Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w

Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej w Tykocinie

 przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 sierpnia 2011 roku (znak: RIO.I.6002-20/11), o treści jak niżej:

Pan

Tadeusz Wądołowski

Dyrektor

Centrum Kultury, Sportu i Turystyki

Ziemi Tykocińskiej w Tykocinie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej w Tykocinie, przeprowadzonej za okres 2010 r. na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym samorządowej instytucji kultury, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

         Stwierdzono, że Centrum Kultury, Sportu i Turystyki nie zatrudnia głównego księgowego, zaś księgi rachunkowe instytucji kultury prowadzą pracownicy Urzędu Miejskiego w Tykocinie. Zarówno statut instytucji obowiązujący w okresie objętym kontrolą, jak i statut przyjęty uchwałą Rady Miejskiej z 22 lutego 2011 r., zawiera zapis, że obsługę finansowo-księgową CKSiTZT prowadzi referat finansowo-księgowy Urzędu Miejskiego. W 2010 roku rachunkowość i gospodarka finansowa kontrolowanej jednostki była prowadzona w oparciu o wewnętrzne regulacje prawne wprowadzone przez Burmistrza Tykocina. Pan Dyrektor, zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2010 r., określił elementy dokumentacji opisującej przyjęte w instytucji kultury od 2011 roku zasady rachunkowości, nie zostały natomiast przez Pana Dyrektora uregulowane kwestie funkcjonowania procedur kontroli wewnętrznej, które dalej są oparte m.in. na instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wydanej przez Burmistrza Tykocina, a także kwestie zasad przeprowadzania w CKSiTZT inwentaryzacji aktywów i pasywów – str. 3, 4-5, 6, 10, 18 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że fakt prowadzenia przez Urząd Miejski ksiąg rachunkowych Centrum Kultury, Sportu i Turystyki sprzeciwia się obecnie obowiązującemu brzmieniu art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Instytucja kultury, działająca jako odrębna osoba prawna, jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Ponadto przepisy art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) przewidują w jednostkach sektora finansów publicznych stanowisko głównego księgowego, tj. pracownika jednostki, któremu kierownik powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie m.in. prowadzenia rachunkowości oraz wykonywania czynności kontrolnych określonych tymi przepisami. Ustawa o finansach publicznych nakłada także na kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych obowiązki w zakresie organizacji wewnętrznej kontroli zarządczej – art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3. W świetle standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zapewnienie właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej wymaga udokumentowania organizacji systemu kontroli w jednostce, co powinno przejawiać się we wprowadzeniu przez kierownika jednostki pisemnych procedur wewnętrznych (instrukcji) służących zapewnieniu realizacji celów tej kontroli wskazanych przywołanymi przepisami ustawy.

         W zakresie podstaw funkcjonowania badanej jednostki ustalono też, że nie są uregulowane w sposób formalno-prawny kwestie związane z nieruchomościami, którymi faktycznie włada CKSiTZT. W księgach rachunkowych jako aktywa instytucji uwidocznione są budynki (budynek główny i Gospodarczy Centrum oraz cztery budynki świetlic wiejskich), natomiast grunty pod budynkami ujęte są w ewidencji księgowej Urzędu – str. 17 protokołu kontroli. Według zasady z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.) instytucja kultury powinna samodzielnie gospodarować przydzieloną i nabytą częścią mienia.

W kwestii osiągania przychodów z najmu składników majątkowych stwierdzono, że Pan Dyrektor ustanowił „Cennik wynajmu pomieszczeń i wyposażenia w Centrum Kultury w Tykocinie”, który określa stawki za wynajem pomieszczeń według rodzaju imprezy, jaka ma się odbyć oraz stawki za wynajem wyposażenia (krzesła, sprzęt nagłaśniający). Ustalono jednakże, iż w praktyce nie jest możliwa kontrola osiąganych na podstawie tego cennika przychodów, ponieważ nie jest sporządzana dokumentacja (np. w postaci umów najmu) wskazująca na jaką imprezę i na jaki czas wynajęto pomieszczenia. Jedynym udokumentowaniem przychodów są faktury, niezawierające specyfikacji przedmiotu usługi najmu – str. 12-13 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie posiada przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Jak wyjaśnił Pan Dyrektor, wybór wykonawców zamówień dokonywany jest „na zasadzie zapytania telefonicznego”, jednakże na tę okoliczność nie są sporządzane przez kontrolowaną jednostkę żadne dokumenty. Należy wskazać, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury, na które wskazuje przepis art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy, winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług – str. 14 protokołu kontroli.

Badając koszty wynagrodzeń ustalono, że w 2010 roku zostały wypłacone pracownikom, w tym Panu Dyrektorowi, nagrody roczne. Podstawą wypłaty był przepis art. 7 obowiązującego w instytucji regulaminu wynagradzania pracowników (który dopuszcza przyznanie pracownikom nagrody rocznej w wysokości do 8,5 % rocznego wynagrodzenia, w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia), a także akceptacja Burmistrza Tykocina, wyrażona w związku z Pana pismem zawierającym prośbę o wypłatę nagród. W odniesieniu do nagrody Pana Dyrektora należy wskazać, że jej wypłata nastąpiła z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.). Wskazana ustawa ma zastosowanie do wynagradzania osób kierujących samorządowymi instytucjami kultury (dyrektorów) na mocy art. 1 pkt 3 w związku z art. 2 pkt 1. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy, dyrektorom samorządowych instytucji kultury może być przyznana nagroda roczna, jednakże jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Z ust. 2 art. 10 ustawy wynika, że nagrodę roczną kierownikom (dyrektorom) samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną przyznaje właściwy organ na umotywowany wniosek rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego (w świetle postanowień statutu CKSiTZT organem nadzoru nad instytucją jest Burmistrz Tykocina; Burmistrz jest też organem właściwym do ustalania wynagrodzenia miesięcznego Pana Dyrektora w świetle postanowień statutu CKSiTZT oraz art. 6 ust. 1 przywołanej ustawy) – str. 15-16 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania, w tym również przez organizatora instytucji kultury, obowiązujących przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej instytucji kultury.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, ponosi kierownik jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Kierownik jednostki ponosi też odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości – na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości kierownik jednostki może powierzyć głównemu księgowemu będącemu pracownikiem tej jednostki, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie, w porozumieniu z organizatorem instytucji kultury, działań zmierzających do prowadzenia ksiąg rachunkowych przez CKSiTZT, zgodnie z regulacją art. 11 ustawy o rachunkowości.

2. Opracowanie i wdrożenie regulacji wewnętrznych składających się na system kontroli wewnętrznej instytucji kultury, w szczególności dotyczących:

- obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,

- przeprowadzania inwentaryzacji,

- procedur udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych.

3. Wystąpienie do Burmistrza Tykocina o formalno-prawne uregulowanie kwestii władania nieruchomościami przez CKSiTZT jako samorządową osobę prawną.

4. Dokumentowanie przychodów z najmu w sposób zapewniający ich weryfikację z ustalonym cennikiem.

5. Zaniechanie pobierania przez Pana Dyrektora nagród rocznych w oparciu o postanowienia regulaminu wynagradzania pracowników CKSiTZT.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Tykocina