Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Korycinie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 kwietnia 2011 roku (znak: RIO.I.6002-7/11), o treści jak niżej:

                                                                           Pani

Ewa Bojarzyńska

                                                                                              Dyrektor Zespołu Szkół

                                                                                              w Korycinie

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół w Korycinie za okres 2010 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gromadzenie i wydatkowanie dochodów własnych, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację.

Analiza zakresów czynności osób zatrudnionych – w okresie objętym kontrolą i obecnie –na stanowisku głównego księgowego Zespołu Szkół wykazała, że nie zostały im formalnie powierzone obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wszystkich zagadnień przewidzianych przepisami art. 54  ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Pominięto kwestię powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. W trakcie kontroli zakres czynności osoby obecnie zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego został uzupełniony o brakujące elementy – str. 4 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości funkcjonowania ustalonych przepisami wewnętrznymi procedur kontroli dokumentów finansowo-księgowych stwierdzono, że wnioski o zaliczkę były zatwierdzane pod względem merytorycznym przez referenta ds. księgowych, co nie wynikało z zakresu czynności tego pracownika, a także z instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. Postanowienia instrukcji wskazują jedynie na kompetencję Pani Dyrektor do zatwierdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym – str. 5 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz regulacji wewnętrznych wykazała, że:

a) w niektórych przypadkach zapisy księgowe dokonywane były w sposób niezapewniający jednoznacznego powiązania z odpowiednimi dowodami księgowymi, co sprzeciwia się postanowieniom art. 14 ust. 2 ustawy – str. 7 protokołu kontroli,

b) zapisy księgowe nie zawierają daty operacji gospodarczej (dowodu księgowego). W myśl art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy, zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu; z ustaleń zawartych na str. 8 protokołu kontroli wynika, że zapisy opatrywane są jedynie datą ujęcia dowodu w księgach (datą zapisu),

c) nieprawidłowo ustalono saldo konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” jako występujące po stronie Ma w kwocie 5.067,72 zł. Zgodnie z zaewidencjonowanymi na tym koncie operacjami i zasadami wynikającymi z załącznika nr 2 do rozporządzenia, powinno ono wykazywać saldo dwustronne – Wn 76,05 zł i Ma 5.143,77 zł. Wykazana w księgach kwota 5.067,72 zł została ustalona jako per saldo stron Wn i Ma tego konta; uchybienie dotyczące ustalenia salda na koncie syntetycznym nie miało wpływu na prawidłowość danych sprawozdawczych, które ustalono na podstawie kont ksiąg pomocniczych – str. 12-13 protokołu kontroli,

d) z naruszeniem zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy w księgach 2010 r. nie ujęto zobowiązania w kwocie 311,20 zł wobec Poczty Polskiej SA z tytułu wysyłki listów poleconych i zwykłych w grudniu 2010 r., wynikającego z faktury wystawionej w styczniu 2011 r. (podobnie postąpiono z fakturą wystawioną przez ten podmiot w styczniu 2010 r. za grudzień 2009 r., która została zaksięgowana w ciężar kosztów 2010 r. zamiast 2009 r.); zgodnie z przywołanym przepisem w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty – str. 13 protokołu kontroli,

e) w niektórych przypadkach ewidencjonowano na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” składniki majątkowe o wartości mniejszej niż 1.000 zł. W myśl postanowień przyjętych w jednostce zasad rachunkowości, pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości poniżej 1.000 zł, za wyjątkiem wymienionych w przepisach wewnętrznych, podlegają ewidencji ilościowej. Wbrew postanowieniom regulacji wewnętrznych nie prowadzono ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych – str. 34 protokołu kontroli.

W związku z tym, że na dzień zakończenia kontroli nie upłynął jeszcze termin sporządzenia sprawozdawczości finansowej za 2010 r., kontrolą objęto prawidłowość sporządzenia sprawozdawczości finansowej za 2009 r. Ustalono, że w bilansie jednostki za 2009 r. wykazano aktywa trwałe o wartości 4.090.127,32 zł, a w informacji uzupełniającej wysokość umorzenia 1.846.036,54 zł. Wartość początkowa aktywów trwałych ustalona na podstawie bilansu wyniosła więc 5.936.163,86 zł, podczas gdy saldo konta 011 „Środki trwałe” na dzień 31 grudnia 2009 r. stanowiło kwotę 5.906.520,56 zł – różnica 29.643,30 zł. Ustalono, że przyczyną rozbieżności był fakt wykazania w informacji uzupełniającej do bilansu umorzenia środków trwałych w wysokości 1.846.036,54 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 1.816.393,24 zł. W informacji uzupełniającej nie ujęto bowiem zmniejszenia umorzenia o wartość umorzenia sprzedanego budynku byłej Szkoły Podstawowej w Krukowszczyźnie.

Fundusz jednostki na dzień 31 grudnia 2009 r. wykazano w bilansie i zestawieniu zmian w funduszu w kwocie 6.171.292,44 zł, podczas gdy saldo konta 800 „Fundusz jednostki” wynosiło 6.152.867,74 zł. Różnica w tym przypadku wyniosła 18.424,70 zł i odpowiadała nieumorzonej wartości sprzedanego budynku byłej Szkoły Podstawowej w Krukowszczyźnie. Pod datą 31 grudnia 2009 r. dokonano stosownych zapisów na kontach środków trwałych, funduszu i umorzenia w związku ze sprzedażą tego obiektu, co jednakże nie znalazło odzwierciedlenia w sprawozdawczości. Świadczy to o sporządzeniu sprawozdawczości finansowej niezgodnie z danymi wykazanymi w księgach rachunkowych na koniec 2009 r. – str. 9 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość ustalania wynagrodzeń stwierdzono, że pracownicy zatrudnieni na stanowiskach głównego księgowego i sekretarza Zespołu Szkół otrzymywali dodatek funkcyjny w wysokości odpowiednio 55% i 18% najniższego wynagrodzenia za pracę w 2010 r., które wynosiło 1.317 zł. Należy wskazać, że zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.), ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o najniższym wynagrodzeniu zasadniczym rozumie się przez to najniższe wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania, określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia, które wynosi 1.100 zł. W związku z tym kontrolowana jednostka nieprawidłowo wyliczała wysokość dodatku funkcyjnego w świetle przyjętych stawek procentowych dodatku, jednakże jego faktycznie przyznana wysokość nie przekraczała maksymalnej wysokości dodatku funkcyjnego dla tych stanowisk, która mogła być przyznana na podstawie regulaminu wynagradzania pracowników. Regulamin wynagradzania pracowników Zespołu Szkół niebędących nauczycielami przewiduje dla stanowiska głównego księgowego dodatek funkcyjny w wysokości do 120% najniższego wynagrodzenia zasadniczego a dla stanowiska sekretarza do 80% najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Angażami z 31 stycznia 2011 r., obowiązującym od dnia 1 stycznia 2011 r., dodatki funkcyjne dla głównego księgowego i sekretarza ustalono w wysokości odpowiednio 70% i 23% najniższego wynagrodzenia zasadniczego w rozumieniu przepisów rozporządzenia – str. 19-20 protokołu kontroli.

Kontrola podstawy obliczenia nagrody jubileuszowej za 25 lat pracy, wypłaconej 28 lipca 2010 r. sekretarzowi Zespołu Szkół, wykazała, że nie uwzględniono 1/12 sumy premii kwartalnych otrzymanych w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do nagrody. Zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), wynagrodzenie miesięczne na potrzeby ustalenia nagrody jubileuszowej oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. W myśl § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Premia kwartalna, jak sama nazwa wskazuje, nie podlega wyłączeniu z podstawy ustalenia wysokości nagrody. Faktycznie w 2010 r. była stałym, periodycznie wypłacanym elementem wynagrodzenia. Zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia, składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu – str. 20-21 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość rozliczania kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w jednym przypadku rozliczenie kosztów podróży przez pracownika było dokonane po upływie 14 dni od zakończenia podróży, tj. z naruszeniem terminu ustalonego przepisem § 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Podróż służbowa miała miejsce 2 września 2010 r., a przedłożenie dokumentacji do rozliczenia dopiero 29 października 2010 r. – str. 27 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz przekazania środków na rachunek bankowy Funduszu stwierdzono, że przelewów środków na rachunek Funduszu dokonano w wysokości 115.560 zł. Według danych sprawozdania Rb-28S za 2010 r. wydatki w par. 4440 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” wyniosły 115.207 zł, a więc o 353 zł mniej niż faktycznie przelano na rachunek bankowy. Różnica wynikała z ujęcia przekazanej na rachunek ZFŚS kwoty 353 zł w par. 4430 „Różne opłaty i składki”. Z wyjaśnienia Pani Dyrektor w tej sprawie wynika, że w grudniu 2010 r. dokonana została korekta odpisu na Zakładowy Funduszu Świadczeń Socjalnych na 2010 r., 29 grudnia 2010 r. przygotowane zmiany w planie wydatków Zespołu Szkół w Korycinie zostały przekazane do Urzędu Gminy. Uchwałą Nr IV/19/10 Rady Gminy Korycin z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie zmian w budżecie Gminy Korycin na 2010 r. zmieniony został plan wydatków według naszego wniosku z jednym wyjątkiem - wnioskowaliśmy o zwiększenie planu wydatków wg klasyfikacji 801-80101-4440 o kwotę 353,00 zł, a plan wydatków został zwiększony wg klasyfikacji 801-80104-4440 o kwotę 353,00 zł. Błąd został wykryty w styczniu po wprowadzeniu do programu zmian w budżecie i nie było już możliwości na jego skorygowanie. W związku z tą sytuacją przekazana kwota korygująca odpis na ZFŚS w 2010 r. na konto Funduszu została zaksięgowana w innym paragrafie niż mówią przepisy – str. 27-28 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) przy udzieleniu zamówienia na zakup oleju opałowego stwierdzono, że wartość zamówienia przyjęto w wysokości 133.000 zł. Ustalono, że kwota ta jest iloczynem 50.000 l oleju i kwoty brutto 2,66 zł. Należy wskazać, że zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy wartość zamówienia powinna być ustalana w wielkości netto, czyli bez podatku VAT. Ponadto nie stwierdzono dowodów, aby zamawiający podał przed otwarciem ofert kwotę, którą zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia – art. 86 ust. 3 ustawy. Informacja na ten temat powinna znaleźć się w protokole postępowania; obecnie stanowi o tym przepis § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.).

W dniu 7 października 2010 r. Pani Dyrektor zawarła z wybranym wykonawcą umowę na dostawę oleju opałowego. Zgodnie z postanowieniami umowy cena pierwszej dostawy nie mogła ulec zmianie w stosunku do ceny z formularza ofertowego złożonego przez wykonawcę, natomiast cena następnych dostaw może ulegać zmianie w przypadku udokumentowanych zmian cen producenta, w wysokości odpowiadającej zmianom cen (wzrost lub spadek ceny) ogłoszonym przez producenta na stronach internetowych, a wykonawca jest zobowiązany dołączyć do faktury dokument potwierdzający ceny paliw u producenta i świadectwo jakości lub orzeczenie laboratoryjne określające parametry techniczne dostarczanego oleju. Ustalono, że pierwsza dostawa została zrealizowana według ceny ustalonej w postępowaniu, natomiast pozostałe dostawy wyceniane były według ceny hurtowej producenta brutto pomniejszonej o 0,07 zł upustu. Taki sposób ustalania ceny przez dostawcę nie wynikał wprost z umowy – str. 30-31 protokołu kontroli.

W kontrolowanym okresie w Zespole Szkół nie obowiązywały procedury wewnętrzne dotyczące zasad wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, tj. zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych. W złożonym wyjaśnieniu Pani Dyrektor przedstawiła dokumentację poświadczająca stosowanie nieustalonych formalnie procedur przy wyłanianiu wykonawców niektórych zamówień. W trakcie kontroli okazano opracowany regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości niewymagającej stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych i zarządzenie Pani Dyrektor w sprawie jego wprowadzenia – str. 31-32 protokołu kontroli.

Ostatnia inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych w Zespole Szkół została przeprowadzona w dniach od 21 października do 31 grudnia 2008 r. na podstawie zarządzenia Pani Dyrektor z dnia 21 października 2008 r. Zarządzenie to nie określało jednak terminu, na jaki należało sporządzić inwentaryzację. Kontrola wykazała, że faktycznie inwentaryzację przeprowadzono według stanu na 31 grudnia 2008 r. Stwierdzono, że na arkuszach spisu z natury ujęto m.in. przyłącze kanalizacyjne oraz wartości niematerialne i prawne. Składniki aktywów o takim charakterze powinny być zinwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości – str. 36 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki organizacyjnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie wykonywania kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym wyłącznie przez osoby upoważnione.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zapewnienie – w każdym przypadku – jednoznacznego powiązania zapisu księgowego z odpowiednim dowodem źródłowym,

b) wskazywanie w zapisie księgowym daty operacji gospodarczej (dowodu księgowego),

c) ustalanie dwustronnego salda konta syntetycznego 201,

d) przestrzeganie zasady memoriału,

e) ewidencjonowanie pozostałych środków trwałych na koncie 013 na zasadach określonych przepisami wewnętrznymi,

f) prowadzenie ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne jednostki.

3. Sporządzanie sprawozdania finansowego zgodnie z danymi wykazanymi w księgach rachunkowych.

4. Uwzględnianie premii kwartalnych przy ustalaniu podstawy obliczenia nagrody jubileuszowej pracowników administracji i obsługi. Skorygowanie wysokości nagrody jubileuszowej wypłaconej sekretarzowi Zespołu Szkół.

5. Zobowiązanie pracowników odbywających podróże służbowe do przedkładania rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

6. Ewidencjonowanie wydatków we właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej.

7. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) precyzyjne określanie w umowach o dostawę oleju opałowego sposobu obliczania zmiany cen dostaw w stosunku do ceny ofertowej i egzekwowanie stosowania przyjętego sposobu od wykonawcy,

b) ustalanie wartości zamówienia w kwocie netto,

c) zamieszczanie w protokole postępowania informacji na temat kwoty, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia.

8. W zakresie inwentaryzacji:

a) wskazywanie w zarządzeniach dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji terminu, na jaki ma być ona przeprowadzana,

b) inwentaryzowanie wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi w sposób wskazany w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójta Gminy Korycin