Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Usług Komunalnych w Goniądzu

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 grudnia 2011 roku (znak: RIO.I.6002-33/11), o treści jak niżej:

Pan

Jan Borowski

Dyrektor Zakładu Usług Komunalnych w Goniądzu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2010 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Zakładzie Usług Komunalnych w Goniądzu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli zarządczej i rachunkowości, sprawozdawczość budżetową i finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki budżetowe, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy Goniądz.

W zakresie zagadnień organizacyjnych stwierdzono, że zakres czynności pracownika zatrudnionego w trakcie kontroli na stanowisku głównego księgowego przewiduje powierzenie obowiązków przypisanych temu stanowisku w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). W świetle przywołanej regulacji zakres czynności wykazuje jednakże nieprawidłowość polegającą na nie przypisaniu odpowiedzialności za realizację powierzonych obowiązków. Z treści art. 54 ust. 1 ustawy wynika, że na głównym księgowym spoczywają zarówno obowiązki, jak i odpowiedzialność za wykonywanie czynności określonych ustawą – str. 2 protokołu kontroli.

         Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości jednostki wykazała, że do czasu zakończenia kontroli nie zostały wydane regulacje wewnętrzne określające zasady prowadzenia rachunkowości na podstawie mającego zastosowanie od 1 stycznia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Mimo tego w księgach 2011 r. operacje ewidencjonowane są na kontach wprowadzonych przepisami tego rozporządzenia, m.in. 400-405, 409, 720, 751 i 761. Otwarcie w księdze głównej kont nieprzewidzianych zakładowym planem kont stwierdzono także w księgach 2010 r. Uwaga ta dotyczy konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” – str. 6-8 protokołu kontroli.

         Z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie wynikają także stosowane zasady rozliczania kosztów, stwierdzone na podstawie analizy operacji księgowanych na koncie 500 „Koszty działalności podstawowej”. Sposób wykorzystywania tego konta różnił się od zasad określonych przepisami obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), co opisano na str. 5-6 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, dokonana pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., wykazała ponadto inne nieprawidłowości (str. 6-7, 9-12 i 37-39 protokołu kontroli), polegające na:

a) zaniechaniu przenoszenia w 2008 i 2009 r. równowartości wydatków inwestycyjnych z konta 810 na konto 800 „Fundusz jednostki” (w 2010 r. wydatki inwestycyjne nie wystąpiły). Wydatki inwestycyjne z tytułu zakupu środków trwałych wyniosły w 2008 r. 115.509 zł, a w 2009 r. 29.524 zł. Przeksięgowanie tych sum nastąpiło błędnym zapisem Wn 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” – Ma 810. Przeniesienie salda konta 810 niezgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia skutkowało zaniżeniem wyniku finansowego za 2008 i 2009 r. o wskazane kwoty,

b) niewłaściwym ewidencjonowaniu wpływu środków stanowiących własność wspólnot mieszkaniowych (w 2010 r. – 4.117,53 zł) i za ogrzewanie mieszkań, podlegających przekazaniu na rzecz Zespołu Szkolno-Przedszkolnego (w 2010 r. – 4.527,66 zł). Przypis należności z tego tytułu księgowano zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych – Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”; wpływ środków na rachunek bieżący ujmowano jako dochód w paragrafach 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych...” i 0830 „Wpływy z usług”, w korespondencji z kontem 221, zaś przekazanie środków na rachunki bankowe wspólnot i rachunek bieżący ZSzP ujmowano na stronie Wn konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, dokonując jednocześnie przypisu zobowiązań wobec wymienionych podmiotów i odpisu przychodów (Wn 750 – Ma 201). W konsekwencji przyjmowania na rachunek bieżący ZUK tych środków, w rocznym sprawozdaniu Rb-27S wykazano błędne dane w kolumnie „Dochody otrzymane”, podając kwotę 625.582,73 zł, wyższą o 8.645,19 zł od kwoty wykazanej w kolumnie „Dochody wykonane” (616.937,54 zł). Wpływy w kwocie 8.645,19 zł nie stanowiły dochodów budżetowych i w związku z tym dane w zakresie dochodów wykonanych i otrzymanych należało wykazać w sprawozdaniach w kwocie 616.937,54 zł. Z zasad wykonywania zarządu nieruchomością wspólną wynikających z przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.) wynika ponadto, że bezpodstawne jest zarówno przyjmowanie na rachunek bieżący ZUK wpłat stanowiących środki wspólnot mieszkaniowych, jak i przypisywanie należności z tego tytułu,

c) prowadzeniu zapisów na koncie 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” niezgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia; dokonywano zapisów obrazujących kwoty wydatków już wykonanych (powielano zapisy ujęte na koncie 130/1 w zakresie wykonanych wydatków budżetowych),

d) zaniechaniu prowadzenia ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat na koncie 999, mimo występowania operacji podlegających ujęciu na tym koncie,

e) niewłaściwym ustaleniu kwoty odsetek od nieterminowo opłacanych należności według stanu na koniec IV kwartału; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 24 protokołu kontroli, kwotę odsetek ustalono poprzez zsumowanie odsetek z wystawionych w 2010 r. wezwań do zapłaty. Za IV kwartał 2010 r. naliczono w ten sposób 228,32 zł. Z okazanego wydruku „Zestawienie należności przeterminowanych” według stanu na dzień 31 grudnia 2010 r., sporządzonego dla należności z tytułu sprzedaży wody i odprowadzania ścieków, wynika, że odsetki od nieopłaconych w 2010 r. należności tylko z tego tytułu wynosiły 268,18 zł, co wskazuje na nieujęcie w księgach wszystkich należnych odsetek; stosownie do § 7 ust. 8 rozporządzenia, należne jednostce odsetki powinny być naliczane w księgach nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości należnej na koniec kwartału,

f) ujmowaniu na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” składników majątkowych o wartości mniejszej niż 100 zł, co narusza postanowienia wynikające z przyjętych zasad rachunkowości,

g) ujmowaniu w 2010 r. na koncie 011 „Środki trwałe”, i poddawaniu stopniowemu umorzeniu, składników majątkowych o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 3.500 zł. Składniki te (o łącznej wartości 25.218,11 zł) podlegały ujęciu na koncie 013, stosownie do § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia. Aktualnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... umożliwia w § 6 ust. 3 stopniowe umarzanie i amortyzację środków trwałych o wartości poniżej 3.500 zł; przyjęcie takiego rozwiązania wymaga jednakże odpowiednich regulacji w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,

h) ewidencjonowaniu na koncie 310 „Materiały” składników majątkowych posiadających cechy środków trwałych, a nie rzeczowych aktywów obrotowych, do ujmowania których służy konto 310. Na koncie tym ujęto m.in. taczkę, spawarkę, pilarkę, betoniarkę, tj. przedmioty podlegające ewidencji na koncie 013. Mimo ujmowania wskazanych przedmiotów na koncie 310 były one poddawane inwentaryzacji z częstotliwością właściwą środkom trwałym.

W zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że w 2010 r. w sprawozdaniach Rb-28S nieprawidłowo prezentowano dane dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych, tj. w sposób obowiązujący przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Według przepisów sprawozdawczych obowiązujących w 2009 r. i latach wcześniejszych w kolumnie „Zaangażowanie” omawianego sprawozdania należało wykazywać dane na podstawie obrotów wynikających ze strony Ma konta 998 (§ 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z 27 czerwca 2006 r.), co w praktyce oznaczało wykazywanie wydatków zarówno już poniesionych, jak i tych, które jednostka będzie obowiązana ponieść w roku sprawozdawczym. Stosownie natomiast do zasad sporządzania sprawozdania Rb-28S obowiązujących w 2010 r. i obecnie, w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym – § 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 3 lutego 2010 r. Oznacza to, że na koniec marca, czerwca i września w kolumnie „Zaangażowanie” należy wykazywać nie obroty, a saldo strony Ma konta 998, które winno wynikać z okresowych przeksięgowań na stronę Wn tego konta równowartości sfinansowanych wydatków budżetowych danego roku, a także równowartości zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Z uwagi, iż na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda oznacza to także, że w sprawozdaniu rocznym Rb-28S nie wypełnia się kolumny „Zaangażowanie” – str. 11-13 protokołu kontroli.

Analiza sprawozdania finansowego ZUK za 2010 r. (str. 14-16 protokołu kontroli) doprowadziła do następujących ustaleń:

a) w pasywach bilansu w poz. D.I.1.1. „Zobowiązania z tytułu dostaw i usług” została wykazana kwota 70.748,46 zł, która obejmuje m.in. naliczone opłaty za korzystanie ze środowiska w II półroczu 2010 r. w kwocie 55.829 zł. Zobowiązania z tytułu tych opłat  powinny być księgowane na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 201, i wykazywane jako pozostałe zobowiązania w poz. D.I.1.5 (w bilansie dane w tej pozycji nie występują). Ponadto wykazana w bilansie wartość funduszu i wynik finansowy w kolumnie stan na początek roku zostały zniekształcone w związku ze wskazanym wyżej nieprawidłowym przeksięgowaniem salda konta 810,

b) w rachunku zysków i strat za 2010 r. w kolumnie „Stan na koniec roku poprzedniego” w poz. E.I. zostały wykazane koszty inwestycji finansowanych z dochodów własnych jednostek budżetowych w kwocie 29.524 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że ZUK w okresie funkcjonowania w formie jednostki budżetowej nie realizował dochodów własnych, a tym samym nie mógł ponosić wydatków finansowanych tymi dochodami. Wydatki inwestycyjne ZUK w 2008 r. (115.509 zł) i 2009 r. (29.524 zł) były finansowane ze środków z budżetu gminy, w związku z czym nie było podstaw do ujęcia kosztów związanych z zakupami inwestycyjnymi w rachunku zysków i strat,

c) dane w zestawieniu zmian w funduszu jednostki za 2010 r. również nie obrazowały stanu rzeczywistego w związku z nieprawidłowym przeniesieniem na koniec 2009 r. salda konta 810 na stronę Wn konta 860, zamiast na zmniejszenie funduszu. W konsekwencji w kolumnie „Stan na koniec roku poprzedniego” nie zostało wykazane zmniejszenie funduszu w wierszu III.4. „Dotacje i środki na inwestycje” w kwocie 29.524,00 zł. Błąd ten spowodował także zawyżenie straty wykazanej w poz. III.2. (jest  829.678,67 zł, powinno być 800.154,67 zł).

Stwierdzono, że plany finansowe ZUK za lata 2008-2011 przewidywały realizację dochodów i wydatków tylko w trzech rozdziałach klasyfikacji budżetowej, tj. w rozdziałach 70004 „Różne jednostki obsługi gospodarki mieszkaniowej”, 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód” i 90002 „Gospodarka odpadami”. Z ustaleń kontroli wynika, że ZUK realizuje dochody i wydatki dotyczące zadań własnych gminy, które zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową podlegają zaliczeniu do następujących rozdziałów: 40002 „Dostarczanie wody”, 80113 „Dowożenie uczniów do szkół” i 90004 „Utrzymanie zieleni miast i wsi”. Przy czym dochody występują tylko w rozdziale 40002. Wydatki dotyczące realizacji zadań podlegających klasyfikowaniu w rozdziałach 80113 i 90004 są wykazywane w rozdziale 90001. Z ustaleń kontroli wynika, że podstawowym rozdziałem w planie finansowym ZUK jest rozdział 90001. Zaplanowano w nim na 2010 r. dochody na poziomie 77,3% i 90,7% planowanych wydatków ogółem. W rozdziale 90001 były planowane m.in. wszystkie wydatki dotyczące wynagrodzeń i pochodnych od tych wynagrodzeń.  W rozdziałach 70004 i 90002 są wykazywane wyłącznie wydatki klasyfikowane w paragrafach 4210, 4260, 4270, 4300 i  4480. Należy podkreślić, że zgodnie z regulaminem organizacyjnym, w ZUK jest zatrudniony m.in. pracownik na stanowisku administratora budynków mieszkalnych, którego wynagrodzenie powinno być finansowane z rozdziału 70004, a nie 90001 – str. 11 i 18-19 protokołu kontroli.

Z informacji obejmujących dane niezbędne do opracowania planów finansowych, przekazywanych Panu Dyrektorowi przez Burmistrza Goniądza, wynika, że wydatki i dochody budżetu w zakresie zadań wykonywanych przez ZUK były uchwalane w rozdziałach 70004,  90001 i 90002.  W związku z tym, że przyjęte podziałki klasyfikacyjne wydatków w planie finansowym ZUK są pochodną postanowień przyjętych w uchwale budżetowej, stosowne uwagi w zakresie kwalifikowania wydatków na poszczególne zadania do właściwych rozdziałów klasyfikacji budżetowej zostaną przekazane Burmistrzowi Goniądza w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy.

Analiza planu finansowego ZUK na 2010 r. wykazała ponadto, że wydatki budżetowe w par. 4430 „Różne opłaty i składki” w rozdziałach 90001 i 90002 zostały zaplanowane w łącznej kwocie 168.000 zł, zaś ich wykonanie (z tytułu opłat za korzystanie ze środowiska) wyniosło 97.282,47 zł, co stanowi 59,7% planu. W poszczególnych latach wydatki z tytułu opłat za korzystanie ze środowiska są ponoszone poprzez uiszczenie opłat naliczonych za II półrocze poprzedniego roku budżetowego oraz opłat naliczonych za I półrocze bieżącego roku budżetowego. Opłaty naliczone za II półrocze obciążają koszty roku budżetowego i stanowią niewymagalne zobowiązanie. Na koniec 2010 r. zobowiązania z tego tytułu wynosiły w rozdziałach 90001 i 90002 łącznie 55.829 zł. Zaobserwowany sposób planowania wydatków w tym paragrafie wynika z przyjęcia zasady, według której zaangażowanie wydatków na koniec roku budżetowego, wykazywane przez jednostkę w sprawozdaniu Rb-28S jako suma wydatków poniesionych i zobowiązań ogółem, nie może przekroczyć planowanych wydatków. W podobny sposób są planowane wydatki na wynagrodzenia. Z uwagi na fakt, iż wypłaty wynagrodzeń pracowników są dokonywane w styczniu następnego roku budżetowego, plan wydatków w paragrafie 4010 jest planowany tak, aby zaangażowanie wydatków na koniec roku, stanowiące sumę wydatków budżetowych i zobowiązań ogółem, nie przekroczyło planowanych wydatków na wynagrodzenia. Planowane wynagrodzenia na 2010 r. wynosiły 495.000 zł, ich wykonanie 467.371,24 zł, a zobowiązania z tytułu wynagrodzeń na koniec roku 25.487,22 zł – str. 18-20 protokołu kontroli. W świetle wskazanych wyżej właściwych zasad wykazywania zaangażowania w sprawozdaniu Rb-28S, obowiązujących od 2010 r., przyjmowanie planu wydatków w kwocie wyższej niż niezbędna dla sfinansowania wydatków danego roku jest bezpodstawne. Uwagi w tym zakresie również zostaną przekazane Burmistrzowi Goniądza, jako opracowującemu założenia planu wydatków budżetu gminy.

Z ustaleń kontroli wynika, że ZUK traktuje jako dochody budżetowe także kwotę podatku VAT od sprzedaży usług. Sprzedaż netto w miesięcznych deklaracjach VAT-7 wyniosła za 2010 r. 579.968 zł, zaś ze sprawozdania Rb-27S za 2010 r. wynika, że dochody budżetowe zrealizowane w 2010 r. wyniosły 616.937,54 zł – str. 17-18 protokołu kontroli. Jak stanowi art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), podatek od towarów i usług stanowi dochód budżetu państwa. Z tego względu podatek ten nie powinien być zarachowywany do dochodów budżetu gminy.

Badając czynności kontrolowanej jednostki podejmowane w celu zatwierdzenia taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków obowiązujących w 2010 r. stwierdzono, że wnioski o zatwierdzenie taryf nie były przedkładane Burmistrzowi Goniądza na wzorach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886). Zamiast przewidzianego przepisami wniosku kontrolowana jednostka przedkładała do Urzędu Miejskiego kalkulacje cen wynikające z kosztów poniesionych w poprzednim roku budżetowym, nie zachowując przy tym okresu 70 dni przed planowanym terminem wejścia taryf w życie, w którym wniosek winien zostać przedłożony Burmistrzowi zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) – str. 25-28 protokołu kontroli. 

Badając prawidłowość realizacji dochodów z czynszów ustalono, że poprzedni dyrektor ZUK zawarł w dniu 24 marca 1999 r. umowę na dzierżawę lokalu na przystanku autobusowym na czas nieokreślony za czynsz 122 zł miesięcznie brutto. Zgodnie z umową kwota czynszu miała być płatna bez uprzedniego wezwania do 10 dnia każdego miesiąca z góry. Aneksem do umowy z dniem 1 marca 2002 r. zwiększono czynsz do kwoty 150 zł brutto. Stwierdzono, że w wystawionych przez ZUK w 2010 r. fakturach określano termin płatności na 28 dzień każdego miesiąca, czyli niezgodnie z zawartą umową (analogiczne rozbieżności co do terminów płatności stwierdzono w wyniku porównania innych umów najmu i wystawianych najemcom faktur). W dniu 19 września 2011 r. Pan Dyrektor zawarł z tą samą osobą na czas nieokreślony umowę najmu lokalu na przystanku autobusowym, w której treści zapisano, że obowiązuje ona od 1 stycznia 2012 r. Ustalono w niej czynsz w wysokości 450 zł brutto. Mając na uwadze, że dotychczas obowiązywała umowa dzierżawy, oddanie nieruchomości w najem od dnia 1 stycznia 2012 r. stanowi w istocie nawiązanie nowego stosunku prawnego. Podjęcie przez Pana Dyrektora czynności w celu wynajęcia tej nieruchomości nie ma podstaw, ponieważ brak dokumentacji wskazującej na przekazanie tej nieruchomości Zakładowi Usług Komunalnych w trwały zarząd. W myśl art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), jednostka organizacyjna ma prawo korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, m.in. poprzez oddawanie jej w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd. Zawarcie umowy na czas nieoznaczony wymaga zaś uzyskania zgody organów gminy – str. 21-22 i 39 protokołu kontroli.

Uwagi w sprawie ustanowienia trwałego zarządu nieruchomościami, którymi włada ZUK, zostaną przekazane Burmistrzowi Goniądza w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy.

Kontrola wykazała nieprawidłowości w zakresie naliczania nagród jubileuszowych oraz podstaw wypłacania dodatków za szkodliwe warunki pracy. Stwierdzono, że w podstawie obliczenia nagrody jubileuszowej pracownikowi ZUK za 20 lat pracy uwzględniono ryczałt za korzystanie z samochodu prywatnego do jazd lokalnych w wysokości 83,58 zł. Ryczałt za jazdy lokalne nie jest składnikiem wynagrodzenia i nie powinien być uwzględniany jako podstawa obliczenia nagrody jubileuszowej. Wysokość nagrody ustalono w wysokości 1.560,29 zł, podczas gdy nagroda obliczona zgodnie z przepisami art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) oraz § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.) powinna wynosić 1.497,60 zł. Nagroda jubileuszowa została zawyżona o 62,69 zł.

Czterech pracowników ZUK otrzymywało dodatek za szkodliwe warunki pracy, obliczany według iloczynu ilości przepracowanych godzin oraz stawki 0,17 zł za każdą godzinę. Jak wynika z wyjaśnień Pana Dyrektora, dodatek ten był wypłacany na podstawie § 7 ust. 1 nieobowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych... (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.), zgodnie z którym pracownikom przysługiwał dodatek za każdą godzinę pracy wykonywanej w warunkach uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia lub niebezpiecznych – w wysokości od 5% stawki godzinowej wynikającej z najniższego wynagrodzenia zasadniczego (przy pierwszym stopniu uciążliwości lub szkodliwości) do 20% stawki godzinowej (przy czwartym stopniu uciążliwości lub szkodliwości).

Należy wskazać, że aktualnie obowiązująca ustawa o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych bezpośrednio nie przewidują możliwości wypłacania pracownikom samorządowym dodatków za warunki szkodliwe. Jednakże w art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy postanowiono, że pracodawca w regulaminie wynagradzania może określić warunki i sposób przyznawania, oprócz dodatku funkcyjnego i specjalnego, także innych dodatków. Obowiązujący w jednostce regulamin wynagradzania, wprowadzony zarządzeniem Pana Dyrektora z dnia 16 czerwca 2009 r., nie przewiduje wypłacania dodatku za warunki szkodliwe. Łącznie w 2010 r. przyznano dodatki za warunki szkodliwe na kwotę 759,06 zł brutto – str. 31 protokołu kontroli.

Dodatki funkcyjne w kontrolowanej jednostce w 2010 r. otrzymywał Pan Dyrektor oraz główny księgowy Zakładu. Zgodnie z § 6 regulaminu wynagradzania, pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego przysługuje dodatek funkcyjny, zaś wysokość dodatku funkcyjnego dla poszczególnych stanowisk określa załącznik nr 2 do regulaminu. Wspomniany załącznik nr 2 określa tylko maksymalną kwotę dodatku funkcyjnego w poszczególnych stawkach, nie określając przy tym, jakie stawki dodatku funkcyjnego mogą być przyznane głównemu księgowemu – str. 30 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość rozliczenia kosztów podróży służbowych ustalono, że w jednym przypadku przyjęto do rozliczenia i wypłacono dietę za przebywanie w podróży służbowej w wysokości 23 zł, mimo że podróż trwała 9 godzin. Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), wysokość diety wynosiła w 2010 r. 23 zł za dobę podróży. Zgodnie zaś z § 4 ust. 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługuje połowa diety – str. 33 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono, że ZUK w 2010 r. nie prowadził postępowań o udzielenie zamówień publicznych w trybie określonym przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Ustalenia kontroli wskazują jednak, że Pan Dyrektor był zobowiązany do zastosowania przepisów przywołanej ustawy w celu wyłonienia dostawcy oleju napędowego do pojazdów, którymi dysponuje ZUK. Z zestawienia oleju napędowego i benzyny zakupionych w 2010 r. w PPHU LTL sp. z o.o. w Białymstoku (stacja w Goniądzu), sporządzonego w trakcie kontroli przez głównego księgowego, wynika, że wydatki na zakup oleju napędowego wyniosły 97.606,73 zł (80.005,52 zł netto), a na zakup benzyny 11.212,33 zł (9.190,43 zł netto). Uwzględniając średni kurs złotego do euro, wynoszący 3,839 zł za 1 euro, obowiązujący w 2010 r. na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę wyliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796), wartość netto zakupionego w 2010 r. oleju napędowego wyniosła 20.840,20 euro, a więc przekroczyła kwotę 14.000 euro, poniżej której zamówienia publiczne mogą być udzielane z pominięciem przepisów ustawy (art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych) – str. 35 protokołu kontroli.

         W kontrolowanej jednostce nie zostały też opracowane procedur regulujące zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro. Powinność opracowania takich procedur wynika z postanowień art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Regulacje wewnętrzne powinny zapewnić udokumentowanie przestrzegania ustawowo określonych zasad także przy wyborze wykonawców zamówień o wartości niewymagającej stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych – str. 36-37 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień była w szczególności błędna interpretacja przepisów prawa z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na  Panu Dyrektorze stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należało do R. Laskowskiej zatrudnionej w okresie objętym kontrolą na stanowisku głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Powierzenie głównemu księgowemu odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków określonych w art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

2. Niezwłoczne dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... oraz uwzględnienie w jej treści stosowanych uproszczeń w ewidencjonowaniu kosztów, mając na uwadze wskazania zawarte w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) przenoszenie pod datą 31 grudnia salda Wn konta 810, dotyczącego zrealizowanych wydatków inwestycyjnych, na konto 800,

b) ujmowanie zobowiązań z tytułu opłat za korzystanie ze środowiska na koncie 240, zamiast na koncie 201,

c) zaniechanie przypisywania należności z tytułu środków stanowiących własność wspólnot mieszkaniowych i wykazywania w sprawozdawczości ich wpływu (a także wpływu środków ZSzP) jako dochodów otrzymanych,

d) prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych zgodnie z zasadami funkcjonowania kont 998 i 999, wynikającymi obecnie z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...,

e) naliczanie w księgach kwoty odsetek od nieopłaconych należności w wysokości odsetek należnych na koniec danego kwartału,

f) przeniesienie pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 100 zł do ewidencji pozabilansowej,

g) prawidłowe ujmowanie środków trwałych na koncie 011 ze względu na ich wartość, tj. według kryterium wartościowego, które powinno być obecnie określone w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości opracowanej na podstawie wniosku pokontrolnego nr 2; przeniesienie środków trwałych o wartości nieprzekraczającej przyjętej kwoty na konto 013,

h) przeniesienie z konta 310 na konto 013 składników majątkowych posiadających cechy środków trwałych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości.

4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) wypełnianie kolumny „Zaangażowanie” w sprawozdaniu Rb-28S w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

b) uwzględnienie przy sporządzaniu sprawozdania finansowego uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, w celu zapewnienia prawidłowości prezentowanych w nim danych.

5. Zaniechanie zaliczania do dochodów budżetu gminy wpływów ze sprzedaży usług w części stanowiącej podatek od towarów i usług.

6. W zakresie opracowywania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków:

a) przedkładanie Burmistrzowi Goniądza wniosków o zatwierdzenie taryf sporządzonych przy wykorzystaniu wzorów określonych rozporządzeniem Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf...,

b) przestrzeganie terminowości przedkładania wniosków Burmistrzowi, tj. przedstawianie ich na co najmniej 70 dni przed planowanym  wejściem w życie wnioskowanych taryf.

7. Wskazywanie w wystawianych fakturach za najem terminów płatności czynszu zgodnych z postanowieniami zawartymi w umowach.

8. Zaniechanie wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości gminy do czasu ustanowienia przez Burmistrza Goniądza trwałego zarządu nieruchomościami, którymi włada ZUK. Przestrzeganie zasad oddawania nieruchomości w najem i dzierżawę, określonych przepisami art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

9. Zaniechanie uwzględniania kwoty wypłacanego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych przy ustalaniu podstawy wysokości nagród jubileuszowych. Wystąpienie do pracownika o dobrowolny zwrot kwoty 62,69 zł, o którą zawyżono nagrodę jubileuszową.

10. Rozważenie wprowadzenia w regulaminie wynagradzania ZUK warunków i sposobu przyznawania dodatków za pracę w warunkach szkodliwych. Zaprzestanie wypłacania dodatków do czasu przyjęcia stosownych regulacji.

11. Zapewnienie wewnętrznej spójności regulaminu wynagradzania poprzez określenie w załączniku nr 2 stawek dodatków dla poszczególnych stanowisk, tj. zawarcie w nim postanowień, na które wskazuje § 6 regulaminu.

12. Wypłacanie diet związanych z podróżami służbowymi w prawidłowej wysokości. Wyegzekwowane kwoty 11,50 zł od pracownika, któremu zawyżono dietę.

13. Stosowanie procedur ustawy Prawo zamówień publicznych przy wyłanianiu wykonawców zamówień publicznych o wartości przekraczającej równowartość 14.000 euro. W tym celu rzetelne analizowanie wartości – w szczególności dostaw – które jednostka zamierza zamówić w roku budżetowym.

14. Opracowanie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 14.000 euro.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrza Goniądza