Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Wąsosz

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 listopada 2017 roku (znak: RIO.IV.6001-5/17), o treści jak niżej:

Pan

Czesław Ołdakowski

Wójt Gminy Wąsosz

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wąsosz za 2016 r.
i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wąsosz na podstawie art. 1 ust.
1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych kontrolę przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), stwierdzając, że:

a) zobowiązania z tytułu wpłaty na rzecz Izby Rolniczej w kwocie 1.317 zł i opłaty komorniczej w kwocie 24,99 zł ujęto na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami”, zamiast na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, jak to wynika z zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 14 protokołu kontroli,

b) w ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” brak wszystkich cech zapewniających jednoznaczną identyfikację niektórych obiektów inwentarzowych, np. numerów fabrycznych (dotyczy to również konta 013 „Pozostałe środki trwałe”) czy długości w przypadku sieci wodociągowej. Opisanie środków trwałych w ewidencji pomocniczej za pomocą dostatecznie dokładnych danych, zapewniających ich identyfikację, ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych składników majątkowych, a także służy jednoznacznemu powiązaniu wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 123-124 protokołu kontroli,

c) na kartach kontowo-materiałowych stanowiących ewidencję analityczną do konta 310 „Materiały” dokonywano poprawiania danych niezgodnie z wymaganiami art. 25 ust. 1 ustawy, według którego stwierdzone błędy w zapisach ksiąg prowadzonych ręcznie poprawia się „przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca”. Jak wynika z załączonej do protokołu kontroli dokumentacji, na kartach stanowiących ewidencję pomocniczą do konta 310 dokonywano przerabiania zapisów poprzez zamazywanie dotychczasowej treści korektorem – str. 124 protokołu kontroli,

d) na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” widniało od 2015 r. nierealne saldo w wysokości 23,10 zł określone jako przypadające gminie z tytułu opłaty za zajęcie pasa drogowego od Polskich Linii i Sieci Energetycznych. Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika Gminy, saldo to było wynikiem błędnego przypisu i zostało wyksięgowane w trakcie kontroli – str. 13-14 protokołu kontroli.

W wyniku analizy danych bilansu i ewidencji księgowej Ośrodka Pomocy Społecznej w Wąsoszu, którego księgi prowadzone są przez Urząd Gminy jako jednostkę obsługującą, stwierdzono, że na koncie 221 w ewidencji OPS wykazano kwotę 373.841,02 zł oznaczającą należności od dłużników alimentacyjnych. Kontrola wykazała, że od kwoty tych należności nie dokonywano żadnych odpisów aktualizujących, mimo że większość należności posiada cechy wypełniające przesłanki dokonania odpisu, o których mowa w art. 35b ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o rachunkowości – str. 9-10 protokołu kontroli.

           Kontrola dochodów z najmu lokali użytkowych oraz dzierżaw wykazała naruszenie przepisów art. 35 ust. 1 i 1b ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.), polegające na:

a) zaniechaniu sporządzenia wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę na okres 3 lat, co stwierdzono w przypadku nieruchomości położonych w miejscowościach Wąsosz, Ławsk, Żebry, Zalesie, Kędziorowo i Bagienice – str. 55-57 i 60-63 protokołu kontroli,

b) zaniechaniu podania do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem położonych w miejscowościach Wąsosz i Żebry – str. 53-54 protokołu kontroli.

Analiza procedury bezprzetargowego zbycia nieruchomości gruntowej niezabudowanej nr 2064/2 wykazała natomiast brak realizacji dyspozycji art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którą w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży określa się termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy – str. 65 protokołu kontroli.

           Z ustaleń kontroli wynika, że badana jednostka nie realizuje należycie obowiązków w zakresie naliczania odsetek od nieterminowo opłacanych czynszów najmu i dzierżawy. Stwierdzone uchybienia w tym zakresie dotyczyły sześciu podmiotów, co zostało opisane na str. 53-58 i 62-63 protokołu kontroli. Zgodnie z dyspozycją art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Z kolei treść § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… nakazuje, aby należne odsetki były ewidencjonowane co najmniej na koniec każdego kwartału. W trakcie kontroli dokonano naliczenia należnych od kontrahentów odsetek za zwłokę w łącznej wysokości 26,92 zł, z czego kwota 14 zł została uregulowana w trakcie kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badając powszechności opodatkowania podatkiem rolnym stwierdzono nieprawidłowość polegającą na nieprzedłożeniu do kontroli informacji podatkowej, która stanowi podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. Oznacza to, iż organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego, także poprzez ewentualne wyegzekwowanie prawidłowo wypełnionej informacji. W próbie przyjętej do kontroli stwierdzono w 1 przypadku brak informacji zawierającej dane, na podstawie których dokonywany jest wymiar zobowiązania podatkowego w łącznej kwocie 691 zł – str. 27 protokołu kontroli.

Analizując materiał dowodowy zgromadzony w wyniku prowadzonych postępowań podatkowych stwierdzono, że wydawane decyzje zmieniające wysokość wymiaru podatków nie uwzględniają przepisów Ordynacji podatkowej, na podstawie których wznowiono postępowanie i stwierdzono nieważność wcześniej wydanych decyzji. Stosownie do treści art. 207 ustawy organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji. Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. Ustalono, iż w wydanych decyzjach brak jest elementów uzasadnienia. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie – oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (art. 210 § 1 Ordynacji). Natomiast zgodnie z § 1 pkt 6 przywołanego artykułu integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasad prawidłowo prowadzonego postępowania administracyjnego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ administracyjny stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony art. 191 Ordynacji podatkowej. Natomiast z treści art. 210 § 4 oraz art. 235 ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy – str. 30-31 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1785), której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie Rozszerzalnego Znacznika Języków XML po wygenerowaniu – str. 38-39 protokołu kontroli.

Przeprowadzone czynności kontrolne wykazały, że w 2016 roku w Urzędzie Gminy  Wąsosz funkcjonowało zarządzenie Nr 18/2012 Pana Wójta z dnia 10 kwietnia 2012  r. w sprawie instrukcji ewidencji oraz poboru podatków i opłat lokalnych oraz instrukcji określającej zasady przeprowadzania kontroli podatkowej w Gminie Wąsosz, w którym przyjęto zasady przeprowadzania kontroli podatkowych, zakres, częstotliwość a także okresy ich trwania na podstawie analizy potrzeb, jakie wynikają z dokumentacji organu, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, ze zm.). Jednakże w okresie 2016 r. organ podatkowy nie przeprowadził żadnej kontroli podatkowej w siedzibie podatnika, co stanowi naruszenie art. 281 Ordynacji podatkowe – str. 47 protokołu kontroli.

           W zakresie prawidłowości realizacji dyspozycji art. 6r ust. 1aa i 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2017 r. poz. 1289) określających, że środki z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi nie mogą być wykorzystane na cele niezwiązane z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi, a  z pobranych opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi gmina pokrywa koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi, w szczególności koszty obsługi administracyjnej tego systemu, ustalono, że w 2016 r. gmina Wąsosz zrealizowała dochody z przedmiotowych opłat w wysokości 160.211,14 zł (przy należnościach w kwocie 5.167,86 zł), zaś wydatki w rozdz. 90002 „Gospodarka odpadami” wykazano w kwocie 188.504,43 zł. Przy czym, jak wynika z ustaleń kontroli, faktycznie poniesione wydatki związane z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami powinny być większe o kwotę 16.317,88 zł dotyczącą wynagrodzeń oraz pochodnych od wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy zajmujących się obsługą systemu gospodarowania odpadami. Wydatki poniesione na ten cel nie zostały ujęte w rozdz. 90002, co stanowiło naruszenie przepisów załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), zgodnie z którymi w rozdziale 90002 ujmuje się wydatki gmin związane z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, o których mowa w art. 6r ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, tj. m.in. dotyczące obsługi administracyjnej systemu (art. 6r ust. 2 pkt 3 ustawy).

Niewłaściwe sklasyfikowanie tych wydatków, polegające na pominięciu ich w rozdziale 90002, zniekształciło dane sprawozdawcze w zakresie stosunku dochodów z opłat za gospodarowanie odpadami do wydatków na funkcjonowanie systemu gospodarowania odpadami. Wydatki powinny być wykazane w kwocie 204.822,31 zł, co w korespondencji z pozyskanymi dochodami z opłat wskazuje, iż koszty systemu zostały sfinansowane w 2016 r. dochodami w wymiarze tylko około 78,2%.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 6 listopada 2013 r. (sygn. akt I SA/Bk 127/13) stwierdził, że w świetle powyższych przepisów nie budzi wątpliwości, że rada gminy podejmując uchwałę w przedmiocie stawek opłaty za gospodarowanie odpadami jest zobowiązana do dokonania rzetelnej i wnikliwej kalkulacji wysokości stawki, tak aby pobierane opłaty pokrywały rzeczywiste koszty związane z funkcjonowaniem systemu zagospodarowania odpadami na terenie gminy. Prawidłowo skalkulowana opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi powinna z jednej strony zapewniać sprawne funkcjonowanie systemu odbioru odpadów na terenie gminy, z drugiej zaś nie powinna stanowić źródła dodatkowych zysków gminy. Rzetelna kalkulacja wysokości opłat powinna w szczególności uwzględniać liczbę mieszkańców gminy, ilość wytwarzanych na terenie gminy odpadów komunalnych oraz koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, na który składają się koszty odbierania, transportu, zbierania, odzysku i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, tworzenia i utrzymania punktów selektywnego zbierania odpadów komunalnych oraz obsługi administracyjnej tego systemu – str. 69-71 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość ponoszenia wydatków z planu finansowego Urzędu Gminy, w kontekście ich zgodności z obowiązującymi limitami, stwierdzono w 2 przypadkach, że wydatki poniesiono mimo braku limitów w planie, a odpowiednią zmianę planu wydatków wprowadzono po ich dokonaniu:

a) w rozdziale 80113 „Dowożenie uczniów do szkół” par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” plan pierwotny wynosił 35.000 zł, zaś wykonanie na dzień 8 grudnia 2016 r. – 37.856,10 zł. Przekroczenie planu w kwocie 2.856,10 zł miało miejsce w związku z zakupem paliwa w dniu 8 grudnia 2016 r.; dostosowanie planu do wykonania miało miejsce uchwałą Rady Gminy z dnia 27 grudnia 2016 r.;

b) w rozdziale 75011 „Urzędy wojewódzkie” par. 4280 „Zakup usług zdrowotnych” wydatkowano w dniu 5 sierpnia 2016 r. kwotę 58,10 zł na badania lekarskie; pierwotnie wydatki w tej podziałce nie były planowane; plan na sfinansowanie tego wydatku przyjęto na uchwałą Rady Gminy z dnia 14 września 2016 r. – str. 17 protokołu kontroli.

Przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków, wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 2, art. 52 ust.1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą także o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków w zakresie kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu na dokumencie przez głównego księgowego oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów… stwierdzono, że – oprócz wyżej opisanych wydatków na obsługę administracyjną systemu gospodarowania odpadami – błędnie zaliczono:

a) do rozdziału 60016 „Drogi publiczne gminne” par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”, zamiast do rozdziału 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” dochody na sumę 35.430 zł z tytułu zbycia nieruchomości gruntowej – str. 63-64 protokołu kontroli,

b) do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” w rozdziale 75023 „Urzędy gmin” wydatki na sumę 125,80 zł za zakup środków czystości – str. 85 protokołu kontroli,

c) do par. 4210 zamiast do par. 4300 w rozdziale 75023 wydatki na sumę 377,50 zł za zakup usługi cateringowej związanej z obchodami Dnia Niepodległości – str. 86 protokołu kontroli,

d) do par. 4210, zamiast do par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe” w rozdziale 75023 wydatki na sumę 691,96 zł za zrealizowaną umowę zlecenia dotyczącą usługi sprzątania – str. 86 protokołu kontroli.

           W obrębie zagadnienia wynagrodzeń nauczycieli stwierdzono, że liczba godzin ponadwymiarowych przydzielonych dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Wąsoszu w roku szkolnym 2015/2016 i 2016/2017 przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć ustalonego stosownymi uchwałami Rady Gminy Wąsosz w sprawie określenia szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach prowadzonych przez Gminę Wąsosz. Według arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2015/2016, zatwierdzonego przez Pana Wójta, liczba godzin ponadwymiarowych dyrektora wynosiła 8, przy obowiązkowym wymiarze obniżonym do 11 godzin. W kolejnym roku szkolnym (2016/2017) ilość zaplanowanych godzin ponadwymiarowych dyrektora wynosiła również 8 godzin przy obowiązkowym wymiarze obniżonym do 11 godzin, a od 1 stycznia 2017 r. 11 godzin ponadwymiarowych przy obowiązkowym wymiarze wynoszącym po obniżce 10 godzin (w związku ze zmianą uchwały Rady Gminy). Należy wskazać, że przepisy art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Zgodnie z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tygodniowa liczba godzin ponadwymiarowych w przypadku dyrektora SP w Wąsoszu nie powinna przekraczać po zaokrągleniu odpowiednio 6, a od 1 stycznia 2017 r. 5 godzin – str. 86-92 protokołu kontroli. Na tle zaprezentowanych ustaleń należy zwrócić Panu Wójtowi uwagę o braku logicznego uzasadnienia dla sytuacji, w której uchwałą Rady obowiązkowy wymiar godzin zajęć dla dyrektora jest obniżany od 1 stycznia 2017 r. do niższego poziomu niż wcześniej, przy jednoczesnym zwiększaniu się liczby godzin ponadwymiarowych oraz utrzymywaniu się stanu, w którym łączna liczba godzin dyrektora zakładanych do realizacji (wynikająca z sumy obowiązkowego wymiaru ustalonego przez Radę i z liczby godzin ponadwymiarowych) przekracza obowiązkowy tygodniowy wymiar godzin zajęć ustalony przepisami Karty Nauczyciela, wynoszący 18 godzin.

           Ponadto ustalono, że uchwałą Nr XVII/143/2017 Rady Gminy Wąsosz z dnia 31 marca 2017 r. ponownie zmieniono rozmiar obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dla nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze. Zasady z niej wynikające obowiązują od 1 września 2017 r. Ich konfrontacja z danymi o liczbie oddziałów szkoły, dostępnymi na stronie internetowej szkoły, prowadzi do wniosku, że obowiązkowy wymiar godzin zajęć dyrektora wynosi obecnie 8 godzin, a więc uległ dalszemu obniżeniu. Z treści protokołu kontroli nie wynika, jaki wymiar godzin ponadwymiarowych przyjęto dla dyrektora SP w Wąsoszu na rok szkolny 2017/2018, jednakże powyższe uwagi powinien Pan odnieść analogicznie do trwającego roku szkolnego.

           Kontrola prawidłowości przeprowadzenia przez badaną jednostkę analizy osiągania w 2016 r. wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego wykazała, że dla wszystkich grup awansu zawodowego, tj. nauczycieli stażystów, kontraktowych, mianowanych i dyplomowanych, nie liczono średniorocznej struktury zatrudnienia odrębnie dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych, skutkiem czego wykazana w sprawozdaniu średnia arytmetyczna liczby etatów dla poszczególnych okresów obowiązywania kwot bazowych była niezgodna ze stanem faktycznym. Nadto, w wyniku błędów rachunkowych zawyżono wydatki faktycznie poniesione na wynagrodzenia w 2016 r. w grupie awansu zawodowego nauczycieli kontraktowych o 777,87 zł i zaniżono o 3.200,24 zł w grupie nauczycieli dyplomowanych. Implikacją wskazanych nieprawidłowości była – oprócz zmiany liczby etatów dla poszczególnych okresów – także nieznaczna zmiana średniorocznej struktury zatrudnienia dla nauczycieli kontraktowych i dyplomowanych. Po uwzględnieniu wskazanych wyżej modyfikacji wydatków faktycznie poniesionych ustalono, że zaniżono kwotę podlegającą podziałowi w formie jednorazowych dodatków uzupełniających między nauczycieli kontraktowych o 415,88 zł. W trakcie kontroli dokonano ponownego naliczenia jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli kontraktowych oraz wypłacono kwoty, o który dodatki zostały zaniżone – str. 93-95 protokołu kontroli.

           Analiza zagadnień dotyczących prawidłowości udzielania przez kontrolowaną jednostkę dotacji wykazała, że w przypadku dotacji udzielonej na mocy uchwały Nr IX/66/2016 Rady Gminy Wąsosz z dnia 26 lutego 2016 r. w sprawie przyznania dotacji w wysokości 15.000 zł., Parafii Rzymskokatolickiej p.w. Przemienienia Pańskiego w Wąsoszu, uchybiono zasadom ustanowionym uchwałą Nr IV/28/07 Rady Gminy Wąsosz z dnia 30 marca 2007 r. w sprawie określenia zasad udzielania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków. Zgodnie z § 6 ust. 1 i 2 uchwały z dnia 30 marca 2007 r. wnioski o udzielenie dotacji należało składać do Wójta Gminy Wąsosz do dnia 31 stycznia roku kalendarzowego. Z kolei § 5 ust. 1 tej uchwały określa wymaganą treść wniosku o udzielenie dotacji. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 77-78 protokołu kontroli, wniosek złożony przez złożony przez Parafię w dniu 27 stycznia 2016 r. nie zawierał wszystkich wymaganych uchwałą elementów; został on uzupełniony przez Parafię w lutym 2016 r., przed podjęciem przez Radę Gminy uchwały w sprawie udzielenia dotacji. Według § 6 ust. 6 uchwały w sprawie zasad udzielania dotacji na prace konserwatorskie… wnioski o dotację niekompletne lub nieprawidłowo wypełnione nie będą rozpatrywane. W stwierdzonym stanie faktycznym wniosek złożony w terminie był niekompletny, zaś jego uzupełnienie nastąpiło po upływie terminu na składanie wniosków. Postanowienia uchwały nie regulują trybu uzupełniania czy poprawiania wniosków po terminie na ich składanie.

           Kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego wykazała, że w wydawanych kierowcy kartach drogowych incydentalnie nie wypełniano rubryki nr 2 „nazwisko jadącego” i rubryki nr 9 „podpis jadącego”, natomiast zasadą był brak informacji w zakresie celu wyjazdu. Ponadto w przypadku przejazdów samochodem służbowym m.in. do Łomży i Białegostoku nie okazano poleceń wyjazdu służbowego. Nie jest zatem udokumentowane określenie przez pracodawcę miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz środka lokomocji, wbrew przepisom § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), a także służbowego celu wyjazdu. Zgodnie z art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, ze zm.) podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Należy wskazać, że wystawienie polecenia wyjazdu służbowego nie służy tylko rozliczeniu przez pracowników kosztów podróży, które podlegają zwróceniu. Polecenie takie stanowi podstawę wyjazdu pracownika poza miejscowość wykonywania pracy, niezależnie od środka transportu. Także wówczas, gdy podróż służbowa odbywana jest pojazdem służbowym, tj. gdy pracownik nie ponosi żadnych kosztów podróży.

Niedokonywanie w kartach drogowych zapisów wskazujących na cel wyjazdu, w korespondencji z brakiem pisemnych poleceń wyjazdu służbowego, powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości w zakresie celu wykonywanych przejazdów, co uniemożliwia jednoznaczne powiązanie ich z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym potwierdzenie publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa. Dodatkowo na ocenę tę wpływają ujawnione braki wskazania i podpisu osoby realizującej dany przejazd.

W Urzędzie Gminy Wąsosz obowiązują wewnętrzne regulacje dotyczące zasad wykonywania i rozliczania przez pracowników Urzędu podróży służbowych – zarządzenie Nr 33a/2016 Pana Wójta z dnia 20 października 2016 r. w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników urzędu gminy Wąsosz – jednakże nie stosowano ich w stosunku do podróży realizowanych pojazdem służbowym (próbą kontrolną objęto karty drogowe z grudnia 2016 r.). Biorąc pod uwagę przedstawioną wyżej definicję podróży służbowej, postanowienia tego zarządzenia należy stosować również wobec przejazdów wykonywanych pojazdami służbowymi – str. 81-83 protokołu kontroli.

           W zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono nieprawidłowość wynikającą z nieprzestrzegania przepisów art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579). Komisja przetargowa powołana przez Pana Wójta w dniu 27 lipca 2016 r. przeprowadzała czynności w postępowaniu na „Przygotowywanie i dostarczanie gorących posiłków uczniom do szkół na terenie Gminy Wąsosz” mimo nieokreślenia zakresu obowiązków poszczególnych jej członków. Zgodnie z przywołanym przepisem, kierownik zamawiającego określa m.in. zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac – str. 114-115 protokołu kontroli.

Analiza umowy zawartej w dniu 7 września 2016 r. z Przedsiębiorstwem Drogowo-Mostowym w Piszu na przebudowę dróg gminnych wykazała brak spójności w jej treści. W § 1 ust. 2 umowy postanowiono, że szczegółowy zakres robót oraz szczegółowe warunki realizacji robót składających się na przedmiot umowy określają dokumentacje projektowe oraz specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót, które stanowią integralną część Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Natomiast według § 1 ust. 4 umowy wykonawca oświadcza, że składając ofertę zaznajomił się z warunkami terenowymi i lokalnymi, w których będą realizowane roboty, dokumentacją projektową, specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót. Przedmiotem umowy była przebudowa 11 dróg wymienionych w § 2 umowy, z określeniem szczegółowego zakresu zadań wykonawcy w stosunku do każdej z dróg. Na tej podstawie ustalono, że tylko dla jednej z dróg gmina posiadała dokumentację techniczną, zaś w stosunku do 10 z nich miał ją sporządzić wykonawca w oparciu programy funkcjonalno-użytkowe. Wynika to wprost z § 4 ust. 2 pkt 1 umowy. Zacytowane wyżej postanowienia § 1 umowy nie były więc zgodne z rzeczywistością, ponieważ nie mogły odnosić się do 10 z 11 dróg będących przedmiotem umowy, mimo że ich brzmienie sugerowało zastosowanie do całego przedmiotu umowy – str. 101-102 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli formalnej poprawności dokumentacji stanowiącej podstawę wykonania robót budowlanych stwierdzono, że w przedmiarach robót będących częścią dokumentacji technicznej na rozbudowę budynku Urzędu Gminy (dotyczących branży elektrycznej) nie wskazano pozycji specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robot budowlanych, zawierających wymagania dla danej pozycji przedmiaru. Analogiczne ustalenia poczyniono w zakresie przedmiarów wykonania pomp ciepła oraz kolektorów słonecznych na obiektach oświatowych gminy Wąsosz – str. 110-111 protokołu kontroli. Wymóg wskazania w przedmiarach robót pozycji specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robot budowlanych, zawierających wymagania dla danej pozycji przedmiaru, wynika z § 10 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. z 2013 r. poz. 1129) wydanego na podstawie art. 31 ust. 4 Prawa zamówień publicznych.

Kontroli poddano zgodność między dokumentacją zrealizowanych robót budowlanych a stanem faktycznym, przeprowadzając oględziny efektów wykonanych zadań. Stwierdzono m.in., że:

a) w poz. 17 kosztorysu powykonawczego drogi Wąsosz – Niećkowo wskazano „słupki  z rur stalowych do pionowych znaków drogowych sztuk – 19 o wartości 95,10 zł netto
i wartości ogółem 1.806,90 zł”. Faktycznie stwierdzono 17 słupków – brak 2 sztuk o wartości 190,20 zł netto, czyli 233,95 zł brutto. W trakcie kontroli uzupełniono brakujące słupki, co zostało potwierdzone przy powtórnych oględzinach drogi – str. 103 protokołu kontroli,

b) na ul. Felczyńskiej w Wąsoszu na odcinku długości około 7 m i szerokości od 0,20 m do 1 m stwierdzono zalegającą wodę, co świadczy o braku właściwego spadku jezdni. W opisie technicznym (element dokumentacji projektowej), w części dotyczącej odwodnienia projektant stwierdził „Na całym odcinku zachowano powierzchniowy spływ wód opadowych z odprowadzeniem poza pas drogowy do projektowanego przepustu rurowego pod drogą” – str. 106 protokołu kontroli.

Analizując plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2015-2017, o którym od 1 stycznia 2017 r. mowa w art. 25 ust. 2 i 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami (do tego dnia regulacje zobowiązujące Pana Wójta do opracowania planu wynikały z art. 25 ust. 2 w zw. z 23 ust. 1 pkt 3 i ust. 1d tej ustawy) stwierdzono, że nie zawierał on postanowień odnoszących się do poziomu wydatków związanych z udostępnieniem nieruchomości zasobu oraz nabywaniem nieruchomości do zasobu – wymóg taki wynika z art. 25 ust. 2a pkt 2 lit. b) ustawy, a przed 1 stycznia 2017 r. określał go art. 23 ust. 1d pkt 2 lit. b) ustawy – str. 122 protokołu kontroli.

W przedmiocie inwentaryzacji stwierdzono, że w arkuszach spisu z natury środków trwałych, przeprowadzonego na dzień 31 grudnia 2015 r., ujęto sieci wodociągowe. Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja sieci wodociągowych, jako środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami – str. 125 protokołu kontroli.

Z kolei analiza inwentaryzacji paliwa wykazała rozbieżności pomiędzy stanem paliwa stwierdzonym w drodze spisu z natury na koniec 2016 r. a stanem wynikającym z kart drogowych (ostatnie karty z grudnia 2016 r.). Rozbieżności dotyczyły 9 pojazdów, z czego w 2 przypadkach wykazano większy stan paliwa w dokumentach inwentaryzacyjnych niż w kartach drogowych (o wartości łącznej 117,52 zł), zaś w 7 przypadkach większy stan paliwa w kartach drogowych niż stan stwierdzony podczas inwentaryzacji (o łącznej wartości 853,08 zł). Wyjaśnienie w tej sprawie złożyła Skarbnik Gminy: (…) Przy rozliczeniu sprawdzono wartość składników z kontem 310 i ilość ustaloną podczas spisu, która była zgodna z kartami kontowymi materiałów. Nie sprawdzono kart kontowych materiałów ilościowo wartościowych z kartami drogowymi kierowców. Podczas kontroli stwierdzono różnice w zapisach na kartach drogowych kierowców i kartach materiałów ilościowo wartościowych. Wystąpiły pomyłki:

- w ewidencji niewłaściwej ilości wydanego paliwa na kartach kierowców,
a zestawieniem pokwitowań pobranego paliwa m.in. (…),

- błędne przeniesienia stanu paliwa z poprzedniego dnia (…),

- błędy rachunkowe w dodawaniu tankowania i zużycia paliwa (…),

- brak rozchodu paliwa wg kart drogowych kierowców na kartach kontowo-materiałowych ilościowo-wartościowych (…).

Błędy skorygowano, doprowadzono do zgodności kart drogowych i kart kontowych materiałów i ilościowo-wartościowych.

Ustalenia kontroli świadczą w szczególności o nierzetelnym prowadzeniu kart drogowych i braku nadzoru nad ich sporządzaniem, co należy wiązać z brakiem określenia w przepisach wewnętrznych procedur kontroli odnoszących się do prowadzenia kart drogowych. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu Sekretarz Gminy wskazuje, że zadanie rozliczania zużycia paliwa było powierzone pracownikowi, który od stycznia 2016 r. jest nieobecny w związku z chorobą. Był on w tym czasie zastępowany przez innych pracowników – str. 125-128 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania błędów w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie na koncie 240 zobowiązań z tytułu wpłaty na rzecz Izby Rolniczej i z tytułu opłaty komorniczej,

b) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych o elementy służące jednoznacznej identyfikacji posiadanych składników majątkowych,

c) poprawianie błędów w zapisach księgowych zgodnie z przepisami art. 25 ustawy o rachunkowości,

d) rzetelne weryfikowanie realności sald należności wykazanych  w księgach rachunkowych, w celu uniknięcia sytuacji utrzymywania nierealnych należności,

e) przeprowadzenie analizy należności od dłużników alimentacyjnych, wykazanych w księgach OPS, w celu ustalenia należności głównych i odsetek od nich naliczonych, które posiadają cechy uzasadniające objęcie odpisem aktualizującym na podstawie przepisów art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,

f) ujmowanie w księgach, na koniec każdego kwartału, wszystkich przypadających gminie odsetek od nieterminowo regulowanych należności.

2. W zakresie postępowań dotyczących realizacji dochodów z majątku gminy:

a) realizowanie obowiązków w zakresie sporządzania oraz podawania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę,

b) zamieszczanie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do zbycia informacji o terminie do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy.

3. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892).

4. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących prawidłowości decyzji w sprawie zobowiązań podatkowych.

5. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia.

6. Przeprowadzanie kontroli podatkowych w siedzibie podatników z uwzględnieniem przepisów Działu VI Ordynacji podatkowej.

7. Podjęcie stosownych działań mających na celu, aby pobierane opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zapewniały sfinansowanie funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami.

8. Dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w wersji planu finansowego aktualnej na dzień poniesienia wydatku. W tym celu zobowiązanie pracowników opatrujących dowody księgowe podpisami na dowód zgodności wynikających z nich wydatków z planem finansowym do rzetelnego wykonywania obowiązków w tym zakresie.

9. Zapewnienie właściwego klasyfikowania dochodów i wydatków, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze w szczególności:

a) ujmowanie w rozdziale 90002 wszystkich wydatków dotyczących kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, w tym wydatków na wynagrodzenia pracowników obsługujących system,

b) prawidłowe ujmowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości.

10. Zwrócenie uwagi przy zatwierdzaniu arkusza organizacyjnego Szkoły Podstawowej w Wąsoszu, aby przewidziana w nim liczba godzin ponadwymiarowych dyrektora Szkoły nie przekraczała ½ wymiaru obowiązującego tego nauczyciela po obniżce uchwalonej przez Radę Gminy. Jednocześnie rozważenie zasadności utrzymywania przyjętego obecnie (zmniejszonego w stosunku do lat wcześniejszych) wymiaru godzin zajęć tego nauczyciela po obniżce, mając na uwadze, że w praktyce nie wiąże się on z zapewnieniem dyrektorowi czasu niezbędnego na zarządzanie kierowaną jednostkę, a jedynie zwiększa wydatki budżetu na wynagrodzenia za realizacje godzin ponadwymiarowych, ponieważ z arkuszy organizacyjnych wynika, że w praktyce suma zakładanych do realizacji w arkuszach godzin nauczania dyrektora jest wyższa niż nauczyciela na pełnym etacie.

11. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do wyeliminowania błędów w zakresie ustalania danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, poprzez:

a) obliczanie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli odrębnie dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych,

b) prawidłowe wykazywanie kwot wydatków ponoszonych na wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego.

12. Przestrzeganie zasad określonych uchwałą Rady Gminy w zakresie trybu składania i rozpatrywania wniosków o udzielenie dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków, poprzez odrzucanie wniosków niezawierających kompletnej dokumentacji na ostatni dzień terminu składania wniosków. Rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu zmiany uchwały Nr IV/28/07 z dnia 30 marca 2007 r. polegającej na uwzględnieniu w jej treści trybu uzupełniania niekompletnych wniosków.

13. Zapewnienie zamieszczania w treści wszystkich kart drogowych danych umożliwiających ustalenie osób korzystających z pojazdu oraz celu odbycia podróży.

14. Odbywanie podróży służbowych samochodem służbowym na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu służbowego,

15. Ustalanie zakresu obowiązków członków komisji przetargowej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, mając na względzie wymóg zapewnienia sprawności działania komisji, indywidualizacji odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac komisji.

16. Dołożenie większej staranności przy formułowaniu treści umów z wykonawcami zamówień publicznych, mając na względzie zapewnienie, aby zawierały one rzetelne, spójne ze sobą postanowienia.

17. Zapewnienie, aby w przedmiarach robót realizowanych w trybie przepisów Prawa zamówień publicznych wskazywana była pozycja specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, zawierająca wymagania dla danej pozycji przedmiaru.

18. Zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w nadzorowaniu i odbiorach robót budowlanych do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji ich wykonania zgodnie z dokumentacją; wystąpienie do wykonawcy robót na ul. Felczyńskiej w Wąsoszu do doprowadzenia spadku jezdni do zgodności z dokumentacją projektową.

19. Uwzględnianie w planie wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości wszystkich elementów, o których mowa w art. 25 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami.

20. Dokumentowanie inwentaryzacji środków trwałych trudno dostępnych oglądowi (w tym sieci wodociągowych) w sposób właściwy inwentaryzacji przeprowadzonej drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

21. Zapewnienie rzetelnego prowadzenia kart drogowych w zakresie przychodu, rozchodu i stanu paliwa. W tym celu wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontroli zapewniających prawidłowość dokonywanych w nich zapisów.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.                                                                                                        Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.                                                                  

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku