Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 lutego 2012 roku (znak: RIO.IV.6001-7/11), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Reczko

Burmistrz Ciechanowca

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Ciechanowiec za 2010 rok oraz inne wybrane        okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Ciechanowiec nie został powołany zastępca Burmistrza. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Burmistrza tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Burmistrza. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy          z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Ciechanowiec może być powołany jeden zastępca Burmistrza. Według art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonaniu zadań i kompetencji Burmistrza (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni), zadania i kompetencje Burmistrza przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Burmistrza może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu. Zadania zastępcy Burmistrza zostały ponadto przewidziane w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego – str. 2 i 5 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Szkole Podstawowej w Ciechanowcu wynika, że jednostka ta wykonuje czynności z zakresu obsługi finansowo-księgowej dla wszystkich szkół prowadzonych przez gminę Ciechanowiec, a ponadto dwóch gminnych instytucji kultury. Okazana jako podstawa prowadzenia wspólnej obsługi jednostek oświatowych uchwała Rady Miejskiej z dnia 20 stycznia 2004 r., podjęta na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), wymienia szkoły objęte wspólną obsługą, lecz nie wskazuje jednostki właściwej do wykonywania obsługi. Uchwała nie odnosi się również do Przedszkola, które w praktyce jest objęte wspólną obsługą (w sprawie objęcia Przedszkola wspólną obsługą okazano pismo Burmistrza z dnia 17 sierpnia 2005 r.).

Natomiast w odniesieniu do prowadzenia przez Szkołę Podstawową w Ciechanowcu ksiąg rachunkowych instytucji kultury należy wskazać, że stan ten sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Instytucje kultury, działające jako odrębne osoby prawne, są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, jako podstawę prowadzenia obsługi instytucji kultury przyjęto pisma poprzedniego Burmistrza z dnia 5 października 2005 r. i 30 marca 2006 r. Ustalenia dotyczące tego zagadnienia zawarto także na str. 2-3 protokołu kontroli kompleksowej.

         Przeprowadzona podczas kontroli problemowej SP w Ciechanowcu analiza dochodów gromadzonych przez szkoły z najmu lokali mieszkalnych wykazała wadliwe określenie zasad ustalania czynszu w treści zarządzenia Pana Burmistrza nr 92/08 z dnia 30 stycznia 2008 r. Zarządzeniem wyszczególniono cztery stawki (jako modyfikacje stawki bazowej 2,23 zł za 1m²), których wysokość uzależniono od wyposażenia poszczególnych lokali w instalacje wodociągowe, kanalizacyjne, urządzenia c.o. Nie przewidziano wariantu stawki dla lokalu wyposażonego w c.o., którą to instalację posiadają lokale mieszkalne znajdujące się w szkołach. Stawki dla lokali o określonych cechach ustalono następnie w ośmiu grupach „stawek bazowych wynikających z wyposażenia”, na bazie których ustalono „stawki za 1 m² powierzchni użytkowej” uzależnione od parametrów takich jak m.in. stan techniczny, strefa,  położenie na terenie miasta lub wsi.

         Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.), w lokalach wchodzących w skład publicznego zasobu mieszkaniowego właściciel ustala stawki czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokali z uwzględnieniem czynników podwyższających lub obniżających ich wartość użytkową, a w szczególności: położenia budynku, położenia lokalu w budynku, wyposażenia budynku i lokalu w urządzenia techniczne i instalacje oraz ich stanu, ogólnego stanu technicznego budynku. Elementy wskazane przywołanym przepisem ustawy stanowią minimum, które należy uwzględnić przy podwyższaniu lub obniżaniu stawek, tymczasem w zarządzeniu nie uwzględnił Pan położenia lokali w budynku oraz stanu urządzeń technicznych i instalacji w lokalach. Wskazania ponadto wymaga, iż błędnie, jako podstawę prawną wydania zarządzenia, powołano art. 8 pkt 2 ustawy zamiast art. 8 pkt 1. Ponadto zapisano błędnie, że zarządzenie określa zasady naliczania  czynszu regulowanego. Czynsz regulowany obowiązywał pod rządami ustawy  z dnia 2 lipca 1994 r. o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. z 1998 r. Nr 120, poz. 787 ze zm.), uchylonej przywołaną wyżej ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r.

         W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych (str. 10-11 protokołu kontroli) stwierdzono:

a) brak kontrasygnaty Skarbnika na niektórych umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych. Obowiązek uzyskania kontrasygnaty Skarbnika, jako warunku skuteczności czynności prawnej powodującej powstanie zobowiązań pieniężnych, wynika z postanowień art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym,

b) przypadki braku umów w formie pisemnej, które powinny dokumentować zaciąganie zobowiązań zgodnie z § 16 zarządzenia Pana Burmistrza z dnia 16 marca 2008 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu,

c) brak udokumentowania, aby przy wyborze wykonawców dostaw i usług, których wartość nie wymagała stosowania procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), przestrzegano zasady uzyskiwania najlepszych efektów z ponoszonych nakładów; w Urzędzie nie zostały ustalone pisemne procedury dotyczące wyboru wykonawców zamówień o wartości poniżej 14.000 euro. Z wyjaśnienia Pana Wójta wynika, że stosowane było porównanie cen na rynku, co jednakże nie było dokumentowane. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne  powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Należy tu wskazać, że stosownie do postanowień art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustanowienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego sytemu kontroli zarządczej. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie m.in. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, ochrony zasobów (art. 68 ust. 2 pkt 1, 2, 4 ustawy).

         Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała, że:

a)            na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” do kosztów inwestycji „Integracja dróg gminnych” przypisano wydatki w kwocie 4.758 zł, które nie miały związku z tą inwestycją – str. 81 protokołu kontroli,

b)            w ewidencji analitycznej środków trwałych nie zawarto wszystkich danych identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe; ujęcie w ewidencji tego typu danych jest niezbędne zarówno dla należytej ochrony posiadanych zasobów majątkowych, jak i dla prawidłowego wypełnienia obowiązków w zakresie powiązania inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych na podstawie art. 27 ustawy – str. 100 protokołu kontroli.

         Z ustaleń zawartych na str. 68-69 protokołu kontroli wynika, że udzielając z budżetu gminy dotacji celowych instytucji kultury i zakładowi budżetowemu zaniechano określenia w formie umowy warunków wykorzystania i rozliczenia dotacji przewidzianych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych.

         Badając wydatki poniesione na przeciwdziałanie alkoholizmowi pod kątem zgodności z uchwałą Rady Miejskiej z dnia 16 lutego 2010 r. w sprawie zatwierdzenia Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2010 ustalono, że dofinansowano obóz unitarny klasy wojskowo-sportowej zorganizowany przez ZSOiZ w Ciechanowcu. Brak udokumentowania, czy uczestnicy obozu kwalifikowali się do dofinansowania ze środków przeznaczonych na realizację Programu. Zgodnie z uchwałą dofinansowaniem wypoczynku i zajęć socjoterapeutycznych winny być objęte dzieci z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym, problemami socjalno-bytowymi, niewydolnych wychowawczo – str. 72 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości wyłaniania wykonawców i realizacji inwestycji, przeprowadzona pod względem zgodności z przepisami Prawa zamówień publicznych oraz zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym, wykazała znaczące nieprawidłowości w zakresie budowy boiska „Orlik 2012” – str. 93-98 protokołu kontroli.

         W dniu 15 kwietnia 2010 r. zawarto umowę na wykonanie dokumentacji adaptacyjnej „Projektu architektoniczno-budowlanego boisk sportowych Orlik 2012” wraz z dokumentacją przedmiarowo-kosztorysową za kwotę 23.485 zł. Odbioru dokumentacji dokonano 18 maja 2010 r. Analizując dokumentację stwierdzono następujące postanowienia:

a) dokumentacja zakłada umiejscowienie boisk przy Gimnazjum w Ciechanowcu na działkach nr 1602 i 1599, zamiast przy Ośrodku Kultury i Sportu na działce nr 2927,

b) w specyfikacji technicznej wskazano, że inwestycja realizowana jest w mieście Cedynia,

c) w specyfikacji technicznej ujęto „wykonanie odwodnienia liniowego – ściek betonowy                         z           elementów prefabrykowanych…”. Element ten nie występuje zarówno w dokumentacji projektowo-kosztorysowej jak i faktycznie nie został wykonany,

d) w projekcie (rysunek) i przedmiarze robót przyjęto szerokość bramy – 3 m, zaś w części opisowej do projektu – 4 m; faktyczna szerokość bramy – 3 m,

e) w przedmiarze robót dotyczących instalacji wodociągowo-kanalizacyjnej i instalacji wentylacyjnej ujęto roboty, których nie zawierał projekt, jak i faktycznie nie były one wykonane. Ich wartość według kosztorysu inwestorskiego wynosiła 12.994,07 zł.

         Wymienione okoliczności świadczą o nierzetelnym wykonaniu adaptacji dokumentacji przez projektanta oraz akceptacji sporządzonych dokumentów przez inwestora przy braku należytej kontroli merytorycznej.

         Dokonując oględzin zrealizowanej inwestycji pod kątem zgodności z dokumentacją określającą przedmiot zamówienia stwierdzono, że niektóre roboty nie zostały wykonane, wykazują wady lub wykonano je niezgodnie z dokumentacja projektową. Ustalenia kontroli wykazały:

a) rozklejenie w 2 miejscach nawierzchni na boisku do piłki nożnej, na łącznej długości około 40 mb,

b) rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w dokumentacji a stanem faktycznym w zakresie długości obrzeży; w przedmiarze robót i kosztorysie inwestorskim przewidziano ich długość 775,1 mb, natomiast faktycznie stwierdzona przez kontrolującego długość obrzeży wynosiła 483,9 mb – różnica 291,2 mb o wartości, według danych kosztorysu inwestorskiego, 17.699,43 zł,

c) w projekcie, przedmiarach i kosztorysie inwestorskim przewidziano wysokość fundamentu pod ogrodzeniem 0,90 m, zaś faktyczna wysokość wykonanego fundamentu to 0,10 m; wartość niewykonanych robót (należy tu dodać m.in. kopanie rowów pod fundament, zasypywanie wykopów, transport urobku) to kwota 14.869,90 zł według danych kosztorysu inwestorskiego,

d) w projekcie architektoniczno-budowlanym, a także w przedmiarze robót ujęto ogrodzenie boiska na słupkach ocynkowanych stalowych ø 10 cm; faktycznie wbudowano słupki o wymiarach 4 x 8 cm, niezgodnie z projektem. Zmiany tej nie odnotowano w dokumentacji, w tym w dzienniku budowy, oraz nie skalkulowano ewentualnej zmiany wynagrodzenia w związku z zamianą słupków.

         Poczynione ustalenia świadczą o nierzetelnym wykonawstwie, niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez inspektora nadzoru, a także niestarannej weryfikacji wykonanych robót w związku z ich odbiorem przez zamawiającego. Zgodnie z umową, wynagrodzenie wykonawcy ustalono jako wynagrodzenie ryczałtowe. W przypadku, gdy roboty nie zostały wykonane w całości lub części, wynagrodzenie należne wykonawcy winno określić się proporcjonalnie do ich wykonania. Ryczałtowy charakter ceny nie powoduje obowiązku jej zapłaty niezależnie od wykonanego zakresu rzeczowego umowy. Stosownie do art. 632 § 1 Kodeksu cywilnego, ryczałtowy charakter ceny oznacza jedynie, że wykonawca przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. W związku z powyższym wynagrodzenie wykonawcy powinno zostać zmniejszone o wartość niewykonanych robót. Jak wynika z oszacowania kosztów niewykonanych robót, dokonanego przez kierownika referatu inwestycji Urzędu Miejskiego  według cen robót z kosztorysu inwestorskiego, skorygowanych o stosunek wartości robót w ofercie do ich wartości w kosztorysie inwestorskim (załącznik nr 6 do protokołu kontroli), wysokość wynagrodzenia wypłaconego za niewykonane roboty mogła wynieść ok. 76.000 zł.

         Badając dokumentację dotyczącą inwestycji „Budowa oświetlenia ulicznego w m. Nowodwory” stwierdzono, że dnia 19 grudnia 2008 r. zawarto umowę na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej, w tym opracowanie szczegółowych specyfikacji technicznych za kwotę 7.320 zł. W okazanej dokumentacji brak specyfikacji technicznych, które wymienione zostały jako przedmiot umowy. Również w protokole odbioru nie wymieniono specyfikacji technicznych, wskazując przy tym, że dokumentacja została wykonana zgodnie z umową. Wynagrodzenie wypłacono w kwocie przewidzianej umową. Wyjaśnienie inspektora Urzędu Miejskiego, że specyfikacje techniczne zostały dostarczone w późniejszym terminie nie zostało poparte okazaniem dokumentacji – str. 90-91 protokołu kontroli.

          Analiza postanowień obowiązującej uchwały Rady Miejskiej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata wykazała, że jej treść nie reguluje wszystkich zagadnień wskazanych w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym w brzmieniu obowiązującym od 22 października 2007 r. Nie stwierdzono bowiem postanowień określających zasady wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości na czas nieoznaczony – str. 46 i 98 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała również, że nie został przez Pana Burmistrza opracowany plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew wymogom wynikającym z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Plan wykorzystania zasobu powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 98 protokołu kontroli.

                   Ponadto analiza procedur sprzedaży nieruchomości wykazała, że w dwóch przypadkach (sprzedaż w trybie przetargu ograniczonego) w wykazach nieruchomości nie zawarto, wymaganych przepisem art. 35 ust 1 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, postanowień określających termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 48 i 50 protokołu kontroli.  

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.    

Badanie opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym wykazało nieprawidłowości polegające na nie przedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazywanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy m.in. powinien podjąć działania w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji – str. 19 i 25 protokołu kontroli.

Z przedłożonych do kontroli akt podatników, którym zostały udzielone ulgi inwestycyjne  wynika, że organ podatkowy, w toku postępowania nie podejmował niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz nie dochował obowiązku zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego do czego był zobligowany treścią art. 187 Ordynacji podatkowej (w aktach znajdują się tylko wnioski, zestawienia i faktury). Stwierdzono ponadto brak informacji czy działania inwestycyjne, stanowiące podstawę ubiegania się o ulgę, nosiły znamiona modernizacji oraz czy wszystkie wykazane w fakturach zakupu materiały wykorzystane zostały przy realizacji inwestycji. Brak tych danych potwierdza, że organ podatkowy nie prowadził oględzin co narusza zasady prowadzenia postępowania podatkowego. Zgodnie bowiem z art. 122 O.p. organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym – str. 21-22 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono także w zakresie powszechności, terminowości i kompletności działań upominawczych i egzekucyjnych. Jak wskazuje opis na stronach 41-42 protokołu kontroli prowadziło to do nieobjęcia działaniami egzekucyjnymi łącznej kwoty 655,00 zł w przypadku 7 podatników.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych i zakresu czynności, na Skarbniku Gminy.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie powołania zastępcy Burmistrza, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne w kwestii zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy podczas zaistnienia jednej z przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Burmistrza.

2. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie określenia sposobu wykonywania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych, w treści której wskazana zostanie jednostka prowadząca obsługę oraz wszystkie jednostki oświatowe objęte faktycznie wspólną obsługą.

3. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

4. Wprowadzenie zmian w zarządzeniu określającym stawki czynszu za najem lokali mieszkalnych, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

5. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi lub osobie przez niego upoważnionej dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, celem kontrasygnowania.

6. Przestrzeganie ustalonych w przepisach wewnętrznych wymagań dotyczących pisemnej formy umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań.

7. Opracowanie pisemnych procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, mając na uwadze zapewnienie udokumentowania przestrzegania zasady, w myśl której wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

8. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a)  zaliczanie do kosztów inwestycji wyłącznie wydatków z nią związanych;

b) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o dane zapewniające ich jednoznaczną identyfikację.

9. Udzielanie z budżetu gminy dotacji celowych w oparciu o pisemne umowy zawierające elementy wymagane przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych.

10. Dokumentowanie zadań finansowanych ze środków przeznaczonych na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi w sposób zapewniający weryfikację ich zgodności z postanowieniami Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

11. Zapewnienie należytego nadzoru nad realizowanymi inwestycjami w celu wyeliminowania przypadków:

a) niezgodności wykonanych robót z dokumentacją,

b) przyjmowania nierzetelnie wykonanej dokumentacji,

c) opłacania robót faktycznie niewykonanych.

12. Wystąpienie do wykonawcy boisk „Orlik 2012” oraz wykonawcy dokumentacji oświetlenia w Nowodworach o naprawienie szkody wynikającej z nieprawidłowego wykonania przedmiotu umowy. W przypadku nie wyegzekwowania nadpłaconego wynagrodzenia od wykonawców pociągnięcie do odpowiedzialności materialnej osób występujących w imieniu gminy jako potwierdzające prawidłowość wykonania robót i dokumentacji.

13. Wystąpienie do Rady Miejskiej z projektem zmiany uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości... polegającej na określeniu w jej treści zasad wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości na czas nieoznaczony.

14. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

15. Każdorazowe zawieranie w treści wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży informacji o terminie składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia nieruchomości.

16. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie  podatku rolnego i leśnego.

17. Prowadzenie w sposób wyczerpujący postępowania podatkowego w zakresie ulg podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami Ordynacji podatkowej.

18. Podejmowanie kompletnych i terminowych  działań egzekucyjnych w kontekście obowiązków wynikających z przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisów wykonawczych.

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży