Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Szypliszki

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 października 2017 roku (znak: RIO.V.6001-3/17), o treści jak niżej:

Pan

Mariusz Grygieńć

Wójt Gminy Szypliszki

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szypliszki za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Szypliszki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono szereg nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola regulacji wewnętrznych wprowadzonych przez Pana Wójta wykazała, że wydał Pan zarządzenie Nr 26.2016 w sprawie określenia formy przekazywanych sprawozdań finansowych przez kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Szypliszki, podczas gdy z treści zarządzenia wynika, że reguluje ono formę składania jedynie sprawozdań budżetowych, stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.). W trakcie kontroli, zarządzeniem z dnia 8 sierpnia 2017 r. dokonał Pan zmiany określenia przedmiotu zarządzenia na „w sprawie określenia formy przekazywania sprawozdań budżetowych” – str. 9 protokołu kontroli.

           Ocena dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona po kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), wykazała, że treść zakładowego planu kont nie jest dostosowana do faktycznego sposobu organizacji gospodarki pieniężnej Urzędu Gminy. W wykazie kont dla Urzędu uwzględnione zostały konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – w praktyce zapisów na tych kontach nie dokonywano, ponieważ Urząd nie dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bieżącym, realizując dochody i wydatki bezpośrednio przy pomocy rachunku budżetu. Również przyjęty opis konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” nie uwzględnia faktu braku wyodrębnionego rachunku Urzędu, przewidując zasady jego funkcjonowania właściwe w przypadku posiadania takiego rachunku – str. 13-14 protokołu kontroli,

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzona po kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… oraz przepisów wewnętrznych obowiązujących w jednostce, wykazała następujące nieprawidłowości:

a) ewidencja analityczna opłat za czynsz najmu lokali posiada formę ręcznie prowadzonych kartotek, w których dokonywane są zapisy niespełniające wszystkich wymagań określonych przepisami art. 23 ust. 2 ustawy; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 14 protokołu kontroli, brak w ich treści m.in. zrozumiałego tekstu, skrótu lub opisu kodu operacji oraz daty zapisu – str. 14 protokołu kontroli,

b) ewidencji analityczna należności dla czterech dłużników prowadzona była na jednym koncie 221-10, co narusza zasady funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi ewidencja szczegółowa do tego konta powinna być prowadzona m.in. według dłużników – str. 41 protokołu kontroli,

c) dowody źródłowe dotyczące podatków i opłat za odbiór odpadów wydzielane są do odrębnych zbiorów dowodów księgowych, przechowywanych na stanowiskach, na których prowadzona jest ewidencja analityczna. Operacje dotyczące zbiorczej realizacji dochodów z tych tytułów, wynikające z wyciągów bankowych, ujmowane są do „zestawienia zbiorczego” i dekretowane zbiorczo na wyciągu, przy braku wskazania dekretu przy poszczególnych operacjach ujętych na wyciągu; stosowana w jednostce praktyka istotnie utrudnia powiązanie poszczególnych operacji ujętych w wyciągu bankowym z nadaną im dekretacją, a przez to ze sposobem ujęcia w księgach (m.in. art. 14 ust. 2 zd. drugie ustawy) – str. 17 protokołu kontroli,

d) do konta 800 „Fundusz jednostki” nie jest prowadzona ewidencja analityczna. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia do konta tego należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki, mając na uwadze zapewnienie danych do sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki – str. 17 protokołu kontroli,

e) wbrew ustaleniom zawartym w przepisach wewnętrznych nie prowadzi się ewidencji na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze”; operacja pobrania gotówki z banku na podstawie czeku gotówkowego nie była księgowana – dokumentujący ją grzbiet czeku dołączony jest do wyciągu bankowego bez dekretu, co narusza art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, a także art. 20 ust. 1 ustawy nakazujący wprowadzenie do ksiąg każdego zdarzenia, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym; właściwy sposób ewidencji podano na str. 18 protokołu kontroli,

f) dochody zrealizowane w 2016 r. przez Zespół Szkół w Słobódce (28,87 zł) i Zespół Szkół w Kaletniku (22,98 zł) pochodzące z oprocentowania środków zgromadzonych na rachunkach bankowych zostały zaewidencjonowane w księgach Urzędu Gminy Wn 130 – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”, a następnie zapisem ujemnym na tych kontach. Z kolei w ewidencji budżetu wpływ ewidencjonowano Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”, tj. z pominięciem konta 222. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia  wpływ na rachunek budżetu dochodów przekazanych z rachunku jednostki budżetowej powinien być ewidencjonowany Wn 133 – Ma 222, zaś przeksięgowanie dochodów z konta 222 na konto 901 powinno nastąpić na podstawie sprawozdania jednostkowego Rb-27S sporządzonego przez jednostkę, która przekazała dochody. W związku z przekazaniem dochodów przez szkoły (lub inne niż Urząd jednostki budżetowe) nie powinny zaś mieć miejsca żadne zapisy w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej. Kontrola wykazała, że sprawozdania Rb-27S szkół za 2016 r. sporządzono jako „negatywne”, nie wykazując w ich treści żadnych dochodów. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że w ewidencji szkół wpływ tych dochodów był ujmowany na koncie 240, zamiast na koncie 750 „Przychody finansowe”, a następnie były one przekazywane na rachunek budżetu (jak należy wnioskować w sposób niwelujący salda na kontach 130 i 240) – str. 18 i 22-23 protokołu kontroli,

g) pod datą 31 grudnia 2016 r. przyjęto na stan konta 310 „Materiały” – na podstawie danych inwentaryzacji – niezużyte paliwo o łącznej wartości 6.585,36 zł, dokonując księgowania zapisem ujemnym Wn 401 „Zużycia materiałów i energii” – Ma 310, co narusza zasady ewidencji na tych kontach. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenie ilości i wartości stanu zapasu materiałów a na stronie Ma konta 310 jego zmniejszenie. Natomiast na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów, a na stronie Ma konta 401 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów. Prawidłowo ujęcie zapasu materiałów powinno nastąpić zapisem dodatnim Wn 310 – Ma 401 – str. 19 protokołu kontroli,

h) do konta 130 nie prowadzono subkont dochodów i wydatków, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Dochody ewidencjonowano po stronie Wn konta 130 a wydatki po stronie Ma konta 130, natomiast ich przeksięgowania na konto 800 po przeciwnych stronach konta 130. W efekcie obroty konta 130 po stronie Wn zawyżono o kwotę przeksięgowanych wydatków a po stronie Ma o kwotę przeksięgowanych dochodów – str. 19 protokołu kontroli,

i) zwroty środków niewykorzystanych na wydatki budżetowe danego roku przez jednostki budżetowe ewidencjonowane były w księgach budżetu zapisem ujemnym Wn 223 – Ma 133, co jest niezgodne z zasadami określonymi załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, m.in. z tego względu, że zapis na koncie 133 dokonywany był niezgodnie z danymi wyciągu bankowego; na nieprawidłowość tę wskazywano również na poprzedniej kontroli – str. 19-20 protokołu kontroli,

j) nieprawidłowo prowadzono ewidencję na koncie 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” oraz na koncie 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Wpływ na rachunek Funduszu refundacji kosztów poniesionych na obsługę bankową księgowany był niezgodnie z danymi wyciągu, zapisem ujemnym Wn 851 – Ma 135 zamiast zapisem dodatnim Wn 135 – Ma 851. Zgodnie z opisem konta 135 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, na stronie Wn tego konta ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma wypłaty środków z rachunków bankowych – str. 20 protokołu kontroli,

k) nieprawidłowo księgowano zwroty niewykorzystanych dotacji przez Bibliotekę oraz Świetlicę Środowiskową. Wpływ na rachunek budżetu ujmowano zapisem ujemnym Wn 902 „Wydatki budżetu” – Ma 133 oraz zapisem ujemnym w ewidencji Urzędu Wn 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich” – Ma 130. W ten sposób – analogicznie jak wyżej wskazano – naruszono zasadę dokonywania zapisów na koncie 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych. Ponadto zasady funkcjonowania konta 224 określają, że na stronie Ma tego konta ujmuje się wartość dotacji zwróconych w tym samym roku budżetowym, w korespondencji z kontem 130 – str. 20 protokołu kontroli,

l) bezpodstawnych zapisów ujemnych dokonywano także na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, ujmując zwroty zaliczki Wn 234 – Ma 130. Ujmowanie zwrotu zaliczek na stronie Ma konta 234 było zalecane po poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 20 protokołu kontroli,

ł) w 2016 r. kontrolowana jednostka dokonała sprzedaży nieruchomości gruntowych, których wartość nie została wyksięgowana z ewidencji, co spowodowało, że na dzień 31 grudnia 2016 roku wartość środków trwałych ujęta na koncie 011 „Środki trwałe” i funduszu jednostki na koncie 800 zostały zawyżone o wartość ewidencyjną sprzedanych działek gruntu, którą kontrolowana jednostka ustaliła na 529,11 zł. W konsekwencji w bilansie jednostki sporządzonym na dzień 31 grudnia 2016 r. aktywa jednostki zostały zawyżone o tę kwotę. W trakcie kontroli, pod datą 19 lipca 2017 r., wyksięgowano z konta 011 ustaloną przez badaną jednostkę wartość ewidencyjną sprzedanych nieruchomości. Stwierdzona nieprawidłowość narusza zarówno zasadę rzetelności ksiąg wyrażoną w art. 24 ust. 2 ustawy, jak i zasadę ujmowania w księgach okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym, wyrażoną w art. 20 ust. 1 ustawy. W zakresie ewidencji gruntów stwierdzono, że w księdze środków trwałych wartość gruntów została ujęta zbiorczo pod jedną pozycją. Nie prowadzono ewidencji analitycznej w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości i zasad funkcjonowania konta 011 określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, tj. na poszczególne działki gruntu jako odrębne środki trwałe. Wartość księgową zbywanych gruntów ustalono jako część ogólnej wartości gruntów odpowiadającą procentowemu ubytkowi w powierzchni całkowitej gruntów stanowiących własność gminy – str. 21 i 173 protokołu kontroli,

m) bezpodstawnie zwiększono wartość początkową otrzymanego nieodpłatnie pojazdu Fiat Ducato o koszty poniesione na lakierowanie, naprawę części karoserii, zakup lampy tylnej i klamki zewnętrznej w wysokości 6.703,50 zł. Należy wskazać, że czynności polegające na przywróceniu środka trwałego do pierwotnego stanu są jego remontem, a nie ulepszeniem. Zatem zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy poniesione w związku z tym koszty nie mogą zwiększać jego wartości początkowej – str. 172 protokołu kontroli,

n) nie ujęto w księgach Urzędu wartości sprzętu zakupionego ze środków Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych o łącznej wartości 26.783,93 zł (urządzenia do zabawy dla dzieci i urządzenia do siłowni zewnętrznej). Jak wynika z ustaleń kontroli, nieruchomości na których zainstalowano urządzenia są własnością gminy Szypliszki. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu Skarbnik Gminy stwierdziła: (…) Zakup nie był dokonany na potrzeby Urzędu Gminy (…) Dostawa sprzętu została dokonana bezpośrednio na miejsce przeznaczenia. Sprzęt dostarczono i zamontowano na wskazanych wyżej osiedlach, czego potwierdzeniem są zapisy w protokołach odbioru. Należy wskazać, że wyjaśnienie Skarbnika nie zawiera żadnych argumentów uzasadniających nieobjęcie ewidencją zakupionych środków trwałych – w efekcie tego zaniechania księgi Urzędu wykazują stan niezgodny z rzeczywistością, co narusza art. 24 ust. 2 ustawy. Nieujmowanie w księgach sprzętu nabywanego w ramach wydatków na realizację GPPiRPA stwierdzono także podczas poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 121-122 protokołu kontroli,

o) nieprawidłowo ewidencjonowano zwrot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, których wpływ nie był traktowany jako realizacja dochodów budżetowych, a przekazanie do PUW jako wydatek. Realizacja dochodów następowała w GOPS, następnie dochody te były przekazywane na rachunek budżetu – w 2016 r. była to kwota 421,45 zł. W księgach GOPS wpłaty dokonane przez dłużnika ewidencjonowano Wn 130 – Ma 240; nie dokonywano przy tym przypisu należności wynikającej z decyzji o zwrocie. Dane wynikające ze zrealizowanych wpływów nie były prezentowane w sprawozdaniu Rb-27S GOPS. W konsekwencji również przekazanie środków z rachunku budżetu do PUW nie było ujmowane w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Gminy. W księgach budżetu wpływ z GOPS zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych ewidencjonowano Wn 133 – Ma 224 „Rozrachunki z budżetami”, a przekazanie do PUW Wn 224 – Ma 133. Wpływy ze zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych wypłaconych przez gminę, zrealizowanego po zakończeniu roku budżetowego, w którym została przyznana dotacja celowa na ich wypłatę, powinny być ewidencjonowane jako dochody budżetu a ich zwrot do Urzędu Wojewódzkiego jako wydatek budżetu i prezentowane odpowiednio w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S. Przypis tych należności w GOPS powinien być ujmowany na koncie 221, a rozliczenie z budżetem gminy poprzez konto 222 – str. 21-22 protokołu kontroli,

p) w dniu 15 stycznia 2016 r. wypłacono z kasy Urzędu kwotę 27.841,69 zł tytułem ekwiwalentu za udział w akcjach ratowniczych i szkoleniu członków OSP za 2015 r. W tym samym dniu wypłacono również ekwiwalenty przelewem na konta bankowe członków OSP w łącznej kwocie 9.616,32 zł. Razem ekwiwalent za 2015 r. wyniósł 38.458,01 zł. Cała kwota 38.458,01 zł została zaksięgowana w koszty 2016 r. Naruszono w ten sposób zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. W konsekwencji nie wykazano zobowiązań z tytułu wydatków na kwotę 38.458,01 zł w księgach oraz w sprawozdawczości za 2015 r. – str. 34 protokołu kontroli,

q) w księgach Urzędu Gminy bezpodstawnie ujmowane są syntetyczne dane dotyczące należności od dłużników alimentacyjnych. Jak wynika z ustaleń kontroli, Skarbnik dokonuje na koniec każdego kwartału przypisu należności z tego tytułu na podstawie dokumentu wystawianego przez kierownika GOPS. Stwierdzono bowiem, że GOPS jest jednostką posiadającą dokumentację dłużników alimentacyjnych, prowadzącą postępowanie egzekucyjne z tytułu zwrotu wypłaconych świadczeń oraz przyjmującą na własny rachunek wyegzekwowane kwoty. Wobec tego ujmowanie w księgach Urzędu zbiorczej kwoty należności od dłużników alimentacyjnych nie ma żadnego uzasadnienia. Zwłaszcza, że kontrola nie wykazała, aby Urząd Gminy prowadził ewidencję analityczną tych należności na poszczególnych dłużników, jak tego wymagają zasady funkcjonowania konta 221; dodania wymaga, że prowadzenie takiej ewidencji przez Urząd jest w praktyce niemożliwe, ponieważ dokumentacja stanowiąca podstawę sporządzenia tej ewidencji stanowi dokumentację GOPS. Brak ewidencji syntetycznej należności w księgach GOPS powoduje, że w uprawniony jest wniosek o zupełnym braku księgowej ewidencji analitycznej należności od dłużników alimentacyjnych w rozumieniu art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – ewidencja prowadzona w GOPS nie stanowi bowiem uszczegółowienia danych z kont księgi głównej GOPS, gdyż w księdze głównej GOPS brak syntetycznej kwoty należności – dane w tym zakresie bezpodstawnie ujmowane są w księdze głównej Urzędu Gminy.

           Zrealizowane przez GOPS dochody z tytułu kwot wyegzekwowanych od dłużników alimentacyjnych wpłacane są przez GOPS na rachunek depozytowy w Urzędzie Gminy i ujmowane w księgach Urzędu Wn 139 „Inne rachunki bankowe” (wydzielony rachunek do tego celu) – Ma 221; po odwrotnych stronach tych kont księgowano przekazanie środków na rachunek budżetu gminy. W tym miejscu należy wskazać, że konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące, natomiast do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu dochodów z zadań zleconych powinno służyć konto 130 właściwe do ewidencji rachunku bieżącego (w tym przypadku prowadzonego przez GOPS). Wynika to m.in. z zasad sporządzania sprawozdania Rb-27ZZ określonych w § 6 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którymi dochody wykonane w tym sprawozdaniu wykazuje się na podstawie ewidencji analitycznej do konta rachunek bieżący jednostki budżetowej.

Kontrola wykazała, że dochody z zaliczki i funduszu alimentacyjnego były wykazywane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Urzędu Gminy, mimo że są realizowane są na rachunek GOPS (w 2016 r. 9.472,57 zł). Należności w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu zostały wykazane w kwocie 226.615,04 zł. GOPS nie sporządzał sprawozdania Rb-27S – str. 24-25 protokołu kontroli.

Analiza zapisów dokonanych w 2016 r. w księgach budżetu wykazała, że w skład salda strony Wn konta 224-1 na koniec 2016 r. wchodziła kwota 105.975 zł oznaczająca podatek VAT należny gminie Szypliszki od urzędu skarbowego. Na kwotę tę składały się dane wynikające z następujących deklaracji:

a) VAT-7K za IV kwartał 2016 r. – nadwyżka podatku naliczonego nad należnym w wysokości 20.760 zł; kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, która została zaksięgowana zapisem Wn 224-1 – Ma 901-2,

b) VAT-7 za styczeń 2017 r. (złożona 30 marca 2017 r.) – korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych w wysokości 85.215 zł zaksięgowana również zapisem Wn 224-1 – Ma 901-2; z uzasadnienia wniosku VAT-ZZ wynika, że kwota ta dotyczy zmiany przeznaczenia infrastruktury wodociągowo-kanalizacyjnej gminy, która została wybudowana w przez gminę w latach 2007-2013 i przekazana w 2013 r. do użytkowania na podstawie umowy cywilnoprawnej przedsiębiorcy; w zamian za przekazanie infrastruktury w użytkowanie gmina uzyskuje wynagrodzenie opodatkowane podatkiem VAT, co uprawnia gminę do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur za budową przedmiotowej infrastruktury; gmina uzyskała prawo do dokonania korekty rocznie 1/10 podatku VAT naliczonego, począwszy od rozliczenia dokonywanego deklaracją VAT-7K za I kwartał 2014 roku. W deklaracji tej, w treści której wskazano kwotę nadwyżki z poprzedniej deklaracji (za grudzień 2016 r.) w kwocie 20.760 zł, zaprezentowano nadwyżkę za styczeń 2017 r. w łącznej wysokości 104.281 zł, na którą składała się opisana wyżej kwota 85.215 zł tytułem podatku naliczonego od nabycia środków trwałych wstawiona w pozycji 58 „kwota do zwrotu w terminie 25 dni” (faktycznie wpłynęła w dniu 24 sierpnia 2017 r.) oraz 19.066 zł wynikająca z kontynuacji bieżących rozliczeń z tytułu VAT ujęta w poz. 61 „kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy”.

Z powyższych ustaleń wynika, że saldo konta 224-1 w ogólnej kwocie 105.975 zł wynikającej z wymienionych deklaracji nie było realne – konto to nie powinno wykazywać w zakresie podatku VAT żadnego salda, gdyż:

- należność z deklaracji za grudzień 2016 r. (20.760 zł) wynikająca z bieżących rozliczeń podatku należnego z naliczonym, oznaczona jako kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, powinna być uwidoczniona w ewidencji Urzędu na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami”,

- należność z deklaracji za styczeń 2017 r. w kwocie 85.215 zł, wskazana w deklaracji jako podlegająca zwrotowi, w ogóle nie powinna być ujęta w księgach 2016 r. (ani budżetu ani Urzędu), gdyż dotyczyła 2017 r.; na podstawie deklaracji ze stycznia 2017 r. powinna być ujęta w księgach 2017 r., lecz tylko w ewidencji Urzędu.

           Mając na uwadze, że kwota 85.215 zł corocznie jest zwracana z urzędu skarbowego (w 2016 r. wpływ miał miejsce 8 lipca 2016 r. i został zaksięgowany Wn 133 – Ma 224, co świadczy, że na koniec 2015 r. należność z tego tytułu również została błędnie zaksięgowana na dochody budżetu 2015 r.), błędne księgowanie tej kwoty na koniec 2016 r. nie spowodowało w ujęciu rocznym zawyżenia wyniku budżetu za 2016 r. i wypaczenia danych ewidencyjnych w zakresie skumulowanego wyniku budżetu – dochody ustalane przy uwzględnieniu zasady kasowości były bowiem o tę samą kwotę zaniżone poprzez księgowanie z kontem 224 wpływu z 8 lipca 2016 r. Zawyżenie wyniku budżetu za 2016 r. i wypaczenie danych ewidencyjnych w zakresie skumulowanego wyniku budżetu nastąpiło zaś w zakresie kwoty 20.760 zł, której zaksięgowanie na koncie 901 nie ma związku z żadnym wpływem środków pieniężnych.

Wykazanie na koniec roku całego nierealnego salda należności na koncie 224-1 wynoszącego 105.975 zł wpłynęło natomiast na zniekształcenie danych sprawozdawczych obrazujących stan depozytów na żądanie w sprawozdaniu Rb-N. Jakiekolwiek należności z tytułu podatku VAT podlegającego zwrotowi gminie nie podlegają zaliczeniu do dochodów z wyłączeniem zasady kasowej realizacji, jak ma to miejsce w przypadku wyjątku obowiązującego dla udziałów gminy w podatkach dochodowych oraz dla podatków pobieranych na rzecz gmin przez urzędy skarbowe. Należność z tytułu zwrotu podatku VAT stanowi – zgodnie z przyjętym w jednostce sposobem traktowania tych rozliczeń – należność z tytułu dochodów budżetowych, która powinna być ujęta w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej na koncie 225, zaś powstanie dochodów z nią związanych ma miejsce dopiero w momencie kasowej realizacji wpływu od urzędu skarbowego.

W sprawozdaniu Rb-N sporządzonym na koniec IV kwartału 2016 r. kwota depozytów na żądanie została wykazana w wysokości 52.813,65 zł, przy uwzględnieniu całości salda konta 224-1. W świetle § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) do ustalenia tej pozycji sprawozdania nie powinna być przyjęta kwota 105.975 zł. Nie oznacza ona bowiem środków znajdujących się na rachunku bankowym urzędu skarbowego na koniec IV kwartału, otrzymanych na rzecz innej jednostki (gminy Szypliszki), które urząd skarbowy będzie zobowiązany zwrócić w wyniku rozliczenia w następnym kwartale, z uwzględnieniem okresu przejściowego. Prawidłowo obliczona wartość depozytów na żądanie na dzień 31 grudnia 2016 r. powinna wynosić (-) 53.161,35 zł, co oznacza niedobór środków na finansowanie budżetu oraz nielegalne sfinansowanie budżetu na 2016 r. środkami raty części oświatowej subwencji ogólnej otrzymanej na 2017 r. Analogiczna sytuacja miała miejsce w 2015 r., gdzie wysokości depozytów na żądanie zawyżono o kwotę 117.764,38 zł, również dotyczącą rozliczenia podatku VAT (z czego kwota 85.215 zł wpłynęła 8 lipca 2016 r.). Zaprezentowana w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2015 r. kwota depozytów na żądanie w wysokości 44.362,88 zł powinna być niższa o 117.764,38 zł. i faktycznie wynosić (-) 73.401,50 zł. Kwotę taką zaangażowano w 2015 r. na sfinansowanie budżetu nielegalnie, ponieważ dotyczyła ona środków raty części oświatowej subwencji na 2016 r.

Sfinansowane z wymienionych kwot subwencji wydatki 2015 i 2016 r. obciążyły budżet odpowiednio 2016 i 2017 r. poprzez brak możliwości faktycznego przeznaczenia na wydatki zaewidencjonowanych dochodów budżetu z otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji, której środki zostały fizycznie rozdysponowane w roku ich wpływu. Finansowanie budżetu gminy środkami, które nie stanowią dochodów lub przychodów budżetu danego roku narusza przepisy art. 211 ust. 1, art. 212 ust. 1 oraz art. 217 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.). W efekcie przeznaczenia części środków subwencji będącej dochodem 2016 i 2017 r. na sfinansowanie wydatków budżetu w – odpowiednio – 2015 i 2016 r., dochody wykonane ujęte w ewidencji księgowej i sprawozdawczości za 2016 i 2017 r. w części obejmującej kwotę odpowiednio 73.401,50 zł i 53.161,35 zł nie odpowiadają środkom pieniężnym, które gmina może zaangażować na realizację wydatków – są to dochody występujące wyłącznie w ewidencji. W konsekwencji sporządzony na 2017 r. plan wydatków budżetu – oparty o planowane dochody – w zakresie kwoty 53.161,35 zł nie może stanowić realnej podstawy zaciągania przez Pana zobowiązań, gdyż nawet mimo pełnej realizacji dochodów gmina nie będzie posiadała środków pieniężnych na ich sfinansowanie – fizycznie zostały one przeznaczone na realizację budżetu w 2016 r.

„Zaniechanie wykorzystywania wpływających w grudniu środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej, stanowiących dochód następnego roku, na finansowanie budżetu roku, w którym wpłynęły na rachunek” było zaleceniem z poprzedniej kontroli przeprowadzonej w 2013 r., dotyczącej wykonania budżetu za 2012 r. Pomimo udzielonej odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne, że „Przy realizacji budżetu na 2013 rok uwzględnimy, iż część zaewidencjonowanych dochodów z części oświatowej nie będzie stanowić podstawy zaciągania zobowiązań do sfinansowania 2013 roku” w dalszym ciągu praktyka taka jest stosowana – str. 26-27 protokołu kontroli.

Kwota 105.975 zł wykazana jako należność na koniec 2016 r. wpłynęła na bezpodstawne ustalenie kwoty wolnych środków według stanu na koniec 2016 r. w wysokości 52.813,65 zł – w takiej wysokości są one prezentowane w sprawozdaniach Rb-NDS za I i II kwartał 2017 r., mimo że w praktyce gmina żadnych wolnych środków do wykorzystania w 2017 r. nie posiada. Analogiczna sytuacja dotyczy wolnych środków wykazywanych w sprawozdaniach Rb-NDS w 2016 r.

Należy w tym miejscu wskazać, że bezzasadne, zniekształcające wynik budżetu księgowania zapisami Wn 224 – Ma 901 stwierdzono także podczas poprzedniej kontroli kompleksowej, przy czym wówczas dotyczyły one „należności” wynikających z rozstrzygniętych przetargów na zbycie nieruchomości, w wyniku których nie zawarto jeszcze aktów notarialnych.

Oprócz powyższych ustaleń dotyczących nieprawidłowości sald wykazywanych w ewidencji budżetu w zakresie rozliczeń z tytułu VAT i ich skutków dla oceny sytuacji finansowej gminy, podkreślić należy też brak ewidencji księgowej rozrachunków z tytułu VAT w księgach Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej. Jak wynika z ustaleń kontroli Skarbnik prowadzi rejestr sprzedaży i zakupu VAT, na podstawie którego sporządza deklaracje. Nie prowadzi się w księgach Urzędu bieżących rozliczeń z tytułu VAT na koncie 225, które powinno obrazować na koniec każdego miesiąca stan rozliczeń z urzędem skarbowym (należność lub zobowiązanie) wynikający z deklaracji VAT za dany miesiąc. Ewidencja dotycząca rozliczeń z urzędem skarbowym z tytułu VAT powinna być bieżąco prowadzona w Urzędzie na koncie 225, natomiast w sytuacji gdy Urząd nie ma wyodrębnionego rachunku bieżącego i korzysta w zakresie realizacji dochodów i wydatków z rachunku budżetu, w ewidencji budżetu powinny pojawić się tylko operacje dotyczące kasowego rozliczenia (przelewów) z urzędem skarbowym z rachunku budżetu, z odpowiednim powieleniem ich na koncie 130 w zakresie obrazującym realizację albo zmniejszenie dochodów lub wydatków – stosownie do przyjętego sposobu traktowania w budżecie przelewów z tytułu VAT – str. 26-27 i 35-39 protokołu kontroli.

Analiza sald kont 139 „Inne środki pieniężne” i 240 wykazała, że na rachunku depozytowym pozostawały środki w wysokości 22,41 zł stanowiące odsetki od przechowywanego na nim wcześniej wadium. Zgodnie z art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579), jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę – str. 42 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących gospodarki pieniężnej wykazała, że mimo prowadzenia kasy nie były do niej przyjmowane wpłaty z tytułu opłaty skarbowej. Ustalono, że opłata skarbowa przyjmowana była przez kasjera na kwitariusze przychodowe i w tym samym dniu lub w następnym odprowadzana na rachunek bankowy. Operacje te nie były ewidencjonowane w raporcie kasowym, a w konsekwencji są pomijane na koncie 101 „Kasa”. Kopie dowodów wpłaty do banku oraz kopie kwitariusza K-103 przechowywane są w teczce zatytułowanej „Obrót gotówkowy dowód wpłaty – opłata skarbowa 2016”. W 2016 r. z tytułu opłaty skarbowej przyjęto i odprowadzono na rachunek bankowy z pominięciem kasy kwotę 10.365 zł. Mając na uwadze zorganizowanie w Urzędzie Gminy kasy oraz pobieranie środków stanowiących dochody budżetu przez pracownika wyznaczonego do jej prowadzenia, nie ma żadnego uzasadnienia dla zaniechania kasowej ewidencji tych operacji –wszelkie tego rodzaju wpłaty przyjmowane przez kasjera oraz dokonywane przez niego wypłaty powinny mieć odzwierciedlenie w raporcie kasowym oraz na koncie 101, jak to wynika z zasad funkcjonowania tego konta przyjętych w zakładowym planie kont Urzędu Gminy. W trakcie kontroli kontrolującym okazano raport kasowy Nr 21/17 sporządzony 19 lipca 2017 r., w którym przyjęta gotówka dotycząca opłaty skarbowej została zaprzychodowana do raportu kasowego i odprowadzona do banku, a bankowy dowód wpłaty został ujęty w rozchodach w raporcie kasowym – str. 32-33 protokołu kontroli. Świadczy to o wyeliminowaniu nieprawidłowości w trakcie kontroli, w związku z czym wniosek pokontrolny w tym zakresie nie będzie wydawany.

           Zagadnienia dotyczące druków ścisłego zarachowania zostały zawarte w instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, wprowadzonej zarządzeniem Pana Wójta Nr 28.2015 z dnia 30 grudnia 2015 r. W Urzędzie Gminy Szypliszki do druków ścisłego zarachowania zalicza się: czeki gotówkowe, kwitariusze przychodowe K-103, kontokwitariusze, świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt, arkusze spisu z natury, kwitariusz przychodowy z kopią (B). Ustalono, że kontokwitariusze, świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt i kwitariusz przychodowy z kopią (B) nie występują w kontrolowanej jednostce, a zatem nie powinny być objęte instrukcją. Ponadto w instrukcji wskazano, że pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków jest kasjer, który od stycznia 2015 r. nie prowadzi tej ewidencji. Z dniem 2 stycznia 2015 r. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania powierzył Pan inspektorowi ds. kadrowych – str. 35 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych wykazała następujące nieprawidłowości:

a) według uchwały Nr XII/66/2015 Rady Gminy Szypliszki z dnia 22 grudnia 2015 r., od dnia 1 stycznia 2016 r., jednostką obsługującą szkoły – w rozumieniu art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.) – jest Urząd Gminy w Szypliszkach. Stwierdzono, że sprawozdania budżetowe i finansowe szkół za 2016 r. były podpisywane przez dyrektorów szkół, co jest niezgodne z postanowieniami art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Z przywołanego przepisu wynika, że w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości. Oznacza to, że od 1 stycznia 2016 r. podpisywanie wszelkich sprawozdań budżetowych i finansowych należy do kompetencji kierownika jednostki obsługującej, tj. Pana Wójta. Jak wynika z ustaleń kontroli, sprawozdania budżetowe szkół okazane za poszczególne okresy 2017 r. podpisane były przez Pana Wójta – str. 23-24 i 30-31 protokołu kontroli,

b) okazane sprawozdanie jednostkowe Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za 2016 r. sporządzone przez GOPS nie zawierało części A i B tego sprawozdania, z których powinny wynikać dane uzupełniające obrazujące podział należności, zaległości i nadpłat na części przypadające budżetowi państwa i budżetowi gminy. Część A i B w zakresie dotyczącym tej jednostki jest wypełniana na etapie sporządzania sprawozdania zbiorczego. Zgodnie z § 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej sprawozdanie jednostkowe sporządza się zgodnie z treścią formularza, zaś jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie sprawozdań jednostkowych, sporządzają sprawozdanie zbiorcze w szczegółowości sprawozdania jednostkowego (§ 6 ust. 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia). Całość należności od dłużników alimentacyjnych (odsetki, zaliczka alimentacyjna, fundusz alimentacyjny) wykazanych w sprawozdaniu GOPS została zakwalifikowana do zaległości, wynoszących łącznie 688.420,64 zł – wykazano je, mimo że GOPS nie posiada w księgach należności z tego tytułu, lecz są one bezpodstawnie wprowadzane do ksiąg Urzędu. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że GOPS prowadzi ewidencję pozaksięgową dłużników alimentacyjnych (…) Zadania w zakresie zaliczki alimentacyjnej oraz funduszu alimentacyjnego nie są realizowane przez Urząd Gminy, dlatego rozliczenia z tym związane nie były wykazywane w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27ZZ UG (…). Treść wyjaśnienia potwierdza zatem brak uzasadnienia do księgowania zbiorczej kwoty należności od dłużników alimentacyjnych w księgach Urzędu Gminy. W dalszej części wyjaśnienia Skarbnik deklaruje, iż należności te zostaną przeniesione do ksiąg GOPS i zaniechane zostanie ujmowanie ich w ewidencji Urzędu.

Z ustaleń kontroli wynika zatem, że GOPS sporządzał sprawozdanie Rb-27ZZ pomimo tego, iż nie prowadził ewidencji księgowej i nie wykazywał dochodów z zadań zleconych w sprawozdaniu Rb-27S. Natomiast Urząd Gminy, posiadający w swoich księgach dane syntetyczne co do kwot rozrachunków dotyczących funduszu alimentacyjnego i zaliczki alimentacyjnej, nie sporządzał w tym zakresie sprawozdania Rb-27ZZ. Powyższe narusza § 9 pkt 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej – str. 27-28 protokołu kontroli.

Analiza sporządzonych przez instytucje kultury informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za I półrocze 2016 r., zatytułowanych „Wykonanie planu finansowego na dzień 30-06-2016”, wykazała, że nie zostały one oznaczone datą ich sporządzenia oraz nie zawierają podpisów osób je sporządzających. W informacji tej nie wskazano stanu należności i zobowiązań, w tym wymagalnych, wbrew wymaganiom art. 265 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Brak daty sporządzenia informacji za pierwsze półrocze 2016 r. uniemożliwia stwierdzenie, czy informacje zostały sporządzone w terminie, tj. do dnia 31 lipca roku budżetowego.

Z kolei sprawozdania roczne instytucji kultury, o których mowa w art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, nie zawierają podpisów osób je sporządzających. W sprawozdaniach tych nie wskazano stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku. Zgodnie z art. 265 pkt 2 ustawy sprawozdania roczne z wykonania planu finansowego jednostki sporządzane są w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym. Natomiast zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o finansach publicznych podstawą gospodarki finansowej samorządowych osób prawnych jest plan finansowy, którego szczegółowość określa art. 31 ustawy (kontrolującym nie okazano planów finansowych instytucji kultury). Samorządowe osoby prawne zobowiązane są do wyodrębnienia w planie m.in. stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku (art. 31 pkt 6 i 7 ustawy), zatem informacje w tym zakresie powinny znaleźć się w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego – str. 183-184 protokołu kontroli.

           Kontroli poddano wieloletnią prognozę finansową na lata 2017-2025, w wersji przyjętej uchwałą Rady Gminy Szypliszki Nr XXI/138/2017 z dnia 14 lutego 2017 r. Ustalono, że rozchody budżetu oraz spłaty rat kapitałowych planowane na 2017 r. (761.980 zł) zarówno w WPF jak i w uchwale budżetowej zostały zawyżone o kwotę 17.100 zł. Kwota 17.100 zł przypadała do spłaty w 2017 r., lecz w grudniu 2016 r. została umorzona. Zatem rozchody budżetu (kol. 5 WPF) oraz spłaty rat kapitałowych kredytów i pożyczek (kol. 5.1 WPF) w zmianie WPF i uchwały budżetowej z dnia 14 lutego 2017 r. powinny być dostosowane do faktycznej kwoty rozchodów przypadających na 2017 r., wynoszącej na dzień uchwalenia 744.880 zł. Miało to wpływ na wskaźnik planowanej łącznej kwoty spłaty zobowiązań podany w WPF (kol. 9.1, 9.2, 9.4), który został ustalony na 3,28%, a powinien wynosić 3,22%. Przed zakończeniem czynności kontrolnych, w dniu 3 sierpnia 2017 r., Rada Gminy Szypliszki podjęła uchwałę Nr XXV/152/2017 w sprawie zmian w WPF, którą dokonano zmniejszenia planowanych na 2017 r. rozchodów o kwotę 17.100 zł – str. 49 protokołu kontroli.

           Analiza wykonania budżetu gminy Szypliszki za 2016 r. wykazała nieprawidłowości w zakresie jego planowania, co przejawiało się ujęciem po stronie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości założeń niemających uzasadnienia w świetle posiadanej dokumentacji stanowiącej podstawę realizacji dochodów z tego źródła – str. 111 protokołu kontroli. Plan dochodów w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” wynosił 385.000 zł, zaś jego wykonanie 116.058 zł, co stanowiło jedynie 30,14% planu. Jak wynika z ustaleń kontroli, Skarbnik przedstawiła notatkę zawierającą zestawienie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. Wśród nich znajdowały się grunty planowane do sprzedaży w miejscowości Budzisko za kwotę 240.000 zł – w odniesieniu do tych gruntów nie okazano kontrolującym dokumentacji wskazującej na podjęcie przez jednostkę działań w celu doprowadzenia do ich sprzedaży. Należy wskazać, że w razie zaistnienia okoliczności wskazujących na brak możliwości zrealizowania planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości, gmina powinna była przeanalizować i urealnić ten plan według stanu na koniec III kwartału 2016 r. Utrzymywanie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości na nierealnym poziomie na koniec III kwartału 2016 r. doprowadziło do wypaczenia wartości wskaźnika spłaty zadłużenia gminy, o którym mowa w przepisach art. 243 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 243 ust. 2 ustawy obliczenie wskaźnika nastąpiło bowiem na 2017 r. przy uwzględnieniu planu dochodów ze sprzedaży majątku według stanu na koniec III kwartału 2016 r., zaś plan ten w świetle ustaleń kontroli nie może być uznany za realny.

Kontrola podstaw gospodarowania nieruchomościami wykazała, że od 2016 r. gmina Szypliszki nie posiada planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, o którym od 1 stycznia 2017 r. mowa w art. 25 ust. 2 i 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.) (do tego dnia regulacje zobowiązujące Pana Wójta do opracowania planu wynikały z art. 25 ust. 2 w zw. z 23 ust. 1 pkt 3 i ust. 1d tej ustawy). Plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać elementy wskazane w art. 25 ust. 2a ustawy. Na poprzedniej kontroli RIO również wskazano na brak sporządzenia planu; w wykonaniu zaleceń opracował Pan plan na lata 2013-2015 – str. 97-98 protokołu kontroli.

Ponadto od 2013 r. na terenie gminy nie obowiązuje wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, co stanowi naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610, ze zm.). Program powinien być opracowany na co najmniej 5 kolejnych lat i zawierać elementy wskazane w art. 21 ust. 2 ustawy – str. 98 protokołu kontroli.

W wyniku analizy postanowień uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony, dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, podjętej przez Radę Gminy w dniu 17 lutego 2009 r., stwierdzono, że jej postanowienia – mimo zacytowanego tytułu – nie zostały dostosowane do brzmienia delegacji zawartej w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, ponieważ nie odnoszą się do zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony. Należy zaznaczyć, że do czasu określenia w uchwale zasad zawierania umów na czas nieoznaczony Pan Wójt może zawierać tego typu umowy wyłącznie za zgodą Rady Gminy. Na kwestię tę zwracano uwagę podczas poprzedniej kontroli RIO. Z wyjaśnienia złożonego przez Pana Wójta w sprawie niewykonania zalecenia, wbrew udzielonej odpowiedzi deklarującej jego realizację, wynika, że (…) został opracowany projekt zmiany uchwały (…) Jednakże w trakcie prac, w wyniku konsultacji z radnymi Rady Gminy Szypliszki, zaniechano procedowania ww. projektu uchwały i zadecydowano, że stosownie do zapisów do art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami zawarcie umów użytkowania, najmu lub dzierżawy na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony następować będzie wyłącznie w drodze przetargu. (…). Należy wskazać, że kwestia stosowania lub nie stosowania trybu przetargowego do umów zawieranych na czas nieoznaczony nie jest zagadnieniem podlegającym regulacji w przedmiotowej uchwale. Zasadą jest stosowanie do tego typu umów trybu przetargowego, zaś odstąpienie od niego następuje w drodze uchwały podejmowanej przez Radę na podstawie art. 37 ust. 4 zd. drugie ustawy o gospodarce nieruchomościami. Przedmiotem delegacji z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym jest określenie zasad wydzierżawiania lub wynajmowania nieruchomości przez Pana Wójta na czas nieoznaczony, czyli np. wskazanie przez Radę Gminy okoliczności, w jakich może Pan bez zgody Rady przeznaczać nieruchomości do wynajęcia lub wydzierżawienia na czas nieoznaczony, a w jakich musi Pan odrębną zgodę uzyskać (tak jak to uregulowano w § 10 ust. 3 obowiązującej uchwały z dnia 17 lutego 2009 r. w odniesieniu do umów zawieranych na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata) – str. 96-97 protokołu kontroli.

Badając uzyskiwanie dochodów z najmu lokali mieszkalnych (str. 99-104 protokołu kontroli) stwierdzono, że w większości przypadków wpłacane przez najemców opłaty za wodę i ścieki, a także odsetki od nieterminowych płatności klasyfikowano razem z czynszem jako dochody w par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…”. Należy wskazać, że czynsz najmu stanowi należność odrębną od opłat niezależnych od właściciela (tj. opłat za dostawę do lokalu energii, gazu, wody, odbiór ścieków i odpadów), dlatego też niepoprawne jest stosowanie jednakowej podziałki klasyfikacji budżetowej dla wpływów z tych tytułów. Wpływy z opłacanych należności za wodę i ścieki nie powinny być zaliczane do dochodów budżetu (par. 0750), lecz ujęte jako zwrot (wznowienie) wydatków w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej wydatków, a tylko ewentualnie na dochody z usług (w rozdziale odpowiednim do ich rodzaju) – w zależności od daty wpływu środków lub przyjętego sposobu rozliczeń. Należy bowiem wskazać, iż w konsekwencji przyjmowania tych wpłat na dochody, zarówno na wydatki budżetu, jak i na koszty ujęte w ewidencji księgowej Urzędu składają się wydatki i koszty poniesione na funkcjonowanie innych podmiotów. Prezentowana w sprawozdawczości kwota wykonanych wydatków budżetu zawiera zatem w części wydatki poniesione przez gminę (przejściowo) na cele niedotyczące realizacji zadań publicznych, co sprzeciwia się postanowieniom m.in. art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Wpływy z odsetek powinny zaś być ujmowane w par. 0920 „Pozostałe odsetki”.

           W odniesieniu do 5 najemców pobierano opłaty za wodę oraz ścieki według stawek wynikających z nieobowiązującej już uchwały Nr XXIX/211/2013 Rady Gminy Szypliszki z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie zatwierdzenia taryfy zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Od 2016 r. obowiązują stawki określone uchwałą Nr XII/60/2015 Rady Gminy Szypliszki z dnia 22 grudnia 2015 r. w sprawie zatwierdzenia taryfy zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. W wyniku obliczeń dokonanych przez kontrolujących stwierdzono, że w 2016 r. zaniżenie opłat za wodę wyniosło łącznie 40,92 zł, zaś zaniżenie opłat za wywóz nieczystości płynnych to łącznie 63,60 zł (szczegółowe wyliczenie na poszczególnych najemców zawarto na str. 101-102 protokołu kontroli). Stwierdzono też, że względem jednego najemcy – w wyniku przeoczenia – nie naliczano i nie egzekwowano należnej opłaty za ścieki. W trakcie kontroli najemca dokonał wpłaty kwoty 65,52 zł za nieczystości płynne należnej za 2016 r.

Kontrola wykazała, że w przypadkach, w których opłaty za wodę i ścieki ustalane są według wskazań wodomierzy, naliczenia należnych opłat dokonywano na podstawie informacji przekazywanych telefonicznie przez najemców, którzy sami dokonywali odczytów. Urząd Gminy nie weryfikował prawdziwości przekazywanych informacji.

W przypadkach umów najmu, w których opłaty za wodę i ścieki ustalono w formie ryczałtu, nie weryfikowano, czy opłaty te pobierane są w odpowiedniej wysokości. Opłaty za wodę i ścieki – zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie praw lokatorów... – są opłatami  niezależnymi od właściciela, zatem ich wysokość, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy, powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez lokatorów kosztów ponoszonych na ich dostarczenie do lokali (lub w przypadku ścieków – odprowadzenie z lokali). W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów (ilości) dostarczenia wody i odbioru ścieków, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty. Właściwa realizacja tego przepisu wymaga zatem odejścia od formy ryczałtowej w zakresie obciążeń za wodę i ścieki na rzecz opomiarowania dostarczanej do lokalu wody i rozpoczęcia obciążania najemców faktycznymi kosztami.

W kontrolowanej jednostce nie ustalono odpłatności za ogrzewanie lokali mieszkalnych. Z wyjaśnienia złożonego przez Pana w tej kwestii wynika, że ustalona stawka czynszu najmu w umowach na lokale mieszkalne odzwierciedla koszty ponoszone na ogrzewanie obiektu. Odnosząc się do powyższego należy wskazać, że opłaty za ogrzewanie również należą do opłat niezależnych od właściciela i powinny być ustalone w wysokości zapewniającej wyłącznie pokrycie przez lokatorów kosztów ponoszonych na dostarczenie ciepła do lokali. Wymaga to zatem okresowego ustalania kosztów ponoszonych przez gminę z tego tytułu i konfrontowania ich z wnoszonymi przez najemców opłatami za ogrzewanie – wnoszone opłat winny być traktowane jak zaliczki, natomiast ich porównanie z faktycznymi kosztami powinno zobrazować wysokość nadpłaty lub niedopłaty najemców za dany okres. Analiza bazowej stawki czynszu obowiązującej na terenie gminy względem czynników ją obniżających prowadzi do wniosku o skonstruowania stawki w sposób mający prowadzić do obejścia przepisów ustawy w zakresie obowiązku ustalania opłat za ogrzewanie lokalu i weryfikowania ich z faktycznie poniesionymi przez gminę kosztami. Z zarządzenia Pana Wójta z dnia 10 października 2011 r. wynika, że stawka bazowa czynszu za 1m² powierzchni lokalu mieszalnego wynosi 5 zł, zaś czynnikiem obniżającym stawkę o wartość do 95% stawki bazowej jest brak sieci centralnego ogrzewania zależnej od gminy Szypliszki – stosownie do zasad polityki czynszowej przyjętych przez Radę Gminy Szypliszki uchwałą z dnia 27 marca 2003 r. Taka konstrukcja świadczy w praktyce o „ukryciu” w kwocie czynszu opłat niezależnych od właściciela z tytułu ogrzewania lokalu, których wysokość powinna być ustalania i rozliczania w sposób zapewniający realizację wymagań art. 9 ust. 2 ustawy.

Kontrola uzyskiwania dochodów z najmu lokali użytkowych wykazała, że:

a) Pan Wójt przedłużał umowę najmu lokalu użytkowego o pow. 52 m² z przeznaczeniem na prowadzenie apteki na kolejne okresy do 3 lat bez uzyskiwania zgody Rady Gminy w tym zakresie, mimo braku wystąpienia przesłanek przewidzianych uchwałą w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości… Zgodnie z postanowieniami uchwały jest Pan upoważniony do przedłużania umów najmu na kolejne okresy do 3 lat pod warunkiem, że umowa została zawarta po przeprowadzeniu postępowania przetargowego albo dotychczasowy najemca uiszczał czynsz terminowo i wywiązywał się z obowiązków nałożonych umową. Kontrolujący ustalili, iż zawarcie umowy z najemcą w 2011 r. nie zostało poprzedzone przeprowadzeniem przetargu (umowa została zawarta w 2011 r. pierwotnie na czas nieoznaczony – bez przetargu i zgody Rady Gminy, co było przedmiotem ustaleń poprzedniej kontroli – a następnie od 2013 r. zawierano aneksy określające czas jej obowiązywania) oraz, że w latach 2013-2015 najemca nie zawsze dochowywał terminu płatności czynszu – str. 104 protokołu kontroli;

b) nie są ustalane faktycznie ponoszone przez gminę koszty bieżące utrzymania lokalu przeznaczonego na prowadzenie apteki. Zgodnie z umową najemca zobowiązany jest płacić czynsz w wysokości 350 zł, który według umowy zawiera w sobie koszty wywozu nieczystości stałych i płynnych, poboru wody i energii elektrycznej oraz internetu. Umowa nie określa zatem w praktyce stawki czynszu rozumianej jako należność gminy za prawo korzystania przez najemcę z lokalu. Czynsz stanowi istotę umowy najmu, jak to wynika z art. 659 § 1 k.c. Odrębnym rodzajem należności gminy od najemcy są ponoszone przez gminę przejściowo – za najemcę – koszty korzystania z lokalu, które najemca zobowiązany jest ponieść w całości. Do zadań gminy nie należy bowiem ponoszenie kosztów funkcjonowania podmiotów prowadzących działalność gospodarczą – str. 105 protokołu kontroli;

c) nie waloryzowano czynszu najmu lokalu o pow. 16,64 m² przeznaczonego na prowadzenie gabinetu stomatologicznego, ustalonego w umowie zawartej w 2001 r. w wysokości 348,92 zł. W § 9 umowy postanowiono, że czynsz miesięczny może ulec zmianie proporcjonalnie do wskaźnika wzrostu cen i usług konsumpcyjnych za poprzedni kwartał, ogłoszony przez GUS w Monitorze Polskim. Do chwili obecnej (przez okres 16 lat) czynsz nie uległ zmianie i wnoszony jest w wysokości ustalonej umową. W wyjaśnieniu złożonym w tej kwestii wskazał Pan, że odstąpiono od podnoszenia kosztów najmu, gdyż stomatolog przez cały okres najmu samodzielnie ponosi koszty modernizacji i remontów kapitalnych gabinetu, nie zwracając się do gminy o ich refundację. Należy wskazać, że zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Ponadto zwrócenia uwagi wymaga, że zgodnie z przepisami art. 662 § 2, art. 680 i art. 681 Kodeksu cywilnego drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem wynajmowanego lokalu obciążają najemcę; do nakładów tego rodzaju zalicza się drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody. Z kolei art. 663 k.c. stanowi, że jeżeli w czasie trwania najmu rzecz wymaga napraw, które obciążają wynajmującego, a bez których rzecz nie jest przydatna do umówionego użytku, najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego. Z obliczeń dokonanych przez kontrolujących wynika, że dokonywanie waloryzacji czynszu zgodnie z umową zwiększyłoby należności gminy o łączną kwotę 17.143,52 zł (od 2002 r. do końca sierpnia 2017 r.) – str. 105-106 protokołu kontroli;

d) gmina przekazała Niepublicznemu ZOZ „CORDIS” w nieodpłatne użyczenie lokal użytkowy o pow. 112,14 m², położony w budynku Ośrodka Zdrowia w Szypliszkach, w celu świadczenia usług medycznych w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej i ginekologii. W umowie zawartej na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. określono jedynie należność w wysokości 1.100 zł miesięcznie tytułem zwrotu kosztów utrzymania lokalu, tj. ogrzewania, energii elektrycznej, wody, ścieków. Odnosząc się do stwierdzonego stanu faktycznego należy wskazać, że z obowiązującej uchwały Nr XXII/172/09 Rady Gminy Szypliszki z dnia 17 lutego 2009 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony, dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony nie wynikają żadne postanowienia uprawniające Pana Wójta do nieodpłatnego udostępniania nieruchomości na określone cele. Bezpłatne udostępnienie lokalu przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą należy uznać za działanie wbrew ogólnej zasadzie zawartej w art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zobowiązującej właściwe organy do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki oraz przywołanej wyżej zasadzie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Na kwestię nieodpłatnego użyczenia lokalu Niepublicznemu ZOZ zwracano uwagę podczas poprzedniej kontroli RIO, zalecając rozważenie ustalenia odpłatności za udostępnienie lokalu niepublicznemu zakładowi opieki zdrowotnej. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń stwierdził Pan, że odpłatność za udostępnienie tego lokalu zostanie ustalona. Wskazać należy, że pobieranie zwrotu kosztów mediów zużytych przez najemcę, a poniesionych pierwotnie przez gminę, nie stanowi odpłatności za udostępnienie lokalu w znaczeniu ustalenia przez gminę należności za sam fakt jego udostępnienia przedsiębiorcy. W dalszym ciągu uprawniony jest zatem wniosek o nieodpłatnym udostępnianiu lokalu na prowadzenie działalności gospodarczej – str. 106-107 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów z dzierżawy nieruchomości stwierdzono, że:

a) nie sporządzano i nie podawano do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, do czego obliguje art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 107 protokołu kontroli,

b) dzierżawca POLKOMTEL S.A. zobowiązany jest – zgodnie z treścią zawartych umów – do opłacania czynszu dzierżawnego w terminie 21 dni od dnia doręczenia faktury. Kontrolowana jednostka wysyła faktury listem zwykłym, co uniemożliwia naliczenie ewentualnych odsetek od nieterminowych wpłat przy uwzględnieniu umownego terminu płatności (brak możliwości stwierdzenia dnia otrzymania faktury) – str. 109-110 protokołu kontroli,

c) wystąpił jeden przypadek nienaliczenia należnych odsetek. Z tytułu nieterminowej wpłaty czynszu za I półrocze dokonanej przez dzierżawcę nieruchomości o pow. 25 m² położonej w Słobódce należało naliczyć odsetki ustawowe w wysokości 0,26 zł. Natomiast z wyjaśnień pracownika odpowiedzialnego za przypis należności i windykację wynika, że naliczano odsetki podatkowe, które wynosiły 0 zł. Wskazania wymaga, że czynsz dzierżawny stanowi należność o charakterze cywilnoprawnym, w związku z czym w przypadku nieterminowej zapłaty nalicza się odsetki ustawowe – str. 111 protokołu kontroli.

Badanie procedur sprzedaży nieruchomości wykazało następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490):

a) w ogłoszeniu o kolejnym przetargu na sprzedaż nieruchomości nie zamieszczono informacji o terminach przeprowadzenia poprzednich przetargów, czym uchybiono przepisowi art. 38 ust. 2 zd. 2 ustawy – str. 113 protokołu kontroli,

b) nie dokonano aktualizacji operatów szacunkowych wykorzystanych zarówno przy sprzedaży, jak i zamianie nieruchomości. W przypadku sprzedaży nieruchomości w drodze przetargu ogłoszonego 28 kwietnia 2016 r. ustalono cenę na podstawie operatu sporządzonego 10 czerwca 2014 r., natomiast w przypadku zamiany potwierdzonej protokołem uzgodnień z dnia 18 maja 2015 r. ceny zamienianych działek ustalono w operacie z dnia 30 lipca 2013 r. Zgodnie z art. 156 ust. 3 i 4 ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 1 września 2017 r., operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia. Natomiast po upływie tego okresu może być wykorzystywany po potwierdzeniu jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego. Potwierdzenie aktualności operatu następowało do dnia 31 sierpnia 2017 r. przez umieszczenie stosownej klauzuli w operacie szacunkowym przez rzeczoznawcę, który go sporządził. Począwszy od 1 września 2017 r., oprócz wspomnianej klauzuli, potwierdzenie aktualności operatu szacunkowego wymaga dołączenia do niego analizy potwierdzającej, że od daty jego sporządzenia nie wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników, o których mowa w art. 154 ustawy – str. 113-114 i 116 protokołu kontroli,

c) zaniechano pisemnego powiadomienia osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości oznaczonych numerami 138 i 139, położonych w miejscowości Żubryn, o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, czym naruszono art. 41 ust. 1 ustawy. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o pisemnej formie powiadomienia). Zawiadomienie powinno także informować, że w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi. Na braki w tym zakresie zwracano uwagę podczas poprzedniej kontroli RIO. Pracownik odpowiedzialny za organizację przetargów na zbycie nieruchomości wyjaśnił, że w 2016 r. nabywcom nieruchomości wysyłano stosowne zawiadomienia, jednakże w przypadku sprzedaży objętej kontrolą nie było możliwe wstępne uzgodnienie terminu zawarcia planowanej umowy sprzedaży z nabywcami nieruchomości z powodu ich pobytu za granicą. Po powrocie do Polski nabywcy dysponowali zbyt małą ilością czasu, aby można było wysłać pismo urzędowe z wyznaczonym terminem zawarcia umowy, ale nie krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Ze względu na powyższe termin zawarcia umowy został uzgodniony w formie ustnej – str. 115 protokołu kontroli,

d) w przetargu na zbycie nieruchomości, o których mowa w powyższym punkcie, ceny wywoławcze zostały określone w ogłoszeniu na 19.000 zł (działka nr 138) i 33.000 zł (działka nr 139), a wysokość postąpienia odpowiednio na 200 zł i 400 zł. Wskazanie w ogłoszeniu takiej wysokości postąpienia było sprzeczne z § 14 ust. 3 rozporządzenia, zgodnie z którym o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, z tym, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Wobec przyjętych cen wywoławczych minimalne postąpienie mogło wynosić 190 zł (działka nr 138) oraz 330 zł (działka nr 139), zatem ustalenie podanej wysokości postąpień w ogłoszeniu stanowiło nieuzasadnione zobowiązywanie ewentualnych uczestników przetargu do dokonywania postąpień w wysokości wyższej o 10 zł (w przypadku działki nr 138) i wyższej o 70 zł (w przypadku działki nr 139) od dopuszczonej przepisami prawa i zależnej od ich wyboru – str. 114 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

W zakresie realizacji dochodów budżetu gminy z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych stwierdzono następujące nieprawidłowości w przypadku 8 podatników o numerach ewidencyjnych wskazanych w protokole kontroli:

- podatnik posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako RIVb o pow. 0,3839 ha (0,23034  ha przeliczeniowego), które opodatkowane zostały jako grunty RIVa; zawyżenie podatku z tego tytułu w latach 2015-2016 wyniosło 30 zł;

- podatnik posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako RIVb o pow. 0,0541 ha (0,03246 ha przelicz.); część tej powierzchni 0,0142 ha opodatkowano prawidłowo, natomiast pozostała powierzchnia 0,0399 ha została wprowadzona do ewidencji wymiarowej jako RV. Zaniżenie podatku z tego tytułu w latach 2013-2016 wyniosło 28 zł;

- podatnik posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako RIVb o pow. 0,271 ha (0,0836 ha + 0,1874 ha). Grunty o powierzchni 0,0836 ha zostały opodatkowane prawidłowo, natomiast grunty 0,1874 ha zostały opodatkowane jako RIVa. Zawyżenie podatku w latach 2014-2016 wyniosło 30 zł;

- podatnik posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako PsIV o powierzchni 3,4599 ha, natomiast została opodatkowana powierzchnia 3,4997 ha, w wyniku czego kwota podatku została zawyżona o 3 zł.

Nieprawidłowości w opodatkowaniu pozostałych podatników, z uwagi na to, że przedmioty opodatkowania podlegały ustawowemu zwolnieniu, nie wywołały żadnych skutków finansowych. Ogółem w 1 przypadku zaniżono wymiar podatku rolnego o kwotę 28 zł, natomiast w 3 przypadkach wymiar podatku zawyżono o kwotę 63 zł – str. 56-58 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych:

a) 1 podatnika podatku leśnego – 245 dni po terminie; kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonej po terminie wynosiła 2 zł – str. 65-66 protokołu kontroli,

b) 1 podatnika podatku od nieruchomości – 29 dni po terminie (podmiot zwolniony od podatku na mocy ustawy) – str. 70 protokołu kontroli,

c) 2 podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych – średnio 23 dni po terminie; kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 1.829 zł – str. 72 protokołu kontroli.

Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji (korekt deklaracji) jest nieprawidłowością wypełniającą znamiona czynu z art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U.  z 2016 r. poz. 2137, ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy z opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających, o których mowa w przepisach art. 272 Ordynacji podatkowej, m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w większości przypadków skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku.

Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od środków transportowych deklaracji, co skutkowało również tym, że 2 podatników w złożonych deklaracjach wykazało nieprawidłowe dane dotyczące parametrów posiadanych pojazdów, a w konsekwencji zaniżyło deklarowany podatek o kwotę 200 zł. Podjęte w trakcie kontroli działania skutkowały tym, iż podatnicy złożyli korekty deklaracji – str. 73 protokołu kontroli.

Przeprowadzona kontrola terminowości dokonywania wpłat wykazała, w przypadkach podanych niżej, nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez podatników:

a) podatku od środków transportowych (osoby fizyczne); kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 6.341 zł (dotyczyła 3 podatników) – str. 74 protokołu kontroli,

b) łącznego zobowiązania pieniężnego; kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 1.951zł (dotyczyła 3 podatników) – str. 78-80 protokołu kontroli,

c) opłaty za gospodarowanie odpadami; kwota opłaty uiszczona po terminie wynosiła 3.984 zł (dotyczyła 27 właścicieli nieruchomości) – str. 89-92 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny, jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy powinien rozważyć możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego z wnioskiem o wszczęcie postępowania karnoskarbowego.

Na str. 124, 134, 140-141, 146-148 i 156-157 protokołu kontroli zawarto – oprócz wyżej już wskazanych – kolejne ustalenia dotyczące nieprawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), polegającego na:

a) zaliczeniu do par. 4430 „Różne opłaty i składki” wydatku dotyczącego opłaty stałej od wniosku o wszczęcie postępowania o zastosowanie obowiązku poddania się leczeniu odwykowemu w kwocie 40 zł, który powinien zostać zaklasyfikowany w par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego”;

b) zaliczeniu do par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” wydatków poniesionych na koszty podróży służbowych odbywanych w celu wzięcia udziału w szkoleniach, które powinny zostać ujęte w par. 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”. Jak wynika z rozporządzenia, do kosztów szkoleń należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników;

c) zaliczeniu do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” wydatków poniesionych na zakup usług (odgrzybienia klimatyzacji, wymiany oleju przekładniowego, wymiany filtra pyłków i filtra powietrza w samochodzie służbowym Skoda Superb) w kwocie 297,27 zł, a także usług przygotowania i wysyłki paczek w łącznej kwocie 143,91 zł, które powinny zostać zaklasyfikowane w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”;

d) zaliczeniu do rozdziału 90002 „Gospodarka odpadami” wydatków poniesionych na:

- opracowanie „Strategii Rozwoju Gminy Szypliszki na lata 2016-2022” oraz „Prognozy oddziaływania na środowisko” w kwocie 4.200 zł, a także na zakup usługi utylizacji i odbioru padłego dzika na kwotę 540 zł, które powinny zostać ujęte w rozdziale 90095 „Pozostała działalność”;

- opłatę za korzystanie ze środowiska za 2015 r. w wysokości 2.038 zł, które powinny zostać ujęte w rozdziale 90019 „Wpływy i wydatki związane z gromadzeniem środków z opłat i kar za korzystanie ze środowiska”, par. 4430 „Różne opłaty i składki”;

- usługę badania laboratoryjnego wód gruntowych na zamkniętym i zrekultywowanym składowisku odpadów w Szypliszkach w kwocie 811,80 zł, które powinny zostać zaklasyfikowane w rozdziale 90006 „Ochrona gleby i wód podziemnych”;

- zakup usługi wywozu szamba w kwocie 75 zł, zakup dwóch uszczelek zamontowanych na przepompowni ścieków w kwocie 664,20 zł oraz zakup pompy AMAREX z uszczelkami do przepompowni ścieków we wsi Becejły w kwocie 7.712,10 zł, które powinny zostać zaklasyfikowane w rozdziale 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód”.

Analiza dochodów i wydatków osiągniętych przez gminę w rozdz. 90002 „Gospodarka odpadami” wykazała ponadto, że w rozdziale tym pominięto wydatki dotyczące wynagrodzenia pracownika, któremu w zakresie czynności przypisano zadania dotyczące gospodarki odpadami w wymiarze 2/3 zakresu spraw prowadzonych na stanowisku. Pracownik sporządzający listy płac wyjaśnił, że nie posiadał wiedzy dotyczącej zaliczenia części wynagrodzenia pracownika do wydatków związanych z funkcjonowaniem systemu gospodarki odpadami, gdyż nie okazano mu zakresu czynności pracownika, a informacja taka nie wynikała z treści umowy o pracę. Należy wskazać, że wynagrodzenia pracowników zajmujących się sprawami z zakresu gospodarki odpadami są kwalifikowane jako koszty funkcjonowania systemu, a zatem ich pominięcie stanowi naruszenie zasad kwalifikowania wydatków w rozdziale 90002 określonych załącznikiem nr 2 do rozporządzenia;

e) zaliczeniu do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast do par. 4270 „Zakup usług remontowych”, wydatku w kwocie 145.230,90 zł poniesionego na remont drogi asfaltowej w Dębniaku oraz wydatku w kwocie 99.999 zł poniesionego na remont nawierzchni asfaltowej drogi wewnętrznej we wsi Słobódka. Jak wynika z okazanej dokumentacji, poniesione wydatki nie miały inwestycyjnego charakteru zarówno w świetle przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332) – zawierającej definicję remontu w art. 3 pkt 8 (rozumianego jako wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na przywróceniu (odtworzeniu) stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, w tym przy użyciu innych wyrobów budowlanych niż użyte w stanie pierwotnym), ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1440, ze zm.), która w art. 4 pkt 19 definiuje remont dróg jako wykonywanie robót przywracających pierwotny stan drogi, także przy użyciu wyrobów budowlanych innych niż użyte w stanie pierwotnym, jak i przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości – wskazujących jako podstawę zwiększenia wartości początkowej środka trwałego poniesienie nakładów na jego ulepszenie (do nakładów tych nie zalicza się kosztów remontów, jako wydatków bieżących poniesionych na odtworzenie stanu pierwotnego, w tym przy zastosowaniu wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym). Według ustaleń kontroli wykonane roboty miały charakter remontu bieżącego, co potwierdzają m.in. dane książki drogi i wyjaśnienia pracownika Urzędu Gminy. Remont nie zwiększa wartości środka trwałego w świetle przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W przedmiotowym przypadku, poniesione na drogi nakłady w kwocie 245.229,90 zł, wbrew przytoczonym regulacjom, zwiększyły wartość środków trwałych ujętych na koncie 011 „Środki trwałe”. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych), a także w ustaleniu wartości początkowej środków trwałych.

           W zakresie prawidłowości kwalifikowania wydatków do bieżących i majątkowych stwierdzono ponadto, że do par. 4210, zamiast do par. 6060 ujęto zakup i montaż linarium WEGA w ramach realizacji GPPiRPA w wysokości 7.487,54 zł oraz urządzeń do siłowni zewnętrznej w wysokości 15.458,64 zł.

Analizując prawidłowość stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono przypadki dokonywania bezpodstawnych przeniesień między podziałkami klasyfikacji, które – jak wykazała kontrola – miały na celu ukrycie przekroczenia limitów wydatków budżetu na 2016 r. w poszczególnych podziałkach – str. 139 i 145-146 protokołu kontroli. Z poczynionych ustaleń wynika, że w trakcie 2016 r. miały miejsce przekroczenia limitów wydatków na łączną kwotę 14.267,97 zł. Dotyczyło to następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:

- rozdz. 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, par. 4300 „Zakup usług pozostałych” na sumę 11.323,78 zł,

- rozdz. 70005, par. 4260 „Zakup energii” na sumę 2.944,19 zł.

Dokonane przeksięgowania spowodowały, że kwoty wydatków wykonanych w wymienionych podziałkach klasyfikacji ostatecznie mieściły się w ustalonych limitach, mimo wcześniejszego poniesienia ich bez posiadania limitu. Przeklasyfikowanie dotyczyło następujących wydatków:

- kwoty 11.529,53 zł za usługę doradztwa podatkowego w postępowaniu w zakresie zwrotu podatku VAT, pierwotnie zaklasyfikowanej w par. 4300 w rozdz. 70005, a następnie przeniesionej do par. 4210 w rozdz. 75023. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że wydatek został omyłkowo ujęty w rozdz. 70005, a następnie przeklasyfikowany do rozdz. 75023, gdyż usługa doradcza wykonywana była na rzecz Urzędu Gminy. Wskazać należy jednak, że powyższy wydatek dotyczył zakupu usług i powinien zostać ujęty w par. 4300, a nie w par. 4210;

- kwoty 22.972,80 zł przeniesionej z rozdz. 70005 par. 4260 do rozdz. 90002 par. 4300. Do dnia zakończenia kontroli Skarbnik Gminy nie wyjaśniła, czego dotyczyła przeniesiona kwota.

Przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 2, art. 52 ust.1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Dowody źródłowe składające się na opisane przekroczenia planu wydatków opatrzone zostały podpisami zatwierdzającymi do wypłaty złożonymi przez Pana Wójta. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez Skarbnika, który opatrywał podpisami dowody księgowe skutkujące przekroczeniem planu wydatków. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu na dokumencie przez głównego księgowego oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

           Ponadto analizie poddano przeniesienie kwoty wydatków wynoszącej 534,78 zł za usługi telekomunikacyjne, początkowo zaklasyfikowanej w par. 4360 w rozdz. 75023, a następnie  przeniesionej bezpodstawnie w dniu 30 grudnia 2016 r. do par. 4300 w rozdz. 85154 – str. 123 protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że wydatek na tę kwotę został poniesiony na opłacenie faktury z dnia 4 listopada 2016 r. Wykonanie wydatków w rozdz. 75023 par. 4360 wynosiło na dzień 29 grudnia 2016 r. 18.992,31 zł, zaś plan 19.800 zł. W dniu 29 grudnia 2016 r. zarządzeniem Nr 64/2016 dokonał Pan zmniejszenia planu w tej podziałce do kwoty 18.900 zł, tj. do kwoty mniejszej o 92,31 zł od wydatków już w niej poniesionych. Nieprawidłową zmianę planu należy uznać za przyczynę dokonania przez Skarbnika bezpodstawnego przeniesienia wydatków w wysokości 534,78 zł do niewłaściwej podziałki klasyfikacyjnej w celu ukrycia faktu wykonania wydatków wyższych od planu, który został bezpodstawnie zmniejszony do poziomu 18.900 zł.

Pośród wydatków bieżących sprawdzeniu poddano m.in. wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy, w tym prawidłowość przyznawania dodatków specjalnych – str. 129-130 protokołu kontroli. Dodatki specjalne przyznawał Pan na okres jednego miesiąca, wskazując jako podstawę zwiększenie obowiązków służbowych. Z treści pism przyznających dodatki nie wynikało jednak, jakie konkretnie obowiązki pracownika uległy zwiększeniu. W złożonym wyjaśnieniu uzasadnił Pan szczegółowo podstawy przyznania dodatków specjalnych. Należy podkreślić, że precyzyjne sformułowanie podstawy przyznania tego dodatku jest niezbędnym warunkiem umożliwiającym zweryfikowanie zaistnienia przesłanek określonych w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902, ze zm.).

Z ustaleń kontroli wynika, że jednemu z pracowników w latach 2015-2017 przyznawał Pan naprzemiennie nagrody i dodatki specjalne na okresy miesięczne. Zatem dodatki te i nagrody, pomimo przyznawania ich na konkretne okresy, stanowią stały element wynagrodzenia pracownika. Według art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Powoduje to, że dodatek specjalny nie może być stałym składnikiem wynagrodzenia. Jeżeli pracownik stale wykonuje określone czynności, to wynagrodzenie z tego tytułu powinno być uwzględnione w poziomie jego wynagrodzenia zasadniczego czy dodatku funkcyjnego. Ustalenia kontroli oraz złożone przez Pana wyjaśnienia uzasadniają wniosek o nieadekwatności stałych składników wynagrodzenia pracownika względem faktycznie wykonywanych obowiązków. Należy jednocześnie wskazać, iż ustawodawca przewidział możliwość określenia przez pracodawcę w regulaminie wynagradzania warunków i sposobu przyznawania także „innych” dodatków niż określone w ustawie, o czym stanowi art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych. Wynika stąd, że ma Pan prawo ustalić w regulaminie wynagradzania inne niż wskazane przepisami powszechnie obowiązującymi dodatki do wynagrodzenia oraz określić warunki i sposób ich przyznawania.

Analiza wydatków ponoszonych na wynagrodzenia wykazała, że w dniu 1 marca 2016 r. zawarł Pan z Sekretarzem Gminy umowę zlecenia na kwotę 844 zł za wykonanie prac związanych z obsługą komisji wyborczych, podczas gdy w zakresie czynności pracownika obowiązującym od dnia 1 września 2015 r. przypisano mu organizację i koordynację prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów, referendum i spisów. Wskazuje to, że umową zlecenia, za odrębnym wynagrodzeniem, zostały objęte zadania mieszczące się w zakresie czynności pracownika, za które pobiera on wynagrodzenie w ramach stosunku pracy. Sprzeciwia się to zasadzie oszczędnego i celowego dokonywania wydatków publicznych wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych – str. 130-131 protokołu kontroli.

Sprawdzenie prawidłowości zawierania umów zlecenia wykazało ponadto, że umowy nie zostały opatrzone kontrasygnatą Skarbnika Gminy, co uchybia postanowieniu art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym do skuteczności czynności prawnej, która może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej. Na braki w tym zakresie zwracano uwagę podczas poprzedniej kontroli RIO – str. 131 protokołu kontroli.

Badając wydatki sklasyfikowane jako poniesione na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych stwierdzono, że ze środków pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych finansowany był projekt „Wszystkich rozwinąć, każdemu pomóc, nikogo nie zgubić…”, realizowany przez Szkołę Podstawową w Becejłach prowadzoną przez Fundację Wsparcia i Rozwoju Małych Szkół „Edukacja Razem” w Żubrynie. W 2016 r. wydano na ten cel kwotę 1.499,37 zł. Należy wskazać, że fundacje mogą otrzymać dofinansowanie projektów stanowiących zadania gminy z zakresu oświaty i wychowania, działalności na rzecz dzieci i młodzieży oraz ochrony zdrowia na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817, ze zm.). Do dofinansowania przedmiotowego projektu nie stosowano przepisów tej ustawy, ponosząc na jego realizację wydatki bezpośrednio z planu finansowego Urzędu – str. 120-121 protokołu kontroli.

           W rozdz. 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” zakwalifikowano jako poniesione na realizację GPPiRPA m.in. wydatki na:

- zakup usługi gastronomicznej na organizację spotkania wigilijnego dla pracowników Urzędu Gminy i osób samotnych, mających problemy z alkoholem (kwota 2.940 zł);

- organizację wycieczki oraz zapewnienie cateringu (wyżywienia całodziennego) dla grupy 40 osób ze środowisk zagrożonych alkoholizmem (kwota 6.917,40 zł).

W trakcie kontroli nie okazano dokumentacji dotyczącej organizacji sfinansowanych wydarzeń (np. w postaci list uczestników, sprawozdania z wyjazdu/wigilii) potwierdzającej fakt, że osoby biorące w nich udział pochodzą ze środowisk zagrożonych alkoholizmem i w jaki sposób zostały zakwalifikowane do udziału. W związku z powyższym niemożliwe jest zweryfikowanie, czy wydatki te zostały poniesione na realizację zadań przewidzianych w GPPiRPA – str. 123 protokołu kontroli.

Sprawdzenie przestrzegania postanowień rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) oraz regulacji wewnętrznych w postaci zarządzenia Nr 27/2015 Pana Wójta z dnia 30 grudnia 2015 r. wykazało, że polecenia wyjazdu służbowego Sekretarza Gminy były rozliczane według stawki 0,8358 zł za 1 km przebiegu, mimo braku udokumentowania zaistnienia przesłanek przewidzianych w zarządzeniu Pana Wójta, które umożliwiają dokonanie zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stawek maksymalnych określonych rozporządzeniem. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że zatwierdzał we wnioskach składanych przez Sekretarza stawkę 0,8358 zł za 1 km przebiegu, ponieważ wymagał tego cel podróży. W zarządzeniu wskazano, że celem podróży, który uzasadnia zastosowanie wyższej stawki może być zakup materiałów lub części zamiennych czy dostarczenie dokumentów, natomiast podróże służbowe Sekretarza objęte kontrolą odbywane były w celu wzięcia udziału w spotkaniach i szkoleniach – str. 134-135 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów zagranicznej podroży służbowej odbytej w dniach 14-17 lutego 2016 r. przez Pana Wójta do Niemiec oraz Belgii, (szczegółowo opisanej na str. 135-138 protokołu kontroli), stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) niewypłaceniu delegowanemu zaliczki, o której mowa w § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Oznacza to, że pracodawca jest zobligowany do jej wypłaty niezależnie od tego czy pracownik wystąpi z wnioskiem o jej wypłatę czy też nie. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Przepisy nie wskazują, w jakiej wysokości zaliczka powinna zostać wypłacona. Kwota ta powinna być jednak wystarczająca na „niezbędne koszty podróży”. Zaniechanie wypłacenia zaliczki skutkowało rozliczeniem kosztów podróży w walucie obcej według średniego kursu z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenie delegacji, co nie miało uzasadnienia w świetle postanowień § 20 ust. 3 rozporządzenia. Według przywołanej regulacji rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki (w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej) według średniego kursu z dnia jej wypłacenia,

b) wskazywaniu na druku polecenia wyjazdu zagranicznego jedynie miejsca docelowego za granicą, z pominięciem miejscowości na terenie kraju, od której rozpoczyna się i kończy podróż zagraniczna (tj. następuje: przekroczenie granicy państwowej w przypadku podróży lądowej, start samolotu w drodze za granicę lub lądowanie w drodze powrotnej w przypadku podroży lotniczej oraz wyjście statku z portu polskiego w drodze za granicę i jego wejście do tego portu w drodze powrotnej w przypadku podróży morskiej). Zgodnie z § 21 rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 2 „Podróż krajowa”. Stosownie zaś do § 6 rozporządzenia pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Na gruncie przywołanych przepisów krajowe odcinki podróży, mimo iż są integralnie złączone z podróżą zagraniczną, podlegają przepisom regulującym podróże krajowe. Z tego wynika, iż należy oddzielnie traktować krajową część podroży zagranicznej, co wiąże się m.in. z obowiązkiem określania miejscowości jej rozpoczęcia i zakończenia, mającej zasadnicze znaczenie dla miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej (miejsca przekroczenia granicy, startu lub lądowania samolotu, wyjścia lub wejścia statku),

c) wypłaceniu diety z tytułu podróży zagranicznej w wysokości zaniżonej o 32,50 euro, co wynikało z nieprawidłowego ustalenia czasu pobytu w każdym z dwóch państw wskazanych jako docelowe oraz z nieuwzględnienia w obliczeniach czasu, w którym przebywał Pan na noclegu w mieście Atzelgift w Niemczech (12 godzin). Dieta za czas pobytu w Belgii została wyliczona w wysokości 16 euro, zaś za pobyt w Niemczech w wysokości 40,83 euro, podczas gdy prawidłowo – stosownie do obliczeń zawartych w protokole kontroli – powinna wynosić odpowiednio 24 euro (Belgia) i 65,33 euro (Niemcy).

Kontrola korzystania przez pracowników Urzędu z pojazdu służbowego Skoda Superb (str. 141-143 protokołu kontroli) wykazała, że nie przestrzegano postanowień regulaminu korzystania z samochodu służbowego Urzędu Gminy Szypliszki wprowadzonego przez Pana zarządzeniem Nr 6/2015 z dnia 15 maja 2015 r. Wbrew postanowieniom § 10 ust. 7 regulaminu użytkownicy pojazdu nie rejestrowali w kartach drogowych stanu licznika w momencie tankowania, w związku z czym pracownik odpowiedzialny za rozliczanie kart drogowych nie dysponował informacjami pozwalającymi na ustalenie rzeczywistego zużycia paliwa w danym okresie. Ponadto w kartach drogowych nie uzupełniano rubryk dotyczących pobranego paliwa: miejsca tankowania, numeru kwitu, podpisu wydającego. Porównanie ilości pobranego paliwa w 2016 r. (wskazywanej w kartach drogowych) z fakturami zakupu paliwa wykazało rozbieżność w karcie drogowej Nr 0554727 wydanej na dni od 19 do 23 kwietnia 2016 r. Z karty drogowej wynikało, że w okresie tym zatankowano łącznie 226,03 l paliwa, podczas gdy rzeczywista ilość zakupionego paliwa wynosiła 275,94 l (tj. była wyższa o 49,91 litrów). W dwóch przypadkach sprawdzenie zgodności danych wykazanych w kartach drogowych z fakturami zakupu paliwa nie było możliwe, gdyż nie okazano faktur/paragonów dokumentujących zakup paliwa:

- karta drogowa nr 0554722 – ilość pobranego paliwa dnia 6 kwietnia 2016 r. – 55,75 l,

- karta drogowa nr 0554756 – ilość pobranego paliwa dnia 28 czerwca 2016 r. – 47,76 l. Rozliczany przez kierowcę w kartach drogowych zakup i zużycie paliwa dokonywany był nie na podstawie faktycznego jego zużycia potwierdzonego fakturami zakupowymi, lecz w wysokości normy ustalonej dla pojazdu (tj. 7 litrów ON na 100 km). Ponadto stwierdzono, że w miesięcznych kartach pracy samochodu pracownik odpowiedzialny za rozliczanie przebiegu pojazdu oraz zużycia paliwa uzupełniał jedynie dane dotyczące przebiegu kilometrów w danym miesiącu, ilości zakupionego paliwa oraz miesięcznego zużycia paliwa według ustalonej normy. Nie wskazywano zaś rzeczywistego zużycia paliwa na 100 km przebiegu, a tym samym nie rozliczano faktycznego zużycia paliwa w porównaniu ze zużyciem według ustalonej normy – wbrew postanowieniom § 9 ust. 1 regulaminu. Analiza miesięcznych kart pracy samochodu wykazała, że w 2016 r. zużycie paliwa według ustalonej normy wyniosło 1.767,43 l ON, natomiast ilość zatankowanego paliwa wyniosła 1.631,75 l ON. Powyższe wskazuje na rozbieżności pomiędzy faktycznym zużyciem paliwa a zużyciem według ustalonych norm. W skali roku oszczędności paliwa wyniosły szacunkowo 135,68 l ON. W regulaminie korzystania z samochodu służbowego nie określono sposobu postępowania w przypadku wystąpienia oszczędności paliwa.

Badaniem objęto prawidłowość udzielania i realizacji zamówień publicznych pod kątem zgodności z przepisami Prawa zamówień publicznych. Analiza postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę oleju napędowego i artykułów ropopochodnych wykazała następujące nieprawidłowości:

a) w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nieprawidłowo określono kryterium oceny ofert. Z treści s.i.w.z. wynikało, że kryterium oceny ofert była najniższa cena (rabat). Cenę oferty – według zamawiającego – miał stanowić stały rabat, wyrażony w procentach, od ceny jednego litra paliwa brutto w dniu dostawy. Z ustaleń kontroli wynika, że w praktyce wykonawca nie dokumentował, jakie ceny paliwa obowiązywały danego dnia na stacji paliw, w związku z czym nie jest możliwe zweryfikowanie prawidłowości naliczonego rabatu.

W omawianym postępowaniu kryterium oceny ofert nie była więc de facto cena, lecz rabat (upust) udzielany od ceny obowiązującej na stacji w dniu zakupu paliwa. Rabat nie jest tożsamy z ceną, lecz jest wartością mającą wpływ na wysokość ceny. Jak wynika z art. 2 pkt 1 Prawa zamówień publicznych w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2014 r. poz. 915, ze zm.), ceną w rozumieniu ustawy jest wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę. Stosownie do art. 2 pkt 5 Prawa zamówień publicznych najkorzystniejszą ofertą jest oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego lub oferta z najniższą ceną lub kosztem, gdy jedynym kryterium oceny jest cena lub koszt. Zatem podstawowym kryterium oceny ofert jest cena, zaś pozostałe kryteria, które dopuszcza ustawa, muszą odnosić się do przedmiotu zamówienia. Przykładowy ich katalog zawiera art. 91 ust. 2 cytowanej ustawy. Przyjęcie w specyfikacji rabatu jako kryterium oceny ofert w świetle przywołanych przepisów należy uznać za bezpodstawne. Rabat może stanowić jedynie element wskazujący sposób ustalenia proponowanej przez wykonawcę ceny i umożliwiający następnie weryfikowanie zgodności z ofertą cen poszczególnych dostaw, a nie przedmiot odrębnej oceny. Przyjęcie w specyfikacji tego typu kryterium oceny ofert nie zabezpieczało wyboru oferty najkorzystniejszej. Z powyższego wynika, że w omawianym postępowaniu cena nie stanowiła kryterium oceny ofert (cena w ogóle nie podlegała ocenie).

Podkreślenia wymaga, że – jak należy wnioskować z treści specyfikacji – oceniany w postępowaniu rabat miał był odnoszony do ceny zbytu na stacji paliw, czyli wartości ustalanej przez wykonawcę. Mając na uwadze, że im wyższą cenę paliwa posiada wykonawca na stacji – czyli stosuje wyższą marżę względem cen producenta paliwa – tym wyższy rabat może zaproponować (zachowując określony poziom zysku) niż wykonawca stosujący niższe marże w stałej sprzedaży. Ma zatem większą możliwość złożenia ofert „najkorzystniejszej” – przy tak skonstruowanym kryterium oceny – proponując w dalszym ciągu wyższe ceny od wykonawcy stosującego niższą marżę. Jest to kolejny argument w zakresie braku uzasadnienia dla takiego konstruowania kryteriów, obok sprzeczności z art. 91 ust. 2 Prawa zamówień publicznych.

Zarówno w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jak i w umowie nie zawarto jakichkolwiek postanowień określających sposób odnoszenia oferowanej ceny do obiektywnej wartości, jaką jest cena zbytu producenta i – w konsekwencji – stosowanej przez wykonawcę faktycznie marży/upustu od ceny producenta. Zaniechanie żądania w ofercie danych o cenie producenta spowodowało, że nie zawierała ona danych co do marży/upustu dostawcy od ceny producenta, jako stałej wartości umożlwiającej weryfikację późniejszych dostaw pod kątem ich realizacji na najkorzystniejszych warunkach, zaproponowanych w wybranej ofercie. Przez najkorzystniejsze warunki należy bowiem traktować faktyczną cenę sprzedaży, a nie kwotę rabatu od ceny dowolnie ustalanej przez właściciela stacji – str. 153-154 protokołu kontroli;

b) w umowie zawartej z wykonawcą nie określono terminu jej obowiązywania. Umowa została zawarta według wzoru stanowiącego załącznik do s.i.w.z. Stwierdzony stan faktyczny należy ocenić jako wewnętrzną sprzeczność s.i.w.z., gdyż w specyfikacji określono termin wykonania zamówienia jako „Pożądany 12 miesięcy” – str. 152 i 153 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości udzielania zamówień publicznych wykazała ponadto, że w zakresie zamówienia na dostawę gminie Szypliszki autobusu do przewozu osób zamawiający uznał, że wszystkie oferty były zgodne ze specyfikacją, mimo że oferta złożona przez wykonawcę MERCUS TRUCK Sp. z o.o. nie spełniała wymogu zagwarantowania minimum 4-miesięcznej rękojmi. Na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych Zamawiający powinien był odrzucić tę ofertę, gdyż jej treść nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazał Pan, że ze względu na palącą potrzebę wymiany starego, zużytego autobusu na nowy, zamawiający chciał uniknąć procedury odwoławczej, przedłużającej okres dostawy autobusu do dowozu dzieci. Zaniechanie odrzucenia oferty nie miało wpływu na wynik postępowania – str. 160-161 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto również zagadnienia dotyczące ustalania i zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków. Przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne w dniu 21 listopada 2014 r. złożyło do Rady Gminy Szypliszki wniosek o zatwierdzenie taryf na okres od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. Wniosek został złożony 41 dni przed planowanym dniem wejścia taryf w życie, czym naruszono art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2017 r. poz. 328), z którego wynika, że przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne, w terminie 70 dni przed planowanym dniem wejścia taryf w życie, przedstawia wójtowi wniosek o ich zatwierdzenie. Nieprawidłowością w świetle tego przepisu było również przedłożenie wniosku Radzie, zamiast Panu Wójtowi. Z ustaleń kontroli wynika brak dowodów, aby Pan Wójt dokonał sprawdzenia taryf pod kątem zgodności z ustawą oraz weryfikacji kosztów związanych ze świadczeniem usług pod względem celowości ich ponoszenia (czego przyczyny należy doszukiwać się w fakcie, że nie był Pan adresatem wniosku). Obowiązek weryfikacji wniosku został na organy wykonawcze gmin nałożony na podstawie art. 24 ust. 4 ustawy. W dniu 26 listopada 2015 r. przedsiębiorstwo wodociągowe złożyło – ponownie do Rady Gminy Szypliszki – wniosek „o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków” na okres od dnia 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. We wniosku wskazano ceny i stawki takie same jak dotychczas obowiązujące. Nie załączono kalkulacji wymaganej dla wniosków o zatwierdzenie taryf, zatem – mając na uwadze zawarcie w nim takich samych stawek – wniosek należy traktować jako wniosek w sprawie przedłużenia stawek obowiązujących w 2015 r., a nie zatwierdzenia nowych (art. 24 ust. 3 i ust. 9a-10 ustawy). Wniosek został złożony 36 dni przed planowanym dniem wejścia taryf w życie, a więc również w tym zakresie ponownie naruszono art. 24 ust. 2 ustawy – str. 184-185 protokołu kontroli.

W ramach wydatków majątkowych sprawdzeniem objęto przekazanie gminie Puńsk dotacji w wysokości 5.000 zł z przeznaczeniem na przebudowę drogi gminnej nr 101720B Boksze Osada – Boksze Stare na podstawie porozumienia zawartego dnia 15 marca 2016 r. Porozumienie to zostało zawarte bez kontrasygnaty Skarbnika Gminy, czym naruszono art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Ponadto analiza treści porozumienia wykazała, że nie określało ono części elementów wymaganych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych, tj. terminu wykorzystania dotacji, terminu i sposobu rozliczenia udzielonej dotacji ani terminu zwrotu niewykorzystanej części dotacji. Przelew środków nastąpił w dniu 30 grudnia 2016 r. w następstwie przedłożenia przez Wójta Gminy Puńsk rozliczenia projektu w dniu 21 grudnia 2016 r. – str. 157-158 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto inwentaryzację paliwa w samochodach, które w momencie zakupu księgowane było w koszty, jak to wynika z wewnętrznych uregulowań. Inwentaryzacją objęto paliwo we wszystkich pojazdach OSP i Urzędu Gminy z wyjątkiem samochodu służbowego Skoda Superb. Zgodnie z treścią zarządzenia Pana Wójta Nr 20/2016 z dnia 14 grudnia 2016 r w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej materiałów, za właściwe oraz zgodne zobowiązującymi przepisami przeprowadzenie spisu z natury odpowiadają członkowie komisji inwentaryzacyjnej. Z wyjaśnień przewodniczącej komisji inwentaryzacyjnej wynika, że inwentaryzacji paliwa w tym pojeździe nie przeprowadzono w skutek przeoczenia. W instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w jednostce wskazano, że za prawidłowe i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki – str. 175-176 protokołu kontroli.

Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych w zakresie inwentaryzacji środków trwałych drogą spisu z natury (opis na str. 176-177 protokołu kontroli) wykazało, że nie były przestrzegane wymogi instrukcji inwentaryzacyjnej w odniesieniu do wypełniania arkuszy spisu z natury. Analiza arkuszy spisowych wykazała m.in.:

a) spisanie na jednym arkuszu składników majątku (5 laptopów) powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym, co naruszało postanowienia § 5 ust. 5 instrukcji,

b) brak podpisu osoby sprawdzającej arkusz, co wskazuje na naruszenie § 4 ust. 4 instrukcji; kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji należy do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,

c) brak podpisów osób materialnie odpowiedzialnych na arkuszu spisu z natury, co narusza § 5 ust. 6 instrukcji.

W wyniku kontroli osiągania na terenie gminy wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, stwierdzono nieprawidłowości w ustaleniu średniej arytmetycznej liczby etatów dla poszczególnych okresów obowiązywania kwot bazowych na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Ustalono, że średnia arytmetyczna liczby etatów nauczycieli kontraktowych w okresie styczeń-sierpień 2016 r. została zaniżona o 0,02, zaś nauczycieli mianowanych zawyżona o 0,04. Przyczyną było omyłkowe przyjęcie do obliczeń niewłaściwej liczby etatów nauczycieli, a także ujęcie do obliczenia wymiaru etatu jednego z nauczycieli mianowanych dni nieobecności, za które otrzymał wynagrodzenie ze środków ZUS (zasiłek chorobowy). Naruszono tym samym § 3 ust. 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35 ze zm.). Skutkiem stwierdzonych uchybień było zawyżenie dodatniej różnicy miedzy wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli kontraktowych a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń o 482,64 zł oraz zaniżenie dodatniej różnicy między tymi wartościami w zakresie nauczycieli mianowanych o 1.252,27 zł.

W trakcie kontroli została sporządzona i przekazana do RIO korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 r. Opisane błędy nie wpłynęły na powstanie obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego – str. 167-168 protokołu kontroli. Stwierdzone uchybienia należy uznać za efekt niedopatrzenia przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli. W odniesieniu do zagadnień organizacyjnych stwierdzono natomiast, że pracownikowi wykonującemu faktycznie zadania z zakresu ustalania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz obliczania jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli nie powierzono tych zadań w formie pisemnej.

Kontrola wydatków z tytułu wynagrodzeń nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze wykazała nieprawidłowość w świetle przepisów Karty Nauczyciela, polegającą na otrzymywaniu przez wicedyrektora Zespołu Szkół w Słobódce dodatku funkcyjnego z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu – str. 165 protokołu kontroli. Podstawą otrzymywania dodatku było pismo dyrektora ZS w Słobódce z dnia 25 sierpnia 2015 r. dotyczące powierzenia wicedyrektorowi funkcji opiekuna stażu dla nauczyciela w okresie od 1 września 2015 r. do 31 sierpnia 2016 r. (dodatek miesięczny w wysokości 60 zł). Należy wskazać, że postanowienia art. 9c ust. 4 Karty Nauczyciela uniemożliwiają, aby opiekunem stażu w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego był nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze lub dyrektor szkoły. Stanowią one, że nauczycielowi stażyście i nauczycielowi kontraktowemu odbywającemu staż dyrektor szkoły przydziela spośród nauczycieli mianowanych lub dyplomowanych opiekuna, z tym że w przedszkolach, szkołach i placówkach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2 (niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego), opiekunem nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego może być również nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze. Łącznie w okresie od września 2015 r. do sierpnia 2016 r. wypłacono wicedyrektorowi dodatki za pełnienie funkcji opiekuna stażu w łącznej wysokości 720 zł, mimo braku możliwości jej pełnienia według przepisów prawa.

Badaniu poddano również prawidłowość planowania w arkuszach organizacyjnych szkół godzin ponadwymiarowych nauczycieli, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach prowadzonych przez gminę Szypliszki. Stwierdzono przypadki naruszenia przepisów art. 35 ust. 1 i 2 w zw. z art. 42 ust. 6 i 7 Karty Nauczyciela oraz uchwały Nr XVI/108/2012 Rady Gminy Szypliszki z dnia 15 maja 2012 r. określającej zasady udzielania i rozmiar obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach, oraz zasady zwalniania od obowiązku realizacji zajęć. Zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 i 2 ustawy, w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, a przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, przy czym przez godzinę ponadwymiarową rozumie się przydzieloną nauczycielowi godzinę zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych. Zgodnie z § 2 uchwały dyrektorowi Zespołu Szkół w Słobódce ustalono po obniżce tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych w wysokości 5 godzin. Zatem tygodniowy dopuszczalny limit planowanych w arkuszach organizacyjnych, a następnie faktycznie realizowanych godzin ponadwymiarowych przez dyrektora, może maksymalnie wynosić 3 (po zaokrągleniu). Stwierdzono zaś, że Pan Wójt zatwierdzał w arkuszach organizacyjnych szkół liczby godzin ponadwymiarowych dyrektora ZS w Słobódce ponad dopuszczalny ustawowy limit – przyznawano godziny ponadwymiarowe w liczbie 5, przy tygodniowym obowiązkowym wymiarze wynoszącym 5 godzin – str. 164 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej, a także braku należytych działań Pana Wójta i Skarbnika Gminy w zakresie wyeliminowania nieprawidłowości stwierdzonych podczas poprzedniej kontroli.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w przepisach wewnętrznych składających się na przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) usunięcie z zakładowego planu kont dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej kont 222 i 223,

b) dostosowanie opisu konta 130 do faktycznie stosowanego rozwiązania, polegającego na tym, że Urząd Gminy nie posiada wyodrębnionego rachunku bieżącego,

c) usunięcie z instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania postanowień przewidujących:

- kasjera jako osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,

- obejmowanie ewidencją druków dokumentów nie występujących w jednostce, tj. kontokwitariuszy, świadectw miejsca pochodzenia zwierząt, kwitariuszy przychodowych z kopią (B).

2. Podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy, mając na uwadze zakres nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji i ich skutek dla danych w zakresie wykonania budżetu, a także fakt powtórzenia się części z nich względem poprzedniej kontroli. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) bezwzględne zaprzestanie księgowania zapisem Wn 224 – Ma 901 w ewidencji budżetu jakichkolwiek należności gminy z tytułu podatku VAT, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia dotyczącą braku podstaw do uwzględniania w kwocie dochodów budżetu rozliczeń z tytułu VAT z pominięciem zasady kasowego ustalania wyniku budżetu,

b) dokonanie następujących księgowań w zakresie otrzymanego w dniu 24 sierpnia 2017 r. zwrotu kwoty 85.215 zł stanowiącej 1/10 podlegającego odliczeniu podatku VAT naliczonego w fakturach za wybudowane środki trwałe (po uprzednim usunięciu zapisu Wn 133 – Ma 224, którym ujęto ten wpływ):

- ujęcie wpływu środków w dacie jego realizacji zapisem Wn 133 – Ma 901, stosownie do zasady kasowej realizacji budżetu,

- wyksięgowanie bezpodstawnie widniejącej w bilansie otwarcia na 2017 r. należności z tego tytułu z konta 224 na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu”,

c) wyksięgowanie zapisem Wn 960 – Ma 224 bezpodstawnie ujętej na koniec 2016 r. na koncie 224 należności od urzędu skarbowego w wysokości 20.760 zł, dotyczącej bieżących rozliczeń z tytułu VAT stanowiącego kwotę do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, o którą zawyżono wynik budżetu za 2016 r. i w efekcie skumulowany wynik budżetu (jeżeli w trakcie 2017 r. dokonywano zmian w zakresie kwoty ujętej z tego tytułu na koncie 224, to w pierwszej kolejności usunięcie wszystkich zapisów, którymi modyfikowano kwotę należności),

d) bieżące ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu podatku VAT w ewidencji Urzędu na koncie 225, w sposób obrazujący stan należności lub zobowiązań wynikający z aktualnie złożonej deklaracji, mając na uwadze, że:

- w przypadku wystąpienia należności z VAT podlegających zwrotowi w ewidencji budżetu powinien wystąpić tylko zapis obrazujący wpływ środków (Wn 133 – Ma 901), z powieleniem realizacji dochodów w ewidencji Urzędu (Wn 130 – Ma 225),

- w przypadku wystąpienia zobowiązań z VAT podlegających odprowadzeniu do urzędu skarbowego zasady ewidencji uzależnione są od przyjętego sposobu traktowania tych wypłat; księgowanie przelewu stanowiącego zmniejszenie dochodów zapisem Wn 901 – Ma 133, a stanowiącego wydatek w par. 4530 zapisem Wn 902 – Ma 133, z odpowiednim powieleniem tych operacji na koncie 130,

e) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 221 według dłużników oraz przy zachowaniu wszystkich wymogów ustawy o rachunkowości ustanowionych dla zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych,

f) uwzględnienie zawartych w protokole kontroli uwag dotyczących sposobu dekretacji dowodów dokumentujących realizację dochodów,

g) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800, umożliwiającej ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki,

h) ewidencjonowanie środków pieniężnych pobranych z banku do kasy poprzez konto 141,

i) ewidencjonowanie dochodów zrealizowanych przez szkoły z tytułu odsetek zapisem Wn 130 – Ma 750, a ich przelewu do budżetu gminy zapisem Wn 222 – Ma 130 w księgach szkół; ujmowanie wpływu na rachunek budżetu dochodów zrealizowanych przez szkoły zapisem Wn 133 – Ma 222, zaś danych o dochodach wykonanych wynikających ze sprawozdań Rb-27S szkół zapisem Wn 222 – Ma 901; zaprzestanie ewidencjonowania w księgach Urzędu Gminy jakichkolwiek operacji związanych z realizacją i rozliczeniem dochodów przez inne jednostki budżetowe gminy,

j) zaprzestanie bezzasadnego, nagminnego stosowania zapisów ujemnych, mając na uwadze zasady funkcjonowania poszczególnych kont podane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, a w szczególności kont zespołu 1, na których obowiązuje zasada dokonywania zapisów zgodnie z danymi wyciągów bankowych; dokonywanie zapisów ujemnych wyłącznie na koncie 130 w formie technicznego zapisu ujemnego po obu stronach subkonta dochodów lub subkonta wydatków, stosowanego w celu zachowania czystości obrotów,

k) wyodrębnienie do konta 130 subkont dochody i wydatki w celu prowadzenia na nich – z zachowanie zasady czystości obrotów – ewidencji dochodów i wydatków objętych ewidencją analityczną według podziałek klasyfikacji budżetowej,

l) założenie ewidencji analitycznej gruntów na poszczególne działki jako odrębne środki trwałe; w tym celu:

- dokonanie rzetelnego przeglądu posiadanej dokumentacji w celu ustalenia źródła pochodzenia kwoty ujętej dotychczas na koncie 011 jako zbiorcza wartość gruntów,

- w przypadku posiadania dokumentacji stanowiącej podstawę ustalenia wartości poszczególnych działek (uwzględnionej już w saldzie konta 011) – przypisanie jej w ewidencji analitycznej jako wartości tych środków trwałych,

- w przypadku działek, których wartość nie była dotychczas uwzględniona w księgach (nie składała się na sumę ujętą na koncie 011), dokonanie wyceny ich wartości (na podstawie posiadanych dokumentów, a w przypadku ich braku po ustaleniu wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej), stosownie do zasad z art. 28 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości – w celu ujęcia jej na koncie 011 i w ewidencji analitycznej,

ł) bieżące wyksięgowywanie z ewidencji wartości początkowej sprzedanych gruntów, ustalonej w wykonaniu powyższego wniosku,

m) zaniechanie ujmowania na koncie 011 nakładów, które nie stanowią ulepszenia środków trwałych w rozumieniu ustawy o rachunkowości; wyksięgowanie zapisem Wn 800 – Ma 011 kwoty 6.703,50 zł, o którą bezpodstawnie zawyżono wartość samochodu Fiat Ducato w związku z jego remontem,

n) ujęcie w księgach Urzędu wartości urządzeń zakupionych w ramach GPPiRPA oraz przyjmowanie na stan środków trwałych urządzeń nabywanych w przyszłości w ramach Programu (jeżeli stanowią własność gminy),

o) zastosowanie uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących prawidłowości ewidencjonowania, ujmowania w budżecie oraz w sprawozdaniach budżetowych operacji dotyczących zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych,

p) ujmowanie na koncie rozrachunkowym wszystkich nieopłaconych zobowiązań dotyczących ekwiwalentu za udział w akcjach ratowniczych i szkoleniu członków OSP co najmniej według stanu na koniec każdego miesiąca kończącego kwartał oraz wykazywanie ich w sprawozdaniach Rb-28S, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze w szczególności brak uzasadnienia dla zaniechania księgowania – i pomijania w sprawozdawczości – zobowiązań poświadczonych dokumentami, które wpłynęły do jednostki przed terminem przekazania sprawozdania Rb-28S za okres, którego dotyczą,

q) wyksięgowanie z konta 221 w ewidencji syntetycznej Urzędu Gminy należności od dłużników alimentacyjnych i przeniesienie ich do księgi głównej GOPS,

r) zaprzestanie przyjmowania na rachunek depozytowy w ewidencji Urzędu Gminy (konto 139) dochodów zrealizowanych przez GOPS z tytułu realizacji należności od dłużników alimentacyjnych.

3. Zapewnienie należytego ewidencjonowania i wykazywania w sprawozdawczości przez GOPS operacji dotyczących danych w zakresie dochodów z zadań zleconych i zwrotu świadczeń rodzinnych. W tym celu wskazanie kierownikowi i głównemu księgowemu GOPS na obowiązek:

a) prowadzenia do konta 130 w księgach GOPS ewidencji realizowanych dochodów od dłużników alimentacyjnych,

b) sporządzania przez GOPS, na podstawie prowadzonej ewidencji księgowej, sprawozdań jednostkowych Rb-27S i Rb-27ZZ w zakresie dochodów od dłużników alimentacyjnych i należności ich dotyczących,

c) sporządzania kompletnego sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ GOPS, tj. z danymi uzupełniającymi (część A i B),

d) odprowadzania dochodów z zadań zleconych bezpośrednio na rachunek budżetu (w części stanowiącej dochód gminy i objętej sprawozdaniem Rb-27S – z kontem 222),

e) przypisania na koncie 221 należności od dłużników alimentacyjnych – w korespondencji z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” (w zakresie należności głównej) i z kontem 750 „Przychody finansowe” (w zakresie odsetek) – oraz dokonania odpisu aktualizującego należności o niskim prawdopodobieństwie ściągnięcia zapisami Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 „Odpis aktualizujący należności” (w zakresie należności głównej) i Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 (w zakresie odsetek),

f) przypisywania na koncie 221 należności od osób zobowiązanych do zwrotu świadczeń rodzinnych oraz wykazywania zrealizowanych wpływów w sprawozdaniu Rb-27S GOPS i przekazywania ich na rachunek budżetu z kontem 222.

4. Zaniechanie wykorzystywania wpływających w grudniu środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej, stanowiących dochód następnego roku, na finansowanie budżetu roku, w którym wpłynęły na rachunek.

5. Uwzględnienie przy realizacji budżetu na 2017 r., że kwota zaewidencjonowanych w księgach 2017 r. dochodów budżetu nie posiada faktycznego pokrycia w środkach pieniężnych w zakresie kwoty 53.161,35 zł, a zatem zobowiązania powinny być zaciągane z uwzględnieniem tego faktu, jeżeli ma istnieć możliwość ich prawidłowego sfinansowania.

6. Dokonanie zwrotu właściwemu podmiotowi odsetek w kwocie 22,41 zł naliczonych od wadium wpłaconego na rachunek depozytowy i bezpodstawnie przetrzymywanych na tym rachunku.

7. W zakresie sprawozdawczości:

a) zaprzestanie wykazywania kwoty wolnych środków w sprawozdaniach Rb-NDS sporządzanych za III i IV kwartał 2017 r., mając na uwadze, że gmina Szypliszki nie posiada ich według stanu na koniec 2016 r., a wykazana za I i II kwartał kwota wynika z nierealnego salda strony Wn konta 224 powstałego w wyniku bezpodstawnego zaksięgowania należności z tytułu podatku VAT,

b) podpisywanie przez Pana Wójta wszystkich sprawozdań budżetowych i finansowych szkół obsługiwanych przez Urząd Gminy,

c) ujmowanie w sprawozdaniach Rb-27S, sporządzanych dla szkół obsługiwanych przez Urząd Gminy, wszystkich dochodów zrealizowanych przez te szkoły,

d) zaprzestanie obejmowania sprawozdaniem jednostkowym Rb-27S Urzędu Gminy dochodów związanych z realizacją zadań zleconych wykonanych na rachunku GOPS.

8. Zapewnienie aby informacje półroczne i sprawozdania roczne instytucji kultury, o których mowa w art. 265 ustawy o finansach publicznych, posiadały datę sporządzenia oraz podpis osoby je sporządzającej, a także wszystkie wymagane dane wynikające z nakazanej prawem szczegółowości planu finansowego.

9. Dołożenie większej staranności przy sporządzaniu wieloletniej prognozy finansowej i uchwały budżetowej w zakresie planowanych rozchodów.

10. Planowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości na realnym poziomie, mającym uzasadnienie w sporządzonych wycenach nieruchomości i działaniach podejmowanych w trakcie roku w celu ich zbycia. Urealnianie planu dochodów z tego źródła przed końcem III kwartału roku budżetowego.

11. Sporządzanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości w terminach zapewniających objęcie jego postanowieniami wszystkich lat.

12. Niezwłoczne przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy.

13. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały w sprawie zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości…, polegającej na uregulowaniu w treści uchwały zasad wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony. Do czasu wprowadzenia stosownych postanowień zawieranie umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony wyłącznie za zgodą Rady Gminy.

14. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) zaniechanie ujmowania wpłat za wodę i ścieki jako dochodów budżetu w par. 0750; traktowanie tych wpłat w trakcie roku jako zwrotów wydatków,

b) klasyfikowanie wpłacanych przez najemców odsetek od nieterminowych płatności czynszu w par. 0920,

c) ustalenie wysokości należnych od najemców opłat za wodę i ścieki zgodnie z obowiązującą taryfą za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków,

d) obciążenie najemców wskazanych w protokole kontroli kwotami, o które zaniżono należności za wodę i ścieki w wyniku stosowania nieobowiązujących od 2016 r. stawek,

e) weryfikowanie i dokumentowanie prawdziwości odczytów wodomierzy przekazywanych telefonicznie przez najemców,

f) zrezygnowanie z ryczałtowego charakteru obciążania najemców za wodę i ścieki oraz opomiarowanie dostarczanej do lokali wody, mając na uwadze, że tylko w taki sposób możliwe będzie ustalenie opłat niezależnych od właściciela zgodnie z wymaganiami art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

g) ustalenie w umowach najmu lokali mieszkalnych odpłatności za ogrzewanie, jako odrębnej od czynszu należności, oraz dokonywanie cyklicznego (np. corocznego) rozliczenia opłat wnoszonych przez najemców za ogrzewanie z kosztami faktycznie ponoszonymi przez gminę na jego dostarczenie, jak tego wymaga art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… Dla realizacji tego wniosku pokontrolnego niezbędna jest zmiana zasad polityki czynszowej, które w obecnej formie uwzględniają koszty ogrzewania w stawce czynszu, o czym świadczy, że czynnikiem obniżającym stawkę bazową nawet o 95% jest okoliczność niedostarczania przez gminę ogrzewania do lokalu.

15. W zakresie najmu lokali użytkowych:

a) samodzielne zawieranie przez Pana Wójta z tym samym kontrahentem kolejnych umów najmu na okres do 3 lat, dotyczących tej samej nieruchomości, wyłącznie przy zaistnieniu przesłanek przewidzianych uchwałą w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości…, a w razie braku określonych uchwałą przesłanek – po uzyskaniu zgody Rady Gminy, jeżeli łączny czas trwania najmu przekracza 3 lata,

b) dokonanie modyfikacji umowy z najemcą lokalu użytkowego przeznaczonego na prowadzenie apteki w ten sposób, by określała odrębnie kwotę czynszu najmu, a odrębnie zasady wnoszenia odpłatności za media dostarczane przez gminę do lokalu, odnoszące się do rzeczywistych kosztów zakupu lub wytworzenia tych mediów przez gminę,

c) zwaloryzowanie wysokości czynszu pobieranego od najemcy lokalu na prowadzenie gabinetu stomatologicznego, przy uwzględnieniu spadku siły nabywczej pieniądza od czasu ustalenia pobieranej stawki czynszu. W zakresie rozliczenia napraw lokalu dokonywanych na koszt najemcy stosowanie wskazanych w części opisowej zasad wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego,

d) rozważenie ustalenia odpłatności za udostępnianie lokalu niepublicznemu zakładowi opieki zdrowotnej, tj. podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą. Dokonywane okresowej weryfikacji faktycznych kosztów dostarczenia mediów do tego lokalu z kwotami pobieranymi od korzystającego z lokalu tytułem zwrotu ich kosztów.

16. W zakresie dzierżawy gruntów:

a) sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, za wyjątkiem przypadków określonych w art. 35 ust. 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) wysyłanie faktur za potwierdzeniem odbioru w przypadku uzależnienia terminu płatności czynszu od daty otrzymania faktury,

c) naliczanie odsetek ustawowych we wszystkich przypadkach nieterminowych wpłat czynszu dzierżawnego.

17. W zakresie procedury zbywania nieruchomości:

a) podawanie w ogłoszeniu o kolejnym przetargu na sprzedaż danej nieruchomości terminu przeprowadzenia poprzedniego przetargu,

b) ustalanie ceny nieruchomości na podstawie aktualnych operatów szacunkowych,

c) zapewnienie każdorazowego informowania nabywców nieruchomości o miejscu i terminie podpisania aktu notarialnego, mając jednocześnie na uwadze, że wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,

d) zaprzestanie wskazywania wysokości postąpienia w ogłoszeniach o przetargu na zbycie nieruchomości, mając na uwadze, że czynność ta należy do uczestników przetargu, a minimalną wysokość dopuszczalnego postąpienia określa prawo powszechnie obowiązujące.

18. Przestrzeganie zasady prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym uwzględniając obowiązujące w tym zakresie przepisy ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617, ze zm.).

19. Prowadzenie kompletnych i skutecznych czynności sprawdzających w oparciu o obowiązujące przepisy Ordynacji podatkowej.

20. Rozważenie wdrożenia działań dyscyplinujących polegających na wystąpieniu do urzędu skarbowego z wnioskiem o wszczęcie postępowania karnoskarbowego w przypadkach uporczywego (wielokrotnego, powtarzającego się) nie realizowania przez podatników obowiązków w zakresie składania deklaracji i realizacji zobowiązań podatkowych.

21. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji wydatków, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących w szczególności prawidłowego kwalifikowania wydatków do bieżących i majątkowych oraz kwalifikowania do rozdz. 90002 wyłącznie wydatków związanych z funkcjonowaniem systemu gospodarki odpadami.

22. Dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w wersji uchwały budżetowej aktualnej na dzień poniesienia wydatku. W tym celu podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy oraz innych pracowników opatrujących dowody księgowe podpisami na dowód zgodności wynikających z nich wydatków z planem finansowym. Ponadto zobowiązanie Skarbnika do zaprzestania niemających merytorycznego uzasadnienia przeniesień między podziałkami klasyfikacji wykonanych wydatków.

23. Zapewnienie wnikliwej analizy zmian wprowadzanych do budżetu w celu uniknięcia sytuacji zmniejszenia limitu wydatków w danej podziałce poniżej poziomu już wykonanych wydatków.

24. Precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wykazania dodatkowych zadań (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika) lub zwiększonych obowiązków służbowych, a także okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku. W przypadku, gdy czynności traktowane przez Pana dotychczas jako podstawa przyznania dodatku są wykonywane stale przez pracownika, uwzględnienie wynagrodzenia z tego tytułu w poziomie wynagrodzenia zasadniczego lub dodatku funkcyjnego, a nie poprzez przyznawanie dodatku specjalnego.

25. Wyeliminowania sytuacji zawierania z pracownikiem umowy zlecenia na wykonywanie czynności mieszczących się w ramach jego obowiązków ze stosunku pracy.

26. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi, celem kontrasygnowania, dokumentacji dotyczącej czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

27. Zlecanie fundacjom realizacji zadań publicznych z zakresu pożytku publicznego w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

28. Wydatkowanie w rozdz. 85154 środków pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na cele przewidziane w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych; należyte dokumentowanie związku finansowanych działań z problematyką profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi.

29. Przestrzeganie regulacji wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie w zakresie przesłanek stosowania stawki 0,8358 zł za 1 km przebiegu pojazdu w podróżach służbowych odbywanych samochodem prywatnym. Pisemne wskazywanie okoliczności stanowiących podstawę wyrażenia zgody na zwrot kosztów według takiej stawki, tj. faktu zaistnienia którejś z przesłanek określonych zarządzeniem przez Pana Wójta.

30. W zakresie zlecania podróży służbowych zagranicznych i rozliczania ich kosztów:

a) wypłacanie delegowanym zaliczek na niezbędne koszty podróży, mając na względzie m.in. prawidłowe rozliczenie kosztów podróży w danej walucie, tj. według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki,

b) wystawianie pracownikom odrębnych poleceń wyjazdu służbowego określających miejscowość rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży związanej z podróżą zagraniczną,

c) zobowiązanie pracowników dokonujących kontroli rozliczenia delegacji do rzetelnej analizy zawartych w nich danych, mając na względzie zapewnienie prawidłowego rozliczenia kosztów,

d) pobranie przez Pana Wójta niedopłaconej należności z tytułu kosztów podróży zagranicznej do Belgii i Niemiec wynoszącej równowartość 32,50 euro; mając na uwadze brak możliwości ustalenia na podstawie obowiązujących przepisów kursu euro właściwego do rozliczenia niedopłaty – wynikający z niewypłacenia zaliczki – rozważenie ustalenia należności w złotych według tego samego kursu, który przyjęto pierwotnie do rozliczenia kosztów podróży, tj. 4,3905 zł co dawałoby należność w wysokości 142,69 zł.

31. W zakresie dysponowania samochodami służbowymi:

a) prowadzenie, kontrolowanie i zatwierdzanie rozliczenia paliwa zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów wewnętrznych,

b) zobowiązanie osób rozliczających zakup i zużycie paliwa w kartach drogowych oraz kontrolujących te rozliczenia do zapewnienia rzetelności danych, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

c) uregulowanie zasad wyjaśniania i rozliczania przepału lub oszczędności paliwa w pojazdach służbowych.

32. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) uwzględnianie ceny w rozumieniu art. 2 pkt 1 Prawa zamówień publicznych jako kryterium oceny ofert, mając na uwadze, że jej pominięcie powoduje, iż w świetle art. 2 pkt 5 tej ustawy nie jest możliwe dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty,

b) zaprzestanie przyjmowania rabatu/upustu od ceny jako kryterium oceny ofert, mając na uwadze przepisy art. 91 ust. 2 Prawa zamówień publicznych oraz fakt, iż jest to wartość służąca ustaleniu ceny,

c) konstruowanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zasad ustalania cen ofertowych za paliwa poprzez odnoszenie ich do cen producentów paliw, mając na uwadze umożliwienie dokonania wyboru oferty zawierającej faktycznie najkorzystniejsze warunki na rynku oraz późniejszego egzekwowania zaoferowanych warunków w przypadku zmiany cen producentów, jako okoliczności niezależnej od wykonawcy,

d) egzekwowanie od wykonawcy dokumentowania ceny dostawy w sposób określony w umowie,

e) dołożenie należytej staranności przy opracowywaniu dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w celu uniknięcia wewnętrznej sprzeczności dokumentacji,

f) określanie w umowie z wykonawcą okresu, na jaki zawarto umowę,

g) odrzucanie ofert, których treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

33. W zakresie procedury zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków:

a) zobowiązanie przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, aby przedstawiało Panu Wójtowi wniosek o zatwierdzenie taryf w terminie 70 dni przed planowanym dniem wejścia taryf w życie,

b) dokumentowanie faktu sprowadzenia przez Pana Wójta prawidłowości taryf przedkładanych przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne oraz weryfikacji ujętych we wniosku kosztów pod względem celowości ich ponoszenia; w tym zakresie m.in. zwracanie uwagi przez Pana Wójta, czy prawidłowo określono przedmiot wniosku, tj. czy dotyczy on przedłużenia czasu obowiązywania dotychczasowych taryf na kolejny rok czy też zatwierdzenia taryf, mając na uwadze odmienne obowiązki co do wymaganej dokumentacji każdego z tych wniosków, wynikające z przepisów art. 24 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…

34. Zawieranie w umowach o udzielenie pomocy finansowej innej jednostce samorządy terytorialnego wszystkich postanowień wymaganych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych.

35. Zapewnienie przeprowadzania inwentaryzacji paliwa we wszystkich pojazdach Urzędu Gminy Szypliszki.

36. Zapewnienie przestrzegania przez pracowników biorących udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji określonych przepisami wewnętrznymi zasad jej przeprowadzania i dokumentowania.

37. Ustalanie średniej arytmetycznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego z pominięciem dni nieobecności nauczycieli, za które nie jest im wypłacane wynagrodzenie z planu finansowego szkoły, mając na uwadze zapewnienie prawidłowości analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez gminę Szypliszki.

38. Pisemne powierzenie właściwemu pracownikowi obowiązków w zakresie analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz obliczania jednorazowego dodatku uzupełniającego. Zobowiązanie tego pracownika do dołożenia należytej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby analizy .

39. Poinformowanie dyrektorów szkół o braku prawnej możliwości pełnienia funkcji opiekuna stażu przez nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze.

40. Zaniechanie zatwierdzania w arkuszach organizacyjnych szkół liczby godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli na stanowiskach kierowniczych przekraczającej limit wynikający z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, tj. ½ obowiązującego tych nauczycieli tygodniowego wymiaru godzin zajęć, ustalonego po obniżce wynikającej z uchwały Rady Gminy Szypliszki w sprawie zasad udzielania i rozmiaru obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycieli pełniących stanowiska kierownicze…

41. Podjęcie zdecydowanych działań zapewniających rzetelne zrealizowanie powyższych wniosków pokontrolnych, mając na uwadze, że:

a) niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,

b) powtarzające się naruszanie przepisów ustaw – np. poprzez notoryczne ignorowanie wniosków pokontrolnych zmierzających do usunięcia stanu sprzecznego z prawem – stanowi podstawę wystąpienia przez RIO w Białymstoku do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Pana Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach            

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku