Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Komunalnym Zakładzie Budżetowym w Gródku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 listopada 2011 roku (znak: RIO.I.6002-22/11), o treści jak niżej:

Pan Mirosław Gryko

Kierownik

Komunalnego Zakładu Budżetowego

w Gródku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Komunalnym Zakładzie Budżetowym w Gródku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli zarządczej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych przychodów i kosztów, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

W oparciu o dane wynikające z kwartalnych sprawozdań Rb-Z sporządzonych za poszczególne kwartały 2010 roku ustalono, że badana jednostka posiadała zobowiązania wymagalne w wysokości: za I kwartał – 110.334,93 zł, za II kwartał – 131.599,15 zł, za III kwartał – 132.416,51 zł oraz za IV kwartał – 110.455,61 zł. Nieterminowe regulowanie zobowiązań świadczy o prowadzeniu gospodarki finansowej zakładu budżetowego z naruszeniem zasady określonej w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którą jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Jako powód nieterminowego regulowania zobowiązań wskazał Pan w złożonym wyjaśnieniu „brak środków pozwalających zaspokoić, w terminie, wszystkich wierzycieli Komunalnego Zakładu Budżetowego w Gródku”.

Niedochowanie terminów regulowania zobowiązań skutkowało opłaceniem przez KZB w 2010 r. odsetek od nieterminowo regulowanych zobowiązań: z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 830 zł, na rzecz Zarządu Przejść Granicznych w kwocie 2,31 zł oraz na rzecz Zakładu Energetycznego kwocie 20,24 zł. Odsetki opłacane były również w 2011 r.: na rzecz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w kwocie 37 zł oraz z tytułu podatku od środków transportowych w kwocie 19 zł.

         W 2011 r. poniesione zostały również koszty odsetek od nieterminowo regulowanych zobowiązań w formie potrącenia wzajemnych wierzytelności z Urzędem Gminy. Dotyczyły one odsetek od niewykorzystanych w 2010 r. dotacji (przedmiotowej w kwocie 8.006,61 zł i celowej w kwocie 20.000 zł) nieterminowo zwróconych do budżetu gminy Gródek i wyniosły łącznie 144 zł. Wierzytelności zostały potrącone z faktury z dnia 31 sierpnia 2011 r. za wykonane przez Zakład usługi z tytułu utrzymania terenów zielonych. Ponadto w formie potrącenia uregulowane zostały odsetki w kwocie 779,40 zł naliczone przez Wójta Gminy Gródek od nieterminowej opłaty za trwały zarząd należnej za 2010 r. i w kwocie 520,92 zł za rok 2011 (odsetki za 2011 r. zostały naliczone od upływu ustawowego terminu płatności; w dniu 30 marca 2011 r. Wójt odroczył termin wniesienia opłaty do 31 lipca 2011 r., który jednak też nie został przez KZB dotrzymany). Oba zobowiązania z tytułu odsetek w łącznej kwocie 1.300,32 zł zostały potrącone z faktury z dnia 31 sierpnia 2011 r. za wykonane przez Zakład usługi wywozu odpadów stałych – str. 13-15, 56-59 protokołu kontroli, załącznik nr 21 do protokołu kontroli.

W celu ustalenia przyczyn permanentnych trudności KZB w terminowym regulowaniu zobowiązań przeprowadzono analizę przychodów i kosztów dotyczących podstawowych rodzajów działalności Zakładu. W zakresie działalności dotyczącej odbierania odpadów stałych ustalono, że przychody z tej działalności wyniosły w 2010 r. 432.636,23 zł, zaś poniesione koszty – 636.356,72 zł. Strata na tej działalności wyniosła 203.720,49 zł. Wysokość przychodów KZB z tego tytułu uzależniona była od maksymalnych stawek opłat za wywóz odpadów uchwalonych przez Radę Gminy Gródek. W okresie objętym kontrolą obowiązywały dwie stawki za wywiezienie pojemnika o pojemności 120 l – do 31 marca 2010 r. 7,08 zł (górna stawka określona uchwałą Rady z 3 października 2008 r. wynosiła 8 zł), a od 1 kwietnia 2010 r. 8,42 zł (górna stawka określona uchwałą Rady z 2 marca 2010 r. wynosiła 9 zł). Stwierdzono, że w dniu 3 sierpnia 2010 r. Pan Kierownik zwrócił się do Wójta Gminy z wnioskiem o zatwierdzenie wyższych stawek opłat za wywóz nieczystości stałych z pojemników na terenie gminy Gródek na okres od 1 sierpnia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. Ceny i stawki zawarte we wniosku określono na podstawie niezbędnych przychodów dla prowadzenia działalności w zakresie wywozu odpadów stałych. Do wniosku została załączona kalkulacja kosztów za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2010 r. Zgodnie z kalkulacją całkowite koszty wywozu nieczystości z pojemników stanowiły w tym okresie kwotę 157.781,59 zł. We wniosku zaproponowano utrzymanie ceny za wywóz nieczystości z 1 pojemnika w kwocie 8,42 zł netto, wyrównanie dotacją przedmiotową ujemnej różnicy między przychodami a kosztami (generowanej tą stawką) w wysokości 9,58 zł od każdego wywiezionego pojemnika oraz określenie uchwałą górnej stawki na poziomie 18 zł od pojemnika. We wniosku założono dotację w wysokości 69.934 zł netto za okres 5 miesięcy 2010 r. W dniu 11 sierpnia 2010 r. Wójt Gminy w odpowiedzi na przywołane pismo poinformował Pana, że „w odniesieniu do oświadczenia z dnia 3 sierpnia 2010 r. w którym kierownik ZK w Gródku oświadcza, iż Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku nie jest w trudniej sytuacji ekonomicznej, a także biorąc pod uwagę fakt, iż stopień zaawansowania realizacji zadań ustawowych Gminy ujętych i zaplanowanych w uchwale budżetowej oraz zaangażowanie zaplanowanych na te cele środków nie rokują na wypracowanie oszczędności ani wolnych środków, możliwe jest ustalenie dotacji przedmiotowej w kwocie 2,44 zł brutto do kosztów wywozu nieczystości stałych z jednego pojemnika”. Z analizy pisma z dnia 3 sierpnia 2010 r. nie wynika, aby przedkładał Pan w nim Wójtowi informację na temat sytuacji finansowej Zakładu. Z kolei w piśmie skierowanym przez Pana Kierownika do Wójta w dniu 9 sierpnia 2010 r. wskazuje Pan, że kontynuacja świadczenia usług wywozu odpadów z pojemników SM 120 powoduje dalsze zadłużanie się Zakładu. W trakcie kontroli ustalono, że KZB w Gródku posiadał na dzień 31 lipca 2010 r. zobowiązania wymagalne wobec kontrahentów, zaewidencjonowane na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, w wysokości 75.042,08 zł (zobowiązania ogółem na koncie 201 wynosiły 164.275 zł). Wobec powyższego należy stwierdzić, że informacja Wójta Gminy Gródek na temat rzekomego braku trudności w gospodarce finansowej Zakładu nie znajdowała podstaw ani w stanie faktycznym, ani w okazanej korespondencji kierowanej przez Pana do Wójta. Stosowne uwagi w tym zakresie zostaną przekazane Wójtowi Gminy Gródek wraz z kopią wystąpienia pokontrolnego.

Uchwałą z dnia 31 sierpnia 2010 r. Rada Gminy wprowadziła do budżetu dotację przedmiotową w kwocie 17.812 zł, stanowiącą dopłatę w wysokości 2,44 zł do kosztów wywozu nieczystości stałych z jednego pojemnika za okres od sierpnia do grudnia 2010 r. W ten sposób, w świetle przedstawionej przez Pana kalkulacji kosztów, uchwalone stawki z założenia skutkowały wygenerowaniem straty na tej działalności w wysokości ponad 50.000 zł. Górną stawkę 18 zł za pojemnik Rada Gminy uchwaliła dopiero 28 stycznia 2011 r. Cenę za wywóz nieczystości ustalono na 14 zł netto w przypadku odpadów zbieranych selektywnie i 16,50 zł za odpady niesegregowane. Po wprowadzeniu nowych stawek za wywóz nieczystości, przychody i koszty z tego tytułu za II kwartały 2011 r. kształtowały się następująco: przypis należności 115.215,49 zł, koszty 121.283,15 zł.

Analiza przychodów z tytułu sprzedaży wody i odprowadzania ścieków wykazała, że przy kalkulacji stawek dotyczących działalności wodociągowo-kanalizacyjnej nie uwzględniano amortyzacji lub odpisów umorzeniowych oraz kosztów związanych z podatkiem od nieruchomości, który w okresie objętym kontrolą stanowił kwotę 114.902 zł. Główna księgowa wyjaśniła, że „w momencie sporządzania kalkulacji nie mieliśmy informacji o zwolnieniu zakładu z w/w podatku. Takie zwolnienie obowiązywało w latach poprzednich”. Odnośnie kosztów amortyzacji, w wyjaśnieniu stanowiącym załącznik nr 7 do protokołu kontroli, wskazał Pan, że KZB nie ponosił nakładów inwestycyjnych związanych z wodociągami i oczyszczalnią; wszelkie inwestycje prowadzone są przez Urząd Gminy, a następnie środki trwałe przekazywane są Zakładowi nieodpłatnie. Ponadto wskazał Pan, że w związku z wykreśleniem konta 761 „Pokrycie amortyzacji” Zakład będzie w przyszłości uwzględniał koszty amortyzacji i odpisy umorzeniowe w swoich kalkulacjach. W świetle złożonego przez Pana wyjaśnienia należy podnieść, że zgodnie z § 9 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne, które zgodnie z zawartą umową użytkuje nieodpłatnie środki trwałe, może uwzględniać w niezbędnych przychodach amortyzację lub umorzenie tylko wówczas, jeżeli zawrze z gminą porozumienie ustalające, że środki finansowe pozyskane przez przedsiębiorstwo z tego tytułu, pomniejszone o należny podatek dochodowy, będą wykorzystywane wyłącznie na cele modernizacji i odtworzenia tych środków trwałych. Podstawą do ujmowania kosztów amortyzacji w kalkulacjach nie może być zatem okoliczność zaniechania ewidencji pokrycia amortyzacji.

W obrębie zagadnień dotyczących gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych stwierdzono nieprawidłowości polegające na dokonywaniu wydatków dotyczących działalności socjalnej z rachunku bieżącego Zakładu oraz niebieżącym przekazywaniu na rachunek ZFŚS spłat rat pożyczek potrącanych z wynagrodzeń pracowników. Badaniem objęto wszystkie wyciągi bankowe do rachunku ZFŚS za 2010 r. Stwierdzono, że między innymi w dniu 12 marca 2010 r. dokonano przelewu środków pieniężnych w wysokości 4.400 zł na rachunek bieżący KZB. W tym samym dniu z rachunku bieżącego opłacono fakturę na kwotę 5.459,01 zł, opisując operację jako „pomoc rzeczowa z ZFŚS”. Jak wyjaśniła główna księgowa, zakupu dokonano z rachunku bieżącego z uwagi na brak środków na rachunku ZFŚS. Pozostała kwota 1.059,01 zł została zwrócona z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący w dniu 1 czerwca 2010 r. W wyciągu bankowym do rachunku ZFŚS, zaksięgowanym w dniu 31 maja 2010 r., ujęto zaś m.in. spłatę pożyczek mieszkaniowych. Jak ustalono, spłaty dotyczyły rat pożyczek potrąconych z wynagrodzeń za kwiecień i maj. Zaległe środki z potrąceń pożyczek przekazano na rachunek ZFŚS także 31 października 2010 r. Główna księgowa wyjaśniła, że potrącenia nie są przekazywane bieżąco na rachunek ZFŚS z uwagi na brak środków. Mimo braku faktycznego wpływu środków w miesiącu potrącenia, dowodami PK wyksięgowywano zobowiązania z kont pracowników. Jak dalej wyjaśniła główna księgowa „w wyniku przeprowadzonej weryfikacji i uzgodnienia poprawności zapisów na koncie rachunku ZFŚS (135), funduszu socjalnego (851) i indywidualnych rozrachunków pracowników (234), stwierdzono brak rozliczenia spłaty pożyczek jednego miesiąca, czego dokonano za pomocą pk, jednocześnie różnicę wynikającą do przekazania z rachunku bieżącego na rachunek funduszu dokonano 31.10.2010r. w kwocie 578 zł.” Stwierdzono także brak w zbiorze dowodów księgowych z listopada 2010 r. jednego wyciągu bankowego do rachunku ZFŚS. Jak wyjaśniła główna księgowa „wyciąg z rachunku ZFSŚ za miesiąc listopad był księgowany pod datą 31.12.2010 r. poz. Nr 856. W wyniku przeoczenia wyciąg nie został wydrukowany i zaksięgowany w miesiącu listopadzie 2010 r.” – str. 22-23 protokołu kontroli.

Kontrola pobierania i rozliczania zaliczek przez Pana Kierownika wykazała, że zaliczki przeznaczane były m.in. na zakupy gotówkowe i zwroty wydatków poniesionych przez pracowników (w Zakładzie nie funkcjonuje kasa). Przy rozliczeniu zaliczki na kwotę 609,33 zł pobranej przez Pana Kierownika w dniu 31 grudnia 2010 r. ustalono, że zestawienie wydatków zawiera wypłatę zwrotu kosztów podróży z 4 delegacji na łączną kwotę 203,89 zł. Wszystkie rozliczenia kosztów zawierają datę 31 grudnia 2010 r. jako datę sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty. Jednocześnie widnieje na nich data 27, 28 i 30 grudnia 2010 r. jako data pokwitowania odbioru gotówki. Do rozliczenia zaliczki, która została pobrana w dniu 31 grudnia 2010 r., załączył Pan również rozliczenie kosztów swojej podróży służbowej na kwotę 175,52 zł; na rozliczeniu tym widnieje pokwitowanie odbioru gotówki w dniu 29 grudnia 2010 r., zaś rozliczenie, podobnie jak pozostałe, zostało poddane kontroli wewnętrznej i zatwierdzone do wypłaty w dniu 31 grudnia 2010 r. W odpowiedzi na pytanie, z jakich środków pieniężnych zostały wypłacone delegacje wskazał Pan, że „delegacje zostały wypłacone z moich prywatnych środków. Konieczność finansowania wyjazdów służbowych w ten sposób wynikała z braku niezbędnych środków na rachunku Zakładu”. Przypadek rozliczenia zaliczki dowodami potwierdzającymi odbiór środków (i zatwierdzonymi) przed pobraniem zaliczki stwierdzono także w odniesieniu do zaliczki na kwotę 327,12 zł pobranej 1 grudnia 2010 r. Ponadto ustalono rozbieżność między kwotą zaliczki pobranej w wysokości 1.200 zł a sumą załączonych do rozliczenia dowodów, co było wynikiem ujęcia w rozliczeniu faktury opłaconej z innej zaliczki. Z kolei saldo Wn w kwocie 514,79 zł figurujące na koncie 234-1 na 30 listopada 2010 r. obejmowało już faktury, które zostały dołączone do rozliczenia zaliczek dopiero w grudniu – str. 42-43 protokołu kontroli.

W wyniku analizy danych zamieszczonych w sprawozdaniu Rb-30 KZB za 2010 rok, przeprowadzonej pod kątem ich zgodności z ewidencją księgową i stanem faktycznym, stwierdzono, że w sprawozdaniu wykazano na podstawie ewidencji analitycznej przychody ze sprzedaży energii cieplnej wynoszące 626.216,69 zł. Saldo konta syntetycznego 702, na którym ewidencjonowano przychody z tytułu sprzedaży energii cieplnej wykazuje zaś saldo w kwocie 620.793,84 zł. Różnica w kwocie 5.422,85 zł wynikała z odpisów dokonywanych na koncie 702 „bez paragrafu” i została wykazana w sprawozdaniu w rubryce P 100 „Inne zmniejszenia”. Należy wskazać, że przychody z poszczególnych tytułów powinny być ustalone jako saldo (przypisy minus odpisy) właściwego konta syntetycznego. Kwoty zmniejszające przychody z przypisanych wcześniej należności nie powinny być wykazywane jako odrębne zmniejszenia, ponieważ powoduje to nierealność wykazanych przychodów z danych źródeł, które w sprawozdaniu nie są pomniejszone o kwoty odpisane (nienależne Zakładowi) – str. 11 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że na koncie 740 „Dotacje i środki na inwestycje” została błędnie zaewidencjonowana kwota 73.973,15 zł związana z realizacją robót w budynku na ul. Białostockiej 76. Zakład otrzymał w 2009 r. dotację celową na wskazane zadanie, która została zwrócona do budżetu jako niewykorzystana. W 2010 r. Zakład wystawił fakturę na kwotę 73.973,15 zł dla Urzędu Gminy tytułem zwrotu poniesionych nakładów, natomiast przychody z tego tytułu wykazano – również błędnie – w sprawozdaniu Rb-30 za 2010 r. w pozycji K 100 „Inne zwiększenia”. W trakcie kontroli ustalono, że faktura za wykonane prace została wystawiona Zakładowi przez wykonawcę robót w dniu 31 grudnia 2009 r. na kwotę 85.122,67 zł i została opłacona 2 lutego 2010 r. Okazano również rozliczenie dotacji celowej na realizację zadania polegającego na remoncie dachu na budynku mieszkalnym ADM przy ul. Białostockiej 76. Wynika z niego, że dotacja przyznana stanowiła kwotę 85.000 zł, oraz że została wystawiona przez wykonawcę faktura na kwotę 85.122,67 zł, zaś środki własne poniesione na realizację zadania wyniosły 2.045,62 zł (mimo nazwania zadania „remontem dachu”, operowano pojęciem poniesionych przez zakład nakładów inwestycyjnych; dotacja również przyznana była „na zadanie inwestycyjne”). W związku z opłaceniem faktury po terminie wykorzystania dotacji, została ona zwrócona. Wobec braku własnych środków na ten cel KZB obciążył Urząd Gminy kosztami robót. Należy zauważyć, że kwota 73.973,15 zł nie powinna być zaksięgowana na koncie 740, lecz ujęta jako przychody z usług i w ten sposób wykazana w sprawozdaniu Rb-30 (opłata faktury przez Urząd nie miała formy dotacji). Należy też wskazać, że ewentualne dotacje i inne środki otrzymane przez zakład budżetowy na inwestycje należy ujmować na koncie 800 „Fundusz jednostki”, zaś na koncie 740 winny być ewidencjonowane dotacje i inne środki otrzymane na finansowanie działalności podstawowej zakładu, z wyłączeniem działalności inwestycyjnej – str. 11-12 protokołu kontroli.

Stwierdzono rozbieżność między kwotą 32.114,52 zł wykazaną na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” jako sumy obce a stanem środków na rachunku sum depozytowych wynoszącym 35.173,34 zł (tj. o 3.058,82 zł więcej niż zaewidencjonowane zobowiązania). W wyniku czynności wyjaśniających ustalono, że w latach 2007-2008 wypłacano zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz kaucji mieszkaniowych z rachunku bieżącego (zamiast z rachunku depozytów) w korespondencji z kontem 240. Ponadto w 2010 r. wpłynęło na rachunek bieżący zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 2.860 zł, z którego zostało zwrócone 70% jego wartości. Pozostałą kwotę przechowywano na rachunku bieżącym i ewidencjonowano na koncie 240. Powodem rozbieżności między stanem środków na rachunku depozytowym a mającymi mu odpowiadać pasywami jest również fakt, iż na konto 132, na którym ewidencjonowano obroty rachunku sum depozytowych, przyjmowano także wpłaty na fundusz remontowy (konto przeciwstawne 850). Stan funduszu remontowego na dzień 31 grudnia 2010 r. wynosił 7.082,26 zł. Wpłat na fundusz remontowy dokonywano zarówno na rachunek sum depozytowych (stan funduszu na koncie 132 – 1.181,06 zł), jak również na rachunek bieżący Zakładu – 6.120,63 zł. Ze złożonego przez główną księgową wyjaśnienia w sprawie rozliczenia środków między rachunkiem bieżącym a rachunkiem depozytów wynika, że po weryfikacji wszystkich nieprawidłowych operacji dotyczących zabezpieczeń oraz funduszu remontowego dokonano w dniu 26 września 2011 r. przelewu z rachunku bieżącego na rachunek depozytów sumy 4.023,44 zł – str. 17-18 protokołu kontroli.

Kontrola kosztów ujętych w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, które wyniosły w 2010 r. 314.072,67 zł, wykazała, że kwota 151.793,12 zł dotyczyła faktur za odbiór odpadów przez Zakład Zagospodarowania Odpadów Euro-Sokółka spółka z o.o. Wydatki związane z wywozem odpadów na składowisko Euro-Sokółka w okresie od stycznia do lipca 2011 r. wyniosły zaś 86.870,45 brutto (80.435,60 netto). Ustalono, że podstawą do obciążania KZB była umowa zawarta przez Pana Kierownika z tym przedsiębiorstwem w dniu 19 stycznia 2010 r., w której KZB zobowiązał się do dostarczania odpadów i rozładowania ich w miejscu wskazanym przez odbiorcę. Za usługę zagospodarowania odpadów Zakład zobowiązał się płacić odbiorcy cenę za ilość odebranych odpadów wyrażoną w tonach. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Dodatkowo w dniu 9 lipca 2010 r. wpłynęło do KZB w Gródku pismo, w którym ZZO Euro-Sokółka poinformował, że w związku ze zmianą polityki cenowej firmy ulegają zmianie ceny z pierwotnie zawartej umowy, zaś w przypadku niezaakceptowania proponowanych zmian, umowa zostanie wypowiedziana z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

W trakcie kontroli ustalono, że zawarcie umowy 19 stycznia 2010 r. nie zostało poprzedzone wyborem wykonawcy z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Naruszono tym samym zasadę powszechności stosowania ustawy określoną w art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Kontrolującemu została okazana korespondencja pomiędzy ZZO Euro-Sokółka, KZB w Gródku i Wójtem Gminy Gródek, z której wynikają następujące okoliczności:

- zgodnie z decyzją Starostwa Powiatowego w Białymstoku, z dniem 31 grudnia 2009 r. wygasło zezwolenie na prowadzenie działalności w zakresie unieszkodliwiania odpadów na składowisku w Gródku,

- zgodnie z Wojewódzkim Planem Gospodarki Odpadami z dniem 31 grudnia 2009 r. zamknięte zostało gminne składowisko odpadów w Gródku,

- w związku z zaistniałą sytuacją Rada Gminy Gródek w dniu 30 września 2009 r. zdecydowała o podjęciu współdziałania z miastem Białystok w ramach projektu „Zintegrowany system gospodarki odpadami dla aglomeracji białostockiej”, niemniej jednak do czasu wybudowania spalarni w Białymstoku, odpady z terenu gminy Gródek muszą być transportowane do innego miejsca unieszkodliwiania odpadów,

- według projektu Planu Gospodarki Odpadami dla Województwa Podlaskiego po zamknięciu gminnego składowiska odpadów w Gródku, odbiorcą odpadów miał zostać zakład w Hryniewiczach,

- zgodnie z zapisami Planu Gospodarki Odpadami dla Województwa Podlaskiego, gmina Gródek znajduje się w regionie zagospodarowania odpadów obsługiwanym przez ZZO Sokółka, zaś „stosując się do wymagań WPGO 2007-2010” Euro Sokółka „czuła się zobowiązana pomóc gminie Gródek w rozwiązaniu problemu odpadów komunalnych”;

- w dniu 28 grudnia 2009 r. Wójt Gminy Gródek zwrócił się do ZZO Euro-Sokółka o określenie warunków finansowych przyjęcia masy odpadów komunalnych (około 2000 Mg/rok 2010) pochodzących z gminy Gródek do zakładu w Karczach.

W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że nieprzeprowadzenie postępowania wynikło z faktu, iż kwestie związane z zagospodarowaniem odpadów komunalnych z gminy Gródek były bezpośrednio uzgadniane w rozmowach pomiędzy Wójtem Gminy Gródek, Urzędem Marszałkowskim oraz ZZO Euro-Sokółka sp. z o.o. – str. 43-45 protokołu kontroli, załączniki nr 7 i 10 do protokołu kontroli.

         W zakresie kosztów podróży służbowych stwierdzono, że podróże, w przyjętej do kontroli próbie, odbywano samochodami niebędącymi własnością pracodawcy. Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), a także zarządzenia wewnętrznego Pana Kierownika nr 14/2009 z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie zwrotu kosztów podróży, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem własnym pracownika na jego pisemny wniosek. Stwierdzono, iż w kontrolowanej jednostce pracownicy nie składali na piśmie wniosków w sprawie odbycia podróży służbowej własnym samochodem.

Analiza poleceń wyjazdu służbowego Pana Kierownika wykazała, że podpisywał Pan, jako pracodawca, wszystkie własne polecenia wyjazdu. Na podstawie takich poleceń wyjazdu poniesiono w 2010 r. koszty podróży Pana Kierownika na kwotę 3.063,46 zł, zaś w 2011 r. (do 31 maja) w wysokości 1.297,15 zł. Wyjazdy służbowe odbywał Pan zatem z naruszeniem § 2 przywołanego rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r., zgodnie z którym miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Funkcję pracodawcy wobec Pana Kierownika pełni Wójt Gminy Gródek. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że występowały sytuacje nagłe (konieczność zakupu części potrzebnych do usunięcia awarii wodociągu, kanalizacji, sieci ciepłowniczej lub awarii sprzętu mechanicznego, za pomocą których KZB świadczy usługi). Wskazał Pan również, że obecnie wszystkie Pana delegacje są podpisywane przez Wójta.

W przyjętej do kontroli próbie stwierdzono też delegację o nr 78/2010, która została wystawiona w dniu 8 grudnia 2010 r. i nie określała czasu trwania podróży służbowej (od 8 grudnia, do ......(brak daty)). W rozliczeniu pracownik wykazał podróże służbowe w dniach 8-10 i 13 grudnia, co nie wynikało z polecenia wyjazdu – str. 40-42 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę paliw ciekłych do samochodów będących na wyposażeniu KZB w Gródku oraz realizacji zawartej w jego wyniku umowy, stwierdzono, że specyfikacja istotnych warunków zamówienia zobowiązywała wykonawcę do utrzymywania przez okres trwania umowy niezmiennej kwoty narzutu składającego się na cenę paliw. Zasady obliczenia narzutu podane zostały w formularzu cenowym. Ceny jednostkowe paliw, przedstawione przez wykonawcę w ofercie, mogły ulec zmianie wyłącznie w przypadku wzrostu cen u producenta. Rozliczenia i płatności miały być dokonywane w cyklu podanym przez wykonawcę, minimum 10-dniowym, na podstawie ilości rzeczywiście zakupionego paliwa i cen jednostkowych obowiązujących w dniu dokonywania każdego z zakupów paliwa. Jednocześnie zobowiązano wykonawcę do prowadzenia asygnaty rozchodowej obrazującej: datę pobrania towaru, jego nazwę, ilość i jego cenę, numer rejestracyjny pojazdu, numer karty drogowej, nazwisko i imię osoby pobierającej towar, podpis kierowcy. Asygnata rozchodowa miała być dołączana przez wykonawcę do każdej wystawionej faktury.

         Zaoferowane ceny jednostkowe miały zawierać w sobie wynagrodzenie wykonawcy za wykonywanie wszystkich czynności związanych z realizacją umowy, w tym również stały narzut, który dla 1 litra paliwa określony został w specyfikacji wzorem: N = C_of - C_P, gdzie:

N – stały narzut wykonawcy na 1 litrze paliwa,

C_of – zaoferowana przez wykonawcę cena 1 litra paliwa,

C_P - cena 1 litra paliwa u jego producenta z dnia 3 grudnia 2009 r.

W formularzu cenowym oferent podał, że narzut do każdego litra oleju napędowego i benzyny będzie wynosił 0,25 zł. Jednocześnie zobowiązał się do niezwiększania narzutów do upływu terminu, na który zostanie zawarta umowa.

W trakcie kontroli porównano ceny zawarte w ofercie z ceną producenta w dniu 3 grudnia 2009 r. Ceny producenta na dzień 3 grudnia 2009 r. przedstawiały się następująco:

- benzyna – 3,97 zł za litr, co daje z narzutem 0,25 zł wartość ogółem 4,22 zł,

- olej napędowy – 3,48 zł za litr, co daje z narzutem 0,25 zł wartość ogółem 3,73 zł.

W złożonej ofercie podano ceny:

- benzyna bezołowiowa - 4,27 zł,

- olej napędowy - 3,78 zł.

         W świetle ceny producenta (kontrolujący ustalił ceny producenta na podstawie cen archiwalnych zamieszczonych na stronie internetowej Lotos S.A. Gdańsk), zaoferowane w ofercie ceny paliwa obłożone były narzutem 0,30 zł, a nie 0,25 zł jak poinformował wykonawca. Na niezgodność tę zamawiający nie zwrócił uwagi podczas badania oferty.

W umowie ceny ustalone zostały zgodnie z cenami zawartymi w złożonej ofercie, z tym, że wskazana rozbieżność nie pozwala na jednoznaczne ustalenie, jaką wartość stanowił narzut do każdego litra paliwa (0,25 zł wynikający z formularza cenowego czy 0,30 zł wynikający z obliczeń uwzględniających cenę producenta). W § 4 umowy podano bowiem ceny jednostkowe za litr i wysokość stałych narzutów zaproponowanych w ofercie.

W trakcie kontroli sprawdzono 2 faktury zakupu oleju napędowego opiewające na największe kwoty (z 20 lutego i 31 grudnia 2010 r.). Stwierdzono przypadki braku podpisu osoby pobierającej towar oraz numerów kart drogowych, wymaganych postanowieniami s.i.w.z. W przypadku oleju napędowego na fakturach wyszczególnione zostały dwie ceny, tj. oleju zwykłego i zimowego (producent również różnicuje ceny oleju). Sprawdzono cenę oleju zimowego ujętą w fakturze z dnia 20 lutego 2010 r. na kwotę ogółem 10.710,51 zł, dokumentującej zakup w dniach: 11, 16 i 18 lutego:

- w dniu 11 lutego zakupiono 120 l oleju po cenie z faktury 4,13 zł. Cena u producenta w tym dniu wynosiła 3,81 zł brutto, co z narzutem w wysokości 0,25 zł daje kwotę 4,06 zł (różnica 0,07 zł),

- w dniu 16 lutego zakupiono 170 l oleju po cenie z faktury 4,18 zł. Cena u producenta w tym dniu wynosiła 3,85 zł brutto, co z narzutem w wysokości 0,25 zł daje kwotę 4,10 zł (różnica 0,08 zł),

- w dniu 18 lutego zakupiono 100 l oleju po cenie z faktury 4,22 zł. Cena u producenta w tym dniu wynosiła 3,90 zł brutto, co z narzutem w wysokości 0,25 zł daje kwotę 4,15 zł (różnica 0,07 zł).

Zgodnie z zapisami umowy, wykonawca zobowiązany był dostarczać na każde wezwanie wykaz zmian cen towaru u producenta za okres ostatnich dwóch miesięcy (lub za inny dowolnie wskazany przez zamawiającego okres). Wykaz cenowy miał być dokumentem wystawionym przez producenta towaru. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że „w naszej ocenie w fakturach widnieje narzut w prawidłowej wysokości, tj. 0,25 zł”, a także, iż ewentualne błędy w wyliczeniu narzutu mogły być spowodowane tym, że dostawca około godziny 10⁰⁰ otrzymuje nowy cennik na ten dzień i w przypadku zatankowania do godziny 10⁰⁰ obowiązuje cennik z dnia poprzedniego. „W związku z tym, w przypadku gdy faktura obejmuje należność za tankowania, które w konkretnym dniu były dokonane przed godziną 10⁰⁰ i po tej godzinie, teoretycznie, mogłoby się wydawać, że narzut jest wyższy.” Wskazał Pan też, że w Zakładzie prowadzona jest kontrola tego typu wydatków, oraz że zwrócono się do dostawcy z żądaniem sprawdzenia faktur za cały 2010 r. pod kątem ustalenia rzeczywistej kwoty narzutu. W dniu podpisania protokołu kontroli okazano pismo z dnia 23 września 2011 r. sporządzone przez dostawcę, w którym wskazano: „(...) przychylamy się do załączonego przez Państwa zestawienia. Jednocześnie, niezwłocznie zobowiązujemy się do wystawienia faktury korygującej na łączną kwotę (-) 113,47 zł” – str. 49-55 protokołu kontroli.

Badana jednostka stosownie do art. 98 ustawy Prawa zamówień publicznych sporządziła roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach oraz przedstawiła je w terminie Prezesowi UZP. Ze sprawozdania wynika, iż w 2010 r. jednostka przeprowadziła 1 postępowanie na roboty budowlane oraz 3 postępowania na dostawy. Należy zauważyć, że wartość wykazanego w sprawozdaniu zamówienia na roboty budowlane (remont dachu) nie przekraczała równowartości 14.000 euro, zatem zamówienie to nie powinno być wykazane w sprawozdaniu – str. 46 protokołu kontroli.

         W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że regulamin organizacyjny KZB przewiduje stanowisko zastępcy kierownika zakładu. Stanowisko to nie jest w Zakładzie obsadzone – str. 4 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowego zakładu budżetowego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej spoczywa na Panu Kierowniku, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za trudną sytuację finansową jednostki spoczywa też na organach gminy Gródek, co wynika z przedstawionych w protokole kontroli i wystąpieniu pokontrolnym okoliczności skutkujących ustaleniem cen za wywóz nieczystości stałych poniżej kosztów świadczenia usług.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie stosownych działań zapewniających terminowe regulowanie zobowiązań KZB, w tym wobec budżetu gminy z tytułu podatków lokalnych, opłat za trwały zarząd i dotacji podlegających zwrotowi.

2. Kalkulowanie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków przy uwzględnieniu wszystkich kosztów wskazanych przepisami rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r., mając na uwadze przedstawione w części opisowej wystąpienia warunki ujmowania w kalkulacji kosztów amortyzacji środków trwałych otrzymanych przez Zakład nieodpłatnie.

3. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie gospodarowania środkami ZFŚS poprzez:

a) dokonywanie bieżących przelewów na rachunek ZFŚS równowartości potrąconych z wynagrodzeń pracowników spłat rat pożyczek,

b) zaniechanie dokonywania wydatków socjalnych z rachunku bieżącego Zakładu.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie księgowania na podstawie dowodów PK spłaty rat pożyczek w przypadku braku wpływu środków na rachunek ZFŚS,

b) zaniechanie ewidencjonowania na koncie 740 przychodów innych niż dotacje i środki otrzymane na działalność podstawową, z wyłączeniem inwestycyjnej,

c) bieżące dokonywanie przelewów i przeksięgowań wpłat środków pieniężnych dotyczących depozytów i funduszu remontowego na właściwe rachunki bankowe w celu zapewnienia zgodności między stanami środków na odpowiednich rachunkach bankowych a mającymi im odpowiadać pasywami.

5. Zaniechanie angażowania przez Pana Kierownika prywatnych środków pieniężnych w opłacanie kosztów Zakładu, mając na uwadze m.in. powstające w wyniku tych działań sprzeczności między datami operacji udokumentowanych poszczególnymi dowodami księgowymi.

6. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości, poprzez:

a) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-30S kwot odpisanych przychodów jako „innych zmniejszeń”, która to praktyka powoduje zniekształcenie informacji o faktycznie należnych przychodach,

b) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-30S przychodów z tytułu zrealizowanych usług na rzecz gminy w pozycji „Inne zwiększenia”.

7. Zlecanie usług zagospodarowania odpadów stałych wykonawcy wybranemu z uwzględnieniem wymogów ustawy Prawo zamówień publicznych.

8. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podróży służbowych, poprzez:

a) delegowanie pracowników do odbycia podróży samochodem prywatnym na podstawie ich pisemnych wniosków, jak przyjęto w regulacjach wewnętrznych KZB,

b) odbywanie przez Pana Kierownika podróży służbowych wyłącznie na podstawie poleceń wyjazdu podpisanych przez Wójta Gminy Gródek (lub osobę przez niego upoważnioną),

c) każdorazowe określanie w poleceniu wyjazdu służbowego terminu odbycia podróży.

9. Dołożenie należytej staranności przy weryfikacji zgodności oferty z wymaganiami specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

10. Zapewnienie należytej kontroli stosowanych cen dostaw paliwa w świetle postanowień umowy oraz egzekwowania umownych zasad dokumentowania zakupów paliwa.

11. Wykazywanie w sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych danych o zamówieniach o wartości powyżej 14.000 euro.

12. Wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego a faktyczną organizacją Zakładu poprzez zatrudnienie zastępcy kierownika KZB lub dokonanie stosownej zmiany w regulaminie usuwającej postanowienia odnoszące się do tego stanowiska.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 15 listopada 2011 roku, do organu wykonawczego:

                                                                           Pan

Wiesław Kulesza

                                                                                              Wójt Gminy Gródek

         Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej Komunalnego Zakładu Budżetowego w Gródku za 2010 rok. Wystąpienie pokontrolne skierowane do kierownika KZB przekazuję Panu w załączeniu do niniejszego pisma.

Z ustaleń kontroli wynika, że KZB w Gródku znajduje się w trudnej sytuacji finansowej, co przejawia się w szczególności permanentnymi problemami w terminowym regulowaniu zobowiązań, w tym wobec Urzędu Gminy. Wymaga to wzmożenia przez Pana Wójta nadzoru nad gospodarką finansową Zakładu.

Analiza przyczyn braku płynności finansowej zakładu przeprowadzona w trakcie kontroli wykazała, że jednym z powodów takiego stanu rzeczy jest zaniechanie ustalenia należytej – zapewniającej pokrycie kosztów – ceny za odbiór nieczystości stałych. Z okazanej w trakcie kontroli korespondencji z sierpnia 2010 r., dotyczącej przedstawionej przez kierownika KZB kalkulacji zmiany stawki maksymalnej, wynika, że nie przewidywał Pan możliwości przyznania Zakładowi dotacji przedmiotowej na poziomie zapewniającym pokrycie kosztów. Należy jednak wskazać, że zapewnienie Zakładowi możliwości gromadzenia przychodów w rozmiarze zapewniającym pokrycie kosztów działalności nie powinno być uzależnione wyłącznie od przyznania dotacji przedmiotowej przez Radę Gminy. Rada winna określić stawkę za usługi na poziomie zapewniającym pokrycie uzasadnionych kosztów, zgodnie z kalkulacją, natomiast zmniejszenie obciążeń odbiorców usług poprzez przyznanie zakładowi budżetowemu dotacji przedmiotowej – jako dopłaty do określonego rodzaju wyrobów lub usług – jest uprawnieniem, z którego Rada może skorzystać. Brak środków finansowych na przyznanie z budżetu dotacji przedmiotowej w określonej wysokości nie może skutkować pozbawieniem KZB możliwości pobierania przychodów na poziomie niezbędnym dla zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku