Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Liceum Ogólnokształcącym z Litewskim Językiem Nauczania w Puńsku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 lutego 2018 roku (znak: RIO.V.6002-7/17), o treści jak niżej:

Pan

Alwid Niewulis

Dyrektor

Liceum Ogólnokształcącego

z Litewskim Językiem Nauczania

w Puńsku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Liceum Ogólnokształcącego z Litewskim Językiem Nauczania w Puńsku za 2016 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy, realizację wybranych dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

W okresie objętym kontrolą, do dnia 31 sierpnia 2017 r., funkcję kierownika kontrolowanej jednostki pełniła Irena Marcinkiewicz.

W Liceum, zgodnie z postanowieniami statutu, nie zostało utworzone stanowisko wicedyrektora. Kontrola wykazała, że organ stanowiący nie wyznaczył nauczyciela zastępującego Pana Dyrektora podczas Pana nieobecności. Stwierdzono zaś, iż na czas swojej nieobecności w dniach od 11 do 16 grudnia 2017 r. upoważnił Pan wskazanego w protokole kontroli nauczyciela do podejmowania pilnych decyzji merytorycznych dotyczących szkoły. Zgodnie z art. 68 ust. 9 obowiązującej od 1 września 2017 r. ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59, ze zm.) w przypadku nieobecności dyrektora szkoły zastępuje go wicedyrektor, a w szkołach i placówkach, w których nie utworzono stanowiska wicedyrektora – inny nauczyciel tej szkoły lub placówki, wyznaczony przez organ prowadzący. Do dnia 31 sierpnia 2017 r. analogiczna regulacja wynikała z treści art. 39 ust. 7 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2017 r. poz. 2198, ze zm.) – str. 6-7 protokołu kontroli.

Obowiązki głównego księgowego jednostki określone przepisami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) zostały powierzone osobie zatrudnionej na tym stanowisku poprzez wskazanie w regulaminie organizacyjnym Liceum wprowadzonym uchwałą Nr 107/13 Zarządu Powiatu Sejneńskiego z dnia 21 lutego 2013 r. i potwierdzenie zapoznania się z jego treścią przez głównego księgowego; brak zakresu czynności głównego księgowego nadanego mu przez Pana Dyrektora. Należy wskazać, iż kwestie związane z obowiązkami i odpowiedzialnością przypisaną stanowisku głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych należą do kategorii powinności, które mogą zostać powierzone jedynie przez kierownika jednostki (dyrektora szkoły), o czym stanowi wprost przywołany art. 54 ust. 1 ustawy, nie zaś przez organ prowadzący. Tylko powierzenie obowiązków i odpowiedzialności przez kierownika jednostki jest przesłanką uznania danej osoby za głównego księgowego jednostki.

Dodania wymaga, iż głównemu księgowemu, wykonującemu faktycznie czynności dotyczące ustalania danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z osiągania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, nie powierzono tych zadań w formie pisemnej, w tym poprzez wskazanie w regulaminie organizacyjnym – str. 3-4 i 39 protokołu kontroli.

Liceum realizuje zadania władając nieruchomością gruntową zabudowaną budynkiem szkoły oraz nieruchomością gruntową zabudowaną budynkiem internatu. Wartość obu nieruchomości została ujęta w księgach rachunkowych szkoły. Podstawą wprowadzenia do ewidencji księgowej pierwszej z nieruchomości była decyzja Zarządu Powiatu Sejneńskiego z dnia 28 marca 2012 r. o jej przekazaniu Liceum w trwały zarząd. W trakcie kontroli nie okazano natomiast decyzji ustanawiającej na rzecz Liceum trwały zarząd nieruchomością gruntową zabudowaną budynkiem internatu, stanowiącą własność powiatu sejneńskiego, położoną w obrębie 0016 Puńsk i oznaczoną jako działki: nr 351/5 o pow. 0,0399 ha, nr 351/6 o pow. 0,0146 ha, nr 351/7 o pow. 0,0432 ha i nr 351/8 o pow. 0,3388 ha. Stosownie do postanowień art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.), formą prawną władania nieruchomościami przez gminną jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd, ustanawiany w drodze decyzji administracyjnej, której elementy określa art. 45 ust. 2 przywołanej ustawy. Pełnienie funkcji trwałego zarządcy wiąże się m.in. z ustawowo określonymi uprawnieniami dotyczącymi wynajmowania nieruchomości (art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy). Jak wykazała kontrola, Liceum zawierało umowy najmu pomieszczeń w budynku internatu mimo braku formalnych podstaw do władania nieruchomością. Zgodnie z § 2 pkt 5 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760, ze zm.) oraz § 2 pkt 5 obowiązującego od dnia 1 stycznia 2018 r. rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DZ. U. z 2017 r. poz. 1911), środkami trwałymi jednostki są środki trwałe otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. Mając na uwadze przywołane przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami, ujęcie w księgach Liceum środków trwałych będących nieruchomościami powinno mieć swoje umocowanie w oddaniu ich szkole w trwały zarząd. Na konieczność wydania decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomością zabudowaną budynkiem internatu, którą faktycznie włada Liceum, wskażę Zarządowi Powiatu Sejneńskiego odrębnym pismem – str. 2-3 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie posiada pisemnych procedur określających zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, tj. zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.). Z ustaleń kontroli nie wynika jednocześnie, aby w okresie objętym kontrolą jednostka udzielała zamówień o znacznej wartości. Jednakże zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zatem zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług – str. 8-9 protokołu kontroli.

Analiza procedur wewnętrznych składających się na system kontroli zarządczej wykazała ponadto rozbieżności między postanowieniami przyjętych regulacji a stosowanymi w praktyce rozwiązaniami, co polegało na tym, że:

a) instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzona zarządzeniem Nr 16-2016/2016  Dyrektora Liceum z dnia 31 marca 2016 r., reguluje kwestie prowadzenia i dokumentowania obrotu kasowego, podczas gdy kontrolowana jednostka nie prowadzi kasy – str. 10 protokołu kontroli,

b) wbrew postanowieniom § 23 ust. 15 przywołanej wyżej instrukcji zewnętrzne dokumenty finansowo-księgowe (faktury, rachunki) wpływające do Liceum nie były opatrzone datą wpływu do jednostki. Uwidocznienie tej daty ma znaczenie w szczególności dla ustalenia terminów regulowania zobowiązań liczonych od daty otrzymania dokumentu – str. 10 protokołu kontroli,

c) faktury zakupu nie były opatrywane adnotacją „Zakup wyłączony ze stosowania ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8”, do czego zobowiązują postanowienia zawarte w § 14 ust. 12 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych – str. 10-11 protokołu kontroli,

d) na fakturach zakupu pozostałych środków trwałych nie zamieszczano klauzuli o treści: „Wpisano do książki inwentarzowej poz. … nr … data… podpis…” lub „Ujęto w ewidencji ilościowej, komórka… poz. … data… podpis…” oraz nie wskazywano osoby materialnie odpowiedzialnej, co sprzeciwia się postanowieniom § 3 ust. 16 instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, wprowadzonej zarządzeniem Nr 15-2015/2016 Dyrektora Liceum z dnia 31 marca 2016 r. – str. 47 protokołu kontroli,

e) w obecnie obowiązującej instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, wprowadzonej zarządzeniem Nr 7-2016/2017 z dnia 25 lipca 2017 r., pomimo nieprowadzenia kasy, jako druki ścisłego zarachowania w dalszym ciągu wskazano m.in. dokumenty kasowe takie jak: czeki gotówkowe i rozrachunkowe, kwitariusze K-103, dowody KP i KW – str. 21 protokołu kontroli.

                      Badanie regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazało, że:

a) nie określono wersji oprogramowania stosowanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, a także daty rozpoczęcia eksploatacji jednego z nich, tj. programu „Księgowość budżetowa”. Wymóg określenia tych danych został nałożony przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy,

b) w zakładowym planie kont przewidziane zostało konto 101 „Kasa” i konto 141 „Środki pieniężne w drodze”, podczas gdy – jak wyżej wskazano – kasa w Liceum nie została zorganizowana i nie prowadzi się ewidencji na koncie 101. Nadto, w wykazie kont zamieszczono konto 490 „Rozliczenie kosztów”, podczas gdy w jednostce nie jest prowadzona ewidencja kosztów według typów działalności i kosztów wytworzenia produktów (konta zespołu 5 i 6) i z tego tytułu zapisy na tym koncie nie występują,

c) w zakładowym planie kont nie przewidziano konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, mimo iż – jak wykazała kontrola – jednostka w 2016 r. dokonała zakupu środka trwałego finansowanego z wydatków majątkowych, konta 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”, pomimo występowania wzajemnych rozliczeń np. ze Starostwem Powiatowym w Sejnach oraz konta 014 „Zbiory biblioteczne”, mimo prowadzenia go w praktyce – str. 12 i 48 protokołu kontroli.

W wyniku czynności kontrolnych mających na celu ocenę prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych stwierdzono następujące odstępstwa od zasad określonych ustawą o rachunkowości, obowiązującym w okresie objętym kontrolą rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz regulacjami wewnętrznymi:

a) nie dopełniono wymogu wynikającego z art. 14 ust. 2 ustawy w zakresie jednoznacznego powiązania zapisów w dzienniku z dowodami księgowymi, poprzez dwa przypadki zdublowania numerów dowodów księgowych w dzienniku; powyższe dotyczyło numerów 880 i 882 (w konsekwencji dwie różne operacje z tego samego dnia (30 grudnia 2016 r.) były oznaczone w dzienniku tym samym numerem dowodu). Jednocześnie stwierdzono niewystępowanie w dzienniku zapisów odnoszących się do dowodów, które powinny być opatrzone numerami 888 i 889. W dzienniku nie występował ponadto zapis odnoszący się do dowodu oznaczonego numerem 899 (jest 898 i następny 900) – str. 14 protokołu kontroli,

b) w okresie objętym kontrolą w księgach rachunkowych nie były wyodrębnione w ramach konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” subkonta dochodów i wydatków budżetowych, których obroty odpowiadałby – po stronie Wn subkonta dochodów i po stronie Ma subkonta wydatków – kwotom odpowiednio dochodów wykonanych w sprawozdaniu Rb-27S i wydatków wykonanych w sprawozdaniu Rb-28S oraz byłyby zgodne z kwotami dochodów i wydatków ujętych w ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej. Stosownego wyodrębnienia w ramach konta 130 subkonta dochodów i subkonta wydatków dokonano z początkiem 2017 r. – str. 16-17 protokołu kontroli,

c) nie przestrzegano zasady czystości obrotów na koncie 130, której zapewnieniu służy stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt dodatkowo technicznego zapisu ujemnego (operacje na łączną kwotę 7.429,45 zł). Z obowiązującego do końca 2017 r. opisu konta 130 zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia wynikało że na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Od 1 stycznia 2018 r. zasady ewidencji na koncie 130 wynikają z przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont… Stanowią one nadal, że na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dodano ponadto, że dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Obowiązujący opis konta 130 nadal przewiduje zatem obowiązek zachowania zasady czystości obrotów, jednakże nie zawiera już postanowień odnoszących się do stosowania technicznego zapisu ujemnego, a także zwrotu wyrażającego wprost obowiązek zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem. W ocenie Izby z uwagi na fakt, iż zasady funkcjonowania kont korespondujących z kontem 130 nie przewidują dokonywania na nich zapisów ujemnych, należy – tak jak dotychczas – stosować zapisy dodatnie po właściwej stronie konta 130 wynikającej z wyciągu bankowego, a następnie dla zachowania czystości obrotów stosować techniczny zapis ujemny po obu stronach konta 130 (obu stronach subkonta dochodów lub obu stronach subkonta wydatków) – str. 16-17 protokołu kontroli,

d) zaniechano ewidencjonowania zobowiązań wobec kontrahentów na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Do ksiąg rachunkowych września 2016 r. nie wprowadzono niektórych faktur dotyczących tego miesiąca, opłaconych w październiku 2016 r., czym naruszono art. 20 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W efekcie w sprawozdaniu Rb-28S za wrzesień 2016 r. nie wykazano zobowiązań wynikających z tych faktur na łączną kwotę 3.784,57 zł. Na fakturach brak daty wpływu do jednostki, w związku z czym nie ma możliwości stwierdzenia dnia otrzymania faktury, jednakże daty opłacenia faktur (5 października 2016 r., czyli przed terminem sporządzenia sprawozdania za wrzesień) przesądzają, że jednostka miała możliwość ujęcia w księgach zobowiązań z faktur według stanu na 30 września i wykazania ich w sprawozdaniu Rb-28S. Dodania wymaga ponadto, iż termin płatności jednej z tych faktur (na kwotę 2.000 zł) upływał 26 września 2016 r., podczas gdy jej opłacenia dokonano w dniu 5 października 2016 r. Powyższe świadczy o istnieniu na dzień 30 września 2016 r. zobowiązania wymagalnego, które należało wykazać w kol. 9 „Zobowiązania wymagalne powstałe w roku bieżącym” sprawozdania Rb-28S według stanu na 30 września 2016 r. oraz w sprawozdaniu Rb-Z za III kwartał 2016 r. Dodatkowo stanowiło to naruszenie zasady z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Począwszy do 2017 r. wszystkie zobowiązania wobec kontrahentów ewidencjonowane są za pośrednictwem konta 201 – str. 14-15 i 23-24 protokołu kontroli,

e) ewidencja szczegółowa do kont: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 225 „Rozrachunki z budżetami”, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” i 240 „Pozostałe rozrachunki” w okresie objętym kontrolą nie spełniała wymogów zawartych w opisach tych kont ujętych w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Kontrola wykazała, iż nieprawidłowość ta została wyeliminowana z początkiem 2017 r. – str. 15 protokołu kontroli,

f) ewidencję analityczną wartości niematerialnych i prawnych ujętych na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” prowadzono w ramach ewidencji analitycznej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe”, co powodowało niezgodność między ewidencją analityczną i syntetyczną na koncie 013 – str. 47 protokołu kontroli,

g) na koncie 020 nie ujęto operacji polegającej na zakupie w grudniu 2016 r. programu antywirusowego o wartości 1.107 zł, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy – str. 48 protokołu kontroli,

h) materiały biurowe przekazywano do bieżącego wykorzystania i zarachowywano bezpośrednio w koszty, co było zgodne z unormowaniami zawartymi w polityce rachunkowości, lecz nie stwierdzono, aby stosowano praktykę obejmowania niezużytych materiałów spisem z natury i po wycenie ujmowania ich wartości na koncie 310 „Materiały” zmniejszając równocześnie odpowiednio koszty. Wskazany obowiązek wynika z treści art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy oraz regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce – str. 16 protokołu kontroli,

i) zakup środka trwałego (komputera) zaewidencjonowano na koncie 011 na podstawie dokumentu źródłowego (faktury), zamiast na podstawie dowodu księgowego OT (przyjęcie środka trwałego), jak tego wymagają przepisy obowiązującej w Liceum instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych – str. 47-48 protokołu kontroli,

j) naliczenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zostało zaewidencjonowane w księgach rachunkowych 2016 r. dwukrotnie: w dniu 31 marca zapisem Wn 405 – Ma 240 ujęto kwotę 33.471,98 zł stanowiącą 75% naliczonego odpisu, zaś w dniu 14 września zaksięgowano pozostałą kwotę odpisu wynoszącą 9.415,08 zł. Należy wskazać, że naliczony odpis ma charakter roczny, zatem operacja jego naliczenia powinna skutkować wykazaniem na koncie 240 całego zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej. Przelewy równowartości odpisu na rachunek ZFŚS powinny być zaś ujmowane jako zmniejszenie zobowiązania – str. 39-40 protokołu kontroli,

k) po stronie Ma konta 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” nie ujęto wartości planu niezrealizowanego i wygasłego w kwocie 3.568,08 zł. W konsekwencji na koniec roku na koncie 980 wystąpiło saldo, co jest sprzeczne z opisem tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 17 protokołu kontroli.

Od 1 stycznia 2018 r. przedstawione wyżej stany faktyczne podlegają analogicznej ocenie na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego…

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że na koniec 2016 r. jednostka sporządziła zerowe sprawozdanie Rb-UZ. Na podstawie § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) jednostka jest zwolniona ze sporządzania sprawozdania Rb-UZ w przypadku, gdy nie posiada zobowiązań podlegających wykazaniu w tym sprawozdaniu – str. 18 protokołu kontroli.

Liceum prowadzi internat, w którym wychowankom zapewniono całodzienne wyżywienie w formie nabywania usługi gastronomicznej (przygotowania i wydawania w stołówce internatu śniadania, obiadu i kolacji) od podmiotu zewnętrznego – Domu Kultury Litewskiej w Puńsku (instytucji kultury gminy Puńsk), czego podstawą są corocznie zawierane umowy pomiędzy usługodawcą a powiatem sejneńskim reprezentowanym przez Dyrektora Liceum. Mocą umowy obecnie obowiązującej (zawartej na okres od 5 września 2017 r. do 22 czerwca 2018 r.) ustalona cena za całodzienne wyżywienie wynosi 20 zł brutto (śniadanie – 4,50 zł, obiad – 11 zł i kolacja 4,50 zł); w latach szkolnych 2015/2016 i 2016/2017 cena ta wynosiła 19 zł brutto (śniadanie 4,50 zł, obiad 10 zł, kolacja 4,50 zł). Kontrola wykazała, iż pomieszczenia kuchni i stołówki internatu zostały przekazane Domowi Kultury Litewskiej w Puńsku w nieodpłatne użyczenie na okres od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2018 r.

Prowadzenie internatu przez Liceum przewidziano w § 29 Statutu, w którym wskazano, iż Liceum prowadzi internat dla uczniów zamiejscowych na zasadach określonych odrębnymi przepisami. W trakcie kontroli okazano regulaminu internatu, z którego wynika, że do jego zadań należy m.in. zapewnienie wychowankom całodziennego wyżywienia. W rozdziale VI Regulaminu zapisano, że internat organizuje żywienie wychowanków według żywieniowych norm i stawek finansowych ustalonych dla internatu, natomiast wysokość odpłatności za wyżywienie w internacie jest ustalona zależnie od cen produktów żywieniowych. Z ustaleń kontroli wynika, iż przyjęcie ucznia do internatu poprzedzane jest zawarciem umowy z rodzicami, w której wskazywane jest, iż do zadań internatu należy m.in. zapewnienie wychowankowi całodziennego wyżywienia w dniach zakwaterowania, zaś obowiązkiem rodziców jest m.in. regularne wnoszenie opłat za pobyt w internacie za zakwaterowanie i całodzienne wyżywienie obejmujące koszt surowca (20 zł za dzień); dodano, iż opłatę za wyżywienie należy uiszczać najpóźniej do 25 dnia każdego miesiąca za dany miesiąc w kasie stołówki internatu. Należy zauważyć, iż w umowach z rodzicami wskazywano wprost, iż opłata za całodzienne wyżywienie obejmuje koszt surowca (artykułów żywnościowych), podczas gdy z umów zawartych ze zleceniobiorcą – Domem Kultury Litewskiej w Puńsku – nie wynika sposób ustalenia ceny za całodzienne wyżywienie (tj. składników jej kalkulacji), który pozwalałby na stwierdzenie, czy cena obejmuje koszt „wsadu do kotła” czy też inne składniki (tj. koszt przygotowania i wydania posiłków). Obie opłaty, pobierane od rodziców i określone umową z usługodawcą były jednakowe. Odnosząc się do tej kwestii w złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że: Brak określenia sposobu ustalenia wysokości opłaty za wyżywienie w umowach z Domem Kultury Litewskiej w Puńsku wynika niedopatrzenia. W umowie z Domem Kultury i rodzicami należało wpisać, że koszt wyżywienia obejmuje cenę surowca i przygotowania posiłków. Tym samym potwierdził Pan, iż cena za całodzienne wyżywienie pobierana od rodziców nie obejmuje jedynie kosztu artykułów żywnościowych, lecz także koszt przygotowania posiłków. Pozostaje to w sprzeczności z postanowieniami umów zawartych z rodzicami (ich treść w tym zakresie nie odpowiada stanowi faktycznemu), a także z zapisami regulaminu internatu wskazującymi, iż wysokość odpłatności za wyżywienie w internacie jest ustalona zależnie od cen produktów żywieniowych.

Na uwagę zasługuje, iż do dnia 1 września 2017 r. regulacje dotyczące działalności internatów zawarte były jedynie w przepisach wykonawczych do ustawy o systemie oświaty, a mianowicie w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. Nr 61 poz. 624, ze zm.). Z załączników do rozporządzenia, określających ramowe statuty szkół (m.in. nr 2, 3, 4, 5, 5a, 5b, 5e) wynika, że szkoła danego typu dla uczniów uczących się poza miejscem stałego zamieszkania może zorganizować internat, którego szczegółową organizację określa statut szkoły. W przepisach tych ustalono ponadto liczebność wychowanków w grupach wychowawczych, tygodniowy wymiar zajęć opiekuńczych i wychowawczych z grupą, a także określono, że w uzasadnionych przypadkach, za zgodą organu prowadzącego szkołę, w internatach można zatrudnić wychowawcę – opiekuna nocnego.

Począwszy do 1 września 2017 r. przepisy dotyczące działalności internatów zawarte zostały w art. 107 Prawa oświatowego. Przewidziano nimi m.in., iż warunki korzystania z internatu, w tym wysokość opłat za zakwaterowanie i wyżywienie, a także termin i sposób ich wnoszenia ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę (art. 107 ust. 8). Zasady działania internatów w obecnym stanie prawnym (od dnia 1 września 2017 r.) regulują ponadto przepisy § 8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 marca 2017 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz. U. z 2017 r. poz. 649). Wynika z nich wprost, iż internat jest integralną częścią szkoły (ust. 1); wskazano także m.in., że internat zapewnia uczniom możliwość korzystania z wyżywienia (ust. 3 pkt 2). Z art. 107 ust. 8 Prawa oświatowego oraz ze zwrotu wskazującego na internat jako integralną część szkoły należy wywieść, iż warunki korzystania z internatu powinny być one ustalone w porozumieniu z Zarządem Powiatu Sejneńskiego jako organem prowadzącym. Do dnia zakończenia kontroli nie stwierdzono udokumentowania na formalne wprowadzenie przez Pana obecnie obowiązujących stawek za zakwaterowanie i wyżywienie w internacie, a także terminu i sposobu ich wnoszenia w porozumieniu z organem prowadzącym, jak tego wymaga art. 107 ust. 8 Prawa oświatowego.

Przeprowadzone czynności kontrolne ujawniły ponadto pozostawanie operacji pobierania od rodziców opłat za wyżywienie w internacie poza planowaniem finansowym w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, ewidencją księgową i sprawozdawczością kontrolowanej jednostki, w przeciwieństwie do opłat za zakwaterowanie stanowiących dochody Liceum sklasyfikowane w rozdz. 85410 „Internaty i bursy szkolne”, par. 0830 „Wpływy z usług” odprowadzane na rachunek budżetu powiatu sejneńskiego (za 2016 r. wyniosły one 14.590 zł). Powyższe było pochodną uregulowań przyjętych w umowach zawieranych z Domem Kultury Litewskiej w Puńsku, w myśl których rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy odbywać się będzie w kasie stołówki internatu w sposób ustalony przez wykonawcę raz z miesiącu; opłata za wyżywienie będzie wnoszona indywidualnie przez wychowanków.

Należy wskazać, że do końca sierpnia 2017 r. prowadzony przez Liceum internat wchodził w skład jego struktury stosownie do postanowień Statutu. Począwszy zaś od dnia 1 września 2017 r. w przepisach powszechnie obowiązujących (§ 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli) wskazano, iż internat stanowi integralną część szkoły, tj. stanowi nierozerwalnie związaną z nią całość zgodnie z definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego. Ponadto zapewnienie wyżywienia w internacie począwszy od 1 września 2017 r. jest zadaniem określonym przez § 8 ust. 3 pkt 2 przywołanego rozporządzenia; przewiduje on obowiązek zapewnienia uczniom możliwości korzystania z wyżywienia w internacie. Dodatkowo z zaprezentowanego wyżej art. 107 ust. 8 Prawa oświatowego wynika, iż warunki korzystania z internatu, w tym wysokość opłat za zakwaterowanie i wyżywienie, a także termin i sposób ich wnoszenia ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Obowiązek ustalenia przez dyrektora szkoły opłat zarówno za zakwaterowanie, jak i za wyżywienie oraz zaliczenie żywienia do zadań szkoły przesądza również o obowiązku gromadzenia przez szkołę środków publicznych z tytułu odpłatności za wyżywienie na rachunku bankowym, a w konsekwencji o konieczności objęcia ich planowaniem finansowym, ewidencją księgową i sprawozdawczością.

Stosowne wnioski zmierzające do usunięcia przedstawionych nieprawidłowości zostaną przekazane odrębnym pismem także Staroście Sejneńskiemu, gdyż wyeliminowanie nieprawidłowości polegających na organizacji wyżywienia w internacie stanowiącym część składową Liceum poza planem finansowym wymaga podjęcia odpowiednich działań przez organy powiatu – str. 7-8, 15 i 30 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów uzyskiwanych przez Liceum badaniem objęto dochody z najmu dwóch lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku internatu (str. 27-28 protokołu kontroli). Stwierdzono, że umowy z lokatorami zostały zawarte na czas określony przy braku udokumentowanego żądania lokatorów zawarcia umów na czas oznaczony. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610, ze zm.) umowa o odpłatne używanie lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy lub innych jednostek samorządu terytorialnego, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator. Analogiczne postanowienia zawiera § 10 lit. a uchwały Nr XLII/157/02 Rady Powiatu w Sejnach z dnia 26 sierpnia 2002 r. w sprawie ustalenia zasad najmu lokali mieszkalnych stanowiących własność Powiatu Sejneńskiego oraz własność jednostek organizacyjnych Powiatu posiadających osobowość prawną.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż stawka czynszu ustalona w obu umowach najmu lokali mieszkalnych (ich zawarcia dokonała była dyrektor Liceum) wynosiła 1,10 zł/m2, co przy powierzchni mieszkań wynoszącej po 50,8 m2 stanowiło 55,88 zł miesięcznie. Z ustnych wyjaśnień ówczesnej dyrektor Liceum wynika, że stawka ta została ustalona na podstawie stawek obowiązujących na terenie gminy Puńsk, gdyż Zarząd Powiatu Sejneńskiego nie określił wysokości stawki czynszu lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Powiatu. Z danych posiadanych przez RIO w Białymstoku wynika, że istnieje akt ustalający stawki czynszu za lokale mieszkalne wchodzące w skład mieszkaniowego zasobu powiatu sejneńskiego; jest nim uchwała Nr 150/02 Zarządu Powiatu w Sejnach z dnia 24 października 2002 r. okazana kontrolującym w trakcie kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu przeprowadzonej przez Izbę w 2017 r. Z treści uchwały wynika, że stawka czynszu za 1 m2 powierzchni użytkowej lokalu mieszkalnego wynosi 1,80 zł (czyli o 0,70 zł więcej niż zastosowana w umowach objętych kontrolą); wskazano, iż podlega ona zróżnicowaniu według następujących czynników: położenia lokalu, wyposażenia lokalu w urządzenia techniczne i instalacyjne oraz ogólnego stanu technicznego budynku i instalacji. Przy zastosowaniu stawki 1,80 zł suma czynszu byłaby wyższa o 35,56 zł miesięcznie, co w skali łącznego okresu obowiązywania obu umów (jednej od 1 kwietnia 2015 r. do 31 marca 2017 r. i drugiej od 1 września 2015 r. do 31 sierpnia 2017 r.) stanowiłoby kwotę 1.706,88 zł.

Stwierdzono ponadto, iż sumy wpłacane przez najemców lokali mieszkalnych tytułem zwrotu równowartości wydatków poniesionych przez Liceum za dostarczoną do lokali zimną wodę, wywóz nieczystości płynnych i ogrzewanie pomieszczeń ujmowano jako dochody Liceum do par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…”. Sumy wpłacone przez najemców prawidłowo powinny być zarachowane na zwrot (wznowienie) wydatków w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej wydatków. Należy bowiem wskazać, iż w konsekwencji przyjmowania tych wpłat na dochody, zarówno wydatki jak i koszty ujęte w ewidencji księgowej Liceum zawierają wydatki i koszty poniesione na funkcjonowanie innych podmiotów. Prezentowana w sprawozdawczości kwota wykonanych wydatków budżetu zawiera zatem w części wydatki poniesione przez Liceum (przejściowo) na cele niedotyczące realizacji zadań publicznych, co sprzeciwia się postanowieniom m.in. art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

           W wyniku analizy dochodów z tytułu najmu pomieszczeń w budynku internatu (za noclegi) ustalono, że w zawieranych przez Liceum umowach nie określano terminu płatności. Termin zapłaty nie był wskazywany również na wystawianych kontrahentom rachunkach. W konsekwencji, w przypadku wykazanej na koniec 2016 r. należności z tego tytułu w wysokości 20 zł niemożliwym było ustalenie, czy na dzień 31 grudnia 2016 r. stanowiła ona zaległość podlegającą wykazaniu w kol. 10 „Zaległości netto” sprawozdania Rb-27S. Powyższe uchybienie skutkowało ponadto tym, iż jednostka nie miała podstaw naliczania odsetek od nieuregulowanych płatności. W odniesieniu do opisanej wyżej należności wpłata nastąpiła po 77 dniach od wystawienia rachunku – str. 23 i 31 protokołu kontroli.

W obrębie zagadnienia ponoszenia wydatków zgodnie z klasyfikacją budżetową ustaloną przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 0153, ze zm.) i limitami wydatków zawartymi w planie finansowym stwierdzono, że wydatek z dnia 29 grudnia 2016 r. w kwocie 3.699 zł związany z zakupem komputera Lenovo przeznaczonego na potrzeby sekretariatu (jak wskazano w opisie faktury), został ujęty nieprawidłowo w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Jednocześnie wartość zakupionego sprzętu, wynikającą z poniesionego wydatku, ujęto na koncie 011 „Środki trwałe”. Fakt dokonania zapisów na koncie 011 oraz przeznaczenie zakupu (nie jako pomoc naukowa) przesądzają, że poniesiony wydatek nie powinien być klasyfikowany jako wydatek bieżący, lecz jako wydatek majątkowy w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”. Prawidłowe ujęcie wydatku z opisywanego tytułu w par. 6060 spowodowałoby przekroczenie planu w tej podziałce o kwotę 3.699 zł – jednostka nie posiadała bowiem limitu na tego typu wydatek inwestycyjny – a tym samym naruszenie podstawowej zasady dokonywania wydatków budżetowych, wymagającej ponoszenia ich w granicach limitów określonych w planie finansowym – art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2, art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Dodania wymaga, iż umorzenia zakupionego środka trwałego dokonano jednorazowo w pełnej wartości przy zastosowaniu nieprawidłowej korespondencji kont (wzajemnie się wykluczającej), tj. zapisem Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Należy zauważyć, iż konto 401 może korespondować jedynie z kontem 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…” przeznaczonym do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania, zaś kontem przeciwstawnym dla konta 071, służącego do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, które podlegają stopniowemu umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę, może być jedynie konto 400 „Amortyzacja”. W omawianym przypadku należało zastosować zapis Wn 400 – Ma 071. W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu główna księgowa wskazała: Zakupu komputera dokonano w grudniu 2016 r. za otrzymaną darowiznę z USA. Komputer miał być przeznaczony dla uczniów jako pomoc dydaktyczna i umorzyłam jednorazowo. W związku z potrzebą wymiany komputera w sekretariacie zmieniono przeznaczenie zakupu dla administracji. Wydatku dokonano pod koniec grudnia 2016 r. W związku z zakończeniem roku budżetowego za późno było aby ująć wydatek w zmianie planu finansowego na 2016 rok.

Ponadto zwrócenia uwagi wymaga, iż obecnie na koncie 011 – jako umarzane stopniowo środki trwałe finansowane z wydatków majątkowych – mają być ujmowane środki trwałe o wartości przekraczającej 10.000 zł, przyjęte do używania począwszy od 1 stycznia 2018 r. – art. 11 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych… (Dz. U. z 2017 r. poz. 217) – str. 17 i 46 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej (opis zawarty na str. 43-44 i 48 protokołu kontroli) wynika ponadto błędne zaliczenie:

a) do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, wydatków na kwotę 3.567 zł dotyczących zakupu dwóch programów komputerowych,

b) do par. 4270 „Zakup usług remontowych”, zamiast do par. 4210, wydatków na kwotę 104,40 zł dotyczących zakupu farby w sprayu, silikonu, głowicy baterii oraz żarówki,

c) do par. 4430 „Różne opłaty i składki”, zamiast do par. 4300, wydatków na usługę odprowadzania ścieków świadczoną przez gminę Puńsk,

d) do par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”, zamiast do par. 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej” wydatków w kwocie 103,20 zł poniesionych na zwrot kosztów podróży służbowych odbywanych w celu wzięcia udziału w szkoleniach. Zgodnie ze zmianą wprowadzoną rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2015 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 2015 r. poz. 931) do par. 4700 należy klasyfikować zarówno wydatki na umowę zlecenie z osobą fizyczną, która przeprowadzi usługę szkoleniową dla pracowników lub opłatę za szkolenie, jak i koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia pracowników odbywających szkolenia, a więc wszystkie koszty związane ze szkoleniem,

e) do par. 4300, zamiast do par. 4700, wydatku w kwocie 290 za udział głównej księgowej w szkoleniu. Prawidłowe sklasyfikowanie wydatku spowodowałoby przekroczenie limitu wydatków w tej podziałce klasyfikacji o kwotę 10 zł.

Pośród wydatków bieżących sprawdzeniu poddano m.in. wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli Liceum (str. 33 i 36 protokołu kontroli), w wyniku czego stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) pracownicy zatrudnionej na stanowisku sekretarki naliczono i wypłacono dodatek za wysługę lat w zaniżonej o 344,22 zł wysokości. Z dokumentacji zawartej w aktach pracownicy wynikało, iż z dniem 1 czerwca 2016 r. nabyła ona prawo do dodatku stażowego w wysokości 7% wynagrodzenia zasadniczego, podczas gdy naliczony i wypłacony dodatek stanowił 6% wynagrodzenia zasadniczego. W trakcie kontroli dokonano wyrównania zaniżonego dodatku za okres od 1 czerwca do 31 grudnia 2017 r. wypłacając kwotę 344,22 zł,

b) z podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczyciela wskazanego w protokole kontroli wyłączono wynagrodzenie za 2 dni nieobecności z tytułu opieki nad dzieckiem w błędnie obliczonej kwocie 86,12 zł, zamiast w wysokości 58,64 zł, zaniżając w ten sposób wypłacone dodatkowe wynagrodzenie roczne o kwotę 2,33 zł. W przypadku innego nauczyciela z podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wyłączono zasiłku opiekuńczego w kwocie 76,64 zł, co spowodowało zawyżenie wypłaconego wynagrodzenia o 6,52 zł.

Dokonując analizy liczby godzin ponadwymiarowych przydzielonych poprzedniej dyrektor Liceum stwierdzono naruszenie przepisów art. 35 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela. Zgodnie z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, a przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Rada Powiatu Sejneńskiego w uchwale Nr IX/61/07 z dnia 9 sierpnia 2007 r. (obowiązującej do 31 sierpnia 2016 r.) określiła zasady udzielania i rozmiar zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze. Zgodnie z jej postanowieniami tygodniowa liczba godzin obowiązkowego wymiaru zajęć dyrektora szkoły liczącej 4-9 oddziałów wynosiła po zniżce 6 godzin. Tygodniowy dopuszczalny limit planowanych i realizowanych godzin ponadwymiarowych nie powinien był zatem przekraczać dla dyrektora 3 godzin tygodniowo, podczas gdy z arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2015/2016 wynikało przydzielenie dyrektorowi 5 godzin ponadwymiarowych tygodniowo. Analiza tego zagadnienia w stosunku byłej Dyrektor w roku szkolnym 2016/2017 oraz w obecnym roku szkolnym w stosunku do Pana Dyrektora nie wykazała nieprawidłowości – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalenia przez Liceum danych na potrzeby sporządzenia przez Zarząd Powiatu Sejneńskiego sprawozdania, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, dotyczących przede wszystkim struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli oraz faktycznych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli poniesionych w 2016 r., a także prawidłowości ustalenia wysokości dodatków uzupełniających dla poszczególnych nauczycieli wykazała, że:

a) błędnie ustalono średnioroczną strukturę zatrudnienia nauczycieli dyplomowanych w okresie od września do grudnia 2016 r. (zaniżenie o 0,02). W danych przekazanych Zarządowi Powiatu wskazano 7,34, zaś należało wskazać 7,36. Przyczyną było pomniejszenie etatu jednego z nauczycieli o 19 dni przebywania na zasiłku chorobowym, zamiast o 14 dni,

b) w odniesieniu do dwóch nauczycieli dyplomowanych niewłaściwie ustalono osobiste stawki wynagrodzenia zasadniczego (Sj) – w przypadku jednego z nauczycieli przyjęto Sj równe kwocie 1.554,50 zł, zaś należało uwzględnić sumę 1.494,91 zł (różnica 59,59 zł); prawidłowo Sj drugiego z nauczycieli powinno wynosić 2.603,79 zł, podczas gdy do obliczeń przyjęto 2.611,56 zł (różnica 7,77 zł),

c) kwotę wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych wykazano w wysokości zawyżonej o 348,22 zł, co wynikało z nieuzasadnionego zaliczenia do wydatków kwot zasiłku opiekuńczego i chorobowego wypłaconych przez ZUS w kwocie 663,24 zł oraz błędnego pominięcia w kwocie wydatków wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe wypłaconego jednemu z nauczycieli w wysokości 315,02 zł.

W trakcie kontroli została sporządzona i przekazana Staroście Sejneńskiemu korekta danych w zakresie naliczenia dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych za 2016 r.; wynika z niej zaniżenie dodatku uzupełniającego dla nauczycieli dyplomowanych w łącznej wysokości 748,25 zł. Z dokumentów posiadanych przez RIO w Białymstoku wynika, iż w dniu 19 stycznia 2018 r. sporządzono i przekazano korektę sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 r. Z korekty sprawozdania i załączonego do niej pisma wynika, że kwota wyrównania jednorazowego dodatku uzupełniającego należnego nauczycielom dyplomowanym wynosi ogółem 348,22 zł, a więc różni się od danych ustalonych podczas kontroli z powodu nieuwzględnienia w niej zmiany liczby etatów z 28,52 na 28,54 – str. 37-39 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz przekazania środków na rachunek bankowy Funduszu stwierdzono, że odpis na 2016 r. został zaniżony o kwotę 28,79 zł. Przyczyną błędnego obliczenia było niedokonanie korekty odpisu w związku ze zmianą w trakcie roku faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć). Naruszono tym samym przepisy art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela – str. 41 protokołu kontroli.

Sprawdzenie wydatków na podróże służbowe (str. 42-43 protokołu kontroli) wykazało uchybienia naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) oraz uregulowań wewnętrznych, tj. zarządzenia Nr 11-2015/2016 Dyrektora Liceum z dnia 31 marca 2016 r. w sprawie krajowych podróży służbowych w LO w Puńsku, polegające na tym, że:

a) w jednym przypadku (polecenie wyjazdu nr 8/2016) pracownik przedłożył rozliczenie kosztów podróży po terminie określonym w § 5 ust. 1 rozporządzenia, wynoszącym 14 dni od dnia zakończenia podróży,

b) dwa polecenia wyjazdu służbowego (nr 3/2016 i 10/2016) nie zawierały wskazania przez pracodawcę środka transportu, a także jego rodzaju i klasy, co stanowi naruszenie § 3 ust. 1 rozporządzenia,

c) w przyjętej próbie żadne rozliczenie kosztów podróży służbowej nie zostało sprawdzone pod względem merytorycznym, do czego zobowiązują dyrektora postanowienia zawarte w § 5 ust. 6 zarządzenia; poza tym rozliczenia nie zostały opatrzone adnotacją świadczącą o dokonaniu zatwierdzenia ich do wypłaty przez głównego księgowego, co jest wymagane na gruncie § 5 ust. 7 zarządzenia,

d) wnioski pracowników o wyrażenie zgody na odbycie podróży samochodem prywatnym nie zawierały podpisu dyrektora potwierdzającego wyrażenie zgody.

Ocena terminowości i prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji wykazała, że kontrolowana jednostka przeprowadziła w dniu 14 marca 2017 r. inwentaryzację drogą weryfikacji aktywów i pasywów według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r. Nie dotrzymano terminu przeprowadzenia inwentaryzacji wynikającego z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

           Ponadto w trakcie inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2015 r. inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych została udokumentowana arkuszem spisu z natury. Jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wartości niematerialne i prawne inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, zatem inwentaryzacja tych składników aktywów nie powinna być dokumentowana w sposób właściwy spisowi z natury – str. 25 i 49 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości jest też Pan odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości jednostki, w tym za ustalenie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wystąpienie do Starosty Sejneńskiego o wyznaczenie nauczyciela zastępującego Pana Dyrektora podczas Pana nieobecności.

2. Pisemne powierzenie przez Pana Dyrektora osobie zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego obowiązków i odpowiedzialności w zakresie przypisanym temu stanowisku normami zawartymi w art. 54 ustawy o finansach publicznych wraz z uwzględnieniem obowiązków w zakresie ustalania danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

3. W zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej:

a) opracowanie wewnętrznych procedur regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych,

b) usunięcie z instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych postanowień odnoszących się do prowadzenia kasy,

c) zapewnienie, aby dokumenty księgowe otrzymywane z zewnątrz były opatrywane adnotacją o dacie ich wpływu do jednostki,

d) zapewnienie przestrzegania ustanowionych procedur wymagających opatrywania faktur adnotacją „Zakup wyłączony ze stosowania ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8”; ewentualnie rozważenie zasadności dalszego obowiązywania tej regulacji mając na uwadze zakres wydatków na zamówienia ponoszonych przez jednostkę w kontekście obowiązującej wartości zamówień powyżej której stosowanie procedur ma zastosowanie,

e) zamieszczanie na fakturach zakupu pozostałych środków trwałych klauzuli przewidzianych postanowieniami instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,

f) wyeliminowanie rozbieżności między ustalonymi w przepisach wewnętrznych zasadami ewidencji druków ścisłego zarachowania a stosowanymi rozwiązaniami, mając na uwadze faktyczne potrzeby jednostki w tym zakresie,

g) wzmożenie nadzoru nad realizacją procedur kontrolnych w odniesieniu do rozliczeń kosztów podróży służbowych.

4. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) określenie wersji oprogramowania stosowanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia eksploatacji programu „Księgowość budżetowa”,

b) usunięcie z zakładowego planu kont kont 101, 141 i 490,

c) wprowadzenie do zakładowego planu kont kont bilansowych 014 i 810 oraz konta pozabilansowego 976.

5. Zobowiązanie głównej księgowej do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach, poprzez:

a) zapewnienie jednoznacznego powiązania zapisów dziennika z dowodami księgowymi oraz prawidłowej numeracji zapisów w dzienniku,

b) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

c) ujmowanie w księgach zobowiązań jednostki wynikających z otrzymanych faktur, co najmniej na koniec każdego kwartału w wysokości zobowiązań dotyczących upływającego kwartału, które zostały opłacone w następnym kwartale, mając na uwadze zapewnienie rzetelnych danych do sporządzenia sprawozdań Rb-28S i Rb-Z,

d) wydzielenie ewidencji analitycznej wartości materialnych i prawnych,

e) ujęcie na koncie 020 zakupionego programu antywirusowego,

f) przestrzeganie przyjętych zasad ewidencji materiałów biurowych, polegających na obowiązku obejmowania niezużytych materiałów spisem z natury i po wycenie ujmowania ich wartości na koncie 310 z jednoczesnym zmniejszeniem kosztów, lub rozważenie zmiany przyjętych zasad, jeżeli nie odpowiadają one faktycznym potrzebom jednostki,

g) wyksięgowanie z konta 072 kwoty 3.699 zł i rozpoczęcie naliczania stopniowego umorzenia zakupionego komputera,

h) księgowanie przyjęcia środka trwałego na podstawie dowodów OT,

i) ujmowanie w księgach rachunkowych operacji naliczenia odpisu na ZFŚS z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

h) ujmowanie na koniec roku na stronie Ma konta 980 wartości planu niezrealizowanego i wygasłego.

6. Zaniechanie sporządzania sprawozdań Rb-UZ w przypadku nie posiadania zobowiązań podlegających wykazaniu w tym sprawozdaniu.

7. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań.

8. W zakresie funkcjonowania internatu i odpłatności za wyżywienie:

a) wyeliminowanie sprzeczności pomiędzy umowami zawieranymi z rodzicami, umową zawartą z Domem Kultury Litewskiej w Puńsku i postanowieniami regulaminu internatu w kwestii sposobu ustalenia wysokości opłaty za wyżywienie, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia,

b) ustalenie warunków korzystania z internatu, w tym wysokości opłat za zakwaterowanie i wyżywienie, a także terminu i sposobu ich wnoszenia oraz udokumentowanie zachowania wymogu ustalenia ich w porozumieniu z Zarządem Powiatu Sejneńskiego, jak tego wymaga art. 107 ust. 8 Prawa oświatowego,

c) pobieranie opłat za wyżywienie w internacie na rachunek bieżący lub wyodrębniony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych – w zależności od formy gromadzenia tych środków, jako środków publicznych, wybranej przez organy powiatu – oraz objęcie procesów pobierania opłat i finansowania zakupu posiłków planowaniem finansowym. Kwestię wyboru formy gromadzenia środków przedstawiłem Zarządowi Powiatu Sejneńskiego odrębnym pismem, wskazując na obowiązek objęcia działalności w zakresie prowadzenia wyżywienia w internacie planowaniem finansowym.

9. W zakresie dochodów z najmu lokali mieszkalnych:

a) zawieranie umów najmu lokali mieszkalnych na czas nieoznaczony, za wyjątkiem sytuacji wskazanych w art. 5 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…, w tym przypadków, w których najemca wyraził udokumentowane żądanie zawarcia umowy najmu na czas określony,

b) ustalenie czynszu najmu lokali mieszkalnych na podstawie stawek określonych uchwałą Zarządu Powiatu,

c) zarachowywanie sum wpłaconych przez najemców lokali mieszkalnych tytułem zwrotu równowartości wydatków poniesionych przez Liceum za dostarczone do lokali media na zwrot (wznowienie) wydatków w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej wydatków.

10. Każdorazowe określanie terminu płatności należności w umowach najmu pomieszczeń szkolnych oraz w wystawianych z tego tytułu rachunkach, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

11. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej.

12. Przestrzeganie zasady ponoszenia wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym jednostki dla danego rodzaju wydatków.

13. Zachowanie prawidłowości ustalania wysokości dodatku za wysługę lat.

14. Wystąpienie do nauczyciela, któremu zawyżono dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2016 r. o dobrowolny zwrot kwoty 6,52 zł oraz wyrównanie nauczycielowi kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2016 r. zaniżonego o 2,33 zł.

15. Zobowiązanie głównej księgowej do dołożenia większej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia przez Zarząd Powiatu Sejneńskiego sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

16. Podjęcie czynności wyjaśniających w kwestii różnicy między danymi korekty sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 r., sporządzonej przez Zarząd Powiatu, a ustaleniami kontroli stanowiącymi podstawę sporządzenia korekty.

17. W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

a) zwiększenie odpisu na ZFŚS na 2018 r. o stwierdzoną w trakcie kontroli kwotę jego zaniżenia w 2016 r. wynoszącą 28,79 zł,

b) prawidłowe ustalanie wysokości odpisu na dany rok, w szczególności poprzez realizację obowiązku korygowania jego wysokości w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

18. W zakresie odbywania podróży służbowych:

a) zapewnienie terminowego przedkładania przez pracowników rozliczeń kosztów podróży służbowych,

b) wskazywanie w poleceniach wyjazdu środka transportu, a także jego rodzaju i klasy,

c) pisemne dokumentowanie wyrażenia przez Pana Dyrektora zgody na odbycie przez pracownika podróży służbowej samochodem prywatnym.

19. W zakresie inwentaryzacji:

a) przeprowadzanie inwentaryzacji drogą weryfikacji sald w terminie wynikającym z ustawy o rachunkowości, tj. nie później niż do 15 stycznia następnego roku,

b) dokumentowanie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych w sposób właściwy porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Sejneńskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

           W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 14 lutego 2018 roku, do organu wykonawczego:

Zarząd

Powiatu Sejneńskiego

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie grudzień 2017 r. – styczeń 2018 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Liceum Ogólnokształcącego z Litewskim Językiem Nauczania w Puńsku. Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do dyrektora LO w Puńsku, którego egzemplarz przekazuję w załączeniu. Z ustaleń kontroli wynika, że wyeliminowanie niektórych ze stwierdzonych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Zarząd Powiatu.

Liceum realizuje zadania władając nieruchomościami gruntowymi zabudowanymi budynkami szkoły i internatu. Wartość obu nieruchomości została ujęta w księgach rachunkowych Liceum. W trakcie kontroli nie okazano decyzji ustanawiającej na rzecz Liceum trwały zarząd nieruchomością gruntową zabudowaną budynkiem internatu, stanowiącą własność powiatu sejneńskiego, położoną w obrębie 0016 Puńsk i oznaczoną jako działki: nr 351/5 o pow. 0,0399 ha, nr 351/6 o pow. 0,0146 ha, nr 351/7 o pow. 0,0432 ha, nr 351/8 o pow. 0,3388 ha. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.) trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji, której elementy określa art. 45 ust. 2 przywołanej ustawy. Pełnienie funkcji trwałego zarządcy wiąże się m.in. z ustawowo określonymi uprawnieniami dotyczącymi wynajmowania nieruchomości (art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy). Jak wykazała kontrola, Liceum zawierało umowy najmu pomieszczeń w budynku internatu, mimo braku formalnych podstaw do władania nieruchomością. Niezbędne jest zatem wydanie przez Starostę Sejneńskiego decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomością zabudowaną internatem, którą włada Liceum.

Jak wykazały czynności kontrolne, Liceum prowadzi internat, w którym wychowankom zapewniono całodzienne wyżywienie w formie nabywania usługi gastronomicznej (przygotowania i wydawania w stołówce internatu śniadania, obiadu i kolacji) od podmiotu zewnętrznego – Domu Kultury Litewskiej w Puńsku (instytucji kultury gminy Puńsk), czego podstawą są corocznie zawierane umowy pomiędzy usługodawcą a powiatem sejneńskim reprezentowanym przez dyrektora Liceum. Stwierdzono dwie podstawowe nieprawidłowości w zakresie organizacji wyżywienia uczniów przebywających w internacie:

a) nieobjęcie planowaniem finansowym, ewidencją i sprawozdawczością Liceum operacji dotyczących opłat za wyżywienie pobieranych od uczniów i wydatków za żywienie pokrywanych z tych opłat, mimo że zorganizowanie żywienia w internacie, stanowiącym integralną część szkoły, stanowi jedno z jej zadań. Operacje pobierania opłat i finansowania zakupu usługi wyżywienia powinny stanowić dochody i wydatki budżetu powiatu. Z formalnoprawnego punktu widzenia możliwe jest także utworzenie w szkole wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych na podstawie art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.),

b) do dnia zakończenia kontroli (17 stycznia 2018 r.) nie stwierdzono udokumentowania na wprowadzenie obowiązujących stawek za zakwaterowanie i wyżywienie w internacie, a także terminu i sposobu ich wnoszenia, które powinny być wprowadzone w porozumieniu z organem prowadzącym, jak tego wymaga art. 107 ust. 8 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59, ze zm.).

Szczegółowy opis stanu faktycznego oraz dokonanej przez Izbę kwalifikacji prawnej stwierdzonych praktyk znajduje się w treści przekazanego do Państwa wiadomości wystąpienia pokontrolnego skierowanego do dyrektora Liceum Ogólnokształcącego w Puńsku. W wystąpieniu zawarłem wnioski pokontrolne do dyrektora Liceum, które – w zakresie spoczywających na nim kompetencji – mają zapewnić wyeliminowanie nieprawidłowości.

Reasumując, dla usunięcia przedstawionych wyżej nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Zarząd Powiatu Sejneńskiego następujących działań:

a) wydanie decyzji ustanawiającej na rzecz Liceum trwały zarząd nieruchomością zabudowaną budynkiem internatu,

b) w zakresie organizacji żywienia wychowanków w internacie prowadzonym przez Liceum:

- objęcie planowaniem finansowym i sprawozdawczością Liceum dochodów z opłat za wyżywienie uiszczanych przez uczniów oraz wydatków na zakup usługi wyżywienia finansowanej z tych opłat,

- rozważenie zasadności przedłożenia Radzie Powiatu projektu uchwały wyrażającej zgodę na utworzenie przez szkoły wyodrębnionego rachunku dochodów za żywienie i wydatków nimi finansowanych, o którym mowa w przepisach art. 223 ustawy o finansach publicznych,

- zapewnienie ustalenia przez dyrektora Liceum – w porozumieniu z Zarządem Powiatu – warunków korzystania z internatu, w tym wysokości opłat za zakwaterowanie i wyżywienie, a także terminów i sposobu ich wnoszenia.

Ponadto wyjaśnienia wymaga kwestia rozbieżności między ustaleniami kontroli a sporządzoną przez Zarząd Powiatu korektą sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 r. w zakresie kwoty zaniżenia dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych. Z ustaleń kontroli wynika, że zaniżenie dotyczy kwoty 748,25 zł, zaś z przesłanej do RIO w Białymstoku korekty sprawozdania wynika kwota 348,22 zł. Powodem różnicy jest nieuwzględnienie w korekcie ustaleń kontroli dotyczących zmiany liczby etatów nauczycieli dyplomowanych w okresie wrzesień-grudzień z 28,52 na 28,54. Na zagadnienie to wskazałem również dyrektorowi Liceum w wystąpieniu pokontrolnym.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku