Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Jasionówce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 stycznia 2012 roku (znak: RIO.I.6001-11/11), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

                                                                                              Jacek Kochański

Wójt Gminy Jasionówka

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Jasionówka za 2010 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Jasionówka na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W okresie objętym kontrolą, do upływu kadencji, funkcję Wójta Gminy pełniła Pani Wiesława Kitlas.

Analiza wykonania budżetu za 2010 r. wykazała, że budżet sfinansowano nielegalnie poprzez zaangażowanie dochodów 2011 r. pochodzących z otrzymanej w grudniu 2010 r. raty części oświatowej subwencji ogólnej, a także środków z innych źródeł, niestanowiących dochodów bądź przychodów budżetu. Stan środków na rachunku bankowym budżetu na koniec 2010 r. wynosił 41.156,65 zł. W trakcie 2010 r. wpłynęły na rachunek budżetu i nie zostały do końca roku zwrócone środki depozytowe (wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów) w kwocie 59.255,49 zł oraz środki z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w wysokości 2.135 zł  (łącznie 61.390,49 zł). Z ewidencji budżetu wynika także, iż gmina na koniec 2010 r. posiadała zobowiązanie z tytułu niewykorzystanej dotacji wynoszące 2.561,29 zł. Łącznie na rachunku budżetu winny zatem pozostawać środki niemogące stanowić źródła finansowania budżetu 2010 r. w wysokości 63.951,78 zł. Kwota ta podlega powiększeniu o ratę części oświatowej subwencji ogólnej na 2011 r., otrzymanej w grudniu 2010 r. w wysokości 178.420 zł, oraz pomniejszeniu o zaliczone do dochodów 2010 r., a nieotrzymane w tym roku udziały w podatkach dochodowych oraz podatki pobierane przez urzędy skarbowe (15.635,18 zł) oraz środki pozostające na rachunkach bieżących jednostek budżetowych (1.696,29 zł). Łącznie zatem, stan środków na rachunku budżetu na dzień 31 grudnia 2010 r. nie mógł być – przy prawidłowym finansowaniu budżetu – niższy niż 225.040,31 zł. Faktyczne saldo konta 133 „Rachunek budżetu” na 31 grudnia 2010 r. oznacza, że sfinansowano budżet 2010 r. środkami niestanowiącymi dochodów ani przychodów 2010 r. w wysokości 183.883,62 zł. Przyjęcie, że w skład środków na rachunku budżetu (41.156,65 zł) wchodzą środki depozytowe, ZFŚS i dotacji podlegającej zwrotowi prowadzi do stwierdzenia, że na finansowanie budżetu roku 2010 wykorzystano subwencję stanowiącą dochód 2011 r. w kwocie 161.088,53 zł (faktycznie otrzymane środki subwencji pomniejszone o zaliczone do dochodów środki należne od Ministerstwa Finansów i urzędów skarbowych) oraz środki depozytowe, ZFŚS i dotacji podlegającej zwrotowi w kwocie 22.795,09 zł.

Sfinansowanie z tych środków wydatków 2010 r. faktycznie obciążyło budżet 2011 r. Skutkowało bowiem brakiem możliwości faktycznego przeznaczenia na wydatki 2011 r. zaewidencjonowanych w księgach 2011 r. dochodów budżetu z otrzymanej w grudniu 2010 r. raty części oświatowej subwencji, której środki zostały w większości fizycznie rozdysponowane w roku ich wpływu. Planowane sfinansowanie wydatków 2011 r. dochodami  budżetu 2011 r. w części odpowiadającej kwocie 183.883,62 zł nie było możliwe, ponieważ ujęte w księgach dochody występują wyłącznie w ewidencji, nie mając przełożenia  na środki  pieniężne, które można zaangażować na finansowanie budżetu; ze środków budżetu 2011 r., a także z dochodów tych musiała zostać dokonana refundacja innych środków zaangażowanych bezpodstawnie w realizację budżetu 2010 r. W tej części plan wydatków na 2011 r. nie stanowił realnego limitu, który mógł być podstawą zaciągnięcia zobowiązań – str. 12-13  protokołu kontroli.

W wyniku kontroli sprawozdania Rb-NDS za 2010 r. ustalono, że wykazana w nim kwota wolnych środków na początek 2010 r. (165.761 zł) nie była w rzeczywistości w posiadaniu jednostki. Analiza sald kont w ewidencji budżetu na koniec 2009 r. prowadzi natomiast do wniosku, że także w 2009 r. nieprawidłowo finansowano budżet. Stan środków pieniężnych na rachunku budżetu na 31 grudnia 2009 r. wynosił 146.706,52 zł, należności z tytułu udziałów w podatkach dochodowych oraz z tytułu podatków pobieranych przez urzędy skarbowe 14.270,15 zł, zaś zobowiązania z tytułu niewykorzystanej w 2009 r. dotacji 1.374,51 zł, co daje środki budżetu w wysokości 159.602,16 zł. Kwota ta podlega pomniejszeniu o 5.843,42 zł odpowiadające zabezpieczeniu należytego wykonania umowy, które pozostawało na rachunku budżetu. Daje to środki budżetu w wysokości 153.758,74 zł. Rata otrzymanej w 2009 r. subwencji, stanowiącej dochody 2010 r., wynosiła 171.881 zł. Na finansowanie budżetu 2009 r. przeznaczono zatem nielegalnie 18.122,26 zł – str. 78-79 protokołu kontroli.

Kontrola poszczególnych wydatków i rozchodów budżetu w 2010 r. wykazała przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań w trakcie roku. Stwierdzono, że fakturę z dnia 20 września 2010 r. za modernizację rolniczej drogi dojazdowej we wsi Krasne Stare na kwotę 152.500 zł opłacono w częściach, w dniach 5, 7 i 15 października 2010 r. Ostateczne opłacenie zobowiązania nastąpiło 11 dni po terminie wynikającym z faktury. Także jedną z rat pożyczki opłacono po terminie – 4 maja 2010 r., zamiast do 30 kwietnia. Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 78 i 81 protokołu kontroli.

Z ustaleń dotyczących organizacji wewnętrznej jednostki wynika, że nie zostało obsadzone (w okresie objętym kontrolą i w czasie jej przeprowadzania) stanowisko zastępcy Wójta. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Jasionówka może być powołany jeden zastępca wójta. Należy wskazać, że art. 28g przywołanej ustawy określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Ponadto w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy ustalono, że Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy zastępcy wójta, sekretarza i skarbnika. Do zadań  i kompetencji zastępcy wójta przypisano m.in. współpracę z mediami, redagowanie i wydawanie biuletynu informacyjnego UG Jasionówka, tworzenie i uaktualnianie strony internetowej, współpracę z Dyrektorem GOKSiT, podejmowanie stałych działań dla rozwoju sportu i infrastruktury sportowej oraz kierowanie bieżącymi sprawami gminy w czasie nieobecności Wójta spowodowanej chorobą, urlopem  bądź dłuższym wyjazdem – str. 2 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała ponadto, że zakres czynności Skarbnika Gminy nie odnosi się precyzyjnie do wszystkich obowiązków i zakresu odpowiedzialności, które przypisane są temu stanowisku postanowieniami art. 54 ustawy o finansach publicznych. Uwaga ta dotyczy obowiązków w zakresie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych (art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy). Zakres czynności wskazuje jedynie na obowiązek zapewnienia przez Skarbnika formalno-finansowej prawidłowości zawieranych umów i ich realizacji oraz prawo żądania od innych pracowników usunięcia nieprawidłowości związanych z przyjmowaniem, wystawianiem, obiegiem i kontrolą dokumentów – str. 3 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Urząd Gminy Jasionówka prowadzi obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz instytucji kultury – Gminnej Biblioteki Publicznej i Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki (dla instytucji kultury prowadzono wspólne księgi), co sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Jednostki te, działające jako odrębne osoby prawne (instytucje kultury) oraz jako jednostka budżetowa (GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy – str. 6-7 i 89-90 protokołu kontroli. Nieprawidłowości w zakresie obsługi finansowo-księgowej instytucji kultury zostały Panu Wójtowi przedstawione pismem z dnia 20 czerwca 2011 r., wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w GOKSiT. Jak wynika z ustaleń kontroli kompleksowej, Rada Gminy Jasionówka uchwałami Nr VI/32/11 i VI/33/11 z dnia 24 sierpnia 2011 r. dokonała zmiany w statutach Gminnej Biblioteki Publicznej i GOKSiT postanawiając, iż obsługę finansowo-księgową wymienione instytucje kultury prowadzą we własnym zakresie, według zasad określonych w odrębnych przepisach. Do czasu zakończenia kontroli kompleksowej w Urzędzie Gminy nie stwierdzono jednakże, aby postanowienia te zostały wdrożone.

Należy też wskazać, że nieprawidłowym jest zatwierdzanie przez Pana Wójta do wypłaty dokumentów finansowo-księgowych Biblioteki (dyrektor tej instytucji zatwierdzał dokumenty jedynie pod względem merytorycznym, zaś operacje Biblioteki realizowane były za pomocą rachunku otwartego dla GOKSiT). Stosownie do art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury, jako samorządowej osoby prawnej, jest plan finansowy (art. 30 ust. 2 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie przychodów i dokonywanie wydatków należy do podstawowych obowiązków kierownika jednostki w zakresie gospodarki finansowej. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Dodatkowo należy wskazać na art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.), zgodnie z którym instytucja kultury prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) prowadzeniu zapisów w ewidencji księgowej w sposób uniemożliwiający jednoznaczne powiązanie z odpowiednimi dowodami księgowymi, co narusza art. 14 ust. 2 ustawy – str. 8 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowym zaksięgowaniu naliczenia kar za nieterminowe wykonanie robót budowlanych na boisku szkolnym przy Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Jasionówce, wynoszących 102.918,73 zł; naliczoną należność zaksięgowano zapisem Wn 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki, zamiast Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” – Ma 760 „Pozostałe przychody i koszty”. W czasie kontroli dokonano stosownych przeksięgowań usuwających wskazaną nieprawidłowość – str. 16 protokołu kontroli,

c) niewyksięgowaniu z ewidencji syntetycznej prowadzonej na koncie 011 „Środki trwałe” wartości ewidencyjnej sprzedanych w 2010 r. nieruchomości wynoszącej 3.049 zł – str. 85-86 protokołu kontroli,

d) prowadzeniu ewidencji analitycznej środków trwałych w sposób niezgodny z ustawą o rachunkowości; stwierdzono, że zapisy dokonywane w dokumentacji okazanej jako ewidencja analityczna nie zawierają danych wymaganych dla zapisu księgowego przepisami art. 23 ust. 2 ustawy – w szczególności brak określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Brak w ewidencji także numerów inwentarzowych. Konsekwencją nieoznakowania środków trwałych numerami inwentarzowymi było pomięcie tych numerów w arkuszach spisowych, dokumentujących przeprowadzenie inwentaryzacji w 2008 r. Ujęcia w arkuszach spisowych numerów inwentarzowych wymagają przepisy wewnętrzne badanej jednostki zawarte w § 13 Instrukcji inwentaryzacyjnej – str. 86 protokołu kontroli,

e) nieuzgodnieniu na 31 grudnia 2010 r. danych wynikających z ewidencji analitycznej środków trwałych z saldem konta syntetycznego 011; różnica dotyczyła wartości gruntów, która według ewidencji analitycznej wynosiła 110.519 zł, a według ewidencji syntetycznej 129.919,50 zł. Różnica w kwocie 19.400,50 zł została wyjaśniona w czasie trwania kontroli; dokonano stosownych księgowań urealniających wartość ewidencyjną. Brak zgodności między ewidencją analityczną i syntetyczną stanowi naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej i muszą być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej – str. 86 protokołu kontroli,

f) nienaliczaniu odsetek od nieterminowo wnoszonych opłat za użytkowanie wieczyste (opłaty za 2010 r. od dwóch użytkowników zostały wniesione z uchybieniem terminu, a za 2011 r. opłata od jednego użytkownika nie wpłynęła do dnia zakończenia czynności kontrolnych); stosownie do § 7 ust. 8 rozporządzenia, należne gminie odsetki powinny być naliczane w księgach nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości należnej na koniec kwartału. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 14 protokołu kontroli, z tytułu uchybienia terminowi płatności powinny być naliczone Spółdzielni Inwalidów Naprzód odsetki za 2010 i 2011 r. w kwocie 389,73 zł, a wymienionej w protokole osobie fizycznej w wysokości 5,72 zł.

W wyniku kontroli sprawozdawczości budżetowej stwierdzono szereg nieprawidłowości, naruszających w szczególności przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247), ustanawiające obowiązek sporządzania sprawozdań zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych, polegających na tym, że:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Urząd za 2010 r. należności ogółem na 31 grudnia 2010 r. wykazano w kwocie 102.487,06 zł. Kontrola wykazała, że należności zostały zaniżone o naliczone odsetki od zaległości podatkowych w kwocie 7.745 zł, ujęte na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Ponadto w rozdz. 70004 „Różne jednostki obsługi gospodarki mieszkaniowej”, par. 0750 „Dochody z najmu dzierżawy składników majątkowych...”, w kolumnie  _„Należności ogółem” tego sprawozdania wykazane zostały wynikające z ewidencji nadpłaty w kwocie 1.272,23 zł. Z kolei należności wynoszące 101,26 zł zostały wykazane w kolumnie „Nadpłaty”. W omawianym sprawozdaniu Rb-27S wykazano również zaległości w kwocie 6.873,20 zł i nadpłaty w wysokości 5.326,09 zł uwidocznione w sprawozdaniach rocznych Rb-27 sporządzonych przez urzędy skarbowe, mimo że wymienionych zaległości i nadpłat nie ujęto w ewidencji księgowej na koncie 221 – str. 8-9 protokołu kontroli,

b) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2010 r. w pozycji „Zobowiązania ogółem” nie wykazano zobowiązań z tytułu naliczonego dodatkowego wynagrodzenia za 2010 r. w kwocie 84.658,73 zł, które wynikały z konta 231 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Ponadto w pozycji „Zobowiązania wymagalne” nie wykazano zobowiązań, których termin płatności minął 25 sierpnia 2010 r., w kwocie 88,81 zł; zobowiązania wymagalnego nie wykazano także w sprawozdaniu Rb-Z (jak wynika z wyjaśnień Skarbnika, powodem powstania zobowiązania wymagalnego było niedostarczenie faktury do Urzędu) – str. 9 protokołu kontroli,

c) w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych za 2010 r. nieprawidłowo wykazano jako depozyty na żądanie m.in. kwotę wadiów przetrzymywanych bezpodstawnie na rachunku budżetu w kwocie 14.000 zł oraz stan środków na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w kwocie 724,46 zł. Z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika Nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych... wynika m.in., że w sprawozdaniu Rb-N ujmuje się depozyty rozumiane jako wartość należności wynikających z depozytów złożonych w banku. Z kolei z postanowień § 12 ust. 7 i 8 załącznika Nr 9 do rozporządzenia wynika, że nie wykazuje się w nim środków ZFŚS i środków na rachunku sum depozytowych. W pozycji dotyczącej należności wymagalnych wykazano kwotę 102.487,06 zł. Została ona zawyżona o 1.170,97 zł w stosunku do danych ewidencyjnych z powodu wykazania jako należności wynikających z ewidencji nadpłat w kwocie 1.272,23 zł. Faktycznie należności w rozdz. 70004, par. 750 wynosiły 101,26 zł (było to powielenie błędu przedstawionego wyżej przy opisie nieprawidłowości w sprawozdaniu Rb-27S) – str. 9-10 protokołu kontroli,

d) w sprawozdaniu Rb-ST za 2010 r. wykazano jako stan środków na rachunku budżetu kwotę 67.405,88 zł, który był niezgodny z kwotą wynikającą z wyciągu bankowego z dnia 31 grudnia 2010 r., wynoszącą 41.156,65 zł. Z § 15 załącznika Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej wynika, że w sprawozdaniu tym wykazuje się stan środków na rachunku budżetu na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku. Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika, w sprawozdaniu Rb-ST wykazano, oprócz środków na rachunku budżetu, także środki na rachunkach jednostek organizacyjnych, na rachunku dochodów własnych i ZFŚS – str. 10 protokołu kontroli,

e) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S za 2010 r. wykazano kwotę zobowiązań ogółem 219.754,89 zł. Natomiast ze sprawozdań jednostkowych wynika, że łączna kwota zobowiązań wynosi 367.489,61 zł (Urzędu  91.262,75 zł, Zespołu Szkolno- Przedszkolnego – po korekcie z 8 kwietnia 2011 r. – 269.312,10 zł i GOPS 6.914,76 zł). Stosownie do § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zbiorcze sprawozdania są sporządzane przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu – str. 10-11 protokołu kontroli,

f) w sprawozdaniu łącznym Rb-N za 2010 r. wykazano w wierszu „gotówka i depozyty” kwotę 68.900,17 zł, podczas gdy ze sprawozdań jednostkowych Urzędu (42.026,02 zł), ZS-P (0 zł) i GOPS (80,18 zł) wynika kwota łączna 42.106,20 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że do sprawozdania Rb-N ujęto środki pieniężne na rachunkach bankowych Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w kwocie 26.095,69 zł, które nie były wykazane w sprawozdaniu jednostkowym ZS-P oraz środki pieniężne na rachunku bankowym instytucji kultury w kwocie 698,28 zł. Do łącznego sprawozdania nie powinny być ujmowane środki pieniężne znajdujące się na rachunkach bankowych instytucji kultury – stosownie do postanowień § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, sprawozdania łączne sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych i własnego sprawozdania jednostkowego. Natomiast środki pieniężne na rachunkach bankowych instytucji kultury wykazuje się, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, w sprawozdaniu zbiorczym sporządzanym przez jednostki, które są organem założycielskim lub nadzorującym dla jednostek posiadających osobowość prawną na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek danego rodzaju – str. 11  protokołu kontroli.

W wyniku kontroli sprawozdawczości finansowej ustalono, że w bilansie budżetu za 2010 r. deficyt budżetu za ten rok wynoszący 2.021.158,60 zł ujęto w poz. II.6  „Skumulowana nadwyżka lub niedobór budżetu”, natomiast skumulowany deficyt budżetu w kwocie 1.266.696,26 zł wykazano w poz. II.1.2 „Niedobór budżetu”, w której powinien zostać wykazany deficyt za rok, za który sporządzane jest sprawozdanie – str. 11-12 protokołu kontroli.

Badanie procedur opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych gminy wykazało, że Wójt Gminy nie wywiązywał się z obowiązku przekazywania podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych oraz planów finansowych. Stosowne informacje powinny być przekazane kierownikom jednostek w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy – w celu umożliwienia sporządzenia projektów planów, oraz w terminie 21 dni od dnia podjęcia uchwały budżetowej – w celu zapewnienia danych niezbędnych do sporządzenia planów finansowych. Obowiązki organu wykonawczego gminy w tym zakresie określają przepisy art. 248 ust. 1 i art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

Konsekwencją zaniechania wykonania przez Wójta wymienionych wyżej obowiązków było niesporządzenie projektów planów finansowych przez kierowników jednostek budżetowych. Projekty planów winny być sporządzone w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do 22 grudnia – art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do § 5 ust. 3 i § 6 ust. 2 obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), projekty planów winny być we wskazanym terminie przekazane Wójtowi Gminy celem weryfikacji ich zgodności z projektem uchwały budżetowej. Zweryfikowane projekty planów stanowią podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego (§ 7 pkt 2 i 3 rozporządzenia). Przywołane regulacje poprzedzone były analogicznymi zasadami opracowywania planów zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych… (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.).

Kontrolującym okazano plany finansowe wydatków Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Jasionówce i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, sporządzone przez kierowników tych jednostek w dniu 5 stycznia 2010 r. Nie sporządzono natomiast planu finansowego dochodów Zespołu Szkolno-Przedszkolnego, mimo tego, iż w budżecie gminy zaplanowano dochody, które faktycznie realizuje ta jednostka. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że kierownikom jednostek przekazywana była jedynie uchwała budżetowa celem wykorzystania przy opracowywaniu planów finansowych – str. 17-18 protokołu kontroli.

W wyniku analizy postanowień uchwały określającej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na czas dłuższy niż 3 lata, podjętej przez Radę Gminy Jasionówka w dniu 31 stycznia 2008 r., stwierdzono, że zapisy uchwały dotyczące wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości nie odnoszą się do wszystkich zagadnień wymienionych w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z przywołanym przepisem, w brzmieniu obowiązującym od 22 października 2007 r., uchwała powinna regulować także zasady zawierania tych umów na czas nieoznaczony. Do czasu określenia w uchwale zasad zawierania umów na czas nieoznaczony Pan Wójt może zawierać tego typu umowy wyłącznie za zgodą Rady Gminy – str. 19 i 24-28 protokołu kontroli.

         Z ustaleń kontroli wynika, że Pan Wójt zawierał w 2011 r. umowy najmu lokali użytkowych na czas nieoznaczony bez zgody Rady Gminy, wymaganej w związku z wyżej wskazanym nieuregulowaniem tej kwestii w uchwale podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Umowy zawierane były z kontrahentami wyłonionymi w drodze przetargu, stosownie do art. 37 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Zorganizowanie przetargu na wynajęcie lokalu użytkowego na czas nieoznaczony musiało jednakże mieć swoje umocowanie w wyrażeniu stosownej zgody przez Radę Gminy. Ponadto stwierdzono, że poprzedni Wójt zawierał, bez zgody Rady Gminy, kolejne umowy na czas oznaczony dotyczące tej samej nieruchomości, w wyniku czego łączny czas trwania najmu lokalu użytkowego przez ten sam podmiot przekraczał 3 lata. Obowiązek uzyskania zgody Rady Gminy na zawarcie kolejnej umowy najmu na czas oznaczony, jeżeli powoduje ona przedłużenie łącznego czasu trwania najmu na okres przekraczający 3 lata, wynika także z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. W stosunku do umów stanowiących przedłużenie najmu na kolejne okresy ujawniono również uchybienie obowiązkowi sporządzania wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem. Zgodnie z art. 35 ust. 1 i 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami (przed dniem 1 stycznia 2009 r. ust. 1 i 1a), zawarcie umowy najmu na okres dłuższy niż 3 miesiące wymaga sporządzenia wykazu i upublicznienia go poprzez wywieszenie na okres 21 dni w siedzibie Urzędu oraz zamieszczenie informacji o wywieszeniu wykazu w prasie lokalnej oraz na stronach internetowych Urzędu.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości (str. 20-23 protokołu kontroli) wykazała następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.):

a) zaniechanie pisemnego powiadamiania osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia),

b) ustalenie terminu wniesienia wadium na dzień przeprowadzenia przetargu, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 6 rozporządzenia, zgodnie z którym wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty.

         Na terenie gminy Jasionówka nie obowiązują stawki opłaty adiacenckiej, zarówno uchwalane na podstawie art. 146 ust. 2 (dotyczące opłaty związanej ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym budową urządzeń infrastruktury technicznej), jak i art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami (dotyczące opłaty związanej ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym jej podziałem). Wyrokiem z dnia 10 lipca 2008 r. WSA w Białymstoku stwierdził nieważność uchwały Nr IV/18/07 Rady Gminy Jasionówka z dnia 21 lutego 2007 r. w sprawie udziału mieszkańców gminy w budowie infrastruktury technicznej z ograniczeniem do inwestycji w zakresie wodociągów i kanalizacji oraz ustalenia wysokości stawki procentowej opłaty adiacenckiej. W zakresie opłaty adiacenckiej uchwała przewidywała stawkę dotyczącą wyłącznie budowy wodociągów i kanalizacji – str. 30-33 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.                 

     W sprawozdaniach Rb-PDP i Rb-27S sporządzonych za rok 2010 zawyżono wartość skutków finansowych zastosowanych zwolnień z podatku od nieruchomości osób prawnych, będących pochodną zapisów uchwały Rady Gminy w Jasionówce o 49.816,00 zł. Równocześnie zaniżono wartość skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych o kwotę 4586,67 zł. Zgodnie z zapisami zawartymi w zał. nr 39 § 3 ust. 1 pkt 9 i 10  Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) w sprawozdaniu wykazuje się kwoty stanowiące różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina lub miasto na prawach powiatu mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe, a dochodami, jakie powinna uzyskać, stosując niższe stawki uchwalone przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu oraz skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Dane wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z kwotami wynikającymi z ewidencji księgowej (§ 9 ust. 2 rozporządzenia) – str. 36-37 protokołu kontroli.

W toku kontroli dokonano ustaleń w obszarze prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości, w grupie podatników-osób prawnych. Mając na uwadze opis zawarty na stronach 38-43 protokołu kontroli należy zweryfikować prawidłowość sporządzenia deklaracji podatkowych przez podatników wymienionych w zał. 3/2 pod poz. 15, 8, 12, w zał. Nr 3/4 pod poz. 1, 3, 4 oraz w zał. nr 3/5 pod poz. 1. Ustalenia kontroli wskazują bowiem naruszenia materialnego prawa podatkowego polegające na:

- wykazaniu do opodatkowania nieruchomości przez podmiot na, którym, w świetle art. 3 ust. 1 u.o.p.l nie ciąży obowiązek podatkowy (poz. 15 w zał. nr 3/2). Na podstawie okazanej dokumentacji  stwierdzono, że właścicielem nieruchomości jest osobą fizyczna. Podatnik wszedł w posiadanie nieruchomości na podstawie umowy dzierżawy z dnia 02.09.2009r. Należy zauważyć, że przedmiotowa umowa, w kontekście brzmienia art. 3 ust. 1 u.o.p.l. nie przenosi obowiązku podatkowego na dzierżawcę. Przepis ten stanowi, iż podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące:

1)  właścicielami nieruchomości lub obiektów budowlanych, z zastrzeżeniem ust. 3;

2)  posiadaczami samoistnymi nieruchomości lub obiektów budowlanych;

3)  użytkownikami wieczystymi gruntów;

4)  posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie:

a)      wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych niestanowiących odrębnych nieruchomości,

b)      jest bez tytułu prawnego, z zastrzeżeniem ust. 2,

- opodatkowaniu budynków mieszkalnych, które korzystają ze zwolnienia na mocy uchwały Rady Gminy w Jasionówce Nr XI/60/08 z dnia 31 stycznia 2008 roku. Podatnik wymieniony w zał. nr 3/2 pod poz. 12, opodatkował lokale mieszkalne będące jego własnością, niestanowiące odrębnych nieruchomości. Z zapisów uchwały wynika, że ze zwolnienia korzystają budynki i/lub ich części oraz grunty stanowiące własność (współwłasność) gminy, o ile nie są we władaniu osób fizycznych, osób prawnych, jednostek nie mających osobowości prawnej, w tym spółek nie mających osobowości prawnej, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 4 u.o.p.l. Posiadanie przez najemców przedmiotowych lokali nie skutkuje przeniesieniem obowiązku podatkowego (art. 3 ust. 5u.o.p.l.) ponieważ nie jest to władanie o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 4 u.o.p.l.,

- wykazaniu do opodatkowania pow. gruntów pozostałych większej niż wynika z zapisów ewidencji gruntów i budynków, przez podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 pod poz. 12.

Z ewidencji gruntów wynika, że w posiadaniu podatnika jest 1.388.225,00 m2 gruntów objętych przepisami u.o.p.l. w części dotyczącej podatku od nieruchomości. Natomiast podatnik wykazał w deklaracji grunty o pow. 1.395.003,00 m2. Z ewidencji podatnika wynika, że 8600 m2 gruntów sklasyfikowanych jako Bi jest w posiadaniu Szkoły Podstawowej w Jasionówce, które zostały przez nią wykazane w deklaracji, a 137.340,00 m2 gruntów jest położonych w pasie drogowym dróg publicznych, a więc podlegają wyłączeniu z opodatkowania na mocy art. 2 ust. 3 pkt 4 u.o.p.l. Skutkiem tej nieprawidłowości jest zawyżenie potencjalnych dochodów o  kwotę 59.560,00 zł,

- złożeniu przez podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 pod poz. 8 deklaracji nie zawierającej pełnej informacji o miejscu położenia posiadanych gruntów. W dokumencie złożonym w dniu 13.01.2010r. wykazał on do opodatkowania grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 3974 m2, budynki związane z działalnością gospodarczą 415,77 m2 i budowle o wartości 21.580 zł. Z załącznika dołączonego przez  podatnika wynika położenie poszczególnych składników majątkowych wykazanych w deklaracji, jednakże jedynie w przypadku 2 działek wskazał on ich numery, co umożliwiło ustalenie, kto zgodnie z zapisami geodezyjnymi jest posiadaczem nieruchomości. Organ podatkowy nie doprowadził do uzyskania wyjaśnień umożliwiających zweryfikowanie poprawności danych zawartych w  deklaracji,

- niedotrzymaniu  przez podatników wymienionych w zał. nr 3/2 pod poz. 5 i 7,  3/7 pod poz. 6 i terminu złożenia deklaracji podatkowych,

- nie wykazaniu przez podatnika wymienionego w zał. nr 3/4 pod poz. 4 gruntów sklasyfikowanych jako Lz Ł V – 0,07 ha, Ł VI – 0,09 ha. Zgodnie z art. 4 ust. 1 u.o.p.r. podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi:

1)  dla gruntów gospodarstw rolnych - liczba hektarów przeliczeniowych ustalana na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego;

2)  dla pozostałych gruntów - liczba hektarów wynikająca z ewidencji gruntów i budynków.

 Nieprawidłowość ta nie ma wpływu na wysokość należnego podatku ponieważ są one  z niego zwolnione na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. Zadeklarowany do zapłaty podatek ustalono zgodnie z zasadami art. 4 ustawy o podatku rolnym,

- stwierdzeniu rozbieżności pomiędzy dokumentami składanymi przez podatnika wymienionego w zał. nr 3/4  pod poz. nr 1 a z zapisami ewidencji gruntów i budynków.  Ustalono, że powierzchnia gruntów przedstawiana przez podatnika jest większa od geodezyjnej o wskazane w opisie następujące użytki rolne. Zgodnie z art. 4 ust. 1 podstawą opodatkowania podatkiem rolnym jest pow. gruntów wynikających z ewidencji gruntów i budynków. W związku z powyższym należy podjąć działania wyjaśniające mające na celu ustalenie faktycznej pow. gruntów pozostającej w posiadaniu podatnika oraz pow. gruntów rozdysponowanych,  

- nie wskazaniu  przez podatnika wymienionego w zał. nr 3/4 pod poz. 3 miejsca położenia wykazanych w deklaracji  gruntów, przez co nie można zweryfikować prawidłowości sporządzenia deklaracji. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że posiada on grunty w dzierżawie od Agencji Nieruchomości Rolnych,

- wykazaniu przez podatnika wymienionego w zał. 3/5 pod poz. 1 większej o 1,46 ha pow. gruntów leśnych od wynikającej z zapisów ewidencji gruntów i budynków. Stanowi to naruszenie art. 3 ustawy z dnia 30 października 2020r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.), a skutkuje zawyżeniem należnego podatku o 44 zł.

Natomiast kontrola prawidłowości i powszechności wymiaru podatku rolnego w grupie podatników będących osobami fizycznymi, ujawniła przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania (hektarów przeliczeniowych). Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej. Stwierdzono także przypadki nie złożenia wymaganej przepisem art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym informacji o gruntach – str. 47 - 48 protokołu kontroli.

W kontekście powyższych ustaleń należy stwierdzić, iż wskazane nieprawidłowości, dotyczące odpowiednio podatku rolnego, od nieruchomości, oraz leśnego w obu grupach podatników, były konsekwencją niewykonywania przez organ podatkowy czynności sprawdzających, które powinny być prowadzone stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

 Ustalono również, że przed wydaniem decyzji przyznających ulgi w zapłacie podatków, kontrolowany organ podatkowy nie przeprowadzał pełnego postępowania dowodowego, co skutkowało brakiem materiału dowodowego potwierdzającego, podnoszone we wnioskach podatników ubiegających się o ulgi, fakty wskazujące na ich trudną sytuację. Istotne znaczenie mają tu art. 120 i 121 § 1 Ordynacji podatkowej, z których wynika, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa oraz że postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Te dwie generalne zasady zobowiązują organ podatkowy aby w swym działaniu dochowywał szczególnej staranności i podejmował decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny i pozwoli na dogłębna analizę przesłanek wskazanych we wniosku. Należy zauważyć, że kontrola w sposób bezpośredni nie kwestionuje zasadności umorzenia, ale jedynie sposób prowadzenia postępowania, szczególnie w zakresie zebranego materiału dowodowego oraz formalno prawnej poprawności wydawanych decyzji. Wskazać trzeba także art. 180 Op, z którego wynika, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, organ podatkowy odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Z treści przywołanego artykułu wynika również, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej – str. 51 protokołu kontroli. Opis tamże zawarty wskazuje także, iż w decyzjach przyznających ulgi w zapłacie podatków umieszczano nieaktualną podstawę prawną a mianowicie artykuł 67 § 1, który został uchylony treścią art. 1 pkt 32 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 143, poz. 1199) zmieniającej m. in. ustawę Ordynacja podatkowa z dniem 1 września 2005 r. Aktualnie obowiązujący przepis to art. 67a § 1 Op..

      Z kolei kontrola dokonana w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej wykazała, że inkasentowi naliczono wynagrodzenie niezgodnie z zapisami uchwały Rady Gminy w Jasionówce Nr IX/38/07 z dnia 14 listopada 2007 roku w sprawie określenia zasad ustalania i poboru oraz terminów płatności i wysokości stawek opłaty targowej. Z zapisów uchwały wynika m.in. że z tytułu prowadzenia inkasa, inkasentowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 30% prawidłowo pobranych i terminowo odprowadzonych kwot. Z zapisów w ewidencji księgowej wynika, że inkasent dokonał wpłat pobranej opłaty w dniach 28.05.2010 – 245 zł, 21.10.2010r. – 315 zł oraz 29.12.2010r. – 120 zł. W myśl § 2 ust. 5 uchwały inkasent powinien odprowadzić zainkasowana opłatę do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu jej poboru. Z dokonanej analizy biletów opłaty targowej wynika, że w 2010 roku we wszystkich miesiącach inkasent dokonywał poboru opłaty. W kontekście przywołanego przepisu uchwały, mając na uwadze terminy, w których opłata została odprowadzona do kasy Urzędu, należy uznać, iż część wynagrodzenia została wypłacona z naruszeniem obowiązujących regulacji – str. 53 prot. kontroli.

         Weryfikując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych stwierdzono, iż wyjaśnienia wymaga prawidłowość opodatkowania pojazdu o nr rej. BMN 44HP (naczepa) wykazanego  przez podatnika wymienionego w zał. 3/7 pod poz. 10. Z deklaracji wynika, że dmc pojazdu wynosi 35,5 tony i wartość taką przyjęto do ustalenia stawki podatkowej wynoszącej 820 zł. Tymczasem zgodnie z art. 8 pkt 6 u.o.p.l. podstawą opodatkowania dla tego typu pojazdów jest dopuszczalna masa całkowita zespołu pojazdów (wraz z pojazdem silnikowym). A zatem dmc pojazdu stanowiącego przedmiot opodatkowania należy powiększyć o masę pojazdu silnikowego, który hipotetycznie będzie współpracował z podlegającą opodatkowaniu naczepą. Wówczas stawka podatkowego powinna być wyższa i wynosić odpowiednio 952,76 zł. Ponadto do obliczenia podatku wadliwie ustalono okres opodatkowania. Z deklaracji wynika, że okres opodatkowania wynosi 8 m-cy, jednakże pierwsza rejestracja na terenie RP nastąpiła w dniu 13.05.2010r. Zgodnie zatem z art. 9 ust. 4 u.o.p.l. obowiązek podatkowy, o którym mowa w ust. 1 i 2, powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego-od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty. Uwzględniając zatem ustalenia kontroli podatek za przedmiotowy pojazd powinien wynieść 556 zł (952,76 zł/12 m-cy*7 m-cy = 555,77 zł) – str. 54-55 protokołu kontroli.

W  trakcie analizy obowiązujących w kontrolowanej jednostce zasad rachunkowości stwierdzono, że w zakładowym planie kont, wprowadzonym zarządzeniem Wójta Gminy Jasionówka Nr 70/08 z dnia 10 marca 2008 roku nie przewidziano konta 226-długoterminowe należności budżetowe, służącego m.in. do ewidencjonowania należności zabezpieczone hipoteką, oraz kont pozabilansowych 990 i 991 służących do ewidencji rozrachunków z osobami trzecimi oraz inkasentami. Stanowiło to naruszenie wskazań § 11 ust. 1 pkt 7 oraz § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21czerwca 2006. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego Dz. U. Nr 112, poz. 761). Równocześnie ustalono, iż do dnia zakończenia kontroli, jednostka nieposiadała, w omawianym zakresie, uregulowań opartych o przepisy obowiązującego aktualnie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375 ze zm.) – str. 55-56 prot. kontroli.

Przeprowadzona kontrola ustaliła także nieprawidłowości w zakresie ustalania wynagrodzenia inkasentom podatków lokalnych. Opisana na stronie 58 protokołu kontroli sytuacja dotyczyła nie zaokrąglania wynagrodzeń do pełnych złotych. Artykuł 63 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, nakazuje aby wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrąglać do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.

            Kontroli poddano zagadnienie funduszu sołeckiego wyodrębnionego w budżecie gminy na 2010 rok. Analiza prawidłowości obliczenia wysokości środków przypadających poszczególnym sołectwom, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.), wykazała następujące nieprawidłowości (str. 62-65 protokołu kontroli):

a) jako podstawę obliczenia kwoty bazowej przyjęto liczbę mieszkańców gminy wynikającą z prowadzonego przez gminę zbioru danych stałych mieszkańców – 3.116. Zgodnie z ustawą, podstawą obliczenia kwoty bazowej jest liczba mieszkańców zamieszkałych na obszarze danej gminy, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy o dwa lata, ustalona przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Prawidłowo do ustalenia kwoty bazowej powinna być przyjęta liczba mieszkańców wynosząca 2.934 osoby,

b) błędnie wyliczono kwotę dochodów bieżących gminy, przyjętych jako podstawa obliczenia kwoty bazowej. Gmina za 2008 r. osiągnęła dochody w wysokości 6.925.928,39 zł, w tym dochody majątkowe wyniosły: 7.992 zł ze sprzedaży mienia i 180.450 zł z tytułu otrzymanej dotacji na inwestycje. Jako podstawa obliczenia kwoty bazowej przyjęto dochody bieżące w wysokości 6.859.559 zł, zamiast 6.737.486,39 zł.

Ustalona przez kontrolujących kwota bazowa powinna wynosić 2.296,35 zł, zamiast 2.201,40 zł. Kwota funduszu sołeckiego ogółem, wyliczona jako suma kwot należnych poszczególnym sołectwom, została zaniżona o 6.454,19 zł.

Kontrola dokumentów dotyczących rozliczenia inwentaryzacji pozostałych środków trwałych wykazała, że sprzęt zakwalifikowany jako nienadający się do dalszej eksploatacji o wartości 14.241,15 zł ujęto na oddzielnych drukach spisu z natury, na podstawie których dokonano jego wyksięgowania. Arkusze zostały podpisane przez byłego Wójta i Skarbnika. Kontrolującym nie okazano dokumentacji potwierdzającej fakt oraz sposób likwidacji sprzętu. Skarbnik Gminy wyjaśnił, że składniki te zostały spalone lub wywiezione na wysypisko śmieci. Badana jednostka nie posiada wewnętrznych procedur określających zasady dokumentowania likwidacji środków trwałych – str. 88 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych, na Skarbniku Gminy.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zaniechanie angażowania w finansowanie budżetu gminy środków niestanowiących dochodów lub przychodów budżetu danego roku.

2. Terminowe regulowanie zobowiązań.

3. Rozważenie powołania zastępcy Wójta, mając na uwadze regulacje prawne określające zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

4. Pełne odzwierciedlenie w zakresie czynności Skarbnika obowiązków i odpowiedzialności przypisanych temu stanowisku na podstawie art. 54 ustawy o finansach publicznych.

5. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

6. Zaniechanie zatwierdzania do wypłaty dowodów księgowych Biblioteki, mając na uwadze, że dysponowanie środkami w ramach planu finansowego należy do obowiązków dyrektora tej jednostki.

7. Zobowiązanie skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie przyjmowania na rachunek budżetu środków depozytowych; gromadzenie tego typu środków na wyodrębnionym rachunku, ewidencjonowanym w księgach Urzędu na koncie 139 „Inne rachunku bankowe”; przeniesienie na konto 139 środków depozytowych pozostających aktualnie na rachunku budżetu,

b) prowadzenie zapisów w ewidencji księgowej w sposób zapewniający ich jednoznaczne powiązanie z dokumentami księgowymi,

c) bieżące dokonywanie zapisów w ewidencji syntetycznej środków trwałych oraz uzgadnianie jej z danymi ewidencji analitycznej,

d) dokonywanie zapisów w ewidencji analitycznej środków trwałych w sposób wymagany ustawą o rachunkowości oraz przepisami wewnętrznymi,

e) naliczanie w księgach na koniec każdego kwartału odsetek od nieterminowo regulowanych należności za użytkowanie wieczyste,

f) ujmowanie w ewidencji księgowej Urzędu na koncie 221 zaległości i nadpłat wykazywanych przez urzędy skarbowe w sprawozdaniach Rb-27.

8. Zobowiązanie Skarbnika, któremu zakresem czynności wprost przypisano obowiązek sporządzania sprawozdań, do dołożenia należytej staranności przy przygotowywaniu danych sprawozdawczych w celu zapewnienia:

a) wykazywania w sprawozdaniach jednostkowych danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych,

b) wykazywania w sprawozdaniach zbiorczych danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych,

c) wykazywania danych w sprawozdaniach Rb-N, Rb-Z i Rb-ST zgodnie z zasadami określonymi instrukcjami sporządzania tych sprawozdań,

d) prawidłowego prezentowania danych w bilansie budżetu.

9. Wypełnianie, ustalonych przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia, obowiązków przekazywania podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych i planów finansowych oraz egzekwowanie od kierowników jednostek sporządzania i przedkładania Panu Wójtowi projektów planów finansowych.

10. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmian w uchwale określającej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na czas dłuższy niż 3 lata, mając na uwadze powinność objęcia jej regulacją zasad zawierania umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony.

11. W zakresie zawierania umów najmu lokali użytkowych:

a) zawieranie umów najmu na czas nieoznaczony po uzyskaniu zgody Rady Gminy – do czasu podjęcia przez Radę Gminy uchwały w wykonaniu wniosku pokontrolnego nr 10,

b) zawieranie z tym samym kontrahentem kolejnych umów najmu na czas oznaczony, dotyczących tej samej nieruchomości, w wyniku których łączny czas trwania najmu przekroczy 3 lata, po uzyskaniu zgody Rady Gminy,

c) sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem na okres dłuższy niż 3 miesiące.

12. W zakresie procedury zbywania nieruchomości:

a) pisemne powiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

b) ustalanie terminu wniesienia wadium w sposób umożliwiający komisji przetargowej stwierdzenie wpłaty wadium nie później niż 3 dni przed wyznaczonym terminem przetargu.

13. Przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie ustalenia stawek opłaty adiacenckiej.

14. Weryfikację prawidłowości sporządzenia sprawozdań Rb-PDP i Rb-27S za rok 2010.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających, wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

16. Zweryfikowanie, w przypadkach wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia, danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych w zakresie ich zgodności ze stanem faktycznym i obowiązującymi przepisami, odpowiednio ustaw: o podatku rolnym, podatku leśnym oraz o podatkach i opłatach lokalnych. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie finansowym.

17. Naliczanie wynagrodzenia z tytułu poboru opłaty targowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

18. Uzupełnienie przyjętych zasad rachunkowości o normy wynikające z aktualnie obowiązujących przepisów.

19. Stosowanie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.

20. Wskazywanie aktualnej podstawy prawnej w decyzjach podatkowych, w tym także przyznających ulgi w zapłacie podatków.

21. Naliczanie wynagrodzenia inkasentom z uwzględnieniem obowiązujących zasad, wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

22. Przyjmowanie prawidłowych danych przy obliczaniu kwoty bazowej, o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim, mając na uwadze błędy opisane w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

23. Opracowanie procedur wewnętrznych określających zasady przeprowadzania i dokumentowania likwidacji środków trwałych nienadających się do eksploatacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 Zastępca  Prezesa

  Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku