Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Jeleniewie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 listopada 2011 roku (znak: RIO.V.6001-4/11), o treści jak niżej:

Pan

                                                                                              Kazimierz Urynowicz

Wójt Gminy Jeleniewo

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Jeleniewo za 2010 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Jeleniewo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza zakresów czynności pracowników referatu finansowego wykazała, że okazany jako obowiązujący w okresie objętym kontrolą zakres czynności Skarbnika, nadany w 2000 roku, nie odnosił się do wszystkich obowiązków spoczywających na osobie pełniącej funkcję głównego księgowego (skarbnika) według postanowień art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Zakres nadanych obowiązków nie odnosił się do prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Wskazany zakres czynności został zastąpiony zakresem nadanym przez Pana Wójta 1 czerwca 2011 r., jednakże w jego treści również brak odniesienia do wymienionych obowiązków i związanej z nimi odpowiedzialności, wynikających z art. 54 ustawy – str. 3-4 protokołu kontroli.

Urząd Gminy w Jeleniewie prowadzi obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Gminnej Biblioteki Publicznej, co sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Jednostki te, działające jako odrębna osoba prawna (Biblioteka) oraz jako jednostka budżetowa (GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ustawy o rachunkowości – str. 5 protokołu kontroli.

Obowiązująca w jednostce instrukcja obiegu dokumentów nie zawiera kompletnych procedur opisujących obieg dokumentów oraz nie określa w sposób wyczerpujący operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo-księgowe. Nie przewidziano w niej wszystkich dowodów księgowych stosowanych w jednostce (m.in. wniosku na zaliczkę, rozliczenia zaliczki, polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenia kosztów podróży, karty drogowej i rozliczenia paliwa, umowy zlecenia, wezwania do zapłaty, upomnienia) – str. 10 protokołu kontroli.

Kontrola funkcjonowania procedur wewnętrznych wykazała, że wśród dowodów księgowych zgromadzonych w zbiorze Urzędu jako jednostki budżetowej w styczniu 2010 r. stwierdzono szereg dowodów „Polecenie księgowania”, które nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia. Naruszono tym samym postanowienia § 2 pkt 6-8 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, zgodnie z którymi każdy dokument przed jego zaewidencjonowaniem powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym. Kontrola wykazała ponadto, że: dowód księgowy nr 13/20 „Zestawienie przyznanych dodatków mieszkaniowych za styczeń 2010 r.” na kwotę 1.567,92 zł nie został sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty; dowód księgowy nr 7/8 „Zamówienie prenumeraty biuletynu Technika i USC na 2010 r.” na kwotę 60 zł nie został zatwierdzony do wypłaty; dowód księgowy nr 45/4 „Zlecenie Wójta z 26.01.2010 r. na dokonanie przelewu w wysokości 12.060 zł na zakup nieruchomości (na poszerzenie pasa drogowego)” nie zawierał podpisu Skarbnika. Odpowiedzialność za autoryzację dowodów księgowych ponosili pracownicy wskazani na str. 12 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), a także postanowienia regulacji wewnętrznych, polegające na:

a) niesporządzaniu zestawień dzienników częściowych, czym naruszono art. 14 ust. 3 ustawy – str. 14 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowej ewidencji odsetek od zaległości podatkowych; właściwe zapisy dotyczące operacji przypisania odsetek oraz dokonania ich ewentualnego odpisu aktualizującego podano na str. 16 protokołu kontroli; należy zwrócić uwagę, że według zasad obowiązujących od 1 stycznia 2011 r., wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861), odpisu aktualizującego należnych odsetek za zwłokę w zapłacie należności dokonuje się na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” wyłącznie po ustaleniu zaistnienia przesłanek do dokonania odpisu wskazanych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,

c) ujęciu na koniec 2010 r. w księgach budżetu należności w kwocie 5,50 zł z tytułu nieprzekazanych przez zakład budżetowy odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym, na którym przechowywana była dotacja na inwestycje; operację tę zaksięgowano zapisem Wn 224 „Rozrachunki budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”, w wyniku czego zawyżono kwotę dochodów budżetu 2010 r.; należność ta winna być ujęta w księgach Urzędu na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – str. 16-17 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowym księgowaniu, na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, rozrachunków z tytułu diet radnych; właściwym kontem dla ewidencji tych rozliczeń jest konto 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 25 protokołu kontroli,

e) zaksięgowaniu w 2010 r. na koncie 240 w ewidencji Urzędu zobowiązań z tytułu odsetek od kredytów w łącznej wysokości 1.725,41 zł. W związku z tym, że odsetki dotyczyły roku 2011, winny stanowić koszty finansowe 2011 r., stosownie do zasady memoriału wyrażonej w art. 6 ust. 1 ustawy – str. 25-26 protokołu kontroli,

f) jednorazowym umorzeniu wartości niematerialnej i prawnej o wartości 7.519,99 zł, która zgodnie z § 5 ust. 2 i 3 rozporządzenia powinna być umarzana stopniowo – str. 108-109 protokołu kontroli.

W zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych stwierdzono również nieprawidłowe zapisy dotyczące przedsięwzięcia zakupu sprzętu ratowniczego, realizowanego w 2010 r. przez gminę Jeleniewo z 4 innymi gminami, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Liderem projektu była gmina Jeleniewo. Zgodnie z zawartym porozumieniem partnerzy projektu wnieśli po 4.000 zł na opracowanie studium wykonalności zadania. Wydatek związany z jego wykonaniem został zrefundowany ze środków EFRR w kwocie 16.999,90 zł, która została w całości zaliczona do dochodów budżetu, mimo że w części podlegała rozliczeniu z partnerami, w związku z czym jej wpływ powinien być zaewidencjonowany w odpowiedniej kwocie jako zobowiązanie wobec partnerów, a nie jako dochód. Gmina Jeleniewo zwróciła partnerom w dniu 27 grudnia 2010 r. po 3.400 zł. Zwrot środków został ujęty jako wydatek budżetowy. W związku z tym, że refundacji dokonano w tym samym roku, a wcześniej całą kwotę przyjęto na dochody, właściwym było pomniejszenie dochodów budżetu o środki zwrócone partnerom – str. 114 protokołu kontroli.

         W zakresie sprawozdawczości finansowej stwierdzono nieprawidłowe wykazanie w bilansie należności i odpisu je aktualizującego. Odpis aktualizujący w wysokości 1.642 zł wykazano nieprawidłowo w pasywach bilansu jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. Należy wskazać, że wartość odpisu zmniejsza wykazane w aktywach należności, od których odpis został dokonany – stosownie do art. 46 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – zaś wartość odpisu powinna być podana w informacjach uzupełniających do bilansu – str. 18 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości procesów gospodarowania nieruchomościami i pozyskiwania dochodów z tego tytułu stwierdzono, że informacje o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i oddania w dzierżawę nie były ogłaszane w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie postanowień art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 59 i 61 protokołu kontroli.

         Analiza stosowanych na terenie gminy Jeleniewo podstaw ustalania czynszu za najem lokali mieszkalnych wykazała, że do ustalania wysokości czynszu w 2010 r. stosowano stawki określone uchwałą Rady Gminy Jeleniewo z dnia 14 grudnia 1999 r. (czynsz za najem lokali mieszkalnych stanowi przychód ZGKiM w Jeleniewie). Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 103-104 protokołu kontroli, przyczyną tej nieprawidłowości jest niewykonanie przez dotychczasowego Wójta obowiązku określenia stawek czynszu na podstawie uchwalonego przez Radę Gminy 28 lutego 2005 r. wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2005-2010. Obowiązek ten wynika z art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Mimo, że przywołana uchwała w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy utraciła moc od 2011 r., Pan Wójt nie przedłożył Radzie Gminy projektu stosownej uchwały, określającej m.in. zasady polityki czynszowe na okres rozpoczynający się od 2011 r. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów..., rada gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na okres co najmniej pięciu kolejnych lat. Artykuł 21 ust. 2 pkt 4 przywołanej ustawy stanowi, że elementem wieloletniego programu winny być zasady polityki czynszowej oraz warunki obniżania czynszu za najem lokali mieszkalnych, stanowiące dla Pana Wójta podstawę do ustalenia stawek czynszu w trybie art. 8 pkt 1 ustawy.

         Kontrola opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości wykazała, że ostatnia aktualizacja opłat miała miejsce w latach dziewięćdziesiątych – str. 63 protokołu kontroli. Stosownie do postanowień art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej może być aktualizowana nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Z uwagi na czas ostatniej aktualizacji, podjęcie działań w tym względzie jest zasadne w świetle art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zobowiązującego właściwe organy do gospodarowania nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

         Badanie zagadnień związanych z powszechnością doręczania decyzji wymiarowych osobom fizycznym wykazało, iż służby podatkowe dokonały przypisu podatku w kwocie 69,00 zł, w oparciu o trzy niedoręczone decyzje wymiarowe (podatnicy nie żyją). Jest to niezgodne z treścią art. 21 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, gdyż zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającego jego wysokość. Jak wskazano na stronie 51 protokołu kontroli organ podatkowy, zgodnie z art. 1025 Kodeksu cywilnego, wystąpił do Sądu o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku.

         Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek od nieruchomości oraz na  podatek od środków transportowych  – odpowiednio str. 45 oraz 47 protokołu kontroli. Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m. in. w zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis zawarty na str. 41 protokołu kontroli, wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku leśnego deklaracji podatkowych, co skutkowało tym, że podatnik o nr ewidencyjnym 220003 zadeklarował podatek wyliczony według stawki ustawowej, w sytuacji, gdy na terenie kontrolowanej jednostki obowiązywała stawka obniżona uchwałą Rady Gminy.

         W wyniku kontroli prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych stwierdzono uchybienia w przypadku dwóch podatników – str. 35 protokołu kontroli. Powodem tego stanu rzeczy było przyjęcie do ewidencji podatkowej niewłaściwych klas użytków rolnych, co skutkowało zawyżeniem podatku o kwotę 4,00 zł (2 x 2,00 zł). Uchybienie, polegające na zawyżeniu powierzchni lasu a tym samym zawyżeniu podatku leśnego o kwotę 5,00 zł, stwierdzono także w przypadku podatnika podatku leśnego – str. 40 protokołu kontroli. W trakcie trwania kontroli powyższe nieprawidłowości zostały wyeliminowane.

         Kontrolą objęto także zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości opodatkowania nieruchomości i ustalono, iż w przypadku podatnika o nr ewid. 220003, prowadzącego działalność gospodarczą, nie opodatkowano gruntu znajdującego się pod budynkiem gospodarczym stawką właściwą dla gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Zaniżenie podatku z tego tytułu, w latach 2009 – 2011, wynosiło 104,00 zł. Również w tym przypadku nieprawidłowość została wyeliminowana w trakcie trwania kontroli.

Analiza obowiązujących w kontrolowanej jednostce przepisów wewnętrznych wykazała, iż w 2010 roku, nie zawierały one opisu trybu i terminów oraz planu przeprowadzania kontroli podatkowych, co może mieć zasadnicze znaczenie przy prawidłowym wymiarze należności podatkowych. W myśl wskazań § 2 w art. 281 Ordynacji podatkowej celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Natomiast ich zakres i częstotliwość organ podatkowy powinien ustalić, na podstawie analizy potrzeb, w regulacjach wewnętrznych – str. 56 protokołu kontroli. Zagadnienia te uregulowane zostały zarządzeniem wewnętrznym Wójta Gminy Jeleniewo nr 6/10 z dnia 17 grudnia 2010 r.

         W wyniku kontroli zagadnień związanych z funduszem sołeckim stwierdzono, że jednostka nieprawidłowo ustaliła kwotę dochodów bieżących za 2008 r., stanowiącą podstawę obliczenia kwoty bazowej, o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.). Do dochodów bieżących błędnie zostały ujęte wpływy ze sprzedaży składników majątkowych (par. 0870) w wysokości 1.289,60 zł. W związku z tym kwota bazowa stanowiąca podstawę obliczenia wysokości funduszu sołeckiego na 2010 r. została zawyżona o 0,42 zł, a łączna kwota funduszu dla sołectw o 64,68 zł. Ponadto w przypadku jednego sołectwa popełniono błąd rachunkowy przy wyliczaniu należnych środków funduszu. Ustalono go w wysokości 5.803,02 zł, a z przyjętych przez jednostkę danych wynika, że winna to być kwota 5.883,02 zł (różnica 80 zł). Ogółem do dyspozycji sołectw postawiono kwotę 230.751,38 zł. Właściwa kwota funduszu, po skorygowaniu o skutki niewłaściwie ustalonej kwoty bazowej i wskazany błąd rachunkowy, powinna wynosić 230.766,70 zł – str. 75 protokołu kontroli.

         Badając wydatki z tytułu wynagrodzeń stwierdzono, że zgodnie z regulaminem organizacyjnym dla stanowiska specjalisty do spraw inwestycji i zagospodarowania przestrzennego zostały przypisane m.in. obowiązki w zakresie prowadzenia nadzorów nad inwestycjami realizowanymi przez gminę Jeleniewo i jej jednostki organizacyjne, a także wykonywanie kosztorysów inwestorskich na rzecz gminy. Z ustaleń kontroli wynika, że pracownik zatrudniony na tym stanowisku prowadzi działalność gospodarczą w zakresie doradztwa budowlanego i ubezpieczeń. W dniu 7 października 2010 r. została zawarta umowa zlecenia pomiędzy ówczesnym Wójtem a wskazanym pracownikiem na pełnienie nadzoru inwestorskiego w pełnym zakresie nad realizacją projektu dotyczącego budowy boisk. Wysokość wynagrodzenia ustalono na 3.050 zł. Powierzenie tych czynności w drodze odrębnej odpłatnej umowy należy uznać za nieuzasadnione, ponieważ ich zakres mieścił się w ramach obowiązków tego stanowiska określonych regulaminem organizacyjnym Urzędu. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik wskazał, że zatwierdził realizację umowy, ponieważ pełnienie nadzoru nie zostało imiennie przypisane pracownikowi. Należy jednak zwrócić uwagę, że art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przewiduje powierzenie pracownikowi obowiązków w zakresie gospodarki finansowej poprzez wskazanie  w regulaminie organizacyjnym jednostki – str. 85 protokołu kontroli.

         Stwierdzono uchybienie w stosowaniu klasyfikacji budżetowej wydatków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Dotyczyło ono wydatków związanych z remontem dróg wewnętrznych w kwocie 24.206,57 zł, które zostały ujęte w rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne”, zamiast w rozdz. 60017 „Drogi wewnętrzne” – str. 87-88 protokołu kontroli.

         W zakresie zagadnień związanych z funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych stwierdzono, że nie został ustanowiony trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają jednostki budżetowe i zakład budżetowy. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy – str. 105 protokołu kontroli. Należy dodać, że właściwe uregulowanie form władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne ma zasadnicze znaczenie dla ich ewidencji księgowej. Zgodnie z § 2 pkt 5 obowiązującego od 1 stycznia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., przez środki trwałe należy rozumieć m.in. środki trwałe stanowiące własność jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.

         Stwierdzono także, że ani dotychczasowy Wójt, ani Pan Wójt nie wypełnili obowiązku sporządzenia planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomościami. Obowiązek przyjęcia takiego planu wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wymagania co do treści planu określają przepisy art. 23 ust. 1d ustawy – str. 105 protokołu kontroli.

         Na terenie gminy Jeleniewo obowiązują zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata określone uchwałą Rady Gminy z dnia 31 sierpnia 2004 r. Treść uchwały nie została dostosowana do zmienionego z dniem 22 października 2007 r. brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), który nakazuje objęcie uchwałą także zasad wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 103 protokołu kontroli.

         W ramach kontroli realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zbadano prawidłowość postępowania w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, regulowanego przepisami ustawy z dnia 10 marca 2006 r. (Dz. U. Nr 52, poz. 379 ze zm.). Stwierdzono, że w 4 przypadkach przyjęto do ustalenia kwoty zwrotu podatku faktury VAT na zakup bioesteru w ilości 310,23 litrów. Bioester oznaczony jest kodem CN 38249091. Zgodnie z art. 1 przywołanej ustawy zwrotu podatku zawartego w cenie oleju napędowego dotyczy oleju oznaczonego kodem CN 27101941 do 27101949. W konsekwencji kwotę 236,23 zł wypłacono producentom rolnym z naruszeniem przepisów ustawy – str. 111-112 protokołu kontroli.

         W 2010 r. Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie udzielone zostały z budżetu gminy dwie dotacje celowe. Nie stwierdzono, aby między dotującym a zakładem budżetowym zostały uregulowane zagadnienia wskazane przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych, które wymagają, aby udzielenie dotacji celowej miało oparcie w umowie określającej m.in. wysokość dotacji, cel lub opis zakresu rzeczowego zadania, termin wykorzystania dotacji, termin i sposób jej rozliczenia oraz zwrotu niewykorzystanej części – str. 117-118 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w trakcie kontroli kompleksowej nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

         Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Funkcję Wójta Gminy Jeleniewo w okresie objętym kontrolą pełnił Sławomir Adam Bielski.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają  przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Powierzenie Skarbnikowi zakresem czynności obowiązków i odpowiedzialności określonych przepisami art. 54 ustawy o finansach publicznych.

2. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i Biblioteki obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

3. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych kompletnych zasad obiegu i kontroli wszystkich dokumentów finansowo-księgowych związanych z zachodzącymi w jednostce procesami gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem.

4. Zapewnienie należytego funkcjonowania procedur kontroli zarządczej w celu wyeliminowania przypadków realizacji niesprawdzonych i niezatwierdzonych do wypłaty dowodów księgowych.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzanie zestawień dzienników częściowych,

b) prowadzenie ewidencji odsetek od zaległości podatkowych w sposób wskazany w protokole kontroli, mając na uwadze, że od 1 stycznia 2011 r. równowartość odsetek może być zaksięgowana na koncie 290 tylko w przypadku wystąpienia przesłanek kwalifikujących do dokonania odpisu aktualizującego,

c) zaniechanie księgowania należności z tytułu odsetek od dotacji przekazanych zakładowi budżetowemu na inwestycje jako wykonanych dochodów budżetu, mając na uwadze zasadę kasowego ustalania wyniku budżetu,

d) ewidencjonowanie zobowiązań z tytułu diet radnych na koncie 240,

e) zaniechanie ewidencjonowania w księgach upływającego roku zobowiązań i kosztów z tytułu odsetek od kredytów dotyczących następnego roku, mając na uwadze zasadę memoriału wyrażoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

f) stopniowe umarzanie wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa przekracza 3.500 zł,

g) ewidencjonowanie rozliczeń z partnerami projektów, których liderem jest gmina Jeleniewo, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

6. Wykazywanie w bilansie wartości należności pomniejszonej o dokonane odpisy aktualizujące z jednoczesnym podaniem wartości odpisu w informacjach uzupełniających do bilansu.

7. Ogłaszanie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i oddania w dzierżawę.

8. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, regulującego m.in. zasady polityki czynszowej, oraz określenie, na podstawie tej uchwały, stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych.

9. Przeprowadzenie aktualizacji wysokości opłat za użytkowanie wieczyste.

10. Dokonywanie przypisu podatku w oparciu o doręczone decyzje organu podatkowego, ustalające jego wysokość.

11. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

12. Zachowanie prawidłowości i powszechności opodatkowania osób fizycznych podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości.

13. Prawidłowe obliczanie wysokości funduszu sołeckiego.

14. Niezawieranie z pracownikami umów zlecenia dotyczących wykonywania czynności mieszczących się w ramach ich obowiązków.

15. Stosowanie prawidłowej klasyfikacji wydatków budżetowych.

16. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają jednostki budżetowe i zakład budżetowy.

17. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

18. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady wydzierżawiania lub najmu nieruchomości na czas nieoznaczony.

19. Przyjmowanie, do ustalenia wysokości zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, wyłącznie faktur VAT na zakup oleju napędowego oznaczonego kodem CN 27101941 do 27101949.

20. Określanie zagadnień dotyczących wykorzystania i rozliczenia dotacji celowych udzielonych zakładowi budżetowemu, jak tego wymaga art. 250 ustawy o finansach publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach