Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Zabłudowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 grudnia 2011 roku (znak: RIO.I.6001-9/11), o treści jak niżej:

Pan

Jacek Waldemar Lulewicz

Burmistrz Zabłudowa

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Zabłudów za 2010 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Zabłudowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w Urzędzie Miejskim w Zabłudowie od 4 kwietnia 2011 r. nie jest zatrudniony Sekretarz Gminy. Nieobsadzenie stanowiska Sekretarza stoi w sprzeczności z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), zgodnie z którym w urzędzie gminy tworzy się stanowisko sekretarza gminy – str. 4 protokołu kontroli.

Urząd Miejski w Zabłudowie prowadzi obsługę finansowo-księgową jednostek oświatowych i Miejskiej Biblioteki Publicznej. Na prowadzenie obsługi tych jednostek wskazano w § 2 regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego z dnia 11 marca 2009 r.  Podstawa wykonywania przez Urząd obsługi jednostek oświaty została ustalona uchwałą Rady Miejskiej w Zabłudowie z dnia 30 czerwca 2011 r. Na konieczność przedłożenia Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej – na podstawie art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – sposób zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych wskazałem Panu pismem z dnia 4 maja 2011 r., wystosowanym w związku z ustaleniami kontroli problemowej przeprowadzonej przez Izbę w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Zabłudowie.

Na prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Biblioteki wskazano w treści statutu Biblioteki, uchwalonego przez Radę Miejską 24 lutego 2005 r. Należy wskazać, że fakt prowadzenia przez Urząd Miejski ksiąg rachunkowych Biblioteki sprzeciwia się obowiązującemu od 10 kwietnia 2010 r. brzmieniu art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Instytucja kultury, działająca jako odrębna osoba prawna, jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art.11 ust. 1 ustawy – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wykazała, że:

a) w księgach rachunkowych otwarto, oprócz kont syntetycznych o symbolach trzycyfrowych, także konta syntetyczne o symbolach rozwiniętych o dalsze cyfry (np. 133-10 „Rachunek bieżący budżetu”), które nie wynikają z zakładowego planu kont – str. 12 protokołu kontroli,

b) występowały przypadki naruszenia zasady memoriału, nakazującej zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy ujęcie wszystkich przypadających na rzecz jednostki przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami w księgach tego roku obrotowego, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty; ustalenie dotyczyło księgowania kosztów prenumeraty czasopism na rok 2011 pod datą 31 grudnia 2010 r. – str. 19 protokołu kontroli,

c) nie była zachowana zasada, w myśl której zapisy na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy jednostką a bankiem. Przykładem jest przyjęty sposób księgowania zapłaty faktur wystawianych przez Urząd na rzecz Biblioteki oraz przelewów dotyczących środków funduszu remontowego błędnie wpłaconych przez właścicieli lokali mieszkalnych na rachunek bieżący. Polegało to na dokonywaniu zapisów ze znakiem (-) na koncie 130 po stronie Ma dla zapłaty faktur przez Bibliotekę i po stronie Wn dla zwrotu mylnych wpłat – str. 19-20 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż prawidłowość dokonywania zapisów na koncie 130 zalecono na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej gminy, skierowanych do Pana Burmistrza pismem RIO.I.6011-10/07 z 10 grudnia 2007 r.,

d) bezpodstawnie utrzymywano w księdze głównej budżetu konta: 137-1, 137-2 i 137-3, służące realizacji konkretnych projektów współfinansowanych ze środków z Unii Europejskiej, które zostały zakończone i rozliczone, zaś rachunki bankowe zostały zlikwidowane – str. 28 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowo dokonywano wyksięgowania należności umarzanych przez Pana Burmistrza w 2011 r.; stosowano zapis ujemny w korespondencji kont Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” (wyksięgowywanie umorzonych należności zapisem ujemnym stanowiło nieprawidłowość także w 2010 r.). Zgodnie z przepisami rozporządzenia wyksięgowanie należności powinno następować: do końca 2010 r. zapisem Wn 760 „Pozostałe przychody i koszty” – Ma 221. Od 1 stycznia 2011 r., zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861), operacja wyksięgowania umorzonej należności powinna być uwidoczniona zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 221 – str. 47 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość bilansu z wykonania budżetu za 2010 rok stwierdzono, że jako pasywa bilansu wykazano zobowiązania finansowe w kwocie 7.594.000 zł, w całości w pozycji zobowiązań długoterminowych (powyżej 12 miesięcy). Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. W związku z powyższym w poz. I.1.1 winna być wykazana kwota zobowiązań krótkoterminowych 1.400.000 zł, a w poz. I.1.2. zobowiązania długoterminowe w wysokości 6.194.000 zł – str. 26 protokołu kontroli.

Ustalono, że Urząd Miejski wykonuje faktycznie czynności mieszczące się w zakresie pojęcia zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi – str. 14-19 protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że wykonywanie przez Urząd funkcji zarządcy każdej z czterech wspólnot mieszkaniowych nie ma formalnego umocowania. W 1995 r. wspólnoty mieszkaniowe podjęły uchwały o powołaniu „zarządów wspólnot”, które reprezentować miał Zakład Gospodarki Komunalnej w Zabłudowie. Zakład Gospodarki Komunalnej został zlikwidowany z dniem 31 grudnia 1995 r. Po tej dacie czynności z zakresu zarządzania wspólnotami przejął Urząd Miejski. Stosownie do przepisów art. 18 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r., Nr 80, poz. 903 ze zm.), właściciele lokali decydują o sposobie zarządu nieruchomością wspólną, powierzając w drodze umowy zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Nie stwierdzono, aby wspólnoty podjęły uchwały wskazujące Urząd Miejski jako zarządzającego wspólnotami. Jak wynika z ustaleń kontroli, gmina Zabłudów posiada większość w dwóch z czterech wspólnot (70% i 54% udziału). W pozostałych dwóch wspólnotach udział gminy ustalony podczas kontroli kształtuje się na poziomie 48% i 35%.

W sferze wykonywania przez Urząd czynności z zakresu zarządzania oraz reprezentowania gminy jako jednego ze współwłaścicieli stwierdzono, że nie są opłacane w imieniu gminy zaliczki na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną, a także nie są wnoszone wpłaty na fundusz remontowy (art. 14 i art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali). Wyliczenie oparte na udziale gminy w poszczególnych wspólnotach oraz podjętych przez wspólnoty uchwałach ustalających wysokość zaliczki na koszty zarządu i wysokość wpłat na fundusz remontowy wykazało, że gmina Zabłudów zobowiązana była w 2010 r. do wydatkowania kwoty 17.077,80 zł (10.189,63 zł jako zaliczka na koszty zarządu nieruchomością wspólną i 6.888,17 zł tytułem wpłat na fundusz remontowy).

Nieprawidłowość polegająca na niedokonywaniu wpłat na rzecz zarządzania nieruchomościami wspólnymi wynika przede wszystkim z niewłaściwego zorganizowania obsługi bankowej wspólnot. Wspólnoty mieszkaniowe nie posiadają bowiem wyodrębnionych rachunków bankowych wbrew art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o własności lokali. Wpłaty pozostałych właścicieli lokali (ustalone uchwałami wspólnot) przyjmowane są na rachunek bieżący Urzędu jako dochody budżetu. W 2010 r. tytułem kosztów zarządu nieruchomością wspólną właściciele lokali wpłacili kwotę 10.564,29 zł. Z rachunku bieżącego Urzędu realizowane są w konsekwencji wydatki na utrzymanie części wspólnych nieruchomości (jako wydatki budżetu). Z kolei wpłaty właścicieli na fundusz remontowy przyjmowane są na rachunek depozytowy Urzędu (konto 139-1). Kontrola wykazała, iż środki wnoszone przez właścicieli lokali tytułem funduszu remontowego nie były wydatkowane od czasu ustalenia funduszu remontowego uchwałami wspólnot. Na dzień 31 grudnia 2010 r. była to kwota 61.507,93 zł.

Zaliczanie opłat wnoszonych przez właścicieli lokali tytułem zaliczek na koszty zarządu nieruchomościami wspólnymi do dochodów budżetu gminy nie znajduje uzasadnienia w świetle obowiązujących przepisów. Zaliczki na poczet kosztów zarządu nie mogą być traktowane jako środki stanowiące własność zarządcy w świetle przepisów rozdziału 4 ustawy o własności lokali. Z zakresu kompetencji zarządcy nieruchomości wspólnej, określonych w ustawie, nie wynika bowiem, aby zarządca posiadał prawo swobodnego dysponowania środkami wniesionymi tytułem zaliczek przez właścicieli lokali. Wniesione zaliczki podlegają corocznemu rozliczeniu w stosunku do faktycznie poniesionych kosztów na utrzymanie nieruchomości wspólnej. W przypadku stwierdzenia, w wyniku rocznego rozliczenia, że dany właściciel posiada nadwyżkę wpłaconych zaliczek nad kosztami, to do właściciela (a nie nawet do wspólnoty mieszkaniowej) należy decyzja o przeznaczeniu ustalonej nadpłaty (może on np. zażądać wypłacenia mu nadpłaty lub przerachowania na poczet zaliczek ustalonych na rok następny) – wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 22 lutego 2001 r., sygn. Akt I ACa 1309/00, opubl. OSA z 2002, nr 4.

Urząd Miejski prowadzi ewidencję wpłat na poczet kosztów zarządzania nieruchomością wspólną i na fundusz remontowy w sposób umożliwiający sporządzanie corocznych rozliczeń każdej ze wspólnot. W sporządzanych corocznie rozliczeniach uwzględniane są naliczone koszty zarządu nieruchomością wspólną na każdą ze wspólnot (z podziałem na koszty gminy i pozostałych właścicieli), koszty zarządu faktycznie poniesione (m.in. wynagrodzenia pracowników biorących udział w czynnościach finansowo-księgowych, remontach, umowy zlecenia za sprzątanie, energia elektryczna, gaz, wywóz nieczystości, odśnieżanie dachów, usługi kominiarskie). Ponadto w rozliczeniach podawane jest naliczenie funduszu remontowego (w podziale na fundusz, który winna opłacać gmina i fundusz pozostałych właścicieli) oraz koszty poniesionych remontów i „drobnych remontów”, które faktycznie pokrywane są z rachunku bieżącego Urzędu jako wydatki budżetu. Z przedstawionych rozliczeń za 2010 r. wynika, iż środki funduszu remontowego nie były angażowane, a do tzw. „drobnych remontów” jednostka zaliczyła wydatki poniesione m.in. na: badania stanu technicznego budynków, naprawy i remont dachu, zakupy zamków, żarówek, kosztorys na budowę instalacji.

Analiza rozliczeń wykazała, że poniesione w 2010 r. koszty zarządu (sfinansowane jako wydatki budżetu gminy) były o 63.970,96 zł wyższe od sumy zaliczek na poczet kosztów zarządu przypadających w 2010 r. od gminy i pozostałych właścicieli (przy czym zaliczek tych gmina faktycznie nie opłaca). Gmina poniosła również koszty tzw. „drobnych remontów” w kwocie 9.024,03 zł, co wraz z kosztami zarządu daje kwotę 72.994,99 zł, oznaczającą środki budżetu wydatkowane przez gminę na finansowanie kosztów zarządu nieruchomościami wspólnymi ponad pobrane i należne zaliczki ustalone uchwałami wspólnot. Przy czym w zakresie funduszu remontowego należało ponieść koszty „drobnych remontów” z rachunku depozytowego Urzędu, na który wnoszone są wpłaty na fundusz remontowy.

Z powyższych ustaleń wynika, że stawki zaliczek na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną, ustalone uchwałami wspólnot w 2001 r., nie pokrywają faktycznych kosztów zarządu nieruchomościami wspólnymi. Prowadzi to do nieuzasadnionego angażowania środków publicznych w finansowanie kosztów zarządzania nieruchomościami wspólnymi. Z ustaleń kontroli nie wynika bowiem, aby inni niż gmina właściciele lokali byli obciążani kosztami zarządu przekraczającymi wniesione zaliczki. Kwota kosztów przekraczających wniesione i należne zaliczki (za 2010 r. – 63.970,96 zł) powinna stanowić dodatkowe obciążenie poszczególnych właścicieli (w tym gminy) proporcjonalnie do udziału we wspólnocie.

Ponadto kontrola zagadnień związanych ze wspólnotami mieszkaniowymi wykazała, że Pan Burmistrz umową z dnia 5 listopada 2010 r. dokonał umorzenia jednemu z właścicieli lokali zaległości w kwocie 745,09 zł, obejmującej należności z tytułu funduszu remontowego, mediów i kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Umowa została zawarta z powołaniem się na postanowienia uchwały Rady Miejskiej w Zabłudowie z dnia 12 lipca 2010 r. dotyczącej zasad umarzania i stosowania ulg w spłacie należności cywilnoprawnych gminy Zabłudów. Należy wskazać, że przypadające od właściciela nieruchomości środki tytułem funduszu remontowego i zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną nie są należnościami gminy (zarządcy nieruchomością wspólną). W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że umorzenie tych należności zostało dokonano wskutek błędnego zinterpretowania upoważnienia udzielonego przez Radę Miejską w uchwale.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań, przedstawiona na str. 34-38 protokołu kontroli, ujawniła 5 przypadków zapłaty zobowiązań z przekroczeniem terminu płatności wynoszącym od 2 do 10 dni. Opóźnienia w zapłacie nie spowodowały poniesienia kosztów odsetek przez gminę. Z kolei analiza stanu zobowiązań na dzień 31 grudnia 2010 r. wykazała istnienie zobowiązań wymagalnych na kwotę 380,78 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że uchybienie terminom płatności faktur było wynikiem przetrzymywania ich przez pracowników sprawdzających dokumenty pod względem merytorycznym. Stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Należy też wskazać, że nieterminowe regulowanie zobowiązań było przedmiotem wystąpienia skierowanego do Pana Burmistrza pismem z dnia 10 grudnia 2007 r.

Analiza należności gminy wykazała, że w 2011 r. dokonano dwukrotnie wyksięgowania  należności na kwotę łączną 6.552,88 zł; jako podstawę tych operacji wskazano upływ terminu przedawnienia. Należności te nie zostały formalnie umorzone. Podstawą zapisów były dowody PK z dnia 31 marca 2011 r. i 1 lipca 2011 r., w których ujęto:

a) należności z opłat za użytkowanie wieczyste w kwocie 6.414,54 zł, z czego:

- 31 marca 2011 r. wyksięgowano należności od czterech dłużników na kwotę 4.949,51 zł (wraz z odsetkami), przypadające do zapłaty w 2007 r.; w odniesieniu do dwóch dłużników (łączna należność 4.651 zł) stwierdzono, na podstawie okazanej w trakcie kontroli dokumentacji, że podjęte przez kontrolowaną jednostkę działania (skierowanie należności do egzekucji) spowodowały przerwanie biegu przedawnienia w świetle art. 123 § 1 pkt 1 Kodeksu cywilnego; Urząd otrzymał zawiadomienia, że w toku postępowania egzekucyjnego nie uzyskano kwot wystarczających na zaspokojenie należności gminy. Okoliczność ta winna stanowić podstawę umorzenia należności, stosownie do zasad określonych przez Radę Miejską uchwałami: z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych Gminy Zabłudów oraz jednostek organizacyjnych..., a obecnie z dnia 12 lipca 2010 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny...; w stosunku do należności od pozostałych dwóch dłużników na kwotę 298,51 zł potwierdzono upływ terminu przedawnienia (istniały przesłanki umorzenia tych należności na podstawie przepisów przywołanych uchwał),

- 1 lipca 2011 r. wyksięgowano należności od czterech dłużników na kwotę 1.465,04 zł; zaległości dotyczyły opłat rocznych, których termin płatności przypadał w 2008 r. (w 3 przypadkach) oraz w 2006 r. (w 1 przypadku); kontrola potwierdziła upływ terminu przedawnienia należności z terminem płatności w 2008 r. na łączną kwotę 564,78 zł. Natomiast w odniesieniu do należności z terminem płatności przypadającym na 2006 r., wynoszącej 882,26 zł, podjęto terminowe czynności egzekucyjne. Od 2007 r. należność była egzekwowana po dostarczeniu tytułu wykonawczego organowi egzekucyjnemu i wpłacana do gminy. W dniu 29 października 2010 r. organ egzekucyjny umorzył postępowanie, ponieważ powstałe w jego toku koszty nie mogą być wyegzekwowane z powodu braku majątku dłużnika. Przywołane okoliczności świadczą o istnieniu podstaw do umorzenia należności na podstawie uchwały Rady Miejskiej z 12 lipca 2010 r., a także o tym, że należność w momencie wyksięgowania nie była przedawniona,

b) należności z tytułu dzierżawy nieruchomości w kwocie 138,34 zł, podlegających opłaceniu w 2007 i 2008 r.; kontrola potwierdziła upływ terminów przedawnienia – str. 39-44 protokołu kontroli.

         Oprócz wskazanych wyżej należności, wobec których upłynął termin przedawnienia, stwierdzono także przedawnienia należności z tytułu czynszu, opłat za wywóz nieczystości, dostarczania wody i odprowadzania ścieków na kwotę 949,44 zł. Należności te zostały przez Pana Burmistrza umorzone, co jednakże nastąpiło już po upływie terminu przedawnienia. Łącznie z przedstawionych ustaleń wynika dopuszczenie do przedawnienia należności na kwotę 1.950,87 zł – str. 46-47 i 109-112 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że upływ terminu przedawnienia roszczeń o zapłatę nie powoduje wygaśnięcia należności, a jedynie umożliwia dłużnikowi podniesienie zarzutu przedawnienia w procesie dochodzenia należności – dopiero podniesienie tego zarzutu należy uznać za podstawę wyksięgowania należności. Właściwym zapisem w ewidencji w odniesieniu do należności, co do których upłynął termin przedawnienia, a nie są umorzone lub objęte zarzutem przedawnienia jest utworzenie odpisu aktualizującego na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że w stosunku do należności z użytkowania wieczystego i dzierżaw błędnie przyjmowano, iż należy dokonać wyksięgowania należności  przedawnionych. Z kolei przy należnościach z tytułu dostaw wody, odprowadzania ścieków i czynszu niewłaściwie przyjęto, iż decyzję w sprawie umorzenia należy podjąć po upływie terminu 3-letniego wynikającego z art. 118 k.c. Z ustaleń kontroli wynika, że stwierdzone nieprawidłowości mają swoje źródło także w niewłaściwej organizacji kontroli zarządczej w Urzędzie – w praktyce prowadzeniem ewidencji analitycznej i egzekwowaniem należności m.in. z użytkowania wieczystego i dzierżawy zajmuje się pracownik zatrudniony na stanowisku referenta, któremu realizacja tych zadań nie została przypisana zakresem czynności nadanym przez Pana Burmistrza w dniu 1 maja 2007 r. Na konieczność prowadzenia systematycznych i terminowych działań windykacyjnych również wskazywałem Panu Burmistrzowi w wystąpieniu pokontrolnym z 10 grudnia 2007 r.

W zakresie egzekucji, skierowanych na drogę postępowania sądowego, należności z tytułu sprzedaży wody i odprowadzania ścieków stwierdzono wydanie nakazów zapłaty wobec 7 dłużników w latach 2009-2011. Ustalono jednakże brak działań w celu nadania nakazom klauzuli wykonalności, co uniemożliwiło prowadzenie egzekucji. Zgodnie z art. 776 Kodeksu postępowania cywilnego, podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, którym jest tytuł egzekucyjny (m.in. prawomocne orzeczenie sądu – art. 777 k.p.c.) zaopatrzony w klauzulę wykonalności. W trakcie czynności kontrolnych radca prawny Urzędu wystąpił do sądu z wnioskami o nadanie klauzul wykonalności. Kwota należności objęta wyrokami wynosi ogółem 10.126,75 zł, zaś koszty procesowe stanowią kwotę 2.183,50 zł – str. 45-46 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku, Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Opis na stronie 66 protokołu kontroli ujawnia, iż w badanym okresie organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli podatkowych, czym naruszył art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej. Analogicznych ustaleń dokonano również podczas poprzedniej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku. Wskazany przepis obliguje organ podatkowy do przeprowadzania kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzenie czy podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego (§ 2). Ponadto Burmistrz, zgodnie z art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie terytorialnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 ze zm.) jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową gminy, w której zakresie mieszczą się również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych. Kontrolę podatkową należy również traktować jako źródło weryfikacji prawidłowości deklarowanych do opodatkowania przedmiotów opodatkowania. W ewidencji podatkowej nie ma dokumentów, które organ podatkowy mógłby wykorzystać do weryfikacji złożonych deklaracji podatkowych. Pośrednio też kontrole podatkowe pozwoliłyby na wykonywanie w pełnym zakresie obowiązku prowadzenia czynności sprawdzających, wynikającego z treści art. 272 Ordynacji podatkowej. Przepis ten obliguje organ podatkowy do działań mających na celu sprawdzenie: terminowości składania deklaracji i wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów,  formalnej poprawności dokumentów wymienionych powyżej oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Brak dokumentów potwierdzających wiedzę na temat wszystkich wykazanych w deklaracjach przedmiotów opodatkowania uniemożliwia stwierdzenie czy są one sporządzone zgodnie ze stanem faktycznym.

Badaniu poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2010. W opisie na stronach 66 – 67 protokołu kontroli wskazano nieprawidłowości w tym zakresie, z uwzględnieniem okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Obowiązujące w 2010 roku zasady sporządzania sprawozdania Rb-PDP zawarte są w załączniku nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).

         W zakresie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych przeprowadzona kontrola stwierdziła nieprawidłowości dotyczące:

- podatnika wskazanego na stronie 69 protokołu kontroli, który w złożonej deklaracji podatkowej zadeklarował 65,30 m2 budynków pozostałych oraz identyczną powierzchnię gruntów jako pozostałych. Ustalono, iż podatnik korzysta z pomieszczeń znajdujących się w budynku Urzędu Miejskiego w Zabłudowie. Stwierdzono także, iż zajmowane przez podatnika pomieszczenia znajdują się na różnych kondygnacjach budynku. Treść artykułu 3 ust. 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych jednoznacznie definiuje przypadki kiedy można opodatkować lokal wraz z udziałem w powierzchni gruntów. Z przedstawionej w czasie kontroli dokumentacji nie wynika aby przypadek taki miał miejsce w opisywanej sytuacji. Należy zatem stwierdzić, iż grunty nie powinny być deklarowane przez podatnika do opodatkowania,

- podatnika opisanego w punkcie „b” na stronie 69 protokołu kontroli, w przypadku którego ustalono, iż posiadając według danych geodezyjnych 971 m2, zadeklarował grunty o powierzchni 1033 m2 jako związane z działalnością gospodarczą. Organ podatkowy w toku czynności sprawdzających nie ustalił, iż różnica w powierzchni gruntów posiadanych i zadeklarowanych przez podatnika jest pochodną zajęcia części gruntów w 2008 roku na drogę publiczną,

- podatników wskazanych w opisie na stronie 70 protokołu kontroli, którzy złożyli deklaracje na podatek od nieruchomości na wzorze deklaracji innym niż ustaliła Rada Miejska w Zabłudowie. Artykuł 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stwierdza, iż osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki niemające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu, właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru,

d) podatnika wskazanego w punkcie „d” na stronie 70 protokołu kontroli, który zadeklarował do opodatkowania grunty o powierzchni 9800m2 jako związane z działalnością gospodarczą, które w ewidencji gruntów i budynków figurują jako własność osób fizycznych. Podlegają zatem opodatkowaniu na zasadach wynikających z treści art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, z zastosowaniem stawek podatkowych  przewidzianych dla gruntów związanych z działalnością gospodarczą,

e) braku historycznych danych geodezyjnych dotyczących gruntów będących w posiadaniu Gminy Zabłudów. Uniemożliwiło to przeprowadzenie pełnej weryfikacji złożonej przez podatnika deklaracji. Ustalono także, iż w rubryce F deklaracji, dotyczącej informacji o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z opodatkowania, kontrolowana jednostka wykazała powierzchnię gruntów będących w użytkowaniu szkół z terenu gminy. Szkoły, jako podmioty mające w posiadaniu grunty stanowiące własność jst, będące zatem, w myśl art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, podatnikami podatku od nieruchomości, powinny zadeklarować posiadane powierzchnie gruntów, w złożonych przez siebie deklaracjach podatkowych, jako zwolnione na mocy art. 7 ust. 2 pkt 2 wymienionej ustawy.

Stwierdzono równocześnie, iż kontrolowana jednostka złożyła deklarację podatkową w dniu 3 marca 2010 r. a więc z naruszeniem art. 6 ust. 9 ustawy.

Ustalono, iż deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości nie złożyły osoby prawne, posiadające przedmioty opodatkowania zwolnione z podatku na mocy uchwały Rady Miejskiej w Zabłudowie – str. 71 protokołu kontroli.

Z kolei w obrębie zagadnień dotyczących prawidłowości osiągania dochodów z tytułu podatku rolnego i leśnego od osób prawnych stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na niedopełnienie przez podatników obowiązku złożenia deklaracji (str. 77 protokołu kontroli) oraz korekty deklaracji w przypadku zaistnienia zmian mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego. Stanowiło to naruszenie art. 6a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6. ust. 5 ustawy o podatku leśnym – str. 73 i 77 protokołu kontroli.

         Nieprawidłowości podobnej natury, polegające na braku korekty informacji podatkowych dotyczących podatku rolnego, stwierdzono także w grupie podatników - osób fizycznych – str. 78-80 protokołu kontroli. Ustalono tamże nieprawidłowości dotyczące opodatkowania gruntów rolnych będących we współwłasności. Polegają one na dołączeniu udziałów w gruntach będących we współwłasności do gruntów będących własnością danego podatnika. Artykuł 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym  stwierdza, iż grunty stanowiące współwłasność lub znajdujące się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach) – str. 78 protokołu kontroli. Podobna sytuacja zachodzi także w przypadku wymiaru podatku leśnego od osób fizycznych. Opis na stronach 78-80 protokołu kontroli wskazuje przypadki naruszenia art. 2 ust. 4 ustawy o podatku leśnym, z którego treści wynika, iż jeżeli grunty leśne są współwłasnością lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowią wówczas odrębny przedmiot opodatkowania, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach.

Przeprowadzona kontrola wymiaru należności podatkowych wchodzących w skład łącznego zobowiązania podatkowego, pozwoliła wykryć przypadki  braku podstawowego materiału dowodowego służącego do wymiaru tych należności. Art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nakłada obowiązek ujawnienia przez podatnika podatku od nieruchomości od osób fizycznych podstawy opodatkowania poprzez złożenie informacji podatkowej. Analogicznie, informacja na podatek leśny jest wymagana treścią art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym a na podatek rolny art. 6a ust. ustawy o podatku rolnym – strony 78-80 protokołu kontroli.

Opis na stronie 79 protokołu kontroli wskazuje, iż działania organu podatkowego są sprzeczne z zasadami prowadzenia postępowania podatkowego określonego w Dziale IV Op., w myśl których:

- organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa (art. 120),

- w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym (art. 122).

Oznacza to, iż kwestionowanie przez organ podatkowy danych wykazanych w dokumentach składanych przez podatników, w tym także w deklaracjach podatkowych, nie może odbywać się na zasadach uznania administracyjnego, nie mającego oparcia w zebranym materiale dowodowym. Zgodnie z art. 274a § 2 Op. w razie uzasadnionych wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać podatnika do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych. Jeżeli w trakcie tych czynności podatnik nie dokona niezbędnej korekty deklaracji  (informacji), organ podatkowy powinien wszcząć postępowanie podatkowe w celu wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego. Przedmiotem postępowania będzie ustalenie podstawy opodatkowania zgodnej ze stanem faktycznym.

Dokonana kontrola działań windykacyjnych pozwoliła stwierdzić prowadzenie przez kontrolowaną jednostkę ewidencji upomnień niezgodnie z zapisami § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) – str. 83 protokołu kontroli.

Równocześnie w zakresie podatków: rolnego, leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych, tak w grupie podatników osób prawnych jak i w grupie osób fizycznych stwierdzono nieprawidłowości, opisane na stronach 69 – 70, 73 -74,  76, 78 - 80, 94 protokołu kontroli, będące konsekwencją nie wykonywania przez pracowników służb finansowych czynności sprawdzających, stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. Polegało to przede wszystkim na braku reakcji na: złożenie deklaracji podatkowych na wzorze innym niż ustalony, brak kompletnych danych w złożonych deklaracjach podatkowych, niewłaściwe ustalanie podstaw opodatkowania, stosowanie wadliwej stawki podatkowej, błędne opodatkowanie gruntów.

Opis na stronach 83 – 86 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości przy udzielaniu  przez organ podatkowy zwolnień z tytułu nabycia gruntów na utworzenie bądź powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego, naruszające wskazane przepisy ustawy o podatku rolnym.

Badaniu poddano prawidłowość osiągania dochodów z tytułu opłaty targowej. Wykryto nieprawidłowości w ewidencjonowaniu biletów opłaty targowej w księdze druków ścisłego zarachowania, jak również różnicę, niewyjaśnioną w trakcie kontroli, w kwocie  34 zł, pomiędzy kwotą wpłaconą do kasy urzędu przez inkasenta opłaty targowej a wartością rozchodowanych biletów. Ustalono także, iż inkasentowi opłaty naliczano wynagrodzenie brutto nie stosując zasady wskazywanej w art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że podstawy opodatkowania, kwoty podatków, z zastrzeżeniem § 2, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych – str. 86-87 protokołu kontroli.

         W zakresie stosowania przez organ podatkowy ulg  w zapłacie podatków, według opisu znajdującego się na stronach 88-92 protokołu kontroli stwierdzono.

 W trzech przypadkach naruszony został art. 139 § 1 Op. ponieważ postępowanie przekraczało terminy wskazane w przepisie a także nie wskazano przyczyn takiego stanu rzeczy. Ponadto uzasadnienie faktyczne w przypadku decyzji, na podstawie których udzielono ulgi, nie zawierało analizy materiału dowodowego, a jedynie ogólne stwierdzenie, że na podstawie analizy materiału dowodowego potwierdzono argumenty wskazane przez podatnika. Zgodnie z art. 210 § 4 w uzasadnieniu faktycznym należy wskazać fakty uznane za udowodnione, dowody którym organ podatkowy dał wiarę i przyczyny dla których innym dowodom odmówił wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 121 § 1 organ podatkowy ma prowadzić postępowanie w sposób budzący zaufanie. A zatem w jego trakcie powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy (art. 122 Op). Zebrany materiał dowodowy powinien być wyczerpująco rozpatrzony. Poczynione w trakcie postępowania ustalenia oraz ich ocena powinna być zawarta w uzasadnieniu faktycznym decyzji.

 Podczas kontroli zagadnień z zakresu rachunkowości podatków i opłat lokalnych, dokonano sprawdzenia prawidłowości prowadzenia ewidencji szczegółowej tj. kont podatkowych. Ustalono, iż nie dokonywano rozksięgowania wniesionych wpłat, których wysokość nie pokrywała kwoty podatku i należnych na dzień zapłaty odsetek za zwłokę, co stanowi naruszenie art. 55 Op.. Z okazanej dokumentacji podatkowej wynika, że sytuacja taka miała miejsce także w przypadku podatników, którzy dokonali wpłat na poczet zaległość wraz z odsetkami, których wysokość odpowiadała wysokości odsetek wskazanych w wystawionych upomnieniach, nie pokrywała jednak ich wysokości na dzień zapłaty – str. 98 – 102 protokołu kontroli.

W zakresie procedury opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych ustalono, że kierownicy jednostek budżetowych nie przekazali Panu Burmistrzowi projektów planów finansowych na 2010 i 2011 rok. Stosownie do art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, kierownicy jednostek obowiązani są do sporządzenia projektów i przekazania ich organowi wykonawczemu w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji stanowiącej podstawę ich sporządzenia, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Przedstawienie Panu Burmistrzowi projektów planów przez kierowników jednostek jest warunkiem wykonania ciążącego na Panu obowiązku dokonania – w terminie 7 dni od otrzymania projektu planu, nie później jednak niż do 27 grudnia – weryfikacji projektów pod względem zgodności z projektem uchwały budżetowej – § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) – str. 57 protokołu kontroli. Przestrzeganie procedury opracowywania planów finansowych zalecono na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej gminy.

W zakresie dochodów budżetowych kontrola prawidłowości ustalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (str. 105-109 protokołu kontroli) wykazała, że wniosek w sprawie zatwierdzenia taryf sporządzony w dniu 30 czerwca 2008 r. przez kierownika referatu gospodarki komunalnej (działającego z upoważnienia Pana Burmistrza), zatwierdzony przez Radę Miejską uchwałą z dnia 9 lipca 2008 r., przewidywał stawki w wysokości 2,05 zł za 1 m³ wody i 2,50 zł za 1 m³ ścieków. Były one niezgodne z załączoną do wniosku kalkulacją. Kalkulacja została sporządzona na poszczególne wodociągi i oczyszczalnie ścieków oraz ustalała „ceny średnie”. Z kalkulacji wynikało, że koszty przewyższały przychody ze sprzedaży wody w przypadku większości wodociągów, zaś w przypadku dwóch wodociągów (Zabłudów i Białostoczek) przychody przewyższały koszty. Taryfy za wodę wynikające z kalkulacji sporządzonych na poszczególne wodociągi oscylowały pomiędzy 1,23 zł za 1 m³ a 8,21 zł za 1 m³. Stawki za odprowadzanie ścieków wynikające z kalkulacji wynosiły 5,92 zł i 16,38 zł za 1 m³ dla poszczególnych oczyszczalni. „Ceny średnie” wyliczono na poziomie 2,23 zł za 1 m³ wody i 6,80 zł za 1 m³ ścieków. Podobną sytuację stwierdzono we wniosku sporządzonym w dniu 30 listopada 2010 r. Wniosek ten został zatwierdzony uchwałą Rady Miejskiej z dnia 31 stycznia 2011 r. Przyjęte stawki odpowiadały wnioskowi: 2,36 zł za 1 m³ wody i 3,80 zł za 1 m³ ścieków, jednakże nie miały pełnego oparcia w kalkulacji załączonej do wniosku. Stawki wynikające z kalkulacji na poszczególne wodociągi oscylowały między 0,91 zł 1 m³ a 5,45 zł za 1 m³, zaś w zakresie oczyszczalni wynosiły 4,58 zł i 5,26 zł za 1 m³. Przyjęta przez Radę stawka 2,36 zł za 1 m³ wody stanowiła „cenę średnią” na poziomie gminy. Średnia cena za ścieki wynosiła według kalkulacji 4,63 zł za 1 m³, a przyjęto uchwałą 3,80 zł. Stwierdzono, że Pan Burmistrz na sesji Rady Miejskiej w dniu 31 stycznia 2011 r. zaproponował stawkę za odprowadzanie ścieków w wysokości jeszcze innej niż ceny zawarte we wniosku i kalkulacji – 4 zł za 1 m³. W wyjaśnieniu co do niezgodności pomiędzy kalkulacjami a sporządzanymi wnioskami wskazał Pan, iż zawarte we wnioskach taryfy nie wynikały z kalkulacji, gdyż kalkulacje stanowiły jedynie materiał wyjściowy do ustalenia taryf. Taryfy ustalano wstępnie podczas posiedzeń komisji Rady Miejskiej i po ustaleniu przedstawiano propozycje Radzie Miejskiej.

Odnosząc się do stwierdzonego stanu faktycznego i wyjaśnień Pana Burmistrza należy wskazać, że zgodnie z art. 24 ust. 3-5 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.), do obowiązków Pana Burmistrza należy przedłożenie Radzie Miejskiej taryf opracowanych zgodnie z przepisami prawa, zweryfikowanych pod kątem celowości ponoszenia kosztów stanowiących podstawę kalkulacji niezbędnych przychodów. Taryfy mają wynikać z wniosku, do którego dołącza się szczegółową kalkulację cen i stawek opłat, stanowiącą uzasadnienie treści wniosku. Na tle przepisów ustawy oraz rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 sierpnia 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886 ze zm.) za niezgodną z prawem należy ocenić każdą rozbieżność między wnioskowanymi taryfami a kalkulacją stanowiącą podstawę ich ustalenia. W ramach kompetencji Rady Miejskiej mieści się zaś jedynie podjęcie uchwały o zatwierdzeniu taryf bądź o odmowie ich zatwierdzenia – jeżeli zostały sporządzone niezgodnie z przepisami. Rada nie posiada żadnych uprawnień w zakresie modyfikacji zaproponowanych przez Pana we wniosku taryf. Może jedynie uchwalić dopłaty do jednej, wybranych lub wszystkich taryfowych grup odbiorców, zmniejszając w ten sposób obciążenia odbiorców wynikające z zaproponowanych we wniosku taryf – art. 24 ust. 6 ustawy.

Ponadto w zakresie tego zagadnienia stwierdzono, że:

a) złożone w 2008 i 2010 r. wnioski nie odpowiadały wymogom przepisów rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 sierpnia 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf... Nie zawierały one uzasadnienia, o którym mowa w § 19 ust. 2 rozporządzenia, tj. informacji dotyczących zakresu świadczonych usług i lokalnych uwarunkowań ich świadczenia, standardów jakościowych usług (w tym informacji dotyczącej wpływu określonej taryfy na ich poprawę), spodziewanej poprawy jakości usług przy wprowadzaniu nowych metod alokacji kosztów, zmiany warunków ekonomicznych w czasie obowiązywania taryf. Nie były też sporządzane tabele stanowiące zgodnie z § 19 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia załączniki do wzoru wniosku (szczegółowa kalkulacja cen i stawek),

b) kalkulacja załączona do wniosku z 2010 r. sporządzona została w oparciu o dane za okres 9 miesięcy 2010 r., co było niezgodne z przepisami § 7 ust. 1 rozporządzenia, w świetle których kalkulacja powinna odnosić się do kosztów z okresu roku obrachunkowego poprzedzającego rok, w którym wprowadzana jest taryfa z uwzględnieniem zmian wynikających z planu w roku obowiązywania taryf. Rokiem obrachunkowym poprzedzającym wprowadzenie nowych taryf jest, zgodnie z § 2 pkt 7 rozporządzenia, 12 kolejnych pełnych miesięcy poprzedzających nie więcej niż o 2 miesiące dzień złożenia wniosku,

c) wniosek w sprawie zatwierdzenia taryf, które obowiązują od dnia 1 lutego 2011 r. jest datowany na 30 listopada 2010 r., co narusza art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 10 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu..., zgodnie z którymi taryfy obowiązują przez jeden rok; rok obowiązywania dotychczasowych taryf upływał 1 października 2010 r.,

d) nie została podjęta przez Radę Miejską uchwała przedłużająca czas obowiązywania taryf na kolejny rok (rozpoczynający się 1 października 2009 r.), wymagana przez art. 24 ust. 9a ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu...; nie stwierdzono dowodów, aby wniosek o przedłużenie obowiązywania dotychczasowej taryfy, sporządzony w dniu 15 lipca 2009 r., był przedmiotem obrad na sesji Rady Miejskiej; na sporządzonym wniosku została zamieszczona adnotacja o treści: Rada Miejska 17 lipca 2009 r.  z podpisem Pana Burmistrza.

Kontrola stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) wykazała, że w prowadzonym w 2010 r. w trybie przetargu nieograniczonego postępowaniu o udzielenie zamówienia na realizację inwestycji „Poprawa przejezdności i komunikacji w ruchu drogowym w mieście Zabłudów” (str. 127-134 protokołu kontroli):

a) pismami z dnia 14 kwietnia 2010 r., na podstawie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, wezwał Pan dwóch wykonawców (Przedsiębiorstwo Robót Drogowych Sp. z o.o. oraz Producent Kostki Brukowej i Galanterii Betonowej BRUX) do uzupełnienia załączonej do ofert dokumentacji o wymagane specyfikacją istotnych warunków zamówienia dokumenty dotyczące podmiotów, na których wiedzy, doświadczeniu, potencjale technicznym lub osobach będzie polegał wykonawca przy realizacji zamówienia. W stosunku do tych podmiotów wymagano tych samych oświadczeń i dokumentów, co wobec wykonawcy składającego ofertę. Stwierdzono, że uzupełniona przez firmę BRUX dokumentacja miała formę kserokopii, które nie zostały poświadczone za zgodność z oryginałem. Jest to niezgodne z postanowieniami specyfikacji wymagającej składania dokumentów w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub osobę przez niego upoważnioną. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, iż Prezes firmy BRUX w dniu 19 kwietnia 2010 r. dostarczył jednostce dokumenty podwykonawcy w formie papierowej, a z uwagi na fakt, iż dysponował on oryginałami, które przedstawił komisji przetargowej, uwadze komisji umknęło, że brak jest potwierdzenia za zgodność z oryginałem tychże dokumentów. Oferta tego wykonawcy została wybrana jako najkorzystniejsza,

b) pismo zawiadamiające o wyborze oferty, sporządzone w dniu 21 kwietnia 2010 r. i zaakceptowane przez Pana Burmistrza, nie odpowiadało przepisom art. 92 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, gdyż nie zawierało informacji o wykluczeniu z postępowania wykonawcy „AS-BUD” wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym tego wykluczenia.

W prowadzonym w 2009 r. postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego na wybór wykonawcy remontu drogi dojazdowej do gruntów rolnych w miejscowości Ryboły (str. 134-138 protokołu kontroli), stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) rozbieżności między określeniem przedmiotu zamówienia – jako remontu – a klasyfikacją poniesionych wydatków jako majątkowych (par. 6050). Należy wskazać, że w świetle art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, remont nie stanowi ulepszenia środka trwałego (nie zwiększa jego wartości). Podstawą kwalifikowania wydatków jako inwestycyjnych może być realizacja zadań określonych jako przebudowa bądź modernizacja. Zadanie polegało na zmianie nawierzchni drogi z brukowca oraz nawierzchni gruntowej na żwirową, co uzasadniało określenie go jako przebudowy w rozumieniu art. 3 pkt 7a ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.), w świetle którego pojęciem przebudowy określa się wykonywanie robót budowlanych, w wyniku których następuje zmiana parametrów użytkowych lub technicznych istniejącego obiektu budowlanego, z wyjątkiem charakterystycznych parametrów; w przypadku dróg są dopuszczalne zmiany charakterystycznych parametrów w zakresie niewymagajacym zmiany pasa drogowego,

b) zaliczeniu wpłaconego przez wybranego wykonawcę wadium w kwocie 3.000 zł, na jego prośbę, na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy wynoszącego 2.889,94 zł (5 % wartości zamówienia). Kwota zabezpieczenia była o 100,06 zł niższa od kwoty wadium, w związku z czym należało dokonać zwrotu wskazanej kwoty. Nie dokonano również zwrotu kwoty stanowiącej równowartość 70% wartości zabezpieczenia po upływie 30 dni od wykonania zamówienia (protokół odbioru z dnia 20 kwietnia 2010 r.), co narusza art. 151 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Zwrotu należnych wykonawcy środków pieniężnych w łącznej kwocie 2.130,02 zł (z uwzględnieniem oprocentowania i kosztów prowadzenia rachunku) dokonano w trakcie czynności kontrolnych.

W wyniku kontroli zagadnień związanych z gospodarowaniem nieruchomościami, ustalono, że:

a) w planie wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2011-2013 nie zawarto konkretnych informacji dotyczących programu zagospodarowania nieruchomości, tj. elementu planu, o którym mowa w art. 23 ust. 1d pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Ograniczono się jedynie do stwierdzenia, że gmina Zabłudów gospodaruje zasobem nieruchomości zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki, kierując się przy tym zaspokojeniem potrzeb społeczności lokalnej i realizacją zadań publicznych – str. 140-141 protokołu kontroli,

b) na terenie gminy Zabłudów nie obowiązuje wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) ustala w art. 21, że rada gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Program powinien być opracowany na co najmniej pięć kolejnych lat i określać w szczególności zagadnienia wymienione w art. 21 ust. 2 ustawy. Wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy uchwalony przez Radę Miejską 29 grudnia 2001 r. przestał obowiązywać z końcem 2007 r. Stwierdzono, że zasady polityki czynszowej, stanowiące według art. 21 ustawy element programu, określone zostały odrębną uchwałą Rady Miejskiej z 29 czerwca 2004 r. – str. 141-142 protokołu kontroli,

c) Pan Burmistrz nie wydawał dotychczas decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu na rzecz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Okazana podczas kontroli dokumentacja dotycząca formy władania nieruchomościami przez jednostki oświatowe to decyzje Naczelnika Miasta i Gminy w Zabłudowie z 1987 r. ustanawiające zarząd nieruchomościami zabudowanymi. Zgodnie z art. 199 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zarząd nieruchomościami gminy sprawowany przez jednostki organizacyjne w dniu wejścia w życie tej ustawy, tj. 1 stycznia 1998 r., przekształcił się w trwały zarząd. Należy jednakże wskazać, że zmiany, jakie nastąpiły po tej dacie w zakresie organizacji jednostek oświatowych (m.in. utworzenie Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Zabłudowie i powstanie Gimnazjum) wymagały wydania decyzji ustalających trwały zarząd, stosownie do art. 49 w zw. z art. 43 ust. 1 i art. 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 143-145 protokołu kontroli.

Badając regulacje wewnętrzne dotyczące gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku obrotowego oraz ich ewidencjonowania stwierdzono m.in., iż zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2009 r. Pan Burmistrz ustalił, że zakupione materiały przekazuje się bezpośrednio do zużycia z wyjątkiem oleju opałowego i węgla, których wartość ujmuje się na koncie 310 ,,Materiały”. Referat gospodarki komunalnej miał sporządzać w okresach miesięcznych protokoły zużycia tych materiałów, a na dzień 31 grudnia każdego roku zapasy miały podlegać inwentaryzacji i uzgodnieniu ich stanu z ewidencją księgową. Z kolei w opisie funkcjonowania konta 310 ustalono, że wartość zakupu materiałów jest księgowana bezpośrednio w koszty, jednakże materiały niezużyte podlegają inwentaryzacji i są wyceniane na koniec roku obrotowego według cen zakupu. W trakcie kontroli, w dniu 28 lipca 2011 r., Pan Burmistrz usunął sprzeczność między postanowieniami regulacji wewnętrznych – str. 146-147 protokołu kontroli.

Kontrola inwentaryzacji rzeczowego majątku trwałego, zarządzonej przez Pana Burmistrza w dniu 1 grudnia 2009 r., wykazała, że zespół spisowy powołany do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych dokonał spisu z natury w dniu 4 stycznia 2010 r. oraz w dniu 24 marca 2010 r., jako ,,uzupełnienie do inwentaryzacji do ark. 66 wg stanu na 30.11.2009”. Z okazanej dokumentacji wynika, że komisja inwentaryzacyjna sporządziła 20 stycznia 2010 r. protokół przekazania dokumentacji referatowi planowania i finansów, zawierający wykaz przekazywanych dokumentów. Referat sporządził rozliczenie inwentaryzacji wykazujące różnice inwentaryzacyjne. W związku ze stwierdzeniem istotnych różnic inwentaryzacyjnych nastąpił drugi etap inwentaryzacji, polegający na przeprowadzeniu spisów uzupełniających. Komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół przekazania dokumentacji z datą 25 marca 2010 r., na którym odbiór dokumentów pokwitował Skarbnik. Na tej podstawie sporządzono załącznik do rozliczenia końcowego oraz rozliczenie końcowe podpisane przez Skarbnika z datą 29 marca 2010 r. Z załączonego do rozliczenia końcowego zestawienia zbiorczego wynikało, że różnice inwentaryzacyjne wynosiły: nadwyżki pozostałych środków trwałych o wartości 8,78 zł oraz niedobory środków trwałych o wartości 28.397.23 zł i pozostałych środków trwałych o wartości 3.283,05 zł.

Komisja inwentaryzacyjna sporządziła z datą 29 marca 2010 r. protokół, w którym opisała przebieg postępowania wyjaśniającego w sprawie ustalonych różnic inwentaryzacyjnych, wskazała na pośrednie przyczyny powstania różnic oraz postawiła wnioski w sprawie ich rozliczenia. W protokole komisja stwierdziła, że niedobory ustalone podczas inwentaryzacji należy zakwalifikować jako zawinione, nie może jednak wskazać osób, które należy obciążyć wartością niedoboru z uwagi na szereg nieprawidłowości w dokumentacji posiadanej przez Urząd. Komisja zakończyła protokół zgłoszeniem szeregu wniosków, w tym m.in. dotyczących prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego. Na protokole znajdują się podpisy radcy prawnego oraz Skarbnika Gminy, potwierdzające brak uwag do jego treści. Pan Burmistrz 30 marca 2010 r. w formie ,,Decyzji kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych” zatwierdził rozliczenie końcowe, postanawiając m.in. uznać niedobór środków trwałych i pozostałych środków trwałych w łącznej kwocie 31.680,28 zł jako zawiniony, jednak z uwagi na zaistniałe okoliczności ustalone w trakcie inwentaryzacji i całkowite umorzenie majątku zdjąć go ze stanu środków trwałych i pozostałych środków trwałych na 31 grudnia 2009 r.

Stwierdzono, że w wykonaniu powyższej decyzji sporządzono polecenie księgowania (bez numeru), na podstawie którego pod datą 31 grudnia 2009 r. (poz. 942/1-942/3) wyksięgowano z konta 011 „Środki trwałe” wartość komputera HP VEKTRA VL 400 wynoszącą 18.430,03 zł, monitora E120 – 7.320 zł i drukarki Epson Stylus Color – 2.647,20 zł (łącznie 28.397,23 zł). Z konta 013 „Pozostałe środki trwałe” wyksięgowano wartość aparatu fotograficznego Kodak wynoszącą 1.968,03 zł oraz drukarki Laser Jet – 1.315 zł (łącznie 3.283,05 zł). Nie stwierdzono stosownych działań (w tym zapisów księgowych) wynikających z faktu uznania przez Pana Burmistrza tych niedoborów jako zawinionych. W decyzji nie wskazano osoby obciążonej niedoborem, a także nie podjęto dalszych czynności wyjaśniających. Dopiero w trakcie kontroli zostało sporządzone przez Pana zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa polegającego na kradzieży mienia ruchomego, przekazane Komisariatowi Policji w Zabłudowie – str. 155-158 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że stosownie do art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia oraz jego ochrona. Niewyczerpanie przez Pana Burmistrza wszystkich możliwości służących wyjaśnieniu okoliczności utraty mienia ruchomego i ustalenia osób za to odpowiedzialnych, zwłaszcza zaniechanie zawiadomienia organów ścigania bezpośrednio po ustaleniu braku składników, stanowiło naruszenie obowiązków spoczywających na Panu na podstawie art. 50 ustawy o samorządzie gminnym.

Stwierdzone w trakcie kontroli kompleksowej nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

         Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają  przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Obsadzenie stanowiska Sekretarza Gminy, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne, jednoznacznie wskazujące na obowiązek zatrudnienia Sekretarza w Urzędzie.

2. Stworzenie kierownikowi Miejskiej Biblioteki Publicznej warunków do wykonywania spoczywających na nim obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości.

3. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie zmiany statutu Miejskiej Biblioteki Publicznej polegającej na usunięciu z treści statutu postanowień dotyczących prowadzenia obsługi finansowo-księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej.

4. Usunięcie z regulaminu organizacyjnego Urzędu postanowień dotyczących prowadzenia obsługi finansowo-księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej.

5. Rozważenie wprowadzenia stosownych zmian w zakładowym planie kont, mając na uwadze, że stwierdzone rozbieżności między jego aktualnymi postanowieniami a kontami faktycznie prowadzonymi wskazują na niedostosowanie zakładowego planu kont do potrzeb jednostki.

6. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) przestrzeganie zasady memoriału,

b) przestrzeganie zasady dokonywania zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

c) bieżące usuwanie z księgi głównej budżetu kont niemających już zastosowania w danym roku budżetowym w związku z zakończeniem w poprzednim roku projektów, których ewidencji dotyczyły,

d) ewidencjonowanie operacji wyksięgowania należności umorzonych zapisem Wn 761 – Ma 221,

e) zaniechanie wyksięgowywania należności wyłącznie z powodu upływu terminu przedawnienia, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

7. Dokonywanie w bilansie z wykonania budżetu podziału zobowiązań finansowych na długoterminowe i krótkoterminowe.

8. Doprowadzenie do zgodności z prawem zasad funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych i zarządzania nimi. W tym celu:

a) zwołanie zebrań wspólnot, na których formalnie określony zostanie sposób zarządu nieruchomością wspólną, mając na uwadze regulacje zawarte w art. 18 ustawy o własności lokali,

b) zaniechanie ewidencjonowania wpłacanych przez właścicieli zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną jako dochodów budżetu gminy, a wydatków dotyczących zarządu nieruchomościami wspólnymi jako wydatków budżetu,

c) otwarcie dla wspólnot, którymi będzie ewentualnie zarządzał Urząd po przeprowadzeniu procedury wyłonienia zarządcy, o której mowa we wniosku a), odrębnych rachunków bankowych; nieujmowanie obrotów i sald tych rachunków w ewidencji budżetu i Urzędu, mając na uwadze postanowienia art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali,

d) wpłacanie w imieniu gminy, jako jednego z członków wspólnoty, zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną i środków na fundusz remontowy w wysokości ustalonej uchwałami wspólnot, na rachunki właściwych wspólnot otwarte w wykonaniu wniosku c),

e) zaniechanie bezpodstawnego ponoszenia z budżetu gminy kosztów zarządu nieruchomościami wspólnymi w wysokości przekraczającej udział gminy we wspólnotach,

f) ustalenie i przypisanie należności od pozostałych właścicieli lokali w wysokości odpowiadającej kosztom zarządu nadpłaconym faktycznie przez gminę w 2010 i 2011 roku (w stosunku do jej udziału we wspólnotach); zrefundowanie poniesionych kosztów remontów ze środków zgromadzonych na rachunku funduszu remontowego,

g) rozważenie zaproponowania na zebraniach wspólnot podniesienia zaliczek na koszty zarządu nieruchomościami wspólnymi, mając na uwadze, że ich dotychczasowy poziom znacząco odbiega od pokrywanych kosztów zarządu; pozostawienie zaliczek na dotychczasowym poziomie wiąże się z obowiązkiem ustalenia dopłat na podstawie rocznego rozliczenia, adekwatnie do udziału poszczególnych właścicieli lokali we wspólnotach i wysokości faktycznie poniesionych kosztów,

h) zaniechanie umarzania przez Pana Burmistrza należności wspólnot mieszkaniowych.

9. Terminowe regulowanie zobowiązań.

10. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w celu niedopuszczenia do upływu terminów przedawnienia należności, mając na uwadze okoliczności przerywające bieg przedawnienia określone w art. 123 k.c.

11. Pisemne powierzenie pracownikom obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia czynności windykacyjnych w stosunku do należności cywilnoprawnych.

12. Dokonywanie ewentualnego umorzenia należności cywilnoprawnych – w przypadku występowania przesłanek umorzenia – przed upływem terminu ich przedawnienia.

13. Zapewnienie bieżącego występowania o nadanie klauzuli wykonalności uzyskanym tytułom egzekucyjnym.

14. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia kontroli podatkowych.

15. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze,  skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

16. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie rzetelności danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, także w aspekcie finansowym.

17. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym, od nieruchomości oraz od środków transportowych z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw odpowiednio: o podatku rolnym, podatku leśnym i podatkach i opłatach lokalnych.

18. Stosowanie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.

19. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

20. Dokonywanie rozliczeń inkasenta z pobranej opłaty targowej oraz naliczanie mu wynagrodzenia zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej oraz uchwałą Rady Miejskiej.

21. Prowadzenie ewidencji upomnień zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

22. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych opisanych w niniejszym wystąpieniu oraz protokole kontroli

23. Egzekwowanie przedkładania projektów planów finansowych przez kierowników jednostek budżetowych, jako warunku wykonania ciążących na Panu obowiązków w zakresie weryfikacji zgodności projektów z projektem uchwały budżetowej.

24. W zakresie opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków:

a) ujmowanie we wnioskach o zatwierdzenie taryf za dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków cen wynikających ze sporządzonych kalkulacji, mając na uwadze, że Rada Miejska nie ma możliwości modyfikowania stawek wynikających z prawidłowo sporządzonej kalkulacji,

b) sporządzanie wniosku o zatwierdzenie taryf zawierającego wszystkie dane wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 sierpnia 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf...,

c) sporządzanie kalkulacji na podstawie danych za rok obrachunkowy w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 sierpnia 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf...,

d) przedkładanie organowi stanowiącemu wniosków o zatwierdzenie taryf w terminie umożliwiającym ich wprowadzenie zgodnie z przepisami art. 24 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu...,

e) przedkładanie Radzie Miejskiej projektu uchwały przedłużającej termin obowiązywania taryf na kolejny rok, wymaganej przepisem art. 24 ust. 9a ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu...

25. W zakresie zamówień publicznych:

a) przestrzeganie określonych specyfikacją istotnych warunków zamówienia wymagań co do formy dokumentacji, którą zobowiązani są przedłożyć wykonawcy,

b) sporządzanie zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierających wszystkie dane wymagane dyspozycją art. 92 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,

c) zapewnienie terminowych zwrotów wykonawcom zabezpieczenia należytego wykonania umów.

26. Zachowanie zgodności między przyjętym określeniem charakteru robót budowlanych a stosowaną klasyfikacją budżetową i wynikającą stąd kwalifikacją wydatków do wydatków bieżących bądź majątkowych, mając na uwadze, że wydatki na remonty nie stanowią wydatków inwestycyjnych (majątkowych).

27. W zakresie gospodarowania nieruchomościami:

a) uzupełnienie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości o postanowienia określające program zagospodarowania nieruchomości,

b) opracowanie oraz przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy,

c) przeanalizowanie aktualnego stanu faktycznego w zakresie władania nieruchomościami przez jednostki oświatowe i wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd w przypadkach rozbieżności między stanem faktycznym a zakresem zarządu ustanowionego decyzjami z 1987 r.

28. Niezwłoczne podejmowanie wszelkich czynności służących ustaleniu osób odpowiedzialnych za szkody w mieniu gminy.

29. Zapewnienie należytej realizacji wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku