Kontrola doraźna gospodarki finansowej

przeprowadzona w Centrum Obsługi Jednostek Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 grudnia 2017 roku (znak: RIO.I.6003-7/17), o treści jak niżej:

Pani

Jolanta Kadłubowska

Dyrektor Centrum Obsługi

Jednostek Powiatowych

w Wysokiem Mazowieckiem

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561), doraźną kontrolę gospodarki finansowej w Centrum Obsługi Jednostek Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem, obejmując jej zakresem zagadnienia związane z osiąganiem przez powiat wysokomazowiecki wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189, ze zm.). Kontroli poddano prawidłowość ustalenia przez Centrum danych na potrzeby sporządzenia przez Zarząd Powiatu Wysokomazowieckiego sprawozdania, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, dotyczących przede wszystkim struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli, faktycznych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli poniesionych w 2016 r. oraz prawidłowości ustalenia kwot wypłaconych dodatków uzupełniających.

W wyniku kontroli stwierdzono uchybienie w przedmiocie prawidłowości ustalenia średniej arytmetycznej liczby etatów nauczycieli kontraktowych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2016 r., polegające na jej zaniżeniu o 0,06, czego przyczyną było zaniżenie etatu jednego z nauczycieli Centrum Kształcenia Zawodowego w Wysokiem Mazowieckiem. Dla okresu od 1 stycznia do 31 sierpnia 2016 r. przyjęto etat w wysokości 0,81 zamiast 0,87 (na co wskazuje angaż z dnia 1 września 2015 r.). Przełożyło się to na zaniżenie sumy iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń ustalonych dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych o kwotę 1.447,93 zł, a w konsekwencji zawyżenie o tę kwotę dodatniej różnicy między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w danym roku w składnikach, o których mowa w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela, a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli – str. 9 protokołu kontroli. Prawidłowe ustalenie średniorocznej liczby etatów nauczycieli kontraktowych nie spowodowało jednak powstania obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających, ponieważ dodatnia różnica między wydatkami poniesionymi w 2016 r. na wynagrodzenia nauczycieli kontraktowych a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń została w sprawozdaniu ustalona na kwotę 70.470,87 zł.

           W zakresie spraw organizacyjnych ustalono, że osoba pełniąca obowiązki głównego księgowego w okresie objętym kontrolą posiadała szczegółowy zakres czynności, który został przyjęty do stosowania 4 stycznia 2016 r. Na podstawie analizy tego dokumentu stwierdzono, że wykazywał on braki w świetle ustawowego katalogu obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego określonego w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077), polegające na niepowierzeniu obowiązków dotyczących wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Ponadto nie zostało określone zastępstwo na czas nieobecności p.o. głównego księgowego. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych, jak wskazano w standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 4 protokołu kontroli

           Z kolei analiza postanowień regulaminu organizacyjnego, wprowadzonego uchwałą Nr 36/158/2015 Zarządu Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 30 grudnia 2015 r., wykazała, że w zakresie zadań głównego księgowego przewidziano m.in. zastępowanie Dyrektora Centrum w czasie jego nieobecności lub niemożliwości pełnienia swojej funkcji. Na zadanie to wskazuje także zakres czynności p.o. głównego księgowego przyjęty do stosowania 4 stycznia 2016 r. – str. 4-5 protokołu kontroli. Należy wskazać, że zastosowanie tej regulacji powodowałoby sytuację, w której jedna osoba wykonywałaby wszystkie kluczowe obowiązki w zakresie gospodarki finansowej Centrum określone ustawą o finansach publicznych, przy braku kontroli sposobu ich realizacji przez inną osobę. Nie jest to zgodne ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi przez Ministra Finansów komunikatem Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. Według standardu 14c określone w jednostce mechanizmy kontroli operacji gospodarczych i finansowych powinny zapewniać co najmniej podział kluczowych obowiązków. Zgodnie z treścią § 8 ust. 1 Statutu, stanowiącego załącznik do uchwały Nr X/84/2015 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 16 listopada 2015 r., szczegółową organizację i zasady funkcjonowania Centrum określa regulamin organizacyjny opracowany przez dyrektora Centrum.

Stwierdzone nieprawidłowości w zakresie spraw organizacyjnych należy przypisać niewłaściwemu funkcjonowaniu kontroli zarządczej. Błąd w ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli posiada charakter omyłki.

           Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzania przez Zarząd Powiatu Wysokomazowieckiego sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

2. Skorygowanie danych stanowiących podstawę sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez powiat wysokomazowiecki i przekazanie ich Zarządowi Powiatu Wysokomazowieckiego w celu sporządzenia korekty sprawozdania za 2016 r. w zakresie dotyczącym nauczycieli kontraktowych.

3. Pisemne powierzenie osobie pełniącej obowiązki głównego księgowego obowiązków i odpowiedzialności w pełnym zakresie przypisanym temu stanowisku normami zawartymi w art. 54 ustawy o finansach publicznych.

4. Rozważenie określenia w procedurach wewnętrznych (zakresie czynności) zasad zastępstwa głównego księgowego w czasie jego nieobecności.

5. Podjęcie działań w celu wyeliminowania z treści regulaminu organizacyjnego zapisu przewidującego możliwość zastępowania dyrektora COJP przez głównego księgowego COJP. Usunięcie postanowienia przewidującego taką możliwość z zakresu czynności p.o. głównego księgowego.

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartego w wystąpieniu wniosku, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosku objętego zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Wysokomazowieckiego

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku