Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gminnym Centrum Kultury w Gródku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 maja  2011 roku (znak: RIO.I.6002-5/11), o treści jak niżej:

Pan

Jerzy Chmielewski

Dyrektor Gminnego Centrum Kultury

w Gródku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Centrum Kultury w Gródku za okres 2010 r., przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, rachunkowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy, wykonanie przychodów i kosztów, zamówienia publiczne, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

Gminne Centrum Kultury gromadzi wpływy ze sprzedaży miesięcznika „Wiadomości Gródeckie” oraz zamieszczanych w nim ogłoszeń, a także z wynajmowania pomieszczeń (w 2010 r. przychody z tych źródeł wyniosły 11.911 zł). Kontrola wykazała, że proces realizacji przychodów i ustalania wysokości należności nie był dokumentowany w sposób umożliwiający jego sprawdzalność. W szczególności należy wskazać na następujące ustalenia:

- każdy z pracowników GCK może prowadzić sprzedaż miesięcznika; zebrane przez pracowników środki ze sprzedaży gazety wpłacane są do kasy, przy czym pracownicy nie są rozliczani z ilości sprzedanych egzemplarzy, ponieważ nie jest prowadzona ewidencja ilości gazet wydawanych poszczególnym pracownikom, ani też ewidencja zwrotów. Poszczególne numery posiadały inne ceny. Dodatkowo – jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli – część egzemplarzy była też rozprowadzana nieodpłatnie,

- brak dowodów potwierdzających przyjęcie przez pracowników GCK wpłat gotówkowych od nabywców miesięcznika,

- brak dokumentacji świadczącej o ustaleniu cen za ogłoszenia w miesięczniku, czy za najem pomieszczeń,

- brak dokumentacji dotyczącej wynajmowania pomieszczeń (w tym umów), która pozwoliłaby stwierdzić m.in. okres najmu i wysokość obciążenia, a w konsekwencji potwierdzić prawidłowość wysokości i terminowość dokonanych przez kontrahentów wpłat.

Przedstawione okoliczności należy powiązać z brakiem w regulacjach wewnętrznych postanowień odnoszących się do sposobu dokumentowania osiąganych przez GCK przychodów. Przepisy wewnętrzne powinny wskazywać dokumenty stosowane w GCK dla poszczególnych operacji i określać ich obieg z uwzględnieniem wykonania czynności kontroli wewnętrznej. Regulacje wewnętrzne powinny także określać zasady ewidencjonowania wydrukowanych egzemplarzy miesięcznika, ustalania cen za poszczególne numery, rozliczania osób sprzedających gazetę z pobranej gotówki i niesprzedanych egzemplarzy, nieodpłatnego rozdawania egzemplarzy miesięcznika – str. 4 i 11-12 protokołu kontroli. Należy tu wskazać, że stosownie do postanowień art. 68 i art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustanowienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego sytemu kontroli zarządczej. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie m.in. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, ochrony zasobów (art. 68 ust. 2 pkt 1, 2, 4 ustawy).

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości wykazała, że bezpodstawnie ewidencjonowano w księgach, a w konsekwencji wykazano w sprawozdaniu z realizacji planu finansowego, przychody z tytułu pokrycia amortyzacji. Do czasu zakończenia kontroli dokonano stosownych zmian w ewidencji księgowej i złożono korektę sprawozdania – str. 7 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prowadzony w GCK obrót kasowy, uwidoczniony w sporządzanych raportach kasowych i na koncie 101 „Kasa” prowadzonym w księgach jednostki. Obrót roczny wykazany na tym koncie przekroczył w 2010 r. 75.000 zł. Stwierdzono, że nie została wyznaczona osoba do prowadzenia kasy – żadnemu z pracowników nie powierzono prowadzenia kasy zakresem czynności. Brak również kompletnych regulacji wewnętrznych w tym zakresie. W praktyce kasa jest prowadzona przez głównego księgowego, który wystawia dowody wpłaty i wypłaty oraz sporządza raporty kasowe (raporty są podpisane również przez Pana Dyrektora) – str. 8-9 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie prowadzi ewidencji druków ścisłego zarachowania pomimo faktu, że przepisy wewnętrzne odnoszą się do stosowania w GCK druków podlegających ścisłemu zarachowaniu. Określają one, że drukami ścisłego zarachowania są dowody wpłaty i wypłaty, czeki oraz ponumerowane arkusze spisu z natury. Brak ewidencji uniemożliwia należyte funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych w zakresie weryfikacji obrotów i stanu druków ścisłego zarachowania – str. 9 protokołu kontroli.

W wyniku badania terminowości regulowania zobowiązań stwierdzono przypadek realizacji wydatku w wysokości 488 zł po terminie płatności. Termin płatności wynikający z faktury to 14 grudnia 2010 r., zaś zobowiązanie uregulowano 5 stycznia 2011 r. Według wyjaśnienia głównego księgowego powodem nieterminowego uregulowania zobowiązania był brak środków. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być ponoszone w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 9-10 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie posiada przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że wybór wykonawcy jest poprzedzony rozeznaniem rynku, jednakże na tę okoliczność nie są sporządzane przez kontrolowaną jednostkę żadne dokumenty. W stosunku do niektórych zamówień okazano oferty składane przez potencjalnych dostawców. Należy wskazać, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług – str. 12-13 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji dotyczącej kosztów podróży służbowych wykazała, że w niektórych z przyjętych do kontroli druków polecenia wyjazdu służbowego brak było daty wystawienia polecenia wyjazdu, daty rozliczenia kosztów podróży, terminu odbycia podróży, podpisu Pana Dyrektora jako zlecającego odbycie podróży. Należy wskazać, że polecenie wyjazdu służbowego (rozliczenie kosztów podróży) stanowi dowód księgowy, zatem powinno posiadać cechy wymagane przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Powinno też dokumentować podjęcie przez Pana Dyrektora, jako pracodawcę, decyzji w sprawie zlecenia odbycia podróży służbowej – str. 15 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej samorządowej instytucji kultury jako jednostki sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, ponosi kierownik jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy  o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Opracowanie i wdrożenie pisemnych regulacji wewnętrznych dotyczących obiegu i kontroli dokumentów w zakresie gromadzenia przychodów, zapewniających sprawdzalność tych procesów, mając na względzie uwagi zawarte w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

2. Należyte uregulowanie zasad funkcjonowania kasy w GCK, poprzez przypisanie zakresem czynności odpowiedzialności i obowiązków związanych z prowadzeniem kasy oraz kompleksowe uregulowanie przepisami wewnętrznymi zagadnień dotyczących prowadzenia obrotu kasowego.

3. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.

4. Terminowe regulowanie zobowiązań.

5. Opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych.

6. Zapewnienie zamieszczania w poleceniach wyjazdu służbowego i rozliczeniach kosztów podróży danych wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

       Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Wójt Gminy Gródek