Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Regionalnym Ośrodku Kultury w Łomży

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 marca 2017 roku (znak: RIO.IV.6002-2/17), o treści jak niżej:

Pan

Jarosław Cholewicki 

Dyrektor

Regionalnego Ośrodka Kultury

w Łomży

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Regionalnego Ośrodka Kultury w Łomży za 2016 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym organizację i funkcjonowanie kontroli zarządczej, wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem powiatu łomżyńskiego.

Analiza zakresu czynności głównej księgowej nadanego w 2012 r., przeprowadzona w świetle postanowień art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.) wykazała, że nie ujęto w jego treści obowiązku wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, a także kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 2 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli procedur wewnętrznych jednostki stwierdzono, że regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem Pana Dyrektora z dnia 1 lipca 2015 r. zawiera postanowienie, zgodnie z którym w czasie Pana nieobecności może Pana zastępować główny księgowy. Należy wskazać, że powodowałoby to sytuację, w której jedna osoba wykonywałaby wszystkie kluczowe obowiązki w zakresie gospodarki finansowej określone ustawą o finansach publicznych, przy braku kontroli sposobu realizacji tych obowiązków przez inną osobę. Nie jest to zgodne ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi przez Ministra Finansów komunikatem Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Według standardu 14c określone w jednostce mechanizmy kontroli operacji gospodarczych i finansowych powinny zapewniać co najmniej podział kluczowych obowiązków. Jak wynika z ustaleń kontroli, przywołany zapis regulaminu nie był stosowany w praktyce – str. 4-5 protokołu kontroli.

W regulacjach wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej nie zawarto opisu zasad obiegu dowodów księgowych z określeniem obowiązków kontrolnych na poszczególnych stanowiskach pracy, w tym obowiązujących terminów przekazywania dowodów do komórki księgowości celem ujęcia w ewidencji, co również nie jest zgodne z przywołanymi wyżej standardami kontroli zarządczej – str. 11 protokołu kontroli.

Analiza przepisów wewnętrznych składających się na przyjętą w ROK politykę rachunkowości (str. 5-10 protokołu kontroli) – w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) oraz faktycznych zasad funkcjonowania jednostki – wykazała m.in, że:

a) w zakładowym planie kont przewidziano konta, które nie mogą mieć zastosowania w jednostce ze względu na specyfikę funkcjonowania ROK, jako instytucji kultury. Dotyczy to w szczególności kont:

- 014 „Zbiory biblioteczne”; konto nie ma w praktyce zastosowania, gdyż jednostka nie posiada zbiorów bibliotecznych,

- 330 „Towary” opisanego jako przeznaczone do ewidencji towarów handlowych zakupionych w celu dalszej sprzedaży; konto nie ma zastosowania, gdyż kontrolowana jednostka nie prowadzi takiej działalności,

b) w opisie funkcjonowania konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” błędnie (sprzecznie z nazwą konta i sposobem wykorzystywania go w praktyce) wskazano, że jest przeznaczone również do ujmowania rozrachunków z tytułu świadczeń niezaliczanych do wynagrodzeń, np. ekwiwalentów za używanie własnej odzieży roboczej czy za pranie odzieży roboczej,

c) konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” przeznaczono, m.in. do ujmowania  (po stronie Wn) spisanych z tytułu przedawnienia zobowiązań wobec pracowników (np. pożyczki ZFSŚ). Należy wskazać, że pożyczki z ZFŚS stanowią należności Funduszu, a nie zobowiązania rozliczane za pośrednictwem konta 234. Ewentualne dopuszczenie do przedawnienia należności od pracownika (sytuacji takich nie stwierdzono) nie powodowałoby konieczności księgowania przewidzianego w opisie konta,

d) konto 242 „Roszczenia sporne” przeznaczono do ewidencji roszczeń spornych z wszelkich tytułów, które księguje się w momencie skierowania pozwu przeciwko dłużnikom na drogę sądową. Roszczenie sporne obejmuje dochodzoną kwotę należności oraz odszkodowanie za dodatkowe koszty. Wskazania wymaga, iż do czasu ewentualnego zasądzenia przez sąd zwrotu kosztów sądowych przez stronę przegrywającą sprawę, stanowią one koszty kontrolowanej jednostki (jako strony pozywającej) związane z dochodzeniem należności na drodze sądowej. Kontrola nie wykazała przypadków występowania na drogę sądową, w związku z czym nie wystąpiły rozliczenia i salda dotyczące tego typu zdarzeń,

e) konto 310 „Materiały i towary” przeznaczono do ewidencji zapasu materiałów znajdujących się w magazynach. W praktyce ROK nie posiada zorganizowanego magazynu, nie zatrudnia magazyniera i nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego. Ewidencją na koncie 310 był objęty zapas nieprzydatnych, przestarzałych kaset magnetofonowych i  książek o treści ekonomicznej, które przechowywane były przez pracowników na stanowiskach pracy. W trakcie kontroli protokolarnie zlikwidowano składniki ujmowane na koncie 310. W innej części polityki rachunkowości zawarto natomiast postanowienie, że materiały przekazywane bezpośrednio z zakupu do użytkowania, w tym paliwo, będą  odpisywane w ciężar kosztów w pełnej ich wartości wynikającej z faktury w miesiącu zakupu. Zgodnie z dyspozycją art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy decyzja o stosowaniu tej metody powinna być powiązana z jednoczesnym postanowieniem nakładającym obowiązek ustalania stanu tych składników aktywów i ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy (takich postanowień nie zawarto w przepisach wewnętrznych). W praktyce wartości zakupionego paliwa nie odnoszono bezpośrednio w koszty, lecz obejmowano ewidencją, aczkolwiek błędnie na koncie 234, zamiast na właściwym do tego celu koncie 310.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych ROK wykazała:

a) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w jednym rejestrze obejmującym rozliczenia należności ze sprzedaży usług (stanowiących przychody) i rozliczenia zobowiązań wynikających z zakupu materiałów i usług (stanowiących koszty), co powoduje, że sumy sald w poszczególnych okresach, wynikające z tego rejestru, stanowią wypadkową sald z obu tytułów rozliczeń. Ewidencja analityczna do konta 201 powinna być prowadzona oddzielnie w zakresie rozliczeń należności i odrębnie w zakresie zobowiązań, aby zapewnić prawidłowe dane. Na koniec 2016 r. z obu rodzajów rozliczeń nie wystąpiły nadpłaty, zatem zaprezentowane sumy sald odzwierciedlały realne wielkości w zakresie należności i zobowiązań – str. 6 protokołu kontroli,

b) ujmowanie zadatków wypłacanych kontrahentom na poczet wynagrodzenia za zamówione usługi realizowane w następnym roku budżetowym na koncie 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Wypłata zadatku nie jest operacją skutkującą powstaniem kosztu w rozumieniu definicji zwartej w art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości. Koszt ma bezpośredni związek z wykonaniem zamówienia i powinien być zarachowany w dacie potwierdzenia wykonania zamówienia (lub jego części), na podstawie otrzymanej faktury. Nadmienić należy, że niewykonanie usługi z winy usługodawcy rodzi obowiązek zwrotu przez niego zadatku. Do czasu rozliczenia z kontrahentem kwota zadatku powinna być wyrażona saldem konta rozrachunkowego jako należność  – str. 14 protokołu kontroli,

c) ujmowanie wartości zakupionego paliwa do samochodu służbowego oraz wartości znaczków pocztowych (według stanu na 31 grudnia 2016 r. odpowiednio 158,83 zł i 69,25 zł) na koncie rozrachunkowym 234, jako rzekome należności od pracowników. W konsekwencji  w bilansie wartości te również prezentowano jako należności. Konto 234, zgodnie z opisem jego funkcjonowania zawartym w zakładowym planie kont, przeznaczone jest do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników. Operacje zakupu paliwa do samochodu służbowego i zakupu znaczków powierzonych pracownikowi sekretariatu nie są zdarzeniami skutkującymi bezpośrednio roszczeniami jednostki wobec pracowników. Do ujmowania zapasu materiałów (w tym przypadku paliwa) przeznaczone jest konto 310, aczkolwiek – jak wyżej wskazano – przepisy wewnętrzne jednostki nie przewidują ujmowania wartości paliwa w momencie zakupu, lecz odpisywanie go bezpośrednio w koszty. Znaczki pocztowe stanowią formę dokumentu uprawniającego do korzystania z usług pocztowych, zatem kwoty wydatkowane na ich nabycie powinny stanowić koszt w momencie  zakupu. Rozliczenie wysłanej korespondencji z faktycznym zużyciem znaczków powinno być prowadzone w formie pozabilansowej, a dopiero jego wynik wskazujący na niedobór znaczków może stanowić podstawę przypisania należności od pracownika – str. 22 protokołu kontroli,

d) wbrew zasadom wynikających z przepisów wewnętrznych utrzymywano w ewidencji księgowej (na koncie 013 i w księgach inwentarzowych) składniki majątkowe o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 500 zł, które zgodnie z przyjętymi zasadami powinny być ewidencjonowane pozabilansowo w ewidencji ilościowej – str. 9-10 i 30 protokołu kontroli.

Z regulaminu wynagradzania pracowników ROK, wprowadzonego zarządzeniem Pana Dyrektora z dnia 1 grudnia 2014 r., wynika, że w ROK może być tworzony fundusz premiowy w ramach środków na wynagrodzenia. Obowiązujące od 1 stycznia 2012 r. przepisy art. 31 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.) nie przewidują premii jako składnika wynagrodzenia pracowników instytucji kultury. Przyznawanie premii w ramach tworzonego w jednostce funduszu premiowego przewidywały przepisy § 18 nieobowiązującego rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury… (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.). W praktyce premii nie wypłacano – str. 25 protokołu kontroli.

Analizując listy płac stwierdzono natomiast, że w grudniu 2016 r. wszystkim pracownikom ROK wypłacono nagrody uznaniowe z zakładowego funduszu nagród  na sumę 11.480 zł, w tym głównej księgowej w kwocie 800 zł. W decyzji z dnia 20 grudnia 2016 r., jako podstawę przyznania nagród wskazał Pan przepisy stosowanego w ROK regulaminu wynagradzania. Pismo przyznające nagrody nie zawiera uzasadnienia wymaganego przez art. 31 ust. 5 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, tj. wskazania  szczególnych osiągnięć w pracy, które powinny być podstawą przyznania nagród pracownikom innym niż główna księgowa. Łącznie na podstawie tego pisma przyznano pracownikom nagrody (z wyłączeniem głównego księgowego) w wysokości 10.680 zł.

W złożonym do protokołu wyjaśnieniu poinformował Pan, że podstawę wypłaty nagrody dla głównego księgowego daje art. 31.5 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzaniu działalności kulturalnej. Opisał Pan ponadto działania głównej księgowej na rzecz upowszechniania kultury, wykraczające poza zakres obowiązków, wskazując też, że była to jednorazowa nagroda uznawana przeze mnie jako ocena całorocznej działalności na rzecz instytucji. Powołany przez Pana przepis, przewidujący ogólną możliwość otrzymania przez pracownika instytucji kultury nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy, w świetle przepisów ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2015 r. poz. 2009, ze zm.) nie może stanowić podstawy przyznawania nagród dyrektorowi i głównemu księgowemu instytucji kultury. Ustawa ta ma zastosowanie do wynagradzania osób kierujących samorządowymi instytucjami kultury, tj. dyrektorów i głównych księgowych, z mocy jej art. 1 pkt 3 w zw. z art. 2 pkt 1 i 4. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy osobom takim może być przyznana nagroda roczna, zaś jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Przyznanie nagrody rocznej głównemu księgowemu instytucji kultury należy do kompetencji dyrektora (art. 10 ust. 3 ustawy). Stwierdzony stan faktyczny wskazuje, że nagroda wypłacona w grudniu 2016 r. głównej księgowej  przyznana została z pominięciem zasad wynikających z ustawy.

W wyniku kontroli stwierdzono, że Pan Dyrektor otrzymał nagrodę w wysokości 2.000 zł, przyznaną przez Starostę Łomżyńskiego pismem z 14 grudnia 2016 r. Treść  pisma  prowadzi do wniosku, iż w tym przypadku także nie stosowano zasad określonych ustawą o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. Kwestię obowiązujących zasad udzielania nagród osobom kierującym instytucjami kultury podniosłem w treści odrębnego pisma skierowanego do Starosty Łomżyńskiego – str. 26-27 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień było nieprzestrzeganie lub wadliwa interpretacja przepisów ustawy o rachunkowości oraz przepisów regulujących zasady organizowania i prowadzenia działalności kulturalnej, w tym wynagradzania pracowników instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 53 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Prowadzenie rachunkowości instytucji kultury należy do głównego księgowego, stosownie do art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz postanowień zakresu czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie zakresu czynności głównej księgowej o obowiązek wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

2. W zakresie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) wyeliminowanie z regulaminu organizacyjnego zapisu wskazującego na możliwość zastępowania Pana Dyrektora przez głównego księgowego,

b) uregulowanie zasad obiegu dowodów księgowych z określeniem obowiązków kontrolnych na poszczególnych stanowiskach pracy, w tym obowiązujących terminów przekazywania dowodów do komórki księgowości celem ujęcia w ewidencji,

c) usunięcie z zakładowego planu kont tych kont, które nie mogą mieć zastosowania w ROK ze względu na specyfikę funkcjonowania jednostki, jako instytucji kultury, w szczególności kont 014 i 330,

d) usunięcie z przyjętych opisów funkcjonowania kont 231, 234 i 242 błędnych postanowień wskazanych w części opisowej wystąpienia,

e) wprowadzenie spójnych postanowień regulujących zasady ewidencji materiałów (paliwa), dostosowanych do faktycznych potrzeb jednostki – mając na uwadze przepisy art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także fakt, że ROK nie posiada zorganizowanego magazynu – oraz zapewnienie ich przestrzegania.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie stanu paliwa na koncie 310,

b) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 201 w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń odrębnie z tytułu należności i odrębnie z tytułu zobowiązań,

c) księgowanie jako należności zadatków wypłacanych kontrahentom na poczet wynagrodzenia za zamówione usługi realizowane w następnym roku,

d) zaniechanie ujmowania wartości znaczków pocztowych jako należności od pracowników; uwzględnienie w tym zakresie uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

e) przestrzeganie określonej przepisami wewnętrznymi wartości środków trwałych, powyżej której podlegają one ujęciu na koncie 013; ewentualnie rozważenie zmiany regulacji wewnętrznym w tym zakresie, jeżeli nie odpowiadają one faktycznym potrzebom jednostki.

4. Usunięcie z regulaminu wynagradzania pracowników ROK zapisu wskazującego na możliwość tworzenia funduszu premiowego.

5. W zakresie dotyczącym nagród otrzymywanych przez pracowników ROK:

a) przestrzeganie przepisów wskazanych w części opisowej wystąpienia, według których głównej księgowej może być przyznana wyłącznie nagroda roczna w trybie określonym tymi przepisami; rozważenie wystąpienia do głównej księgowej o zwrot nagrody w wysokości 800 zł przyznanej w trybie niezgodnym z tymi przepisami,

b) udzielanie nagród pracownikom ROK innym niż główny księgowy po uzasadnieniu szczególnych osiągnięć w pracy, jak tego wymaga art. 31 ust. 5 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Łomżyńskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 06 marca 2017 roku, do organu wykonawczego:

Pani

Elżbieta Parzych

Starosta Łomżyński

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-luty 2017 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Regionalnego Ośrodka Kultury w Łomży. Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do dyrektora ROK, którego egzemplarz przekazuję Pani w załączeniu. Z ustaleń kontroli wynika, że wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie przyznawania nagród dyrektorowi ROK wymaga podjęcia stosownych czynności przez Panią Starostę.

W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że pismem nr ORiK.120.58.Ch z dnia 14 grudnia 2016 r. poinformowała Pani o przyznaniu nagrody dla dyrektora ROK w wysokości 2.000 zł. Jej wypłata nastąpiła ze środków osobowego funduszu wynagrodzeń ROK. Pismo przyznające nagrodę nie zawiera podstawy prawnej. Z jego treści wynika, że jest to nagroda „za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej”. Należy wskazać, że podstawę  przyznawania nagrody dla dyrektora instytucji kultury mogą stanowić jedynie przepisy ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2015 r. poz. 2009), z mocy jej art. 1 pkt 3 w zw. z art. 2 pkt 1. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy osobom takim może być przyznana nagroda roczna, jednakże jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Z art. 10 ust. 2 ustawy wynika, że nagrodę roczną kierownikom (dyrektorom) samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną przyznaje właściwy organ na umotywowany wniosek rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego. Przesłanki udzielenia nagrody określają przepisy art. 10 ust. 4-5 ustawy. Stosownie do postanowień art. 10 ust. 8 ustawy Zarząd Powiatu zobowiązany jest do określenia, w drodze uchwały, wzoru wniosku o przyznanie nagrody, o którym mowa w ust. 2, oraz szczegółowych zasad i trybu jej przyznawania.

Zgodnie z art. 5 ust. 1-3 i art. 7 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi osobie kierującej samorządową osobą prawną przysługuje wyłącznie wynagrodzenie miesięczne, nagroda roczna oraz świadczenia dodatkowe określone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. Nr 14, poz. 139). Przywołane przepisy nie dają możliwości przyznawania innego rodzaju nagród. W świetle przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi podstawy takiej nie może stanowić też obowiązujący od 1 stycznia 2012 r. przepis art. 31 ust. 5 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.), przewidujący ogólną możliwość otrzymania przez pracownika instytucji kultury nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy. Świadczy o tym – obok ogólnej reguły interpretacyjnej lex prior specialis derogat legi posteriori generali – okoliczność, iż ustawodawca wprowadzając nowelizację ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej obowiązującą od dnia 1 stycznia 2012 r. miał na uwadze przepisy ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, wskazując wprost w art. 31a ust. 3, że dodatkowe wynagrodzenie dyrektora instytucji artystycznej za udział w roli, przedstawieniu lub koncercie nie podlega ograniczeniom z art. 5 ustawy o wynagradzaniu osób… Podobnej regulacji brak w odniesieniu do nagród za szczególne osiągnięcia w pracy.

Dla usunięcia przedstawionych wyżej nieprawidłowości niezbędne jest zaniechanie przyznawania dyrektorowi instytucji kultury innych nagród niż nagrody roczne przyznane w trybie i na zasadach określonych przywołanymi wyżej przepisami ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. Jednocześnie rozważenia wymaga kwestia wystąpienia do dyrektora ROK o dokonanie zwrotu nagrody przyznanej bez uwzględnienia przepisów tej ustawy.

W wyniku kontroli stwierdzono również, że zarządzeniem Nr 20/2016 Pani Starosty z dnia 7 czerwca 2016 r. (ze zmianą z dnia 9 stycznia 2017 r.) określone zostały zasady rozliczania dotacji podmiotowej udzielonej samorządowej instytucji kultury, które nie znajdują podstawy prawnej w obowiązujących przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.). Wprowadzono m.in. obowiązek zamieszczania adnotacji na  źródłowych dowodach księgowych, potwierdzających poniesienie wydatków z dotacji … Zatwierdzenie złożonego przez samorządową instytucję kultury rozliczenia dotacji, w zakresie rzeczowym i finansowym, według wzoru określonego w załączniku do zarządzenia… Elementem wzoru jest tabela, w której wymagane jest zamieszczenie danych odnośnie kwot dotacji przekazanych i wykorzystanych w każdym miesiącu oraz dat i numerów wyciągu bankowego.

W ocenie Izby tak szczegółowe wymagania co do sposobu wykorzystania dotacji podmiotowej przeczą charakterowi tej dotacji. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w przepisach ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542), zawierających wymóg określania sposobu rozliczenia tylko dotacji celowych (w umowie – art. 250 ustawy) oraz dotacji przedmiotowych (zarządzeniem lub uchwałą organu wykonawczego j.s.t. – § 45 ust. 2 rozporządzenia). Przepisy prawa nie przewidują, aby organ wykonawczy określał szczegółowe zasady rozliczenia dotacji podmiotowej, albowiem zgodnie z art. 131 ustawy o finansach publicznych są to środki na dofinansowanie działalności bieżącej podmiotu wskazanego ustawą lub umową międzynarodową. Jak stanowi art. 28 ust. 3 pkt 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej organizator przekazuje środki finansowe w formie dotacji podmiotowej dla instytucji kultury na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów. Zakres zadań realizowanych ze środków dotacji podmiotowej wynika więc wprost z planu finansowego.

W ocenie Izby określone przez Zarząd Powiatu zasady rozliczania dotacji podmiotowej, w tym zwłaszcza wymogi co do sporządzania dokumentacji z tym związanej, nie są adekwatne do celu dotacji i jej ustawowego charakteru. Wystarczających danych pozwalających na ocenę wykorzystania dotacji podmiotowej powinno dostarczać prawidłowo sporządzone roczne sprawozdanie instytucji kultury, o którym mowa w art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży