Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej w Gródku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 września 2011 roku (znak: RIO.I.6002-21/11), o treści jak niżej:

                                                                           Pani

Elżbieta Greś

                                                                                              Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Gródku

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Gródku za okres 2010 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji jednostki, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), dochody własne jednostki budżetowej, gospodarowanie mieniem, zamówienia publiczne, rozliczenia z budżetem gminy.

         Z ustaleń kontroli wynika, że w okresie objętym kontrolą Szkoła Podstawowa nie posiadała regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości. Zasadnicze unormowania w kwestii polityki rachunkowości zostały wprowadzone przez Panią Dyrektor zarządzeniem z 27 grudnia 2010 r., które weszło w życie od stycznia 2011 r. Do czasu przyjęcia wskazanych regulacji księgowość jednostki prowadzono z naruszeniem art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) określającego powinności kierownika jednostki w odniesieniu do ustalenia dokumentacji zasad rachunkowości.

         Ponadto w trakcie kontroli Pani Dyrektor ustaliła głównemu księgowemu zakres czynności odnoszący się w pełni do obowiązków i odpowiedzialności określonych pracownikowi zatrudnionemu na tym stanowisku przez przepisy art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Podczas kontroli zostały też określone w formie pisemnej stosowane zasady wyboru wykonawców zamówień publicznych, do których, ze względu na wartość, nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) – str. 2-3, 4-5, 29-30 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość zapisów w ewidencji księgowej w świetle obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) stwierdzono m.in., że przeksięgowania wyniku finansowego za 2009 rok na fundusz jednostki dokonano dopiero pod datą 31 grudnia 2010 r., zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego za 2009 r., stosownie do zasad funkcjonowania konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”, zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 6 protokołu kontroli.

         Kontrola wydatków z tytułu nagród jubileuszowych pracowników niepedagogicznych Szkoły wykazała nieprawidłowe, w świetle art. 38 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) oraz § 8 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.), ustalenie kwoty nagrody przysługującej pracownikowi obsługi. W podstawie obliczenia nagrody jubileuszowej pracownika uwzględniono średnią wysokość premii z trzech miesięcy poprzedzających wypłatę nagrody jubileuszowej, podczas gdy według przywołanych przepisów podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie miesięczne przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. W świetle wskazanych przepisów nagroda została zawyżona o 83,10 zł – str. 18 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczeń i wypłat świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustalono m.in., że pracownicy kontrolowanej jednostki zatrudnieni na część etatu otrzymywali świadczenia z Funduszu (dopłaty do tzw. „wczasów pod gruszą”, pomoc finansową) proporcjonalnie do wymiaru etatu. Należy wskazać, że przepisy art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) nie przewidują zmniejszenia świadczeń w stosunku do wymiaru czasu pracy pracownika. Postanowień o takich zmniejszeniach nie przewidywał okazany kontrolującemu wewnętrzny regulamin gospodarowania środkami Funduszu Świadczeń Socjalnych, obowiązujący w jednostce od 1 stycznia 2002 r. Natomiast według § 4 regulaminu ZFŚS z 10 stycznia 2011 r. przy przyznawaniu świadczeń socjalnych nie uwzględnia się wymiaru godzin pracownika ani stażu pracy, a wyjątkiem jest świadczenie urlopowe wypłacane zgodnie z ustawą Karta Nauczyciela. Jak ustalono, przywołane postanowienie regulaminu nie było przestrzegane przy wypłacie świadczeń w kwietniu 2011 r. – str. 19-20 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków ewidencjonowanych w paragrafie 4260 „Zakup energii” wykazała, że wydatki ponoszone przez Szkołę dotyczyły zakupu energii cieplnej, a także zakupu wody w KZB w Gródku oraz energii elektrycznej. Jednakże energia, jak i woda jest dostarczana również do pomieszczeń Gimnazjum w Gródku zajmującego razem ze Szkołą Podstawową część budynku przy ul. Chodkiewiczów 18 w Gródku (dotyczy to także usług odprowadzania ścieków). Gimnazjum nie partycypuje w wydatkach w zakresie związanym z kosztami jego funkcjonowania. Jak ustalono, jedynie opłaty za wywóz odpadów stałych są dokonywane zamiennie, tzn. KZB w Gródku wystawia przemiennie faktury za wywóz odpadów na Szkołę bądź Gimnazjum i są one oddzielnie opłacane z planów finansowych tych jednostek – str. 23-24 protokołu kontroli. Obie jednostki oświatowe są jednostkami budżetowymi, z tego względu, stosownie do przepisów art. 11 ustawy o finansach publicznych, powinny pokrywać swoje wydatki budżetowe, na podstawie planu finansowego.

W wyniku kontroli wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników stwierdzono przypadki, dotyczące podróży służbowych na trasie Gródek – Białystok – Gródek, w których pracownicy, mimo wskazania środków komunikacji publicznej jako właściwych do odbycia podróży, składali oświadczenia o treści: oświadczam, iż nie jestem w stanie dołączyć do przedłożonej delegacji nr … z dnia … biletów za przejazd na trasie …. Pojechałem samochodem własnym i proszę o zwrot kosztów dojazdu wg stawek za bilety PKS tj. według stawek rozpisanych na dołączonej delegacji. W przypadku wskazanych podróży przyjmowano koszt przejazdu w wysokości 5,30 zł. Zgodnie z § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca, a zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Należy też wskazać, że według przepisu § 5 ust. 3 rozporządzenia, na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).

Kontrola wykazała ponadto, że delegacja nr 80/2010 ustalająca podróż służbową na czas od 13 września do 8 października 2010 r. została przez pracownika przedstawiona do rozliczenia dopiero w dniu 25 listopada 2010 r. W myśl § 8a ust. 2 przywołanego rozporządzenia rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży – str. 25-26 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka wybrała w trybie przetargu nieograniczonego wykonawcę instalacji wentylacji mechanicznej pomieszczenia sali gimnastycznej w budynku Szkoły. Badanie prawidłowości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykazało, że zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty przekazano tylko wybranemu wykonawcy. Zgodnie z art. 92 ust. 1 Prawa zamówień publicznych obowiązki informacyjne, o których mowa w przywołanym art. ustawy, powinny być spełnione w odniesieniu do wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty (w badanym postępowaniu oferty złożyło 3 wykonawców).

Ponadto badana jednostka nie sporządziła do dnia zakończenia kontroli rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy, zamawiający winien przekazać sprawozdanie Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Szczegółowo kwestię omawianego sprawozdania reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1110 ze zm.) – str. 27-29 protokołu kontroli.

Ustalono, że inwentaryzacja majątku trwałego w Szkole Podstawowej została przeprowadzona m.in. według stanu na koniec 2007 roku. Kontrolowana jednostka nie posiadała jednak dokumentacji z tej inwentaryzacji, co narusza przepisy rozdziału 8 ustawy o rachunkowości. W szczególności, według art. 74 ust. 2 pkt 7 ustawy dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać co najmniej przez okres 5 lat – str. 33 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki organizacyjnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie głównego księgowego do przeksięgowywania wyniku finansowego na fundusz jednostki zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 860, określonymi obecnie w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 128, poz. 861).

2. Naliczanie nagród jubileuszowych pracownikom administracji i obsługi zgodnie z przepisami prawnymi wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

3. Administrowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z przyjętym regulaminem.

4. Podjęcie, w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę i Gimnazjum, działań zmierzających do ponoszenia przez każdą z jednostek oświatowych wydatków budżetowych związanych z kosztami jej funkcjonowania.

5. W zakresie rozliczania podróży służbowych pracowników:

a) zobowiązanie pracowników do rozliczania kosztów podróży zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego, stosownie do § 5 ust. 1 i 2 oraz § 8a ust. 2 i 3 rozporządzenia MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi (…) z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju;

b) rozważenie możliwości delegowania pracowników w podróż służbową samochodami prywatnymi pracowników na zasadach, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS.

6. W zakresie zamówień publicznych:

a) wypełnianie obowiązków, o których mowa w art. 92 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych wobec wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty;

b) sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, o którym mowa w art. 98 Prawa zamówień publicznych i rozporządzeniu wykonawczym do ustawy.

7. Zapewnienie przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej w sposób i przez okres wymagany ustawą o rachunkowości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Gródek