Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Brańsk

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 września 2017 roku (znak: RIO.I.6001-6/17), o treści jak niżej:

Pan

Andrzej Jankowski

Wójt Gminy Brańsk

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Brańsk za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Brańsk na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że od momentu rozwiązania stosunku pracy z osobą pełniącą funkcję Sekretarza Gminy, tj. od dnia 30 kwietnia 2015 r., stanowisko Sekretarza pozostaje nieobsadzone. W sprawie naboru na to stanowisko zorganizował Pan jeden konkurs, ogłoszony w dniu 30 lipca 2015 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, do konkursu nie przystąpił żaden kandydat, a od tego czasu nie organizowano kolejnych konkursów. Ustawodawca w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902, ze zm.) nałożył na jednostki samorządu terytorialnego obowiązek utworzenia tego stanowiska. Potwierdzeniem tego są również przepisy wewnętrzne – w § 14 ust. 2 pkt 2 regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Brańsk przewidziano, że w Urzędzie tworzy się stanowisko Sekretarza – str. 3 protokołu kontroli.

W obszarze funkcjonowania kontroli zarządczej stwierdzono, że w planie kontroli na rok 2016, przyjętym przez Pana zarządzeniem Nr 39/2015 z dnia 27 grudnia 2015 r., zamieszczono informację o planowanych kontrolach w jednostkach Ochotniczej Straży Pożarnej działających na terenie gminy Brańsk, które miały zostać przeprowadzone przez Komendanta Powiatowego PSP. Zawarcie takich informacji w planie pozostaje w sprzeczności z regulaminem kontroli zarządczej, wprowadzonym zarządzeniem Nr 14/11 z dnia 1 kwietnia 2011 r., regulującymi zasady wykonywania kontroli zewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy, do których nie zaliczają się jednostki OSP będące stowarzyszeniami tworzonymi i działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2017 r. poz. 210) – str. 9 protokołu kontroli.

Analiza zagadnień dotyczących funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy wykazała, że według uchwały Nr XIII/151/16 Rady Gminy Brańsk z dnia 31 marca 2016 r. od dnia 1 stycznia 2016 r. jednostką obsługującą jednostki organizacyjne – w rozumieniu art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.) – jest Urząd Gminy Brańsk. Na podstawie porozumień zawartych w dniu 30 czerwca i 10 sierpnia 2016 r. wspólną obsługą finansowo-księgową objęto także Gminną Bibliotekę Publiczną w Kalnicy oraz Gminny Ośrodek Upowszechniani Kultury w Kalnicy. Z treści zawartych porozumień wynika, że zakres wspólnej obsługi obejmuje opracowanie planów finansowych i ich aktualizowanie, co jest niezgodne z art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, który przewiduje, że „zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.” Zgodnie z cytowanym przepisem sporządzanie planów należy do wyłączonych kompetencji kierownika  jednostki obsługiwanej i nie jest możliwe przeniesienie tego obowiązku na kierownika jednostki obsługującej.

           Ponadto stwierdzono, że wbrew postanowieniom zawartym w art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym sprawozdania Rb-N i Rb-Z instytucji kultury są podpisywane w dalszym ciągu przez kierowników tych jednostek. Zgodnie z art. 10c ust. 2 ustawy „w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych (…), są one przekazywane w całości.” Sprawozdania jednostek obsługiwanych przez Urząd powinny być zatem opatrzone podpisem Pana Wójta, jako kierownika jednostki obsługującej, która przejęła całość obowiązków jednostek obsługiwanych w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości – str. 10-11 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), stwierdzono, że:

a) Urząd Gminy nie posiada rachunku bieżącego, realizując dochody i wydatki za pomocą rachunku budżetu. Fakt ten nie znajduje odzwierciedlenia w opisie konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, którego treść sugeruje, że księgowania na tym koncie są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych do rachunku bieżącego Urzędu (np. „Na stronie Wn ujmuje się przelewy środków na realizację wydatków budżetowych”) – str. 12  protokołu kontroli;

b) w zakładowym planie kont Urzędu przewidziano konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, mające funkcjonować zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, mimo iż z uwagi na brak rachunku bieżącego Urzędu nie jest możliwe dokonywanie rozliczeń z tytułu odprowadzenia dochodów na rachunek budżetu i z tytułu otrzymanych środków na wydatki, do ewidencji których służą zgodnie z rozporządzeniem konta 222 i 223 – str. 12-13 protokołu kontroli;

c) w wykazie kont syntetycznych Urzędu nie występuje konto 030 „Długoterminowe aktywa finansowe”, które powinno służyć do ewidencji udziałów w spółce z o.o. o nazwie Przedsiębiorstwo Komunalne – Żwirownia z siedzibą w Brzeźnicy, zawiązanej przez gminę Brańsk na podstawie aktu notarialnego z dnia 20 sierpnia 2013 r., w której jako gmina objęła 114 udziałów o łącznej wartości 114.000 zł w zamian za wkład niepieniężny własności nieruchomości gruntowej położonej w obrębie wsi Świrydy oznaczonej numerem geodezyjnym 361 o powierzchni 3,7959 ha. Objęcie udziałów w spółce do dnia rozpoczęcia kontroli nie znalazło odzwierciedlenia w księgach rachunkowych Urzędu. Sprawozdania finansowe spółki, które zgodnie z aktem założycielskim powinny być zatwierdzane uchwałami zgromadzenia wspólników, za lata 2014, 2015 i 2016 zostały zatwierdzone uchwałami Rady Gminy w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego samorządowej osoby prawnej. W sprawozdaniach finansowych za lata 2014 i 2015 wartości kapitału zakładowego spółki i aktywów trwałych odpowiadały wartości udziałów zadeklarowanych przez gminę o wartości aportu wynoszącej 114.000 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że działka nr 361 nadal znajduje się na stanie środków trwałych gminy Brańsk, a jej wartość jest wyceniona na 114.953,36 zł – str. 13-14 protokołu kontroli;

d) w wykazie kont Urzędu nie występuje konto 300 „Rozliczenie zakupu”, mimo iż w kontrolowanym okresie stwierdzono przypadki występowania dostaw niefakturowanych – str. 14 i 23 protokołu kontroli. Na koncie 300 należało ująć niezafakturowaną przez wykonawcę część wartości dokumentacji projektowo-kosztorysowej na przebudowę stacji uzdatniania wody w Brzeźnicy, Domanowie i Kalnicy. Wynagrodzenie za wykonanie dokumentacji określono w umowie w wysokości 127.194,30 zł brutto, a jego płatność w dwóch ratach: I rata w wysokości 70% umownego wynagrodzenia po odbiorze dokumentacji, zaś II rata po uzyskaniu prawomocnego pozwolenia na budowę. Odbiór dokumentacji na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego nastąpił w dniu 14 listopada 2016 r., a w dniu 22 grudnia 2016 r. wykonawca wystawił fakturę na kwotę 89.036,01 zł stanowiącą 70% wynagrodzenia umownego, którą opłacono w dniu 28 grudnia 2016 r. Pozostała część wynagrodzenia w wysokości 38.158,29 zł została opłacona 1 marca 2017 r. na podstawie faktury z dnia 16 lutego 2017 r. W rozliczeniach z wykonawcą dokumentacji na koniec 2016 r. wystąpiły więc pierwotnie niefakturowane usługi w kwocie brutto 38.158,29 zł, które należało ująć w księgach rachunkowych zapisem Wn 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” – Ma 300, a po otrzymaniu w 2017 r. faktury na tę kwotę, powinna być ona zaksięgowana Wn 300 – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (jeżeli wpływ faktury miał miejsce przed terminem zamknięcia ksiąg za 2016 r. – zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy – lub przed dniem wyznaczonym przepisami wewnętrznymi jako dzień, po którym wpływające dokumenty podlegają zaliczeniu do ksiąg roku, w którym nastąpił wpływ) – str. 22-23 protokołu kontroli;

e) w polityce rachunkowości przyjęto, że ewidencja kosztów działalności Urzędu Gminy jest prowadzona na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów działalności”. W zakresie ewidencji szczegółowej do kont 401-405 i 409 w dokumentacji przyjęto, że jest ona prowadzona według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków. Do wymienionych kont oraz do konta 400 „Amortyzacja” nie są prowadzone  konta analityczne. Należy wskazać, że Urząd Gminy jako jednostka budżetowa prowadzi działalność w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków, w związku z czym ewidencja księgowa powinna umożliwić uzyskanie danych niezbędnych do prawidłowego skalkulowania wysokości taryf. Rozwiązania w zakresie ewidencji kosztów przyjęte w polityce rachunkowości nie pozwalają na wyodrębnienie kosztów związanych ze zbiorowymi dostawami wody i zbiorowym odprowadzaniem ścieków. Z kolei wydatki związane z tą działalnością są w kontrolowanej jednostce klasyfikowane wyłącznie w rozdziale 01010 „Infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi”, również bez ich rozgraniczenia na zbiorowe dostawy wody i zbiorowe odprowadzanie ścieków – str. 13 protokołu kontroli.

Analiza zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości, rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… oraz regulacjami przyjętymi w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, wykazała  szereg nieprawidłowości:    

a)  z 15 operacji o łącznej wartości 154.517,83 zł, związanych z przyjęciem na stan w 2016 r. środków trwałych z tytułów innych niż rozliczenia nakładów inwestycyjnych – ujętych w ewidencji księgowej zapisami Wn 011 Środki trwałe” – Ma 800 „Fundusz jednostki”, prawidłowe było jedynie księgowanie przyjęcia na stan działki nr 48/5 o wartości 1.514 zł. W pozostałych przypadkach stwierdzono, że koszty związane z nabyciem i wytworzeniem środków trwałych nie są księgowane na podstawie faktur dostawców i wykonawców, lecz stanowią równowartość wydatków z tytułu opłacenia tych faktur, zaksięgowanych błędnie, głównie zapisami Wn 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” – Ma 130-2 „Rachunek bieżący jednostki – wydatki”. Wyjątkiem od tej zasady było ujęcie zapisami Wn 011 – Ma 800 ogrodzeń remizy we wsi Libieszcze o wartości 8.856 zł i świetlicy wiejskiej w Puchałach Starych o wartości 8.623,53 zł, które to wydatki zostały zakwalifikowane błędnie jako bieżące w par. 4270 „Zakup usług remontowych”, a ich poniesienie ujęto zapisem Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 130-2, a także szafy o wartości 3.500 zł, zakwalifikowanej jako wydatek w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” i w związku z tym zaksięgowanej Wn 401 – Ma 130-2. Zakup szafy, poza przyjęciem jej na stan środków trwałych, został również ujęty jako przychód na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” zapisem Wn 013 – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…”. W związku z ustaleniami kontroli wartość początkowa szafy w wysokości 3.500 zł została wyksięgowana z konta 011.

Łącznie, jak wynika z ustaleń zawartych na str. 18-19 i 25 protokołu kontroli, w 2016 r. ujęto bezpodstawnie na koncie 409 koszty inwestycyjne w kwocie 112.577,88 zł, zaś na koncie 401 w kwocie 33.332,73 zł.

           Z analizy zapisów na koncie 011 dokonanych w 2015 r. wynika, że nieprawidłowymi zapisami Wn 011 – Wn 800 zaksięgowano przyjęcie na stan klimatyzatora ściennego o wartości 6.800 zł, pompy gaśniczej – 4.860 zł, pompy głębinowej – 13.310,26 zł i sprężarki do hydroforni – 4.900 zł. Wydatki związane z nabyciem w 2015 r. wymienionych środków trwałych o łącznej wartości 29.870,26 zł obciążyły bezpodstawnie koszty działalności operacyjnej ujmowane na kontach zespołu 4.

Ustalenia kontroli w zakresie nieprawidłowych księgowań przyjęcia na stan środków trwałych zamieszczono na str. 17-20 protokołu kontroli. W protokole wskazano również (str. 19) prawidłowe księgowania analizowanych operacji, które w odniesieniu do zakupów środków trwałych podlegających sklasyfikowaniu w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” powinny być dokonywane zapisami Wn 011 – Ma 130-2 (bezpośrednie opłacenie faktur dostawców) lub Wn 011 – Ma 201 (przyjęcie na stan według faktur zakupu), a w odniesieniu do środków trwałych przyjętych z inwestycji zapisami Wn 011 – Ma 080;

b) pod datą 7 grudnia 2016 r. przyjęto na stan środków trwałych „obiekt” o wartości części kosztów wykonania fundamentu pod świetlicę wiejską, sfinansowanej w ramach funduszu sołeckiego wsi Załuskie Koronne, wynoszącej 8.067,50 zł i odpowiadającej opłaceniu jednej z faktur częściowych wykonawcy. Opłacenie częściowej faktury wykonawcy ujęto zapisem Wn 409 – Ma 130-2. Zgodnie z umową zawartą 3 listopada 2016 r. za wykonanie całości fundamentu odebranego w dniu 28 listopada 2016 r. wykonawcy przysługuje wynagrodzenie brutto w wysokości 36.888,32 zł na podstawie 3 faktur częściowych, z których pierwsza o wartości 8.067,50 zł miała być wystawiona przed 30 grudnia 2016 r., druga o wartości 21.164,36 zł również przed tą datą (płatnik Gminny Ośrodek Upowszechniania Kultury), a trzecia o wartości 7.656,46 zł po 1 stycznia 2017 r. – str. 18-19 protokołu kontroli;

c) zmniejszenie wartości początkowej likwidowanych, sprzedawanych i nieodpłatnie przekazywanych środków trwałych umarzanych stopniowo było w 2015 i 2016 r. księgowane wyłącznie zapisami Wn 800 – Ma 011, również w przypadku całkowicie lub częściowo umorzonych środków trwałych. Prawidłowo, w korespondencji z kontem 800 powinno się księgować tylko nieumorzoną wartość rozchodowywanych środków trwałych a zmniejszenie stanu środków trwałych w wysokości dotychczasowego umorzenia należy ewidencjonować zapisami Wn 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” – Ma 011 – str. 19-21 protokołu kontroli;

d) zmniejszenie wartości umorzenia środków trwałych o dotychczasowe umorzenie likwidowanych, sprzedawanych i nieodpłatnie przekazywanych środków trwałych było w 2015 i 2016 r. odnoszone na zmniejszenie kosztów amortyzacji danego roku budżetowego (zapisy Wn 071 – Ma 400), zamiast zapisem Wn 071 – Ma 011. W 2015 r. zmniejszono koszt amortyzacji o 354.060,36  zł, a w 2016 r. o kwotę 315.383,61 zł, która była wyższa o 6.634,81 zł od wartości początkowej rozchodowanych środków trwałych umarzanych stopniowo i o 13.312,78 zł od dotychczasowego umorzenia tych środków. Księgowanie zmniejszenia umorzenia rozchodowanych środków trwałych zapisem Wn 071 – Ma 400 powoduje zniekształcenie wyniku finansowego w związku z zaniżeniem kosztów amortyzacji. Zapisy na stronie Ma konta 400 dotyczące zmniejszenia kosztów amortyzacji o dotychczasową wartość umorzenia środków trwałych zdjętych ze stanu w związku z ich sprzedażą i likwidacją stanowią rozwiązanie, które nie ma żadnego uzasadnienia ani w opisie kont 071 i 400 zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, ani w zasadach dokonywania odpisów amortyzacyjnych określonych w art. 32 ustawy o rachunkowości – str. 20-21 i 29-30 protokołu kontroli;

e) na początku 2015 r. konto analityczne 080-2 „Zakup równiarki drogowej RD-165H” wykazywało saldo Ma w kwocie 365.860 zł. Dostawca równiarki wystawił 30 września 2014 r. fakturę na kwotę 715.860 zł płatną w terminie: I rata w wysokości 350.000 zł – do 30 października 2014 r. i II rata 365.860 zł – do 30 września 2015 r. W 2014 r. pod datą 21 października na stronie Wn konta 080-2, w korespondencji z kontem 201, zaksięgowano część faktury w wysokości  350.000 zł, której płatność była wymagalna w 2014 r., a na stronie Ma, w korespondencji z kontem 011, zaksięgowano przekazanie równiarki na stan środków trwałych o wartości 715.860 zł. Pozostałą część faktury w kwocie brutto 365.860 zł ujęto w ewidencji księgowej zapisem Wn 080 – Ma 201 dopiero pod datą 28 września 2015 r. Zerowy stan zobowiązań z tytułu zakupu równiarki wynikający z ewidencji księgowej i sprawozdawczości, wynikający ze sprawozdań Rb-28S i Rb-Z sporządzonych na  koniec 2014 r. oraz na koniec I i II kwartału 2015 r. był niezgodny ze stanem rzeczywistym. Nieujęcie w księgach rachunkowych pełnej wartości faktury dostawcy stanowiło naruszenie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy oraz zasady rzetelności ksiąg wyrażonej w art. 24 ust. 2 ustawy – str. 23-24 protokołu kontroli;

f) wszystkie zapisy na stronie Wn konta 013 korespondują z kontem 072, co jest niezgodne z  opisem konta 072 zawartym w rozporządzeniu, stanowiącym, że umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401. Należy przy tym podkreślić, że przyjęcie na stan pozostałych środków trwałych nie jest równoznaczne z ich przyjęciem do używania, stanowiącym warunek konieczny do dokonania odpisu umorzeniowego. Z zapisów na koncie 013 wynika, że 4 stycznia 2016 r. przekazano do SP w Domanowie w użyczenie 18 szt. laptopów o łącznej wartości początkowej 43.921,52 zł. W związku z przekazaniem w księgach UG dokonano księgowania Wn 072 – Ma 013. Skoro jednak zakupione laptopy miały być przeznaczone do użytkowania w SP w Domaniewie, to bezpodstawne były księgowania ich zakupu w 2015 r. zapisami Wn 013 – Ma 072 i Wn 401 – Ma 130-2, tj. ujęcie  zmniejszenia ich wartości  na kontach 072 i 401 – str. 21 protokołu kontroli;        

g) przyjęcie na stan wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na ich wartość początkową, jest księgowane na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” w korespondencji z kontem 072. Prawidłowo zapisy na stronie Wn konta 020 związane z zakupem wartości niematerialnych i prawnych umarzanych jednorazowo powinny być księgowane w korespondencji z kontem 201 lub kontem 130-2, a umorzenie Wn 401 – Ma 072. W taki sam sposób powinny być księgowane zakupy umarzanych stopniowo wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 3.500 zł, a zmniejszenie ich wartości związane ze stopniowym naliczeniem umorzenia powinno być księgowane Wn 400 – Ma 071 – str. 22 protokołu kontroli;

h) wpływ odsetek bankowych przekazanych z rachunków bieżących szkół i GOPS, dopisanych przez bank na koniec roku do rachunków tych jednostek budżetowych i ujętych w sprawozdaniach Rb-27S sporządzonych dla tych jednostek, jest ujmowany w ewidencji budżetu zapisami Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”, zamiast zapisami Wn 133 – Ma 222. Wynika stąd, że przeksięgowań z konta 222 (na którym ujmowano wpływ dochodów z innych tytułów niż z odsetek) na konto 901 dokonywano niezgodnie z zasadami jego funkcjonowania, ponieważ przeksięgowania nie wynikały z kwoty zrealizowanych dochodów wykazanej w sprawozdaniach Rb-27S – str. 46-47 i 51 protokołu kontroli;

i) wpływy na rachunek budżetu środków przekazanych przez GOPS z tytułu zwrotu przez świadczeniobiorców nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych w latach ubiegłych są księgowane zapisem Wn 133 – Ma 901, a ich przekazanie na rachunek PUW zapisem Wn 901 – Ma 133. Z ustaleń kontroli wynika, że dochody z tytułu zwrotu świadczeń pobranych nienależnie w latach ubiegłych są księgowane w GOPS zapisami Wn 130 – Ma 222, a ich przekazanie na rachunek budżetu gminy zapisami Wn 222 – Ma 130. Mimo tego dochody te nie są objęte jednostkowym sprawozdaniem Rb-27S GOPS. W ewidencji księgowej Urzędu Gminy wpływy z GOPS z omawianego tytułu są ujmowane zapisem Wn 130-1-1 – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, a przekazanie środków na rachunek PUW zapisem Wn 720 – Ma 130-1-1 (zmniejszenie dochodów). Należy wskazać, że przekazanie na rachunek PUW dochodów z tytułu zwrotu świadczeń pobranych nienależnie w latach ubiegłych powinno stanowić wydatek klasyfikowany w par. 2910 „Zwrot dotacji…”, wykazany w sprawozdaniu Rb-28S, i w związku z tym powinno być księgowane zapisami Wn 902 – Ma 133 w ewidencji budżetu oraz Wn 409 – Ma 130-2-1 w ewidencji Urzędu – str. 47 i 51 protokołu kontroli;

j) w ewidencji Urzędu Gminy na kontach analitycznych 130-1-1 (dochody) i 130-2-1 (wydatki) nie jest stosowana zasada czystości obrotów nakazana opisem konta 130 zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którą do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt należy stosować dodatkowo techniczny zapis ujemny. W 2016 r. nie dokonano technicznych zapisów ujemnych w odniesieniu do zmniejszeń dochodów na kwotę 166.455,73 zł oraz zmniejszeń wydatków na kwotę 128.295,55 zł – str. 48-50 protokołu kontroli;

k) dotacje wypłacone z budżetu gminy podmiotom innym niż gminne instytucje kultury nie są ujmowane na kontach 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” i 810 „Dotacje budżetowe…”, lecz są księgowane na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów”. W 2016 r. przekazano z budżetu gminy dotacje na rzecz innych podmiotów w łącznej kwocie 498.756,85 zł. Dotacje dla powiatu bielskiego sklasyfikowane w rozdziale 60014 „Drogi publiczne powiatowe”, par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową…” zostały ujęte na koncie 402 „Usługi obce” – 209.579,62 zł i na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” – 247.012,91 zł. Poza tym na koncie 409 ujęto dotacje sklasyfikowane w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi”, par. 2360 „Dotacje celowe z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, udzielone w trybie art. 221 ustawy, na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego” w łącznej kwocie 24.000 zł, dotację dla Komendy Powiatowej PSP w Bielsku Podlaskim na zakup samochodu ratowniczo-gaśniczego w kwocie 120.000 zł sklasyfikowaną w rozdziale 75412 „Ochotnicze straże pożarne”, par. 6300, dotacje dla innych gmin  klasyfikowane w rozdziałach 80101 „Szkoły podstawowe” i 80110 „Gimnazja” – 10.434,22 zł oraz dotację sklasyfikowaną w rozdziale 75023 „Urzędy gmin…”, par. 6300 – 5.000 zł – str. 24-25 i 29-30 protokołu kontroli;

l) w 2016 r. na stronie Wn konta 409 – poza opisanymi wyżej dotacjami i nakładami inwestycyjnymi – zaksięgowano także inne operacje, które nie mogą być na nim ewidencjonowane, tj.: koszty związane z rozliczeniami z innymi gminami za dzieci objęte wychowaniem przedszkolnym sklasyfikowane w rozdziale 80104 „Przedszkola”, par. 4330 „Zakup usług przez jednostki samorządu terytorialnego od innych jednostek samorządu terytorialnego” w łącznej kwocie 157.993,85 zł, które powinny być ujęte na koncie 402 „Usługi obce” oraz środki na zakupy inwestycyjne wpłacone na Fundusz Wsparcia Policji w kwocie 8.800 zł, które należało zaksięgować zapisem Wn 800 (inne zmniejszenia funduszu) – Ma 130-2 – str. 24 protokołu kontroli;

ł) na stronie Wn konta 810 nie jest księgowana równowartość wydatków dokonanych przez Urząd Gminy ze środków budżetu na finansowanie inwestycji. Wydatki z tego tytułu w 2016 r. wyniosły łącznie 1.739.696,09 zł – str. 28-29 protokołu kontroli;  

m) prowadzone w księgach Urzędu konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” służy w badanej jednostce do ewidencji „przychodów z tytułu pokrycia amortyzacji” odpowiadających równowartości kosztów amortyzacji ujętych na koncie 400. Pod datą 30 grudnia 2016 r. zapisem Wn 800 – Ma 761 ujęto z tego tytułu kwotę 2.425.162,94 zł. Przychody z tytułu pokrycia amortyzacji w jednostkach budżetowych występowały w okresie obowiązywania rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. i z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… W obowiązującym od 2011 r. stanie prawnym przychody z tytułu pokrycia amortyzacji w jednostkach budżetowych nie występują – str. 26 protokołu kontroli;

n) przychody ze sprzedaży środków trwałych, które w 2016 r. wyniosły 168.167,49 zł, nie zostały ujęte na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, lecz na koncie 720 wbrew zasadom wynikającym z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 26 i 41 protokołu kontroli;

o) utworzone w 2016 r. odpisy aktualizacyjne dotyczące trzech podmiotów i obejmujące należności z tytułu podatków (94.591,78 zł), należności czynszowe (33.709,30 zł) i należności z tytułu odsprzedaży energii elektrycznej (5.833,57 zł), zostały zaksięgowane zapisami Wn 720 – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”, zamiast zapisami Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 – str. 41 i 52 protokołu kontroli;

p) przychody finansowe z tytułu należnych odsetek ujmowano na koncie 720, zamiast na koncie 750 „Przychody finansowe”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 41 protokołu kontroli,

q) VAT naliczony w fakturach dostawców i wykonawców podlegający odliczeniu od należnego VAT w kontrolowanej jednostce jest traktowany jako źródło przychodów z tytułu dochodów budżetowych i jest ujmowany na koncie analitycznym 720-13. Przychody z tego tytułu przeksięgowane na koniec 2015 r. na konto 860 wyniosły 901.188,48 zł, a na koniec 2016 r. – 61.423,54 zł. Zgodnie z zasadami wyceny środków trwałych oraz środków trwałych w budowie VAT podlegający odliczeniu nie stanowi ceny nabycia tych składników aktywów trwałych. VAT naliczony w fakturach dostawców i  wykonawców nie stanowi przychodu, lecz jest przedmiotem rozliczeń z urzędem skarbowym i powinien być księgowany zapisami Wn 225 „Rozrachunki z budżetami” – Ma 201. W 2015 r. zapisy na stronie Wn konta 080 z reguły korespondowały ze stroną Ma konta 201, przy czym zwiększenie stanu nakładów inwestycyjnych we wszystkich przypadkach obejmuje również VAT podlegający odliczeniu. W związku z tym przy wycenie efektów inwestycyjnych w postaci szerokopasmowej sieci dystrybucyjnej, instalacji solarnych, przydomowych oczyszczalni ścieków, przebudowy stacji uzdatniania wody i mikroinstalacji prokonsumenckich nastąpiło ich zawyżenie. Korekta wartości o odliczony VAT nastąpiła tylko w odniesieniu do  szerokopasmowej sieci dystrybucyjnej, której wartość początkową w kwocie 7.758.748,71 zł zmniejszono w 2016 r. o 1.447.266,23 zł – str. 24-26 protokołu kontroli;

r) w 2016 r. wszystkie zapisy na koncie 800 zostały dokonane na koncie analitycznym 800-1 służącym do ewidencji stanu i zmian w funduszu Urzędu, z wyjątkiem stanu funduszu powstałego w wyniku realizacji zadania  pn. „Remont sali gimnastycznej w Szkole Filialnej w Chojewie” na koncie analitycznym 800-28 w wysokości 92.154,61 zł. Z wydruku zapisów na koncie 800 wynika, że do analizowanego konta nie była prowadzona ewidencja szczegółowa zapewniająca możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Skarbnika Gminy poinformowano, że do konta 800 wskazane jest prowadzenie kont analitycznych 800-1 „Zwiększenia funduszu jednostki” i 800-2 „Zmniejszenia funduszu jednostki”, z dalszym podziałem na konta szczegółowe według zwiększeń i zmniejszeń wykazywanych w zestawieniu zmian w funduszu jednostki (np. w zakresie zwiększeń funduszu  konta 800-11 „Zwiększenie funduszu z tytułu zysku bilansowego za rok ubiegły”, 800-12 „Zwiększenie funduszu z tytułu zrealizowanych wydatków budżetowych”,  800-13 „Środki na inwestycje” itd., a w zakresie zmniejszeń konta – 800-21 „ Zrealizowane dochody budżetowe”, 800-22 „Dotacje i środki na inwestycje” itd.) – str. 26-28 protokołu kontroli;  

s) suma sald kont 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” wyrażała na koniec 2016 r. stan należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych w kwocie 133.223,89 zł oraz stan środków na rachunku bankowym ZFŚS w kwocie 16.912,56 zł (łącznie 150.136,45 zł) i była wyższa o 9.418,25 zł wyższa od stanu ZFŚS wykazanego na stronie Ma konta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” w kwocie 140.718,20 zł. Na początek 2016 r. suma sald kont 135 i 234 wynosiła 159.721,71 zł i była o 9.489,25 zł wyższa od stanu Funduszu – str. 52 protokołu kontroli;

t) z jednostkowych sprawozdań Rb-34S sporządzonych przez gminne jednostki oświatowe oraz z wyciągu do rachunku budżetu wynika, że w dniu 30 grudnia 2016 r. SP w Domanowie przekazała pozostałość środków wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w kwocie 46,26 zł, a Gimnazjum w Glinniku w kwocie 3,66 zł. Przekazanie pozostałości środków na wydzielonym rachunku dochodów w sprawozdaniach Rb-34S jest wykazane jako wydatek w par. 2400 „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych…”, ale przelew tych  środków został ujęty w ewidencji szkół w korespondencji z kontem 222, zamiast z kontem 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – str. 156 protokołu kontroli,

u) niewłaściwie ewidencjonowano – na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – rozliczenia dotyczące diet przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Rady Gminy Brańsk oraz diet sołtysów. Rozliczenia te nie stanowią rozrachunków z tytułu wynagrodzeń wymienionych w opisie konta 231 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zatem powinny być ujmowane na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 121 protokołu kontroli.

Zaprezentowane nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych rzutowały w sposób istotny na prawidłowość poziomu kosztów i przychodów w danym roku budżetowym, na prawidłowość wyniku finansowego za dany rok budżetowy oraz na stan i przyczyny zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki w bilansie Urzędu.

W przypadku prowadzenia prawidłowej ewidencji fundusz Urzędu na koniec 2016 r. byłby wyższy o 1.960.405,98 zł i wynosiłby 26.520.925,72 zł, a wynik finansowy netto niższy o 1.958.749,28 zł i wynosiłby 11.108.656,77 zł. W odniesieniu do nieprawidłowych zapisów dokonanych w księgach rachunkowych w 2016 r. i w latach wcześniejszych nie zachodzi potrzeba dokonywania zapisów korygujących w księgach 2017 r. Stwierdzone błędy powodujące zniekształcenie wyniku finansowego i funduszu jednostki zostaną zniwelowane po przeksięgowaniu wyniku finansowego za 2016 r. na zwiększenie funduszu jednostki – str. 32 i 39 protokołu kontroli. Z kolei wykazany w pasywach bilansów za 2016 r., sporządzonych dla jednostek obsługiwanych przez Urząd, stan funduszu tych jednostek i wynik są zaniżone o kwotę 217.575,22 zł, stanowiącą równowartość amortyzacji ujętej na kontach 400 w księgach tych jednostek, zaksięgowanej bezpodstawnie zapisami Wn 800 – Ma 761, analogicznie jak w księgach Urzędu Gminy, w wyniku czego zawyżono też pozostałe przychody operacyjne – str. 40 i 42 protokołu kontroli.

W rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) Urzędu Gminy za 2016 r. błędy ewidencyjne spowodowały, że:

- przychody z tytułu dochodów budżetowych zostały zaniżone o wartość odpisów aktualizujących należności w kwocie 134.134,65 zł,

- koszty operacyjne zawyżono o 466.413,66 zł w związku z ujęciem na kontach zespołu 4 operacji niezaliczanych do kosztów działalności operacyjnej w łącznej kwocie 781.797,27 zł oraz z uwagi na bezpodstawne zmniejszenie amortyzacji za rok obrotowy o dotychczasowe umorzenie sprzedanych i zlikwidowanych środków trwałych o kwotę 315.383,61 zł,

- kwota pozostałych przychodów operacyjnych w poz. D powinna być o 2.423.731,53 zł niższa i wynosić 249.077,61 zł, ponieważ bezpodstawnie wykazano w niej przychody z „pokrycia amortyzacji” w kwocie 2.425.162,94 zł pomniejszonej o odsetki od płatności przypisanej do zwrotu w kwocie 1.431,41 zł (odsetki te powinny stanowić koszty finansowe); - w poz. E. „Pozostałe koszty operacyjne” zamieszczono zerowe wykonanie, mimo że powinny zostać w niej wykazane koszty operacyjne z tytułu utworzenia odpisów aktualizujących należności w wysokości 134.134,65 zł,

- w poz. H „Koszty finansowe” nie wykazano  zapłaconych w 2016 r.  odsetek w kwocie 1.431,41 zł,

- zysk z działalności podstawowej (poz. C) wykazano w kwocie 10.403.753,96 zł,  zysk z działalności operacyjnej (poz. F) w kwocie 13.076.563,10 zł oraz zysk brutto i zysk netto (poz. K i M) w kwocie 13.067.406,05 zł. Po uwzględnieniu wyników kontroli zysk w poz. C wyniósłby  11.004.302,27 zł, w poz. F – 11.119.245,23 zł, a w poz. K i M po 11.108.656,77 zł – str. 41-42 protokołu kontroli.

W jednostkowym zestawieniu zmian w funduszu Urzędu Gminy fundusz  jednostki na koniec 2016 r. wykazany w poz. II w kwocie 24.560.519,74 zł jest  większy o 181.154 zł  od kwoty funduszu wynikającego z danych zamieszczonych w poz. I, I.1 i I.2 zestawienia. Z  danych zamieszczonych w tych pozycjach wynika, że fundusz na początku 2016 r. wynosił 19.837.415,97 zł, zwiększenia funduszu w ciągu roku wyniosły 31.342.043,73 zł, zmniejszenia funduszu 26.800.453,96 zł, a zatem fundusz na koniec roku powinien wynosić 24.379.005,74 zł. Uwzględniając ustalenia kontroli w zakresie ewidencji księgowej, dane w wybranych pozycjach analizowanego zestawienia zmian w funduszu w kolumnie „Stan na koniec roku bieżącego” przedstawiałyby się następująco (w nawiasie dane wykazane w zestawieniu sporządzonym przez jednostkę): I.1. Zwiększenia funduszu – 32.930.250,86 zł (31.342.043,73 zł); I.1.4. Środki na inwestycje – 1.739.696,06 zł (0 zł); I.1.10. Inne zwiększenia – 1.514 zł (153.003,13 zł); I.2. Zmniejszenia funduszu – 26.246.741,11 zł (26.800.453,96 zł); I.2.2. Zrealizowane dochody budżetowe – 22.088.684,35 zł (22.268.684,35 zł); I.2.4. Dotacje i środki na inwestycje – 2.583.452,91 zł (345.000 zł); I.2.6. Wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych  środków trwałych… – 4.537,35 zł (314.340,14 zł); I.2.9. Inne zmniejszenia – 122.799,97 zł (2.425.162,94 zł); II. Fundusz jednostki na koniec okresu (BZ) – 26.520.925,72 zł (24.560.519,74 zł); III. Wynik finansowy netto za rok bieżący (+,-) – 11.108.656,77 zł (13.067.406,05 zł); III.1. Zysk netto (+) – 11.108.656,77 zł (13.067.406,05 zł); V. Fundusz – 37.629.582,49 zł (37.627.925,79 zł) – str. 43-45 protokołu kontroli.

W wyniku analizy sprawozdania finansowego gminy i jednostkowych sprawozdań finansowych gminnych jednostek budżetowych za 2016 r. stwierdzono ponadto następujące nieprawidłowości:

a) zobowiązania finansowe zamieszczone w poz. I.1 pasywów bilansu z wykonania budżetu gminy według stanu na koniec 2016 r., wynoszące 1.643.994 zł, zostały wykazane w całości jako długoterminowe (powyżej 12 miesięcy). Prawidłowo, wymagalne w 2017 r. spłaty rat kredytów i pożyczek w kwocie 388.616 zł należało wykazać w poz. I.1.1 bilansu jako zobowiązania krótkoterminowe, a pozostałą kwotę w wysokości 1.255.378 zł w poz. I.1.2. bilansu jako zobowiązania długoterminowe, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości. Według stanu na początek 2016 r. całość zobowiązań finansowych wynoszących 1.943.078 zł również wykazano jako zobowiązania długoterminowe, mimo założenia w budżecie na 2016 r. spłat kredytów i pożyczek w kwocie  299.084 zł – str. 38-39 protokołu kontroli;

b) w danych uzupełniających do bilansu GOPS za 2016 r. nie została zamieszczona informacja o kwocie odpisów aktualizujących należności – str. 40 protokołu kontroli;

c) w jednostkowym rachunku zysków i strat GOPS sporządzonym za 2016 r.  pozostałe koszty operacyjne wykazane w wysokości 439.154,82 zł stanowią równowartość odpisów aktualizujących należności główne od dłużników alimentacyjnych w kwocie 443.774,11 zł pomniejszonych o pokrycie amortyzacji w kwocie 4.619,29 zł niewystępujące aktualnie w jednostkach budżetowych, a koszty finansowe z tytułu odsetek wykazane w kwocie 120.359,28 zł są w rzeczywistości kosztami finansowymi z tytułu odpisów aktualizujących należności odsetkowe, które powinny być wykazane w poz. H.II. „Inne” – str. 42 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzania sprawozdań budżetowych wykazała następujące nieprawidłowości:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S z wykonania dochodów budżetowych gminy za 2016 r. dochody wykonane wykazane w kol. 7 w  wysokości 22.088.684,35 zł  są o 16.386 zł wyższe od dochodów otrzymanych wykazanych w kol. 8 w kwocie 22.074.142,35 zł; różnica ta w całości wynika z rozliczeń części oświatowej subwencji ogólnej. W przypadku sporządzenia sprawozdania zgodnie z obowiązującą instrukcją zawartą w załączniku nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. 2016 r. poz. 1015, ze zm.) przy ustaleniu kwoty dochodów otrzymanych powinny zostać uwzględnione również kwoty wynikające z rozliczeń dochodów z tytułu udziałów gminy w podatkach dochodowych, podatków pobieranych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe oraz z dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa. Kontrola wykazała, że dochody wykonane z udziałów w PIT powinny być wyższe od dochodów otrzymanych o 2.468 zł, dochody wykonane z podatków pobieranych przez urzędy skarbowe powinny być wyższe od dochodów otrzymanych o 215,20 zł, zaś w przypadku dochodów wykonanych z tytułu dotacji celowych powinny być one niższe od dochodów otrzymanych o 28.903,68 zł. Łącznie kwota dochodów otrzymanych wykazana w sprawozdaniu Rb-27S w wysokości 22.704.142,35 zł została zaniżona o 26.210,48 zł – str. 33 protokołu kontroli;

b) jednostkowe sprawozdania kwartalne Rb-27ZZ w 2016 r. były sporządzane przez  GOPS niezgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W sprawozdaniach tych jednostka budżetowa bezpośrednio realizująca zadania w zakresie wypłat świadczeń alimentacyjnych i w zakresie świadczenia usług opiekuńczych  nie  wypełnia   kolumny 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”, a w kolumnie 8 „Dochody przekazane” powinna wykazywać dochody przekazane na rachunek bieżący budżetu gminy. W sprawozdaniu Rb-27ZZ sporządzonym przez GOPS za okres od początku roku do końca IV kwartału 2016 r. wykazano w kol. 7 kwotę 4.775,57 zł, zamiast 0 zł, a w kol. 8 kwotę 10.767,42 zł, zamiast 15.542,99 zł – str. 35 protokołu kontroli;

c) wartość gotówki i depozytów wykazana w poz. N3 sprawozdania Rb-N za 2016 r. w kwocie 2.328.381,49 zł, składa się wyłącznie z depozytów na żądanie wykazanych w poz. N3.2. W pozycji tej należało wykazać kwotę 2.310.060,28 zł ustaloną poprzez odjęcie od stanu środków na rachunku budżetu gminy wynoszącego 2.559.300,41 zł otrzymanej w grudniu 2016 r. raty części oświatowej subwencji należnej za styczeń 2017 r. w kwocie 275.130 zł i otrzymanych od PUW dotacji, które gmina zwróciła w styczniu 2017 r. w kwocie 11.922,13 zł oraz dodanie udziałów w PIT i podatków pobieranych przez urzędy skarbowe przekazanych w styczniu 2017 r. (odpowiednio 36.532 zł i 1.280 zł). Zasady ustalania wartości gotówki i depozytów w sprawozdaniu Rb-N określają przepisy § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773).

Z kolei w poz. N.5 „Pozostałe należności” sprawozdania Rb-N za 2016 r. wykazano wartości zerowe. Z danych zamieszczonych w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S wynika, że różnica pomiędzy należnościami pozostałymi do zapłaty ogółem (417.681,47 zł) i zaległościami (350.694,56 zł) wynosi 66.986,91 zł. Świadczy to o powinności wykazania danych w tej pozycji sprawozdania – str. 37 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków budżetu, dokonana pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wykazała, że:

a) dochody budżetowe uzyskane w 2016 r. w łącznej kwocie 1.112.961,21 zł z tytułu prowadzenia przez Urząd działalności w zakresie  zbiorowego zaopatrzeniem w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków zostały w całości wykazane w dziale 010 „Rolnictwo”, rozdział 01010 „Infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi”. Zgodnie z obowiązującą w 2016 r. klasyfikacją budżetową dochody uzyskane z  prowadzenia zbiorowego zaopatrzenia w wodę należało sklasyfikować w dziale 400 „Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz i wodę”, rozdział 40002 „Dostarczanie wody”, a w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdział 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód” – str. 35 protokołu kontroli. Analogiczna nieprawidłowość klasyfikacyjna dotyczyła wydatków związanych z tą działalnością na łączną kwotę 587.979,66 zł;

b) w rozdziale 75412 „Ochotnicze straże pożarne” par. 4270 „Zakup usług remontowych” sklasyfikowano w 2016 r. wydatki w wysokości 66.390,88 zł, z których rzeczywiste wydatki związane z zakupem usług remontowych wynosiły 11.908,25 zł, zaś pozostałe wydatki w wysokości 54.482,63 zł dotyczyły zakupu materiałów i powinny być ujęte w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”;

c) w rozdziale 75412 par. 6050 sklasyfikowano w 2016 r. wydatki w wysokości 30.377,92 zł, z których  rzeczywiste wydatki inwestycyjne wynosiły 19.905 zł, zaś pozostałe wydatki w wysokości 10.472,92 zł dotyczyły zakupu materiałów (par. 4210);

d) w rozdziale 92109 „Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby” par. 4270 sklasyfikowano w 2016 r. wydatki w wysokości 103.608,53 zł, z których rzeczywiste wydatki związane z zakupem  usług remontowych wynosiły 41.254,77 zł, a pozostałe wydatki w wysokości 62.353,76 zł dotyczyły zakupu materiałów (par. 4210),

e) analiza planu wydatków zawartego w uchwale budżetowej na 2016 r. wykazała ustalenie w planie limitów wydatków w rozdziale 90017 „Zakłady gospodarki komunalnej” (wykonanych w łącznej wysokości 887.781,60 zł), mimo że samorządowy zakład budżetowy będący jednostką organizacyjna gminy Brańsk został zlikwidowany w 2011 r. – str. 57 protokołu kontroli.

Kontrola danych zamieszczonych w WPF na lata 2017-2021, przyjętej uchwałą Nr XXI/237/2017 Rady Gminy Brańsk z dnia 31 maja 2017 r., wykazała, że prognozowane wydatki związane z obsługą długu w latach 2018-2021 będą realne przy oprocentowaniu kredytów i pożyczek wynoszących w skali roku: w 2018 r. – 1,67%, w 2019 r. – 1,69%, w 2020 r. – 1,74% i w 2021 r. – 1,38%. Uwzględniając wynikające z umów kredytowych marże banku na poziomie 0,9 punktu procentowego, dla realności przyjętych założeń konieczny byłby spadek stawki WIBOR 3M znacząco  poniżej 1%. Aktualnie wynosi ona 1,73% – str. 53-55 protokołu kontroli.

Kontrola procedury uchwalenia obowiązujących w okresie kwiecień 2015 r. – marzec 2016 r. i kwiecień 2016 r. – marzec 2017 r. taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków – przeprowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z  2017 r., poz. 328) oraz rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzanie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. z 2017 r. poz. 1701) – wykazała, że do obu wniosków o zatwierdzenie taryf (funkcję przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego pełni Urząd Gminy) nie zostały załączone tabele A-H stanowiące obligatoryjne załączniki do wniosku, obrazujące szczegółową kalkulację cen i stawek opłat. Z uwagi na brak ewidencji analitycznej do kont zespołu 4 w zakresie kosztów ponoszonych z tytułu dostaw wody i odprowadzania ścieków oraz brak rozbicia przychodów na przychody z tytułu dostaw wody i odprowadzania ścieków nie jest możliwe zweryfikowanie danych zamieszczonych we wnioskach o zatwierdzenie taryf; ponadto we wnioskach posłużono się kwotami dochodów i wydatków, zamiast przychodów i kosztów – str. 149-154 protokołu kontroli.

Analiza planów finansowych jednostek organizacyjnych wykazała, że plany instytucji kultury nie spełniały wymogów określonych przepisami art. 31 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.). Plany nie zawierały danych o stanie należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz o stanie środków pieniężnych na początek i koniec roku – str. 56 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości – przeprowadzona w zakresie zgodności z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) – wykazała, że przetarg na zbycie nieruchomości o pow. 0,65 ha położonej we wsi Zanie rozstrzygnięto mimo zaproponowania przez uczestnika przetargu nieprawidłowej kwoty postąpienia. Zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Przetarg rozstrzygnięto po zaproponowaniu postąpienia w wysokości 204 zł, podczas gdy zgodnie z przywołanym przepisem jego wysokość powinna wynosić co najmniej 210 zł (cena wywoławcza 20.400 zł). Zaniżono w ten sposób dochody budżetu o 6 zł – str. 60 protokołu kontroli.

           W zakresie sprzedaży działki położonej w obrębie wsi Lubieszcze stwierdzono rozbieżność między trybem wyłonienia nabywcy podanym w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, a podanym w uchwale Nr XII/146/16 Rady Gminy Brańsk z dnia 11 lutego 2016 r. w sprawie wyrażenia zgody na sprzedaż tej nieruchomości. Rada wyraziła zgodę na sprzedaż nieruchomości w drodze przetargu, natomiast w wykazie z dnia 30 maja 2016 r. zamieszczono informację, że sprzedaż nastąpi w drodze bezprzetargowej. Dopiero po publikacji wykazu Rada Gminy Brańsk podjęła, w dniu 19 lipca 2016 r., uchwałę Nr XV/172/16 zmieniającą przywołaną uchwałę z dnia 11 lutego 2016 r., na podstawie której wyraziła zgodę na sprzedaż bezprzetargową sprzedaż. Zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy o samorządzie gminy jest Pan zobowiązany do wykonywania uchwał Rady Gminy. Sprzeczne z tym przepisem jest zatem opublikowanie wykazu nieruchomości przewidującego inny tryb sprzedaży niż postanowiła Rada Gminy Brańsk. Nawet w sytuacji, gdy – jak wskazał Pan w wyjaśnieniu – doszło w uchwale do omyłki pisarskiej. W zaistniałej sytuacji wykaz powinien zostać opublikowany po podjęciu uchwały zmieniającej postanowienie Rady co do trybu zbycia nieruchomości – str. 61-62 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów z opłat za zajęcie pasa drogowego ustalono, że nie dokonywano na początku roku przypisu należności z tytułu tych opłat, które wynikały z wydanych w latach wcześniejszych decyzji za umieszczenie urządzenia w pasie drogi. Przypis należności w wysokości 73.456,92 zł został zaewidencjonowany na podstawie dowodu PK dopiero w dniu 30 grudnia 2016 r. Z uwagi na termin zapłaty opłat rocznych za zajęcie pasa drogowego – które zgodnie z art. 40 ust. 13a ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1440, ze zm.) powinny być wnoszone do 15 stycznia każdego roku – należności z tego tytułu należy przypisywać na początku roku budżetowego, przed terminem płatności – str. 68 protokołu kontroli.

           Ponadto w przypadku jednej decyzji zezwalającej na zajęcie pasa drogowego (nr GGiOŚ.6852.14.2016 z dnia 23 września 2016 r.) opłatę za 2016 r. ustalono niezgodnie z unormowaniem zawartym w art. 40 ust. 5 ustawy o drogach publicznych. Stwierdzone uchybienie wynikało z przyjęcia nieprawidłowej liczby dni, przez którą podzielona została roczna stawka opłaty. Zamiast przez 366 dni (rok 2016 jest rokiem przestępnym) stawkę opłaty rocznej podzielono przez 365 dni. W związku z tym opłata z zajęcie pasa drogowego obliczona proporcjonalnie do liczby dni umieszczenia urządzenia w pasie drogowym powinna być niższa o 3,24 zł – str. 70 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Analizując dokumentację posiadaną przez organ podatkowy, związaną ze zrealizowanymi w 2015 r. kontrolami podatkowymi, przeprowadzonymi w oparciu art. 281 Ordynacji podatkowej, ustalono, że protokoły kontroli nie zawierają oceny prawnej sprawy, co stanowi naruszenie art. 290 § 2 pkt 6a Ordynacji – str. 75 protokołu kontroli.

  Kontrola prawidłowości i powszechności realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości, opłacanego przez osoby prawne i jednostki niemające osobowości prawnej, wykazała naruszenie następujących przepisów materialnego prawa podatkowego zawartych w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716, ze zm.):

a) art. 1a ust. 1 pkt 3 przez podatnika wymienionego pod poz. 30, który w złożonej deklaracji wykazał do opodatkowania grunty i budynki związane z działalnością gospodarczą, budowle oraz budynki pozostałe o pow. 140,15 m2. Ponieważ mamy do czynienia z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, ze zm.), który jest również przedsiębiorcą w rozumieniu tej ustawy (art. 4), zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wszystkie budynki posiadane przez przedsiębiorcę należy uznać za związane z działalnością gospodarczą, chyba że obiekt podlegający opodatkowaniu nie może być użytkowany z uwagi na wydanie decyzji ostatecznej organu nadzoru budowlanego, o której mowa w art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332, ze zm.). W trakcie kontroli nie okazano dokumentów, z których wynikałoby, iż są spełnione ustawowe warunki umożliwiające obciążenie budynków niższą stawką (jako pozostałych),

b) art. 6 ust. 9 pkt 1 przez podatnika wymienionego pod poz. 36 w związku ze złożeniem rocznej deklaracji w dniu 22 lipca 2016 r.

Ponadto w trakcie kontroli stwierdzono, że w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 10 załącznika do protokołu kontroli:

a) dane geodezyjne nie pokrywają się ze stanem faktycznym. Z deklaracji podatkowej wynika, że w jego posiadaniu są grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 2.413 m2 oraz budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 308 m2. Natomiast z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika są grunty o pow. 2.817 m2. W trakcie kontroli ustalono, że dane w ewidencji gruntów i budynków są niezgodne ze stanem faktycznym ponieważ przypisana podatnikowi działka o nr …[1] (pow. 904 m2) jest własnością gminy Brańsk i znajduje się w posiadaniu jednej z jednostek OSP. Natomiast podatnik jest w posiadaniu innej działki gminnej – nr …[2] o pow. 500 m2. Ponieważ podstawą opodatkowania podatkiem od nieruchomości są dane z ewidencji gruntów i budynków – art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2016 r. poz. 1629, ze zm.) – należy wskazać organowi odpowiedzialnemu za jej prowadzenie na niezgodności ewidencji ze stanem faktycznym;

b) należy ustalić, czy nie jest on w posiadaniu budowli związanych z działalnością gospodarczą. W złożonej deklaracji wykazał do opodatkowania grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 2.413 m2 oraz budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 308 m2. Takie wielkości posiadanych gruntów i budynków sugerują, iż w posiadaniu podatnika powinny znajdować się związane z nimi m.in. utwardzone place czy ogrodzenia. Niewykazanie do opodatkowania budowli stanowi naruszenie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – str. 77-78 protokołu kontroli.

W wyniku porównania danych zawartych w deklaracjach na podatek rolny, składanych przez osoby prawne i jednostki niemające osobowości prawnej, z zapisami ewidencji geodezyjnej stwierdzono, że:

a) wyjaśnienia wymaga prawidłowość opodatkowania części gruntów wykazanych do opodatkowania przez podatnika wymienionego pod poz. 2 załącznika do protokołu kontroli. W kontrolowanym okresie złożył on dwie deklaracje na podatek rolny. Pierwsza dotyczyła gruntów własnych, a w przypadku drugiej wykazano w niej grunty będące własnością osoby fizycznej. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że wykazanie przez podatnika gruntów należących do osoby fizycznej jest argumentowane posiadaniem samoistnym. Z akt podatkowych nie wynika, aby organ podatkowy prowadził postępowanie wyjaśniające, które potwierdziłoby, iż mamy faktycznie do czynienia z władaniem samoistnym. Fakt posiadania nie wynika z zapisów ewidencji gruntów i budynków. W art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617, ze zm.) ustawodawca wymienił enumeratywnie podmioty, na których ciąży obowiązek podatkowy. Na pierwszym miejscu wskazany jest właściciel nieruchomości (z zastrzeżeniem ust. 2), na następnym posiadacz samoistny, a na kolejnych użytkownik wieczysty i posiadacz zależny (a w przypadku gruntów Skarbu Państwa lub j.s.t. – posiadacz bezumowny). Zgodnie zaś z art. 3 ust. 2 posiadanie samoistne stoi przed własnością w zakresie obowiązku podatkowego. A zatem, jeżeli ma miejsce sytuacja, w której równocześnie znany jest właściciel i podmiot, który wskazuje siebie jako posiadacza samoistnego, a w szczególności jeżeli posiadanie nie wynika m.in. z zapisów ewidencji gruntów i budynków, organ podatkowy powinien wdrożyć postępowanie podatkowe w celu potwierdzenia lub wykluczenia istnienia posiadania samoistnego,

b) naruszenie art. 6a ust. 8 pkt 1 i art. 4 ust. 1 w zw. z art. 1 ustawy o podatku rolnym przez podatnika wymienionego pod poz. 8 poprzez niezłożenie deklaracji podatkowej. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że posiada on użytki rolne sklasyfikowane jako W – rowy o pow. 0,06 ha. W wyniku kontroli podatnik złożył deklarację i opłacił należny podatek w dniu  21 czerwca 2017 r. – str. 79-80 protokołu kontroli.

Z kolei kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wykazała:

a) naruszenie przepisów art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 374, ze zm.) przez podatnika wymienionego pod poz. 7 załącznika do protokołu kontroli w związku z niewykazaniem do opodatkowania gruntów leśnych o pow. 0,0394 ha;

b) naruszenie art. 6 ust. 5 ustawy o podatku leśnym przez  podatników wymienionych pod poz. 4 w związku z nieterminowym złożeniem deklaracji podatkowych. Organ podatkowy nie podjął działań dyscyplinujących w stosunku do ww. podatników, ponieważ dokumenty wpłynęły przed zakończeniem czynności sprawdzających – str. 80 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli weryfikacji poddano prawidłowość prowadzenia postępowania związanego z udzielaniem ulg w zapłacie podatków na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej oraz formalno-prawnej zgodności wydawanych decyzji z przepisami ustawy. Mając na uwadze opis zawarty na str. 85-90 protokołu kontroli należy stwierdzić, że:

a) w przypadku decyzji nr …, …. i ….[3] miało miejsce naruszenie art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej z uwagi na fakt, iż zawarte w decyzjach uzasadnienia faktyczne nie spełniają kryteriów wynikających z treści przedmiotowego przepisu. Stanowi on, że uzasadnienie faktyczne zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Treść przepisu wymusza niejako na organie podatkowym odniesienie się do zebranych w trakcie postępowania dowodów oraz ustalonych faktów wraz z ich oceną. Uzasadnienie powinno zawierać argumenty, które przeważyły za danym rozstrzygnięciem. Należy również mieć na uwadze treść uzasadnienia prawnego. W przypadku ulg, o których mowa w art. 67a § Ordynacji uzasadnienie prawne winno zawierać jedyną, legalną definicję przesłanek do zastosowania ulgi, wymienionych w ustawie. Podatnicy ubiegający się o tego rodzaju ulgę argumentują swój wniosek trudną sytuacją materialną. W związku z powyższym postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w kierunku rzetelnego ustalenia stanu faktycznego w tym zakresie. Jeżeli podatnik wskazuje konkretną przyczynę, należałoby ustalić czy miała ona miejsce i jaki jest jej wpływ na sytuację materialną podatnika. Ponadto należy wyjaśnić czy jej wystąpienie było niezależne od działań podatnika i czy nie miał on na nią żadnego wpływu. Takie działanie jest niezbędne, aby nie narazić się na zarzut naruszenia następujących norm prawa wynikających z Ordynacji podatkowej, stanowiących zasady postępowania podatkowego: legalizmu (art. 120), zaufania do organów podatkowych (art. 121 § 1), prawdy obiektywnej (art. 122).

Brak szczegółowego opisu powoduje, że na podstawie zebranego materiału dowodowego oraz treści uzasadnienia faktycznego nie można ustalić w jaki sposób organ podatkowy doszedł do wniosku, iż spełnione są przesłanki umożliwiające zastosowanie ulgi. Istnieje bowiem możliwość, że organ podatkowy posiada wiedzę, której nie można odpowiednio udokumentować, a która wskazywałaby jednoznacznie, że podjęte rozstrzygniecie jest prawidłowe;

b) wydając decyzję …[4] z dnia 27 grudnia 2016 r. w sprawie umorzenia postępowania w sprawie umorzenia podatku rolnego za 2016 r. naruszono przepisy Ordynacji podatkowej. Z akt sprawy wynika, że wniosek o ulgę złożyli rodzice podatnika. W dokumentacji podatkowej nie ma pełnomocnictwa ustanawiającego ich jako osoby upoważnione do reprezentowania podatnika przed organem podatkowym. W związku z powyższym organ podatkowy zgodnie z art. 165a Ordynacji powinien wydać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.

Badanie dokonane w powyższym zakresie pozwoliło jednocześnie ustalić, iż upoważnienie do wydawania decyzji podatkowych dla wskazanej w protokole kontroli pracownicy Urzędu Gminy zostało udzielone z powołaniem na art. 39 ustawy o samorządzie gminnym. Mając na uwadze, że kwestie podatkowe, w tym kompetencje organów podatkowych, wynikają wprost z Ordynacji podatkowej, każde działanie organu podatkowego powinno wynikać z jej przepisów. W związku z powyższym właściwą podstawą prawną scedowania na pracowników załatwiania spraw w imieniu organu podatkowego jest art. 143 § 1 Ordynacji podatkowej.

Analizując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu opłaty eksploatacyjnej stwierdzono, że:

a) wskazany w protokole podmiot w informacji dotyczącej ilości wydobytych kopalin w I półroczu 2016 r. wykazał pozyskanie piasku i żwiru na poziomie 5.000 ton. Należna gminie opłata wyniosła 1.740 zł. W informacji znajduje się adnotacja przedsiębiorcy, z której wynika, że na koniec 2015 r. wykazał on zbyt dużą ilość wydobytej kopaliny (2.040 ton), co wiąże się z posiadaniem nadpłaty w wysokości 1.163 zł (w przypadku gminy jest to kwota 697,80 zł). W konsekwencji na rzecz gminy podatnik dokonał wpłaty pomniejszonej o wartość nadpłaty. Zgodnie z art. 142 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2016 r. poz. 1131, ze zm.) do opłaty eksploatacyjnej stosuje się odpowiednio przepisy Działu III Ordynacji podatkowej. W związku z powyższym należy uznać, że składana informacja ma cechy deklaracji podatkowej. Zawiera ona wszystkie informacje niezbędne do ustalenia wysokości należnej opłaty. A zatem jeżeli dane zawarte w pierwotnie złożonej informacji odbiegały od stanu faktycznego podatnik powinien zgodnie z  art. 81 Ordynacji dokonać jej korekty poprzez ponowne złożenie,

b) inny podmiot wskazany w protokole kontroli nie złożył informacji dotyczącej ilości wydobytej kopaliny za I półrocze 2016 r., w związku z czym naruszono postanowienia art. 137 ust. 3 Prawa geologicznego i górniczego. Należna opłata wynosząca 2.088 zł wpłynęła w dniu 25 września 2016 r. W toku kontroli ustalono, że zarówno organ koncesyjny jak i wierzyciel do dnia rozpoczęcia kontroli nie podjęli kroków w celu wyegzekwowania informacji. Informacja została złożona w dniu 29 czerwca 2017 r.,

c) naruszono art. 53 § 1 i 3 oraz art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej w zw. z art. 142 ust. 1 Prawa geologicznego i górniczego, ponieważ nie dokonano przeksięgowania wpłat dokonanych przez podatników po upływie terminu płatności na należność główną i odsetki w przypadku 2 podmiotów (podatników):

- nie opłacono odsetek od niezapłaconej w terminie opłaty eksploatacyjnej za IV kwartał 2011 r. w wysokości 2.477 zł,

- nie opłacono odsetek w wysokości 26 zł w związku z nieterminowym wniesieniem opłaty za wydobycie kopaliny za I półrocze 2016 r.; opłata w wysokości 2.088 zł została wniesiona w dniu 25 września 2016 r. – str. 91-95 protokołu kontroli.

Analizując sposób prowadzenia podatkowej ewidencji księgowej ustalono, że w dwóch przypadkach dane wynikające z kont podatkowych są niezgodne ze stanem faktycznym, co stanowi naruszenie zasady rzetelności ksiąg rachunkowych określonej w art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Nieprawidłowe zapisy stwierdzono w przypadku podatników o następujących numerach kont:

a) …[5] – według zapisów na koncie podatkowym przypis podatku za 2016 r. wyniósł 5.114 zł, odpisy 328 zł, należności 4.786 zł, wpłaty 5.163,90 zł i saldo 377,90 zł. Z deklaracji podatkowych za ten okres wynika, że przypis powinien wynieść 5.986 zł. W takiej samej wysokości powinny być dokonane wpłaty. A zatem podatnik powinien posiadać na koniec roku zaległość w wysokości 822,10 zł,

b) …[6] – przypis widniejący na koncie wynosi 2.328 zł, podczas gdy z dokumentów źródłowych (złożonych deklaracji podatkowych) wynika, że jego wysokość powinna wynieść 1.270 zł. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że w tym przypadku zawyżenie przypisu było związane z pomyłką polegającą na dodatkowym przypisaniu kwoty podatku wynikającego z deklaracji korygującej (1.058 zł) – str. 97 protokołu kontroli.

W wyniku analizy instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat w Urzędzie Gminy Brańsk, wprowadzonej zarządzeniem Pana Wójta Nr 17/2016 z dnia 1 grudnia 2016 r., stwierdzono, że treść § 4 instrukcji narusza § 4 wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208 poz. 1375). Naruszenie polegało na dopuszczeniu możliwości dokonywania przypisów w oparciu o dokumenty nie wymienione w rozporządzeniu. Wskazano mianowicie, że przypisów i odpisów można dokonać na podstawie:

a) polecenia księgowania ujmującego przypisy należności zakwalifikowanych jako zobowiązania podatkowe,

b) rejestru przypisów i odpisów, do których są dołączone dokumenty źródłowe – str. 97 protokołu kontroli.

           Kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych wykazała, jak wskazuje opis na str. 98-102 protokołu kontroli, naruszenie następujących przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych:

a) art. 8 pkt 3 i 6 oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 listopada 2015 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2025) – poprzez wadliwe ustalenie i zaprezentowanie podstawy opodatkowania, skutkujące zaniżeniem podatku w kwocie 1.671 zł lub 1.951 zł, 

b) art. 9 ust. 4 poprzez błędne ustalenie kwoty podatku w przypadku ciągnika siodłowego, 

c) art. 9 ust. 1 i  6 w zw. z art. 8 pkt 4, a także art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, co polegało na niewykazaniu do opodatkowania posiadanych pojazdów a w przypadku organu podatkowego na nie podjęciu postępowania podatkowego zmierzającego do wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego w związku z niezłożeniem deklaracji,

d) art. 9 ust. 6 poprzez niedotrzymanie terminów na złożenie deklaracji podatkowych (lub ich korekt) przez podatników, przy braku reakcji organu podatkowego.

Badaniu poddano też prawidłowości prowadzenia działań egzekucyjnych i upominawczych w zakresie podatków i opłat lokalnych. W jego trakcie ustalono, że na kontach podatkowych figurują należności, które uległy prawdopodobnie przedawnieniu na mocy art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Sytuacja ta dotyczy podatników posiadających zaległości z lat 2000-2011 na kwotę około 23.500 zł.

W przypadku podatników posiadających zaległości z lat 2012-2015 nie jest możliwe ustalenie czy byli oni objęci czynnościami upominawczymi i egzekucyjnymi w związku z brakiem stosownej dokumentacji. Jej brak wskazuje na naruszenie art. 6 § 1 i art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1201, ze zm.) oraz § 2 i § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Przedmiotowe przepisy obligują wierzycieli do systematycznej kontroli zapłaty należności pieniężnych oraz podjęcia działań w celu zastosowania środków egzekucyjnych w stosunku do zobowiązanego w przypadku uchylania się od wykonania tego obowiązku. Obowiązkiem wierzyciela jest m.in. wysłanie upomnienia oraz wystawienie tytułu wykonawczego.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia sprawdzono m.in. prawidłowość przepisów zawartych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Brańsk. W treści regulaminu stwierdzono uchybienie dotyczące kategorii zaszeregowania na stanowisku robotnika gospodarczego. Według tabeli stanowisk pracowniczych i kategorii zaszeregowania załączonej do regulaminu najniższy poziom wynagrodzenia zasadniczego robotnika gospodarczego ustala się według IV kategorii zaszeregowania, natomiast zgodnie z Tabelą IV F stanowiącą załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1050, ze zm.) najniższy poziom wynagrodzenia osoby zatrudnionej na tym stanowisku powinien być określony według V kategorii zaszeregowania – str. 106 protokołu kontroli.

Badając sprawozdanie gminy Brańsk z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2016 r. stwierdzono uchybienia w zakresie obliczania średniorocznej liczby etatów na stopniu nauczyciela stażysty. Wynikały one z błędnego zaokrąglenia średniej liczby etatów nauczycieli stażystów w okresie do września do grudnia 2016 r. Średnia liczba etatów zamieszczona w sprawozdaniu była niższa o 0,02 od ustalonej przez kontrolujących. Prawidłowo w podanym okresie powinna ona wynosić 0,23 etatu. Omyłka miała wpływ na sumę iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń oraz w efekcie na kwotę różnicy pomiędzy wskazaną sumą iloczynów a wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia w 2016 r. – różnica ta powinna być mniejsza o 217,41 zł i stanowić kwotę (+) 3.028,80 zł. Przedstawione uchybienie nie spowodowało zatem powstania obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów – str. 114-115 protokołu kontroli.

W ramach kontroli prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych ustalono, że w Urzędzie Gminy Brańsk obowiązują regulacje wewnętrzne wprowadzone zarządzeniem Nr 18/2013 Wójta Gminy Brańsk z dnia 23 lipca 2013 r. w sprawie zasad rozliczania podróży służbowych. W zakresie dotyczącym zwrotu kosztów podróży służbowej odbywanej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy wprowadzono tym zarządzeniem stawki zwrotu kosztów przejazdu za 1 km przebiegu w wysokości 0,25 zł dla pojazdu o pojemności silnika do 900 cm3 oraz 0,30 zł dla pojazdu o pojemności powyżej 900 cm3. Jednocześnie zastrzeżono, że w przypadkach enumeratywnie wymienionych w regulaminie (m.in. gdy jednym samochodem wyjeżdża kilku pracowników lub gdy brak dogodnego połączenia środkami komunikacji publicznej) rozliczenie kosztów podróży samochodem prywatnym może nastąpić po maksymalnych stawkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). W wyniku sprawdzenia rozliczeń kosztów podróży służbowych dokonanych w lutym 2016 r. ustalono, że wszystkie podróże, które odbywały się samochodem prywatnym były rozliczane według maksymalnych stawek przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazał Pan m.in., że (…) Na trasach Brańsk – Białystok, Brańsk – Bielsk Podlaski brakuje dogodnych połączeń komunikacji publicznej (…). Mając na względzie w szczególności tą okoliczność, dotyczącą wyjazdów do miast będących najczęstszym celem podróży służbowych, zasadne jest rozważenie sensu dalszego obowiązywania przedstawionych wyżej zasad ustalania stawek za podróże odbywane pojazdami prywatnymi – str. 122-124 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości stosowania ustanowionych w Urzędzie Gminy procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro wykazało, że w dokumentacji dotyczącej postępowań na dostawę średniego samochodu ratowniczo-gaśniczego oraz na usługi polegające na pełnieniu funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego brak informacji o sposobie ustalenia wartości zamówienia, której sporządzenia wymagają obowiązujące w Urzędzie procedury – str. 138 i 140 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości wykazała kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego, regulowanego przepisami ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.). Na podstawie analizy przedstawionej dokumentacji związanej z wydatkowaniem środków w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. stwierdzono, że postępowanie w zakresie rozpatrywania wniosków złożonych przez sołectwo Płonowo naruszało przepisy przywołanej ustawy (str. 143-144 protokołu kontroli):

a) nie dopełniono obowiązku wynikającego z art. 5 ust. 5 ustawy o funduszu sołeckim, zgodnie z którym informację o odrzuceniu wniosku należy przekazać sołtysowi bezpośrednio po jego odrzuceniu; określony ustawą termin na odrzucenie wniosku wynosi 7 dni od dnia jego wpływu do Urzędu. W badanym przypadku przekazał Pan sołtysowi stosowną informację dopiero w dniu 5 listopada 2015 r. (opatrzona jest ona datą 16 września 2015 r.), podczas gdy wniosek wpłynął do Urzędu 10 września 2015 r. Z wyjaśnienia złożonego przez Pana Wójta wynika, że nie dotrzymanie terminu przekazania informacji o odrzuceniu Wniosku w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego sołtysowi sołectwa Płonowo, wynikało z ciągłej nie obecności Pana  (…) (sołtys wsi) w miejscu zamieszkania podczas prób doręczenia pisma. (…),

b) podjął Pan decyzję o przyjęciu do realizacji wniosku ponownie złożonego przez sołtysa wsi Płonowo (uchwalonego ponownie przez zebranie wiejskie w dniu 11 listopada 2015 r.), podczas gdy kompetencja do jego rozpatrzenia należała do Rady Gminy, zgodnie z art. 5 ust. 8 i 10 ustawy o funduszu sołeckim.

           W obrębie zagadnienia funduszu sołeckiego stwierdzono ponadto wydanie przez Pana zarządzenia Nr 23/2015 z dnia 10 lipca 2015 r. w sprawie określenia procedur wykorzystywania środków funduszu sołeckiego. W § 8 zarządzenia „nałożył” Pan na sołtysów obowiązek składania rocznych sprawozdań z realizacji poszczególnych zadań wykonywanych w ramach funduszu sołeckiego. Należy wskazać, że ustawa o funduszu sołeckim nie zawiera żadnych przepisów uprawniających zarówno Pana Wójta, jaki i Radę Gminy do ustanawiania obowiązków obciążających sołtysów. Sołtysi nie są pracownikami Urzędu Gminy, zatem nie posiada Pan kompetencji do określania spoczywających na nich obowiązków także w ramach szeroko pojętej kontroli zarządczej. Zwrócenia uwagi wymaga, że wydatki w ramach funduszu sołeckiego realizowane są przez Urząd Gminy lub inną jednostkę budżetową, w której planie zostały ujęte. Podlegają zatem w podstawowym zakresie tym samym regułom co pozostałe wydatki budżetowe – procesy zmierzające do ich uruchomienia realizowane są przez pracowników jednostek realizujących plan finansowy. Ustawa o funduszu sołeckim nie wymienia sołtysów jako realizatorów zadań w ramach funduszu sołeckiego, zatem „zobowiązywanie” ich do składania sprawozdań z realizacji funduszu sołeckiego jest również z tego względu bezprzedmiotowe. Podjęte zarządzenie w zakresie tym wykracza zatem poza kompetencje Pana Wójta. Dodatkowo należy też zwrócić uwagę, że ustawa nie zawiera delegacji upoważniających organ wykonawczy gminy do wprowadzania obowiązujących wzorów dokumentów stosowanych w procedurze określenia przeznaczenia i wykorzystania funduszu sołeckiego. Opracowanie wzorów dokumentów przez Urząd Gminy z pewnością stanowi ułatwienie dla sołectw, jednakże zaznaczyć trzeba, że nie ma podstaw do ich formalnego wprowadzania, a tym bardziej do weryfikowania zgodności formy przedkładanej przez sołectwa dokumentacji z tymi wzorami. Dokumentacja sołectw jest prawidłowa, jeżeli zawiera elementy wymagane ustawą; warunkiem jej prawidłowości jest spełnienie warunków ustawowych, a nie zachowanie formy nadanej zarządzeniem Pana Wójta – str. 149 protokołu kontroli.

W ramach kontroli realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zbadano prawidłowość postępowania w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, regulowanego przepisami ustawy z dnia 10 marca 2006 r. (Dz. U. 2015 r. poz. 1340). Stwierdzono, że w przypadku jednego z wniosków złożonych w okresie od 1 do 31 sierpnia 2016 r. zaliczono do zwrotu fakturę za 50,24 l oleju napędowego nabytego w dniu 29 stycznia 2016 r. za kwotę 211,01 zł, uchybiając treści art. 5 ust. 2 w zw. z art. 6 ust. 3 ustawy, z których wynika, że zwrot podatku przyznaje się na podstawie dołączonych do wniosku faktur VAT albo ich kopii, stanowiących dowód zakupu oleju napędowego w okresie 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku. W efekcie zawyżono należny wnioskodawcy zwrot (jak wynika z ustaleń kontroli o 50,24 zł) – str. 157-158 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu obsadzenia stanowiska Sekretarza Gminy.

2. Zaniechanie zamieszczania w planie kontroli sporządzanym przez Pana Wójta danych o kontrolach prowadzonych przez podmioty zewnętrzne w jednostkach niebędących jednostkami organizacyjnymi gminy.

3. Usunięcie z treści porozumień zawartych z instytucjami kultury w sprawie przystąpienia do wspólnej obsługi zapisów przewidujących powierzenie jednostce obsługującej obowiązków dotyczących opracowania planów finansowych i ich aktualizacji.

4. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) dostosowanie opisu konta 130 zawartego w planie kont Urzędu do faktycznie przyjętej organizacji gospodarki pieniężnej Urzędu,

b) usunięcie z planu kont Urzędu kont 222 i 223, na których – z uwagi na brak rachunku bieżącego Urzędu – nie mogą być dokonywane żadne zapisy wynikające z treści ekonomicznej tych kont;

c) uzupełnienie planu kont Urzędu o konta 030 i 300.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) otwarcie w księgach Urzędu konta 030 i ujęcie na nim kwoty 114.000 zł stanowiącej wartość udziałów wniesionych przez gminę do spółki zapisem Wn 030 – Ma 800,

b) wyksięgowanie z ewidencji Urzędu zapisem Wn 800 – Ma 011 wartości początkowej działki wniesionej aportem do spółki,

c) prowadzenie konta 300 i stosowanie go w przypadku wystąpienia operacji posiadających cechy dostaw niefakturowanych lub odebrania niezafakturowanych nakładów inwestycyjnych,

d) zaprzestanie księgowania zapisami Wn 011 – Ma 800 przyjęcia na stan wybudowanych lub zakupionych środków trwałych,

e) zaprzestanie ujmowania na kontach zespołu 4 kosztów związanych z zakupem lub wytworzeniem środków trwałych, mając na uwadze, że do ewidencji nakładów inwestycyjnych (w tym wydatków podlegających sklasyfikowaniu w paragrafach o symbolach zaczynających się cyfrą 6) oraz ich rozliczenia na efekty inwestycyjne podlegające ujęciu na koncie 011 służy konto 080; dokonanie odpowiednich korekt w odniesieniu do błędnych zapisów w tym zakresie ujętych w księgach rachunkowych 2017 r.,

f) zaprzestanie ujmowania na koncie 011 wartości niekompletnych obiektów, niespełniających ustawowej definicji środka trwałego; przekazanie ujętej na tym koncie części wartości fundamentu świetlicy wiejskiej we wsi Załuskie Koronne do GOUK,

g) księgowanie zmniejszenia wartości początkowej likwidowanych, sprzedawanych i nieodpłatnie przekazywanych środków trwałych umarzanych stopniowo zapisami: Wn 071 – Ma 011 (dotychczasowe umorzenie) i Wn 800 – Ma 011 (wartość nieumorzona),

h) ujmowanie na koncie 011 lub 080 całej wartości faktury za nabycie lub wytworzenie środka trwałego w przypadku odroczonego terminu płatności części zobowiązania wynikającego z tej faktury,

i) księgowanie przyjęcia na stan pozostałych środków trwałych zapisami Wn 013 – Ma 201 lub 130, a ich jednorazowego umorzenia Wn 401 – Ma 072,

j) księgowanie przyjęcia na stan wartości niematerialnych i prawnych zapisami Wn 020 – Ma 201 lub 130, a ich umorzenia zapisami: Wn 401 – Ma 072 (jednorazowo, przy wartości nieprzekraczającej 3.500 zł) i Wn 400 – Ma 071 (stopniowo, przy wartości powyżej 3.500 zł),

k) księgowanie w ewidencji budżetu wpływu dochodów z odsetek bankowych przekazanych z rachunków bieżących jednostek budżetowych zapisem Wn 133 – Ma 222,

l) stosowanie uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących prawidłowości ewidencjonowania, ujmowania w budżecie oraz w sprawozdaniach budżetowych sporządzanych przez GOPS i Urząd Gminy operacji dotyczących zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych,

ł) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130; w tym celu stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt technicznego zapisu ujemnego,

m) księgowanie w ewidencji Urzędu kwot dotacji wypłaconych z budżetu gminy wszystkim podmiotom zapisami Wn 224 – Ma 130, a po uznaniu tych dotacji za wykorzystane i rozliczone przenoszenie ich wartości z konta 224 na konto 810 zapisami Wn 810,

n) zaprzestanie ujmowania na koncie 409 kosztów związanych z: zużyciem materiałów, zakupem usług, nabyciem gotowych środków trwałych i środków trwałych w budowie oraz dotacji udzielonych z budżetu gminy i wpłat na Fundusz Wsparcia Policji,

o) ujmowanie na koncie 402 wszystkich kosztów zakupu usług, w tym usług klasyfikowanych w par. 4330 oraz zaprzestanie ujmowania na tym koncie kosztów niezaliczanych do usług,

p) księgowanie na koncie 810, w korespondencji z kontem 800, równowartości wydatków majątkowych Urzędu poniesionych na finansowanie środków trwałych w budowie, zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

q) księgowanie odpisów aktualizujących należności zapisami: w odniesieniu do należności  głównej Wn 761 – Ma 290, zaś w odniesieniu do należności z tytułu odsetek Wn 751 – Ma 290,

r) zaprzestanie księgowania koncie 761 przychodów z tytułu pokrycia amortyzacji,

s) zaprzestanie ujmowania na koncie 720 przychodów z tytułu sprzedaży majątku trwałego; ujmowanie przychodów z tego tytułu na koncie 760,

t) ujmowanie na koncie 750 przychodów finansowych z tytułu odsetek,

u) zaprzestanie księgowania na koncie 720 podlegającego odliczeniu podatku VAT naliczonego w fakturach dostawców i wykonawców,

v) skorygowanie wartości początkowej środków trwałych zawyżonej poprzez uwzględnienie w niej podatku VAT podlegającego odliczeniu,

w) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w sposób zapewniający ustalenie zwiększeń i zmniejszeń funduszu z poszczególnych tytułów na potrzeby sporządzenia zestawienia zmian w funduszu,

x) uzgodnienie stanu aktywów i pasywów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; w tym celu przeanalizowanie przyczyn istniejącej niezgodności i dokonanie adekwatnych – w zależności od stwierdzonych przyczyn – księgowań korygujących,

y) ewidencjonowanie odprowadzenia na rachunek budżetu pozostałości środków na wyodrębnionych rachunkach dochodów i wydatków nimi finansowanych szkół obsługiwanych przez Urząd za pośrednictwem konta 820; zaniechanie stosowania do tej operacji konta 222,

z) prowadzenie ewidencji szczegółowej do kont zespołu 4 w sposób zapewniający wyodrębnienie kosztów związanych ze zbiorowym dostarczaniem wody i zbiorowym odprowadzaniem ścieków, mając na względzie zapewnienie danych ewidencyjnych umożliwiających prawidłowe opracowanie taryf, jak tego wymaga art. 20 ust. 5 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę...; w tym celu m.in. wprowadzenie przez Pana Wójta odpowiednich postanowień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,

za) ewidencjonowanie zobowiązań z tytułu diet przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Rady oraz diet sołtysów na koncie 240,

zb) dokonywanie przypisu należności z tytułu opłat rocznych za umieszczenie urządzenia w pasie drogowym na początku roku budżetowego, przed terminem płatności opłat,

zc) przeanalizowanie zapisów ujętych w księgach rachunkowych w 2017 r. pod kątem wystąpienia nieprawidłowości ewidencyjnych opisanych w niniejszym wystąpieniu i protokole kontroli oraz dokonanie stosownych korekt błędnych zapisów,

zd) uwzględnienie powyższych zaleceń pokontrolnych przy prowadzeniu ewidencji księgowej obsługiwanych przez Urząd jednostek budżetowych oraz przekazanie stosowanych uwag w tym zakresie kierownikowi GOPS, mając na uwadze, że analiza danych sprawozdawczych innych niż Urząd Gminy jednostek budżetowych gminy Brańsk wskazuje na występowanie analogicznych nieprawidłowości.

6. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu gminy zobowiązań finansowych w podziale na krótkoterminowe i długoterminowe,

b) rzetelne wykonywanie nadzoru nad prawidłowością sprawozdań sporządzanych przez kierownika GOPS; przekazanie kierownikowi GOPS uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu dotyczących:

- obowiązku zawierania w bilansie jednostki danych o kwocie dokonanych odpisów aktualizujących,

- prawidłowego wykazywania w rachunku zysków i strat kosztów finansowych z tytułu odpisów aktualizujących należności odsetkowe,

- zaprzestania wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ danych w kol. 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostki samorządu terytorialnego” oraz wykazywanie w kol. 8 „Dochody przekazane” dochodów przekazanych na rachunek budżetu gminy,

c) prawidłowe wykazywanie kwoty dochodów otrzymanych w sprawozdaniu Rb-27S, stosownie do uwag zamieszczonych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

d) wykazywanie kwoty gotówki i depozytów oraz pozostałych należności w sprawozdaniu Rb-N zgodnie z zasadami sporządzania tego sprawozdania przywołanymi w części opisowej wystąpienia,

e) podpisywanie przez Pana Wójta wszystkich sprawozdań jednostek obsługiwanych,

7. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych, w szczególności poprzez:

a) klasyfikowanie dochodów i wydatków związanych z prowadzoną przez Urząd działalnością w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

b) prawidłowe zaliczanie wydatków do bieżących lub majątkowych, co stanowi m.in. warunek właściwego ustalenia nadwyżki bieżącej budżetu obrazującej zachowanie relacji z art. 242 ustawy o finansach publicznych oraz obliczenia wskaźnika spłaty zadłużenia, o którym mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych; w tym celu przestrzeganie następujących reguł:

- do wydatków majątkowych ponoszonych w par. 6050 lub 6060 powinny być zaliczane wszystkie wydatki na zakup i wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych o wartości przekraczającej 3.500 zł, które podlegają ujęciu na koncie 011 i 020 jako umarzane stopniowo,

- do wydatków majątkowych ponoszonych w par. 6050 powinny być zaliczone wszystkie wydatki na ulepszenie (modernizację, przebudowę) istniejących środków trwałych w rozumieniu m.in. przepisów Prawa budowlanego, ustawy o drogach publicznych i ustawy o rachunkowości, zaś wydatki o cechach remontów środków trwałych w rozumieniu tych przepisów powinny być ujmowane jako wydatki bieżące w par. 4270,

c) zaprzestanie kwalifikowania do par. 4270 wydatków, których przedmiotem jest zakup materiałów, a nie zakup usługi remontowej; kwalifikowanie wydatków na zakup materiałów do par. 4210,

d) zaprzestanie ujmowania w budżecie limitów wydatków w rozdziale 90017, mając  na uwadze, że w gminie Brańsk nie funkcjonuje jednostka organizacyjna o charakterze zakładu gospodarki komunalnej.

8. Urealnienie prognozowanych wydatków na obsługę długu zawartych w WPF na lata 2017-2021, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

9. Sporządzanie wniosków o zatwierdzenie taryf za zbiorowe dostarczanie wody i  zbiorowe odprowadzanie ścieków zgodnie z przepisami ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz rozporządzenia Ministra Budownictwa w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf…

10. Zobowiązanie kierowników instytucji kultury do sporządzania planów finansowych z zachowaniem wymogów określonych w art. 31 ustawy o finansach publicznych.

11. Zapewnienie przestrzegania przez uczestników przetargów na zbycie nieruchomości obowiązujących zasad ustalania wysokości postąpienia.

12. Określanie trybu zbycia nieruchomości w wykazie zgodnie z obowiązującą w tym zakresie uchwałą Rady Gminy.

13. Dokonanie zmiany decyzji nr GGiOŚ.6852.14.2016 poprzez ustalenie właściwej stawki opłaty za zajęcie pasa drogowego za 2016 r. i zwrócenie jej adresatowi kwoty 3,24 zł.

14. Wyeliminowanie rozbieżności między wskazanymi w części opisowej wystąpienia postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy dotyczącymi kategorii zaszeregowania robotnika gospodarczego a obowiązującymi przepisami.

15. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie przeprowadzania i dokumentowania kontroli podatkowych oraz czynności sprawdzających.

16. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia rozbieżności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń również w wymiarze finansowym.

17. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i treści wydawanych decyzji.

18. Weryfikowanie wpłat dokonywanych przez podatników pod kątem prawidłowości naliczenia odsetek za zwłokę w przypadku wnoszenia ich po terminie płatności.

19. Zobowiązanie Skarbnika do prowadzenia księgowej ewidencji podatkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zapewnienia rzetelności jej danych .

20. Wyeliminowanie z regulacji wewnętrznych określających podstawy dokonywania zapisów w ewidencji podatkowej postanowień niezgodnych z prawem.

21. Przestrzeganie obowiązujących zasad prowadzenia działań egzekucyjnych, mając na uwadze w szczególności niedopuszczanie do przedawnienia należności.

22. Sporządzenie korekty sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w 2016 r. i przesłanie jej do RIO w Białymstoku.

23. Rozważenie zmiany treści przepisów wewnętrznych określających stawki zwrotu kosztów podróży służbowych odbywanych samochodem niebędącym własnością pracodawcy, mając na uwadze, że z ustaleń kontroli i wyjaśnień Pana Wójta wynika, iż praktycznie nie wystąpią sytuacje uzasadniające zastosowanie stawki określonej jako podstawowa (0,25 zł lub 0,30 zł za 1 km), a stosowana będzie stawka maksymalna z rozporządzenia, która według obowiązujących obecnie procedur wewnętrznych ma mieć charakter wyjątkowy.

24. Zapewnienie sporządzania informacji o sposobie ustalenia wartości szacunkowej zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, jak tego wymagają regulacje wewnętrzne.

25. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) zapewnienie należytego udokumentowania braku możliwości niezwłocznego doręczenia sołtysowi informacji o odrzuceniu wniosku (tj. w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku);

b) przedkładanie Radzie Gminy wniosku sołectwa złożonego jako ponownie uchwalony w rozumieniu art. 5 ust. 7, 8 i 10 ustawy o funduszu sołeckim, celem rozpatrzenia; zaprzestanie rozpatrywania tego typu wniosku przez Pana Wójta,

c) usunięcie z treści zarządzenia „w sprawie procedur wykorzystywania środków funduszu sołeckiego” zapisów zobowiązujących sołtysów do składnia sprawozdań z realizacji zadań wykonywanych w ramach funduszu sołeckiego.

26. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia należytej staranności przy weryfikowaniu faktur załączonych do wniosków o zwrot podatku akcyzowego za zakup oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Dokonanie zmiany decyzji, w treści której uwzględniono fakturę na kwotę 211,01 zł dotyczącą zakupu oleju w okresie nie uprawniającym do uzyskania zwrotu oraz wyegzekwowanie nienależnie wypłaconej kwoty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku