Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Niećkowie przez inspektora

Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04 maja 2017 roku (znak: RIO.IV.6002-4/17), o treści jak niżej:

Pan

Dariusz Koniecko

Dyrektor

Zespołu Szkół w Niećkowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół w Niećkowie za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, dochody budżetowe, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Analiza obowiązującej w Zespole Szkół dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, dokonana w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), wykazała, że:

a) zawarty w zakładowym planie kont opis zasad funkcjonowania konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” przewiduje, że konto to służy m.in. do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych przez jednostkę budżetową bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu; rozwiązanie takie jest możliwe tylko w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego jako jednostce budżetowej, a nie w innych jednostkach organizacyjnych – str. 10 protokołu kontroli,

b) wykaz ksiąg rachunkowych Zespołu obejmuje m.in. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 9 protokołu kontroli.

Sprawdzenie przestrzegania regulacji wewnętrznych wykazało, że zarządzeniem Nr 17/2015 Pana Dyrektora z dnia 21 grudnia 2015 r. ustalono pogotowie kasowe w wysokości 1.000 zł. W praktyce pogotowie kasowe nie było utrzymywane w kasie. Rozchody z kasy były realizowane po uprzednim pobraniu czekami środków pieniężnych z rachunków bankowych w wysokości adekwatnej do bieżących potrzeb – str. 23 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych wykazała, że w ramach konta 130 nie wyodrębniono subkonta dochodów, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 16-17 protokołu kontroli, prowadzono subkonto wydatków oznaczone symbolem 130-1, zaś operacje dotyczące realizowanych dochodów ujmowane były na syntetycznym koncie 130 wraz z wydatkami. Kwota dochodów możliwa była do ustalenia po odjęciu od obrotów konta 130 obrotów konta 130-1 prowadzonego dla wydatków.

Analiza wynagrodzeń nauczycieli wykazała nieprawidłowości w treści arkuszy organizacyjnych Zespołu Szkół w świetle przepisów art. 35 ust. 1 i 2 w zw. z art. 42 ust. 6 i 7 Karty Nauczyciela oraz uchwały Nr XXII/120/12 Rady Powiatu Grajewskiego z dnia 15 maja 2012 r. w sprawie zasad udzielania i rozmiaru obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycieli pełniących stanowiska kierownicze oraz przyznawania zwolnienia od obowiązku prowadzenia zajęć w ramach obowiązkowego wymiaru godzin. Stwierdzono, że liczba godzin ponadwymiarowych zaplanowanych dla Pana Dyrektora oraz innych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć ustalonego po obniżce uchwalonej przez Radę Powiatu:

a) w arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2015/2016 zaplanowano pensum Pana Dyrektora na poziomie 6 godzin tygodniowo przyznając jednocześnie 3,5 godzin ponadwymiarowych. Z kolei w arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2016/2017 zaplanowano 5 godzin pensum oraz 6,69 godzin ponadwymiarowych tygodniowo;

b) wicedyrektorowi ZS określono w arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2015/2016 9 godzin tygodniowego obowiązkowego wymiaru po obniżce oraz 10 godzin ponadwymiarowych, natomiast w arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2016/2017 zaplanowano 10 godzin pensum i 6 godzin ponadwymiarowych;

c) kierownikowi kształcenia praktycznego w arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2016/2017 zaplanowano 9 godzin pensum oraz 6,73 godzin ponadwymiarowych tygodniowo – str. 30-34 protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być zobowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, a przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć.

Zagadnienie zaniechania zatwierdzania w arkuszu organizacyjnym liczby godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli na stanowiskach kierowniczych przekraczającej limit wynikający z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela będzie objęte treścią wystąpienia pokontrolnego skierowanego do Zarządu Powiatu Grajewskiego na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu.

Kontrola prawidłowości ustalenia przez Zespół Szkół danych na potrzeby sporządzenia przez Zarząd Powiatu Grajewskiego sprawozdania z osiągania przez powiat w 2016 r. wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego wykazała, iż w kwocie wydatków poniesionych na wynagrodzenia w 2016 r. nie uwzględniono dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. wypłaconego w 2016 r. nauczycielom, którzy w 2016 r. nie byli już zatrudnieni w Zespole. W kwocie wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli nie uwzględniono za 2016 r. następujących kwot w odniesieniu do poszczególnych stopni awansu zawodowego:

- nauczycieli kontraktowych 342,26 zł,

- nauczycieli mianowanych 1.627,99 zł,

- nauczycieli dyplomowanych 112,56 zł.

Wydatki te, zgodnie z pkt 4 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Na 6, poz. 35, ze zm.), powinny być uwzględnione w danych przekazanych Zarządowi Powiatu Grajewskiego. Skutkiem ich pominięcia było zaniżenie wydatków poniesionych w 2016 r. na wynagrodzenia nauczycieli na tych stopniach awansu zawodowego, a w konsekwencji zaniżenie dodatniej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń. W związku z tym, że różnica między wymienionymi wartościami, wykazana w sprawozdaniu za 2016 r. przez Zarząd Powiatu, była dodatnia dla każdego stopnia awansu zawodowego objętego ustaleniami kontroli, jednorazowe dodatki uzupełniające nie były wypłacane – str. 37-40 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z wytwarzaniem i sprzedażą przez Zespół Szkół energii cieplnej wykazała, że jednostka posiada kotłownię, w której wytwarza ciepło niezbędne do ogrzewania posiadanych w swoim budynków, a ponadto ogrzewa budynki mieszkalne zarządzane przez wspólnotę mieszkaniową. Rozliczenia ze wspólnotą z tytułu sprzedaży ciepła prowadzone są na podstawie stawki skalkulowanej w odniesieniu do 1 m² ogrzewanej powierzchni; koszty dostarczenia ciepła przez Zespół są corocznie weryfikowane. Należy zwrócić uwagę, że ustalanie odpłatności i rozliczanie dostarczanego ciepła na podstawie tak skalkulowanej stawki nie ma umocowania w obowiązujących przepisach prawa. Stosownie do § 7 ust. 6 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 17 września 2010 r. w sprawie szczególnych zasad kształtowania i kalkulacji taryf oraz rozliczeń z tytułu zaopatrzenia w ciepło (Dz. U. Nr 194, poz. 1291 ze zm.), wydanego na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 220 ze zm.), zawarte w taryfach stawki opłat mogą być wyrażone w złotych za metr kwadratowy powierzchni tylko w przypadku wytwarzania ciepła w lokalnym źródle ciepła, które nie jest wyposażone w układ pomiarowo-rozliczeniowy. Z kolei z definicji zawartej w § 2 pkt 6 rozporządzenia wynika, że lokalne źródło ciepła to zlokalizowane w obiekcie źródło ciepła bezpośrednio zasilające instalacje odbiorcze wyłącznie w tym obiekcie. Brak zatem podstaw, aby zlokalizowanej w kompleksie budynków Zespołu Szkół kotłowni przypisać cechy lokalnego źródła ciepła dla zaopatrywanej w energię cieplną wspólnoty mieszkaniowej. Tym samym taryfa i rozliczenie nie mogą być ustalane na podstawie stawki za metr kwadratowy powierzchni, a powinny – stosownie do § 7 ust. 7 rozporządzenia – zawierać ceny za zamówioną moc cieplną wyrażone w złotych za MW oraz ceny ciepła wyrażone w złotych za GJ. Dla zastosowania tych zasad niezbędne jest zainstalowanie układu pomiarowo-rozliczeniowego zdefiniowanego w § 2 pkt 14 rozporządzenia – str. 19-20 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość realizacji dochodów uzyskiwanych z opłat za żywienie w stołówce Zespołu Szkół stwierdzono naruszenie art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943, ze zm.) stanowiącego, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłków w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki, z czego wynika, że opłaty pobierane od uczniów za posiłek nie mogą być pobierane w kwotach wyższych niż wartość artykułów żywnościowych („wsadu do kotła”) nabywanych w celu przygotowania posiłku. Od 1 września 2017 r. analogiczna regulacja będzie wynikała z art. 106 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59).

Jak wynika z ustaleń kontroli, w stołówce szkolnej od 2012 r. pobierano od uczniów opłatę za posiłki w wysokości po 2 zł za śniadanie i kolację oraz 6 zł za obiad. Analiza wydatków na zakup artykułów żywnościowych wykazanych w par. 4220 „Zakup artykułów żywnościowych”, w odniesieniu do ilości i wartości posiłków wydanych w 2016 r., wykazała, że jednostkowy koszt wydanego obiadu dla ucznia, liczony jako obejmujący wyłącznie koszt „wsadu do kotła”, powinien stanowić ok. 4 zł, a śniadania i kolacji po ok. 1,32 zł. Z tytułu różnicy między pobieranymi opłatami za posiłki, a faktycznym kosztem „wsadu do kotła” pozyskano w 2016 r. – według ustaleń kontrolującego – kwotę około 43.700 zł, które to środki nie zostały wykorzystane na wydatki związane z zakupem artykułów żywnościowych, wbrew przywołanemu wyżej przepisowi ustawy. Kwotę różnicy kontrolujący ustalił po uwzględnieniu iloczynu wartości wydanych w 2016 r. obiadów, w tym również dla nauczycieli i pracowników ZS (129 obiadów o wartości powiększonej o 1,50 zł/obiad, o którą wpłaty nauczycieli były wyższe od wpłat uczniów), śniadań i kolacji przy założeniu, że śniadanie i kolacja stanowią ok. 33% wartości jednostkowej obiadu. Po dokonaniu zmniejszenia o dodatkową kwotę wniesioną przez nauczycieli i pracowników ZS (129 obiadów x 1,50 zł) kwota dochodów pobranych z przeznaczeniem na zakup artykułów żywnościowych wynosi na podstawie tego wyliczenia 129.304 zł, podczas gdy wydatki wykazane w par. 4220 na zakup artykułów żywnościowych to kwota 85.558,15 zł – str. 66-68 protokołu kontroli.

Analiza korzystania przez pracowników Zespołu z pojazdów służbowych wykazała, że w kartach drogowych w niektórych przypadkach nie wypełniano rubryki obrazującej godzinę wyjazdu i godzinę przyjazdu. Ponadto w kartach drogowych stwierdzano brak danych wskazujących na cel wyjazdu. Miało to miejsce w odniesieniu do wyjazdów o charakterze lokalnym. Stosowne zapisy odnoszące się do celu podróży były natomiast zamieszczane w kartach drogowych dotyczących podróży odbywanych na dalszych trasach. Brak danych o celu podróży powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości wyjazdów, co uniemożliwia pełne zweryfikowanie ich związku z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa.

Ponadto stwierdzono brak poleceń wyjazdu służbowego na przejazdy samochodami służbowymi, np. do takich miejscowości jak Łomża, Suwałki czy Białystok. Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Należy wskazać, że wystawienie polecenia wyjazdu służbowego nie służy tylko rozliczeniu przez pracowników kosztów podróży, które podlegają zwróceniu. Polecenie takie stanowi podstawę wyjazdu pracownika poza miejscowość wykonywania pracy, niezależnie od środka transportu. Także wówczas, gdy podróż odbywana jest pojazdem służbowym, tj. gdy pracownik nie ponosi żadnych kosztów podróży – str. 56-61 protokołu kontroli.

W zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.) oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych:

a) w sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych za 2016 r., sporządzonym 27 lutego 2017 r., w części II „Zamówienia klasyczne o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy” wykazano m.in.:

- 4 zamówienia na roboty budowlane – 1 udzielone w trybie przetargu nieograniczonego i 3 określone jako udzielone w trybie zapytania o cenę,

- 5 zamówień na dostawy – 2 w trybie przetargu nieograniczonego i 3 w trybie zapytania o cenę,

- 8 zamówień na usługi udzielonych w trybie zapytania o cenę.

W wyniku kontroli ustalono, że tylko jedno zamówienie (udzielone w trybie przetargu nieograniczonego na wykonanie posadzek i malowanie sal lekcyjnych o wartości szacunkowej netto 127.618,02 zł, tj. 30.567,92 euro) posiadało wartość kwalifikującą do wykazania w części II sprawozdania. Pozostałe, z uwagi na wartość nieprzekraczającą 30.000 euro, powinny być wykazane w części X „Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy”. Naruszono tym samym przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038). Zamawiający dokonał również niezgodnego z ustawą wskazania trybu zamówień, wykazując przeprowadzenie trzech zamówień na roboty budowlane w trybie zapytania o cenę, podczas gdy zgodnie z art. 70 Prawa zamówień publicznych w trybie zapytania o cenę mogą być udzielane zamówienia na dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych – str. 43-46 protokołu kontroli.

b) w przetargu na wykonanie posadzek i malowanie sal lekcyjnych:

- okazana kontrolującemu specyfikacja istotnych warunków zamówienia, opatrzona datą 29 czerwca 2016 r., nie zawierała dowodu zatwierdzenia przez Pana Dyrektora lub inną osobę, której powierzył Pan czynności w postępowaniu – str. 46 protokołu kontroli,

- w protokole postępowania wartość zamówienia podano w kwocie brutto (156.970,16 zł co stanowi równowartość 37.598,54 euro), uchybiając treści art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – zgodnie z którym podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług – w zw. z § 2 ust. 1 pkt 3 obowiązującego w czasie udzielania zamówienia rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). Aktualnie obowiązek wykazywania w protokole postępowania wartości szacunkowej zamówienia wynika z wzorów protokołów postepowań określonych rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1128) – str. 46-47 protokołu kontroli;

- komisja przetargowa powołana przez Pana w dniu 14 lipca 2016 r. przeprowadzała czynności w postępowaniu mimo nieokreślenia zakresu obowiązków poszczególnych jej członków, wbrew art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych; zgodnie z przywołanym przepisem kierownik zamawiającego określa m.in. zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac – str. 47 protokołu kontroli;

- wbrew art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych nie złożył Pan oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności wykluczających z postępowania pomimo, iż wykonywał Pan niektóre czynności w postępowaniu. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 48 protokołu kontroli podpisał Pan szereg dokumentów postępowania, w tym m.in. streszczenie oceny i porównania złożonych ofert, informację o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu czy zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty. Dodatkowo w treści protokołu postępowania (część 3.A.1.) zawarto błędną informację, że kierownik zamawiającego nie wykonuje czynności w postępowaniu i przekazał pisemne upoważnienie do dokonywania w postępowaniu o udzielenie zamówienia czynności wskazanej w protokole osobie. Nie przedstawiono kontrolującemu pisemnego upoważnienia do wykonywania przez wymienionego w protokole pracownika czynności w postępowaniu zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego, zatem opisane wyżej wskazanie w protokole postępowania nie ma uzasadnienia w świetle art. 18 ust. 2 zd. 2 Prawa zamówień publicznych;

- nie przedstawiono dowodów, aby zamawiający dokonując w dniu 14 lipca 2016 r. wyboru najkorzystniejszej oferty zrealizował dyspozycję art. 92 ust. 2 Prawa zamówień publicznych wymagającą zamieszczenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. Od dnia 28 lipca 2016 r. obowiązki zamawiającego w tym zakresie uległy zmianie w ten sposób, że informacje powinny być udostępnione tylko na stronie internetowej (usunięto obowiązek zamieszczania informacji w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego) – str. 49 protokołu kontroli;

- w dniu 26 sierpnia 2016 r. wydłużono do dnia 30 września 2016 r. termin realizacji zamówienia, który określony był pierwotnie na dzień 28 sierpnia 2016 r. Wraz z poczynioną zmianą zamawiający nie żądał od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustalonego adekwatnie do nowego terminu zakończenia robót. W efekcie na wyznaczony dzień zakończenia robót zamawiający nie dysponował zabezpieczeniem należytego wykonania umowy, którego żądał w umowie, bowiem ważność przedstawionej przy podpisywaniu umowy gwarancji ubezpieczeniowej wygasła przed zmienionym terminem zakończenia robót – str. 50-51 protokołu kontroli;

- w protokole postępowania w pkt 20 „załączniki do protokołu” nie wskazano żadnych załączników. Zgodnie z art. 96 ust. 2 Prawa zamówień publicznych m.in. oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski oraz inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców stanowią załączniki do protokołu – str. 48 protokołu kontroli.

W zakresie zamówień publicznych, w stosunku do których ze względu na ich wartość nie ma obowiązku stosowania procedur Prawa zamówień publicznych, w Zespole Szkół obowiązuje wewnętrzny regulamin ich udzielania. W regulaminie przyjęto, że dla zamówień o wartości nieprzekraczającej 40.000 zł nie jest wymagane sporządzenie dokumentacji wyłonienia wykonawcy, a podstawą udokumentowania ich udzielenia będzie faktura w przypadku dostaw i zlecenie w przypadku usług lub robót budowlanych. Wskazać należy, że przyjęcie tak wysokiego progu wartości zamówienia nie zapewnia udokumentowania, iż przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług o znaczącej wysokości (z punktu widzenia planu finansowego Zespołu) każdorazowo będzie przestrzegana zasada dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, wyrażona w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.) – str. 51-54 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem błędnej interpretacji lub nieprzestrzegania przepisów prawa oraz niewłaściwej organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej.    

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

           Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają na głównym księgowym, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie z opisu konta 130 postanowienia wskazującego na możliwość wykorzystywania tego konta do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych z rachunku bieżącego budżetu,

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych.

2. Zapewnienie przestrzegania obowiązujących w Zespole regulacji w zakresie pogotowia kasowego. Ewentualnie dokonanie zmiany przepisów wewnętrznych w tym zakresie, jeżeli nie odpowiadają one faktycznym potrzebom jednostki.

3. Wskazanie głównemu księgowemu na obowiązek prowadzenia subkonta dochodów do konta 130, tj. subkonta, którego obroty strony Wn będą odpowiadały sumie dochodów wykonanych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S.

4. Sporządzanie i przedkładanie Zarządowi Powiatu Grajewskiego do zatwierdzenia projektów arkuszy organizacyjnych przewidujących liczbę godzin ponadwymiarowych nauczycieli zatrudnionych w Zespole Szkół na stanowiskach kierowniczych nieprzekraczającą połowy obowiązującego ich tygodniowego wymiaru godzin zajęć ustalonego przez Radę Powiatu Grajewskiego.

5. W zakresie ustalania danych na potrzeby sporządzenia przez Zarząd Powiatu Grajewskiego sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli:

a) uwzględnianie w wydatkach faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli także wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacone w danym roku nauczycielom niezatrudnionym już w Zespole,

b) sporządzenie i przekazanie Zarządowi Powiatu Grajewskiego korekty danych dotyczących osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli kontraktowych, mianowanych i dyplomowanych w 2016 r., skutkującej zwiększeniem kwoty wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia o sumy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

6. Opracowanie taryfy za ciepło sprzedawane wspólnocie mieszkaniowej przy odpowiednim zastosowaniu zasad wynikających z przepisów Prawa energetycznego i rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 17 września 2010 r. w sprawie szczególnych zasad kształtowania i kalkulacji taryf oraz rozliczeń z tytułu zaopatrzenia w ciepło, mając na uwadze w szczególności, że sprzedaż ciepła do obiektów znajdujących się poza lokalizacją kotłowni nie może być opierana o stawkę za 1m² ogrzewanej powierzchni, w związku z czym niezbędne jest zainstalowanie układu pomiarowo-rozliczeniowego umożliwiającego ustalenie stawki za 1 GJ energii.

7. Przeznaczanie całości opłat pobranych za żywienie uczniów wyłącznie na zakup artykułów żywnościowych, stosownie do art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty. W ramach realizacji tego wniosku rozważenie zasadności obniżenia stosowanych stawek za żywienie, mając na uwadze faktyczne koszty „wsadu do kotła” w 2016 r. ustalone podczas kontroli.

8. W zakresie dysponowania samochodami służbowymi:

a) zapewnienie rzetelnego wypełniania kart drogowych poprzez zamieszczanie w nich wszystkich danych umożlwiających ustalenie celu i czasu odbycia podróży,

b) odbywanie podróży samochodem służbowym na podstawie polecenia wyjazdu służbowego.

9. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) prawidłowe sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) formalne zatwierdzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

c) ustalanie wartości zamówienia bez podatku od towarów i usług,

d) ustalanie zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, mając na względzie wymóg zapewnienia sprawności działania komisji, indywidualizacji odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac komisji,

e) każdorazowe składanie przez Pana Dyrektora oświadczenia o braku okoliczności wykluczających z udziału w postępowania w przypadku wykonywania przez Pana czynności w postępowaniu,

f) pisemne powierzanie pracownikom wykonywania zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem oraz prowadzeniem postępowania, jeżeli zamiarem Pana Dyrektora jest przekazanie określonych obowiązków i odpowiedzialności w tym zakresie;

g) zamieszczanie na stronie internetowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,

h) zobowiązywanie wykonawców do wniesienia żądanego w danym postepowaniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w sposób umożliwiający spełnienie przez nie jego funkcji, mając na uwadze, że w przypadku wniesienia zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej zmiana terminu realizacji zamówienia musi skutkować dostosowaniem terminów ważności tych dokumentów,

oraz gwarancji usunięcia wad lub usterek w przypadkach przedłużenia terminu realizacji umowy oraz przewidywanie i zwieranie w treści podpisywanych kontraktów postanowień, zabezpieczających uprawnienia zamawiającego w razie zaistnienia tego rodzaju okoliczności,

i) zamieszczanie w protokole postępowania o udzielenie zamówienia wszystkich informacji wymaganych przepisami prawa.

10. Rozważenie obniżenia przewidzianej w treści regulaminu wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro minimalnej wartości zamówienia wymagającej udokumentowania konkurencyjności procedury, mając na względzie uwagi zawarte w części opisowej wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Grajewskiego

2. Regionalna Izba w Białymstoku

Zespół w Łomży