Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona Gminnym Biurze Obsługi Szkół w Sidrze

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 listopada 2011 roku (znak: RIO.I.6002-25/11), o treści jak niżej:

                                                                        Pan

Jan Grusza

                                                                                          Kierownik Gminnego Biura

Obsługi Szkół w Sidrze

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Biura Obsługi Szkół w Sidrze za okres 2010 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gromadzenie i wydatkowanie dochodów własnych jednostek budżetowych, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację.

Gminne Biuro Obsługi Szkół w kontrolowanym 2010 roku prowadziło obsługę finansowo-księgową Szkoły Podstawowej w Sidrze, Szkoły Podstawowej w Majewie, Szkoły Podstawowej w Jacowlanach i Gimnazjum w Sidrze. Od 1 września 2011 r. Szkoła Podstawowa oraz Gimnazjum w Sidrze zostały połączone w Zespół Szkół. Mimo reorganizacji obsługiwanych jednostek oświatowych organ prowadzący nie dokonał zmian w uchwale powołującej GBOS, podjętej przez Radę Gminy Sidra 30 grudnia 1995 r. (uchwała Nr XII/62/95). Według tej uchwały Biuro zostało utworzone w celu prowadzenia obsługi ekonomiczno-finansowej szkół podstawowych gminy – str. 1-2 protokołu kontroli. Kwestia ta zostanie poruszona w wystąpieniu do Wójta Gminy Sidra, skierowanym w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy

         Regulacje w kwestii dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, prowadzenia inwentaryzacji, systemu kontroli wewnętrznej oraz zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych były wprowadzane przez Pana Kierownika. Jak ustalono, dyrektorzy obsługiwanych szkół nie określali polityki rachunkowości, nie wprowadzali też innych regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej w swoich jednostkach (wyjątek stanowiły zarządzenia dyrektora SP w Sidrze w kwestii stołówki i odpłatności za obiady) – str. 3 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanych jednostkach zasady rachunkowości należy do dyrektorów szkół obsługiwanych przez Biuro. Wynika to obecnie wprost z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), określającego zakres zadań, które mogą być wykonywane w ramach wspólnej obsługi. Z zawartego w tym przepisie odesłania do art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) wynika, że okoliczność zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych nie oznacza zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji opisującej przyjęte w obsługiwanych jednostkach zasady rachunkowości.

         Z treści art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) wynika natomiast, że do kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych należy powinność zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Procedury kontroli winny być zatem ustanawiane przez dyrektorów poszczególnych szkół (z uwzględnieniem celów i zadań tych jednostek), a także Pana Kierownika, jako kierownika jednostki budżetowej – GBOS. Na przykład, zarówno w szkołach, jak i w Biurze powinny zostać uregulowane zasady obiegu i kontroli dokumentów. W jednostkach oświaty powinny one uwzględniać obieg i czynności kontrolne wobec dokumentów do tych jednostek wpływających i przez nie tworzonych, zaś w Biurze odnosić się, poza dokumentami dotyczącymi tej jednostki, także do wszystkich innych dokumentów, które wpływają do Biura z uwagi na prowadzenie skoncentrowanej księgowości szkół. Jak stwierdzono, w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej przez Pana Kierownika z dniem 1 stycznia 2005 r., został zamieszczony wykaz osób uprawnionych do kontroli dokumentów wskazujący na kierownika i głównego księgowego GBOS, jako uprawnionych do zatwierdzania dowodów do wypłaty. Faktycznie – prawidłowo – dokumenty dotyczące szkół autoryzowali ich dyrektorzy, mimo niewłaściwych zapisów instrukcji, których stosowanie prowadziłoby do pozbawienia kierowników jednostek obsługiwanych obowiązków i odpowiedzialności związanych z gospodarką finansową kierowanych jednostek.

         Nieuwzględnienie roli dyrektorów jako kierowników jednostek budżetowych stwierdzono też przy badaniu prawidłowości trybu opracowywania planów finansowych poszczególnych jednostek. Z ustaleń kontroli wynika, że dyrektorzy poszczególnych szkół nie uczestniczyli w opracowaniu planów finansowych. Według postanowień § 8 ust. 2 obowiązującego w okresie badanym rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych… (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), kierownicy samorządowych jednostek budżetowych powinni w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych, przyjętych w uchwale budżetowej, sporządzić plany finansowe swoich jednostek. Z okazanej dokumentacji wynika też, że Biuro, zamiast dyrektorów szkół, uczestniczyło w procedurze zmian planów finansowych poszczególnych jednostek (m.in. wnioski o zmiany planów finansowych szkół były podpisywane przez Pana Kierownika i głównego księgowego GBOS). Było to niezgodne z postanowieniami § 12 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów. Wskazać też należy przepisy art. 11 ust. 3 i art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, z których wynika zasada, że kierownik każdej jednostki budżetowej odpowiada za całość gospodarki finansowej, zaś podstawą jej prowadzenia jest plan finansowy dochodów i wydatków – str. 12-13 protokołu kontroli.

Czynności kontrolne przeprowadzone w sferze prowadzenia rachunkowości wykazały również, że:

a) ustanowione przez Pana Kierownika w 2005 i 2011 roku zakładowe plany kont nie były kompletne w świetle przepisów prawa oraz faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. W szczególności w zakładowym planie kont wprowadzonym do stosowania od 1 stycznia 2011 r. nie zawarto konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, a także konta pozabilansowego 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych… (Dz. U. Nr 128, poz. 861). W przyjętym planie kont nie określono też nazw i zasad funkcjonowania kont stosowanych w praktyce o symbolach 130-1 i 130-2, wyodrębnionych w ramach konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”. W trakcie kontroli, zarządzeniem nr 4/2011 z 12 września 2011 r., Pan Kierownik zmienił zakładowy plan kont eliminując wskazane braki – str. 4-5, 9 protokołu kontroli. Ponadto stwierdzono, w wyniku sprawdzenia funkcjonowania w 2010 roku rachunku dochodów własnych przy Szkole Podstawowej w Sidrze, że dochody własne w księgach rachunkowych Szkoły ewidencjonowano na trzech kontach o symbolach 132, 132/1, 132/2, bez określenia zasad funkcjonowania tych kont w zakładowym planie kont wprowadzonym przez Pana Kierownika. Zmiana w planie kont nastąpiła w trakcie kontroli, pod datą 12 września 2011 r., jednakże została dokonana przez dyrektora Zespołu Szkół (kierownik jednostki wydał zarządzenie zmieniające zarządzenie kierownika innej jednostki). Jak wcześniej wskazano, zakładowy plan kont powinien być elementem składowym dokumentacji polityki rachunkowości wprowadzonej przez dyrektora Zespołu Szkół – str. 31-32 protokołu kontroli;

b) GBOS zrealizowało w 2010 roku dochody budżetowe w wysokości 14,73 zł z tytułu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bieżącym. Bank naliczył odsetki w dniu 31 grudnia 2010 r. i w tym dniu środki zgromadzone na rachunku jednostki zostały odprowadzone na rachunek budżetu (ewidencję prowadzono m.in. przy użyciu konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”). Kontrolowana jednostka nie sporządziła sprawozdania jednostkowego Rb-27S, co uchybiało przepisom § 4 pkt 3 lit. b) i § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Według wyjaśnienia głównego księgowego Biura kwota ta została wykazana w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Gminy Sidra – str. 13 protokołu kontroli;

c) wystąpiły przypadki ujmowania na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” oraz obejmowania księgą inwentarzową składników majątkowych, które z uwagi na niską wartość, określoną w przepisach wewnętrznych obowiązujących w 2010 roku, nie podlegały ewidencji na koncie majątkowym, zaś kontrola ich stanu miała być prowadzona za pomocą ilościowej ewidencji pozaksięgowej – str. 27-28 protokołu kontroli.

Przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół kontrola zagadnienia osiągania przez gminę Sidra wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli (str. 17-19 protokołu kontroli) wykazała, że przy obliczaniu jednorazowych dodatków uzupełniających należnych nauczycielom kontraktowym nieprawidłowo wyliczono osobistą stawkę wynagrodzenia zasadniczego jednego z nauczycieli. Wskutek omyłki polegającej na dwukrotnym dodaniu osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego z okresu wrzesień – grudzień 2010 roku, osobista stawka wynagrodzenia zasadniczego tego nauczyciela została zawyżona, co spowodowało nieprawidłowe ustalenie sumy osobistych stawek wynagrodzenia wszystkich nauczycieli kontraktowych zatrudnionych w gminie. W konsekwencji kwoty dodatków należnych poszczególnym nauczycielom zatrudnionym na tym stopniu awansu zawodowego zostały ustalone niezgodnie z przepisami załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35). Łączna kwota nadpłat i odpowiadających im niedopłat, wynikająca z nieprawidłowego obliczenia wysokości indywidualnych dodatków, wyniosła po 370,63 zł (nauczycielom kontraktowym wypłacono jednorazowe dodatki na sumę 19.146,36 zł). Jak wskazano kontrolującemu, korekta jednorazowych dodatków uzupełniających miała nastąpić przy wypłacie wynagrodzeń miesięcznych nauczycieli.

Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie zarówno w Biurze Obsługi, jak i w obsługiwanych jednostkach budżetowych oświaty nie zostały ustanowione procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Stwierdzono, że GBOS oraz obsługiwane jednostki udzielając wskazanych zamówienia stosowały niepisane zasady wyboru wykonawcy. oferującego najniższą cenę. W trakcie kontroli Pan Kierownik wprowadził Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości do 14 tys. EURO – str. 25-26 protokołu kontroli.

GBOS zajmuje pomieszczenia w budynku Urzędu Gminy w Sidrze. Jak ustalono, kwestia zajmowania części budynku nie została uregulowana w sposób formalno-prawny. Kontrolowana jednostka nie opłaca faktur za energię elektryczną oraz pozostałe media. Koszty te są ponoszone przez Urząd Gminy, co powoduje błędną klasyfikację wydatków ponoszonych w związku z funkcjonowaniem jednostki ds. obsługi szkół gminy – str. 29 protokołu kontroli.

         Ustalenia kontroli dotyczące dochodów własnych gromadzonych przez Zespół Szkół w Sidrze, w tym funkcjonowania stołówki i pobierania związanych z tym opłat, a także udzielania i realizacji przez tę jednostkę zamówień publicznych (str. 7, 24-25, 30-33) zostaną przedstawione w odrębnym piśmie skierowanym do dyrektora Zespołu Szkół, odpowiedzialnego za gospodarkę finansową tej jednostki.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej wykładni przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowych jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wskazanie kierownikom szkół obsługiwanych przez Biuro na powinność:

a) opracowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przyjęte w ich jednostkach,

b) określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w ich jednostkach oraz określenia procedur w zakresie zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.

2. Usunięcie z regulacji wewnętrznych dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej GBOS postanowień niemających związku z operacjami gospodarczymi zachodzącymi w tej jednostce bądź naruszających uprawnienia i obowiązki kierowników jednostek obsługiwanych.

3. Zaniechanie opracowywania przez Pana Kierownika, za dyrektorów poszczególnych szkół, planów finansowych jednostek objętych wspólną obsługą oraz wnioskowania i dokonywania zmian w tych planach. Zasady opracowywania i zmian planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616).

4. Sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych Rb-27S w przypadku realizacji przez Biuro dochodów budżetowych.

5. Zobowiązanie głównego księgowego do prowadzenia ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” zgodnie z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi.

6. Wzmożenie nadzoru nad prawidłowością ustalania danych niezbędnych do wyliczenia indywidualnych dodatków uzupełniających nauczycieli.

7. Wystąpienie do Wójta Gminy o uregulowanie zasad płatności przez Biuro związanych z korzystaniem z części budynku Urzędu Gminy, celem uwzględnienia w planie finansowym GBOS wydatków związanych z kosztami funkcjonowania tej jednostki.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Sidra

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 10 listopada 2011 roku, do Dyrektora Zespołu Szkół w Sidrze:

                                                                        Pan

Zdzisław Romanowicz

Dyrektor

                                                                                          Zespołu Szkół w Sidrze

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w bieżącym roku problemową kontrolę gospodarki finansowej Gminnego Biura Obsługi Szkół w Sidrze, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których Biuro prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Szkoły Podstawowej w Sidrze (wchodzącej od dnia 1 września 2011 r. wraz z Gimnazjum w Sidrze w skład Zespół Szkół). W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. regulacje składające się na dokumentację opisującą zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej w poszczególnych jednostkach objętych wspólną obsługą, gospodarowanie przez Szkołę Podstawową dochodami własnymi, zwłaszcza gromadzonymi w związku z funkcjonowaniem stołówki szkolnej, a także udzielenie i realizację przez Szkołę zamówienia publicznego.

Wnioski zmierzające do wyeliminowania niektórych nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania szkół obsługiwanych przez GBOS zostały przekazane kierownikowi Biura. Między innymi wskazano na powinność podjęcia działań zmierzających do wdrożenia przez dyrektorów wszystkich obsługiwanych szkół, także Pana Dyrektora, przepisów wewnętrznych dotyczących:

- dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,

- określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w poszczególnych jednostkach,

-określenia przez szkoły procedur w zakresie udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.

Z ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym 16 września 2011 r. przez kierownika Biura, wynika m.in., że wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości wymaga uwzględnienia przez Pana Dyrektora uwag w tym zakresie.

Badając prawidłowość gospodarki pieniężnej prowadzonej za pośrednictwem kasy stwierdzono, że intendentka zatrudniona w Szkole Podstawowej w Sidrze pobierała od uczniów tej Szkoły razem z opłatą za żywienie opłatę za środki czystości. Wpłaty za te środki nie wynikały z formalnych regulacji i wynosiły miesięcznie kwotę 1 zł, gdy dziecko jadło tylko zupę i 2,50 zł przy spożywaniu całego obiadu. Jedynie z zarządzenia dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2/2010 z 30 września 2010 r. wynikało, że zbierane środki mogą być przeznaczane na zakup środków czystości, uzupełnianie ubytków sprzętu kuchennego i zakup gazu. Należy wskazać, że pobieranie od uczniów korzystających ze stołówki szkolnej dodatkowej opłaty jest niezgodne z regulacją art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Przepis ten stanowi, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Zatem szkoła nie jest uprawniona do pobierania od uczniów dodatkowych, poza należnościami za obiady ustalonymi zgodnie z przywołanym przepisem, opłat związanych z funkcjonowaniem stołówki. Jak natomiast ustalono, wpłaty uczniów za środki czystości do stołówki w 2010 roku wyniosły 2.206,34 zł, a w 2011 roku – do 30 czerwca – 1.592,21 zł. Podnieść również należy, że według art. 67a ust. 3 przywołanej ustawy, warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, winna być ustalana przez Pana Dyrektora w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę – tj. z mocy art. 5c pkt 3 ustawy – Wójtem Gminy. Nie stwierdzono udokumentowania w kwestii takiego porozumienia. Wskazania też wymaga, że zebrane z omawianego tytułu kwoty były gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów własnych, co nie miało umocowania w uchwałach Rady Gminy Sidra wskazujących źródła dochodów budżetowych, które mogły być gromadzone na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej.

W trakcie kontroli stwierdzono również, że Pan Dyrektor udzielił w 2010 roku zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego do SP w Sidrze. W umowie w sprawie zamówienia publicznego z dnia 23 listopada 2011 r. postanowiono m.in., że w przypadku podwyżki ceny dostawca ma obowiązek w terminie 3 dni, lecz nie później niż przed dostarczeniem faktury, powiadomić zamawiającego o zmianie ceny. Do powiadomienia dostawca zobowiązany był dołączyć dowody potwierdzające konieczność zmiany ceny oraz wyliczenie ceny jednostkowej. Stwierdzono, że do faktur zakupu oleju opałowego, zgromadzonych w zbiorze dowodów Szkoły Podstawowej w Sidrze, nie dołączano dowodów potwierdzających konieczność zmiany ceny oraz wyliczenia ceny jednostkowej, co nie odpowiadało postanowieniom umowy (z ustnego wyjaśnienia kierownika GBOS wynika, że dokumenty takie znajdują się w ewidencji Urzędu Gminy, z uwagi iż zakupy oleju były dokonywane również przez tę jednostkę).

Ponadto ustalono, że Pan Dyrektor nie wypełnił obowiązku wynikającego z art. 98 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) i nie sporządził rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Szczegółowe zasady sporządzania takiego sprawozdania określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1110 ze zm.).

W związku z przedstawionymi ustaleniami kontroli właściwe jest podjęcie przez Pana Dyrektora działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, zwłaszcza poprzez:

- ustalanie zasad korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki, w porozumieniu z Wójtem Gminy Sidra, a także zaniechanie pobierania od uczniów opłat niemających umocowania w przepisach prawa;

- dokumentowanie zmian cen dostaw zgodnie z zawartą umową w sprawie zamówienia publicznego;

- sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, o którym mowa w art. 98 Prawa zamówień publicznych.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Sidra