zalecenia - Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu

Autor:	BIP Admin
Dodane przez:	BIP Admin
Data utworzenia:	2012-02-02 01:38
Data modyfikacji:	2012-02-02 01:39
Data publikacji:	2012-02-02 01:39
Wersja dokumentu:	1

Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej w Ciechanowcu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 grudnia 2011 roku (znak: RIO.IV.6002-1/11), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Pełszyk

Dyrektor

Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu za okres 2010 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, rozliczenia z budżetem gminy.

Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu wykonuje czynności z zakresu obsługi finansowo-księgowej dla wszystkich szkół prowadzonych przez gminę Ciechanowiec: szkół podstawowych w Łempicach i Radziszewie Starym, Gimnazjum w Ciechanowcu i Przedszkola w Ciechanowcu. Ponadto kontrolowana jednostka prowadzi obsługę finansowo-księgową dwóch instytucji kultury: Miejskiego Ośrodka Kultury w Ciechanowcu i Biblioteki Publicznej w Ciechanowcu – str. 1-4 protokołu kontroli.

Okazana jako podstawa prowadzenia wspólnej obsługi jednostek oświatowych uchwała Rady Miejskiej z dnia 20 stycznia 2004 r., podjęta na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), wymienia szkoły objęte wspólną obsługą, lecz nie wskazuje jednostki właściwej do wykonywania obsługi. Uchwała nie odnosi się również do Przedszkola, które w praktyce jest objęte wspólną obsługą (w sprawie objęcia Przedszkola wspólną obsługą okazano pismo Burmistrza z dnia 17 sierpnia 2005 r.).

Natomiast w odniesieniu do prowadzenia przez Szkołę ksiąg rachunkowych instytucji kultury należy wskazać, że stan ten sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Instytucje kultury, działające jako odrębne osoby prawne, są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, jako podstawę prowadzenia obsługi instytucji kultury przyjęto pisma Burmistrza z dnia 5 października 2005 r. i 30 marca 2006 r.

Stosowne wnioski dotyczące przedstawionych nieprawidłowości zostaną skierowane do Burmistrza Ciechanowca w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy. Burmistrzowi zostanie także przekazany wniosek dotyczący treści zarządzenia ustalającego stawki czynszu za najem lokali mieszkalnych.

Kontrola faktycznego sposobu wykonywania wspólnej obsługi jednostek oświatowych wykazała, że księgi rachunkowe kontrolowanej jednostki, szkół podstawowych w Łempicach i Radziszewie Starym oraz Gimnazjum w Ciechanowcu, a od 1 stycznia 2011 r. także Przedszkola, prowadzone są na podstawie zakładowego planu kont ustalonego przez Pana Dyrektora. W okresie objętym kontrolą stosowany był zakładowy plan kont wynikający z zarządzenia Dyrektora SP w Ciechanowcu z dnia 1 grudnia 2003 r. (nie obejmowało ono Przedszkola, którego dyrektor wydawał regulacje wewnętrzne do końca 2010 r.), a od 1 stycznia 2011 r. z zarządzenia Pana Dyrektora z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu oraz obsługiwanych jednostek oświatowych. Stan ten jest sprzeczny z obowiązującym od 22 kwietnia 2009 r. brzmieniem art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty. Zgodnie z przywołanym przepisem, w ramach wykonywania obsługi administracyjnej i finansowej szkół mieści się wykonywanie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Okoliczność obsługiwania szkół przez inną jednostkę nie zwalnia zatem dyrektorów obsługiwanych jednostek z określenia przyjętych zasad rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy o rachunkowości – str. 7-8 protokołu kontroli.

Analiza procedur wewnętrznych składających się na system kontroli zarządczej wykazała, że zarządzenie z dnia 1 grudnia 2003 r. w sprawie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów odnosi się – oprócz SP w Ciechanowcu – także do jednostek obsługiwanych. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) nakłada na kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych obowiązki w zakresie organizacji kontroli zarządczej – art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3. W świetle standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zapewnienie właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej wymaga udokumentowania organizacji systemu kontroli w jednostce, co powinno przejawiać się we wprowadzeniu przez kierownika każdej jednostki pisemnych procedur wewnętrznych (instrukcji) służących zapewnieniu realizacji celów tej kontroli wskazanych przywołanymi przepisami ustawy – str. 10 protokołu kontroli.

Na podstawie ustaleń kontroli skierowane zostaną do kierowników obsługiwanych jednostek oświatowych odrębne pisma wskazujące na obowiązek opracowania regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte zasady rachunkowości tych jednostek oraz składających się na system kontroli zarządczej, w tym procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, tj. dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Proces ten winien być koordynowany przez Pana Dyrektora jako kierownika jednostki prowadzącej obsługę finansowo-księgową.

Brak regulacji dotyczących wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro stwierdzono także w kontrolowanej jednostce. Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zatem zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług – str. 12 i 36 protokołu kontroli.

W zakresie dysponowania środkami pieniężnymi przez poszczególne obsługiwane jednostki (str. 3-4 i 15-19 protokołu kontroli) z ustaleń kontroli wynika, że odrębne rachunki bieżące prowadzone są dla Gimnazjum i Przedszkola, zaś operacje dotyczące szkół podstawowych w Łempicach i Radziszewie Starym są realizowane z rachunku SP w Ciechanowcu. Dyrektorzy wszystkich obsługiwanych jednostek oświatowych zawarli z Panem porozumienia, w których zawarto postanowienie, iż dysponowanie środkami finansowymi ujętymi w planie finansowym szkół może nastąpić po zatwierdzaniu merytorycznym przez dyrektora zlecającego. W efekcie operacje dotyczące obsługiwanych jednostek zatwierdzane są do wypłaty przez Pana Dyrektora. Stosownie do postanowień art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków, należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki. Obowiązki i odpowiedzialność dyrektora szkoły w zakresie dysponowania środkami określonymi w planie finansowym wynikają także z art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty.

Zwrócenia uwagi wymaga okoliczność, że bank aktualnie obsługujący jednostki oświatowe gminy Ciechanowiec nie pobiera opłat za prowadzenie rachunków. Właściwym rozwiązaniem byłoby zatem założenie odrębnych rachunków dla każdej z obsługiwanych jednostek, co ułatwiłoby wykonywanie przez kierowników jednostek czynności z zakresu gospodarki finansowej, za które ponoszą odpowiedzialność zgodnie z ustawą o finansach publicznych.

Badając realizację dyspozycji zawartej w art. 54 ustawy o finansach publicznych ustalono, że Pan Dyrektor nie powierzył pisemnie głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności określonych wskazaną regulacją. Jako określający zadania głównego księgowego okazano zakres czynności z dnia 6 lutego 1996 r., nadany głównemu księgowemu jako pracownikowi Zespół Obsługi Szkół w Ciechanowcu, zlikwidowanego uchwałą Rady Miejskiej z dnia 26 czerwca 2000 r. – str. 5 protokołu kontroli.

Analiza postanowień zakładowego planu kont obowiązującego od 1 stycznia 2011 r. (str. 9 protokołu kontroli) wykazała braki w jego treści oraz uregulowania niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861):

a) w opisie konta 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” postanowiono, że konto to służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. Nie wskazano, jakie stawki są stosowane przez jednostkę spośród możliwych do zastosowania na podstawie § 6 ust. 2 rozporządzenia,

b) nie ma oparcia w postanowieniach zakładowego planu kont przyjęte rozwiązanie polegające na prowadzeniu ewidencji analitycznej do konta 071 wspólnie z ewidencją do konta 011 „Środki trwałe”,

c) z opisu konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” nie wynika prowadzenie subkont w ramach tego konta dla każdej z trzech szkół podstawowych, których operacje są realizowane z rachunku bieżącego SP w Ciechanowcu; podobnie nieuregulowane jest prowadzenie subkont do kont 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” i 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) co polegało w szczególności na:

a) nieprzestrzeganiu zasady dokonywania zapisów na koncie 130 na podstawie wyciągów bankowych, której zachowanie ma zapewnić pełną zgodność zapisów pomiędzy jednostką a bankiem; naruszenie tej zasady polegało na księgowaniu operacji dotyczących wpływu środków tytułem zwrotu wydatków ze znakiem (-) na stronie Ma konta 130 – str. 14 protokołu kontroli,

b) zaksięgowaniu po stronie Wn konta 135 ze znakiem (-) zwrotu środków z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Gimnazjum, dokonanego w wyniku korekty odpisu na koniec roku; zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta na stronie Wn ujmuje się wpływy środków na rachunek, a na stronie Ma wypłaty – str. 19-20 protokołu kontroli,

c) ewidencjonowaniu rozliczeń z pracownikami z tytułu pożyczek udzielonych z ZFŚS na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – str. 23 protokołu kontroli,

d) zaniechaniu ewidencjonowania w księgach Przedszkola rozliczeń z rodzicami dzieci z tytułu należnych opłat. Jak wynika z ustaleń kontroli zawartych na str. 27 protokołu kontroli, na koniec 2010 r. występowała nadpłata w wysokości 22,92 zł, której nie uwidoczniono w księgach. Rozliczenia powinny być prowadzone na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – str. 27-28 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków określonej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) stwierdzono uchybienie polegające na zarachowaniu wydatków Przedszkola na zakup obiadów od Zespołu Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Ciechanowcu do par. 4220 „Zakup środków żywności”, który zgodnie z jego opisem przeznaczony jest do ujmowania wydatków na zakup produktów żywnościowych dla osób korzystających z internatów i stołówek. Właściwym paragrafem do ujmowania wydatków na zakup gotowych posiłków jest par. 4300 „Zakup usług pozostałych” – str. 27 protokołu kontroli.

W obszarze zagadnień związanych z pozyskiwaniem dochodów z najmu lokali mieszkalnych stwierdzono nieprawidłowości, opisane na str. 30-34 protokołu kontroli, naruszające postanowienia ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) oraz zarządzenia Burmistrza Ciechanowca z dnia 30 stycznia 2008 roku, wydanego na podstawie art. 7 ust. 1 i art. 8 pkt 1 tej ustawy, określającego wysokość stawek czynszu za lokale mieszkalne. Zgodnie z zarządzeniem, zarządcy nieruchomości – uwzględniając trzymiesięczny okres wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu, zgodnie z dyspozycją art. 8a ust. 1 i 2 ustawy – powinni obciążać najemców wynikającymi z niego stawkami od maja 2008 roku. Nieprawidłowości polegały na tym, że :

a) zmiany wysokości czynszu od najemcy lokalu w SP w Ciechanowcu, dostosowującej stawkę do zarządzonej przez Burmistrza, dokonano ze zwłoką 37 miesięcy. Pobieranie w tym okresie opłat niższych od obowiązujących spowodowało uszczuplenie dochodów, które według ustaleń kontroli wyniosło 1.151,07 zł,

b) w okresie poprzedzającym zmianę umowy, dokonaną w 2011 roku, pobierano od najemcy czynsz obliczony według stawki 1,40 za m²bez udokumentowania na piśmie ustalenia tej stawki (wypowiedzenia czynszu wcześniej obowiązującego). W konsekwencji brak pełnych podstaw do oceny prawidłowości ustalenia jego wysokości. Stosownie do art. 8a ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów..., wypowiedzenie wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu powinno być pod rygorem nieważności dokonane na piśmie. Tą samą zasadę określała w art. 23 ust. 3 obowiązująca do 10 lipca 2001 r. ustawa z dnia 2 lipca 1994 r. o najmie lokali i dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. z 1998 r. Nr 120, poz. 787 ze zm.) – str. 31-32 protokołu kontroli,

c) opłaty za c.o. i inne usługi oraz media pobierano od najemcy w wysokości ryczałtowej, wynikającej z kalkulacji przewidywanych kosztów. Po upływie danego okresu rozliczeniowego nie dokonywano jednak rozliczenia kosztów rzeczywiście poniesionych w tym okresie. Z art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy wynika, że najemcy lokali powinni wnosić opłaty za dostawę ciepła, a także innych mediów i usług zaliczanych do grupy tzw. niezależnych od właściciela, w wysokości niezbędnej do pokrycia ponoszonych przez właściciela kosztów ich dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora. W tej sytuacji pobierane ryczałtowo opłaty mogą być traktowane jedynie jako forma zaliczek na poczet zwrotu poniesionych kosztów za dany okres rozliczeniowy. Po ustaleniu faktycznej wielkości kosztów poniesionych w danym okresie, wynik rozliczenia powinien być ujęty w ewidencji księgowej jako zwiększenie lub zmniejszenie stanu należności od lokatorów,

d) w § 5 ust. 2 i 3 umowy z najemcą błędnie zapisano, iż zmiany opłat, o których mowa w § 4 wynikające z przepisów ustawowych lub prawa gminnego nie wymagają zmiany niniejszej umowy. Wynajmujący jest zobowiązany do poinformowania najemcy o zmianie opłaty w formie pisemnej. Zapis ten sugeruje, iż w związku ze zmianą stawek czynszu najemca powinien być tylko poinformowany o tym fakcie, co koliduje z cytowaną wyżej dyspozycją art. 8a ust. 1 i 2 ustawy o ochronie praw lokatorów..., zgodnie z którą podwyższenie stawek czynszu może nastąpić za wypowiedzeniem dotychczasowych stawek z zachowaniem terminu wypowiedzenia. Wypowiedzenie dotychczasowej wysokości czynszu, w związku z jego podwyżką, ma istotne znaczenie, bowiem w takim przypadku, zgodnie z art. 8a ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy, w ciągu 2 miesięcy od dnia wypowiedzenia lokator może:

- odmówić na piśmie przyjęcia podwyżki ze skutkiem rozwiązania stosunku prawnego, na podstawie którego zajmuje lokal, z upływem okresu wypowiedzenia,

- zakwestionować podwyżkę, wnosząc do sądu pozew o ustalenie, że podwyżka jest niezasadna albo jest zasadna, lecz w innej wysokości; udowodnienie zasadności podwyżki ciąży na właścicielu.

W zakresie zgodności funkcjonowania stołówki szkolnej z przepisami ustawy o systemie oświaty stwierdzono nieprawidłowości opisane na str. 28-30 protokołu kontroli. W Szkole Podstawowej w Ciechanowcu dzieci korzystają z posiłków nabywanych w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Ciechanowcu – jednostce organizacyjnej Powiatu Wysokomazowieckiego. Stawki pobieranych opłat obejmują koszty przygotowania tych posiłków, co sprzeciwia się postanowieniom art. 67a ust. 4 ustawy. Założenie, iż koszty przygotowania posiłków obciążają budżet tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w danej szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponoszą kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni, zobowiązani są do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10): w przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych [wynagrodzeń, nakładów na utrzymanie kuchni], rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków do zorganizowanej przez gminę stołówki (jadalni). Z wyliczenia dokonanego w protokole wynika, że koszt przygotowania posiłków wydanych w 2010 r. (zakupionych przez rodziców) wyniósł ok. 18.370 zł.

Nie stwierdzono ponadto wykonania dyspozycji 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którą warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, Pan Dyrektor powinien ustalić w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę (Burmistrzem - art. 5c pkt 3 w zw. z art. 67a ust. 3 ustawy). Z treści tego przepisu wynika, że powinien Pan uzyskać akceptację Burmistrza zarówno dla warunków korzystania ze stołówki, jak i wysokości opłat.

Kontrola realizacji zadania polegającego na zakupie i sprzedaży posiłków wydawanych w stołówkach szkolnych w SP w Ciechanowcu i Gimnazjum wykazała, iż związane z nim dochody i wydatki nie znalazły odzwierciedlenia w planach finansowych tych jednostek. Prowadzenie tej działalności odbywało się z pominięciem rachunków bieżących jednostek, planów finansowych (budżetu gminy) i ewidencji księgowej. Zapewnienie żywienia w publicznych szkołach i przedszkolach jest zadaniem towarzyszącym działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, zapisanym w art. 67a ustawy o systemie oświaty. Przepis ten wiąże tę działalność z zadaniami opiekuńczymi szkoły, w tym ze wspieraniem prawidłowego rozwoju uczniów. W związku z tym działalność ta powinna być finansowana z budżetu (planu finansowego szkoły), ewentualnie – po podjęciu stosownej uchwały przez Radę Miejską – w formie wydzielonego rachunku bankowego, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych. Obowiązek ustalenia przez dyrektora szkoły stawek opłat za posiłki przesądza zaś o obowiązku gromadzenia przez jednostkę środków publicznych z tytułu odpłatności za posiłki.

Analiza dokumentacji przetargowej zbadanych postępowań o udzielenie zamówień publicznych wykazała, że w zarządzeniach o powołaniu komisji przetargowych wskazywano zadania określone ustawą dla komisji jako całości, co nie wyczerpuje dyspozycji zawartej w art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Przywołany przepis wymaga określenia obowiązków poszczególnych członków komisji w sposób zapewniający sprawność działania komisji, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane prace oraz przejrzystość prac – str. 38 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na głównym księgowym. Prawa i obowiązku głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) usunięcie z wprowadzonych przez Pana Dyrektora przepisów określających przyjęte zasady rachunkowości postanowień wskazujących na ich zastosowanie do prowadzenia rachunkowości obsługiwanych jednostek,

b) usunięcie z wprowadzonych przez Pana Dyrektora przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej postanowień wskazujących na ich zastosowanie w obsługiwanych jednostkach,

c) uzupełnienie zakładowego planu kont SP w Ciechanowcu o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

2. Zaniechanie zatwierdzania do wypłaty operacji dotyczących obsługiwanych jednostek, mając na uwadze spoczywającą na kierowniku każdej jednostki odpowiedzialność za realizację planu finansowego.

3. Powierzenie głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie określonym w art. 54 ustawy o finansach publicznych.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych oraz stosowanie technicznego zapisu ujemnego dla zwrotów wydatków i korekt w celu zachowania czystości obrotów,

b) zaniechanie księgowania operacji zapisem ujemnym na koncie 135, mając na uwadze zachowanie zgodności zapisów z danymi wyciągów bankowych,

c) ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami z tytułu pożyczek z ZFŚS na koncie 234,

d) objęcie ewidencją księgową rozrachunków dotyczących opłat pobieranych przez Przedszkole.

5. Klasyfikowanie wydatków ponoszonych przez Przedszkole na zakup obiadów w par. 4300.

6. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) bieżące wypowiadanie najemcom dotychczasowych stawek czynszu, po wejściu w życie zmiany stawek wynikającej ze stosownego zarządzenia Burmistrza Ciechanowca,

b) rozliczanie zaliczek wnoszonych przez najemców na poczet kosztów wytworzenia energii cieplnej i innych opłat niezależnych od właściciela, mając na uwadze postanowienia art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów...,

c) usunięcie z umowy najmu lokalu mieszkalnego zasad zmiany wysokości czynszu kolidujących z przepisami art. 8a ust. 1 i 2 ustawy o ochronie praw lokatorów...

7. W zakresie żywienia uczniów:

a) ustalenie, w porozumieniu z Burmistrzem, warunków korzystania ze stołówki, w tym wysokości opłat za posiłki, mając na uwadze, że nie mogą one obejmować kosztów przygotowania posiłków,

b) pobieranie opłat za korzystanie z żywienia od uczniów i finansowanie zakupu posiłków w ramach planu finansowego, jako dochodów i wydatków budżetowych objętych ewidencją księgową.

8. Ustalanie zasad funkcjonowania komisji przetargowej w sposób zapewniający sprawność działania komisji, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane prace oraz przejrzystość prac.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Ciechanowca

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pisma z dnia 08 grudnia 2011 roku, do Dyrektorów placówek oświatowych, dla których Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu wykonuje czynności z zakresu obsługi finansowo-księgowej:

Pani

Anna Pawluk

Dyrektor Przedszkola

w Ciechanowcu

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Przedszkola w Ciechanowcu. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości Przedszkola oraz realizację dochodów budżetowych. Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez Szkołę Podstawową w Ciechanowcu zostały przekazane dyrektorowi tej Szkoły. Między innymi wskazano na podjęcie stosownych działań koordynujących proces opracowania i wdrożenia, przez dyrektorów wszystkich obsługiwanych szkół, przepisów wewnętrznych określających:

- przyjęte zasady rachunkowości – obowiązki w tym zakresie spoczywają na Pani Dyrektor na podstawie art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.); stosowne regulacje obowiązywały w Przedszkolu do końca 2010 r., zaś od 1 stycznia 2011 r. jako podstawę prowadzenia rachunkowości Przedszkola przyjęto regulacje wprowadzone przez dyrektora SP w Ciechanowcu,

- procedury wewnętrzne składające się na system kontroli zarządczej, w tym zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro – obowiązki w tym zakresie wynikają z art. 44 ust. 3 pkt 1, art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

Przepisy wewnętrzne powinny przewidywać autoryzację (zatwierdzanie do wypłaty) dokumentów dotyczących Przedszkola przez Panią Dyrektor. Z ustaleń kontroli wynika, że operacje gospodarcze dotyczące jednostek obsługiwanych przez SP w Ciechanowcu zatwierdzane są do wypłaty przez dyrektora SP w Ciechanowcu. Stosownie do postanowień art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków, należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki. Obowiązki i odpowiedzialność Pani Dyrektor w zakresie dysponowania środkami określonymi w planie finansowym wynikają także z art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty.

Z ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym 10 listopada 2011 roku przez dyrektora Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu, wynika także, że wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie dochodów z najmu lokali mieszkalnych i pobierania opłat za posiłki wymaga uwzględnienia przez Panią Dyrektor poniższych uwag.

W obszarze zagadnień związanych z pozyskiwaniem dochodów z najmu lokali mieszkalnych stwierdzono nieprawidłowości naruszające postanowienia ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) oraz zarządzenia Burmistrza Ciechanowca z dnia 30 stycznia 2008 roku, wydanego na podstawie art. 7 ust. 1 i art. 8 pkt 1 tej ustawy, określającego wysokość stawek czynszu za lokale mieszkalne. Zgodnie z zarządzeniem, zarządcy nieruchomości – uwzględniając trzymiesięczny okres wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu, zgodnie z dyspozycją art. 8a ust. 1 i 2 ustawy – powinni obciążać najemców wynikającymi z niego stawkami od maja 2008 roku. Nieprawidłowości polegały na tym, że :

a) zmiany wysokości czynszu od najemców, dostosowującej stawkę do zarządzonej przez Burmistrza, dokonano ze zwłoką, co skutkowało pobieraniem opłat niższych od obowiązujących i w efekcie uszczupleniem dochodów:

- zmiana wysokości czynszu za lokal o pow. 38 m² nastąpiła w dniu 1 sierpnia 2009 r., tj. ze zwłoką 13-miesięczną – kwota zaniżenia wynosząca 169 zł została wyegzekwowana,

- zmiana wysokości czynszu za lokal o pow. 20 m² nastąpiła w dniu 22 kwietnia 2010 r., tj. ze zwłoką 22-miesięczną – zaniżenie dochodów wyniosło 26,62 zł,

b) wprowadzono zmiany wysokości czynszu bez wypowiedzenia dotychczasowej jego wysokości, czym naruszono postanowienia art. 8a ustawy o ochronie praw lokatorów..., który stanowi, że właściciel może podwyższyć czynsz albo inne opłaty za używanie lokalu, wypowiadając jego dotychczasową wysokość, najpóźniej na koniec miesiąca kalendarzowego, z zachowaniem terminów wypowiedzenia. Termin wypowiedzenia wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu wynosi 3 miesiące, chyba że strony w umowie ustalą termin dłuższy. Wypowiedzenie wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu powinno być pod rygorem nieważności dokonane na piśmie. Wypowiedzenie dotychczasowej wysokości czynszu, w związku z jego podwyżką, ma istotne znaczenie, bowiem w takim przypadku, zgodnie z art. 8a ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy, w ciągu 2 miesięcy od dnia wypowiedzenia lokator może:

- odmówić na piśmie przyjęcia podwyżki ze skutkiem rozwiązania stosunku prawnego, na podstawie którego zajmuje lokal, z upływem okresu wypowiedzenia,

c) w umowach najmu zawarto zapisy, iż w razie zwłoki w uiszczaniu należności z tytułu najmu będą pobierane odsetki… Nieuiszczone zaś w terminie podlegają wraz z kosztami egzekucyjnymi przymusowemu ściągnięciu w trybie postępowania egzekucyjnego w administracji. Przepisy regulujące zasady postępowania egzekucyjnego w administracji nie mają zastosowania w odniesieniu do umów najmu lokali, które są umowami cywilnoprawnymi,

d) opłaty za c.o. i inne usługi pobierano od najemców w formie ryczałtowej, jednakże po upływie danego okresu rozliczeniowego nie dokonywano rozliczenia kosztów rzeczywiście poniesionych w tym okresie. Z art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy wynika, że najemcy lokali powinni wnosić opłaty za dostawę ciepła, a także innych mediów i usług zaliczanych do grupy tzw. niezależnych od właściciela, w wysokości niezbędnej do pokrycia ponoszonych przez właściciela kosztów ich dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora. W tej sytuacji pobierane ryczałtowo opłaty mogą być traktowane jedynie jako forma zaliczek na poczet zwrotu poniesionych kosztów za dany okres rozliczeniowy. Po ustaleniu faktycznej wielkości kosztów poniesionych w danym okresie, wynik rozliczenia powinien być ujęty w ewidencji księgowej jako zwiększenie lub zmniejszenie stanu należności od lokatorów.

W zakresie funkcjonowania stołówki stwierdzono naruszenie art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). W Przedszkolu dzieci korzystają z obiadów nabywanych w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Ciechanowcu – jednostce organizacyjnej Powiatu Wysokomazowieckiego. Stawki pobieranych opłat obejmują koszty przygotowania tych posiłków, co sprzeciwia się postanowieniom art. 67a ust. 4 ustawy. Założenie, iż koszty przygotowania posiłków obciążają budżet tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w danej szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponoszą kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni, zobowiązani są do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10): w przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych [wynagrodzeń, nakładów na utrzymanie kuchni], rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków do zorganizowanej przez gminę stołówki (jadalni).

Ustalono także, że wprowadzone przez Panią Dyrektor od 1 września 2011 r., (zarządzeniem nr 7/2011 z dnia 29 sierpnia 2011 r.), stawki za posiłki przygotowywane w Przedszkolu (śniadania i podwieczorki) obejmują także koszty ich przygotowania (0,20 zł za śniadaniowe i 0,10 zł za podwieczorek). Z wyliczenia dokonanego w protokole kontroli wynika, że koszt przygotowania w 2010 r. posiłków w Przedszkolu to kwota 5.129,81 zł.

Nie stwierdzono ponadto wykonania dyspozycji 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którą warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, Pani Dyrektor powinna ustalić w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę (Burmistrzem - art. 5c pkt 3 w zw. z art. 67a ust. 3 ustawy). Z treści tego przepisu wynika, że powinna Pani uzyskać akceptację Burmistrza zarówno dla warunków korzystania ze stołówki, jak i wysokości opłat.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, niezbędne jest ustalanie warunków korzystania ze stołówki, w tym wysokości opłat za posiłki, w porozumieniu z Burmistrzem Ciechanowca i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Ciechanowca

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

Pani

Elżbieta Trzeszczkowska

Dyrektor Gimnazjum

w Ciechanowcu

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Gimnazjum w Ciechanowcu. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości Gimnazjum oraz realizację dochodów budżetowych. Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez Szkołę Podstawową w Ciechanowcu zostały przekazane dyrektorowi tej Szkoły. Między innymi wskazano na podjęcie stosownych działań koordynujących proces opracowania i wdrożenia, przez dyrektorów wszystkich obsługiwanych szkół, przepisów wewnętrznych określających:

Przepisy wewnętrzne powinny przewidywać autoryzację (zatwierdzanie do wypłaty) dokumentów dotyczących Gimnazjum przez Panią Dyrektor. Z ustaleń kontroli wynika, że operacje gospodarcze dotyczące jednostek obsługiwanych przez SP w Ciechanowcu zatwierdzane są do wypłaty przez dyrektora SP w Ciechanowcu. Stosownie do postanowień art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków, należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki. Obowiązki i odpowiedzialność Pani Dyrektor w zakresie dysponowania środkami określonymi w planie finansowym wynikają także z art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty.

Z ustaleń kontroli, zawartych w protokole kontroli podpisanym 10 listopada 2011 r. przez dyrektora Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu, wynika także, że wystąpiły nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem stołówki szkolnej.

Stwierdzono naruszenie art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). W Gimnazjum uczniowie korzystają z obiadów nabywanych w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Ciechanowcu – jednostce organizacyjnej Powiatu Wysokomazowieckiego. Stawki pobieranych opłat obejmują koszty przygotowania tych posiłków, co sprzeciwia się postanowieniom art. 67a ust. 4 ustawy. Założenie, iż koszty przygotowania posiłków obciążają budżet tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w danej szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponoszą kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni, zobowiązani są do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10): w przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych [wynagrodzeń, nakładów na utrzymanie kuchni], rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków do zorganizowanej przez gminę stołówki (jadalni). Z wyliczenia dokonanego w protokole wynika, że koszt przygotowania posiłków wydanych w 2010 r. (zakupionych przez rodziców) wyniósł ok. 21.080 zł.

Nie stwierdzono ponadto wykonania dyspozycji 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którą warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, Pani Dyrektor powinna ustalić w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę (Burmistrzem - art. 5c pkt 3 w zw. z art. 67a ust. 3 ustawy). Z treści tego przepisu wynika, że powinna Pani uzyskać akceptację Burmistrza zarówno dla warunków korzystania ze stołówki, jak i wysokości opłat.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, niezbędne jest ustalenie przez Panią Dyrektor warunków korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki, w porozumieniu z Burmistrzem Ciechanowca i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Ciechanowca

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

Pani

Agnieszka Mańko-Moczulska

Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Łempicach

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Szkoły Podstawowej w Łempicach. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości Szkoły Podstawowej w Łempicach oraz realizację dochodów budżetowych. Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez Szkołę Podstawową w Ciechanowcu zostały przekazane dyrektorowi tej Szkoły. Między innymi wskazano na podjęcie stosownych działań koordynujących proces opracowania i wdrożenia, przez dyrektorów wszystkich obsługiwanych szkół, przepisów wewnętrznych określających:

- procedury wewnętrzne składające się na system kontroli zarządczej, w tym zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro – obowiązki w tym zakresie wynikają z art. 43 ust. 3 pkt 1, art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

Przepisy wewnętrzne powinny przewidywać autoryzację (zatwierdzanie do wypłaty) dokumentów dotyczących Szkoły przez Panią Dyrektor. Z ustaleń kontroli wynika, że operacje gospodarcze dotyczące jednostek obsługiwanych przez SP w Ciechanowcu zatwierdzane są do wypłaty przez dyrektora SP w Ciechanowcu. Stosownie do postanowień art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków, należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki. Obowiązki i odpowiedzialność Pani Dyrektor w zakresie dysponowania środkami określonymi w planie finansowym wynikają także z art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty.

Zasady najmu określają przepisy ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) oraz zarządzenia Burmistrza Ciechanowca z dnia 30 stycznia 2008 roku, wydanego na podstawie art. 7 ust. 1 i art. 8 pkt 1 tej ustawy, określającego wysokość stawek czynszu za lokale mieszkalne. Zgodnie z zarządzeniem, zarządcy nieruchomości – uwzględniając trzymiesięczny okres wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu, zgodnie z dyspozycją art. 8a ust. 1 i 2 ustawy – powinni obciążać najemców wynikającymi z niego stawkami od maja 2008 roku. Spośród trzech wynajmowanych przez SP w Łempicach lokali mieszkalnych, nieprawidłowości dotyczyły głównie udokumentowania zasad najmu lokalu przez Panią Dyrektor, na podstawie umowy zawartej w 1997 r. z dyrektorem ówcześnie istniejącego Zespołu Obsługi Szkół, co polegało na tym, że:

a) w dokumentacji brak informacji o aktualnym stanie lokalu (wyposażeniu w instalacje) i ilości osób zamieszkujących, w związku z czym nie można w sposób jednoznaczny określić stawki czynszu właściwej obecnie dla tego lokalu. Stawka opłacanego czynszu (1,06 zł za m², powierzchnia lokalu 40 m²) nie została także zmieniona w następstwie określenia stawek przez Burmistrza przywołanym wyżej zarządzeniem z 30 stycznia 2008 r. Przyjmując wynikającą z zarządzenia najniższą stawkę w wysokości 1,25 zł za m², zaniżenie czynszu wynosi 7,60 zł miesięcznie,

b) od 2000 r. opłaca Pani stawki ryczałtowe za c.o., wodę i odprowadzanie ścieków, przy braku kalkulacji rzeczywistych kosztów tych usług. Brak w umowie postanowień odnośnie sposobu rozliczania kosztów wywozu nieczystości stałych i kosztów energii elektrycznej, których nie uiszczano. Z art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie praw lokatorów... wynika, że najemcy lokali powinni wnosić opłaty za dostawę do lokalu energii, a także innych mediów i usług zaliczanych do grupy tzw. niezależnych od właściciela, w wysokości niezbędnej do pokrycia ponoszonych przez właściciela kosztów ich dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora. W tej sytuacji pobierane ryczałtowo opłaty mogą być traktowane jedynie jako forma zaliczek na poczet zwrotu poniesionych kosztów za dany okres rozliczeniowy. Po ustaleniu faktycznej wielkości kosztów poniesionych w danym okresie, wynik rozliczenia powinien być ujęty w ewidencji księgowej jako zwiększenie lub zmniejszenie stanu należności od lokatorów.

Ponadto stwierdzono, że we wszystkich umowach najmu zawarto zapisy, iż w razie zwłoki w uiszczaniu należności z tytułu najmu będą pobierane odsetki… Nieuiszczone zaś w terminie podlegają wraz z kosztami egzekucyjnymi przymusowemu ściągnięciu w trybie postępowania egzekucyjnego w administracji. Przepisy regulujące zasady postępowania egzekucyjnego w administracji nie mają zastosowania w odniesieniu do umów najmu lokali, które są umowami cywilnoprawnymi.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, niezbędne jest m.in. podjęcie przez Panią Dyrektor stosownych działań zapewniających przestrzeganie zasad najmu. W szczególności spowodowanie, w uzgodnieniu z Burmistrzem Ciechanowca jako organem reprezentującym gminę w sprawach gospodarowania nieruchomościami, określenia właściwej wysokości czynszu za wynajmowany przez Panią lokal, zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Burmistrza określającym wysokość stawek czynszu na terenie gminy.

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Ciechanowca

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

Pani

Elżbieta Komarowska

Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Radziszewie Starym

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Szkoły Podstawowej w Radziszewie Starym. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. stan ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości Szkoły Podstawowej w Radziszewie Starym. Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez Szkołę Podstawową w Ciechanowcu zostały przekazane dyrektorowi tej Szkoły. Między innymi wskazano na podjęcie stosownych działań koordynujących proces opracowania i wdrożenia, przez dyrektorów wszystkich obsługiwanych szkół, przepisów wewnętrznych określających:

- procedury wewnętrzne składające się na system kontroli zarządczej, w tym zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro – obowiązki w tym zakresie wynikają z art. 43 ust. 3 pkt 1, art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Burmistrz Ciechanowca

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

Odsłon dokumentu: 120437210
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak