Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Zbójna

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 czerwca 2017 roku (znak: RIO.IV.6001-2/17), o treści jak niżej:

Pan

Zenon Białobrzeski

Wójt Gminy Zbójna

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Zbójna za 2016 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Zbójna na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych ustalono, że obsługę finansowo-księgową szkół gminy Zbójna w 2017 r. prowadzi Urząd Gminy, podobnie jak w latach poprzednich.  Do końca 2016 r. nie została jednak podjęta przez Radę Gminy Zbójna uchwała na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.), która jest niezbędna dla prowadzenia po 1 stycznia 2017 r. wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół. Stosownie bowiem do art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustawy (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045, ze zm.) wspólna obsługa administracyjna, finansowa i organizacyjna szkół zorganizowana na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943, ze zm.) mogła być prowadzona na dotychczasowych zasadach nie dłużej niż przez 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej, tj. nie dłużej niż do 31 grudnia 2016 r. W czasie kontroli, w dniu 17 maja 2017 r., Rada Gminy Zbójna podjęła stosowną uchwałę stanowiącą podstawę wykonywania przez Urząd Gminy obsługi szkół – str. 3 protokołu kontroli.

Analizując regulamin organizacyjny Urzędu Gminy ustalono, że według § 6 ust. 4 pkt 11 do zadań Wójta należy „występowanie do Rady z wnioskiem w sprawie wyboru i odwołania Sekretarza i Skarbnika”. Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 2 i 3 obowiązującej od 1 stycznia 2009 r. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) sekretarz gminy zatrudniany jest na podstawie umowy o pracę, a nie na podstawie powołania przez organ stanowiący – str. 5 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów budżetowych z tytułu sprzedaży nieruchomości ustalono, że w procedurze przetargowej na zbycie nieruchomości w miejscowości Dobry Las naruszono art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.) poprzez nie zachowanie terminu, jaki powinien upłynąć między opublikowaniem wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży a upublicznieniem ogłoszenia o przetargu. Jak wynika z ustaleń kontroli wykaz nieruchomości opublikowano 13 listopada 2015 r., a ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym 8 grudnia 2015 r. Zgodnie z przywołanym przepisem ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminu na złożenie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości. Termin ten określa się w wykazie nieruchomości i nie może on być krótszy niż 6 tygodni, co wynika z art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 w zw. z art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 50-52 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z najmu lokali użytkowych wykazała, że najemca lokalu z przeznaczeniem na usługi weterynaryjne zajmuje go na podstawie umowy z dnia 1 sierpnia 2000 r. zawartej na czas nieoznaczony, zaś najemca lokalu na usługi medyczne na podstawie umowy z dnia 2 stycznia 2001 r., również zawartej na czas nieoznaczony. Czynsz od dnia zawarcia umów nie był waloryzowany. Oba lokale znajdują się w tym samym budynku; pobierany czynsz wynosi odpowiednio 42 zł netto i 120,54 zł netto. W złożonym wyjaśnieniu Pan Wójt brak waloryzacji uzasadnił tym, że (…) budynek nie przechodził remontu i niszczejąc przez wiele lat corocznie tracił na wartości. Ponadto najemcy zobowiązani są do bieżących remontów i napraw we własnym zakresie za co ponoszą koszty. Z wyjaśnienia Pana Wójta nie wynika konkretnie, na czym polegały remonty i naprawy wykonywane przez najemców. W przypadku trzeciej badanej umowy najmu lokalu użytkowego (w miejscowości Dobry Las, zawartej na okres 10 lat) dokonywano aktualizacji czynszu – str. 55 protokołu kontroli.

Odnosząc się do stwierdzonego stanu faktycznego należy wskazać, że stosownie do art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami organy działające za jednostkę samorządu terytorialnego są zobowiązane do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki. Jednym z elementów prawidłowej gospodarki jest pobieranie dochodów w należytej, adekwatnej do aktualnej siły nabywczej pieniądza, wysokości z tytuł udostępnienia nieruchomości gminy na prowadzenie działalności gospodarczej. Ponadto zwrócenia uwagi wymaga, że zgodnie z przepisami art. 662 § 2, art. 680 i art. 681 Kodeksu cywilnego drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem wynajmowanego lokalu obciążają najemcę; do nakładów tego rodzaju zalicza się drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody. Z kolei art. 663 k.c. stanowi, że jeżeli w czasie trwania najmu rzecz wymaga napraw, które obciążają wynajmującego, a bez których rzecz nie jest przydatna do umówionego użytku, najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego.

W wyniku kontroli zagadnień związanych z dochodami z dostarczania wody stwierdzono, że w sprawozdaniu M-06 o wodociągach, kanalizacji i wywozie nieczystości ciekłych… sporządzonym według stanu na 31 grudnia 2016 r. w rubryce 04 „straty wody” wykazano 22,6 dam3, co stanowiło 23,7% wody pobranej z ujęć. W pozycji tej wykazano m.in. wodę pobraną na własne cele technologiczne, co jest nieprawidłowe, gdyż zgodnie z objaśnieniami do formularza sprawozdania M-06 wodę pobraną na cele technologiczne ujmuje się w pozycji 03 – str. 49-50 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Analizując materiał dowodowy zgromadzony w wyniku prowadzonych postępowań podatkowych stwierdzono, że wydawane decyzje zmieniające wysokość wymiaru podatków nie uwzględniają przepisów Ordynacji podatkowej, na podstawie których wznowiono postępowanie i stwierdzono nieważność wcześniej wydanych decyzji. Stosownie do treści art. 207 Ordynacji organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji. Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. Natomiast w wydanych decyzjach brak jest elementów uzasadnienia. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym - jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (art. 210 § 1 Ordynacji). Zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowe integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasad prawidłowo prowadzonego postępowania administracyjnego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ administracyjny stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony art. 191 Ordynacji podatkowej. Natomiast z treści art. 210 § 4 oraz art. 235 tej ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy – str. 28-29 protokołu kontroli.

Analizie poddano aktualną w kontrolowanym okresie uchwałę Nr XX/116/05 Rady Gminy Zbójna z dnia 8 grudnia 2005 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości, które dotyczyły:

- budynków i gruntów stanowiących własność, będących w posiadaniu lub trwałym zarządzie straży pożarnej i  instytucji kultury;

- budynków mieszkalnych wchodzących w skład gospodarstw rolnych.

Zwolnienia, o których mowa, nie obejmują budynków oraz gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Stwierdzono niezgodność treści § 1 ust. 1 pkt 2 i 3 uchwały z treścią art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716, ze zm.) oraz art. 40 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym poprzez zwolnienie od podatku budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) albo będących w posiadaniu podmiotów wskazanych wyżej. Przywołany art. 7 ust. 3 ustawy, stanowiący delegację do stosowania prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe, jakie zastosowała Rada Gminy Zbójna, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznacza obecnie, w aktualnym stanie interpretacji tego przepisu wynikającym także z orzeczeń WSA, przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych przepisach – str. 34 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138).  Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego – str. 36-37 protokołu kontroli.

           Ustalono ponadto, iż Rada Gminy Zbójna nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej – str. 38 protokołu kontroli.

Analizując ewidencję wykorzystywania urlopów wypoczynkowych stwierdzono, że Pan Wójt według stanu na koniec 2016 r. nie wykorzystał 45 dni urlopu. Na dzień 4 maja 2017 r. pozostały zaś do wykorzystania 54 dni, tj. 26 dni bieżącego urlopu z 2017 r. i 28 dni urlopu zaległego. Stosownie do art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego – str. 58 protokołu kontroli.

Kontroli poddano dokumentację zrealizowanych robót budowlanych oraz zbadano jej zgodność ze stanem faktycznym przez oględziny efektów wykonanych zadań. W tym zakresie stwierdzono, że:

a) w przedmiarach robót będących częścią dokumentacji technicznej, m.in. na budowę dróg Popiołki – Gawrychy i Piasutno Żelazne – Gietki, nie wskazano pozycji specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, zawierającej wymagania dla danej pozycji przedmiaru. Wymóg tego wskazania wynika z § 10 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programem funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. z 2013 r. poz. 1129) wydanego na podstawie art. 31 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.) – str. 70 i 73 protokołu kontroli;

b) wystąpiły rozbieżności między stanem faktycznym a dokumentacją dotyczącą drogi Popiołki – Gawrychy:

- w poz. 35 kosztorysu (dotyczy etapu I) wskazano „Pionowe znaki drogowe. Słupki z rur stalowych ø 70 mm” w ilości 11 szt. o wartości 1.375 zł netto (11 szt. x 125 zł); w wyniku oględzin stwierdzono, że faktycznie wbudowano słupki ø 60,1 mm,

- w poz. 18 kosztorysu (dotyczy etapu II) wskazano „Pionowe znaki drogowe. Słupki z rur stalowych ø 70 mm” – w ilości 13 szt. o wartości 1.625 zł netto (13 szt. x 125 zł); w wyniku oględzin stwierdzono, że faktycznie wbudowano słupki ø 60,1 mm – str. 72 protokołu kontroli;

c) wystąpiły rozbieżności między stanem faktycznym a dokumentacją dotyczącą drogi Piasutno Żelazne – Gietki:

- w poz. 41 kosztorysu wskazano „słupki z rur stalowych ø 70 mmm w ilości 26 szt.” o wartości 2.600 zł netto (26 szt. x 100 zł); w wyniku oględzin stwierdzono, że faktycznie wbudowano słupki ø 60,1 mm,

- w poz. 46 kosztorysu wskazano „regulacja pionowa studzienek, urządzeń podziemnych + naprawy urządzeń (elem.) z betonu. Regulacja pionowa studzienek dla urządzeń podziemnych. Objętość betonu w jednym miejscu do 0,1 m3 – zasuwy wodociągowe – szt. 17” o wartości 850 zł netto (17 szt. x 50 zł); w wyniku oględzin nie stwierdzono żadnej zasuwy wodociągowej na powierzchni jezdni lub pobocza, co wskazuje, że regulacji pionowej studzienek i robót towarzyszących nie wykonano – str. 75 protokołu kontroli;

d) wystąpiły rozbieżności między stanem faktycznym a dokumentacją dotyczącą inwestycji „Przebudowa i rozbudowa układu drogowego dróg gminnych w miejscowości Zbójna (etap II)”:

- w poz. 6.1 kosztorysu powykonawczego (dotyczy 9 dróg nazwanych i 3 odcinków dróg bez nazwy) wskazano „Pionowe znaki drogowe, słupki z rur stalowych ø 70 mmm w ilości 59 szt.” o wartości 5.900 zł netto (59 szt. x 100 zł); w wyniku oględzin stwierdzono, że faktycznie wbudowano słupki ø 60,1 mm;

- w poz. 4.3 kosztorysu powykonawczego wskazano „regulacja pionowa studzienek, urządzeń podziemnych + naprawy urządzeń (elem.) z betonu. Regulacja pionowa studzienek dla urządzeń podziemnych. Objętość betonu w jednym miejscu do 0,1 m3 – 3 m3” o wartości 1.350 zł netto (3 m3 x 450 zł). Pozycja ta dotyczy regulacji 30 studzienek (3 m3 : 0,1 m3), analogicznie jak wykazano w przedmiarach robót. W wyniku oględzin stwierdzono 2 studzienki umiejscowione w nawierzchni jezdni z masy bitumicznej, na powierzchni pobocza stwierdzono 8 zasuw, w tym kilka bez elementów z betonu. Pozostałych zasuw nie stwierdzono, z czego wynika, że nie były regulowane. Należy dodać, że regulacja studzienek nie była objęta specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót, mimo że wystąpiła w przedmiarach robót.

Ustalenia kontroli świadczą o nierzetelnym wykonawstwie, nadzorze i odbiorze robót. W złożonym wyjaśnieniu Pan Wójt wskazał: W związku z przeprowadzoną wizją lokalną dotycząca kontroli inwestycji p.n. Przebudowa i rozbudowa drogi gminnej Piasutno Żelazne – Gietki, która ujawniła brak widoczności zasuw wodociągowych na ww. inwestycji, uprzejmie informuję, że po zgłoszeniu uwagi Wykonawcy inwestycji – firmie BIK -PROJEKT (…) tego samego dnia wszystkie zasuwy zostały zlokalizowane i podniesione do powierzchni gruntu przez przedstawiciela Wykonawcy, pod nadzorem Konserwatora wodociągu Gminy Zbójna (…). W dniu 29 maja 2017 r. w obecności pracowników Urzędu Gminy dokonano ponownego sprawdzenia wykonania tego elementu robót, potwierdzając doprowadzenie do zgodności z dokumentacją – str. 75-76 protokołu kontroli.     

W związku z rozbieżnością między średnicą słupków z rur stalowych pod znaki drogowe ujętą w kosztorysach powykonawczych, a faktycznie zastosowaną okazano pismo wykonawcy BIK-PROJEKT z dnia 28 maja 2015 r., adresowane do Pana Wójta, o treści: Dotyczy inwestycji: Przebudowa i rozbudowa układu drogowego dróg gm. miejscowości Zbójna II etap oraz przebudowa i rozbudowa drogi gminnej Piasutno Żelazne – Gietki. BIK-PROJEKT Sp. z o.o. w Łomży prosi o wyrażenie zgody na zamianę rur stalowych na słupki do znaków drogowych ø 70 mm na ø 60,3 mm. Mimo zacytowanego pisma nie dokonano korekty wartości słupków w kosztorysie powykonawczym – str. 76-77 protokołu kontroli.

W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono również oględziny zlikwidowanego wysypiska gminnego w miejscowości Pianki. Stwierdzono brak nasadzeń wierzby w ilości około 30% nasadzeń przewidzianych w kosztorysie, co odpowiada wartości około 947 zł brutto. Pan Wójt pismem z dnia 18 maja 2017 r. wezwał wykonawcę do dokonania ponownych nasadzeń w związku ze stwierdzonymi wypadami – str. 80 protokołu kontroli.

Analiza ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” wykazała przypadki zbiorczego ujmowania w ewidencji analitycznej nakładów na przebudowę i rozbudowę kilku ulic jako jednego środka trwałego, bez podania wartości każdej z ulic. Zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 011, zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), ewidencja ta powinna umożliwiać ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych. Ponadto należy wskazać, że nakłady na przebudowę ulic nie stanowią odrębnego środka trwałego, lecz zwiększają wartość poszczególnych ulic, jako odrębnych obiektów – art. 3 ust. 1 pkt 15 i art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.). W przedstawiony sposób ujęto w ewidencji środków trwałych przebudowę 7 ulic w Zbójnej o łącznej wartości 2.156.176,61 zł oraz 4 ulic w Zbójnej o łącznej wartości 1.488.240,35 zł – str. 82 protokołu kontroli.

W zakresie ewidencji rzeczowych składników majątkowych stwierdzono, że na placu przy budynku Urzędu Gminy znajdowały się płyty ogrodzeniowe pełne o wymiarach 0,50 m x 2 m, w dobrym stanie, w ilości – jak wynika z ustaleń zawartych na str. 83 protokołu kontroli – co najmniej 300 sztuk, o wartości około 7.500 zł (według wyliczenia pracownika Urzędu Gminy). Płyty pochodziły z ogrodzenia zlikwidowanego w 2015 r. wysypiska i nie były ujęte w ewidencji na koncie 310 „Materiały”.

Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 81 protokołu kontroli, dopiero w trakcie kontroli wydano decyzje ustanawiające trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają szkoły. Dokonano w ten sposób formalnego wyposażenia szkół w majątek nieruchomy, jak tego wymagają przepisy art. 43 ust. 1 i art. 45 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w treści regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, polegających na usunięciu postanowienia przewidującego występowanie Wójta do Rady Gminy z wnioskiem w sprawie „wyboru” i odwołania Sekretarza Gminy oraz zamienienia zapisu sugerującego „wybór” Skarbnika Gminy przez Radę na „powołanie”, stosownie do przepisów ustawy o pracownikach samorządowych.

2. Upublicznianie ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości po upływie wyznaczonego w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości.

3. Zwaloryzowanie wysokości czynszu pobieranego od najemców lokali użytkowych na usługi medyczne i weterynaryjne przy uwzględnieniu spadku siły nabywczej pieniądza od początku XXI wieku. W zakresie rozliczenia napraw lokali dokonywanych na koszt najemców stosowanie wskazanych w części opisowej zasad wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego.

4. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu M-06 danych dotyczących wody pobranej na własne cele technologiczne.

5. Przestrzeganie wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie wydawania decyzji w sprawie zobowiązań podatkowych.

6. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

7. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia.

8. Rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie opłaty prolongacyjnej.

9. Wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego przez Pana Wójta zgodnie z dyspozycją art. 168 w zw. z art. 163 Kodeksu pracy.

10. Dołożenie większej staranności przy weryfikacji rzetelności, wewnętrznej spójności i zgodności z obowiązującymi przepisami treści dokumentacji stanowiącej podstawę wykonywania robót budowlanych, mając na uwadze ustalenia zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

11. Zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w nadzorowaniu i odbiorach robót budowlanych do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji ich wykonania zgodnie z dokumentacją.

12. Dokonanie wyceny wartości słupków pod znaki drogowe o średnicy przewidzianej w dokumentacji i o średnicy faktycznie wbudowanej oraz obciążenie ewentualną różnicą wykonawcy inwestycji drogowych wymienionych w części opisowej wystąpienia.

13. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg, poprzez:

a) ujęcie w ewidencji analitycznej środków trwałych poszczególnych dróg jako odrębnych środków trwałych, uwzględniając w wartości każdej z nich odpowiednią kwotę kosztów jej przebudowy lub rozbudowy; zaniechanie ujmowania kosztów ulepszenia dróg jako odrębnej pozycji w ewidencji analitycznej środków trwałych,

b) dokonanie wyceny i ujęcie na koncie 310 wartości płyt ogrodzeniowych pozyskanych z rozbiórki.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.                                                                                                        Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.  Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży