Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona

w  Podlaskim Muzeum Kultury Ludowej ( w organizacji) w Wasilkowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 marca 2017 roku (znak: RIO.I.6002-6/17), o treści jak niżej:

Pan

Artur Gaweł

p.o. Dyrektora 

Podlaskiego Muzeum Kultury

Ludowej (w organizacji)

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Podlaskiego Muzeum Kultury Ludowej w Wasilkowie za okres rozpoczynający się od dnia utworzenia jednostki (20 września 2016 r.), przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym organizację i funkcjonowanie kontroli zarządczej, wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem województwa podlaskiego.

Badana jednostka została utworzona z dniem 20 września 2016 r. na mocy uchwały Nr XXVII/241/2016 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 29 sierpnia 2016 r. W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w dniach od 27 stycznia do 23 lutego 2017 r. stwierdzono, że do dnia zakończenia kontroli w Muzeum nie wprowadzono w formie pisemnej dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, do określenia której Pan Dyrektor jest zobowiązany na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.). Dokumentacja ta w czasie kontroli znajdowała się na etapie opracowywania jej projektu. Z analizy projektowanych rozwiązań oraz z protokołów zdawczo-odbiorczych dotyczących przekazania przez Muzeum Podlaskie w Białymstoku środków trwałych w budowie, części środków trwałych oraz materiałów wynika, że zasady wyceny zbiorów muzealnych z zakresu budownictwa ludowego oraz ewidencji tych zbiorów nie mają pełnego uzasadnienia w przepisach ustawy o rachunkowości, w szczególności w definicji środków trwałych zamieszczonej w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Według przygotowywanej dokumentacji w zakresie tym ma zostać przyjęte, że za środki trwałe nie uznaje się muzealiów, które jako przedmioty niepodlegające amortyzacji zostały wyłączone z kategorii środków trwałych i traktuje się je jako inwestycje (inne inwestycje długoterminowe). Środkami trwałymi są natomiast ulepszenia zabytkowych budynków ujętych w inwentarzu muzealiów. W projektowanej dokumentacji przyjęto, że muzealia zaliczone do inwestycji ewidencjonuje się i wycenia według ceny nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, a w przypadku nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób, wartość początkową eksponatu stanowi cena określona przez Komisję ds. Zakupów Muzealiów, której zadaniem jest ustalenie ceny rynkowej przedmiotu z dnia nabycia. Za cenę rynkową uważa się cenę stosowaną w obrocie składnikami tego samego rodzaju, gatunku z uwzględnieniem ich stanu technicznego. Z protokołu zdawczo-odbiorczego środków trwałych wynika, że Muzeum otrzymało od Muzeum Podlaskiego m.in. środki trwałe stanowiące nakłady na budynki zaliczane do zbiorów muzealnych z zakresu budownictwa ludowego o łącznej wartości początkowej 469.214,88 zł i dotychczasowym umorzeniu w łącznej wysokości 41.618,11 zł, nazwane w protokole jako: modernizacja zabytkowych budynków w Białostockim Muzeum Wsi będącym wcześniej oddziałem Muzeum Podlaskiego (wartość początkowa 114.234,44 zł i dotychczasowe umorzenie 13.565,35 zł), modernizacja dworu z Bobry Wielkiej w Białostockim Muzeum Wsi (wartość początkowa 181.123,69 zł i dotychczasowe umorzenie 17.735,02 zł), pokrycie gontem dachu chałupy z Uszy Wielkiej w Białostockim Muzeum Wsi (wartość początkowa 53.856,75 zł i dotychczasowe umorzenie 3.817,74 zł) oraz remont dachów gontowych na 4 budynkach w Białostockim Muzeum Wsi (wartość początkowa 120.000 zł i dotychczasowe umorzenie 6.500 zł). Z protokołu zdawczo-odbiorczego wynika również, że na stan Muzeum przyjęto w 2016 r. od Muzeum Podlaskiego „środki trwałe w budowie” w postaci remontu dworu z Bobry Wielkiej – 44.000 zł, rozbudowy Białostockiego Muzeum Wsi – 79.400 zł, modernizacji gajówki z Krusznika (sokolarnia) – 20.323,59 zł i budowy stodoły z Czarnej Białostockiej – 10.963,66 zł – str. 5-8 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że traktowanie jako odrębnych środków trwałych oraz umarzanie nakładów ponoszonych na budynki będące eksponatami muzealnymi, których to (nakładów) celem jest – jak wynika z opisu zawartego w protokole kontroli – głównie zapewnienie należytego stanu tych obiektów (zachowania lub odtworzenia ich cech), nie ma uzasadnienia w świetle definicji środków trwałych zawartej w ustawie o rachunkowości. Stwierdzenie to abstrahuje w tym miejscu od zagadnienia, czy właściwe jest przyjęcie zasady, iż nakłady na zapewnienie należytego stanu obiektów muzealnych (bez zmiany ich funkcji) mogą być w ogóle traktowane jako zwiększające wartość eksponatu. W świetle art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości i charakteru obiektów muzealnych (wynikającego z okresu ich powstania, przeznaczenia oraz celu konserwacji, renowacji czy innych nakładów mających co do zasady na celu utrzymanie ich pierwotnego charakteru) nakłady mające zapewnić ich właściwy stan co do zasady nie powinny, w ocenie Izby, wpływać na zwiększenie stanu majątku trwałego i by następnie umarzane.

Na podstawie wpisów w księdze inwentarzowej dokonanych w okresie pozostawania obiektów Białostockiego Muzeum Wsi w strukturach Muzeum Podlaskiego oraz protokołów zdawczo-odbiorczych środków trwałych w budowie i środków trwałych umarzanych stopniowo można wnioskować, że wartość tego typu zbiorów wpisana do rejestru odpowiada wysokości ceny nabycia od dotychczasowych właścicieli lub wartości darowizny obiektów przenoszonych na teren Muzeum. Jest to zgodne z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U. Nr 202, poz. 2073). Jednakże należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu. Jak ustalono, koszty które podlegają uwzględnieniu przy ustalaniu ceny nabycia nie były doliczane do wartości eksponatów – str. 11-12 protokołu kontroli,

Protokołem zdawczo-odbiorczym z dnia 20 września 2016 r. przekazano na stan Muzeum 19 ptaków drapieżnych o wartości początkowej 64.321,85 zł, które w Muzeum Podlaskim zostały jednorazowo umorzone w momencie ich zakupu. Przyjęcie ptaków na stan Muzeum ujęto zapisem Wn 010 (konto analityczne 010-04 „Inne środki trwałe (w tym inwentarz żywy)”) – Ma 071. Na koncie 010 ujęto również darowiznę sowy płomykówki w korespondencji z kontem 760 „Pozostałe przychody operacyjne” o wartości 800 zł, dokonując jednocześnie jednorazowego odpisu umorzeniowego zapisem Wn 400 – Ma 071.  W związku z tym, że konto 010 służy w Muzeum do ewidencji środków trwałych umarzanych stopniowo, wskazano w trakcie kontroli na potrzebę przeniesienia wartości początkowej ptaków drapieżnych z konta 010 na konto 011 lub na konto 015 „Inwentarz żywy”, a ich umorzenia – z konta 071 na konto 072 – str. 7 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że zapisy na koncie 016 „Muzealia” w kontrolowanej instytucji kultury dotychczas nie wystąpiły, ponieważ zbiory muzealne nadal znajdują się na stanie Muzeum Podlaskiego, a Podlaskie Muzeum Kultury Ludowej korzysta z nich na podstawie umowy użyczenia zawartej na czas nieokreślony w dniu 20 września 2016 r. Z zestawienia zbiorczego wyników inwentaryzacji pełnej muzealiów w Białostockim Muzeum Wsi (do czasu powstania PMKL oddziału Muzeum Podlaskiego) wynika, że wartość muzealiów według stanu na dzień 29 lipca 2016 r. wynosiła 703.492,57 zł, przy czym muzealia nabyte przed denominacją są wycenione w starych złotych. Z uchwały Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 29 sierpnia 2016 r. wynika, że Muzeum Podlaskie w Białymstoku przekaże na rzecz Muzeum własność muzealiów na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, który stanowić będzie podstawę wykreślenia przekazanych muzealiów z inwentarza Muzeum Podlaskiego w Białymstoku i wpisania ich do inwentarza Muzeum – str. 9-10 protokołu kontroli.

Należy też wskazać, że PMKL nie otrzymało dotychczas od Muzeum Podlaskiego bilansu jednostki wyłączonej z tej instytucji kultury, o którym mowa w art. 20 ust. 2 ustawy  z dnia  25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.) – str. 14 protokołu kontroli.

Analiza sprawozdawczości za 2016 r. wykazała, że w sprawozdaniu Rb-N zaprezentowano w poz. N.3 „Gotówka i depozyty” i w poz. N.3.2 „Depozyty na żądanie”  kwotę 54.070,29 zł, odpowiadającą stanowi środków na rachunku bieżącym PMKL. W sprawozdaniu Rb-N nie wykazano natomiast w poz. N.3.1 stanu gotówki w kasie wynoszącego na koniec roku 525,52 zł, czym naruszono § 13 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773). W pozostałych pozycjach sprawozdania Rb-N wykazano wartości zerowe, w tym również w poz. N.5 i N.5.2, w których należało – zgodnie z zasadami sporządzania tego sprawozdania – wykazać należność Muzeum z tytułu podatku VAT w kwocie 23.479,66 zł. W związku z ustaleniami kontroli, w dniu 23 lutego 2017 r. została sporządzona korekta sprawozdania Rb-N, w którym gotówka i depozyty wykazana w pozycji N.3 wynosi 54.595,81 zł, a pozostałe należności w poz. N.5 23.479,66 zł – str. 15 protokołu kontroli.

W sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2015 r., sporządzonym na podstawie art. 265 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.), stan należności został zawyżony o 7.956,09 zł w związku z uwzględnieniem w tej kwocie dostaw w drodze. Brak uzasadnienia dla utożsamiania dostaw w drodze z należnościami wynika m.in. z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości – str. 15 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień była wadliwa interpretacja przepisów ustawy o rachunkowości, ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz zasad sporządzania sprawozdawczości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.) odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi Pan Dyrektor, jako kierownik jednostki. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrożenia dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Prowadzenie rachunkowości instytucji kultury należy do głównego księgowego, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych i postanowień zakresu czynności.

           Mając uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Niezwłoczne wprowadzenie dokumentacji opisującej przyjęte w Muzeum zasady (politykę) rachunkowości.

2. Zaniechanie stosowania zasady ewidencjonowania jako odrębnych środków trwałych wszelkiego rodzaju nakładów na remont i modernizację eksponatów muzealnych po ich umiejscowieniu na terenie Muzeum, mając na uwadze obowiązującą definicję środka trwałego oraz cel prowadzonych w tym zakresie robót w odniesieniu do dóbr kultury, za który należy uznać przede wszystkim utrwalenie unikatowego charakteru obiektu, niebędące okolicznością uzasadniająca zwiększanie wartości majątku trwałego w świetle przepisów ustawy o rachunkowości.

3. Rozważenie ujmowania w ramach ceny nabycia całości kosztów związanych z zakupem budynków, ich rozbiórką, przewiezieniem do skansenu i ich posadowieniem na terenie Muzeum, mając na uwadze postanowienia art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

4. Zapewnienie ewidencjonowania inwentarza żywego w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

5. Wystąpienie do Muzeum Podlaskiego o niezwłoczne przekazanie protokołem zdawczo-odbiorczym własności muzealiów użytkowanych przez PMKL, stosownie do § 8 uchwały Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 29 sierpnia 2016 r.

6. Wystąpienie do Muzeum Podlaskiego o przekazanie PMKL bilansu wyłączonej jednostki, który Muzeum Podlaskie powinno było sporządzić stosownie do postanowień art. 20 ust. 2 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.  

7. Prawidłowe sporządzanie sprawozdania Rb-N.

8. Sporządzenie korekty sprawozdania z wykonania planu finansowego instytucji kultury za 2016 r. w zakresie stanu należności.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Województwa Podlaskiego