Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Bakałarzewie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 maja 2017 roku (znak: RIO.V.6001-1/17), o treści jak niżej:

Pan

Tomasz Naruszewicz

Wójt Gminy Bakałarzewo

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Bakałarzewo za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Bakałarzewo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W sferze zagadnień organizacyjnych stwierdzono, iż w gminie Bakałarzewo nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Wójta, pomimo że przewiduje je regulamin organizacyjny Urzędu Gminy. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.), w gminie Bakałarzewo może być powołany jeden zastępca wójta. Artykuł 28g ustawy o samorządzie gminnym określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Należy wskazać, że w zakresie przewidzianym przywołanymi przepisami ustawy zadania Wójta nie mogą być przejmowane przez Sekretarza Gminy – str. 3 protokołu kontroli.

Badanie zagadnień dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej wykazało, że dwaj pracownicy Referatu Budżetu i Finansów nie posiadali ustanowionych zastępstw na czas nieobecności w pracy, co sprzeciwia się standardom kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonym komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) m.in. w zakresie wymagającym zapewnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działania jednostki oraz pisemnego powierzenia pracownikom zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności (standardy A.3. „Struktura organizacyjna” i C.12. „Ciągłość działalności”) – str. 14 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że według postanowień instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez Skarbnika. W kontrolowanej jednostce jest to kasjer, któremu w zakresie czynności przypisany został obowiązek prowadzenia ewidencji druków. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania przez kasjera prowadzi do sytuacji nieakceptowalnej z punktu widzenia standardów kontroli zarządczej w przypadku czeków (standard C.14. „Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” w zakresie podziału obowiązków), gdyż ta sama osoba pobiera czeki z banku, prowadzi ewidencję ich przychodu i wydania oraz dokonuje nimi operacji – str. 31 protokołu kontroli.

           Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem jej zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), a także pozostałych wewnętrznych uregulowań składających się na procedury kontroli zarządczej, wykazała, że:

a) w zasadach prowadzenia rachunkowości postanowiono, iż zobowiązania wynikające z dokumentów, które wpłynęły do jednostki w danym miesiącu, ale dotyczą poprzedniego, są ujmowane jako zobowiązania i koszty w miesiącu poprzednim, jeśli wpłynęły w terminie do 07. dnia danego miesiąca, a jeżeli wpłynęły po tym terminie – stanowią zobowiązania i koszty miesiąca bieżącego. Należy wskazać, że zgodnie z załącznikiem nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), jednostkowe sprawozdania roczne Rb-28S Urzędu należy sporządzić nie później niż do 1 lutego następnego roku. Mając na uwadze ten termin należy ocenić ogólne wyznaczenie 7 dnia następnego miesiąca za nieuzasadnione w kontekście stycznia następnego roku. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jak wynika z ustaleń kontroli, mimo zapisu sugerującego zastosowanie terminu do 7 dnia następnego miesiąca na ujmowanie zobowiązań w księgach poprzedniego miesiąca także do przełomu roku, wszystkie dokumenty dotyczące zobowiązań 2015 r., które wpłynęły w styczniu 2016 r. zostały prawidłowo ujęte do ksiąg 2015 r. – str. 15-16 protokołu kontroli,

b) nie określono, które grupy materiałów będą ewidencjonowane na koncie 310 „Materiały” w momencie zakupu (w kontrolowanej jednostce był to w praktyce olej napędowy i benzyna zakupione do samochodów OSP), a które będą odpisywane w koszty w momencie zakupu, zaś ich stan i wartość będą ustalane na dzień bilansowy (w praktyce był to olej opałowy i olej napędowy zakupiony do samochodów Urzędu). Stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej ze wskazanych ustawą metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych – str. 16 protokołu kontroli,

c) w instrukcji kasowej określono treść pieczątki, którą należy zamieszczać na dowodach dokumentujących wypłatę gotówki z kasy: „Wypłacono czekiem nr … z dnia … podpis kasjera, dział, rozdział, paragraf, numer i pozycja raportu kasowego, kwota”. Użyte określenie „wypłacono czekiem” jest niezgodne z rzeczywistym sposobem dokonywania operacji, gdyż wypłaty mają miejsce gotówką, a nie czekiem. Mając na uwadze zapewnienie identyfikacji sposobu wydatkowania środków podjętych do kasy z banku na podstawie danego czeku oraz zgodność z rzeczywistym przebiegiem operacji właściwym byłoby określenie „wypłacono gotówką pobraną na podstawie czeku nr …” – str. 30-31 protokołu kontroli.

Kontrola mająca na celu ocenę stanu ksiąg rachunkowych oraz zgodności zapisów księgowych z regulacjami zawartymi w ustawie o rachunkowości i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… wykazała, że:

a) zapisy księgowe dokonane na kontach księgi głównej budżetu i Urzędu nie posiadały automatycznie nadanego numeru pozycji, pod którą zostały wprowadzone do dziennika, co narusza art. 14 ust. 4 ustawy. Wpływa to również na powiązanie zapisów w dzienniku i na kontach księgi głównej w sposób umożliwiający ich sprawdzenie, którego wymaga art. 23 ust. 4 ustawy – str. 20 protokołu kontroli,

b) na wydrukach księgi głównej budżetu i Urzędu treść operacji księgowej w większości przypadków nie jest zgodna ze stanem faktycznym, co narusza przepis art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać co najmniej zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy podać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów. Skarbnik w trakcie kontroli wyjaśniła, że jest to spowodowane błędnym działaniem programu, który w rubryce „treść” powiela ostatnio zamieszczony opis dokumentu z grupy dokumentów wprowadzonych do ewidencji. W trakcie czynności kontrolnych przedłożono inne wydruki operacji na kontach księgi głównej zatytułowane „kartoteka kont”, na których treść operacji księgowej jest zgodna z treścią wynikającą z dokumentu. Wskazać należy, że zgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie komputerowych zbiorów danych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych – str. 20 protokołu kontroli,

c) zapisy na kontach księgi głównej budżetu i Urzędu w kolumnie „numer dokumentu” posiadają wskazanie zbiorczego numeru „zszywki” dokumentów, bez wskazania numeru pozycji dokumentu w „zszywce” (na dokumentach źródłowych zamieszcza się numery pozycji), jak to ma miejsce w zapisach dokonanych w dzienniku; utrudnia to w znacznym stopniu powiązanie zapisu w księdze głównej z dokumentami źródłowymi; stwierdzony stan faktyczny sprzeciwia się postanowieniom art. 23 ust. 4 ustawy – str. 20 protokołu kontroli,

d) na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nie były wykazywane zobowiązania z tytułu nadpłat podatkowych, które występowały w ewidencji analitycznej. Do ewidencji syntetycznej stan należności przyjmowany był per saldo. Skutkowało to niezgodnością między ewidencją analityczną i syntetyczną na kwotę 1.957,24 zł, co narusza art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. W sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. należności i nadpłaty zostały wykazane w wysokościach wynikających z ewidencji analitycznej, czyli zgodnie ze stanem rzeczywistym. Z kolei w bilansie Urzędu wykazano nieprawidłowe dane w zakresie należności i zobowiązań – ustalone na podstawie ewidencji syntetycznej. W trakcie kontroli dokonano korekty zapisów na kontach syntetycznych, w wyniku czego należności zostały zwiększone o kwotę 1.957,24 zł oraz ujęto nadpłaty w tej samej wysokości. W dniu 7 kwietnia 2017 r. sporządzono korektę bilansu Urzędu – str. 20-21, 24 i 27 protokołu kontroli,

e) zobowiązania z tytułu składek członkowskich podlegających przekazaniu na rzecz stowarzyszeń, których członkiem jest gmina, ewidencjonowano na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”; mając na uwadze zasady funkcjonowania kont określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia tego typu zobowiązania powinny być ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 21 protokołu kontroli,

f) opłatę skarbową przyjmowaną do kasy ewidencjonowano na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zamiast na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”; stosowano w tym zakresie zapisy: Wn 101 „Kasa” – Ma 240 (wpłata do kasy), Wn 240 – Ma 101 (odprowadzenie do banku) i Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 720 (wpływ na rachunek). W przyjętym sposobie ewidencji księgowej pominięte zostało konto 141 „Środki pieniężne w drodze” oraz użyto nieprawidłowej korespondencji kont. Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna przebiegać następująco: przyjęcie wpłaty do kasy Wn 101 – Ma 720, przekazanie do banku Wn 141 – Ma 101 oraz wpływ na rachunek bankowy Wn 130 – Ma 141 – str. 21-22 protokołu kontroli,

g) na dzień 31 grudnia 2016 r. w jednostce wystąpiło saldo Wn na koncie 141 w wysokości 864,76 zł, z tego kwota 610,48 zł dotyczyła VAT, który należało zapłacić w styczniu 2017 r., zaś kwota 254,28 zł dotyczyła VAT od faktur wystawionych w grudniu 2016 r., które nie zostały opłacone. Kwota 610,48 zł została zaksięgowana w ewidencji Urzędu Wn 141 – Ma 130, a w ewidencji budżetu Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 240, natomiast kwota 254,28 zł została zaksięgowana w ewidencji Urzędu Wn 141 – Ma 240. Po dokonaniu tych księgowań na dzień 31 grudnia 2016 r. wystąpiły następujące salda:

- w ewidencji budżetu na koncie 240 zobowiązanie w kwocie 610,48 zł (dublujące saldo w ewidencji Urzędu na koncie 225),

- w ewidencji Urzędu na koncie 141 należność w kwocie 864,76 zł (nierealne),

- w ewidencji Urzędu zobowiązanie na koncie 240 w kwocie 254,28 zł (nierealne),

- w ewidencji Urzędu zobowiązanie na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” w kwocie 610,48 zł (dublujące saldo w ewidencji budżetu na koncie 240).

Odprowadzenie z rachunku Urzędu na rachunek budżetu środków na opłacenie w styczniu VAT wynikającego z deklaracji powinno było być ujęte zapisem Wn 225 – Ma 130 (aby uniknąć dublowania zobowiązań w ewidencjach budżetu i Urzędu), natomiast wpływ tych środków na rachunek budżetu powinien być ujęty Wn 133 – Ma 224 „Rozrachunki budżetu”. W stwierdzonym stanie faktycznym dodatkowe księgowania podatku VAT na kwotę 254,28 zł były zbędne – str. 22, 33, 36 protokołu kontroli,

h) nieprawidłowo zaksięgowano przyjęcie na stan konta 013 „Pozostałe środki trwałe” otrzymanych nieodpłatnie nowych pozostałych środków trwałych: skanera o wartości 2.237,79 zł i drukarki o wartości 2.385,69 zł. Zostały one zaksięgowane pod datą 31 marca 2016 r. Wn 013 „Pozostałe środki trwałe” – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Następnie pod datą 31 grudnia 2016 r. został dokonany zapis Wn 400 „Amortyzacja” – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…”. Prawidłowa korespondencja kont powinna wyglądać następująco: Wn 013 – Ma 072 oraz Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 760, co wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 22-23 protokołu kontroli,

i) nie prowadzono ewidencji szczegółowej na poszczególnych kontrahentów do niektórych kont prowadzonych w ramach konta 221; na poszczególnych kontach wskazanych w protokole kontroli ewidencjonowano zbiorczo rozrachunki z kilkoma lub kilkunastoma kontrahentami, co narusza zasady funkcjonowania konta 221 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia, a także w zakładowym planie kont. Od 2017 r. jednostka rozpoczęła prowadzenie ewidencji analitycznej według poszczególnych dłużników, eliminując uchybienie opisane na str. 18 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych ujawniła, że w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności i wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2016 r. należności wymagalne wykazane w kwocie 35.611,82 zł zostały zaniżone o kwotę 2.066,92 zł, która została wykazana w pozostałych należnościach. Kwota ta odpowiadała zaległości w podatkach realizowanych przez urzędy skarbowe, która została ujęta na koncie 221. Należności wymagalne należało w związku z tym wykazać w łącznej kwocie 37.678,74 zł. W wyniku kontroli w dniu 7 kwietnia 2017 r. dokonano korekty sprawozdania zwiększającej należności wymagalne o kwotę 2.066,92 zł i zmniejszające pozostałe należności o tę kwotę – str. 24-25 i 34 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że sporządzony przez Pana plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości Gminy Bakałarzewo na lata 2015-2017 nie zawierał danych odnoszących się do prognozy nabywania nieruchomości do zasobu, a także poziomu wydatków związanych z udostępnieniem nieruchomości zasobu oraz nabywaniem nieruchomości do zasobu – wbrew postanowieniom obowiązującego w czasie jego sporządzenia art. 23 ust. 1d ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.). W obecnym stanie prawnym wymagania co do zawartości planu określają przepisy art. 25 ust. 2a ustawy – str. 86 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarowania nieruchomościami wykazała, że w dniu 16 września 2016 r. zawarł Pan umowę użyczenia lokalu mieszkalnego położonego w budynku byłej szkoły w Zdrębach, składającego się z dwóch pokoi, kuchni, łazienki i składzika, o łącznej powierzchni 42,63 m2 wraz z pomieszczeniem przynależnym w budynku gospodarczym o pow. 15,60 m2. W § 2 umowy zapisano, że lokal ten użyczający oddaje biorącemu do bezpłatnego używania oraz, że lokal będzie wykorzystywany przez biorącego na cele mieszkalne. Umowę zawarto na czas oznaczony od 17 września 2016 r. do 31 sierpnia 2017 r. W poprzednich latach (2005-2013) gmina zawierała z tą osobą umowy użyczenia o podobnej treści, lecz odnoszące się do innej nieruchomości, położonej w miejscowości Nowy Skazdub – zagadnienie to było przedmiotem poprzedniej kontroli RIO. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że lokal mieszkalny w Zdrębach został przekazany tej rodzinie w bezpłatne używanie, gdyż jest ona niezamożna i dysfunkcyjna oraz zapowiedział, że po upływie terminu użyczenia gmina Bakałarzewo rozważy zawarcie umowy najmu lokalu socjalnego. Należy wskazać, że użyczony lokal stanowi lokal mieszkalny w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610), ponieważ służy zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych. W treści uchwały Rady Gminy z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy lokal ten nie został wymieniony jako lokal wchodzący w skład mieszkaniowego zasobu gminy, co pozostaje w sprzeczności z jego przeznaczeniem i faktycznym sposobem wykorzystania. Ustawa o ochronie praw lokatorów… nie przewiduje nieodpłatnego udostępniania lokali mieszkalnych, których właścicielem jest gmina. Zawiera natomiast regulacje umożliwiające stosowanie wobec najemców – na ich wniosek – obniżek czynszu (w stosunku do stawek obowiązujących na terenie gminy) ze względu na niskie dochody. Wysokość dochodu na członka gospodarstwa domowego, uprawniającą do ubiegania się o obniżkę czynszu, powinna określać uchwała organu stanowiącego. Obniżki udziela się na okres 12 miesięcy z możliwością przedłużenia na kolejne okresy. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawierają przepisy art. 7 ust. 2-11 ustawy o ochronie praw lokatorów… - str. 88-89 protokołu kontroli.

W wyniku badania prawidłowości zawierania umów najmu lokali mieszkalnych stwierdzono ponadto, że dwie umowy najmu (w budynku mieszkalnym w miejscowości Stara Chmielówka oraz w budynku po byłej szkole podstawowej w Zdrębach) zostały zawarte na czas określony przy braku udokumentowanego żądania lokatorów zawarcia umów na czas oznaczony. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… umowa o odpłatne używanie lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator – str. 90-91 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 90-91 protokołu kontroli wynika, że oddanie w najem lokali mieszkalnych poprzedzane było sporządzeniem i podaniem do publicznej wiadomości wykazów lokali przeznaczonych do najmu. Należy zauważyć, że w odniesieniu do lokali mieszkalnych art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami nie znajduje zastosowania. Tryb oddawania lokali w najem określa uchwała Nr XVI/65/08 Rady Gminy Bakałarzewo z dnia 18 marca 2008 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali mieszkaniowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Bakałarzewo. Z treści tej uchwały nie wynika, aby tryb oddawania lokali mieszkalnych w najem przewidywał sporządzanie przez Pana Wójta wykazu lokali mieszkalnych przeznaczonych do oddania w najem. Uchwała ta ponadto w żadnym miejscu nie odwołuje się do ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Sprawdzeniem objęto również uzyskiwanie dochodów z najmu lokali użytkowych. Miesięczna stawka czynszu za lokal użytkowy przeznczony pod usługi została ustalona przez Pana zarządzeniem Nr 0050/15/11 z dnia 15 marca 2011 r. w wysokości 8,25 zł/m2 netto, z zastrzeżeniem, że stawkę czynszu podwyższa się o 20% gdy w lokalu jest ogrzewanie, a obniża się o 20%, jeżeli lokal położony jest poza miejscowością Bakałarzewo. Kontrola wykazała, że ustalona w zarządzeniu stawka nie była stosowana w odniesieniu do najmu lokalu o pow. 92,16 m2 w budynku Gminnego Ośrodka Zdrowia w Bakałarzewie. W umowie najmu zawartej dnia 30 czerwca 2004 r. na czas nieokreślony zastrzeżono prawo do zmiany czynszu w trakcie jej trwania, jednakże z niego nie korzystano. Od początku obowiązywania umowy miesięczny czynsz wynosił 80 zł, podczas gdy po zastosowaniu stawki wynikającej z zarządzenia, z uwzględnieniem czynnika podwyższającego ze względu na ogrzewanie znajdujące się w lokalu, miesięczny czynsz powinien wynosić 912,38 zł. Z wyjaśnienia złożonego przez Pana w tej kwestii wynika, że podwyższenie czynszu spowodowałoby, że lekarz wykonujący w tym lokalu praktykę lekarską zrezygnowałby ze swojej działalności. Według art. 6851 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459) wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Natomiast zgodnie z § 2 zarządzenia w sprawie stawki czynszu jego postanowienia weszły w życie z dniem jego podpisania. Zarządzenie nie przewiduje żadnych wyjątków co do jego stosowania wobec posiadanych przez gminę lokali. Uwzględniając okres wypowiedzenia ustalono, iż podwyższony czynsz powinien zostać ustalony począwszy od maja 2011 r. Zastosowanie postanowień zarządzenia przez okres 72 miesięcy (od maja 2011 r. do kwietnia 2017 r.) skutkowałoby pozyskaniem z tytułu najmu tego lokalu dodatkowych dochodów budżetowych na łączna sumę 59.931,36 zł. Niezależnie od kwestii sformułowania przez Pana takiej treści zarządzenia w sprawie stawek czynszu oraz argumentów podnoszonych przez Pana w wyjaśnieniu odnośnie braku zmiany stawki czynszu w tej umowie, należy wskazać, że sam fakt zaniechania przez blisko 13 lat waloryzacji czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług sprzeciwia się zasadom prawidłowej gospodarki nieruchomościami gminy (art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami) oraz obowiązkowi ustalania przez jednostkę sektora finansów publicznych wszystkich przypadających jej należności pieniężnych, w tym cywilnoprawnych, wynikającemu z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych – str. 92-93 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 92 protokołu kontroli wynika, że w dniu 28 maja 2015 r. zawarł Pan umowę najmu lokalu użytkowego w Bakałarzewie o pow. 80,20 m2, na okres 3 lat, bez zgody Rady Gminy. Z uwagi na fakt, że stosunek najmu z tym podmiotem trwa nieprzerwanie od 4 czerwca 2007 r., łączny czas trwania stosunku najmu przekraczał 3 lata, a zatem zawarcie kolejnej umowy wymagało uzyskania zgody Rady Gminy wyrażonej w uchwale, co wynika z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, wymagana jest uchwała Rady.

           Analiza dochodów uzyskanych w 2016 r. z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, przeprowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2016 r. poz. 487, ze zm.), wykazała, że:

a) w przypadku jednego z przedsiębiorców pobrano opłatę w wysokości zawyżonej o 126 zł, co wynikało z przestawienia cyfr podczas dokonywania obliczeń (tzw. czeski błąd),

b) w dniu 13 lipca 2016 r. wydał Pan decyzję stwierdzającą wygaśnięcie z dniem 31 lipca 2016 r. trzech zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych udzielonych jednemu przedsiębiorcy. Podstawę wydania decyzji stanowił art. 18 ust. 12 pkt 5 lit. b) oraz ust. 12b ustawy. Z treści przywołanych przepisów wynika, że jeżeli przedsiębiorca nie dopełnił w terminie obowiązku dokonania opłaty w odpowiedniej wysokości, zezwolenie wygasa z upływem 30 dnia od dnia upływu terminu na dokonanie opłaty w prawidłowej wysokości, chyba że przedsiębiorca w ciągu tych 30 dni wniesienie opłatę w prawidłowej wysokości, powiększoną o 30% wysokości opłaty należnej w tym terminie. W zaistniałym stanie faktycznym przedsiębiorca nie uiścił w terminie do 31 maja 2016 r. drugiej raty w wysokości 1.050 zł, a także nie wniósł dodatkowej opłaty w wysokości 315 zł do dnia 30 czerwca 2016 r. Zgodnie z powyższymi przepisami zezwolenie wygasło w dniu 30 czerwca 2016 r., a nie 31 lipca 2016 r. jak wskazano w wydanej decyzji. Ponadto w wyniku kontroli stwierdzono, że w dniu 14 grudnia 2016 r. – na wniosek złożony przez tego samego przedsiębiorcę – wydał Pan zezwolenie Nr A/1/G/2016 na sprzedaż napojów alkoholowych do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwa przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży na okres od dnia 19 grudnia 2016 r. do dnia 31 stycznia 2021 r. Naruszono tym samym art. 18 ust. 13 ustawy, zgodnie z którym przedsiębiorca, którego zezwolenie wygasło z przyczyn określonych w ust. 12 pkt 5, może wystąpić z wnioskiem o wydanie nowego zezwolenia nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wydania decyzji o wygaśnięciu zezwolenia. Z ustaleń kontroli wynika również, że wniesienie opłaty za wydanie tego zezwolenia nastąpiło już po jego wydaniu, co sprzeciwia się treści art. 111 ust. 2 ustawy, w myśl którego przedsiębiorca wnosi opłatę przed wydaniem zezwolenia. Analiza wpłat dokonanych przez przedsiębiorcę w 2016 r. wykazała, że wniósł on opłaty w łącznej kwocie zawyżonej o 533,61 zł względem faktycznego okresu ważności zezwoleń, liczonego do czasu ich przedterminowego wygaśnięcia. Stosownie do art. 111 ust. 8 ustawy gmina powinna zwrócić przedsiębiorcy wskazaną kwotę, wynikającą z okresu faktycznego korzystania z zezwoleń. Z przepisu tego wynika, że w roku nabycia zezwolenia lub utraty jego ważności, opłat dokonuje się w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia – str. 99-100 protokołu kontroli,

c) wbrew wymogom zawartym w art. 18 ust. 6 pkt 2 i 4 ustawy do dwóch wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych nie załączono dokumentu potwierdzającego tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych ani decyzji właściwego państwowego inspektora sanitarnego o zatwierdzeniu zakładu. Kontrola wykazała również, że jeden z wniosków nie zawierał informacji dotyczącej numeru w rejestrze przedsiębiorców lub w ewidencji działalności gospodarczej, wymaganej przepisami art. 18 ust. 5 pkt 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości… w brzmieniu obowiązującym w okresie do dnia 18 maja 2016 r. Aktualnie przepis ten wymaga podania we wniosku numeru w rejestrze przedsiębiorców w KRS, o ile przedsiębiorca taki numer posiada, oraz numeru NIP – str. 98 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość pobierania opłat za zajęcie pasa drogowego na podstawie przepisów ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1440, ze zm.) stwierdzono błędne naliczenie w dwóch decyzjach wydanych PGE Dystrybucja S.A. opłaty za umieszczenie przyłącza kablowego o łącznej powierzchni umieszczonych urządzeń mniejszej niż 1 m2:

a) w decyzji z dnia 5 września 2016 r. ustalono opłatę w wysokości 0,36 zł za pierwszy rok umieszczenia urządzenia oraz w wysokości 0,60 zł za następne lata aż do końca eksploatacji. Kontrola wykazała, że prawidłowo opłata za 2016 r. powinna wynosić 1,06 zł, zaś za lata następne 3 zł,

b) w decyzji z dnia 30 listopada 2016 r. ustalono opłatę w wysokości 0,02 zł za pierwszy rok umieszczenia urządzenia oraz w wysokości 0,67 zł za następne lata aż do końca eksploatacji. Kontrola wykazała, że prawidłowo opłata za 2016 r. powinna wynosić 0,28 zł, zaś za lata następne 3 zł.

Nieprawidłowości w obliczeniu należnej opłaty wynikały z niezastosowania art. 40 ust. 10 ustawy, według którego zajęcie pasa drogowego o powierzchni mniejszej niż 1 m2 lub powierzchni pasa drogowego zajętej przez rzut poziomy obiektu budowlanego lub urządzenia mniejszej niż 1 m2 jest traktowane jak zajęcie 1 m2 pasa drogowego.

Dokumentacja przedstawiona do kontroli zagadnienia opłat za zajęcie pasa drogowego nie była kompletna, gdyż nie okazano wniosków będących podstawą wydania PGE Dystrybucja S.A. decyzji z dnia 1 marca 2016 r. (RIG.7211.20.2015) oraz z dnia 4 lipca 2016 r. (ERD.7211.4.2016). Uniemożliwiło to zweryfikowanie prawidłowości wydania tych decyzji. W trakcie kontroli nie przedłożono również decyzji, na podstawie której Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w dniu 13 stycznia 2016 r. dokonał wpłaty kwoty 261,03 zł.

Analiza tego zagadnienia wykazała też, że przypisu należnych w danym roku opłat za zajęcie pasa drogowego dokonywano na koncie 221 pod datą 31 stycznia 2016 r., tj. po upływie terminu uiszczenia opłaty rocznej określonego w art. 40 ust. 13a ustawy o drogach publicznych, na podstawie dokonanych wpłat. Pracownik Urzędu odpowiedzialny za dokonanie przypisu wyjaśnił, że nie posiada kserokopii decyzji ustalających wysokość opłat za zajęcie pasa drogowego. Powodowało to, że nie weryfikowano terminowości uiszczania opłat, a tym samym nie naliczano odsetek od wpłat dokonanych po upływie ustawowego terminu – str. 104-105 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała uchybienia opisane w protokole kontroli.

Badanie zagadnienia powszechności doręczania decyzji wymiarowych wykazało w 1 przypadku brak wszczęcia postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonej decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego z powodu braku ustalenia spadkobierców nieżyjącego podatnika. W takiej sytuacji obowiązkiem organu podatkowego jest wydanie decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Ustalenie kręgu spadkobierców możliwe jest m.in. poprzez wystąpienie do sądu – zgodnie z dyspozycją art. 1025 kodeksu cywilnego – z wnioskiem o wszczęcie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak niezbędnych działań w tym kierunku, mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, zgodnie z art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej spowoduje, że zobowiązanie podatkowe w ogóle nie powstanie. W konsekwencji, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulegnie przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 77 protokołu kontroli.

Działania kontrolne dotyczące prawidłowości wymiaru podatku rolnego, obejmowały zagadnienia stosowania ulg i zwolnień w omawianej należności. W wyniku analizy rachunków i faktur dołączonych do wniosków podatników o przyznanie ulgi inwestycyjnej (decyzja …[1] z dnia 11 sierpnia 2016 r.) stwierdzono, że pracownik dokonujący ich weryfikacji nie uwzględnił wydatków poniesionych z tytułu wykonywanych usług i tym samym udzielona została ulga inwestycyjna od zaniżonej o 340 zł kwoty poniesionych nakładów inwestycyjnych. Zaniżenie udzielonej podatnikowi ulgi wyniosło 85 zł – str. 52-53 protokołu kontroli.

Z  kolei kontrola dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych, przeprowadzona pod kątem prawidłowości opodatkowania, pozwoliła ustalić, że w przypadku podatnika o nr ewid….[2] zaniżono powierzchnię budynku mieszkalnego o 0,19 m2 (zgodnie z informacją złożoną w dniu 6 lipca 2015 r. powierzchnia budynku mieszkalnego wynosiła 99,32 m2, zaś opodatkowano pow. 99,13 m2). Zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 1 zł – str. 58 protokołu kontroli.

Badanie powszechności i prawidłowości opodatkowania nieruchomości związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą przez przedsiębiorców, którzy zarejestrowali swoją działalność w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 31 stycznia 2017 r. pozwoliło stwierdzić, iż przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu przystani zarejestrował ją w dniu 5 czerwca 2013 r. i do dnia kontroli nie zgłosił nieruchomości do opodatkowania. W trakcie kontroli, podatnik złożył informację, w której wykazał grunty związane z działalnością gospodarczą o powierzchni 42 m2. Ustalono, iż zaniżenie dochodów z tego tytułu za lata 2013-2016 wynosiło 119 zł. W dniu 14 lutego 2017 r. wydano decyzję ustalającą wysokość podatku od nieruchomości za wskazany okres – str. 59 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników obowiązku terminowego składania deklaracji (informacji) podatkowych:

- 1 podatnika podatku rolnego (11 dni po terminie) – str. 54 protokołu kontroli,

- 3 podatników podatku od nieruchomości (średnio 14,66 dni po terminie) – str. 61 protokołu kontroli,

- 1 podatnika podatku od środków transportowych (15 dni po terminie; kwota podatku wynikająca z dwóch korekt deklaracji złożonych po terminie wynosiła 998 zł) – str. 65 protokołu kontroli.

Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji (korekt deklaracji) jest nieprawidłowością wypełniającą znamiona czynu z art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U.  z 2016 r. poz. 2137, ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy z opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w większości przypadków skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku.

Natomiast przeprowadzona kontrola terminowości dokonywania wpłat wykazała, w przypadkach podanych niżej, nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez podatników:

a) podatku od środków transportowych od osób fizycznych, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 8.542 zł (dotyczyła 4 podatników) – str. 66 protokołu kontroli,

b) łącznego zobowiązania pieniężnego, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 575 zł (dotyczyła 2 podatników) – str. 79 protokołu kontroli,

c) opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi, kwota opłaty uiszczona po terminie wynosiła 525 zł (dotyczyła 12 właścicieli nieruchomości) – str. 71 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny, jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązku wynikającego z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2016 r. poz. 599, ze zm.), zgodnie z którym, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Natomiast przepisy § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367 ze zm.) stanowią, że wierzyciel przesyła zobowiązanemu upomnienie niezwłocznie, w szczególności jeżeli łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi dotyczyła opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi i na dzień 31 grudnia 2016 r. wynosiła 4 673,26 zł – str. 72 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i rzetelności sporządzania sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2015 wykazała nieprawidłowości polegające na tym, że w wierszu A 5 – podatek od nieruchomości, w kolumnie 3 – skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy zaniżono skutki finansowe o kwotę 9.273 zł (jest 169.791 zł, winno być 179.064 zł). Różnica wynikała z:

a) omyłkowego ujęcia do sprawozdania kwoty podatku od gruntów pod drogami wewnętrznymi zwolnionych od podatku na mocy uchwały Rady Gminy, wyliczonego według stawek ustawowych zamiast różnicy podatku wyliczonego według stawek ustawowych a podatku wyliczonego według stawek lokalnych (zawyżenie skutków wynosiło 9.039 zł),

b) nieujęcia skutków obniżenia stawek podatku od nieruchomości przedmiotów zwolnionych uchwałą Rady Gminy a będących w posiadaniu osób prawnych w kwocie 18.312 zł.

Obowiązujące zasady sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-PDP zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Przepis § 9 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Nierzetelne wykazanie omawianych skutków ma wpływ na prawidłowość ustalania kwoty podstawowej stanowiącej element składowy części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin.

W trakcie kontroli, w dniu 16 lutego 2017 r., sporządzono korektę sprawozdania i przesłano ją do RIO – str. 83-84 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) wynika błędne zaliczenie do:

a) par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast do par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego”, wydatków na kwotę 120 zł poniesionych na uiszczenie opłaty stałej od 3 wniosków o wszczęcie postępowania o zastosowanie obowiązku poddania się leczeniu odwykowemu – str. 103 protokołu kontroli,

b) par. 4390 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii”, zamiast do par. 4610, wydatków na kwotę 1.050 zł poniesionych na opłacenie zaliczek na sporządzenie w sądzie rejonowym 3 opinii w zakresie uzależnienia od alkoholu – str. 103 protokołu kontroli,

c) par. 4300, zamiast do par. 4610, wydatków na kwotę 26,76 zł dotyczących zaliczek na wydatki komornika sądowego poniesione w toku egzekucji (koszty doręczenia korespondencji) – str. 115 protokołu kontroli.

W zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.). W regulaminie pracy stałej komisji przetargowej, stanowiącym załącznik do zarządzenia Nr 57/2016 z dnia 12 maja 2016 r., określił Pan zakres obowiązków jedynie przewodniczącego oraz sekretarza komisji. Regulamin nie zawiera zakresu obowiązków pozostałych członków komisji, co nie zapewnia indywidualizacji odpowiedzialności za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac komisji, wymaganych przez art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Analogiczne postanowienia zawierały regulaminy prac doraźnych komisji przetargowych powołanych Pana zarządzeniami Nr 50/2016 z dnia 15 kwietnia 2016 r. oraz Nr 27/2016 z dnia 15 lutego 2016 r. – str. 125, 131 i 139 protokołu kontroli.

W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na usługę żwirowania i profilowania dróg gminnych na terenie gminy Bakałarzewo w 2016 r. stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) zamawiający ustalając wartość zamówienia na ogólną kwotę 177.235,77 zł nie uwzględnił w niej wartości zamówień uzupełniających, których możliwość udzielenia przewidywał w wysokości do 50% wartości zamówienia podstawowego, tj. do 88.617,89 zł. Uchybiono tym samym treści art. 32 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym (w brzmieniu obowiązującym w czasie prowadzenia postępowania), jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających. Prawidłowo obliczona wartość zamówienia powinna stanowić kwotę 265.853,66 zł. W konsekwencji pominięto tę wartość w sporządzonym protokole postępowania, czym z kolei uchybiono treści §  2 ust. 1 pkt 3 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. Nr 223, poz. 1458) stanowiącej, że protokół zawiera informacje dotyczące m.in. wartości zamówień uzupełniających oraz daty i sposobu ich ustalenia. Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1128) nie zawiera w części normatywnej wymagań w zakresie podawania w protokole wartości zamówień udzielanych na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Prawa zamówień publicznych; obowiązek taki wynika jednak z wzorów protokołu postępowania stanowiących załączniki do rozporządzenia – str. 125-126 i 128 protokołu kontroli,

b) dwóch wykonawców nie wykazało spełniania wszystkich warunków udziału w postępowaniu, określonych specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z przyjętymi w specyfikacji wymogami, w celu potwierdzenia dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym wykonawcy obowiązali byli wykazać, że posiadają minimum jeden samochód ciężarowy samowyładowczy o ładowności min. 10 ton, lecz nie większej niż 15 ton. Z ustaleń kontroli wynika, że w ofertach złożonych przez Usługi Transportowe Andrzej Korenkiewicz oraz „MASTER”  Usługi Transportowe, Roboty Ziemne Mirosław Stankiewicz brakowało wskazania ładowności/pojemności samochodów ciężarowych. Na podstawie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych zamawiający winien był wezwać wykonawców do uzupełnienia brakujących dokumentów, czego zaniechano. Zgodnie z postanowieniami art. 24 ust. 2 pkt 4 Prawa zamówień publicznych, w brzmieniu obowiązującym w dacie przeprowadzania postępowania, z postępowania wyklucza się wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu (obecnie stanowi o tym art. 24 ust. 1 pkt 12 ustawy). Natomiast na podstawie art. 24 ust. 4 tej ustawy, ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. Nieprawidłowość nie miała wpływu na wynik postępowania – str. 126-127 protokołu kontroli,

c) nie zachowano należytej staranności przy sporządzaniu protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego według wzoru określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; braki w zakresie wymaganych danych protokołu z postępowania wskazano na str. 128 protokołu kontroli. Obecnie wymagania dotyczące treści protokołu określają przepisy przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r.,

d) ogłoszenie o udzieleniu tego zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 24 marca 2017 r. (podczas kontroli), tj. ponad 10 miesięcy od zawarcia umowy, czym uchybiono postanowieniom art. 95 ust. 1 ustawy, które w brzmieniu obowiązującym w czasie prowadzenia postępowania wymagały od zamawiającego zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. W obecnym stanie prawnym ustawodawca doprecyzował, że termin na zamieszczenie ogłoszenia w BZP wynosi 30 dni od dnia zawarcia umowy – str. 128 protokołu kontroli.

W wyniku badania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie I etapu remontu pomieszczeń w budynku Urzędu Gminy Bakałarzewo stwierdzono następujące nieprawidłowości opisane na str. 129 protokołu kontroli:

a) wartość szacunkowa zamówienia została ustalona w kwocie 97.800 zł na podstawie wartości kosztorysowej robót powiększonej o podatek od towarów i usług. Zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością,

b) podobnie jak w przypadku zamówienia na żwirowanie i profilowanie dróg gminnych, wbrew postanowieniom art. 32 ust. 3 Prawa zamówień publicznych przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia nie uwzględniono wartości zamówień uzupełniających, mimo że zamawiający dopuścił możliwość ich udzielenia.

Sprawdzeniem objęto również postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na przebudowę drogi gminnej Nowa Kamionka – Wólka Folwark oraz drogi w obrębie Płociczno. Kontrola tego zamówienia wykazała następujące nieprawidłowości:

a) szacunkowa wartość zamówienia została ustalona na kwotę 1.137.183,74 zł, podczas gdy wartość wynikająca z kosztorysów inwestorskich była niższa o 17.583,90 zł i wynosiła 1.119.599,84 zł. Z art. 33 ust. 1 Prawa zamówień publicznych wynika, że wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej – str. 137 protokołu kontroli,

b) ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych dopiero w trakcie kontroli, w dniu 28 marca 2017 r., tj. ponad rok od zawarcia umowy, czym uchybiono przedstawionym już wyżej postanowieniom art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 141 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości stosowania ustanowionych w Urzędzie procedur dotyczących wyłaniania wykonawców zamówień o wartości poniżej 30.000 euro wykazało, że w dokumentacji dotyczącej postępowania na dostawę oleju opałowego lekkiego do budynków stanowiących mienie gminy brakowało zatwierdzonego przez Pana Wójta, po uprzednim złożeniu kontrasygnaty Skarbnika, wniosku o dokonanie dostawy, zawierającego: opis przedmiotu zamówienia, informację o ustaleniu szacunkowej wartości zamówienia, termin realizacji zamówienia oraz osoby odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia. W § 5 ust. 1 regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30 000 euro, wprowadzonego Pana zarządzeniem Nr 66/2016 z dnia 13 lipca 2016 r., określono, że zatwierdzenie tego wniosku rozpoczyna procedurę udzielenia zamówienia – str. 118-119 protokołu kontroli.

           W przeprowadzonym postępowaniu na dostawę oleju opałowego lekkiego – opisanym na str. 118-122 protokołu kontroli – jako najkorzystniejszą wybrano ofertę Przedsiębiorstwa Transportowo-Sprzętowego Budownictwa „TRANSBUD - EŁK” Sp. z o. o., ponieważ charakteryzowała się najniższą ceną. W umowie zawartej z wykonawcą dnia 17 października 2016 r. ustalono cenę za 1 litr oleju opałowego w wysokości 2,51 zł – zgodnie ze złożoną ofertą. Oferowana przez wykonawcę cena w praktyce nie była stosowana przy realizacji dostaw. Już w pierwszej fakturze, wystawionej w dniu podpisania umowy, dostawca zawarł cenę wyższą niż wynikająca ze złożonej oferty. Do wszystkich wystawionych faktur wykonawca załączał kalkulację ceny oleju opałowego, z której wynikało, że na cenę widniejącą na danej fakturze składały się: cena zakupu paliwa od producenta, marża w wysokości 0,12 zł za 1 litr oleju, a także zastosowany współczynnik korekcyjny objętości w zależności od temperatury produktu.

W treści umowy zawartej z wykonawcą dopuszczono zmianę ceny za 1 litr oleju opałowego w przypadku podwyżki cen oleju opałowego na rynku krajowym, bądź wzrostu kosztów transportu wynikającego ze wzrostu kosztów własnych. Zastrzeżono, że podwyżka cen dla ważności wymaga aneksu do umowy. Z ustaleń kontroli wynika, że podwyższone ceny nie były ustalane w postaci aneksów do umowy. Wskazać też należy, że zapis przewidujący możliwość podwyżki ceny jest sprzeczny z treścią oferty złożonej na przygotowanym przez zamawiającego formularzu. We wzorze formularza ofertowego, podpisanym przez oferenta, zawarte było oświadczenie, że cena podana w ofercie jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy i zawiera wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.

Stwierdzono, że w umowie nie przewidziano korygowania ceny w oparciu o współczynnik objętości zależny od temperatury produktu, który stanowił składową w kalkulacjach załączanych do faktur. W umowie brak też jakichkolwiek postanowień określających sposób dokumentowania ceny zbytu rafinerii i stosowanej przez dostawcę marży/upustu, co należy wiązać z brakiem odniesienia do cen producentów paliw także w formularzu ofertowym i zapytaniu ofertowym. Wskazania wymaga, że cena producenta stanowi obiektywną wartość wyjściową dla ceny zawartej w ofercie i obiektywną podstawę ewentualnych późniejszych zmian cen przez wykonawcę. Zaniechanie żądania w ofercie danych o cenie producenta spowodowało, że oferty nie zawierały danych co do marży/upustu dostawcy od ceny producenta, jako stałej wartości umożlwiającej weryfikację późniejszych dostaw pod kątem ich realizacji na najkorzystniejszych warunkach zaproponowanych w wybranej ofercie. W przypadku zmiany ceny dostawy w stosunku do ceny z umowy nie ustalano zatem również, czy wykonawca nie zmienił marży/upustu w stosunku do sposobu skalkulowania ceny ofertowej. Przedstawiona w ofercie cena bez odniesienia do ceny zakupu paliwa od producenta nie gwarantowała więc prawidłowości wyceny poszczególnych dostaw na warunkach oferty wybranej jako najkorzystniejsza.

Na podstawie archiwum cen paliw producenta (LOTOS Paliwa S.A.) stwierdzono, że na dzień złożenia oferty cena zakupu paliwa od producenta wynosiła 2,10 zł za litr, zaś wykonawca przedstawił w ofercie cenę sprzedaży netto w wysokości 2,04 zł za litr. Zaproponowana przez „TRANSBUD - EŁK” cena przewidywała więc w praktyce upust w wysokości 0,06 zł/l od ceny producenta. Biorąc pod uwagę narzucaną w fakturach marżę w wysokości 0,12 zł za litr oszacowano, że wykonawca dostarczał paliwo po cenie wyższej o 0,18 zł/l niż proponowana w ofercie wybranej jako najkorzystniejsza. Na podstawie wszystkich faktur wystawionych od początku obowiązywania umowy do czasu kontroli (od października 2016 r. do kwietnia 2017 r.) obliczono, że w wyniku zakupu oleju po cenach zawyżonych w stosunku do sposobu skalkulowania ceny ofertowej nadpłacono kwotę 3.474 zł (przy obliczeniach pominięto współczynnik korekcyjny objętości w zależności od temperatury, jako mało istotny dla zmiany ceny). W złożonym wyjaśnieniu wytłumaczył Pan, że kalkulacje cenowe załączane przez dostawcę do faktur uznawano za prawidłowe po dokonaniu ich weryfikacji. Podkreślenia wymaga jednak, że umowa nie przewidywała takich kalkulacji. Ponadto wskazał Pan, że Urząd Gminy podejmie próbę wyegzekwowania należności wynikającej z różnicy cen zakupu oleju opałowego. Jednocześnie zostaną podjęte działania w kierunku właściwego weryfikowania faktur za olej opałowy.

Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące funduszu sołeckiego, regulowanego przepisami ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.). Na podstawie analizy całości przedstawionej dokumentacji związanej z wydatkowaniem środków w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., dotyczącej wszystkich sołectw, stwierdzono m.in., że we wniosku sołectwa Karasiewo zostały zgłoszone dwa przedsięwzięcia: „dokończenie łazienki” oraz „zakup stolików i krzeseł”. Sformułowania takie są nieprecyzyjne w stopniu uniemożliwiającym ocenę ich związku z realizacją zadań własnych gminy, który jest warunkiem prawidłowości przedsięwzięcia w świetle art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim. Na podstawie wydatków poniesionych na realizację tych przedsięwzięć ustalono, że wniosek dotyczył remontu łazienki w budynku remizy OSP w Karasiewie oraz zakupu 10 szt. stołów i 22 szt. krzeseł do remizy OSP w Karasiewie. Kontrola wykazała, że zakupione meble nie zostały ujęte w księdze inwentarzowej ani nie zostały objęte ewidencją ilościową, wbrew postanowieniom § 3 ust. 13 i 15 instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Bakałarzewo – str. 143-144 protokołu kontroli.

           Kolejnym obszarem objętym kontrolą była prawidłowość rozliczeń paliwa ewidencjonowanego na koncie 310 „Materiały”, zakupionego do pojazdów Jelcz i Lublin będących w użytkowaniu Urzędu Gminy oraz prawidłowość rozliczania zużycia paliwa w kartach drogowych tych pojazdów. Ustalenia kontroli przedstawiają się następująco:

a) Autobus Jelcz – łącznie kontroli poddano 42 karty drogowe. We wszystkich kartach brak podpisu wystawiającego kartę (rubryka 10), daty, godziny wyjazdu i powrotu (rubryka 12 i 13), podpisu osoby obliczającej wyniki i podpisu osoby kontrolującej wyniki (rubryka 16 i 17) oraz nazwiska jadącego (str. 2 kolumna 2) – str. 156 protokołu kontroli,

b) Samochód Lublin – kontrolą objęto karty drogowe z miesięcy: styczeń, kwiecień- październik i grudzień (łącznie 20 kart). W lutym, marcu i listopadzie samochód nie był użytkowany. Kontrola wykazała we wszystkich kartach brak nazwiska i imienia kierowcy, godzin rozpoczęcia i ukończenia pracy, godzin pracy (rubryka 4), podpisu wystawiającego kartę (rubryka 10), daty, godziny wyjazdu i powrotu (rubryka 12 i 13), podpisu kierowcy, podpisu osoby obliczającej wyniki i podpisu osoby kontrolującej wyniki (rubryka 15, 16 i 17). We wszystkich kartach w rubryce „Skąd – dokąd” (kolumna 3) wskazano teren gminy Bakałarzewo bez wypełnienia pozostałych kolumn od nr 4 do nr 11. We wszystkich kartach zużycie paliwa wykazywano jako rzeczywiste, natomiast w miesięcznych zestawieniach kart drogowych wykazywano je jako zużycie według norm. Średnia kilometrów przejechanych w ciągu dnia samochodem Lublin to 400 km. W związku z tym, że w rozliczeniach kart drogowych wskazane jest „teren Gminy Bakałarzewo” skierowano do Pana Wójta pytanie o zadania, które zlecał Pan do wykonania samochodem Lublin, w celu potwierdzenia realności wykazanych przebiegów do jazd po terenie gminy Bakałarzewo w ilości średnio 400 km dziennie. W udzielonej odpowiedzi, wskazał Pan: (…) zlecałem zadania dotyczące stanu technicznego dróg, sprawdzania drożności przepustów na drogach oraz nadzór pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych i osób skazanych pracujących na drogach. Ponadto pracownik wpisywał średnią ilość 400 km dziennie, wynikających z okresu pomiędzy tankowaniami pojazdu. Z udzielonej odpowiedzi wynika, że zużycie paliwa i przebieg nie dotyczyły jednego dnia lecz kilku dni w okresie pomiędzy tankowaniami, a zatem wpisy w karcie nie były dokonywane każdego dnia, w którym samochód był wykorzystywany – str. 157-158 protokołu kontroli.

           Kontrola kart drogowych samochodu Lublin pod kątem prawidłowości rozliczenia paliwa w tym pojeździe wykazała, że:

a) miesięczne zestawienie kart drogowych oraz rozliczenie zużycia materiałów pędnych sporządzał pracownik Urzędu, który nie pracuje od 2017 r., natomiast za grudzień 2016 r. zestawienia takie sporządził inny pracownik, który przejął obowiązki z dniem 15 marca 2017 r. W złożonym wyjaśnieniu pracownik obecnie wykonujący te zadania wskazał: Obejmując stanowisko pracy w dniu 15 marca 2017 r. stwierdziłem, że nie ma sporządzonego rozliczenia zużycia paliwa materiałów pędnych oraz zestawienia kart drogowych za grudzień 2016 r. Wobec tego, że przekazano mi na stan samochód marki Lublin 3 chciałem uporządkować ten stan rzeczy i wykonałem powyższe czynności. Dodatkowo należy wskazać, że rozliczenia materiałów pędnych podpisywał na dowód sprawdzenia Pan Wójt, pomimo że według przepisów wewnętrznych miesięczne rozliczenie zakupu i zużycia materiałów pędnych pojazdu sprawdza Sekretarz Gminy – str. 157-159 protokołu kontroli,

b) w karcie drogowej Nr 0798556 z 29 lipca 2016 r. wskazano stan licznika wyjazd 208.580 km i powrót stan licznika 209.430 km – rozliczono przebieg 450 km, podczas gdy ze wskazanych stanów licznika wynika przebieg 850 km (209.430 – 208.580 = 850). Rozliczenie sprawdzał oraz zatwierdzał Pan Wójt, zatem kontrolujący zwrócił się o wyjaśnienie niezgodności o 400 km wynikającej z rozliczenia tej karty drogowej. W udzielonej odpowiedzi wskazał Pan: W dniu 24.04.2017 r. (…) oświadczył, że w karcie drogowej nr 798556 poprawna ilość km jest 208980. Niezgodność km wynika z niewyraźnego napisania ilości km. Odnosząc się do udzielonej odpowiedzi należy wskazać, że stan licznika wstawiony przy wyjeździe w karcie Nr 0798556 powinien być tożsamy ze stanem licznika wykazanym przy zwrocie poprzedniej karty drogowej nr 0798555, w której to karcie stan licznika przy powrocie wstawiono wyraźnie jako 208.580 km, a nie 208.980 km – str. 158 protokołu kontroli,

c) w karcie drogowej Nr 0798564 z 12 grudnia 2016 r. wykazano stan licznika wyjazd 214.590 km, powrót stan licznika 215.060 km – rozliczono 470 km. Z poprzedniej karty drogowej Nr 0798563 z 20 października 2016 r. wynika stan licznika przy zwrocie karty 212.590 km. Przeniesiony stan licznika z poprzedniej karty został zawyżony o 2.000 km. Ponadto stwierdzono, że na karcie Nr 0798566 z 29 grudnia 2016 r. jako kierowca stwierdzający, że pojazd jest sprawny do wyjazdu, podpisał się pracownik, który w tym dniu przebywał na urlopie wypoczynkowym. W złożonym do protokołu kontroli wyjaśnieniu wskazał Pan, że niezgodność 2.000 km pomiędzy kartami drogowymi, według oświadczenia byłego pracownika, wynika z błędnego wpisania ilości kilometrów, gdzie powinno być 212.590. Odnosząc się do udzielonej odpowiedzi należy wskazać, że gdyby różnica wynikała z pomyłki w przeniesieniu stanu licznika z poprzedniej karty to następne rozliczenia nie byłyby zgodne z faktycznym stanem licznika, który został komisyjnie sprawdzony podczas kontroli, w dniu 25 kwietnia 2017 r.

W świetle udzielonych wyjaśnień za nadal niewyjaśnioną należy uznać różnicę 2.400 km między przejechanymi kilometrami wykazywanymi w rozliczeniach paliwa a stanem kilometrów wynikającym ze wskazań licznika kilometrów. Sposób wypełniania kart drogowych nie pozwala na przyjęcie racjonalnego założenia wykluczającego występowanie nadużyć w zakresie gospodarowania pojazdami służbowymi.

Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 162 protokołu kontroli, wystąpiło uchybienie w zakresie dokumentowania inwentaryzacji, które polegało na niesporządzeniu (nie okazano kontrolującym) protokołu z rozliczenia wyników inwentaryzacji, który zgodnie z procedurami wewnętrznymi powinna sporządzić komisja inwentaryzacyjna.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Usunięcie rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta Gminy, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia.

2. Ustanowienie zastępstw na czas nieobecności dwóch pracowników Referatu Budżetu i Finansów wskazanych w protokole kontroli.

3. Powierzenie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania innej osobie niż kasjer, mając na względzie zapewnienie właściwej procedury kontroli gospodarki drukami.

4. Zmodyfikowanie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) doprecyzowanie przyjętej regulacji przewidującej ogólną zasadę ujmowania zobowiązań i kosztów do poprzedniego miesiąca na podstawie dokumentów, które wpłynęły do 7 dnia następnego miesiąca, o stosowne postanowienia odnoszące się do końca roku budżetowego, mając na uwadze termin sporządzania rocznego sprawozdania Rb-28S oraz zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

b) szczegółowe określenie, które materiały będą ewidencjonowane na koncie 310 w momencie zakupu, a które będą odnoszone bezpośrednio w koszty w momencie zakupu,

c) dokonanie zmiany wymagań w zakresie treści pieczątki dokumentującej wypłatę gotówki z kasy, stosownie do uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie stanu ksiąg rachunkowych oraz ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) spowodowanie, aby zapisy księgowe na kontach księgi głównej budżetu i Urzędu Gminy posiadały automatycznie nadany numer pozycji, pod którą zostały wprowadzone do dziennika,

b) spowodowanie, aby wydruki księgi głównej budżetu i Urzędu Gminy zawierały zapisy księgowe opatrzone prawidłowymi danymi w zakresie treści operacji,

c) oznaczanie zapisów księgowych na kontach księgi głównej budżetu i Urzędu Gminy numerem dokumentu stanowiącego podstawę zapisu w sposób umożliwiający jednoznacznie powiązanie zapisu z dokumentem źródłowym,

d) wykazywanie na koncie 221 w ewidencji syntetycznej nadpłat związanych z realizacją dochodów budżetowych, ujętych w ewidencji analitycznej, mając na uwadze zapewnienie rzetelnych danych konta syntetycznego 221 oraz zachowanie zgodności między danymi konta księgi głównej i prowadzonych do niego ksiąg pomocniczych (analitycznymi),

e) ewidencjonowanie zobowiązań z tytułu składek na rzecz stowarzyszeń na koncie 240,

f) ewidencjonowanie wpływu do kasy opłaty skarbowej i odprowadzenia jej na rachunek bankowy w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

g) księgowanie operacji związanych z rozliczeniem i odprowadzeniem do urzędu skarbowego podatku VAT w sposób niepowodujący powstawania nierealnych sald oraz dublowania sald w ewidencji budżetu i Urzędu,

h) ujmowanie w ewidencji otrzymanych nieodpłatnie nowych pozostałych środków trwałych w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

i) obejmowanie ewidencją pozostałych środków trwałych składników majątkowych zakupionych w ramach funduszu sołeckiego; ujęcie w ewidencji mebli zakupionych w 2016 r. w ramach funduszu sołeckiego sołectwa Karasiewo.

6. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N jako należności wymagalnych należności z tytułu dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz gminy, ujętych na koncie 221 jako zaległości.

7. Sporządzanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości zgodnie z przepisami art. 25 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami.

8. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) formalne objęcie wieloletnim programem gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy budynku mieszkalnego w Zdrębach oraz ustalenie czynszu za jego najem, z ewentualnym uwzględnieniem wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów… określających tryb obniżania czynszu dla najemców o niskich dochodach,

b) zawieranie umów najmu lokali mieszkalnych na czas nieoznaczony, za wyjątkiem najmu lokali wskazanych w art. 5 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… oraz przypadków, w których najemca wyraził udokumentowane żądanie zawarcia umowy najmu na czas określony,

c) zaniechanie sporządzania wykazów lokali mieszkalnych przeznaczonych do oddania w najem.

9. W zakresie najmu lokali użytkowych:

a) dostosowanie wysokości czynszu za najem lokalu użytkowego w Gminnym Ośrodku Zdrowia do stawki wynikającej z wydanego przez Pana zarządzenia. Ewentualnie rozważenie wprowadzenia w zarządzeniu odpowiednich regulacji stanowiących podstawę stosowania odmiennych zasad ustalania czynszu wobec tego lokalu,

b) waloryzowanie stawki czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług, zwłaszcza w przypadku umów zawieranych na czas nieoznaczony lub umów długoletnich

c) zawieranie z tym samym kontrahentem kolejnych umów najmu na okres do 3 lat, dotyczących tej samej nieruchomości, po uzyskaniu zgody Rady Gminy, jeżeli łączny czas trwania najmu przekracza 3 lata.

10. W zakresie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do zachowania staranności przy weryfikowaniu prawidłowości wnoszonych opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,

b) rozliczanie z przedsiębiorcami wniesionych przez nich opłat z uwzględnieniem faktycznego okresu korzystania z zezwolenia, jeżeli zezwolenia wygasły w trakcie roku,

c) dokonanie zwrotu przedsiębiorcom wskazanym w protokole kontroli kwoty wynoszącej łącznie 659,61 zł, wniesionej przez nich w 2016 r. w zawyżonej wysokości,

d) stosowanie w odpowiednich terminach sankcji przewidzianych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wobec przedsiębiorców niedokonujących opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,

e) przestrzeganie terminu wydania przedsiębiorcy nowego zezwolenia, określonego w art. 18 ust. 13 o wychowaniu w trzeźwości…,

f) przyjmowanie wniosków o wydanie zezwolenia zawierających wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

11. W zakresie dochodów za zajęcie pasa drogowego:

a) zapewnienie przez Pana Wójta należytego obiegu decyzji ustalających opłaty za zajęcie pasa drogowego, polegającego na bieżącym przekazywaniu ich do księgowości celem dokonania przypisu należności przed terminem płatności,

b) zobowiązanie Skarbnika do naliczania i ujmowania w księgach na koniec każdego kwartału odsetek od należności nieopłaconych w terminie,

c) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia należytej staranności przy naliczaniu opłat za zajęcie pasa drogowego i kompletowaniu dokumentacji stanowiącej podstawę naliczania opłat,

d) dokonanie zmiany decyzji wskazanych w części opisowej wystąpienia, wydanych dla PGE, poprzez określenie w nich prawidłowej wysokości opłaty oraz wystąpienie o wpłatę kwoty zaniżonej za 2016 r.

12. Prowadzenie czynności mających na celu doręczenie wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego, również poprzez działania zmierzające do ustalenia spadkobierców.

13. Prawidłowe udzielanie ulg w podatku rolnym.

14. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli przepisów materialnego prawa podatkowego.

15. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do właścicieli/posiadaczy nieruchomości, na których powstają odpady komunalne i na których ciążą zaległości w opłacie, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktów wykonawczych.

16. Dyscyplinowanie podatników w zakresie terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowości wpłat podatków i opłat lokalnych.

17. Rozważenie możliwości wystąpienia z wnioskiem do właściwego urzędu skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od realizacji obowiązków w sposób wypełniający przesłanki wykroczenia skarbowego.

18. Zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy.

19. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

20. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) ustalanie zakresu obowiązków poszczególnych członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie indywidualizacji odpowiedzialności jej członków,

b) ustalanie wartości zamówienia z należytą starannością, w kwocie bez podatku VAT oraz z uwzględnieniem wartości przewidzianych w specyfikacji zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Prawa zamówień publicznych,

c) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia większej staranności w zakresie weryfikowania czy wykonawcy udokumentowali spełnianie warunków udziału w postepowaniu zgodnie z wymaganiami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia; w przypadku stwierdzenia braków w tym zakresie występowanie do wykonawców o uzupełnienie brakujących dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych,

d) zapewnienie rzetelnego sporządzania protokołów postępowania o udzielenie zamówienia,

e) zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy,

f) przestrzeganie ustanowionych w Urzędzie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro,

g) uwzględnianie – w przyjętych warunkach ustalania oferowanej przez wykonawców ceny za olej opałowy lub paliwo oraz w określonych umową zasadach korygowania cen dostaw względem ofert – cen producentów oleju lub paliw jako obiektywnego odnośnika przy wyborze najkorzystniejszej oferty oraz przy późniejszym weryfikowaniu przestrzegania zaoferowanych warunków przy wykonywaniu dostaw, mając na względzie zapewnienie realizacji zasady z art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o finansach publicznych przy ponoszeniu wydatków na tego rodzaju dostawy,

h) zapewnienie zgodności między treścią wzoru formularza oferty a treścią wzoru umowy w zakresie dokonywania zmiany cen dostaw oleju opałowego lub paliw; w tym celu zaprzestanie odwoływania się w umowie do takich okoliczności, mających stanowić podstawę ustalania cen dostaw, które nie podlegały uwzględnieniu w formularzu ofertowym przy ustaleniu ceny oferty,

i) zawieranie w umowie z dostawcą oleju opałowego lub paliw postanowień mających zapewnić udokumentowanie sposobu ustalenia ceny dostawy zgodnie z treścią złożonej oferty,

j) wystąpienie do dostawcy oleju opałowego o zwrot kwoty 3.474 zł wynikającej ze stosowania cen zawyżonych poprzez stosowanie marży niewynikającej z ceny ofertowej i umowy (ewentualnie skorygowanej przy zastosowaniu współczynnika korekcyjnego objętości).

21. Egzekwowanie od sołectw określania przedsięwzięć zgłaszanych we wnioskach w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego w sposób umożliwiający ustalenie, że są one zadaniami własnymi gminy.

22. Podjęcie zdecydowanych działań skutkujących usunięciem nieprawidłowości w zakresie prowadzenia kart drogowych i dokonywania rozliczeń paliwa, w szczególności poprzez:

a) zapewnienie szczegółowego i rzetelnego wypełniania wszystkich rubryk w kartach drogowych, mając na względzie możliwość weryfikacji służbowego celu wykorzystywania pojazdów oraz rzeczywistego przebiegu tego procesu,

b) zaprzestanie rozliczania paliwa i dokonywania zapisów w karcie wyłącznie przy okazji kolejnych tankowań; dokonywanie zapisów i rozliczeń za każdy dzień, w którym samochód był wykorzystywany do celów służbowych, przy zastosowaniu ustalonych norm zużycia paliwa,

c) ostateczne wyjaśnienie różnicy 2.400 km powstałej w wyniku dodania w treści kart takiego przebiegu samochodu do stanu licznika wykazanego przy zwrocie wcześniejszych kart,

d) prowadzenie, kontrolowanie i zatwierdzanie rozliczenia paliwa zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów wewnętrznych.

23. Zapewnienie dokumentowania inwentaryzacji zgodnie z wymaganiami przepisów wewnętrznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

             w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach