Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gminnym Ośrodku Kultury, Sportu i Turystyki w Jasionówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 czerwca 2011 roku (znak: RIO.I.6002-14/11), o treści jak niżej:

Pani

Aneta Kitlas

Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury,

Sportu i Turystyki w Jasionówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki w Jasionówce, przeprowadzonej za okres 2010 r. na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała, że GOKSiT nie zatrudnia głównego księgowego, zaś księgi rachunkowe Ośrodka prowadzi pracownik Urzędu Gminy. W Statucie Ośrodka wskazano, że obsługę finansowo-księgową prowadzi referat finansowy Urzędu Gminy. Jak wykazała kontrola, ewidencjonowanie operacji GOKSiT odbywa się przy braku odrębnych ksiąg rachunkowych Ośrodka – księgi prowadzone są wspólnie dla GOKSiT i Gminnej Biblioteki, nie zapewniając w efekcie danych do sporządzenia sprawozdawczości (dane były ręcznie wybierane na potrzeby sporządzenia sprawozdań). Wspólnie dla obu instytucji kultury prowadzony jest także rachunek bankowy. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.) instytucja kultury samodzielnie prowadzi gospodarkę w ramach posiadanych środków. Dla realizacji tego postulatu niezbędne jest wydzielenie środków instytucji na własnym rachunku bieżącym.

Pani Dyrektor nie wydała przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, wymaganych przez art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – przy prowadzeniu rachunkowości stosowano regulacje wprowadzone przez Wójta Gminy. Nie stwierdzono także, aby wprowadziła Pani inne uregulowania wewnętrzne składające się na procedury kontroli wewnętrznej obowiązujące w Ośrodku – str. 3, 5-11 i 15 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że fakt prowadzenia przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych GOKSiT sprzeciwia się obecnie obowiązującemu brzmieniu art. 11 ustawy o rachunkowości. Instytucja kultury, działająca jako odrębna osoba prawna, jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Z kolei art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) przewiduje w jednostkach sektora finansów publicznych stanowisko głównego księgowego, tj. pracownika jednostki, któremu kierownik powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie m.in. prowadzenia rachunkowości oraz wykonywania czynności kontrolnych określonych tymi przepisami. Ustawa o finansach publicznych nakłada także na kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych obowiązki w zakresie organizacji wewnętrznej kontroli zarządczej – art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3. W świetle standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zapewnienie właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej wymaga udokumentowania organizacji systemu kontroli w jednostce, co powinno przejawiać się we wprowadzeniu przez kierownika jednostki pisemnych procedur wewnętrznych (instrukcji) służących zapewnieniu realizacji celów tej kontroli wskazanych przywołanymi przepisami ustawy.

         W szczególności należy zwrócić uwagę na konieczność uregulowania zasad pobierania przez Panią Dyrektor wpłat stanowiących przychody GOKSiT. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 10, 15 i 16 protokołu kontroli, pobierane przez Panią wpłaty nie są udokumentowane dowodami przychodowymi poświadczającymi tytuł i wysokość przyjętej od kontrahenta należności, co uniemożliwia pełną sprawdzalność przebiegu operacji. Zobowiązanym do zapłaty wystawiane są rachunki, które przekazywane są kontrahentowi i osobie prowadzącej ewidencję. Zebrane kwoty odprowadzane są przez Panią bezpośrednio na rachunek bankowy.

Analiza ewidencji operacji gospodarczych GOKSiT prowadzonej przez pracownika Urzędu Gminy wykazała nieprawidłowości, opisane na str. 7, 9, 15 i 17 protokołu kontroli, które polegały w szczególności na:

- nieprawidłowym, w świetle art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości, oznaczaniu zapisów księgowych datami,

- zaniechaniu ewidencjonowania na koncie funduszu instytucji zwiększeń funduszu z tytułu naliczonej amortyzacji środków trwałych oraz zmniejszeń o wartość umorzenia tych środków, tj. dokonywania zapisów wynikających z art. 29 ust. 3 i 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,

- prowadzeniu konta 761 „Pokrycie amortyzacji”, które nie miało zastosowania w instytucjach kultury,

- zaniechaniu ujęcia w księgach na koniec 2010 r. roku należności wynikających z wystawionych przez Panią Dyrektor rachunków za najem. W efekcie z naruszeniem zasady memoriału wynikającej z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości zaniżono przychody i wynik za 2010 r. o kwotę 900 zł.

         W zakresie sporządzonej sprawozdawczości GOKSiT stwierdzono (poza faktem, iż zawarte w niej dane nie wynikają wprost z prowadzonych urządzeń księgowych), że:

a) sprawozdanie finansowe nie zawiera informacji dodatkowej, stanowiącej element sprawozdania finansowego zgodnie z art. 45 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 7 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu Rb-N sporządzonym na dzień 31 grudnia 2010 r. nie wykazano stanu środków na rachunku bankowym w wysokości 331,59 zł – str. 8 protokołu kontroli,

c) w sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym na dzień 31 grudnia 2010 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych w wysokości 2.124,03 zł (termin wymagalności upłynął w dniu sprawozdawczym); stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 wydatki publiczne winny być ponoszone w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 11 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej instytucji kultury.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, ponosi kierownik jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości także ponosi kierownik jednostki – na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości kierownik jednostki może powierzyć głównemu księgowemu będącemu pracownikiem tej jednostki, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu zorganizowania prowadzenia ksiąg rachunkowych GOKSiT zgodnie z regulacją zawartą w art. 11 ustawy o rachunkowości. Uwzględnienie ustaleń zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia w celu uniknięcia nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych.

2. Wprowadzenie przepisów wewnętrznych regulujących przyjęte w Ośrodku zasady rachunkowości, mając na uwadze wymagania co do ich treści wynikające z ustawy o rachunkowości.

3. Wprowadzenie pisemnych regulacji wewnętrznych składających się na system kontroli wewnętrznej GOKSiT, w szczególności dotyczących obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych (w tym dotyczących gromadzonych przychodów).

4. Dokumentowanie przez Panią Dyrektor przyjęcia wpłat stanowiących przychody Ośrodka.

5. W zakresie sprawozdawczości Ośrodka:

a) sporządzanie informacji dodatkowej jako elementu sprawozdania finansowego,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N stanu środków na rachunku bieżącym,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z kwoty zobowiązań, których termin płatności minął, a nie są one przedawnione lub umorzone.

6. Terminowe regulowanie zobowiązań.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Jasionówka

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 20 czerwca 2011 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Jacek Kochański

Wójt Gminy Jasionówka

         Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w marcu i czerwcu 2011 roku czynności kontrolne w ramach problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki w Jasionówce za 2010 rok. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli, podpisanym w dniu 3 czerwca 2011 r. przez dyrektora GOKSiT i Skarbnika Gminy, wynika, że wyeliminowanie niektórych nieprawidłowości wymaga podjęcia czynności przez Pana Wójta.

Stwierdzono, że w Statucie GOKSiT nadanym uchwałą Rady Gminy z dnia 12 sierpnia 2008 r. znajduje się sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa zapis przewidujący, że obsługę finansowo-księgową Ośrodka prowadzi referat finansowy Urzędu Gminy. Faktycznie – w wykonaniu tego postanowienia – księgi prowadzone są przez pracownika Urzędu. Stan taki sprzeciwia się obecnie obowiązującemu brzmieniu art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Instytucja kultury, działająca jako odrębna osoba prawna, jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji, jako jednostki sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez dyrektora główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Dodatkowo należy wskazać, że księgi rachunkowe prowadzone są jako wspólne dla GOKSiT i Gminnej Biblioteki, nie zapewniając danych do sporządzenia sprawozdawczości obowiązującej kierowników tych jednostek (dane były ręcznie wybierane na potrzeby sporządzenia sprawozdań). Wspólnie dla obu instytucji kultury prowadzony jest także rachunek bankowy. Należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.) instytucja kultury samodzielnie prowadzi gospodarkę w ramach posiadanych środków. Dla realizacji tego postulatu niezbędne jest wydzielenie środków dla każdej instytucji na odrębnych rachunkach bankowych, których dysponentami będą kierownicy poszczególnych instytucji.

Reasumując, dla usunięcia niektórych ze stwierdzonych w trakcie kontroli GOKSiT nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Wójta stosownych działań, polegających na:

- przygotowaniu i przedłożeniu Radzie Gminy projektu uchwały zmieniającej Statut GOKSiT poprzez usunięcie sprzecznych z obowiązującymi przepisami postanowień dotyczących prowadzenia obsługi finansowo-księgowej przez Urząd Gminy,

- stworzeniu dyrektorowi GOKSiT i dyrektorowi Gminnej Biblioteki warunków do wykonywania spoczywających na nich obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości,

- podjęcie wraz z dyrektorami GOKSiT i Gminnej Biblioteki stosownych działań w celu wydzielenia rachunków bankowych dla tych instytucji kultury.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku