Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Milejczyce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 października 2017 roku (znak: RIO.I.6001-7/17), o treści jak niżej:

Pan

Jerzy Iwanowiec

Wójt Gminy Milejczyce

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Milejczyce za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Milejczyce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono szereg nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie zagadnień organizacyjnych stwierdzono, że w Urzędzie Gminy Milejczyce od dnia 30 września 2015 r. nie jest zatrudniony Sekretarz Gminy. W myśl art. 5 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902, ze zm.) w urzędzie gminy tworzy się stanowisko sekretarza gminy. Z kolei art. 5 ust. 1a tej ustawy stanowi, że nabór na wolne stanowisko sekretarza przeprowadza się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zwolnienia stanowiska. Stanowisko Sekretarza przewiduje również regulamin organizacyjny Urzędu Gminy wprowadzony zarządzeniem z dnia 26 marca 2015 r.: pracą Urzędu kieruje Wójt na zasadzie jednoosobowego kierownictwa przy pomocy Sekretarza oraz Skarbnika, których jest bezpośrednim przełożonym – str. 2-3 protokołu kontroli.

Gmina Milejczyce nie posiada również obsadzonego stanowiska zastępcy Wójta, o którym mowa w art. 26a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875). Z uwagi na liczbę mieszkańców w gminie Milejczyce może być powołany 1 zastępca Wójta. Między innymi w § 118 Statutu Gminy Milejczyce postanowiono, iż Wójt w drodze zarządzenia powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę – str. 1-2 protokołu kontroli.

Uchwałą Nr XII/81/2016 z dnia 24 czerwca 2016 r. Rada Gminy zadecydowała o zorganizowaniu wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych gminy Milejczyce, wskazując, że jednostką obsługującą jest Urząd Gminy, a jednostkami obsługiwanymi GOPS i Zespół Szkół w Milejczycach. Kontrola wykazała, że oprócz wymienionych jednostek Urząd Gminy prowadzi także obsługę gminnych instytucji kultury – Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej, mimo braku porozumień, które powinny być zawarte przez Pana Wójta – jako kierownika jednostki obsługującej wskazanej przez Radę Gminy – z kierownikami tych instytucji na podstawie art. 10b ust. 3 w zw. z art. 10c ustawy o samorządzie gminnym – str. 4 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), wykazała szereg nieprawidłowości:

a) nie prowadzono ewidencji na niektórych kontach pozabilansowych przewidzianych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia i zakładowym planem kont. Dotyczy to w szczególności określonych rozporządzeniem kont 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami” i 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, na których powinny być dokonywane zapisy. Oprócz tego nie stosowano wymienionych w zakładowym planie kont Urzędu następujących kont pozabilansowych: 012 „Środki trwałe mienie Skarbu Państwa” czy 074 „Umorzenie środków trwałych Skarbu Państwa”. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 5-7 protokołu kontroli, spośród kont pozabilansowych wymienionych w rozporządzeniu i zakładowym planie kont Urzędu zapisów – błędnych, o czym niżej – dokonywano tylko na koncie 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”,

b) w planie kont dla budżetu gminy wymieniono konta 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, które nie są przewidziane załącznikiem nr 2 do rozporządzenia określających standardowy plan kont dla budżetu, lecz wynikają z załącznika nr 3 do rozporządzenia określającego plan kont dla jednostek budżetowych (w tym dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej). Jak wynika z ustaleń kontroli, mimo błędnych postanowień zakładowego planu kont dla budżetu konta 998 i 999 nie były prowadzone w ewidencji budżetu – str. 6-7 protokołu kontroli,

c) w ewidencji Urzędu na koncie pozabilansowym 998 po stronie Ma dokonywano zapisów na podstawie dowodów PK (polecenie księgowania) oraz wyciągów bankowych dokumentujących realizację wydatków; po stronie Ma tego konta dokonywano także zapisów ujemnych na podstawie dowodów PK; na koniec 2016 r. na koncie 998 występowało saldo Ma w wysokości 3.060.700,31 zł. W sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2016 r. w kol. 5 „Zaangażowanie” wykazano kwotę 3.028.624,18 zł. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Na koncie 998 po stronie Ma ewidencjonuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Po stronie Wn konta 998 księguje się równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym oraz równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Konto to nie może wykazywać salda na koniec roku – str. 5 protokołu kontroli,

d) na koncie 222-6 „Rozliczenie dochodów budżetowych uzyskanych przez jednostki – odsetki” w ewidencji budżetu ujęto wpływ odsetek od środków zgromadzonych m.in. na następujących rachunkach bankowych: Biblioteki – 41,06 zł, GOK – 64,01 zł, rachunku, na którym przechowywane były środki na kształcenie młodocianych pracowników – 2,62 zł oraz wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych funkcjonującym przy Zespole Szkół w Milejczycach – 65,48 zł. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 222 zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia służy ono do rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych; na stronie Ma konta ujmuje się wpływy dochodów na rachunek budżetu, zaś na stronie Wn przeniesienie ich na konto 901 „Dochody budżetu” w wysokości kwot wynikających ze sporządzonych przez jednostki budżetowe sprawozdań Rb-27S. Wynika stąd zatem, że na koncie tym mogą być ujmowane tylko rozliczenia dochodów objętych sprawozdaniami jednostkowymi Rb-27S jednostek budżetowych, które przelewane są z rachunków tych jednostek na rachunek budżetu. Nie ma więc żadnej możliwości ujęcia na koncie 222 przelewów od instytucji kultury. Należy przy tym wskazać, że instytucje kultury nie prowadzą gospodarki finansowej na zasadach właściwych jednostkom budżetowym, zatem automatyczne odprowadzanie odsetek naliczonych od środków przechowywanych na ich rachunkach bankowych nie znajduje uzasadnienia. Z kolei wpływ na rachunek budżetu środków pozostających na 31 grudnia danego roku na wyodrębnionym rachunku dochodów (niezależnie od tego, czy pochodzą one z odsetek czy z innego źródła) powinien być ujęty zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 jako dochód budżetu w par. 2400 „Wpływ do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej” – z odpowiednim powieleniem w ewidencji Urzędu na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Dochody z tego tytułu powinny być ujęte w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzanym przez Pana Wójta. Jak wynika z ustaleń kontroli, dochody te – prawidłowo – nie zostały wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Zespołu Szkół w Milejczycach za 2016 r.

Powyższe ustalenia kontroli świadczą, że w przypadku każdego z wymienionych wpływów wyksięgowania ich na konto 901 dokonano na podstawie innego dokumentu niż dane sprawozdania Rb-27S, co sprzeciwia się zasadom funkcjonowania konta 222 – str. 9-10 protokołu kontroli,

e) nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 222 z podziałem na jednostki budżetowe (GOPS i Zespół Szkół); zgodnie z opisem konta 222 zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia, ewidencję szczegółową do tego konta prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych – str. 10 protokołu kontroli,

f) wykazano nierealne saldo strony Ma na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu, wynoszące 8.162,52 zł; saldo powstało z nieprawidłowych księgowań na subkontach (str. 10-14 protokołu kontroli):

-223-1 obrazującym rozliczenie wydatków budżetowych realizowanych przez Urząd Gminy – na koniec 2016 r. saldo Ma wykazano w kwocie 218,73 zł. Różnica pomiędzy kwotą niewykorzystanych środków na wydatki wynikającą z wyliczenia kontrolujących: 3.004.000 zł (kwota przekazana w ciągu roku na rachunek wydatków Urzędu) minus 2.993.794,55 zł (wydatki wykonane według sprawozdania Rb-28S Urzędu) wynosi 10.205,45 zł. Zwrot niewykorzystanych środków na wydatki ujęto w ewidencji – na koncie 223 – w kwocie 10.424,18 zł, tj. przekraczającej, po doliczeniu wykazanych w sprawozdaniu wydatków, kwotę środków przekazanych Urzędowi na wydatki (w dniu 31 grudnia 2016 r. z rachunku Urzędu na rachunek budżetu wpłynęła kwota 11.150,41 zł). Z ustaleń kontroli wynika, iż złożył się na nią, oprócz zwrotu niewykorzystanych środków na wydatki w kwocie 10.424,18 zł, także przelew kwoty 726,23 zł dotyczący zwrotu środków za pobyt podopiecznego w DPS, zaliczony do dochodów budżetowych. Przyczyn powstania salda w kwocie 218,73 zł Skarbnik nie wyjaśniła w trakcie kontroli,

- 223-2 obrazującym rozliczenie wydatków budżetowych realizowanych przez Zespół Szkół – na koniec 2016 r. saldo Ma wykazano w kwocie 5.924,65 zł. Przekazane z budżetu środki na wydatki Zespołu na wydatki wynosiły w 2016 r. 1.767.040 zł, zaś wydatki wykonane według sprawozdania Rb-28S Zespołu Szkół to kwota 1.757.937,98 zł. Mimo różnicy między tymi wartościami wynoszącej 9.102,02 zł, Zespół Szkół dokonał zwrotu kwoty 15.026,67 zł określonej jako niewykorzystane środki na wydatki, która została ujęta na koncie 223. W złożonym wyjaśnieniu pracownik Urzędu Gminy prowadzący księgi Zespołu Szkół przedstawił: Wszystkie niewykorzystane środki na dzień 31.12.2016 r. z rachunku Zespołu Szkół w Milejczycach w kwocie 15.026,67 zł zostały zwrócone na rachunek budżetu Urzędu Gminy, powstałe saldo w kwocie 5.924,65 zł dotyczy nieprawidłowo zakwalifikowania wydatków, co powinno być kosztem (…). Ponadto Skarbnik wyjaśniła: (…) powstałe saldo w kwocie 5.924,65 zł dotyczy nieprawidłowo zakwalifikowania wydatków w miesiącu czerwcu, co powinno być kosztem na:

- wynagrodzenia Dział 801 Rozdział 80101 § 4010      -    4.465,57 zł

- usługi                Dział 801 Rozdział  80101 § 4300     -        86,29 zł

- wynagrodzenia Dział 801 Rozdział  80148 § 4010     -   1.530,00 zł

                                                           RAZEM                   6.081,86  zł                                                                        

i  koszt, który powinien być wydatkiem :

- zakup materiałów Dział 801 Rozdział 80101 § 4210 -      157,21 zł

                                      6.081,86 – 157,21 =  5.924,65  zł.

Zatem w sprawozdaniu Rb-28S za II półrocze Zespołu Szkół w Milejczycach ujęto w wydatkach kwotę 5.924,65 zł, która nie stanowiła wydatku tylko koszt.

W związku z treścią wyjaśnień zwrócono się do Skarbnika z dodatkowym pytaniem, czy wyjaśnienie złożone przez pracownika prowadzącego obsługę finansowo-księgową Zespołu Szkół w sprawie salda Ma konta 223-2 w ewidencji budżetu świadczy o tym, że w sprawozdaniu Rb-28S Zespołu Szkół za 2016 r. wykazano wydatki w kwocie 5.924,65 zł, które nie zostały faktycznie poniesione. W odpowiedzi Skarbnik przedstawiła: Na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej oraz wyjaśnienia złożonego przez Panią (…) w sprawie salda Ma konta 223-2 wynika, że w sprawozdaniu RB-28S Zespołu Szkół w Milejczycach za 2016 r. zostały wykazane wydatki w kwocie 5.924,65 zł, które nie były faktycznie poniesione, tylko stanowiły koszt.

Z powyższego wynika, że wydatki w sprawozdaniu Rb-28S Zespołu Szkół w Milejczycach za 2016 r. zostały zawyżone o 5.924,65 zł, a w konsekwencji zostały zawyżone wydatki budżetu oraz zaniżono wynik budżetu, bowiem kwota wydatków została ustalona z naruszeniem zasady kasowej realizacji budżetu określonej w § 5 rozporządzenia oraz art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.).

Analiza ewidencji księgowej Zespołu Szkół wykazała, że roczne obroty strony Ma subkonta wydatków (130-2) wynosiły 1.787.113,21 zł, czyli były wyższe od wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S wydatków o 29.175,23 zł; na kwotę tę nie zachowano czystości obrotów na koncie 130-2, wbrew zasadom funkcjonowania konta 130 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi do zapisów z tytułu m.in. zwrotów, nadpłat i korekt wprowadza się dodatkowy techniczny zapis ujemny po obu stronach konta,

- 223-3 obrazującym rozliczenie wydatków budżetowych realizowanych przez GOPS – na koniec 2016 r. saldo Ma wykazano w kwocie 2.019,14 zł. W 2016 r. na wydatki GOPS przekazano z budżetu 2.219.000 zł, zaś wydatki wykonane według sprawozdania Rb-28S za 2016 r. wyniosły 2.219.300,75 zł, czyli o 300,75 zł więcej od przekazanych na ten cel środków. Mimo tego GOPS w dniu 31 grudnia 2016 r. zwrócił na rachunek budżetu kwotę 1.718,39 zł jako niewykorzystane środki na wydatki, który to przelew ujęto w ewidencji budżetu na koncie 223. Zwrócono się do Skarbnika o wyjaśnienie treści ekonomicznej salda strony Ma konta 223-3. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: (…) W dniu 14.11.2016 r. na konto GOPS wpłynął zwrot świadczenia rodzinnego za 2015 r. w kwocie 2019,14 zł (od dłużnika). GOPS nie dokonał zwrotu ww. świadczenia na rachunek budżetu Gminy. Zatem wpływ na konto 130-2 w GOPS w 2016 r. wynosił 2.221.019,14 zł. (…). Z wyjaśnienia wynika zatem, że zwrot środków za lata poprzednie wykorzystano bezpośrednio na wydatki, nie ujmując go jako dochodu budżetu. Ustalono, iż subkonto 224-1-4 „Rozrachunki z PUW z tytułu nienależnie pobranych świadczeń” do konta 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu wykazuje saldo Wn 2.019,14 zł – „należność” od GOPS z tytułu zwrotu zasiłku rodzinnego za 2015 r., przekazanego do PUW przez Urząd Gminy w listopadzie 2016 r. Ustalono, iż dłużnik w listopadzie 2016 r. zwrócił dla GOPS kwotę 2.019,14 zł, która powinna stanowić dochód GOPS, ujęty w jego sprawozdaniu Rb-27S i odprowadzony na rachunek budżetu poprzez konto 222. Z kolei zwrot świadczenia do PUW powinien stanowić wydatek budżetu w par. 2910 „Zwrot dotacji…” i zostać wykazany w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu (księgowanie Wn 409 „Pozostałe koszty rodzajowe – Ma 130). W efekcie zaniżono w 2016 r. dochody i wydatki budżetu o 2.019,14 zł. Kwota 2.019,14 zł została przeznaczona na wydatki w wysokości 300,75 zł, jednakże w praktyce należy tę okoliczność ocenić jako sfinansowanie wydatków ze środków pozabudżetowych. W związku z błędnymi zapisami na subkoncie 224-1-4 na koniec 2016 r. powstało nierealne saldo Wn w wysokości 2.019,14 zł.

Podsumowując ustalenia dotyczące salda Ma konta 223 w ewidencji budżetu należy stwierdzić, iż:

- konto 223-2 nie powinno wykazywać żadnego salda w zakresie Zespołu Szkół; saldo nierealne powinno zostać wyksięgowane na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” w celu urealnienia zaniżonego skumulowanego wyniku budżetu,

- saldo Ma konta 223-1 dotyczące Urzędu nie zostało wyjaśnione podczas kontroli, zatem nie można jednoznacznie wskazać sposobu jego korekty; w kontekście braku odzwierciedlenia tego salda na stronie Wn konta 223 w ewidencji Urzędu za najwłaściwszy sposób jego likwidacji należy uznać przeniesienie na konto 960,

- saldo konta 223-3 dotyczące GOPS powinno zostać wyksięgowane z kontem 224-1-4,

g) konto 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu na koniec 2016 r. wykazywało saldo jednostronne po stronie Wn w kwocie 6.532,23 zł (wykazane również w bilansie z wykonania budżetu) stanowiące persaldo stron Wn (22.186,46 zł) i Ma (15.654,23 zł), przy czym analiza danych ujętych na tym koncie prowadzi do wniosku, że nie były one rzetelnie ustalone. Prawidłowo:

- saldo strony Wn powinno wynosić 19.316,72 zł, gdyż na stronie Wn ujęto bezpodstawnie omówioną wyżej „należność” od GOPS w wysokości 2.019,14 zł oraz należność w wysokości 850,60 zł od Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy niewynikającą z rocznej informacji, która powstała jako saldo przypisów należności (Wn 224 – Ma 901) i wpłat przyjętych na rachunek budżetu (Wn 133 – Ma 224), i nie została pokryta żadnym wpływem w 2017 r. oznaczonym jako rozliczenie dochodów za 2016 r. Stwierdzone okoliczności świadczą o zawyżeniu wyniku budżetu na koncie 961 „Wynik wykonania budżetu” za 2016 r. o 850,60 zł. W wyniku czynności wyjaśniających podjętych w trakcie kontroli ustalono, że za 2016 r. wystąpiła różnica między należnościami przypisanymi w księgach i należnościami wynikającymi z informacji zamieszczonej na stronie Ministerstwa Finansów (przypisano o 689 zł mniej względem informacji). Z informacji wynika też, że istniały na koniec 2016 r. należności pozostałe do zapłaty w łącznej kwocie 1.539,60 zł (w tym zaległości 57,60 zł). Na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i w sprawozdaniu Rb-27S ujęto wyłącznie kwotę zaległości 57,60 zł pomijając należności pozostałe do zapłaty w wysokości 1.482 zł. Należności pozostałe do zapłaty powinny być wykazane jako różnica, ustalonych zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie Ministerstwa Finansów, należności i dochodów wykonanych (wpływów minus zwrotów) – § 3 ust. 1a pkt 1 lit. b) i d) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.). Suma kwoty ujętej bezpodstawnie w ewidencji budżetu wynoszącej 850,60 i kwoty, o którą zaniżono przypis należności na koncie 221 (689 zł) wynosi 1.539,60 zł i stanowi kwotę, która powinna być wykazana jako należności pozostałe do zapłaty; części tej kwoty nie ujęto w księgach w ogóle (689 zł), natomiast część (850,60 zł) zakwalifikowano bezpodstawnie do dochodów budżetu; z analizy sprawozdania Rb-27S wynika m.in., że w par. 0360 „Wpływy z podatku od spadków i darowizn” wykazano dochody w kwocie wyższej o 839 zł od wynikających z informacji;

- saldo strony Ma powinno wynosić 14.010,17 zł, gdyż ujęto na nim bezpodstawnie kwotę 1.644,06 zł odpowiadającą wpływom od komornika z tytułu należności przypadających gminie w związku z pobytem podopiecznego w DPS. Wpłaty ujmowano Wn 133 – Ma 224, zaniżając w konsekwencji wynik wykonania budżetu o tę kwotę. Jak wynika z ustaleń kontroli, w księgach 2017 r. dokonywano takich samych księgowań. W efekcie różnica między saldami stron Wn i Ma tego konta powinna wynosić 5.306,55 zł – str. 15-18 protokołu kontroli,

h) na str. 19-20 protokołu kontroli przedstawiono wyniki analizy salda konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu, wykazanego po stronie Ma w kwocie 104,37 zł. Z ustaleń kontroli wynika, iż w rzeczywistości wykazywało ono saldo dwustronne: Wn 25 zł i Ma 129,37 zł. Saldo strony Wn odpowiadało wydatkowi poniesionemu bezpośrednio z rachunku budżetu na opłatę za blankiety czekowe, który nie został zrefundowany z rachunku wydatków Urzędu, a w efekcie, poprzez ujęcie na koncie 240, w ogóle nie został ujęty do wydatków 2016 r.; o kwotę 25 zł zaniżono zatem wynik budżetu za 2016 r. Saldo strony Ma – jak wynika z ustaleń kontroli – dotyczy bezpodstawnie przelewanych na rachunek budżetu na koniec każdego kwartału odsetek od – jak wyjaśniła Skarbnik – konta depozytowego (139) i konta socjalnego szkoły oraz gminy (135). Stwierdzono, że odsetki te są następnie zwracane na właściwe rachunki (w tym w niewłaściwej wysokości, o czym w dalszej części wystąpienia). Należy wskazać, że dokonywane przelewy na rachunek budżetu nie mają żadnego uzasadnienia – przelewane środki nie są środkami budżetu,

i) w księgach budżetu i Urzędu Gminy bezpodstawnie dokonywano zapisów na koncie 222 w zakresie dotyczącym dochodów realizowanych przez Urząd Gminy, które w kontrolowanej jednostce wpływają bezpośrednio na rachunek budżetu – Urząd dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bieżącym tylko do realizacji wydatków. Zgodnie z zasadami określonymi w załącznikach nr 2 i 3 do rozporządzenia, konto 222 służy do rozliczenia przelewów dochodów między rachunkiem jednostki budżetowej a rachunkiem budżetu. W sytuacji braku takich operacji stosowanie tego konta nie znajduje zatem uzasadnienia. Wobec powyższego bezpodstawne jest także wskazanie w zakładowym planie kont Urzędu Gminy Milejczyce na prowadzenie konta 222 w księgach Urzędu – str. 21 protokołu kontroli,

j) na konto 961 „Wynik wykonania budżetu” pod datą 31 grudnia 2016 r. dokonano przeksięgowania sumy osiągniętych dochodów budżetu za 2016 r. w kwocie 7.456.935,32 zł; ustalono, iż wystąpiła różnica w wysokości 33,47 zł pomiędzy kwotą dochodów przeksięgowanych na wynik a kwotą dochodów wykonanych wykazanych w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. (7.456.901,85 zł). Różnica ta nie została wyjaśniona przez Skarbnika w trakcie kontroli. W konsekwencji wystąpiła też rozbieżność między wynikiem wykonania budżetu za 2016 r. zaprezentowanym w bilansie z wykonania budżetu (na podstawie danych konta 961) i w sprawozdaniu Rb-NDS, w którym wynik odpowiadał różnicy między dochodami i wydatkami wynikającymi ze sprawozdań Rb-27S i Rb-28S – str. 23 protokołu kontroli,

k) z obrotów konta 961 wynika, że pod datą 31 grudnia 2016 r. na konto to dokonano przeniesienia ze strony Ma konta 901 kwoty 7.486.013,49 zł oraz obrotów strony Wn konta 901 w kwocie 29.078,17 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że na kwotę 29.078,17 zł złożyło się:

- 180 zł – zwrot dotacji w trakcie roku do PUW (dodatek energetyczny),

- 14.010,17 zł – zwrot niewykorzystanej dotacji na koniec roku do PUW,

- 14.888,00 zł – przeksięgowania z konta 222-1, tj. wpłacony podatek VAT do urzędu skarbowego, zwrócona nadpłata za odpady, zwrócona składka PZU.

Z ustaleń kontroli wynika zatem, że na konto 961 przenoszono z konta 901 obroty stron Ma i Wn tego konta, zamiast jego saldo, jak to wynika z zasad funkcjonowania konta 901 określonych załącznikiem nr 2 do rozporządzenia – str. 21-22 protokołu kontroli,

l) na koncie 223 w ewidencji Urzędu Gminy bezpodstawnie ujęto wpływ kwoty 97.838,53 zł stanowiącej środki przekazane w dniu 16 maja 2016 r. przez gminę Drohiczyn na rachunek projektu finansowanego ze środków UE, podlegające zaliczeniu do dochodów budżetu; następnie z rachunku projektu środki zostały przelane na rachunek budżetu (zapis w ewidencji budżetu Wn 133-1 – Ma 901-1). Mając na uwadze, że otrzymana kwota stanowiła dochody budżetu, a została zrealizowana na rachunku wydatków projektu należy wskazać, że – wobec przyjętego w jednostce rozwiązania polegającego na ujmowania wszystkich dochodów na rachunku budżetu – jej wpływ powinien zostać potraktowany jako mylna wpłata na rachunek wydatków projektu otwarty w Urzędzie i w związku z tym zostać zaksięgowana z kontem 240, a jej odprowadzenie na rachunek budżetu Wn 240 – Ma 130 (rachunek wydatków projektu). Następnie należało dokonać technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta 130, na którym księgowany był rachunek projektu. Wpływ na rachunek budżetu należało ująć Wn 133 – Ma 901, a następnie dokonać w ewidencji Urzędu ujęcia przychodów zapisem – w zależności od przyjętego sposobu ewidencji – Wn 130/subkonto dochodów – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” albo Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 720 – str. 24-25 protokołu kontroli,

ł) na koncie 130-2 „Rachunek bieżący wydatków” nie zachowano zasady czystości obrotów na kwotę 13.997,75 zł – str. 25 protokołu kontroli. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do zapisów z tytułu m.in. zwrotów nadpłat i korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny po obu stronach konta,

m) na konto 800 dokonano przeksięgowania zrealizowanych wydatków budżetowych w kwocie o 218,73 zł niższej niż wykazana w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2016 r.; kwota 218,73 zł odpowiada nierealnemu saldu strony Ma konta 223 w ewidencji budżetu, o czym była mowa wyżej (nie zostało ono wyjaśnione w trakcie kontroli). Z ustaleń tych wynika, że kwota wykazanych w sprawozdaniu wydatków nie odpowiadała saldu strony Ma subkont konta 130 służących do ewidencji wydatków. Na konto 800 przeksięgowano również uzyskane dochody budżetowe w kwocie o 100.141,12 zł wyższej niż wykazana w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła, iż na różnicę składa się kwota 100.017 zł stanowiąca ratę części oświatowej subwencji na styczeń 2017 r., otrzymanej w grudniu 2016 r., oraz kwota 124,12 zł, która nie została wyjaśniona w trakcie kontroli. Wynika stąd, że bezpodstawnie w ewidencji Urzędu za 2016 r. ujęto wpływ kwoty 100.017 zł, która nie stanowiła dochodów 2016 r. – str. 26 i 28 protokołu kontroli,

n) konto 135 „Rachunek ZFŚS” na koniec 2016 r. wykazywało saldo 3.938,23 zł, zaś konto 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” 4.039,71 zł; różnica między aktywami i pasywami Funduszu wynosiła 101,48 zł. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła, że różnica ta wynika z przypisywanych odsetek od rachunku ZFŚS, które następnie przelewane były bezpodstawnie na rachunek budżetu – str. 45-46 protokołu kontroli. Mając na uwadze opisane wyżej, w pkt h), saldo strony Ma konta 240 w ewidencji budżetu wynoszące 129,37 zł powstałe z bezzasadnych przelewów odsetek naliczonych od rachunków księgowanych na kontach 135 i 139, należy przyjąć, że likwidacja różnicy między stanem aktywów i pasywów ZFŚS powinna nastąpić w szczególności poprzez przelew środków Funduszu z tytułu odsetek, bezpodstawnie przetrzymywanych na rachunku budżetu; ponadto na str. 62 protokołu kontroli wskazano, że odsetki od środków na rachunku ZFŚS w kwocie 22,29 zł znajdowały się także na saldzie konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu (a zatem, jak należy wnioskować na rachunku środków depozytowych – konto 139 „Inne rachunki bankowe”),

o) konto 240 w ewidencji Urzędu na koniec roku 2016 wykazywało saldo jednostronne Ma 8.852,53 zł, ustalone jako persaldo, zamiast salda dwustronnego – po stronie Wn 107,29 zł i po stronie Ma 8.959,82 zł. Rzeczywiste saldo Ma konta 240 nie odpowiada stanowi środków na koncie 139 „Inne środki pieniężne”, który na koniec 2016 r. wynosił 8.845,06 zł – różnica 7,47 zł. Kontrola wykazała, że na saldo konta 240 złożyły się m.in. przypisane przez bank odsetki od środków znajdujących się na rachunku środków depozytowych – 113,01 zł i rachunku ZFŚS – 22,29 zł, przy saldzie na początek roku 295,90 zł. Kontrola wykazała, że wadia oraz zabezpieczenia należytego wykonania umów zwracane były przez gminę wykonawcom bez należnych odsetek wynikających z umowy rachunku bankowego, na którym były przechowywane. Stosownie do art. 46 ust. 4 i art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579), wnoszone przez wykonawców w pieniądzu wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów należy zwracać wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym są one przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy – str. 62 protokołu kontroli,

p) błędnie ustalono saldo konta 240-30/496 wchodzące w skład salda strony Ma na koncie 240; wykazano na nim zobowiązanie wobec MPO sp. z o.o. z Białegostoku z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy na kwotę 8.499,67 zł (konto 240-30/496), podczas gdy prawidłowo saldo to powinno wynosić 8.622,72 zł – różnica 123,05 zł. Kwota 8.622,72 zł stanowi zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione przez MPO na podstawie umowy zawartej w dniu 29 sierpnia 2013 r. na zadnie pn. „Odbieranie i zagospodarowanie stałych odpadów komunalnych z nieruchomości zamieszkałych położonych na terenie Gminy Milejczyce”. Umowa zawarta została na okres od 1 września 2013 r. do 31 grudnia 2014 r.; zabezpieczenie należytego wykonania umowy zgodnie ze wskazaną umową należało wnieść przed podpisaniem umowy w wysokości 5% ceny brutto podanej w ofercie (za cały okres realizacji zamówienia). „Zabezpieczenie określone w ust. 1 (umowy) zostanie zwolnione w ciągu 30 dni od dnia wykonania umowy i uznania przez Zamawiającego, że umowa została wykonania należycie”. Zabezpieczenie zostało wniesione w dniu  30 sierpnia 2013 r. w wysokości 8.622,72 zł (zgodnie z umową) i ujęte na koncie 240-30/469; na koniec roku 2013 r. konto 240-30/469 wykazywało saldo Ma 8.622,72 zł. Natomiast na koniec 2014 r. wykazano na tym koncie saldo Ma 2.499,67 zł, przy saldzie początkowym po stronie Wn 123,05 zł i po stronie Ma 8.622,72 zł; roczne obroty strony Wn wynosiły 18.000 zł i strony Ma 12.000 zł. Z ustaleń kontroli wynika, iż w 2014 r. na koncie 240-30/469 błędnie ujęto zwrot wadium Przedsiębiorstwu Usług Komunalnych w Hajnówce w wysokości 6.000 zł – zamiast na koncie 240-30/12. W związku z nieprawidłowym ujęciem zwrotu wadium na subkontach 240-30/12 i 240-30/469 występowały na koniec 2014 r. nierealne salda strony Ma odpowiednio wysokości 6.000 zł i 2.499,67 zł. Z kolei saldo Wn konta 240-30/469 w wysokości 123,05 zł również było nierealne. Z ewidencji księgowej 2013 r. wynika, że kwota 123,05 zł stanowiła saldo Wn konta 240-22 „odsetki i prowizje bankowe rachunek depozytowy”. Do czasu kontroli zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 8.622,72 zł nie zostało zwrócone dla MPO (zgodnie z umową należało je zwrócić do 30 stycznia 2015 r.). W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: Po rozmowie z pracownikami trudno mi stwierdzić dlaczego w 2015 roku nie dokonano zwrotu ww. zabezpieczenia. Natomiast w trakcie trwania kontroli, tj. w dniu 13.06.2017 r. dokonano zwrotu zabezpieczenie należytego wykonania w kwocie 8.6220,72 zł – str. 63-64 protokołu kontroli,

q) na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” dokonano 31 marca 2016 r. zmniejszenia odpisu związku z rozwiązaniem odpisu na odsetki (3.438 zł) zapisem Wn 290-4 – Ma 221-7-2 oraz zwiększono wartość odpisu aktualizującego o należności od osób fizycznych (podatek rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportowych (łącznie 38.290,67 zł); zapis Wn 761-1 – Ma 290-3 (22.723,67 zł) i Wn 761-1 Ma 290-4 (15.567 zł). Ze złożonego przez Skarbnika wyjaśnienia wynika, że odpisu dokonała poprzednia Skarbnik Gminy oraz że obejmuje on Podatki wszystkie konta, wszystkie zobowiązania, zaległości z lat 2011-2015. Dalej Skarbnik wskazuje: Nie znam sposobu wyliczenia ww. odpisu oraz z obowiązującego Zarządzenia 172/2014 w sprawie rachunkowości również nie wynika (…). Wyjaśnienie złożył również pracownik prowadzący ewidencję analityczną podatków, w którym przedstawił: Wyjaśniam, że odpisu aktualizującego odsetek na kwotę 3.438 zł dokonano z odpisu przedawnionych zobowiązań podatkowych za 2010 rok. W wyniku kontroli kont podatkowych stwierdzono, że na kontach figurują zaległości podatkowe z tytułu podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości na kwotę 5.563,60 zł za 2010 r. Zaległości te dotyczą osób większości nieżyjących. Urząd Gminy stara się wyszukiwać spadkobierców. Innych odpisów aktualizacyjnych na kontach podatkowych nie dokonywałam. Odnosząc się do ustaleń kontroli związanych ze sposobem dokonania odpisu aktualizującego należy wskazać, że Urząd Gminy – jako jednostka sektora finansów publicznych – obowiązana jest do prowadzenia terminowych czynności egzekucyjnych wobec przypadających jej należności, stosownie do art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Ustalenia w tym zakresie poczyniono także w części protokołu kontroli dotyczącej gromadzenia dochodów z tytułu podatków. Zgodnie zaś z przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości podstawą oceny zasadności dokonania odpisu powinny być w szczególności wyniki postępowania egzekucyjnego (jego ewentualna bezskuteczność jako wyznacznik sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika), a nie okres zalegania z płatnością. Objęcie odpisem aktualizującym całości zaległości na koniec każdego roku świadczy o tym, że analizy w zakresie wystąpienia przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 poprzednia Skarbnik nie dokonywała.

Kontrolującym okazano ponadto decyzję Pana Wójta z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie odpisania w urządzeniach księgowych kwoty 5.563,60 zł w należnościach z podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości za rok 2010. W uzasadnieniu decyzji podano: w wyniku kontroli kont podatkowych stwierdzono, ze figurują na nim zaległości podatkowe z tytułu podatku z tytułu podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w kwocie 5.563,60 zł. Z uwagi na fakt, ze zaległości te dotyczą roku 2010 – to w myśl powołanego wyżej art. 70 par. 1 Ordynacji podatkowej należności tych nie można dochodzić od podatnika. Kwota 5.563,60 zł w ewidencji księgowej 2016 r. została ujęta zapisem: Wn 720 – Ma 221, zamiast Wn 761 – Ma 221 – str. 65-67 protokołu kontroli,

r) w zakładowym planie kont Urzędu Gminy konto 224 nosi nazwę „Rozrachunki budżetu”, tj. nazwę, którą zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia powinno nosić konto 224 prowadzone w ewidencji budżetu; konto o tym symbolu w ewidencji Urzędu nosi – zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich” – str. 67 protokołu kontroli,

s) na koncie 229 „Rozrachunki publicznoprawne” na koniec 2016 r. wykazano saldo Ma 13.355,98 zł, podczas gdy prawidłowo ustalone powinno wynosić 13.357,39 zł; różnica 1,41 zł – str. 67-68 protokołu kontroli,

t) na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” na koniec 2016 r. wykazano saldo Ma 67.694,96 zł ustalone jako persaldo strony Wn 1.012,50 zł (konto 231-2 „rozrachunki z tytułu umowy zlecenia”) i strony Ma 68.707,46 zł (konto 231-1 „wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę”). W wyniku kontroli ustalono, iż konto 231 na dzień 31 grudnia 2016 r. w rzeczywistości powinno wykazywać saldo Ma w kwocie 69.718,16 zł – str. 68-70 protokołu kontroli,

u) w ewidencji księgowej Zespołu Szkół w Milejczycach błędnie ujęto odprowadzenie na koniec 2016 r. kwoty 65,48 zł (środków pieniężnych pozostających na 31 grudnia na wyodrębnionym rachunku dochodów) zapisem: Wn 720 – Ma 132 „Rachunek wyodrębnionego rachunku dochodów”, zamiast Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – Ma 132 – str. 172 protokołu kontroli,

v) w księgach Urzędu nie prowadzono konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, na którym – zgodnie z zasadami jego funkcjonowania zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia – powinna być wykazana kwota 776,16 zł odpowiadająca ostatniej racie należności z tytułu sprzedaży nieruchomości, podlegającej zapłaceniu w 2017 r. – str. 79-80 protokołu kontroli,

w) nie naliczano i nie ewidencjonowano w księgach odsetek z tytułu nieterminowych płatności czynszu za dzierżawę gruntów rolnych i najem lokali użytkowych, czym naruszono § 8 ust. 5 rozporządzenia – str. 85-86 i 91-92 protokołu kontroli.

Szereg nieprawidłowości stwierdzono także w zakresie ewidencji na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Stan konta syntetycznego 221 wykazano w zestawieniu obrotów i sald saldem jednostronnym strony Wn w wysokości 184.294,38 zł; analiza subkont prowadzonych w ramach konta 221 wykazała, że na kontach analitycznych prowadzonych w ramach subkonta 221-16 zawyżono salda strony Wn i Ma o 4.146,02 zł. Kwota 4.146,02 zł błędnie została wykazana po stronie Wn i Ma subkont: 221-16/507 T- Mobile Polska S.A. (saldo Wn) i 221-16/1031 T- Mobile Polska S.A. (saldo Ma) – str. 51 protokołu kontroli.

Wystąpiły niezgodności między ewidencją analityczną i ewidencją syntetyczną do konta 221, co stanowi naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a także między danymi tych ewidencji a sprawozdaniem Rb-27S – str. 49-60 protokołu kontroli. Różnice wystąpiły na subkontach:

- 221-7-4 „Odsetki – woda” w zestawieniu obrotów i sald kont za 2016 r. wykazuje saldo Wn 608,90 zł, zaś według dokumentu pn. „Zestawienie zbiorcze księgowań wg klasyfikacji budżetowej za okres od 1.01 do 31.12.2016 r.” obrazującego dane ewidencji analitycznej na koniec 2016 r. należności do zapłaty z tytułu tych odsetek (par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” rozdz. 01010 „Infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi”) wynoszą 354,30 zł. W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w par. 091 „Wpływy z odsetek od nieterminowych wpłat podatków i opłat” rozdz. 01010 (par. 092 w rozdz. 01010 w sprawozdaniu nie występuje) wykazano z kolei w kolumnie 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” kwotę 627,87 zł,

- 221-17 „Należności  tytułu dostawy wody ” – z ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta wynika persaldo strony Wn 38.908,46 zł, zaś z ewidencji syntetycznej 38.904,51 zł; różnica 3,95 zł. Saldo konta 221-17 w ewidencji syntetycznej stanowi ponadto persaldo pomiędzy należnościami (39.928,81 zł) a nadpłatami (1.024,30 zł) wykazanymi w ewidencji analitycznej i sprawozdaniu,

- 221-20 „Wywóz śmieci” – w zestawieniu obrotów i sald za 2016 r. konto wykazuje saldo jednostronne Wn 12.674,82 zł, zaś według dokumentu pn. „Wykaz zaległości na dzień: 2016-12-31 gospodarka odpadami…” zaległość z tytułu należności głównej wynosi 13.948,63 zł i zaległość z tytułu odsetek 183 zł. W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w par. 049 „Wpływy z innych lokalnych opłat…” rozdz. 90002 „Gospodarka odpadami” wykazano: w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” – 13.948,63 zł, (tj. zgodnie z ewidencją analityczną), w kol. 10 zaległości – 12.674,82 zł (tj. niezgodnie z ewidencją analityczną; powinna być to kwota tożsama z wartością należności pozostałych do zapłaty, czyli 13.948,63 zł) oraz nadpłaty 1.273,81 zł (zgodnie z ewidencją analityczną). Z ustaleń kontroli wynika, że saldo konta 221-20 stanowiło w zestawieniu obrotów i sald persaldo pomiędzy należnościami (13.948,63 zł) a nadpłatami (1.273,81 zł) wykazanymi w sprawozdaniu,

- 221-7-3 „Odsetki – odpady” w zestawieniu obrotów i sald wykazuje saldo Wn 340,50 zł, zaś z dokumentu pn. „Zestawienie zbiorcze księgowań wg klasyfikacji budżetowej za okres od 1.01 do 31.12.2016 r.” stanowiącego ewidencję analityczną wynika, że na koniec 2016 r. należności z tytułu odsetek od opłaty za odpady nie występują (par. 0910 rozdz. 90002). Z kolei według przywołanego wyżej dokumentu „Wykaz zaległości na dzień 2016-12-31-gospodarka odpadami” wynika, że zaległości z tytułu odsetek od opłaty wynoszą 183 zł. W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w par. 0910 rozdz. 90002  wykazano: w kolumnie 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” – 375,30 zł, a w kolumnie 10 „zaległości” – 0 zł. Kwota 375,30 zł wykazana w sprawozdaniu nie wynika z żadnych okazanych urządzeń  księgowych;

- 221-6 „Podatek od środków transportowych” w zestawieniu obrotów i sald za 2016 r. wykazuje saldo Ma 3,80 zł, zaś według dokumentu „Rozliczanie podatku od środków transportowych i wieczyste użytkowanie na 31.12.2016 r.” sporządzonego przez pracownika prowadzącego ewidencję analityczną wynika saldo 0 zł. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2016 r. w par. 0340 „Wpływy z podatku od środków transportowych” rozdz.75616 „Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego…” wykazano nadpłaty w wysokości 3,80 zł. Kwota nadpłat wykazana w sprawozdaniu wynika z ewidencji syntetycznej, nie wynika jednak z ewidencji analitycznej,

 - konto 221-3 „Podatek od nieruchomości os. prawne…” w  zestawieniu obrotów i sald za 2016 r. wykazuje persaldo strony Wn 20.110 zł, zaś w ewidencji analitycznej saldo dwustronne: po stronie Wn 20.118 zł (należności pozostałe do zapłaty, w tym całość stanowiły zaległości) i po stronie Ma 8 zł (nadpłaty). W sprawozdaniu w par. 031 „Wpływy z podatku od nieruchomości” rozdz.75615  wykazano: w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” – 20.118 zł, w kol. 10 „zaległości” – 20.110  zł (różnica pomiędzy należnościami a nadpłatami; należało wykazać kwotę 20.118 zł ) i nadpłaty 8 zł. Z powyższego wynika, iż wystąpiła niezgodność pomiędzy ewidencją analityczną a sprawozdaniem w zakresie danych w kol. 10 „zaległości, zaś w ewidencji syntetycznej wykazano persaldo konta.

Ponadto w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2016 r. w par. 0910 rozdz.75615 wykazano:

- w kol. 5 „należności” – 2.409,40 zł; według „Zestawienia zbiorczego księgowań wg klasyfikacji budżetowej za 2016 r. – podatki os. prawne – par. 0910 rozdz. 75615” powinna to być kwota 83,31 zł, zaś z informacji o dochodach pobieranych przez urzędu skarbowe na rzecz gminy dodatkowo kwota 47 zł, co daje łącznie 130,31 zł; różnica 2.279,09 zł,

- w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” – 2.279,09 zł; według „Wykazu zaległości na dzień 2016-12-31 podatki od osób prawnych” odsetki wynoszą 1.411,20 zł; kwotę tę (1.411,20 zł) należało ująć w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty…” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r., a także w kol. 10 „zaległości” sprawozdania, gdzie nie wykazano żadnej kwoty. W ewidencji syntetycznej konto 221-7-1 „Odsetki os. prawne” wykazano saldo Wn 2.294,20 zł, w sprawozdaniu zaś wykazano, jak wyżej podano, w kol. 9 kwotę 2.279,09 zł (ustalono, że odpowiada ona następującemu obliczeniu: 2.409,40 zł należności /kol. 5/ plus 130,31 zł dochody wykonane). Kwoty wykazane w par. 0910 rozdz. 75615 w kolumnach: 5 „należności”, 7 „dochody wykonane” i 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” nie wynikają z ewidencji księgowej,

- salda kont: 221-5 „Podatek rolny os. fizyczne”, 221-12 „Podatek leśny os. Fizyczne” i 221-13 „Podatek od nieruchomości os. fizyczne” w ewidencji syntetycznej zostały wykazane persaldami strony Wn odpowiednio: 25.188,72 zł, 14.405,60 zł i 36.686,46 zł. W sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty…” i kol. 11 „nadpłaty” wykazano kwoty zgodne z ewidencją analityczną, zaś w kolumnie 10  „zaległości” wykazywano różnice pomiędzy kol. 9 a kol. 11, zamiast kwot takich samych, jak wykazano w kol. 9, co wynikało z ewidencji analitycznej,

- w sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w par. 0360 „Wpływy z podatku od spadków i darowizn” rozdz. 75616 w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe”  wykazano kwotę 643 zł, zamiast kwoty 1.482 zł wynikającej z informacji o dochodach budżetowych pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz gminy w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. (należności – 31.977 zł minus dochody wykonane – 30.495 zł); w sprawozdaniu w podziałce tej w kol. 7 „dochody wykonane” wykazano 31.334 zł, zamiast kwoty 30.495 zł (różnica 839 zł). Z ustaleń kontroli wynika, iż wynik budżetu za 2016 r. został zawyżony o kwotę 839 zł.

Dalsza analiza sprawozdania Rb-27S za 2016 r. wykazała, że w par. 0020 „Wpływy z podatku dochodowego od osób prawnych” rozdz. 75621 „Udziały gmin w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa” w dochodach otrzymanych wykazano kwotę 1.671,45 zł, zaś z informacji udostępnionej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych wynika kwota 1.641,25 zł; różnica 30,20 zł.

W trakcie kontroli Skarbnik Gminy złożyła obszerne wyjaśnienia dotyczące przyczyn rozbieżności pomiędzy ewidencją syntetyczną prowadzoną do konta 221 a ewidencją analityczną.

Podsumowując ustalenia dotyczące prawidłowości ewidencji na koncie 221 oraz sposobu wykazywania danych z niego wynikających w sprawozdaniu Rb-27S należy wskazać, iż z ewidencji księgowej wynikała kwota należności w wysokości 184.294,38 zł, natomiast w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. wykazano kwotę należności 206.391,21 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że podstawowy wpływ na stwierdzona różnicę miał fakt wykazania w sprawozdaniu należności w par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” rozdz. 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” na kwotę 14.562,18 zł, zamiast 1.019,72 zł, która wynika z salda konta 221-16 czynsze za lokale użytkowe (pozostała różnica wynika z kwoty odsetek i jest spowodowana błędną metodą ustalania w sprawozdaniu kwoty należności pozostałych do zapłaty, polegającą na jej ustalaniu poprzez odejmowanie od siebie rożnych pozycji sprawozdania Rb-27S).

Należności ze sprawozdania Rb-27S w rozdziale 70005 i 70004 § 0750 były niezgodne z rzeczywistością i danymi ewidencji księgowej. Należność w rozdziale 70005 par. 0750 w kwocie 14.562,18 zł została wygenerowana przez system komputerowy jako różnica pomiędzy kwotą należności (saldo początkowe + przypisy w 2016 r.) – 77.967,84 zł i dochodów wykonanych z tego tytułu – 63.405,46 zł. Jak należy wnioskować z ustaleń zawartych na str. 92-93 protokołu kontroli powodem powstania nierealnego salda należności było pominięcie w ewidencji kwoty podatku VAT wpłaconego przez kontrahentów od czynszu. W kolumnie „należności” wykazano kwotę zawierającą przypis należności od kontrahentów wraz z podatkiem VAT, podczas gdy w ewidencji stanowiącej podstawę sporządzenia sprawozdania ujęto tylko wpłaty netto (nieuwzględniające odprowadzonego przez gminę VAT, który został faktycznie zapłacony). W związku z tym, że należności od kontrahentów obejmujące VAT zostały opłacone, gmina nie miała należności w tej wysokości, co błędnie sugerują dane sprawozdawcze. Według ewidencji księgowej na koncie 221-16 saldo początkowe na 1 stycznia 2016 r. wynosiło 0 zł, obroty strony Wn 73.629,98 zł, strony Ma 72.610,26 zł (faktyczne wpłaty), zaś saldo na koniec 2016 r. – 1.019,72 zł. Nieopłacone na koniec roku należności obejmowały faktury wystawione dla Green Operator - 872,12 zł (netto 709,04 zł – kwotę tę błędnie pominięto w kolumnie „zaległości…” sprawozdania Rb-27S) i VITA LUX – 147,60 zł (netto 120 zł). Natomiast według ewidencji na koncie 221-15 „Czynsze za grunty” saldo początkowe strony Wn na 1 stycznia 2016 r. wynosiło 82,60 zł, obroty strony Wn 4.280,36 zł a strony Ma 4.362,96 zł a saldo końcowe na koniec 2016 r. – 0 zł. Prawidłowo w sprawozdaniu w tej podziałce należało w należnościach pozostałych do zapłaty wskazać kwotę 1.019,72 zł, a w kolumnie 5 „należności” wykazać kwotę przypisaną na kontach 221-15 i 22-16 w wartościach netto, tj. konsekwentnie z przyjętą metodą pomijania w dochodach podatku VAT od czynszów.

Z kolei kwota należności wykazana w rozdziale 70004 „Różne jednostki obsługi gospodarki mieszkaniowej” w kwocie 220,74 zł została wygenerowana przez system komputerowy jako różnica pomiędzy kwotą należności (saldo początkowe + przypisy w 2016 r.) – 959,04 zł i dochodów wykonanych z tego tytułu – 738,30 zł. Na podstawie konta 221-8 „Należności z tytułu czynszów mieszkaniowych” ustalono, iż faktyczna kwota dochodów wykonanych to 863,94 zł (wpłaty od 2 lokatorów mieszkań komunalnych) a kwota należności na koniec roku to 95,10 zł. Prawidłowo więc w sprawozdaniu Rb-27S należało wykazać w rozdziale 70004 par. 0750 w dochodach wykonanych kwotę 863,94 zł, a kwotę 95,10 zł brutto jako należność (i w takiej kwocie należność wymagalną). Nieprawidłowość wynikała z błędnego zaewidencjonowania dokonanej wpłaty w kwocie 125,64 zł za lokal mieszkalny w lipcu 2016 r., którą ujęto w rozdziale 70005, podczas gdy przypis należności dotyczył rozdziału 70004.

Kontrola raportu kasowego nr 51/2016 wykazała, że załączono do niego m.in. listę wypłaty diet radnym za udział w XIV sesji Rady Gminy w dniu 20 października 2016 r., z której wynika, że 11 radnych pobrało dietę w wysokości po 200 zł (łącznie 2.200 zł). Na liście wypłat widnieje 13 radnych, z czego 2 było nieobecnych na sesji. Na wypłatę pobrano czekiem 2.600 zł, wypłacono 2.200 zł a 400 zł odprowadzono z powrotem do banku. Stwierdzono, że na omawianej liście wypłat diet dla radnych zatwierdzono do wypłaty kwotę 2.600 zł; zatwierdzenia dokonał Pan Wójt oraz Skarbnik, zaś na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym listę również podpisał Pan Wójt. Ustalenia kontroli świadczą o sporządzeniu nierzetelnego dowodu księgowego, zawierającego dwie osoby, którym nie należała się dieta; nieprawidłowości tej nie wyeliminowała wstępna kontrola dowodu księgowego. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują – str. 44 protokołu kontroli.

W raporcie kasowym nr 53/2016 sporządzonym za okres od 28 do 31 października 2016 r. ujęto pod pozycją 15 z datą 31 października 2016 r. wypłatę zwrotu podatku akcyzowego na kwotę 36.352,02 zł; wypłaty dokonano wszystkim ujętym na liście 81 osobom (lista zawiera poz. 1-81); na liście wypłaty brak jest daty/dat odbioru gotówki z kasy, co uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości ewidencji operacji w raporcie kasowym w kontekście obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg wynikającego z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Ponadto analiza tego raportu kasowego wykazała, że środki na wypłaty z kasy zostały podjęte z rachunku budżetu, zamiast z rachunku wydatków Urzędu. W efekcie na koniec października 2016 r. na koncie 130 nie były ujęte wydatki poniesione z kasy na łączną kwotę 43.635,23 zł. Zrefundowania tych środków z rachunku wydatków Urzędu na rachunek budżetu dokonano 11 listopada 2016 r. – str. 46 protokołu kontroli.

Opłaty za wodę pobierane są przez pracownika Urzędu Gminy (osoba odczytująca liczniki wody), ujmowane w dowodach K-103 i przekazywane do kasy Urzędu Gminy. Pracownik pobierający opłaty za wodę został upoważniony do dostarczania odbiorcom indywidualnym faktur za wodę oraz pobierania należności wynikających z tych faktur. Pracownik podpisał oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Przepisy wewnętrzne nie ustalają, gdzie i w jakim terminie zebrana gotówka ma być przez tego pracownika odprowadzana; nie wskazano też, kto ma dokonywać rozliczenia pracownika z zebranej przez niego gotówki za wodę – żaden pracownik Urzędu nie ma przypisanych formalnie obowiązków w tym zakresie. Jak wynika z ustaleń kontroli, w praktyce osoba pobierająca opłaty za wodę  rozlicza się z zebranej gotówki w tym samym dniu bądź następnego dnia rano – str. 44 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała następujące nieprawidłowości (oprócz wyżej przedstawionych dotyczących sprawozdania Rb-27S i kwot w nim wykazanych związanych z danymi konta 221):

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Pana Wójta za 2016 r. w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 7.450.798,75  zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 7.470.901,52 zł (różnica 20.102,77 zł); szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 28-29 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4, ust. 4 pkt 3 i ust. 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

b) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ sporządzonym przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Milejczycach oraz w księgach GOPS nie wykazano na dzień 31 grudnia 2016 r. odsetek naliczonych od dłużników z tytułu świadczeń alimentacyjnych. W wyjaśnieniu księgowa prowadząca ewidencję GOPS przedstawiła: Odsetki od funduszu alimentacyjnego nie są naliczane przez księgowość, ponieważ nie posiadam dokumentów, na podstawie których można wyliczyć odsetki. Dokumenty źródłowe o poszczególnych dłużnikach i ich kwotach zaległych są w posiadaniu pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, który zajmuje się funduszem alimentacyjnym. Nadto, w kolumnie 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” sprawozdania wykazano kwotę 1.881,14 zł. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej jednostka realizująca zadania zlecone nie wypełnia w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”; kolumna ta powinna być wypełniona tylko w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27ZZ. Natomiast w kolumnie 8 „Dochody przekazane” wykazano 2.851,16 zł, zamiast 4.733,90 zł, tj. kwoty przekazanej na rachunek budżetu gminy (kwota 4.733,90 zł stanowiła dochody wykonane w sprawozdaniu Rb-27ZZ GOPS za 2016 r.) – str. 29-30 protokołu kontroli,

c) wystąpiła różnica w kwocie 1,60 zł pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27ZZ w kolumnie 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” (1.881,14 zł) a dochodami przekazanymi na rachunek budżetu jako dochody należne gminie (1.882,74 zł, co wynika z obrotów konta 222-4 w ewidencji budżetu). W par. 2360 sprawozdania Rb-27S sporządzonego przez GOPS za 2016 r. wykazano w „dochodach wykonanych” kwotę 1.881,14 zł, zaś w „dochodach otrzymanych” 1.882,74 zł; różnica 1,60 zł. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: Za IV kwartał 2016 r. dochody wykonane z funduszu alimentacyjnego wynosiły łączne 4.510,83 zł. Kwota podlegająca wpłacie do PUW wynosiła 2.706,50 zł. Natomiast w 2016 r. przekazano 2.704,90 zł. Kwota przekazana na konto budżetu gminy 133-1 wynosiła 1.805,93, natomiast należna była 1.804,33 (wynika to z proporcji PUW 60% - dochody własne 40%). Nieprzekazana różnica w kwocie 1,60 na koniec 2016 r. do PUW została dokonana w dniu 17.03.2017 roku z konta dochodów budżetu (133-1). Z ustaleń kontroli i wyjaśnienia wynika zatem, że kwota 1,60 zł została ujęta na dochody budżetu (konto 901), zamiast na stronę Ma konta 224; zawyżono zatem o nią wynik budżetu za 2016 r. – str. 31-32 protokołu kontroli,

d) kwota zobowiązań wynikająca z jednostkowego sprawozdania Rb-28S Urzędu Gminy za 2016 r. różni się od danych z ewidencji księgowej o kwotę 986,79 zł. W sprawozdaniu wykazano sumę zobowiązań w wysokości 105.191,61 zł, natomiast z kont rozrachunkowych wynikają na 31 grudnia 2016 r. zobowiązania z tytułu wydatków na kwotę 104.204,82 zł. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy przyczyną nieprawidłowości było zawyżenie zobowiązań wynikających z konta 201-1 o saldo Wn wynoszące 1,20 zł, zaniżenie zobowiązań z konta 231 o 1.010,68 zł oraz ich zawyżenie z konta 229 o kwotę 25,09 zł – str. 70-71 protokołu kontroli,

e) we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2016 r., sporządzonym z datą 30 stycznia 2017 r.:

- w wierszu N.4 „należności wymagalne” wykazano kwotę 109.065 zł (z tego w wierszu N.4.1 „z tytułu dostaw towarów i usług” – 0 zł i w wierszu N. 4.2 „pozostałe” – 109.065 zł). Z kolei w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w kol. 10 „zaległości netto – saldo końcowe” wykazano kwotę 121.342,13 zł,

- w wierszu N.5 pozostałe należności wykazano 82.427,98 zł, z czego w wierszu N.5.1 „z tytułu dostaw towarów i usług” – 40.122,41 zł, w wierszu N.5.2 „z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne” – 2.069,10 zł i w wierszu N.5.3 „z tytułu innych niż wymienione powyżej” – 40.236,47 zł.

Po weryfikacji sald kont rozrachunkowych wynikających z ewidencji na koniec 2016 r. kontrolujący nie byli w stanie ustalić prawidłowości sposobu wykazania podanych kwot we własnym sprawozdaniu Rb-N za 2016 r. Według wyjaśnienia Skarbnika Dane zawarte w ww. sprawozdaniu wynikały z ewidencji księgowej na dany okres. Były zgodne ze sprawozdaniem RB-27S za 2016 r. sporządzonym na dzień 30.01.2017 r. (…) Obecnie nie jestem w stanie odzwierciedlić wszystkich danych na dzień 30.01.2017 r., ponieważ dokonywano szereg przeksięgowań z powodu błędnie zaksięgowanych dochodów jako otrzymanych a nie wykonanych (wpłata). W lutym serwisant oprogramowania do rozliczania sprzedaży wody dokonał przeksięgowań na koniec roku nadpłat z zaległościami wynikającymi na 31.12.2016 r. W związku z powyższym dokonałam korekty sprawozdania RB-27S za 2016 r. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2017 r. (korekta nr 1 z 20 kwietnia 2017 r.) w paragrafach 091 i 092 wykazano należności z tytułu odsetek na łączną kwotę 31.873,33 zł. Należności pozostałe do zapłaty (saldo końcowe konta 221) wynosiły 184.294,38 zł, co po odjęciu odsetek w wysokości 31.873,33 zł daje kwotę 152.421,05 zł, natomiast jako zaległości netto w kolumnie 10 wykazano kwotę 121.342,13 zł. Według omawianego własnego sprawozdania Rb-N należności (wymagalne i pozostałe) wynoszą 191.492,98 zł. Korekty własnego sprawozdania Rb-N za 2016 r. nie sporządzano – str. 72-75 protokołu kontroli.

Zgodnie z instrukcją wypełniania sprawozdania Rb-N stanowiącą załącznik nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, wykazaniu w pozycji „pozostałe należności” podlegają wszystkie bezsporne należności niewymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, podatków i składek na ubezpieczenie społeczne oraz wszelkich innych tytułów nieobjętych pozostałymi kategoriami przedmiotowego sprawozdania, wyłączając odsetki i inne należności uboczne (§ 13 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 9 do rozporządzenia), natomiast w pozycji „należności wymagalne” wykazuje się wartość wszystkich bezspornych należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione ani umorzone (w § 13 ust. 1 pkt 5).

W trakcie kontroli dokonano weryfikacji danych zaprezentowanych w bilansie z wykonania budżetu za 2016 r. (szczegółowy opis zawarto na str. 33-36 protokołu kontroli) stwierdzając liczne rozbieżności pomiędzy danymi sprawozdania a okazanymi danymi ewidencyjnymi i stanem faktycznym (w przypadku zagadnień, które były możliwe do zweryfikowania na podstawie dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach). Do zakwestionowanych pozycji bilansu z wykonania budżetu należą w szczególności:

a) poz. II. „Należności i roszczenia” wykazana według stanu na koniec 2016 r. w kwocie 6.532,23 zł i składająca się w całości z kwoty wykazanej jako należności od budżetów (poz. II.2). Według danych wynikających z kont ewidencji budżetu (mimo, iż niektóre nie są realne) jako „Należności i roszczenia” należało wykazać kwotę 22.186,46 zł, w całości jako należności od budżetów. Natomiast po dokonanej podczas kontroli weryfikacji sald kont rozrachunkowych budżetu realna kwota podlegająca wykazaniu w księgach za 2016 r. i bilansie jako „Należności i roszczenia” to 19.316,72 zł (w całości w poz. II.2 „Należności od budżetów”),

b) poz. III „Inne aktywa” wykazana jako stan na koniec 2016 r. w kwocie 518.261,90 zł; kwota ta została bezpodstawnie wykazana, nie ma uzasadnienia w danych ewidencji budżetu; ustalono, iż pochodzi ona z wyliczenia: saldo Wn konta 961 „Wynik wykonania budżetu” na początek 2016 r. – 915.189,01 zł minus saldo Ma konta 960 „Skumulowane wyniki budżetu” na początek 2016 r. – 396.927,11 zł, a zatem nie przedstawia żadnej treści ekonomicznej (odpowiada w praktyce saldu konta 960 na koniec 2016 r., tj. po przeksięgowaniu salda konta 961 za 2015 r., a więc skumulowanemu wynikowi budżetu ustalonemu na koncie 960 z uwzględnieniem wyniku wykonania budżetu za 2015 r.). W pozycji tej należało wykazać 0 zł,

c) poz. I. „Zobowiązania” wykazana według stanu na koniec 2016 r w kwocie 458.266,89 zł, z tego:

- zobowiązania finansowe – 450.000 zł (kwota odpowiada saldu zobowiązań wykazanemu na koncie 134 „Kredyty bankowe”), w tym zobowiązania krótkoterminowe 0 zł i zobowiązania długoterminowe 450.000 zł,

- zobowiązania wobec budżetów – 8.162,52 zł (saldo Ma konta 223)

- pozostałe zobowiązania – 104,37 zł (saldo Ma konta 240-60-1).

Według danych kont ujętych w ewidencji budżetu (mimo, iż niektóre nie są realne) w pozycji „Zobowiązania” należałoby wykazać kwotę 465.654,23 zł, z czego:

- zobowiązania finansowe – 450.000 zł (z tego zobowiązania krótkoterminowe – 140.000 zł   i zobowiązania długoterminowe 310.000 zł – zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw towarów i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego),

- zobowiązania wobec budżetów – 15.654,23 zł,

- pozostałe zobowiązania – 8.266,89 zł.

Po dokonanej w trakcie kontroli weryfikacji rzetelności danych ksiąg budżetu, prawidłowe dane ksiąg i bilansu z wykonania budżetu powinny w pozycji „Zobowiązania” wykazać kwotę 464.114,54 zł, z czego:

-zobowiązania finansowe – 450.000 zł (z tego zobowiązania krótkoterminowe – 140.000 zł i zobowiązania długoterminowe – 310.000 zł),

- zobowiązania wobec budżetów – 14.010,17 zł,

- pozostałe zobowiązania – 104,37 zł;

d) poz. II pasywów „Aktywa netto budżetu” wykazana według stanu na koniec 2016 r. w kwocie  (+) 485.902,04 zł, na które złożyły się:

- wynik wykonania budżetu (poz. II.1) – (+) 485.902,04 zł – stan zgodny z saldem Ma konta 961 wykazanym w ewidencji księgowej,

- nadwyżka budżetu (poz. II.1.1) – 0 zł,

- niewykonane wydatki (poz. II.1.3.) – 485.902,04 zł,

- skumulowany wynik budżetu – 0,- zł.

Według danych wynikających z kont ewidencji budżetu (z zastrzeżeniem, iż ustalony wynik budżetu nie był realny) w pozycji „Aktywa netto budżetu” należało wykazać kwotę (-) 32.359,86 zł, na którą złożyły się:

- wynik wykonania budżetu (poz. II.1) – (+) 485.902,04 zł – saldo Ma konta 961,

- nadwyżka budżetu (poz. II.1.1) – 485.902,04 zł,

- niewykonane wydatki (poz. II.1.3) – 0 zł,

- skumulowany wynik budżetu – (-) 518.261,90 zł (saldo Wa 960).

Należy podkreślić, iż wyżej zaprezentowano efekty kontroli kwestionujące prawidłowość ustalenia wyniku budżetu za 2016 r. Wynik został zaniżony o kwoty:

- 1.644,06 zł odpowiadającą saldu Ma konta 224-1-8 i

- 6.143,38 zł odpowiadającą części salda Ma konta 223,

oraz zawyżony o:

- 850,60 zł z tytułu kwoty ujętej na stronie Wn konta 224 jako rozrachunki z US w Bydgoszczy (w sprawozdaniu Rb-27S dochody z tytułu podatku od spadków i darowizn zawyżono o kwotę 839 zł),

- 1,60 zł w związku z błędnie ustaloną kwotą dochodów należnych gminie z zadań zleconych.

           Przedstawione wyżej ustalenia dotyczące weryfikacji danych wynikających z ksiąg rachunkowych budżetu gminy i bilansu z wykonania budżetu gminy w zakresie należności i zobowiązań wywierają wpływ na ustalenie kwoty wolnych środków budżetu, którymi gmina Milejczyce dysponuje w 2017 r. Według bilansu z wykonania budżetu stan wolnych środków na początek 2017 r. stanowił kwotę 417.640,14 zł, zaś po uwzględnieniu korekt wynikających z ustaleń kontroli (eliminujących nierealne salda) wynosił on faktycznie 424.576,98 zł. W sprawozdaniu Rb-NDS o nadwyżce (deficycie) jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 marca i do dnia 30 czerwca 2017 r. w poz. D.16 wolne środki wykazano kwotę 0 zł, wbrew zasadom sporządzania tego sprawozdania – str. 39 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy wieloletniej prognozy finansowej gminy według stanu na dzień 5 lipca 2016 r. (ustalonego Pana zarządzeniem Nr 100/2016) stwierdzono, że prognozowane w niej rozchody budżetu na rok 2017 zostały zawyżone o 10.000 zł, zaś na rok 2018 zaniżone o 10.000 zł w stosunku do harmonogramu spłaty kredytów załączonych do umów. W tej wersji WPF zaplanowano na rok 2017 spłatę rat kredytów na kwotę 150.000 zł (według umów 140.000 zł), a na rok 2018 na kwotę 60.000 zł (według umów 70.000 zł).

W zakresie rzetelności danych ujętych w wieloletniej prognozie finansowej gminy na lata 2017-2021, przyjętej uchwałą Nr XVI/99/2016 Rady Gminy Milejczyce z dnia 29 grudnia 2016 r. stwierdzono – w wersji aktualnej na dzień kontroli – że spłaty rat kapitałowych kredytów na lata 2018-2019 przyjęte zostały w prawidłowej wysokości – str. 40-41 protokołu kontroli.

           Badając procedurę opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych stwierdzono, że Pan Wójt poinformował pismami z dnia 16 listopada 2015 r. kierowników gminnych jednostek budżetowych o kwocie wydatków jednostek przyjętych w projekcie budżetu gminy na 2016 r. Szczegółowość informacji obejmowała tylko rozdziały, bez wyszczególnienia paragrafów klasyfikacji budżetowej. W sporządzonych projektach planu finansowego jednostki wykazały wydatki w szczegółowości do paragrafów klasyfikacji, zgodnie z projektem uchwały budżetowej. Analogiczną szczegółowość – tylko do rozdziałów klasyfikacji – miały pisma Pana Wójta skierowane do kierowników jednostek budżetowych w dniu 5 stycznia 2016 r. (po uchwaleniu budżetu na 2016 r.), stanowiące podstawę opracowania planów finansowych. Ponadto przekazane przez Pana informacje nie odnosiły się do planu dochodów tych jednostek.

           Stosownie do postanowień art.  248. ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego, zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje podległym jednostkom informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych, a na podstawie art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy – w terminie 21 dni od podjęcia uchwały budżetowej –  informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek. Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542) przekazywane kierownikom jednostek informacje w zakresie wydatków mają być sporządzone w szczegółowości określonej w art. 236 ustawy o finansach publicznych. Według ogólnej zasady z art. 236 ust. 1 ustawy szczegółowość planu wydatków budżetu gminy ma obejmować w zakresie klasyfikacji budżetowej co najmniej działy i rozdziały. Natomiast art. 236 ust. 5 ustawy przewiduje, że organ stanowiący gminy może ustalić większą szczegółowość planu wydatków. Mając na uwadze, że budżet gminy Milejczyce uchwalany jest w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej (do paragrafów), przekazywanie informacji zawierającej wydatki w układzie jedynie rozdziałów klasyfikacji jest sprzeczne z przywołanymi wyżej przepisami, nie dając możliwości sporządzenia – tylko na ich podstawie – planów wydatków (ich projektów) z zachowaniem zgodności z uchwałą budżetową (jej projektem) – str. 77-78 protokołu kontroli.

           W zakresie planowania kontrola wykazała ponadto brak planu finansowego Urzędu Gminy na 2016 r., czym naruszono art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. Plan taki sporządzono natomiast na 2017 r. – str. 78 protokołu kontroli.

           Kontrola wykazała nieprawidłowości w zakresie treści planów finansowych instytucji kultury. W pierwszej kolejności wskazania wymaga, że plany nie określały, czy przyjęte w nich kwoty dotyczą wydatków czy kosztów (zgodnie z art. 31 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wyodrębnieniu w planie samorządowej osoby prawnej podlegają koszty). Ponadto brak w ich treści danych o stanie środków pieniężnych na początek i koniec roku, stanie należności i zobowiązań, przychodach z prowadzonej działalności oraz planowanych dotacjach z budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Jak stanowią przepisy art. 30 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, podstawą gospodarki finansowej samorządowych osób prawnych jest plan finansowy sporządzony zgodnie z ustawą o utworzeniu danej osoby prawnej, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Posiadane przez Urząd Gminy plany finansowe instytucji kultury nie zawierały wszystkich elementów spośród wskazanych przepisami art. 31 ustawy.

Z kolei ze sprawozdania o przebiegu wykonania planu finansowego samorządowych instytucji kultury za 2016 r. wynikają już dane o stanie środków pieniężnych na początek i koniec roku (zapisano jako środki obrotowe), stanie zobowiązań wymagalnych, przychodów z prowadzonej działalności oraz dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Brakuje jednak danych o stanie zobowiązań niewymagalnych oraz należności na początek i koniec roku, które powinny być objęte planem finansowym na podstawie art. 31 pkt 6 ustawy o finansach publicznych, a zatem – stosownie do art. 265 pkt 2 – być także elementem rocznego sprawozdania – str. 78-79 protokołu kontroli.

           Uchwałą Nr XXIII/197/2014 z 24 lutego 2014 r. Rada Gminy Milejczyce określiła zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata. Treść uchwały nie uwzględnia zmienionego z dniem 22 października 2007 r. brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, który nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 80 protokołu kontroli.

Badanie procedury sprzedaży nieruchomości w świetle przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) wykazało (str. 81-84 protokołu kontroli):

a) nieprawidłowości w zakresie upubliczniania w prasie lokalnej wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w kontekście zapewnienia ewentualnym wnioskodawcom 6-tygodniowego terminu na złożenie wniosku w sprawie skorzystania z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy. Jak wynika z ustaleń kontroli, opóźnienie w zamieszczeniu wykazu w prasie lokalnej spowodowało także sytuację opublikowania ogłoszenia o przetargu przed upływem 6-tygodni od dnia upublicznienia wykazu w tej formie, co stanowi naruszenie art. 38 ust. 2 ustawy:

- w postępowaniu na sprzedaż nieruchomości nr 164 we wsi Grabarka wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży został upubliczniony w prasie lokalnej w dniu 20 października 2015 r. (zarządzenie Pana Wójta w sprawie przeznaczenia do sprzedaży pochodziło z 5 października 2015 r.); w wykazie wskazano termin na złożenie wniosku w sprawie pierwszeństwa – 16 listopada 2015 r., zaś ogłoszenie o przetargu podano do publicznej wiadomości 17 listopada 2015 r. (między publikacją wykazu w prasie a ogłoszeniem minęło 27 dni),

- w postępowaniu na sprzedaż nieruchomości nr 64/3 we wsi Choroszczewo wykaz nieruchomości został upubliczniony w prasie lokalnej w dniu 11 października 2016 r. (zarządzenie  sprawie przeznaczenia do sprzedaży pochodziło z 14 września 2016 r.); z wykazu wynikał termin na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości upływający 27 października 2016 r., a zatem 16 dni po publikacji w prasie,

- w postępowaniu na sprzedaż nieruchomości nr 451/2 we wsi Mikulicze wykaz nieruchomości został upubliczniony w prasie 13 grudnia 2016 r. (zarządzenie w sprawie przeznaczenia do sprzedaży pochodziło z 30 listopada 2016 r.); z wykazu wynikał termin na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości upływający 16 stycznia 2016 r., a zatem 34 dni po publikacji w prasie,

b) nieprawidłowości w ustalaniu wysokości postąpienia:

- w kolejnych ogłoszeniach o przetargu na sprzedaż wskazanej wyżej działki we wsi Grabarka podawano cenę wywoławczą na poziomie 25.100 zł oraz postąpienie w wysokości 251 zł. Zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia kwota minimalnego postąpienia powinna wynosić 260 zł, tj. nie mniej niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Ponadto należy zwrócić uwagę, że zgodnie z przywołanym przepisem o wysokości postąpienia decydują uczestnicy postępowania, a nie organizator przetargu, zatem zawieranie w tym zakresie jakichkolwiek postanowień odbiegających od treści przywołanego przepisu (w szczególności ustalanie kwot postąpienia) jest bezprzedmiotowe,

- w ogłoszeniu o przetargu na sprzedaż wskazanej wyżej działki we wsi Choroszczewo (cena wywoławcza 16.805 zł) wskazano minimalne postąpienie w wysokości 168 zł, podczas gdy nie mogło ono wynosić mniej niż 170 zł; w związku z tym, że przetarg został rozstrzygnięty po jednym postąpieniu, kwotę dochodów zaniżono o 2 zł,

- w ogłoszeniu o przetargu na sprzedaż wskazanej wyżej działki we wsi Mikulicze (cena wywoławcza 19.550 zł) wskazano minimalne postąpienie w wysokości 196 zł, podczas gdy nie mogło ono wynosić mniej niż 200 zł; w związku z tym, że przetarg został rozstrzygnięty po jednym postąpieniu, kwotę dochodów zaniżono o 4 zł,

c) zaniechanie pisemnego powiadomienia wyłonionego nabywcy nieruchomości we wsi Mikulicze; zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie. Stwierdzono, że w dniu 9 maja 2017 r. nabywca wpłacił cenę za nieruchomość (przetarg miał miejsce 28 kwietnia 2017 r.). Do czasu kontroli nie zawarto aktu notarialnego. Z kolei w przypadku sprzedaży nieruchomości we wsi Choroszczewo pismem z dnia 28 grudnia 2016 r. powiadomiono wyłonionego nabywcę, że akt notarialny będzie podpisany 12 kwietnia 2017 r. Według wyjaśnienia Pana Wójta w tych sprawach Nabywca nieruchomości o nr geodezyjnym 451/2 we wsi Mikulicze przebywa za granicą. Ponadto zwrócił się do nas z prośbą o ustalenie terminu podpisania aktu notarialnego w okresie wakacyjnym. Odległy termin widniejący w zawiadomieniu o dacie podpisania aktu notarialnego (między innymi nr geodezyjny 64/3 Choroszczewo) wynika ze zbiegu terminu prac rolnych (w gospodarstwie rolnym).

W zakresie dzierżawy gruntów rolnych kontrola wykazała, że w umowach dzierżawy zawierano niejasne postanowienia w zakresie terminu płatności czynszu, a mianowicie, iż czynsz jest płatny w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji ustalającej wysokość należnego czynszu za dzierżawę gruntu gminnego. W praktyce o wysokości czynszu informowano poprzez wystawienie faktury w lutym 2016 r., natomiast opłacenie czynszu w zbadanej próbie miało miejsce około miesiąca po wystawieniu faktury. Z kolei okazane jako obowiązujące zarządzenie Nr 31/2011 Wójta Gminy Milejczyce z dnia 1 czerwca 2011 r. ustalające stawki czynszu za dzierżawę gruntów stanowiących zasób nieruchomości gminy Milejczyce przewiduje płatność czynszu w czterech ratach: do 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada – str. 84-86 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości realizowania dochodów z najmu i dzierżawy pozostałych (nie rolnych) nieruchomości, stwierdzono, że:

a) zawyżono czynsz za III i IV kwartał 2016 r. za dzierżawę nieruchomości o powierzchni 300 m² przez PTC sp. z o.o. – zawyżenie wyniosło po 10,61 zł za każdy kwartał. W umowie strony ustaliły, iż kwartalny czynsz wyniesie 2.500 zł netto i będzie waloryzowany co 6 miesięcy w oparciu o półroczny wskaźnik inflacji ogłaszany przez Prezesa GUS. W I i II kwartale 2016 r. naliczono dzierżawcy czynsz w kwocie 3.391,10 zł a za III i IV kw. 3.370,75 zł netto. Czynsz za III i IV kw. pomniejszono w stosunku do okresu wcześniejszego o wskaźnik 0,6%, a prawidłowo powinien zostać pomniejszony o 0,9% – str. 89 protokołu kontroli,

b) w umowie z dnia 4 stycznia 1999 r. z Lecznicą Zwierząt ustalono, iż opłata czynszowa pokrywa wodę, energię elektryczną, ogrzewanie pomieszczenia oraz wywóz nieczystości stałych i płynnych. W 2016 r. najemca płacił miesięcznie 320 zł netto. Należy wskazać, że tak skonstruowana umowa nie określa w istocie stawki czynszu rozumianej jako należność wynajmującego za prawo korzystania przez najemcę z lokalu. Czynsz stanowi istotę umowy najmu, jak to wynika z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego. Odrębnym rodzajem należności gminy od najemcy są ponoszone przez gminę – za najemcę – koszty utrzymania lokalu (dostarczanych do niego mediów), które najemca zobowiązany jest ponieść w całości. Do zadań gminy nie należy bowiem ponoszenie kosztów funkcjonowania innych podmiotów, w tym prowadzących działalność gospodarczą. Prawidłowo, kwoty wpłacone przez najemcę lokalu służące pokryciu ponoszonych przez gminę kosztów utrzymania budynku powinny być zarachowane na zwrot (wznowienie) wydatków w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej wydatków. Z ustaleń kontroli wynika, że nie dokonywano analizy faktycznych kosztów zużycia przez najemcę wody, energii elektrycznej i ogrzewania, co uniemożliwia stwierdzenie, czy ustalony „czynsz” wystarcza na pokrycie rzeczywistych kosztów eksploatacyjnych, będących następstwem prowadzenia działalności gospodarczej w wynajmowanym pomieszczeniu. W przypadku, gdy odpłatność pokrywałaby wyłącznie koszty eksploatacyjne świadczyłoby to, że w sensie ekonomicznym nie ustalono należności gminy z tytułu najmu pomieszczenia – str. 91 protokołu kontroli.

Rada Gminy Milejczyce uchwałą Nr XXI/177/2013 z dnia 4 grudnia 2013 r. przyjęła wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Milejczyce na lata 2014-2018. Uchwała określa zasady polityki czynszowej, wskazując m.in., że stawkę bazową czynszu ustala Wójt Gminy, stosownie do art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610, ze zm.). W uchwale przyjęto też, że stawka czynszu ma być raz w roku aktualizowana. Kontrola wykazała, że mimo przywołanych postanowień uchwały oraz art. 8 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów…, nie wykonał Pan obowiązku ustalenia stawki bazowej czynszu za najem lokali mieszkalnych. W praktyce nadal stosowana jest stawka czynszu za najem lokali mieszkalnych ustalona nieobowiązującą już uchwałą Nr XV/96/2000 Rady Gminy Milejczyce w sprawie określenia wysokości stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne, wynosząca 0,72 zł/m2. Jak wynika z protokołu kontroli, gmina wynajmowała 2 lokale mieszkalne przy zastosowaniu stawki 0,72 zł/m2, tj. bez uwzględnienia uchwalonych przez Radę czynników podwyższających i obniżających czynsz. W złożonym wyjaśnieniu w sprawie przyczyn nieokreślenia bazowej stawki czynszu za lokale mieszkalne wyjaśnił Pan, że nie ustaliliśmy bazowej stawki czynszu za lokale mieszkalne, ponieważ planowaliśmy sprzedać wszystkie lokale – str. 93-94 protokołu kontroli.

Ponadto w kwestii wynajmowania lokali mieszkalnych stwierdzono, że w latach 2011-2016 gmina wynajmowała lokal mieszkalny we wsi Sobiatyno na potrzeby lokalu socjalnego, na podstawie umowy zawartej przez Wójta z właścicielem lokalu. W umowie wskazano osobę, która będzie korzystała z lokalu jako najemca. Umowa została zawarta na czas nieoznaczony oraz z mocą obowiązującą od 1 sierpnia 2011 r. Na podstawie umowy zawartej z właścicielem lokalu gmina Milejczyce została zobowiązana do zapłaty czynszu najmu w wysokości 200 zł miesięcznie. Pismem z dnia 15 września 2016 r. Pan Wójt wypowiedział umowę najmu ze skutkiem na dzień 31 października 2016 r. Kontrolującym nie okazano odrębnej umowy zawartej przez gminę z osobą, która miała zajmować lokal wynajmowany przez gminę od właściciela na potrzeby zapewnienia lokalu socjalnego. Z ustaleń kontroli wynika, że gmina nie uzyskiwała żadnych wpływów od osoby, której zapewniła lokal ponosząc w związku z tym koszty najmu wynoszące 2.400 zł rocznie – str. 94 protokołu kontroli. Należy wskazać, że zgodnie z art. 20 ust. 2a ustawy o ochronie praw lokatorów… w celu wykonywania zadań z zakresu tworzenia warunków do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych wspólnoty samorządowej gmina może wynajmować lokale od innych właścicieli i podnajmować je osobom, których gospodarstwa domowe osiągają niski dochodów. Natomiast według art. 20 ust. 2b ustawy od wskazanych wyżej podnajemców gmina może pobierać czynsz niższy niż ten, który sama opłaca właścicielowi lokalu. Z przywołanych przepisów wynika zatem, że bezprawnym było całkowite zaniechanie pobierania czynszu od podmiotu, któremu gmina zapewniła lokal w formie wynajęcia go od właściciela.

Badając dochody z tytułu użytkowania wieczystego stwierdzono, że na koniec 2016 r. występowały zaległości w kwocie 4.304,58 zł, które dotyczyły użytkowania wieczystego nieruchomości nr 1796/2 i 1797/1. Odsetek od należności nieopłaconej w terminie nie naliczano i nie ujmowano w księgach – na dzień 31 grudnia 2016 r. powinny one wynosić 539,87 zł i zostać wykazane na koncie 221 oraz w rocznym sprawozdaniu Rb-27S. Użytkownik w dniu 1 marca 2016 r. złożył wniosek o umorzenie zaległości podatkowych od nieruchomości wraz z odsetkami (21.492,11 zł), jak i zaległości za użytkowanie wieczyste wraz z odsetkami (4.672,28 zł). Pan Wójt decyzją z dnia 27 lipca 2016 r. wydaną z powołaniem na art. 105 § 1 i art., 107 § 1 k.p.a. oraz art. 67a § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej odmówił umorzenia tych należności. Odmowa była poprzedzona sporządzeniem protokołu o stanie majątkowym zobowiązanego. Należy wskazać, iż do umorzeń należności cywilnoprawnych, do których należą należności z tytułu użytkowania wieczystego, stosuje się tryb określony uchwałą Nr V/26/2015 Rady Gminy Milejczyce z dnia 31 marca 2015 r., podjętą na podstawie art. 59 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Z jej treści wynika, że udzielanie ulg (m.in. umorzenie należności na wniosek zainteresowanego) następuje w formie pisemnego porozumienia pomiędzy dłużnikiem a Wójtem, na podstawie przepisów prawa cywilnego. Natomiast odmowa udzielania ulg następuje w formie jednostronnego oświadczenia woli Wójta – str. 94-95 protokołu kontroli.

Kontroli poddano też prawidłowość wpłat wnoszonych przez użytkowników wieczystych. W odniesieniu do podmiotu omówionego na str. 95-96 protokołu kontroli, będącego użytkownikiem wieczystym działki nr 745, stwierdzono, że rzeczoznawca majątkowy w operacie szacunkowym z marca 2012 r. oszacował wartość nieruchomości na 26.738 zł. Od stycznia 2013 r. nowa opłata wynosiła 802,14 zł. Poprzednia opłata wynosiła 1.244,32 zł, lecz nie okazano kontrolującym podstawy jej naliczania. Ustalono, iż obniżenie wartości opłaty za użytkowanie wieczyste mogło mieć związek z pismami użytkownika do gminy z 16 lipca 2012 r. i 16 sierpnia 2012 r. W tym ostatnim użytkownik podnosił, iż na działce nr 745 przebiega niewłaściwy przejazd drogi gminnej i prosił o obniżenie wartości opłaty za użytkowanie wieczyste. Wytyczona droga na mapie geodezyjnej – zdaniem użytkownika – widnieje obok działki o nr 745, a operat szacunkowy (na podstawie którego oszacowano nieruchomość) nie uwzględniał jego strat spowodowanych „wejściem” drogi na ten teren prywatny i użytkowaniem terenu prywatnego. Ówczesna Wójt pismem z 17 września 2012 r. poinformowała, iż zostały podjęte czynności zmierzające do ustalenia właściwego przebiegu drogi. Kontrolującym nie okazano dokumentacji w zakresie formalnego ustanowienia przez gminę prawa użytkowania wieczystego w stosunku do ww. nieruchomości a także przeniesienia tego prawa na aktualnego użytkownika.

W myśl art. 77 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, jeżeli wartość nieruchomości gruntowej na dzień aktualizacji opłaty rocznej byłaby niższa niż ustalona w drodze przetargu cena tej nieruchomości w dniu oddania jej w użytkowanie wieczyste, aktualizacji nie dokonuje się. W latach 2013-2017 użytkownik za użytkowanie działki nr 745 zapłacił 4.010,70 zł, podczas gdy zgodnie z poprzednią stawką opłata wynosiłaby 6.221,60 zł – str. 96-97 protokołu kontroli.

W złożonych w tej sprawie wyjaśnieniach (dotyczących m.in. podstawy ustalenia poprzedniej opłaty oraz kwestii przebiegu drogi przez działkę nr 745) Pan Wójt wskazał, iż działka 745 jest użytkowana na podstawie aktu notarialnego 1175/2009 z dnia 23.03.2009 r. Natomiast poprzednim użytkownikiem wieczystym była Spółdzielnia Kółek Rolniczych w Milejczycach, nie została wypowiedziana dotychczasowa opłata, obecny Wójt nic nie wie na temat drogi obok działki 745. Droga nie miała wpływu na wysokość opłaty. Nie udzielono odpowiedzi odnośnie podstawy ustalenia poprzedniej opłaty.

Kontroli poddano bilans dochodów i wydatków związanych z funkcjonowaniem systemu gospodarki odpadami w 2015 i 2016 r. Dochody z tego tytułu ujęte w 2016 r. w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami” wyniosły 120.351,10 zł, przy należnościach wymagalnych 12.674,82 zł i nadpłatach 1.273,81 zł. Poniesione w 2016 r. wydatki, zakwalifikowane jako związane z funkcjonowaniem systemu, zaewidencjonowano w rozdziale 90002 w kwocie 199.222,11 zł. Wydatki dotyczyły głównie usługi odbierania odpadów komunalnych z nieruchomości przez MPO sp. z o.o. Ponadto w wydatkach 2016 r. ujęto wynagrodzenie 3 pracowników, tj. pomocy administracyjnej, podinspektora (od 1 września 2016 r. przebywającej na urlopie bezpłatnym), a także kierowcy konserwatora, który – jak wynika z ustaleń kontroli – nie zajmuje się w praktyce zadaniami z zakresu gospodarki odpadami, a zatem wydatki na jego wynagrodzenie nie powinny znaleźć się w rozdz. 90002. Łącznie w rozdz. 90002 wykazano wydatki, które nie powinny być w nim ujęte w łącznej kwocie 28.598,10 zł. Uwzględniając tylko wynagrodzenia osób faktycznie zajmujących się gospodarką odpadami w 2016 r. powstała nadwyżka wydatków na dochodami w kwocie 50.272,91 zł, odpowiadająca 41,8% uzyskanych dochodów. Uwzględniając zaś persaldo zaległości i nadpłat (11.401,01 zł) nadwyżka wydatków nad dochodami wyniesie 38.871,90 zł.

Z kolei w 2015 r. dochody z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi ewidencjonowane w rozdziale 90002 wyniosły 127.542,31 zł (przy należnościach wymagalnych 17.410,42 zł i nadpłatach 1.318,40 zł). Natomiast wydatki w rozdz. 9002 w 2015 r. (bez wydatków inwestycyjnych finansowanych dotacją na ten cel) wyniosły 152.619,71 zł. Za 2015 r. powstała więc także nadwyżka wydatków na dochodami w kwocie 25.077,40 zł.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 6 listopada 2013 r. (sygn. akt I SA/Bk 127/13) stwierdził, że W świetle powyższych przepisów nie budzi wątpliwości, że rada gminy podejmując uchwałę w przedmiocie stawek opłaty za gospodarowanie odpadami jest zobowiązana do dokonania rzetelnej i wnikliwej kalkulacji wysokości stawki, tak aby pobierane opłaty pokrywały rzeczywiste koszty związane z funkcjonowaniem systemu zagospodarowania odpadami na terenie gminy. Prawidłowo skalkulowana opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi powinna z jednej strony zapewniać sprawne funkcjonowanie systemu odbioru odpadów na terenie gminy, z drugiej zaś nie powinna stanowić źródła dodatkowych zysków gminy. Rzetelna kalkulacja wysokości opłat powinna w szczególności uwzględniać liczbę mieszkańców gminy, ilość wytwarzanych na terenie gminy odpadów komunalnych oraz koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, na który składają się koszty odbierania, transportu, zbierania, odzysku i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, tworzenia i utrzymania punktów selektywnego zbierania odpadów komunalnych oraz obsługi administracyjnej tego systemu – str. 99-101 protokołu kontroli.

                      Badając prawidłowość dochodów z opłat za zajęcie pasa drogowego w 2016 r. stwierdzono, że w dniu 8 lutego 2016 r. wydana została decyzja nr ZPIN.6740.1.2016 ustalająca opłatę za umieszczenie urządzeń infrastruktury technicznej w pasie drogi gminnej w m. Borowiki o łącznej pow. 261 m2 w okresie od 10 do 11 lutego 2016 r. w wysokości 1.566 zł. Kontrolującym nie okazano dokumentacji świadczącej o uiszczeniu tej opłaty (zaległości z opłat za zajęcie pasa drogowego na koniec 2016 r., wykazane na koncie 221-10 i w sprawozdaniu Rb-27S, wynoszą 1.660,50 zł).

                      Z dołączonego do wniosku o zezwolenie na zajęcie pasa drogowego harmonogramu zajęcia pasa wynika, iż zajęcie dotyczy pobocza. Zgodnie z § 2 ust. 2 uchwały Nr IX/68/2011 Rady Gminy Milejczyce z dnia 29 grudnia 2011 r. w sprawie określenia wysokości stawek opłat za zajęcie pasa drogowego dróg gminnych zajęcie pobocza podlega stawce 4 zł (za powierzchnię do 50% pobocza) lub 8 zł (za powierzchnię powyżej 50%) za 1m2, zaś w decyzji zastosowano stawkę 3 zł, co w świetle § 2 ust. 3 wskazuje, że wbrew wnioskowi uznano, iż zajęto pozostałe elementy pasa drogowego. Na pytanie, dlaczego w omawianej decyzji nie zastosowano stawki określonej w § 2 ust. 2 uchwały, wyjaśnił Pan, że w decyzji ujęto błędną stawkę – str. 103 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Kontrolowany organ podatkowy nie przestrzegał zasad opodatkowania zawartych w treści art. 132 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. W myśl § 1 tego artykułu wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta, marszałek województwa, ich zastępcy oraz skarbnik jednostki samorządu terytorialnego podlegają wyłączeniu od załatwiania spraw dotyczących ich zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego. Zasada ta powinna być stosowana również do spraw dotyczących małżonka, rodzeństwa, wstępnych, zstępnych albo powinowatych do drugiego stopnia osób wymienionych w § 1, osób związanych stosunkiem przysposobienia, opieki lub kurateli z osobami wymienionymi w § 1, a także osób pozostających z osobami wymienionymi w § 1 w takim stosunku prawnym, że może to mieć wpływ na rozstrzygnięcie sprawy. W przypadku wyłączenia organu, o którym mowa w § 1, samorządowe kolegium odwoławcze wyznacza, w drodze postanowienia, organ właściwy do załatwienia sprawy. Kontrolowana jednostka nie wystąpiła do samorządowego kolegium odwoławczego o wyznaczenie dla Pana Wójta oraz Skarbnika Gminy organu właściwego do załatwiania spraw ze wskazanego wyżej zakresu – str. 104 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875), której zasady prowadzenia określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Pozwoliło to ustalić, że ewidencja podatkowa prowadzona za pomocą systemu informatycznego nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5 wymienionego rozporządzenia. Główną nieprawidłowością jest brak możliwości eksportu danych do pliku w formacie przewidzianym przez przytoczony przepis – str. 105 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli podatkowych, o których mowa w art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej. Nie ustalono, aby kontrolowana jednostka posiadała opracowane wytyczne dotyczące zakresu i przedmiotu kontroli, w oparciu o które mają być prowadzone kontrole. Należy zauważyć, iż w przepisach prawa podatkowego nie zostały uregulowane sprawy dotyczące zakresu, tematyki i ilości przeprowadzanych kontroli; kwestie te leżą w kompetencji organów podatkowych – str. 105 protokołu kontroli.

Na str. 105-108 protokołu kontroli przedstawiono wyniki badania realizacji dochodów podatkowych gminy z tytułu podatku rolnego od osób prawnych, w wyniku której ustalono następujące nieprawidłowości:

- podatnik w złożonej deklaracji podatkowej wskazał jako podstawę opodatkowania 5,202 ha przeliczeniowego, co powinno wygenerować podatek w kwocie 699 zł, tymczasem zadeklarowana została kwota podatku rolnego o wartości 770 zł. Na podstawie danych z ewidencji gruntów i budynków ustalono, iż prawidłowa wartość podstawy opodatkowania wynosi 5,7325 ha, a wartość podatku 770 zł. Stwierdzono, że podatnik zadeklarował błędną podstawę opodatkowania, natomiast kwota podatku rolnego do zapłacenia została ustalona przez niego prawidłowo,

- podatnik w deklaracji na podatek rolny ustalił podstawę opodatkowania jako 1,85 ha, co generuje wymiar podatku rolnego w wysokości 249 zł. Tymczasem według danych z ewidencji gruntów i budynków podstawa opodatkowania wynosi 1,894 ha, a tym samym  podatek rolny w wysokości 255 zł, co oznacza, iż doszło do zaniżenia podatku o 6 zł,

- podatnik będący posiadaczem gruntów rolnych sklasyfikowanych jako B-RV, o powierzchni 0,41 ha, nie złożył deklaracji podatkowej na podatek rolny,

- podatnik posiadający grunty rolne o powierzchni 0,15 ha, sklasyfikowane jako R-IVb, zadeklarował podatek rolny w kwocie 12 zł. Posiadana przez podatnika powierzchnia użytków rolnych nie spełnia normy obszarowej gospodarstwa rolnego, a zatem grunty powinny być opodatkowane stawką o wartości 5q żyta, co generuje podatek rolny w wysokości 40 zł. W dokumentacji brak jest informacji, aby podatnik był właścicielem innych gruntów rolnych, na terenie innych gmin, a zatem prawdopodobnie zaniżył podatek rolny o kwotę 28 zł,

- podatnik według danych z ewidencji gruntów i budynków jest w posiadaniu gruntów rolnych, które po przeliczeniu dają podstawę opodatkowania w podatku rolnym jako 16,5095 ha, co daje kwotę podatku 2.218 zł. Podatnik ten złożył zerową deklarację na podatek rolny deklarując tylko powierzchnię gruntów rolnych 0,9396 ha klasy V,

- spółka w dniu 25 stycznia 2016 r. sprzedała grunty rolne dwóm spółkom. Stwierdzono, że nowi właściciele do czasu kontroli nie złożyli deklaracji na podatek rolny.

Ponadto w wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, iż jeden z podatników będący osobą prawną posiada grunty rolne we współwłasności z osobami fizycznymi. Grunty te prawdopodobnie zostały przez podatników podzielone na poszczególne udziały i ujawnione razem z gruntami będącymi ich wyłączną własnością w jednej deklaracji podatkowej. Taki sposób postępowania stoi w sprzeczności z postanowieniami art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617, ze zm.) stwierdzającego, iż jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Natomiast z treści art. 6a ust. 10 ustawy wynika, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych ustalono, iż osoby fizyczne nie dotrzymały standardów wynikających z przywołanych regulacji i nie złożyły wymaganych jego treścią deklaracji.

Nieprawidłowości ustalono również w realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych. Dotyczyło to  podmiotów wskazanych na str. 105 protokołu kontroli:

- podatnik zadeklarował do opodatkowania 34,123 ha powierzchni lasów, podczas gdy według danych z ewidencji gruntów i budynków posiada tylko 31,3379 ha gruntów sklasyfikowanych jako lasy. Spowodowało to zawyżenie podatku leśnego o kwotę 75 zł,

- podatnik zadeklarował 2.490,616 ha jako powierzchnię ogólną lasów; według danych z ewidencji gruntów i budynków jest właścicielem lasów o powierzchni 2066,763 ha, co wskazuje na zawyżenie powierzchni ogólnej lasów o 423,853 ha. 

W obu opisanych przypadkach organ podatkowy nie podjął działań zmierzających do wyjaśnienia różnic i ustalenia stanu faktycznego, co powinno zapewnić realizowanym dochodom przymiot prawidłowości. Jednocześnie sytuacje te wskazują na nieprowadzenie lub niedostateczne natężenie czynności sprawdzających określonych przepisami Działu V „Czynności sprawdzające” Ordynacji podatkowej.

Badaniu poddano również zagadnienia z obszaru dochodów gminy z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych, efekty prezentując na str. 112-113 protokołu kontroli. Ustalono między innymi, iż jeden z podatników zadeklarował do opodatkowania 1.100 m2 gruntów stosując stawkę przewidzianą dla kategorii „pozostałe”. Organ podatkowy nie reagował na fakt, iż grunty będąc sklasyfikowane jako PS-Ps VIz winny co do zasady podlegać opodatkowaniu podatkiem rolnym. Istotnym w tej sytuacji jest natomiast fakt, że podatnik jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą, co w myśl art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oznacza, że posiadane przez niego grunty, budynki i budowle są związane z działalnością gospodarczą, a zatem nie jest w tym wypadku możliwe opodatkowanie gruntów stawką przewidzianą dla kategorii  pozostałe – winny być one opodatkowane stawką przypisaną gruntom związanym z działalnością gospodarczą. W trakcie kontroli, w dniu 25 maja 2017 r., podatnik złożył korektę deklaracji podatkowych za 2016 r., deklarując 1.000 m2 jako związane z działalnością gospodarczą oraz 1.100 m2 jako opodatkowane podatkiem rolnym. Nie stwierdzono aby działania podatnika były pochodną reakcji organu podatkowego na nieprawidłowości w pierwotnie złożonej deklaracji.

Dalszy opis ustaleń w tym zakresie wskazuje na przypadek zaniżenia powierzchni gruntów przez co doszło do pomniejszenia podatku rolnego o kwotę 23,14 zł. Ponadto stwierdzono pojedyncze przypadki naruszenia przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, takie jak:

- złożenie deklaracji podatkowej na wzorze innym niż ustalony przez Radę Gminy Milejczyce, co naruszało art. 6 ust. 9 pkt 1 w zw. z ust. 13,

- niezłożenie deklaracji podatkowej przez podmiot (dzierżawcę) posiadający 4.500 m2 gruntów gminnych sklasyfikowanych symbolem „Bp”, przy czy czynności tej nie wykonał również zarządca gruntów, naruszając art. 6 ust. 9 pkt 1 w zw. z art. 3 ust. 1,

- wymiar podatku od nieruchomości osobie prawnej w drodze decyzji ustalającej wysokość łącznego zobowiązania pieniężnego, czym naruszono zasady opodatkowania tej grupy podatników wyrażone treścią 6 ust. 9.

Sprawdzeniu poddano również prawidłowość realizacji dochodów gminy z tytułu należności podatkowych osób fizycznych, którym wymierzono podatki lokalne w formie decyzji ustalających łączne zobowiązanie pieniężne. Według opisu znajdującego się na str. 113-119 protokołu kontroli stwierdzono nieprawidłowości na kontach podatkowych 75% badanych podatników. Do poważniejszych nieprawidłowości należy zaliczyć:

- 22 przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania w podatku rolnym, w wyniku czego zawyżono wymiar podatku rolnego na łączną wartość 123,50 zł oraz zaniżono wymiar podatku rolnego na łączną wartość 87 zł. Zasady prawidłowego ustalania podstawy opodatkowania w podatku rolnym zostały zawarte w art. 4 ustawy o podatku rolnym,

- 7 przypadków wymierzania podatku rolnego za grunty będące wspólnotą małżeńską łącznie  z gruntami stanowiącymi odrębną własność małżonków, co stanowi naruszenie art. 3 ustawy o podatku rolnym,

- pojedynczy przypadek wymierzenia podatku od nieruchomości za grunty i budynki związane z działalnością gospodarczą osobie, która nie jest ich właścicielem,

- pojedynczy przypadek nierzetelnego zaprezentowania podstaw opodatkowania oraz nieprawidłowego opodatkowania gruntów i budynków związanych z działalnością gospodarczą (świadczenia zdrowotne); w trakcie kontroli, w dniu 29 maja 2017 r., podatnik złożył nową informację podatkową, w której powierzchnię gruntów do opodatkowania stawką przewidzianą dla działalności gospodarczej zwiększył do 200 m2, czyli o 50 m2,

- 9 przypadków opodatkowania budynków mieszkalnych niewykazanych w złożonych informacjach podatkowych na podatek od nieruchomości. Niezłożenie przez osoby fizyczne kompletnych informacji podatkowych, stanowiących podstawowy materiał dowodowy będący podstawą wymiaru podatku stanowi naruszenie art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,

- pojedynczy przypadek ujawnienia w złożonej informacji podatkowej 70 m2 gruntów do opodatkowania stawką przewidzianą dla kategorii gruntów „pozostałe”, w sytuacji gdy w ewidencji gruntów i budynków grunty takie nie figurują, przy braku reakcji organu podatkowego,

- 7 przypadków nieprawidłowości w wymiarze podatku leśnego, w rezultacie, których doszło do zaniżenia podatku na kwotę 72,28 zł oraz jego zawyżenia o 5 zł.

W ocenie kontrolującego stwierdzone nieprawidłowość, zarówno w grupie podatników osób prawnych, jak również w grupie osób fizycznych są pochodną nie wykonywania, ewentualnie niewłaściwego prowadzenia czynności sprawdzających nakazanych treścią przepisów Działu V „Czynności sprawdzające” (art. 272 i następne) Ordynacji podatkowej, szczególnie w obszarze deklaracji (informacji) podatkowych składanych przez podatników.

Przedmiotem kontroli były również zagadnienia z zakresu postępowania windykacyjnego, a w szczególności realizacji przez kontrolowaną jednostkę obowiązków przypisanych wierzycielowi treścią art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1201, ze zm.). Obszar  ten w badanym okresie regulowany był także przepisami rozporządzeń Ministra Finansów, odpowiednio do dnia 30 grudnia 2015 r. – rozporządzeniem z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych, przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), a po tej dacie – rozporządzeniem z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Generalną zasadą kreowaną przywołanymi przepisami jest ciążący na wierzycielu obowiązek podjęcia czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (art. 6 ust. 1 ustawy), przy czym niezwłocznie ma to nastąpić poprzez wydanie upomnienia w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia (aktualnie jest to 116 zł). Jak wynika z dokonanych ustaleń postępowanie upominawcze, jako niezbędny element postępowania windykacyjnego, zostało przeprowadzone w większości z opóźnieniem, czyli z naruszeniem przepisów wyżej przytoczonych aktów – str. 119-120 protokołu kontroli.

Sprawdzono również prawidłowość przyznawania ulg w spłacie zobowiązań podatkowych przyznawanych na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej. Stwierdzono, że w przypadku dwóch poddanych badaniu decyzji kontrolowany organ podatkowy nie zebrał jak najszerszego materiału dowodowego dającego pogląd na sytuację finansową podatnika. Kontrola wykazała, że w każdym z omawianych przypadków należy go ocenić jako niewystarczający. W oświadczeniach o stanie majątkowym i osobistym podatników brak jest pełnego obrazu uzyskiwanych przez nich dochodów. W pierwszym przypadku ubiegający się o ulgę ujawnił dokument dotyczący sprzedaży mleka tylko z miesiąca lutego, w drugim przypadku podatnik nie ujawnił dochodów ze sprzedaży mleka w ogóle. Z punktu widzenia jakości i efektów prowadzonego postępowania podatkowego istotne jest również przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej mających charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł 187 § 1 ustawy zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny, czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Jej wyrażenie powinno się znaleźć w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4). W obu omawianych decyzjach zamieszczone uzasadnienia faktyczne nie odnoszą się w pełni do zgromadzonego materiału dowodowego. Przede wszystkim powinny być w nich wskazane przesłanki, jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności wskazanie faktów uznanych za udowodnione, przyczyn dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie. Tymczasem w omawianych decyzjach w uzasadnieniu faktycznym odnoszono się wyłącznie do treści znajdujących we wnioskach podatników oraz do treści zawartych w oświadczeniach o stanie majątkowym i osobistym podatników – str. 124-127 protokołu kontroli.

Analizie poddano decyzje przyznające ulgi i zwolnienia w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie nowego gospodarstwa rolnego. Na jej podstawie stwierdzono, iż w trzech skontrolowanych decyzjach błędnie zastosowano okresy zwolnienia nowo nabytych gruntów rolnych, ustalając okres ich zwolnienia na 6 lat. Narusza to art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym stanowiący, iż  okres zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy, oraz art. 13d ust. 3 nakazujący zwolnienia i ulgi podatkowe udzielone na wniosek podatnika stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek – str. 127-128 protokołu kontroli.

Kontrola dokonana w obszarze ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych, obejmująca także zagadnienia dotyczące prawidłowości dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę zapisów w księgach rachunkowych, pozwoliła ustalić 6 przypadków, opisanych na str. 126 protokołu kontroli, wypełnienia kopii kwitariusza przychodowego długopisem. Natomiast na str. 131 protokołu kontroli wskazano dwa przypadki nienależnego naliczenia odsetek za zwłokę na łączną kwotę 13,80 zł, z naruszeniem postanowień art. 54 § 1 ust. 5 Ordynacji podatkowej stanowiących, iż jeżeli wysokość odsetek nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej, nie nalicza się ich. 

Badaniu poddano również prawidłowość danych zawartych w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP o podstawowych dochodach podatkowych. Ustalono, że w sprawozdaniu nie ujęto wszystkich skutków finansowych zwolnień dokonanych uchwałą Nr XV/107/05 Rady Gminy Milejczyce dnia 29 października 2012 roku w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości. W wierszu A5 kolumnie 4 nie wykazano skutków zwolnień gruntów i budynków będących w posiadaniu OSP oraz budynków domów kultury i bibliotek. Łączna kwota niezaprezentowanych skutków zwolnień wynosi 2.045,10 zł. W wyniku przeprowadzonej kontroli deklaracji złożonych przez OSP stwierdzono, że 2 jednostki powinny złożyć również deklaracje na podatek rolny. Jako zwolniony uchwałą potraktowano również Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, który nie został jednak nią zwolniony. Ponadto kompletność danych prezentowanych w kolumnie 4, w zakresie skutków zwolnień, jak również prezentowanych w kolumnie 3, w zakresie skutków obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości, budzi wątpliwości w kontekście opisu na str. 137 i 138 protokołu kontroli. Nierozstrzygnięta pozostaje kwestia prawidłowości opodatkowania, a także ewentualnego zwolnienia elementów majątku gminy związanych z działalnością wodociągowo-kanalizacyjną. Zachowanie prawidłowości opodatkowania jest obowiązkiem przedsiębiorcy wykonującego tego rodzaju działalność, który winien zrealizować ten postulat poprzez złożenie prawidłowej deklaracji podatkowej, także w zakresie przedmiotów opodatkowania zwolnionych. Rolą organu podatkowego jest ocena prawidłowości i rzetelności  złożonej deklaracji a także ewentualna reakcja na stwierdzone niezgodności z prawem. Zachowanie prawidłowości opodatkowania w tym obszarze pozwoli na zaprezentowanie w poddanym badaniu sprawozdaniu rzetelnych danych, w wymaganym przepisami zakresie. 

Prawidłowość udokumentowania i rozliczenia wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych zbadano pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 r. poz. 167). W przyjętej do badania próbie ustalono, że rozliczenie kosztów podróży służbowej mającej miejsce w dniach 16-17 października 2016 r. do Białegostoku zostało przedstawione dopiero 1 grudnia 2016 r. Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Analiza wydatków z tytułu wypłacanego pracownikowi Urzędu ryczałtu za jazdy lokalne wykazała natomiast, że za sierpień 2016 r. pomniejszono pracownikowi ryczałt, zgodnie ze złożonym oświadczeniem, o 17 dni urlopu – stosownie do § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Za miesiąc ten wypłacono jednakże pracownikowi ryczałt w kwocie 51,94 zł brutto, podczas gdy prawidłowo, po uwzględnieniu 17 dni nieobecności, powinna zostać wypłacona kwota 56,94 zł brutto (250,74 zł – 17 dni x 11,40 zł) – str. 140-141 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość sporządzenia sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2016 r. ustalono, iż w grupie nauczycieli dyplomowanych przy ustalaniu kwoty wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli pominięto wypłatę nagrody jubileuszowej w kwocie 3.109,03 zł. Prawidłowo suma wydatków na wynagrodzenia poniesionych w tej grupie awansu zawodowego powinna wynosić 676.386,11 zł, zaś kwota dodatniej różnicy między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń wyniosłaby wówczas 7.336,60 zł. Ustalenia kontroli w tym zakresie nie miały wpływu na powstanie obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych – str. 141-142 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie przeprowadzała w 2016 r. postępowań w trybie przepisów Prawa zamówień publicznych, ze względu na to, iż wszystkie udzielane zamówienia posiadały wartość poniżej 30.000 euro. Zarządzeniem Nr 3/2015 z dnia 26 marca 2015 r. wprowadził Pan regulamin udzielania zamówień o wartości do 30.000 euro, zgodnie z którym do zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 8.000 euro nie stosuje się procedur określonych w regulaminie. Od dnia 30 listopada 2016 r. obowiązuje nowy regulamin udzielania zamówień publicznych, który nie zmienił progu stosowania procedur. Należy wskazać, że przyjęcie kwoty 8.000 euro (33.399,20 zł netto), od której zamawiający jest zobligowany do przeprowadzenia postępowania w trybie rozeznania cenowego, a co za tym idzie udokumentowania konkurencyjnego trybu udzielenia zamówienia publicznego, jest na tyle wysoki – biorąc pod uwagę wysokość planu finansowego Urzędu Gminy Milejczyce – że nie zapewnia udokumentowania, iż udzielano zamówień o wysokości istotnej, z punktu widzenia środków pozostających w dyspozycji jednostki, w sposób zapewniający dokonanie wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – art. 44 ust. 3 pkt. 1 lit. a) ustawy o finansach publicznych.

Przykładem zamówień o znacznej – z punktu widzenia kontrolowanej jednostki – wartości, gdzie brak jest dokumentacji pozwalającej na stwierdzenie udzielenia ich z zachowaniem zasady konkurencyjności jest np. żwirowanie dróg położonych na terenie gminy Milejczyce w 2016 r. o wartości 23.321,52 zł netto oraz remont drogi żwirowej Grabarka – Klimkowicze za kwotę 19.991,67 zł – str. 142-143 protokołu kontroli.

Badając zamówienia o wartości poniżej 30.000 euro udzielone w 2016 r., w tym ich realizację, stwierdzono:

a) na żwirowanie dróg położonych na terenie gminy Milejczyce w 2016 r. zawarto umowę w dniu 6 października 2016 r. z terminem wykonania do 15 listopada 2016 r. Przedmiotem zamówienia w myśl umowy było wykonanie remontów dróg o nawierzchni żwirowej, polegających na wykonaniu uzupełnienia korpusu drogowego z dostawą kruszywa, dostarczeniem na wskazane miejsce, rozładunek oraz profilowanie kruszywa zgodnie z pojawiającymi się potrzebami do 600 m3. Umowa przewidywała, że rozliczenie za przedmiot umowy odbędzie się fakturą końcową za wykonane roboty, po ich protokolarnym odbiorze przez zamawiającego w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury. Aneksem z 10 listopada 2016 r. przedłużono umowę do 15 stycznia 2017 r. Wykonawca wystawił w dniu 16 stycznia 2017 r. fakturę w kwocie 28.685,47 zł za żwirowanie w ilości 1.062 m3, a więc większej od maksymalnej określonej umową. Do faktury dołączono sporządzone przez wykonawcę zestawienie ilości wbudowanego żwiru w poszczególnych sołectwach. Pismami z 15 stycznia 2017 r. sołtysi 3 sołectw potwierdzili wbudowanie 950 m3 żwiru, nie okazano zaś potwierdzenia wykonania robót przez sołtysa sołectwa Gołubowszczyzna-Borowiki na 112 m3. Brak także potwierdzenia wykonania zadania w tym zakresie przez któregoś z pracowników Urzędu Gminy – str. 143-144  protokołu kontroli,

b) w dniu 16 marca 2016 r. gmina Milejczyce zawarła umowę na opracowanie dokumentacji projektowej (inwentaryzacja konserwatorska, ekspertyza techniczna, projekt budowlany koncepcyjny, kosztorys inwestorski szacunkowy) przebudowy zabytkowej synagogi w Milejczycach za kwotę 25.000 zł. Termin wykonania ustalono w umowie do 29 marca 2016 r.; w tym dniu sporządzono też protokół odbioru. Z zapytań ofertowych wysłanych do 3 firm w dniu 28 stycznia 2016 r. wynika, że w ramach I etapu zamawiający wymagał opracowania m.in. programu funkcjonalno-użytkowego wraz z kosztorysem inwestorskim do 20 lutego 2016 r., zaś w ramach II etapu dokumentacji projektowej (projekt budowlany wraz z kosztorysem inwestorskim) do 31 maja 2016 r. Okazana oferta wykonawcy DF Studio Projektowe s.c. opiewa na kwotę 20.910 zł (I etap) i 59.040 zł (II etap), w jej treści wskazano, iż nie zawiera kosztów wykonania mapy do celów projektowych. W praktyce wykonawca wykonał przedmiar robót (data opracowania 21 lutego 2016 r.), kosztorys inwestorski określający wartość kosztorysową na kwotę 1.855.445,82 zł (data opracowania 21 lutego 2016 r.), ekspertyzę techniczną (data opracowania oznaczona jako „2016”), projekt budowlany („2016”) oraz inwentaryzację roślin i gospodarkę drzewostanem wokół remontowanego budynku (styczeń 2016 r.). Na pytanie, dlaczego umowa na wykonanie dokumentacji projektowej przebudowy synagogi była niezgodna z zapytaniem ofertowym w kwestii jej zakresu, a także w jaki sposób zlecono wykonawcy wykonanie części dokumentacji objętej umową przed jej zawarciem wyjaśnił Pan, że umowa zawierała wszystkie elementy (wymogi) niezbędne do złożenia wniosku o dofinansowanie wykonawca na własne ryzyko przed podpisaniem umowy przystąpił do wykonania przedmiotu robót i kosztorysu inwestorskiego. Należy też zwrócić uwagę, że ustalone w umowie wynagrodzenie nie wynika z oferty, a została ona zawarta po dniu, w którym miał zostać zakończony I etap zadania. Przedstawione okoliczności, w tym m.in. zakres rozbieżności między przedmiotem umowy a „zapytaniem ofertowym” wskazują, że wykonywanie zadania rozpoczęło się przed formalnym zleceniem na podstawie umowy, zatem w istocie miało miejsce bez udokumentowanego wyboru najkorzystniejszej oferty na realizację zadania, mimo że wartości ofertowe przesądzały o obowiązku zastosowania wewnętrznych procedur w celu wyłonienia wykonawcy – str. 144-145 protokołu kontroli,

c) w dniu 26 stycznia 2016 r. z PD-M Maksbud z Bielska Podlaskiego zawarto umowę na położenie masy bitumicznej w Sobiatynie za kwotę 60.258,50 zł. Wyboru wykonawcy dokonano po przeprowadzeniu zapytania ofertowego z 15 października 2015 r. Zgodnie z zapytaniem termin wykonania zamówienia to 30 listopada 2015 r., a oferty należało składać do 19 października 2015 r. W umowie zaś termin zakończenia budowy ustalono na 31 marca 2016 r. (odbiór robót 11 lutego 2016 r.). Umowę podpisano zatem już po terminie, do którego zadanie miało być wykonane według kosztorysu ofertowego. W odpowiedzi na pytanie o powody pominięcia terminu z zapytania ofertowego wyjaśnił Pan, że warunki atmosferyczne nie pozwoliły na bezusterkowe położenie masy. Wyjaśnienie to nie może być uznane za powód nie zawarcia umowy w terminie umożliwiającym jej wykonanie zgodnie z zapytaniem, ponieważ rozstrzygnięcie postępowania miało miejsce 19 października 2015 r. Pomijając racjonalność twierdzenia, że w styczniu i lutym panują korzystniejsze warunki dla wykonywania nawierzchni bitumicznej niż w październiku i listopadzie, należy wskazać, że w budżecie gminy na 2015 r. nie przewidywano żadnego limitu wydatków w rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne”, par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zatem nie miał Pan możliwości zaciągnięcia zobowiązań na wydatki inwestycyjne na drogach gminnych. W budżecie na 2016 r. w podziałce tej planowano natomiast kwotę 60.000 zł, która została zwiększona do kwoty 91.000 zł zarządzeniem Pana Wójta z dnia 15 lutego 2016 r. – str. 150-151 protokołu kontroli.

Przedstawione okoliczności wskazują, że zawierane umowy mogły nie odzwierciedlać rzeczywistych zleceń i terminów realizacji zamówień.

Kontroli poddano prawidłowość wyodrębnienia i wydatkowania środków funduszu sołeckiego na 2016 r. – str. 151-160 protokołu kontroli. Uchwała budżetowa na 2016 r. przewidywała wyodrębnienie do dyspozycji 12 sołectw kwoty 127.242 zł (nie wszystkie złożyły wnioski). Według obowiązującej wersji Statutu Gminy Milejczyce w 2015 r. było utworzonych 20 sołectw. Statut nie uwzględnia jednak zmian dokonanych w 2012 r. Mianowicie uchwałą Rady Gminy Nr XIV/102/2012 z dnia 7 września 2012 r. zostało połączone sołectwo Lubiejki z sołectwem Wałki, a uchwałą Rady Gminy Nr XV/111/2012 z dnia 29 października 2012 r. sołectwo Gołubowszczyzna z sołectwem Borowiki. W związku z tym od 2012 r. liczba sołectw w gminie Milejczyce wynosi 18.

Kontrolowana jednostka, na podstawie wzoru określonego w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U z 2014 r. poz. 301, ze zm.), określiła wysokość funduszu przypadającego na poszczególne sołectwa. Z okazanego kontrolującym zestawienia wynika, iż suma kwot funduszu ustalonych dla poszczególnych sołectw wyniosła 189.434,03 zł. Informację o takiej kwocie przekazano Wojewodzie Podlaskiemu w dniu 8 lipca 2015 r. Kontrola wykazała, że dane w tym zakresie są błędne.

Kwota bazowa przyjęta przez gminę do obliczenia wysokości funduszu na 2016 r. wyniosła 3.358,18 zł i została obliczona prawidłowo. Natomiast przy ustaleniu wysokości środków przypadających na poszczególne sołectwa posłużono się liczbą mieszkańców poszczególnych sołectw zameldowanych na pobyt stały. Ponadto do tego celu przyjęto dane podane przez GUS w wyniku spisu powszechnego (łącznie 2.041 osób). Należy wskazać, że zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim wysokość środków przypadających na dane sołectwo oblicza się przy uwzględnieniu liczby mieszkańców sołectwa według stanu na dzień 30 czerwca roku poprzedzającego rok budżetowy, określonej na podstawie prowadzonego przez gminę rejestru mieszkańców, o którym mowa w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2017 r. poz. 657). Jak stanowi art. 7 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności, w rejestrze mieszkańców gromadzone są dane osób, które wykonały obowiązek meldunkowy na terenie danej gminy. Natomiast zgodnie z art. 24 ust. 2 tej ustawy obowiązek meldunkowy polega na zameldowaniu lub wymeldowaniu w miejscu pobytu stałego lub czasowego. Dane do obliczenia środków funduszu muszą zatem po pierwsze wynikać z prowadzonego w Urzędzie Gminy rejestru mieszkańców, a po drugie obejmować zarówno osoby zameldowane na pobyt stały jak i czasowy. Interpretację tę potwierdza pismo Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2015 r. skierowane do Wojewodów (znak DAP.WSUST.701.26.2015), zgodnie z którym od 2015 r. obliczając wysokość funduszu sołeckiego przypadającego na sołectwo należy uwzględnić liczbę mieszkańców zameldowanych na pobyt stały i na pobyt czasowy. Według wykazu mieszkańców na dzień 30 czerwca 2015 r. sporządzonego w trakcie kontroli przez podinspektora ds. ewidencji ludności Urzędu Gminy Milejczyce na podstawie rejestru mieszkańców gminy, liczba zameldowanych na pobyt stały wynosiła 2.039 osób, a na pobyt czasowy 40 osób (łącznie 2.079 osób).

Błędne obliczenie wysokości funduszu sołeckiego na 2016 r. dla poszczególnych sołectw przedstawia tabela zamieszczona w protokole kontroli. Wynika z niej, iż łączna kwota środków funduszu sołeckiego na 2016 r. powinna wynosić 190.711,04 zł, tj. byłaby większa o 1.276,11 zł niż faktycznie ustalona na 2016 r. przy pomocy błędnych danych. W przypadku 13 sołectw wysokość przypadających im środków zwiększyłaby się, natomiast w przypadku 5 sołectw kwota funduszu pozostałaby bez zmian.

W zakresie przeznaczania środków funduszu sołeckiego przez poszczególne sołectwa stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) zebranie wiejskie sołectwa Pokaniewo Wieś 28 lipca 2015 r. postanowiło przeznaczyć środki funduszu na zakup działki nr 445/1 z przeznaczeniem na boisko do gier i zabaw, ustawienie wiaty do zorganizowania imprez kulturalnych. Kontrolującym okazano kserokopię umowy przedwstępnej z 28 lipca 2015 r. pomiędzy Panem Wójtem a właścicielem działki na sprzedaż za kwotę ustaloną przez rzeczoznawcę, lecz nie więcej niż 11.000 zł. Mimo wskazania przez sołectwo we wniosku o zamiarze rozdysponowania kwoty 11.000 zł w ramach funduszu sołeckiego, w uchwale budżetowej na 2016 r. podjętej w dniu 23 grudnia 2015 r. jako środki funduszu do dyspozycji sołectwa Pokaniewo ujęto kwotę 12.560 zł, a zatem wyższą niż koszty zadania wskazane we wniosku. Z kolei wydatki na zakup działki w planie wydatków budżetu zaplanowano już zgodnie z wnioskiem, w kwocie 11.000 zł (rozdz. 70005 i błędny par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”). W wyjaśnieniu w tej sprawie stwierdził Pan, iż w uchwale budżetowej na 2016r. przyjęto środki budżetowe na sołectwo Pokaniewo w wysokości zgodnej z liczbą mieszkańców w tym sołectwie. Należy zwrócić uwagę, że w związku z nierozdysponowaniem całej kwoty funduszu sołeckiego w pierwotnym wniosku sołectwa Pokaniewo, środki, na które sołectwo nie określiło przeznaczenia nie pozostawały już w dyspozycji sołectwa po 30 września 2015 r., albowiem nie można już było określić ich przeznaczenia w trybie ustawy o funduszu sołeckim. Nie było to możliwe także w trybie zmiany wniosku na podstawie przepisów art. 7 ustawy o funduszu sołeckim, bowiem zgodnie z art. 7 ust. 2 wniosek w sprawie zmiany wniosku pierwotnego nie może prowadzić do przekroczenia środków przyznanych pierwotnie w uchwale budżetowej. Determinantem kwoty zawartej w uchwale budżetowej są postanowienia wniosku pierwotnego. Celem przywołanego przepisu jest zapobieżenie sytuacji, w której w przypadku zmian wniosków dojdzie do zwiększania obciążeń dla budżetu, zaplanowanego po stronie wydatków zgodnie z pierwotnymi wnioskami sołectw.

           Ostatecznie do zakupu działki nie doszło. W dniu 5 czerwca 2016 r. zebranie wiejskie sołectwa Pokaniewo podjęło uchwałę o zmianie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego na 2016 r. Wskazano na: zainstalowanie kominka w świetlicy – 8.000 zł, doposażenie świetlicy – zakup kuchenki gazowej, 2 czajników i suszarki do naczyń – 2.000 zł, utwardzenie terenu pod świetlicę, wylanie betonu – 1.000 zł oraz dofinansowanie imprezy integracyjnej „Dzień Pokaniewa” – 1.559,59 zł. Łącznie wniosek o zmianę opiewał na kwotę 12.559,59 zł, tj. o 1.559,59 zł wyższą niż ujęta w planie wydatków na 2016 r. na podstawie pierwotnego wniosku, co świadczy o jego sprzeczności z art. 7 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim i zaistnieniu przesłanki jego odrzucenia. Łącznie jako wydatki wykonane w ramach funduszu soleckiego wsi Pokaniewo zakwalifikowano kwotę 12.559,59 zł.

           W uzasadnieniu wniosku o zmianę przedsięwzięć wskazano na poprawę warunków użyteczności świetlicy oraz „integrowanie społeczności wiejskiej”. Wskazania wymaga, iż na gruncie postanowień art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim środki funduszu przeznacza się na realizację przedsięwzięć, które są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie. Przepisy prawa nie przewidują takiego zadania jak „integracja mieszkańców”; nie można też tak określonemu celowi jednoznacznie przypisać charakteru sprawy publicznej na podstawie ogólnej normy z art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym;

b) zebranie wiejskie sołectwa Sobiatyno w dniu 25 września 2015 r. postanowiło przeznaczyć środki funduszu na wyasfaltowanie drogi gminnej na odcinku skrzyżowania i zorganizowanie imprezy kulturalnej w dniu 12 lipca 2016 r. We wniosku oszacowano koszty zadań na odpowiednio 10.000 zł i 611,85 zł, podając jako uzasadnienie wniosku: zły stan drogi gminnej. We wniosku precyzyjnie nie określono miejsca położenia skrzyżowania ani nie uzasadniono celu (potrzeby) zorganizowania imprezy kulturalnej, w związku z czym nie można ustalić jej związku z realizacją zadań własnych gminy. W odpowiedzi na pytanie, jaki związek z zadaniami własnymi gminy miały imprezy zawarte w omówionym wyżej wniosku sołectwa Pokaniewo oraz wniosku sołectwa Sobiatyno wskazał Pan, że realizacja zadania w sołectwach Pokaniewo i Sobiatyno imprez kulturalnych przyczyniła się do rozwoju życia kulturalnego, edukacji kulturalnej i wychowania przez sztukę, zaspokojenia potrzeb i zainteresowań kulturalnych mieszkańców, do wspólnej integracji i spotkania mieszkańców, rozwój kulturalny mieszkańców sołectw i poprzez to wpłynęła korzystnie na poprawę ogólną warunków życia mieszkańców. Impreza kulturalna ma też na celu promocję regionu i gminy, a przede wszystkim samej miejscowości, w której w przypadku np. Sobiatyna znajduje się XVI wieczna cerkiew cmentarna. Niezależnie od podnoszonych przez Pana argumentów należy wskazać, że z treści wniosków sołectw nie wynika uzasadnienie co do związku uchwalonych przedsięwzięć z zadaniami własnymi gminy. Wniosek jest zaś dokumentem, którego treść podlega Pana ocenie w zakresie zgodności przedsięwzięć sołectwa z ustawą,

c) zebranie wiejskie sołectwa Choroszczewo postanowiło przeznaczyć środki funduszu na dokumentację projektową remontu świetlicy wiejskiej w Choroszczewie. We wniosku oszacowano wartość zadania na 9.235 zł i uzasadniono potrzebą mieszkańców ze względu na lepszą jakość życia oraz dodano, iż projekt realizowany będzie wspólnie z sołectwem Wałki. Powyższego zadania nie realizowano. Uchwałą z 20 stycznia 2016 r. zebranie wiejskie zmieniło przeznaczenie środków funduszu na dokumentację projektową drogi Choroszczewo – Choroszczewo kol. W przekazanym Panu Wójtowi wniosku nie oszacowano kosztów zadania, zatem wniosek podlegał odrzuceniu na podstawie art. 7 ust. 4 w zw. z art. 5 ust. 3 i ust. 5 ustawy o funduszu sołeckim;

d) zebranie wiejskie sołectwa Choroszczewo Kolonia postanowiło pierwotnie przeznaczyć środki funduszu na dożwirowanie i wyrównanie drogi na odcinku 3 km za kwotę 9.134,26 zł. Powyższego zadania nie realizowano. W dniu 25 stycznia 2016 r. zebranie wiejskie postanowiło zmienić przeznaczenie środków funduszu na dokumentację projektową drogi Choroszczewo – Choroszczewo kol. Podobnie jak w opisanym wyżej przypadku, we wniosku zmieniającym nie oszacowano kosztów zadania, a zatem podlegał on odrzuceniu na podstawie art. 7 ust. 4 w zw. z art. 5 ust. 3 i ust. 5 ustawy o funduszu sołeckim.

           Z opisu faktury za wykonanie dokumentacji z dnia 22 lutego 2016 r. wynika, że w ramach funduszu sołeckiego wsi Choroszczewo i Choroszczewo Kolonia wydatkowano na jej opłacenie 18.369 zł, tj. sumę środków przypadających tym dwóm sołectwom, z tego 9.235 zł z funduszu sołectwa Choroszczewo i 9.134 zł z funduszu sołectwa Choroszczewo Kolonia. W wyjaśnieniu w sprawie przyjęcia wniosku niezawierającego oszacowania kosztów przedsięwzięcia wskazał Pan, że wnioski zmieniające sołectw w sprawie funduszu sołeckiego Choroszczewo i Choroszczewo kolonia ze stycznia 2016r. zostały przyjęte do realizacji zgodnie z kwotami przyjętymi w pierwszych wnioskach. Zebrania sołeckie w/w sołectw w styczniu 2016r. zmieniły tylko zakres zadań do realizacji z funduszu sołeckiego nie wnosząc zmian do kwot.

           Ponadto kontrola wykazała, że mimo ujęcia w uchwale budżetowej nie zrealizowano w 2016 r. (brak wydatków) przyjętych przez Pana Wójta wniosków następujących sołectw:

a) Pokaniewo Kolonia – sołectwo przeznaczyło środki funduszu na dożwirowanie i równanie dróg gminnych na terenie sołectwa. We wniosku oszacowano wartość zadania na 10.443,94 zł i uzasadniono złym stanem dróg gminnych,

b) Nowosiółki – sołectwo przeznaczyło środki funduszu na zakup 55 szt. krawężników (1.650 zł) i kostki brukowej (7.130 zł), razem 8.780 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że na sołectwo to przypadała (według błędnych obliczeń kontrolowanej jednostki) kwota 8.731,27 zł, a zatem wniosek powinien zostać odrzucony na podstawie art. 5 ust. 5 w zw. z ust. 3 ustawy – koszty uchwalonego przedsięwzięcia nie posiadały cechy mieszczenia się „w ramach środków przypadających sołectwu”, o których sołectwo zostało poinformowane. Należy jednak przy tym wskazać, że przy prawidłowym obliczeniu (z uwzględnieniem mieszkańców zameldowanych na pobyt czasowy) środki przypadające sołectwu wynosiłyby 8.798,43 zł – wówczas wniosek byłby prawidłowy,

c) Lewosze – sołectwo przeznaczyło środki na remont dróg na terenie sołectwa za kwotę 6.000 zł. W uchwale budżetowej przyjęto kwotę 7.858 zł, czyli więcej niż wynika z wniosku. Przyczyny i ocena tego stanu faktycznego są analogiczne jak wyżej zaprezentowane w przypadku sołectwa Pokaniewo. W wyjaśnieniu w tej sprawie wskazał Pan, że wkradł się błąd pisarski,

d) Biełki – sołectwo przeznaczyło środki funduszu na remont dróg: drogi dojazdowej do Biełek oraz we wsi Biełki – Sasiny. Wartość zadania oszacowano na 7.891,72 zł.

           Na pytanie, dlaczego mimo przyjęcia wniosków sołectw Pokaniewo Kolonia, Nowosiółki, Lewosze i Biełki dotyczących robót na drogach nie zrealizowano w 2016 r. wydatków na ich realizację na łączną kwotę 33.066,93 zł (według kwot zawartych we wnioskach), wyjaśnił Pan, że wnioski zostały zrealizowane w 2016 r. natomiast faktury wystawiono w 2017 r. Treść złożonego przez Pana wyjaśnienia wskazuje na opieszałość w realizacji wniosków dotyczących robót na drogach gminnych w ramach funduszu sołeckiego, co przełożyło się na brak wydatków wykonanych w ramach funduszu w 2016 r. spowodowany niewystawieniem faktur do końca 2017 r. Analiza sprawozdania Rb-28S za 2016 r. wykazuje, że plan wydatków w rozdz. 60016 wynosił 211.860 zł, zaś jego wykonanie za 2016 r. to kwota 150.032,97 zł. Gmina posiadała zatem możliwość opłacenia w końcu roku wszystkich wydatków objętych wskazanymi wyżej wnioskami sołectw. Zgodnie z wnioskiem w sprawie zwrotu części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. gminie Milejczyce przysługiwał zwrot z budżetu państwa 26,741% poniesionych wydatków. Niezapewnienie wydatkowania do końca 2016 r. środków na realizacje wniosków skutkowało zatem uszczupleniem środków publicznych, które gmina otrzymałaby z budżetu państwa, o kwotę około 8.840 zł.

Analizując gospodarkę materiałami stwierdzono, że w wyniku inwentaryzacji rocznej przeprowadzonej w dniu 30 grudnia 2016 r. zinwentaryzowano węgiel w GOK o wartości 272,16 zł (0,4 t), w GBP o wartości 272,16 zł (0,4 t) oraz w Zespole Szkół o wartości 11.688,44 zł (21,4 t). Kontrolującym okazano ewidencję do konta 310 „Materiały” prowadzonego w księgach instytucji kultury i Zespołu Szkół. Wynika z nich, że zakup węgla ujmowano na koncie 310, a na koniec roku dokonywano jego rozliczenia, w wyniku którego zdejmowano zużyty węgiel ze stanu i odnoszono w koszty. Saldo konta 310 na koniec 2016 r. w Bibliotece wyniosło 539,03 zł, a w GOK 539,04 zł. Saldo końcowe w obu jednostkach nie odpowiadało zatem wartości węgla według danych inwentaryzacji na koniec roku. Mimo tego nie dokonano rozliczenia w księgach tych jednostek stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych, wbrew wymaganiom art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Sprawdzono także inwentaryzację węgla przeprowadzoną w GOK i GBP na koniec 2015 r. W obu instytucjach zinwentaryzowano po 0,5 tony węgla o wartości odpowiednio 325 zł i 370 zł. Stan zinwentaryzowanego węgla na koniec 2015 r. nie odpowiada saldu początkowemu konta 310 na 2016 r. w obu tych jednostkach. W GOK saldo początkowe konta 310 wynosiło 591,81 zł, a w Bibliotece 636,80 zł. Z okazanej ewidencji do konta 310 za 2015 r. w obu jednostkach wynikają jednak prawidłowe wartości materiałów, tj. wartości ustalone w drodze inwentaryzacji. Świadczy to o naruszeniu zasady ciągłości określonej w art. 5 ust. 1 zdanie drugie ustawy o rachunkowości, ponieważ saldo otwarcia konta 310 w księgach instytucji kultury jest inne niż bilans zamknięcia za rok poprzedzający – str. 162 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że nie przeprowadzono inwentaryzacji sald kont rozrachunkowych budżetu i Urzędu Gminy drogą weryfikacji według stanu na koniec 2016 r. (z zastrzeżeniem dopuszczalnej modyfikacji terminu inwentaryzacji wynikającej z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości) – str. 75-76 protokołu kontroli. W dniu 21 grudnia 2016 r. wydał Pan zarządzenie Nr 16/2016 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Milejczyce. Zarządzeniem tym wskazał Pan w § 4 ust. 1 na Przeprowadzenie inwentaryzacji rachunków poprzez pisemne potwierdzenie sald oraz inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów poprzez weryfikacje sald według stanu na dzień 30 grudnia 2016 r. Z kolei w § 4 ust. 2 zarządzenia wskazał Pan, że Zgodnie z § 28 Instrukcji inwentaryzacyjnej, inwentaryzację o której mowa w ust. 1 przeprowadzi księgowa budżetowa. Ustalono, że osobie zatrudnionej w Urzędzie Gminy na stanowisku inspektora ds. księgowości budżetowej zakresem czynności (przyjętym przez pracownika do realizacji z datą 10 października  2011 r.) przypisano m.in.:

- współpracę z komisją inwentaryzacyjną w zakresie ustalania wyników inwentaryzacji i wycenianiem spisanych składników majątkowych, ustalanie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczanie,

- prowadzenie analitycznej księgowości rozrachunkowej,

-  okresowe uzgadnianie i sporządzanie obrotów i sald kont analitycznych,

- analizę i kontrolę kont rozrachunkowych, wyjaśnienie powstałych różnic.

W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu Skarbnik Gminy przedstawiła: Ze względu na krótki okres czasu mojej pracy oraz brak dokładnego rozeznania w zakresie obowiązków pracowników oraz wykonywanych przez nich zadań obowiązek taki został przeoczony. Dokładnie nie jest określone ani w zakresie obowiązków ani w zarządzeniu Wójta, kto jest odpowiedzialny za dokonanie inwentaryzacji sald rozrachunków.

Kontrola wykazała, że zarządzeniem Nr 40/2015 z dnia 5 lipca 2015 r. powołał Pan zespoły spisowe do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia znajdujących się na stanie Urzędu Gminy, Ochotniczych Straży Pożarnych, Zespołu Szkół, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Gminnej Biblioteki i Gminnego Ośrodka Kultury oraz świetlic wiejskich w Milejczycach i Pokaniewie. Inwentaryzację należało przeprowadzić w terminie od dnia 6 lipca 2015 r. do dnia 28 sierpnia 2015 r. według stanu na dzień 30 czerwca 2015 r. drogą spisu z natury. Wskazania wymaga, że w czasie zarządzania inwentaryzacji, tj. przed wejściem z życie aktualnie obowiązujących zasad wykonywania obsługi księgowej jednostek organizacyjnych, nie miał Pan prawa zarządzać inwentaryzacji w jednostkach organizacyjnych.

Kontrola wykazała, że mimo, iż księgi rachunkowe w 2015 r. prowadzone były odrębnie dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy, tj. GOPS, Zespołu Szkół, GOK i GBP, większość środków trwałych tych jednostek była ujęta w ewidencji syntetycznej Urzędu na koncie 011 „Środki trwałe”, natomiast ewidencja analityczna prowadzona była według miejsca znajdowania się środków trwałych. Podobnie prowadzona była ewidencja pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”.

Badanie dokumentacji inwentaryzacyjnej wykazało, że na drukach arkuszy spisowych nie zawsze wpisywano datę rozpoczęcia i zakończenia spisu, czym naruszono zasady wynikające z przepisów wewnętrznych. W arkuszach spisu z natury ujęte zostały również środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, tj. grunty, wodociągi, sieć ciepłownicza i sanitarna, które zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzowane są drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – str. 163 protokołu kontroli.

W zakresie niedoborów stwierdzonych w zakresie pozostałych środków trwałych Pan Wójt uznał, iż były to przedmioty o bardzo długim okresie użytkowania, przez co uległy zniszczeniu i zawnioskował o uznanie niedoborów jako niezawinione oraz zdjęcie ich ze stanu ewidencji księgowej. Do tych przedmiotów należały m.in. fotele, krzesła, monitory, modemy, firany, kurtki ochronne, zestaw GSM, prostownik, zbiornik brezentowy, czajnik i antena (2 ostatnie znajdujące się w GOK). Poleceniem księgowania z 31 grudnia 2015 r. zdjęto ze stanu pozostałych środków trwałych w Urzędzie Gminy mienie o wartości 6.640,04 zł, a w ewidencji GOK czajnik na kwotę 29,90 zł i antenę – 80 zł. Nie udokumentowano przekazania do utylizacji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego. Obowiązek w tym zakresie był elementem wystąpienia pokontrolnego wystosowanego po poprzedniej kontroli kompleksowej.

Zbadano prawidłowość postępowania w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. W skontrolowanej próbie stwierdzono, iż do wniosków o zwrot podatku akcyzowego załączone zostały faktury VAT w oryginale, a w jednym przypadku kserokopia faktury z adnotacją o przyjęciu do zwrotu podatku akcyzowego. Na oryginałach faktur dołączonych do wniosków brak jest takiej adnotacji. Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1340) na fakturach VAT, o których mowa w art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy należy umieścić adnotację o treści „przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego”.

Z dotacji otrzymanej na wypłatę zwrotu podatku akcyzowego wydatkowano kwotę 5.756,62 zł tytułem pokrycia kosztów postępowania w sprawie zwrotu podatku. Kwota ta została przeznaczona m.in. na 12 jednorazowych dodatków specjalnych przyznanych pracownikom Urzędu Gminy za wykonywanie dodatkowych zadań wynikających z ustawy o zwrocie podatku akcyzowego. Stwierdzono, że w zakresie czynności jednego z pracowników Urzędu z dnia 1 września 2011 r. zapisano przyjmowanie wniosków od podatników podatku rolnego o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie ustalenia zwrotu tego podatku. Pismem z 30 maja 2016 r. przyznał Pan temu pracownikowi dodatek specjalny za wykonywanie dodatkowych zadań wynikających z ustawy o zwrocie podatku akcyzowego… w I półroczu 2016 r. w kwocie 552,17 zł, a pismem z 27 grudnia 2016 r. w II półroczu – 799 zł. Według art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Ustalenia kontroli wskazują zaś, że dodatek przyznano za wykonywanie obowiązków powierzonych pracownikowi stałym zakresem czynności, stanowiącym podstawę otrzymywania stałych składników wynagrodzenia – str. 166-168 protokołu kontroli.

Ustalono, iż w 2016 r. gmina Milejczyce przekazała Województwu Podlaskiemu środki finansowe w kwocie 89.444 zł na opracowanie dokumentacji projektowej przebudowy skrzyżowania ul. 3 Maja z ul. Parkową i Św. Barbary w Milejczycach. Udzielenie pomocy finansowej wynikało z uchwały Nr VII/43/2015 Rady Gminy Milejczyce z dnia 29 września 2015 r. Przekazana Województwu Podlaskiemu kwota 89.444 zł odpowiada zawartej w ofercie wykonawcy wycenie opracowania dokumentacji projektowej budowy i rozbudowy wskazanego skrzyżowania wraz z przebudową niezbędnej infrastruktury technicznej. Jak wynika z posiadanej przez gminę oferty, złożonej przez wykonawcę w postępowaniu prowadzonym przez Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich, na jej kwotę składa się dokumentacja techniczna (61.718,70 zł netto) oraz projekty podziałów 10 działek (11.000 zł netto).

Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich przesłał kontrolowanej jednostce pismem z 29 grudnia 2016 r. m.in. kserokopię umowy z wykonawcą z 8 marca 2016 r., protokół zdawczo- odbiorczy z 19 grudnia 2016 r. oraz fakturę wykonawcy na kwotę 80.272,65 zł za opracowanie dokumentacji projektowej zgodnie z umową oraz z protokołem konieczności opracowań zamiennych z 22 lipca 2016 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, zwrotu niewykorzystanej pomocy finansowej województwo dokonało w 2017 r.

Umową z 20 grudnia 2016 r. pomiędzy gminą Milejczyce a Województwem Podlaskim udzielił Pan województwu pomocy rzeczowej w formie wykonania dokumentacji projektowej podziału nieruchomości w Milejczycach, dotyczącej przebudowy i rozbudowy przedmiotowego skrzyżowania. Z umowy wynika, że gmina w ramach realizacji dokumentacji zorganizowała we własnym zakresie i przeprowadziła postępowanie przetargowe na wybór wykonawcy ww podziałów nieruchomości. Nie stwierdzono, aby Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie udzielenia województwu pomocy rzeczowej, co sprzeciwia się postanowieniom art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Umowa z wykonawcą (tym samym, który zawarł umowę na wykonania dokumentacji i projektów podziałów dotyczących tej inwestycji z PZDW) została przez Pana zawarta 5 sierpnia 2016 r. i przewidywała 14 sztuk dokumentacji projektowej podziału nieruchomości w związku z przygotowywaną inwestycją dotyczącą przedmiotowego skrzyżowania za kwotę 11.709,60 zł. Umowa nie wskazuje, jakich działek mają dotyczyć projekty podziałów, jak również nie odnosi się w żadnym punkcie do finansowanego przez gminę w formie pomocy finansowej zlecenia, które przyjął ten sam wykonawca od PZDW. W szczególności nie odnosi się do konieczności zlecenia dodatkowych podziałów, co należy mieć na uwadze zwłaszcza w sytuacji sporządzenia przez PZDW z wykonawcą w dniu 22 lipca 2016 r. protokołu konieczności opracowań zamiennych, który należy uznawać za dokument ustalający ostatecznie zakres umowy objętej pomocą finansową gminy przekazaną województwu. Mając na uwadze, że okazana dokumentacja odbioru zadania przez PZDW nie odnosi się do numerów działek, dla których sporządzono projekty podziałów (numery działek zostały natomiast zawarte w protokole odbioru dokumentacji przez Pana Wójta, sporządzonej na podstawie umowy z 5 sierpnia 2016 r.), kontrolujący nie byli w stanie potwierdzić, czy w istocie przedmiotem obu umów finansowanych przez gminę były projekty podziałów innych działek. W wyjaśnieniu złożonym w sprawie przyczyn zlecania przez gminę projektów podziałów działek w sytuacji, gdy miało je wykonać województwo ze środków gminy przekazanych na ten cel, wskazał Pan, że podczas prowadzenia prac geodezyjnych w terenie okazało się, że do prawidłowego zaprojektowania przebudowy drogi niezbędne są dodatkowe podziały. Podczas kontroli nie okazano dokumentacji potwierdzającej konieczność wykonania dodatkowych podziałów, zatem kontrolujący nie mieli podstaw do potwierdzenia prawidłowości wydatkowania środków publicznych na ten cel – str. 168-170 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem rażącego nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania i organizacji kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Obsadzenie stanowiska sekretarza gminy.

2. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami Statutu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy wójta, mając jednocześnie na uwadze kwestię zapewnienia ciągłości działania jednostki w przypadku wystąpienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji Pana Wójta, wymienionej w art. 28g ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

3. Zawarcie stosownych porozumień z kierownikami instytucji kultury na prowadzenie przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej tych jednostek, jeżeli zamiarem Pana Wójta jest dalsze prowadzenie ich obsługi. Określenie w treści porozumień zakresu obsługi, jak tego wymaga art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.

4. Podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy, mając na uwadze ilość i charakter nieprawidłowości z zakresu ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, a zwłaszcza rzetelności danych w nich wykazanych. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych 976 i 980,

b) prowadzenie ewidencji na koncie pozabilansowym 998 zgodne z określonymi rozporządzeniem zasadami jego funkcjonowania,

c) zaprzestanie ujmowania na koncie 222 w ewidencji budżetu innych środków niż zrealizowane dochody przelewane na rachunek budżetu przez jednostki budżetowe (Zespół Szkół i GOPS oraz ewentualnie Urząd Gminy, jeżeli będzie prowadził rachunek służący do gromadzenia dochodów), które zostały objęte sprawozdaniami Rb-27S tych jednostek; dokonywanie przeksięgowań salda strony Ma z konta 222 na konto 901 wyłącznie na podstawie danych o dochodach wykonanych wynikających ze sprawozdań Rb-27S jednostek przekazujących dochody,

d) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 222 w ewidencji budżetu według jednostek budżetowych realizujących dochody i przekazujących je na rachunek budżetu,

e) zaprzestanie dokonywania zapisów na koncie 222 w ewidencji budżetu i Urzędu w zakresie dotyczącym dochodów realizowanych przez Urząd Gminy, mając na uwadze, że wpływają one w całości bezpośrednio na rachunek budżetu, a zatem nie następuje rozliczenie dochodów między rachunkiem Urzędu a rachunkiem budżetu,

f) wyksięgowanie ze strony Ma kont 223-1 i 223-2 w ewidencji budżetu na stronę Ma konta 960 kwoty nierealnego salda w wysokości 6.143,38 zł, ustalonego na koniec 2016 r. w wyniku zawyżenia wydatków wykonanych w sprawozdaniach Rb-28S Urzędu Gminy i Zespołu Szkół; każdorazowe podejmowanie czynności wyjaśniających w przypadku stwierdzenia występowania salda Ma konta 223 w ewidencji budżetu, mając na uwadze, że sytuacja taka świadczy o nieprawidłowościach w realizacji wydatków budżetowych lub w treści sprawozdań Rb-28S,

g) wyksięgowanie ze strony Ma konta 223-3 w ewidencji budżetu nierealnego salda powstałego w wyniku błędnego księgowania zwrotu do GOPS świadczenia z lat ubiegłych w wysokości 2.019,14 zł oraz nierealnego salda Wn w tej samej wysokości z konta 224-1-4; zastosowanie w tym celu zapisu Wn 223-2 – Ma 224-1-4,

h) spowodowanie, aby pracownik prowadzący księgi rachunkowe GOPS dokonywał przyjmowania zwrotów świadczeń rodzinnych z lat poprzednich jako dochodów GOPS, wykazywania ich w sprawozdaniu Rb-27S i odprowadzania na rachunek budżetu poprzez konto 222 oraz przestrzegał zasady finansowania wydatków GOPS wyłącznie otrzymanymi z budżetu środkami na wydatki,

i) dokonywanie zwrotów świadczeń rodzinnych z lat ubiegłych na rachunek PUW jako wydatków Urzędu Gminy, stosownie do uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

j) wyksięgowanie zapisem Wn 960 – Ma 224 kwoty 850,60 zł ujętej bezpodstawnie na dochody 2016 r. jako rozliczenia z US w Bydgoszczy niepoparte wpływem środków pieniężnych; ujmowanie na dzień 31 grudnia zapisem Wn 224 – Ma 901 wyłącznie tych dochodów z udziałów w podatkach dochodowych i z tytułu podatków pobieranych przez urzędy skarbowe, które wynikają z informacji zamieszczonej na stronie Ministerstwa Finansów i zostały otrzymane w następnym roku jako rozliczenie dochodów za rok ubiegły,

k)  ujmowanie na koncie 221 w ewidencji Urzędu kwoty należności pozostałych do zapłaty z tytułu udziałów w podatkach dochodowych i podatków pobieranych przez urzędy skarbowe, ustalonej zgodnie z danymi stanowiącymi podstawę jej obliczenia, wynikającymi z informacji publikowanych na stronie Ministerstwa Finansów, stosownie do zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S w tym zakresie,

l) wyksięgowanie z konta 224 zapisem Wn 224 – Ma 960 kwoty 1.644,06 zł odpowiadającej wpływom w 2016 r. od komornika z tytułu należności przypadających gminie w związku z pobytem podopiecznego w DPS, których bezpodstawnie nie zaliczono do dochodów budżetu zaniżając wynik budżetu za 2016 r.; ujmowanie tych wpływów w korespondencji z kontem 901,

ł) wyksięgowanie zapisem Wn 960 – Ma 240 kwoty 25 zł bezpodstawnie niezaliczonej do wydatków za 2016 r.,

m) zlikwidowanie salda strony Ma konta 240 w ewidencji budżetu wynoszącego na koniec 2016 r. 129,37 zł poprzez przelanie zaksięgowanych w ten sposób odsetek od środków depozytowych i ZFŚS na właściwe rachunki bankowe,

n) przenoszenie na konto 961 kwoty dochodów budżetowych z konta 901 zgodnej z dochodami wykonanymi według zbiorczego sprawozdania Rb-27S,

o) przenoszenie na konto 961 salda konta 901, a nie obrotów każdej z jego stron,

p) stosowanie zapisów podanych w części opisowej wystąpienia w przypadku wpływu dochodów budżetowych na rachunek, jeżeli jednostka zamierza konsekwentnie stosować rachunek Urzędu Gminy wyłącznie do ewidencji wydatków,

q) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130 poprzez stosowanie technicznego zapisu ujemnego do błędnych operacji, zwrotów nadpłat i korekt; zobowiązanie do przetrzegania tej zasady pracowników Urzędu prowadzących księgi rachunkowe obsługiwanych jednostek budżetowych,

r) zaniechanie ujmowania w ewidencji Urzędu, w roku wpływu środków, jakichkolwiek operacji związanych z wpływem w grudniu raty części oświatowej subwencji ogólnej na styczeń następnego roku, mając na uwadze, że stanowi ona dochód następnego roku,

s) doprowadzenie do zgodności stanu aktywów i pasywów ZFŚS,

t) ustalanie rzetelnych, dwustronnych sald kont rozrachunkowych w ewidencji budżetu i Urzędu, jeżeli ujęte są na nich zarówno należności, jak i zobowiązania,

u) wyksięgowywanie z konta 221 przedawnionych należności podatkowych z kontem 761,

v) dokonywanie odpisów aktualizujących należności po ustaleniu istnienia którejś z przesłanek spośród określonych przepisami art. 35b ustawy o rachunkowości (popartej wynikami egzekucji należności), a nie ze względu na okres zalegania z płatnością,

w) zapewnienie ujmowania w ewidencji księgowej Zespołu Szkół odprowadzenia do budżetu pozostałości środków wyodrębnionego rachunku dochodów zapisem Wn 820 – Ma 132,

x) ewidencjonowanie należności długoterminowych na koncie 226,

y) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału odsetek od wszystkich niezapłaconych w terminie należności,

z) zapewnienie zgodności między danymi ewidencji kont analitycznych i syntetycznych,

za) zapewnienie opatrywania operacji kasowych datami ich dokonania,

zb) zobowiązanie osoby prowadzącej księgi rachunkowe GOPS do ujmowania w księgach GOPS i w sprawozdawczości odsetek od należności przypadających od dłużników alimentacyjnych,

zc) dołożenie większej staranności w zakresie ustalania kwoty należnych gminie dochodów z zadań zleconych,

zd) zobowiązanie osoby prowadzącej księgi instytucji kultury do bezwzględnego przestrzegania zasady ciągłości, tj. wprowadzania bilansu otwarcia danego roku na poszczególnych kontach w wysokości zgodnej z bilansem zamknięcia za rok poprzedzający,

ze) dokonanie przeglądu danych ewidencji syntetycznej na kontach 011 i 013 w księgach Urzędu w celu ustalenia środków trwałych, które powinny być ujęte w księgach jednostek obsługiwanych, mając na względzie zasadę określoną w § 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…

5. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu Gminy niestosowanych w praktyce kont pozabilansowych 012 i 074 oraz konta 222, które aktualnie nie może mieć zastosowania ze względu na realizację wszystkich dochodów Urzędu bezpośrednio na rachunek budżetu,

b) usunięcie z zakładowego planu kont budżetu kont pozabilansowych 998 i 999,

c) prawidłowe nazwanie konta 224 w zakładowym planie kont Urzędu.

6. Zaprzestanie automatycznego przelewania do budżetu wszystkich środków pozostających na koniec roku na rachunkach instytucji kultury (w tym dopisanych przez bank odsetek od rachunku), mając na uwadze, że instytucje kultury nie działają na zasadach właściwych jednostkom budżetowym, a zatem mogą posiadać środki wynikające z przychodów własnych.

7. Zaprzestanie dokonywania przelewów na rachunek budżetu odsetek naliczonych od środków depozytowych przechowywanych na rachunkach ewidencjonowanych w ramach konta 139 i od środków ZFŚS.

8. Terminowe zwracanie wykonawcom kwot wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów, wraz z odsetkami naliczonymi przez bank od tych środków, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz o koszt prowizji za przelew.

9. Zapewnienie należytej kontroli rzetelności dowodów księgowych, mając na uwadze stwierdzony przypadek zatwierdzenia przez Pana Wójta do wypłaty listy płac w kwocie niezgodnej z rzeczywistością.

10. Zaprzestanie podejmowania z rachunku budżetu środków na wypłaty z kasy, mając na uwadze, że powinny być one podejmowane z rachunku Urzędu służącego do realizacji wydatków.

11. Opracowanie pisemnych procedur określających zasady (w tym terminy) odprowadzania gotówki przez pracownika pobierającego należności za wodę oraz tryb kontroli dokonywanych przez niego rozliczeń.

12. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) wykazywanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu i budżetu rzetelnych, wynikających z ksiąg rachunkowych danych o należnościach, zaległościach i nadpłatach; w tym celu m.in. zaprzestanie dokonywania „wyliczeń” kwot zaległości na potrzeby wykazania ich w sprawozdaniu, polegających na odejmowaniu kwoty nadpłat od kwoty należności pozostałych do zapłaty,

b) prawidłowe wykazywanie kwoty dochodów otrzymanych w sprawozdaniu Rb-27S, zgodnie z zasadami wskazanymi w protokole kontroli,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S szkoły wyłącznie wydatków kasowo wykonanych,

d) zaprzestanie wypełniania kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ GOPS; wypełnianie tej kolumny wyłącznie w sprawozdaniu zbiorczym;

e) wykazywanie w kolumnie „Dochody przekazane” sprawozdania Rb-27ZZ GOPS kwoty przekazanej na rachunek budżetu gminy,

f) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S kwoty zobowiązań zgodnej z danymi ksiąg rachunkowych,

g) sporządzanie korekty sprawozdania Rb-N w przypadku, gdy w okresie między jego sporządzeniem a zamknięciem ksiąg rachunkowych miały miejsce zmiany danych ksiąg wpływające na treść tego sprawozdania,

h) wykazywanie danych wynikających z ksiąg budżetu w prawidłowych pozycjach bilansu z wykonania budżetu gminy, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

i) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS po stronie wykonania za poszczególne kwartały kwoty wolnych środków posiadanych na 1 stycznia okresu sprawozdawczego; wykazanie w tym zakresie za okres 2017 r. kwoty 424.576,98 zł ustalonej w trakcie kontroli po pominięciu nierealnych sald z ewidencji budżetu według stanu na 31 grudnia 2016 r.,

j) dokonanie korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za rok 2016, w związku z ustaleniami kontroli, oraz przedłożenie ich do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

14. Ujmowanie w wieloletniej prognozie finansowej kwot rozchodów w poszczególnych latach w wysokości zgodnej z harmonogramami spłaty wynikającymi z umów kredytów i pożyczek.

15. Przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych i planów finansowych w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej.

16. Zobowiązanie kierowników instytucji kultury do zawierania w planach finansowych wszystkich danych wymaganych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych oraz zawierania kompletu tych danych w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego.

17. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały w sprawie zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata, polegającej na objęciu jej regulacją także zasad zawierania umów na czas nieoznaczony.

18. W zakresie sprzedaży nieruchomości:

a) podawanie wykazów nieruchomości do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej w czasie zapewniającym upływ co najmniej 6 tygodni od upublicznienia wykazu w tej formie do wyznaczonego terminu na składanie wniosków na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami; ogłaszanie przetargu dopiero po upływie 6 tygodni od upublicznienia wykazu,

b) zaprzestanie ustalania wysokości postąpienia w ogłoszeniu o przetargu; zapewnienie, aby wysokość postąpienia, o którym decydują uczestnicy przetargu, nie była mniejsza niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych,

c) przestrzeganie obowiązku pisemnego informowania osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

19. W zakresie dochodów z najmu i dzierżawy:

a) wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia niejasności i rozbieżności z treścią zarządzenia Wójta Nr 31/2011 z dnia 1 czerwca 2011 r. w zakresie terminów płatności czynszu przyjmowanych w umowach na dzierżawę gruntów rolnych,

b) waloryzowanie czynszu za dzierżawę należnego od PTC sp. z o.o. zgodnie z zasadami przyjętymi w umowie; rozliczenie z dzierżawcą kwoty zawyżonego czynszu za III i IV kwartał 2016 r. w wysokości 21,22 zł,

c) ustalenie odrębnie kwoty czynszu za najem pomieszczeń dla Lecznicy Zwierząt, a odrębnie zasad zwrotu ponoszonych przez gminę kosztów mediów i innych kosztów związanych z korzystaniem z lokalu przez najemcę, mając na uwadze, że powinny one zapewniać pokrycie w całości ponoszonych przez gminę kosztów,

d) niezwłoczne ustalenie stawki bazowej czynszu za lokale mieszkalne i odpowiednie jej zastosowanie wobec najemców poprzez czynniki zwiększające i zmniejszające określone w programie gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Milejczyce na lata 2014-2018,

e) ustalanie kwoty czynszu za najem wszystkich lokali mieszkalnych, niezależnie od tego czy należą one do zasobu mieszkaniowego gminy, czy też gmina wynajmuje je od innych podmiotów w celu zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych.

20. Stosowanie ulg w zapłacie należności z tytułu użytkowania wieczystego na podstawie przepisów uchwały Nr V/26/2015 Rady Gminy Milejczyce z dnia 31 marca 2015 r., mając na uwadze, że do ulg w zakresie należności cywilnoprawnych nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej.

21. Jednoznaczne wyjaśnienie powodów i zasadności obniżenia od 2013 r. opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości nr 745 w Milejczycach. W przypadku stwierdzenia braku podstaw do obniżenia podjęcie działań w celu przywrócenia jej do poprzedniej wysokości.

22. Podjęcie stosownych działań mających na celu, aby pobierane opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zapewniały sfinansowanie kosztów systemu gospodarowania odpadami.

23. Dokonanie zmiany decyzji w sprawie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego wydanej w dniu 8 lutego 2016 r. (ZPIN.6740.1.2016) poprzez zastosowanie do ustalenia opłaty prawidłowej stawki w świetle obowiązującej uchwały Rady Gminy oraz podjęcie działań w celu wyegzekwowania wynikającej z niej należności.

24. Wystąpienie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego z wnioskiem o wyznaczenie organu podatkowego właściwego do załatwiania spraw podatkowych osób wyłączonych wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

25. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

26. Przeprowadzanie kontroli podatkowych z uwzględnieniem obowiązujących przepisów Ordynacji podatkowej.

27. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

28. Wyeliminowanie nieprawidłowości w przyznawaniu ustawowych ulg i zwolnień w podatku rolnym.

29. Realizowanie obowiązków w zakresie czynności sprawdzających wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej.

30. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, w tym osób zobowiązanych do wniesienia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie aktualnie obowiązujące przepisy zawarte w treści przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów.

31. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego i formalnoprawnej poprawności wydawanych decyzji w tym także dotyczących stosowania ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych.

32. Bezwzględne zapewnienie sprawdzalności i prawidłowości wypełniania kwitariuszy, przy użyciu których inkasenci dokonują poboru podatków.

33. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących naliczania odsetek za zwłokę od nieterminowo zapłaconych podatków lokalnych.

34. W zakresie podróży służbowych:

a) zobowiązanie pracowników do składania rozliczeń kosztów podróży w terminie 14 dni od ich zakończenia,

b) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do prawidłowego dokonywania potrąceń ryczałtu za jazdy lokalne,

c) wypłacenie pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli kwoty 5 zł, o którą zaniżono ryczał za sierpień 2016 r.

35. Uwzględnianie w kwocie wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli, ustalanej na potrzeby analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli, wydatków z tytułu wypłaconych nagród jubileuszowych.

36. Sporządzenie korekty sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2016 r., polegającej na zwiększeniu kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych o 3.109,03 zł, i przedłożenie jej do RIO w Białymstoku.

37. Rozważenie zmniejszenia przyjętej wartości zamówienia, do wysokości której nie ma obowiązku udokumentowania konkurencyjnego trybu wyłonienia wykonawcy, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia.

38. W zakresie udzielania zamówień publicznych oraz dokonywania wydatków na ich realizację:

a) wypłacanie wynagrodzenia wykonawcy wyłącznie po potwierdzeniu wykonania zamówienia na zasadach wskazanych w umowie,

b) rzetelne prowadzenie postępowań w celu wyłonienia wykonawców zamówień publicznych o wartości do 30.000 euro, mając na uwadze przykład postępowania na opracowanie dokumentacji projektowej przebudowy zabytkowej synagogi w Milejczycach, w następstwie którego zawarta umowa nie ma należytego związku z ceną złożonej oferty i warunkami zamówienia określonymi w postępowaniu, zaś elementy wykonanej dokumentacji zostały opracowane przed formalnym zleceniem,

c) zaprzestanie niemającego uzasadnienia wydłużania okresu między wyłonieniem wykonawcy zamówienia a zawarciem pisemnej umowy, które w sprawdzanych przypadkach następowało nawet po upływie określonego w zapytaniu ofertowym terminu zakończenia zadania,

d) zawieranie w treści umowy wszystkich istotnych informacji umożliwiających potwierdzenie prawidłowości udzielanego zamówienia i dokonywanych na jego podstawie wydatków; wystąpienie do PZDW o przekazanie pisemnej informacji o numerach działek, dla których sporządzono projekty podziału na podstawie umowy sfinansowanej przez gminę w ramach pomocy finansowej udzielonej województwu.

39. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zmian w Statucie Gminy dostosowujących do rzeczywistości liczbę utworzonych sołectw.

40. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) obliczanie środków przypadających do dyspozycji poszczególnych sołectw przy uwzględnieniu liczby stałych i czasowych mieszkańców sołectwa według stanu na dzień 30 czerwca roku poprzedzającego rok budżetowy, określonej na podstawie prowadzonego przez gminę rejestru mieszkańców,

b) uwzględnianie w uchwale budżetowej, jako kwoty przeznaczonej na realizację funduszu soleckiego danego sołectwa, kwoty odpowiadającej kosztom przedsięwzięć wskazanym w pierwotnym wniosku sołectwa, złożonym przed przedstawieniem Radzie Gminy projektu uchwały budżetowej,

c) odrzucanie wniosków w sprawie zmiany przeznaczenia środków funduszu sołeckiego, składanych w trybie art. 7 ustawy o funduszu sołeckim, jeżeli przewidują one wyższe koszty realizacji przedsięwzięć niż pierwotny wniosek złożony przed opracowaniem projektu budżetu,

d) przyjmowanie tylko tych wniosków sołectw, z uzasadnienia których wynika dostateczny związek między zgłaszanymi przedsięwzięciami a zakresem zadań własnych gminy, mając jednocześnie na uwadze, że ogólne wskazanie na „integrację mieszkańców” lub na organizację różnego rodzaju imprez nie świadczy o realizacji zadań własnych gminy,

e) odrzucanie wniosków niezawierających oszacowania kosztów przedsięwzięć,

f) odrzucanie wniosków zawierających oszacowanie kosztów uchwalonych przedsięwzięć na kwotę wyższa niż kwota przypadająca sołectwu,

g) zapewnienie ponoszenia do końca roku budżetowego wszystkich wydatków za wykonane przedsięwzięcia w ramach funduszu sołeckiego wyodrębnionego na dany rok, mając na uwadze, że przenoszenie ich na rok następny powoduje szkodę dla budżetu gminy poprzez brak możliwości uzyskania częściowego ich zwrotu z budżetu państwa.

41. W zakresie inwentaryzacji:

a) zapewnienie corocznego przeprowadzania inwentaryzacji kont rozrachunkowych budżetu i Urzędu Gminy drogą weryfikacji,

b) ustalanie i rozliczanie w księgach instytucji kultury różnic między stwierdzonym w drodze inwentaryzacji stanem węgla a danymi konta 310 w ewidencji tych jednostek,

c) wypełnianie arkuszy spisowych zgodnie z zasadami przyjętymi przepisami wewnętrznymi,

d) dokumentowanie inwentaryzacji środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony w sposób właściwy obowiązującej metodzie ich inwentaryzacji, tj. poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości tych składników.

42. Dokumentowanie przekazania do utylizacji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego.

43. Umieszczanie na fakturach VAT dokumentujących zakup oleju napędowego adnotacji o treści „przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego”.

44. Zaprzestanie przyznawania dodatków specjalnych za realizację zadań, które przypisane są pracownikom stałym zakresem obowiązków.

45. Udzielanie pomocy rzeczowej innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Gminy w tej sprawie, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku