Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Ośrodku Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 kwietnia 2011 roku (znak: RIO.I.6002-15/11), o treści jak niżej:

Pan Paweł Żuk

Dyrektor Ośrodka Kultury,

Sportu i Turystyki

w Korycinie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Ośrodku Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, wykonanie planu instytucji kultury w zakresie przychodów i kosztów, gospodarkę rzeczowymi składnikami majątku, rozliczenia finansowe z gminą.

         Badając regulacje zawarte w regulaminie organizacyjnym przyjętym przez dyrektora w dniu 3 września 2001 r. stwierdzono, że przewidziana w nim struktura organizacyjna Ośrodka nie odzwierciedla stanu faktycznego – str. 5-6 protokołu kontroli.

Rozbieżności między regulacjami wewnętrznymi a stosowanymi w praktyce rozwiązaniami wykazała także analiza innych procedur obowiązujących w Ośrodku, co polegało na:

a) określeniu w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zagadnień dotyczących dokumentowania obrotu kasowego, podczas gdy kontrolowana jednostka nie posiada formalnie zorganizowanej kasy (brak także w księdze głównej konta dotyczącego ewidencji obrotu gotówkowego w kasie). Opłaty (np. za bilety na korty tenisowe, za sprzęt pływający, za zajęcia tańca towarzyskiego, jako wpisowe na zawody, za sprzedaż książek) przyjmowane są przez pracowników Ośrodka, a następnie wpłacane przez nich do banku. Dokumentowanie wpłat odbywało się przy wykorzystaniu dowodów wskazanych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, tj. dowodów KP, kwitariuszy przychodowych, a także dowodów wskazanych innymi regulacjami wewnętrznymi (biletów). Nie były jednakże sporządzane raporty kasowe wymagane postanowieniami instrukcji – str. 9-10 i 18 protokołu kontroli,

b) zawarciu w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów postanowień, które odnoszą się do dokumentacji  nie stosowanej w praktyce w Ośrodku – str. 10 protokołu kontroli,

c) nieuregulowaniu zasad dokumentowania i rozliczania zaliczek, podczas gdy znaczna część operacji gospodarczych Ośrodka dokonywana jest przy wykorzystaniu tej formy. W instrukcji obiegu dokumentów nie zostały opisane dokumenty stosowane przy tych operacjach, takie jak wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki. W zakresie praktycznego funkcjonowania tzw. obrotu zaliczkowego stwierdzono ponadto, że w dwóch przypadkach dokonano podjęcia czekiem gotówki z banku na zaliczki, które nie miało podstawy w postaci wniosku o zaliczkę (dnia 6 sierpnia na kwotę 1.000 zł i dnia 3 września na kwotę 1.500 zł). W innym przypadku stwierdzono, że wynikające z wniosku o zaliczkę zapotrzebowanie na gotówkę wynosiło 3.000 zł, a suma pobrana z banku stanowiła kwotę 4.000 zł; taka sama sytuacja dotyczyła także wniosku, który opiewał na kwotę 1.500 zł, a pobrano 5.095,07 zł. Nie stwierdzono, aby w trakcie roku dokonywano rozliczeń udzielonych zaliczek w postaci wypłaty gotówki – gdy rozliczenie przewyższało pobrane sumy, oraz zwrotu środków przez zaliczkobiorcę – w przypadku niewykorzystania pobranej sumy. Z wyjaśnienia złożonego w sprawie powodów niedokonywania w trakcie 2010 r. rozliczeń zaliczek wynika, że nie zwracano kwot zaliczek, gdyż w każdej chwili mogły być potrzebne pieniądze na zakup towarów czy inną wypłatę, np. diety zawodników lub inne płatności. Kontrola wykazała ponadto, że dowody rozliczenia zaliczek opatrzone były tą samą datą co dowody wniosków o zaliczki. Z reguły też termin rozliczenia zaliczki wpisywany we wniosku był jednocześnie terminem jej pobrania. Z tych powodów, dokumentacja składająca się na rozliczenia zaliczek (faktury, rachunki, listy wypłat) pochodzi z okresu, w którym zaliczka formalnie była już rozliczona lub też jeszcze nie udzielona (gdyż jako datę pobrania i rozliczania wskazywano ten sam dzień). Wskazywane na dowodach pobrania i rozliczenia zaliczek daty operacji nie są zatem zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji – str. 18-20 protokołu kontroli.

W zakresie kompletności uregulowań wewnętrznych stwierdzono, że nie zostały ustalone procedury zlecania dostaw, robót i usług o wartości poniżej 14.000 euro, tj. zamówień do których nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Należy wskazać, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług – str. 30 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że księgi rachunkowe Ośrodka prowadzi osoba, której umowami zlecenia zawieranymi na okres 1 roku powierzano obowiązki m.in. w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz zatwierdzania operacji finansowych i majątkowych. Osoba ta nie jest zatem pracownikiem Ośrodka. Na gruncie przepisów zawartych w art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych może być wyłącznie jej pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zagadnień wskazanych tym przepisem (m.in. prowadzenia rachunkowości). Ponadto należy wskazać, że osoba prowadząca księgi Ośrodka nie spełnia wymogów określonych dla stanowiska głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych, wynikających z art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – str. 7 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazało rozbieżności między wykazem kont zawartym w zakładowym planie kont a kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji gospodarczych, uwidocznionymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej za 2010 r. Nie prowadzono w księdze głównej kont: 014 „Zbiory biblioteczne”, 020 „Wartości niematerialne i prawne” i 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”, przewidzianych zakładowym planem kont. Jednocześnie w opisie zasad funkcjonowania konta 014 odwołano się do konta 074 „Umorzenie zbiorów bibliotecznych”, którego nie wymienia zakładowy plan kont, co powoduje wewnętrzną sprzeczność dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. W wyniku kontroli ustalono, że materiały biblioteczne ewidencjonowane były pozaksięgowo według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 205, poz. 1283 ze zm.), jako tzw. katalog biblioteczny. Z uwagi na nieprowadzenie konta 014, wartość materiałów bibliotecznych nie wynikała z ewidencji księgowej (w 2010 r. wydatki z tytułu zakupu zbiorów bibliotecznych wyniosły 10.484,69 zł). Zakup książek ujmowany był na koncie 401-2 „Zużycie materiałów i energii biblioteka” – str. 12, 31-32 oraz 34 protokołu kontroli.

Stwierdzono ponadto, że w przyjętych zasadach rachunkowości przewidziano prowadzenie ksiąg za pomocą komputera, zaś w praktyce odręcznie prowadzono ewidencję analityczną do konta 013 „Pozostałe środki trwałe”, co nie miało umocowania w regulacjach wewnętrznych (komputerowa ewidencja pozostałych środków trwałych prowadzona równolegle do odręcznej zawierała tylko jeden składnik majątkowy zakupiony w 2010 r.). W konsekwencji, w świetle przyjętej formalnie techniki prowadzenia ksiąg, wystąpiła niegodność pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną pozostałych środków trwałych. Nadto należy wskazać, że badana jednostka jest w posiadaniu licznych składników majątkowych, które nie są objęte ewidencją na kontach 011 i 013. Na podstawie arkuszy spisu z natury (sporządzonych w dniach od 21 lutego do 11 marca 2011 r.) stwierdzono, że ewidencją księgową nie były objęte: zestawy komputerowe, skaner, czajniki bezprzewodowe, dekoder Canal+, naczynia (podlegające wypożyczaniu), 2 lodówki, 2 kuchenki gazowe, kuchenka mikrofalowa, zmywarka, toster, gofrownica, jajowar, mikser, żelazko, odtwarzacz cd, kajaki. Z ustaleń kontroli wynika, że pozostawienie tego typu środków trwałych poza ewidencją księgową nie ma uzasadnienia w regulacjach wewnętrznych ponieważ nie określają one ani rodzajów, ani wartości środków trwałych kwalifikujących je do pominięcia w ewidencji ilościowo-wartościowej – str. 31 i 33-34 protokołu kontroli.

Ponadto według przyjętych zasad rachunkowości płatności będące przedmiotem ujęcia w księgach rachunkowych są realizowane za pomocą zintegrowanego systemu bankowego Novum Bank, którego elementem jest program Home-Banking. W praktyce system Home-Banking nie był jednak wykorzystywany. Dyspozycje dokonania obciążenia rachunku Ośrodka były sporządzane jako polecenia przelewu w formie papierowej – str. 11 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle zasad ustalonych przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) i regulacjami wewnętrznymi wykazała ponadto, że:

a) niezgodnie z zasadami przyjętymi w zakładowym planie kont dokonywano zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący instytucji kultury”. W regulacjach wewnętrznych przyjęto mianowicie, że zapisy na koncie 130 są dokonywane jedynie na podstawie dowodów bankowych i muszą być zgodne z zapisami w księgowości banku. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 15 protokołu kontroli, zapisem ujemnym po stronie Ma tego konta (w korespondencji z kontami kosztów) księgowano operacje dotyczące wpływu refundacji wynagrodzeń pracownika otrzymywanej z PUP. Dodatkowo należy wskazać, że ujęcie jako zmniejszenia kosztów refundacji wynagrodzeń powoduje wypaczenie kwoty kosztów funkcjonowania jednostki związanych z zatrudnieniem pracowników. Wpływy te winny być ujęte jako przychody instytucji kultury,

b) zaniechano ewidencjonowania na koncie funduszu instytucji zwiększeń funduszu z tytułu naliczonej amortyzacji środków trwałych oraz zmniejszeń o wartość umorzenia tych środków, tj. dokonywania zapisów wynikających z art. 29 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.); zgodnie z przywołanymi przepisami fundusz instytucji kultury zwiększa się o amortyzację majątku trwałego i zmniejsza się o umorzenie tego majątku. Prawidłowe zasady księgowania amortyzacji i umorzenia wynikały z opisu konta 800 „Fundusz instytucji kultury” zawartego w zakładowym planie kont, mimo tego dokonywano błędnych zapisów wskazanych na str. 15-16 protokołu kontroli,

c) nie była przestrzegana zasada memoriału określona w art. 6 ust. 1 ustawy; w wyniku analizy dowodów księgowych opłaconych w styczniu 2011 r. stwierdzono rachunki dotyczące 2010 r., które nie zostały ujęte w ewidencji księgowej 2010 r. jako zobowiązania; zgodnie z przywołanym przepisem ustawy, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty; zobowiązania nieujęte w koszty 2010 r. wynosiły łącznie 3.200,37 zł – str. 22 protokołu kontroli,

d) zobowiązanie wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń za grudzień 2010 r. zaewidencjonowano w księgach rachunkowych 2010 r. w kwocie niższej niż wynikająca z prawidłowego naliczenia (zawartego w deklaracji DRA) o 318,75 zł – str. 22-23 protokołu kontroli; zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy, księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne wówczas, gdy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Analiza zagadnień związanych z gospodarką pieniężną wykazała, że w 2010 r. na rachunek bieżący Ośrodka wpłynęły „pożyczki” w wysokości 16.553,64 zł oznaczające środki przelane z rachunku bankowego UKS Konar Kora Korycin w dniach 15 i 30 listopada 2010 r. Jak wyjaśniono, spowodowane to było niedoborem środków na rachunku podstawowym na niezbędne płatności. Zwrot środków na rachunek UKS nastąpił w dniu 31 grudnia 2010 r. (10.000 zł) oraz 24 marca 2011 r., tj. w trakcie trwania kontroli (6.553,64 zł). Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 14-15 protokołu kontroli, funkcję prezesa UKS pełniła osoba będąca jednocześnie w okresie objętym kontrolą dyrektorem Ośrodka, zaś ewidencję księgową UKS prowadzi osoba prowadząca także księgi rachunkowe Ośrodka. Przedstawiony stan faktyczny świadczy o rozporządzaniu środkami UKS w celu przejściowego finansowania działalności Ośrodka w związku z pełnieniem kluczowych stanowisk w obu podmiotach przez te same osoby.

Badanie regulowania zobowiązań Ośrodka wykazało liczne przypadki realizacji wydatków po terminie płatności. Skutkowało to poniesieniem kosztów odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie w kwocie 12,01 zł (odsetki naliczane automatycznie w fakturach za energię elektryczną i telefony oraz odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń za listopad 2010 r). Łącznie w miesiącach wrzesień-grudzień 2010 r. nieterminowo uregulowano wydatki w kwocie 58.631,75 zł. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W wyjaśnieniu w tej sprawie wskazano, że jedynym powodem nieterminowego regulowania zobowiązań w okresie wrzesień-grudzień 2010 r. był brak środków pieniężnych – str. 23 protokołu kontroli.

         Zgodnie z brzmieniem art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. W art. 31 tej ustawy wskazano wymagane elementy planu finansowego wszystkich jednostek posiadających osobowość prawną, zaliczanych do sektora finansów publicznych. Okazany plan finansowy Ośrodka na 2010 r., wbrew postanowieniom art. 31, nie zawierał danych na temat stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku.

W trakcie 2010 roku dotacje od organizatora uległy zwiększeniu do łącznej kwoty 595.000 zł (tj. o 152.800 zł w stosunku do planu pierwotnego), przy czym brak udokumentowania, aby plan działalności Ośrodka korygowano w zakresie przychodów w związku ze zmianami wysokości dotacji. Kontrola wykazała, że w dniu 30 września 2010 r. dokonano jedynie zmiany planu finansowego w odniesieniu do kosztów, ustalając je na 541.200 zł. Faktyczne wykonanie przychodów (według danych ewidencji księgowej) zamknęło się kwotą 631.598,34 zł (okazana wersja planu przewidywała przychody na poziomie 475.290 zł), zaś kosztów – 632.317,74 zł (według planu 541.200 zł). Należy dodać, że w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu finansowego w rubryce plan po zmianach wpisano przychody w wysokości 641.590 zł oraz wydatki w wysokości 632.792 zł. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, ujęte w rocznych planach finansowych jednostek sektora finansów publicznych: przychody – stanowią prognozy ich wielkości; koszty – mogą ulec zwiększeniu, jeżeli zrealizowano przychody wyższe od prognozowanych i zwiększenie kosztów nie spowoduje zwiększenia dotacji z budżetu lub zwiększenia planowanego stanu zobowiązań. Zmiany wysokości przychodów i kosztów, zgodnie z art. 52 ust. 3 ustawy, wymagają dokonania zmian w rocznym planie finansowym – str. 24-25 protokołu kontroli.

Badanie sprawozdawczości finansowej Ośrodka wykazało, że sprawozdanie finansowe za 2010 r. nie zawierało informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Wymóg jej sporządzenia oraz treść określają odpowiednio przepisy art. 45 ust. 2 pkt 3 i art. 48 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Okazane sprawozdanie finansowe za 2010 r. zawierało natomiast w swej treści zestawienie zmian w funduszu jednostki, tj. element sprawozdania finansowego wymagany ustawą o rachunkowości jedynie w odniesieniu do jednostek podlegających obowiązkowi badania i ogłaszania sprawozdań finansowych (art. 45 ust. 3 ustawy) – str. 16 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono ponadto, że informacja o przebiegu wykonania planu finansowego jednostki za I półrocze 2010 r. nie uwzględniała stanu należności i zobowiązań, w tym wymagalnych, tj. elementów wymaganych postanowieniami art. 265 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Poza tym nie była ona opatrzona datą ani nie zawierała dowodów świadczących o jej przedstawieniu Wójtowi w terminie do dnia 31 lipca roku budżetowego. Nadto należy dodać, że sprawozdanie roczne sporządzone zostało dopiero w dniu 25 marca 2011 r., co uniemożliwiało jego przedstawienie Wójtowi do dnia 28 lutego roku następującego po roku budżetowym, o czym stanowi przepis art. 265 pkt 2 ustawy. W związku z brakiem wymaganych przepisami art. 31 ustawy elementów planu finansowego, sprawozdanie roczne nie zawierało danych na temat stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku. Przepisy art. 265 pkt 2 ustawy wymagają sporządzenia rocznego sprawozdania w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym, zatem dane sprawozdania nie mogą nie odnosić się do danych, które muszą być wyodrębnione w planie na podstawie art. 31 ustawy – str. 16-17 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że w sprawozdaniu Rb-Z, które miało charakter negatywny, należało wykazać kwotę 1.178 zł jako zobowiązanie wymagalne z tytułu nieprzekazanych do US do końca roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (zobowiązanie wynikało z ewidencji księgowej). Z instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-Z zawartej w załączniku nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) wynika, że sprawozdanie Rb-Z powinno prezentować zobowiązania wymagalne, przez które należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika upłynął, a które nie zostały przedawnione ani umorzone. Z § 10 ust. 1 rozporządzenia wynika, że sprawozdania należy sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kontrola wykazała ponadto, że w przypadku ujęcia w księgach rachunkowych Ośrodka wszystkich kosztów dotyczących 2010 r., sprawozdanie Rb-Z powinno zawierać także kwotę 458 zł stanowiącą zobowiązanie wymagalne za zakup koszulek (termin płatności faktury upłynął 19 grudnia 2010 r.) – str. 17-18 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień była nieprawidłowa interpretacja bądź nieprzestrzeganie przepisów ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych i ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na dyrektorze, jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

         Odpowiedzialność za nieprawidłowości w zakresie rachunkowości jednostki spoczywa na kierowniku jednostki ze względu na niezatrudnienie osoby spełniającej ustawowo określone wymagania stawiane głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych. Na kierowniku jednostki ciąży także powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Funkcję dyrektora Ośrodka (kierownika jednostki) w okresie objętym kontrolą i do 31 marca 2011 r. pełniła Jadwiga Łabanowska.

Mając uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego a stanem faktycznym w zakresie struktury organizacyjnej Ośrodka.

2. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami instrukcji obiegu dokumentów a stosowanymi w praktyce rozwiązaniami, w szczególności w zakresie obrotu kasowego oraz zaliczkowego, mając na uwadze opis zawarty w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym.

3. Podjęcie zdecydowanych działań mających na celu zapewnienie rzetelności dokumentacji dotyczącej pobierania i rozliczania zaliczek, w szczególności w zakresie zgodności wniosków o zaliczkę z pobranymi kwotami i wskazywania rzeczywistych dat rozliczenia zaliczek.

4. Opracowanie i wdrożenie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro.

5. Zatrudnienie na stanowisku głównego księgowego osoby posiadającej uprawnienia wymagane do pełnienia tej funkcji.

6. Dokonanie zmian w zakładowym planie kont w celu wyeliminowania rozbieżności z kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji.

7. Wyeliminowanie rozbieżności między dokumentacją opisującą przyjęte zasady rachunkowości a stosowaną praktyką w zakresie sposobu dokonywania płatności bankowych.

8. Zapewnienie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) uwidocznienie na kontach 013 i 014 wartości posiadanych składników majątkowych,

b) doprowadzenie do zgodności między stanem konta syntetycznego 013 i ksiąg pomocniczych do tego konta prowadzonych za pomocą programu komputerowego, jako stanowiących obowiązującą ewidencję pomocniczą według postanowień regulacji wewnętrznych,

c) dokonywanie zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

d) ujmowanie refundacji wynagrodzeń pracowników jako przychodów Ośrodka,

e) ewidencjonowanie za pośrednictwem konta funduszu instytucji kultury operacji dotyczących amortyzacji i umorzenia środków trwałych,

f) przestrzeganie zasady memoriału,

g) rzetelne ustalanie w księgach stanu zobowiązań wobec ZUS.

9. Zaniechanie przejściowego angażowania środków UKS Konar Kora Korycin w finansowanie kosztów działalności Ośrodka.

10. Terminowe regulowanie zobowiązań.

11. W zakresie planowania:

a) sporządzanie planu finansowego zawierającego elementy wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych,

b) formalne dokonywanie zmian w planie finansowym w związku ze zdarzeniami mającymi wpływ na poziom planowanych przychodów i kosztów.

12. W zakresie sprawozdawczości:

a) sporządzanie informacji dodatkowej jako elementu sprawozdania finansowego wymaganego przepisami ustawy o rachunkowości,

b) sporządzanie informacji o przebiegu wykonania planu finansowego jednostki za I półrocze i sprawozdawania za rok budżetowy z zachowaniem przepisów art. 265 ustawy o finansach publicznych,

c) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z zobowiązań wymagalnych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Korycin