Kontrola doraźna gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej w Choroszczy

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 stycznia 2018 roku (znak: RIO.I.6003-8/17), o treści jak niżej:

Pani

Ewa Zawistowska

Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Choroszczy

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561), doraźną kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Choroszczy (działającej do dnia 31 sierpnia 2017 r. pod nazwą Zespół Szkół w Choroszczy) w zakresie ustalania opłat za żywienie dzieci w roku szkolnym 2016/2017 i 2017/2018.

           W wyniku kontroli przedmiotowego zagadnienia ustalono, że w szkole nie funkcjonuje kuchnia, przyjęto natomiast rozwiązanie organizacyjne polegające na prowadzeniu stołówki szkolnej w formie nabywania usługi gastronomicznej (catering) od usługodawcy. W jednostce obowiązuje (w niezmienionej formie) regulamin korzystania ze stołówki szkolnej w Zespole Szkół w Choroszczy, który wszedł w życie z dniem 1 września 2014 r. i został opublikowany na stronie internetowej szkoły. Wśród wymienionych w regulaminie zasad wskazano m.in., iż do korzystania ze stołówki uprawnieni są wszyscy uczniowie oraz pracownicy jednostki. Dodano, że stołówka wydaje posiłki przygotowane przez firmę cateringową, którą corocznie wyłania w drodze zamówień publicznych Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Choroszczy. Cena obiadu jest ustalana corocznie i ogłaszana na początku roku szkolnego. Kwota miesięcznej opłaty podawana jest do wiadomości na stronie internetowej i na tablicy ogłoszeń w stołówce. Kontrolującemu okazano ponadto obowiązującą w jednostce Instrukcję przyjęcia i wydawania posiłków, podpisaną przez ówczesnego dyrektora Zespołu Szkół w Choroszczy, zgodnie z którą: stołówka szkolna wydaje w określonych godzinach obiady dostarczane z zakładów gastronomicznych; posiłki odbiera i wydaje jedna pracownica z upoważnienia dyrektora ZS w Choroszczy; posiłki wydaje się w naczyniach wielokrotnego użycia; resztki są umieszczane w pojemniku na odpady, zaś naczynia stołowe są higienicznie zmywane i wyparzane w zmywarce uniwersalnej GS50, która znajduje się w wydzielonej części stołówki Zespołu Szkół w Choroszczy.

Przedstawione wyżej regulacje wewnętrzne wprowadzone w jednostce świadczą o zorganizowaniu w szkole stołówki w rozumieniu art. 106 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59), a wcześniej – do dnia 31 sierpnia 2017 r. – w rozumieniu art. 67a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2017 r. poz. 2198). Nie stwierdzono natomiast, aby warunki korzystania ze stołówki oraz stawki opłat za posiłki określone zostały w porozumieniu z Burmistrzem Choroszczy, do czego obecnie zobowiązują dyrektorów szkół  przepisy art. 106 ust. 3 Prawa oświatowego, a wcześniej art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty.

Pobierana w badanej jednostce od uczniów opłata za obiad odpowiadała cenie zaoferowanej przez dostawcę posiłków w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na „Dożywianie dzieci w szkołach gm. Choroszcz”, w których jako zamawiający występował M-GOPS w Choroszczy. Udzielane zamówienia nie przekraczały równowartości 30.000 euro. Pierwsze z nich dotyczyło okresu od 12 września 2016 r. do 23 czerwca 2017 r., zaś drugie obejmowało dożywianie w okresie od dnia 11 września do 31 grudnia 2017 r. Stroną obu umów – zawartych odpowiednio w dniu 1 września 2016 r. i w dniu 24 sierpnia 2017 r. z wykonawcą MALIBU’s s.c. – był M-GOPS w Choroszczy. Umowa z września 2016 r. przewidywała cenę w wysokości 6,10 zł za obiad, natomiast cena obiadu według umowy z sierpnia 2017 r. wynosiła 6,40 zł. W treści okazanej w trakcie kontroli specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stanowiącej załącznik do zaproszeń do składania ofert, przewidziano, że przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i dostawa gorących obiadów dla dzieci w szkołach na terenie gminy Choroszcz, wskazując jednocześnie, iż poza posiłkami finansowanymi z rządowego programu dożywiania, możliwe jest objęcie dożywianiem dzieci w szkołach prowadzonych przez gminę Choroszcz, których rodzice wyrażą chęć odpłatnego korzystania z obiadów, tzn. sami pokryją koszty. W umowach zawartych przez M-GOPS postanowiono, iż za wykonanie usług stanowiących przedmiot zamówienia wykonawca otrzymywać będzie wynagrodzenie miesięczne stanowiące iloczyn wydanych obiadów w danym miejscu [szkole] i zaoferowanej wartości jednego obiadu, a podstawą wystawienia faktury VAT przez wykonawcę jest zaakceptowane przez zamawiającego zestawienie ilości wydanych w ciągu miesiąca obiadów. Z informacji uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że w praktyce opłaty za żywienie w szkole są pobierane od rodziców przez pracownicę szkoły zatrudnioną na samodzielnym stanowisku referenta (zakres jej czynności z dnia 1 września 2002 r. nie zawiera zapisów w zakresie zbierania opłat za żywienie dzieci). Miesięczne opłaty w gotówce wpisywane są w tzw. „zeszycie”, bez wydawania rodzicom/uczniom jakichkolwiek pokwitowań/potwierdzeń wniesionych opłat. Na koniec miesiąca pieniądze zebrane z opłat za posiłki za dany miesiąc są przekazywane pracownikowi firmy cateringowej, który z kolei przekazuje pracownikowi szkoły paragon za wykonaną usługę. Ustalono, że zebrane pieniądze z opłat za żywienie dzieci w szkole przechowywane są przez pracownika zbierającego te opłaty w sekretariacie szkoły – w szufladzie zamykanej na klucz.

           Realizacja umów zawieranych z firmą gastronomiczną na przygotowanie i dostawę obiadów dla dzieci w szkołach na terenie gminy Choroszcz w części dotyczącej posiłków objętych programem „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” finansowana jest przez M-GOPS w Choroszczy, który opłaca faktury, jako wydatki ponoszone ze swego planu finansowego. Gromadzenie i wydatkowanie środków związanych z żywieniem uczniów nieobjętych programem odbywa się zaś – jak ustalono – z pominięciem planowania finansowego w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077) oraz poza ewidencja księgową kontrolowanej jednostki.

           Należy wskazać, że zapewnienie żywienia w publicznych szkołach jest zadaniem towarzyszącym działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, zapisanym obecnie w art. 106 ust. 1 Prawa oświatowego. Przywołany przepis przewiduje możliwość – a nie obowiązek – prowadzenia przez szkoły publiczne stołówek. Przepis ten wiąże działalność w zakresie żywienia z zadaniami opiekuńczymi szkoły, w tym ze wspieraniem prawidłowego rozwoju uczniów (celem prowadzenia stołówek są bowiem wyłącznie funkcje socjalno-bytowe, polegające na zapewnieniu żywienia uczniom). Zapisy obowiązujących w szkole regulaminów korzystania ze stołówki szkolnej oraz zasad spożywania posiłków i zachowania w stołówce szkolnej, Instrukcji przyjęcia i wydawania posiłków, a także okoliczność wskazania pracowników odpowiedzialnych za zbieranie opłat za żywienie oraz odbiór i wydawanie posiłków w szkole przesądza, że szkoła zorganizowała możliwość korzystania z posiłków, a zatem prowadzi stołówkę. Z przepisów art. 106 ust. 2 i 3 Prawa oświatowego wynika, iż korzystanie z posiłków w stołówce jest odpłatne, zaś warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Skoro szkoła zorganizowała możliwość spożywania obiadów przez uczniów za odpłatnością pobieraną przez szkołę, to nie ma istotnego znaczenia podnoszony przez Panią w wyjaśnieniu fakt, że (…) nie jestem stroną w umowie na dostarczanie posiłków do szkoły. (…) Obowiązek ustalenia przez dyrektora szkoły pobieranych w szkole opłat za posiłki oraz zaliczenie żywienia do zadań szkoły przesądza również o obowiązku gromadzenia przez szkołę środków publicznych z tytułu odpłatności za posiłki na rachunku bieżącym, a w konsekwencji o konieczności objęcia ich planowaniem finansowym, ewidencją księgową i sprawozdawczością.

           Analiza dokumentacji obrazującej procedurę wyłonienia wykonawcy dostaw obiadów wykazała, że zamawiający (M-GOPS) nie żądał specyfikowania w ofertach kosztów artykułów żywnościowych (wsadu do kotła) oraz kosztów przygotowania i dowozu posiłków w ramach oferowanej ceny. W sporządzonych specyfikacjach, stanowiących załączniki do zaproszeń do składania ofert, a także w umowach wskazano, iż do obowiązków wykonawcy należeć będzie przygotowanie posiłków, dostarczanie posiłków we własnych pojemnikach i własnym transportem, zapewnienie jednorazowych naczyń (talerzyki, sztućce, kubeczki, itp.) lub korzystanie z istniejących w szkole, odbiór pozostałości po niezjedzonych obiadach. W specyfikacjach dodano, iż oferta powinna zawierać cenę brutto 1 obiadu, a cena jednego obiadu powinna zawierać koszt transportu do szkół. Wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia miały obciążać wykonawcę. Przedstawione okoliczności potwierdzają, że w cenie za dostarczone posiłki – którą następnie w pełnej wysokości obciążano rodziców opłacających obiady – zawarte są wszystkie koszty świadczenia usługi, w tym przygotowania i dowozu posiłków. Stwierdzony stan faktyczny sprzeciwia się postanowieniom art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego (przed 1 września 2017 r. – art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty) stanowiącym, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej, o których mowa w art. 106 ust. 3, nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Wobec tego założenie, iż koszty przygotowania posiłków obciążają budżet gminy tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w danej szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponoszą kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni lub kuchnia jest prowadzona przez podmiot zewnętrzny, zobowiązani są do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. W złożonym wyjaśnieniu stwierdziła Pani: Nie posiadam wiedzy na temat tego, jaka kwota z pobieranej stawki przypada na koszty artykułów żywnościowych, a jaka na koszty przygotowania i dowozu posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10, Lex nr 745087): „Opłaty za korzystanie z posiłku w stołówce zorganizowanej w publicznej szkole czy też publicznym przedszkolu zgodnie z art. 67a ust. 4 u.s.o. [obecnie art. 106 ust. 4 ustawy Prawo oświatowe], powinny być ustalane (…) jako równowartość surowców wykorzystanych do ich przygotowania. Pozostałe koszty, takie jak wynagrodzenie pracowników, składki naliczane od ich wynagrodzeń oraz nakłady na utrzymanie kuchni powinny obciążać organ prowadzący. W przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych, rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków (…)”.

Stosowne wnioski zmierzające do usunięcia przedstawionych nieprawidłowości zostały przekazane odrębnym pismem także Burmistrzowi Choroszczy. Ustalenia kontroli uprawdopodobniają bowiem, że analogiczna praktyka dotyczy prowadzonych przez gminę Choroszcz szkół podstawowych w Kruszewie i Złotorii. Szkoły te były bowiem wymieniane w umowach zawieranych przez M-GOPS z firmą cateringową, jako miejsca dostarczania posiłków. Z kolei wyeliminowanie nieprawidłowości polegających na organizacji żywienia uczniów wnoszących opłaty poza planami finansowymi wymaga podjęcia odpowiednich działań przez organy gminy.

           Ponadto analiza zagadnień organizacyjnych wykazała uchybienia dotyczące sposobu określenia obowiązków wicedyrektorów Szkoły w zakresie zastępowania Pani w czasie nieobecności w pracy. Na obowiązek zastępowania dyrektora szkoły podczas jego nieobecności przez wicedyrektora, w zakresie delegowanych uprawnień, wskazuje § 68 ust. 4 Statutu Szkoły. Ustalono, iż dwóm powołanym wicedyrektorom nie powierzono odrębnych zakresów czynności w formie pisemnej. Zapisy Statutu w zakresie obowiązków wicedyrektora nie wskazują także na kompetencje w zakresie gospodarki finansowej szkoły. W złożonym wyjaśnieniu, dotyczącym kwestii, którego z wicedyrektorów należy traktować jako pierwszego oraz który z wicedyrektorów posiada kompetencje do zastępowania Pani Dyrektor podczas Pani nieobecności w zakresie gospodarki finansowej (m.in. w zakresie podpisywania dowodów księgowych) poinformowała Pani, że: Uczniowie uczęszczający do naszej placówki realizują obowiązek szkolny w dwóch budynkach (…). Pani wicedyrektor (…) swoje obowiązki pełni w budynku przy ulicy Powstania Styczniowego 1, pani wicedyrektor (…) – w budynku przy ulicy Powstania Styczniowego 26A. W przypadku zaistnienia potrzeb wynikających z sytuacji dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych naszych uczniów Pani wicedyrektor (…) wspomaga wicedyrektora w budynku przy ulicy Powstania Styczniowego 26A, zaś Pani wicedyrektor (…) wspiera Panią wicedyrektor w klasach młodszych  budynku przy ulicy Powstania Styczniowego 1. Obie Panie – wicedyrektorzy w Szkole Podstawowej imienia Henryka Sienkiewicza – (…) i (…) – posiadają kompetencje równorzędne. Każda z Pań posiada też kompetencje do zastępowania dyrektora szkoły podczas jego nieobecności w zakresie gospodarki finansowej – str. 3-4 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że w sytuacji, gdy funkcję wicedyrektora pełnią 2 osoby, brak konkretnych postanowień dotyczących wykonywania obowiązków z zakresu gospodarki finansowej może utrudniać ustalenie ewentualnej odpowiedzialności za działania podjęte podczas nieobecności Pani Dyrektor. Nie wskazała Pani bowiem, w gestii którego z wicedyrektorów leży wykonywanie tych obowiązków podczas Pani nieobecności. Stosownie do art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jako osoba odpowiedzialna za całość gospodarki finansowej tej jednostki, może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom tej jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Artykuł 68 ust. 9 Prawa oświatowego stanowi, że w przypadku nieobecności dyrektora zastępuje go wicedyrektor, zatem również z tego przepisu wynika, że w przypadku powołania więcej niż jednego wicedyrektora powinna być wyznaczona konkretna osoba zastępująca dyrektora w czasie nieobecności.

           Stwierdzone nieprawidłowości były przede wszystkim wynikiem nieprzestrzegania przywołanych wyżej przepisów prawnych regulujących zasady wykonywania zadań szkoły w zakresie organizacji i finansowania żywienia, przy czym w części odpowiedzialność należy przypisać organowi prowadzącemu, do zadań którego należy m.in. opracowanie budżetu gminy i przekazanie szkołom informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych.

           Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, natomiast ogólny zakres kompetencji, zadań i obowiązków dyrektora szkoły określa obecnie art. 68 ust. 1 Prawa oświatowego.

Do dnia 31 sierpnia 2017 r. funkcję kierownika kontrolowanej jednostki pełniła Danuta Małyszko.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalenie zasad korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki, przy udokumentowaniu zachowania wymogu ustalenia ich w porozumieniu z Burmistrzem Choroszczy, jak tego wymaga art. 106 ust. 3 Prawa oświatowego, mając jednocześnie na uwadze, że ustalona opłata za posiłki, pobierana od uczniów, może obejmować wyłącznie koszty artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków.

2. Wystąpienie do dostawcy posiłków o wskazanie, jaką kwotę w ramach pobieranej ceny za jeden obiad stanowią koszty zakupu artykułów żywnościowych zużywanych do przygotowania posiłków, a jaką koszty przygotowania i dostawy obiadów. Realizacja tego zalecenia jest warunkiem zgodnego z prawem ustalenia opłat w wykonaniu wniosku nr 1. Podjęcie działań w celu ustalenia wymienionych składników ceny obiadu także za lata nieobjęte kontrolą – jeżeli w latach wcześniejszych stosowana była analogiczna praktyka jak w latach 2016/2017 i 2017/2018 – poprzez wystąpienie do wykonawcy (wykonawców) o podanie wymienionych składników opłat.

3. Dokonanie zwrotu bezpodstawnie pobranych od uczniów opłat za obiady, tj. opłat w części obejmującej koszty przygotowania i dowozu posiłków ustalonej na podstawie wniosku nr 2. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o skutkach finansowych podjętych działań w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych. Informuję przy tym, że zwróciłem się do Burmistrza Choroszczy z wnioskiem o zapewnienie w budżecie gminy środków na wydatki tytułem zwrotu opłat za obiady w części pobranej bezpodstawnie od uczniów.

4. Formalne powierzenie obowiązków w zakresie pobierania opłat za żywienie pracownikowi, który te czynności faktycznie w szkole wykonuje.

5. Odprowadzanie zebranych opłat za obiady na rachunek bankowy Szkoły – bieżący lub wyodrębniony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych, w zależności od formy gromadzenia tych środków jako środków publicznych wybranej przez organy gminy. Kwestię wyboru formy gromadzenia środków przedstawiłem Burmistrza Choroszczy odrębnym pismem, wskazując na obowiązek objęcia działalności w zakresie prowadzenia stołówki planowaniem finansowym.

6. Imienne wyznaczenie pierwszego wicedyrektora, tj. wicedyrektora pełniącego zastępstwo Pani Dyrektor w czasie Pani nieobecności, wraz z przekazaniem mu upoważnienia do pełnienia obowiązków w zakresie gospodarki finansowej jednostki.

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartego w wystąpieniu wniosku, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosku objętego zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Burmistrz Choroszczy

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

           W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 4 stycznia 2018 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Robert Wardziński

Burmistrz Choroszczy

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w dniach 8-11 grudnia 2017 r. doraźną kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Choroszczy w zakresie ustalania opłat za żywienie dzieci. Wystąpienie pokontrolne wystosowane do dyrektora Szkoły, zawierające opis stwierdzonych nieprawidłowości i wnioski zmierzające do ich usunięcia, przekazuję do Pana wiadomości. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości będzie wymagało objęcia przez Pana Burmistrza nadzorem realizacji wniosków pokontrolnych przez dyrektora SP w Choroszczy, jak również zapewnienia warunków do zgodnego z prawem pobierania opłat za żywienie we wszystkich szkołach prowadzonych przez gminę Choroszcz.

Kontrola wykazała w zakresie organizacji żywienia uczniów dwie podstawowe nieprawidłowości o charakterze systemowym:

- pobieranie od uczniów opłat za żywienie zawierających koszty przygotowania i dowozu posiłków, co jest sprzeczne z art. 106 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59), a wcześniej – do dnia 31 sierpnia 2017 r. – z art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2017 r. poz. 2198), z których wynika, że opłaty pobierane od uczniów za żywienie mogą dotyczyć wyłącznie zwrotu kosztów artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków;

- nieobjęcie planowaniem finansowym, ewidencją i sprawozdawczością operacji dotyczących opłat za żywienie pobieranych od uczniów i wydatków za żywienie pokrywanych z tych opłat, mimo że zorganizowanie żywienia w szkole stanowi jedno z jej zadań.

Szczegółowy opis stanu faktycznego oraz dokonanej przez Izbę kwalifikacji prawnej stwierdzonych praktyk znajduje się w treści przekazanego do Pana wiadomości wystąpienia pokontrolnego skierowanego do dyrektora Szkoły Podstawowej w Choroszczy. W wystąpieniu zawarłem wnioski pokontrolne do dyrektora Szkoły, które – w zakresie spoczywających na nim kompetencji – mają zapewnić wyeliminowanie nieprawidłowości i usunąć ich dotychczasowe skutki.

           Z ustaleń kontroli wynika, że dyrektor SP w Choroszczy nie posiada niezbędnych danych umożlwiających prawidłowe ustalenie opłaty za obiady pobieranej od uczniów, ponieważ umowa z dostawcą posiłków zawarta przez M-GOPS w Choroszczy zawiera jedynie cenę posiłku obejmującą wszystkie jego koszty, tj. zarówno koszty artykułów żywnościowych zużytych na przygotowanie posiłku, jak i koszty jego przygotowania oraz dowozu. Opłata w wysokości tak ustalonej ceny nie może być pobierana od uczniów, gdyż pozostaje to w sprzeczności z art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego, a wcześniej – do dnia 31 sierpnia 2017 r. – było to niezgodne z art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty. Ponadto z okazanych umów z dostawcą posiłków wynika, że na ich podstawie dostarczane były także posiłki do szkół w Kruszewie i Złotorii, co pozwala zakładać, że zawyżone opłaty pobierane są również w tych szkołach. Szkoły w Kruszewie i Złotorii oraz M-GOPS nie były objęte kontrolą Izby, jednakże w ramach kompetencji Pana Burmistrza – jako organu wykonawczego gminy – pozostaje podjęcie działań zapewniających prawidłowość działania wszystkich podległych jednostek w zakresie objętym kontrolą.

           Bez podjęcia odpowiednich działań przez Pana Burmistrza – jako organu gminy właściwego do przygotowywania projektów uchwał i przedkładania ich Radzie Miejskiej – nie może też zostać wyeliminowane zjawisko pozostawania operacji pobierania od uczniów opłat za żywienie i finansowania z nich zakupu posiłków poza planowaniem finansowym, ewidencją księgową i sprawozdawczością. Mając na uwadze, że zapewnienie żywienia odbywa się w formie zakupu przez gminę kompleksowej usługi przygotowania i dowozu posiłków, za najwłaściwsze należy uznać zaliczanie pobieranych od uczniów opłat za żywienie do dochodów budżetu. Z formalnoprawnego punktu widzenia możliwe jest także utworzenie w szkołach wyodrębnionych rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych na podstawie art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077). Jednakże w ocenie Izby w stwierdzonym stanie faktycznym (zakup usługi cateringowej) tworzenie wyodrębnionych rachunków dochodów byłoby niepraktyczne.

Reasumując, dla wyeliminowania nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Burmistrza następujących działań w zakresie organizacji żywienia uczniów w szkołach, dla których organem prowadzącym jest gmina Choroszcz:

a) zobowiązanie kierownika M-GOPS w Choroszczy – występującego w charakterze zamawiającego przy udzielaniu zamówień na dostawę posiłków dla uczniów – do określania warunków zamówienia w sposób zapewniający możliwość ustalenia kosztu artykułów żywnościowych zużywanych na przygotowane posiłku („wsadu do kotła”) oraz pozostałych kosztów składających się na oferowaną cenę posiłku, co ma umożliwić realizację przez dyrektorów szkół obowiązku ustalania opłat pobieranych od uczniów na poziomie kosztów artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków;

b) zobowiązanie dyrektorów szkół podstawowych w Kruszewie i Złotorii do:

- wystąpienia do dostawcy posiłków o wskazanie, jaką kwotę w ramach pobieranej dotychczas ceny za jeden obiad stanowią koszty zakupu artykułów żywnościowych zużywanych do przygotowania posiłków, a jaką koszty przygotowania i dostawy obiadów – jeżeli pobierane w tych szkołach opłaty od uczniów były równe cenie posiłku ustalonej w przetargu przez M-GOPS,

- dokonania zwrotu bezpodstawnie pobranych od uczniów opłat za obiady, tj. opłat w części obejmującej koszty przygotowania i dowozu posiłków – jeżeli były one pobierane w wysokości obejmującej te koszty – oraz do poinformowania Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o skutkach finansowych podjętych w tym zakresie działań,

- formalnego ustalenia zasad korzystania ze stołówki, w tym wysokości opłat za posiłki, przy udokumentowaniu porozumienia w tym zakresie z Panem Burmistrzem, mając jednocześnie na uwadze, że ustalona opłata za posiłki, pobierana od uczniów, może obejmować wyłącznie koszty artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków – jeżeli ustawowe obowiązki w zakresie ustalenia zasad korzystania ze stołówki w tych szkołach nie były dotychczas zrealizowane;

c) zapewnienie w budżecie gminy środków na wydatki tytułem zwrotu opłat za obiady, pobranych od uczniów w szkołach podstawowych w Choroszczy, Kruszewie i Złotorii  bezpodstawnie, tj. w części obejmującej koszty przygotowania i dowozu posiłków;

d) objęcie planem dochodów budżetu gminy opłat za żywienie pobieranych od uczniów, zaś planem wydatków budżetu kwot podlegających wydatkowaniu z tytułu zakupu obiadów opłacanych przez uczniów; przekazanie kierownikom jednostek budżetowych gminy stosownych informacji zapewniających ujęcie tych dochodów w planach finansowych szkół, a wydatków w planach finansowych szkół lub M-GOPS (w zależności od przyjętego rozwiązania w zakresie jednostki finansującej usługę zakupu posiłków).

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku