Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Kuźnica

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 grudnia 2017 roku (znak: RIO.I.6001-9/17), o treści jak niżej:

Pan

Paweł Mikłasz

Wójt Gminy Kuźnica

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Kuźnica za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Kuźnica na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono liczne nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Obowiązujące w Urzędzie Gminy Kuźnica przepisy wewnętrzne odnoszące się do gospodarki kasowej zamieszczono w instrukcji w sprawie funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem Pana Wójta Nr 14/2015 z dnia 23 lutego 2015 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, pomijają one szereg zagadnień istotnych dla organizacji obrotu gotówkowego, w tym: rodzaje stosowanych dowodów wpłaty, częstotliwość sporządzania raportów kasowych i ich rodzaje, sposób sporządzania raportów kasowych (ręcznie czy przy użyciu komputera), zasady nadawania numeracji raportom kasowym, sposób dokonywania poprawek w raportach kasowych – str. 42 protokołu kontroli.

Z kolei formalnie obowiązujące regulacje wewnętrzne dotyczące gospodarki materiałami na znajdują zastosowania w praktyce. Według nich za zorganizowanie obrotu materiałowego odpowiedzialny jest pracownik d/s administracyjno-gospodarczych, który ma zapewnić m.in. przechowywanie zapasów materiałów, podczas gdy takie stanowisko nie zostało w Urzędzie utworzone. Przyjęto też, że materiały zakupione na potrzeby Urzędu w ilościach większych zapisywane są do księgi rachunków i wydawane za pokwitowaniem dla poszczególnych pracowników. Wydanie zakupionych materiałów bezpośrednio pracownikom winno być potwierdzone pokwitowaniem pracownika na fakturze. W trakcie kontroli ustalono, że nie są prowadzone „księgi rachunków” oraz brak jest na fakturach pokwitowań dokonywanych przez pracowników w zakresie wydanych im materiałów. Instrukcja w sprawie funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych zawiera ponadto zapisy o magazynierach i ich odpowiedzialności. Według instrukcji osoba, której Wójt powierzył obowiązki magazyniera odpowiedzialna jest za ilościowy i jakościowy stan materiałów znajdujących się w magazynie i na składach. Zmiana na stanowisku magazyniera wymaga protokolarnego przekazania magazynu. W praktyce zaś badana jednostka nie zatrudnia magazyniera oraz nie prowadzi magazynu. Regulacje odnoszące się do gospodarki materiałami znajdują się również w zarządzeniu Pana Wójta Nr 2/2016 r. z dnia 4 stycznia 2016 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont. Wynika z nich, że ewidencję zapasów materiałów (w tym paliwa) prowadzi się w rzeczywistych cenach zakupu, według osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie. Z kolei materiały przekazywane bezpośrednio z zakupu na potrzeby administracyjno-gospodarcze odpisuje się w koszty w pełnej ich wartości, wynikającej z faktur, pod datą ich zakupu. Jak wynika z ustaleń kontroli, w praktyce paliwo odpisywane jest w koszty w momencie zakupu – str. 184-185 protokołu kontroli.

Badając treść regulacji wewnętrznych stwierdzono ponadto, że nie wynika z nich, iż ewidencja pozostałych środków trwałych ma być prowadzona w księgach inwentarzowych (metodą tradycyjną), bez pomocy komputera – str. 12 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760) oraz zasad przyjętych w przepisach wewnętrznych jednostki, wykazała:

a) naruszenie zasady ciągłości określonej w art. 5 ustawy. W bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych na 2016 r. stany niektórych aktywów i pasywów w ewidencji budżetu i Urzędu Gminy różniły się od danych bilansu zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2015 r. W ewidencji budżetu różnice wystąpiły na kontach: 133 „Rachunek budżetu”, 135 „Rachunek środków na niewygasające wydatki”, 140 „Środki pieniężne w drodze”, 224 „Rozrachunki budżetu” (na koncie 224 wykazano persaldo), 960 „Skumulowane wyniki budżetu” i 961 „Wynik wykonania budżetu”, zaś w ewidencji Urzędu na kontach: 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 071 „Umorzenie środków trwałych…”, 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…”, 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, 800 „Fundusz jednostki”, 860 „Wynik finansowy”. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: W roku 2015 prowadzony był jeden rejestr obejmujący konta właściwe dla Organu oraz dla Urzędu Gminy Kuźnica. Ponadto w roku 2015  prowadzone były trzy odrębne rejestry dla zadań współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE. W roku 2016 założony został odrębny rejestr dla Organu. Rejestr dla Urzędu Gminy prócz sald właściwych dla rejestru Urzędu z 2015 roku zawierał salda końcowe kont z trzech wydzielonych w 2015 roku rejestrów dotyczących obsługi inwestycji współfinansowanych ze środków UE (…) – str. 9-12 protokołu kontroli. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że przeniesienie danych między rejestrami powinno nastąpić w drodze odpowiednich zapisów księgowych, dokonanych na podstawie dowodów księgowych, a nie poprzez wprowadzenie bilansu otwarcia niezgodnego z bilansem zamknięcia. Wydzielenie i likwidacja rejestrów nie były jedyną przyczyną niezgodności, ponieważ w zakresie konta 135 wyjaśniono, że nie było ujęte w księgach 2015 r. na skutek przeoczenia, mimo czego wprowadzono je do bilansu otwarcia na 2016 r.,

b) zawyżenie dochodów i wydatków budżetu za 2016 r. w sprawozdawczości budżetowej o 825 zł w związku z zaliczeniem do dochodów niezrealizowanej kasowo kary umownej od wykonawcy za nieterminowe wykonanie zamówienia, a do wydatków niewypłaconego mu w tej części wynagrodzenia. W związku z nieterminowym wykonaniem zadania wynagrodzenie przewidziane w umowie zostało potrącone z należną gminie karą umowną i wypłacone wykonawcy w kwocie 31.369,39 zł, tj. mniejszej o 825 zł. Zapisy księgowe skutkujące powstaniem rzekomych dochodów i wydatków w tej wysokości zostały dokonane wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej – brak bowiem dochodów i wydatków udokumentowanych wyciągami bankowymi obrazującymi przelewy z rachunku wykonawcy i na ten rachunek. W efekcie bezpodstawnych zapisów kwotę 825 zł odprowadzono do budżetu gminy jako zrealizowany dochód, zamiast jako niewykorzystane środki na wydatki. Naruszono tym samym zasadę kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetu, o której mowa w § 5 rozporządzenia oraz art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077), według której dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na rachunkach bankowych m.in. jednostek budżetowych, za wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach. Należy wskazać, że kwota 825 została wykazana w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu mimo tego, iż nie weszła w skład obrotów konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” (na konto 800 przeksięgowano w efekcie kwotę zrealizowanych wydatków mniejszą o 825 zł od danych sprawozdania Rb-28S) – str. 14-15 i 25-26 protokołu kontroli,

c) brak zgodności między sumą sald kont otwartych w ramach konta 133 „Rachunek budżetu” a stanem środków budżetu gminy wynikającym z wyciągów bankowych. Wynikało to z braku wyciągów bankowych do rachunku lokat, których to wyciągów – jak wyjaśniono w trakcie kontroli – badana jednostka nie posiada; w przypadku przelania środków z rachunku budżetu na rachunek lokat dokonywano księgowania Wn 133-2 – Ma 133-1 na podstawie wyciągu do rachunku budżetu. W wyjaśnieniu w tej sprawie Skarbnik wskazała, że W umowie ramowej lokat (…) pomiędzy Bankiem Gospodarstwa Krajowego, a Gminą Kuźnica nie ma zapisów mówiących o przekazywaniu Gminie wyciągów bankowych lokat w związku z tym Bank nie przesyłał takich wyciągów. Należne odsetki oraz wpływ środków z zamkniętej lokaty księgowano w oparciu o wyciągi bankowe podstawowego konta gminy na które wpływały powyższe środki. Od początku 2017 roku po zakończeniu okresu na jaki została zawarta lokata terminowa występujemy do banku o przesłanie wyciągu z konta technicznego banku na którym są lokowane środki lokaty terminowej Gminy. W konsekwencji stan konta 133-2 nie był potwierdzony wyciągiem bankowym, co sprzeciwia się zasadom funkcjonowania konta 133 określonym załącznikiem nr 2 do rozporządzenia – str. 47-48 protokołu kontroli,

d) podzielenie konta 133 na 8 kont analitycznych, z których 7 miało dotyczyć zbędnego – w świetle zasad funkcjonowania konta 133 określonych załącznikiem nr 2 do rozporządzenia – wydzielania środków na rachunku budżetu ze względu na ich rodzaj (konta 133-1 i od 133-4 do 133-9), zaś jedno (133-2) obrazować stan lokat, które były tworzone na odrębnym rachunku bankowym i powinny być udokumentowane odrębnym wyciągiem. W efekcie badana jednostka nie posiada konta, na którym ewidencjonowane byłyby kompletnie wynikające z wyciągów bankowych wpływy środków na rachunek budżetu oraz wypłaty z rachunku budżetu i wynikające stąd saldo odpowiadające saldu podanemu przez bank. Saldo podane na wyciągu bankowym do rachunku budżetu w trakcie roku nie wynika z żadnego konta, lecz musi być ustalane w drodze obliczeń – jest ono uzyskiwane po zsumowaniu wszystkich kont otwartych w ramach konta 133 i odjęciu salda konta 133-2 – str. 47-48 protokołu kontroli,

e) ewidencjonowanie na kontach 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” i 853 „Fundusze celowe” środków przetrzymywanych na rachunku „gminnego funduszu likwidacji zakładu górniczego”. Obroty tego rachunku w 2016 r. wyniosły 65,60 zł; składała się na nie kapitalizacja odsetek w kwocie 5,75 zł oraz opłata za wydobytą kopalinę w II półroczu 2015 r. w kwocie 59,85 zł, przekazana przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy (gminny zakład budżetowy) prowadzący działalność wydobywczą na podstawie koncesji udzielonej przez Starostę. Saldo rachunku na dzień 31 grudnia 2016 r. wynosiło 1.345,09 zł. Obowiązek utworzenia przez przedsiębiorcę, który uzyskał koncesję na wydobywanie kopalin ze złóż, funduszu likwidacji zakładu górniczego został nałożony przepisami art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2017 r. poz. 2126). Pojęcie funduszu, użyte w przywołanym przepisie, należy rozumieć jako wyodrębnione środki finansowe przeznaczone na realizację ściśle określonego celu, jakim jest pokrycie kosztów likwidacji zakładu górniczego lub jego oznaczonej części. Fundusz ten nie jest funduszem celowym – w gospodarce finansowej jednostek samorządu terytorialnego fundusze celowe aktualnie nie funkcjonują, zatem nie mogą wystąpić środki ujmowane na koncie 135 w korespondencji z kontem 853. Zgodnie z art. 9 pkt 7 i art. 29 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077) w systemie finansów publicznych występują jedynie państwowe fundusze celowe. Przede wszystkim zaś wskazania wymaga, że w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego działalność na podstawie koncesji starosty utworzenie funduszu ma charakter fakultatywny – art. 128 ust. 13 Prawa geologicznego i górniczego. Mając na uwadze, że przedsiębiorcą posiadającym koncesję jest ZGKiM, nie ma uzasadnienia dla przetrzymywania tych środków przez Urząd Gminy. Nie ma też – jak wyżej wykazano – obowiązku tworzenia przez ZGKiM rachunku funduszu, a zatem środki w wysokości 1.466,25 zł powinny zostać przekazane na rachunek bieżący zakładu – str. 49 protokołu kontroli,

f) ujmowanie zwrotu środków na wydatki niewykorzystanych przez jednostki budżetowe gminy zapisami ujemnymi Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 133-1, naruszając wynikający z załącznika nr 2 do rozporządzenia obowiązek dokonywania na koncie 133 zapisów zgodnych z danymi wyciągów bankowych – str. 16 protokołu kontroli,

g) księgowanie zwrotu środków niewykorzystanych na wydatki przez Urząd Gminy zapisem ujemnym Wn 223 – Ma 130-1, tj. z naruszeniem zasady dokonywania na koncie 130 zapisów zgodnych z danymi wyciągów bankowych – str. 26-27 protokołu kontroli,

h) wystąpienie salda Ma konta 224-9 w ewidencji budżetu w wysokości 227,65 zł na początek 2016 r.; jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika zamieszczonego na str. 18 protokołu kontroli było to saldo nierealne, niepodlegające wykazaniu w ewidencji budżetu i niedotyczące rozrachunków z budżetami, do ewidencji których służy konto 224, ponieważ powstało w wyniku wpłaty przez dyrektora Przedszkola tej kwoty w kasie tytułem „rozliczenia zaliczki”, przy czym – jak wynika z wyjaśnienia – nie zweryfikowano prawidłowości tej wpłaty. Jeżeli dyrektor Przedszkola pobrał zaliczkę, to powinna być ona uwidoczniona jako należność w ewidencji Przedszkola na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” i z tym kontem rozliczona, a nie odprowadzona na rachunek budżetu. Odprowadzenie tej kwoty z kasy na rachunek budżetu można wiązać z nieprawidłowościami w dokumentowaniu operacji kasowych przedstawionymi w dalszej części wystąpienia,

i) ustalenie stanu konta syntetycznego 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu                jako per saldo należności i zobowiązań. Zgodnie z ewidencją analityczną na koncie syntetycznym 224 należało wykazać należności w kwocie 56.183,90 zł i zobowiązania w kwocie 45.815,27 zł. W bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2016 r. (z datą jego sporządzenia 24 kwietnia 2017 r., tj. po terminie określonym w § 24 rozporządzenia) wykazano właściwe dane, wynikające z ewidencji analitycznej – str. 19 protokołu kontroli,

j) kwoty dochodów i wydatków przeniesione z kont 901 „Dochody budżetu” i 902 „Wydatki budżetu” na konto 961 były o 682,93 zł niższe od wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S dochodów wykonanych i wydatków wykonanych. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy przedstawiła jako przyczyny takiego stanu zaliczenie do dochodów i wydatków w sprawozdaniach opisanej wyżej kwoty 825 zł dotyczącej potrąconej kary umownej, która nie została ujęta na kontach 901 i 902. Ponadto wpłynęły na to Wydatki GOPS zwiększone o 142,07 zł (saldo otwarcia konta 223-4 wynikające z rozliczeń roku 2015). (…) Saldo rozliczeń GOPS z 2015 roku wynika z faktu, iż przekazane zostały w zawyżonej kwocie dochody z tytułu realizacji  dochodów budżetu państwa na rachunek Urzędu Wojewódzkiego w grudniu 2015 roku. Z dniem 31.12.2015 roku wszystkie środki pozostające na koncie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kuźnicy zostały przekazane na konto główne budżetu gminy.  W związku z powyższym konta GOPS na koniec 2015 roku wykazały salda, konto 223 - rozliczenie wydatków budżetowych 142,07 kwota niezwróconych środków na wydatki, konto 222 – rozliczenie dochodów budżetowych 142,07 kwota przekazanych w nadmiernej wysokości dochodów budżetowych. Przedstawione rozbieżności nie miały wpływu na wynik budżetu za 2016 r. – str. 20-21 i 34 protokołu kontroli,

k) stan konta syntetycznego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w ewidencji Urzędu został ustalony jako per saldo po stronie Wn w wysokości 881.992,09 zł; w rzeczywistości konto 221 powinno wykazywać saldo Wn 896.813,01 zł i saldo Ma 14.820 zł. W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. wykazano prawidłową, zgodną z rzeczywistością kwotę należności i nadpłat – str. 52-53 protokołu kontroli,

l) niezgodności między ewidencją analityczną i ewidencją syntetyczną do konta 221, co stanowi naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a także między danymi tych ewidencji a sprawozdaniem Rb-27S – str. 55-56 protokołu kontroli. Różnice dotyczą zaległości w:

-  par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw – należności za zajecie pasa drogowego”. W sprawozdaniu wykazano kwotę zaległości w wysokości 17,78 zł, podczas gdy z ewidencji szczegółowej wynika, że jako zaległości powinna być wykazana cała kwota należności pozostałych do zapłaty, czyli 6.179,54 zł;

- par. 0310 „Wpływy z podatku od nieruchomości” – w sprawozdaniu wykazano zaległości w kwocie 460.019,69 zł, podczas gdy według ewidencji analitycznej powinny one wynosić 471.431,69 zł i być równe należnościom pozostałym do zapłaty. W wyjaśnieniu dotyczącym obu różnic Skarbnik przedstawiła: firma ta od 3 marca 2016 roku ma otwarte postępowanie sanacyjne wynikające z prawa restrukturyzacyjnego. Zgodnie z § 3 pkt 2 załącznika nr 39 do Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r. „W kolumnie „należności netto” nie należy wykazywać…..zaległości objętych postępowaniem ugodowym, układowym lub restrukturyzacyjnym, z zastrzeżeniem ust. 5”. W ewidencji analitycznej zobowiązania od tej firmy nadal figurują jako zaległości. Z ustaleń kontroli wynika zatem, że zaległości w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2016 r. zostały wykazane zgodnie z rzeczywistością, zaś ewidencja analityczna zawierała niewłaściwe dane – str. 55-56 protokołu kontroli,

ł) w skład salda konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” na koniec roku wchodziło m.in. zobowiązanie na kwotę 3.080 zł z tytułu umowy o dzieło dotyczącej wykonania projektów decyzji o warunkach zabudowy i lokalizacji inwestycji celu publicznego; stosownie do przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia zobowiązanie z tego tytułu powinno być ujęte na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – str. 60-61 protokołu kontroli,

m) nieprawidłową ewidencję rozliczenia dotacji udzielonych instytucjom kultury, co opisano na str. 212 protokołu kontroli; w szczególności należy wskazać, że zapisu Wn 810 „Dotacje budżetowe…” – Ma 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…”, mającego obrazować uznanie dotacji za wykorzystaną i rozliczoną, dokonywano równolegle do przelewu dotacji dla instytucji kultury; uznanie dotacji podmiotowej dla instytucji kultury za wykorzystaną i rozliczoną może nastąpić dopiero na podstawie sporządzonego przez instytucję sprawozdania z wykonania planu finansowego, o którym mowa w art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, zatem dokonywanie zapisu mającego obrazować to zdarzenie już w momencie przekazania dotacji nie odpowiada rzeczywistości – str. 212 protokołu kontroli,

n) prowadzenie w ewidencji Urzędu konta 014 „Zbiory biblioteczne”, na którym ujmowana była wartość książek nabywanych przez Urząd. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 014, zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, może być ono stosowane do ewidencji zbiorów bibliotecznych wymienionych tam bibliotek – str. 8 protokołu kontroli,

o) nie prowadzono ewidencji na koncie pozabilansowym 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami” przewidzianym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, w związku z czym jednostka nie posiada danych ewidencyjnych umożliwiających dokonanie wyłączeń wzajemnych rozliczeń, o których mowa w § 20 ust. 2 i 3 rozporządzenia; konta tego nie przewidziano również w zakładowym planie kont – str. 8 protokołu kontroli,

p) przypadki nieujęcia w ewidencji zakupionych pozostałych środków trwałych; ustalenia w tym zakresie poczyniono na podstawie wydruku do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” za październik 2016 r., z którego wynika zakup dwóch gablot dla sołectw Łosośna i Wolkusze za kwotę 1.291,50 zł każda. Na podstawie zarządzenia Pana Wójta z dnia 4 stycznia 2016 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont środki trwałe o wartości jednostkowej między 500 zł a 3.500 zł wprowadza się do ewidencji pozostałych środków trwałych i umarza jednorazowo – str. 188 do protokołu kontroli,

q) nieujęcie na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” kwoty 602,70 zł odpowiadającej wartości licencji EWOPIS – str. 155 protokołu kontroli;  w wyniku tej nieprawidłowości, jak i wskazanej wyżej, księgi rachunkowe nie wykazują rzetelnego stanu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy,

r) nieujęcie w księgach wartości zakupionych 8 monitorów za łączną kwotę 2.712 zł (339 zł każdy), które połączono w zestawy komputerowe z wcześniej zakupionymi komputerami; mając na uwadze definicję środków trwałych zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy, wartość zakupionych monitorów powinna być ujęta w ewidencji księgowej jako składnik wartości kompletnych zestawów komputerowych, łącznie z już ujętym w ewidencji elementami zestawów (mimo, że ich wartość jednostkowa nie przekraczał 500 zł) – str. 155 protokołu kontroli,

s) ujmowanie wartości niektórych nabywanych pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych tylko w ewidencji syntetycznej, z pominięciem ujęcia ich w ewidencji analitycznej, w wyniku czego wystąpiła niezgodność między obiema ewidencjami naruszająca art. 16 ust. 1 ustawy – str. 191-192 protokołu kontroli,

t) zwiększenie wartości początkowej budynku w Czuprynowie o koszty robót polegających na wymianie 4 okien PCV, montażu drzwi wejściowych i 2 szt. drzwi wewnętrznych. Podstawą zwiększenia był dokument OT z 31 grudnia 2016 r. na kwotę 9.115 zł. Nowowstawione drzwi wewnętrzne wymagały poszerzenia otworów drzwiowych z szerokości 800 mm do 900 mm, co według treści protokołu kontroli przyjęto jako uzasadnienie uznania tego wydatku za modernizację (przebudowę) środka trwałego (polegającą na jego unowocześnieniu, poprawieniu stanu i zmiany jego cech). Wskazać należy, że zgodnie z art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332) oraz art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości remont to wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. W związku z powyższym za remont środka trwałego należy uznać wszystkie nakłady związane z podtrzymaniem bądź odtworzeniem wartości użytkowej środka trwałego, polegające w szczególności na naprawie czy wymianie zużytych elementów, o ile nie zmienia to charakteru oraz funkcji danego środka trwałego. Modernizacją (przebudową) środka trwałego jest zaś jego ulepszenie polegające na jego unowocześnieniu, poprawieniu stanu i zmiany jego cech bądź przystosowaniu danego środka trwałego w celu zmiany jego przeznaczenia i pełnionej funkcji. Niezależnie od powyższych tez wskazać należy, że uzasadnienie wynikające z protokołu kontroli dotyczy tylko jednego z elementów robót, więc jego ewentualne uwzględnienie i tak nie świadczyłoby o istnieniu podstaw do uznania całych nakładów za zwiększające wartość początkową budynku. Konsekwencją powyższych ustaleń jest brak możliwości zaliczenia wydatku we wskazanej wysokości do wydatków majątkowych w par. 6050. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych) – str. 187 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdań w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała następujące nieprawidłowości:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Pana Wójta za 2016 r. w par. 0020 „Wpływy z podatku dochodowego od osób prawnych” dochody wykonane wykazano na kwotę 58.463,64 zł, zaś dochody otrzymane w wysokości 68.376,37 zł; różnica pomiędzy dochodami otrzymanymi wykazanymi w sprawozdaniu a wynikającymi z informacji urzędów skarbowych wynosi 9.912,73 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, dochody otrzymane powinny wynosić 57.972,59 zł. W wyjaśnieniu w tej sprawie Skarbnik przedstawiła m.in., że różnica powstała głównie z powodu (…) błędnie zaksięgowanych poleceniem księgowania nr 50 z dnia 31.12.2016 r należności wynikających ze sprawozdania MF jako kwot otrzymanych 10 408,78 zł. Prawidłowo określone dochody otrzymane powinny wynosić 57 972,59 zł – str. 17-18 protokołu kontroli.

Ogółem w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano łączną kwotę 14.863.748,58 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 14.853.057,62 zł (różnica 10.690,96 zł); szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 29-30 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4, ust. 4 pkt 3 i ust. 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

b) w sprawozdaniu Rb-NDS sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2016 r. wykazano w poz. D.16 po stronie wykonania wolne środki w kwocie 1.215.702,49  zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 1.214.924,22 zł (różnica 778,27 zł); szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 38 protokołu kontroli. W sprawozdaniu Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2017 r. w poz. D.16 wolne środki wykazano w prawidłowej wysokości 1.086.598,91 zł,

c) sprawozdania budżetowe GOPS w Kuźnicy zostały podpisane przez p.o kierownika GOPS „z upoważnienia Wójta”. Należy wskazać, że kierownik jednostki budżetowej (w tym przypadku p.o. kierownika) nie podpisuje sprawozdań budżetowych sporządzonych dla kierowanej przez siebie jednostki z upoważnienia innych podmiotów (organów), lecz w wykonaniu ciążącego na nim bezpośrednio obowiązku wynikającego z § 4 pkt 3 lit. b) i § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz § 4 ust. 1 pkt 1 i § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – str. 27-28 protokołu kontroli,

d) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ sporządzonym przez GOPS w Kuźnicy nie wykazano na dzień 31 grudnia 2016 r. danych o zaległościach od dłużników z tytułu wypłaconych świadczeń alimentacyjnych. Zaległości należało wykazać w wysokości 1.065.932,78 zł (całość należności pozostałych do zapłaty na koniec roku). W wyjaśnieniu główna księgowa GOPS przedstawiła: Kolumna 10 zaległości sprawozdania RB-27ZZ GOPS (korekta nr 1 z 13.02.2017 r.) wypełniona została ze stanem zerowym, zamiast 1.065.932,78 zł (par.097 – 257.789,22 zł i par. 098 – 808.143,56 zł) wynika z przeoczenia i należało wstawić w kol. 10 kwotę 1.065.932,78zł – str. 30-31 protokołu kontroli,

e) w części B sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ GOPS za 2016 r. jako „należności z tytułu dochodów związanych z realizacja zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych j.s.t. ustawami w części należnej j.s.t na mocy odrębnych ustaw” wykazano w kolumnie „należności” 456.374,51 zł i w kolumnie „zaległości” 452.152,04 zł. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S GOPS za 2016 r. w kol. 5 „należności” wykazano od dłużników alimentacyjnych kwotę 456.374,51 zł, w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” 452.152,04 zł, zaś w kol. 10 „zaległości” nie wykazano żadnej kwoty. Z powyższego wynika, że w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez GOPS za 2016 r. wykazano dane inne niż w części B jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ GOPS za 2016 r. Zgodnie zaś z § 6 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ, w części B danych uzupełniających, należności, zaległości i nadpłaty z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań zleconych powinny być w takiej samej wysokości wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S – str. 32-33 protokołu kontroli,

f) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ sporządzonym przez Urząd Gminy wykazano w kolumnie 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” kwotę 1,55 zł. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej jednostka realizująca zadania zlecone nie wypełnia w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”; kolumna ta powinna być wypełniona tylko w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27ZZ – str. 31 protokołu kontroli,

g) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2016 r. w par. 0910 „Wpływy z odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat” w rozdz. 75615 i 75616 w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” wykazano odpowiednio 39.178 zł i 31.294 zł. Z kolei z wydruków pn. „Wykaz zaległości na dzień 31.12.2016 r. – podatki od osób prawnych  i podatki /dot. os fizycznych/” (z datą 10.04.2017 r.) wynikają kwoty odsetek odpowiednio 43.387 zł i 32.523 zł – różnice 4.209 zł i 1.229 zł. Korekta nr 2 sprawozdania została sporządzona z datą 13 kwietnia 2017 r. (tj. po sporządzeniu tych wydruków). W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: Dane dotyczące należnych odsetek w sprawozdaniu za IV kwartał 2016 roku na dzień  31.12.2016 r. zostały określone na podstawie informacji Pana M. J. przygotowanej w dniu 9.01.2017 roku. Po stwierdzeniu w dniu 10 kwietnia 2017 r. błędu po zamknięciu systemu informatycznego obsługującego wymiar i księgowość podatków przygotowano korektę sprawozdania. W sprawozdaniu tym uwzględniono zmienione salda zamknięcia roku 2016 w podatkach wchodzących w skład łącznego zobowiązania pieniężnego. W związku z dokonaniem księgowań w roku 2017 ustalenie prawidłowej kwoty należnych odsetek na dzień 31.12.2016 roku nie było możliwe. W związku z powyższym do korekty sprawozdania przyjęto dane określone w informacji sporządzonej w dniu 9.01.2017 roku  a nie dane dotyczące odsetek ustalone w dniu 10.04.2017 roku – str. 57-58 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli wynika zatem, że w ewidencji i sprawozdaniu wykazano nierzetelne dane w zakresie odsetek od zaległości podatkowych,

h) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” wykazano w dochodach wykonanych (kol. 7) kwotę 4.220,87 zł. Stanowiła ona sumę dochodów wykazanych w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS w par. 0970 i 0980. Wykazanie dochodów gminy z tytułu realizacji zadań zleconych w par. 0970 i 0980 sprawozdania jednostkowego Rb-27S GOPS spowodowało, że niemożliwy do zrealizowania stał się wymóg § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym sprawozdania zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych. W sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2016 r. kwotę 4.220,87 zł należało ująć w par. 2360; w świetle przepisów rozporządzenia tylko na tej podstawie można bowiem wykazać dochody w tej podziałce klasyfikacyjnej w sprawozdaniu zbiorczym – str. 32 protokołu kontroli.

           Kontrola zagadnień dotyczących gospodarki pieniężnej wykazała, że funkcję kasjera sprawują osoby, którym nie przypisano tych obowiązków w zakresach czynności. Różni pracownicy pełnili funkcję kasjera w okresach: do końca lipca 2016 r., od 1 sierpnia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. oraz od 1 stycznia 2017 r. W zakresie czynności pracownika prowadzącego kasę do końca lipca 2016 r. określono, że w czasie jego nieobecności zastępstwo ma pełnić pracownik, który nie pracował w Urzędzie Gminy od 1 lutego 2015 r. Faktycznie zastępstwo było sprawowane przez innego pracownika. Z kolei począwszy od 1 stycznia 2017 r. kasjera zastępuje podinspektor ds. budżetowych, który to pracownik na podstawie zakresu czynności ma wykonywać również m.in. bieżącą dekretację oraz ewidencję księgową analityczną i syntetyczną wszystkich dowodów księgowych w zakresie dochodów i wydatków Urzędu Gminy. Skupienie w ramach obowiązków jednego pracownika wszystkich etapów dokonywania i ewidencjonowania operacji gotówkowych sprzeciwia się standardom kontroli zarządczej w zakresie postulatu należytego podziału obowiązków. Standardy określa komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 42 protokołu kontroli.

Podczas kontroli dokonano rozliczenia raportów kasowych m.in. za okres od 1 do 31 lipca 2015 r. w zakresie bloczków służących do poboru opłaty skarbowej oraz wpływów „różnych”. Wnioskiem wynikającym z analizy operacji gotówkowych za wskazany okres są przypadki braku możliwości odczytania zapisów dokonywanych przez kasjera w dowodach wpłat. Były one wypełniane niestarannie, często nieczytelnie, w tym w zakresie kwoty  wpłaty. Również niektóre raporty kasowe zostały ocenione przez kontrolujących jako nieczytelne – zawierały nieczytelne dane w zakresie dat lub kwot, dokonywano w ich treści skreśleń i poprawek niezgodnie z przepisami art. 25 ustawy o rachunkowości. Kontrola operacji gotówkowych i ich ewidencji wykazała m.in., że:

- wpłaty ujęte w kwitariuszach przychodowych nie zawsze były ujmowane w tym samym dniu w raporcie kasowym, wbrew postanowieniom art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

- błędnie wpisywano numery kwitariuszy (kontrolujący w celu ustalenia prawidłowości danych dokonywali „dopasowania” w drodze porównywania wpłat, kwot i kwitariusza),

- wpłaty w kwocie 100 zł i 212 zł dotyczące Przedszkola w Kuźnicy i GOK w Kuźnicy zostały przyjęte na kwitariusz przychodowy Urzędu Gminy, w następstwie czego zostały też ujęte w raportach dotyczących tych jednostek, co skutkowało brakiem ciągłości operacji przyjętych na kwitariusz Urzędu, wykazanych w raportach sporządzonych dla Urzędu,

- wpłaty były przyjmowane również przez osoby, które nie były zatrudnione na stanowisku kasjera i nie powierzono im formalnie czynności zastępstwa – str. 43-45 protokołu kontroli.

Podobne uwagi w zakresie sposobu dokumentowania operacji gotówkowych były zawarte w protokołach z dwóch poprzednich kontroli przeprowadzonych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w Urzędzie Gminy Kuźnica. Świadczy to o braku należytych działań w zakresie zapewnienia wykonania zaleceń pokontrolnych (głównie przez poprzedniego Wójta), a w szczególności o niezapewnieniu właściwego nadzoru nad pracą kasjera przez poprzedniego i obecnego Skarbnika Gminy. Nieprawidłowości zostały wyeliminowane dopiero po odejściu kasjera na emeryturę z końcem lipca 2016 r. i przejęciu prowadzenia kasy przez innego pracownika. Trwające nadal niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez tego pracownika nie było zatem przedmiotem weryfikacji przełożonych, mimo skierowanych zaleceń pokontrolnych. Od sierpnia 2016 r. raporty kasowe są sporządzane przy użyciu komputera.

           Według regulacji wewnętrznych do zadań Skarbnika należało czuwanie, aby w gospodarce kasowej przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami, dopilnowanie, aby wpłaty przyjmowane były tylko przez kasjera, sprawdzanie, czy wszystkie wpłaty wynikające z kwitariuszy przychodowych są objęte raportem kasowym, sprawdzanie, czy wszystkie zapisy w raportach kasowych są zgodne z załączonymi dowodami  przychodowymi i rozchodowymi, a sumy w raportach kasowych prawidłowo podsumowane. Skarbnik został również zobowiązany do przeprowadzania niezapowiedzianych rewizji kasy w zakresie stanu gotówki, jak też innych  walorów i druków płatnych. Kontrola wykazała, że w latach 2015-2016 nie dokonano żadnej rewizji kasy.

Stwierdzono, że to nie Skarbnik Gminy – jak wynika z powyższej przytoczonych regulacji wewnętrznych – lecz inni pracownicy dokonywali czynności sprawdzenia raportów kasowych, mimo że nie przypisano im tego zakresami czynności. W wyjaśnieniu złożonym w tej sprawie Skarbnik wskazała, że parafowanie raportów kasowych zleciłam (…) ustnie. Zakresy obowiązków zostaną odpowiednio uzupełnione – str. 46 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości uchwalenia wykazu wydatków, które nie wygasły z końcem 2015 r., ujawniła, że kwotę wydatków niewygasających zawyżono o 7.750 zł względem wynagrodzenia wykonawcy wynikającego z umowy na wykonanie projektu rozbudowy oczyszczalni ścieków w Kuźnicy, wynoszącego 92.250 zł. Plan wydatków niewygasających na realizację tego zadania ustalono bezpodstawnie na poziomie 100.000 zł. W efekcie zawyżono wydatki budżetu za 2015 r. o 7.750 zł. Z kolei mając na uwadze, że środki przeznaczone na realizację tego projektu nie zostały wydatkowane w ramach planu wydatków niewygasających, a zwrócono je w całości do budżetu w 2016 r., wskazana wyżej nieprawidłowość wpłynęła również na zawyżenie dochodów budżetu w 2016 r. o 7.750 zł – str. 22 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 263 ust. 3 ustawy o finansach publicznych w wykazie wydatków niewygasających mogą być ujęte wydatki związane z realizacją umów w sprawie zamówienia publicznego oraz te, które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy. Nie mogą zatem dotyczyć one kwot niemających oparcia w zawartych umowach lub rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

           Badając procedurę opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych stwierdzono, że Pan Wójt nie przekazał jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych na 2016 r. Stosownie do art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy, powinien Pan przekazać podległym jednostkom informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych. Natomiast zgodnie z art. 248 ust. 2 ustawy oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542), jednostki mają obowiązek sporządzenia i dostarczenia Panu Wójtowi projektów planów finansowych w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji określonej, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Do Pana obowiązków należy wówczas weryfikacja otrzymanych projektów planów pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej, a w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzenie w nich odpowiednich zmian i poinformowanie o ich dokonaniu kierowników jednostek, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do dnia 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy (§ 6 ust. 2 rozporządzenia).

Efektem braku informacji było niesporządzenie przez podległe jednostki projektów planów finansowych na 2016 r.

Stwierdzono natomiast, że wywiązał się Pan z obowiązku określonego w art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, przekazując jednostkom w terminie 21 dni od podjęcia uchwały budżetowej informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek.

           Analiza procedury opracowania projektów planów finansowych i planów finansowych na 2017 r. wykazała zachowanie wszystkich obowiązków wynikających z art. 248 i 249 ustawy, dotyczących przekazania podległym jednostkom informacji o planowanych dochodach i wydatkach na 2017 r. oraz sporządzenia i przekazania przez jednostki projektów planów finansowych do dnia 22 grudnia 2016 r. – str.  68-71 protokołu kontroli.

           Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 70 protokołu kontroli, kontrolującym nie okazano planów finansowych instytucji kultury na 2017 r. – GOKiS  i Biblioteki w Kuźnicy. Świadczy to albo o ich nie sporządzeniu przez kierowników instytucji albo o nie posiadaniu ich w Urzędzie Gminy. Okazano jedynie projekty planów instytucji kultury na 2017 r.

           Plan finansowy stanowi podstawę prowadzenia gospodarki finansowej instytucji kultury stosownie do art. 30 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 862). Obowiązek ustalenia planu spoczywa na dyrektorze instytucji kultury. Brak planu jest równoznaczny z brakiem podstaw do prowadzenia gospodarki finansowej.

           Nieposiadanie przez Urząd Gminy planów instytucji kultury na 2017 r. – w sytuacji gdyby były one sporządzone – należy zaś ocenić jako nieprawidłowość w kontekście faktu wykonywania przez Urząd obowiązków jednostki obsługującej dla instytucji kultury w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie przepisów art. 10b ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875). Wykonywanie obowiązków tym zakresie dotyczy w szczególności zapewnienia realizacji zadań głównego księgowego, co wynika z art. 54 ust. 2a ustawy o finansach publicznych. Podpis głównego księgowego na dokumencie dotyczącym danej operacji oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym – art. 54 ust. 3 pkt 3 tej ustawy. Nieposiadanie planu finansowego instytucji kultury jednoznacznie świadczy więc o braku możliwości należytego wykonywania obowiązków przez Urząd jako jednostkę obsługującą.

           Analiza okazanych projektów planów finansowych instytucji kultury wykazała natomiast, że nie posiadają one części elementów nakazanych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych, w tym m.in. danych o stanie należności i zobowiązań oraz środków pieniężnych na początek i koniec roku – str. 70 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z najmu lokali mieszkalnych ujawniła, że począwszy od 2016 r. na terenie gminy Kuźnica nie obowiązuje wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Ostatnią uchwałą Rady Gminy w tej sprawie była uchwała Nr VII/36/11 z dnia 21 czerwca 2011 r. w sprawie wieloletniego program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Kuźnica na lata 2011-2015. Zgodnie z wyjaśnieniem udzielonym przez Pana Wójta Brak wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy jest wynikiem przeoczenia. Gmina Kuźnica podjęła działania w celu realizacji obowiązku uchwalenia takiego programu. Będzie on przedstawiony do konsultacji na komisjach Rady Gminy Kuźnica w celu uchwalenia na najbliższej sesji Rady Gminy, w czwartym kwartale 2017 r. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610, ze zm.) do Rady Gminy należy uchwalanie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, z kolei art. 21 ust. 2 tej ustawy nakazuje opracowanie programu na co najmniej 5 kolejnych lat oraz zawiera wymagania co do jego treści – str. 72 protokołu kontroli.

Dalsza kontrola tego zagadnienia wykazała, że według stosowanego w dalszym ciągu na terenie gminy wieloletniego programu, stanowiącego załącznik do uchwały Rady Gminy z dnia 21 czerwca 2011 r., wynajmujący może podwyższyć czynsz wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu, nie później niż na miesiąc na przód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Zapis taki stoi w literalnej sprzeczności z art. 8a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…, według którego termin wypowiedzenia wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu wynosi 3 miesiące, chyba że strony w umowie ustalą termin dłuższy. Oznacza to, iż dopuszczalne jest ustalenie korzystniejszych dla najemcy terminów wypowiedzenia czynszu, niż ustawowe 3 miesiące, natomiast wprowadzenie krótszego terminu jest niezgodne z prawem – str. 73 protokołu kontroli.

Analiza umów zawartych z najemcami lokali mieszkalnych i rozliczeń dokonywanych na ich podstawie wykazała, że:

a) w dniu 1 maja 2002 r. zawarta została na czas nieokreślony umowa najmu lokalu położonego w Kuźnicy przy ul. Sokólskiej 72. W jej treści zawarto zapis, według którego przedmiotem najmu jest lokal socjalny. Uchwała w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Kuźnica na lata 2011-2015 nie wyodrębniała z mieszkaniowego zasobu gminy Kuźnica lokali socjalnych, ponadto zarówno stawka czynszu, jak i okres, na jaki zwarto umowę zostały ustalone jak dla lokali zwykłych. Treść umowy wyjaśniono oczywistym błędem pisarskim (…) Zapis w umowie zostanie poprawiony. Dalsza kontrola najmu tego lokalu wykazała, że najemca uiszcza miesięcznie czynsz w wysokości 23,98 zł, a więc ustalony według stawki 0,55 zł za 1m². Z wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy wynika, iż lokal był wyposażony jedynie w piec węglowy i energię elektryczną (brak centralnego ogrzewania oraz instalacji wodociągowej i kanalizacyjnej) a zatem łącznie czynniki obniżające czynsz wynoszą 60%. Zgodnie zaś z przyjętymi zasadami polityki czynszowej w przypadku występowania kilku czynników obniżających wysokość czynszu, wskaźniki podlegają sumowaniu, jednakże łączna obniżka czynszu nie może być większa niż 50%. W związku z powyższym należało w analizowanym przypadku zastosować maksymalną, wynoszącą 50%, zniżkę stawki bazowej, co oznacza, iż miesięczna stawka czynszu powinna wynosić 0,50 zł/m², a miesięczny czynsz 21,80 zł (tj. o 2,18 zł mniej niż pobierano). Za lata 2014-2016 najemcy ustalono zatem czynsz zawyżony łącznie o 78,48 zł, a za 2017 r. kwota zawyżenia wynosi 26,16 zł – str. 74-75 protokołu kontroli,

b) umowy najmu lokali mieszkalnych położonych w Milenkowcach i Kuścińcach zostały zawarte na czas określony 1 roku, pomimo że w jednym przypadku brak dowodów na wnioskowanie najemcy o zawarcie umowy na czas oznaczony, a w drugim najemca wnioskował co prawda o zawarcie umowy na czas oznaczony, lecz na okres 3 lat. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… umowa o odpłatne używanie lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator – str. 75-78 protokołu kontroli,

c) umowa najmu lokalu mieszkalnego położonego w budynku Ośrodka Zdrowia nie wskazuje miesięcznej opłaty z tytułu najmu lokalu, stawki za 1m² uwzględniającej ewentualnie zastosowane obniżki, ani też wyposażenia lokalu, które to dane pozwoliłyby na stwierdzenie wysokości miesięcznej opłaty z tytułu najmu tego lokalu. Również zapisy zawarte w umowie najmu lokalu mieszkalnego położonego w Kuścińcach nie zawierają danych pozwalających zweryfikować prawidłowość naliczania czynszu – str. 76-78 protokołu kontroli,

d) umowa najmu lokalu mieszkalnego w Milenkowcach z 1 czerwca 2016 r. w wersji pierwotnej bezpodstawnie przewidywała doliczanie do kwoty czynszu podatku VAT – według umowy stawka czynszu wynosiła 0,70 zł za 1m² i powinna być powiększana o VAT (zapis o naliczaniu podatku VAT od czynszu usunięto z umowy aneksem z 6 czerwca 2016 r., zmieniając jednocześnie wysokość miesięcznego czynszu z 37,63 zł, na 30,59 zł). Dalej umowa stwierdza, iż stawka czynszu będzie naliczana po uwzględnieniu czynników obniżających zgodnie z rozdz. IV wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Kuźnica na lata 2011-2015, nie wskazując jednocześnie jakie obniżki będą uwzględniane przy obliczaniu miesięcznego czynszu dla tego lokalu. Stawka 0,70 zł/m² została w umowie najmu błędnie wskazana jako stawka bazowa, od której naliczane będą obniżki; według obowiązującego zarządzenia Nr 48/11 Wójta Gminy Kuźnica z dnia 19 września 2011 r. w sprawie ustalenia stawki czynszu za lokale mieszkalne… stawka bazowa wynosi 1 zł/m². W związku z tym  przewidziana w umowie stawka 0,70 zł/m² to stawka już po uwzględnieniu 30% obniżki (15% za brak c.o. i 15% za brak ciepłej wody), a nie podstawowa stawka czynszu, do której należy odnosić czynniki obniżające; aktualnie obowiązująca umowa zawarta z tym najemcą na okres od 1 czerwca 2017 r. do 31 maja 2020 r. powiela te same zapisy dotyczące wysokości stawki czynszu wskazując stawkę 0,70 zł/m² jako stawkę bazową, od której mają być naliczane obniżki. Umowa wskazuje jednocześnie bezpodstawnie, że wysokość miesięcznego czynszu wynosi 37,63 zł (jest to pierwotna wysokość zmieniona aneksem usuwającym naliczanie VAT). Z kartoteki przypisanej najemcy wynika natomiast, iż wnosi on czynsz w wysokości 30,59 zł – str. 77-78 protokołu kontroli,

e) na kartotece analitycznej dotyczącej należności za najem lokalu mieszkalnego położonego w Kuścińcach (umowa obowiązująca od maja 2016 r.) od stycznia do kwietnia 2016 r. ujmowano przypisy i wpłaty poprzedniego najemcy lokalu, a następnie na tej samej kartotece od maja 2016 r. dokonywano przypisów dla kolejnego najemcy tego lokalu. Narusza to zasady prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 221, zgodnie z którymi powinna być ona prowadzona według poszczególnych dłużników. Z analizy kartoteki wynika, że najemca dokonywał wpłat ze znacznym opóźnieniem, jednakże należnych odsetek nie przypisywano w ewidencji na koniec każdego kwartału. Z kolei ze sporządzonej przez pracownika Urzędu zbiorczej informacji dotyczącej płatności czynszu najmu w 2016 r. wynika, iż najemcy temu naliczono 54 zł tytułem odsetek, które ten uregulował.  Z analizy dowodów wpłat wynika jednak, że odsetki w tej kwocie wynikają z opóźnień w opłatach czynszowych poprzedniego najemcy lokalu, a odsetki za opóźnienia aktualnego najemcy nie były naliczane, tak jak to wynika z danych kartoteki. Kwota nienaliczonych odsetek za 2016 r. od tego najemcy wynosi 2,76 zł; obciążenia dokonano w trakcie kontroli – str. 78 protokołu kontroli,

f) ewidencję analityczną opłat za czynsz i centralne ogrzewanie stanowiły ręcznie prowadzone kartoteki, które nie posiadały cech wymaganych dla ksiąg rachunkowych.  Zgodnie z art. 13 ust. 4 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być: trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Powinny również zawierać dane w zakresie bilansu otwarcia i zamknięcia. Okazane kartoteki zawierały: nazwę najemcy, kwotę i datę wpłaty. Tylko w części kartotek ujmowano odsetki za opóźnienie w zapłacie. Ponadto część z okazanych kartotek zawiera zapisy poprawiane korektorem, liczne skreślenia bez naniesienia podpisu osoby dokonującej tych skreśleń oraz zapisy nieczytelne – narusza to przepisy art. 25 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zagadnienie prawidłowości ewidencji analitycznej za najem lokali mieszkalnych było przedmiotem zaleceń poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku; z powyższego wynika, że zalecenia nie zostały w tym zakresie wykonane – str. 78-79 protokołu kontroli.

g) najemca lokalu mieszkalnego znajdującego się w budynku „ośrodka zdrowia” wnosi od 2015 r. opłatę za ogrzewanie ustaloną na podstawie kalkulacji z 18 listopada 2014 r. Stwierdzono, że rozliczenie wnoszonych opłat z faktycznymi kosztami dostarczenia przez gminę ciepła nie jest dokonywane. Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… opłaty niezależne od właściciela powinny być ustalone w takiej wysokości, jaka jest niezbędna do pokrycia przez właściciela kosztów dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora m.in. energii cieplnej. W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców lokali mieszkalnych ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty. Zachowanie dyspozycji tego przepisu wymaga więc okresowego rozliczania wpłat z faktycznymi kosztami i ustalania kwot ewentualnych dopłat lub nadpłat – str. 76-77 protokołu kontroli.

Również w przypadku umów najmu lokali użytkowych położonych w budynku „ośrodka zdrowia” kontrolowana jednostka nie traktowała wpłat najemców za c.o. jako zaliczek na poczet faktycznych kosztów centralnego ogrzewania – nie ustalano faktycznych kosztów wytworzenia ciepła w celu stwierdzenia, czy wpłaty najemców je pokrywają. Podobnie jak w przypadku lokalu mieszkalnego, od 2015 r. najemcy uiszczali należności z tytułu kosztów ogrzewania według stawki ustalonej w 2014 r. Nie jest zatem możliwe stwierdzenie, czy dokonywane wpłaty wystarczają na pokrycie rzeczywistych kosztów ogrzania lokali, będących następstwem prowadzenia działalności gospodarczej w wynajmowanych pomieszczeniach. Do zadań gminy nie należy finansowanie kosztów działalności podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zatem pobierane przez gminę opłaty nie mogą być niższe od faktycznie ponoszonych kosztów. W tej sprawie udzielił Pan wyjaśnienia, według którego (…) Od sezonu grzewczego 2017/2018 Gmina Kuźnica będzie rozliczała faktycznie poniesione koszty wytworzenia ciepła oraz wpłaty wniesione przez najemców lokali.

W umowie najmu lokalu użytkowego z przeznaczeniem na punkt apteczny nie określono opłaty od najemcy w kwocie 14,76 zł brutto miesięcznie (2,23 zł x 6 m²) z tytułu najmu piwnicy; najemca korzystał z piwnicy nieodpłatnie. Roczna należność z tytułu niepobranych od tego najemcy opłat za piwnicę wynosi 177,12 zł brutto, co za okres 2014-2016 i do lipca 2017 r. daje łącznie nieustalone należności w wysokości 634,68 zł. Na pytanie o przyczynę zaniechania pobierania opłat odpowiedział Pan, iż (…) W aneksie Nr 2 z dnia 21 października 2013 r. do umowy najmu lokalu użytkowego (…) wprowadzając zmianę do stawki czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokalu zajętego pod punkt apteczny, nie uwzględniono stawki za najem piwnicy. Powyższe jest przeoczeniem, gdyż piwnica jest użytkowana przez wynajmującego. Od sierpnia 2017 r. wznowiono pobieranie opłat za najem piwnicy. Zapis w umowie zostanie poprawiony – 79-82 str. protokołu.

Kontrola dochodów uzyskiwanych ze sprzedaży nieruchomości wykazała, że w postępowaniu dotyczącym sprzedaży nieruchomości położonej w obrębie geodezyjnym Długosielce, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, nie dochowano obowiązku sporządzenia i upublicznienia informacji o wynikach przetargu, o której mowa w § 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490). Ponadto nie udokumentowano spełnienia obowiązku powiadomienia wyłonionego nabywcy o terminie i miejscu zawarcia aktu notarialnego. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.) organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie – str. 85-86 protokołu kontroli.

Kontrola tego zagadnienia wykazała ponadto, że regułą było obciążanie nabywców poniesionymi przez gminę kosztami sporządzenia „dokumentacji techniczno-prawnej”, które to wpływy zaliczano do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”. Kwota tych kosztów nie wchodziła w skład ceny wywoławczej nieruchomości, były one ponoszone dodatkowo; o ich poniesieniu informowano w ogłoszeniach o przetargach. Należy wskazać, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują obowiązku uiszczania przez nabywców nieruchomości poniesionych przez gminę kosztów dokumentacji związanej z przygotowaniem nieruchomości do zbycia. W związku z tym nie stanowią one dochodów ze zbycia nieruchomości i nie powinny być kwalifikowane jako dochody majątkowe w par. 0770. W zbadanych postępowaniach w par. 0770 ujęto wpływy z tytułu kosztów przygotowania dokumentacji w kwocie 907,50 zł. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość dochodów majątkowych i bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych) – str. 86 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów z użytkowania wieczystego stwierdzono, że w stosunku do 9 użytkowników aktualizacji opłat dokonano pod datą 30 września 2004 r., natomiast wobec 1 użytkownika (Spółdzielnia Mleczarskiej „Mlekpol”) aktualizacji opłaty nie dokonano od dnia ustanowienia prawa użytkowania wieczystego, tj. od 7 maja 1996 r.  Stosownie do art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w brzmieniu obowiązującym od 9 października 2011 r., wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość nieruchomości ulegnie zmianie. Przeprowadzenie aktualizacji jest więc obowiązkiem Pana Wójta, ponieważ z uwagi na odległy termin ustalenia pobieranych opłat nie może podlegać wątpliwości, że wartość nieruchomości uległa zmianie. Problem braku aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste był podnoszony podczas dwóch kontroli kompleksowych poprzednio przeprowadzonych przez Regionalną Izbę Obrachunkową – w 2009 i 2013 r. Po obu kontrolach zalecono: „dokonanie aktualizacji opłaty rocznej za wieczyste użytkowanie nieruchomości ustanowione w 1996 r.”. Po kontroli przeprowadzonej w 2009 r. ówczesny Wójt pismem z dnia 12 listopada 2009 r. poinformował, że stawki czynszu i opłat za wieczyste użytkowanie zostaną zaktualizowane. W trakcie kolejnej kontroli przeprowadzonej w 2013 r., kiedy ponownie stwierdzono brak aktualizacji, Wójt wyjaśnił, iż Nie dokonano aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste z tego powodu że koszt przeprowadzenia czynności aktualizacji wartości opłaty rocznej przekracza wpływy z dochodu. W trakcie niniejszej kontroli wyjaśnił Pan, iż jednostka nie dokonała aktualizacji rocznej opłaty z tytułu użytkowania wieczystego w związku z faktem, iż koszt przeprowadzenia procedury aktualizacji wartości opłaty rocznej przekracza wpływy z dochodu z tego tytułu, wartość nieruchomości ze względu na jej położenie i charakterystykę, mimo długiego okresu od ostatniej aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego nie zmieniła się lub zmieniła się nieznacząco. W związku z obowiązkiem nałożonym ustawą o gospodarce nieruchomościami, aktualizacja opłat z tytułu użytkowania wieczystego zostanie dokonana w 2018 r. – str. 86-88 protokołu kontroli.

W zakresie zagadnień związanych ze zbiorowym zaopatrzeniem w wodę i odprowadzaniem ścieków (omówionych szczegółowo na str. 204-210 protokołu kontroli) stwierdzono, że uchwała Nr IX/45/11 Rady Gminy Kuźnica z dnia 27 października 2011 r., którą zatwierdzono taryfy, była stosowana do obciążania odbiorców usług w okresie od 1 stycznia 2012 r. do 1 stycznia 2017 r., czyli przez okres 5 lat. Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy, pełniący funkcję przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w rozumieniu ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2017 r. poz. 328), nie występował z wnioskiem o zatwierdzenie taryf, wbrew przepisom tej ustawy obowiązującymi w okresie objętym kontrolą. Zgodnie z art. 24 ust. 10 ustawy taryfy mogły obowiązywać przez 1 rok. Na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego rada gminy, w drodze uchwały, mogła przedłużyć czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o 1 rok – możliwość przedłużenia o 1 rok czasu obowiązywania zatwierdzonych taryf stwarzał art. 24 ust. 9a ustawy. Warunkiem zachowania przywołanych przepisów było złożenie przez przedsiębiorstwo odpowiedniego wniosku, jak o tym stanowił art. 24 ust. 2 i 9a ustawy.

Na nieprawidłowości w tym zakresie zwracano uwagę podczas kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez Izbę w 2009 r. W jej wyniku postulowano zobowiązanie, przez ówczesnego Wójta J. Kwiatkowskiego, Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej do corocznego i terminowego składania wniosku o zatwierdzenie na kolejny rok taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków lub wniosku o przedłużenie czasu obowiązywania taryf dotychczasowych. W odpowiedzi na zalecenia ówczesny Wójt oświadczył, że (…) ZGKiM w Kuźnicy zostanie zobowiązany do corocznego i terminowego składania wniosku o zatwierdzenie taryf. Jak wynika z ustaleń niniejszej kontroli, zalecenie to nie było należycie realizowane.

Badając zagadnienie dostarczania wody i odprowadzania ścieków w 2016 r. stwierdzono, że według uchwały budżetowej podjętej w dniu 29 stycznia 2016 r. ZGKiM miał otrzymać dotację przedmiotową w wysokości 198.288 zł tytułem dopłaty do stawek za dostarczanie wody. Kontrola wykazała jednakże, iż jednostka nie posiadała w 2016 r. (ani wcześniej) uchwały ustalającej wysokość dopłat do stawek za wodę na terenie gminy Kużnica. Skarbnik Gminy wyjaśniła do protokołu kontroli, że wysokość dotacji była ustalana corocznie na podstawie planu finansowego ZGKiM. Potwierdza to pisemne wyjaśnienie Pana Wójta: Środki dotacji przedmiotowej dla ZGKiM były określone i zaplanowane w uchwale budżetowej na rok 2016 oraz w planie finansowym Zakładu. ZGKiM przedstawiał faktury Vat określające kwoty należnych transz dotacji na podstawie których przekazywane były środki na rachunek bankowy zakładu budżetowego.

W dniu 17 października 2016 r. ZGKiM złożył wniosek o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków na 2017 r. Przeprowadzona w trakcie kontroli analiza kalkulacji kosztów dołączonej do wniosku wykazała, iż do ustalenia poziomu niezbędnych przychodów przyjęto „przychody wykonane” za cały 2015 r., a zatem rok obrachunkowy ustalono niezgodnie z § 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. z 2017 r. poz. 1701). Według przywołanego przepisu za rok obrachunkowy poprzedzający wprowadzenie nowych taryf należało przyjąć 12 kolejnych pełnych miesięcy poprzedzających nie więcej niż o 2 miesiące dzień złożenia wniosku.

Zgodnie z wymogami art. 24 ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… do Pana obowiązków należało dokonanie weryfikacji czy zawarte we wniosku taryfy zostały opracowane zgodnie z przepisami ustawy oraz ocena kosztów pod względem celowości ich ponoszenia. Kontrola przedłożonej dokumentacji nie zawiera dowodów dokonania przez Pana weryfikacji wniosku.

Dalsza kontrola tego zagadnienia wykazała, że Rady Gminy Kuźnica podjęła uchwałę w sprawie zatwierdzenia taryf w dniu 28 grudnia 2016 r., co oznacza iż doszło do naruszenia terminu określonego w art. 24 ust. 5 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę.., zgodnie z którym rada gminy podejmuje uchwałę o zatwierdzeniu taryf w terminie 45 dni od dnia złożenia wniosku. Konsekwencje przekroczenia terminu określał art. 24 ust. 8 ustawy, z którego wynika, że jeżeli rada gminy nie podejmie uchwały w terminie, o którym mowa w ust. 5, taryfy zweryfikowane przez wójta wchodzą w życie po upływie 70 dni od dnia złożenia wniosku o zatwierdzenie taryf. Ustalono, iż wniosek o zatwierdzenie taryf został przedłożony przez ZGKiM w dniu 17 października 2016 r., natomiast uchwała została podjęta w dniu 28 grudnia 2016 r. – 72 dni od złożenia wniosku. Naruszenie ustawowego terminu do podjęcia uchwały powodowało, że Rada traciła upoważnienie ustawowe do jej podjęcia, w rezultacie czego podejmowała uchwałę bez podstawy prawnej (wyrok WSA w Lublinie z 24 listopada 2015 r., sygn. akt II SA/Lu 254/15).

Przedłożona dokumentacja pozwoliła na ustalenie, że projekt przedmiotowej uchwały przed poddaniem pod obrady Rady Gminy przedłożono do zaopiniowania w pierwszej kolejności Komisji Planowania i Finansów Rady Gminy Kuźnica co miało miejsce 9 grudnia 2016 r., czyli 53 dni od złożenia wniosku, a więc już z przekroczeniem ustawowego terminu, a następnie 27 grudnia 2016 r. Komisji Gospodarki Komunalnej Rolnictwa Kultury Oświaty i Spraw Publicznych Rady Gminy Kuźnica.

Kontrola postanowień uchwały w kontekście treści wniosku złożonego przez ZGKiM wykazała, że w uchwale przyjęto wyższe stawki netto niż wynikające z kalkulacji zawartej we wniosku. Zgodnie bowiem z wnioskiem stawka za 1m³ wody w gospodarstwach domowych miała wynosić 2,15 zł, zaś w uchwale ustalono ją na 2,20 zł; dla pozostałych odbiorców wniosek przewidywał stawkę 2,50 zł za 1m³, zaś uchwała 2,70 zł. W przypadku ścieków wniosek przewidywał 3,58 zł za 1m³ ścieków w gospodarstwach domowych, zaś uchwałą ustalono stawkę na poziomie 3 zł, dla pozostałych odbiorców i wozów asenizacyjnych według wniosku 3,35 zł, zaś w uchwale 2,85 zł. Dalsza analiza dokumentów wykazała, że już na etapie przygotowywania projektu uchwały przez Kierownika ZGKiM (dokument zawiera adnotację o akceptacji projektu przez Wójta i Skarbnika), zawarto w nim taryfy wyższe niż przedstawione we wniosku ZGKiM. Oznacza to, że Komisja Planowania i Finansów otrzymała do zatwierdzenia projekt uchwały zawierający stawki niezgodne z wnioskiem i takie stawki zatwierdziła. Ten sam projekt uchwały przedłożono 28 grudnia 2016 r. na sesji Rady Gminy Kuźnica. W odpowiedzi na pytanie dlaczego przedłożono Radzie Gminy projekt uchwały zawierający stawki inne niż zawarte we wniosku ZGKiM oraz co było przyczyną nieterminowego przedłożenia Radzie Gminy przedmiotowego projektu, wyjaśnił Pan, iż Projekty uchwał na sesje Rady Gminy przygotowywane są przez komórki, jednostki i pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dane zagadnienia. Przygotowanie uchwały w sprawie zatwierdzenia taryf za dostawę wody pobranej z urządzeń zbiorowego zaopatrzenia w wodę i  odprowadzanie ścieków wprowadzanych do zbiorczych urządzeń kanalizacyjnych należy do ZGKiM w Kuźnicy, który nie przygotował projektu w wymaganym terminie. Projekt w/w uchwały został przedstawiony radnym na posiedzeniu komisji stałej Rady Gminy gdzie stawki zostały przez radnych zmienione w stosunku do tego co proponował ZGKiM w Kuźnicy. Według art. 24 ust. 5 ustawy Rada Gminy nie miała prawa modyfikacji stawek wynikających z wniosku – mogła je jedynie przyjąć lub odrzucić (jeżeli taryfy zostały sporządzone niezgodnie z prawem).

W badanym zakresie zastrzeżenia budzi również uchwała Nr XIX/121/16 z 28 grudnia 2016 r. w sprawie ustalenia dopłat do taryf za dostawę wody pobranej z urządzeń zbiorowego zaopatrzenia w wodę i odprowadzanie ścieków wprowadzonych do zbiorczych urządzeń kanalizacyjnych oraz ustalenia stawek jednostkowych dotacji przedmiotowych dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy. Uchwała ustala stawki jednostkowe dotacji do 1m³ dostarczanej wody w wysokości 0,65 zł oraz do 1m³ ścieków w wysokości 3,87 zł. Należy wskazać, że kwota dopłat przesądza o wadliwości taryfy zaproponowanej we wniosku i uchwalonej następnie przez Radę Gminy, gdyż stawka dopłaty za ścieki jest wyższa od przyjętej taryfy. Stawki zaproponowane Radzie do uchwalenia w 2016 r. były wadliwe, gdyż już we wniosku zostały pomniejszone o przewidywane (oczekiwane) przez Zakład dopłaty, a więc ich wysokość nie odpowiadała wysokości wynikającej z faktycznie ponoszonych kosztów. Przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne nie jest umocowane do proponowania stawek dopłat, ani ich uwzględniania przy kalkulacji taryfy. Zobowiązane jest ono do przedłożenia stawek wynikających z kalkulacji kosztów. Rada winna była zaś uchwalić zaproponowane stawki, nie mając prawa do zmieniania stawek wynikających z wniosku. Dopiero do tak przyjętych stawek może zostać uchwalona dopłata.

Ustawą z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2017 r. poz. 2180) uchylone zostały dotychczasowe zasady ustalania taryf, zawarte w szczególności w przywołanych wyżej przepisach art. 24 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…, w tym kompetencja rady gminy do zatwierdzania taryf. Kompetencja do zatwierdzania taryf należy od wejściu w życie nowelizacji ustawy do organu regulacyjnego, tj. Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie (ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 27 listopada 2017 r. i wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia publikacji). Zasady sporządzania przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne wniosku o zatwierdzenie taryf oraz tryb postępowania w celu jego zatwierdzenia regulują po nowelizacji przepisy art. 24b-24j ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę... Nowelizacją wprowadzono też zasadę określania taryf na okres 3 lat.

Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy nie wniósł  opłaty za trwały zarząd za lata 2015-2016 w łącznej kwocie 19.742,92 zł. Roczna opłata za trwały zarząd w wysokości 9.871,46 zł została ustalona decyzją z dnia 2 stycznia 2012 r. Do dnia kontroli (16 sierpnia 2017 r.) Zakład nie dokonał również wpłaty za 2017 r. Łącznie należność wymagalna od ZGKiM na dzień kontroli wynosiła 29.614,38 zł. W wyjaśnieniu w tej sprawie Skarbnik przedstawiła: (…) W związku z bardzo trudną sytuacją finansową Zakładu (należności wymagalne wobec podmiotów z poza sektora finansów i pracowników Zakładu) opłata za lata 2015 i 2016 nie została uiszczona na rzecz Gminy. Ewidencja analityczna ze wskazaniem ZGKiM jako dłużnika nie jest prowadzona do konta 221. Ewidencja zawierała jedynie przypisy opłaty na każdy rok dokonywane pod datą 31 marca w par. 0470 „Wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie i służebności” rozdz. 90017 „Zakłady gospodarki komunalnej” – str. 55-56 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Rada Gminy Kuźnica w dalszym ciągu nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości. Zalecenia w tym zakresie formułowane były przez Regionalną Izbę Obrachunkową na podstawie wyników dwóch ostatnich kontroli kompleksowych. Należy ponownie podkreślić, że opłata adiacencka stanowi prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródło dochodów gminy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1473). Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłat adiacenckich uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających wysokość opłaty, a tym samym prowadzi do nieuprawnionego zaniechania ustalania i poboru dochodów budżetowych gminy – str. 91-94 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Z analizy dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych przez organ podatkowy kontroli podatkowych, o których mowa w  art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej, wynika, że:

a) w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 4/2 do protokołu kontroli pod poz. 38 stwierdzono, że kontrola przeprowadzona przez organ podatkowy nie ujawniła nieprawidłowości. W jej wyniku ustalono, że podatnik nie wykazał do opodatkowania budowli, takich jak ogrodzenie i utwardzony plac. Po zakończeniu kontroli organ podatkowy podjął działania, których efektem było wykazanie przez podatnika, iż ogrodzenie i utwardzony plac zostały wykonane i oddane do użytkowania w 2016 r. W protokole kontroli przeprowadzonej u podatnika przez organ podatkowy nie ma wzmianki czy w trakcie kontroli badane były księgi i ewidencje spółki, co pozwoliłoby na ustalenie, od kiedy faktycznie przedmiotowe budowle istnieją oraz jaka jest ich wartość w kontekście ewentualnego naliczenia podatku od nieruchomości. Należy wskazać, że zgodnie z art. 281 § 2 ustawy celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie czy kontrolowani podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Ponieważ w opisywanym przypadku mamy do czynienia z przedsiębiorcą, kontrola powinna ustalić czy wykazane w deklaracji dane są zgodne ze stanem faktycznym. Wiąże się to ze stwierdzeniem prawidłowości i powszechności opodatkowania, do czego kontrolujący powinni wykorzystać wszystkie dopuszczalne metody, m.in. oględziny nieruchomości i badanie ksiąg. Gdyby organ podatkowy wykorzystał wszystkie przewidziane prawem możliwości pozyskania dowodów w sprawie, w tym przeprowadził wskazane czynności, uzyskałby potwierdzenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do potwierdzenia rzetelności oświadczenia złożonego przez podatnika,

b) protokoły kontroli nie zawierają oceny prawnej sprawy (art. 290 § 2 pkt 6a Ordynacji podatkowej). Nie można uznać za taką podanie danych wykazanych do opodatkowania i wskazanie, iż nie stwierdzono nieprawidłowości – str. 100-101  protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875), której zasady prowadzenia określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Pozwoliło to ustalić, że ewidencja podatkowa prowadzona za pomocą systemu informatycznego nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 2 wymienionego rozporządzenia. Główną nieprawidłowością jest brak możliwości eksportu danych do pliku w formacie przewidzianym przez przytoczony przepis – str. 101 protokołu kontroli.

W wyniku weryfikacji danych sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za 2016 r. w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń stwierdzono, że nie wykazano kwoty 2.775 zł, która jest pochodną obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych. Ustalenia te dotyczą pojazdów zwolnionych na podstawie obowiązującej na terenie gminy Kuźnica uchwały Rady Gminy Nr X/61/15 w sprawie zwolnienia z podatku od środków transportowych – str. 101  protokołu kontroli.

Analizie porównawczej poddano dane wykazane w deklaracjach podatkowych na podatek od nieruchomości z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków oraz informacjami z portali internetowych (geoportal 2 i maps.google.pl) co pozwoliło stwierdzić – w przypadku podatników przywołanych według pozycji w załączniku nr 4/2 do protokołu kontroli – naruszenie następujących przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych:

a) art. 2 ust. 1 pkt 3 w przypadku podatników wymienionych pod poz. 3 i 47. Na podstawie zdjęć z portali geoportal 2 i maps.google.pl ustalono, że podatnicy posiadają działki, które są utwardzone i ogrodzone. Ponieważ mamy do czynienia z urządzeniami technicznymi, które w rozumieniu art. 3 pkt 3 w zw. z pkt 9 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332, ze zm.) są budowlami, podatnicy jako przedsiębiorcy mieli obowiązek wykazania ich wartości jako podstawy opodatkowania;

b) art. 2 ust. 2 i art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy w zw. z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2017 r. poz. 2101, ze zm.) w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 5, który wykazał do opodatkowania grunty pod jeziorami, zajęte na zbiorniki wodne i retencyjne o pow. 7,2 ha. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że na terenie całej gminy jest 0,18 ha gruntów sklasyfikowanych jako Ws. Z wyjaśnień przesłanych przez podatnika po zakończeniu czynności kontrolnych wynika, że (…) wykazane w deklaracji grunty to działki nr 332/1 i 628 położone w miejscowości Czuprynowo i Popławce, które są sklasyfikowane jako Ps i R oraz N, a w rzeczywistości są jeziorami (…). Wykazanie do opodatkowania innego rodzaju gruntów jest nieprawidłowe, ponieważ podstawą opodatkowania w podatku od nieruchomości jest ewidencja geodezyjna,

c) art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy oraz art. 21 ust. 1 Prawa geodezyjnego i kartograficznego przez podatników wymienionych pod poz.:

ca) 6-10, którzy w złożonych deklaracjach wykazali grunty o pow. 835.312,93 m². Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w wyłącznym posiadaniu podatników są grunty sklasyfikowane jako Tk o pow. 837.564 m² oraz  udziały w czterech działkach o pow. 1.893,68 m². Wykazana w deklaracji powierzchnia jest zatem mniejsza od powierzchni geodezyjnej o 4.144,75 m²;

cb) 40 – w związku z zaniżeniem opodatkowanej powierzchni gruntów o 160.168 m². W złożonej deklaracji podatnik wykazał do opodatkowania grunty pod wodami powierzchniowymi stojącymi o pow. 3,74 ha, grunty pozostałe o pow. 43.576 m², budynki mieszkalne o pow. 551,26 m², budynki pozostałe o pow. 1.362,05 m². Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika są grunty o pow. 3.312.168 m², do których stosuje się przepisy dotyczące opodatkowania  podatkiem od nieruchomości. W znakomitej większości podlegają one wyłączeniu lub zwolnieniu z opodatkowania na mocy art. 2 ust. 3 pkt 2, 3 i 4 oraz art. 7 ust. 1 pkt 10 i 15 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (łącznie 3.107.354 m²) oraz w związku z wydzierżawieniem i oddaniem w posiadanie gminnym jednostkom organizacyjnym (44.628 m²). Opodatkowanie ustalonej różnicy (między powierzchnią gruntów wykazaną w deklaracji a wynikającą z ewidencji gruntów i budynków) skutkowałoby zwiększeniem zobowiązania podatkowego o kwotę 54.807 zł;

d) art. 3 ust. 1 w zw. z art. 6 ust. 6 ustawy, ponieważ z okazanych dokumentów wynika, że w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 26 mamy do czynienia ze spółką cywilną. W związku z powyższym podatnikiem będą strony umowy spółki, które są właścicielami gruntów;

e) art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy przez podatnika wymienionego pod poz. 46, który w złożonej deklaracji wykazał do opodatkowania grunty pozostałe o pow. 1.000 m². Ponieważ jest to podmiot prowadzący działalność w formie spółki jawnej należy przyjąć, że prowadzi on działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, ze zm.) i tym samym jest przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 tej ustawy. W związku z powyższym, mając na uwadze art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, wszystkie posiadane przez przedsiębiorcę grunty niebędące użytkami rolnymi lub gruntami leśnymi (za wyjątkiem faktycznie zajętych) należy uznać za związane z działalnością gospodarczą, z zastrzeżeniem art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b) i d) ustawy. Opodatkowanie gruntów stawką określoną dla gruntów związanych z działalnością gospodarczą zwiększyłoby podatek o 420 zł;  

f) art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 40 w związku z wykazaniem do opodatkowania 60,9 m² budynków mieszkalnych oraz budynków pozostałych o pow. 1.362,05 m². Zgodnie z treścią przywołanego przepisu zwolnione są z podatku budynki lub ich części stanowiące własność gminy, z wyjątkiem zajętych na działalność gospodarczą lub będących w posiadaniu innych niż gmina jednostek sektora finansów publicznych oraz pozostałych podmiotów. Mając na uwadze, że wykazane budynki pozostałe są własnością gminy i nie są w posiadaniu innych podmiotów korzystają z przedmiotowego zwolnienia. Nie powinien więc w ich przypadku być naliczany podatek. Jeżeli zatem nieruchomości gminy nie są oddane w posiadanie innym podmiotom to korzystają ze zwolnienia. Natomiast w przypadku gdy faktycznie byłyby w posiadaniu innych podmiotów, to zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy obowiązek podatkowy ciążyłby na posiadaczach i to oni mieliby obowiązek wykazania ich w złożonych deklaracjach. Wyjątek stanowią lokale mieszkalne posiadane przez osoby fizyczne, niestanowiące odrębnych nieruchomości;

g) art. 2 ust. 2 ustawy przez podatnika wymienionego pod poz. 49, który wykazał w deklaracji jako grunty pozostałe działkę nr 1026 o pow. 238 m², której grunty są sklasyfikowane jako RB IVa. Z przedmiotowego przepisu wynika, że użytki rolne mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości jedynie w przypadku gdy są zajęte na działalność gospodarczą;

h) art. 7 ust. 2 pkt 2 przez podatnika wymienionego pod poz. 52, który wykazał w deklaracji jako zwolnione budynki mieszkalne. Przedmiotowy przepis stanowi, że od podatku od nieruchomości zwalnia się publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne objęte systemem oświaty oraz prowadzące je organy, w zakresie nieruchomości zajętych na działalność oświatową. Część mieszkalna budynku, jeżeli używana jest zgodnie z jego przeznaczeniem, nie jest związana z działalnością oświatową a zatem nie może korzystać z przedmiotowego zwolnienia;

i) art. 6 ust. 9 pkt 1 w związku ze złożeniem deklaracji podatkowych po ustawowym terminie w przypadku podatników wymienionych pod poz.:

- 10 – termin złożenia deklaracji 8 lutego 2016 r.,

- 41 – termin złożenia deklaracji 12 lutego 2016 r.,

- 42 – termin złożenia deklaracji 25 lutego 2016 r.,

- 43 – termin złożenia deklaracji 29 lutego 2016 r.,

- 47 – termin złożenia deklaracji 13 czerwca 2016 r.

Z okazanej dokumentacji wynika, że  jedynie w stosunku do ostatniego z wymienionych podatników organ podatkowy zawiadomił organy skarbowe o nie złożeniu deklaracji. W dniu  19 kwietnia 2016 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego wszczął postępowanie w związku uchylaniem się od opodatkowania – art. 54 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2016 r. poz. 2137, ze zm.) – str. 103-106 protokołu kontroli.

W obszarze tym stwierdzono również naruszenie § 1 ust. 1 pkt 3 uchwały Nr XXXIV/203/15 Rady Gminy Kuźnica z dnia 28 października 2015 r. w sprawie w zwolnień z podatku od nieruchomości. Z uchwały wynika m.in., że z podatku zwalnia się budynki lub ich części, budowle lub ich części oraz grunty lub ich części służące na terenie gminy Kuźnica do zaopatrywania w wodę oraz odprowadzania ścieków. Podatnik wymieniony pod poz. 8 w złożonej deklaracji wykazał do opodatkowania budowle związane z działalnością gospodarczą o wartości 1.268.212 zł. Natomiast z załącznika do deklaracji wynika, że podatnik wykazał do opodatkowania budowle wodociągowe (korzystające ze zwolnienia uchwałą Rady) o wartości 507.518 zł. A zatem podatek został zawyżony o około 10.000 zł.

Z kolei w wyniku kontroli prawidłowości danych wykazanych w złożonych przez podatników deklaracjach na podatek rolny stwierdzono naruszenie przepisów materialnego prawa podatkowego w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 15 załącznika nr 4/4 do protokołu kontroli, który w złożonej deklaracji wykazał całość posiadanych użytków rolnych, tj. 25,74 ha. Na podstawie portalu geoportal2 ustalono, że działka nr 332/3, której powierzchnia wynosi 1,45 ha z czego użytki rolne to 1,19 ha, prawie w całości zajęta jest na bocznicę kolejową. A zatem wyklucza to możliwość opodatkowania gruntów podatkiem rolnym. Wątpliwości dotyczą również działek o nr 332/2 i 328, ponieważ ze zdjęć na portalu wynika, że część z nich jest zajęta na działalność gospodarczą. Jeżeli informacje te zostałyby potwierdzone byłoby to równoznaczne z naruszeniem art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 poz. 1892) – str. 107 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych, stwierdzając, w przypadku podatników przywołanych według pozycji w załączniku nr 4/6 do protokołu kontroli, naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1821):

a) art. 2 ust. 1 pkt i art. 3 w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 2. Według ewidencji gruntów i budynków posiada on grunty leśne o pow. 8,2122 ha, z czego 0,1289 ha jest we współwłasności. Wraz z deklaracją podatnik przekazał wykaz gruntów oddanych w dzierżawę lub posiadanych w tzw. dożywociu, z którego wynika, że przekazana powierzchnia lasu wynosi 1,27 ha. Biorąc pod uwagę powyższe informacje oraz opis zawarty na str. 108 protokołu kontroli, należy wskazać, że na początek roku wykazana powierzchnia lasu powinna wynieść 6,8133 ha a po wydzierżawieniu w kwietniu kolejnych trzech działek 6,2583 ha;

b) art. 1 ust. 1 w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 8, który w złożonej deklaracji wykazał do opodatkowania las o pow. 3,4434 ha, co odpowiada całości posiadanych gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako lasy. Na podstawie zdjęć z portalu geoportal 2 ustalono, że około połowa powierzchni działek nr 355 (tj. 4.600 m²) i 356/1 (tj. 2.400 m²) może być zajęta na działalność gospodarczą;

c) art. 6 ust. 5 w przypadku podatników wymienionych pod poz. 7 i 8, którzy złożyli deklaracje w dniu 1 i 4 lutego 2016 r. Organ podatkowy nie zawiadamiał organów skarbowych o możliwości popełnienia wykroczenia (art. 56 § 4 k.k.s.), w związku z niedotrzymaniem terminu wynikającego z przywołanego przepisu – str. 109 protokołu kontroli.

Przedmiotem kontroli też była prawidłowość realizacji dochodów gminy z tytułu należności podatkowych od osób fizycznych, którym wymierzono podatki lokalne w formie decyzji ustalających łączne zobowiązanie pieniężne. Stwierdzono w tym zakresie nieprawidłowości zamieszczone w opisie znajdującym się na str. 111-114 protokołu kontroli. Do poważniejszych należy zaliczyć:

- 10 przypadków wymierzenia podatku rolnego oraz 2 przypadki wymierzenia podatku leśnego za grunty będące wspólnotą małżeńską, łącznie  z gruntami stanowiącymi odrębną własność małżonków, co stanowi naruszenie odpowiednio art. 3 ustawy o podatku rolnym, oraz art. 2 ustawy o podatku leśnym,

- 6 przypadków błędnego ustalenia podstawy opodatkowania w podatku rolnym, w wyniku czego zaniżono wymiar podatku rolnego na łączną wartość 51,78 zł. Zasady prawidłowego ustalania podstawy opodatkowania w podatku rolnym zostały zawarte w art. 4 ustawy o podatku rolnym,

- 3 przypadki nie złożenia przez podatników informacji podatkowych na podatek rolny, wymaganych przez art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym,

- 3 przypadki nie złożenia przez podatników informacji podatkowej na podatek leśny, w których organ podatkowy, bez określenia przez podatnika wieku lasów, dokonał ich zwolnienia, co narusza postanowienia art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym, oraz 2 przypadki niezamieszczenia w informacjach podatkowych na podatek leśny danych o wieku lub dacie zalesienia lasów zwolnionych w wieku do 40 lat. Stwierdzono również pojedynczy przypadek braku reakcji organu podatkowego na błędnie ujawnioną przez podatnika powierzchnię lasów,

- 4 przypadki nie złożenia informacji podatkowej na podatek od nieruchomości, które są podstawowym materiałem dowodowym przy dokonywaniu wymiaru tej należności; pomimo braku tej dokumentacji organ podatkowy wymierzał podatek od nieruchomości za budynki wskazanym w protokole kontroli podatnikom. Stwierdzone postępowanie podatników oraz organu podatkowego narusza zapisy art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,

- pojedynczy przypadek braku możliwości dokonania weryfikacji poprawności wymiaru podatków lokalnych z powodu nieokazania w trakcie trwania kontroli przez organ podatkowy zmian w ewidencji danych geodezyjnych ze Starostwa Powiatowego w Sokółce,

- pojedynczy przypadek prowadzenia wielu kont podatkowych w podatku rolnym dla jednego podatnika, co skutkowało wadliwym zastosowaniem art. 6a ustawy o podatku rolnym a w konsekwencji zaniżeniem wymiaru podatku rolnego o kwotę 5 zł.

W ocenie kontrolujących stwierdzone nieprawidłowości, zarówno w grupie podatników osób prawnych, jak również w grupie osób fizycznych są pochodną nie wykonywania, ewentualnie niewłaściwego prowadzenia czynności sprawdzających nakazanych treścią przepisów Działu V „Czynności sprawdzające” (art. 272 i następne) Ordynacji podatkowej, szczególnie w obszarze deklaracji (informacji) podatkowych składanych przez podatników.

Kontroli poddano również prawidłowość realizacji dochodów budżetu gminy z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji deklaracji pod kątem formalnej poprawności stwierdzono, iż na przeważającej części z nich brak jest daty wpływu. Taki stan rzeczy wskazuje, iż część dokumentów wpływa do Urzędu z pominięciem kancelarii. Naruszono tym samym § 42 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), zgodnie z którym po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Uniemożliwia to również potwierdzenie dotrzymania terminu do złożenia deklaracji (jej korekty), co w kontekście art. 6m ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2017 r. poz. 1289) może powodować nieprawidłowości w ustalaniu wysokości zobowiązania z tego tytułu – str. 116 protokołu  kontroli.

Przedmiotem kontroli były również zagadnienia z zakresu postępowania windykacyjnego, a w szczególności realizacji przez kontrolowaną jednostkę obowiązków przypisanych wierzycielowi treścią art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1201, ze zm.). Obszar  ten w badanym okresie regulowany był także przepisami rozporządzeń Ministra Finansów, odpowiednio – do dnia 30 grudnia 2015 r. rozporządzeniem z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych, przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), a po tej dacie – rozporządzeniem z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Generalną zasadą kreowaną przywołanymi przepisami jest ciążący na wierzycielu obowiązek podjęcia czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (art. 6 ust. 1 ustawy), przy czym niezwłocznie ma to nastąpić poprzez wydanie upomnienia w przypadku, gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia (aktualnie jest to 116 zł). Jak wynika z dokonanych ustaleń postępowanie upominawcze, jako niezbędny element postępowania windykacyjnego, zostało przeprowadzone we wskazanych przypadkach z opóźnieniem, czyli z naruszeniem przepisów wyżej przytoczonych aktów – str. 116-118 protokołu kontroli.

Działaniami kontrolnymi objęto obszar rachunkowości podatków i opłat lokalnych. Na str. 127 protokołu kontroli opisano pojedynczy przypadek błędnego wypełnienia kwitariusza przez inkasenta podczas dokonywania czynności inkasa podatków, jednakże błąd tam wskazany nie wpłynął na poprawność poboru podatku. Dalszy opis na tej stronie wskazuje pojedynczy przypadek błędnego naliczenia odsetek za zwłokę w wysokości 17,96 zł. Zastosowany sposób naliczania odsetek stoi w sprzeczności z art. 63  § 1 Ordynacji podatkowej, który m.in. nakazuje, aby odsetki za zwłokę zaokrąglać do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. Prawidłowa wartość naliczonych odsetek powinna więc wynieść 18 zł. Analizując zapisy na kontach podatkowych m.in. w zakresie prawidłowości naliczania odsetek nieprawidłowości stwierdzono także w przypadku podatnika o numerze 38. Z opisu zawartego na str. 123-125 protokołu kontroli wynika, że nie pobrano należnych odsetek za zwłokę od wskazanych w protokole wpłat mających miejsce w 2015 r., zaś w przypadku wpłat dokonanych po terminie w 2016 r. odsetki pobrano w błędnej wysokości.

Ustalono również jednostkowe przypadki, wskazane na str. 130 protokołu kontroli, podatników, którym w tym samym podatku prowadzono więcej niż jedno konto podatkowe. Taki sposób postępowania organu podatkowego stoi w sprzeczności z § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), które nakazują dla każdego podatnika prowadzić  odrębne konto w każdym podatku.

Z ustaleń kontroli dotyczących realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych wynika, że podatnik wymieniony pod poz. 3 w załączniku nr 4/7 do protokołu kontroli naruszył art. 8 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 listopada 2015 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2025), ponieważ w złożonej deklaracji wykazał, że dmc przyczepy wynosi 18 ton (2 osie i zawieszenie pneumatyczne). Dane dotyczące dmc i liczby osi są zgodne z zapisami w dowodzie rejestracyjnym. Należy mieć jednakże na uwadze, iż w opisywanym przypadku podstawą naliczenia podatku jest dmc zespołu pojazdów, której podatnik w złożonej deklaracji nie wskazał. Istnieje zatem możliwość, że po ustaleniu właściwej wartości dmc, poprzez dodanie dmc samochodu ciężarowego, wartość dmc zespołu pojazdów przekroczy wartość 36 ton, co z kolei spowoduje, że zadeklarowany przez podatnika podatek będzie nieprawidłowy i powinien wynieść 667 zł.

Natomiast przepisy art. 9 ust. 6 ustawy  podatkach i opłatach lokalnych naruszyli podatnicy wymienieni w załączniku nr 4/7 pod pozycjami 2 i 3, ponieważ deklarację dotyczącą pojazdów nabytych w dniu 28 sierpnia 2016 r. złożyli w grudniu (brak daty wpływu – data sporządzenia dokumentu 19 grudnia 2016 r.). W przypadku wskazanych podatników organ podatkowy nie występował z zawiadomieniem do właściwego urzędu skarbowego o naruszeniu przywołanego przepisu ustawy  podatkach i opłatach lokalnych, co zgodnie z art. 56 § 1 k.k.s. może stanowić wykroczenie skarbowe.

           Opis zawarty na str. 133-134 protokołu kontroli zawiera wyniki kontroli dokonanej w obszarze realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej. Ustalono, że:

a) w ewidencji księgowej omawianej należności wysokość uzyskanych dochodów jest wyższa o 5 zł od wartości, jaką faktycznie pobrał i wpłacił inkasent. W dniu 29 stycznia 2016 r. kasjer, który przyjmował wpłatę od inkasenta w raporcie kasowym odnotował ją w wysokości 45 zł, gdy faktycznie według przedstawionych biletów kwota ta wynosiła 40 zł;

b) Pan Wójt nie zatwierdził do stosowania biletów jako dokumentów potwierdzających uiszczenie wpłaty z tytułu opłaty targowej, co stanowi naruszenie § 4 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego,

c) kontrolowana jednostka nie ma określonych zasad gospodarowania biletami opłaty targowej jako drukami ścisłego zarachowania, a w szczególności sposobu ewidencjonowania ich przychodu i rozchodu. Obowiązek taki należy wywieść m.in. z § 6 ust. 2 przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów. Przepis ten stanowi, że ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków. W księdze tej ujmuje się również przychód i rozchód druków płatnych wydanych kasjerowi lub innemu pracownikowi, upoważnionemu do ich odrębnej sprzedaży. Z okazanych dokumentów wynika, że w znacznej części dowodów zapłaty na pozostającej u inkasenta części biletu nie ma naniesionego nominału. Przyjęte regulacje wskazywałyby, w jaki sposób należy postępować z drukami ścisłego zarachowania – np. że druki są ewidencjonowane  po uprzednim naniesieniu nominału – kto jest osobą odpowiedzialną za dokonanie takiej czynności, jakie są zasady wydawania druków i ich rozliczania. Stwierdzony stan może utrudniać weryfikację prawidłowości pracy inkasenta. Z analizy dokonanych przez inkasenta wpłat wynika też, że pobierano wyłącznie opłatę w wysokości 10 zł. Natomiast uchwała w sprawie opłaty targowej przewiduje również rodzaje sprzedaży dla której ustalono stawkę w wysokości 5 zł;

d) nie weryfikowano prawidłowości poboru opłaty targowej bezpośrednio na targowisku. Zgodnie z art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej organy podatkowe mają możliwość i obowiązek weryfikowania pracy inkasenta poprzez kontrolę podatkową. W kontekście obowiązującego w sektorze finansów publicznych standardu prawidłowości realizacji dochodów należy wskazać, iż oznacza to z jednej strony konieczność ich osiągania na maksymalnym, dopuszczalnym przepisami poziomie, a z drugiej racjonalną pewność, iż są one osiągane wyłącznie do wysokości wynikającej z tych przepisów. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych (organ podatkowy) winien zapewnić realizację tego standardu. Obligują go do tego również przepisy ustawy o finansach publicznych odnoszące się do kontroli zarządczej. Zapewnienie realizacji celów i zadań, w tym osiąganie należnych ustawowo dochodów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy poprzez ogół działań stanowi kontrolę zarządczą w myśl definicji zawartej w art. 68 ustawy o finansach publicznych.

Analiza wydatków ponoszonych na wynagrodzenia wykazała, że części pracowników przyznał Pan wynagrodzenia zawyżone względem regulaminu wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy Kuźnica (str. 137-139 protokołu kontroli), co polegało na:

- przyznaniu pracownikowi od 1 kwietnia 2016 r. wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 3.100 zł, podczas gdy według regulaminu pracownik ten, zakwalifikowany do X kategorii zaszeregowania, mógł otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 2.900 zł. Łącznie wynagrodzenie zasadnicze zawyżono do czasu kontroli o 3.200 zł a dodatek stażowy o 464 zł,

- przyznaniu pracownikowi od 1 stycznia 2016 r. wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 3.200 zł, a od 1 lutego 2016 r. w wysokości 3.350 zł, podczas gdy według regulaminu pracownik ten, zakwalifikowany do XII kategorii zaszeregowania, mógł otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 3.000 zł. Łącznie wynagrodzenie zasadnicze zawyżono do czasu kontroli o 6.150 zł a dodatek stażowy o 613 zł,

- przyznaniu pracownikowi od 1 stycznia 2016 r. wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 1.900 zł, od lutego do maja 2016 r. w wysokości 2.000 zł, od czerwca do września 2016 r. w wysokości 2.200 zł i od października 2016 r. w wysokości 2.350 zł, podczas gdy według regulaminu pracownik ten, zakwalifikowany do III kategorii zaszeregowania, mógł otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 1.640 zł. Łącznie wynagrodzenie zasadnicze zawyżono do czasu kontroli o 11.640 zł (jak wynika z ustaleń kontroli, w 2017 r. miała miejsce kolejna podwyżka wynagrodzenia),

- przyznaniu pracownikowi wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 2.200 zł, podczas gdy według regulaminu pracownik ten, zakwalifikowany do VIII kategorii zaszeregowania, mógł otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 1.820 zł. Łącznie wynagrodzenie zasadnicze zawyżono od początku 2016 r. do czasu kontroli o 8.220 zł (jak wynika z ustaleń kontroli, w 2017 r. miała miejsce kolejna podwyżka wynagrodzenia) a dodatek stażowy o 1.387,84 zł,

- przyznaniu pracownikowi od 1 maja 2016 r. wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 2.300 zł, które obowiązywało do grudnia 2016 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, w 2017 r. miały miejsce kolejne 3 podwyżki wynagrodzeń. Według regulaminu pracownik ten, zakwalifikowany do III kategorii zaszeregowania, mógł otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 1.640 zł. Łącznie wynagrodzenie zasadnicze zawyżono od maja 2016 r. do czasu kontroli o 11.500 zł, a dodatek stażowy o 384 zł.

W trakcie kontroli wydał Pan zarządzenie Nr 15/17 z dnia 13 lipca 2017 r., którym został ustalony nowy regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Kuźnica, w wyniku czego usunięta została niezgodność z regulaminem wynagrodzeń przyznanych pracownikom.

W zakresie prawidłowości określania wynagrodzeń stwierdzono też przyznanie pracownikowi dodatku specjalnego na okres luty-czerwiec 2016 r. „z tytułu zwiększonych obowiązków”, jednakże bez wskazania czego one dotyczą – str. 138 do protokołu kontroli. Według art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902, ze zm.), dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Pracodawca winien zatem wykazać zaistnienie okoliczności stanowiących merytoryczną podstawę jego przyznania, w sposób umożliwiający stwierdzenie zgodności z przywołanym przepisem.

           Analiza wydatków ponoszonych na wynagrodzenia wykazała ponadto, że wynagrodzenie jednego z pracowników za grudzień 2015 r. zostało przekazane na rachunek bankowy pracownika w dniu 29 grudnia 2015 r., podczas gdy wynagrodzenia pozostałych pracowników zostały naliczone w dniu 18 grudnia i wypłacone 21 grudnia 2015 r. Stosownie do wyjaśnienia złożonego przez Pana Wójta Byłemu pracownikowi Urzędu Gminy (…) w związku z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego 18 grudnia 2015 r. naliczono korektę listy płac za listopad 2015 r. natomiast listę płac za grudzień 2015 r. w/w pracownika naliczono 23 grudnia 2015 r. o godz. 15.05. Ostatnia sesja przelewów w Banku Spółdzielczym jest o godz. 14.30 i w tym dniu przelew wynagrodzenia nie mógł być zrealizowany. Przerwa na Święta Bożego Narodzenia spowodowała nieświadome przesunięcie wypłaty wynagrodzenia (…) na dzień 29 grudnia 2015 r. Zgodnie z zarządzeniem Nr 169/13 Wójta Gminy Kuźnica z dnia 14 października 2013 r. w sprawie zmiany regulaminu pracy Urzędu Gminy Kuźnica, wynagrodzenie płatne jest co miesiąc do 26 dnia danego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie za pracę wypłaca się w dniu poprzednim – str. 140 do protokołu kontroli.

           W ramach kontroli wydatków bieżących sprawdzeniu poddano też m.in. wydatki z tytułu diet sołtysów za udział w sesjach Rady Gminy – str. 142-143 do protokołu kontroli. Zgodnie z uchwałą Nr XXIV/148/13 Rady Gminy Kuźnica z dnia 21 października 2013 r. diety sołtysów za udział w sesji wynoszą 5% minimalnego wynagrodzenia miesięcznego pracowników brutto w danym roku; w 2016 r. powinny zatem wynosić 92,50 zł (5% z 1.850 zł). Kontrola wykazała, że w 2016 r. za udział w sesjach wypłacano sołtysom diety w wysokości 87,50 zł, tj. zaniżonej o 5 zł. Łącznie diety sołtysów zostały zaniżone o kwotę 860 zł. W dniu 5 lipca 2017 r. zostało naliczone i wypłacone wyrównanie poszczególnym sołtysom w łącznej kwocie 860 zł.

Kontrola wykazała, że w dniu 15 października 2015 r. pomiędzy gminą Kuźnica a właścicielem działek nr 762/2 i 99 położonych w obrębie Kuźnica została zawarta umowa, której przedmiotem było ustanowienie przez właściciela służebności przesyłu w pasie przebiegu kanalizacji na wymienionych działkach, polegającej na prawie posadowienia i utrzymywania urządzeń przesyłowych sieci kanalizacji sanitarnej i prowadzenia eksploatacji tej sieci, w tym prawie dostępu, wejścia, przechodu w celu dokonywania czynności związanych z konserwacją, remontem i usuwaniem awarii sieci na kanalizacji sanitarnej o długości 304,60 m i przekroju 250 mm. Zgodnie z § 4 umowy, z tytułu ustanowienia prawa służebności gmina zobowiązała się do wypłaty jednorazowego odszkodowania w kwocie 19.000 zł. Inwestycja została wykonana przez zawarciem wskazanej wyżej umowy (odbiór miał miejsce 19 czerwca 2015 r.), jednakże kwotę odszkodowania ustalono już w protokole uzgodnień podpisanym z właścicielem w dniu 22 maja 2015 r.

Stosownie do art. 305² w zw. z art. 245 Kodeksu cywilnego ustanowienie służebności przesyłu może nastąpić na mocy umowy pomiędzy właścicielem a przedsiębiorcą przesyłowym lub na mocy orzeczenia sądu. W celu umownego ustanowienia służebności przesyłu właściciel nieruchomości musi złożyć oświadczenie woli w formie aktu notarialnego, co wynika z art. 245 § 2 k.c., natomiast oświadczenie woli przedsiębiorcy przesyłowego nie wymaga formy szczególnej.

W trakcie kontroli nie okazano oświadczenia woli właściciela nieruchomości złożonego w formie aktu notarialnego, co w świetle art. 245 § 2 w zw. z art. 73 § 2 k.c. jest równoznaczne z nieważnością czynności ustanowienia służebności przesyłu, a w konsekwencji z brakiem podstaw do dokonania wypłaty przez Pana Wójta kwoty 19.000 zł za ustanowienie tego prawa. Mimo braku wymaganej formy, w treści umowy (§ 3 ust. 1) znalazło się postanowienie, iż Wójt Gminy Kuźnica reprezentujący Gminę Kuźnica zawiera niniejszą umowę, mocą której Pan (…) ustanawia odpłatnie na czas nieoznaczony służebność przesyłu (…). Według złożonego przez Pana Wójta wyjaśnienia brak oświadczenia woli właściciela złożonego w formie aktu notarialnego jest spowodowany niedopatrzeniem pracownika. Ustanowienie służebności przesyłu nastąpiło w formie zwykłej umowy, bez aktu notarialnego. Z właścicielem działek nr 762/2 i nr 99  w najbliższym czasie zostanie sporządzony stosowny akt notarialny – str. 165-168 protokołu kontroli.

W 2016 r. zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości do 30.000 euro regulowało wydane przez Pana zarządzenie Nr 12/15 z dnia 14 stycznia 2015 r. Kontrola wykazała niezastosowanie procedur wynikających z jego treści w celu wyłonienia wykonawcy usług:

- ochrony przed bezdomnymi psami oraz utrzymywania zwierząt w schronisku; w związku z tym, że wartość zamówienia przekraczała 15.000 zł, należało zastosować tryb zapytania ofertowego,

- telekomunikacyjnych polegających na dostępie do internetu światłowodowego i utrzymaniu traktu sieci światłowodowej między Urzędem Gminy oraz jednostkami organizacyjnymi gminy – wynikających z dwóch umów z tym samym podmiotem zawartych 4 grudnia 2015 r. i 4 stycznia 2016 r., z których łączne wynagrodzenie wynosi 400 zł (obie umowy zostały przedłużone począwszy od 2017 r. – pierwsza na czas nieoznaczony, a druga do 31 grudnia 2018 r.). W związku z tym, że wartość zamówienia objętego tymi umowami mieściła się w przedziale od 3.000 zł do 15.000 zł, a właściwa jego realizacja wymagała zlecenia usług jednemu wykonawcy (co potwierdził Pan w wyjaśnieniu) należało zastosować tryb rozeznania cenowego w formie sondażu telefonicznego, internetowego lub pisemnego (np. fax) oraz na podstawie wszelkich możliwych źródeł informacji, np. aktualnych katalogów cenowych. Notatka z przeprowadzonego postępowania wraz załącznikami powinna zostać przekazana Panu Wójtowi celem zatwierdzenia wybranego wykonawcy.

Według złożonego przez Pana wyjaśnienia Brak przeprowadzenia procedury dot. zamówień publicznych poniżej 30 000,00 euro netto (…) na realizację zadań odłowu bezpańskich psów z terenu administracyjnego Gminy Kuźnica i bezpośredniego przekazania ich do schroniska dla zwierząt oraz utrzymania bezdomnych psów w schronisku, jest zaniedbaniem pracownika merytorycznie odpowiedzialnego. Procedura na realizację w/w zadań na 2017 rok została przeprowadzona.

Umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych dla Urzędu i jednostek budżetowych Gminy (…) została zawarta w dniu 04.12.2015 r. na okres 12 miesięcy z opłatą abonamentu 200,00 zł miesięcznie. Nie zastosowano procedury dotyczącej zamówień publicznych w zakresie świadczenia usług telekomunikacyjnych, gdyż łączna kwota okresu objętego umową nie przekraczała kwoty 3000,00 zł. Zamawiający w chwili zawierania umowy na świadczenie usług telekomunikacyjnych nie przewidział, że konieczna będzie umowa kolejna na utrzymanie traktu sieci światłowodowej, (którą zawarł w dniu 4 stycznia 2016 r. również na okres  12 miesięcy  z opłatą miesięczną 200,00 zł). Zamawiający zawierając umowę na utrzymanie sieci kierował się też przesłanką, aby obie usługi pozostawały w gestii jednego usługodawcy ze względu na sprzężony z jednostkami organizacyjnymi system  EZD.  Zawarte umowy na dostarczenie internetu jednocześnie dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy pozwoliło na ograniczenie kosztów związanych z dostępem do sieci (…) – str. 150-151 protokołu kontroli.

Badaniem objęto prawidłowość udzielania i realizacji zamówień publicznych pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 21 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579). Analiza postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i sukcesywne dostawy opału na potrzeby Urzędu Gminy Kuźnica oraz jednostek budżetowych gminy Kuźnica w sezonie grzewczym 2016/2017 wykazała, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 26 września 2016 r. jako kryteria oceny ofert wskazano cenę – waga 60% i termin dostarczenia zamówienia – waga 40%. W zakresie drugiego z kryteriów oferta mogła uzyskać 40 pkt zgodnie z formułą: 1 dzień od złożenia zamówienia – 40 pkt, 2 dni – 30 pkt, 3 dni – 20 pkt, 4 dni – 10 pkt, 5 dni i więcej (max 7 dni) – 0 pkt.

Odnosząc się do przyjętych przez zamawiającego kryteriów oceny ofert na zakup opału wskazać należy, że zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostkę sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Przy czym warunki te nie dotyczą – co nie wymaga specjalnego uzasadnienia – postępowań prowadzonych np. w trybie zapytania o cenę, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena (art. 91 ust. 2a w zw. z przepisami Oddziału 6 „Zapytanie o cenę” Prawa zamówień publicznych). Tryb zapytania o cenę może być zaś stosowany wówczas, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych (art. 70 Prawa zamówień publicznych). Wynika stąd, że cena może być jedynym kryterium oceny ofert również w postępowaniach prowadzonych w innym trybie niż zapytanie o cenę, jeżeli przedmiot zamówienia posiada cechy umożliwiające zastosowanie trybu zapytania o cenę (nie stosując zapytania o cenę zamawiający ma wówczas dodatkowo obowiązek odniesienia się do kwestii kosztów cyklu życia).

           Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na warunki dostawy opału do bezpośredniego zużycia.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono precyzyjnie parametry jakościowe węgla w każdym z czterech asortymentów będących przedmiotem dostawy oraz przewidywaną ilość każdego z nich. W związku z przedstawionymi okolicznościami wystąpiono do Pana Wójta o wyjaśnienie, dlaczego mając ma uwadze art. 91 ust. 2a ustawy oraz charakter dostawy będącej przedmiotem zamówienia określono kryterium ceny na poziomie jedynie 60%. Według złożonej przez Pana odpowiedzi Zgodnie z art. 91 ust. 2a ustawy PZP, Zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz ich związki kryterium ceny mogą zastosować jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykażą w załączniku do protokołu w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. W tym przypadku, Zamawiający, tj. Gmina Kuźnica zrezygnował z możliwości przewidzianej art. 91 ust. 2a – tj. zastosowania kryterium ceny na poziomie 100 % i wybrał również pozacenowe kryteria oceny ofert.

           W postepowaniu wpłynęły 2 oferty, z czego jedna na kwotę 131.085,12 zł (termin dostawy 1 dzień od złożenia zamówienia), a druga na kwotę 126.559,95 zł (termin dostawy 2 dni). Po zastosowaniu kryteriów oceny ofert przyjętych w specyfikacji największą liczbę punktów uzyskała oferta droższa, o czym zadecydowało zaoferowanie terminu dostawy o 1 dzień krótszego niż w ofercie tańszej oraz waga nadana temu kryterium (40%). Według umowy przedmiot zamówienia miał być realizowany w oparciu o częściowe zamówienia składane pisemnie, faxem lub e-mailem. W umowie nie odnaleziono zapisów odnoszących się do obowiązku dostawy w ciągu jednego dnia, który to warunek zaproponowany przez wykonawcę zdecydował o jego wyborze. Stwierdzono natomiast, że umowa przewiduje obowiązek telefonicznego informowania przez wykonawcę o dokładnym terminie dostawy (potwierdza to, iż termin ten nie został umową wyznaczony). W trakcie czynności kontrolnych nie okazano żadnych dowodów na okoliczność składania zamówień w formie pisemnej. Wyjaśnił Pan, że jednostka nie posiada dowodów poświadczających składanie zamówień na dostawę węgla w formie pisemnej, jest to spowodowane niedopatrzeniem pracownika merytorycznie odpowiedzialnego. Zamówienia najprawdopodobniej były składane telefonicznie. Wobec powyższego nie było możliwości potwierdzenia, czy faktycznie dostawy były realizowane w ciągu 1 dnia od złożenia zamówienia, czyli zgodnie z warunkiem, który zadecydował o wyborze oferty. Brak takiej dokumentacji wraz z pominięciem w umowie postanowień zobowiązujących wykonawcę do zrealizowania dostawy w ciągu 1 dnia świadczy o tym, że w rzeczywistości warunek ten nie miał istotnego znaczenia dla zamawiającego, mimo że przyznano mu bardzo wysoką wagę przy ocenie ofert (40%).

Podsumowując opisany stan faktyczny oraz tezy zawarte w Pana wyjaśnieniach należy podkreślić, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie udzielenia zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które prowadzą do wyboru oferty droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z naruszeniem podstawowych zasad z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest wskazanie w art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych, że zamawiający „może” ukształtować wagę kryterium ceny w dowolny sposób. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Sposób skonstruowania kryteriów oceny ofert prowadzący do naruszenia tej zasady przy dokonywaniu wydatków na zakup opału nie może być uznany za prawidłowy – str. 170-174 protokołu kontroli.

Przeprowadzone w trakcie kontroli badanie trzech postępowań o udzielenie zamówień publicznych wykazało, że w każdym z nich wydane przez Pana zarządzenie w sprawie powołania komisji przetargowej odnosi się jedynie do wskazania z imienia i nazwiska członków komisji. Zgodnie z art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac – str. 170, 174 i 178 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli osiągania na terenie gminy Kuźnica wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, stwierdzono nieprawidłowości polegające na błędnym podliczeniu średniorocznej liczby etatów nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez gminę. Jednostka okazała do kontroli prawidłowo wyliczoną strukturę zatrudnienia nauczycieli, jednakże sprawozdanie zostało sporządzone w oparciu o nieskorygowane dane. I tak, w sprawozdaniu średnioroczna liczba etatów nauczycieli mianowanych w okresie styczeń-sierpień 2016 r. została wykazana jako 9,75, zamiast 9,77, zaś w okresie wrzesień-grudzień 2016 r. jako 9,98, zamiast 9,83 etatu. Przy uwzględnieniu prawidłowej liczby etatów kwota różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi w 2016 r. na wynagrodzenia nauczycieli w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela, a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń powinna wynosić (+) 14.083,12 zł, natomiast wykazano (+) 12.364,26 zł. Kwota ta uwzględnia również różnicę w kwocie 3 zł, wynikającą z błędnie podliczonej kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych. Korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 r. została sporządzona i przekazana do RIO w Białymstoku. Opisane błędy nie wpłynęły na powstanie obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla nauczycieli – str. 158-163 protokołu kontroli.

           W wyniku kontroli wykorzystania i rozliczenia otrzymanej przez gminę Kuźnica dotacji na przeprowadzenie wyborów prezydenckich w dniach 10 maja 2015 r. (I tura) i 24 maja 2015 r. (II tura) stwierdzono, że badana jednostka wydatkowała środki dotyczące I tury m.in. na zakup oprogramowania i drukarki (2.457 zł) oraz fotela (999 zł), a środki dotyczące II tury wyborów m.in. na zakup zestawu komputerowego za 1.812 zł. Ze środków otrzymanych na przeprowadzenie referendum ogólnokrajowego w dniu 6 września 2015 r. dokonano zakupu kolejnej drukarki za 1.055 zł, natomiast ze środków na przeprowadzenie wyborów do Sejmu i Senatu w dniu 25 października 2015 r. zakupu kolejnego komputera z drukarką i oprogramowaniem za kwotę 3.480 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, zakupione z dotacji komputery są wykorzystywane przez Pana Wójta i Skarbnika Gminy, zaś fotel znajduje się w sali ślubów Urzędu Gminy. W trakcie kontroli zostało złożone przez Pana wyjaśnienie w sprawie związku z przeprowadzeniem wyborów zakupionych składników majątkowych. Odpowiedział Pan, że Zapis na fakturze fotel nie jest adekwatny do zakupionego towaru. W rzeczywistości zostało zakupione krzesło obrotowe Komisji Wyborczej do lokalu wyborczego w Klimówce. Krzesło/fotel zakupiony na potrzeby Wyborów Prezydenta RP na kwotę 999,00 zł po wykorzystaniu podczas wyborów został przewieziony do Sali Ślubów w Urzędzie Gminy.

Zestaw komputerowy zakupiony do sporządzania protokołów na Wybory do Sejmu i Senatu na ogólną kwotę 3480,00 zł po wykorzystaniu w dniu głosowania został przewieziony do Urzędu Gminy i  przekazany do użytkowania Skarbnikowi Gminy.  Nadmieniam, że lokal wyborczy do którego był zakupiony zestaw komputerowy jest wykorzystywany jedynie na potrzeby przeprowadzania wyborów i dlatego zostawienie tam sprzętu nie było uzasadnione.

Drukarka zakupiona w celu drukowania protokołów na potrzeby Referendum ogólnokrajowego na kwotę 1055,00 zł po wykorzystaniu w dniu glosowania  została przewieziona do Urzędu Gminy i  przekazany do użytkowania Kierownikowi Referatu Organizacyjnego.  Nadmieniam, że lokal wyborczy w miejscowości Klimówka, do którego była zakupiona drukarka nie jest właściwie zabezpieczony oraz ogrzewany, dlatego pozostawienie tam sprzętu nie było uzasadnione. Komputer zakupiony na Wybory Prezydenta RP na ogólną kwotę 1812,00 zł po wykorzystaniu w dniu drugiej tury wyborów Prezydenta RP został przewieziony do Urzędu Gminy i  przekazany do użytkowania Wójtowi Gminy.  Nadmieniam, że lokal wyborczy w miejscowości Klimówka, do którego był zakupiony komputer nie jest właściwie zabezpieczony oraz ogrzewany, dlatego pozostawienie tam sprzętu nie było uzasadnione – str. 189-194 protokołu kontroli.

           Ocena wymienionych wyżej zakupów ze środków dotacji otrzymanych na przeprowadzenie wyborów i referendum, przeprowadzona przez Izbę pod względem celowości i gospodarności, prowadzi do wniosku o braku wyraźnego uzasadnienia dla sukcesywnego dokonywania zakupów kolejnych elementów sprzętu komputerowego tego samego rodzaju. Nie znajduje też logicznego uzasadnienia zakup tylko jednego fotela o wskazanej wartości jako doposażenia lokalu wyborczego.

Ponadto kontrola wykazała, że argumentacja podnoszona przez Pana w wyjaśnieniu, odwołująca się do uzupełniania wyposażenia lokali wyborczych, nie ma związku z danymi zawartymi w informacjach o wydatkach związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów przekazywanych dla Krajowego Biura Wyborczego.

Według informacji z dnia 8 lipca 2015 r., przekazanej do KBW Delegatura w Suwałkach, na przeprowadzenie I tury wyborów Prezydenta RP wydatkowano całość otrzymanej dotacji, tj. kwotę 12.921 zł, w tym na diety 6.220 zł. W rubryce „uzupełnienie lokali wyborczych” wstawiono kwotę 0 zł, natomiast według okazanych faktur wystawionych w okresie poprzedzającym przeprowadzenie I tury wyborów wydatki na zakup sprzętu komputerowego i fotela poniesiono w wysokości 3.456 zł, które w świetle Pańskiego wyjaśnienia miały dotyczyć doposażenia lokali.

Natomiast w informacji o wydatkach dotyczących II tury wyborów Prezydenta RP jako „uzupełnienie wyposażenia lokali wyborczych” wstawiono kwotę 248,22 zł, podczas gdy na udokumentowanie wydatków okazano m.in. fakturę z dnia 23 maja 2015 r. na kwotę 1.812 zł za opisywany wyżej zestaw komputerowy, który według Pańskiego wyjaśnienia miał być przeznaczony do lokalu wyborczego.

Z powyższego opisu wynika, że informacje z wykorzystania środków finansowych przyznanych w 2015 r. na realizację zadań zleconych w związku z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej zostały sporządzone nierzetelnie. Określonym rodzajom wydatków, na poniesienie których okazano kontrolującym dokumenty (niezależnie od oceny celowości ich poniesienia dla przeprowadzenia wyborów) nie przyporządkowano właściwych kwot w poszczególnych rubrykach informacji. Obie informacje o wydatkach związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów Prezydenta (dotyczące I i II tury) podpisał Pan Wójt i była Skarbnik Gminy.

Analiza danych zawartych w sprawozdawczości budżetowej wykazała, że w sprawozdaniu Rb-50 według stanu na koniec II kwartału 2015 r. wykazano w rozdz. 75107 wydatki w łącznej kwocie 22.490,13 zł, co odpowiada sumie wydatków ogółem wykazanych w informacjach o wydatkach poniesionych z dotacji na przeprowadzenie I i II tury wyborów (niewykorzystana dotacja to 0,87 zł). Analiza ewidencji wydatków wykazanych w sprawozdawczości budżetowej ujawniła, że w dniu 22 maja 2015 r. była Skarbnik Gminy sporządziła polecenie księgowania (znajduje się na nim również podpis Pana Wójta), którym z rozdz. 75023 „Urzędy gmin” par. 4300 „Zakup usług pozostałych” do rozdz. 75107 par. 4300 przeniesiono wydatki w wysokości 759,16 zł jako „przeksięgowanie kosztów wyjazdu samochodem służbowym do Suwałk w związku z wyborami w dniach 15-17.04.2015 r.” Stwierdzono, że pismem z dnia 1 kwietnia 2015 r. KBW poinformowało, iż w dniu 16 kwietnia 2015 r. organizuje w Suwałkach spotkanie z pełnomocnikami związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów Prezydenta RP. W trakcie kontroli okazano polecenia wyjazdu służbowego wystawione dla dwóch osób. Kontrolujący nie byli w stanie ustalić, w jaki sposób obliczono kwotę 759,16 zł, co wskazuje, że jest ona nierzetelna, bowiem nie odnosi się do żadnych konkretnych wydatków poniesionych w związku z tymi wyjazdami. Analiza wydatków wykazanych w rozdz. 75107 par. 4300 wskazuje jednak, że razem z wydatkami za wynajem kabin TOI TOI do jednego z lokali wyborczych daje ona wydatki w tej podziałce w łącznej wysokości 1.000 zł, tj. w wysokości równej planowi wydatków. Uprawnia to wniosek, iż kwota 759,16 zł została ustalona tylko w celu wykazania pełnego wykonania planu wydatków z dotacji na zadania zlecone.

Okazano „rozliczenie zużycia etyliny, olejów silnikowych samochodu Skoda Octavia BSK 79PT przez kierowcę (…) w miesiącu kwietniu 2015 r.”, na którym widnieje wyliczony koszt 1 km w kwocie 1,86 zł. Do wyliczenia wzięto następujące koszty: wynagrodzenia 2.618,93 zł, zakup paliwa 886,48 zł, wymiana łożysk 505 zł i wymiana opon 55,99 zł. Z okazanych kart drogowych wynika, że w związku z podróżą do Suwałk w dniu 14 kwietnia 2015 r. przejechano 242 km, zaś w dniu 16 kwietnia 2015 r. 216 km. Z karty drogowej wynika również, że pracownik Urzędu jeździł do Suwałk także w dniu 17 kwietnia 2015 r. – rozliczono 208 km. Uwzględniając delegacje podstemplowane na dzień 14 i 16 kwietnia 2015 r. oraz wyliczony koszt 1 km – 1,86 zł (pomijając w tym miejscu fakt, że nie odnosi się on do faktycznie poniesionych wydatków związanych tylko z przeprowadzeniem wyborów), koszt odbycia obu podróży stanowiłby 851,88 zł. Natomiast uwzględniając, że powiadomienie o spotkaniu dotyczyło wyłącznie 16 kwietnia 2015 r., koszt ten wynosiłby 401,76 zł. Mając na uwadze przytoczone niżej przepisy ustawy o finansach publicznych, określające zasady wykorzystywania dotacji, należy stwierdzić, że jako wydatki z dotacji związane z podróżą do Suwałk mogłyby zostać uwzględnione wydatki na zakup paliwa do samochodu służbowego oraz ewentualne diety wypłacone pracownikom, którzy odbyli podróż służbową związaną z wyborami. Powinny więc wynikać z par. 4210 i 4410, a nie z par. 4300.

W myśl art. 124 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. Kodeks wyborczy (Dz. U. z 2017 r., poz. 15 ze zm.) z budżetu państwa pokrywane są wydatki związane z zadaniami zleconymi jednostkom samorządu terytorialnego na wybory i referenda. Na podstawie art. 124 § 4 Kodeksu wyborczego zasady planowania finansowego oraz realizacji wydatków na wybory i referenda, a także sprawozdawczości, określają przepisy ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 126 ustawy o finansach publicznych dotacjami są podlegające szczególnym zasadom rozliczania środki, m.in. z budżetu państwa, przeznaczone na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych. Jak zaś stanowi art. 168 ust. 4 ustawy o finansach publicznych wykorzystanie dotacji następuje przez zapłatę za zrealizowane zadanie, na które dotacja była udzielona. W wyniku kontroli ustalono, że kwota 759,16 zł wykazana jako wydatki w rozdz. 75017 par. 4300 nie została faktycznie wydatkowana na zadania związane z realizację wyborów (brak jej powiązania z konkretnymi wydatkami i dokumentami je poświadczającymi), lecz ustalona i przeksięgowana z rozdz. 75023 w sposób mający zobrazować pełne wykonanie planu.

Mając na uwadze przepis art. 169 ust. 6 ustawy o finansach publicznych przekazałem ustalenia kontroli Krajowemu Biuru Wyborczemu Delegatura w Suwałkach, jako podmiotowi przekazującemu dotację, w celu dokonania oceny istnienia ewentualnych podstaw wydania decyzji zobowiązującej do zwrotu części dotacji.

Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą weryfikacji sald (str. 64- 67 protokołu kontroli) wykazało, że na dzień 31 grudnia 2016 r. zostały sporządzone protokoły weryfikacji następujących sald kont rozrachunkowych: 224 i 240 w ewidencji budżetu oraz 245, 240, 234, 231, 229, 225, 224 i 201 w ewidencji Urzędu. Protokoły weryfikacji sald kont budżetu zawierają daty: 20 stycznia 2017 r. (konto 240) i 16 lutego 2017 r. (konto 224), natomiast sald kont Urzędu wszystkie zawierają datę 3 lutego 2017 r. Daty protokołów wskazują naruszenie terminu inwentaryzacji drogą weryfikacji, który upływa 15 stycznia roku następującego po roku, za który przeprowadzana jest inwentaryzacja – art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W protokołach weryfikacji kont rozrachunkowych wskazano, że salda uznaje się za prawidłowe, pod warunkiem wprowadzenia do ksiąg rachunkowych wyników weryfikacji. Na podstawie okazanych protokołów nie można ustalić żadnych wyników, które powinny być ujęte w księgach.   Wszystkie protokoły weryfikacji zostały podpisane przez osobę odpowiedzialną za ewidencję księgową oraz członków zespołu weryfikacyjnego i Skarbnika oraz zatwierdzone przez Pana Wójta.

Kontrolującym nie okazano żadnego dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji stanu konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na koniec 2016 r. Bieżącą ewidencję księgową i weryfikację rozrachunków Urzędu przypisano zakresem czynności podinspektorowi ds. budżetowych w referacie finansowym. W wyjaśnieniu w sprawie nieprzeprowadzenia inwentaryzacji konta 221 na koniec 2016 r. pracownik przedstawił: Oświadczam, że brak weryfikacji konta 221 na koniec roku 2016 nastąpił w wyniku przeoczenia z powodu licznych i nowych obowiązków służbowych – str. 63-67 protokołu kontroli.

           Kontrolą objęto inwentaryzację m.in. paliwa w samochodach oraz węgla; materiały te momencie zakupu księgowane były w koszty. Stan zapasu paliwa i węgla wynikający z konta 310 „Materiały” stanowił na koniec 2016 r. kwotę 4.440,44 zł. Na arkuszach spisowych nie wskazano sposobu pomiaru paliwa, a podano jedynie stwierdzone ilości, np. samochód Skoda – 49,56 l, samochód Peugeot – 38,58 l, samochód Polonez – 4,79 l. Podczas kontroli zwrócono się do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej o wskazanie, w jaki sposób ustalono zapas materiałów wyszczególniony w okazanych arkuszach. Według otrzymanej odpowiedzi pozostała ilość w zbiornikach paliwa w wymienionych pojazdach w arkuszach spisowych została wyliczona na podstawie normy zużycia paliwa na 100 km przebiegu stosowanego przy rozliczeniu kart drogowych. (…). Następnie podano w wyjaśnieniu przyjęty sposób obliczeń. Z wyjaśnienia wynika zatem, że wbrew art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości nie przeprowadzono spisu paliwa z natury – str. 185 do protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w przepisach wewnętrznych składających się na przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) uzupełnienie ich treści o istotne elementy związane z organizacją gospodarki kasowej, wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) dostosowanie do faktycznych potrzeb jednostki regulacji odnoszących się do gospodarowania materiałami – w tym zasad ich ewidencji, ochrony i kontroli – oraz zapewnienie ich przestrzegania; usunięcie niestosowanych w praktyce postanowień przewidujących prowadzenie magazynu i określających zasady odpowiedzialności magazyniera,

c) uregulowanie stosowanych zasad prowadzenia ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych,

d) formalne wprowadzenie do stosowania dowodów wpłat stosowanych do poboru opłaty targowej oraz zasad gospodarowania nimi jako drukami ścisłego zarachowania.

2. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) przestrzeganie zasady ciągłości określonej w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości poprzez wykazywanie w księgach rachunkowych na dzień ich otwarcia stanu aktywów i pasywów na poszczególnych kontach w tej samej wysokości co wykazany w bilansie zamknięcia roku poprzedzającego,

b) zaniechanie ewidencjonowania jako dochodów i wydatków budżetu operacji gospodarczych, których skutkiem nie są wpływy i wypływy środków na rachunkach bankowych,

c) wykazywanie na koncie 133 wyłącznie stanu środków budżetu mającego potwierdzenia w danych wyciągów bankowych; w tym celu egzekwowanie od banków przekazywania wyciągów potwierdzających stan ulokowanych w tych bankach środków,

d) prowadzenie ewidencji na koncie 133 w sposób obrazujący bezpośrednio obroty i saldo na rachunku budżetu wynikające z wyciągów bankowych, mając na uwadze, że konto 133 nie służy analitycznemu wyodrębnianiu dochodów i wydatków, a także innego rodzaju operacji dokonywanych za pośrednictwem tego rachunku, w związku z czym ewidencja na nim powinna zobrazować wyłącznie wykazane przez bank obroty i salda rachunków bankowych (rachunku budżetu),

e) przekazanie na rachunek bieżący ZGKiM kwoty 1.466,25 zł zgromadzonej dotychczas na rachunku prowadzonym przez Urząd Gminy tytułem funduszu likwidacji zakładu górniczego; poinformowanie kierownika ZGKiM o braku obowiązku tworzenia rachunku wymienionego funduszu, którego tworzenie należy uznać za niezasadne w kontekście wysokości środków odprowadzanych na niego przez ZGKiM,

f) zaprzestanie stosowania zapisów ze znakiem minus do ewidencji na kontach 133 i 130 operacji wynikających z wyciągów bankowych; dokonywanie zapisów dodatnich po właściwych stronach tych kont, mając na uwadze, że zapisy ze znakiem minus mogą być dokonywane wyłącznie na koncie 130 i tylko w celu zachowania czystości obrotów,

g) ostateczne wyjaśnienie, m.in. przy pomocy dokumentów i ksiąg Przedszkola, źródeł pochodzenia i realności kwoty 227,65 zł uwidocznionej na początku 2016 r. na koncie 224-9 w ewidencji budżetu,

h) wykazywanie dwustronnych sald kont zespołu 2 w ewidencji budżetu i Urzędu w przypadku ujęcia na nich zarówno należności, jak i zobowiązań,

i) zapewnienie ustalania rzetelnych danych dotyczących wysokości odsetek od zaległości podatkowych w terminie umożliwiającym ujęcie ich w księgach danego roku i wykazanie w sprawozdawczości,

j) zapewnienie zgodności między kwotą dochodów wykonanych wykazaną w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S a saldem konta 901 przenoszonym na konto 961 oraz między kwotą wydatków wykonanych wykazaną w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S a saldem konta 902 przenoszonym na konto 901,

k) zapewnienie rzetelnych danych w zakresie poziomu zaległości zarówno w ewidencji analitycznej, jak i syntetycznej do konta 221 oraz sporządzanie na ich podstawie sprawozdania Rb-27S,

l) ujmowanie zobowiązań z tytułu umów o dzieło na koncie 201,

ł) wyeliminowanie błędów w ewidencji rozliczenia dotacji przekazanych instytucjom kultury, opisanych w niniejszym wystąpieniu i protokole kontroli,

m) zaniechanie prowadzenia konta 014 w ewidencji Urzędu; wyksięgowanie z ewidencji wartości zakupionych wydawnictw i ewentualne objęcie ich ewidencją pozabilansową,

n) prowadzenie na koncie pozabilansowym 976 ewidencji wyłączeń wzajemnych rozliczeń Urzędu Gminy z gminnymi jednostkami budżetowymi i zakładem budżetowym; zapewnienie prowadzenia ewidencji wyłączeń wzajemnych rozliczeń także w księgach jednostek budżetowych i zakładu budżetowego, mając na uwadze, że prawidłowe wykazanie danych w tym zakresie w sprawozdaniu finansowym gminy jest uwarunkowane prowadzeniem rzetelnej ewidencji przez wszystkie jednostki i zakłady, których sprawozdania finansowe wchodzą w skład sprawozdania finansowego gminy,

o) przestrzeganie regulacji wewnętrznych określających dolny próg wartości pozostałych środków trwałych, od którego obejmowane są one ewidencją na koncie 013,

p) ujmowanie na kontach 013 i 020 – zarówno w ewidencji syntetycznej, jak i analitycznej – wszystkich przyjętych do używania pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

q) księgowanie wartości zakupionych monitorów jako elementów zwiększających wartość ujętych w ewidencji zestawów komputerowych, mając na uwadze, że kompletny zestaw komputerowy stanowi zdatny do użytku składnik majątkowy,

r) urealnienie ewidencji pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartość zakupionych składników majątkowych – wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia – które zostały pominięte na kontach 013 i 020,

s) zaniechanie zwiększania wartości środków trwałych na koncie 011 o koszty robót posiadających cechy remontu w rozumieniu ustawy o rachunkowości i Prawa budowlanego,

t) prowadzenie ewidencji analitycznej należności za najem lokali mieszkalnych w sposób czyniący zadość wymaganiom stawianym ustawą o rachunkowości dla ksiąg rachunkowych, zapisów księgowych oraz sposobu dokonywania korekt zapisów,

u) naliczanie i ujmowanie w ewidencji na koniec każdego kwartału wszystkich należnych gminie odsetek od nieterminowo opłaconych należności,

v) prowadzenie ewidencji analitycznej należności z tytułu najmu odrębnie dla każdego dłużnika; w tym celu w przypadku zmiany najemcy lokalu zakładanie nowego urządzenia analitycznego dla tego najemcy,

w) zachowanie prawidłowości w obszarze prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych, przy wykorzystaniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

3. W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej:

a) zapewnienie klasyfikowania wydatków na roboty posiadające cechy remontu w rozumieniu ustawy o rachunkowości i Prawa budowlanego jako wydatków bieżących,

b) zaprzestanie ujmowania wpłat związanych ze sporządzeniem dokumentacji zbywanej nieruchomości w par. 0770 klasyfikacji budżetowej, tj. jako dochodów ze sprzedaży nieruchomości.

4.  W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a)  terminowe sporządzanie bilansu z wykonania budżetu,

b) prawidłowe wykazywanie kwoty dochodów otrzymanych w sprawozdaniu Rb-27S, zgodnie z zasadami wskazanymi w protokole kontroli,

c) wskazanie p.o. kierownika GOPS na zaprzestanie podpisywania sprawozdań jednostkowych z adnotacją „z upoważnienia Wójta”,

d) zapewnienie wykazywania w sprawozdaniu Rb-27ZZ zaległości od dłużników alimentacyjnych,

e) zapewnienie wykazywania takich samych danych w części B jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ GOPS i w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS,

f) zaprzestanie wypełniania kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy; wypełnianie tej kolumny wyłącznie w sprawozdaniu zbiorczym,

g) zapewnienie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS należnych gminie dochodów związanych z realizacją zadań zleconych w par. 2360,

h) zachowanie rzetelności przy sporządzaniu sprawozdań budżetowych w zakresie dotyczącym ustalenia podstawowych dochodów podatkowych. Skorygowanie sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za rok 2016 w zakresie wskazanym w części opisowej wystąpienia.

5. W zakresie gospodarki kasowej:

a) pisemne powierzenie obowiązków w zakresie prowadzenia kasy,

b) powierzenie zastępstwa kasjera innemu pracownikowi niż dekretujący i ewidencjonujący w księgach operacje gotówkowe,

c) zapewnienie wykonywania kontroli raportów kasowych przez pracownika pisemnie zobowiązanego do wykonywania tych czynności,

d) zapewnienie przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli kasy, jak to wynika z obowiązujących w Urzędzie procedur.

6. Ustalanie planu wydatków niewygasających w kwotach odpowiadających wartości zawartych umów (lub cen zaoferowanych w rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego) na wykonanie zadań objętych wykazem wydatków niewygasających.

7. Bezwzględne zapewnienie sporządzania przez kierowników instytucji kultury i przekazywania do Urzędu Gminy planów finansowych, zawierających dane zgodne z wymaganiami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

8. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Kuźnica.

9. W zakresie najmu lokali mieszkalnych i użytkowych:

a) usunięcie z umowy najmu lokalu mieszkalnego położonego przy ul. Sokólskiej 72 w Kuźnicy postanowienia wskazującego, iż jest to lokal socjalny oraz dostosowanie stawki czynszu do zgodności z zasadami polityki czynszowej; rozliczenie z najemcą czynszu pobranego w zawyżonej wysokości i poinformowanie o skutkach finansowych rozliczeń,

b) zawieranie umów najmu lokali mieszkalnych na czas nieoznaczony, chyba że najemca wystąpi o zawarcie umowy na czas oznaczony – w takim wypadku zawieranie umowy na czas oznaczony wnioskowany przez najemcę,

c) zamieszczanie w umowach najmu lokali mieszkalnych podstawowych danych określających wysokość czynszu oraz umożliwiających zweryfikowanie prawidłowości jego ustalenia,

d) dokonanie zmiany umowy najmu lokalu mieszkalnego w Milenkowcach poprzez zawarcie w niej prawidłowej kwoty miesięcznego czynszu oraz prawidłowe określenie stawki w niej zawartej, jako stawki za 1m² ustalonej po uwzględnieniu czynników obniżających,

e) dokonanie zwrotu najemcy lokalu mieszkalnego w Kuścińcach bezpodstawnie naliczonych i pobranych odsetek w kwocie 54 zł, które dotyczą nieterminowych płatności czynszu przez poprzedniego najemcę,

f) rozliczanie opłat wnoszonych przez najemców lokali mieszkalnych na poczet dostaw ciepła z faktycznie ponoszonymi przez gminę kosztami, mając na uwadze postanowienia art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…,

g) weryfikowanie wysokości opłat wnoszonych za ogrzewanie przez najemców lokali użytkowych pod kątem faktycznie ponoszonych przez gminę kosztów, w celu ustalenia czy pobierane opłaty nie są niższe od kosztów ponoszonych przez gminę,

h) obciążenie najemcy lokalu użytkowego na punkt apteczny kwotą bezpodstawnie niepobranych opłat z tytułu użytkowania piwnicy.

10. W zakresie procedury zbywania nieruchomości:

a) przestrzeganie obowiązku sporządzania i upubliczniania informacji o wynikach przetargu,

b) pisemne informowanie nabywców wyłonionych w drodze przetargu o terminie i miejscu podpisania umowy.

11. Niezwłoczne dokonanie aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego.

12. Zapewnienie zgodnej z prawem realizacji obowiązków spoczywających na ZGKiM jako przedsiębiorstwie wodociągowo-kanalizacyjnym, wynikających ze znowelizowanych przepisów ustawy o zbiorowy zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków.

13. Wyegzekwowanie od Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy zaległości z tytułu opłaty za trwały zarząd.

14. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową infrastruktury technicznej i podziałem nieruchomości na wniosek jej właściciela lub użytkownika wieczystego. Wskazanie Przewodniczącemu Rady na obligatoryjność ustalenia stawek.

15. Przeprowadzanie i dokumentowanie kontroli podatkowych w siedzibie podatników z uwzględnieniem przepisów Działu VI Ordynacji podatkowej.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

17. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

18. Realizowanie obowiązków w zakresie czynności sprawdzających wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej.

19. Wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

20. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe.

21. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących naliczania odsetek za zwłokę od nieterminowo zapłaconych podatków lokalnych.

22. Wyeliminowanie przedstawionych w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej.

23. W zakresie wydatków na wynagrodzenia:

a) ustalanie pracownikom kwot wynagrodzenia zgodnych z obowiązującym w Urzędzie Gminy regulaminem wynagradzania,

b) precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze powinność wskazania dodatkowych zadań (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika) lub zwiększonych obowiązków służbowych pracownika,

c) zapewnienie terminowego wypłacania wynagrodzeń wszystkim pracownikom w każdej sytuacji.

24. Prawidłowe ustalanie wysokości diety należnej sołtysom.

25. Dołożenie należytej staranności przy dokonywaniu czynności cywilnoprawnych w imieniu gminy, mając na uwadze, aby wydatki z budżetu gminy nie były ponoszone za czynności nieważne z powodu niezachowania formy wymaganej przepisami Kodeksu cywilnego.

26. Przestrzeganie ustanowionych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.

27. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach na dostawy powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert na tego typu dostawy, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%,

b) wskazywanie w umowie na obowiązek przestrzegania przez wykonawcę zawartych w ofercie warunków realizacji zamówienia, w szczególności tych, które były poddawane ocenie w zakresie kryteriów oceny ofert; zapewnienie ze strony zamawiającego dokumentacji umożliwiającej zweryfikowanie przestrzegania przez wykonawcę zaproponowanych warunków,

c) określanie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej w sposób zapewniający realizację dyspozycji art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

28. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia należytej staranności przy sporządzaniu sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

29. W zakresie realizacji zadań zleconych z zakresu przygotowania i przeprowadzania wyborów i referendów:

a) dokonywanie wydatków z otrzymanej dotacji z należytym uwzględnieniem zasady celowości, co powinno polegać na finansowaniu wyłącznie zakupów niezbędnych dla realizacji zleconych zadań,

b) zawieranie w informacjach sporządzanych dla KBW danych mających uzasadnienie w dokumentacji poświadczającej dokonanie wydatków na poszczególne cele,

c) wykazywanie jako wydatków wykonanych z tytułu dotacji wyłącznie wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi poświadczającymi ich wysokość, fakt poniesienia oraz związek z realizacją dotowanych zadań.

30. W zakresie inwentaryzacji:

a) zapewnienie terminowego przeprowadzania i rzetelnego udokumentowania inwentaryzacji wszystkich kont rozrachunkowych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości,

b) zapewnienie przeprowadzania na dzień 31 grudnia każdego roku spisu z natury materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku