Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 września 2011 roku (znak: RIO.I.6001-3/11), o treści jak niżej:

Pan

Leon Małaszewski

Wójt Gminy Dubicze Cerkiewne

            W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Dubicze Cerkiewne za okres 2010 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole  kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

            W okresie objętym kontrolą zadania gminy Dubicze Cerkiewne były wykonywane przez jednostki organizacyjne, tj. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Gminny Ośrodek Kultury Sportu i Rekreacji, Gminną Bibliotekę Publiczną i Zespół Szkół w Dubiczach Cerkiewnych. Z ustaleń kontroli wynika, że do jednostek organizacyjnych zaliczano także Ośrodek Wychowania Przedszkolnego według Marii Montessori i Szkolne Schronisko Młodzieżowe. Zagadnienia dotyczące organizacji i gospodarki finansowej Zespołu Szkół, Ośrodka Wychowania Przedszkolnego oraz Szkolnego Schroniska Młodzieżowego były przedmiotem ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zespole Szkół w Dubiczach Cerkiewnych. Został Pan o nich poinformowany pismem z dnia 10 maja 2011 r., w którym zawarto również wnioski zmierzające do usunięcia nieprawidłowości.

                   W zakresie funkcjonowania pozostałych jednostek organizacyjnych ustalono, że  rachunkowość GOPS-u oraz instytucji kultury prowadzona jest przez Urząd Gminy. Stan ten sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Wskazane jednostki, działające jako odrębne osoby prawne (instytucje kultury) oraz jako jednostka budżetowa (GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4 i art. 11 ust. 1 ustawy – str. 4-5 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), polegające na:

a) niedokonywaniu w ciągu roku bieżących przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych na kontach 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 750 „Przychody i koszty finansowe”; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 12 protokołu kontroli, zapisem Wn 221 – Ma 750 wprowadzano do ksiąg rachunkowych, na koniec każdego kwartału, jedynie należności wymagalne;

b) nieprowadzeniu ewidencji analitycznej niektórych należności z tytułu dochodów budżetowych w podziale na kontrahentów (w szczególności należności za wywóz i odbiór nieczystości) – str. 12 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowym księgowaniu przypisu naliczonych odsetek na stronie Wn konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” w korespondencji z kontem 750. Prawidłowo przypis w 2010 r. powinien być księgowany Wn 221 – Ma 750, zaś odpis aktualizujący kwotę odsetek zapisem Wn 750 – Ma 290. Według zasad obowiązujących od 1 stycznia 2011 r., wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861), należne odsetki za zwłokę w zapłacie należności należy księgować na kontach 221 i 750 „Przychody finansowe”, jednakże dokonanie odpisu aktualizującego te należności (zapis Wn 750 „Koszty finansowe” – Ma 290) możliwe jest wyłącznie po ustaleniu przesłanek wskazanych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 13 protokołu kontroli,

d) braku w ewidencji analitycznej środków trwałych (co dotyczy środków trwałych ujętych w księgach przed 2004 r.) niektórych elementów wymaganych dla zapisu księgowego przepisami art. 23 ust. 2 ustawy, tj. numeru dowodu księgowego będącego podstawą ujęcia w księgach oraz daty przyjęcia środka do eksploatacji – str. 74 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli inwentaryzacji majątku trwałego ustalono, że ewidencja analityczna gruntów (założona według wyjaśnienia Skarbnika w 2010 r.) zawiera wykaz działek z podziałem na poszczególne obręby geodezyjne, w którym wyszczególnione zostały numery działek oraz ich wartość. Według tego wykazu (ewidencji analitycznej) wartość gruntów na dzień 31 grudnia 2010 r. wyniosła 1.649.369,32 zł, zaś według ewidencji syntetycznej na koncie 011 „Środki trwałe” wartość na ten dzień wynosiła 3.436.174,74 zł. Uzgodnienia ewidencji analitycznej i syntetycznej poprzez wyksięgowanie z ewidencji syntetycznej kwoty 1.786.805,42 zł dokonano pod datą 30 czerwca 2011 r. Zaniechanie uzgodnienia ewidencji analitycznej z syntetyczną w roku 2010 stanowi naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, które muszą być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej – str. 76 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli terminowości spłaty zaciągniętych przez gminę pożyczek ustalono, że spłata jednej raty w wysokości 9.200 zł nastąpiła po terminie upływającym w dniu 31 sierpnia 2010 r. (spłaty dokonano 3 września 2010 r.). Opłacone przez gminę odsetki za opóźnienie w zapłacie wyniosły 7,56 zł. Uchybienie terminowi płatności Skarbnik Gminy wyjaśniła przeoczeniem – str. 73 protokołu kontroli.

Kontrola zawieranych przez gminę umów w sprawie udzielenia pomocy finansowej Powiatowi Hajnowskiemu wykazała, że umowę w sprawie udzielenia pomocy finansowej na przebudowę drogi powiatowej Nr 1676B Rutka – Grabowiec w kwocie 10.000 zł zawarto dnia 1 lipca 2010 r., natomiast Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie udzielenia pomocy w dniu 28 września 2010 r. Wynika stąd, że zawarcie umowy nastąpiło z naruszeniem art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), według którego wydatki budżetu mogą być przeznaczone na pomoc rzeczową lub finansową dla innych jednostek samorządu terytorialnego, określoną odrębną uchwałą przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego – str. 79 protokołu kontroli.

         Analiza postanowień uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, podjętej przez Radę Gminy w Dubiczach Cerkiewnych w dniu 18 czerwca 1998 r., wykazała, że przepisy dotyczące najmu i dzierżawy nie zostały dostosowane do aktualnego brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), obowiązującego od 22 października 2007 r., ponieważ nie odnoszą się do zasad zawierania umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony – str. 16 protokołu kontroli. Badając umowy zawarte z najemcami i dzierżawcami stwierdzono przypadek zawarcia w 2009 r. przez ówczesnego Wójta umowy najmu lokalu użytkowego na czas nieoznaczony; wobec braku regulacji w uchwale zawarcie takiej umowy wymagało zgody Rady Gminy – str. 22-27 protokołu kontroli.

Kontrola wysokości czynszów pobieranych za najem lokali mieszkalnych wykazała, że w dwóch przypadkach nie przestrzegano zawartego w umowach najmu zapisu o corocznej waloryzacji czynszu – str. 28-29 protokołu kontroli. W zakresie podstaw gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy stwierdzono także, iż uchwała Rady Gminy z dnia 28 czerwca 2002 r. w sprawie przyjęcia „Programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2002-2007”, podjęta na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 255 ze zm.) straciła moc, lecz nie została do czasu kontroli zastąpiona uchwałą odnoszącą się do następnego okresu – str. 27 protokołu kontroli.

W obrębie zagadnień dotyczących dochodów z majątku stwierdzono także nieprawidłowości w procedurze zbywania nieruchomości. Z ustaleń zawartych na str. 20-22 protokołu kontroli wynika, że nie były przekazywane w formie pisemnej, osobom wyłonionym jako nabywcy nieruchomości, informacje o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) zawiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (co przesądza o jego pisemnej formie). Dodać też należy, iż w zawiadomieniu powinna być zamieszczona informacja o przysługującym organizatorowi przetargu uprawnieniu do odstąpienia od zawarcia umowy i zatrzymania wadium w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie przystąpi bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy w miejscu i w terminie podanych w tym zawiadomieniu – art. 41 ust. 2 ustawy.

         Ponadto w postępowaniu na sprzedaż działek niezabudowanych nad zalewem „Bachmaty” stwierdzono, że między ogłoszeniem o trzecim przetargu a wyznaczonym terminem przetargu nie upłynęło 30 dni, co stanowi naruszenie § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.). Przetarg ogłoszono 6 stycznia 2010 r., a wyznaczono jego datę na 22 stycznia 2010 r. – str. 20 protokołu kontroli.

W Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne nie zostały ustalone procedury dotyczące wyłaniania wykonawców dostaw, usług i robót budowlanych, których wartość nie wymaga stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Przepis art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych określa zasadę, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Z ustaleń zawartych na str. 63 protokołu kontroli wynika, że jednostka stosuje, nie wprowadzone formalnie, procedury mające na celu wyłonienie najkorzystniejszej oferty oraz dokumentuje niektóre z prowadzonych postępowań.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Z opisu na stronie 35 protokołu kontroli wynika, iż organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli podatkowych, do których wykonywania jest zobowiązany treścią art. 281 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Istotą kontroli podatkowej jest zweryfikowanie jak podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających przepisów prawa podatkowego. W przypadku organu podatkowego jakim jest wójt, burmistrz lub prezydent będzie to m.in. sprawdzenie, czy dane wykazane w deklaracjach i informacjach podatkowych są zgodne ze stanem faktycznym, tj. czy zachowano powszechność i prawidłowość opodatkowania. Bardzo często jest to również jedyny sposób na pozyskanie kompletnych informacji na temat przedmiotów opodatkowania będących w posiadaniu podatnika oraz sposobu ich wykorzystania. Należy podkreślić, iż wykonywanie kontroli podatkowych jest obowiązkiem organu podatkowego, a nie potencjalną możliwością, z której korzysta on na zasadach uznania administracyjnego. Przepisy prawa podatkowego nie regulują zakresu, tematyki i ilości przeprowadzanych kontroli. Określenie tych kwestii leży w kompetencji organów podatkowych.

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że w badanej jednostce nie rejestrowano danych, co do powierzchni, rodzajów i klas gruntów dla podatnika wskazanego w opisie na stronie 37 protokołu kontroli. Uniemożliwia to weryfikację danych, zawartych w złożonych przez podatników deklaracjach podatkowych na podatek rolny, w ramach czynności sprawdzających, które powinny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. Analogiczną sytuację stwierdzono w grupie osób prawnych – podatników deklarujących podatek leśny – str. 40 protokołu kontroli.

W opisie zawartym na stronie 37 protokołu kontroli, dotyczącym osoby prawnej deklarującej podatek rolny wykazano przypadek błędnego ustalenia „hektarów przeliczeniowych”, stanowiących podstawę opodatkowania podatkiem rolnym. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 roku Nr 94, poz. 431 ze zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej.

Nieprawidłowości opisane na stronach, 42, 44-45 oraz 48 protokołu kontroli, dotyczące odpowiednio podatku leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych, były konsekwencją niewykonywania przez organ podatkowy czynności sprawdzających, które powinny być prowadzone stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

Natomiast w zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości polegające na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczące o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79) – str. 51-52 protokołu kontroli.

Stwierdzono również przypadek, opisany na stronie 42 protokołu kontroli, ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego podatnikowi nieżyjącemu, co uniemożliwiało doręczenie tej decyzji. Pozbawione przymiotu doręczenia decyzje nie powodują powstania zobowiązania podatkowego – art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, co oznacza, że nie powinny stanowić podstawy do dokonania przypisu w ewidencji księgowej. Przypis, to w myśl §2 ust. 1 pkt 10 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika. Wadliwie zatem przypisana decyzja nie będzie powodowała powstania zaległości podatkowej. Dopiero przeniesienie odpowiedzialności podatkowej na spadkobierców, przy wykorzystaniu procedur zawartych w Ordynacji podatkowej umożliwia skuteczne doręczenie decyzji, powodujące powstanie zobowiązania podatkowego, które niezapłacone w terminie stanowi zaległość podatkową. W zakresie ustalenia spadkobierców organ podatkowy ma możliwość wykorzystania uprawnień z art. 1025 Kodeksu Cywilnego.

W zakresie stosowania przez badany organ podatkowy ulg inwestycyjnych w podatku rolnym ustalono przypadek opisany na stronie 52 protokołu kontroli, zaliczenia do poniesionych nakładów inwestycyjnych, nie posiadających takiego charakteru, narzędzi. Jest to sprzeczne z rozumieniem art. 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym, iż ulga inwestycyjna przyznawana jest po zakończeniu inwestycji i polega na odliczeniu od należnego podatku rolnego od gruntów położonych na terenie gminy, w której została dokonana inwestycja - w wysokości 25 % udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych.

Z kolei badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości stosowania ulg uznaniowych w zapłacie podatków pozwoliło wykryć przypadki braku postępowania dowodowego, prowadzonego przed wydaniem decyzji przyznających ulgi w zapłacie podatków, co skutkowało brakiem materiału dowodowego potwierdzającego, podnoszone we wnioskach podatników ubiegających się o ulgi, fakty wskazujące na ich trudną sytuację. Istotne znaczenie ma treść art. 120 i 121 § 1 Ordynacji podatkowej, z których wynika, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa oraz że postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy aby w swym działaniu dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębną analizę przesłanek wskazanych we wniosku. Należy zauważyć, że kontrola w sposób bezpośredni nie kwestionuje zasadności umorzenia, ale jedynie sposób prowadzenia postępowania, szczególnie w zakresie zebranego materiału dowodowego oraz formalno prawnej poprawności wydawanych decyzji. Wskazać należy także art. 180 Ordynacji podatkowej, z którego wynika, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Z treści przywołanego artykułu wynika również, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej – str. 54 - 55 protokołu kontroli.

Analiza rocznych sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za 2010 rok, przeprowadzona w zakresie prawidłowości wykazania skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych ulg i zwolnień obliczonych za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych), w grupie podatników - osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, wykazała ich zaniżenie w 2010 roku o kwotę 31 794 zł. W związku z powyższym w tej części sprawozdanie należy uznać za sporządzone z naruszeniem zasad wynikających z treści § 9 ust. 1  obowiązującego w tym zakresie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Przepis ten zobowiązuje kierowników jednostek do sporządzania sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Ponadto w opisie na stronach 57 i 58 protokołu kontroli wskazano nieprawidłowości o niższej wartości.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Wójtem Gminy Dubicze Cerkiewne w okresie objętym kontrolą był Anatol Pawłowski.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Skarbniku Gminy, stosownie do postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

2. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, przez:

a) bieżące dokonywanie przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 221 w korespondencji z właściwym kontem zespołu 7,

b) księgowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

c) prowadzenie ewidencji analitycznej wszystkich należności według kontrahentów,

d) podjęcie działań w celu ustalenia i ujęcia w ewidencji analitycznej środków trwałych wszystkich danych wymaganych przez art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości dla zapisu księgowego,

e) bieżące uzgadnianie danych ewidencji analitycznej środków trwałych z danymi ujętymi w ewidencji syntetycznej.

3. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań.

4. Udzielanie pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego po podjęciu przez Radę Gminy uchwały w sprawie udzielenia pomocy.

5. Przedłożenie Radzie Gminy projektów uchwał w sprawie:

a) zmiany uchwały określającej zasady nabywania, zbywania, obciążania, wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości, dostosowującej zakres jej postanowień do obowiązującego brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, wymagającego uregulowania zasad zawierania umów na czas nieoznaczony; do czasu określenia zasad zawieranie umów na czas nieoznaczony wyłącznie za zgodą Rady Gminy,

b) programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy.

6. Przestrzeganie określonego w umowach obowiązku waloryzacji czynszu za najem lokali mieszkalnych, mając jednocześnie na uwadze przepisy art. 8a ustawy o ochronie praw lokatorów.

7. Pisemne zawiadamianie wyłonionych nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

8. Wyznaczanie terminu przeprowadzenia przetargu na zbycie nieruchomości mając na uwadze konieczność upływu 30 dni od daty upublicznienia ogłoszenia o przetargu.

9. Rozważenie pisemnego uregulowania stosowanych w Urzędzie zasad wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych.

10. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym, od nieruchomości oraz od środków transportowych z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw odpowiednio: o podatku rolnym, leśnym oraz podatkach i opłatach lokalnych.

11. Przestrzeganie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych.

12. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

13. Zaprzestanie ustalania wysokość zobowiązań podatkowych w drodze decyzji osobom nieżyjącym, stosownie do przepisów wymienionych w części opisowej wystąpienia.

14. Udzielanie ulg inwestycyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku rolnym.

15. Przestrzeganie wskazanych przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej przy wydawaniu decyzji podatkowych, szczególnie w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego.

16. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

17. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku