Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Czyżewie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 lutego 2012 roku (znak: RIO.IV.6001-8/11), o treści jak niżej:

Pani

Anna Bogucka

Burmistrz Czyżewa

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Czyżew za 2010 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Czyżewie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych dochodów oraz wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W wyniku kontroli zagadnień związanych z organizacją i funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że:

a) obsługę finansowo-księgową wszystkich jednostek oświatowych prowadzi Urząd Miejski bez formalnego uregulowania tej kwestii przez Radę Miejską, do której, w myśl postanowień art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), należą kompetencje organu prowadzącego w zakresie określenia sposobu organizowania obsługi finansowej szkół – str. 3 protokołu kontroli,

b) dokumentacja rejestrowa gminnych instytucji kultury – Gminnego Ośrodka Kultury i Biblioteki Publicznej – wykazywała szereg braków (opisanych na str. 3-4 protokołu kontroli) w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80), polegających na tym, że:  

- nie zgromadzono przy księdze rejestrowej akt rejestrowych, obejmujących dokumenty stanowiące podstawę wpisu do rejestru oraz dokumenty dotyczące postępowania rejestrowego (§ 5 ust. 1 rozporządzenia),

- nie wypełniono obowiązku prowadzenia dla każdej instytucji kultury oddzielnej księgi rejestrowej, oznaczonej kolejnym numerem (§ 1 rozporządzenia). Rejestr instytucji kultury gminy Czyżew, założony 2 stycznia 1999 roku, składał się w rzeczywistości z jednej karty, której treść zawiera jedynie nazwy instytucji i niektóre dane (adresy, daty wpisu). Nie zamieszczono m.in. wzmianki o złożeniu do rejestru statutu instytucji kultury (§ 2 ust. 1 pkt 2 lit. b)) i informacji o mieniu znajdującym się w dyspozycji instytucji (§ 2 ust. 1 pkt 3),

- obie instytucje kultury prowadzą działalność w lokalach znajdujących się w budynku należącym do gminy, jednak brak pisemnego potwierdzenia formy prawnej ich wykorzystywania.

W trakcie kontroli założono odrębne rejestry, wraz ze zgromadzonymi aktami rejestrowymi, które okazano kontrolującemu w dniu podpisania protokołu kontroli.

Badając prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzeń Ministra Finansów określających szczególne zasady rachunkowości oraz plany kont obowiązujące Urząd Miejski: z dnia 28 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), mające zastosowanie do 31 grudnia 2010 r., i obecnie obowiązujące z dnia 5 lipca 2010 r. (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), stwierdzono błędne księgowania operacji opisane na str. 14-15 i 24-25  protokołu kontroli, polegającej na tym, że:

a) dochody budżetowe realizowane były bezpośrednio na rachunek budżetu, jednakże zaniechano ich ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 130, przeznaczone jest ono do ujmowania obrotów na rachunku bankowym jednostki z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem finansowym. Konto 130 może służyć również do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. W sytuacji, w której  dochody budżetowe wpływają bezpośrednio na rachunek budżetu, operacje dotyczące dochodów powinny być zarachowywane także na koncie 130 w ewidencji Urzędu, jako pochodna zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu”,

b) zrealizowane na rachunku budżetu dochody księgowano w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej okresowo, na podstawie dowodów PK sporządzanych w oparciu o dane z konta 901 „Dochody budżetu”, w korespondencji kont:

- Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (dochody przypisane),

- Wn 800 – Ma 750 „Przychody i koszty finansowe” (dochody nieprzypisane).

Przedstawione rozwiązania, przyjęte w zakładowym planie kont Urzędu, należy uznać za nieuzasadnioną zmianę określonych rozporządzeniem zasad funkcjonowania kont 130 i 800.  Zgodnie z § 14 ust. 2 rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r., podane w załącznikach do rozporządzenia plany kont stanowią podstawę opracowania zakładowych planów kont. Zasady modyfikacji (dostosowania do potrzeb jednostki) standardowych planów kont określają przepisy § 15 ust. 1 rozporządzenia (w okresie objętym kontrolą analogiczne zasady wynikały z przepisów § 11 ust. 2 i § 12 ust. 1 rozporządzenia z 28 lipca 2006 r.). Nie przewidują one możliwości rezygnacji z prowadzenia zapisów na kontach przewidzianych rozporządzeniem dla określonego rodzaju operacji występujących w jednostce (§ 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Naruszeniem tego przepisu jest więc pominięcie konta 130 do ewidencjonowania dochodów w księgach Urzędu Miejskiego. Z ustaleń kontroli nie wynika też, aby stosowane przez jednostkę rozwiązania, rozbieżne z przepisami rozporządzenia, miały swoje uzasadnienie w zwiększeniu przejrzystości danych lub też pozwalały na uzyskanie na podstawie ewidencji dodatkowych informacji. Należy też wskazać, że stosownie do postanowień § 3 ust. 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) sprawozdania jednostkowe Rb-27S sporządza się w zakresie dochodów wykonanych na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego – subkonto dochodów,

c) na koniec 2010 r. dokonano niewłaściwego przeksięgowania kwoty naliczonych dodatkowych wynagrodzeń rocznych na sumę 76.540,82 zł – z konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” na konto 240 „Pozostałe rozrachunki”; za pośrednictwem konta 240 dokonano następnie w 2011 r. rozliczenia wypłat dodatkowych wynagrodzeń rocznych.  Stosownie do przepisów rozporządzenia, ewidencja rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę

wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami, powinna być prowadzona na koncie 231. Konto 240 przeznaczone jest zaś do ewidencji należności i zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234.

Urząd Miejski prowadzi wspólną działalność socjalną z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej. Stwierdzony stan faktyczny nie wynikał z ustaleń między pracodawcami. W świetle postanowień art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) prowadzenie przez pracodawców wspólnej działalności socjalnej powinno być oparte o umowę określającą w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu – str. 16-17 protokołu kontroli. Stosowną umowę między jednostkami okazano przed podpisaniem protokołu kontroli.

Badając prawidłowość gospodarowania w 2010 r. Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych stwierdzono wypłaty dla pracowników świadczeń pieniężnych, które zostały przewidziane w regulaminie ZFŚS, jednakże bez określenia zasad i warunków korzystania z nich, co nie wyczerpuje dyspozycji art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych  – str. 17  protokołu kontroli.

Kontrola obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”), w tym konfrontacja z ewidencją do konta 240 określającą źródła ich pochodzenia i przebieg rozliczeń, wykazała bezpodstawne przetrzymywanie środków w wysokości 28.493,97 zł, z tego:

a) suma 18.096,97 zł składała się z 4 kwot wniesionych w latach 2002-2004 przez wykonawców zadań inwestycyjnych na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umów. Roszczeń wobec wykonawców z tytułu nienależytego wykonania przedmiotu umowy nie wnoszono, zatem po upływie okresów objętych zabezpieczeniem (ustalonych w umowach na 3 lata) kwoty te powinny być niezwłocznie zwrócone – w przypadku najpóźniej wniesionego zabezpieczenia w styczniu 2008 r. Terminy zwrotu zabezpieczenia określają przepisy art. 151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Zwrotu środków wykonawcom dokonano w trakcie kontroli, w dniu 20 stycznia 2012 r.,

b) kwota 10.397 zł stanowiła wadium wniesione w dniu 27 kwietnia 2010 r. przez wykonawcę biorącego udział w przetargu o udzielenie zamówienia publicznego. Jego oferta nie została wybrana, zatem wadium, stosownie do postanowień art. 46 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, powinno być zwrócone niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej. Jak poinformował Skarbnik, niebieżący zwrot wadium był wynikiem błędnego uznania tej kwoty jako wniesionej na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Jednakże w okresie późniejszym, w wyniku weryfikacji sald na koniec 2010 r., mimo ustalenia prawidłowego źródła pochodzenia salda także nie dokonano jego rozliczenia – zwrotu właścicielowi dokonano w trakcie kontroli, w dniu 16 grudnia 2011 r. – str. 18-19 protokołu kontroli.

Badając zagadnienia dotyczące opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych, pod kątem zgodności z procedurą określoną do 31 grudnia 2009 r. ustawą o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), a od 1 stycznia 2010 r. ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), nie stwierdzono dowodów świadczących o wykonaniu przez Panią Burmistrz (ówcześnie Wójt Gminy) obowiązków nałożonych przez art. 185 ust. 1 ustawy z 2005 r., tj. przekazania podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych. Informacje te powinny być przekazane w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu. Natomiast zgodnie z art. 185 ust. 2 ustawy z 2005 r., kierownicy podległych jednostek powinni opracować projekty planów finansowych w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do 22 grudnia i przekazać je organowi wykonawczemu celem weryfikacji zgodności z projektem uchwały budżetowej. W efekcie nieprzekazania informacji, gminne jednostki budżetowe nie sporządziły projektów planów finansowych. Nieprawidłowość wystąpiła także w odniesieniu do projektów planów finansowych na 2011 i 2012 rok i stanowiła naruszenie przepisów art. 248 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych z 2009 r., określających analogiczne zasady opracowywania projektów planów finansowych – str. 26-27 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli dotyczących poboru dochodów z opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków wynika, że gmina nie prowadzi należytych działań windykacyjnych w odniesieniu do tych należności. Należności według stanu na 31 grudnia 2010 r. wynosiły 68.714,86 zł (51.023,05 zł za wodę i 17.691,81 zł za odprowadzanie ścieków), w tym należności na sumę 12.840,37 zł dotyczyły 6 kontrahentów, którzy w ogóle nie dokonują wpłat lub dokonują ich sporadycznie. Poza upomnieniami nie podejmowano innych czynności zmierzających do wyegzekwowania należności od tych dłużników, co w świetle art. 118 Kodeksu cywilnego doprowadziło do przedawnienia ich części – według stanu na 31 grudnia 2010 r. termin przedawnienia upłynął dla należności na sumę 3.148,70 zł, a na 31 grudnia 2011 r. na sumę 3.775,92 zł. W wyjaśnieniu złożonym przez Panią Burmistrz oraz pracownika odpowiedzialnego za windykację tych należności wskazano na: trudną sytuację ekonomiczną dłużników, kierowanie do nich wezwań do zapłaty i przedstawianie w rozmowach telefonicznych konsekwencji wynikających ze zwłoki. W konkluzji wyjaśnienia zapisano, że kwestia wytaczania procesów w sytuacji uznania roszczeń przez dłużników jest przedwczesna, bo mogłoby narazić wierzyciela tj. Gminę Czyżew na dodatkowe koszty sądowe w sytuacji ich nieściągalności. Pisemne oświadczenia dłużników z 31 stycznia 2012 r., zawierające deklarację spłaty zadłużenia w 2012 r. oraz oświadczenie o zrzeczeniu się zarzutu przedawnienia (na podstawie art. 117 § 2 k.c.) uzyskano w wyniku działań podjętych podczas kontroli. Deklaracje spłaty długu w 2012 r., posiadające cechy uznania roszczeń, o którym mowa w art. 123 § 1 pkt 2 k.c., obejmują kwotę łączną 16.440,91 zł. Oświadczenia o zrzeczeniu się zarzutu przedawnienia nie odnoszą się do konkretnych kwot. Należy zatem zwrócić uwagę, że oświadczenia dłużników o zrzeczeniu się zarzutu przedawnienia są ważne tylko w odniesieniu do tych należności gminy, dla których termin przedawnienia już upłynął w dniu złożenia oświadczenia – art. 117 § 2 zdanie drugie k.c.

 Niepodejmowanie terminowych czynności egzekucyjnych przed właściwymi organami, a poprzestanie jedynie na wysyłaniu pisemnych upomnień i wezwań do zapłaty lub telefonicznym przypominaniu o obowiązku zapłaty (jak wskazano w wyjaśnieniu do protokołu) prowadzi do upływu terminów przedawnienia należności, co może uniemożliwić skuteczne ich dochodzenie – str. 22-23  protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z majątku gminy stwierdzono przypadki nienaliczania odsetek od nieterminowych wpłat czynszów za najem i dzierżawę. W trakcie kontroli, dnia 15 lutego 2012 r., należne gminie odsetki związane z nieterminowym opłacaniem czynszów w łącznej kwocie 62,78 zł zostały wyegzekwowane – str. 64-67 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz Miasta. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. 

 Badanie dokonane w zakresie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym oraz podatkiem leśnym wykazało nieprawidłowości polegające na nie przedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W trakcie kontroli organ podatkowy, stosownie do wskazań art. 272 Ordynacji podatkowej podjął działania w celu ustalenia stanu faktycznego i wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji – str. 36 - 37 i 41 protokołu kontroli.

Badając zagadnienia dotyczące terminowości wpłat podatków stwierdzono przypadki nie pobierania odsetek od zaległości podatkowych lub ich pobierania w niewłaściwej wysokości na łączną kwotę 78,00 zł. Nieprawidłowości w tym obszarze stanowią naruszenie art. 53 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej stanowiący, że od zaległości podatkowych naliczane są odsetki za zwłokę. Naliczane są one od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego. Od zaległości podatkowych nalicza się odsetki za zwłokę według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 165, poz. 1373) w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, stosując stawki określone w obwieszczeniach Ministra Finansów – str. 45 - 48 i 52 protokołu kontroli.    

Ponadto w trakcie kontroli wyegzekwowano zaległe odsetki na łączną kwotę 571,14 złotych.

Przeprowadzona kontrola zagadnień z zakresu opłaty skarbowej wykazała, w próbie związanej z odpisami skróconymi aktów stanu cywilnego, przypadki braku stosowania adnotacji dotyczącej podstawy prawnej zwolnienia lub wyłączenia od opłaty. Narusza to § 4 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330) stanowiący, że organ zamieszcza adnotację w której określa podstawę prawną wyłączenia lub zwolnienia - w przypadku gdy czynność urzędowa, zaświadczenie lub zezwolenie (pozwolenie, koncesja) nie podlegają opłacie skarbowej lub są od niej zwolnione albo podmiot składający zgłoszenie lub wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia (pozwolenia, koncesji) jest zwolniony od opłaty skarbowej - str. 49 – 50 protokołu kontroli.

Sprawdzenie regulacji wewnętrznych urzędu, dotyczących poboru i rachunkowości należności podatkowych, wykazało wprawdzie brak wymaganych rozwiązań, jednakże w trakcie kontroli braki usunięto poprzez:

- zatwierdzenie do stosowania komputerowych wydruków wpłat stosowanych do inkasa zobowiązań podatkowych zgodnie z § 4 ust. 3 pkt. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) – strona 54 – 55 protokołu,     

- przyjęcie z dniem 6 lutego 2012 roku zasad i terminów postępowania z zaległościami podatkowymi jako elementu systemu kontroli wewnętrznej w jednostce, Zarządzeniem Nr 105/12 Burmistrza Czyżewa w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat lokalnych w Urzędzie Miejskim w Czyżewie – str. 54 protokołu,

- uzupełnienie, Zarządzeniem Nr 105/12 Burmistrza Czyżewa w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat lokalnych w Urzędzie Miejskim w Czyżewie, pominiętych zapisów, wymienionych w opisie na stronie 58 protokołu kontroli,

- uaktualnienie, Zarządzeniem Nr 104/12 Burmistrza Czyżewa w sprawie wprowadzenia do użytku oprogramowania komputerowego stosowanego w Urzędzie Miejskim w Czyżewie, użytkowanej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zgodnie z nim każda kolejna zmiana wersji będzie zatwierdzana protokołem potwierdzającym przyjęcie programu do użytkowania – str. 58 protokołu kontroli.

Weryfikacja działań organu podatkowego związana z prowadzaniem kontroli podatkowych wykazała, że Urząd Gminy Czyżew – Osada, w regulacjach wewnętrznych nie zawarł zasad przeprowadzania kontroli podatkowych i nie ustalił planu kontroli. Organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzanie w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W przepisach prawa podatkowego określono prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego, sposób prowadzenia czynności kontrolnych i ich dokumentowanie, czynności, jakie mogą wykonywać kontrolujący. Brak jest natomiast uregulowań dotyczących częstotliwości i zakresu kontroli, przez co należy uznać, że jest to w gestii organu podatkowego. Wyjątkiem są podatnicy będący przedsiębiorcami. W ich przypadku organ podatkowy dokonuje kontroli w oparciu o przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.). W zakresie częstotliwości przeprowadzania kontroli należy również mieć na uwadze przepisy rozdziału 8 ustawy Ordynacja podatkowa, w którym uregulowane są kwestie dotyczące przedawnienia zobowiązania podatkowego. W 2010 r. organ podatkowy przeprowadzał kontrole w siedzibie podatnika jedynie w zakresie ulg inwestycyjnych wobec czego nie wykorzystał w pełni upoważnień ustawowych wynikających z treści art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 58 – 59 protokołu kontroli.

Dnia 6 lutego 2012 r. Zarządzeniem Nr 103/12 Burmistrza Czyżewa w sprawie ustalenia procedur przeprowadzania kontroli podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od środków transportowych, płatników, inkasentów oraz następców prawnych wprowadzono brakujące regulacje. Przyjęto również plan kontroli podatkowych na 2012 rok.    

Kontrola rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2010 roku wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Polegały one na zawyżeniu w podatku od nieruchomości w kolumnie 4 sprawozdania Rb-PDP (Skutki udzielonych ulg i zwolnień…) kwoty skutków o 8.102,00 zł, w wyniku błędnego ujęcia kwoty skutków obniżenia stawek od budynków i gruntów należących do straży pożarnych (2.745,00 zł) oraz budowli PKP zwolnionych ustawowo (5.357,00 zł).

W kolumnie 3 sprawozdania Rb-PDP (Skutki obniżenia górnych stawek podatków…) zaniżono kwotę skutków o 2.745,00 zł, w wyniku nieujęcia skutków obniżenia stawek od gruntów i budynków należących do straży pożarnych. W obu przypadkach wyliczenie kwoty skutków zawarto na stronie 59 protokołu kontroli. 

Ponadto w sprawozdaniu RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. nie wykazano w kolumnie "Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy" skutków umorzenia należności z tytułu podatku od spadków i darowizn stanowiących dochody gminy, udzielanych w trybie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w kwocie 7.426,00 zł. Naruszono tym samym § 3 załącznika nr 39 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.                

Dnia 23 stycznia 2012 r. skorygowane sprawozdania Rb-PDP i Rb-27S za 2010 r. wysłano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.  

W wyniku kontroli stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków stwierdzono nieprawidłowe kwalifikowanie niektórych operacji, w planie i realizacji, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Ustalono, że:

a) trzem stowarzyszeniom z terenu Gminy przekazano – na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.) – dotacje na sumę 46.000 zł, które ujęto nieprawidłowo w par. 2830 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych”, zamiast do par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom” – str. 73-74  protokołu kontroli,

b) miastu Zambrów przekazano dotację w wysokości 59.260,84 zł, którą ujęto nieprawidłowo do par. 6650 „Wpłaty gmin i powiatów na rzecz innych jednostek samorządu terytorialnego oraz związków gmin lub związków powiatów na dofinansowanie zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych” w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami”. Z opisu w protokole kontroli wynika, że wymieniona dotacja przekazana została na podstawie porozumienia, zawartego przez kontrolowaną jednostkę (wraz z innymi gminami) na podstawie art. 74 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), którego przedmiotem jest powierzenie gminie miejskiej Zambrów realizacji zadania własnego w zakresie wysypisk i unieszkodliwienia odpadów komunalnych. Właściwą podziałką klasyfikacyjną dla wydatków gminy wynikających z powierzenia zadania o charakterze inwestycyjnym innej gminie jest par. 6610 „Dotacje celowe przekazane gminie na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” – str. 75 protokołu kontroli.

Badając poprawność udzielania dotacji ustalono, że pomocy finansowej Powiatowi Wysokomazowieckiemu w wysokości 246.209,68 zł, przeznaczonej na przebudowę odcinka drogi powiatowej, udzielono bez odrębnej uchwały Rady Miejskiej o udzieleniu pomocy finansowej, wymaganej przez art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych – str. 72 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych i zakresu czynności, na Skarbniku Gminy.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej sposób organizacji wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół.

2. Formalne uregulowanie podstaw władania przez instytucje kultury nieruchomościami gminy, mając na uwadze, że instytucje kultury, jako osoby prawne, winny władać nieruchomościami na podstawie jednego z tytułów określonych przepisami prawa cywilnego.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) powielanie operacji dotyczących dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu na subkoncie dochodów konta 130 w ewidencji Urzędu, jak to wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r.,

b) zaniechanie przeksięgowywania zobowiązań z tytułu naliczonych dodatkowych wynagrodzeń rocznych z konta 231 na konto 240,

c) naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek od nieterminowo wpłacanych czynszów najmu i dzierżawy.

4. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami zakładowego planu kont a przepisami § 14 i 15 rozporządzenia, określającymi zasady jego opracowywania, oraz załącznika nr 3 do rozporządzenia określającego zasady funkcjonowania kont 130 i 800.

5. Dookreślenie w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zasad i warunków korzystania ze świadczeń finansowanych z Funduszu, jak tego wymaga art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

6. Zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminach określonych przepisami art. 46 ust. 1 i art. 151 Prawa zamówień publicznych.

7. Przestrzeganie zasad opracowywania projektów planów finansowych podległych jednostek budżetowych, określonych w art. 248 ustawy o finansach publicznych, a także w przepisach § 5, § 6 ust. 2 i § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). W tym celu:

a) realizowanie obowiązku przekazywania kierownikom jednostek informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia projektu uchwały budżetowej Radzie Miejskiej,

b) egzekwowanie od kierowników jednostek obowiązku opracowania projektów planów finansowych i przedłożenia ich Pani Burmistrz celem weryfikacji zgodności z projektem uchwały budżetowej.

8. Bieżące podejmowanie przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych w stosunku do dłużników uchylających się od opłacania należności za wodę i odbiór ścieków, mając na uwadze, że stosowane dotychczas metody windykacji tych należności prowadzą do upływu terminów przedawnienia.

9. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie  podatku rolnego i leśnego.

10. Naliczanie i egzekwowanie odsetek od zaległości podatkowych w prawidłowej wysokości zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

11. Prawidłowe stosowanie przepisów ustawy o opłacie skarbowej w zakresie opisanym w protokole kontroli.

12. Stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej wydatków z tytułu dotacji.

13. Zawieranie umowy o udzieleniu pomocy finansowej innej jednostce samorządu terytorialnego po podjęciu przez Radę Miejską odrębnej uchwały w tej sprawie na podstawie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży