Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Rutka-Tartak

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 listopada 2017 roku (znak: RIO.V.6001-4/17), o treści jak niżej:

Pan

Piotr Sinkiewicz

Wójt Gminy Rutka-Tartak

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Rutka-Tartak za
2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Rutka-Tartak na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W okresie objętym kontrolą funkcję Wójta Gminy Rutka-Tartak pełnił Jan Racis, który zrzekł się mandatu w dniu 12 lipca 2017 r.

W sferze zagadnień organizacyjnych stwierdzono, iż prowadzony przez Wójta (na podstawie postanowień Statutu Gminy) rejestr gminnych jednostek organizacyjnych był nieaktualny, gdyż wskazywał jako odrębne jednostki Szkołę Podstawową im. Henryka Sienkiewicza i Gimnazjum w Rutce-Tartak, które od 1 września 2013 r. zostały przekształcone w Zespół Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak. Z kolei na podstawie art. 191 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 60, ze zm.) z dniem 1 września 2017 r. Zespół Szkół z mocy prawa stał się ośmioletnią szkołą podstawową. Ponadto w rejestrze nie uwzględniono Gminnego Ośrodka Kultury w Rutce-Tartak, który jako samorządowa instytucja kultury jest jednostką organizacyjną gminy. W trakcie kontroli dokonano aktualizacji rejestru gminnych jednostek organizacyjnych – str. 5 protokołu kontroli.

Aktualnie jedyną oświatową jednostką budżetową prowadzoną przez gminę jest Szkoła Podstawowa im. Henryka Sienkiewicza w Rutce-Tartak, której obsługę finansowo-księgową prowadzi Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak. Nakazuje to poddanie Panu Wójtowi pod rozważenie zasadności dalszego funkcjonowania BOSS. W ocenie Izby prowadzenie przez gminę tylko jednej szkoły (jako jednostki budżetowej) uzasadnia zatrudnienie głównego księgowego przez dyrektora tej szkoły, a nie utrzymywanie dodatkowej jednostki tylko w celu zatrudnienia osoby prowadzącej księgi i przygotowującej sprawozdania tej jednej szkoły. Analogiczne uwagi w tym zakresie sformułowano w 2013 r. do ówczesnego Wójta J. Racisa, kiedy to BOSS obsługiwał tylko Zespół Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak – str. 5-6 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych składających się m.in. na dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości wykazała, że obowiązująca polityka rachunkowości przewiduje, iż niewielkie salda należności, w kwocie nie przekraczającej kwoty kosztów wysłania upomnienia, podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne. Zapis taki jest sprzeczny z ogólną dyspozycją art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.) określającą, iż jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Nie stwierdzono przy tym uregulowań wskazujących np. minimalny okres, za który mają zostać naliczone te należności, aby dokonać ich „odpisania”, czy też wyłączających ich stosowanie do należności cywilnoprawnych.

Przepisy prawa nie przewidują samodzielnego decydowania przez Wójta o podstawach do „odpisywania” z ksiąg należności przypadających budżetowi gminy. Artykuł 42 ust. 6 ustawy o finansach publicznych przewiduje możliwość odstępowania od podejmowania czynności wobec dłużnika zmierzających do wykonania zobowiązania, jeżeli zachodzą przesłanki odstąpienia od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych przewidziane przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Z kolei obowiązujący od 28 kwietnia 2017 r. art. 59a ustawy o finansach publicznych przewiduje, że rada gminy może, w drodze uchwały, postanowić o niedochodzeniu należności o charakterze cywilnoprawnym przypadających gminie lub jej jednostkom organizacyjnym, których kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł. W przypadku braku tego typu uchwały, której postanowienia – w ocenie Izby – również powinny odnosić się do okresu, za jaki kwota należności cywilnoprawnej z odsetkami ma nie przekraczać 100 zł, jedyną drogą legalnego usunięcia z ewidencji należności cywilnoprawnej jest jej umorzenie na zasadach określonych przez Radę Gminy w uchwale Nr XXXI/180/10 z dnia 29 czerwca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania i rozkładania na raty należności pieniężnych Gminy Rutka-Tartak oraz jej jednostek organizacyjnych mających charakter cywilnoprawny oraz wskazania organów do tego uprawnionych. Dopiero stosowne oświadczenie woli Pana Wójta w sprawie umorzenia stanowi podstawę usunięcia ustalonych wcześniej należności cywilnoprawnych z ksiąg rachunkowych. W kontrolowanym okresie nie stwierdzono przypadków odpisywania „niewielkich sald” – str. 14 protokołu kontroli.

           Kontrola mająca na celu ocenę stanu ksiąg rachunkowych oraz zgodności zapisów księgowych z regulacjami zawartymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), wykazała następujące uchybienia:

a) nieprawidłowo ewidencjonowano w 2016 r. zwrot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, których wpływ nie był ewidencjonowany jako dochody budżetowe, a przekazanie nie było traktowane jako wydatek. Wpływ środków następował na rachunek GOPS, który przekazywał uzyskane zwroty nienależnie pobranych świadczeń za lata poprzednie na rachunek budżetu. W księgach GOPS wpłaty dokonane przez dłużnika ewidencjonowano Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”, a przekazanie na rachunek budżetu Wn 240 – Ma 130. Nie dokonywano przypisu należności wynikającej z decyzji o zwrocie. W księgach budżetu wpływ z GOPS nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych ewidencjonowano Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 224 „Rozrachunki budżetu”, a przekazanie do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego Wn 224 – Ma 133. W 2016 r. ujęto w ten sposób kwotę 3.401,45 zł. Wpływy ze zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych wypłaconych przez gminę, dokonane po zakończeniu roku budżetowego, w którym została przyznana dotacja celowa, powinny być ewidencjonowane jako dochody budżetu a ich zwrot do Urzędu Wojewódzkiego jako wydatek budżetu i prezentowane odpowiednio w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S GOPS i Rb-28S Urzędu Gminy. Ustalono, że od 2017 r. GOPS prawidłowo ewidencjonuje operacje związane z przypisaniem należnych do zwrotu świadczeń – poprzez konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – oraz ich przekazaniem na rachunek budżetu poprzez konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Uzyskane zwroty prezentowane są w sprawozdaniu Rb-27S GOPS, a środki przekazane do PUW w sprawozdaniu Rb-28S – str. 19-20 protokołu kontroli,

b) ewidencja szczegółowa do konta 221-3 „różne dochody” nie wyodrębniała rozrachunków z poszczególnymi dłużnikami; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 35 protokołu kontroli, na koncie tym ewidencjonowano należności m.in. z opłaty za gospodarowanie odpadami, opłaty skarbowej, zezwoleń na sprzedaż alkoholu, opłaty targowej, dzierżawy gruntów oraz odsetek, bez podziału na dłużników, czym naruszono zasady funkcjonowania konta 221 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

c) bezpodstawnie stosowano techniczne zapisy ujemne w celu zachowania zasady czystości obrotów na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu oraz na kontach Urzędu: 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…”, 225 „Rozrachunki z budżetami”. Stosowanie zapisów ujemnych po obu stronach kont rozrachunkowych nie wynika z przepisów rozporządzenia i nie jest uzasadnione obowiązkami sprawozdawczymi – str. 20 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowo ewidencjonowano należności wyegzekwowane przez komornika, przekazywane przez urząd skarbowy na rachunek jednostki w wysokości należności głównej wraz z kosztami upomnienia, po potrąceniu kosztów komorniczych (na przelewie wskazywano kwotę potrącenia opłaty komorniczej). Na kwotę potrąconych kosztów komorniczych sporządzano odrębne polecenie przelewu, w którym koszty komornicze zaliczane były w ciężar rachunku jednostki oraz na dobro rachunku jednostki, mimo iż faktycznie jednostka nie otrzymywała ich na rachunek. Szczegółowy opis stosowanych przez jednostkę księgowań oraz sposób księgowania uwzględniający fakt, że gmina nie otrzymuje na rachunek kwoty kosztów komorniczych, zawarto na str. 20-21 i 23 protokołu kontroli. Należy wskazać, że tworzenie dokumentów bankowych mających obrazować rzekomy wpływ i wypływ środków na rachunku Urzędu nie ma uzasadnienia w przypadku kosztów komorniczych, skutkując zawyżeniem dochodów i wydatków budżetu o środki, które faktycznie nie wpłynęły na rachunek i nie wypłynęły z rachunku. Wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych i § 5 rozporządzenia, do dochodów i wydatków budżetu 2016 r. zaliczono  łącznie 371,10 zł – str. 20-21 i 23 protokołu kontroli.

           Od 1 stycznia 2018 r. analogiczne zasady ewidencji przewidują przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911).

Analizie poddano przepływy dotyczące dochodów i środków przeznaczonych na wydatki między rachunkiem budżetu a rachunkiem bieżącym Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej. Ustalono, że przekazania zrealizowanych przez Urząd dochodów na rachunek budżetu dokonywano na koniec miesiąca w wysokościach innych niż to wynikało z kwoty dochodów zrealizowanych w danym miesiącu i wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S. Ustalono, że w ośmiu miesiącach 2016 r. odprowadzono do budżetu mniej dochodów niż zrealizowano w danym miesiącu. Jednocześnie z danych subkonta wydatków wynika ponoszenie wyższych wydatków niż otrzymane z budżetu środki na ich realizację. Ustalenia te świadczą o przejściowym pokrywaniu przez Urząd wydatków bezpośrednio z uzyskanych dochodów. Ze szczegółowego rozliczenia według stanu na koniec poszczególnych miesięcy 2016 r. wynika, że bezpośrednio na wydatki przeznaczono dochody w następującej wysokości (według stanu na koniec poszczególnych miesięcy): na koniec lutego – 17.578,37 zł, na koniec lipca – 29.563,15 zł oraz na koniec października – 30.976,73 zł.

Naruszono tym samym jedną z podstawowych zasad funkcjonowania jednostki budżetowej, określoną w art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego – str. 152-154 protokołu kontroli.

           Kontrola zagadnień dotyczących gospodarki pieniężnej wykazała, że:

a) wyciągi z rachunków bankowych nie posiadały podpisu osoby dokonującej ich sprawdzenia. Obowiązek taki wynika z § 9 pkt 5 instrukcji w sprawie zasad sporządzania, kontroli i obiegu…: „Wyciągi z rachunków bankowych: otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych winny być sprawdzone przez pracownika referatu księgowości z złączonymi do nich dokumentami, w przypadku stwierdzenia niezgodności należy je uzgodnić z oddziałem banku obsługującym jednostkę” – str. 27-28 protokołu kontroli,

b) niektóre dowody (dotyczące podatków i opłaty za odpady) wydzielane są do odrębnych zbiorów. Operacje dotyczące realizacji dochodów z danego źródła, wynikające z wyciągów bankowych, ujmowane są w zbiorczym dekrecie zamieszczonym na wyciągu bankowym, przy braku wskazania dekretu przy poszczególnych operacjach ujętych na wyciągu, co znacznie utrudnia powiązanie poszczególnych operacji ujętych w wyciągu ze zbiorczym dekretem. Pozostałe dowody księgowe, które nie zostały wyłączone do odrębnego zbioru dokumentów źródłowych, posiadają dekret, wskazanie klasyfikacji budżetowej oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania – str. 28 protokołu kontroli,

c) dowód wpłaty „KP” wystawiany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach, podczas gdy według postanowień instrukcji kasowej ma on być wystawiany w dwóch egzemplarzach – str. 28 protokołu kontroli,

d) w jednostce sporządzane są cztery raporty kasowe dotyczące: wydatków, opłaty skarbowej, funduszu świadczeń socjalnych, opłaty za odpady komunalne. Każdy z raportów posiada odrębną numerację w skali roku, bez wskazania rodzaju ujmowanych w nich środków bądź też skrótu (symbolu), który służyłby ich identyfikacji. Instrukcja kasowa nie reguluje tego zagadnienia, wskazano w niej jedynie, że Można prowadzić kilka raportów kasowych odrębnie (np. na wydatki, dochody, fundusz świadczeń socjalnych oraz znaki skarbowe) dla ułatwienia pracy i zapewnienia przejrzystości dokonywanych operacji. Zaobserwowana praktyka powoduje, że numery raportów powtarzają się i dopiero po treści zamieszczonych w nich operacji można wywnioskować, dla jakiego rodzaju środków dany raport został sporządzony – str. 29 do protokołu kontroli,

e) nie wskazywano w raporcie kasowym dowodu (bankowego dowodu wpłaty), na podstawie którego odprowadzana była gotówka do banku; ponadto w trzech przypadkach nie wskazano w raportach kasowych dowodu (KW, listy płacy), na podstawie którego dokonano wypłaty gotówki z kasy oraz w jednym przypadku nie wskazano dowodu (KP), na podstawie którego przyjęto gotówkę pobraną z banku, co narusza postanowienia § 23 pkt 6 instrukcji kasowej, z której wynika obowiązek zamieszczania w rubryce „dowód” symbolu dokumentu wraz z jego numerem, np. „KP-10”, „KW-3” – str. 29-30 protokołu kontroli,

f) w treści zapisów dotyczących opłaty za odpady komunalne nie wskazywano imienia i nazwiska osoby dokonującej wpłaty (zamieszczano adnotację „opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi”), co w znacznym stopniu utrudnia powiązanie zapisu w raporcie kasowym z dowodem wpłaty. Wszystkie dowody wpłaty dotyczące opłaty za odpady komunalne nie znajdują się pod raportem kasowym, lecz są wyłączane do odrębnych zbiorów prowadzonych na stanowisku księgowości opłat za gospodarowanie odpadami. Na wypłatę wynagrodzeń wystawiano dowód wypłaty KW, z treści którego nie wynika, na podstawie jakiego dowodu źródłowego (listy płacy) został wystawiony – również utrudnia to powiązanie wypłaty z dowodem źródłowym, stanowiącym jej podstawę. Listy płac znajdują się w oddzielnym zbiorze dowodów księgowych, na liście płac w rubryce „pokwitowanie” jest zamieszczany numer KW, bez określenia numeru i pozycji raportu kasowego. Powyższe przykłady świadczą o nie zapewnieniu należytego powiązania zapisów w raportach kasowych z dowodami źródłowymi; zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości udokumentowanie zapisów powinno pozwalać na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych – str. 30 protokołu kontroli.

           Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące druków ścisłego zarachowania – str. 31-32 protokołu kontroli. Zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w Urzędzie Gminy Rutka-Tartak do druków ścisłego zarachowania zalicza się: czeki gotówkowe, kontokwitariusze, arkusze spisu z natury, kasa przyjmie – KP, kasa wypłaci – KW. W treści obowiązujących regulacji wskazano, że pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Ewidencję druków prowadzi w praktyce podinspektor ds. księgowości podatkowej i obsługi kasowej, na podstawie zakresu czynności. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania przez kasjera prowadzi do sytuacji wadliwej z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego, szczególnie w przypadku czeków oraz druków KP i KW, gdyż ta sama osoba pobiera czeki z banku i dokonuje nimi odpowiednich operacji, jak też dysponuje dowodami KP i KW. Jest to sprzeczne z ogólną zasadą rozdzielania funkcji dyspozycyjnych i wykonawczych.

Kontrola prawidłowości ewidencji i wykorzystania druków ścisłego zarachowania wykazała uchybienia polegające m.in. na nie wskazywaniu na stronach tytułowych bloczków okresu, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia do dnia). W § 6 pkt 5 istrukcji kasowej wskazano, że: „Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane”.

Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdań w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.) wykazała, że w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ sporządzonym przez GOPS w Rutce-Tartak za IV kwartały 2016 r. dochody wykonane (kol. 6) wykazano w kwocie 9.203,57 zł ujmując je w całości w nieprawidłowej podziałce klasyfikacji budżetowej – par. 2360 „Dochody j.s.t. związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”, zamiast w par. 0980 „Wpływy z tytułu zwrotów wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego” – str. 24 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) wynika błędne:

a) zaliczenie do par. 4270 „Zakup usług remontowych”, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, wydatków na kwotę 5.166 zł dotyczących dostawy na drogi gminne mieszanki kruszywowo-żwirowej. Dostawa kruszywa nie była połączona z usługą jego wbudowania (rozplantowania), co pozwoliłoby zaliczyć wydatki do poniesionych na zakup usługi remontowej – str. 105 protokołu kontroli,

b) zaliczenie do rozdziału 90002 „Gospodarka odpadami” wydatku w kwocie 1.316,10 zł poniesionego na zakup dwóch automatów drzwiowych monetowych, które zostały zamontowane w drzwiach toalet na terenie rekreacyjnym w Pobondziach. Wydatek ten dotyczył realizacji zadania gminy polegającego na zapewnieniu utrzymania i eksploatacji szaletów publicznych na podstawie art. 3 ust. 2 pkt 2 lit. d) ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2017 r. poz. 1289) i powinien zostać zaklasyfikowany w rozdziale 90095 „Pozostała działalność”. Natomiast w rozdziale 90002 ujmuje się jedynie wydatki poniesione na pokrycie kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, o których mowa w art. 6r ustawy – str. 117 protokołu kontroli,

c) zaliczenie do rozdziału 75814 „Różne rozliczenia finansowe” dochodów z kapitalizacji odsetek na rachunku Urzędu. Dochód uzyskany przez jednostkę od środków zgromadzonych na jej rachunku bankowym powinien być ujęty w rozdziale dotyczącym danej jednostki, w tym przypadku 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)” – str. 21-22 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że sporządzony przez ówczesnego Wójta J. Racisa plan wykorzystania zasobu mienia komunalnego gminy Rutka-Tartak na 2016 rok nie zawierał informacji wskazanych w obowiązującym w czasie jego sporządzenia przepisie art. 23 ust. 1d ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.). Ponadto wskazania wymaga, że plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości powinien być opracowany na okres 3 lat. W obecnym stanie prawnym obowiązek sporządzenia przez Wójta planu wynika z art. 25 ust. 2 ustawy, zaś wymogi co do jego zawartości i okresu obowiązywania zawierają przepisy art. 25 ust. 2a ustawy – str. 82 protokołu kontroli.

Badanie procedur sprzedaży nieruchomości wykazało, że w przesyłanych nabywcom nieruchomości zawiadomieniach o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży nie zamieszczono informacji, o których mowa w art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. informacji o uprawnieniu organizatora przetargu do odstąpienia od zawarcia umowy w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu, a także o tym, że wpłacone wadium nie podlega wówczas zwrotowi. Powyższe informacje zostały zamieszczone w ogłoszeniu o przetargu – stosownie do przepisu § 13 pkt 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) – oraz w podpisanych przez nabywców nieruchomości protokołach z przeprowadzonych przetargów – str. 91 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201), jest Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała uchybienia opisane w protokole kontroli.

Badanie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych pozwoliło ustalić, że podatnik wskazany w protokole kontroli według ewidencji geodezyjnej posiada gospodarstwo rolne o powierzchni ogółem 16,8837 ha fizycznych, w tym 4,9931 ha gruntów sklasyfikowanych jako RV. Natomiast do ewidencji wymiarowej ujęto powierzchnię 5,2258 ha, tym samym zawyżając powierzchnię ogólną o 0,2327 ha. Z uwagi na to, iż wskazany składnik gospodarstwa rolnego podlega ustawowemu zwolnieniu na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892), opisana nieprawidłowość nie wywołała skutków finansowych – str. 48 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji (informacji). Dotyczyło to:

a) 2 podatników podatku rolnego, średnio 19 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła.3 178 zł – str. 52 protokołu kontroli,

b) 1 podatnika podatku leśnego, 24 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonej po terminie wynosiła 912 zł – str. 54 protokołu kontroli,

c) 1 podatnika podatku od nieruchomości, 24 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 1.381 zł – str. 58 protokołu kontroli.

Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji (korekt deklaracji) jest nieprawidłowością opisaną na wyżej wskazanych stronach protokołu, a także wypełnia przesłanki art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U.  z 2016 r. poz. 2137, ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w większości przypadków skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku.

Z kolei kontrola terminowości dokonywania wpłat należności podatkowych wykazała, w przypadku opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi, nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez 8 właścicieli nieruchomości; kwota opłaty uiszczona po terminie wynosiła 1.172 zł – str. 70 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny, jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu.

Badaniu poddano prawidłowość uzyskiwania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Kontrola tego zagadnienia wykazała, że: 

a) 6 właścicieli budynków mieszkalnych, którzy w większości nie są stałymi mieszkańcami gminy Rutka-Tartak, nie złożyło deklaracji, lecz oświadczenia o krótkotrwałym pobycie na terenie danej nieruchomości. Artykuł 6o ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2017 r. poz. 1289) stanowi, że w razie niezłożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi albo uzasadnionych wątpliwości co do danych zawartych w deklaracji, Wójt określa, w drodze decyzji, wysokość opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, biorąc pod uwagę dostępne dane właściwe dla wybranej przez Radę Gminy metody, a w przypadku ich braku – uzasadnione szacunki. W związku z tym, iż organ podatkowy w żadnym przypadku, w żaden dostępny sposób, w tym także poprzez przeprowadzenie kontroli pod kątem wykorzystywania poszczególnych nieruchomości w sezonie letnim, nie wszczynał postępowania podatkowego, powstają uzasadnione wątpliwości co do wiarygodności treści składanych oświadczeń (zgodności ze stanem faktycznym) a przede wszystkim do kompletności uzyskiwanych dochodów z tego tytułu.

Należy zauważyć, że dochody publiczne podlegają szczególnej ochronie w zakresie ich realizacji w kontekście przepisów ustawy o finansach publicznych. Przepisy zawarte w rozdziale 6 ustawy formułują postulaty w zakresie kontroli zarządczej wskazując, iż jest to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań jednostki sektora finansów publicznych w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy (art. 68 ust. 1). W kontekście faktu, iż jednym z podstawowych zadań jednostek sektora finansów publicznych, w tym także jednostki samorządu terytorialnego, jest gromadzenie dochodów z ustawowo wskazanych źródeł, jako środka do realizacji celów i zadań jednostki, obowiązkiem kierownika jednostki jest podejmowanie wszelkich działań, także poprzez wykorzystanie wszystkich dostępnych (legalnych) informacji, baz danych itp., zmierzających do uzyskania racjonalnej pewności, iż są one pozyskiwane z uwzględnieniem przymiotów powszechności (wszyscy zobowiązani zrealizowali swoje ustawowe obowiązki), kompletności (wszystkie zobowiązania z określonego tytułu zostały przypisane i zostały przez zobowiązanych zrealizowane) i prawidłowości (wszystkie działania w celu pozyskania określonego dochodu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa materialnego i procedurami). Należy dodać, iż zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zostało przypisane kierownikowi jednostki sektora finansów publicznych treścią art. 69 ust. 1 ustawy. Trzeba jednocześnie wskazać, iż realizacja dochodów z określonych ustawowo źródeł jest elementem gospodarki finansowej, za całość której w myśl art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych odpowiada kierownik jednostki – str. 66 protokołu kontroli;

b) właściciel nieruchomości wskazany w protokole kontroli w dniu 20 maja 2016 r. złożył korektę deklaracji w związku z ustaniem obowiązku uiszczania opłaty z dniem 1 stycznia 2016 r. (zmiana właściciela nieruchomości). Na koncie podatnika dokonano odpisu opłaty w kwocie 600 zł, tj. w wysokości przypisanej za cały 2016 r. (opłata nie była uiszczana) natomiast deklaracja przez nowego właściciela złożona została w dniu 12 kwietnia 2016 r. – przypisu opłaty dokonano od 1 maja 2016 r. Zgodnie z art. 6m ustawy, właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć deklarację o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, która stanowi podstawę do uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Wysokość zobowiązania określonego w deklaracji obowiązuje za kolejne miesiące do czasu korekty deklaracji lub zmiany stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Zgodnie z art. 6m ust. 2 ustawy, w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości, właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od dnia nastąpienia zmiany. Opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zmienionej wysokości uiszcza się za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana. Natomiast art. 6i ust. 2 ustawy odnosi się do uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadów komunalnych w przypadku, w którym mieszkaniec zmienia miejsce zamieszkania w trakcie miesiąca, tj. opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi w miesiącu, w którym nastąpiła zmiana uiszcza się w gminie, w której mieszkaniec dotychczas zamieszkiwał, a w nowym miejscu zamieszkania – począwszy od miesiąca następnego, po którym nastąpiła zmiana. Ponadto należy zwrócić uwagę na przepisy art. 6q ustawy, zgodnie z którymi w sprawach dotyczących opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej. Według art. 81 tej ustawy podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację. Jednakże, aby zapobiec przypadkom, w których właściciele nieruchomości składają korektę deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na wiele miesięcy wstecz, zmieniając dane stanowiące podstawę naliczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w związku z czym może powstać nadpłata, (przy czym gmina w takim przypadku ma ograniczoną możliwość weryfikacji stanu faktycznego, w tym przypadku pięć miesięcy wstecz), ograniczono w art. 6q ust. 3 możliwość stwierdzania nadpłaty. Zgodnie z tym przepisem w przypadku złożenia korekty deklaracji lub nowej deklaracji zmniejszającej wysokość zobowiązania z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, nie stwierdza się nadpłaty w tej opłacie za miesiące, w których usługa była świadczona. Należy przy tym zaznaczyć, że świadczenie usługi w opinii Departamentu Gospodarki Odpadami Ministerstwa Środowiska oznacza również gotowość do wykonania usługi przez podmiot odbierający odpady komunalne od właścicieli nieruchomości działający na zlecenie gminy (np. podjechanie pod daną nieruchomość, zgodnie z harmonogramem odbierania odpadów). Jednakże należy przy tym zachować prawo właściciela nieruchomości do 14-dniowego złożenia korekty deklaracji w przypadku zmiany danych będących podstawą naliczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, wynikające z art. 6m ust. 2 ustawy.

Wskazania wymaga, iż odpisu opłaty na koncie poprzedniego właściciela należało zatem dokonać wyłącznie za miesiące maj-grudzień w kwocie 400 zł, i wykazać zaległość w kwocie 200 zł. W tym przypadku zaniżone zostały wpływy do budżetu w wysokości 200 zł – str. 67 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości naliczenia przysługującego inkasentom wynagrodzenia, z tytułu poboru podatków lokalnych ustalono, iż błędnie wyliczono inkaso sołtysowi wsi Poszeszupie, wskutek czego kwota wynagrodzenia została zaniżona o kwotę 4 zł – str. 75-76 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych wykazała, że pracownicy w większości przypadków wykorzystywali w celu odbycia podróży służbowych samochody prywatne. Poprzedni Wójt, zarządzeniem Nr 37/09 z dnia 15 grudnia 2009 r., ustalił stawki za 1 km przebiegu pojazdów samochodowych niebędących własnością gminy Rutka-Tartak, używanych przez kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz pracowników Urzędu Gminy w Rutce-Tartak do celów służbowych. Jak ustalono, w podstawie prawnej zarządzenia nadal przywołane są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi…, uchylonego z dniem 1 marca 2013 r. przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167, ze zm.) – str. 109 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień dotyczących używania do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy stwierdzono, że w sierpniu 2016 r. ryczałt przysługujący Wójtowi J. Racisowi został pomniejszony o 5 dni nieobecności (4 dni urlopu wypoczynkowego oraz 1 dzień podróży służbowej), tj. łącznie o 56,99 zł. Dni nieobecności wskazane w oświadczeniu Wójta złożonym dnia 30 sierpnia 2016 r. były zgodne z listą obecności z sierpnia 2016 r. Z listy obecności wynikało, że dnia 11 sierpnia 2016 r. Wójt przebywał w podróży służbowej, jednakże z rejestru delegacji nie wynika, żeby na ten dzień zostało Wójtowi wystawione polecenie wyjazdu służbowego. Nie wypłacono również zwrotu kosztów podróży uwzględnionej w liście obecności. W konsekwencji niemożliwe jest ustalenie czy podróż służbowa się odbyła i czy trwała co najmniej 8 godzin, a tym samym niemożliwe jest stwierdzenie prawidłowości zmniejszenia ryczałtu. Stosownie do postanowień § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych – str. 112-113 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości przeznaczenia środków uzyskanych z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami w 2016 r. oraz ich prezentacji w sprawozdawczości wykazało, że gmina Rutka-Tartak w 2016 r. uzyskała dochody z opłat za gospodarowanie odpadami (rozdział 90002, par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat…”) w wysokości 218.649,58 zł, na plan 218.750 zł (przy należnościach wynoszących 4.419,98 zł i nadpłatach 3.190,36 zł). Natomiast wydatki związane z funkcjonowaniem systemu gospodarki odpadami ujęte w rozdz. 90002 wyniosły 275.348,31 zł. Ujemna różnica między dochodami z opłat a wydatkami na funkcjonowanie systemu gospodarki odpadami wyniosła 56.698,73 zł, co odpowiada sfinansowaniu kosztów systemu opłatami na poziomie 79,4%. Jak wynika z ustaleń kontroli, sama kwota wydatków w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, dotycząca usługi odbioru i zagospodarowania odpadów, przekraczała w 2016 r. uzyskane dochody z opłat, wyniosła bowiem 219.591,36 zł. Pozostałe wydatki stanowiły koszty obsługi systemu gospodarki odpadami (przede wszystkim wynagrodzenia dwóch pracowników z pochodnymi). Jak wynika ze złożonego do protokołu kontroli wyjaśnienia Skarbnika, zaistniała sytuacja ma związek ze wzrostem kosztów odbioru odpadów. Należy przy tym podkreślić, że na 2017 r. zaplanowano wydatki w rozdz. 90002 (258.756 zł) wyższe niż dochody w rozdz. 90002 par. 0490 (217.000 zł), przy braku środków z opłat niewykorzystanych w latach poprzednich na poziomie uzasadniającym tę różnicę, co świadczy o utrwalaniu się tendencji braku finansowania kosztów funkcjonowania systemu pobieranymi opłatami – str. 113-115 protokołu kontroli.

Stosownie do art. 6r ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach z pobranych opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi gmina pokrywa koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi. Potwierdzają to tezy orzecznictwa. Między innymi Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 6 listopada 2013 r. (sygn. akt I SA/Bk 127/13) stwierdził, że W świetle powyższych przepisów nie budzi wątpliwości, że rada gminy podejmując uchwałę w przedmiocie stawek opłaty za gospodarowanie odpadami jest zobowiązana do dokonania rzetelnej i wnikliwej kalkulacji wysokości stawki, tak aby pobierane opłaty pokrywały rzeczywiste koszty związane z funkcjonowaniem systemu zagospodarowania odpadami na terenie gminy. Prawidłowo skalkulowana opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi powinna z jednej strony zapewniać sprawne funkcjonowanie systemu odbioru odpadów na terenie gminy, z drugiej zaś nie powinna stanowić źródła dodatkowych zysków gminy. Rzetelna kalkulacja wysokości opłat powinna w szczególności uwzględniać liczbę mieszkańców gminy, ilość wytwarzanych na terenie gminy odpadów komunalnych oraz koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, na który składają się koszty odbierania, transportu, zbierania, odzysku i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, tworzenia i utrzymania punktów selektywnego zbierania odpadów komunalnych oraz obsługi administracyjnej tego systemu.

Badaniem objęto prawidłowość udzielania i realizacji zamówień publicznych pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579). Analiza postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na modernizację drogi dojazdowej we wsi Pobondzie w km 0+000 – 0+950 wykazała, że w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty, przesłanym oferentom e-mailem w dniu 5 lipca 2016 r., nie podano uzasadnienia faktycznego i prawnego wykluczenia jednego z wykonawców z postępowania, do czego obligował art. 92 ust. 1 pkt 3 ustawy. Obecnie wymóg podania uzasadnienia faktycznego i prawnego wynika z art. 92 ust. 1 ustawy – str. 135 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem objętym kontrolą była prawidłowość ustalania stawek oraz procedury zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków – str. 145-146 do protokołu kontroli. Przedsiębiorstwo wodociągowe w dniu 24 listopada 2014 r. złożyło do Rady Gminy Rutka-Tartak wniosek o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków na okres od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. Wniosek został zatem złożony 37 dni przed planowanym dniem wejścia taryf w życie, czym naruszono art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2017 r. poz. 328), zgodnie z którym przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne, w terminie 70 dni przed planowanym dniem wejścia taryf w życie, przedstawia wójtowi wniosek o ich zatwierdzenie. Nieprawidłowością jest również przedkładanie wniosku Radzie Gminy a nie Wójtowi, co także wynika z art. 24 ust. 2 ustawy.

           W wyniku kontroli nie można też ustalić, czy Wójt dokonał sprawdzenia taryf pod kątem zgodności z ustawą oraz zweryfikował koszty związane ze świadczeniem usług pod względem celowości ich ponoszenia. Powyższy obowiązek został nałożony na organy wykonawcze gmin przez art. 24 ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków.

           Kontroli poddano wnioski złożone przez producentów rolnych oraz decyzje przyznające zwrot części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego. Stwierdzono, że dwa z jedenastu zbadanych wniosków nie zawierały informacji wymaganych przepisem art. 6 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1340), tj. numeru ewidencyjnego powszechnego elektronicznego systemu ewidencji ludności (PESEL) albo numeru dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość producenta rolnego oraz nazwy organu, który wydał dokument, w przypadku gdy producent rolny jest osobą fizyczną – str. 150 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

W okresie objętym kontrolą funkcję Wójta Gminy Rutka-Tartak pełnił Jan Racis.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały likwidującej Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

2. Usunięcie postanowień przepisów wewnętrznych przewidujących ogólnie, iż niewielkie salda należności w kwocie nie przekraczającej kwoty kosztów wysłania upomnienia podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne, mając na uwadze obowiązujące Pana Wójta zasady umarzania należności cywilnoprawnych określone przez Radę Gminy, kompetencję Rady do zezwolenia na niedochodzenie należności cywilnoprawnych w wysokości nieprzekraczającej 100 zł oraz ogólny nakaz podejmowania wobec dłużników czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania uchybień w zakresie ewidencji operacji oraz stanu dowodów księgowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 221-3,

b) zaprzestanie stosowania technicznych zapisów ujemnych na kontach rozrachunkowych, mając na uwadze, że na kontach zespołu 2 nie obowiązuje zasada czystości obrotów,

c) ewidencjonowanie operacji związanych z kosztami komorniczymi potrąconymi z wyegzekwowanych przez komornika należności w sposób wskazany w protokole kontroli, mając na uwadze, że nie stanowią one dochodów i wydatków budżetu ze względu na brak kasowej realizacji,

d) opatrywanie wyciągów bankowych podpisem osoby dokonującej ich sprawdzenia, stosownie do zasad przyjętych w przepisach wewnętrznych,

e) zamieszczanie dekretu przy poszczególnych operacjach ujętych na wyciągu bankowym lub w inny sposób gwarantujący jednoznaczne powiązanie wszystkich operacji ujętych w wyciągu bankowym z zapisami dokonanymi na jego podstawie w księgach,

f) wystawianie dowodów wpłaty KP w liczbie egzemplarzy wynikającej z instrukcji w sprawie gospodarki kasowej; ewentualnie dokonanie zmiany instrukcji w tym zakresie, jeżeli nie jest dostosowana do potrzeb jednostki,

g) oznaczanie raportów kasowych dotyczących poszczególnych rodzajów środków w sposób umożliwiający ich identyfikację; w tym celu wprowadzenie odpowiednich regulacji w przepisach wewnętrznych,

h) wskazywanie w raporcie kasowym wszystkich dowodów, na podstawie których dokonano w nim zapisów, jak tego wymaga instrukcja kasowa,

i) wskazywanie w raporcie kasowym imienia i nazwiska lub numeru osoby dokonującej wpłaty w celu zapewnienia jednoznacznego powiązania zapisu w raporcie z dowodem wpłaty,

j) zamieszczanie w treści dokumentu KW, sporządzanego w celu wypłaty wynagrodzeń, numeru listy płac, na podstawie której wystawiono KW, w celu zapewnienia jednoznacznego powiązania dowodu KW z podstawą jego wystawienia.

4. Zaprzestanie pokrywania wydatków Urzędu bezpośrednio z uzyskanych przez Urząd dochodów. W tym celu odprowadzanie na rachunek budżetu wszystkich zrealizowanych przez Urząd dochodów i ponoszenie wydatków Urzędu jedynie do wysokości środków przelanych z rachunku budżetu, zaksięgowanych po stronie Wn subkonta wydatków w korespondencji z kontem 223. Zobowiązanie Skarbnika do bieżącego monitorowania koniecznych zasileń rachunku Urzędu w środki na wydatki, będącego warunkiem prawidłowego wykonania zalecenia.

5. W zakresie druków ścisłego zarachowania:

a) powierzenie prowadzenia ewidencji druków innej osobie niż kasjer, mając na względzie zapewnienie właściwej procedury kontroli gospodarki drukami,

b) wskazywanie na stronach tytułowych bloczków druków okresu, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia do dnia), jak tego wymagają przepisy wewnętrzne.

6. Zobowiązanie kierownika GOPS do wykazywania zrealizowanych dochodów w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ w podziałkach klasyfikacji budżetowej właściwych dla danego źródła dochodów.

7. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, w tym dotyczących kwalifikowania do rozdz. 90002 wyłącznie wydatków związanych z funkcjonowaniem systemu gospodarki odpadami.

8. Sporządzanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości zgodnie z przepisami art. 25 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami.

9. Zamieszczanie w zawiadomieniach o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, przesyłanych nabywcom nieruchomości, informacji o uprawnieniu organizatora przetargu wynikającym z art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

10. Zachowanie prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym, z uwzględnieniem przepisów materialnego prawa podatkowego.

11. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, celem zachowania terminowości składania deklaracji dotyczących podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości oraz prawidłowości składania deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

12. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników podjętych działań, w tym efektów finansowych.

13. Dyscyplinowanie właścicieli nieruchomości w zakresie terminowości wpłat opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi; rozważenie zasadności wystąpienia z wnioskiem do właściwego urzędu skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od realizacji obowiązków w sposób wypełniający przesłanki wykroczenia skarbowego.

14. Prawidłowe naliczanie przysługującego inkasentom wynagrodzenia.

15. Uaktualnienie podstawy prawnej zarządzenia ustalającego stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdów samochodowych niebędących własnością gminy, używanych do celów służbowych.

16. Zobowiązanie osób wykonujących czynności związane z prowadzeniem rejestru delegacji służbowych oraz rozliczaniem ryczałtów samochodowych do dołożenia większej staranności w zakresie zgodności między listą obecności, rejestrem delegacji i danymi oświadczenia o używaniu samochodu w danym miesiącu.

17. Podjęcie stosownych działań mających na celu zapewnienie, aby pobierane opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zapewniały sfinansowanie funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami.

18. Zamieszczanie w informacjach przekazywanych wykonawcom po wyborze najkorzystniejszej oferty uzasadnienia faktycznego i prawnego wykluczenia poszczególnych wykonawców.

19. W zakresie opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków:

a) zobowiązanie przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego do składania wniosków o zatwierdzanie taryf w terminie wskazanym przez art. 24 ust. 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… oraz kierowania ich do Pana Wójta, a nie do Rady Gminy,

b) dokumentowanie wykonania przez Pana Wójta określonych w art. 24 ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… obowiązków w zakresie sprawdzenia taryf i weryfikacji kosztów zawartych we wniosku przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego.

20. Przyjmowanie wniosków o przyznanie zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego zawierających wszystkie informacje wymagane prawem.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku