Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej w Kobylinie-Borzymach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 lutego 2018 roku (znak: RIO.I.6002-10/17), o treści jak niżej:

Pan

Jan Kierzkowski

Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Kobylinie-Borzymach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Kobylinie-Borzymach za 2016 rok i inne wybrane okresy (działającej do dnia 31 sierpnia 2017 r. pod nazwą Zespół Szkół w Kobylinie-Borzymach), przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U z 2017 r. poz. 1189, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej stwierdzono, że objęte kontrolą zewnętrzne dowody księgowe (faktury i rachunki) ze stycznia i lutego 2016 r. nie były opatrzone datą wpływu do jednostki. Uwidocznienie tej daty ma znaczenie w szczególności dla ustalenia terminów regulowania zobowiązań liczonych od daty otrzymania dokumentu – str. 16 protokołu kontroli.

           Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), zastąpionego od dnia 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), wykazała, że:

a) zakładowy plan kont jednostki nie przewiduje kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, mimo występowania operacji, które podlegają ewidencji na nich zgodnie z przepisami rozporządzenia. Konta te nie były prowadzone w dziennik głównej. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne wystosowane do Pana po kontroli problemowej przeprowadzonej w Zespole Szkół w Kobylinie-Borzymach w 2013 r. napisał Pan, iż od dnia 2 stycznia 2013 r. księguje się realizację dochodów z kontem zespołu 7 mając na uwadze prawidłowe ustalenie wyniku finansowego, zaś zrealizowane i odprowadzone dochody do budżetu księguje się zapisem na koncie 222 na subkonto 130 – str. 11 protokołu kontroli,

b) zakładowy plan kont nie przewiduje prowadzenia subkont dochodów i wydatków do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Subkonta dochodów i wydatków nie były też faktycznie prowadzone, mimo że według udzielonej przez Pana odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń z poprzedniej kontroli od dnia 2 stycznia 2013 r. zostały wyodrębnione subkonta dochodów i wydatków w ramach konta 130 – str. 10-11 protokołu kontroli,

c) w zakładowym planie kont zapisano, że konta zespołu 4 służą do ewidencji związanych z działalnością operacyjną: 1) kosztów prostych w układzie rodzajowym i ich rozliczenie (konto 400), na stronie Wn konta 400 ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma – ich zmniejszenie. Cytowany opis został oparty na nieaktualnych przepisach, normujących zasady rachunkowości jednostek budżetowych przed 2011 r. – str. 12 protokołu kontroli,

d) bezpodstawnie wskazano, iż elementem ksiąg rachunkowych prowadzonych przez jednostkę jest wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz); stosownie do art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 11 protokołu kontroli,

e) regulacje wewnętrzne zawierały sprzeczne ze stosowaną praktyką postanowienia w zakresie ewidencji materiałów; zapisano w ich treści, że jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego, zakupione materiały przekazywane są bezpośrednio do zużycia. Stwierdzono, że na koncie 310 „Materiały” księgowano operację zakupu oleju opałowego – przeciwnie do przywołanej wyżej regulacji, według której zakup oleju powinien być odniesiony bezpośrednio w koszty. Zdjęcia wartości oleju ze stanu konta 310 dokonywano dwa razy w roku na podstawie protokołów zużycia – str. 54-55 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości rażąco naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, poprzez:

a) nieprowadzenie ewidencji na kontach bilansowych określonych przepisami rozporządzenia, a od 2016 r. także zakładowym planem kont (oprócz konta 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”, które zostało pominięte w przepisach wewnętrznych jednostki). Ewidencji nie prowadzono, wbrew przepisom rozporządzenia, na kontach 976, 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” i 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wystosowane w 2013 r. wskazał Pan na zobowiązanie głównego księgowego do ewidencjonowania i księgowania operacji na kontach pozabilansowych – str. 9-11 protokołu kontroli,

b) sporządzenie miesięcznych zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, które nie zawierały – jako odrębnych danych – bilansu otwarcia oraz obrotów za okres sprawozdawczy (obroty za okres sprawozdawczy uwzględniały również bilans otwarcia). Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy zestawienie obrotów i sald powinno zawierać m.in. salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego. Opisywane nieprawidłowości również były przedmiotem wystąpienia pokontrolnego RIO w Białymstoku skierowanego do Pana w 2013 r. Według informacji przekazanych w odpowiedzi zobowiązał Pan ówczesnego głównego księgowego do sporządzania zestawień obrotów i sald zawierających wszystkie dane wymagane przepisami o rachunkowości – str. 12 protokołu kontroli,

c) sporządzanie zestawień obrotów i sald, które nie uwzględniały kont 401-405 oraz 409. Obroty oraz salda tych kont były prezentowane w zestawieniach jako obroty i salda konta 400 – str. 12 protokołu kontroli,

d) niesporządzanie co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych. Stwierdzone zaniechanie narusza art. 18 ust. 2 ustawy oraz świadczy o niewykonywaniu wniosku pokontrolnego zawartego w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Pana w 2013 r. – str. 13 protokołu kontroli,

e) nieprowadzenie ewidencji szczegółowej do kont: 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – według podziałek klasyfikacji budżetowej, 310 – według kartotek ilościowo-wartościowych oraz 800 „Fundusz jednostki” – według tytułów zwiększeń i zmniejszeń funduszu – str. 13 protokołu kontroli,

f) nieujęcie w dacie otwarcia ksiąg rachunkowych, na dzień 1 stycznia 2016 r., stanów aktywów i pasywów wykazanych w księgach na dzień ich zamknięcia. Bilans otwarcia na 2016 r. został wprowadzony do ksiąg pod datą 1 kwietnia 2016 r., wskutek czego naruszony został art. 24 ust. 2 ustawy, ponieważ księgi na 2016 r. w okresie od stycznia do marca nie odzwierciedlały w zakresie części kont stanu rzeczywistego Dotyczyło to np. konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, którego saldo – obrazujące stan rachunku ZFŚS – wykazane w księgach na dzień 26 lutego 2016 r. wynosiło 4.709 zł, podczas gdy według wyciągu bankowego do tego rachunku z dnia 26 lutego 2016 r. wynosiło 19.644,45 zł – str. 14 i 23 protokołu kontroli,

g) ujmowanie zobowiązań z tytułu świadczeń wypłacanych pracownikom i emerytom z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Rozrachunki z tego tytułu dotyczące pracowników powinny być ewidencjonowane na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, zaś dotyczące emerytów na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 13-14 i 15 protokołu kontroli,

h) nieprawidłowe ewidencjonowanie wpływu na rachunek bieżący dochodów z opłat za obiady, które księgowano zapisem Wn 130 – Ma 101 (wcześniejszy wpływ do kasy z kontem 750 „Przychody finansowe”), a następnie technicznym zapisem czerwonym na koncie 130. Przyjęty sposób księgowania dochodów powodował, że na koncie 130 nie zostały wykazane obroty dotyczące zrealizowanych dochodów budżetowych, które zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 powinny być zgodne z kwotą dochodów wykonanych wykazaną w sprawozdaniu Rb-27S. Dochody w sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. zostały wykazane na podstawie urządzenia analitycznego nazwanego „130-801-80148-0830”, w którym ujmowano przelewy zebranych opłat na rachunek budżetu gminy (w związku z brakiem obrotów na koncie 130 nie można uznać, iż była to ewidencja analityczna do konta 130). Kwota dochodów wynikająca z tego urządzenia wynosiła 39.001,92 zł. Odprowadzenie dochodów na rachunek budżetu księgowano zapisem Wn 750 „Przychody finansowe” – Ma 130 – nieprawidłowo z pominięciem konta 222, co powodowało, że kwota zrealizowanych dochodów nie została przeniesiona na podstawie sprawozdania Rb-27S z konta 222 na konto 800, zaś na wynik finansowy na koncie 860 „Wynik finansowy” nie zostały przeniesione przychody związane z osiągniętymi dochodami, gdyż w wyniku opisanych księgowań konto 750 nie wykazywało salda – str. 14-17 i 19 protokołu kontroli. W konsekwencji opisanego sposobu ewidencji obroty strony Wn i Ma konta 130 za 2016 r. wynosiły 3.407.000 zł i odpowiadały łącznej kwocie środków przekazanych z budżetu gminy na wydatki. Kwota ta powinna być pomniejszona poprzez zastosowanie technicznego zapisu ujemnego dla operacji zwrotu niewykorzystanych środków na wydatki do budżetu w kwocie 30.601,44 zł. W przypadku prawidłowej ewidencji oraz prowadzenia subkont dochodów i wydatków obroty subkonta dochodów prowadzonego do konta 130 powinny wynosić 39.035,46 zł, a obroty subkonta wydatków – 3.374.398,56 zł – str. 17-18 protokołu kontroli,

i) wypłacanie z rachunku bieżącego świadczeń z ZFŚS, które następnie były refundowane z rachunku Funduszu na rachunek bieżący jednostki; świadczenia te powinny być wypłacane bezpośrednio z rachunku Funduszu, ponieważ operacja ta nie stanowi wydatków budżetowych, a zatem nie może być dokonywana z konta 130 – str. 15 protokołu kontroli,

j) dokonywanie zapisów na koncie 201 w momencie ponoszenia wydatków (zapłaty faktur lub rachunków), bez względu na datę otrzymania faktury i właściwy okres sprawozdawczy, czym naruszono zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy oraz postanowienia art. 20 ust. 1 ustawy, zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W konsekwencji do ksiąg 2015 r. nie zaliczono zobowiązań i wynikających z nich kosztów z faktur za energię elektryczną wystawionych za okres od 30 listopada do 31 grudnia 2015 r. na łączną kwotę 4.125,99 zł, które zostały opłacone w dniu 18 stycznia 2016 r. – str. 16 protokołu kontroli,

k) nieprawidłowe ustalenie salda na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, które wykazano na koniec 2016 r. jako persaldo po stronie Ma w wysokości 61.049,27 zł. W rzeczywistości konto 229 powinno wykazywać saldo dwustronne – po stronie Wn w wysokości 2.193,93 zł i po stronie Ma w wysokości 63.243,20 zł; skutkiem błędnego ustalenia salda było pominięcie należności w sprawozdaniu Rb-N – str. 18-19 i 24 protokołu kontroli; natomiast w sprawozdaniu Rb-28S wykazano zobowiązania w wysokości zgodnej z rzeczywistością, lecz niezgodnie z danymi konta 229, które wykazywało błędne dane – str. 18 protokołu kontroli,

l) nieujęcie na koncie 011 „Środki trwałe” wartości gruntu o pow. 1,2940 ha przekazanego decyzją Wójta z dnia 7 września 2011 r. w trwały zarząd, czy naruszono § 2 pkt 5 rozporządzenia. Nieprawidłowość ta była przedmiotem wniosku pokontrolnego przekazanego  Panu wystąpieniem z 2013 r. Wniosek nie został jednak wykonany mimo otrzymania od Skarbnika Gminy danych dotyczących wartości gruntu niezbędnych do ujęcia go w księgach jednostki – str. 52 protokołu kontroli, załącznik nr 11 do protokołu kontroli,

ł) brak zgodności między ewidencją syntetyczną i analityczną do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” na kwotę 997,73 zł. Niezgodność danych między ewidencją analityczną i syntetyczną na koncie 013 ustalono także podczas poprzedniej kontroli problemowej, jej powtórzenie się świadczy o nie respektowaniu obowiązku prowadzenia ewidencji zgodnie z wymaganiami art. 16 ust. 1 ustawy – str. 53 protokołu kontroli,

m) nieprawidłowe księgowanie zakupionych licencji programu kadrowo-płacowego o wartości 5.645,70 zł oraz programu księgowego o wartości 6.398,46 zł, które z uwagi na swoją wartość powinny być umarzane stopniowo na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w korespondencji z kontem 400 „Amortyzacja”. Natomiast przez kontrolowaną jednostkę zostały umorzone jednorazowo w momencie przyjęcia ich do używania (Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych…”). Wskazać należy, iż przyjęty sposób ewidencji byłby prawidłowy dla wartości niematerialnych i prawnych o tej wartości przyjętych do używania po 1 stycznia 2018 r., po której to dacie jednorazowemu umorzeniu podlegają środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej 10.000 zł – art. 11 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych… (Dz. U. z 2017 r. poz. 2175) – str. 54 protokołu kontroli,

n) nieprawidłowe księgowanie kosztów wymiany kamery monitoringu, która została zamontowana w miejsce uszkodzonej kamery w wysokości 1.502 zł; zastosowano zapis Wn 800 – Ma 011, w wyniku którego zaniżono stan funduszu – str. 19 protokołu kontroli.

Zaprezentowane ustalenia kontroli dotyczące zasad prowadzenia ewidencji księgowej zachowują aktualność także od 1 stycznia 2018 r., od którego to dnia obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…

W zakresie prawidłowości sporządzania sprawozdawczości budżetowej pod kątem przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.) – zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109) – stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-27S jednostki za 2016 r. wykazane zostały – oprócz dochodów z tytułu opłat za żywienie – odsetki od środków na rachunku bankowym w wysokości 33,54 zł, które ujęto w par. 092 „Wpływy z pozostałych odsetek” bez wskazania działu i rozdziału klasyfikacji budżetowej. Ponadto z ustaleń kontroli wynika, że zarówno w sprawozdaniu rocznym Rb-27S, jak i w sprawozdaniach sporządzonych za marzec, czerwiec i wrzesień nie została wypełniona kolumna 5 „należności”. W przypadku sprawozdania rocznego Rb-27S kwota wykazana w kolumnie należności powinna wynieść 39.035,46 zł. Obowiązek wypełniania kolumny „należności” w sprawozdaniu rocznym Rb-27S oraz za marzec, czerwiec i wrzesień wynikał z § 3 ust. 1 pkt 2 i ust. 5 oraz § 4 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 39 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a obecnie z  § 3 ust. 1 pkt 2 i ust. 6 oraz § 4 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 36 do rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r. – str. 16-17 protokołu kontroli.

Ponadto ustalono, że sprawozdania Rb-27S i Rb-28S zostały sporządzone na nieaktualnych wzorach, stanowiących załącznik do nieobowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) – str. 18 protokołu kontroli.

Analiza sprawozdania finansowego jednostki sporządzonego na dzień 31 grudnia 2016 r. wykazała następujące nieprawidłowości (oprócz wyżej przedstawionych będących skutkiem głównie niewłaściwej ewidencji dochodów wpływających na stan funduszu oraz przychodów z nimi związanych):

a) w pozycji 1.2. zestawienia zmian w funduszu jako stan na koniec roku bieżącego podano nieprawidłową kwotę zrealizowanych wydatków, która nie uwzględniała poniesionych z planu finansowego wydatków na inwestycje w wysokości 209.999,58 zł,

b) w pozycji 2.4. zestawienia zmian w funduszu jako stan na koniec roku bieżącego nie podano kwoty wydatkowanych środków na inwestycje w wysokości 209.999,58 zł – str. 19 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki pieniężnej stwierdzono, że jednostka posługuje się instrukcją kasową z 2016 r. W podstawie prawnej instrukcji wskazano nieobowiązującą ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. nr 249 poz. 2104 ze zm.) oraz nieobowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783) – str. 21 protokołu kontroli.

Kontrola raportów kasowych sporządzonych w październiku i grudniu 2016 r. wykazała uchybienie polegające na nieprzestrzeganiu zasad gospodarki kasowej ustalonych obowiązującą instrukcją kasową poprzez niedotrzymywanie 10-dniowego terminu zamykania raportów kasowych – str. 21 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono, że w ewidencji druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie brak dowodów KW i KP, mimo że zgodnie z § 10 ust. 7 instrukcji kontroli i obiegu dokumentów dowody te stanowią druki ścisłego zarachowania. Ponadto ustalono, że osobą prowadzącą ewidencję druków ścisłego zarachowania jest sekretarz Zespołu Szkół pełniący jednocześnie obowiązki kasjera jednostki, z którą to funkcją wiąże się m.in. przyjmowanie wpłat do kasy na podstawie dowodów stanowiących druki ścisłego zarachowania. W praktyce więc sekretarz (kasjer) jest osobą, która sama sobie wydaje druki ścisłego zarachowania i jednocześnie prowadzi ewidencję ich przyjęcia, wydania i rozliczenia wykorzystania – str. 22 protokołu kontroli.

Z ustaleń na str. 24-25 protokołu kontroli wynika, że mimo przekazania Panu w dniu 18 listopada 2015 r. informacji niezbędnych do sporządzenia projektu planu finansowego, zaniechał Pan jego sporządzenia wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542), zgodnie z którymi jednostka budżetowa opracowuje projekt planu finansowego w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji – przekazanej przez organ wykonawczy gminy w ciągu 7 dni od dnia przedstawienia organowi stanowiącemu projektu uchwały budżetowej – jednak nie później niż do 22 grudnia. Natomiast według § 7 pkt 2 i 3 przywołanego rozporządzenia sporządzony przez kierownika jednostki budżetowej i zweryfikowany przez wójta projekt planu finansowego stanowi podstawę gospodarki finansowej jednostki od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego. Jak niżej wskazano, plan finansowy jednostki został opracowany 9 lutego 2016 r., a zatem skutkiem braku formalnego projektu planu finansowego był brak podstaw do prowadzenia gospodarki finansowej jednostki między 1 stycznia a 8 lutego 2016 r.

Kontrola procedury planowania finansowego wykazała ponadto, że w planie finansowym na 2016 r. sporządzonym przez Pana Dyrektora w dniu 9 lutego 2016 r. nie ujął Pan kwoty planowanych dochodów z tytułu opłat za żywienie, która wynosiła 40.000 zł, mimo że – jak wynika z ustaleń zawartych na str. 25 protokołu kontroli – kwota planowanych dochodów zawarta była w informacji z dnia 8 lutego 2016 r. o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków, przekazanej Panu przez Wójta Gminy

Kontrola prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, dokonana pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wykazała, że:

a) w planie finansowym na 2016 r. ustalono limity wydatków rozdziale 80114 „Zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół”, mimo że szkoła nie jest jednostką obsługującą inne jednostki – str. 27 protokołu kontroli; z dostępnej w RIO w Białymstoku dokumentacji wynika, że rozdział ten przewidziano także w budżecie na 2017 r., natomiast nie został on uwzględniony – prawidłowo – w budżecie na 2018 r.;

b) błędne zaliczenie do par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” wydatków poniesionych na koszty podróży służbowych odbywanych w celu wzięcia udziału w szkoleniach, które powinny zostać ujęte w par. 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”. Jak wynika z rozporządzenia, do wydatków na szkolenia należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników – str. 38 protokołu kontroli;

c) nieprawidłową klasyfikację wydatków w rozdziale 80148 „Stołówki szkolne i przedszkolne” par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, do którego zaliczone zostały wydatki z tytułu zakupu żelu czyszczącego na kwotę 1.347,64 zł. Wydatki te powinny być ujęte w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 39-40 protokołu kontroli;

d) zakup 2 tablic interaktywnych, 4 projektorów, 4 uchwytów do projektorów, 2 ekranów do projektorów, okablowania tablic i projektorów zaklasyfikowano nieprawidłowo w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” jako wydatki majątkowe. Wydatki te dotyczyły zakupu środków służących procesowi dydaktycznemu, w związku z czym powinny być sklasyfikowane jako wydatki bieżące w par. 4240 „Zakup środków dydaktycznych i książek” i ujęte na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”. Zakupy środków trwałych służących celom dydaktycznym podlegały jednorazowemu umorzeniu zgodnie z § 6 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. (obecnie § 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia z dnia 13 września 2017 r.), a zatem nie mogą stanowić wydatków majątkowych w świetle obowiązujących zasad klasyfikacji budżetowej – str. 41-42 protokołu kontroli;

e) wydatki na roboty budowalne dotyczące remontu łazienek w budynku szkoły, wynoszące 209.999,58 zł, zostały błędnie ujęte w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”; z opisu przedmiotu zamówienia publicznego udzielonego na wykonanie tych robót wynika, że nie miały one charakteru inwestycyjnego, ponieważ polegały zasadniczo na odtworzeniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego tych pomieszczeń. Posiadały zatem cechy  remontu określone w art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332, ze zm.), w związku z czym należało je sklasyfikować w par. 4270 „Zakup usług remontowych” jako wydatki bieżące. Efektem potraktowania tych wydatków jako majątkowych było bezpodstawne zwiększenie wartości budynku na koncie 011 o kwotę poniesionych wydatków – str. 47-48 i 52 protokołu kontroli.

W zakresie ustaleń zaprezentowanych w pkt d) i e) wskazać należy, że niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych), a także w ustaleniu wartości środków trwałych. Stosowne uwagi dotyczące prawidłowego planowania w budżecie wydatków majątkowych przekazałem Wójtowi Gminy Kobylin-Borzymy w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy.

W zakresie wydatków budżetowych kontrola wykazała przekroczenie limitów wydatków na łączną kwotę 8.717,06 zł w rozdziale 80114 par. 6060. Realizacja wydatków przy braku limitu w planie finansowym nastąpiła w dniu 20 grudnia 2016 r., natomiast zmiany planu dostosowującej go do wykonania dokonano w dniu 28 grudnia 2016 r. Z wyjaśnienia głównego księgowego wynika, że Zakupu programów komputerowych dokonano po wcześniejszym ustnym uzgodnieniu z dysponentem środków finansowych – Urzędem Gminy, który zabezpieczył brakujące środki w budżecie – str. 26-27 protokołu kontroli.

Przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 2, art. 52 ust.1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez głównego księgowego, który opatrywał podpisami dowody księgowe skutkujące przekroczeniem planu wydatków. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu przez głównego księgowego oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W wyniku kontroli dochodów budżetu z tytułu opłat za obiady stwierdzono, że nie ustalił Pan warunków korzystania ze stołówki oraz stawki opłat za posiłki. Powinny być one ustalone w porozumieniu z Wójtem Gminy, do czego obecnie zobowiązują dyrektorów szkół  przepisy art. 106 ust. 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59), a wcześniej – do dnia 31 sierpnia 2017 r. – art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2017 r. poz. 2198). W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu podał Pan, że W naszej szkole jest prowadzona stołówka w rozumieniu tego słowa jako jadalnia, czy punkt wydawania posiłków. Nie przygotowujemy sami posiłków. (…) W roku szkolnym 2015/2016 i 2016/2017 stawka za obiady wynikła z zawartej przez gminę w wyniku przetargu umowy której byliśmy płatnikami.

W roku szkolnym 2015/2016 kwota zaoferowana przez wykonawcę wynosiła 0,90 zł za zupę oraz 2,55 zł za danie obiadowe, z kolei w roku szkolnym 2016/2017 kwota zaoferowana przez wykonawcę wynosiła 0,81 zł za zupę i 3,32 zł za danie obiadowe. W tej samej wysokości pobierano opłaty od uczniów. W złożonym wyjaśnieniu w sprawie, jaka kwota z pobieranej opłaty przypada na koszt artykułów żywnościowych, a jaka na koszt przygotowania i dowozu posiłków stwierdził Pan Nie posiadam wiedzy na ten temat – str. 27-28 protokołu kontroli.

Pobieranie opłat od uczniów kwocie zawierającej koszty przygotowania i dowozu posiłków sprzeciwia się unormowaniom zawartym obecnie w art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego (przed 1 września 2017 r. – art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty) stanowiącym, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej, o których mowa w art. 106 ust. 3, nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Wobec tego założenie, iż koszty przygotowania posiłków obciążają budżet gminy tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w danej szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponoszą kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni lub kuchnia jest prowadzona przez podmiot zewnętrzny, zobowiązani są do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA m.in. w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10, Lex nr 745087): Opłaty za korzystanie z posiłku w stołówce zorganizowanej w publicznej szkole czy też publicznym przedszkolu zgodnie z art. 67a ust. 4 u.s.o. [obecnie art. 106 ust. 4 ustawy Prawo oświatowe], powinny być ustalane (…) jako równowartość surowców wykorzystanych do ich przygotowania. Pozostałe koszty, takie jak wynagrodzenie pracowników, składki naliczane od ich wynagrodzeń oraz nakłady na utrzymanie kuchni powinny obciążać organ prowadzący. W przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych, rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków (…).

           Wniosek rekomendujący wystąpienie do dostawcy posiłków o wskazanie, jaką kwotę w ramach pobieranej ceny za jeden obiad stanowią koszty zakupu artykułów żywnościowych zużywanych do przygotowania posiłków, a jaką koszty przygotowania i dostawy obiadów oraz przekazanie tych danych Panu Dyrektorowi, skierowałem do Wójta Gminy Kobylin-Borzymy jako organizatora przetargu na dostawę posiłków. Jednocześnie wskazałem Wójtowi na konieczność zapewnienia w budżecie gminy środków na dokonanie przez Pana Dyrektora wydatków tytułem zwrotu opłat za obiady pobranych od uczniów bezpodstawnie, tj. w części obejmującej koszty przygotowania i dowozu posiłków podane przez dostawcę.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia sprawdzono m.in. prawidłowość regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami wprowadzonego zarządzeniem Nr 1/04/2016 Pana Dyrektora z dnia 1 kwietnia 2016 r. W świetle przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786, ze zm.) kategoria zaszeregowania dla stanowisku sprzątaczki, którego minimalny poziom wynagrodzenia określa tabela H zamieszczona w załączniku nr 3 do rozporządzenia, powinna być ustalona na poziomie III. Natomiast w tabeli stanowiącej załącznik do regulaminu minimalny poziom wynagrodzenia sprzątaczki ustalono według I kategorii zaszeregowania – str. 31 protokołu kontroli.

W kwestii godzin ponadwymiarowych nauczycieli pełniących funkcję kierownicze wystąpiłem do Wójta Gminy – w treści wystąpienia wystosowanego na podstawie kontroli kompleksowej – z wnioskiem o przygotowanie projektu zmiany uchwały Nr XXXI/166/14 Rady Gminy Kobylin-Borzymy z dnia 28 marca 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru zniżek tygodniowego wymiaru zajęć nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach prowadzonych przez Gminę Kobylin-Borzymy…, w celu usunięcia postanowień dotyczących liczby godzin ponadwymiarowych, jaka według tej uchwały może być przydzielona nauczycielom pełniącym stanowiska kierownicze, ze względu na jej sprzeczność z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela. Z treści uchwały wynika bowiem, że nauczycielom pełniącym funkcje kierownicze można przyznać 3 godziny ponadwymiarowe tygodniowo, niezależnie od obowiązującego ich tygodniowego obowiązkowego wymiaru. Tymczasem według art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Mając na uwadze, że ustalony Panu tygodniowy wymiar godzin zajęć wynosi 3 godziny, zastosowanie przepisów uchwały w zakresie podanej w niej maksymalnej liczby godzin ponadwymiarowych prowadziłoby do naruszenia art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela. W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie faktycznej realizacji godzin ponadwymiarowych przez Pana Dyrektora i wicedyrektora Szkoły – str. 32 protokołu kontroli.

Wskazać należy przy tym, iż z dniem 1 września 2018 r. na mocy art. 76 pkt 22 lit. c) w zw. z art. 147 pkt 3 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203), do art. 42 Karty Nauczyciela zostanie dodany ust. 6a, zgodnie z którym dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły oraz innym nauczycielom, o których mowa w art. 42 ust. 6, korzystającym z obniżonego tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, nie przydziela się godzin ponadwymiarowych, chyba że jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w jednym oddziale, a za zgodą organu prowadzącego szkołę także gdy jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w więcej niż jednym oddziale.

W zakresie naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono uchybienie polegające na zaniżeniu odpisu na 2016 r. o kwotę 1,36 zł. Faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych została w końcu roku obliczona przez główną księgową prawidłowo, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349).  Jednakże po skorygowaniu o wyniki tego obliczenia kwoty odpisu faktycznie przekazanego na Fundusz w 2016 r. bezpodstawnie zaokrąglono do pełnych złotych kwoty odpisów należnych od poszczególnych grup pracowników oraz emerytów– str. 35-36 protokołu kontroli.

W wyniku badania wydatków ponoszonych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych (str. 36-39 protokołu kontroli) stwierdzono uchybienia takie jak:

a) przedłożenie do rozliczenia 16 delegacji po upływie 14-dniowego terminu ustalonego w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013, poz. 167),

b) zaniechanie nadania numeru 3 poleceniom wyjazdu służbowego, w efekcie czego rozliczenie kosztów – stanowiące dowód księgowy – nie zawiera numeru identyfikacyjnego wymaganego przez art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości; polecenia te nie zostały też wpisane do rejestru delegacji,

c) wskazanie na rozliczeniach kosztów podróży daty sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym oraz daty zatwierdzenia wcześniejszej niż dzień podany jako data przedłożenia delegacji do rozliczenia.

Ustalenia dotyczące braku numeru na poleceniach wyjazdów służbowych były przedmiotem wystąpienia pokontrolnego po poprzedniej kontroli problemowej przeprowadzonej w 2013 r. W odpowiedzi na wnioski pokontrolne wskazał Pan wówczas, że na zleceniach wyjazdów służbowych wpisujemy – datę numer i podpis zlecającego wyjazd

Podczas kontroli badaniu poddano również prawidłowość stosowania procedur udzielania zamówień publicznych, określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.). Stwierdzono, że powołując komisję przetargową do przeprowadzenia czynności w ramach postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na remont łazienek w budynku ZS w Kobylinie-Borzymach nie określił Pan jej organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, które mają służyć m.in. zapewnieniu indywidualizacji odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac. Naruszono tym samym art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych – str. 42-43 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalania danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Wójta Gminy Kobylin-Borzymy sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz ustalenia wysokości dodatków uzupełniających dla nauczycieli (str. 48-51 protokołu kontroli) wykazała, że nieprawidłowo obliczono strukturę zatrudnienia nauczycieli mianowanych i dyplomowanych w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2016 r. Średnie zatrudnienie na stopniu nauczycieli mianowanych przyjęte przez badaną jednostkę we wskazanym okresie było zawyżone o 0,02 etatu, z kolei na stopniu nauczycieli dyplomowanych zostało zaniżone o 0,01 etatu. Przyczyny tych uchybień zostały szczegółowo opisane w protokole kontroli. Skutkowały one zmianą sumy iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń oraz kwoty różnicy pomiędzy sumą iloczynów a wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela. W przypadku nauczycieli mianowanych suma iloczynów zmniejszyła się o 626,13 zł, z kolei na stopniu nauczycieli dyplomowanych suma iloczynów zwiększyła się o 400,02 zł. Zmiana sumy iloczynów spowodowała:

- na stopniu nauczycieli mianowanych zwiększenie dodatniej kwoty różnicy między tą sumą a wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia o 626,13 zł, tj. do wysokości 8.764,95 zł,

- na stopniu nauczycieli dyplomowanych zwiększenie ujemnej kwoty różnicy między tą sumą a wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia o 400,02 zł tj. do wysokości 30.175,40 zł.

           Zwiększenie ujemnej kwoty różnicy na stopniu nauczycieli dyplomowanych miało wpływ na wysokość wypłaconych jednorazowych dodatków uzupełniających, które zgodnie z powyższym ustaleniami zostały wypłacone w kwocie ogółem niższej od należnej o 400,02 zł.

           Uchybienia stwierdzono także w obszarze inwentaryzacji (str. 55-57 protokołu kontroli). Związane one były z niedopełnieniem obowiązków wynikających z instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem Pana Dyrektora z dnia 24 października 2013 r. W wyniku inwentaryzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, przeprowadzonej według stanu na dzień 22 listopada 2013 r., zespoły spisowe – mimo braku umocowania – dokonały protokolarnego spisania stwierdzonych ubytków o wartości 34.453,78 zł. Zgodnie z § 21 ust. 1 instrukcji inwentaryzacyjnej przyczyny powstania różnic określa stała komisja inwentaryzacyjna w protokole, w którym przedstawia także umotywowane wnioski co do sposobu ich rozliczenia. Z kolei odpisanie stwierdzonych różnic stosownie do § 22 ust. 1 instrukcji następuje na podstawie decyzji kierownika jednostki podjętej na wniosek przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego. Natomiast zespoły spisowe są zobowiązane do sporządzenia sprawozdań ze spisu z natury, według wzoru zamieszczonego w załączniku nr 5 do instrukcji inwentaryzacyjnej. Sprawozdania nie zostały okazane kontrolującemu.

           W zakresie inwentaryzacji wskazania wymaga też, że w odpowiedzi na wnioski pokontrolne przekazane po kontroli przeprowadzonej w 2013 r. napisał Pan, iż inwentaryzację środków trwałych ujętych na koncie 011 przeprowadzimy do dnia 26 sierpnia 2013 r., do dnia 31 sierpnia 2013 r. rozliczymy przeprowadzoną inwentaryzację. Terminy te nie zostały dochowane ponieważ, inwentaryzacja została przeprowadzona – jak wyżej wskazano – na dzień 22 listopada 2013 r.

           Ponadto stwierdzono, że w zarządzeniach Nr 05/09/2017 i Nr 06/09/2017 w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie określił Pan, na jaki dzień ma być dzień ma zostać przeprowadzony spis z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych, wskazując jedynie okres, w którym ma być przeprowadzony spis (od 8 listopada do 8 grudnia 2017 r.). Nieokreślenie dnia, na który przeprowadzania jest inwentaryzacja należy uznać za okoliczność, która może istotnie utrudniać powiązanie wyników inwentaryzacji z danymi ksiąg rachunkowych w wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 27 ustawy o rachunkowości.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowej organizacji kontroli zarządczej.

           Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Spoczywa na Panu także ogólna odpowiedzialność, w tym z tytułu nadzoru, nad wykonywaniem obowiązków w zakresie rachunkowości, jak to wynika z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych. Osoba obecnie zatrudniona na stanowisku głównego księgowego pełni tę funkcję od 1 lutego 2016 r. Wynikające z niniejszej kontroli ustalenia w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazują, iż zmiana na tym stanowisku nie wpłynęła na wyeliminowanie szeregu nieprawidłowości stwierdzonych podczas poprzedniej kontroli.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny na podstawie art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W tym zakresie objęcie szczególnym nadzorem prawidłowości wykonania przez głównego księgowego zaleceń dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych.

2. Zapewnienie opatrywania zewnętrznych dowodów księgowych datą wpływu do jednostki.

3. Zmodyfikowanie obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości, poprzez:

a) wprowadzenie do zakładowego planu kont kont bilansowych 222 i 720 oraz konta pozabilansowego 976,

b) wskazanie na prowadzenie subkont dochodów i wydatków do konta 130,

c) dostosowanie opisu kont zespołu 4 do obowiązujących przepisów,

d) usunięcie zapisu przewidującego prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

e) wyeliminowanie rozbieżności między przyjętym opisem zasad ewidencji materiałów a stosowaną faktycznie praktyką ewidencji oleju opałowego,

f) podanie aktualnych podstaw prawnych wprowadzenia regulacji wewnętrznych.

4. Podjęcie działań dyscyplinujących wobec głównego księgowego, mając na uwadze zapewnienie wyeliminowania istotnych nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych wskazanych w części opisowej wystąpienia,

b) sporządzanie zestawień obrotów i sald zawierających wszystkie dane wymagane przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

c) wykazywanie w zestawieniach obrotów i sald, jako odrębnych danych, obrotów i sald wszystkich prowadzonych kont syntetycznych zespołu 4,

d) sporządzanie na koniec każdego roku zestawień sald kont ksiąg pomocniczych,

e) prowadzenie ewidencji szczegółowej do kont 201, 310 i 800 w sposób wskazany w części opisowej,

f) ujmowanie w księgach bilansu otwarcia pod datą 1 stycznia,

g) zaprzestanie ewidencjonowania na koncie 231 rozrachunków dotyczących świadczeń wypłacanych pracownikom i emerytom z ZFŚS; ewidencjonowanie rozrachunków z tego tytułu na kontach wskazanych w części opisowej wystąpienia,

h) wyodrębnienie w ramach konta 130 subkonta dochodów i subkonta wydatków oraz prowadzenie na nich ewidencji w sposób zapewniający zgodność obrotów strony Wn subkonta dochodów z kwotą dochodów wykonanych, a obrotów strony Ma subkonta wydatków z kwotą wydatków wykonanych; w celu zachowania czystości obrotów stosowanie technicznego zapisu ujemnego (po obu stronach subkonta dochodów lub subkonta wydatków) do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt oraz do zwrotu niewykorzystanych środków na wydatki,

i) księgowanie odprowadzenia zrealizowanych dochodów do budżetu zapisem Wn 222 – Ma 130 subkonto dochodów; przenoszenie salda konta 222 na konto 800 na podstawie danych o dochodach wykonanych wynikających ze sprawozdania Rb-27S

j) księgowanie przychodów dotyczących dochodów z opłat za żywienie na koncie 720; na koniec roku przenoszenie salda tego konta na konto 860,

k) zaprzestanie wypłacania świadczeń socjalnych z rachunku bieżącego jednostki; wypłacanie ich bezpośrednio z rachunku ZFŚS,

l) przestrzeganie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości poprzez zaliczanie do ksiąg danego roku wszystkich przychodów i obciążających je kosztów dotyczących tego roku, niezależnie od terminu zapłaty, mając na względzie m.in. ustalenie w księgach rzetelnej kwoty zobowiązań podlegających prezentacji w sprawozdawczości,

ł) wykazywanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych w przypadku, gdy ujęte są na nich zarówno należności, jaki i zobowiązania jednostki, mając na uwadze zapewnienie rzetelnych danych podlegających ujęciu w sprawozdawczości,

m) ujęcie na koncie 011 – w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy – wartości gruntu oddanego Szkole w trwały zarząd,

n) uzgodnienie danych ewidencji analitycznej i syntetycznej do konta 013,

o) przestrzeganie obowiązujących zasad umarzania wartości niematerialnych i prawnych w zależności od ich wartości; ustalenie aktualnego stanu umorzenia programów komputerowych przyjętych do używania w 2016 r., których wartość bezpodstawnie jednorazowo odpisano w koszty oraz dokonanie stosownych zapisów korygujących.

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) podawanie w sprawozdaniu Rb-27S pełnej klasyfikacji budżetowej wykazanych w nim dochodów,

b) wypełnianie kolumny 5 „należności” w sprawozdaniach Rb-27S sporządzanych za marzec, czerwiec i wrzesień oraz w sprawozdaniu rocznym,

c) sporządzanie sprawozdań Rb-27S i Rb-28S na aktualnych wzorach, zamieszczonych w załącznikach nr 8 i nr 19 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

d) wykazywanie w odpowiednich pozycjach zestawienia zmian w funduszu środków wydatkowanych na inwestycje, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

6. Zapewnienie przestrzegania przyjętej instrukcją kasową częstotliwości sporządzania raportów kasowych.

7. Wyznaczenie innego pracownika niż kasjer do prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania.

8. Objęcie druków KP i KW ewidencją druków ścisłego zarachowania, jak to wynika z przepisów wewnętrznych.

9. Przestrzeganie obowiązku sporządzania projektu planu finansowego na podstawie informacji otrzymanej z Urzędu Gminy, w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, jednak nie później niż do 22 grudnia; przekazywanie sporządzonego projektu planu Wójtowi Gminy w celu weryfikacji jego zgodności z projektem uchwały budżetowej.

10. Ujmowanie w planie finansowym jednostki wszystkich dochodów przedstawionych w informacji przekazanej przez Wójta Gminy.

11. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych, w szczególności mając na uwadze, aby do wydatków majątkowych nie były zaliczane wydatki na remonty oraz wydatki na zakup środków trwałych służących procesowi dydaktycznemu (pomocy naukowych).

12. Dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w aktualnej wersji planu finansowego. W tym celu zdyscyplinowanie głównej księgowej do rzetelnego wykonywania obowiązków w zakresie potwierdzania podpisami na dowodach księgowych zgodności wynikających z nich wydatków z planem finansowym.

13. Ustalenie zasad korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki, przy udokumentowaniu zachowania wymogu ustalenia ich w porozumieniu z Wójtem Gminy, jak tego wymaga art. 106 ust. 3 Prawa oświatowego, mając jednocześnie na uwadze, że ustalona opłata za posiłki, pobierana od uczniów, może obejmować wyłącznie koszty artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków.

14. Dokonanie zwrotu bezpodstawnie pobranych od uczniów opłat za obiady, tj. opłat w części obejmującej koszty przygotowania i dowozu posiłków, ustalonej i podanej Panu Dyrektorowi przez Wójta Gminy. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o skutkach finansowych podjętych działań w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych.

15. Ustalenie w regulaminie wynagradzania pracowników niepedagogicznych właściwej kategorii zaszeregowania sprzątaczki.

16. Zwiększenie odpisu na ZFŚS za 2018 r. o kwotę 1,36 zł odpowiadającą jego zaniżeniu w 2016 r. Zaniechanie stosowania zaokrągleń naliczonego odpisu.

17. W zakresie podróży służbowych:

a) zapewnienie przestrzegania obowiązku przedkładania delegacji do rozliczenia w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

b) zapewnienie oznaczania wszystkich poleceń wyjazdu numerami oraz ujmowania ich w rejestrze delegacji,

c) zapewnienie wskazywania rzetelnych dat kontroli i zatwierdzenia rozliczenia kosztów podróży.

18. Określanie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, jak tego wymaga art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

19. W zakresie ustalania danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Kobylin-Borzymy sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczyciela i wypłaty jednorazowego dodatku uzupełniającego:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego,

b) przedłożenie Wójtowi Gminy danych dotyczących sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 r. skorygowanych o wyniki kontroli w celu umożliwienia sporządzenia korekty sprawozdania,

c) ponowne ustalenie wysokości należnego poszczególnym nauczycielom dyplomowanym jednorazowego dodatku uzupełniającego za 2016 r., z uwzględnieniem kwoty 400,02 zł podlegającej dodatkowo podziałowi między nauczycieli dyplomowanych w związku ze stwierdzonym podczas kontroli zaniżeniem ujemnej różnicy między sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń a wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia,

d) dokonanie wypłaty nauczycielom dyplomowanym kwot dodatku uzupełniającego, o które został on zaniżony za 2016 r.

20. W zakresie inwentaryzacji:

a) zapewnienie przeprowadzania i dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z regulacjami zawartymi w obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej,

b) rozważenie podjęcia czynności wyjaśniających w odniesieniu do zdarzenia dokonania przez zespoły spisowe protokolarnego spisania stwierdzonych ubytków o wartości 34.453,78 zł podczas inwentaryzacji prowadzonej w 2013 r., bez udokumentowania podjęcia decyzji w tej sprawie przez Pana Dyrektora i bez zachowania trybu określonego instrukcją inwentaryzacyjną,

c) określanie dnia, na jaki ma być przeprowadzona inwentaryzacja.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Wójt Gminy Kobylin-Borzymy

          Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku