Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Juchnowiec Kościelny

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 marca 2012 roku (znak: RIO.I.6001-19/11), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Marcinowicz

Wójt Gminy Juchnowiec Kościelny

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Juchnowiec Kościelny za 2010 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Juchnowcu Kościelnym na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W okresie objętym kontrolą, do upływu kadencji, funkcję Wójta Gminy Juchnowiec Kościelny pełnił Czesław Jakubowicz.

W zakresie zagadnień organizacyjnych stwierdzono, że Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Kultury i Biblioteki. Dla obsługiwanych przez Urząd jednostek są prowadzone oddzielne księgi rachunkowe. Stan ten narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Instytucje kultury, działające jako odrębne osoby prawne, są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 – str. 4 i 104-105 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazało przypadki naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości, obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), a także przepisów wewnętrznych, polegające w szczególności na:

a) sporządzaniu dowodów wewnętrznych „polecenie księgowania” w przypadkach, gdy jednostka posiadała dokumenty księgowe odzwierciedlające przebieg operacji. W świetle przepisów art. 20 ust. 2 ustawy dowód „polecenie księgowania” jest dowodem wewnętrznym, który służy udokumentowaniu operacji wewnętrznej jednostki. Z tego względu sporządzanie go jako podstawy zapisu operacji gospodarczych udokumentowanych już dowodami księgowymi należy uznać za nieprawidłowe – str. 10 protokołu  kontroli,

b) księgowaniu na koncie 013 ,,Pozostałe środki trwałe” wyposażenia o wartości poniżej 100 zł mimo, że przepisy wewnętrzne jednostki przewidują ujmowanie na tym koncie pozostałych środków trwałych o wartości przekraczającej tę kwotę – str. 99 protokołu kontroli,

c) księgowaniu zakupionego paliwa do samochodów na koncie 310 „Materiały” wbrew postanowieniom zawartym w przepisach wewnętrznych, które stanowiły w okresie objętym kontrolą, że „Z ewidencji księgowej wyłącza się materiały biurowe, środki czystości, paliwo i opał. Wydatki na ich nabycie odnosi się w koszty na konto 400 w momencie ich nabycia.” Na koniec 2010 r. wartość materiałów ujęta na koncie 310 stanowiła kwotę 40.010,37 zł i odzwierciedlała wartość stanu paliwa. W obecnie obowiązującym zarządzeniu Pana Wójta z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości i zakładowego planu kont ustalono takie same zasady ewidencji materiałów jak w zarządzeniu je poprzedzającym. Mimo tego w dalszym ciągu paliwo ewidencjonowane jest na koncie 310 w momencie zakupu – str. 99-100  protokołu kontroli,

d) prowadzeniu ewidencji analitycznej gruntów z naruszeniem przepisów art. 23 ust. 2 ustawy; stwierdzono, że zapisy w niej dokonane nie zawierają: daty operacji gospodarczej, określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz wartości poszczególnych działek – str. 98 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowym ujęciu na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” nadpłaconej radnemu diety w kwocie 58,91 zł; zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonymi rozporządzeniem, kontem właściwym do ujęcia tej operacji jest konto 240 „Pozostałe rozrachunki – str. 15 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowym zaksięgowaniu odpisu aktualizującego należności nieściągalne za czynsz i opłaty komunalne na kontach 750 „Przychody i koszty finansowe” i 290 „Odpisy aktualizujące należności”; stosownie do przepisów rozporządzenia obowiązującego w okresie objętym kontrolą i art. 35b ust. 2 ustawy, odpis należało zaksięgować na koncie 290 w korespondencji z kontem 760 „Pozostałe przychody i koszty operacyjne”, natomiast według przepisów obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), odpisy aktualizujące należności (oprócz odpisów należności stanowiących przychody finansowe, np. odsetek) ujmuje się na koncie 290 w korespondencji z kontem 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – str. 17 protokołu kontroli,

Kontrola sprawozdawczości budżetowej wykazała, ze w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Pana Wójta za 2010 r. wykazano należności ogółem w kwocie  2.892.854,52 zł, w tym należności wynikające z konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w kwocie 2.148.603,05 zł i z konta 240 w kwocie 272.598,71 zł oraz – jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika – należności od dłużników alimentacyjnych skierowane do komorników, w części dotyczącej dochodów gminy Juchnowiec, w kwocie 471.652,76 zł. Kwota ta nie wynika z ewidencji księgowej Urzędu, lecz została przeniesiona z jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ sporządzonego przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej – str. 11-12  protokołu kontroli. Stosownie do § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), sprawozdania jednostkowe sporządza się na podstawie ksiąg rachunkowych.

Badając prawidłowość sprzedaży nieruchomości gminnych stwierdzono, że w jednym przypadku nie zachowano 6-tygodniowego terminu, jaki powinien upłynąć między wywieszeniem wykazu nieruchomościach przeznaczonych do sprzedaży a ogłoszeniem o przetargu, wymaganego przepisem art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Wykaz został upubliczniony 16 sierpnia 2010 r., a ogłoszenie o przetargu podano do publicznej wiadomości już 13 września 2010 r. – str. 21-22 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości ustalenia i terminowości wnoszenia opłat za użytkowanie wieczyste gruntów wykazała błędy przy naliczeniu opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości o numerze geodezyjnym 145/6, pozostającej we współużytkowaniu wieczystym czterech podmiotów. Stwierdzono, że łącznie roczne zawyżenie opłat dla czterech współużytkowników wieczystych stanowiło kwotę 142,84 zł, a w okresie 2009-2011 – 428,52 zł. Szczegółowe wyliczenie zawyżonej opłaty zawarto na str. 29 protokołu kontroli.

W zakresie najmu lokali mieszkalnych stwierdzono zawarcie przez byłego Wójta umowy najmu lokalu znajdującego się przy Szkole Podstawowej w Bogdankach na czas oznaczony bez udokumentowania podstawy zawarcia umowy na czas oznaczony. Stosownie do art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.), umowa najmu lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator. W badanym przypadku stwierdzono, że wynajmowany lokal nie jest lokalem socjalnym, najemca nie był pracownikiem Szkoły, a także brak udokumentowania, aby żądał zawarcia umowy na czas oznaczony – str. 26 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z opłaty adiacenckiej wykazała, że opłatę ustalano tylko z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem. W latach 2010-2011 nie ustalano natomiast opłaty adiacenckiej związanej z wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, mimo realizacji inwestycji mogących – według ustaleń kontroli – stanowić podstawę wszczęcia postępowania zmierzającego do naliczenia opłaty. Obowiązująca na terenie gminy stawka opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej wynosi 50% różnicy między wartością nieruchomości przed i po wybudowaniu urządzeń.

Na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy przeprowadzonej w 2008 r. zalecono m.in. ustalanie udziału finansowego właścicieli nieruchomości w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej poprzez naliczanie opłaty adiacenckiej na zasadach określonych ustawą o gospodarce nieruchomościami. W protokole kontroli sprawdzającej wykonanie wniosków pokontrolnych, przeprowadzonej przez RIO w 2008 r., odnotowano, że zarządzeniem Wójta Gminy z dnia 26 czerwca 2008 r. określono obieg dokumentów dotyczących naliczania opłaty adiacenckiej. Mimo tego do dnia zakończenia kontroli opłata nie była naliczana. Z wyjaśnień pracownika Urzędu wynika, że opłaty adiacenckie (…) nie były naliczane ze względu na bardzo duży zakres obowiązków Referatu Mienia Komunalnego. Problem z realizacją tego zadania zgłaszany był wielokrotnie poprzedniemu Wójtowi, który miał powołać specjalną komisję do naliczania opłat z tego tytułu. Organizowane były zebrania z tym związane, jednak z nieznanych mi przyczyn, pomysłu tego nie zrealizowano. W związku z powyższym z uwagi na zbyt duży zakres obowiązków, Referat Mienia Komunalnego nie był w stanie poradzić sobie z tym zadaniem o czym poprzedni Pan Wójt był niejednokrotnie informowany – str. 31-35 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt  Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. 

Z opisu zawartego na str. 40-41 protokołu kontroli wynika, że w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2010 rok wykazano nieprawidłową (zawyżoną) wysokość skutków utraconych dochodów, będący pochodną decyzji organu podatkowego o odroczeniu i rozłożeniu na raty zaległości podatkowych. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 11 lit. b zał. nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr  20, poz. 103) w kolumnie powinny być wykazane kwoty obliczone za okres sprawozdawczy, dotyczące skutków decyzji organów podatkowych związanych z rozłożeniem na raty i odroczeniem terminu płatności podatku lub zaległości podatkowych. Istotą wykazywania skutków w kolumnie 15 jest ustalenie kwoty potencjalnych utraconych dochodów (w tym z tytułu podatków i opłat lokalnych) przez Gminę w wyniku decyzji (uchwał) podjętych przez jej organy stanowiące i wykonawcze. W przypadku przedmiotowych decyzji w sprawozdaniu wykazuje się kwoty odroczonych lub rozłożonych na raty należności, których termin zapłaty upływa po okresie sprawozdawczym. Z ustaleń kontroli wynika, że do sprawozdania wadliwie ujęto decyzje nr Fn. 3110-1-2/2010 i Fn. 3113-1-3/2010 dotyczące odroczenia terminu zobowiązania podatkowego oraz  Fn. 3113-1-20/2010 dotyczącą rozłożenia na raty zaległości podatkowej. Termin zapłaty odroczonego zobowiązania upłynął przed końcem kontrolowanego okresu, równocześnie okresu sprawozdawczego jakim był rok 2010, a zatem w ich przypadku skutki nie wystąpiły. Natomiast w przypadku ostatniej z wymienionych decyzji, do sprawozdania ujęto 3 raty podatku, których termin zapłaty upłynął w roku 2010 czyli po okresie za który sporządzane było sprawozdanie. Zatem także i w tym przypadku skutki nie wystąpiły i nie powinny być wykazywane w sprawozdaniu. Łączna wartość zawyżenia skutków wynosi 10.550,00 zł. Nieprawidłowości stwierdzono również w przypadku prezentacji skutków zastosowania zwolnienia z podatku od nieruchomości, wynikającego z uchwały Rady Gminy Juchnowiec. Na podstawie ewidencji podatkowej ustalono, że do sprawozdania ujęto kwotę podatku wynikającego z deklaracji podatkowej złożonej przez podmiot wymieniony  w zał. nr 3/2 pod poz. 90. Z dokumentu tego wynika, że wartość zadeklarowanego podatku wynosi 1.210.498,00 zł. Wszystkie składniki majątkowe wykazane w deklaracji uznane zostały za zwolnione z podatku na mocy zapisów uchwały Rady Gminy Juchnowiec Kościelny Nr XXIV/255/04 z dnia 22 września 2005 roku w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości i uchwały Rady Gminy Juchnowiec Kościelny Nr XVIII/167/04 z dnia 26 listopada 2004 roku w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości. Z dokumentów tych wynika, że z podatku są zwolnione:

1. budynki i grunty stanowiące własność(współwłasność) gminy, o ile nie są we władaniu osób fizycznych lub prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,

2. budynki i grunty wykorzystywane do celów ochrony przeciwpożarowej, działalności sportowej oraz kulturalnej,

3. sieci wodociągowe, sieci kanalizacji sanitarnej i deszczowej, przepompownie ścieków i kanały tłoczne, oczyszczalnie ścieków, zbiorniki wyrównawcze, studnie głębinowe stanowiące własność gminy.

Zwolnienia nie obejmują budynków i gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Zatem ze zwolnienia nie korzystają przedmioty opodatkowania, których zgodnie z deklaracją podatnik posiada 13082,3 m2 (grunty) i 766,15 m2 (budynki). Wartość należnego podatku za wymienione składniki majątkowe wynosi 20.753 zł i ta kwota wadliwie została ujęta w sprawozdaniu. 

Kontrola prawidłowości i powszechności opodatkowania podatników podatku od nieruchomości (str. 42-44 protokołu kontroli) przeprowadzona na podstawie okazanej dokumentacji wykazała m. in. naruszenie przez podmioty wymienione w zał. nr 3/2 pod poz. 24 i 36, art. 3 ust. 4 u.o.p.l. Przepis ten stanowi, że jeżeli nieruchomość lub obiekt budowlany stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowi odrębny przedmiot opodatkowania, a obowiązek podatkowy od nieruchomości lub obiektu budowlanego ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach, z zastrzeżeniem ust. 5. Podatnicy natomiast wykazali w jednej deklaracji wszystkie posiadane grunty, w tym będące we współwłasności.

Ustalono także naruszenie art. 4 ust. 1 pkt 1 u.o.p.l. w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1tejże ustawy i  art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989r. Prawo geodezyjne i kartograficzne ( tekst jedn. Dz. U. z 2010r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.) przez podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 pod poz. 21. Z przywołanych przepisów wynika, że podstawą opodatkowania podatkiem od nieruchomości jest powierzchnia gruntów wynikająca z zapisów ewidencji gruntów i budynków i będąca w posiadaniu podatnika w jednej ze wskazanych  form władania. Podatnik wykazał do opodatkowania grunty o pow. 1208 m2, w przypadku gdy z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że ich pow. wynosi 1033 m2.

Dokonane ustalenia wskazują również, że organ podatkowy nie ma możliwości i nie prowadzi  czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w art. 272 pkt 3 Op. W myśl wskazanego przepisu organy podatkowe mają za zadanie ustalenie, czy wpływające dokumenty są zgodne ze stanem faktycznym. Większość podatników poza gruntami deklaruje do opodatkowania również budynki i budowle. Obecnie posiadana przez organ podatkowy dokumentacja podatkowa, w większości przypadków nie umożliwia weryfikacji powierzchni budynków, sposobu ich wykorzystania oraz wartości wykazanych budowli. Nie stwierdzono również, aby organ podatkowy podejmował próby zweryfikowania w tym zakresie wpływających deklaracji. W dokumentacji podatkowej brak informacji, z których wynikałoby, że podatnicy byli wzywani do złożenia wyjaśnień i przedstawienia dokumentów mających potwierdzić dane wykazane w deklaracjach. Prowadzi to między innymi do stwierdzonego w toku kontroli braku reakcji organu podatkowego na niewykazywanie w deklaracjach złożonych przez podatników będących przedsiębiorcami, budowli lub wszystkich gruntów jako związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (podatnicy wymienieni pod poz. 3 i 31). Wskazanym byłoby zatem, szczególnie w przypadku podatników prowadzących działalność gospodarczą, a nie deklarujących do opodatkowania wszystkich przedmiotów opodatkowania, podjęcie działań wyjaśniających, w celu ustalenia prawidłowości sporządzenia deklaracji. Natomiast w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 90 ewidentnie zaniechano prowadzenia czynności sprawdzających. Organ podatkowy, pomimo posiadania dostępu do wszystkich danych dotyczących składników majątkowych i dokumentacji ich dotyczącej, nie przeprowadził działań w zakresie, o którym mowa w art. 272 Op.. Spowodowało to, iż  w trakcie kontroli stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w deklaracji, a dokumentacją, na podstawie której została ona sporządzona.

         Nieprawidłowości, wskazujące na brak lub niewłaściwe prowadzenie czynności sprawdzających, stwierdzono również w przypadku badania zagadnień z zakresu prawidłowości osiągania dochodów z tytułu podatku rolnego i leśnego od osób prawnych. Doprowadziło to między innymi do naruszenia wskazanych przepisów ustaw o podatku rolnym i podatku leśnym, poprzez:

 - niezłożenie deklaracji  i jej korekty na podatek rolny, z naruszeniem art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, w związku z art. 1przez podmioty na których ciążył obowiązek podatkowy – str. 45-46 protokołu kontroli,

- niewłaściwe wskazanie w złożonej deklaracji podstawy opodatkowania, niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków, powodujące uszczuplenie nalezności podatkowych o kwotę 790 zł,

- wykazaniu w złożonej deklaracji, posiadanych przez podatnika we współwłasności z innymi podmiotami gruntów, stanowiących zatem zgodnie z art. 2 ust. 4 ustawy o podatku leśnym odrębny przedmiot opodatkowania – str. 46-47 protokołu kontroli,

- zastosowanie do obliczenia podatku za posiadane lasy, zakwalifikowane do kategorii ochronnych nieprawidłowej stawki. Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o podatku leśnym dla tego rodzaju lasów stawka podatku, o której mowa w ust. 1, ulega obniżeniu o 50%. W związku z powyższym stawka dla tego rodzaju lasów w roku 2010 wynosiła 15,0194 zł, natomiast podatnik użył stawki wynoszącej 16,78 zł – str. 48 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli terminowości wywiązywania się podatników wymienionych w zał. nr 3/3 i 3/4, z obowiązków wynikających z treści art. 6a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym i art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym stwierdzono, że czterech podatników podatku rolnego i jeden w przypadku podatku leśnego nie wywiązało się z terminowego doręczenia dokumentów. W żadnym ze wskazanych, w protokole na stronach 47-49, przypadków organ podatkowy nie podjął działań mających na celu wyegzekwowanie deklaracji podatkowych. Nie stwierdzono również zawiadomień do Urzędów Skarbowych o popełnieniu czynu zabronionego, o którym mowa w art. 56 § 4 kks. Z analizy przypadków wynika ponadto, że pożądanym rozwiązaniem byłoby ewidencjonowanie wpływu deklaracji podatkowych, tak aby można było precyzyjnie ustalić datę ich złożenia w urzędzie, umożliwiając tym samym jednoznaczne ustalenie daty wykonania obowiązku, z uwzględnieniem treści art. 12 § 6 pkt 2 Op.

Kontrola prawidłowości i powszechności opodatkowania podatników zaliczanych do kategorii osób fizycznych, której wyniki opisano na stronach 50-52 protokołu kontroli, wykazała:

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 19, naruszenie zasad prowadzenia postępowania podatkowego wynikających z treści Działu IV Ordynacji podatkowej. W roku 2010 nastąpiły zmiany powierzchni gruntów posiadanych przez podatnika, które miały wpływ na wysokość podatku rolnego i leśnego. Podatnik nie złożył informacji podatkowych, naruszając przepisy materialnego prawa podatkowego (art. 6a ust. 4 u.o.p.r i art. 6 ust. 4 u.o.p.l). Natomiast organ podatkowy nie podjął działań w celu wyegzekwowania niezbędnych dokumentów oraz nie wszczął postępowania podatkowego w sprawie określenia wysokości zobowiązania. W związku z tym, wydanie decyzji wymiarowej zmieniającej wysokość należności za rok 2010 i ustalającej wysokość zobowiązania na rok 2011 nastąpiła z naruszeniem przepisów Ordynacji podatkowej. Artykuł 165 § 5 pkt 1 można zastosować, nie  prowadząc postępowania podatkowego jedynie w przypadku gdy stan faktyczny, na podstawie którego ustalono wysokość zobowiązania podatkowego za poprzedni okres, nie uległ zmianie. W innych przypadkach przed wydaniem decyzji wymagane jest przeprowadzenie postępowania,

- w przypadku podatników wymienionych pod poz. 20, 21, 22, 23, 24, 35, 36, 40, 41, 51, 61 brak informacji podatkowych. W związku z powyższym nie było możliwości zweryfikowania prawidłowości opodatkowania w decyzjach podatkowych budynków i lasów,

- naruszenie art. 2 ust. 2 u.o.p.l., w związku z opodatkowaniem podatkiem od nieruchomości użytków rolnych o pow. 500 m2, które podatnik wymieniony pod poz. 51 wykazał jako nie związane z działalnością gospodarczą. Wskazanym byłoby również dokonanie weryfikacji prawidłowości sporządzenia informacji mając na uwadze treść art. 1a ust. 3 u.o.p.l. Przepis ten stanowi, że za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b, chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Z dokumentacji podatkowej nie wynika, czy wykazanie gruntów jako nie związanych z działalnością gospodarczą jest uzasadniony i ma poparcie w stanie faktycznym,

- opodatkowanie podatnika, wymienionego pod poz. 58 niezgodnie z zapisami informacji podatkowej. W decyzji wymiarowej widnieją jako opodatkowane następujące składniki majątkowe: budynek mieszkalny o pow. 104 m2 , budynek pozostały o pow. 87 m2 i grunty pozostałe o pow. 1109 m2. Natomiast z informacji podatkowej wynika, że podatnik posiada budynek mieszkalny o pow. 104 m2 , budynek pozostały 75 m2, budynek związany z działalnością gospodarczą 20 m2, grunty związane z działalnością gospodarczą 20 m2 i grunty pozostałe o pow. 1080 m2. Brak jest dokumentów, które uwiarygodniałyby postępowanie organu podatkowego i aby można było uznać sposób opodatkowania za zgodny z obowiązującymi przepisami,

- opodatkowanie podatnika wymienionego pod poz. 60 niezgodnie z zapisami umowy zawartej z Gminą Juchnowiec. Zgodnie z jej treścią przedmiotem umowy jest grunt o pow. 44,70 m2. Natomiast z ewidencji podatkowej i informacji podatkowej wynika, że w posiadaniu podatnika jest 20 m2 gruntu związanego z działalnością gospodarczą, i 20 m2 budynków związanych z działalnością gospodarczą. W trakcie kontroli nie okazano dokumentów, z których wynikałoby, iż dokonano zmiany zapisów umowy.

Kontrola prawidłowości prowadzenia postępowania i formalno-prawnej zgodności wydawanych decyzji z obowiązującymi przepisami wykazała, że w przypadku części kontrolowanych decyzji zastrzeżenia budzi sposób prowadzenia postępowania podatkowego. Jest to związane z niedokonaniem wnikliwej weryfikacji sytuacji materialnej podatników ubiegających o udzielenie ulgi, którzy jako przyczynę ubiegania się o ulgę wskazują trudną sytuację materialną. Ulgi w zapłacie podatku określone, w art. 67a Op są szczególnym przypadkiem pomocy podatnikom, którzy z rożnych przyczyn, często niezależnych od nich nie są w stanie uregulować zobowiązania podatkowego. Zastosowanie tej formy pomocy powinno być poprzedzone bardzo szczegółowym postępowaniem, podczas którego powinna być dokonana kompletna ocena sytuacji podatnika i wpływu na nią zapłaty podatku. Organ podatkowy musi stwierdzić, że sytuacja podatnika wskazuje na istnienie ważnego interesu podatnika lub publicznego umożliwiającego zastosowanie pomocy. Ocena ta powinna być dokonana  na podstawie zebranych w postępowaniu dokumentów i jej odbicie powinno być zawarte w uzasadnieniu faktycznym. Należy również ocenić skutki udzielenia ulgi dla interesu publicznego, który organ podatkowy reprezentuje. Sposób prowadzenia postępowania podatkowego został określony w Dziale IV Ordynacji podatkowej. Między innymi ustawodawca poprzez art. 122 nałożył na organ podatkowy obowiązek prowadzenia postępowania podatkowego i wskazał, że ma on obowiązek podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Postępowanie powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych i w granicach obowiązującego prawa (art. 121 i  120 Op). Można zatem stwierdzić, że postępowanie powinno być tak prowadzone aby materiał dowodowy i ustalone fakty nie dawały wątpliwości, iż za podjętym rozstrzygnięciem stały inne niż merytoryczne argumenty. Należy również pamiętać, że zawarta w art. 67 § 1 Op. tzw. uznaniowość administracyjna przysługuje organowi podatkowemu dopiero od momentu ustalenia, że w danej sprawie występuje jedna z przesłanek zawarta w przepisie. Ponadto uzasadnienie faktyczne niektórych decyzji, nie spełnia wymogów wynikających z art. 210 § 4 Op., w myśl którego powinno ono zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności – str. 54-58 protokołu kontroli.

         Analiza zagadnienia prawidłowości i powszechności pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych (str. 60-61 protokołu kontroli) pozwoliła dokonać następujących ustaleń.

Naruszenie art. 9 ust. 6 pkt 1 u.o.p.l. poprzez nieterminowe złożenie deklaracji podatkowej przez podatnika wymienionego pod poz. 7. W myśl wskazanego przepisu podatnicy są obowiązani składać, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku.

Wadliwe ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego, przez podatnika wymienionego pod poz. 13, będące pochodną niewłaściwego ustalenia daty powstania obowiązku podatkowego, niezgodnie z brzmieniem  art. 9 ust. 4 u.o.p.l.. Data zakupu jest istotnym parametrem, wpływającym na wysokość podatku, ponieważ zgodnie z przywołanym przepisem obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego - od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty.

Natomiast w wyniku weryfikacji prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej omawianej należności stwierdzono, że w przypadku podatnika o nr konta 2000003 dokonano odpisu nadpłaty, w kwocie 24,60 zł, przed upływem okresu 5 lat, w którym przysługuje podatnikowi prawo do jej zwrotu. Naruszono zatem art. 80 § 1 Op., w myśl którego prawo do zwrotu nadpłaty podatku wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu. Termin ten upływał z końcem roku 2010, a organ podatkowy dokonał odpisu w dniu 06 grudnia 2010 r. – str. 62 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczenia wysokości nagród jubileuszowych pracownikom Urzędu Gminy ustalono, że w podstawie obliczenia nagrody dwóch pracowników nie uwzględniono kwartalnie wypłacanych dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej. Przy obliczeniu wysokości nagród jubileuszowych pracowników samorządowych mają zastosowanie przepisy art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) oraz § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.). W myśl art. 38 ust. 4 ustawy, nagrodę jubileuszową oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Stosownie do § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Zgodnie zaś z § 17 ust. 1 rozporządzenia, składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Uwzględnienie wskazanych składników wynagrodzenia w podstawie obliczenia nagrody skutkowałoby – według ustaleń kontroli – zwiększeniem nagrody pracowników odpowiednio o 903,89 zł i 218,54 zł – str. 64-65 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnienia gospodarowania pojazdami służbowymi wykazała, że dotychczasowy Wójt Gminy Cz. Jakubowicz w 2010 r., w trakcie przebywania na urlopie wypoczynkowym korzystał z samochodu służbowego. Fakt przebywania na urlopie potwierdza lista obecności pracowników i karta urlopowa Wójta. W czasie przebywania na urlopie wypoczynkowym w 2010 r. były Wójt przejechał łącznie 2.791 km. Cel podróży nie wynika z dokumentacji. Według ustaleń zawartych w protokole kontroli, przejeżdżając 2.791 km pojazd służbowy zużył ok. 170 l paliwa o wartości ok. 680 zł. Należy wskazać, że zarządzeniem nr 6/2009 z 23 stycznia 2009 r. Wójt Gminy wprowadził zasady użytkowania samochodów służbowych. Zarządzenie wymienia stanowiska w Urzędzie Gminy oraz gminne jednostki organizacyjne, które mogą wykorzystywać samochody służbowe oraz określa m.in., że Wójtowi Gminy przysługuje samochód do dyspozycji w celu realizacji zadań wynikających z ustawy o samorządzie gminnym i innych ustaw, a samochód służbowy wykorzystywany może być wyłącznie w celach wynikających z zadań Urzędu.

Ponadto ustalono, że w zdecydowanej większości przypadków Wójt Gminy oraz inni pracownicy Urzędu wyjeżdżali samochodem służbowym poza teren gminy bez wystawienia polecenia wyjazdu służbowego. Przykładem są przejazdy Wójta na trasie Juchnowiec-Białystok-Juchnowiec czy Juchnowiec-Białystok-Wysokie Mazowieckie-Juchnowiec (np. 28 września 2010 r. w godz. 18-21). Z rejestru poleceń wyjazdu służbowego wynika, że w 2010 r. zostały wystawione 33 delegacje, z czego 4 zostały anulowane. Wójtowi została wystawiona w 2010 r. tylko jedna delegacja (podróż służbowa do Poznania w dniach 7-9 marca), natomiast tylko dwóm pracownikom wystawiono delegację na wyjazd służbowy do Białegostoku. W myśl § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca – str. 69-71 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że w ramach realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na 2010 r. kontrolowana jednostka przekazała Stowarzyszeniu Pomocy Rodzinie „Droga” z Białegostoku kwotę 29.920 zł na zorganizowanie kolonii terapeutyczno-rekreacyjnych w Jastarni. W dniu 18 czerwca 2010 r. były Wójt zawarł ze stowarzyszeniem „Droga” umowę na zorganizowanie kolonii dla 44 dzieci dotkniętych problemem alkoholowym w terminie od 15 do 29 sierpnia 2010 r. Fakturę wystawioną przez stowarzyszenie opłacono 4 sierpnia (15.000 zł) i 20 września (14.920 zł). Stowarzyszeniu zadania powyższego nie zlecano na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.). Skarbnik Gminy wyjaśnił, że rokrocznie Stowarzyszenie Droga organizowało kolonie terapeutyczno-rekreacyjne w Jastarni dzieciom pochodzącym z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym. Również w 2010 r. podpisano umowę na realizację zadania w ramach zakupu usług, bez stosowania ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, gdyż nie było do tej pory takiej praktyki. W 2011 r. ogłoszono konkurs i wyłoniono Stowarzyszenie Droga, które zorganizowało kolonie. Należy wskazać, że po ostatniej kontroli kompleksowej gminy zalecono przekazywanie środków finansowych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku na realizację zadań publicznych w drodze dotacji udzielonej zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Wniosek ten wdrożono, jak wynika z ustaleń kontroli, dopiero od 2011 r.

Kontrola wykazała, że nie wszystkie dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu przeznaczane są na realizację gminnych programów profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi oraz przeciwdziałania narkomanii. W 2010 r. wydatki poniesiono wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii w kwocie 189.984,73 zł, zaś dochody z opłat za zezwolenia wyniosły 217.828,99 zł. Środki uzyskane z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu nie zostały w całości wykorzystane na realizację gminnych programów także w latach 2008-2009. Porównanie kwoty zrealizowanych dochodów z wydatkami w rozdziałach 85153 i 85154 wykazało, że w latach 2008-2010 nie wykorzystano na realizację gminnych programów środków z opłat w łącznej kwocie 57.243,70 zł, co stanowi naruszenie art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.) – str. 75 protokołu kontroli.

         Kontrolą objęto prawidłowość udzielania i realizacji zamówień publicznych pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Analiza przeprowadzonego w 2008 r. przetargu nieograniczonego na budowę sceny z zadaszeniem w Kleosinie wykazała nieprawidłowe, w świetle zawartych umów, obliczenie kar umownych z tytułu nieterminowego wykonania zadania. W umowie z wykonawcą zawartej 7 kwietnia 2008 r. określono termin wykonania robót na 10 maja 2008 r. oraz wysokość kary umownej w wysokości 0,1% wartości przedmiotu umowy za każdy dzień opóźnienia w oddaniu przedmiotu umowy. Wskazany w protokole odbioru dzień zakończenia prac i przekazania całości robót do eksploatacji to 31 maja 2008 r., czyli 21 dni po terminie określonym umową. Nie stwierdzono żadnych pisemnych ustaleń między stronami umowy co do przedłużenia terminu wykonania robót. W protokole odbioru stwierdzono przekroczenie terminu wykonania robót, jednakże o 11 dni, co nie ma uzasadnienia w przywołanej treści dokumentów.

W dniu 8 maja 2008 r. z tym samym wykonawcą zawarto umowę natomiast na wykonanie robót przy boisku do koszykówki i scenie przy ul. Kuczkowskiego w Kleosinie. Termin zakończenia robót określono w umowie na 31 maja 2008 r. Odbioru robót o wartości 50.261,74 zł dokonano w tym samym dniu co robót wykonanych na podstawie umowy pierwotnej. W stosunku do tych robót również wskazano na przekroczenie terminu wykonania o 11 dni.

Z tytułu opóźnienia w wykonaniu robót zamawiający naliczył na podstawie umowy z 7 kwietnia 2008 r. kary umowne za 11 dni opóźnienia w wysokości 1.121,95 zł. W świetle okazanych dokumentów opóźnienie powinno być liczone od 10 maja 2008 r., a nie od 31 maja 2008 r. Zaniżenie kary umownej w świetle umownego terminu wynosiło 2.142,05 zł. Należy przy tym wskazać, że w protokole odbioru robót zleconych umową z 7 kwietnia 2008 r. wskazano jako dodatkową podstawę wykonania robót umowę z 8 maja 2008 r. Z jej treści nie wynika, aby określony termin wykonania robót dodatkowych miał odnosić się także do terminu wykonania robót zleconych umową z 7 kwietnia 2008 r., zawartą w wyniku przeprowadzenia postępowania w trybie przepisów Prawa zamówień publicznych – str. 85-87 protokołu kontroli, załącznik nr 1/7 do protokołu kontroli.

Badając prawidłowość przetargu nieograniczonego na dostawę oleju napędowego i realizację umowy z dostawcą stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie dokumentowała faktu zgłoszenia zamówienia dostawy, co uniemożliwia kontrolę prawidłowości, w świetle postanowień umowy, stosowanych przez dostawcę cen oleju. Według specyfikacji istotnych warunków zamówienia oferta powinna zawierać m.in. cenę jednostkową netto 1 m³ oleju napędowego opublikowaną na stronie www.orlen.pl na dzień 25 lutego 2010 r. i upust lub marżę od niej, wyrażone w procentach. Marża lub upust określona przez wykonawcę zostanie ustalona na okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegać zmianie. Umowa przewidywała, że podstawą do ustalania ceny jest cena hurtowa 1 m³ oleju napędowego ustalona przez PKN Orlen na dzień zgłoszenia zamówienia dostawy faksem, powiększona o ustaloną marżę lub pomniejszona o ustalony upust zgodnie z ofertą wykonawcy. Kontrolowana jednostka nie posiada jednakże udokumentowanego potwierdzenia dat zgłaszania zamówień dostaw, od których umowa uzależniała wysokość cen – str. 82-85 protokołu kontroli.

W zakresie udzielania zamówień publicznych, które ze względu na ich wartość nie podlegają przepisom Prawa zamówień publicznych stwierdzono, że w kontrolowanym okresie nie obowiązywały w Urzędzie Gminy procedury wyłaniania wykonawców zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 euro. Brak również udokumentowania, aby przy wyłanianiu wykonawców tego rodzaju zamówień kierowano się zasadami wyrażonymi w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wymagającymi dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, co ustalono m.in. przy kontroli wydatków poniesionych na promocję gminy. W trakcie kontroli, w dniu 17 stycznia 2012 r., Pan Wójt wprowadził regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości kwoty 14.000 euro – str. 76-81 i 84-85 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki nieruchomościami stwierdzono, że ani poprzedni Wójt Cz. Jakubowicz, ani Pan Wójt nie opracowali planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew wymogom wynikającym z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Plan wykorzystania zasobu powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 101-102 protokołu kontroli,

Stwierdzono, że w dalszym ciągu nieruchomości, którymi władają jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, nie zostały im przekazane w trwały zarząd. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej zalecono podjęcie działań w celu formalnego uregulowania kwestii władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne. Podczas kontroli sprawdzającej wykonanie wniosków pokontrolnych poprzedni Wójt Gminy poinformował że przygotowywane są dokumenty przekazania nieruchomości gminnym jednostkom oświatowym w trwały zarząd, Z protokołu kontroli sprawdzającej wynika ponadto, że zostały okazane wnioski poszczególnych dyrektorów szkół z dnia 11 sierpnia 2008 r. z prośbą o przekazanie w trwały zarząd majątku znajdującego się na terenie szkoły. Okazano również wypisy z ewidencji gruntów oraz projekty decyzji o ustanowienie trwałego zarządu – str. 102 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki Skarbnika określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień związanych z prowadzeniem rachunkowości poprzez:

a) zaniechanie sporządzania dowodów wewnętrznych ,,polecenie księgowania” w celu zaksięgowania operacji gospodarczych udokumentowanych już dowodami księgowymi,

b) przestrzeganie regulacji wewnętrznych określających wartość pozostałych środków trwałych kwalifikującą je do ujęcia na koncie 013,

c) ewidencjonowanie paliwa do samochodów według metody przyjętej w regulacjach wewnętrznych; ewentualnie rozważenie zmiany postanowień dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w celu dostosowania jej w tym zakresie do potrzeb jednostki,

d) dokonywanie w ewidencji analitycznej gruntów zapisów odpowiadających treścią wymaganiom art. 23 ustawy o rachunkowości,

e) ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu diet na koncie 240,

f) ewidencjonowanie równowartości dokonanych odpisów aktualizujących należności (innych niż odpowiadające przychodom finansowym) na koncie 761, zaś odpisów dotyczących odsetek od nieopłaconych należności na koncie 751 „Koszty finansowe”.

3. Wykazywanie w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S wyłącznie danych wynikających z ksiąg rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.

4. Upublicznianie ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości po upływie 6 tygodni od  wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.

5. Rozliczenie z użytkownikami wieczystymi nieruchomości nr 145/6 położonej Koplanach Folwark opłaty za użytkowanie wieczyste za lata 2009-2011, zawyżonej łącznie o 428,52 zł.

6. Uwzględnienie przy zawieraniu umów najmu lokali mieszkalnych przedstawionych w części opisowej wystąpienia warunków umożliwiających zawieranie tych umów na czas oznaczony.

7. Ustalanie opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej wobec właścicieli nieruchomości wykorzystywanych na inne cele niż rolne i leśne, po stwierdzeniu zaistnieniu przesłanek określonych w art. 148b ustawy o gospodarce nieruchomościami.

8. Przeprowadzenie weryfikacji danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2011.

9. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

10. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia rozbieżności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych działań i dokonanych ustaleń, w tym także w zakresie finansowym.

11. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie formalno prawnej zgodności wydawanych decyzji oraz prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.

12. Obliczanie wysokości nagród jubileuszowych z uwzględnieniem § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego...

13. Wypłacenie pracownikom wymienionym w protokole kontroli kwot 903,89 zł i 218,54 zł, odpowiadających zaniżeniu nagród jubileuszowych otrzymanych przez nich w 2010 roku.

14. Podjęcie czynności wyjaśniających cel korzystania przez byłego Wójta z pojazdu służbowego podczas urlopu wypoczynkowego. W przypadku stwierdzenia braku związku między używaniem samochodu służbowego a realizacją zadań gminy, wystąpienie do byłego Wójta o zrefundowanie stosownej do ustaleń kwoty kosztów poniesionych przez gminę z tytułu zużycia paliwa.

15. Zapewnienie, aby podróże służbowe pracowników, w tym Pana Wójta, odbywane były na podstawie pisemnych poleceń wyjazdu służbowego, określających miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, a także jej cel.

16. Dążenie do przeznaczania całości dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu na realizację programów, o których mowa w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości...

17. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania od wykonawcy sceny z zadaszeniem w Kleosinie kar umownych z tytułu opóźnienia w wykonaniu robót objętych umową z 7 kwietnia 2008 r., które w świetle terminu wykonania zadania określonego w umowie zostały zaniżone o kwotę 2.142,05 zł.

18. Dokumentowanie procesu realizacji umowy na zakup oleju napędowego w sposób umożliwiający kontrolę zgodności cen dostaw z warunkami zaoferowanymi przez wykonawcę.

19. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

20. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

21. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku