie postępowania w sprawie ewentualnego popełnienia wykroczenia skarbowego,

d) naruszenie art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 2 w związku z brakiem dokumentów geodezyjnych na grunty będące w wyłącznym jego posiadaniu. Oznacza to, iż organ podatkowy nie ma możliwości dokonania czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z przywołanego przepisu ustawy, tj. ustalenia czy dane prezentowane w złożonej deklaracji podatkowej są zgodne ze stanem faktycznym – str. 99-100 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości opłacanego przez osoby fizyczne. W powyższym zakresie ustalono:

a) naruszenie art. 4 ustawy o podatku rolnym stwierdzono w przypadku podatników o numerach kont wskazanych w protokole kontroli w następujących przypadkach:

- w okresie od 1 stycznia do 31 kwietnia 2016 r. podatnik wykazał do opodatkowania grunty rolne o pow. 11,94 ha, z których pow. przeliczeniowa wynosi 9,0428 ha. Z okazanych danych geodezyjnych wynika, że w okresie tym podatnik posiadał grunty rolne o pow. 11,8893 ha, z których pow. przeliczeniowa wynosi 8,9941 ha,

- grunty sklasyfikowane jako Br PS IV opodatkowano jako pastwiska trwałe, co skutkowało zaniżeniem pow. przeliczeniowej o 0,0382 ha. W trakcie kontroli poprawiono dane w ewidencji podatkowej i są one zgodne z zapisami ewidencji gruntów i budynków,

b) naruszenie art. 4 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 2  ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w następujących przypadkach:

- w złożonej informacji podatkowej podatnik wykazał budynek mieszkalny o pow. 200 m2. Z ustaleń kontroli wynika, że powierzchnia zabudowy budynku mieszkalnego wynosi około 140 m2 i posiada on cztery kondygnacje (w tym użytkowe poddasze). Przybliżona pow. użytkowa budynku może wynosić około 340 m2,

- ze złożonej informacji podatkowej i z ewidencji podatkowej wynika, że podatnik posiada budynek mieszkalny o pow. 100 m2. Ustalono, że powierzchnia zabudowy wynosi około 140 m2, budynek posiada dwie kondygnacje (w tym użytkowe poddasze). W związku z powyższym przybliżona pow. użytkowa budynku może wynosić około 190 m2,

- z dokumentacji podatkowej wynika, że pow. użytkowa budynku mieszkalnego wynosi 80 m2. Z ustaleń kontroli (geoportal2.pl) wynika, że podatnik posiada budynek mieszkalny o pow. zabudowy około 130 m2 (parter plus użytkowe poddasze). Przybliżona pow. użytkowa budynku może wynosić około 140 m2,

- w złożonej informacji podatkowej podatnik wykazał budynek związany z działalnością gospodarczą  o pow. 770 m2. Z ustaleń kontroli (geoportal2.pl) wynika, że pow. zabudowy budynku wynosi około 1.200 m2 i posiada on dwie kondygnacje. Ponieważ druga kondygnacja jest użytkowym poddaszem, do ustalenia rzutu pow. zabudowy przyjęto 50% powierzchni pierwszej kondygnacji. Przybliżona powierzchnia rzutów poszczególnych kondygnacji może wynosić więc około 1.800 m2,

- z dokumentacji podatkowej wynika, że pow. użytkowa budynku mieszkalnego wynosi 100 m2. Z ustaleń kontroli wynika, że powierzchnia zabudowy wynosi około 137 m2 i budynek posiada dwie kondygnacje. Przybliżona pow. użytkowa budynku może wynosić około 190 m2,

- z dokumentacji podatkowej wynika, że pow. użytkowa budynku mieszkalnego wynosi 150 m2. Z ustaleń kontroli wynika, że powierzchnia zabudowy wynosi około 135 m2, budynek posiada dwie pełne kondygnacje oraz użytkowe poddasze. Suma rzutów poszczególnych kondygnacji może wynosić około 340 m2 (w przypadku poddasza przyjęto, że powierzchnia rzutu wynosi 50% pełnej kondygnacji). W związku z powyższym przybliżona pow. użytkowa budynku może wynosić około 240 m2,

- w złożonej informacji podatnik wykazał budynek mieszkalny o pow. 90 m2. Z ustaleń kontroli wynika, że powierzchnia zabudowy wynosi około 135 m2, budynek posiada dwie kondygnacje. Przybliżona pow. użytkowa budynku może wynosić około 190 m2,

- w złożonej informacji podatnik wykazał budynek mieszkalny o pow. 150 m2. Z ustaleń kontroli wynika, że powierzchnia zabudowy wynosi około 150 m2, jednakże budynek posiada dwie kondygnacje. Przybliżona pow. użytkowa budynku może wynosić około 210 m2,

- podatnik wykazał do opodatkowania budynek mieszkalny o pow. 120 m2. Ustalono, że pow. zabudowy budynku wynosi około 116 m2 i budynek ma dwie kondygnacje. A zatem podatnik wykazał jedynie około 50% powierzchni sumy rzutów poszczególnych kondygnacji,

- w  informacji na podatek od nieruchomości podatnik wykazał budynek mieszkalny o pow. 69 m2. Na podstawie danych z geoportal2.pl ustalono, że pow. zabudowy budynku mieszkalnego wynosi około 150 m2 i budynek posiada co najmniej dwie kondygnacje. A zatem prawdopodobne jest, że do opodatkowania podatnik wykazał jedynie około 50% sumy rzutów poszczególnych kondygnacji,

- z ewidencji podatkowej wynika, że wymiaru podatku dokonano w oparciu o następujące parametry: budynki pod działalnością gospodarczą o powierzchni 116 m2, budynki pozostałe 42 m2, budynki mieszkalne 333 m2 i grunty pozostałe 1.898 m2. Na podstawie stron maps.google.pl i geoportal2.pl ustalono, że na działce znajdują się trzy budynki i cześć czwartego. Ich powierzchnia zabudowy wynosi odpowiednio: I – 190 m2 (dwie kondygnacje), II – 122 m2 (jedna kondygnacja), III – 40 m2 (jedna kondygnacja) i część czwartego – 79 m2. Natomiast na innej działce o pow. 854 m2 znajduje się dom mieszkalny o pow. zabudowy około 202 m2 i budynek pozostały o pow. zabudowy 79 m2. Ze stron wymienionych wyżej portali internetowych wynika, że w przypadku pierwszej działki mamy do czynienia z budynkami związanymi z działalnością gospodarczą. Jeżeli dane są aktualne należy przyjąć, że całość powierzchni gruntów oraz budynków powinna być wykazana jako związane z działalnością gospodarczą, tj. grunt o pow. 1.044 m2 i budynki o przybliżonej pow. 380 m2. Natomiast drugą nieruchomość należy uznać za wyłączoną z działalności gospodarczej (podstawa opodatkowania budynku mieszkalnego około 240 m2, budynek pozostały około 60 m2 i grunty pozostałe 854 m2),

- w informacji na podatek od nieruchomości podatnik wykazał budynek mieszkalny o pow. 69 m2. Na podstawie danych z geoportal2.pl ustalono, że pow. zabudowy budynku mieszkalnego wynosi około 100 m2, a budynek posiada 3 kondygnacje i użytkowe poddasze. Przybliżona pow. użytkowa budynku może wynieść 245 m2,

- w informacji na podatek od nieruchomości wykazano budynek mieszkalny o pow. 120 m2. Na podstawie danych z geoportal2.pl ustalono, że pow. zabudowy budynku mieszkalnego wynosi około 130 m2 i budynek posiada co najmniej trzy pełne kondygnacje oraz zagospodarowane poddasze. Przybliżona pow. użytkowa budynku może wynieść 318 m2. Ponadto na działce jest posadowiony budynek gospodarczy o pow. zabudowy 56 m2, który nie jest wykazany do opodatkowania,

- w złożonej informacji podatnik wykazał budynek mieszkalny o pow. 196 m2 oraz budynek pozostały o pow. 96 m2. Z ustaleń kontroli wynika, że powierzchnia zabudowy budynku mieszkalnego wynosi około 146 m2 (posiada cztery kondygnacje, w tym użytkowe poddasze). Przybliżona pow. użytkowa budynku może wynosić około 358 m2. Natomiast w przypadku budynków niemieszkalnych ustalono, że podatnik posiada dwa budynki związane z działalnością gospodarczą, pierwszy ma pow. zabudowy około 210 m2 a drugi 76 m2. Przybliżona pow. użytkowa tych budynków będzie wynosiła około 228 m2,

- w złożonej informacji podatnik wykazał budynki pozostałe o pow. 40 m2. Ustalono, że podatnik posiada dwa budynki gospodarcze o pow. zabudowy pierwszy 61 m2 a drugi 64 m2. Łącznie powierzchnia zabudowy wynosi około 125 m2, więc przybliżona pow. użytkowa budynków może wynosić około 100 m2,

- z ewidencji podatkowej wynika, że podatnik posiada budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 360 m2, budynki mieszkalne o pow. 204 m2, grunty pozostałe o pow. 129 m2 i grunty zajęte na działalność gospodarczą o pow. 250 m2. W trakcie kontroli ustalono, że powierzchnia zabudowy budynku pierwszego wynosi około 400 m2. W przypadku drugiego parter, pierwsze piętro i poddasze zajmowane są na cele mieszkalne (pow. rzutu wynosi około 138 m2), natomiast piwnica oraz dobudówka są zajęte na działalność gospodarczą. Biorąc pod uwagę powyższe informacje należy przypuszczać, że dane wykazane w informacji podatkowej i ewidencji podatkowej mogą być niezgodne ze stanem faktycznym bowiem pow. użytkowa budynków związanych z działalnością gospodarczą może wynieść około 470 m2, a budynku mieszkalnego około 270 m2. Wątpliwości budzi również powierzchnia gruntów zajętych na działalność gospodarczą – wydaje się ona nieadekwatna w stosunku do powierzchni budynków związanych z działalnością, których tylko zabudowa wynosi około 470 m2,

- z ewidencji podatkowej wynika, że podatnik posiada budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 83 m2, budynki pozostałe o pow. 32 m2, budynki mieszkalne o pow. 53 m2 i grunty pozostałe o pow. 200 m2. W trakcie kontroli ustalono, że podatnik posiada trzy budynki: pierwszy o pow. zabudowy około 126 m2 (dwie kondygnacje), drugi połączony z pierwszym o pow. zabudowy około 44 m2 (parterowy) i trzeci o pow. zabudowy około 61 m2. Łącznia suma powierzchnia zabudowy kondygnacji budynków wynosi około 357 m2. Wykazanie zatem 47% pow. zabudowy budynków wskazuje na niezgodność ze stanem faktycznym,

- według ewidencji podatkowej podatnik posiada budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 150 m2. Na podstawie zdjęć z geoportal2.pl i maps.google.pl ustalono, że podatnik posiada dwa budynki, pierwszy o pow. zabudowy 440 m2 (częściowo posiada dwie kondygnacje) i drugi o pow. zabudowy blisko 2.000 m2. Suma rzutów pow. zabudowy wynosi około 2.440 m2, a zatem znacząco odbiega od pow. wynikającej z ewidencji podatkowej,

c) naruszenie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w następujących przypadkach (numery kont podatników wskazano w protokole kontroli):

- część gruntu wykorzystywana do działalności gospodarczej jest utwardzona i ogrodzona. Tego rodzaju urządzenia techniczne jak place i ogrodzenia są  budowlami zgodnie z art. 3 ust. 3 w zw. z ust. 9 Prawa budowlanego; podatnik w złożonej informacji nie wykazał do opodatkowania tych budowli,

- w informacji podatnik nie wykazał do opodatkowania budowli. Na podstawie zdjęć z geoportal2.pl ustalono, że niezabudowana pow. działek związanych z działalnością gospodarczą jest utwardzona i nieruchomość jest w całości ogrodzona,

- z ustaleń kontroli wynika, że część gruntu wykorzystywanego do działalności gospodarczej jest utwardzona. Podatnik w złożonej informacji nie wykazał do opodatkowania budowli,

d) naruszenie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach oraz art. 21 ust. 1 Prawa geodezyjnego i kartograficznego w przypadku podatnika, który w informacji podatkowej wykazał do opodatkowania grunty rolne o pow. 1,4232 ha (do lipca 2016 r. – 1,0250 ha) i grunty zajęte na działalność gospodarczą o pow. 1.500 m2. Na podstawie zdjęć z geoportal2.pl ustalono, że na działalność gospodarczą zajęte są dwie działki, których pow. wynosi łącznie 11.750 m2,

e) naruszenie art. 3 ust. 1 ustawy o podatku rolnym w związku z opodatkowaniem podatnika za grunty, które zgodnie z przedstawioną ewidencją gruntów i budynków nie są jego własnością. Z okazanych dokumentów nie wynika, aby zaszły inne przesłanki zawarte w ustawie umożliwiające opodatkowanie podatnika jako posiadacza,

f) naruszenie art. 3 ustawy o podatku leśnym – z ewidencji podatkowej i informacji podatkowej wynika, że podatnik posiada las o pow. 6,696 ha (do opodatkowania 6,546 ha). Natomiast z przedstawionych danych geodezyjnych wynika, że w posiadaniu podatnika jest las o pow. 6,466 ha,

g) naruszenie art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym w związku z łącznym opodatkowaniem gruntów stanowiących wyłączną własność podatnika i współposiadanych z innymi osobami,

h) naruszenie uchwały Rady Gminy Sokoły Nr XVI/111/2012 z dnia 4 grudnia 2012 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek leśny, ponieważ w złożonej informacji podatkowej, w części dotyczącej podatku leśnego podatnik wykazał, że posiada las o pow. 6,27 ha, natomiast nie wykazał, jak wymaga przyjęty wzór dokumentu, jaka powierzchnia podlega opodatkowaniu lub korzysta ze zwolnienia. Z konta podatkowego wynika, że opodatkowano grunty o pow. 6,04 ha – str. 101-106 protokołu kontroli.

Według opisu zawartego na str. 108-113 protokołu kontroli decyzje, na podstawie których udzielono ulg w zapłacie podatku nie zawierają uzasadnienia faktycznego lub też uzasadnienie to nie spełnia kryteriów wynikających z art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej. W powiązaniu z tym, iż zebrany materiał dowodowy nie wskazuje na występowanie przesłanek umożlwiających zastosowanie ulgi, nie wiadomo czym kierował się organ podatkowy umarzając zaległy podatek. Zgodnie z przywołanym przepisem uzasadnienie faktyczne powinno zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Taka jego redakcja zobowiązuje organ podatkowy do odniesienia się i oceny zebranego w trakcie postępowania materiału dowodowego oraz ustalonych faktów. Uzasadnienie powinno zawierać argumenty, które przeważyły za danym rozstrzygnięciem. Zgodnie z art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy może umorzyć zaległe zobowiązanie podatkowe lub jego część w przypadku gdy przemawia za tym ważny interes podatnika lub ważny interes publiczny. A zatem uprawnienie organu podatkowego do zastosowania ulgi w zapłacie zaległego podatku podlega ograniczeniu do momentu, w którym zostanie ustalone czy spełnione są przedmiotowe przesłanki. Jeżeli w ocenie organu nie udało się potwierdzić ich występowania, organ podatkowy nie posiada możliwości zastosowania ulgi. Natomiast w przypadku gdy zebrana dokumentacja i ustalone fakty wskazują jednoznacznie na ich występowanie organ podatkowy uzyskuje swobodne prawo dysponowania uprawnieniem. Może udzielić lub też nie udzielić ulgi, nie jest krępowany żadnymi prawnymi obostrzeniami. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji przesłanek wskazanych w art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, ich określenie ciąży zatem na organie podatkowym. W tej kwestii można posiłkować się poglądami wynikającymi z judykatury lub piśmiennictwa. Z wyjaśnienia do uzasadnienia prawnego zawartego w kontrolowanych decyzjach wynika, że z ważnym interesem podatnika mamy do czynienia wówczas gdy ma miejsce znaczne obniżenie zdolności płatniczych dłużnika spowodowanych zdarzeniem losowym (powódź, pożar, kradzież lub inne zdarzenie uznane za wyjątkowe). Z ważnym interesem możemy mieć do czynienia również wówczas, gdy podatnik znalazł się w trudnej sytuacji życiowej, której nie mógł przewidzieć. Natomiast o ważnym interesie publicznym można mówić wówczas, gdy istnieje pewna potrzeba, której zaspokojenie powinno służyć zbiorowości lokalnej lub całemu społeczeństwu. W każdym wytypowanym do kontroli przypadku argumentacja podatników mająca uzasadniać udzielnie ulgi wskazywała na ich trudną sytuację materialną. A zatem podczas postępowania podatkowego organ podatkowy powinien ustalić czy faktycznie sytuacja podatnika spełnia kryteria wskazane w wyjaśnieniu do uzasadnienia prawnego. Miedzy innymi czy zachodzi korelacja pomiędzy sytuacją materialną podatnika a zdarzeniem, na które powołuje się podatnik, czy opłacenie zaległego podatku faktycznie tak pogorszy sytuację podatnika, iż zagrozi to jego egzystencji. Sam fakt występowania zdarzeń losowych wymienionych w uzasadnieniu prawnym nie jest wystarczający. Musi być również rozstrzygnięty aspekt finansowy. Istnieje bowiem teoretycznie sytuacja, w której podatnik pomimo strat posiada środki finansowe pozwalające na zapłatę podatku. Udzielenie ulgi nie powinno być utożsamiane z pomocą w związku ze stratą materialną. Należy również mieć na uwadze, że celem udzielenia ulgi nie jest zlikwidowanie zaległości podatkowej. Jej odziaływanie powinno polegać na tym, iż po jej zastosowaniu podatnik będzie mógł w następnych okresach wywiązywać się z zobowiązań podatkowych. Zebrany w toku postępowania materiał dowodowy nie pozwala na ustalenie sytuacji finansowej podatnika. Nie ma w nim dokumentów, które np. wskazywałby jakie obecnie środki finansowe są w posiadaniu podatnika. Brakuje ustaleń, z których wynikałoby czy podatnik posiada wierzytelności, które będą dostępne w najbliższym okresie i poprawią jego sytuację materialną. Jest również możliwa sytuacja, że organ podatkowy posiada wiedzę, której nie można odpowiednio udokumentować, a która wskazuje jednoznacznie, że podjęte rozstrzygniecie jest prawidłowe. Opis tych faktów powinien znajdować się w uzasadnieniu decyzji. Mając na uwadze powyższy opis należy stwierdzić, że mamy do czynienia z naruszeniem następujących przepisów Ordynacji podatkowej:

- art. 120, zgodnie z którym organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa (zasada legalizmu w postępowaniu podatkowym),

- art. 121 § 1, zgodnie z którym postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych (zasada prowadzenia postępowania podatkowego w sposób budzący zaufanie),

- art. 122, w myśl którego w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym (zasada prawdy obiektywnej).

Z analizy obowiązującej w kontrolowanej jednostce polityki rachunkowości wynika, że inkasenci mają dostęp do informacji o doręczonych zobowiązanemu upomnieniach, kosztach egzekucyjnych oraz, że inkaso zobowiązania pieniężnego winno być prowadzone na podstawie kontokwitariuszy zobowiązania pieniężnego lub jego odpowiednika w przypadku pracy przy użyciu komputera. Zgodnie z art. 9 Ordynacji podatkowej inkasentem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Ponieważ odsetki, koszty upomnienia oraz inne koszty egzekucyjne nie są podatkiem w rozumieniu art. 6 ustawy, inkasent nie jest upoważniony do ich poboru. Ponadto zgodnie z art. 293 § 2 pkt 4 Ordynacji podatkowej dane z dokumentacji rachunkowej organu podatkowego są objęte tajemnicą skarbową, do której dostępu inakasent nie posiada. Jego jedynym obowiązkiem jest przyjęcie wskazanej przez podatnika kwoty podatku. Konsekwencją zapisów art. 293 § 2 pkt 4 jest również brak możliwośc prowadzenia inkasa z wykorzystaniem kontokwitariuszy – str. 114 protokołu kontroli.

           Badanie dokonane w zakresie prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej podatków wykazało:

a)  naruszenie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu w zw. z art. 6 ust. 10 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 7 ustawy o podatku leśnym w przypadku podatników wymienionych w załączniku nr 3/6 do protokołu kontroli pod poz. 2 i 3 w związku z zaksięgowaniem na kontach podatników przypisu w wysokości niezgodnej z deklaracjami podatkowymi. Ustalono, że w przypadku gdy podatnik (osoba prawna) posiada we współwłasności grunty z osobami fizycznymi wykazuje w deklaracjach podatek w pełnej wysokości, natomiast na koncie podatkowym zaksięgowano kwotę podatku odpowiadającą wielkości posiadanego udziału,

b) naruszenie art. 6a ust. 10 ustawy o podatku rolnym w przypadku osób fizycznych posiadających grunty we współwłasności z osobami prawnymi. W ich przypadku podatek jest  wymierzany w drodze decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego,

c) naruszenie art. 53 § 1 i 2, art. 55 § 2 i art. 62 § 1, 2 i 4 Ordynacji podatkowej w przypadku podatników o numerach kont wskazanych w protokole kontroli:

- podatnik nie naliczył odsetek od nieterminowo wpłaconej II raty podatku od środków transportowych (wpłata w dniu 30 września 2016 r. – 2.748 zł). Należne odsetki 9 zł. Organ podatkowy nie rozksięgował wpłaty naruszając art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej,

- z zapisów na koncie podatnika wynika, że pierwsza wpłata miała miejsce w dniu 11 października 2016 r. w wysokości 11.658,60 zł. Została ona  rozksięgowana w następujący sposób: 11.119 zł – należność główna, 528 zł – odsetki i 11,60 zł – koszty upomnienia. Ponieważ wpłacający nie określił, jakiego okresu wpłata dotyczy należało ją rozksięgować na najstarszą zaległość (art. 62 § 1 Ordynacji podatkowej). W oparciu o przedstawione informacje, na dzień 15 lutego 2016 r. podstawa naliczenia odsetek powinna wynosić 10.458 zł (należne odsetki 548 zł), na dzień 1 marca 2016 r. 601 zł (odsetki 28 zł). Łącznie wartość odsetek na dzień dokonania wpłaty wynosiła 576 zł. Ponieważ wpłata nie pokrywała w całości należności głównej, kosztów upomnienia i odsetek należało ją rozksięgować w następujący sposób: koszty upomnienia 11,60 zł, na należność główną z termin płatności do 15 lutego 2016 r. – 10.458 zł + odsetki 548 zł, należność główna z terminem płatności do 15 marca 2016 r. – 601 zł i odsetki 28 zł. Pozostałą kwotę, tj. 12 zł należało zaliczyć na poczet następnych należności,

- w dniu 10 maja 2016 r. dokonano wpłaty na poczet podatku za 2015 r. w wysokości 3.492 zł tytułem należności głównej i odsetek w kwocie 182 zł. W oparciu o przedstawioną dokumentację ustalono, że na dzień zapłaty należne odsetki powinny wynieść 263 zł. W związku z powyższym organ podatkowy, mając na uwadze art. 52 § 2 Ordynacji podatkowej, powinien wpłatę rozksięgować w następujący sposób: I rata należność główna 1.746 zł i odsetki 172 zł, II rata należność główna 1.669 zł i odsetki 87 zł. Saldo po tej operacji wynosi 77 zł. W dniu 8 grudnia 2016 r. podatnik dokonał kolejnej wpłaty w wysokości 5.717,60 zł. W tytule wskazał: na należność gł. 5.358 zł, odsetki 348 zł i koszty upomnienia 11,60 zł. W taki sposób wpłata została zaksięgowana. Biorąc pod uwagę wyliczenia przedstawione na wstępie, posiadane saldo z roku poprzedniego (77 zł) i nieprecyzyjny opis w tytule wpłaty należało ją rozksięgować w pierwszej kolejności na poczet kosztów upomnienia 11,60 zł i zaległości z roku poprzedniego – 77 zł. Pozostałoby do rozdysponowania 5.629 zł. Z konta podatkowego wynika, że na dzień 15 lutego 2016 r. podatnik był zobowiązany do zapłaty podatku w wysokości 5.840 zł, a należne odsetki na dzień zapłaty wynoszą 380 zł. Ponieważ dokonana wpłata nie pokrywa kwoty należności głównej to należało ją rozksięgować w następujący sposób: na należność główną 5.285 zł i na odsetki 344 zł. Na koncie powinno figurować saldo 5.432 zł, a nie 5.359 zł,

- w dniu 18 stycznia 2016 r. podatnik dokonał wpłaty w wysokości 629,60 zł na poczet II raty za 2015 r. Wpłata została rozksięgowana na należność główną 602 zł i odsetki 27,60 zł. Ustalono, że organ podatkowy w tej materii nie wydał postanowienia co narusza art. 62 § 4 Ordynacji podatkowej. Ponadto wysokość odsetek na dzień zapłaty wynosiła 16 zł a nie 27,60 zł. Jest wielce prawdopodobne, że podatnik uiścił koszty upomnienia, co nie zostało odpowiednio zaksięgowane przez służby organu podatkowego,

- w dniu 29 grudnia 2016 r. podatnik dokonał wpłaty na II ratę podatku w wysokości 2.531,60 zł (wysokość raty 2.468 zł). Z konta podatkowego wynika, że wpłatę rozksięgowano w następujący sposób: należność główna 2.468 zł, odsetki 52 zł i koszty upomnienia 11,60 zł. Ustalono, że na dzień zapłaty wysokość odsetek wynosi 57 zł. Dokonując proporcjonalnego rozliczenia wpłaty należało ją rozksięgować na: koszty upomnienia 11,60 zł, należność główną 2.463 zł i odsetki 57 zł. Z dokumentacji podatkowej wynika, że organ podatkowy nie wydał postanowienia o rozksięgowaniu wpłaty, co stanowi naruszenie art. 62 § 4 Ordynacji podatkowej,

- w dniu 25 października 2016 r. podatnik dokonał wpłaty na II ratę podatku w wysokości 2.409 zł (kwota odpowiada dokładnie wysokości raty). Ustalono, że na dzień zapłaty podatnik był zobowiązany do zapłaty odsetek w wysokości 21 zł,

d) w przypadku podatnika o numerze konta wskazanym w protokole kontroli stwierdzono naruszenie § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego polegające na odpisaniu z konta podatkowego podatku w wysokości 3.112 zł bez wymaganych przepisami dokumentów – str. 115-120 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transporotowych wykazała:

a) naruszenie art. 9 ust. 4a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych; podatnik był zobowiązany do zapłaty podatku w wysokości 603 zł. Ustalono, że w deklaracji złożonej w dniu 27 października 2016 r. wykazał, że przedmiotowy pojazd został czasowo wycofany na okres od 27 października 2016 r. do 27 października 2017 r. Z akt podatkowych wynika również, że na początku roku podatkowego był on był czasowo wycofany z ruchu (do 7 kwietnia 2016 r.). W związku z powyższym od 1 maja 2016 r. do końca października podlegał obowiązkowi podatkowemu,

b) naruszenie uchwały Nr VIII/55/2015 Rady Gminy Sokoły przez podatników o numerach kont wskazanych w protokole kontroli, w wyniku:

- zadeklarowania za samochód ciężarowy (dmc 16 ton, dwie osie i inny system zawieszenia) podatku w wysokości 1.626 zł. Dla pojazdów o wskazanych parametrach stawka podatku wynosi 1.926 zł,

- wykazania w deklaracji, że samochód ciężarowy posiada inny rodzaj zawieszenia  (dmc 32 tony 4 osie). Z danych przekazanych przez Starostwo Powiatowe wynika, że pojazd posiada zawieszenie pneumatyczne. W związku z powyższym zawyżona została wysokość podatku o kwotę 722 zł,

c) naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 8 pkt 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez podatników o numerach kont wskazanych w protokole kontroli, w wyniku:

- nie podania w załączniku do deklaracji dmc zespołu pojazdów. Parametr ten jest podstawą opodatkowania i obliczenia skutków obniżenia stawek. Ponadto zaniżona została wykazana w deklaracji dmc pojazdu. Podatnik wskazał, że wynosi ona 26 ton, natomiast z danych Starostwa wynika, że wartość tego parametru to 34 tony,

- nie podania w przypadku naczepy dmc zespołu pojazdów. Zadeklarowana wartość podatku wynosi 1.204 zł. Z załącznika wynika, że pojazd posiada dmc 31 ton, dwie osie i inny system zawieszenia. Ustalono, że zadeklarowana kwota podatku odpowiada opodatkowaniu pojazdu o następujących parametrach: dmc od 28 do mniej niż 33 tony dmc zespołu pojazdów, dwie osie i zawieszenie pneumatyczne. Ponieważ podana w załączniku wartość dmc (31 ton) odpowiada tylko dmc samej naczepy należy stwierdzić, że prawdopodobnie doszło do zaniżenia podatku. Brak wskazania dmc zespołu pojazdów stwierdzono również w przypadku innych opisanych naczep (w tym przypadku nie ma skutku finansowego ponieważ dla naczep o 3 osiach i zawieszeniu pneumatycznym obowiązuje jedna stawka),  

- wykazania, że dmc zespołu pojazdów wynosi 34 tony. Z danych przekazanych przez Starostwo wynika, że dane te to dmc samych pojazdów. W przypadku gdy do dmc pojazdów dodamy masę pojazdu silnikowego to z pewnością przekroczone zostanie 36 ton; nieprawidłowość ta miała zatem wpływ na wysokość ustalonych skutków obniżenia górnych stawek podatku, ponieważ do ich obliczenia przyjęto stawkę przyporządkowaną pojazdom o dmc do 36 ton,

d) naruszenie art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, gdyż z dokumentacji podatkowej wynika, że w kontrolowanym okresie organ podatkowy wydał podatnikowi dwie decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego. Z treści decyzji wynika, że pierwsza dotyczy I raty podatku za 2016 r. a druga drugiej raty. Przywołany na wstępie przepis stanowi, że jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, albo powstałego zobowiązania nie wykazano, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego. A zatem określona w decyzji kwota ma dotyczyć należnego podatku za dany rok podatkowy. Ponadto istnieją wątpliwości co do prawidłowości prowadzonego postępowania. Zgodnie z art. 122 ustawy w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Tymczasem organ podatkowy swoje ustalenia opierał na danych wynikających z deklaracji z lat poprzednich oraz informacji wynikających z danych przekazywanych przez Starostowo Powiatowe. W ocenie kontrolujących posiadana dokumentacja nie pozwalała na określenie wszystkich parametrów niezbędnych do prawidłowego wymiaru podatku. Miedzy innymi dane te nie pozwalają jednoznacznie ustalić dmc zespołu pojazdów i rodzaju zawieszenia. Również w przypadku ustalenia momentu powstania i wygaśnięcia obowiązku podatkowego, informacje wynikające z wydruków Starostwa nie są w tej materii precyzyjne. Zdarza się bowiem, iż widniejąca w nich data to data zgłoszenia informacji do urzędu a nie faktyczna data zakupu lub sprzedaży. A zatem prowadząc postepowanie podatkowe organ podatkowy powinien wykorzystywać wszystkie możliwe dostępne prawnie informacje, które pozwolą na ustalanie podstawy opodatkowania,

e) naruszenie art. 9 ust. 6 pkt 1 w zw. z art. 8 pkt 7 ustawy  o podatkach i opłatach lokalnych w związku  z niezłożeniem deklaracji przez podatnika wymienionego w załączniku nr 3/9 do protokołu kontroli pod poz. 24, który zgodnie z okazaną dokumentacją posiada autobus (41 miejsc). Nieprawidłowość ta nie powoduje skutków finansowych ponieważ pojazd ten jest wykorzystywany do dowozu dzieci do szkół i korzysta ze zwolnienia na mocy uchwały Nr III/14/02 Rady Gminy Sokoły. W trakcie kontroli deklaracja została złożona, 

f) naruszenie art. 9 ust. 6 ustawy podatkach i opłatach lokalnych poprzez składanie deklaracji podatkowych z naruszeniem terminów wskazanych w przywołanym przepisie. Nie złożenie deklaracji w terminie może wypełniać przesłanki czynu z art. 56 § 4 k.k.s. Z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy w żadnym z opisanych przypadków nie zawiadomił właściwego miejscowo urzędu skarbowego o naruszeniu przez podatników przepisów materialnego prawa podatkowego,

g) naruszenie § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 listopada 2015 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transporotowych ( Dz. U. z 2015 r. poz. 2025)  w przypadku podatnika, który w złożonej deklaracji nie wskazał rodzaju pojazdu i ilości osi,

h) naruszenie art. 272 Ordynacji podatkowej w związku z nieprowadzeniem lub nieprawidłowym wykonywaniem czynności sprawdzających. Na podstawie przedstawionej dokumentacji udało się zweryfikować parametry mające wpływ na wysokość opodatkowania jedynie w 47 przypadkach na 116 pojazdów podlegających opodatkowaniu. Ponadto potwierdzeniem przedmiotowej tezy są dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisane powyżej. W przypadku gdyby organ podatkowy posiadał odpowiednią dokumentacje oraz konfrontował dane w niej zawarte z danymi w deklaracjach byłaby możliwość wychwycenia i wyeliminowania nieprawidłowości jeszcze w trakcie roku podatkowego – str. 121-125 protokołu kontroli.

                      Z opisu zawartego na str. 127-140 protokołu kontroli wynika, że w zakresie powszechności i terminowości prac upominawczych i egzekucyjnych doszło do szeregu nieprawidłowości polegających na tym, że:

a) w przypadku zaległości z lat 2015-2016 terminowość prac narusza przepisy § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Z tabeli zawartej w protokole kontroli wynika, że w niektórych przypadkach od terminu płatności do wystawienia upomnienia upływa około 4 miesięcy. Przywołany na wstępie przepis obliguje wierzyciela do niezwłocznego wystawienia upomnienia, w szczególności jeżeli łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne oraz nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne, jeżeli z podjętych działań informacyjnych w sprawie wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany,

b) w przypadku działań egzekucyjnych stwierdzono, że w odniesieniu do większości podatników posiadających zaległość, których wytypowano do kontroli, miało miejsce naruszenie przepisów wewnętrznych, zgodnie z którymi tytuły wykonawcze powinny być wystawiane po upływie czternastu dni od dnia doręczenia upomnienia. Z załącznika nr 3/10 do protokołu kontroli wynika, że znacząca część tytułów została wystawiona po upływie trzech miesięcy,

c) na kontach podatników figurują zaległości z lat 2006-2011. Mając na uwadze przepisy Rozdziału 8 Działu III Ordynacji podatkowej jest wielce prawdopodobne, że należności te zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej uległy przedawnieniu z mocy prawa. W związku z powyższym należy zweryfikować czy nie zaistniały przesłanki powodujące przerwanie lub zawieszenie biegu terminu przedawnienia, co mogłoby uprawniać organ podatkowy do podejmowania dalszych działań w celu ich wyegzekwowania. W przypadku braku takich sytuacji kwoty te powinny być wyksięgowane z ewidencji księgowej ponieważ ich figurowanie powoduje, że dane w niej zawarte są niezgodne ze stanem faktycznym, a to wskazuje, że jest ona prowadzona w sposób naruszający zasady wynikające z art. 24 ust. 1 i 2  ustawy o rachunkowości.

W toku kontroli badaniu poddano też prawidłowość realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej, które wykazało, że:

a) doszło do naruszenia § 7 ust. 4 uchwały Rady Gminy Sokoły Nr VIII/56/2015 przez inkasenta w związku z nieterminowym odprowadzaniem pobranej opłaty – np. od 8 do 12 stycznia inkasent pobrał opłatę w wysokości 1.112 zł a wpłacona kwota wynosi 872 zł, 9 lutego pobrano 1.119 zł a oprowadzono 1.009 zł,

b) z ewidencji księgowej wynika, że w kontrolowanym okresie uzyskano dochody w wysokości 73.858 zł (faktyczna kwota jaka została wpłacona przez inkasenta), natomiast z iloczynu wydanych biletów i ich nominałów wynika, że kwota uzyskanych dochodów wynosi 73.834 zł,

c) naruszono § 7 ust. 3 przywołanej wyżej uchwały Rady Gminy Sokoły w związku z wypłacaniem wynagrodzenia od nieterminowo odprowadzanej opłaty targowej. Przedmiotowy przepis wskazuje, że inkasentowi przysługuje wynagrodzenie od pobranej i terminowo odprowadzonej opłaty. Z zapisów uchwały wynika, że Rada ustaliła termin płatności pobranej opłaty na pierwszy dzień roboczy następujący po dniu, w którym opłatę pobrano. W trakcie kontroli stwierdzono przypadki nieterminowego odprowadzenia opłaty, w związku z powyższym od kwot odprowadzanych po terminie inkasentowi wynagrodzenie nie przysługuje. Należy zatem zweryfikować dokonane przez inkasenta wpłaty z terminami poboru opłaty wynikającymi z poszczególnych biletów i ustalić prawidłową podstawę do naliczenia wynagrodzenia. Zgodnie z art. 52a Ordynacji podatkowej zwrotowi bez wezwania organu podatkowego podlega wynagrodzenie płatników lub inkasentów pobrane nienależnie lub w wysokości większej od należnej, które traktuje się jako zaległość podatkową. Organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zaległości podatkowej,

d) w ostatnich trzech latach nie kontrolowano prawidłowości pracy inkasenta m.in. w zakresie prawidłowości i powszechności poboru opłaty targowej. Mając na uwadze, że art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej odnosi się również do inkasentów, organy podatkowe są zobligowane do weryfikowania wywiązywania się inkasentów z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W związku z powyższym ustalając obszary przeznaczone do kontroli należy mieć na uwadze również realizację obowiązków przez inkasentów – str. 140-142 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na dotacje celowe udzielane jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych na wspieranie przedsięwzięć z zakresu sportu wykazała nieprawidłowości przy rozliczeniu dotacji w wysokości 29.500 zł udzielonej KS Sokoły. Oferta złożona przez KS Sokoły dotyczyła realizacji zadania polegającego na upowszechnianiu kultury fizycznej i sportu o łącznej wartości 33.300 zł, przy własnym udziale finansowym na poziomie 3.800 zł. W umowie z dnia 22 marca 2016 r. o wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą „Prowadzenie stałych zajęć treningowych w zakresie piłki nożnej. Systematyczne szkolenie sportowe dzieci i młodzieży. Organizacja i udział w zawodach w ramach współzawodnictwa sportowego. Promocja kultury fizycznej wśród dzieci i młodzieży” przyjęto, że jeżeli dany koszt finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy z kosztem określonym w odpowiedniej pozycji kosztorysu, to uznaje się go za zgodny wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 3%. Określono też, że przekroczenie wskazanego limitu uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości. W dniu 16 listopada 2016 r. do Urzędu Gminy wpłynął wniosek o zmianę wartości poszczególnych rodzajów kosztów (z zachowaniem wysokości dotacji) oraz wysokości dofinansowania z innych źródeł (z kwoty 3.800 zł do kwoty 242,57 zł). Aneksem z dnia 22 listopada 2016 r. wprowadzono stosowne zmiany do umowy. Sprawozdanie z realizacji zadania zostało złożone 31 stycznia 2017 r. Ze sprawozdania wynika, że cała kwota dotacji została wydana. W następstwie aneksu z 22 listopada 2016 r. kwoty w poszczególnych pozycjach sprawozdania były zgodne z umową. Dopóki umowa nie została zmieniona obowiązywała zatem jej treść, wraz z harmonogramem wydatków, w brzmieniu ustalonym 22 marca 2016 r. Analiza rozliczenia pod kątem pierwotnego brzmienia umowy i ponoszonych w czasie jej obowiązywania wydatków wykazała, że wydatki w punkcie „Treningi dzieci i młodzieży” wyniosły 13.902 zł, co stanowiło przekroczenie dopuszczalnej kwoty 12.360 zł (pierwotna kwota dotacji na ten cel zwiększona o 3%) łącznie o 1.542 zł na dzień 21 listopada 2016 r. W punkcie „Obsługa sędziów” wydatki wyniosły 6.535 zł, co stanowiło przekroczenie dopuszczalnej kwoty 6.180 zł (pierwotna suma dotacji zwiększona o 3%) łącznie o 355 zł na dzień 21 listopada 2016 r. Z kolei w punkcie „Sprzęt sportowy” wydatki wyniosły 2.418,60 zł, co stanowiło przekroczenie dopuszczalnej kwoty 1.339 zł (pierwotna suma dotacji zwiększona o 3%) łącznie o 1.079,60 zł na dzień 21 listopada 2016 r. Zgodnie z § 11 pkt 4 umowy przekroczenie limitów wydatków uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości, natomiast § 19 ust. 1 umowy przewiduje, że wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z umową wymagają pod rygorem nieważności „zawarcia w formie pisemnej aneksu”. Łącznie – zgodnie z postanowieniami umowy obowiązującymi w czasie ponoszenia wydatków i kwotą wydatkowaną w poszczególnych pozycjach kosztorysu do czasu zawarcia aneksu – za dotację pobraną w nadmiernej wysokości należy uznać kwotę 2.976,60 zł – str. 151-152 protokołu kontroli.

W Urzędzie Gminy nie zostały ustalone pisemne procedury wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro, tj. zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1759, ze zm.). Stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Celem wewnętrznych procedur winno być zapewnienie właściwego udokumentowania przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług, w szczególności o znaczącej wysokości. Kontrola wykazała, że w przypadku niektórych wydatków poniżej 30.000 euro o znaczącej wartości udokumentowano procedurę zebrania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Jednakże zarówno sposób postępowania, wymagana dokumentacja, jak i sam obowiązek przeprowadzenia procedury nie zostały pisemnie uregulowane, co nie pozwala na potwierdzenie, że istnieją w tym zakresie obiektywne zasady procedowania – str. 157-158 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarowania majątkiem gminy kontrola wykazała, że w okresie objętym kontrolą nie sporządzono planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, o którym od 1 stycznia 2017 r. mowa w art. 25 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami. Do tego dnia regulacje zobowiązujące do opracowania planu wynikały z art. 25 ust. 2 w zw. z 23 ust. 1 pkt 3 i ust. 1d tej ustawy. Przywołane przepisy określają, że plan powinien być opracowany na okres 3 lat oraz wskazują dane, które powinny być w nim zawarte – str. 171 protokołu kontroli.

Nadal nie została formalnie uregulowana podstawa władania nieruchomościami przez szkoły. Spośród nieruchomości, którymi włada Zespół Szkół w Sokołach (obecnie Szkoła Podstawowa w Sokołach), budynki oraz boisko – przy czym boisko o wartości 299.699,52 zł przekazano pod datą 31 grudnia 2016 r. – znajdują się w ewidencji księgowej szkoły, a nieruchomości gruntowe znajdują się w ewidencji księgowej Urzędu, co nie ma żadnego uzasadnienia na tle zasad ewidencji środków trwałych wynikających z rozporządzeń określających zasady prowadzenia rachunkowości przez jednostki budżetowe. Według wyjaśnienia Skarbnika Gminy szkoła (…) bez uregulowania prawnego włada budynkami, które nie są wprowadzone do ewidencji księgowej urzędu, natomiast widnieją w ewidencji księgowej tej jednostki. (…) Analogicznie do ujętych budynków również wartość nakładów na boisko, które służy do działalności statutowej szkoły ujęta została w księgach tej jednostki, a nie urzędu. Takie rozwiązanie zostało zastosowane biorąc pod uwagę art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w myśl którego zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych I wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Nie zwalnia to oczywiście z obowiazku uregulowania sprawy władania nieruchomością w sposób formalny. We wniosku o przyznanie jednostce trwałego zarządu zostanie przez nią wykazany stan faktyczny i w księgach rachynkowych ujęte będą pozostałe składniki, które w chwili obecnej ujęte sa w księgach urzędu.

Odnosząc się do treści wyjaśnienia wskazać należy, że nie ma uzasadnienia w przepisach ustawy o rachunkowości wykazywanie wartości nieruchomości zabudowanej stanowiącej własność gminy i nie oddanej w użytkowanie wieczyste w części (grunt) w księgach Urzędu, a w części (zabudowa) w księgach jednostki budżetowej. Sprzeciwia się temu również przepis zawarty w § 2 pkt 5 rozporządzeń określających zasady rachunkowości jednostek budżetowych (z dnia 5 lipca 2010 r. i z dnia 13 września 2017 r.).

Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy. Nawiązując do treści wyjaśnienia pragnę ponadto wskazać, że wnioski jednostek w sprawie ustanowienia na ich rzecz trwałego zarządu w opisanej sytuacji nie stanowią niezbędnej podstawy wszczęcia procedury ustanowienia trwałego zarządu. W przypadku nieruchomości zabudowanych budynkami szkół – niezbędnych dla wykonywania zadań jednostek oświatowych i pozostających od lat w ich faktycznym władaniu (zarządzie), a dodatkowo wskazanych z reguły uchwałami Rady Gminy jako majątek, w który gmina wyposaża szkołę – złożenie wniosku należy ocenić tylko jako czynność formalną. Faktyczne władanie i zarządzanie nieruchomościami gminy Sokoły przez szkoły jest stanem już istniejącym, wymagającym jedynie formalnego umocowania poprzez wydanie decyzji, mając na względzie przepisy art. 43 ust. 1 i art. 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a nie stanem, o którego spowodowanie mają wnioskować dyrektorzy szkół (mimo, że formalnie obowiązek złożenia wniosku na podstawie art. 44 ustawy o gospodarce nieruchomościami dotyczy również takich przypadków).

Z kolei w zakresie prawidłowości udostępniania nieruchomości instytucjom kultury stwierdzono, że Gminny Ośrodek Kultury i Gminna Biblioteka Publiczna nadal władają nieruchomościami bez określenia formy władania. Zgodnie z art. 56 w zw. z art. 51 ustawy o gospodarce nieruchomościami, właściwą formą władania przez samorządowe osoby prawne jest własność lub użytkowanie wieczyste. Za dopuszczalne należy uznać także zastosowanie innej formy cywilnoprawnej – str. 171-172 i 175 protokołu kontroli.

Uregulowanie form władania nieruchomościami przez jednostki budżetowe i instytucje kultury było przedmiotem zaleceń po kontrolach kompleksowych przeprowadzonych w 2010 i 2013 r. W odpowiedzi na zalecenia z 2010 r. wskazał Pan, że Zostanie ustanowiony trwały zarząd w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają gminne jednostki organizacyjne oświaty, natomiast w odpowiedzi na zalecenia z 2013 r., że W I półroczu 2014 roku dokonane zostanie uregulowanie formalne podstaw władania nieruchomością przez GOK w Sokołach oraz Trwają prace mające na celu wydanie decyzji w sprawie ustanowienia trwałego zarządu nieruchomości, którymi władają szkoły. Z kolei w wyjaśnieniach złożonych w trakcie niniejszej kontroli stwierdził Pan, że Gmina Sokoły nie ustanowiła trwałego zarządu w odniesieniu do nieruchomości na których znajdują się szkoły podstawowe tj. Szkoła Podstawowa w Sokołach i Szkoła Podstawowa w Bruszewie oraz Centrum Kulturalno-Biblioteczne ponieważ nasza gmina na wszystkich tych nieruchomościach realizowała projekty z dofinansowaniem ze środków unijnych lub planuje ich realizację. Warunkiem otrzymania dofinansowania jest posiadanie prawa do dysponowania nieruchomością jak również dysponowania w okresie trwałości (5 lat po zrealizowaniu projektu). Dlatego też przekazanie w zarząd lub inną formę władania w/w instytucjom uniemożliwi korzystanie przez Gminę ze środków unijnych. Należy wskazać, że potencjalne korzystanie ze wsparcia unijnego nie może być przyczyną niewykonywania zaleceń i niestosowania przepisów powszechnie obowiązujących.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej, a także niewykonywania zaleceń pokontrolnych kierowanych do Pana Wójta po poprzednich kontrolach kompleksowych przeprowadzonych przez RIO w Białymstoku.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywające, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, a także, iż powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Pana Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. W celu zapewnienia rzetelnej realizacji zaleceń pokontrolnych objęcie szczególnym nadzorem wykonania wniosków pokontrolnych, za które odpowiedzialny jest Skarbnik Gminy.

2. Zaprzestanie fizycznego dysponowania przez Pana Wójta rachunkami bankowymi jednostek organizacyjnych (szkół i instytucji kultury), mając na uwadze, że jest to niezbywalna kompetencja kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych.

3. Przedstawienie Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku – poprzez załączenie do odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń – polityki rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem Pana Wójta z dnia 29 grudnia 2017 r., na opracowanie której wskazał Pan w wyjaśnieniu złożonym po zakończeniu czynności kontrolnych przez inspektorów badających zagadnienia z zakresu rachunkowości, oraz przykładowego wydruku z ewidencji księgowej dotyczącego operacji ujętych w księgach 2018 r.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych – innych niż wynikające z bezpodstawnego stosowania “ujednoliconego planu kont”, które były objęte zaleceniami z dwóch poprzednich kontroli, a według wyjaśnienia Pana Wójta przywołanego w punkcie poprzedzającym zostały wyeliminowane od 2018 r. – poprzez:

a) zamieszczanie dekretacji na poszczególnych dowodach źródłowych, mając na uwadze, że:

- dowód polecenie księgowania mógłby stanowić podstawę zapisu zbioru dowodów źródłowych, ale tylko wówczas, gdyby dowody te zostały w treści PK pojedynczo wymienione (art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),

- dowód polecenie księgowania nie powinien być sporządzany – jako odrębny dowód księgowy – w celu dokonania zapisu operacji udokumentowanej dowodem zewnętrznym (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości)

b) zapewnienie bezpośredniego powiązania zapisów księgowych z dowodami księgowymi, na podstawie których dokonano zapisów, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

c) zapewnienie ciągłości numeracji dziennika,

d) opatrywanie wewnętrznych dowodów księgowych numerami identyfikacyjnymi (tj. kolejnymi numerami danego rodzaju dowodu) oraz podpisami osób je sporządzających, sprawdzających i zatwierdzających,

e) wskazywanie w treści zapisu księgowego rodzaju dowodu stanowiącego rzeczywistą podstawę dokonania zaewidencjonowanej operacji,

f) bezwzględne zachowywanie zgodności między dekretacją a dokonanymi zapisami w księgach,

g) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 „Fundusz jednostki” według poszczególnych kategorii zmniejszeń i zwiększeń funduszu,

h) bezwzględne przestrzeganie zasady ciągłości przy przenoszeniu sald z bilansu zamknięcia do bilansu otwarcia ksiąg na następny rok,

i) zaprzestanie dokonywania na koncie 960 zapisów niezgodnych z zasadami jego funkcjonowania,

j) zaprzestanie zaliczania operacji potrącenia należnych gminie kar umownych z zobowiązaniami wynikającymi z faktur wykonawców do dochodów i wydatków budżetu, mając na uwadze, że rzeczywisty przebieg takiej operacji gospodarczej nie polega na kasowym wpływie i wypływie środków na rachunku jednostki,

k) dokonywanie zapisu dotyczącego ujęcia na przychody Urzędu raty części oświatowej subwencji ogólnej w momencie zaliczenia jej do dochodów budżetu (w zależności od przyjętej metody ewidencji przy braku odrębnego rachunku Urzędu: Wn 130 – Ma 720 lub Wn 800 – Ma 720),

l) niezwłoczne korygowanie w księgach nierealnych sald, o których jednostka posiada wiedzę w czasie sporządzania sprawozdawczości, mając na uwadze zachowanie zgodności sprawozdań z ewidencją, a także rzetelność danych ksiąg rachunkowych,

ł) zapewnienie zgodności między ewidencją analityczną i syntetyczną należności z tytułu podatków lokalnych,

m) wykazywanie w księgach dwustronnych sald kont rozrachunkowych w przypadku wykazania na nich zarówno należności, jak i zobowiązań jednostki,

n) wyksięgowanie z konta 080 w ciężar funduszu kosztów rekultywacji wysypiska, jako niedotyczących ulepszenia środka trwałego lub wytworzenia nowego środka trwałego,

o) zweryfikowanie zapisów na kontach podatkowych dłużników posiadających zaległości podatkowe pod kątem ich przedawnienia,

p) stosowanie obowiązujących przepisów regulujących zasady naliczania odsetek i księgowania wpłat dokonanych przez podatników posiadających zaległości podatkowe.

5. Podjęcie zdecydowanych działań w celu wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej, mając na uwadze zapewnienie sprawdzalności i rzetelności prowadzonej ewidencji obrotu gotówkowego. W tym celu:

a) zachowywanie ciągłości numeracji raportów kasowych poprzez automatyczne jej nadawanie przez program komputerowy,

b) sporządzanie wydruków pokwitowań anulowanych z programu wykorzystywanego do obsługi kasy,

c) sporządzanie druków pokwitowań dla operacji odprowadzenia gotówki z kasy lub dokumentowanie tej operacji w inny rzetelny sposób,

d) zobowiązanie Skarbnika do zapewnienia księgowania raportów kasowych na koncie 101 zgodnie ze stanem rzeczywistym wynikającym z raportów,

e) bieżące sporządzanie raportów kasowych poprzez automatyczne kwalifikowanie tworzonych w programie pokwitowań do raportów kasowych.

6. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniach danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych,

b) sporządzanie sprawozdań zbiorczy zgodnie z danymi wynikającymi ze sprawozdań jednostkowych,

c) wykazywanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S dochodów gminy związanych z realizacją zadań zleconych w par. 2360,

d) prawidłowe wykazywanie kwoty dochodów otrzymanych w sprawozdaniu Rb-27S, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów wskazanych w części opisowej wystąpienia,

e) prawidłowe wypełnianie kolumny „dochody przekazane” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 9 stycznia 2018 r.,

f) zapewnienie wykazywania w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ GOPS kwot zaległości od dłużników alimentacyjnych,

g) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S wszystkich bezspornych zobowiązań z tytułu wydatków wykazanych w księgach rachunkowych, niezależnie od terminu ich płatności,

h) prawidłowe wykazywanie należności w sprawozdaniu Rb-N.

7. Zobowiązanie dyrektora instytucji kultury do sporządzania planu finansowego zawierającego wszystkie elementy wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

8. Zawieranie umów najmu lokali socjalnych na czas oznaczony.

9. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie określenia stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej.

10. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych.

11. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia rozbieżności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych działań (odnosząc się do poszczególnych podatników) ze wskazaniem ich efektów finansowych.

12. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalnoprawnej zgodności wydawanych decyzji.

13. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów z zakresu prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych w zakresie podatków i opłat lokalnych.

14. Rozważenie zasadności podejmowania działań zmierzających do dyscyplinowania podatników, którzy nieterminowo składają deklaracje podatkowe.

15. Przestrzeganie przepisów dotyczących realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej.

16. Zweryfikowanie podstawy naliczenia wynagrodzenia inkasenta opłaty targowej w kontekście zasad określonych uchwałą Rady Gminy. Poinformowanie o skutkach finansowych w zakresie kwoty nienależnie wypłaconego wynagrodzenia.

17. Rozważenie wystąpienia do KS Sokoły o zwrot dotacji w kwocie 2.976,60 zł wydanej niezgodnie z umową na wsparcie przedsięwzięcia z zakresu sportu obowiązującą w dniu dokonania wydatków.

18. Opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

19. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości,

20. Formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomościami przez instytucję kultury.

21. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz jednostek oświatowych oraz przeniesienie do ich ksiąg wartości gruntu oddanego w trwały zarząd.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku