Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Boćki

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 czerwca 2017 roku (znak: RIO.I.6001-3/17), o treści jak niżej:

Pan

Stanisław Charyton

Pełniący Funkcję

Wójta Gminy Boćki

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Boćki za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Boćki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej stwierdzono naruszenie postanowień zarządzenia Nr 8/2011 Wójta Gminy Boćki z dnia 31 maja 2011 r. w sprawie określenia zasad organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Boćki. Zarządzeniem nałożono na kierowników jednostek organizacyjnych obowiązek sporządzania i składania Wójtowi rocznych planów kontroli w terminie do 31 stycznia danego roku kalendarzowego oraz sprawozdań z wykonania planu kontroli w terminie do końca kwietnia danego roku. Przepisy wewnętrzne regulujące przedmiotową materię nie były przestrzegane, ponieważ kierownicy jednostek organizacyjnych nie przedkładali Wójtowi powyższych dokumentów – str. 5 protokołu kontroli.

Analiza planów finansowych instytucji kultury wykazała, że ich treść nie spełniała niektórych wymogów art. 31 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 poz. 1870, ze zm.). Plany nie zawierały m.in. informacji o przychodach z prowadzonej działalności, dotacjach z budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz o stanie należności i zobowiązań na początek i koniec roku, a także stanie środków pieniężnych na początek i koniec roku – str. 24 protokołu kontroli.

Analiza zgodności zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760) wykazała, że:

a) na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” ujęto kwotę 44.205,95 zł oznaczającą rzekome należności długoterminowe gminy z tytułu opłat, które będą należne w latach przyszłych za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń na podstawie zezwoleń o charakterze wieloletnim. Należy wskazać, że opłata za zajęcie pasa drogowego w celu umieszczenia w nim urządzeń infrastruktury technicznej ma charakter roczny – art. 40 ust. 5 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1440, ze zm.) i jest wnoszona za każdy rok umieszczenia urządzenia w pasie drogowym – art. 40 ust. 13a ustawy. Gmina w momencie wydania decyzji nie posiada zatem jeszcze należności z tytułu opłaty za lata przyszłe. W omawianej sytuacji w księgach na początek 2016 r. jako należność powinna znajdować się wyłącznie kwota 1.853,80 zł, stanowiąca należność odpowiadającą opłacie za 2016 r. Kwoty podlegające opłaceniu za lata 2017-2039 nie stanowiły jeszcze należności gminy, ponieważ są opłatą podlegającą pobraniu za umieszczenie urządzenia w latach przyszłych. Opłata wynikająca z decyzji odpowiada zaś kwocie za dany rok. Decyzja nie określa ogólnej kwoty należności ustalonej za cały okres umieszczenia urządzenia, na który została wydana, opłacanej w formie ratalnej – str. 19 protokołu kontroli,

b) na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” ujmowano odpisy aktualizujące należności od dłużników alimentacyjnych, przy czym w części należności dotyczącej dochodów budżetu gminy odpis na koncie 290 ujmowany jest automatycznie w całości, zaś w odniesieniu do części stanowiącej dochód budżetu państwa należność (wraz z odsetkami) obejmowana jest odpisem aktualizującym po analizie przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy. Należy wskazać, że w świetle przepisów art. 35b ust. 1 ustawy nie ma uzasadnienia odmienne traktowanie podstaw dokonania odpisu ze względu na podmiot, któremu przypadną środki wyegzekwowane od danego dłużnika. Aktualizacja należności uzależniona jest od stopnia prawdopodobieństwa ich ściągnięcia, zatem cała kwota zaległości od danego dłużnika alimentacyjnego powinna być traktowana co do zasady tak samo – str. 19-20 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że w zakresie zasad ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” postanowiono m.in., iż pozostałe środki trwałe, których wartość nie przekracza 100 zł, a wśród nich materiały biurowe i tonery, nie podlegają ewidencji w księdze inwentarzowej. Ponadto wskazano, że tonery o wartości powyżej 100 zł także nie podlegają ewidencji ze względu na specyficzny charakter ich wykorzystania i szybki okres zużycia. Należy wskazać, że  w świetle art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości materiały biurowe i tonery, z uwagi na przewidywany okres użyteczności nieprzekraczający roku, nie mogą być zaliczane do środków trwałych niezależnie od wartości – str. 95 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych wykazała  następujące nieprawidłowości:

a) w rocznym sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Urzędu i budżetu za 2016 r. w kol. 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 16.730.828,26 zł. Zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4, ust. 4 pkt 3 i ust. 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), w kol. 8 dochody otrzymane w Rb-27S należało wykazać kwotę 16.739.426,32 zł (tj. o 8.598,06 zł wyższą). Różnica pomiędzy dochodami otrzymanymi wykazanymi przez jednostkę, a obliczonymi w trakcie kontroli, wynikła z błędnego ujęcia podatków pobieranych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe (95.207,36 zł zamiast 101.395,42 zł) oraz dotacji z PUW (27.462 zł zamiast 29.872 zł). W trakcie kontroli, w dniu 28 marca 2017 r., sporządzono korektę sprawozdania jednostkowego Rb-27S i sprawozdania zbiorczego Rb-27S za 2016 r. – str. 9-10 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych za 2016 r. w pozycji w pozycji „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 1.196.092,96 zł. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) należało w tej pozycji ująć kwotę 1.021.695,43 zł. Jest to kwota środków na rachunku budżetu (1.196.092,96 zł) powiększona o saldo rozliczeń z urzędami skarbowymi i Ministerstwem Finansów dotyczących 2016 r., które nastąpiły w I kwartale 2017 r. (32.910,07 zł) oraz pomniejszona o wartość raty części oświatowej subwencji przekazanej w grudniu 2016 r. na styczeń 2017 (204.886 zł), kwotę niewykorzystanej dotacji zwróconej do PUW w styczniu 2017 r. (2.410 zł) oraz koszty upomnienia przekazane do PUW (11,60 zł). Różnica pomiędzy wykazanym stanem w pozycji „gotówka i depozyty” a ustalonym w trakcie kontroli wyniosła 174.397,53 zł. Kontrolowana jednostka sporządziła korektę sprawozdania z datą 28 marca 2017 r. – str. 11 protokołu kontroli,

c) w bilansie z wykonania budżetu gminy za 2016 r., wbrew regulacjom zawartym w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, nie wyodrębniono zobowiązań finansowych krótkoterminowych według stanu na początek roku w wysokości 577.000 zł; według stanu na koniec 2016 r. krótkoterminowe zobowiązania finansowe wykazano prawidłowo – str. 12 protokołu kontroli.

W wyniku analizy należności ujętych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” stwierdzono, że na koncie tym znajdowały się m.in. zaległości od osoby fizycznej z tytułu czynszu za najem lokalu mieszkalnego należne za okres od listopada 2013 r. do lipca 2014 r. w kwocie 3.701,90 zł. Z tej kwoty dla należności w kwocie 1.891,50 zł na dzień 1 kwietnia 2017 r. upłynął trzyletni termin przedawnienia wynikający z art. 118 k.c. Nie stwierdzono, aby były prowadzone wobec zalegającego działania windykacyjne, których podjęcie skutkowałoby przerwaniem biegu przedawnienia, stosownie do przepisów art. 123 § 1 k.c. W wyjaśnieniu Wójt Gminy Boćki S. Derehajło wskazał, że jednym z powodów niewniesienia pozwów o zapłatę był fakt, iż najemcą lokalu mieszkalnego była osoba bezrobotna, bez prawa do zasiłku, korzystająca nieustannie ze świadczeń pomocy społecznej. Na podstawie okazanej dokumentacji stwierdzono, że podjęte przez kontrolowaną jednostkę działania ograniczały się do wysyłania wezwań do zapłaty, które to czynności nie przerywają biegu przedawnienia w świetle art. 123 § 1 k.c. Stwierdzony stan faktyczny narusza art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązujący jednostki sektora finansów publicznych do terminowego podejmowania czynności zmierzających do wykonania zobowiązania przez dłużnika – str. 17-18 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli podstaw gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości kontrolujący ustalili, że Wójt nie sporządził planu wykorzystania zasobu. Obowiązek sporządzenia przedmiotowego planu na okres 3 lat i wymagania co do jego treści wynikają od 1 stycznia 2017 r. z art. 25 ust. 2 i 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.), a do końca 2016 r. określały je przepisy art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 i ust. 1d tej ustawy – str. 26 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości, przeprowadzona w zakresie zgodności z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 poz. 1490) wykazała, że w ogłoszeniu o przetargu na sprzedaż lokalu mieszkalnego w Andryjankach określono wysokość postąpienia na poziomie 400 zł, podczas gdy cena wywoławcza lokalu wynosiła 37.020 zł. W świetle § 14 ust. 3 rozporządzenia – zgodnie z którym o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, z tym że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej – nabywca mógł skutecznie zaproponować dla rozstrzygnięcia przetargu postąpienie w wysokości 380 zł, zaś ogłoszenie nie powinno zawierać wymogów co do kwoty postąpienia, ponieważ decydują o nim uczestniczy przetargu, a nie jego organizator – str. 29 protokołu kontroli.

W 2016 r. obowiązywały 4 umowy użytkowania wieczystego, z których osiągnięto dochód w wysokości 1.537,32 zł. Kontrolujący ustalili, że opłaty roczne nie były aktualizowane. Zgodnie z art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w brzmieniu obowiązującym od 9 października 2011 r., wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie.

Na nieprawidłowość tę wskazano podczas kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2013 r., zalecając niezwłoczne przeprowadzenie aktualizacji wysokości opłat za użytkowanie wieczyste. W wyjaśnieniu dotyczącym kwestii zaniechania aktualizacji opłat rocznych za użytkowanie wieczyste, złożonym w dniu 5 maja 2017 r. przez pracownika właściwego merytorycznie w zakresie tego zagadnienia, wskazano, że Temat aktualizacji stawek opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego był poruszany na komisjach Rady Gminy, które nie wyraziły zgody na proponowana podwyżkę opłat. Przy nieruchomościach nie była zwiększana infrastruktura techniczna oraz w związku z kosztami operatu szacunkowego przy aktualizacji, Wójt Gminy zdecydował o czasowym odstąpieniu od aktualizacji w latach wcześniejszych. Jednakże planuje się przedłożyć ponownie stosowną propozycję w tym zakresie dla Rady Gminy. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że aktualizację opłaty przeprowadza właściwy organ, czyli Wójt Gminy – art. 78 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy o gospodarce nieruchomościami – i jest obowiązany ją przeprowadzić w sytuacji gdy wartość nieruchomości ulegnie zmianie. W przypadku gminy Boćki – jak wynika z ustaleń kontroli – aktualizacja nie była nigdy przeprowadzana, a zatem nie można mieć wątpliwości, że wartość nieruchomości uległa zmianie. Ustawa nie przewiduje zaś żadnych kompetencji decyzyjnych dla Rady Gminy czy komisji Rady w zakresie wyrażania zgody na aktualizację opłat, której przeprowadzenie jest obowiązkiem Wójta – str. 31-32 protokołu kontroli.

           Szereg nieprawidłowości wykazała kontrola zagadnień związanych z pozyskiwaniem dochodów z najmu lokali mieszkalnych i socjalnych. W zakresie zagadnień organizacyjnych wskazania wymaga brak zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, które powinny być uchwalone przez Radę Gminy na podstawie przepisów art. 21 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610). Według wyjaśnienia złożonego w tej sprawie przez pracownika Urzędu Gminy Brak uchwały (…) wynikał z braku nowych wniosków dotyczących wynajmu a także z bardzo małego zasobu lokali komunalnych – str. 36 protokołu kontroli.

Gmina Boćki posiada w swoim zasobie mieszkaniowym 5 lokali socjalnych w miejscowości Wiercień, co wynika z uchwały Rady Gminy w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Boćki na lata 2014-2018. Cztery lokale socjalne były oddane w najem. Analiza umów i pobieranych dochodów wykazała, że we wszystkich umowach najmu lokali socjalnych zastosowano niewłaściwe stawki czynszu; wskazania przy tym wymaga, że w treści umów wskazywano, że przedmiotem najmu jest lokal mieszkalny, a nie socjalny. Według art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów… stawka czynszu za lokal socjalny nie może przekraczać połowy stawki najniższego czynszu obowiązującego w gminnym zasobie mieszkaniowym. Zarządzeniami Wójta Nr 51/12 z dnia 31 grudnia 2012 r., Nr 42/13 z dnia 31 grudnia 2013 r., Nr 50/14 z dnia 31 grudnia 2014 r. oraz Nr 55/15 z dnia 31 grudnia 2015 r. w sprawie ustalania stawek czynszu najmu za 1 m2 powierzchni użytkowej, przyjmowana była bazowa stawka czynszu w wysokości 0,50 zł oraz stawka czynszu najmu za 1m² powierzchni użytkowej lokalu socjalnego – zgodnie z przywołanym przepisem w wysokości 50% stawki bazowej czynszu regulowanego, tj. 0,25 zł. Natomiast w okresie obowiązywania wymienionych zarządzeń od najemców lokali socjalnych pobierano czynsz w wysokości wynikającej z zastosowania stawki na poziomie 0,50 zł. Stwierdzono, że suma nadpłaconego czynszu za najem lokali socjalnych wyniosła w okresie od stycznia 2013 r. do końca 2016 r. kwotę 1.938,64 zł. Poza tym wszystkie umowy najmu lokali socjalnych zostały zawarte na czas nieokreślony, co jest niezgodne z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów…, według którego umowę najmu lokalu socjalnego zawiera się na czas oznaczony – str. 36-38 protokołu kontroli.

Również za najem lokali mieszkalnych w okresie od stycznia 2013 r. do końca 2016 r. pobierano czynsz niezgodny z obowiązująca stawką. Ustalano go według stawki bazowej wynoszącej 1 zł za 1 m2, podczas gdy obowiązywała stawka bazowa w wysokości 0,50 zł za 1 m2. Skutkiem tego 8 najemców nadpłaciło w przedstawionym okresie łącznie 10.789,38 zł – str. 41-42 protokołu kontroli.

Ponadto kontrolujący ustalili, że najemców lokali mieszkalnych położonych w budynkach znajdujących się w Boćkach przy ul. Plac Armii Krajowej 8 oraz w Domu Nauczyciela w Andryjankach poza czynszem obciążano dodatkowymi opłatami, które w myśl art. 2 ust. 1 pkt 8a ustawy o ochronie praw lokatorów… mieszczą się pojęciu wydatków związanych z utrzymaniem lokalu obciążających właściciela lokalu. Dodatkowe opłaty określane były jako dotyczące „funduszu remontowego” i ubezpieczenia mienia. Zgodnie zaś z art. 9 ust. 5 ustawy o ochronie praw lokatorów… w stosunkach najmu oprócz czynszu wynajmujący może pobierać jedynie opłaty niezależne od właściciela, które zostały zdefiniowane w art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy – są to opłaty za dostawy do lokalu energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych. Jak wynika z ustaleń kontroli, gmina w latach 2012-2016 prowadziła roboty remontowe w budynku w Boćkach przy ul. Plac Armii Krajowej 8, jednakże ich charakter przesądza, że podlegały one sfinansowaniu przez gminę jako właściciela, stosownie do przepisów art. 6a ustawy o ochronie praw lokatorów…

Łączna wartość nienależnie pobranych od najemców opłat dodatkowych w okresie od dnia zawarcia umów najmu do końca 2016 r. wyniosła łącznie 31.234,38 zł – str. 38-41 protokołu kontroli.

Kontrola kompletności uchwał Rady Gminy niezbędnych z punktu widzenia możliwości pobierania dochodów wykazała brak uchwały ustalającej wysokość stawki opłaty adiacenckiej. Próbę wprowadzenia stosownej uchwały podjął Wójt S. Derehajło na sesji Rady Gminy w dniu 20 sierpnia 2010 r.; projekt uchwały nie został przyjęty przez Radę. Wskazania wymaga, iż opłata adiacencka stanowi prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródło dochodów gminy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 198). Zgodnie z art. 98a ust. 1 i 1a, art. 145 ust. 2 i art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami możliwość ustalenia (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę stawki procentowej opłaty. Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłaty adiacenckiej uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających jej wysokość, a tym samym do ustalania i pobierania dochodów budżetu – str. 44 protokołu kontroli.

Urząd Gminy Boćki pełni funkcję przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego. Stosowane obecnie stawki opłat za ścieki wynikają z uchwały Nr XXI/146/13 Rady Gminy Boćki z dnia 19 czerwca 2013 r.  w sprawie ustalenia opłat za odprowadzanie i przyjmowanie ścieków na terenie Gminy Boćki, co świadczy o naruszeniu przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2017 r. poz. 328). Zgodnie z art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 9a ustawy taryfy opracowane zgodnie z przepisami ustawy obowiązują przez 1 rok, a czas ich obowiązywania może być przez Radę Gminy przedłużony nie dłużej niż o 1 rok. Jak wynika z ustaleń kontroli, od czasu podjęcia przywołanej uchwały Wójt nie składał wniosku o przedłużenie czasu obowiązywania taryf uchwalonych w 2013 r. o 1 rok lub wniosku w sprawie uchwalenia nowych taryf, wbrew przepisom ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… i rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886 ze zm.). „Decyzję” o pozostawieniu taryfy za ścieki na dotychczasowym poziomie podjęto na posiedzeniu komisji Rady Gminy ds. finansów i rozwoju gospodarczego w dniu 12 kwietnia 2016 r. Według danych zawartych w protokole posiedzenia komisji pracownik Urzędu Gminy wskazał, że nakłady na funkcjonowanie oczyszczalni ścieków wyniosły w 2015 r. 214.311,65 zł, zaś dochody z opłat to kwota 93.629,94 zł. Nie okazano żadnych dokumentów potwierdzających te kwoty, jednakże wynika z nich, że stosowana dotychczas stawka nie zapewnia przychodów niezbędnych do pokrycia kosztów.

Z przedłożonych w trakcie kontroli dokumentów, w oparciu o które ustalano wysokość taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę, również wynika, że nie przestrzegano obowiązków wynikających z przepisów art. 24 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… oraz z rozporządzenia Ministra Budownictwa w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf… w zakresie dotyczącym sporządzenia wniosku o zatwierdzenie taryf wraz z uzasadnieniem według wzoru zamieszczonego w załączniku do rozporządzenia. Podstawą określenia taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę był dokument „Koszty poboru wody z ujęcia w Boćkach” zawierający koszty za 2015 r. i przewidywane koszty na 2016 r., na podstawie którego komisja finansów i rozwoju gospodarczego Rady Gminy „postanowiła” o pozostawieniu stawek na dotychczasowym poziomie. Rada Gminy uchwaliła stawki w dniu 20 kwietnia 2016 r. W wyjaśnieniu złożonym 5 maja 2017 r. w sprawie niestosowania przepisów regulujących tryb określania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków pracownik Urzędu poinformował, że na okres (…) od 01.05.2017r. do dnia 30.04.2018 r. sporządzono wniosek o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków na terenie Gminy Boćki zgodnie z przepisami ustawy (…) oraz z przepisami wykonawczymi do tej ustawy – str. 45-47 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono, że organ podatkowy w ostatnich kilku latach nie prowadził działań kontrolnych. W związku z brzmieniem art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej organy podatkowe są zobligowane do weryfikowania jak podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Przywołany przepis nadaje organowi podatkowemu uprawnienia oraz jednocześnie zobowiązuje go do określonego zachowania, ponieważ zgodnie z jego brzmieniem organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem § 3, przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych. Posiadana przez organ podatkowy baza danych, zawierająca parametry budynków i wartości budowli ma ograniczony zasięg poznawczy i dowodowy. Jest to związane z tym, że ewidencja  gruntów i budynków prowadzona przez Starostwo Powiatowe nie zawiera bazy danych dotyczących przedmiotów opodatkowania tego rodzaju. W tym kontekście dokumentacja zebrana w toku prowadzonych kontroli podatkowych mogłaby stanowić istotne źródło wiedzy o poszczególnych przedmiotach opodatkowania, niezbędne w trakcie czynności sprawdzających, których obowiązek prowadzenia wynika z art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 49 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości opłacanego przez osoby prawne i jednostki niemające osobowości prawnej wykazała przypadki (prezentowane według numeracji w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli) naruszenia następujących przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716, ze zm.):

- art. 3 ust. 1 i 3 w przypadku podatników wymienionych pod poz. 21 i 22. W przypadku pierwszego z nich wynika, że w złożonej deklaracji wykazał on do opodatkowania m.in. grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 900 m2. Z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że chodzi o działkę nr …[1], która jest własnością osób fizycznych. Drugi z podatników wykazał do opodatkowania 6 m2 gruntów stanowiących część działki stanowiącej własność osoby fizycznej. Biorąc pod uwagę zapisy wymienionej ustawy, opodatkowanie innego podmiotu niż właściciel jest możliwe jedynie w przypadku gdy nieruchomość stanowiąca własność osoby fizycznej jest w posiadaniu posiadacza samoistnego. Z ewidencji podatkowej nie wynika, aby warunek ustawowy był w tych przypadkach spełniony. W związku z powyższym celem zachowania prawidłowości opodatkowania należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające dla ustalenia stanu faktycznego,

- art. 2 ust. 1 pkt 3, art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. a) i pkt 2 lit. b) w zw. z art. 1a ust. 1 pkt 3 przez gminę jako podatnika, która wykazała do opodatkowania budowle o wartości 8.257.107,26 zł, grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 2.900 m2 oraz budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 590,9 m2. W trakcie kontroli ustalono, że wykazane do opodatkowania nieruchomości i budowle jako związane z działalnością gospodarczą są wykorzystywane w działalności polegającej na dostarczaniu wody oraz odbiorze ścieków. Z uzyskanych wyjaśnień wynika, że większość budowli jest w posiadaniu gminy a tylko część jest w posiadaniu podmiotu zewnętrznego realizującego samodzielnie świadczenie usług w tym zakresie. W przypadku usług świadczonych przez gminę wskazano, iż nie mają one charakteru zarobkowego. W związku z powyższym podmiot nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, ze zm.). Należy zatem uznać, że w przypadku przedmiotów podlegających opodatkowaniu, które są w posiadaniu gminy, nie są  spełnione ustawowe warunki uzasadniające zaliczenie ich do kategorii związanych z działalnością gospodarczą. W konsekwencji podatek został zawyżony o 142.030 zł,

- art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 przez podatnika wymienionego pod poz. 22, który złożył deklarację w dniu 8 lutego 2016 r. – str. 50-51 protokołu kontroli.

Z kolei analiza  deklaracji na podatek rolny składanych przez osoby prawne i jednostki niemające osobowości prawnej wykazała naruszenie (w przypadkach prezentowanych według numeracji w załączniku nr 3/3 do protokołu kontroli) następujących przepisów ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617, ze zm.):

- art. 4 ust. 7 pkt 1 przez podatnika wymienionego pod poz. 3, ponieważ grunty sklasyfikowane jako R Br IVb o pow. 0,21 ha zostały przeliczone według zasad wynikających z art. 4 ust. 5 ustawy. Tymczasem zgodnie z obowiązującymi przepisami tego rodzaju grunty są przeliczane w stosunku 1 do 1. Nieprawidłowość tę stwierdzono również w przypadku podatników wymienionych pod poz. 4 i 6,

- art. 6 ust. 8 pkt 1 w zw. z art. 1 przez podatnika wymienionego pod poz. 21. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w jego posiadaniu są użytki rolne o pow. 1,4973 ha, z których powierzchnia przeliczeniowa do opodatkowania wynosi 0,3637 ha. W kontrolowanym okresie podatnik nie złożył deklaracji na podatek rolny,

- art. 6a ust. 8 pkt 1 co stwierdzono w przypadku podatników wymienionych pod poz. 8 (deklaracja wpłynęła w dniu 9 lutego 2016 r.), 9 (deklaracja wpłynęła w dniu 4 lipca 2016 r.) i 11 (deklaracja wpłynęła w dniu 28 stycznia 2016 r.). Z wyjaśnień uzyskanych  w trakcie kontroli wynika, że niezłożenie w terminie deklaracji nie miało istotnego wpływu na realizację dochodów podatkowych ponieważ dokumenty wpłynęły przed ustawowym terminem płatności I raty – str. 52 protokołu kontroli.

Dokonana kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego opłacanego przez osoby prawne i jednostki niemające osobowości prawnej wykazała naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 374) w przypadkach prezentowanych według numeracji w załączniku nr 3/4 do protokołu kontroli:

 - art. 3 w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 9, który wykazał do opodatkowania grunty leśne o pow. 0,0687 ha. Z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika są grunty leśne o pow. 0,3441 ha,

- art. 6 ust. 5 poprzez nieterminowe złożenie deklaracji przez podatników wymienionych pod poz. 7 i 8 – str. 53 protokołu kontroli.

Analizując prawidłowość ustalenia wymiaru podatków lokalnych osobom fizycznym stwierdzono naruszenie:

a) art. 4 ust. 1 pkt 1 i ust. 7 pkt 1 ustawy o podatku rolnym w przypadku podatników o następujących numerach kont:

- …[2] – grunty sklasyfikowane jako W Ł IV o pow. 0,0375 opodatkowano jak grunty skalsyfikowane jako Ł IV. W związku z powyższym zawyżeniu uległa powierzchnia przeliczeniowa,

- …[3], u którego nie opodatkowano działki o nr geodezyjnym 810 i pow. 0,49 ha (powierzchnia przeliczeniowa 0,256 ha, podatek 34,40 zł),

- …[4] – do opodatkowania gruntów sklasyfikowanych jako R IVa przyjęto pow. 6,49 ha, natomiast według ewidencji geodezyjnej tego rodzaju grunty maja pow. 6,421 ha,

- …[5] – grunty sklasyfikowane jako R Br IV o pow. 0,15 ha przeliczono na powierzchnię przeliczeniową według przelicznika wynikającego z art.  4 ust. 5 ustawy o podatku rolnym,

b) art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w przypadku podatnika o numerze konta …[6] w związku z nieopodatkowaniem budynku wykazanego w informacji podatkowej jako stodoła o pow. 175 m2. Podatnik wykazał go w części informacji dotyczącej przedmiotów korzystających ze zwolnienia nie wskazując przy tym podstawy prawnej. Z akt podatkowych wynika, że podatnik nie posiada gospodarstwa rolnego. Analogiczną sytuację stwierdzono w przypadku podatnika o nr konta …[7] (nie opodatkowano budynków pozostałych o pow. 172 m2 – stodoła i garaż),

c) art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym:

- w związku z łącznym opodatkowaniem gruntów stanowiących wyłączną własność podatnika i gruntów współposiadanych z małżonkiem: podatnicy o nr kont …[8]

- ponieważ w przypadku podatnika o nr konta …[9] podstawę opodatkowania  użytków rolnych stanowi powierzchnia odpowiadająca posiadanemu udziałowi w działkach 1274/1, 1274/2, 1287/3, 1287/4 i 1291,

d) art. 3 ustawy o podatku leśnym w przypadku podatników o następujących numerach kont:

- …[10] – z ewidencji geodezyjnej wynika, że podatnik posiada las o pow. 2,6954 ha, natomiast w ewidencji podatkowej wykazano las o pow. 2,6554 ha,

- …[11] – według danych geodezyjnych powierzchnia posiadanego lasu wynosi 1,4329 ha, natomiast w ewidencji podatkowej i informacji podatkowej podatnik posiada las o pow. 1,50 ha (do opodatkowania 1,05 ha).

W przypadku podatnika o nr konta …[12] stwierdzono, że według ewidencji podatkowej podstawą opodatkowania budynku mieszkalnego jest pow. 70 m2, natomiast w informacji podatkowej powierzchnia użytkowa wynosi 75 m2. Mając na uwadze, że organ podatkowy nie posiada dokumentów urzędowych, które zawierałyby dane dotyczące powierzchni użytkowej budynku do momentu ustalenia stanu faktycznego podstawą opodatkowania winna być powierzchnia budynku podawana przez podatnika.

Mając na uwadze, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2015 r. poz. 520) dane z ewidencji gruntów i budynków są podstawą do naliczenia podatków, dane zawarte w ewidencji podatkowej powinny być zgodne z jej zapisami. Tymczasem w wyniku porównania danych geodezyjnych z ewidencją podatkową stwierdzono przypadki wprowadzenia do ewidencji podatkowej powierzchni gruntu zaokrąglonej do dwóch miejsc po przecinku w wyniku czego zmienia się powierzchnia przeliczeniowa oraz naliczony podatek. W pojedynczych przypadkach są to wielkości nieznaczne (1 lub 2 zł), ale jako błąd systemowy w skali gminy (kilka tysięcy pozycji wymiarowych) może stanowić przekładać się na znaczącą kwotę dochodów gminy – str. 54-55 protokołu kontroli.

Z opisu zawartego na str. 59-61 protokołu kontroli wynika, że na podstawie kontroli prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalno-prawnej zgodności decyzji dotyczących udzielenia ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej stwierdzono, że:

a) w przypadku uzasadnienia faktycznego organ podatkowy odnosił się tylko do argumentów wynikających z wniosków. Mając na uwadze treść art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej w tej części decyzji należy zawrzeć wszystkie dokonane w toku postępowania ustalenia i fakty oraz ich ocenę, mające wpływ na podjęte rozstrzygnięcie, uwzględniając przy tym treść uzasadnienia prawnego,

b) w przypadku decyzji nr …[13] materiał dowodowy wskazuje, że w toku postępowania nie ustalono realnej sytuacji finansowej podatników oraz nie dokonano jej oceny, która miałaby odzwierciedlenie w uzasadnieniu faktycznym. Wskazuje to na naruszenie zasady prawdy obiektywnej w postępowaniu podatkowym, wyrażonej w art. 122 Ordynacji podatkowej.

W trakcie kontroli prawidłowości prowadzenia działań upominawczych stwierdzono, że w przypadku podatników o nr kont …[14] do końca roku podatkowego nie wystawiono upomnień na zaległe zobowiązania podatkowe. Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367, ze zm.) wierzyciel przesyła zobowiązanemu upomnienie niezwłocznie, w szczególności jeżeli łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne oraz z podjętych działań informacyjnych w sprawie wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany. W piśmiennictwie oraz judykaturze termin ten jest często określany jako około dwa tygodnie. Z ewidencji podatkowej wynika, że w przypadku wskazanych podatników wysokość zaległej raty przekraczała kwotę 116 zł, a zatem w przypadku rat 1-3 upomnienia powinny być wystawione nawet w przypadku, gdy wcześniej zostały podjęte działania informacyjne. Upomnienie powinno być wystawione niezwłocznie jeżeli dłużnik nie dokona zapłaty wierzytelności w ciągu 21 dni od dnia ich przeprowadzenia – str. 64 protokołu kontroli.    

Analiza wprowadzonych zarządzeniem Nr 23/14 Wójta Gminy Boćki z dnia 4 sierpnia 2014 r. procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro wykazała, że według przyjętych procedur wyłanianie wykonawców zamówień o wartości do 15.000 euro może odbywać się bez udokumentowania postępowania mającego na celu wyłonienie najkorzystniejszej oferty. Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zatem zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej regulacji przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.). Przyjęte w kontrolowanej jednostce regulacje nie zapewniają udokumentowania, iż przy zlecaniu niektórych odpłatnych dostaw, robót i usług o znaczącej wysokości przestrzegano zasady dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Świadczy to o braku zainteresowania jednostki dokumentowaniem oszczędnego i efektywnego wydatkowania środków publicznych o wysokości istotnej z punktu widzenia wielkości budżetu gminy – str. 74-75 protokołu kontroli.

Sprawdzenie przestrzegania postanowień regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro, wykazało, że w przypadku jednego postępowania objętego badaniem nie dopełniono obowiązku sporządzenia protokołu z przeprowadzonego rozeznania cenowego – str. 76 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego wykazała przyjęcie przez byłego Wójta S. Derehajło do realizacji wniosków trzech sołectw zawierających jako przedsięwzięcia m.in. organizację festynów i imprezy integracyjnej. Z treści wniosków (ich uzasadnienia) nie wynikało, jakie zadania własne gminy miały być realizowane za pośrednictwem przedsięwzięć typu „festyn” czy „impreza integracyjna”. Przyjęto tym samym do realizacji wnioski przewidujące przedsięwzięcia niewykazujące dostatecznego związku z realizacją zadań własnych gminy. Ustawodawca wskazał w art. 2 ust. 6 ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.), że środki funduszu przeznacza się na realizację przedsięwzięć, które są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy – przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie. Z wyjaśnień złożonych przez Wójta S. Derehajło wynika, że poprzez organizację festynów i imprez integracyjnych miały być realizowane zadania własne gminy w zakresie promocji oraz wspierania i upowszechniania idei samorządowej, w tym tworzenia warunków do działania i rozwoju jednostek pomocniczych i wdrażania programów pobudzania aktywności obywatelskiej.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku stoi na stanowisku, że każde przedsięwzięcie zgłoszone we wniosku sołectwa powinno być sformułowane w sposób niebudzący wątpliwości co do jego publicznego charakteru. Przy tego rodzaju zadaniach jak wyżej wskazane za niewystarczające należy uznać jedynie odwołanie się do regulacji z art. 7 ust. 1 pkt 17 ustawy o samorządzie gminnym; zgodności z nim nie poświadczają bowiem same wskazania na „integrację” czy „festyn”. Obowiązkiem Wójta jest odrzucenie wniosku, w którym publiczny charakter przedsięwzięcia nie został należycie uzasadniony poprzez określenie, co ma być – w kontekście zadań własnych gminy – przedmiotem danej imprezy, niemającej ze swej istoty związku z celami publicznymi. Ostatecznie środki funduszu na wymienione zadania nie zostały wydatkowane – str. 91-93 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

W okresie objętym kontrolą i w czasie przeprowadzania kontroli, do dnia 18 kwietnia 2017 r., Wójtem Gminy Boćki był Stanisław Derehajło.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie kierowników jednostek organizacyjnych do sporządzania i przedkładania wewnętrznych planów kontroli oraz sprawozdań z wykonaniu planu kontroli, stosownie do przyjętych procedur. Ewentualnie rozważenie zmiany procedur w tym zakresie, jeżeli nie odpowiadają one faktycznym potrzebom jednostki.

2. Zobowiązanie kierowników instytucji kultury do ujmowania w planach finansowych wszystkich danych wymaganych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

3. Wskazanie Skarbnikowi na wyeliminowanie uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaprzestanie księgowania na koncie 226 kwot niepowstałych jeszcze należności, stanowiących równowartość opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń infrastruktury technicznej za lata przyszłe; wyksięgowanie z konta 226 aktualnie ujętej na nim kwoty opłat za zajęcie pasa drogowego należnej w latach przyszłych,

b) zaprzestanie stosowania odmiennych zasad dokonywania odpisu aktualizującego należności od dłużników alimentacyjnych, uzależnionych od tego czy dana część należności dotyczy dochodów budżetu gminy czy budżetu państwa.

4. Dokonanie zmian w zakresie zasad ewidencji na koncie 013 poprzez usunięcie postanowień sugerujących zaliczanie do środków trwałych składników majątkowych o cechach rzeczowych składników obrotowych.

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) wypełnianie kolumny „dochody otrzymane” w sprawozdaniu Rb-27S przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) wypełnianie pozycji „gotówka i depozyty” w sprawozdaniu Rb-N przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

c) dokonywanie w bilansie z wykonania budżetu gminy podziału zobowiązań finansowych na długoterminowe i krótkoterminowe.

6. Bieżące podejmowanie w stosunku do dłużników przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych, przerywających bieg przedawnienia stosownie do przepisów art. 123 § 1 k.c., mając na uwadze, że wysyłanie wyłącznie wezwań do zapłaty prowadzi do upływu terminów przedawnienia.

7. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

8. Zaniechanie określania kwoty postąpienia w treści ogłoszeń o przetargach na zbycie nieruchomości.

9. Niezwłoczne przeprowadzenie aktualizacji opłat rocznych za użytkowanie wieczyste.

10. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.

11. W zakresie najmu lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy:

a) zastosowanie w umowach najmu lokali socjalnych właściwej, w świetle art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów…, stawki czynszu za najem tych lokali,

b) zawieranie umów najmu lokali socjalnych wyłącznie na czas oznaczony,

c) dokonanie zwrotu wskazanym w protokole kontroli najemcom lokali socjalnych czynszu pobranego w wysokości zawyżonej łącznie o 1.938,64 zł,

d) dokonanie zwrotu wskazanym w protokole kontroli najemcom lokali mieszkalnych czynszu pobranego w wysokości zawyżonej łącznie o 10.789,38 zł,

e) dokonanie zwrotu wskazanym w protokole kontroli najemcom lokali mieszkalnych pobranych od nich bezpodstawnie „opłat dodatkowych” , w tym „funduszu remontowego”, w łącznej wysokości 31.234,38 zł.

12. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie ustalenia wysokości stawki procentowej opłaty adiacenckiej.

13. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów regulujących tryb uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, w szczególności w zakresie obowiązku sporządzenia wniosku w odpowiedniej formie oraz zaproponowania Radzie Gminy w jego treści stawek zapewniających pokrycie kosztów działalności.

14. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych oraz czynności sprawdzających.

15. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia rozbieżności i niejasności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń oraz ich efektów w aspekcie finansowym.

16. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalno-prawnej zgodności wydawanych decyzji podatkowych.

17. Przestrzeganie obowiązujących przepisów wykonawczych z zakresu prowadzenia działań upominawczych.

18. Rozważenie zmiany regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro poprzez obniżenie kwoty, powyżej której istnieje obowiązek dokumentowania wyboru wykonawców, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

19. Zapewnienie przestrzegania obowiązujących w Urzędzie Gminy zasad dokumentowania postępowań o udzielenie zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych.

20. Przyjmowanie tylko tych wniosków sołectw określających przeznaczenie funduszu sołeckiego, z treści których wynika dostateczny związek między zgłaszanymi przedsięwzięciami a zakresem zadań własnych gminy, mając na uwadze, że samo ogólne wskazanie na organizację imprez typu „festyn” czy „integracja” nie świadczy o realizacji zadań własnych gminy, w tym także i zadania z art. 7 ust. 1 pkt 17 ustawy o samorządzie gminnym.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku