Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 maja 2017 roku (znak: RIO.V.6002-3/17), o treści jak niżej:

Pani

Emilia Słowicka

Kierownik

Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak za 2016 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, z zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Zgodnie z uchwałą Nr XVI/104/2016 Rady Gminy Rutka-Tartak z dnia 28 listopada 2016 r., od 1 stycznia 2017 r. Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak jest jednostką obsługującą Zespół Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak. Stwierdzono, że w zakresie prowadzenia rachunkowości ZSS nadal stosowane są przepisy wewnętrzne regulujące prowadzenie rachunkowości wydane przez dyrektora ZSS. Stosownie do art. 10c ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.), obowiązki w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości ZSS przejęte zostały w całości przez Biuro jako jednostkę obsługującą. Zatem, mając na uwadze przepisy art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.), do obowiązków Pani Kierownik należy także określenie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostki obsługiwanej, czyli ZSS. Do zakończenia kontroli przepisy te nie zostały przez Panią wydane – str. 8 protokołu kontroli.

           Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w Biurze zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), wykazała, że:

a) nie określono w jej treści niektórych elementów wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 ustawy, w tym m.in. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej oraz daty rozpoczęcia eksploatacji wersji programów komputerowych stosowanych przy prowadzeniu ksiąg – str. 10 i 12 protokołu kontroli,

b) w opisie konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” przyjęto, że ewidencja na nim jest prowadzona „według szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych”. W rzeczywistości do konta 130 prowadzona była, zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, ewidencja szczegółowa dla dochodów i wydatków budżetowych, według podziałek klasyfikacji budżetowej – str. 18 protokołu kontroli.

           Badanie prawidłowości zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazało, że:

a) przekazanie do budżetu gminy środków pieniężnych pozostających na rachunkach bieżących na koniec 2016 r. (BOSS – 3.945,57 zł; ZSS – 6.375,45 zł) potraktowano w całości jako zwrot środków na wydatki. Przelewy ujęto w księgach na stronie Wn konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. Środki te nie stanowiły zaś w całości niewykorzystanych środków na wydatki, będąc w części dochodami budżetowymi, których odprowadzenie do budżetu powinno być ujęte na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 14-15 protokołu kontroli, kwotę odprowadzonych dochodów ujmowano na koncie 130.1 (subkonto dochodów) dodatkowymi zapisami dokonywanymi na podstawie polecenia księgowania: Wn 222 – Ma 130.1 i Wn 130.2 (subkonto wydatków) – Ma 223. Naruszono w ten sposób zasadę ewidencji na koncie 130 wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych (wyjątek od tej zasady stanowi techniczny zapis ujemny dokonywany dla zachowania czystości obrotów po obu stronach danego subkonta), a także zawyżono obroty konta 223;

b) dla realizowanego przez Zespół Szkół projektu z udziałem środków unijnych „Dostosowanie oddziałów przedszkolnych w gminie Rutka-Tartak” prowadzono odrębne księgi rachunkowe oraz sporządzano odrębne zestawienia obrotów i sald. Dane z ksiąg projektu były włączane do bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu i sprawozdań budżetowych Zespołu Szkół. Stwierdzony stan faktyczny był pochodną traktowania postanowień umowy o dofinansowanie  projektu z budżetu środków europejskich – w zakresie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej tych projektów – jako obowiązku prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych. Należy podkreślić, że nałożony umowami o dofinansowanie obowiązek wyodrębniania ewidencji projektów oznacza obowiązek prowadzenia odpowiednich kont analitycznych i szczegółowych do kont syntetycznych jednostki realizującej projekt, aby możliwe było wydzielenie operacji dotyczących projektu. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy jednostek wymienionych w art. 2 tej ustawy, a nie poszczególnych rodzajów operacji dokonywanych przez te jednostki – str. 11-12 protokołu kontroli;

c) ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w księgach ZSS nie spełniała wszystkich wymogów wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia – na koncie 221-3/39 ujmowano rozrachunki z tytułu opłat za karnety na siłownię z kilkoma kontrahentami. Jak stanowią przepisy załącznika nr 3 do rozporządzenia, ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników, ze wskazaniem podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów – str. 12 protokołu kontroli;

d) również ewidencja szczegółowa do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” nie odpowiadała w pełni zasadom funkcjonowania tego konta określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 16 protokołu kontroli, w księgach BOSS na koncie analitycznym 240-4 ujmowano rozrachunki dotyczące zajęcia komorniczego, odpisu na ZFŚS oraz potrąceń z wynagrodzeń związanych z pożyczkami mieszkaniowymi z wynagrodzeń, a w księgach ZSS na koncie analitycznym 240-1 ujmowano rozrachunki dotyczące kosztów egzekucyjnych i odpisu na ZFŚS;

e) w zestawieniu obrotów i sald ZSS za 2016 r. konto 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” wykazuje saldo po stronie Ma w wysokości 44.539,77 zł. W wyniku analizy zapisów na koncie ustalono, że konto powinno wykazywać dwa salda: Wn w wysokości 140,34 zł i Ma w kwocie 44.680,11 zł. Saldo Ma konta 229 wykazane w zestawieniu obrotów i sald ustalono jako per saldo zobowiązań i należności, przez co nie wykazywało ono stanu rzeczywistego. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 229 może wykazywać dwa salda – str. 19 protokołu kontroli;

f) na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ujmowano zobowiązania z tytułu zwrotu kosztów przejazdu samochodem osobowym uczniów niepełnosprawnych na zajęcia do Suwałk. W świetle zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia właściwszym kontem do ewidencji tego typu zobowiązań jest konto 240, ponieważ konto 201 służy do rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług – str. 16 protokołu kontroli,

g) wystąpiły rozbieżności między ewidencją syntetyczną i analityczną konta 011 „Środki trwałe” w ewidencji ZSS. Z ewidencji analitycznej wynika, że wartość środków trwałych na dzień 31 grudnia 2016 r. wynosi 4.646.889,46 zł, a z ewidencji syntetycznej 4.663.387,46 zł – różnica 16.498 zł. Ustalono, że w ewidencji analitycznej nie zostały ujęte 3 działki gruntu o łącznej wartości 12.598 zł oraz motorower o wartości 3.900 zł; naruszono tym samym postanowienia art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którymi konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. W trakcie kontroli, w dniu 24 kwietnia 2017 r., wymienione środki trwałe zostały ujęte w ewidencji analitycznej do konta 011 – str. 53-54 protokołu kontroli,

h) wystąpiły rozbieżności między ewidencją syntetyczną i analityczną kont 013 „Pozostałe środki trwałe” i 020 „Wartości niematerialne i prawne” w księgach BOSS, co stanowi również naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy – str. 55 protokołu kontroli:

- z ewidencji analitycznej do konta 013 wynika wartość pozostałych środków trwałych na dzień 31 grudnia 2016 r. w kwocie 18.865,14 zł, natomiast z ewidencji syntetycznej 16.930,22 zł – różnica 1.934,92 zł;

- z ewidencji analitycznej do konta 020 wynika stan wartości niematerialnych i prawnych na dzień 31 grudnia 2016 r. w kwocie 4.671,60 zł, natomiast z ewidencji syntetycznej 6.606,52 zł – różnica 1.934,92 zł.

           W ramach kontroli zapisów w księgach analizie poddano m.in. operacje ujęte w księgach BOSS na koncie 240-24, na którym ewidencjonowane były rozrachunki z Międzyzakładową Pracowniczą Kasą Zapomogowo-Pożyczkową Pracowników Oświaty w Suwałkach – str. 16-17 protokołu kontroli. Po stronie Wn tego konta ujmowane były środki przekazane na konto MPKZP a po stronie Ma kwota potrąconych z list wynagrodzeń rat pożyczek i wkładów. W poszczególnych miesiącach 2016 r. potrącone raty pożyczek i wkładów były przekazywane na konto MPKZP w tych samych kwotach, za wyjątkiem lutego i marca:

a) w lutym zostały przekazane środki w wysokości 865 zł, natomiast potrącone z wynagrodzeń raty pożyczek i wkłady to kwota 845 zł – różnica 20 zł;

b) marcu zostały przekazane środki w wysokości 905 zł, natomiast potrącone z wynagrodzeń raty pożyczek i wkłady to kwota 865 zł – różnica 40 zł.

Jak wynika z zapisów na kartotece konta i w dzienniku pod poz. 1633, poleceniem księgowania nr 449/10 z dnia 30 listopada 2016 r. kwota 60 zł została ujęta w księgach Wn 404-4 „Wynagrodzenia BOSS” – Ma 240-24, co doprowadziło do likwidacji salda na koncie 240-24 wynikającego z różnicy między potrąceniami i przekazanymi kwotami oraz zawyżyło koszty o 60 zł. Dokonany zapis stanowił w praktyce zatuszowanie nieprawidłowości w przelewie środków, która powinna być uwidoczniona w postaci salda Wn na koncie 240-24. W złożonym wyjaśnieniu p.o. głównego księgowego stwierdziła: Kwota ta dotyczyła nie rozliczonych kwot dodatkowych potraceń z PKZP za miesiąc luty – 20.00 zł., za miesiąc marzec – 40,00 zł. u pana (…) co omyłkowo zostało zaksięgowane w koszty. (…)  Pragnę zwrócić uwagę Pani Kierownik, że zastosowany sposób wyjaśnienia omyłki przez p.o. głównego księgowego – polegający na wyksięgowaniu prawidłowej kwoty należności – świadczy co najmniej o niedbalstwie, które w tym przypadku doprowadziło do uszczuplenia środków publicznych.

W trakcie kontroli, w dniu 30 marca 2017 r., kwota 60 zł została wpłacona na rachunek bieżący.

           Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdań budżetowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że w rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. sporządzonym dla ZSS w kolumnie 9 „należności pozostałe do zapłaty ogółem” została wykazana kwota 620,34 zł. Składała się na nią należność za najem hali na zajęcia sportowe w kwocie 480 zł i należność od ZUS z tytułu nadpłat składek w wysokości 140,34 zł. Należy wskazać, że zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-27S wynikającymi z § 3 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w sprawozdaniu tym podlegają wykazaniu te należności, które po ich uregulowaniu staną się dochodami budżetu. W związku z tym, że nadpłaty składek ZUS nie podlegały zwrotowi, lecz były rozliczane ze składkami podlegającymi  przekazaniu w za kolejne okresy (zmniejszały wydatki), w kolumnie 9 sprawozdania Rb-27S należało wykazać kwotę 480 zł – str. 18 protokołu kontroli.

           Kontroli poddano prawidłowość procedury opracowania planów finansowych BOSS i ZSS na 2016 rok oraz ich projektów. Projekty planów finansowych i plany finansowe na 2016 r. zostały sporządzone przez dyrektora ZSS i Panią Kierownik bez wskazania daty sporządzenia – str. 25-26 protokołu kontroli. Brak dat sporządzenia uniemożliwia stwierdzenie zachowania terminów sporządzenia planów i ich projektów. Projekt planu powinien zostać sporządzony przez kierownika jednostki budżetowej w ciągu 30 dni od otrzymania stosownej informacji od organu wykonawczego gminy, jednak nie później niż do 22 grudnia – art. 248 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.) oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U z 2015 r. poz. 1542) – zaś plan finansowy w ciągu 14 dni od dnia otrzymania informacji od organu wykonawczego o kwotach dochodów i wydatków przyjętych w uchwale budżetowej – § 8 ust. 5 przywołanego wyżej rozporządzenia

W zakresie dochodów budżetowych przedmiotem kontroli były m.in. wpływy za najem hali sportowej uzyskiwane na podstawie umów zawieranych przez Zespół Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak – str. 27-31 protokołu kontroli. W umowach uregulowano m.in., że „Wynajmujący może po uprzednim poinformowaniu Najemcy odwołać wynajęcie obiektu w przypadku konieczności przeprowadzenia przez wynajmującego własnych okazjonalnych zajęć w Obiekcie. W takiej sytuacji Najemca nie zostanie obciążony kosztami wynajmu Obiektu w tym terminie.”, a także, że czynsz będzie płatny „na podstawie dokumentu sprzedaży Wynajmującego wystawianego w cyklach miesięcznych po wykorzystaniu przez najemcę ostatniego dnia wynajmu w danym miesiącu.” Stwierdzono, że w praktyce nie wystawiano żadnego dokumentu sprzedaży, a także brak danych obrazujących rzeczywiste korzystanie z hali, niezbędnych do wystawienia przez jednostkę obsługującą „dokumentu sprzedaży” oraz dokonania przypisu należności na koncie 221. Zapisy na koncie 221 były zatem dokonywane z reguły dopiero na podstawie wpłat. W złożonym wyjaśnieniu p.o. głównego księgowego stwierdziła, że Dokonywanie jaki i wyksięgowanie przypisów z tytułu wynajmu hali sportowej było na podstawie wpłat dokonanych za wynajm hali na rachunek bankowy (…). Wyjaśnienie w sprawie niedostarczania niezbędnych informacji do BOSS, w tym dotyczących zmniejszania obciążeń w związku z niekorzystaniem z hali, złożyła dyrektor ZSS wskazując, że Informacje dotyczące faktycznej liczby godzin korzystania przez wynajmujących z hali sportowej przy Zespole Szkól Samorządowych, przez nieuwagę nie były przekazywane do Biura Obsługi Szkół Samorządowych. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby zarówno prowadzony przez dyrektora ZSS rejestr osób korzystających z hali, jak i „ewidencja godzin” dostarczały informacji pozwalających na zweryfikowanie prawidłowości wpłat najemców. W związku z tym niemożliwe jest także wyjaśnienie różnic między zapisami dokonywanymi na koncie 221 a wpłatami. Kontrolujący nie mógł potwierdzić rzeczywistych należności jednostki wynikających z faktycznego czasu korzystania z hali w kontekście umowy. Analiza umów ujętych w zbiorze dokumentów księgowych ZSS wykazała m.in., że:

a) umowa Nr 1/2016 zawarta 11 stycznia 2016 r. na okres do 31 marca 2016 r. – według umowy najemca miał korzystać z hali 12 razy po 1,5 godziny, co daje koszt wynajęcia 540 zł. Kwota ta została przypisana na koncie 221, a pod datą 30 czerwca 2016 r. została wyksięgowana; wpłaty nie nastąpiły,

b) umowa Nr 3/2016 zawarta 8 lutego 2016 r. na okres od 2 do 29 lutego 2016 r. – według umowy najemca miał korzystać z hali 6 godzin, co daje koszt wynajęcia 180 zł. Wpłaty za wynajem dokonano 2 marca 2016 r., lecz w wysokości 240 zł. Poleceniem księgowania z dnia 31 marca 2016 r. po stronie Wn konta 221 została doksięgowana kwota 60 zł,

Z kolei na podstawie obrotów kont analitycznych prowadzonych do konta 221 stwierdzono w zakresie rozrachunków z najemcami hali następujące przypadki:

a) konto 221-3/121 posiadało saldo Wn na dzień 1 stycznia 2016 r. w wysokości 300 zł, obroty Wn w 2016 r. to 120 zł – przypis należności za korzystanie z hali w listopadzie 2016 r.; wpłata z dnia 14 grudnia 2016 r. – 180 zł (z umowy wynika 240 zł); przypis należności za korzystanie z hali w grudniu 2016 r. na podstawie umowy 240,00 zł; ponadto wyksięgowano przypis za wynajem hali w 2015 r. stanowiący bilans otwarcia 2016 r. w wysokości 300 zł (wpłata w kwocie 300 zł nie została wniesiona); saldo Wn na koniec 2016 r. w wysokości 240 zł, uregulowano w styczniu 2017 r.;

b) konto 221-3/131 posiadało saldo Wn na dzień 1 stycznia 2016 r. w wysokości 120 zł; jedynymi obrotami w 2016 r. było wyksięgowanie przypisu; wpłata nie została dokonana, brak salda na koniec 2016 r.

Ustalenia kontroli prowadzą do wniosku o niesprawdzalności danych ewidencji księgowej mającej obrazować rozliczenia za najem hali sportowej. Z jednej strony brak pełnej dokumentacji stanowiącej podstawę obciążenia za najem uniemożliwia prawidłowe dokonanie przypisów, kontrolowanie wpłat oraz podejmowanie ewentualnych czynności egzekucyjnych, z drugiej zaś przypadki wyksięgowywania wcześniej dokonanych przypisów świadczą albo o nierzetelności danych ujmowanych w księgach albo o nieuprawnionym odstępowaniu od wykazywania w ewidencji niewpłaconych należności. Niejasne podstawy dokonywania zapisów w ewidencji księgowej w zakresie wyksięgowywania należności oraz brak właściwych danych z ZSS w kontekście rozbieżności między kwotami przypisów, wpłat i postanowień umów nie pozwalają na przyjęcie racjonalnego założenia wykluczającego występowanie nadużyć w zakresie tego zagadnienia.

           W wyniku kontroli dochodów stwierdzono ponadto, że Zespół Szkół Samorządowych w Rutce Tartak otrzymał od Banku Spółdzielczego w Rutce Tartak kwotę 450 zł opisaną w treści przelewu jako „wsparcie finansowe od BS w Rutce-Tartak – Na dofinansowanie wycieczki szkolnej Mazury 2016”. Z ustaleń kontroli wynika, że kwota 450 zł została przekazana 24 czerwca 2016 r. na rachunek budżetu gminy jako zrealizowane dochody. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu p.o. głównego księgowego wskazała, że Środki na dofinansowanie wycieczki szkolnej nie zostały wykorzystane na pokrycie kosztów wycieczki, zostały przekazane na konto dochodów Gminy. Koszt wycieczki pokrywali rodzice – str. 31 protokołu kontroli. Odnosząc się do stwierdzonego stanu faktycznego należy wskazać, że zaliczenie tej kwoty do dochodów budżetu było nieuprawnione. W związku z tym, że wycieczka finansowana była przez rodziców, budżet gminy nie może zatrzymać środków darowanych na jej zorganizowanie. Środki nie zostały darowane gminie, lecz na konkretne zadanie, które nie było finansowane z budżetu, a zatem ich beneficjentem powinny być osoby biorące udział w wycieczce.

           Pośród wydatków bieżących sprawdzeniu poddano m.in. wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników Zespołu Szkół Samorządowych i BOSS. W treści obowiązującego w BOSS regulaminu wynagradzania pracowników zapisano, że nagrody mogą być przyznawane przez pracodawcę w szczególności na Dzień Samorządu Terytorialnego i Dzień Edukacji Narodowej. Wskazania wymaga, że stosownie do art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) podstawą przyznania nagrody mogą być wyłącznie szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej – str. 32 protokołu kontroli.

           W zakresie wynagrodzeń nauczycieli stwierdzono, że zgodnie z uchwałą Nr XXI/126/13 Rady Gminy z dnia 30 kwietnia 2013 r. dyrektorowi ZSS tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć dydaktycznych został zmniejszony do 7 godzin. W arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2015/2016 dyrektorowi ZSS przydzielono 7 godzin tygodniowo wymiaru obowiązkowego po obniżce, a w arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2016/2017 6 godzin tygodniowo wymiaru obowiązkowego po obniżce.

Z uchwały Rady Gminy Nr XXI/126/13 z dnia 30 kwietnia 2013 r. wynika, że dyrektor ZSS winna realizować 7 godzin tygodniowo, a nie jak przyznano w arkuszu organizacyjnym 6 godzin tygodniowo. W § 3 pkt 1 uchwały zapisano: „Organ prowadzący może w uzasadnionych przypadkach zwolnić z obniżonego pensum dyrektora szkoły, zespołu szkół z realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć (…) jeżeli warunki funkcjonowania szkoły, zespołu szkół powodują znaczne zwiększenie zadań dyrektora.” Dyrektor ZSS pismem z dnia 28 kwietnia 2016 r. zwróciła się do Wójta Gminy Rutka-Tartak z prośbą o wyrażenie zgody na zmniejszenie w roku szkolnym 2016/17 pensum etatowego motywując tym, że w ciągu roku będzie musiała zająć się dokumentacją szkoły, uporządkowaniem dokumentacji wewnętrznej oraz wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów oraz Systemu Informacji Oświatowej. W piśmie BOSS.II.404.1.2016 z dnia 30 maja 2016 r. Wójt Gminy postanowił m.in.: „Odpowiadając na Pani prośbę dotyczącą zniesienia obowiązku prowadzenia przez Panią zajęć dydaktycznych informuję, że istnieje jedynie możliwość obniżenia tygodniowego wymiaru tych godzin do 6 godzin.”

Należy wskazać, że obniżanie lub zwalnianie od obowiązku realizacji zadań dydaktycznych w obowiązującym brzmieniu uchwały należy do kompetencji Rady Gminy a nie Wójta. Zgodnie z art. 42 ust. 7 pkt 2 Karty Nauczyciela organ prowadzący szkołę lub placówkę określa zasady udzielania i rozmiar obniżek, o których mowa w art. 42 ust. 6, oraz przyznaje zwolnienia od obowiązku realizacji zajęć, o których mowa w ust. 3. Organem prowadzącym szkołę jest w zakresie tej kompetencji Rada Gminy, stosownie do art. 91d pkt 1 Karty Nauczyciela. Ogólne odwołanie się w § 3 ust. 1 uchwały do „organu prowadzącego” przy braku wskazania, że Rada upoważnia Wójta do dodatkowego zwolnienia z ustalonego przez Radę pensum, powoduje zatem, że dodatkowe obniżenie pensum dla dyrektora szkoły nadal należy do kompetencji Rady, a nie Wójta. W praktyce wynagrodzenie dyrektora ZSS wypłacane było w całości za realizację pensum w wymiarze 17/18 etatu, który to wymiar ustalił Wójt Gminy Rutka-Tartak z naruszeniem kompetencji Rady Gminy – str. 35-38 protokołu kontroli.

           Na kwestię tę zwrócę uwagę Wójtowi Gminy Rutka-Tartak w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Rutka-Tartak, formułując stosowne wnioski pokontrolne.

           Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wynika błędne zaliczenie do:

a) par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” wpłaty na dofinansowanie wycieczki szkolnej, która powinna być ujęta w par. 0960 „Wpływy z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej” – str. 31 protokołu kontroli;

b) par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, zamiast do par. 4240 „Zakup środków dydaktycznych i książek” szeregu pomocy naukowych wymienionych na str. 45 protokołu kontroli o łącznej wartości 8.987,02 zł, w tym m.in. tablic, piłek czy projektorów,

c) par. 4210 opłaty za energię elektryczną w oddziale przedszkolnym na kwotę 280,29 zł, zamiast do par. 4260 „Zakup energii” – str. 45 protokołu kontroli.

Na nieprawidłową klasyfikację wydatków budżetowych zwrócono uwagę na poprzedniej kontroli BOSS.

           W zakresie udzielania zamówień publicznych sprawdzono sposób wyłonienia wykonawcy oraz realizacji umowy na „Dostawę oleju opałowego lekkiego dla potrzeb grzewczych Zespołu Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak w 2016 r.” – str. 45-48 protokołu kontroli. Wartość zamówienia nie przekraczała równowartości 30.000 euro. Kontrolujący ustalił, że w jednej fakturze cena za 1 litr oleju wyliczona była niezgodnie z ofertą złożoną w przeprowadzonym „rozpoznaniu cenowym”. Faktura z dnia 29 marca 2016 r. wystawiona została na kwotę 16.632 zł za dostawę 7.700 litrów oleju i zawierała cenę za 1 litr oleju 2,16 zł. Cena producenta oleju w dniu dostawy wynosiła 1,83 zł netto. Dostawca wyliczył wartość faktury doliczając VAT do ceny producenta, a następnie pomniejszając uzyskaną wartość o zaoferowany upust 0,087 zł, co po zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku dało kwotę 16.632 zł. Zgodnie zaś ze złożoną ofertą cenę netto producenta należało pomniejszyć o upust 0,087 zł, a następnie doliczyć podatek VAT, co daje wartość dostawy z faktury w kwocie 16.478 zł. Różnica wynosiła 154 zł.

W związku z opisaną nieprawidłowością Pani Kierownik wystąpiła do dostawcy, który 7 kwietnia 2017 r. wystawił korektę faktury na kwotę 154 zł.

           Kontroli poddano prawidłowość ustalenia przez BOSS danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Rutka-Tartak sprawozdania, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, dotyczących przede wszystkim struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli oraz faktycznych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli poniesionych w 2016 r. – str. 50-51 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że wskazany w protokole kontroli nauczyciel dyplomowany był zatrudniony w 2016 r. na podstawie umowy o pracę na 6/18 etatu. Natomiast w okresie styczeń-sierpień wypłacano mu wynagrodzenie za 8/18 etatu, jak to wynikało z arkusza organizacyjnego i godzin przydzielonych przez dyrektora ZSS. Do wyliczenia średniorocznej struktury zatrudnienia o okresie styczeń-sierpień przyjęto 0,33 etatu (jak wynikało z umowy), zamiast faktycznie realizowanego wymiaru 0,44 etatu. W sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w kolumnie 6 „średnioroczna liczba etatów…” w okresie od stycznia do sierpnia dla nauczycieli dyplomowanych wykazano w efekcie 9,40 zamiast 9,51.

Kontrola poniesionych w 2016 r. wydatków na wynagrodzenia nauczycieli w składnikach, o których mowa w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela, wykazała, że w kwocie wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych nie zostało ujęte wyrównanie za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wysokości 80 zł.  Wydatki poniesione w 2016 r. na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych zostały wykazane w kwocie 659.690,83 zł, a należało wykazać 659.770,83 zł.

W dniu 25 kwietnia 2017 r. Zastępca Wójta Gminy Rutka-Tartak sporządził korektę sprawozdania uwzględniającą wyniki kontroli, w efekcie których wykazana w kolumnie 10 dodatnia różnica między wydatkami poniesionymi w 2016 r. na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń zmniejszyła się z kwoty 54.646,06 zł do kwoty 50.325,73 zł.

           Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowej organizacji kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Kierownik oraz kierowniku obsługiwanej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na pracowniku pełniącym obowiązki głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wprowadzenie przez Panią Kierownik przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości Zespołu Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak.

2. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości BOSS i ZSS:

a) określenie w treści przyjętych regulacji wszystkich elementów wymienionych przepisami art. 10 ust. 1 ustawy, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) sformułowanie prawidłowego opisu zasad funkcjonowania konta 130 poprzez odniesienie się do obowiązku prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów.

3. Zobowiązanie p.o. głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie zapisów na koncie 130 wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, za wyjątkiem technicznego zapisu ujemnego stosowanego po obu stronach tego samego subkonta dla zachowania czystości obrotów w przypadku wystąpienia błędnych zapisów, zwrotów lub korekt,

b) odprowadzanie środków z rachunku bieżącego do budżetu gminy na koniec roku przy zastosowaniu prawidłowych zapisów na kontach rozrachunkowych, tj. poprzez księgowanie przelewu niewykorzystanych środków na wydatki zapisem Wn 223 – Ma 130 a przelewu zrealizowanych dochodów zapisem Wn 222 – Ma 130,

c) zaprzestanie prowadzenia odrębnych ksiąg dla realizowanych projektów z udziałem środków unijnych; wydzielanie operacji dotyczących projektów w ramach ksiąg jednostki,

d) prowadzenie ewidencji analitycznej do kont 221 i 240 według poszczególnych kontrahentów i poszczególnych tytułów rozrachunków,

e) wykazywanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych w przypadku ujęcia na nich zarówno należności jak i zobowiązań jednostki,

f) ujmowanie na koncie 240 rozrachunków z tytułu zwrotu kosztów dowozu uczniów niepełnosprawnych,

g) bieżące uzgadnianie danych ewidencji syntetycznej i analitycznej do kont 011, 013 i 020 w celu zachowania zgodności między nimi; wyjaśnienie różnicy w zakresie kont 013 i 020 oraz dokonanie stosownych zapisów korygujących,

h) wnikliwe analizowanie zasadności wszelkich sald wynikających z ksiąg rachunkowych; dokonywanie operacji ich wyksięgowania lub korekty dopiero po rzetelnym ustaleniu powodów ich powstania.

4. Zapewnienie przekazywania wkładów i rat pożyczek na konto MPKZP PO zgodnie z potrąceniami dokonanymi z list płac. W tym celu zwiększenie nadzoru nad wykonywaniem obowiązków przez p.o. głównego księgowego.

5. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S tylko tych należności, które po uregulowaniu (rozliczeniu) staną się dochodami budżetu.

6. Opatrywanie planów finansowych i ich projektów datami sporządzenia. Przekazanie uwag w tym zakresie dyrektorowi ZSS.

7. Podjęcie w porozumieniu z dyrektorem ZSS działań mających na celu opracowanie pisemnej procedury realizacji dochodów z najmu hali sportowej, gwarantującej co najmniej:

a) niezwłoczne przekazywanie do BOSS wszystkich zawartych umów najmu,

b) prowadzenie przez dyrektora ZSS i okresowe przekazywanie do BOSS ewidencji faktycznego korzystania przez najemców z hali w celu stworzenia możliwości wystawienia rzetelnego dokumentu sprzedaży usługi i dokonania na jego podstawie przypisu należności w księgach rachunkowych.

8. Przeznaczenie środków budżetowych w wysokości 450 zł na organizację wycieczki szkolnej w taki sposób, aby zmniejszyły one koszty poniesione przez rodziców.

9. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników BOSS a obowiązującymi przepisami w zakresie podstaw przyznawania nagród.

10. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania dochodów i wydatków.

11. Rzetelne analizowanie zawartych w fakturach cen dostaw pod kątem zgodności z ofertą wykonawcy. Wyegzekwowanie nadpłaconej kwoty 154 zł od dostawcy oleju opałowego.

12. Dołożenie większej staranności przy przygotowywaniu danych stanowiących podstawę sporządzania przez Wójta Gminy Rutka-Tartak sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w zakresie ustalania faktycznej liczby etatów oraz kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli.

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

1.Wójt Gminy Rutka-Tartak

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach