Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Wysokiem Mazowieckiem

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 grudnia 2017 roku (znak: RIO.IV.6001-6/17), o treści jak niżej:

Pan

Bogdan Zieliński

Starosta Powiatu

Wysokomazowieckiego

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu wysokomazowieckiego za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Wysokiem Mazowieckiem na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym osiąganie przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie składnikami majątku, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi powiatu.

Analiza zakresu czynności Skarbnika Powiatu, nadanego w dniu 16 listopada 2015 r., wykazała, że nie odnosi się on do wszystkich zadań głównego księgowego (skarbnika) przewidzianych postanowieniami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077). W zakresie czynności nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności dotyczących dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 6 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem jej zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), a także innych regulacji wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej, wykazała, że:

a) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 8 protokołu kontroli,

b) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych nie wymieniono dzienników częściowych grupujących zdarzenia dotyczące realizacji dochodów z opłat „geodezyjnych”, dochodów „z rodzin zastępczych” oraz dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych powiatowi ustawami, czym naruszono przepisy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) w zw. z art. 14 ust. 3 ustawy. Dodania wymaga, iż prowadzenie dzienników częściowych wiąże się z obowiązkiem sporządzania zestawień obrotów dzienników częściowych oraz łącznych zestawień obrotów i sald – str. 8 protokołu kontroli,

c) w zakładowym planie kont Starostwa przewidziano konta 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek” i 855 „Fundusz mienia zlikwidowanych jednostek”, pomimo iż ze względu na specyfikę funkcjonowania Starostwa operacje podlegające ujęciu na nich – zgodnie z zasadami ich funkcjonowania – nie wystąpią w kontrolowanej jednostce. W praktyce konta nie były prowadzone – str. 11-12 i 15 protokołu kontroli,

d) postanowieniami zakładowego planu kont wprowadzono konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” przeznaczone do ewidencji kosztów przyszłych okresów, które w kontrolowanej jednostce nie są wyodrębniane – na koniec roku koszty w całości odnoszone są na wynik finansowy; w efekcie konto nie ma zastosowania w praktyce. Podobnie przewidziano konto 140 „Krótkoterminowe aktywa finansowe” które w praktyce także nie znajdowało zastosowania – str. 12-13 protokołu kontroli,

e) w planie kont dla Starostwa przyjęto następujący opis konta 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”: Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Konto 130 może służyć również do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W praktyce całość wydatków Starostwa realizowana jest bezpośrednio z rachunku budżetu; poza tym większa część dochodów realizowanych przez Starostwo także wpływa bezpośrednio na rachunek budżetu. Wyjątek stanowią dochody związane z wydzielonymi do dzienników częściowych operacjami dotyczącymi opłat „geodezyjnych” oraz „rodzin zastępczych”, które wypływają na wyodrębnione w tym celu rachunki bankowe ewidencjonowane na kontach 130-6 i 130-7. Przywołany opis konta 130 nie odzwierciedla zatem w pełni stosowanych faktycznie rozwiązań – str. 12-13 protokołu kontroli,

f) zasady ewidencji materiałów nie zostały należycie opisane. Z jednej strony postanowiono, iż w Starostwie nie prowadzi się magazynu; zakupione materiały przekazuje się di bezpośredniego zużycia. W innym miejscu regulacji wewnętrznych przewidziano zaś, że konto 310 służy do ewidencji własnych zapasów materiałów znajdujących się w magazynach zarówno własnych jak i obcych oraz będących w przerobie własnym i obcym, a także do ujęcia wartości materiałów zaliczonych w koszty w momencie ich zakupu, lecz niezużytych. W szczególności konto to służy do ewidencji stanu paliwa na koniec roku w samochodach służbowych. Na stronie Wn konta 310 księguje się wszelkie przychody materiałów do magazynu, do przerobu oraz pozostałości niezużytych do końca roku materiałów odniesionych uprzednio w całości w koszty bezpośrednio po zakupie (…). Na stronie Ma ewidencjonuje się wszelkie rozchody z magazynu i z przerobu oraz zmniejszenie wartości zapasów z tytułu uszkodzenia. Z ustaleń kontroli wynika, że w praktyce żadne materiały nie były objęte gospodarką magazynową – całość materiałów odpisywano w koszty w momencie zakupu – stąd zacytowany opis konta 310 (drugi z cytowanych fragmentów) nie jest dostosowany do faktycznej praktyki – str. 8 i 13 protokołu kontroli.

W wyniku czynności kontrolnych mających na celu ocenę prawidłowości zapisów księgowych stwierdzono następujące odstępstwa od zasad ewidencji operacji określonych ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…:

a) konto 014 „Zbiory biblioteczne” przewidziane w zakładowym planie kont Starostwa wykazywało na początek i koniec 2016 r. saldo Wn w kwocie 36.581,82 zł, które – jak wyjaśniła Skarbnik do protokołu kontroli – dotyczyło wartości zbiorów bibliotecznych przekazanych w 2010 r. Bibliotece Miejskiej w Wysokiem Mazowieckiem, w związku z zawarciem w dniu 20 lipca 2010 r. porozumienia z miastem Wysokie Mazowieckie w sprawie powierzenia Bibliotece Publicznej w Wysokiem Mazowieckiem zadań powiatowej biblioteki publicznej. W treści porozumienia nie zawarto żadnych postanowień odnoszących się do przekazania zbiorów bibliotecznych będących własnością powiatu, w szczególności zaś określających formę prawną przekazania (na własność czy w użyczenie). Od aktualnego statusu prawnego przekazanych zbiorów zależy zasadność dalszego ewidencjonowania wartości księgozbioru w księgach Starostwa; w przypadku przekazania na własność ich utrzymywanie nie znajduje bowiem uzasadnienia – str. 11 protokołu kontroli,

b) obroty ewidencjonowane na kontach 130-6 „Rachunek bieżący – dochody geodezyjne” i 130-7 „Rachunek bieżący – dochody z tytułu prowadzenia rodzin zastępczych”, utworzonych dla wyodrębnionych rachunków bankowych w wydzielonych rejestrach (dziennikach częściowych) ksiąg Starostwa jako jednostki budżetowej, bezpodstawnie powielano w ewidencji budżetu na subkontach utworzonych do konta 133 „Rachunek budżetu” oznaczonych symbolami 133-6 „Dochody geodezyjne” i 133-7 „Dochody z tytułu prowadzenia rodzin zastępczych” w korespondencji z kontami odpowiednio 240-6 i 240-7 (roczne obroty Wn i Ma wymienionych kont, zdublowane w obu ewidencjach, wyniosły odpowiednio po: 537.278,39 zł i 440.926,93 zł). Na koniec 2016 r. żadne z kont nie wykazywało salda; natomiast na koniec 2015 r. na rachunku opłat „geodezyjnych” występowało saldo w kwocie 1.763,33 zł, którego zdublowanie w ewidencji budżetu (na kontach 133-6 i 240-6) skutkowało zniekształceniem (zawyżeniem) danych prezentowanych w bilansie z wykonania budżetu za 2015 r. w zakresie stanu środków pieniężnych budżetu oraz pozostałych zobowiązań – str. 26-27 protokołu kontroli,

c) ewidencjonowanie dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, które wypływały na wyodrębniony rachunek bankowy, odbywało się za pośrednictwem wydzielonego rejestru (dziennika częściowego) „Rachunek wyodrębnionych wpływów”, w którym w sposób nieprawidłowy zawarto konta stanowiące, zgodnie z przepisami rozporządzenia, konta ksiąg budżetu (133-5 i odpowiadające mu konto 240) oraz konta ksiąg Starostwa jako jednostki budżetowej (m.in. 130, 221, 222, 225, 226, 290, 720, 750, 760, 800, 860). Uniemożliwia to jednoznaczne przypisanie danych rejestru jako prowadzonego w ramach ksiąg budżetu lub ksiąg Starostwa. Dodatkowo, przy pomocy tego rejestru, ujmowano – oprócz dochodów realizowanych przez Starostwo – także dochody z zadań zleconych zrealizowane przez pozostałe jednostki budżetowe powiatu. Według okazanego zestawienia obrotów i sald rejestru za okres 2016 r. obroty Wn i Ma konta 130 wyniosły 524.413,15 zł, podczas gdy konta 133-5 stanowiły kwotę 529.494,05 zł; jak ustalono na różnicę składała się kwota dochodów w wysokości 5.080,90 zł zrealizowana przez inne niż Starostwo jednostki organizacyjne powiatu. Kontrola wykazała, że obroty konta 133 wynoszące 529.494,05 zł zostały w końcu roku włączone w tej wysokości do ksiąg Starostwa (co obrazowało konto 130-5 zawarte w zestawieniu obrotów i sald Starostwa za 2016 r.) i jednocześnie do ksiąg budżetu (za pośrednictwem konta 133-5 zawartego w zestawieniu obrotów i sald budżetu za okres 2016 r.). Obroty i salda wszystkich pozostałych kont rejestru znalazły swoje odzwierciedlenie albo w zestawieniu obrotów i sald budżetu (co dotyczyło konta 240) albo w zestawieniu obrotów i sald Starostwa (wszystkie pozostałe konta rejestru). Przyjęty sposób księgowania dochodów budżetu państwa wymaga zakwestionowania z uwagi na dublowanie obrotów w obu ewidencjach oraz błędne powiązania zapisów dokonywanych w rejestrze jednocześnie z ewidencją budżetu i Starostwa. Wskazania wymaga przede wszystkim brak uzasadnienia dla ujmowania wpływu należności zrealizowanej za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku – i ujętej prawidłowo na koncie 130 (w korespondencji z kontem 221) – dodatkowo na koncie 133 w korespondencji z kontem 240. Niewłaściwym było także ujmowanie operacji przekazania dochodów z wydzielonego rachunku na rachunek budżetu (dochody przekazywano w całości, zarówno w części stanowiącej dochód Starostwa i dochód Skarbu Państwa) przy zastosowaniu zapisów Wn 222-1 (część Starostwa) i 222-2 (część SP) – Ma 130 i równolegle Wn 240 – Ma 133; dodania wymaga, iż w ewidencji budżetu wpływ z wyodrębnionego rachunku na rachunek budżetu księgowano Wn 133 – Ma 224, przekazanie dochodów do PUW ujmowano zapisem Wn 224 – Ma 133, zaś zarachowanie dochodów na dochody budżetu powiatu ujmowano Wn 224 – Ma 901. Również stosowanych w rejestrze zapisów odnoszących się do dochodów z zadań zleconych zrealizowanych przez inne jednostki organizacyjne powiatu nie można uznać za prawidłowe: wpływ na wyodrębniony rachunek – Wn 133 – Ma 240, rozksięgowanie wpływu Wn 240 – Ma 225 (część Starostwa) i Ma 222 (część SP), przelew na rachunek budżetu – Wn 222 i 225 – Ma 133.

           Prawidłowo wpływy stanowiące dochody z zadań zleconych należy ujmować w następujący sposób: w ewidencji Starostwa (w przypadku posiadania odrębnego rachunku bankowego dla realizacji tych dochodów, jak to miejsce w kontrolowanej jednostce): przypis należności Wn 221 – Ma 720 (cała kwota), wpłata dłużnika na rachunek bankowy dochodów z zadań zleconych Wn 130 – Ma 221 (cała kwota), zmniejszenie przychodów i ustalenie kwoty dochodów podlegających przekazaniu na rachunek budżetu powiatu, jako część należna budżetowi państwa Wn 720 – Ma 225 (część stanowiąca dochód Skarbu Państwa), przekazanie środków na rachunek budżetu – Wn 222 – Ma 130 (dochód powiatu) i Wn 225 – Ma 130 (dochód Skarbu Państwa) oraz w ewidencji budżetu: wpływ na rachunek budżetu środków przekazanych przez Starostwo – Wn 133 – Ma 222 (dochód powiatu) i Wn 133 – Ma 224 (dochód Skarbu Państwa), przelew dochodów budżetu państwa na rachunek PUW – Wn 224 – Ma 133 – str. 26-30 protokołu kontroli,

d) ewidencją na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” objęto składniki majątkowe, których wartość nie przekraczała kwoty 200 zł (np. telefony o wartości 99 zł i 199 zł, trzy czajniki po 109,99 zł, kalkulator o wartość 36,90 zł czy wentylator o wartości 80 zł), czym naruszono postanowienia przepisów wewnętrznych – str. 8 i 102 protokołu kontroli,

e) wartość zapasu paliwa w kwocie 711,25 zł, ustalonego na koniec 2015 r. według spisu z natury, utrzymywana była bezpodstawnie w ewidencji przez cały 2016 r. w postaci salda Wn na koncie 310. Prawidłowo wartość tę należało na początku roku wyksięgować zapisem Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 310. W związku z tym uchybieniem na koniec 2016 r. sprzecznie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy oraz opisem zasad funkcjonowania kont zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia zaksięgowano wartość paliwa wydanego do zużycia lecz niezużytego do końca 2016 r. Jego wartość ustalona w drodze spisu z natury na koniec 2016 r. wynosiła 984,84 zł, natomiast dokonano błędnego zapisu ujemnego Wn 401 – Ma 310 na sumę 237,59 zł, stanowiącą różnicę między wartością stanu na koniec 2016 r., a wartością stanu na koniec 2015 r. wyrażoną saldem bezpodstawnie utrzymywanym na koncie 310; właściwy zapis to Wn 310 – Ma 401 na kwotę odpowiadającą wartości stanu ustalonego podczas inwentaryzacji. Dokonanie omawianego zapisu jako zapisu ujemnego pozostaje ponadto w sprzeczności z zasadami funkcjonowania kont 310 i 401. Do ewidencjonowana zmniejszeń poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i energii służy bowiem strona Ma tego konta – str. 9-10 i 99-100 protokołu kontroli,

f) nie dokonywano na bieżąco na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” przypisu należności z opłat za usuwanie i przechowywanie pojazdów – zarówno w ewidencji syntetycznej, jak i analitycznej. Rozrachunki z właścicielami pojazdów były ujmowane za pośrednictwem konta 221 jedynie w zakresie kwot uiszczonych w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 221 określonymi załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, ujmuje się na nim należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności – str. 43-44 protokołu kontroli,

g) na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) oraz koncie 240-4 „Pozostałe rozrachunki” bezpodstawnie przetrzymywano środki wysokości 2.500 zł z tytułu wadium wpłaconego w 2015 r. w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Dostawę wyposażenia dla ośrodka rehabilitacyjnego w Krzyżewie”. Z ustaleń kontroli wynika, że wadium zostało zatrzymane przez zamawiającego na podstawie art. 46 ust. 4a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 poz. 1579, ze zm.), a zatem podlegało zarachowaniu na dochody powiatu. Przekazania środków na dochody budżetu dokonano w trakcie kontroli – str. 45-46 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ Starostwa za 2016 r. – część B danych uzupełniających „należności z tytułu dochodów związanych z realizacja zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych j.s.t. ustawami w części należnej j.s.t na mocy odrębnych ustaw” – wykazano w rozdz. 70005 w kolumnie „należności” 130.861,43 zł i w kolumnie „zaległości” 14.512,72 zł. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Starostwa za 2016 r. w rozdz. 70005, par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” w kol. 5 „należności (salda początkowe plus przypisy minus odpisy)” wykazano kwotę 116.296,07 zł (równą dochodom wykonanym), zaś w kol. 9 i 10 „należności pozostałe do zapłaty ogółem, w tym zaległości” nie wykazano żadnych kwot. Wynika stąd, że w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Starostwo za 2016 r. wykazano w kol. 5 oraz kol. 9 i 10 dane inne niż w części B jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ Starostwa za 2016 r. (różniące się odpowiednio o 14.565,36 zł i 14.512,72 zł). Zgodnie zaś z § 6 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej należności, zaległości i nadpłaty wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w części B danych uzupełniających powinny być w takiej samej wysokości wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S – str. 20-21 protokołu kontroli,

b) niezgodnie z instrukcją zamieszczoną w załączniku nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej sporządzono na koniec 2016 r. sprawozdanie Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego. Instrukcja w § 22 nakazuje, aby w sprawozdaniu tym wykazywać stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku. Według ewidencji stan środków pieniężnych (saldo konta 133 potwierdzone przez bank) wynosił 6.116.935,16 zł, a w sprawozdaniu wykazano kwotę 7.728.352,45 zł. Różnica w wysokości 1.616.417,29 zł dotyczyła środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach jednostek organizacyjnych powiatu składających się na saldo Wn konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu (1.583.636,33 zł) oraz środków pozostających na koniec roku na wyodrębnionych rachunkach jednostek oświatowych (27.780,96 zł) – str. 21 protokołu kontroli,

c) we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N sporządzonym przez Pana Starostę według stanu na koniec IV kwartału 2016 r. w wierszu N.3 „Gotówka i depozyty” wykazano kwotę 4.333.355,31 zł. Na podstawie zestawienia obrotów i sald za 2016 r. załączonego do protokołu kontroli ustalono, iż należało wykazać w tej pozycji kwotę 6.154.835,73 zł (środki budżetu 6.116.935,16 zł, minus niewykorzystana dotacja zwrócona w styczniu 2017 r. – 1.941,24 zł, minus inne zobowiązania składające się na saldo Ma konta 224 (np. tzw. CEPIK, FZGiK) – 1.865,96 zł, plus należności z tytułu udziałów w podatkach dochodowych (saldo Wn konta 224) – 239.703,44 zł, plus środki znajdujące się na koniec roku na rachunkach jednostek budżetowych powiatu (saldo Wn konta 223) – 1.583.636,33 zł, minus rata części oświatowej subwencji na 2017 r. otrzymana w 2016 r. – 1.781.632 zł). Zasady wykazywania danych w tej pozycji sprawozdania określają przepisy § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów w zakresie operacji finansowych. Różnica wyniosła 1.821.480,42 zł – str. 21-22 i 36-37 protokołu kontroli.

Analiza ujętych w księgach Starostwa należności z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa wykazała istnienie należności, które w związku z utratą bytu prawnego dłużnika nie podlegają dalszej egzekucji. Szczegółowej analizie poddano należności od 2 osób prawnych (Biomaz z Czyżewa i Centrali Nasiennej z Łomży) na łączną kwotę 34.247,07 zł. W odniesieniu do tych dłużników wyczerpano wszystkie możliwości odzyskania zaległych kwot. Dłużnicy zostali wykreśleni z rejestru. Wobec powyższego niezbędne jest podjęcie działań w celu umorzenia zaległości. Z art. 56 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych wynika, iż należności mogą być z urzędu umarzane w całości m.in. wtedy, gdy osoba prawna została wykreślona z właściwego rejestru osób prawnych przy jednoczesnym braku majątku, z którego można egzekwować należność, a odpowiedzialność z tytułu należności nie przechodzi z mocy prawa na osoby trzecie. Zgodnie z art. 58 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 59 ust. 4 in fine tej ustawy Zarządowi Powiatu przysługuje kompetencja umorzenia należności głównych z tytułu realizacji zadań zleconych o wartości nieprzekraczającej 40.000 zł – str. 38-40 protokołu kontroli.

Kontrola czynności podejmowanych wobec innych wieczystych użytkowników zalegających z opłatami rocznymi, wykazała, że w stosunku do Radmar sp. z o.o. z Lublina zalegającej z opłatą w łącznej wysokości 3.571,76 zł podjęto czynności przed sądem celem uzyskania nakazu zapłaty, przy czym ostatnie czynności egzekucyjne w przedmiocie ściągnięcia od dłużnika należności miały miejsce 20 września 2010 r. i zakończyły się umorzeniem postępowania z uwagi na bezskuteczność egzekucji. Wskazać należy, że zgodnie z art. 123 § 1 zd. 1 Kodeksu cywilnego bieg przedawnienia przerywa m.in. złożenie wniosku o wszczęcie egzekucji u komornika. Po każdym przerwaniu termin przedawnienia biegnie on na nowo (art. 124 § 1 k.c.). Dalszy brak działań egzekucyjnych spowoduje, że należność ta ulegnie przedawnieniu w październiku 2020 r. Należy wskazać, że zgodnie z art. 50 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1868) zarząd i ochrona mienia powiatu powinny być wykonywane ze szczególną starannością. Z kolei art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Powołania wymaga także art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.), który do zadań starostów powiatów wykonujących zadania z zakresu gospodarowania zasobem nieruchomości Skarbu Państwa zalicza prowadzenie windykacji należności – str. 41 protokołu kontroli.

Z analizy sprawozdań Rb-34S za okres 2016 r., sporządzonych przez Zespół Szkół Ogólnokształcących i Policealnych w Wysokiem Mazowieckiem oraz Zespół Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Ciechanowcu wynika, iż do źródeł przychodów wyodrębnionych rachunków dochodów i wydatków nimi finansowanych należy m.in. odpłatność za wyżywienie. Jak ustalono, stawki opłat za żywienie uczniów ustalone zostały zarządzeniami dyrektorów obu szkół z dnia 31 sierpnia 2016 r. Zgodnie z przepisami art. 14 ust. 6 w zw. z art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943, ze zm.), w brzmieniu obowiązującym do 1 września 2017 r., warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za korzystanie w wyżywienia ustalał dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Zadania i kompetencje organu prowadzącego określone w art. 67a ust. 3 wykonuje Pan Starosta (art. 5c pkt 3 ustawy). Nie okazano pisemnego udokumentowania porozumienia z Panem Starostą w sprawie warunków korzystana ze stołówek szkolnych oraz wprowadzonych opłat. Począwszy od dnia 1 września 2017 r. omawianą kwestię analogicznie regulują przepisy art. 106 ust. 3 w zw. z art. 29 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59, ze zm.) – str. 53-54 protokołu kontroli.

Powiat osiągał dochody z opłat za trwały zarząd ustanowiony na rzecz Zarządu Dróg Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem czterema decyzjami ustalonych w wysokości 1% ceny nieruchomości, tj. łącznie 5.052,73 zł. Ustalenie opłat rocznych według stawki wynoszącej 1% sprzeciwia się postanowieniom art. 83 ust. 2 pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którymi wysokość stawek procentowych za nieruchomości oddane na cele mieszkaniowe, na realizację urządzeń infrastruktury technicznej i innych celów publicznych, działalność charytatywną, opiekuńczą, kulturalną, leczniczą, oświatową, wychowawczą, sportową lub turystyczną, a także na potrzeby siedziby organów władzy i administracji publicznej niewymienionych w art. 60 ust. 1, wynosi 0,3%. Przy zastosowaniu stawki 0,3% suma rocznych opłat były niższa o 3.536,91 zł - str. 57 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji dochodów budżetowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), co polegało na tym, że:

a) dochody z tytułu odszkodowań za przejęte z mocy prawa grunty w łącznej wysokości 56.032,85 zł błędnie ujęto do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” (32.775,75 zł) oraz do par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (23.256,10 zł), podczas gdy prawidłowo podlegały one ujęciu do par. 0800 „Wpływy z tytułu odszkodowania za przejęte nieruchomości pod inwestycje celu publicznego”. Nadto należy wskazać, że zgodnie z instrukcją zawartą na wstępie załącznika nr 3 do rozporządzenia dochody w par. 0800 stanowią dochody majątkowe, podczas gdy dochody w par. 0970 są dochodami bieżącymi. Błędna klasyfikacja zaniżyła zatem kwotę dochodów majątkowych. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość dochodów majątkowych i bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia powiatu oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych) – str. 60 i 78-79 protokołu kontroli,

b) odsetki od nieterminowo wniesionych opłat rocznych za użytkowanie wieczyste w wysokości 1.302,10 zł niewłaściwie ujęto do par. 0910 „Wpływy z odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat”, zamiast do par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” – str. 78 protokołu kontroli.

W ramach wydatków sklasyfikowanych w r. 75075 „Promocja jednostek samorządu terytorialnego”, par. 4300 „Zakup usług pozostałych” w dniu 8 lipca 2016 r. dokonano przelewu w kwocie 2.500 zł na rzecz PHU EMAR z Myszyńca za usługę przewozu osób w oparciu o fakturę pochodzącą z dnia 24 czerwca 2016 r., zaś w dniu 15 lipca 2016 r. opłacono fakturę wystawioną 10 lipca 2016 r. przez firmę Usługi Transportowe G. Gardyszewski z Wysokiego Mazowieckiego na kwotę 1.000 zł za wynajem autokaru. Obie faktury zostały zatwierdzone do wypłaty przez Pana Starostę oraz Skarbnika Powiatu. Z opisów faktur zawartych na ich odwrocie wynika, iż pierwszy wydatek dotyczył kosztów organizacyjnych związanych z VI Konwencją Stanową Zakonu Rycerzy Kolumba Jurysdykcji Polskiej, która odbyła się w dniach 22-23 kwietnia 2016 r. w Łomży, drugi zaś dofinansowania organizacji Pielgrzymki Seniorów na Jasną Górę w dniach 9-10 lipca 2016 r.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych wydatki budżetu jednostki samorządu terytorialnego są przeznaczone na realizację zadań określonych  odrębnych przepisach. Dodatkowo przepisy art. 44 ust. 2 tej ustawy wskazują na obowiązek dokonywania wydatków przez jednostki sektora finansów publicznych zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Tymczasem z opisów zawartych na obu fakturach nie wynika, w jaki sposób wydatkowane środki miały związek z realizacją zadań z zakresu promocji powiatu (brak jakichkolwiek wskazań, iż finansowanym zadaniem uzasadniającym poniesienie wydatków była promocja powiatu); świadczy o tym jedynie zastosowana klasyfikacja budżetowa. W przedmiocie wydatku poniesionego na wynajem autokaru na Pielgrzymkę na Jasną Górę w trakcie kontroli okazano wniosek Koła Przyjaciół Radia Maryja przy Parafii Św. Jana Chrzciciela w Wysokiem Mazowieckiem o dofinansowanie pielgrzymki w wysokości 1.000 zł, który uzyskał akceptację Pana Starosty. We wniosku wskazano, iż przewidywana liczka uczestników pielgrzymki (seniorów) będzie wynosić 50 osób, zaś celem pielgrzymki jest propagowanie postaw patriotycznych i chrześcijańskich. Na uwagę zasługuje, iż cel wskazany przez wnioskodawców także nie odnosił się do zadań w zakresie promocji powiatu, do których zakwalifikowano wydatek; dodatkowo nie wykazywał on związku realizacją innych zadań publicznych przypisanymi powiatowi na podstawie art. 4 ustawy o samorządzie powiatowym.

W odniesieniu do drugiego z omawianych wydatków nie okazano żadnej dokumentacji wiążącej konieczność jego poniesienia z realizacją zadań w zakresie promocji czy też jakichkolwiek innych zadań publicznych należących do właściwości powiatu. Nie okazano także dokumentacji, która pozwoliłaby na ustalenie chociażby osób objętych usługą sfinansowaną z budżetu powiatu. Dodatkowo należy zauważyć, iż przewóz osób dokumentowała faktura z dnia 24 czerwca 2016 r, podczas gdy według opisu zawartego na jej odwrocie konwencja odbyła się dwa miesiące wcześnie, tj. w dniach 22-23 kwietnia 2016 r.

W złożonym wyjaśnieniu wskazuje Pan, że dofinansowanie Pielgrzymki Seniorów na Jasną Górę oraz VI Konwencji Stanowej Zakonu Rycerzy Kolumba Jurysdykcji Polskiej miało na celu realizację zadań publicznych oraz służyło promocji Powiatu Wysokomazowieckiego. Przedmiotowe wydatki wiązały się z realizacją zadań publicznych nałożonych na powiat ustawą o samorządzie powiatowym, a w szczególności z promocją powiatu, szeroko pojętą działalnością kulturalną oraz kulturą fizyczną i turystyką. Była to oferta skierowana do jak najszerszego kręgu odbiorców i każdy zainteresowany mógł wziąć w niej udział. Inicjatywy takie jak Pielgrzymka Seniorów przeciwdziałają wykluczeniu osób starszych z aktywnego życia i czynią osoby te ważnym elementem lokalnej społeczności. Ponadto nadmieniam, iż uczestnicy pielgrzymki ubrani byli w koszulki z logo powiatu oraz posiadali materiały informacyjne (foldery i ulotki) dotyczące powiatu, które były udostępniane na trasie pielgrzymki. Materiały o podobnej treści znalazły się również na ww. Konwencji, dzięki czemu Powiat miał możliwość zaprezentowania się jako miejsce przyjazne mieszkańcom, realizujące ich potrzeby oraz zapewniające wszystkim czynny udział w życiu społecznym i religijnym.

Reasumując należy wskazać, że zadania o charakterze ponadgminnym z zakresu promocji, kultury oraz kultury fizycznej i turystyki mieszczą się w sferze zadań własnych powiatu, zaś ich realizacja może następować w formie bezpośrednich wydatków z budżetu lub też poprzez powierzenie ich realizacji podmiotom niedziałającym w celu uzyskania zysku i przekazanie dotacji celowej. Do zadań Pana Starosty, jako kierownika jednostki, należy jednak zapewnienie należytego udokumentowania związku ponoszonych wydatków z zadaniami publicznymi na etapie poprzedzającym ich poniesienie, co w stwierdzonym stanie faktycznym nie miało miejsca. Uzasadnienie związku poniesionych wydatków z zadaniami powiatu zawarł Pan dopiero w złożonych podczas kontroli wyjaśnieniach – str. 94 protokołu kontroli.

W ramach kontroli zagadnienia gospodarowania samochodami służbowymi ustalono, że na stanie powiatu znajdują się cztery samochody osobowe: Toyota Corolla, Toyota Rav4, Toyota Avensis (w dyspozycji Pana Starosty) i Dacia. Zagadnienie gospodarowania samochodami reguluje zarządzenie Nr 11/12 Starosty Wysokomazowieckiego z dnia 27 lipca 2012 r. w sprawie zatwierdzenia i wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych i zakładowego planu kont, według którego m.in.: Całość paliwa winna być zaewidencjonowana do kart drogowych. Ewidencja wydawanych kart drogowych i ich rozliczenie prowadzona jest w Wydziale Organizacyjnym. Karta drogowa jest drukiem ścisłego zarachowania. Na podstawie kart drogowych dziennych sporządzane są karty drogowe miesięczne i rozlicza się zużycie paliwa zgodnie z ustaloną normą. W uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika może być przyznany miesięczny limit kilometrów do wykorzystania. Wniosek taki zatwierdza Starosta. W przypadku przyznania miesięcznego limitu kilometrów Staroście wniosek zatwierdza Sekretarz. Koszty eksploatacji samochodu w przypadku limitów miesięcznych rozliczane są na podstawie kart drogowych miesięcznych. Jak ustalono, wniosek Pana Starosty o ustalenie miesięcznego limitu kilometrów do wykorzystania w 2016 r. na jazdy samochodem służbowym marki Toyota Avensis w wysokości 4.000 km podpisał Sekretarz Powiatu.

W przypadku samochodu będącego w dyspozycji Pana Starosty, wbrew regulacjom wewnętrznym, okazano jedynie miesięczne karty drogowe, których prowadzenie polegało na dokonaniu jednego zapisu obrazującego przebieg kilometrów w ciągu miesiąca, zakup i zużycie paliwa zbiorczo w miesiącu oraz stan na koniec miesiąca (dla pozostałych samochodów karty drogowe prowadzone są codziennie, zaś na ich podstawie sporządzane są karty miesięczne). Z zapisów tych kart wynika, że liczba kilometrów przejechanych w 2016 r. samochodem Toyota Avensis wynosiła 29.084 km, zaś zużycie paliwa wyniosło 2.451 l. Karty tego samochodu nie zawierają żadnych danych o miejscach i celach wyjazdów. Brak możliwości ustalenia sposobu wykorzystywania samochodu służbowego pogłębia fakt niewystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla podróży odbywanych tym pojazdem przez Pana Starostę. Podobne ustalenia w tym zakresie wykazała kontrola danych kart drogowych z 2016 r. w odniesieniu do pozostałych samochodów – odbywano jazdy poza teren powiatu bez wystawienia polecenia wyjazdu służbowego, m.in. do Białegostoku. Nie zostało zatem udokumentowane określenie przez pracodawcę miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz środka lokomocji, wbrew przepisom § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), a także służbowego celu wyjazdu. Zgodnie z przywołanymi przepisami termin, miejsce rozpoczęcia i zakończenia oraz środek transportu do dobycia podróży służbowej określa pracodawca.

W złożonym wyjaśnieniu przyjmuje Pan stanowisko, iż wyjazdy służbowe pracowników Starostwa odbywają się co do zasady na podstawie pisemnej dyspozycji wyjazdu służbowego (tzw. delegacji). Od tej zasady odstępuje się w przypadku wyjazdów służbowych na terenie powiatu. Wyjazdy poza teren powiatu bez pisemnej dyspozycji są sporadyczne i wynikają z nagłych i bieżących potrzeb jednostki. Obowiązek wystawiania poleceń wyjazdu służbowego w przypadku Starosty, który korzysta z samochodu służbowego z ustalonym miesięcznym limitem kilometrów, i który nie pobiera z tytułu wyjazdów służbowych żadnych należności, nie znajduje umocowania w ogólnie obowiązujących przepisach prawnych. § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej dotyczy sytuacji, w których pracownik odbywa podróż służbową, za którą pobiera przysługujące mu należności, np. zwrot kosztów podróży. W przypadku Starostwa Powiatowego ww. rozporządzenie nie ma zastosowania, gdyż Starosta nie pobierał żadnych należności z tytułu wyjazdów służbowych.

Odnosząc się do tez zaprezentowanych przez Pana Starostę pragnę po pierwsze zwrócić uwagę, iż w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, ze zm.) podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Podróżą służbową pracownika Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem jest więc każdy wyjazd w celach służbowych poza miasto Wysokie Mazowieckie. Ponadto według przepisów rozporządzenia podróż służbowa nie musi w każdym przypadku oznaczać konieczności wypłaty należności na rzecz osoby odbywającej tę podróż. Nie oznacza to jednak, że odbywana podróż przestaje przez to być podróżą służbową, a w efekcie, że możliwe jest pominięcie wymogów w zakresie formalnego delegowania pracownika przez osobę upoważnioną do zlecenia podróży. Formalne delegowanie w podróż służbową nie jest warunkiem niezbędnym tylko dla wypłaty należności pracownikowi, jak to wynika z prezentowanej przez Pana interpretacji. Jest to warunek niezbędny również do tego, aby uznać wydatki publiczne, np. na zakup zużywanego paliwa, za poniesione zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o finansach publicznych. Między innymi art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych stanowi o tym, że wydatki budżetu jednostki samorządu terytorialnego są przeznaczone na realizację zadań określonych w przepisach prawa. Przyjęty w Starostwie sposób dokumentowania używania samochodu służbowego przez Pana Starostę do odbywania podróży służbowych niweczy możliwość zweryfikowania zgodności z prawem wydatków na zakup paliwa i sposobu wykorzystywania samochodu, jako mienia powiatu. System ustalanego wnioskami limitu dla pojazdu służbowego nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa. Nie można też uznać go za własną procedurę kontroli zarządczej w jednostce służącą zapewnieniu osiągnięcia celów wskazanych w art. 68 ustawy o finansach publicznych, ponieważ w praktyce odbiera wiedzę o rzeczywistym przebiegu procesów składających się na gospodarkę finansową, a zatem przeczy celom kontroli zarządczej – str. 9-10 i 101-103 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z zawieraniem przez powiat porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego wykazała, że w dniu 20 lipca 2010 r. Zarząd Powiatu zawarł z miastem Wysokie Mazowieckie porozumienie w sprawie powierzenia miastu wykonywania zadania prowadzenia powiatowej biblioteki publicznej; umowę zawarto na czas nieokreślony. Jak ustalono, umowa nie zawiera postanowień odnośnie terminu wykorzystania dotacji celowej oraz terminu rozliczenia udzielonej dotacji, a także terminu zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej, co stanowi naruszenie art. 250 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych.

Analogicznych elementów wymaganych przywołanymi przepisami art. 250 ustawy nie określały także umowy o udzielenie pomocy finansowej w formie dotacji celowej zawarte w dniu 27 października 2015 r. z gminą Czyżew oraz w dniu 28 października 2015 r. z gminą Kobylin Borzymy, w oparciu o które wydatkowano środki w wysokości odpowiednio 800.200 zł i 280.000 zł. Stosownie do przywołanych przepisów, jednostka samorządu terytorialnego udzielając dotacji celowej, w tym jednostce sektora finansów publicznych, w przypadku gdy odrębne przepisy lub umowa międzynarodowa nie określają trybu i zasad udzielania dotacji, zawiera umowę, w której zawiera m.in. wymienione elementy. Dodania wymaga, że udzielenie dotacji było poprzedzone podjęciem przez Radę Powiatu Wysokomazowieckiego stosownych uchwały w sprawie udzielenia pomocy finansowej. Przywołano w nich jednakże, jako podstawę prawną podjęcia, jedynie art. 220 ustawy o finansach publicznych, podczas gdy prawidłowo w podstawie prawnej należało przywołać przede wszystkim art. 216 ust. 2 pkt 5 tej ustawy – str. 4-5 i 81-83 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu należy do zadań Zarządu Powiatu, którego jest Pan Przewodniczącym, stosownie do art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Powiatu, zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz postanowieniami zakresu czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie zakresu czynności Skarbnika Powiatu o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia.

2. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

b) uzupełnienie wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach o postanowienia odnoszące się do prowadzonych dzienników częściowych,

c) usunięcie z zakładowego planu kont niestosowanych w praktyce kont: 015, 140, 640 i 855,

d) dostosowanie opisu konta 130 do rozwiązań stosowanych w praktyce,

e) wyeliminowanie wynikających z przepisów wewnętrznych sprzeczności dotyczących metod prowadzenia ewidencji dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów); pozostawienie w tym zakresie wyłącznie postanowień adekwatnych do potrzeb jednostki,

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ustalenie statusu prawnego zbiorów bibliotecznych przekazanych w 2010 r. Bibliotece Publicznej w Wysokiem Mazowieckiem. W przypadku stwierdzenia, iż została przeniesiona ich własność – wyksięgowanie wartości księgozbioru z ewidencji Starostwa,

b) zaniechanie dublowania w ewidencji budżetu zapisów dotyczących kont 130-6 i 130-7, dla których prowadzone są odrębne rachunki bankowe,

c) zaprzestanie prowadzenia rejestru księgowego dla zdarzeń związanych z realizacją dochodów z zadań zleconych, który zawiera jednocześnie konta budżetu i konta Starostwa jako jednostki budżetowej; w przypadku dalszego prowadzenia wyodrębnionego rejestru prowadzenie go wyłącznie w ramach kont i ksiąg Starostwa, mając na uwadze, że rachunek służący gromadzeniu dochodów z zadań zleconych powinien być ewidencjonowany na koncie 130,

d) ewidencjonowanie operacji dotyczących realizacji i rozliczenia dochodów z zadań zleconych w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

e) ujmowanie na koncie 013 pozostałych środków trwałych o wartości ustalonej przepisami wewnętrznymi oraz wyksięgowanie z konta 013 aktywów trwałych o wartości nieprzekraczającej 200 zł,

f) wyksięgowywanie na początku roku wartości ustalonego w drodze inwentaryzacji stanu materiałów niezużytych na koniec poprzedniego roku, które były odpisywane w koszty w momencie zakupu, zapisem Wn 401 – Ma 310 oraz księgowanie wartości zapasu materiałów ustalonego na koniec roku zapisem Wn 310 – Ma 401,

g) bieżące dokonywanie na koncie 221 przypisu należnych opłat za usuwanie i przechowywanie pojazdów.

4. Dokonywanie systematycznej analizy zasadności przetrzymywania na rachunku depozytowym środków wniesionych przez wykonawców tytułem wadium.

5. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) zachowywanie zgodności między danymi w zakresie należności i zaległości wykazywanymi w części B sprawozdania Rb-27ZZ i w sprawozdaniu Rb-27S,

b) wykazywanie danych w sprawozdaniu Rb-ST zgodnie z instrukcją sporządzania tego sprawozdania oraz jego wzorem,

c) wykazywanie danych w pozycji „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych...

6. Umorzenie widniejących w księgach należności z użytkowania wieczystego gruntów Skarbu Państwa od podmiotów wykreślonych z rejestru, mając na uwadze przepisy ustawy o finansach publicznych przywołane w części opisowej wystąpienia.

7. Niezwłoczne wszczęcie postępowania egzekucyjnego w stosunku do Radmar spółka z o.o. z Lublina, której zaległość została objęta nakazem zapłaty, mając na uwadze brak działań egzekucyjnych od 2010 r. powodujący ryzyko dopuszczenia do przedawnienia się roszczenia.

8. Zwrócenie uwagi dyrektorom szkół na obowiązek określania warunków korzystania ze stołówek szkolnych, w tym wysokości opłat za posiłki, w porozumieniu ze Starostą.

9. Dokonanie stosowych zmian decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz Powiatowego Zarządu Dróg w Wysokiem Mazowieckiem w zakresie stawki opłat z tytułu trwałego zarządu.

10. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów budżetu, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia. W szczególności właściwe kwalifikowanie dochodów jako majątkowych lub bieżących, mając na uwadze zapewnienie rzetelnych danych do obliczenia relacji z art. 242 ustawy o finansach publicznych oraz wskaźnika z art. 243 tej ustawy.

11. Dokonywanie wydatków na podstawie dokumentacji zapewniającej możliwość ustalenia związku finansowanych celów z realizacją zadań powiatu.

12. Zapewnienie, aby podróże służbowe Pana Starosty i pozostałych pracowników Starostwa Powiatowego odbywane były na podstawie pisemnych poleceń wyjazdu służbowego, określających m.in. miejsce i czas podróży oraz wystawionych przez upoważnione osoby, jak tego wymagają przepisy wskazane w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze w szczególności, że wystawienie polecenia wyjazdu służbowego nie jest związane tylko z koniecznością wypłacania delegowanemu należności z tytułu podróży, lecz stanowi podstawowe uzasadnienie dla ponoszonych z budżetu gminy wydatków na odbywane podróże, w tym wydatków na zakup paliwa do pojazdów służbowych.

13. Prowadzenie kart drogowych samochodu służbowego Pana Starosty w sposób umożliwiający ustalenie sposobu wykorzystywania pojazdu. Rozważenie rezygnacji z ustalania miesięcznego limitów przebiegu samochodu służbowego wykorzystywanego do jazd odbywanych przez Pana Starostę, mając na uwadze, że wobec braku danych o miejscach, celach i datach wyjazdów procedura taka nie daje żadnego zapewnienia o prawidłowości gospodarowania majątkiem gminy (pojazdem i nabywanym paliwem).

14. Zawarcie w treści porozumienia z miastem Wysokie Mazowieckie, dotyczącego powierzenia funkcji powiatowej biblioteki publicznej, wszystkich postanowień wymaganych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych. Zawieranie wszystkich postanowień wymaganych tym przepisem również w umowach o udzielenie pomocy finansowej.

15. Wskazywanie w przedkładanych Radzie Powiatu projektach uchwał w sprawie udzielenia pomocy innym jednostkom samorządu terytorialnego na art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, jako stanowiący podstawę prawną ich podjęcia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku