Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Rajgrodzie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 lipca 2017 roku (znak: RIO.V.6001-2-/17), o treści jak niżej:

Pan

Ireneusz Gliniecki

Burmistrz Rajgrodu

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Rajgród za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Rajgrodzie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           W obszarze zagadnień ogólnoorganizacyjnych ustalono, że postanowienie § 19 ust. 4 pkt 7 regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Rajgrodzie jest bezprzedmiotowe w zakresie, w jakim przewiduje występowanie przez Burmistrza do Rady Miejskiej z wnioskiem w sprawie powołania i odwołania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Jak wynika z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 2064), zatrudnienie Kierownika USC odbywa się na podstawie umowy o pracę zawartej z Burmistrzem, a nie poprzez powołanie uchwałą Rady – str. 8 protokołu kontroli.

           W zakresie dotyczącym funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych ustalono, że według uchwały Nr XXIII/190/16 Rady Miejskiej w Rajgrodzie z dnia 30 listopada 2016 r. od dnia 1 stycznia 2017 r. jednostką obsługującą szkoły – w rozumieniu art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.) – jest nadal Urząd Miejski w Rajgrodzie. Analiza faktycznych zasad wykonywania obsługi wykazała, że w 2017 r. – wzorem lat poprzednich – sprawozdania szkół są podpisywane nadal przez dyrektorów szkół. Praktyka taka jest niezgodna z postanowieniami podjętej uchwały oraz z art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Z przywołanego przepisu wynika, że w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, są one przekazywane w całości. Oznacza to, że od 1 stycznia 2017 r. podpisywanie sprawozdań szkół należy do kompetencji kierownika jednostki obsługującej, tj. Pana Burmistrza – str. 4 protokołu kontroli.

           Analiza zagadnień dotyczących funkcjonowania instytucji kultury wykazała, że nie był prowadzony rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru w postaci elektronicznej. Stosowny rejestr został opracowany i opublikowany w trakcie kontroli – str. 4-5 protokołu kontroli.

           W wyniku kontroli dokumentacji opisującej przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości stwierdzono uchybienie naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760). Polegało ono na ujęciu w zakładowym planie kont dla Urzędu jako jednostki budżetowej konta 014 „Zbiory biblioteczne”. Konto to służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych. Na koncie 014 nie ujmuje się tych wydawnictw, które są przeznaczone wyłącznie jako materiały pomocnicze do użytku pracowników jednostki. Urząd Gminy nie ma zorganizowanej biblioteki, zakupione książki i wydawnictwa winien zatem księgować w koszty bezpośrednio przy zakupie, a ich stan objąć ewentualnie ewidencją ilościową – str. 15 protokołu kontroli.

Ponadto z ustaleń kontroli wynika, że druki raportów kasowych objęte są ewidencją druków ścisłego zarachowania. W katalogu druków ścisłego zarachowania zawartym w regulacjach wewnętrznych nie wskazano jednakże, że raport kasowy jest drukiem podlegającym ścisłemu zarachowaniu – str. 27-28 protokołu kontroli.      

Badając poprawność dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a także przepisów wewnętrznych jednostki, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na tym, że:

a) w księgach budżetu według stanu na koniec 2016 r. wykazano nierealne salda należności i zobowiązań w kwocie 131.801 zł. Należność została ujęta na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, zaś zobowiązanie na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Ustalono, że kwoty rzekomych należności i zobowiązań budżetu odpowiadają kwocie nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym za grudzień 2016 r. Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie (zakład budżetowy). Na podstawie deklaracji VAT-7 Zakładu dokonano w ewidencji budżetu zapisu Wn 224 – Ma 240 na kwotę 131.801 zł. Kontrola wykazała, że kwota 131.801 zł została wykazana jako należność na koniec 2016 r. (prawidłowo) przez ZGKiM w Rajgrodzie – na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami”. Zakład – jako podmiot, któremu należne były środki z tytułu zwrotu VAT – wykazał tę należność w sprawozdaniach Rb-30S i Rb-N. Zdublowanie należności w księgach budżetu, a w konsekwencji i w bilansie budżetu było bezpodstawne, ponieważ wynikała ona z rozliczeń Zakładu jako podatnika VAT za 2016 r. Zawyżono w ten sposób należności i zobowiązania budżetu.

Zwrot podatku w opisywanej kwocie wpłynął na rachunek budżetu (w związku z centralizacją rozliczeń VAT od początku 2017 r. i zgłoszeniem rachunku budżetu do dokonywania rozliczeń gminy jako podatnika) w dniu 29 marca 2017 r. i w następstwie wcześniej dokonanego księgowania został ujęty Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 224. Jego przekazanie na rachunek ZGKiM zaksięgowano natomiast Wn 240 – Ma 133. Mając na względzie bezzasadność zaksięgowania rzekomych należności i zobowiązań na koniec 2016 r. w księgach budżetu, operacja wpływu podatku dla ZGKiM powinna być ujęta Wn 133 – Ma 240, a jego przekazanie do Zakładu po odwrotnych stronach tych kont.

W wyjaśnieniu złożonym w sprawie podstaw dokonania zapisu należności i zobowiązań na koniec 2016 r. Skarbnik Gminy stwierdziła: Urząd Skarbowy w Grajewie z uwagi na centralizację zgłoszoną przez Gminę Rajgród wyrejestrował Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie z dniem 1.01.2017r. jako czynnego podatnika VAT jednocześnie zobowiązał, ażeby deklarację VAT – 7 podpisał Burmistrz Rajgrodu i by ona została wysłana z Gminy Rajgród. Zakład Gospodarki Komunalnej w dniu 18 stycznia 2017r. złożył deklarację w sekretariacie Burmistrz Rajgrodu ją podpisał. Z sekretariatu została ona skierowana do Referatu Finansowego. Z uwagi na to, że znajdowała się w mojej dokumentacji ja poleciłam jej zaksięgowanie (…) – str. 21-22 protokołu kontroli;

b) niewłaściwie ewidencjonowano – na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – rozrachunki z tytułu składek na rzecz Związku Gmin Wiejskich Województwa Podlaskiego, diet i zwrotu kosztów przejazdu radnych, składek członkowskich Związku Komunalnego Biebrza i składek członkowskich Lokalnej Grupy Działania Biebrzański Dar Natury. Zobowiązania z tych tytułów nie dotyczą dostaw, robót lub usług, zatem powinny być ujmowane na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 18 protokołu kontroli. Od 2017 r. wymienione rozrachunki ujmowane są na koncie 240;

c) na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” w przypadku zwrotów nadpłat nie dokonywano technicznego zapisu ujemnego po obu stronach tego konta, co spowodowało zawyżenie jego obrotów. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 130 określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, na koncie tym obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do zapisów dotyczących zwrotów nadpłat i korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny po obu stronach konta – str. 18 protokołu kontroli;

d) na niektórych listach płac nie wskazywano dat odbioru gotówki z kasy. Wskazywanie tych dat jest wymagane przez § 11 pkt 2 instrukcji kasowej; jest także niezbędnym elementem umożliwiającym weryfikację bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie ewidencjowania wypłat gotówkowych, tj. zachowania zgodności z przepisem art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy – str. 26 protokołu kontroli;

e) w wartości początkowej środka trwałego (altany wybudowanej ze środków funduszu sołeckiego) nie uwzględniono wartości drewna zużytego do budowy, czym naruszono postanowienia art. 28 ust. 8 ustawy, zgodnie z którymi koszt wytworzenia środka trwałego obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy. W trakcie kontroli zwiększono wartość środka trwałego o wartość zużytego drewna, tj. o kwotę 3.697 zł – str. 163 protokołu kontroli.

           W wyniku kontroli prawidłowości sporządzenia sprawozdawczości stwierdzono, że w bilansie z wykonania budżetu (oprócz opisanego wyżej wykazania zawyżonej o 131.801 zł kwoty należności i zobowiązań będącej wynikiem błędnego księgowania według stanu na koniec 2016 r.) wykazano dane niezgodne z danymi ksiąg rachunkowych według stanu na dzień 1 stycznia 2016 r. Ustalenia dotyczą pozycji:

- „Środki pieniężne budżetu”, w której ujęto 1.672.752,89 zł, co było niezgodne z saldem konta 133 na dzień 1 stycznia 2016 r. wykazującym 1.666.352,89 zł – różnica 6.400 zł,

- „Pozostałe należności i rozliczenia”, w której wykazano 0,00 zł, podczas gdy konto 223-90-1 „Rozliczenie wydatków budżetowych Urząd – Projekt „Oszczędzanie energii na budynkach użyteczności publicznej”” na dzień 1 stycznia 2016 r. wykazywało saldo Wn w wysokości 6.400 zł, które powinno być ujęte w tej pozycji bilansu – str. 23 protokołu kontroli. Jak wynika z ustaleń kontroli, do środków pieniężnych budżetu według stanu na początek 2016 r. bezpodstawnie zaliczono kwotę 6.400 zł pozostającą na rachunku ewidencjonowanym w księgach Urzędu na koncie 130.

           W zakresie procedury opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych ustalono, że pismem z dnia 17 listopada 2015 r. Pan Burmistrz przekazał Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie informację tylko o kwocie dotacji przedmiotowej – dopłata netto 2,00 zł do 1 m3 ścieków dostarczanych do miejskiej oczyszczalni ścieków przez gospodarstwa domowe i do oczyszczalni ścieków w Biebrzy. Zgodnie z § 36 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542) zarządy jednostek samorządu terytorialnego przekazują kierownikom podległych samorządowych zakładów budżetowych, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia organowi stanowiącemu projektu uchwały budżetowej, informacje o kwotach przychodów i kosztów przyjętych w projekcie uchwały budżetowej w szczegółowości określonej przez organ stanowiący, w celu opracowania projektów planów finansowych – str. 38 protokołu kontroli.

           Kontrola realizacji dochodów z tytułu użytkowania wieczystego wykazała przypadek nienaliczenia użytkownikowi kwoty 8,58 zł tytułem odsetek za opóźnienie w zapłacie opłaty rocznej. Mimo, iż kwota należnych odsetek od nieterminowych płatności nie jest znaczna, należy wskazać, że zgodnie z dyspozycją art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Z kolei § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… nakazuje, aby należne odsetki były ewidencjonowane w księgach na koniec każdego kwartału. W przypadku innego użytkownika wieczystego przypisu odsetek dokonano w nieprawidłowej wysokości – ogółem (po uwzględnieniu kosztów upomnienia) cała należność od tego dłużnika za 2016 r. powinna być wyższa o 7,72 zł. W trakcie kontroli należne kwoty zostały wpłacone przez dłużników – str. 108-110 protokołu kontroli.

           Badanie procedur sprzedaży nieruchomości (str. 111-117 protokołu kontroli) wykazało następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.):

a) w jednym przypadku ogłoszenie o przetargu opublikowano przed upływem terminu, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy (liczonego od dnia wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia), czym naruszono art. 38 ust. 2 ustawy; przetarg ogłoszono po upływie 4 tygodni od upublicznienia wykazu, podczas gdy wynikający z przywołanych przepisów termin na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości nie może być krótszy niż 6 tygodni,

b) w ogłoszeniu o drugim przetargu na sprzedaż nieruchomości nie zamieszczono informacji o terminie przeprowadzenia pierwszego przetargu, czym uchybiono przepisowi art. 38 ust. 2 zd. 2 ustawy,

c) we wszystkich badanych postępowaniach zaniechano zamieszczenia w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co narusza art. 35 ust. 1 ustawy. Informacje o wywieszeniu wykazów publikowano na stronie internetowej www.otoprzetargi.pl (dziennik w formie przekazu internetowego). Zwrócenia uwagi wymaga, że rezygnacja z publikacji informacji o zamieszczeniu wykazu w prasie papierowej może prowadzić do ograniczenia dostępności informacji o przetargach tylko do osób mających możliwość korzystania z sieci internetowej, pozbawiając jej osoby korzystające z tradycyjnych źródeł informacji.

           Analiza dochodów uzyskanych w 2016 r. z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, przeprowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2016 r. poz. 487, ze zm.), wykazała, że:

a) w przypadku jednego przedsiębiorcy bezpodstawnie naliczono i wyegzekwowano kwotę 157,50 zł tytułem dodatkowej opłaty wynoszącej 30% opłaty należnej za cały rok. Przedsiębiorca ten zobowiązany był do zapłacenia w 2016 r. kwoty 306,75 zł – ustalonej proporcjonalnie do okresu ważności zezwolenia. W terminie płatności pierwszej raty wpłacił 175 zł, zaś pozostałą kwotę 131,75 zł powinien był uiścić najpóźniej w dniu 31 maja 2016 r. – ustawowym terminie płatności II raty. W kontrolowanej jednostce stosowano nieprawidłową praktykę, polegającą na obligowaniu przedsiębiorców, których zezwolenia traciły ważność w ciągu roku, do wnoszenia opłaty w pełnej wysokości ustalonej proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia jednorazowo do dnia 31 stycznia danego roku. Jak wynika z art. 111 ust. 7 ustawy opłata wnoszona jest na rachunek gminy w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem w trzech równych ratach, w terminach do 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku. Należy podkreślić, że ustawodawca nie wprowadził wyjątku od tej zasady względem przedsiębiorców, których zezwolenia tracą ważność w trakcie danego roku, zatem ratalny system wnoszenia opłaty obowiązuje także w roku, w którym zezwolenie wygasa. Stanowisko to potwierdzają tezy wyroku WSA w Poznaniu z dnia 21 sierpnia 2013 r. (II SA/Po 580/13) – str. 119-120 protokołu kontroli,

b) w przypadku czterech przedsiębiorców nie dokonano zwrotu części opłat wniesionych przez nich w kwocie zawyżonej względem faktycznego okresu ważności zezwoleń, liczonego do czasu ich przedterminowego wygaśnięcia. Z wyjaśnień pracownika Urzędu Miejskiego wynika, że nie dokonywano zwrotu ze względu na stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego przedstawione w wyrokach z dnia 22 września 2005 r. (sygn. akt II GSK 149/05) oraz z dnia 15 lipca 2008 r. (sygn. akt II GSK 282/08). W pierwszym wyroku sąd stwierdził, że ustawa nie przewiduje możliwości zwrotu opłaty w związku z zaprzestaniem działalności gospodarczej i nie przewiduje instytucji „niewykorzystania zezwolenia”, z którą wiązałby się obowiązek zwrotu opłaty. W drugim wyroku również potwierdzono tezę, że nie ma przepisów ustawowych określających przypadki, gdy może nastąpić zwrot opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych uiszczonej zarówno przy podejmowaniu działalności objętej zezwoleniem, jak i w trakcie korzystania z takiego zezwolenia w każdym następnym roku kalendarzowym. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku stoi na stanowisku, iż mając na względzie art. 111 ust. 8 ustawy – zgodnie z którym w roku nabycia zezwolenia lub utraty jego ważności opłat dokonuje się w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia – gmina powinna zwrócić przedsiębiorcom wskazanym w protokole kontroli łączną kwotę 1.808,32 zł (dla poszczególnych podmiotów odpowiednio: 826,38 zł, 16,11 zł, 791,99 zł i 173,84 zł), wynikającą z okresu faktycznego korzystania z zezwoleń. Izba przyjmuje w zakresie tego zagadnienia interpretację zaprezentowaną przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w orzeczeniu z dnia 19 maja 2010 r. (sygn. akt III SA/Kr 24/10), w którym – opierając się na wykładni systemowej i celowościowej art. 111 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (a nie tylko literalnej) – skonstatowano, iż wykładnia z odniesieniem do innych przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi prowadzi do wniosku, że gdy zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych utraci w danym roku kalendarzowym ważność z jakiejkolwiek przyczyny, powodującej zgodnie z przepisami tej ustawy taki skutek, a podmiot gospodarczy, w myśl ustawowych regulacji, uiści opłatę z góry, to gmina jest zobowiązana zwrócić mu opłatę za niewykorzystany okres zezwolenia. Dalej Sąd wskazuje, że Celem wprowadzenia opłaty było wprawdzie zapewnienie środków finansowych na realizację zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowym, nie mniej jednak, skoro podmiot ze sprzedaży napojów alkoholowych czerpie określone korzyści, to działając w zaufaniu do organów Państwa (art. 8 k.p.a.) ma prawo oczekiwać, że opłata za korzystanie z udzielonego mu zezwolenia na sprzedaż będzie adekwatna to okresu jego wykorzystania. (…) nie może budzić wątpliwości, iż Prezydent Miasta zobowiązany był do zwrotu opłaty za niewykorzystany okres zezwolenia przez (…), skoro opłata ta wiąże się z korzystaniem z zezwolenia, proporcjonalnie do jego okresu ważności – str. 120-123 protokołu kontroli,

c) pięciu przedsiębiorców, których zezwolenia wygasły w trakcie roku, wniosło opłaty w wysokości zaniżonej względem faktycznego okresu ważności zezwoleń o łączną kwotę 471,54 zł (poszczególne podmioty odpowiednio: 38,96 zł, 78,33 zł, 267,75 zł, 43,25 zł i 43,25 zł). Ponadto kontrola wykazała, że dwóch przedsiębiorców, których zezwolenia wygasły z powodu likwidacji punktów sprzedaży (odpowiednio dnia 21 i 31 stycznia 2016 r.) nie złożyło oświadczeń o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w punkcie sprzedaży w roku poprzednim, a tym samym nie uiściło opłaty za 2016 r. w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia – str. 120-122 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

Ustalono, że Rada Miejska w Rajgrodzie nie podjęła uchwały w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej. Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617) w art. 12 ust. 1 pkt 7 stanowi, że zwalnia się z podatku rolnego grunty gospodarstw rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej z tym, że zwolnienie może dotyczyć nie więcej niż 20% powierzchni użytków rolnych gospodarstwa rolnego – na okres nie dłuższy niż 3 lata, w stosunku do tych samych gruntów. Jednocześnie ustęp 9 przywołanego artykułu obliguje radę gminy do określenia w drodze uchwały trybu i szczegółowych warunków tego zwolnienia. W 2016 r. ani też w latach poprzedzających nie wpłynął żaden wniosek dotyczący zastosowania tego zwolnienia – str. 58 protokołu kontroli.

W wyniku analizy uchwały Nr XII/76/11 Rady Miejskiej w Rajgrodzie z dnia 30 listopada 2011 r. w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości stwierdzono niezgodność treści § 1 ust. 1 uchwały z aktualną treścią art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716, ze zm.) oraz art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.), poprzez zwolnienie od podatku:

a) gruntów, budynków lub ich części wykorzystywanych na potrzeby ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także wykrywania przestępstw i wykroczeń oraz ściganie ich sprawców realizowane na podstawie ustawy o policji;

b) gruntów, budynków lub ich części oraz budowli lub ich części wykorzystywanych na cele związane z ochroną przeciwpożarową ochotniczych straż pożarnych realizowane na podstawie ustawy o ochronie przeciwpożarowej;

c) gruntów, budynków lub ich części oraz budowli lub ich części, stanowiących mienie komunalne gminy Rajgród w rozumieniu art. 43 ustawy o samorządzie gminnym, z wyjątkiem będących we władaniu podatników, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych;

d) gruntów, budynków lub ich części w byłych gospodarstwach rolnych przekazanych w zamian za świadczenia uregulowane w ustawie o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Przywołany art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, stanowiący delegację do stanowienia prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten, w obecnym brzmieniu, dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe, jakie zastosowała Rada Miejska, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznacza obecnie przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych wyżej przepisach. Pan Burmistrz zaniechał przedłożenia Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały, będącej w obrocie prawnym od 2011 r., w kontekście obecnie obowiązujących przepisów limitujących zwolnienia w podatku od nieruchomości – str. 63-64 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych:

a) 1 podatnika podatku leśnego – 94 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonej po terminie wynosiła 50 zł – str. 61 protokołu kontroli,

b) 4 podatników podatku od nieruchomości – średnio 73,75 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 63.538 zł – str. 68 protokołu kontroli,

c) 2 podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych – średnio 58,5 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 12.400 zł – str. 74 protokołu kontroli.

Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji (korekt deklaracji) jest nieprawidłowością wypełniającą znamiona czynu z art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U.  z 2016 r. poz. 2137, ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy z opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających, o których mowa w przepisach art. 272 Ordynacji podatkowej, m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w większości przypadków skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku.

Badanie powszechności i prawidłowości opodatkowania nieruchomości związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą przez przedsiębiorców, którzy zarejestrowali swoją działalność w okresie od 4 grudnia 2015 r. do 20 lutego 2017 r. wykazała, iż w trzech przypadkach przedsiębiorcy działalność zarejestrowali odpowiednio:

- w dniu 7 kwietnia 2016 r. w zakresie prowadzenia mechaniki pojazdowej;

- w dniu 1 czerwca 2016 r. w zakresie prowadzenia obiektów noclegowych;

- w dniu 8 czerwca 2016 r w zakresie prowadzenia mechaniki pojazdowej

i do dnia kontroli nie zgłosili nieruchomości do opodatkowania. Oznacza to nie wywiązywanie się podatników z obowiązku złożenia informacji podatkowej, kreowanego treścią art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zważywszy, iż dopiero w trakcie kontroli wszyscy podatnicy złożyli wymagane przepisami informacje, należy wskazać na zaniechanie przez organ podatkowy (jego służby) prowadzenia działań zmierzających do wyegzekwowania informacji, co winno być pochodną czynności sprawdzających, do prowadzenia których obliguje organ podatkowy treść przepisów zawartych w Dziale V Ordynacji podatkowej. Zaniżenie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości za nieujawnione przedmioty opodatkowania za 2016 r. wynosiło 2.932 zł. W trakcie kontroli przedsiębiorcy złożyli brakujące informacje, organ podatkowy ustalił wysokość zobowiązania podatkowego w drodze decyzji oraz dokonał przypisu podatku na właściwych kontach podatkowych – str. 87 protokołu kontroli.

Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis na str. 75-76 protokołu kontroli, wskazujący na niedokonywanie przez służby organu podatkowego bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od środków transportowych deklaracji, co skutkowało również tym, że 5 podatników wymienionych w protokole kontroli w złożonych deklaracjach wykazało nieprawidłowe dane dotyczące parametrów posiadanych pojazdów, a w konsekwencji zaniżyło deklarowany podatek o kwotę 4.980 zł. Nieprawidłowość dotyczyła 12 środków transportowych. Podjęte przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie omawianego zagadnienia działania skutkowały tym, iż wszyscy podatnicy do dnia zakończenia kontroli złożyli korekty deklaracji i dokonali wpłaty różnicy podatku.

Z kolei badanie przeprowadzone w zakresie powszechności, prawidłowości i kompletności pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wskazało występowanie nieprawidłowości, które polegały m.in. na:

a) braku kompletnej (wiarygodnej) ewidencji właścicieli nieruchomości objętych systemem gospodarowania odpadami komunalnymi (w toku prowadzonej kontroli nie przedłożono jej kontrolującemu). Wskazana ewidencja winna być elementem systemu weryfikacji powszechności i kompletności realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami. Powyższe stwierdzenie wynika z faktu, że wprawdzie do kontroli przedłożono dwie ewidencje, z których jedna dotyczyła punktów odbioru odpadów, druga zaś wykazu podatników, jednak dane w nich zawarte są nieporównywalne, a wręcz sprzeczne. Podczas gdy z pierwszej wynika, że na terenie kontrolowanej jednostki są 1.142 punkty odbioru odpadów, to z drugiej, że jest 2.111 podatników zobowiązanych do uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Przykładowo porównanie danych z przedmiotowych ewidencji ze wsi Ciszewo wykazało, że są w niej 32 punkty odbioru odpadów komunalnych, 28 podatników (gospodarstw domowych) + 1 agroturystyka, zaś deklaracje dotyczące opłaty złożyło tylko 27 właścicieli nieruchomości – str. 82-83 protokołu kontroli;

b) nieprowadzeniu postępowania podatkowego w poszczególnych latach w związku z niezłożeniem deklaracji dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w przypadku 4 właścicieli nieruchomości wskazanych w opisie na str. 83 protokołu kontroli; odnośnie właścicielki nieruchomości wskazanej w protokole kontroli ustalono, że aktualnie na nieruchomości stale zamieszkują dwie osoby (rodzice właścicielki nieruchomości) – organ podatkowy nie wezwał właściciela nieruchomości do złożenia deklaracji, nie wydał również decyzji określającej wysokość opłaty, która za 2016 r., w przypadku zbierania odpadów w sposób selektywny, wyniosłaby 204 zł;

c) nieprowadzeniu czynności sprawdzających dotyczących składanych deklaracji w omawianej opłacie w poszczególnych latach, co skutkowało tym, iż:

- właściciel nieruchomości wskazanej w protokole kontroli pierwszą deklarację o wysokości opłaty za gospodarowania odpadami komunalnymi złożył w 2016 r. – przypisu opłaty dokonano od 1 stycznia 2016 r. Z ustaleń kontroli wynika, że nieruchomość (wykorzystywaną sezonowo) posiada od 26 listopada 1999 r., a więc obowiązek złożenia deklaracji i uiszczania opłaty istniał od 2013 r. W tym przypadku również nie wezwano właściciela nieruchomości do złożenia deklaracji, a także nie wydano decyzji określającej wysokość opłaty za lata 2013 - 2015. W związku z tym, iż nie ustalono ilości miesięcy, w których powstawały odpady oraz ilości osób tam przebywających, niemożliwe było wyliczenie skutków za lata 2013-2014, natomiast wyliczone, w oparciu o aktualnie złożoną deklarację, zaniżenie opłaty w 2015 r. wynosiło 240 zł;

- przedsiębiorca posiadający budynek wczasowy o powierzchni ponad 1.100 m2 w 2016 r. zadeklarował ryczałt w wysokości 240 zł. Art. 6j ust. 3 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2016 r. poz. 250, ze zm.) stanowi, iż w przypadku nieruchomości, o której mowa w art. 6c ust. 2 (nieruchomości niezamieszkałe), opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi stanowi iloczyn zadeklarowanej liczby pojemników z odpadami komunalnymi powstającymi na danej nieruchomości oraz stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, o której mowa w art. 6k ust. 1 pkt 2. W oparciu o deklarację złożoną w roku 2015 r. zaniżenie dochodów z tego tytułu w 2016 r. wynosiło 1.240 zł. W trakcie trwania kontroli, w dniu 24 marca 2017 r., przedsiębiorca złożył korektę deklaracji za 2016 r. deklarując opłatę za lipiec od 1 pojemnika o pojemności 7 m3, w którym zbierane są odpady zmieszane. Faktyczne zaniżenie dochodów z tego tytułu w 2016 r. wynosiło 700 zł – str. 83-84 protokołu kontroli.

Powyższych ustaleń kontrolujący dokonali także w oparciu o rejestr wymiarowy podatku od nieruchomości (łącznego zobowiązania pieniężnego), wiedzę i znajomość terenu osób zajmujących się wymiarem i rachunkowością podatków (opłat lokalnych) oraz osób zajmujących się meldunkami.

Opisane wyżej nieprawidłowości wynikają z braku weryfikacji składanych deklaracji o wysokości opłaty za odpady komunalne, jak również są pochodną braku spójnego i funkcjonalnego systemu kontroli zarządczej w tym obszarze. Świadczy to także o niezrealizowaniu przez organ podatkowy obowiązku prowadzenia czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w art. 272 Ordynacji podatkowej, z wykorzystaniem procedur wskazywanych treścią przepisów Działu V ustawy.

W kontekście przedstawionego opisu uzasadnione wątpliwości budzi rzetelność monitorowania faktycznej realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że organ podatkowy nie ustalił planu kontroli podatkowych na 2016 r., nie przeprowadził również żadnej kontroli domów mieszkalnych, których właścicielami nie są mieszkańcy gminy, a których celem byłoby ustalenie czy powyższe nieruchomości są zamieszkiwane (np. sezonowo). W myśl wskazań art. 281 § 2 Ordynacji podatkowej celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów materialnego prawa podatkowego. Natomiast ich zakres i częstotliwość organ podatkowy powinien ustalić, na podstawie analizy potrzeb, w regulacjach wewnętrznych. Przeprowadzono natomiast kontrole działek letniskowych. Ze sporządzonych przez powołaną komisję protokołów wynika, iż w 40 przypadkach domki letniskowe były sezonowo użytkowane, natomiast ich właściciele nie zadeklarowali opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi. Organ podatkowy nie wydał jednak decyzji określających wysokości tej opłaty. Skutki finansowe z tego tytułu w 2016 r. wyniosły 9.600 zł – str. 102 protokołu kontroli. 

Ustalono ponadto, iż procedury przeprowadzania kontroli we wszystkich przypadkach nie były zgodne z przepisami wynikającymi z Ordynacji podatkowej a w szczególności dotyczyło to:

a) zawiadomienia o wszczęciu postępowania i terminie kontroli;

podstawa:

jest: art. 61 § 4 i art. 79 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23) oraz art. 9u i art. 60 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach;

winno być: zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej (podstawa – art. 282b § 1 Ordynacji podatkowej); 

b) upoważnienia imiennego do przeprowadzania kontroli nieruchomości (ważne do odwołania);

podstawa:

jest: art. 379 ust. 2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2016 r. poz. 672, ze zm.) oraz art. 5 ust. 6 i art. 9u ustawy o utrzymaniu porządku i czystości w gminach. W upoważnieniu nie wskazano: numeru legitymacji służbowej, oznaczenia kontrolowanego, daty rozpoczęcia oraz przewidywanego terminu zakończenia kontroli, pouczenia o prawach i obowiązkach kontrolowanego;

winno być: upoważnienie wydane zgodnie z art. 283. Ordynacji podatkowej, które zawiera, zgodnie § 2: oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia; wskazanie podstawy prawnej; imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących); numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących); oznaczenie kontrolowanego; określenie zakresu kontroli; datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli; podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji; pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów niniejszego działu. Wzór imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej Minister Finansów określił rozporządzeniem z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie wzoru imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 2305).

Reasumując, upoważnienie nie spełniało wymagań, o których mowa w art. 283 § 2 Ordynacji podatkowej, nie mogło zatem stanowić podstawy do przeprowadzenia kontroli – str. 102-103 protokołu kontroli.

Przeprowadzona kontrola terminowości dokonywania wpłat wykazała, w przypadkach podanych niżej, nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez podatników:

a) podatku od środków transportowych (osoby fizyczne); kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 6.341 zł (dotyczyła 3 podatników) – str. 77 protokołu kontroli,

b) łącznego zobowiązania pieniężnego; kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 1.951 zł (dotyczyła 3 podatników) – str. 96-97 protokołu kontroli,

c) opłaty za gospodarowanie odpadami; kwota opłaty uiszczona po terminie wynosiła 3.984 zł (dotyczyła 27 właścicieli nieruchomości) – str. 87 protokołu kontroli,

d) podatku od nieruchomości od osób prawnych; kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 30.207 zł (dotyczyła 1 podatnika) – str. 69 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny, jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy powinien rozważyć możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego z wnioskiem o wszczęcie postępowania karnoskarbowego.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązku wynikającego z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2016 r. poz. 599, ze zm.), zgodnie z którym, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Natomiast przepisy § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367, ze zm.) stanowią, że wierzyciel przesyła zobowiązanemu upomnienie niezwłocznie, w szczególności, jeżeli łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Zaległość nie objęta tytułami wykonawczymi dotyczyła:

- podatku od środków transportowych od osób fizycznych i na dzień 31 grudnia 2016 r. wynosiła 7.075 zł – str. 78 protokołu kontroli;

- opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi i na dzień 31 grudnia 2016 r. wynosiła 978 zł – str. 87 protokołu kontroli.

Weryfikacja powszechności i prawidłowości poboru opłaty miejscowej pozwoliła ustalić, iż 6 kwitariuszy na 11 sprawdzonych było niewłaściwie prowadzonych, tj.:

- 3 kwitariusze o niżej wymienionych numerach ewidencyjnych zawierały błędy rachunkowe, wskutek czego opłata została błędnie pobrana; w dwóch przypadkach (kwitariusze nr 1197701-1197800 oraz 0596901-0597000) pobrano opłatę w kwocie niższej od należnej o 94 zł, a w jednym przypadku (kwitariusz nr 1197601-1197700) pobrano opłatę zawyżoną o 60 zł;

- 3 kwitariusze o numerach 1198701-1198800, 1198901-1199000 i 7181801-7181900 nie zawierały niezbędnych danych w zakresie ilości osób i dób, od których została pobrana opłata, co uniemożliwiło sprawdzenie prawidłowości poboru opłaty – str. 90-92 protokołu kontroli.

Opisane nieprawidłowości świadczą o niedostatecznym wywiązywaniu się przez organ podatkowy z obowiązku wynikającego z art. 272 pkt 2 i 3 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym organy podatkowe pierwszej instancji zobowiązane są do prowadzenia czynności sprawdzających, mających na celu sprawdzenie poprawności formalnej przedkładanych dokumentów oraz ustalanie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. W tym przypadku, w oparciu o art. 281 § 1 i 2 Ordynacji, organy podatkowe powinny przeprowadzać kontrole podatkowe u inkasentów, mające na celu sprawdzenie czy inkasenci należycie i zgodnie z prawem dokonują poboru przedmiotowej opłaty lokalnej. Dodatkowo, w myśl art. 72 § 1 ustawy, kwotę nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku (opłaty) traktuje się jako nadpłatę i należałoby w tym miejscu rozważyć możliwość jej zwrotu, ewentualnie zarachowania w trybie art. 76 Ordynacji podatkowej.

Badanie zagadnienia powszechności doręczenia decyzji wymiarowych wykazało, iż niedoręczona decyzja o numerze ewidencyjnym …[1], mimo podwójnego awizowania, nie została uznana za doręczoną, wskutek czego nie dokonano przypisu podatku na koncie podatnika. Takie działanie organu podatkowego stanowi naruszenie art. 150 § 4 Ordynacji, nakazującego we wskazanej sytuacji pozostawienie decyzji w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia i tym samym dokonanie przypisu podatku – str. 94 protokołu kontroli.

Dodatkowo stwierdzono opóźnienia w doręczaniu decyzji wymiarowych, średnio 12 dni po terminie, co stanowi naruszenie art. art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 374, ze zm.) w zw. z art. 47 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej – str. 93 protokołu kontroli.

           W ramach kontroli prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych ustalono, że w Urzędzie Miejskim w Rajgrodzie obowiązują regulacje wewnętrzne w tym zakresie wprowadzone zarządzeniem Nr 15/15 Pana Burmistrza z dnia 2 lutego 2015 r. w sprawie ustalenia stawek za jeden kilometr przebiegu samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w podróży służbowej pracownika. Jak wskazano na str. 136-138 protokołu kontroli, przyjęte w jednostce regulacje wewnętrzne nie są spójne z obowiązującymi przepisami w zakresie pojęcia podróży służbowej. W rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, ze zm.) podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Podróżą służbową pracownika Urzędu Miejskiego w Rajgrodzie jest więc każdy wyjazd w celach służbowych poza miasto Rajgród. Natomiast według zasad przyjętych w Urzędzie jako podróż służbową traktuje się wyjazd w celach służbowych poza teren gminy Rajgród, zaś podróże odbywane na terenie gminy rozliczane są na podstawie umów cywilnoprawnych z pracownikami, co wskazuje na traktowanie ich na zasadach zbliżonych do jazd lokalnych w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Kontrola wykazała, że w 2016 r. obowiązywały 4 umowy w sprawie używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych, tj. do podróży służbowych na terenie gminy i zamiejscowych. Zwrot kosztów następował na podstawie „Miesięcznego rozliczenia zwrotu kosztów podróży na terenie gminy”. Należy wskazać, że zawieranie tego typu umów nie ma uzasadnienia dla odbywania podróży służbowych w świetle obowiązujących przepisów. Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Podstawą określenia środka transportu jest zatem wówczas akceptacja wniosku pracownika złożonego w celu odbycia danej podróży. W tym kontekście należy wskazać na sprzeczność z przepisami rozporządzenia postanowień umów przewidujących swego rodzaju „zobowiązanie się” pracownika do udostępniania samochodu prywatnego do celów służbowych, tj. odbywania bliżej nieokreślonych podróży służbowych, do których zostanie w przyszłości delegowany. Tymczasem zgodnie z przepisami rozporządzenia w stosunku do każdej zlecanej podróży określenie samochodu prywatnego jako środka transportu musi być poparte wnioskiem pracownika. Jedynie zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdów niebędących własnością pracodawcy w celach służbowych do jazd lokalnych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. – § 1 ust. 1 rozporządzenia.

           Kontrola wykazała, że w Urzędzie dokonywano zwrotu kosztów przejazdów na terenie gminy na podstawie miesięcznych rozliczeń przedkładanych przez pracowników, z którymi nie zawarto umów w sprawie używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy (według wzoru określonego zarządzeniem), ani nie określono limitu kilometrów, który byłby podstawą ustalenia miesięcznego ryczałtu za używanie samochodu w jazdach lokalnych. W takich przypadkach pracownikom nie wystawiano też poleceń wyjazdu służbowego. Przed wyjazdem składali oni wnioski o odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym. Na podstawie przedłożonych rozliczeń sporządzano listy płac, w których potrącano zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wskazać należy, że delegowanie pracownika do wykonywania zadania służbowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, stanowi podróż służbową i wymaga wystawienia pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego. Pracownikowi przysługują wówczas należności określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (w tym m.in. diety i zwrot kosztów przejazdów), które nie są opodatkowane podatkiem dochodowym (w zakresie, w jakim przyjęte stawki za 1 km przebiegu nie przekraczają stawek ustalonych w rozporządzeniu) – stanowi o tym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032, ze zm.).

           Jak wynika z protokołu kontroli (str. 139-140 protokołu kontroli), umowa zawarta z Panem Burmistrzem dotycząca używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych i rozliczania kosztów na terenie gminy w formie ryczałtu została skonstruowana zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Analiza wydatków z tytułu ryczałtu wypłacanego Panu Burmistrzowi wykazała błędy przy obliczaniu jego wysokości. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. oraz z umową Nr 1R/2015 z dnia 20 lutego 2015 r. kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Natomiast w praktyce ryczałt był pomniejszany o 1/23 za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika, co wynikało ze stosowania nieaktualnego wzoru oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Powyższa niezgodność skutkowała zawyżeniem wypłacanego ryczałtu o 0,42 zł za każdy dzień nieobecności. W wyniku kontroli stwierdzono, że w lutym 2016 r. ryczałt został wypłacony w wysokości zawyżonej o 0,42 zł, zaś w lipcu 2016 r. – w wysokości zawyżonej o 1,26 zł.

           Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) wynika błędne zaliczenie do par. 4270 „Zakup usług remontowych”, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, wydatków na kwotę 53.681,88 zł dotyczących dostawy kruszywa drogowego wraz z transportem i rozładunkiem. Dostawa kruszywa nie była połączona z usługą jego wbudowania (rozplantowania), co pozwoliłoby zaliczyć wydatki do poniesionych na zakup usługi remontowej – str. 146 protokołu kontroli.

           W zakresie wydatków majątkowych (str. 151-153 protokołu kontroli) stwierdzono, że na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” figurują koszty poniesione na zadania, których realizacji zaniechano:

- w kwocie 5.600 zł obejmującej koszty opracowania w 2010 r. dokumentacji „Remontu drogi w Kuligach”,

- w kwocie 2.113,79 zł obejmującej koszty opracowania w latach 2010-2011 dokumentacji „Remontu drogi dojazdowej do gruntów rolnych w Woźnejwsi”,

- w kwocie 12.880 zł obejmującej koszty opracowania w latach 2013-2014 dokumentacji „Rekultywacji składowiska odpadów w miejscowości Wojdy”,

- w kwocie 1.986,24 zł obejmującej koszty opracowania w latach 2009-2010 dokumentacji „Adaptacji części budynku OSP w Rajgrodzie na świetlicę”,

- w kwocie 3.088,94 zł obejmującej koszty opracowania w latach 2009-2010 dokumentacji „Adaptacji części budynku OSP we wsi Woźnawieś na świetlicę wiejską”.

           Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne. Koszty zadań, których dalsza realizacja z różnych względów nie dojdzie do skutku, jako koszty poniesione bez efektu gospodarczego, powinny być przerachowane na zmniejszenie funduszu jednostki. Ponadto wskazać należy, że wydatki związane z remontem dróg oraz rekultywacją składowiska odpadów zostały nieprawidłowo ujęte jako nakłady inwestycyjne. Według przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r. poz. 290, ze zm.) – zawierającej definicję remontu w art. 3 pkt 8 (rozumianego jako wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na przywróceniu (odtworzeniu) stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, w tym przy użyciu innych wyrobów budowlanych niż użyte w stanie pierwotnym), ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2016 poz. 1440, ze zm.), która w art. 4 pkt 19 definiuje remont dróg jako wykonywanie robót przywracających pierwotny stan drogi, także przy użyciu wyrobów budowlanych innych niż użyte w stanie pierwotnym, jak i przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości – wskazujących jako podstawę zwiększenia wartości początkowej środka trwałego poniesienie nakładów na jego ulepszenie (do nakładów tych nie zalicza się kosztów remontów, jako wydatków bieżących poniesionych na odtworzenie stanu pierwotnego, w tym przy zastosowaniu wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym), wymienione wydatki nie powinny były zostać zakwalifikowane jako nakłady inwestycyjne. Remont nie zwiększa wartości środka trwałego w świetle przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Również wydatki na wykonanie dokumentacji projektowej dotyczącej rekultywacji składowiska odpadów nie powinny być zaliczone do wydatków majątkowych, gdyż efektem rekultywacji nie jest wytworzenie środka trwałego bądź zwiększenie jego wartości. Roboty rekultywacyjne mają na celu przywrócenie gruntowi jego pierwotnej wartości użytkowej. W związku z tym wartość poniesionych wydatków dotyczących rekultywacji należało zaliczyć do wydatków bieżących w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, natomiast wydatki poniesione na wykonanie dokumentacji remontów dróg powinny zostać zaklasyfikowane w par. 4270 „Zakup usług remontowych”. Koszty poniesione na wykonanie dokumentacji projektowych remontów dróg i rekultywacji wysypiska śmieci nie stanowią kosztów ulepszenia środka trwałego, a zatem nie powinny być ujmowane na koncie 080.

           Nadto dodania wymaga, iż niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych).

           Kolejnym obszarem kontroli było stosowanie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2015 r. poz. 2164, ze zm.). Badanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Udzielenie i obsługę kredytu złotowego długoterminowego w kwocie 1.988.146,00 zł na pokrycie deficytu Gminy i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów” (str. 44-47 protokołu kontroli) wykazało, że otwarcie ofert nastąpiło 12 sierpnia 2016 r.; w tym samym dniu sporządzona została też informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty, którą zamieszczono na stronie internetowej dopiero w trakcie kontroli, w dniu 24 maja 2017 r. Zgodnie z art. 92 ust. 2 ustawy w brzmieniu obowiązującym w czasie udzielania zamówienia (przetarg ogłoszono 27 lipca 2016 r.) zmawiający zobowiązany był do tego, aby niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieścić informację o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. W dokumentacji przetargowej brak jest potwierdzenia wywieszenia informacji w miejscu publicznym w siedzibie zamawiającego. Zgodnie z obecnym stanem prawnym obowiązek publikowania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, wynikający z art. 92 ust. 2 ustawy, dotyczy wyłącznie zamieszczenia jej na stronie internetowej.

            W dniu 22 marca 2007 r. gmina Rajgród zawarła ze Społeczno-Oświatowym Stowarzyszeniem „Edukator” w Łomży umowę, na podstawie której oddała Stowarzyszeniu w bezpłatne używanie – na okres prowadzenia Publicznej Szkoły Podstawowej w Mieczach – budynek szkoły wraz z wyposażeniem, budynek gospodarczy, studnię oraz nieruchomość gruntową. W budynku szkoły znajduję się pięć lokali mieszkalnych o łącznej powierzchni 255 m2. Według umowy pożytki uzyskane z najmu tych mieszkań biorący do używania zobowiązany został przeznaczyć na utrzymanie oraz bieżące remonty budynku. Do umowy został zawarty aneks w dniu 21 września 2009 r., w treści którego Stowarzyszenie zostało upoważnione do wyjmowania w imieniu gminy pięciu lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku szkolnym. Wysokość czynszu biorący do używania zobowiązał się ustalać zgodnie z zarządzeniem Nr 127/09 Burmistrza Rajgrodu z dnia 23 stycznia 2009 r. w sprawie ustalenia stawek czynszu za lokale mieszkalne…, a środki finansowe pozyskane z tego tytułu przeznaczyć na utrzymanie i remont mieszkań. Zobowiązano Stowarzyszenie do składania kwartalnych sprawozdań zawierających informacje z wykorzystania czynszu najmu mieszkań z wyszczególnieniem kwot przeznaczonych na remont i modernizację poszczególnych mieszkań z załączeniem kopii faktur (rachunków, umów) zakupu materiałów i robocizny. Zgodnie z umową biorący w użyczenie wchodzi w prawa i obowiązki wynajmującego wynikające z umów najmu. Postanowiono, że wszelkie naprawy, których dokonanie stanie się konieczne w trakcie umowy użyczenia przeprowadzi Stowarzyszenie na własny koszt; będzie ono ponosiło również wszystkie koszty wynikając z korzystania z przedmiotu użyczenia przez czas trwania umowy.

Z ustaleń kontroli wynika, iż efektem zawartej ze Stowarzyszeniem umowy był fakt uiszczania czynszu przez najemców lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku szkoły na rzecz Stowarzyszenia, nie zaś na rachunek budżetu gminy lub ZGKiM, co powodowało bezpodstawne uszczuplenie należnych gminie środków publicznych – czy to jako dochodów budżetu czy przychodów ZGKiM. Przekazane umową użyczenia lokale mieszkalne wchodzą w skład mieszkaniowego zasobu gminy, co potwierdzają postanowienia uchwały Rady Miejskiej w Rajgrodzie Nr XIX/121/12 z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz obowiązującej obecnie uchwały XXV/206/17 Rady Miejskiej podjętej w tej sprawie 17 lutego 2017 r. Wstąpienie zatem przez Stowarzyszenie w prawa i obowiązki wynajmującego pozostawało w sprzeczności z przepisami ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610), gmina pozostaje bowiem nadal właścicielem lokali mieszkalnych, zaś zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy przez właściciela należy rozumieć wynajmującego, którego zakres obowiązków wyspecyfikowano m.in. w art. 6a przywołanej ustawy.

Należy wskazać, iż w przypadku najmu lokali mieszkalnych, poza czynszem, występują opłaty niezależne od właściciela, zdefiniowane w art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy. Należy przez nie rozumieć opłaty za dostawy do lokalu energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych, którymi Stowarzyszenie – w przypadku ponoszenia ich kosztów – może obciążać najemców lokali mieszkalnych (nie są one bowiem ponoszone przez gminę jako właściciela). Czynsz stanowi jednakże umowną odpłatność za używanie lokalu należną właścicielowi (co znajduje m.in. potwierdzenie w treści art. 5 ust. 1 przywołanej ustawy posługującego się terminem umowy o odpłatne używanie lokalu) i nie obejmuje opłat niezależnych od wynajmującego. Nie znajduje zatem uzasadnienia, będące efektem zawarcia umowy użyczenia, pozbawienie gminy wpływów z tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku szkoły w Mieczach – str. 176-178 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Burmistrzu – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Usunięcie z regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego przepisu przewidującego występowanie przez Burmistrza do Rady Miejskiej z wnioskiem w sprawie powołania i odwołania Kierownika USC.

2. Podpisywanie przez Pana Burmistrza, jako kierownika jednostki obsługującej, sprawozdań obsługiwanych szkół.

3. Dokonanie zmian w przepisach wewnętrznych poprzez:

a) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu Miejskiego konta 014 „Zbiory biblioteczne”,

b) uzupełnienie katalogu druków podlegających ścisłemu zarachowaniu o raporty kasowe, które są faktycznie objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania.

4. Wskazanie Skarbnikowi na wyeliminowanie nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający uniknięcie przypadków powstania nierealnych sald lub sald dublujących dane w ewidencji budżetu i ewidencjach jednostek objętych centralnym rozliczeniem,

b) dokonywanie technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta 130 w celu zachowania czystości obrotów, jako zapisu równoległego dla zwrotów nadpłat i korekt, ,

c) ewidencjonowanie operacji kasowych na podstawie dowodów księgowych zawierających wskazanie daty odbioru gotówki z kasy,

d) prawidłowe dokonywanie wyceny wytworzonych środków trwałych, poprzez uwzględnianie w ich wartości kosztów wszystkich materiałów zużytych podczas budowy,

e) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału należnych gminie odsetek od wszystkich nieterminowo opłacanych należności; zwrócenie uwagi na prawidłowość przypisywanych kwot,

f) wyksięgowanie z konta 080 w ciężar funduszu kosztów dokumentacji remontów dróg i rekultywacji wysypiska, jako kosztów niedotyczących ulepszenia środków trwałych lub wytworzenia nowych środków trwałych.

5. Zaniechanie wykazywania w bilansie z wykonania budżetu środków pozostających na rachunku Urzędu (konto 130) jako środków pieniężnych budżetu. Wykazywanie stanu środków pieniężnych budżetu i stanu należności zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych.

6. Przekazywanie kierownikowi zakładu budżetowego, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia Radzie Miejskiej projektu uchwały budżetowej, informacji zawierającej elementy wymienione w  § 36 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

7. W zakresie procedury zbywania nieruchomości:

a) publikowanie ogłoszeń o przetargach na sprzedaż nieruchomości po upływie terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu,

b) podawanie w ogłoszeniu o kolejnym przetargu na sprzedaż danej nieruchomości terminu przeprowadzenia poprzedniego przetargu,

c) publikowanie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia w prasie o charakterze lokalnym, stosownie do wymagań art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

8. W zakresie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych:

a) odstąpienie od praktyki egzekwowania od przedsiębiorców, których zezwolenia wygasają w ciągu roku, wniesienia opłaty ustalonej proporcjonalnie do okresu ważności zezwolenia jednorazowo do dnia 31 stycznia danego roku; zwrócenie przedsiębiorcy wskazanemu w protokole kontroli kwoty 157,50 zł pobranej tytułem bezpodstawnie naliczonej dodatkowej opłaty,

b) rozliczanie z przedsiębiorcami wniesionych przez nich opłat z uwzględnieniem faktycznego okresu korzystania z zezwolenia, jeżeli zezwolenia wygasły w trakcie roku,

c) dokonanie zwrotu przedsiębiorcom wskazanym w protokole kontroli kwoty wynoszącej łącznie 1.808,32 zł, wniesionej przez nich w 2016 r. w wysokości zawyżonej względem faktycznego okresu korzystania z zezwoleń na sprzedaż alkoholu,

d) podjęcie działań w celu wyegzekwowania od przedsiębiorców wskazanych w protokole kontroli zaniżonej opłaty za 2016 r. w łącznej wysokości 471,54 zł,

e) podjęcie działań w celu ustalenia danych o wysokości sprzedaży alkoholu w 2015 r. przez przedsiębiorcę, którego zezwolenia wygasły 21 i 31 stycznia 2016 r. w celu obciążenia go opłatą za czas korzystania z zezwoleń w 2016 r.

9. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

10. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości.

11. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

12. Prowadzenie wszelkich przewidzianych prawem działań zmierzających do ustalenia wszystkich właścicieli nieruchomości objętych systemem gospodarowania odpadami komunalnymi.

13. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, celem zachowania powszechności, terminowości i prawidłowości składania deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

14. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

15. Stosowanie procedur przeprowadzania kontroli w zakresie nieruchomości, na których powstają odpady komunalne, zgodnie z przepisami wynikającymi z Ordynacji podatkowej.

Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktów wykonawczych.

16. Dyscyplinowanie podatników w zakresie terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowości wpłat podatków i opłat lokalnych. Rozważenie zasadności wystąpienia z wnioskiem do właściwego urzędu skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od realizacji obowiązków w sposób wypełniający przesłanki wykroczenia skarbowego.

17. Przeprowadzenie czynności sprawdzających w zakresie kwitariuszy oddawanych przez inkasentów do rozliczenia, w szczególności pod względem rachunkowym.

18. Dokonywanie przypisu podatku na kontach podatników w sytuacji prawidłowego doręczenia decyzji wymiarowych, stosownie do wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

19. Terminowe doręczanie wszystkich decyzji wymiarowych.

20. W zakresie delegowania w podróże służbowe i rozliczania kosztów podróży:

a) dokonanie zmian w regulacjach wewnętrznych, mając na uwadze ich sprzeczność z obowiązującymi przepisami w zakresie pojęcia podróży służbowej,

b) zaprzestanie zawierania umów odnoszących się do używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy w przejazdach stanowiących podróże służbowe w rozumieniu przepisów przywołanych w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze, że określoną przepisami podstawą zlecenia odbycia podróży służbowej pojazdem pracownika jest złożenie przez pracownika stosownego wniosku, który zostanie zaakceptowany przez pracodawcę,

c) każdorazowe wystawianie polecenia wyjazdu służbowego pracownikowi delegowanemu do wykonywania zadania służbowego poza miasto Rajgród,

d) zawieranie z pracownikami umów w sprawie używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy wyłącznie w celu ustanowienia ryczałtu za używanie pojazdu w jazdach lokalnych, jak to wynika z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.,

e) pomniejszanie kwoty należnego Panu Burmistrzowi ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy – zgodnie z postanowieniami umowy i obowiązującymi przepisami. Ustalenie liczby dni nieobecności Pana Burmistrza w pracy w 2016 i 2017 r. w celu obliczenia kwoty podlegającej zwrotowi przez Pana do budżetu w związku z zaniżaniem potrąceń o 0,42 zł za każdy dzień, spowodowanym zmniejszaniem ryczałtu o 1/23 zamiast o 1/22. Poinformowanie o wpłaconej kwocie w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń.

21. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze w szczególności, aby zadania o charakterze bieżącym nie były planowane i finansowane jako wydatki inwestycyjne.

22. Przeprowadzenie analizy aktualności i przydatności dokumentacji inwestycji sporządzonych w latach ubiegłych, których koszty ujęte są na koncie 080. W przypadku stwierdzenia braku możliwości wykorzystania danej dokumentacji w przyszłości, wskazanie Skarbnikowi Gminy na wyksięgowanie jej kosztów w ciężar funduszu.

23. Zamieszczanie na stronie internetowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

24. Dokonanie zmian w treści umowy użyczenia zawartej ze Stowarzyszeniem „Edukator” poprzez wyłączenie z jej zakresu lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz rozpoczęcie pobierania czynszu od najemców tych lokali – jako dochodów budżetu lub przychodów ZGKiM.

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

             Zastępca Prezesa

   Regionalnej Izby Obrachunkowej

                w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach