Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum Publicznym Nr 1 w Siemiatyczach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 listopada 2011 roku (znak: RIO.I.6002-27/11), o treści jak niżej:

Pan Janusz Łopuski

Dyrektor

Gimnazjum Publicznego Nr 1

w Siemiatyczach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gimnazjum Publicznego Nr 1 w Siemiatyczach za okres 2010 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza dokumentacji opisującej zasady rachunkowości wykazała, że przewiduje ona prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki wyłącznie za pomocą komputera. Podczas kontroli stwierdzono zaś, że dla prowadzonych dzienników częściowych sporządzano oddzielne miesięczne zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej w sposób tradycyjny (ręczny), co nie wynika z regulacji wewnętrznych – str. 9-10 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała także inne nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz regulacji wewnętrznych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych jedną datą, która – jak ustalono – odnosi się do daty dokonania operacji gospodarczej, przy braku daty zapisu księgowego (i braku daty sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji). Przyjęty sposób oznaczania zapisów księgowych datami nie spełnia wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy – str. 11 i 13 protokołu kontroli,

b) niewyodrębnienie w ramach konta 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” subkont dochodów i wydatków, w wyniku czego obroty na koncie 130 dotyczące realizacji dochodów i odprowadzania ich na rachunek budżetu były bezpodstawnie – w świetle postanowień załącznika nr 2 do rozporządzenia – wyksięgowywane technicznym zapisem ujemnym; w sprawozdaniu Rb-27S wykazywano dane wynikające z prowadzonej ewidencji analitycznej dochodów (jednostka realizowała dochody wyłącznie z tytułu odsetek) – str. 15-16, 38, 63-64 protokołu kontroli,

c) prowadzenie w dziennik głównej zapisów dotyczących operacji na rachunku dochodów własnych na dwóch kontach syntetycznych: 132g i 132ż, przy braku konta syntetycznego 132, które odpowiadałoby obrotom i saldom na rachunku, przewidzianego w zakładowym planie kont. W opisie konta 132 przyjętym w regulacjach wewnętrznych postanowiono, że „konto 132 służy do ewidencji środków pieniężnych na rachunku bankowym środków specjalnych z podziałem na konta analityczne 132g i 132ż (oddzielnie na środki gospodarcze i żywieniowe)”. Przyjęty w praktyce sposób ewidencji skutkował koniecznością sumowania sald kont 132g i 132ż w celu ustalenia stanu środków na rachunku dochodów własnych. Ponadto należy wskazać, że instytucja środków specjalnych, o której mowa w zacytowanym opisie konta 132, została zlikwidowana z dniem 1 stycznia 2005 r. – str. 23 protokołu kontroli,

d) ewidencjonowanie na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” rozliczeń związanych z realizacją dochodów własnych Gimnazjum przyjmowanych do kasy, tj. operacji niezgodnych z zasadami funkcjonowania tego konta. Konto 222 wykazywało obroty stron Wn i Ma za 2010 r. w wysokości 87.268,72 zł, w tym operacje, które powinny być na nim ujęte (dotyczące przekazania dochodów na rachunek budżetu gminy) dotyczyły jedynie kwoty 1.518,41 zł – str. 63-64 protokołu kontroli,

e) dokonywanie w raportach kasowych zbiorczych zapisów dotyczących przyjmowanych wpłat za obiady, na podstawie sporządzonych przez kasjera dowodów wpłat za okres kilku dni. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych w innym dniu, niż dzień dokonania wpłaty, stanowi naruszenie zasady bieżącego prowadzenia księga rachunkowych wyrażonej w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy. Ponadto, jak wynika z protokołu kontroli, dowody źródłowe potwierdzające wpłaty do kasy nie zawierają daty wpłaty gotówki do kasy (ewentualnie daty ich sporządzenia), co narusza art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy – str. 28-29 protokołu kontroli,

f) dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów zbiorczych, w treści których brak odniesienia do dowodów źródłowych (list płac) stanowiących podstawę ich sporządzenia, co stanowi naruszenie art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 44 protokołu kontroli,

g) nieprzestrzeganie określonych w § 7 instrukcji kasowej zasad dokumentowania operacji kasowych. Ustalono, że wszystkie dowody kasowe stanowiące podstawę wypłaty gotówki z kasy dla kucharza (posiadającego stałą zaliczkę w wysokości 2.000 zł) dokonującego zakupów artykułów żywnościowych i gospodarczych na potrzeby stołówki szkolnej nie zawierają pokwitowania odbioru gotówki z kasy przez kucharza; należy wskazać, że opatrzenie dowodu księgowego podpisem osoby, której wydano składniki aktywów jest wymagane przez art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy – str. 27 protokołu kontroli,

h) brak zgodności na początek 2010 r. (o 1.068,71 zł) i koniec 2010 r. (o 1.254,91 zł) między saldem konta 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” a stanem środków na koncie 135 „Rachunek środków funduszy specjalnych” powiększonym o należności Funduszu z tytułu udzielonych pożyczek – str. 52 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu główny księgowy wskazał przyczyny nieprawidłowości i poinformował o usunięciu rozbieżności,

i) jak wynika z ustaleń zawartych na str. 30-31 protokołu kontroli, stosowane rozwiązania w zakresie pozabilansowej ewidencji wpłat za posiłki nie stwarzają możliwości ustalenia ewentualnych zaległości i nadpłat (brak ewidencji przypisów). W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że na dzień 30 czerwca i 31 grudnia 2010 roku nie występowały należności i zobowiązania z tego tytułu podlegające wykazaniu w sprawozdawczości.

Analiza zapisów w ewidencji księgowej dotyczących majątku trwałego pozostającego w trwałym zarządzie Gimnazjum, przeprowadzona na str. 60-62 protokołu kontroli, wskazuje na konieczność urealnienia danych ewidencyjnych, ponieważ:

a) w ewidencji brak wartości oddanej jednostce w trwały zarząd nieruchomości gruntowej (wykazano wyłącznie wartość budynku i infrastruktury towarzyszącej); stosownie do § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861), ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o środkach trwałych, rozumie się przez to m.in. środki trwałe otrzymane w zarząd i użytkowane na potrzeby jednostki,

b) nie zmniejszono ewidencyjnej wartości budynku szkolnego o wartość sali gimnastycznej (wynoszącą 45.500,95 zł), w stosunku do której wygaszono trwały zarząd w 2010 r. (wraz z częścią działki gruntu),

c) w protokole zdawczo-odbiorczym i okazanej dokumentacji związanej z wygaszeniem trwałego zarządu części nieruchomości zabudowanej salą gimnastyczną brak odniesienia do ogrodzenia sali o wartości 50.000 zł; mimo, że ogrodzenie znajduje się na części nieruchomości, w stosunku do której został wygaszony trwały zarząd, jego wartość nadal pozostaje w ewidencji Gimnazjum,

d) nie dokonano zapisów zwiększających wartość placu szkolnego, który w 2010 r. modernizowany był przez Urząd Miasta, co jest wynikiem braku formalnego przekazania jednostce rezultatów tej inwestycji.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej wykazała, że wszystkie sporządzone w 2010 r. sprawozdania budżetowe wykazują jako datę sporządzenia ostatni dzień okresu sprawozdawczego. Daty tej nie można uznać za realną datę sporządzenia sprawozdania – str. 17 protokołu kontroli.

         Uwagi na temat stwierdzonych uchybień w zakresie podstaw opracowywania planu finansowego Gimnazjum i dokonywania w nim zmian (str. 35-38 protokołu kontroli) zostaną przekazane wraz z odpowiednimi wnioskami Burmistrzowi Siemiatycz w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej.

W zakresie zasad korzystania ze stołówki szkolnej stwierdzono, że zarządzeniem z dnia 31 sierpnia 2010 r. w sprawie warunków korzystania ze stołówki, w tym wysokości opłat za posiłki, ustalił Pan wysokość opłat za posiłki uczniom w wysokości 3 zł od dnia 1 września 2010 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, nie okazał Pan kontrolującemu dowodów, aby przyjęta w zarządzeniu wysokość opłaty za posiłki uczniów została ustalona w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Zgodnie z art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę – str. 30 i 59 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień związanych z analizą średnich wynagrodzeń nauczycieli oraz prawidłowością ustalenia dodatków uzupełniających stwierdzono naruszenie terminu wypłaty dodatków uzupełniających. Wypłaty dokonano 10 lutego 2011 r., podczas gdy zgodnie z art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela powinna ona nastąpić do 31 stycznia – str. 49 protokołu kontroli.

Analiza wydatków z odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała naruszenie terminu przelewu równowartości odpisów na rachunek Funduszu. Stosownie do art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), cała kwota odpisów powinna być przekazana do 30 września, natomiast 75 % wartości odpisów do 31 maja. Stwierdzono, że do 31 maja przelano na rachunek ZFŚS 42,37% planowanego odpisu. Termin przekazania całości odpisu (do końca września) został zachowany.

W zakresie gospodarki nieruchomościami ustalono, że w decyzji Burmistrza Siemiatycz ustanawiającej trwały zarząd wskazano, że „Bez zgody Burmistrza Miasta zarządca nie może oddać nieruchomości lub poszczególnych lokali w budynku w najem, dzierżawę lub użyczenie.” Zapis ten ogranicza prawo trwałego zarządcy do zawierania umów najmu, dzierżawy lub użyczenia na okres do 3 lat bez zgody organów gminy, wynikające z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Ponadto w decyzji brak danych o oznaczeniu nieruchomości według księgi wieczystej (art. 45 ust. 2 pkt 2 ustawy). Z ustaleń kontroli wynika, że Pan Dyrektor nie występował do Burmistrza o zgodę na zawarcie umów najmu (dotyczyły one okresu krótszego niż 3 lata) – str. 60-61 protokołu kontroli. Stosowne uwagi w zakresie treści decyzji ustanawiającej trwały zarząd zostaną przekazane Burmistrzowi Siemiatycz w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej miasta Siemiatycze.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie głównego księgowego do usunięcia nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald dzienników częściowych za pomocą komputera, tj. w sposób przewidziany przepisami wewnętrznymi jednostki,

b) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymogami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

c) wyodrębnienie subkont dochodów i wydatków w ramach konta 130 w celu uwidocznienia w księgach obrotów dotyczących realizacji dochodów i ich odprowadzenia do budżetu,

d) prowadzenie syntetycznego konta 132 odzwierciedlającego obroty i salda na wyodrębnionym rachunku dochodów z analitycznym wyodrębnianiem środków „gospodarczych i żywieniowych”, jak to wynika z zakładowego planu kont,

e) zaniechanie dokonywania na koncie 222 zapisów innych niż odprowadzenie dochodów na rachunek budżetu i zaksięgowanie sprawozdań Rb-27S,

f) ewidencjonowanie wpłat i wypłat gotówkowych w dniu, w którym operacje te zostały dokonane,

g) wskazywanie na dowodach wpłaty do kasy daty dokonania operacji,

h) dokonywanie zbiorczych zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych spełniających wymagania art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

i) przestrzeganie obowiązku kwitowania odbioru gotówki wypłacanej z kasy,

j) bieżące monitorowanie zgodności stanu aktywów i pasywów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

k) ewidencjonowanie rozliczeń z tytułu opłat za żywienie w sposób umożliwiający stwierdzenie terminowości wpłat oraz stanu ewentualnych należności i zobowiązań,

l) urealnienie wartości ewidencyjnej środków trwałych przy uwzględnieniu uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu.

2. Opatrywanie sprawozdań budżetowych faktyczną datą ich sporządzenia.  

3. Dokumentowanie uzgodnienia z organem prowadzącym ustalanych stawek opłat za posiłki w stołówce.

4. Terminową wypłatę dodatków uzupełniających nauczycielom.

5. Przekazywanie odpisu na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Siemiatycz