Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum Nr 1 w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 marca 2017 roku (znak: RIO.I.6002-4/17), o treści jak niżej:

Pani

Mirosława Janina Kolasa

Dyrektor Gimnazjum Nr 1

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gimnazjum Nr 1 w Bielsku Podlaskim za 2016 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, dochody budżetowe, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta.

Analiza zakresów czynności pracowników wykonujących czynności związane z gospodarką finansową i rachunkowością Gimnazjum, w tym głównej księgowej, sekretarza i kasjera, wykazała brak postanowień odnoszących się do zastępstwa pracowników w czasie ich nieobecności. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych, jak wskazano w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 6 protokołu kontroli.

Kontrola zgodności zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), wykazała, że:

a) odsetki od nieuregulowanych w terminie należności na łączną kwotę 1.081,92 zł zaewidencjonowano na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast jako przychody finansowe na koncie 750 „Przychody finansowe” – str. 9 protokołu kontroli,

b) w ramach konta 130 nie wyodrębniono subkont dochodów i wydatków budżetowych, których obroty odpowiadałby – po stronie Wn subkonta dochodów i po stronie Ma subkonta wydatków – kwotom odpowiednio dochodów wykonanych w sprawozdaniu Rb-27S i wydatków wykonanych w sprawozdaniu Rb-28S oraz byłyby zgodne z kwotami dochodów i wydatków ujętych w ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej. Stosownego wyodrębnienia w ramach konta 130 subkont dochodów i wydatków dokonano w trakcie kontroli (od dnia 1 stycznia 2017 r.) – str. 9 protokołu kontroli,

c) na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” ujęto składniki (nieodpłatnie przekazane w związku z likwidacją sali ćwiczeń na Pływalni Miejskiej „Wodnik” w Bielsku Podlaskim), które z uwagi na wartość początkową wyższą niż określona w § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia, kwalifikowały się do ujęcia na koncie 011 „Środki trwałe”. Ewidencją na koncie 013 objęto: dwa ergonometry o wartości jednostkowej 3.616,60 zł, bieżnię Boston o wartości 8.442,30 zł, bieżnię Marathon o wartości 10.229,20 zł i Ultra Pro Siłownię o wartości 9.442,80 zł. Na koniec 2016 r. ewidencją na koncie 013 objęte były bezpodstawnie składniki majątkowe o łącznej wartości 31.730,90 zł (całkowicie umorzone). W trakcie kontroli dokonano przeksięgowania na konto 011 wartości środków trwałych nieprawidłowo ujętych na koncie 013 – str. 34–35 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki pieniężnej ustalono, że osobą prowadzącą w praktyce księgę druków ścisłego zarachowania jest kierownik gospodarczy, pełniący jednocześnie obowiązki kasjera, z którą to funkcją wiąże się m.in. podejmowanie w banku gotówki na podstawie czeków stanowiących druki ścisłego zarachowania. W praktyce pracownik ów jest osobą, która sama sobie wydaje druki ścisłego zarachowania i jednocześnie prowadzi ewidencję przyjęcia, wydania i rozliczenia wykorzystania tych druków. Poczynione ustalenia wskazują zatem na wadliwość przyjętej organizacji gospodarki drukami ścisłego zarachowania, jako niezapewniającej należytej kontroli tych procesów. Dodania wymaga jednocześnie, iż w zakresie czynności kierownika gospodarczego nie znajdują się postanowienia o prowadzeniu ewidencji druków ścisłego zarachowania – str. 12-13 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z tytułu najmu pomieszczenia na węzeł cieplny znajdujący się w budynku Gimnazjum wykazała, iż kontrolowana jednostka zaniechała od 2004 r. waloryzacji stawek czynszu, mimo prawa do waloryzacji wynikającego z umowy. W myśl postanowień § 3 pkt 3 umowy: Stawka czynszu będzie waloryzowana wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych; wynajmujący zastrzega sobie prawo do waloryzacji wysokości czynszu dotyczącego wynajmowanych pomieszczeń w okresie rocznym; w przypadku niedokonania waloryzacji w okresie rocznym, wynajmujący dokona waloryzacji w wysokości odpowiadającej wskaźnikowi za okres, jaki upłynął od poprzedniej waloryzacji. Jak wynika z ustaleń kontroli, w wyniku zaniechana waloryzacji czynszu za lata 2004-2016 jednostka do dnia kontroli nie ustaliła należności na łączną kwotę 1.311,84 zł. Jak stanowi art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.), jednostki sektora finansów publicznych obowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych.

Z ustaleń kontroli wynika ponadto, iż jako dochody ewidencjonowane były wpłacane przez najemcę pomieszczenia zwroty ponoszonych przez Gimnazjum kosztów energii elektrycznej pobieranej do zasilania węzła cieplnego (wynikające ze wskazań podlicznika). Na mocy umowy najemca zobowiązany został do pokrywania kosztów zużytej przez węzeł cieplny energii elektrycznej, według wskazań zainstalowanego w węźle podlicznika i przeciętnej ceny wynikającej z faktury Zakładu Energetycznego, na podstawie faktury wystawionej przez wynajmującego. W 2016 r. zaliczono do dochodów tego rodzaju wpłaty w łącznej wysokości 800,53 zł.

Należy wskazać, że poniesione przejściowo przez Gimnazjum wydatki na sfinansowanie kosztów zużycia energii elektrycznej przez MPEC S.A. z Bielska Podlaskiego nie stanowią wydatków na cele publiczne, a zatem co do zasady nie powinny wynikać z ewidencji i sprawozdawczości Gimnazjum, gdyż narusza to przepisy art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych wskazujące że wydatki budżetu jednostki samorządu terytorialnego są przeznaczone na realizację zadań wynikających z przepisów. Niedokonywanie zmniejszenia wydatków o wpłacone przez te podmioty zwroty powoduje zawyżenie wydatków i kosztów działalności jednostki, ponieważ w ich kwotach ogólnych znajdują się koszty działalności innych podmiotów – str. 16-17 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie określenia w zakresach czynności zasad zastępstwa pracowników wykonujących zadania z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości w czasie ich nieobecności.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do księgowania odsetek od nieterminowo opłacanych należności zapisem Wn 221 – Ma 750.

3. Podjęcie działań w celu zmiany uregulowań wewnętrznych i faktycznego funkcjonowania procesów związanych z gospodarką drukami ścisłego zarachowania, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, w szczególności dotyczące wykonywania przez jednego pracownika obowiązków w zakresie przyjmowania, ewidencji, rozchodu i wykorzystania druków przy jednoczesnym braku formalnego ich powierzenia.

4. W zakresie dochodów z najmu:

a) przestrzeganie obowiązku waloryzacji czynszu o wskaźnik inflacji,

b) obciążenie najemcy pomieszczenia na węzeł cieplny kwotą 1.311,84 zł należną Gimnazjum po zwaloryzowaniu czynszu wynikającego z umowy z najemcą,

c) zaprzestanie ewidencjonowania jako dochodów budżetowych zwrotów kosztów opłat za media, przejściowo ponoszonych przez Gimnazjum za MPEC S.A. w Bielsku Podlaskim, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

             w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Bielska Podlaskiego