Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Wizna

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 października 2011 roku (znak: RIO.I.6001-6/11), o treści jak niżej:

Pan

                                                                                              Zbigniew Sokołowski

Wójt Gminy Wizna

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wizna za 2010 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wizna na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, inwentaryzację, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała, że zakres czynności Skarbnika Gminy nie odnosił się do wszystkich obowiązków i zakresu odpowiedzialności, które przypisane są temu stanowisku postanowieniami art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Zakres czynności Skarbnika został uzupełniony w trakcie kontroli – str. 3 protokołu kontroli.

W obrębie zagadnień związanych z organizacją i funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych stwierdzono, że prowadzony dla Biblioteki Publicznej rejestr instytucji kultury jest niekompletny w świetle wymagań postawionych przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80 ze zm.). Prowadzony przez jednostkę rejestr składa się jedynie z działu I „Oznaczenie instytucji kultury”, podczas gdy zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia powinien składać się z czterech działów i zawierać wskazane rozporządzeniem informacje – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola funkcjonowania jednostek oświatowych wykazała, że nie została podjęta przez Radę Gminy uchwała regulująca kwestię prowadzenia przez Szkołę Podstawową w Wiźnie obsługi administracyjnej i finansowej szkół z terenu gminy Wizna. Unormowanie sposobu wykonywania wspólnej obsługi jednostek oświatowych należy do kompetencji Rady Gminy zgodnie z art. 5 ust. 9 w zw. z  art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 5 protokołu kontroli.

Analiza obowiązującej w okresie objętym kontrolą dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, dokonana pod kątem przepisów ustawy z dnia 29 września 2004 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała rozbieżności między wykazem kont w zakładowym planie kont i kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji, uwidocznionymi w zestawieniu obrotów i sald kont za okres 2010 r. Rozbieżności polegały na nieprowadzeniu w księdze głównej budżetu i Urzędu szeregu kont przewidzianych regulacjami wewnętrznymi.

Od dnia 1 stycznia 2011 r., obowiązują zasady rachunkowości wprowadzone zarządzeniem Pana Wójta z dnia 31 grudnia 2010 r., oparte o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Na podstawie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej budżetu i Urzędu za okres od 1 stycznia do 31 marca 2011 r. stwierdzono, iż w stosunku do przyjętego wykazu kont nadal w księgach nie występuje szereg kont, tj. w planie kont dla budżetu: 135, 140, 225, 250, 290, 903, 904, 962 i 968, zaś w planie kont dla Urzędu: 014, 015, 016, 030, 073, 140, 141, 226, 400, 760, 761, 770, 771, 840. Analiza ewidencjonowanych w jednostce operacji prowadzi do wniosku, że przy opracowywaniu obecnie obowiązującego zakładowego planu kont nie uwzględniono zasad wynikających z § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., ponieważ w przyjętym wykazie znajdują się konta, które nie mają obecnie zastosowania w jednostce (np. 968 w ewidencji budżetu czy 030 w ewidencji Urzędu). Ponadto należy wskazać na potrzebę prowadzenia m.in. kont 226, 400, 760 i 761 w ewidencji Urzędu, ponieważ w jednostce zachodzą operacje podlegające ewidencji na tych kontach, zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Między innymi w 2010 r., w konsekwencji braku konta 760 „Pozostałe przychody i koszty operacyjne”, wszystkie przychody ujmowano na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe” – str. 11-12, 16 i 49 protokołu kontroli.

W zakresie ewidencji operacji dotyczących obrotu środkami pieniężnymi stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie funkcjonuje wyodrębniony rachunek bankowy dla Urzędu Gminy. Obroty związane z dochodami Urzędu nie były księgowane w ewidencji jednostki budżetowej na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” – w tym celu wykorzystywano konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, które przy wspólnym rachunku bankowym nie powinno występować w księgach rachunkowych w świetle zasad określonych przepisami przywołanych wyżej rozporządzeń Ministra Finansów. Na koncie 222 w ewidencji Urzędu księgowano na podstawie dowodów PK dochody z dotacji i subwencji oraz inne dochody nieprzypisane – z kontem przychodów (raz na kwartał), a także dochody podlegające przypisaniu (np. czynsze) zapisem Wn 222 – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (miesięcznie lub kwartalnie), a ich przypis Wn 221 – Ma konto przychodów. Saldo konta 222 ulegało likwidacji w wyniku przeksięgowania zrealizowanych dochodów na fundusz jednostki (na stronę Wn konta 800-2 „Fundusz środków obrotowych”). W zakresie wydatków budżetowych realizowanych przez Urząd dokonywano, na podstawie wyciągów bankowych do rachunku budżetu, księgowań na koncie 130 (bez ujmowania tych operacji na koncie 133 „Rachunek budżetu”). Suma zrealizowanych wydatków Urzędu raz na kwartał ujmowana była w ewidencji budżetu zapisem Wn 902 „Wydatki budżetu” – Ma 133. Wynikiem takiego sposobu ewidencjonowania operacji był brak bieżącej zgodności między zapisami na koncie 133 a danymi wyciągów bankowych w zakresie obrotów i sald, uwidocznionych w ewidencji banku, co narusza zasady funkcjonowania konta 133.

Od 1 stycznia 2011 r. dokonano modyfikacji w opisie zasad funkcjonowania niektórych kont (w szczególności konta 222, 223, 902, 130), dostosowując ich opis do stosowanej praktyki. Należy jednakże wskazać, że zastępowanie konta 130 kontem 222 dla potrzeb ewidencji zrealizowanych dochodów budżetowych nie ma umocowania w zasadach opracowywania planów kont, zawartych w § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., jak również w określonych rozporządzeniem zasadach funkcjonowania kont 130 i 222 – str. 12-13 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokonywanych w nich zapisów wykazało inne przypadki naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości, obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... oraz przepisów wewnętrznych, polegające w szczególności na:

a) wykorzystywaniu konta 800 w ewidencji Urzędu do księgowania operacji niezgodnych z jego treścią ekonomiczną, co skutkowało tym, że zapisy na koncie 800 nie zapewniały możliwości ustalenia prawidłowych kwot zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Dla funduszu jednostki prowadzono konta syntetyczne: 800-1 „Fundusz środków trwałych”, 800-2 „Fundusz środków obrotowych” i 800-3 „Fundusz środków na inwestycje”, które na koniec 2010 r. wykazywały następujące salda: 800-1 – Ma 13.311.322,41 zł, 800-2 – Wn 8.868.705,46 zł i 800-3 – Ma 215.493,87 zł. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 800, zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, konto to może wykazywać jedynie saldo Ma; ponadto operacje dotyczące przyjęcia środków trwałych z inwestycji księgowano – zamiast zapisu Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” – zapisami Wn 800-3 – Ma 080 oraz Wn 011 – Ma 800-1, co powodowało zawyżenie obrotów na kontach prowadzonych w ramach konta 800 – str. 15-16 protokołu kontroli,

b) niewłaściwym prowadzeniu ewidencji szczegółowej do kont 222 i 223 „Rozliczenie wydatków budżetu” w ewidencji budżetu. Stwierdzono, iż analitycznie wymienione konta zostały podzielone na dwa konta, z których jedno dotyczyło rozliczeń dochodów i wydatków budżetowych szkół (łącznie dla 4 jednostek budżetowych), zaś drugie rozliczeń dochodów i wydatków OPS. Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont 222 i 223, ewidencję szczegółową należy prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów i wydatków budżetowych – str. 18-19 protokołu kontroli,

c) nieujęciu na koncie 310 „Materiały” (wraz ze zmniejszeniem kosztów) wartości ustalonego w drodze inwentaryzacji stanu opału i paliwa, wynoszącej na dzień 31 grudnia 2010 r. 19.877,85 zł, co narusza postanowienia art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy – str. 146-147  protokołu kontroli,

d) niewłaściwym, w świetle zasad funkcjonowania konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, ujmowaniu na tym koncie operacji polegających na zakupie paliwa a następnie rozliczaniu jego zużycia. Przyjęta praktyka polegała na ewidencjonowaniu zakupu paliwa zapisem Wn 234 – Ma 130, zaś rozliczaniu jego zużycia zapisem Wn 400 – Ma 234. Na koniec 2010 r. konto 234-1 „Zakup paliwa” wykazywało saldo Wn w wysokości 3.812,85 zł. Brak uzasadnienia dla wykazywania takich sald na koncie 234, ponieważ w badanej jednostce przyjęto zasadę odnoszenia pełnej wartości zakupionego paliwa bezpośrednio w koszty, zaś pracownicy nie otrzymują zaliczek na zakup paliwa – str. 147 protokołu kontroli,

e) niezachowaniu częstotliwości sporządzania raportów kasowych określonej Instrukcją kasową, w której postanowiono, że zamknięcia raportu dokonuje się w okresach kilkudniowych, nie dłuższych niż 5 dni. W wyniku kontroli ustalono, iż sporządzano w miesiącu jeden raport kasowy – str. 30 protokołu kontroli,

f) nieprzestrzeganiu wewnętrznych zasad ewidencji pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”; do ewidencji ilościowo-wartościowej ujmowano przedmioty o wartości poniżej 500 zł, mimo, że przepisy wewnętrzne jednostki stanowią o ujmowaniu w tej ewidencji pozostałych środków trwałych o wartości przekraczającej 500 zł – str. 146 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych wykazała, że spis z natury stanu paliwa przeprowadzono na dzień 30 grudnia 2010 r., tj. niezgodnie z brzmieniem art. 26 ust. 1 pkt 1 w zw. z 26 ust. 3 pkt 1 i art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, według których inwentaryzacja materiałów odpisywanych w koszty w trakcie roku winna być przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego – str. 147 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej wykazała, że część wydatków w ramach zadania „Urządzenie miejsc do wypoczynku Sieburczyn, Srebrowo, Stare Bożejewo oraz wyposażenie świetlicy wiejskiej w Wiźnie” nie miała charakteru majątkowego, mimo czego zaliczono je do wydatków inwestycyjnych. Uchybienie, na łączną kwotę 16.653 zł, dotyczyło zakupu stołów konferencyjnych oraz krzeseł, który należało ująć w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Zakupione meble – mimo sklasyfikowania wydatku jako inwestycyjnego – przyjęto na stan pozostałych środków trwałych (konto 013) – str. 121 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej, objętej badaniem pod kątem przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247), stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) brak jednostkowych sprawozdań Rb-27S, Rb-Z i Rb-N niektórych jednostek budżetowych. Braki w zakresie kompletności sporządzanej sprawozdawczości dotyczyły 3 jednostek oświatowych, których dane zawierano w sprawozdaniach Szkoły Podstawowej w Wiźnie. Wniosek dotyczący zapewnienia sporządzania sprawozdań jednostkowych dla szkół obsługiwanych przez Szkołę Podstawową w Wiźnie przekazano dyrektorowi SP w Wiźnie w wystąpieniu wystosowanym po kontroli problemowej szkoły. Zwrócenia uwagi Panu Wójtowi wymaga jednakże, iż winien Pan – jako organ przyjmujący sprawozdania – zapewnić prawidłowość wypełniania obowiązków sprawozdawczych przez podległe jednostki (w szczególności w zakresie wskazanym w § 6 i 9 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej). Stwierdzony stan faktyczny wskazuje na brak należytego nadzoru – str. 24 protokołu kontroli,

b) niesporządzanie przez Pana Wójta jednostkowych kwartalnych sprawozdań Rb-Z i Rb-N Urzędu. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, w przypadku jednostki samorządu terytorialnego tzw. własne sprawozdanie jednostkowe winno obejmować swym zakresem zarówno urząd będący jednostką budżetową, jak i jej organ – str. 24 protokołu kontroli,

c) niesporządzanie przez Pana Wójta miesięcznych jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S (z wyjątkiem sprawozdań za miesiące kończące kwartał); okazano drukowane co miesiąc zestawienia dochodów i wydatków, jednakże nie odpowiadały one drukom sprawozdań określonym załącznikami nr 19 i 20 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz nie były opatrzone podpisami, co uniemożliwia uznanie ich za sporządzoną sprawozdawczość – str. 24-25 protokołu kontroli,

d) sporządzenie jednostkowego sprawozdania Rb-27S za 2010 r., którego dane były niezgodne z wykazanymi na koncie 901 „Dochody budżetu”, podlegającymi ujęciu w sprawozdaniu jednostkowym jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu. Okazane kontrolującym sprawozdanie Rb-27S, określone jako jednostkowe, wykazuje kwotę dochodów w wysokości 10.176.128,49 zł, na którą składały się dane z konta 901-1 (tzw. dochody własne pomniejszone o dochody innych jednostek budżetowych) oraz z konta 901-5 (dochody z subwencji i dotacji); nie zawierało ono danych o dochodach z udziałów w podatkach dochodowych. (Okazano także inne sprawozdanie określone jako jednostkowe, w którym suma zrealizowanych dochodów stanowiła kwotę 11.606.459,01 zł i oznaczała całość dochodów budżetowych łącznie z dochodami innych jednostek budżetowych, w związku z czym zawierało ono dane właściwe dla sprawozdania zbiorczego). W wyniku kontroli ustalono, iż prawidłowo sprawozdanie jednostkowe Rb-27S Urzędu i budżetu powinno wykazywać dochody w kwocie 11.541.700,71 zł, na którą składały się wszystkie pozyskane w 2010 r. dochody z wyłączeniem dochodów zrealizowanych przez inne niż Urząd jednostki budżetowe. Należy wskazać, iż powodem opisanego stanu mógł być sposób prowadzenia ewidencji do konta 901, który nie zapewniał danych umożliwiających sporządzenie jednostkowego sprawozdania Rb-27S. Ustalenie danych musiało bowiem polegać na odjęciu od kwot wynikających z subkont konta 901 dochodów zrealizowanych przez inne jednostki budżetowe. Analogiczne, jak stosowane w 2010 r., rozwiązania przewiduje zakładowy plan kont obowiązujący od 1 stycznia 2011 r. – str. 14-15 protokołu kontroli,

e) różnicę w wysokości 232.170,72 zł pomiędzy danymi jednostkowych sprawozdań Rb-28S poszczególnych szkół a tzw. „sprawozdaniem zbiorczym” szkół w zakresie wydatków wykonanych. Jak ustalono, dotyczyła ona wydatków poniesionych w rozdziale 80113 „Dowożenie uczniów do szkół”, które wykazano jedynie w tzw. „sprawozdaniu zbiorczym”, przedłożonym do Urzędu wraz ze sprawozdaniami jednostkowymi szkół. Wydatki w rozdziale 80113 objęte były planem finansowym Szkoły Podstawowej w Wiźnie, a zatem powinny zostać uwzględnione w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S tej szkoły. Należy wskazać, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania zbiorcze powinny być przez Pana Wójta sporządzane na podstawie sprawozdań jednostkowych. Brak wydatków w rozdziale 80113 w sprawozdaniu jednostkowym szkoły mógł być uzupełniony w przypadku należytego wykonywania obowiązku kontroli sprawozdań jednostkowych (§ 9 rozporządzenia) – str. 26 protokołu kontroli.

Z analizy sprawozdania Rb-NDS oraz danych ewidencji księgowej wynika uchybienie w zakresie kwoty wykonanych przychodów dotyczących wolnych środków w wysokości 880.000 zł. Kontrola wykazała, że podlegające wykazaniu przez jednostkę wolne środki (faktycznie posiadane na początek 2010 r.) stanowiły kwotę 750.784 zł – str. 88 protokołu kontroli.

W wyniku analizy procedury opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych oraz ich projektów stwierdzono, że Pan Wójt nie wywiązał się z obowiązków wynikających z art. 248 ust. 1 i art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych i nie przekazał jednostkom budżetowym informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych oraz ich projektów. Jak wynika z ustaleń kontroli, jako projekty planów finansowych traktowano dokumentację planistyczną przekazaną przez jednostki przed opracowaniem projektu uchwały budżetowej. Mimo braku dowodów na przekazanie kierownikom informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z podjętej uchwały budżetowej, okazano plany finansowe podległych jednostek (niezawierające daty).

Ponadto nie został sporządzony plan finansowy Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, o którym mowa w art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych – str. 36-37 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości (str. 49-57 protokołu kontroli) wykazała, iż stosowanym przez gminę trybem ich zbycia były przetargi pisemne nieograniczone. Z przepisów art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) wynika, iż przetarg ustny ma na celu uzyskanie najwyższej ceny, zaś przetarg pisemny wybór najkorzystniejszej oferty. Jak wymagają przepisy art. 38 ust. 2 tego aktu, w ogłoszeniu o przetargu podaje się m.in. warunki przetargu, które mają szczególne znaczenie w przypadku przetargu pisemnego, gdyż jego celem jest wybór najkorzystniejszej oferty. Poza tym, z treści § 21 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.) wynika, iż przy wyborze oferty komisja przetargowa bierze pod uwagę zaoferowaną cenę oraz inne kryteria wpływające na wybór najkorzystniejszej oferty ustalone w warunkach przetargu. Zgodnie z zasadą jawności postępowania, wszystkie kryteria oceny ofert powinny być jawne dla uczestników przetargu (czyli podane w ogłoszeniu lub zamieszczone w dodatkowych warunkach przetargu). W skontrolowanych procedurach przetargowych ani z ogłoszenia, ani z innych dokumentów nie wynikały inne niż podanie ceny warunki przetargu. W wyjaśnieniu w sprawie przyczyn zastosowania trybu przetargu pisemnego nieograniczonego Pan Wójt wskazał m.in., że poprzez zorganizowanie przetargu pisemnego chcieliśmy poszerzyć grono zainteresowanych kupnem działki rekreacyjnej na terenie naszej gminy i umożliwić złożenie ofert dla osób, które mieszkają w dużej odległości i przyjazd na przetarg wiązałby się z koniecznością brania urlopu i pokonania wielu kilometrów. Umożliwiając złożenie oferty dla większej liczby osób mieliśmy na uwadze możliwość uzyskania większej ceny.

Oprócz tego badanie procedury sprzedaży nieruchomości (wskazanych w protokole kontroli) wykazało następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości:

a) niezamieszczenie ogłoszenia o przetargu na stronach internetowych Urzędu, co narusza art. 38 ust. 2 ustawy oraz § 6 ust. 7 rozporządzenia, a także brak dokumentacji świadczącej o podaniu ogłoszenia do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości,

b) brak w treści ogłoszenia o przetargu pisemnym nieograniczonym niektórych elementów wymaganych przepisami § 16 rozporządzenia: terminu i miejsca, w którym można się zapoznać z dodatkowymi warunkami przetargu (pkt 5), terminu i miejsca części jawnej przetargu (pkt 6), informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży (pkt 9),

c) błędne wyznaczenie terminu składania ofert; termin składania ofert upływał później niż 3 dni przed terminem przetargu, co stanowiło naruszenie § 17 ust. 1 rozporządzenia,

d) niesprecyzowanie w informacji o odwołaniu przetargu przyczyn jego odwołania; podanie przyczyn odwołania jest wymagane przez art. 38 ust. 4 ustawy,

e) niepowiadomienie na piśmie osoby ustalonej jako nabywca o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia); w innym postępowaniu stwierdzono natomiast pisemne powiadomienie po upływie 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu,

f) niepodanie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, czym naruszono art. 35 ust. 1 ustawy,

g) niezawarcie w wykazie informacji wymaganej przez art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy, dotyczącej terminu do złożenia wniosku osobom, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia na postawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

h) wyznaczenie terminu przetargu z naruszeniem wymogu upływu co najmniej 30 dni, które powinny upłynąć między podaniem ogłoszenia do publicznej wiadomości a terminem przetargu, czym naruszono § 6 ust. 1 rozporządzenia,

i) ustalenie terminu wniesienia wadium na 2 dni przed terminem przetargu, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 6 rozporządzenia, zgodnie z którym wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty,

j) brak pisemnego powiadomienia, skierowanego przez przewodniczącego komisji przetargowej do oferentów, o wyniku przetargu pisemnego, wbrew wymogom § 23 ust. 2 rozporządzenia.

Kontrola realizacji dochodów z najmu lokali oraz dzierżawy gruntów (str. 38-48 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) nie sporządzano w badanych przypadkach wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, czym naruszono przepisy art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) zawyżono – w stosunku do postanowień umowy – wysokość czynszu dzierżawnego od PTC sp. z o.o., co wynikało z przyjmowania do obliczenia czynszu kursu USD z niewłaściwego dnia; łącznie w 2010 r. zawyżono czynsz o kwotę 110,17 zł,

c) w odniesieniu do dwóch kontrahentów nie naliczono odsetek za nieterminową płatność.

Do dnia przeprowadzenia kontroli Rada Gminy Wizna nie uchwaliła stawek procentowych opłaty adiacenckiej, zarówno na podstawie art. 146 ust. 2 (w związku z ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym budową urządzeń infrastruktury technicznej), jak i art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami (w związku ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym jej podziałem na wniosek właściciela). Realizując zalecenia z poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO Pan Wójt przedłożył Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie wysokości stawki procentowej opłaty adiacenckiej, jednakże radni w głosowaniu jednogłośnie odmówili jej przyjęcia – str. 58 protokołu kontroli.

     W wyniku badania prawidłowości udzielania dotacji na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) niezawarcie w treści ogłoszenia o konkursie informacji o zrealizowanych przez gminę w roku ogłoszenia konkursu oraz w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym, wymaganej przepisem art. 13 ust. 2 pkt 7 ustawy – str. 103 protokołu kontroli,

b) niezamieszczenie ogłoszenia o konkursie ofert na łamach dziennika o zasięgu lokalnym, co wynikało z art. 13 ust. 3 ustawy (w stanie prawnym obowiązującym od 12 marca 2010 r. zamieszczenie ogłoszenia w prasie ma charakter fakultatywny) – str. 103 protokołu kontroli,

c) przyjęcie ofert, w których brak było aktualnego odpisu z rejestru potwierdzającego status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących oraz sprawozdania merytorycznego i finansowego za ostatni rok, czyli dokumentów wymaganych jako załączniki do oferty przez obowiązujące w okresie objętym kontrolą rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207). Obecnie obowiązujące rozporządzenie MPiPS w tej sprawie z dnia 15 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 6, poz. 25) wymaga dołączenia do oferty kopii aktualnego odpisu z KRS, innego rejestru lub ewidencji oraz – ewentualnie – upoważnienia do działania w imieniu oferenta, jeżeli składana jest oferta wspólna i wybrano inny sposób reprezentacji podmiotów niż wynikający z właściwego rejestru – str. 104 i 106 protokołu kontroli,

d) przyjęcie ofert, w których nie zostały wypełnione pozycje dotyczące ilości jednostek, kosztu jednostkowego oraz rodzaju miary, wskazane we wzorze oferty (część III „Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania”) w przywołanym rozporządzeniu MPiPS z dnia 27 grudnia 2005 r. Analogiczne dane wymagane są wzorem oferty zawartym w obecnie obowiązującym rozporządzeniu MPiPS z dnia 15 grudnia 2010 r. – str. 104 i 106 protokołu kontroli,

e) niezawarcie w umowie z KS „SKRA” Wizna zapisu zobowiązującego zleceniobiorcę do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, który wynikał z wzoru umowy zawartego w przepisach rozporządzenia MPiPS z dnia 27 grudnia 2005 r. (§ 5 załącznika nr 2). Obowiązek wyodrębnienia w ewidencji księgowej przez dotacjobiorcę środków otrzymanych na realizację umowy wynika także z art. 16 ust. 5 ustawy – str. 105 protokołu kontroli,

f) niedokonywanie formalnych zmian zapisów umów w części dotyczącej kalkulacji kosztów podlegających finansowaniu z dotacji. Przykładowo, analiza sprawozdania końcowego przedłożonego przez KS „SKRA” Wizna wykazała, iż spośród 9 pozycji rodzajowych kosztów tylko w jednej „Ekwiwalent za dojazdy zawodników” suma kwoty dotacji wskazanej w umowie odpowiadała sumie poniesionych kosztów podlegających rozliczeniu z dotacji. O wskazanych różnicach podmiot dotowany poinformował w sprawozdaniu (część III „Informacje dodatkowe”), w którym zawarł jednocześnie prośbę o przesunięcie wydatków między pozycjami i ich uznanie. Należy wskazać, iż we wzorze umowy, określonym przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej, jako załącznik został wymieniony m.in. zaktualizowany kosztorys, co wskazuje na obowiązek bieżącego jego aktualizowania – str. 105-107 protokołu kontroli,

g) przyjęcie sprawozdań naruszających wymóg, określony w pouczeniu do sporządzania sprawozdań zawartym w rozporządzeniu MPiPS z dnia 27 grudnia 2005 r., dotyczący obowiązku wskazania numerów dokumentów księgowych. Poza tym stwierdzono brak dat dowodów księgowych. W tym zakresie sprawozdania uniemożliwiały pozyskanie rzetelnych danych o sposobie wykorzystania środków, co nie zostało zweryfikowane przez dotującego – str. 105-107 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji wydatków na podróże służbowe (str. 92-94 protokołu kontroli) stwierdzono uchybienia naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz regulacje wewnętrzne, polegające na tym, że:

a) w przypadku podróży odbywanych samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy brak jest wniosków pracowników o dobycie podróży samochodem prywatnym, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia; wymóg złożenia pisemnego wniosku oraz jego wzór określa zarządzenie Pana Wójta z 21 lutego 2007 r.,

b) w poleceniach wyjazdu służbowego o nr 315 i 321 jako środek lokomocji wskazano PKS; delegowani przy rozliczeniu kosztów podróży oświadczyli, iż bilety zostały zagubione, zniszczone. Zgodnie z przywołanym wyżej zarządzeniem Pana Wójta, w przypadku braku możliwości przedłożenia biletu (np. zagubienia) należy przedstawić odpowiednie oświadczenie wyjaśniające, w którym zawarte są wszystkie dane dotyczące danego dokumentu, tj. w szczególności cena biletu, miejsce podróży, data odbytej podróży; takie oświadczenia nie zostały złożone przez delegowanych. Ponadto należy wskazać, że zgodnie z § 8a ust. 3 rozporządzenia, składanie pisemnych oświadczeń o poniesionych wydatkach i braku ich udokumentowania jest przewidziane jedynie dla sytuacji, w których uzyskanie rachunku nie było możliwe, a nie w przypadku jego utraty przez delegowanego,

c) polecenie wyjazdu służbowego Sekretarza o nr 327 wystawione zostało na dzień 22 grudnia 2010 r. do miejscowości Rutki – Szkoła Podstawowa; dodatkowo na podstawie tego samego polecenia wyjazdu rozliczono podróż do Łomży 23 grudnia 2010 r. W trakcie kontroli ustalono, że w ewidencji podróży służbowych przy delegacji o nr 327 widnieją daty wyjazdu: 22, 23 grudnia 2010 r. i miejsca wyjazdu: Rutki i Łomża; stosownie do § 2 rozporządzenia, pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej; w podpisanym przez pracodawcę poleceniu wyjazdu brak delegowania do Łomży na dzień 23 grudnia 2010 r.

W zakresie planowania i realizacji wydatków na realizację programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz programu przeciwdziałania narkomanii ustalono, że wydatki w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” wyniosły w 2010 r. 38.521,13 zł przy planie 45.270zł. Planowane dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu wynosiły 45.270 zł, a ich wykonanie zamknęło się kwotą 45.462,75 zł. Różnica pomiędzy uzyskanymi dochodami a wykonanymi wydatkami wyniosła zatem 6.941,62 zł. W 2009 r. wydano z kolei w rozdziale 85154 o 6.140,40 zł mniej niż wykonane dochody z opłat za zezwolenia. Niższego wykonania wydatków nie uwzględniono przy planowaniu wydatków na rok 2010 – ujęto je w wysokości równej planowanym dochodom. W budżecie gminy na 2011 r. w rozdz. 85154 zaplanowano wydatki na kwotę 47.620 zł, zaś dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu zaplanowano na kwotę 46.320 zł (czyli jedynie o 1.300 zł więcej, podczas gdy w latach 2009-2010 nie przeznaczono na realizację wskazanych programów dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu w wysokości 13.082,02 zł). Stosownie do art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu mają być wykorzystywane na realizację wymienionych programów i nie mogą być przeznaczane na inne cele – str. 96-97 protokołu kontroli.

W Urzędzie Gminy Wizna nie zostały ustanowione pisemne procedury wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 określa, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług. Analiza okazanej dokumentacji w zakresie wydatków remontowych oraz innych wydatków bieżących wykazała, iż zwyczajowe, nieuregulowane w sposób formalny procedury są stosowane – pisemne (ocenione poniżej) lub telefoniczne (bez udokumentowania na piśmie) – str. 122 protokołu kontroli.

Kontroli poddano procedurę wyłonienia dostawców żwiru, żużlu i pospółki. Z zaproszenia do składania ofert wynika, że stosowano tryb zapytania o cenę, mimo tego, że wartość szacunkowa zamówienia nie przekraczała 14.000 euro. W praktyce – poza wskazaniem na art. 71 Prawa zamówień publicznych w zaproszeniu do składania ofert – nie stosowano szeregu przepisów dotyczących tego trybu (m.in. nie sporządzono specyfikacji istotnych warunków zamówienia, brak oświadczeń wykonawców o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu). Na podstawie tego postępowania zawarto umowy z trzema wykonawcami. Dostawcą pospółki i żwiru w 2010 r. była także czwarta firma, z którą zawarto umowę po przedłożeniu przez dostawcę pisemnej oferty z własnej inicjatywy. Zaoferowane przez tego dostawcę ceny były niższe od złożonych w trakcie procedury „zapytania o cenę”. W wyjaśnieniu odnoszącym się do zastosowanych procedur wskazano m.in., iż powyższy tryb wybrano celem określenia ceny jednostkowej poszczególnych dostawców na poszczególny asortyment materiałów. (...) zastosowanie tego trybu wyłonienia dostaw materiałów a nie z wolnej ręki uznano za bardziej uzasadnione, ponieważ zamawiający w aktach spraw posiada wiarygodne dokumenty cenowe niż miałby w wersji ustnej lub telefonicznej.

W wyniku przeprowadzonego postępowania „zapytanie o cenę” zawarto umowy z trzema spośród czterech wykonawców, którzy złożyli oferty. Umowy dotyczyły dostaw pospółki, żwiru i żużlu w cenach wynikających z ofert, mimo że kształtowały się one na różnym poziomie u poszczególnych wykonawców. Kontrola wykazała, iż praktyczna realizacja zawartych umów skutkowała dokonywaniem zakupów przedmiotowych materiałów budowlanych (głównie żużlu) nie zawsze po najniższych cenach – odnośnie żużlu tańsza była oferta Stacji Paliw Usługi Transportowe P. Łada z Łomży (po 21,96 zł za tonę – zakupy na sumę 19.105,96 zł), lecz większą ilość kupiono od firmy Usługi Transportowe J. Leszczyński z Piątnicy (po 23,67 zł za tonę – zakupy na kwotę 44.624,11 zł); odnośnie pospółki tańsza była oferta KOP-TRANS J. Chrostowski z Jedwabnego (po 16 zł za tonę), lecz po zawarciu umowy z tą firmą zakupiono pospółkę u firmy PHU B. Skrodzka z Jedwabnego na sumę 5.410,94 zł (po 16,38 zł za tonę). Odnosząc się do tej kwestii wyjaśniono, iż dostawa materiałów winna odbywać się doraźnie np. uszkodzenie drogi po ulewnych opadach i innych nieprzewidzianych okolicznościach. Dlatego też przy pilnych potrzebach zachodziła konieczność skorzystania z dwóch lub trzech przewoźników lub nie było możliwości w tym okresie skorzystania z najtańszego przewoźnika, ponieważ miał on zawartą umowę na dostawę z innym zamawiającym lub wykonywał prace w innej jednostce. (...) Jak wynika z faktur na dostawę żużlu i pospółki w jednakowym okresie nie było dostawy dwóch dostawców lecz w innym okresie.

W kwestii ponoszenia wydatków na zakup wskazanych materiałów stwierdzono ponadto uchybienie polegające na nieustanowieniu procedur w zakresie wykonania i odbioru robót dokonywanych z zakupionych materiałów (z uwzględnieniem opisu, kto i kiedy wykonywał roboty z tych materiałów i czy zostały one faktycznie wbudowane). Jak bowiem ustalono, dostawy udokumentowane były w formie WZ wystawionych przez dostawców, które były kwitowane z reguły przez sołtysów lub mieszkańców poszczególnych miejscowości. Fakt fizycznego wbudowania zakupionych materiałów nie był zaś dokumentowany. W wyjaśnieniu w tej sprawie wskazano m.in., iż (...) po dostarczeniu i pokwitowaniu przez sołtysa, radnego lub innego mieszkańca dowód WZ dostarczany jest na stanowisko pracy w Referacie Inwestycji, Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa. Pracownik tego Referatu dokonuje kontroli wbudowania materiału w terenie a następnie po przedłożeniu faktury przez dostawcę po około tygodniu, dwóch, a nawet miesiąca, sprawdza tę ilość podpisując zgodność faktury, która następnie przekazywana jest do księgowości do realizacji. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, iż z okazanych faktur wynikało dostarczenie materiałów na drogi w poszczególnych miejscowościach na terenie gminy, a nie ich wbudowanie; poza tym nie okazano dowodów poświadczających fakt dokonania kontroli wbudowania materiałów przez pracowników Urzędu – str. 108-114 protokołu kontroli.

W zakresie ponoszenia wydatków o wartości do 14.000 euro zbadano ponadto procedurę zakupu stołów i krzeseł za 16.653 zł. Podobnie jak w opisanym wyżej postępowaniu wystosowano zapytania ofertowe do 5 firm, lecz bez powoływania się na przepisy Prawa zamówień publicznych. W treści zapytań ofertowych wskazano, iż zaprasza się do złożenia oferty cenowej na zakup 150 sztuk krzeseł i 30 sztuk stołów 6-osobowych (o sprecyzowanych w zapytaniu parametrach). Wymagano, aby do oferty dołączyć specyfikację techniczną proponowanych mebli ze zdjęciem lub wycinkiem z oferty katalogowej wizualizującej produkt. Zostały złożone 2 oferty, przy czym jedna z nich nie zawierała specyfikacji technicznej wymaganej przez zamawiającego – str. 120-121 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych wykazała, że w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, o którym mowa w art. 98 Prawa zamówień publicznych, błędnie wykazano jako usługę postępowanie na zakup ciągnika (jest to dostawa). Poza tym, w sprawozdaniu nie uwzględniono postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na usługę udzielenia kredytu długoterminowego na zadanie inwestycyjne „Przebudowa drogi gminnej – ul. Kopernika w Wiźnie” – str. 123 protokołu kontroli.

Czynności związane z przeprowadzaniem postępowań w sprawie zamówień publicznych wykonywały komisje przetargowe powoływane doraźnymi zarządzeniami Pana Wójta. Nie stwierdzono, aby uregulował Pan zasady działania komisji, tryb ich pracy oraz zakres obowiązków jej członków w sposób zapewniający sprawność działania, przejrzystość prac oraz indywidualizację odpowiedzialności członków komisji za wykonywanie czynności, jak tego wymaga art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Należy też dodać, że komisja jest zespołem pomocniczym zamawiającego działającym w zakresie określonym przez kierownika zamawiającego. Stwierdzono, iż w zarządzeniach Pana Wójta o powołaniu komisji przetargowych w ramach zakresu ich zadań błędnie – w świetle art. 20 ust. 3 Prawa zamówień publicznych – wskazywano na dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty. Zgodnie z przywołanym przepisem komisja nie dokonuje wyboru oferty a jedynie przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycje m.in. wyboru najkorzystniejszej oferty – str. 123 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy zbadanych postępowań ustalono ponadto, że we wszystkich błędnie określano warunki udziału w postępowaniu w zakresie wymogu ubezpieczenia wykonawcy od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. Zawarty w specyfikacjach wymóg dotyczący przedłożenia polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na określoną kwotę wykraczał poza zakres określony w art. 25 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z brzmieniem przywołanego przepisu, zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Katalog tych oświadczeń i dokumentów określają przepisy zawarte w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817). Zgodnie z nimi żądanie zamawiającego może ograniczać się do przedłożenia opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia (§ 1 ust. 1 pkt 10). Stanowisko to potwierdza wyrok z dnia 19 sierpnia 2009 r. Krajowej Izby Odwoławczej (KIO/UZP 1104/09). W postępowaniach objętych kontrolą oferenci wykazali się sumą ubezpieczenia wyższą od ceny ofertowej.

Podobnie należy ocenić określanie przez zamawiającego we wszystkich badanych postępowaniach wymogu przedłożenia informacji z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w której wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową, z zastrzeżeniem, iż z informacji ma wynikać dostępność środków w wysokości co najmniej 50% wartości złożonej oferty. W § 1 ust. 1 pkt 9 przywołanego wyżej rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wskazano, iż w celu wykazania spełniania warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, zamawiający może żądać informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. Na gruncie przywołanych przepisów zamawiający nie może wymagać, aby z informacji wynikała odstępność środków w wysokości co najmniej 50% wartości złożonej oferty. W praktyce wszyscy oferenci przedłożyli informacje z banku, z których wynikało, iż posiadają środki lub zdolność kredytową w rozmiarze wymaganym przez zamawiającego – str. 124-125 protokołu kontroli.

W postępowaniu na remont nawierzchni drogi w Bronowie stwierdzono nieprawidłowość polegającą na niezachowaniu wymogu z art. 38 ust. 4 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym zmienioną specyfikację istotnych warunków zamówienia należy zamieścić na stronie internetowej zamawiającego. Jak ustalono, w wyniku zapytania do specyfikacji złożonego przez jednego z wykonawców, jej treść uległa zmianie w zakresie warunków udziału w postępowaniu oraz terminu wykonania zadania. Poczynione w treści specyfikacji modyfikacje prowadziły także do zmiany treści ogłoszenia, którego częścią składową, zgodnie z przepisami art. 41 pkt 6 i 7 Prawa zamówień publicznych, jest termin wykonania zamówienia oraz warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. W związku z powyższym, stosownie art. 38 ust. 4a pkt 1 Prawa zamówień publicznych, zamawiający obowiązany był także zamieścić ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w BZP, czego nie uczyniono. W złożonym wyjaśnieniu wskazano, że udzieloną odpowiedź pisemną dla oferenta, który zadał pytanie oraz umieszczenie tej odpowiedzi na stronie internetowej jako załącznik do SIWZ uznano przez zamawiającego jako zmianę nieistotną w treści specyfikacji. W piśmie tym zweryfikowano także błąd w specyfikacji dotyczący terminu wykonania zadania na dzień 20 października 2010 r. uznając również za wystarczającą zmianę umieszczając na stronie internetowej. Dlatego też nie zamieszczono ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w BZP  – str. 132-133 protokołu kontroli.

W tym samym postępowaniu ujawniono sprzeczność w dokumentacji przetargowej. Jeden z załączników do specyfikacji stanowił kosztorys ofertowy zawierający 7 pozycji robót wraz z obmiarami oraz przedmiar robót zawierający 8 pozycji robót wraz z obmiarami. W stosunku do kosztorysu ofertowego przedmiar zawierał poz. 8 „Nawierzchnie z mieszanek mineralno-bitumicznych (warstwa ścieralna), dodatek za dalszy 1 km przewozu ponad 5 km – ilość 322,19 ton”. Należy dodać, iż 8 pozycji robót wymieniał także okazany kosztorys inwestorski (kosztorys inwestorski i przedmiar robót podpisane były przez autora, zaś kosztorys ofertowy nie był opatrzony podpisem). Sprzeczne ze sobą załączniki do specyfikacji zostały upublicznione w BIP. Jak ustalono, zawarte we wszystkich złożonych ofertach kosztorysy ofertowe zawierały dane odpowiadające danym wynikającym z kosztorysu ofertowego stanowiącego załącznik do specyfikacji (tj. odnosiły się do 7 pozycji robót). W wyjaśnieniu w sprawie sprzeczności wskazano m.in., iż do poz. 8 przyjęty był dodatek za dalsze 15 km (krotność – 15). Jednakże uznano na etapie opracowywania SIWZ i weryfikacji kosztorysu inwestorskiego, iż materiał „mieszanka mineralno-bitumiczna” winna być wyceniona przez oferenta jako loco plac budowy w poz. 7. Nieważne skąd była dostarczana, Łomża czy Suwałki, ponieważ jedynym kryterium przy wyborze oferty była najniższa cena, przy spełnieniu pozostałych warunków i wymagań. Dlatego też zamieszczone na BIP załączniki do SIWZ kosztorys ofertowy i przedmiar robót są 7 pozycyjne. Z kosztorysu ofertowego usunięto pozycję 8 nie zmniejszając wartości kosztorysu inwestorskiego jako wartości. Ustosunkowując się do wyjaśnienia należy wskazać, iż okazany przedmiar robót także zawierał 8 pozycji prac, a nie 7 jak wskazano w wyjaśnieniu – str. 135-136 protokołu kontroli.

Spośród innych nieprawidłowości w sferze udzielania zamówień publicznych należy wskazać na nieopisanie przedmiotu zamówienia w postępowaniach na remont drogi w Bronowie oraz urządzenie miejsc do wypoczynku we wsiach Sieburczyn, Srebrowo i Stare Bożejewo za pomocą specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, co stanowiło naruszenie art. 31 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych – str. 130 i 137 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarki nieruchomościami ustalono, że Pan Wójt nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew wymogom wynikającym z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Plan wykorzystania zasobu powinien zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 142-143 protokołu kontroli.

W wyniku analizy postanowień uchwały określającej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na czas dłuższy niż 3 lata, podjętej przez Radę Gminy Wizna w dniu 23 lutego 2007 r., stwierdzono, że zapisy uchwały dotyczące wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości nie zostały dostosowane do aktualnego brzmienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Uchwała powinna bowiem regulować także zasady zawierania tych umów na czas nieoznaczony (z tytułu i treści uchwały wynika zaś, że odnosi się ona jedynie do zasad wydzierżawiania i wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata). W związku z powyższym, do czasu określenia w uchwale zasad zawierania umów na czas nieoznaczony Pan Wójt może zawierać tego typu umowy wyłącznie za zgodą Rady Gminy – str. 142 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarowania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne wykazała, że nie wszystkie nieruchomości, z których korzystają jednostki oświatowe, zostały im formalnie przekazane w trwały zarząd. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej – str. 143 protokołu kontroli. Uregulowanie formalnych podstaw władania nieruchomościami przez szkoły jest warunkiem umożliwiającym właściwe dokonywanie czynności związanych z udostępnianiem nieruchomości, którymi szkoły faktycznie władają. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli problemowej przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową w Szkole Podstawowej w Wiźnie wynika m.in., że dyrektor SP w Wiźnie wynajął na okres powyżej 3 lat sklepik szkolny. W świetle uprawnień przysługujących trwałemu zarządcy nieruchomości zawarcie takiej umowy jest możliwe, jednakże wymaga uzyskania zgody organów gminy na jej zawarcie – art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Kontrola wykazała brak takiej zgody.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.      

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że do kompetencji jednego z pracowników wykonujących działania operacyjne w zakresie podatków należy również prowadzenie kasy Urzędu. W związku z czym, połączono w tym przypadku funkcje decyzyjne i kontrolne. Warunkiem skuteczności kontroli wewnętrznej jest stosowanie zasad wykluczających możliwość dokonywania przez jednego pracownika wszelkich czynności związanych z realizacją i dokumentowaniem danej operacji gospodarczej od początku do końca. W przeciwnym wypadku mogą wystąpić wątpliwości co do wiarygodności sporządzanych sprawozdań oraz przestrzegania zasad etycznego postępowania (art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). Należy również wspomnieć, że zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki – str. 59 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym oraz podatkiem leśnym wykazała nieprawidłowości polegające na nie przedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W wyniku działań kontrolnych organ podatkowy, stosownie do wskazań art. 272 Ordynacji podatkowej podjął działania w celu ustalenia stanu faktycznego i wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji – str. 64 i 70 protokołu kontroli.

Przeprowadzone badanie prawidłowości stosowania zwolnień i ulg w podatku rolnym pozwoliło ustalić 5 przypadków, wymienionych na stronach 65 – 66 protokołu kontroli, niewłaściwego ustalenia okresu zwolnienia gruntów z tytułu ich nabycia, naruszające art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym.

Ponadto w aktach dotyczących ulg inwestycyjnych stwierdzono brak zestawień poniesionych wydatków inwestycyjnych. Naruszono tym samym normę zawartą w art. 13d ust. 2 ustawy o podatku rolnym. Również w trzech decyzjach zastosowano niewłaściwy termin udzielenia ulgi – str. 67 – 68 protokołu kontroli. 

Kontrola zagadnień z zakresu opłaty skarbowej wykazała w próbie związanej z zaświadczeniami o wielkości użytków rolnych 5 przypadków zastosowania niewłaściwej podstawy prawnej zwolnienia od opłaty. Naruszono tym samym przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635 z późn. zm.) – str. 77 protokołu kontroli.

Ustalono, że Rada Gminy Wizna nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej. Przyczyną tego stanu rzeczy był brak projektu, który powinien Radzie, w dbałości o kompletność dochodów, przedłożyć Wójt Gminy – str. 78 protokołu kontroli.

Badanie terminowości, powszechności i prawidłowości doręczania decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (nakazów płatniczych) wykazało, że kilka decyzji nie zostało doręczonych na 14 dni przed terminem płatności podatku wynikającym z treści art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 3 ustawy o podatku leśnym. Zgodnie z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia, o czym informacja winna być zawarta w treści decyzji – str. 78 protokołu kontroli.      

Analiza regulacji wewnętrznych urzędu wykazała, że w instrukcji do prowadzenia ewidencji księgowej przy użyciu komputera nie określono aktualnie użytkowanej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jej eksploatacji a także systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Wymóg ten wynika z treści art. 10 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 85 protokołu kontroli.    

Z kolei weryfikacja działań organu podatkowego związana z prowadzeniem kontroli podatkowych wykazała, że Urząd Gminy Wizna, w regulacjach wewnętrznych nie zawarł zasad przeprowadzania kontroli podatkowych i nie ustalił planu kontroli. Organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzanie w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W przepisach prawa podatkowego określono prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego, sposób prowadzenia czynności kontrolnych i ich dokumentowanie, a także czynności, jakie mogą wykonywać kontrolujący. Brak jest natomiast uregulowań dotyczących częstotliwości i zakresu kontroli, przez co należy uznać, że jest to w gestii organu podatkowego. Wyjątkiem są podatnicy będący przedsiębiorcami. W ich przypadku organ podatkowy dokonuje kontroli w oparciu o przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.). W zakresie częstotliwości przeprowadzania kontroli należy również mieć na uwadze przepisy rozdziału 8 ustawy Ordynacja podatkowa, w którym uregulowane są kwestie dotyczące przedawnienia zobowiązania podatkowego. W 2010 r. organ podatkowy przeprowadzał kontrole w siedzibie podatnika jedynie w zakresie ulg inwestycyjnych w podatku rolnym wobec czego nie wykorzystał w pełni upoważnień ustawowych wynikających z art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 85 protokołu kontroli.    

Kolejnym obszarem, w którym stwierdzono uchybienia było sprawozdanie RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. Nie wykazano w nim, w kolumnie "Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy" skutków umorzenia należności z tytułu podatku od spadków i darowizn stanowiących dochody gminy, udzielanych w trybie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w kwocie 1.552,00 zł. Naruszono tym samym § 3 załącznika nr 39  Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – str. 85 – 86 protokołu kontroli.

Kontrola rzetelności i poprawności wykonania zarządzeń pokontrolnych zaleconych przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej pismem RIO.IV.6011-3/07 z dnia 14 września 2007 roku wykazała, że zalecenie : ,,Dostosowanie dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości do wymogów art. 10 ustawy o rachunkowości…” nie zostało w pełni zrealizowane – str. 86 protokołu kontroli.   

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych na Skarbniku Gminy.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Prowadzenie rejestru instytucji kultury zawierającego wszystkie dane wymagane rozporządzeniem przywołanym w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

2. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej sposób zorganizowania obsługi administracyjnej i finansowej szkół prowadzonych przez gminę Wizna.

3. Dostosowanie zakładowego planu kont do potrzeb jednostki poprzez pominięcie w nim kont, które nie mają zastosowania w jednostce, a także zaniechanie stosowania rozwiązań sprzecznych z określonymi przez Ministra Finansów zasadami funkcjonowania i treścią ekonomiczną kont 130 i 222.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) otwarcie w księgach wszystkich kont przewidzianych zakładowym planem kont, które – zgodnie z zasadami ich funkcjonowania – służą ewidencji operacji zachodzących w jednostce, w szczególności dotyczy to kont 400, 760 i 761,

b) prowadzenie ewidencji dochodów Urzędu Gminy na koncie 130,

c) bieżące księgowanie wyciągów do rachunku budżetu na koncie 133,

d) prowadzenie konta 800 zgodnie z zasadami określonymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...,

e) prowadzenie ewidencji szczegółowej do kont 222 i 223 w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów i wydatków,

f) ujmowanie wartości ustalonego w drodze inwentaryzacji stanu opału i paliwa na koncie 310 wraz z odpowiednim zmniejszeniem kosztów, stosownie do przyjętej metody ewidencji tych materiałów,

g) zaniechanie ewidencjonowania przy użyciu konta 234 operacji zakupu paliwa, a następnie rozliczania jego zużycia,

h) przestrzeganie określonej przepisami wewnętrznymi częstotliwości sporządzania raportów kasowych,

i) ujmowanie na koncie 013 pozostałych środków trwałych o wartości przekraczającej kwotę ustaloną przepisami wewnętrznymi.

5. Przeprowadzanie inwentaryzacji materiałów, odpisywanych w koszty w trakcie roku, według stanu na ostatni dzień roku obrotowego.

6. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych.

7. W zakresie sprawozdawczości:

a) objęcie nadzorem realizacji obowiązku sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych przez wszystkie jednostki budżetowe,

b) sporządzanie własnych jednostkowych sprawozdań Rb-Z i Rb-N Urzędu,

c) sporządzanie wszystkich jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S Urzędu,

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu kompletnych danych o dochodach zaewidencjonowanych w ewidencji budżetu i Urzędu (bez dochodów zrealizowanych przez inne jednostki budżetowe); rozważenie zmiany zasad podziału konta 901 w celu wydzielenia konta, na którym ewidencjonowane będą dochody wynikające ze sprawozdań Rb-27S innych niż Urząd jednostek budżetowych,

e) zobowiązanie kierownika Szkoły Podstawowej w Wiźnie do uwzględniania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S tej szkoły wydatków poniesionych w rozdziale 80113,

f) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS, jako wykonanych przychodów, rzeczywistej kwoty posiadanych przez jednostkę wolnych środków.

8. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie planowania finansowego, poprzez:

a) przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych w terminie 7 dni od dni przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały budżetowej oraz egzekwowanie przedłożenia Panu Wójtowi przez kierowników jednostek sporządzonych na tej podstawie projektów planów – celem weryfikacji ich zgodności z projektem budżetu – w terminie 30 dni od otrzymania informacji, lecz nie później niż do 22 grudnia,

b) dokumentowanie przekazywania kierownikom jednostek informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej,

c) sporządzanie planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.

9. Przestrzeganie regulacji określających procedury zbywania nieruchomości. W tym celu:

a) stosowanie przy zbywaniu nieruchomości trybu przetargu pisemnego nieograniczonego z uwzględnieniem prawnych wymagań co do warunków stosowania tego trybu, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego,

b) upublicznianie ogłoszeń o przetargach na zbycie nieruchomości w sposób wskazany przepisami art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) zawieranie w treści ogłoszenia o przetargu pisemnym nieograniczonym wszystkich danych wymaganych przepisami § 16 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów...,

d) prawidłowe wyznaczanie terminu składania ofert,

e) w przypadku odwołania przetargu podawanie w informacji przyczyn odwołania,

f) terminowe i pisemne powiadamianie osoby ustalonej jako nabywca o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

g) podawanie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży do publicznej wiadomości w sposób określony przepisami prawa oraz zawieranie w treści wykazu wszystkich wymaganych elementów,

h) upublicznianie ogłoszeń o przetargu z zachowaniem co najmniej 30-dniowego terminu przed wyznaczoną datą przetargu,

i) ustalanie terminu wniesienia wadium w sposób umożliwiający komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty,

j) zapewnienie realizacji przez przewodniczącego komisji przetargowej obowiązku pisemnego powiadomienia oferentów o wyniku przetargu pisemnego.

10. W zakresie dochodów z dzierżawy nieruchomości i najmu lokali użytkowych:

a) sporządzanie wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę na okres dłuższy niż 3 miesiące, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) przestrzeganie umownych zasad ustalania wysokości czynszu dzierżawnego od PTC w zakresie dnia, na który przeliczana jest wartość USD na złotówki; rozliczenie z dzierżawcą zawyżonego czynszu za 2010 r. w wysokości 110,17 zł,

c) zobowiązanie Skarbnika do naliczania odsetek za nieterminową płatność od wszystkich kontrahentów.

11. Ponowne przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie ustalenia stawek opłaty adiacenckiej.

12. Dołożenie większej staranności w obszarze zlecania zadań podmiotom niepublicznych na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego..., mając na uwadze w szczególności:

a) zawieranie w treści ogłoszenia o konkursie wszystkich wymaganych informacji,

b) pogłębioną analizę składanych ofert w celu wyeliminowania przypadków przyjmowania ofert obarczonych brakami formalnymi,

c) przestrzeganie, aby postanowienia umów zawierały zapis zobowiązujący zleceniobiorcę do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania,

d) zobowiązywanie beneficjentów dotacji do występowania o dokonanie aktualizacji kosztorysu ofertowego stanowiącego element umowy,

e) dokonywanie rzetelnej kontroli przedkładanych sprawozdań w zakresie przedstawionych w nim danych o sposobie wykorzystania środków.

13. W zakresie podróży służbowych:

a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy na podstawie wniosku pracownika w tej sprawie, złożonego zgodnie z wymaganiami zawartymi w regulacja wewnętrznych przyjętych w Urzędzie,

b) dokonywanie zwrotów kosztów podróży służbowych udokumentowanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

c) wyeliminowanie rozbieżności między wewnętrznymi zasadami dokumentowania kosztów podróży środkami komunikacji publicznej a przepisem § 8a ust. 3 rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r.,

d) zapewnienie odbywania podróży służbowych do miejsc i w terminach określonych w podpisanych przez Pana Wójta (lub osobę upoważnioną) poleceniach wyjazdu służbowego.

14. Przeznaczanie pełnej kwoty dochodów z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na realizację celów zawartych w programach, o których mowa w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

15. Wdrożenie pisemnych procedur określających zasady wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, mając w szczególności na uwadze uniknięcie stwierdzonych podczas kontroli niejasności co do trybu wyłaniania wykonawców i zasad wyboru oferty najkorzystniejszej, dotyczących postępowania na dostawę żwiru, żużlu i pospółki.

16. Wdrożenie procedur kontroli dotyczących procesu wykonania i odbioru prac wykonywanych z zakupionych materiałów budowlanych, mając na uwadze, że operacje z zakresu gospodarki finansowej winny być zatwierdzane przez pracowników jednostki.

17. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) wykazywanie prawidłowych danych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych,

b) uregulowanie zasad działania komisji przetargowych, trybu ich pracy oraz zakresu obowiązków jej członków zgodnie z wymaganiami art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych,

c) zaniechanie ustanawiania, jako warunku udziału w postępowaniu, wymogu co do kwoty, na jaką ma opiewać suma ubezpieczenia wykonawcy w zakresie prowadzonej działalności oraz co do kwoty, podawanej w informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w której wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową,

d) zachowanie wymogu art. 38 ust. 4 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym zmienioną specyfikację należy zamieścić na stronie internetowej zamawiającego,

e) zamieszczanie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o przetargu w BZP,

f) zachowanie zgodności między poszczególnymi dokumentami w dokumentacji zamówienia publicznego,

g) opisywanie przedmiotu zamówienia na roboty budowlane za pomocą specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych.

18. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

19. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmian w uchwale określającej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na czas dłuższy niż 3 lata, mając na uwadze powinność objęcia jej regulacją zasad zawierania umów najmu i dzierżawy na czas nieoznaczony.

20. Ustanowienie stosownymi decyzjami trwałego zarządu wszystkimi nieruchomościami, którymi władają jednostki oświatowe gminy.

21. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i leśnego.

22. Wydawanie decyzji w sprawie ulg w podatku rolnym zgodnie z przepisami ustawy o podatku rolnym, ze szczególnym uwzględnieniem okresów zwolnienia.  

23. Prawidłowe stosowanie przepisów ustawy o opłacie skarbowej w zakresie opisanym w protokole kontroli.

24. Rozważenie kwestii wprowadzenia opłaty prolongacyjnej z zachowaniem obowiązujących w tej materii przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

25. Umieszczanie w treści decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego (nakazu płatniczego) informacji o terminie płatności I raty zobowiązania podatkowego upływającym 14 dni od dnia doręczenia zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

26.  Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej w systemie informatycznym zgodnie częścią opisową protokołu kontroli.  

27. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych o zasady przeprowadzania kontroli dotyczących podatków i opłat lokalnych oraz ustalenie planu kontroli.  

28. Sporządzenie korekty sprawozdania Rb-27S za 2010 r. (również w formie elektronicznej) oraz przekazanie go do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia.   

29. Rzetelne informowanie o realizacji zaleceń pokontrolnych.       

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku