Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Dobrzyniewie Dużym

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 marca 2012 roku (znak: RIO.I.6001-18/11), o treści jak niżej:

Pan

Bogdan Zdanowicz

Wójt Gminy

Dobrzyniewo Duże

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Dobrzyniewo Duże za 2010 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W okresie objętym kontrolą, do upływu kadencji, funkcję Wójta Gminy pełnił Zenon Szypcio.

W 2010 r. Urząd Gminy Dobrzyniewo Duże prowadził obsługę finansowo-księgową wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych, tj. jednostek oświatowych, instytucji kultury oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Prowadzenie ksiąg rachunkowych Gminnego Centrum Kultury, Biblioteki Publicznej i GOPS naruszało postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 6 protokołu kontroli. Nieprawidłowości w zakresie obsługi finansowo-księgowej GCK zostały Panu Wójtowi przedstawione pismem z dnia 8 kwietnia 2011 r., wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej przez RIO w Gminnym Centrum Kultury. Jak wynika z ustaleń kontroli kompleksowej, wyeliminował Pan nieprawidłowości dotyczące zarówno skontrolowanego przez Izbę GCK, jak i Biblioteki oraz GOPS. Obecnie jednostki te samodzielnie prowadzą księgi rachunkowe.

Z kolei obsługa jednostek oświatowych prowadzona była bez umocowania w odpowiedniej uchwale Rady Gminy, która powinna być podjęta na podstawie art. 5 ust. 9 w zw. z  art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), co ustalono podczas przeprowadzonej przez RIO kontroli problemowej w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Dobrzyniewie Dużym. Nieprawidłowość ta również została wyeliminowana – w dniu 25 marca 2011 r. Rada Gminy podjęła uchwałę wskazującą Urząd Gminy jako podmiot właściwy do prowadzenia wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół i przedszkoli z terenu gminy. Podczas kontroli kompleksowej ustalono jednakże, że w ramach realizacji obowiązku opracowania dokumentacji opisującej przyjęte w szkołach zasady rachunkowości, wynikającego z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty, dyrektorzy szkół przyjęli do stosowania zarządzeniami wewnętrznymi regulacje wewnętrzne obowiązujące w Urzędzie Gminy. Do dnia zakończenia czynności kontrolnych jednostki oświatowe korzystały z polityki rachunkowości przyjętej w Urzędzie – str. 6-7 protokołu kontroli. Należy wskazać, że ogólne przyjęcie przez jednostki oświatowe zasad stosowanych w Urzędzie nie stanowi rzeczywistego określenia przyjętych w szkołach zasad rachunkowości. Istniejące różnice w zasadach prowadzenia gospodarki finansowej szkół i Urzędu nie pozwalają na uznanie tego stanu za prawidłowy. Wskazać można np. na obowiązek prowadzenia w Urzędzie – jako jednostce realizującej wydatki z tytułu dotacji – konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…”, które nie może wystąpić w szkole, a także na okoliczność realizowania wydatków szkół z odrębnych rachunków bankowych, podczas gdy Urząd realizuje je bezpośrednio z rachunku budżetu – wymusza to inny opis zasad funkcjonowania konta 130. Należy przy tym wskazać, że określenie zasad funkcjonowania konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” zawarte w zakładowym planie kont Urzędu polega na przeniesieniu treści opisu konta 130 z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), mimo że Urząd nie posiadał odrębnego rachunku bieżącego dla realizacji dochodów i wydatków. Opis konta 130 nie został zatem dostosowany do faktycznie przyjętej organizacji gospodarki pieniężnej Urzędu. Nie może też stanowić prawidłowej podstawy ewidencji na kontach 130 obsługiwanych szkół.

Stwierdzono też, że w zakładowym planie kont Urzędu przewidziane zostało konto 014 „Zbiory biblioteczne”. Według opisu zasad jego funkcjonowania, służy ono do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz bibliotek publicznych. Wynika stąd, że brak podstaw prowadzenia tego konta w Urzędu Gminy, który nie posiada zorganizowanej biblioteki. Potwierdza ten wniosek fakt, iż saldo konta 014 na koniec 2010 r. wynosiło 80 zł, a w trakcie 2010 r. nie dokonywano na nim żadnych zapisów – str. 134 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wykazała, że:

a) wpływ w grudniu 2010 r. raty części oświatowej subwencji za styczeń 2011 r. w wysokości 417.554 zł został ujęty w ewidencji Urzędu na koncie 840 „Przychody przyszłych okresów”, w związku z czym w sprawozdaniu finansowym gminy kwota ta występuje i w bilansie z wykonania budżetu i w łącznym sprawozdaniu gminnych jednostek budżetowych, a w  skonsolidowanym bilansie gminy w podwójnej wysokości,

b) ujęte w księgach budżetu należności z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych i z tytułu innych dochodów podatkowych pobieranych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe, zaliczone do dochodów 2010 r. a otrzymane w styczniu 2011 r., w łącznej kwocie 91.666 zł, zostały błędnie zarachowane również w ewidencji Urzędu – zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”. W efekcie w sprawozdaniu finansowym gminy kwota ta występuje w bilansie z wykonania budżetu i łącznym sprawozdaniu gminnych jednostek budżetowych, zaś w skonsolidowanym bilansie gminy w podwójnej wysokości,

c) do kosztów budowy kanalizacji sanitarnej zaliczono w 2010 r. koszty w łącznej kwocie 1.262.397,04 zł, w tym faktury wykonawców w kwocie brutto wynoszącej 1.259.678,53 zł. Urząd Gminy prowadzi działalność w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków i z tego względu wymienione zakupy robót i usług są związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług. Do kosztów inwestycji nie należało zatem  zaliczać – zgodnie z art. 28 ust. 8 pkt 1 ustawy – podatku naliczonego w fakturach zakupu w łącznej kwocie 227.155,14 zł, a wartość naliczonego podatku VAT ująć w księgach Urzędu zapisem Wn 225 „Rozrachunki z budżetami” – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Niewłaściwe księgowania skutkowały zawyżeniem kosztów inwestycji o 227.155,14 zł i – w takiej samej wysokości – zaniżeniem należności z tytułu VAT podlegającego odliczeniu,

d) w ciężar kosztów inwestycji dotyczących budowy kanalizacji odnoszony był również koszt przyłączy domowych, na poczet których w 2010 i 2011 r. mieszkańcy gminy wnosili opłaty zarachowywane jako dochody budżetowe w dziale 010, rozdz. 01010, par. 0970, o których mowa w dalszej części wystąpienia. Kwota opłaconych przejściowo przez gminę kosztów przyłączy nie może zwiększać wartości środków trwałych gminy. Sfinansowanie przez mieszkańców kosztu budowy przyłączy stanowi realizację spoczywającego na nich obowiązku określonego w art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 868 ze zm.). Przyłącza nie stanowią sieci wodociągowych będących w posiadaniu przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, lecz element łączący sieć z wewnętrzną instalacją w nieruchomości, co wynika z definicji przyłącza i sieci zawartych w przepisach art. 2 pkt 5-7 przywołanej ustawy,

e) na stronie Wn konta 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” ujmowano równowartość należności od dłużników alimentacyjnych, które w całości stanowią należności wymagalne i jako takie nie mogą być odnoszone na przychody przyszłych okresów. Należności te wykazują małe prawdopodobieństwo ściągalności, ale fakt ten nie stanowi kryterium uzasadniającego zaliczenie ich do przychodów przyszłych okresów. W aktualnie obowiązującym stanie prawnym właściwe jest ujmowanie należności od dłużników alimentacyjnych zapisem Wn 221 – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” oraz dokonywanie odpisu aktualizującego te należności, jako charakteryzujących się niewielkim prawdopodobieństwem ściągalności, zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 „Odpis aktualizujący należności”,

f) z porównania obrotów konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” i konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” wynika, że obroty na koncie 229 są tylko nieznacznie niższe od obrotów na koncie 231. Z ustaleń kontroli wynika, że poza operacjami zgodnymi z zasadami funkcjonowania konta 229, na stronę Ma tego konta są przenoszone z konta 231 kwoty wynagrodzeń podlegające przekazaniu na osobiste rachunki bankowe pracowników. Przelewy wynagrodzeń księgowane były zapisem Wn 229 – Ma 130, co jest niezgodne z zasadami funkcjonowania kont 229 i 231,

g) koszty odsetek od zaciągniętych kredytów i pożyczek były ujmowane w 2010 r. na koncie 400 „Koszty według rodzajów”, zamiast na koncie 750.

Ponadto stwierdzono, że przyjęcie na stan środków trwałych wytworzonych w wyniku działalności inwestycyjnej dokumentowano zarówno dowodami PT, jak i OT. Według przepisów wewnętrznych jednostki, przyjęcie środka trwałego winno być dokumentowane dowodem OT – str. 132-133 protokołu kontroli.

Ustalenia związane z oceną prawidłowości zapisów księgowych zostały ujęte w na str. 12-20 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że w sprawozdaniach Rb-28S nieprawidłowo prezentowano dane dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych, tj. w sposób obowiązujący przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 marca 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Według przepisów sprawozdawczych obowiązujących w 2009 r. i latach wcześniejszych w kolumnie „Zaangażowanie” należało wykazywać dane na podstawie obrotów strony Ma konta 998 (§ 8 ust. 2 pkt 2a i 2b załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r.), co w praktyce oznaczało wykazywanie wydatków zarówno już poniesionych, jak i tych, które jednostka będzie obowiązana ponieść w roku sprawozdawczym. Stosownie natomiast do zasad sporządzania sprawozdania Rb-28S obowiązujących w 2010 r. i obecnie, w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym – § 8 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. Oznacza to, że na koniec marca, czerwca i września w kolumnie „Zaangażowanie” należy wykazywać nie obroty, a saldo strony Ma konta 998, które winno wynikać z okresowych przeksięgowań na stronę Wn tego konta równowartości sfinansowanych wydatków budżetowych danego roku budżetowego danego roku, a także równowartości wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Z uwagi, iż na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda oznacza to także, że w sprawozdaniu rocznym Rb-29S nie wypełnia się kolumny „Zaangażowanie” – str. 20-21 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości finansowej wykazała, że w pasywach bilansu z wykonania budżetu gminy zobowiązania finansowe w łącznej kwocie 8.845.380,14 zł w całości zakwalifikowano do  zobowiązań długoterminowych. Z ustaleń kontroli wynika, że do krótkoterminowych zobowiązań finansowych należało zakwalifikować w bilansie pożyczkę uruchomioną w grudniu 2010 r. w kwocie 753.380,14 zł na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowalnych zadania inwestycyjnego związanego z budową kanalizacji oraz przypadające do spłaty w 2011 r. raty kredytów bankowych. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego – str. 23 protokołu kontroli.

Szkoła Podstawowa i Przedszkole Samorządowe w Fastach od 1 września 2010 r. zostały połączone w Zespół Szkolno-Przedszkolny w Fastach, a Szkoła Podstawowa i Przedszkole Samorządowe w Nowym Aleksandrowie w Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nowym Aleksandrowie. Zlikwidowane, w celu połączenia, jednostki budżetowe nie zostały uwzględnione przy sporządzaniu sprawozdania finansowego gminy – w łącznym bilansie, rachunku zysków i strat oraz zestawieniu zmian w funduszu. Dane wynikające z bilansów jednostkowych zlikwidowanych szkół podstawowych i przedszkoli należało uwzględnić przy łączeniu sprawozdań jednostkowych w kolumnach „Stan na początek roku”. Dane do tej kolumny czerpane były zaś z jednostkowych sprawozdań funkcjonujących od 1 września 2010 r. Zespołów Szkolno-Przedszkolnych, które w kolumnach „Stan na początek roku” wykazały dane wynikające z zamknięcia ksiąg rachunkowych zlikwidowanych jednostek budżetowych według stanu na dzień  31 sierpnia 2010 r. Suma bilansowa na początek 2010 r., po zsumowaniu danych z bilansów zlikwidowanych jednostek, wynosi łącznie 594.688,67 zł, a w łącznym bilansie jednostek budżetowych suma bilansowa nowych jednostek organizacyjnych wynosi 599.473,11 zł (stan na dzień 1 września 2010 r.) – str. 24-30 protokołu kontroli.

Z analizy jednostkowych rachunków zysków i strat wynika, że za 2010 r. w żadnej z gminnych jednostek oświatowych nie wykazano w rachunku zysków i strat kosztów amortyzacji oraz przychodów z tytułu pokrycia amortyzacji. Stwierdzono, że właściwie zaksięgowano amortyzację i jej pokrycie w księgach jednostek oświatowych, z wyłączeniem Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Dobrzyniewie Dużym, w którym umorzenie środków trwałych w kwocie 104.546,86 zł odniesiono na zmniejszenie funduszu (zapis Wn 800 – Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”) – str. 27 protokołu kontroli.

W łącznym zestawieniu zmian w funduszu jednostek wykazano zwiększenia z tytułu zrealizowanych wydatków budżetowych w wysokości 23.805.016,58 zł oraz zmniejszenia z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych w kwocie 28.833.475,94 zł. Według sprawozdań Rb-NDS, Rb-27S i Rb-28S za 2010 r., zrealizowane dochody i wydatki budżetowe wynoszą odpowiednio 21.388.137,12 zł i 24.733.071,39 zł. W przypadku  wydatków budżetowych w zwiększeniach funduszu nie występują wydatki szkół podstawowych i przedszkoli w Fastach i Nowym Aleksandrowie za okres styczeń-sierpień 2010 r. w łącznej kwocie 1.317.349,35 zł. Po pomniejszeniu wydatków ogółem o wydatki tych jednostek zwiększenie funduszu z tytułu zrealizowanych wydatków powinno wynosić 23.415.722,04 zł – str. 29-30 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej wykazała, że dochody budżetowe z tytułu zbiorowego zaopatrzenia w wodę  i zbiorowego odprowadzania ścieków ujmowane są w dziale 010 „Rolnictwo”, rozdziale 01010 „Infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi”. W świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) wymienione podziałki klasyfikacyjne należy traktować jako przeznaczone do ujmowania wydatków związanych z budową urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych. Dochody z tytułu sprzedaży wody oraz wydatki z nimi związane (inne niż dotyczące wprost infrastruktury) należy klasyfikować w dziale 400 „Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz i wodę”, rozdział 40002 „Dostarczanie wody”, a analogiczne operacje dotyczące odprowadzania ścieków w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdział 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód” – str. 21 protokołu kontroli.

Kontrola klasyfikacji budżetowej dochodów wykazała ponadto, że wpływy z tytułu opłaty eksploatacyjnej ujmowano w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów”, zaś wpływy ze sprzedaży nieruchomości gminnych w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”. Zgodnie z przepisami rozporządzenia wpływy z opłaty eksploatacyjnej należało zakwalifikować do par. 0460 „Wpływy z opłaty eksploatacyjnej”, zaś wpływy ze sprzedaży nieruchomości do par. 0770 „Wpływy z odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 82 i 87 protokołu kontroli.

Kontrola gospodarki kasowej (str. 31-33 protokołu kontroli) wykazała następujące nieprawidłowości:

a) nie ujmowano bieżąco w raportach kasowych wpłat i wypłat gotówkowych; w wyniku kontroli kasy przeprowadzonej 2 grudnia 2011 r. stwierdzono, że ostatnie wpisy w raportach kasowych zostały dokonane w raporcie zamkniętym 30 listopada 2011 r. Podczas kontroli kasy ujawniono przychód do kasy z 1 grudnia 2011 r., który nie został ujęty w raporcie na kwotę 8.574,88 zł (1.854,45 zł wpłaty do kasy przyjęte na kwitariusz przychodowy oraz 6.720,43 zł gotówka podjęta z banku czekiem) oraz rozchód na kwotę 3.955,51 zł. Zgodnie z § 8 instrukcji kasowej, przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer powinien na bieżąco ująć w raporcie; zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym, w dniu w którym nastąpił przychód i rozchód. Należy dodać, że zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką i czekami następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane,

b) brak wskazania na dwóch dowodach kasowych dat odbioru gotówki z kasy przez pracownika Urzędu,

c) brak dokumentów potwierdzających rozchód gotówki – w trakcie kontroli kasy nie zostały okazane listy wypłat na kwotę 1.560 zł, przekazane do szkół; listy z pokwitowaniami wypłaty zostały okazane w następnym dniu roboczym po dniu kontroli kasy, tj. 5 grudnia 2011 r.; kasjer nie posiadał żadnego pokwitowania dokumentującego przekazanie gotówki pracownikowi szkoły celem jej wypłaty. Zgodnie z postanowieniami instrukcji kasowej, wypłata gotówki z kasy może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę.

W wyniku analizy procedury opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych oraz ich projektów stwierdzono, że na 2010 rok jedynie projekt planu finansowego Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Dobrzyniewie Dużym podpisany został przez dyrektora. Projekty planów pozostałych jednostek budżetowych pozostałe nie zawierały podpisu sporządzającego. Z kolei projekty planów finansowych na 2011 r. zostały podpisane przez kierowników poszczególnych jednostek. Natomiast analiza procedury opracowywania projektów planów finansowych na 2012 r. wykazała, że kierownicy jednostek wystosowali pisma do Pana Wójta pisma, że przyjmują do wiadomości i akceptują projekt planu finansowego sporządzony/przekazany przez Urząd Gminy – str. 37-38 protokołu kontroli. Należy wskazać, że do obowiązków kierowników jednostek budżetowych należy sporządzenie projektu planu finansowego na podstawie otrzymanej od Pana informacji oraz przekazanie go Panu celem weryfikacji jego zgodności z projektem uchwały budżetowej – art. 248 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz § 5 ust. 3 i § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616).

Stwierdzono, że w załączniku nr 2 do zarządzenia Pana Wójta z 3 stycznia 2011 r. w sprawie przyjęcia zasad (polityki) rachunkowości znalazło się sformułowanie: „odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Nie wysyła się naliczenia, a spisuje się z ewidencji księgowej, jeżeli wysokość naliczonych odsetek od należności nie przekraczałaby trzykrotności opłaty dodatkowej, tj. pobranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej.” Przepisy wewnętrzne jednostki odnoszą się ogólnie do odsetek od należności, nie precyzują też okresu, za jaki odsetki będą „spisywane z ewidencji” (np. miesiąc, kwartał, rok). Może to powodować bezpodstawne zaniechanie naliczania odsetek np. na koniec kwartału, które za cały rok budżetowy od danego dłużnika przekraczałyby kwotę określoną przepisami wewnętrznymi. Należy też wskazać, że od 11 lutego 2012 r. obowiązuje przepis art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, który wymaga od jednostki sektora finansów publicznych ustalania przypadających im należności pieniężnych. W przepisach powszechnie obowiązujących brak zaś przepisu upoważniającego do odstąpienia od naliczania odsetek od nieterminowo wpłacanych należności cywilnoprawnych. Regulacja taka obowiązuje tylko w zakresie odsetek od należności podatkowych (art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej) – str. 71 protokołu kontroli.

Badanie procedury sprzedaży nieruchomości gminy wykazało uchybienie naruszające przepis § 15 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.), poprzez niezamieszczenie w treści ogłoszenia o przetargu ustnym ograniczonym terminu zgłoszenia uczestnictwa w przetargu – str. 85 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów z najmu lokali użytkowych wykazała, że:

a) nie sporządzano w badanej próbie (za wyjątkiem jednego przypadku) wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, czym naruszono przepisy art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 73-75 i 77 protokołu kontroli,

b) w jednym przypadku wniosek najemcy o przedłużenie dotychczasowej umowy najmu nie został złożony w terminie wskazanym w § 11 ust. 1 uchwały Rady Gminy z dnia 26 sierpnia 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na okres dłuższy niż trzy lata lub na czas nieokreślony – str. 75 protokołu kontroli,

c) zaniżono – w stosunku do postanowień aneksu z 2005 r., zawartego do umowy z 2001 r. – wysokość czynszu od Telekomunikacji Polskiej za najem pomieszczenia. Wynikało to z obliczania wysokości czynszu według zasad z pierwotnej treści umowy zawartej 25 kwietnia 2001 r., zamiast z aneksu z 14 marca 2005 r. W okresie od 2005 r. do grudnia 2011 r. zaniżono czynsz na kwotę 1.051,68 zł brutto. Urząd Gminy pismem z 15 grudnia 2011 r. zwrócił się do najemcy o uregulowanie zaległości, przekazując fakturę VAT wystawioną z tą datą przez Skarbnika Gminy na kwotę 1.051,68 zł – str. 75-76 protokołu kontroli. Wystawiający faktury inspektor ds. księgowości budżetowej w złożonym wyjaśnieniu przedstawił, że przyczyną zaniżenia czynszu w fakturach było nieotrzymanie przez niego aneksu do umowy najmu, zawartego w 2005 r.

Szereg nieprawidłowości ustalono w wyniku kontroli dochodów budżetowych związanych ze zbiorowym zaopatrzeniem w wodę i zbiorowym odprowadzaniem ścieków (str. 89-95 protokołu kontroli). Taryfy obowiązujące w 2010 r. zatwierdzone zostały przez Radę Gminy na podstawie wniosku złożonego przez Wójta Z. Szypcio w dniu 8 października 2009 r. Do wniosku załączone zostały dwie tabele określające planowane koszty eksploatacji kanalizacji oraz planowane koszty eksploatacji wodociągów i ujęć wody w 2010 r. Na podstawie umowy z 24 maja 2005 r. odbiorcą ścieków komunalnych z terenu gminy są Wodociągi Białostockie Spółka z o.o. Zgodnie z postanowieniami umowy, dostawca zobowiązał się świadczyć usługę w zakresie odprowadzania ścieków na rzecz odbiorcy, zgodnie z warunkami technicznymi. Ilość odprowadzanych ścieków ustalana jest na podstawie wskazań urządzenia pomiarowego; w umowie określono też zasady kształtowania cen za usługę odbioru ścieków. Umowa obejmuje zbiorowe odprowadzanie ścieków z terenu wsi Fasty, Nowe Aleksandrowo i Dobrzyniewo Fabryczne i została zawarta na czas określony od 1 maja 2005 r. do 31 grudnia 2008 r., a następnie była przedłużana w drodze aneksów. Mieszkańcy wymienionych miejscowości zawarli z Urzędem Gminy, jako przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym, umowy o odprowadzanie ścieków.

Analiza kosztów eksploatacji kanalizacji przyjętych do kalkulacji taryfy obowiązującej w 2010 r. wykazała, że założono w niej ilość odprowadzonych ścieków na 68.500 m³ i ustalono cenę za 1 m³ w kwocie 3,77 zł brutto (3,52 zł netto). Stwierdzono, że w kalkulacji ceny ścieków przedłożonej Radzie Gminy uwzględniona została jedynie ilość ścieków wynikająca z liczników zużycia wody (w kalkulacji określona jako ilość ścieków sanitarnych sprzedanych bez wód opadowych). Z ustaleń kontroli wynika duża różnica pomiędzy ilością ścieków ustaloną na podstawie liczników mieszkańców, a ilością ścieków odprowadzonych do Wodociągów Białostockich. W 2010 r. różnica ta stanowiła 88.081 m³ (ilość ścieków odprowadzona do Wodociągów Białostockich – 153.292 m³, ilość ścieków, za którą obciążono mieszkańców – 65.211 m³). Ustalony przez kontrolujących koszt różnicy wyniósł 254.554,09 zł. Nie był on uwzględniony w kalkulacji taryfy. W tabeli załączonej do wniosku, dotyczącej kosztów eksploatacji kanalizacji, znalazły się postanowienia odnoszące się do planowanej na 2010 r. różnicy pomiędzy kosztami związanymi ze zbiorowym odprowadzaniem ścieków odebranych od mieszkańców (na podstawie których kalkulowano stawkę), a całościowymi kosztami odprowadzania ścieków do Wodociągów Białostockich. Na 2010 r. różnicę tę planowano w kwocie 248.700 zł i określono jako „planowana dotacja z budżetu”.

Badana jednostka w latach 2005-2010 nie uwzględniła przy kalkulacji taryf kwoty ustalonej przez kontrolujących na co najmniej 1.027.174 zł (do wyliczenia uwzględniono niższą cenę obowiązującą w Wodociągach Białostockich, która zmieniała się w trakcie roku), stanowiącej koszty gminy poniesione w związku z odprowadzaniem ścieków do Wodociągów ponad skalkulowaną taryfę. W trakcie kontroli kierownik referatu gospodarki komunalnej Urzędu Gminy złożył wyjaśnienie, z którego wynika, że Duża różnica pomiędzy wykazaną ilością ścieków odebranych od mieszkańców, a ilością faktycznie odprowadzanych ścieków do oczyszczalni w m. Białystok wynika z wieloletnich zaniedbań inwestycyjnych, przede wszystkim z braku urządzeń kanalizacji „deszczowej”. Budowanie urządzeń kanalizacji deszczowej z zasady ściśle wiąże się z inwestycjami na drogach i poprzedza budowę tych dróg. Zbyt małe środki finansowe przeznaczane w budżecie gminy na budowę dróg, nie  pozwalają na realizację tego rodzaju przedsięwzięć inwestycyjnych. Tak utworzona sytuacja zainwestowania terenu nie sprzyja właściwemu wykorzystaniu urządzeń kanalizacji sanitarnej, stąd następuje przenikanie wód do urządzeń zbiorowego odprowadzania ścieków.  Koszty eksploatacji urządzeń kanalizacyjnych były przedstawiane do analizy Komisjom i  Radnym Rady Gminy Dobrzyniewo Duże. Nie ma przyzwolenia Rady Gminy Dobrzyniewo Duże, aby  całością kosztów odprowadzania ścieków  z gminy obciążyć osoby korzystające z urządzeń kanalizacji sanitarnej.

Odnosząc się do sformułowania, że nie ma przyzwolenia Rady Gminy Dobrzyniewo Duże, aby  całością kosztów odprowadzania ścieków  z gminy obciążyć osoby korzystające z urządzeń kanalizacji sanitarnej, należy wskazać, że zgodnie z zasadami ustalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne określa taryfę na podstawie niezbędnych przychodów zapewniających pokrycie kosztów tej działalności – art. 20 ust. 2 i 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków. Zgodnie zaś z § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne ustala niezbędne przychody dla potrzeb obliczenia taryfowych cen i stawek opłat planowanych na rok obowiązywania taryf, uwzględniając w szczególności koszty wprowadzania ścieków do urządzeń kanalizacyjnych niebędących w jego posiadaniu. Prawidłowo uwzględnione koszty związane z odprowadzaniem ścieków do urządzeń kanalizacyjnych Wodociągów Białostockich zmieniłyby kalkulację taryfy za 1 m³ ścieków z kwoty 3,77 zł brutto do 7,32 zł brutto. Odprowadzenie w 2010 r. 65.211 m³ ścieków (ilość podana przez pracownika Urzędu) zwiększyłoby wpływy z tytułu działalności kanalizacyjnej o 231.500 zł brutto.

 Rada Gminy nie ma prawa modyfikowania taryf prawidłowo skalkulowanych przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne (w tym przypadku Urząd Gminy) lub określania zasad ich kalkulacji. Do kompetencji Rady Gminy należy ich zatwierdzenie albo odmowa zatwierdzenia, jeżeli zostały opracowane niezgodnie z przepisami – art. 24 ust. 5 ustawy. Natomiast z art. 24 ust. 6 ustawy wynika, że Rada Gminy może podjąć uchwałę o dopłacie dla jednej, wybranych lub wszystkich taryfowych grup odbiorców – z załączonych do protokołu kontroli uchwał w sprawie zatwierdzenia taryf nie wynikają dopłaty. Uchwalenie dopłaty do zatwierdzonych taryf stanowi przewidziany ustawą tryb umożliwiający zmniejszenie obciążenia mieszkańców, nie zwalnia jednak przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego (Urzędu Gminy) z opracowania wniosku zawierającego prawidłowo skalkulowane taryfy, a Rady Gminy z podjęcia uchwały w sprawie zatwierdzenia taryf w wysokości określonej w tym wniosku.

         Natomiast odnosząc się do okoliczności wprowadzania przez mieszkańców wód opadowych do urządzeń kanalizacyjnych, wskazanej w wyjaśnieniu jako przyczyna różnic w ilości ścieków, należy zwrócić uwagę, że art. 9 ust. 1 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzania ścieków zabrania wprowadzania ścieków bytowych i ścieków przemysłowych do urządzeń kanalizacyjnych przeznaczonych do odprowadzania wód opadowych, a także wprowadzania ścieków opadowych i wód drenażowych do kanalizacji sanitarnej. Ustawa w art. 9 ust. 3 zobowiązuje też przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne do prowadzenia regularnej kontroli ilości i jakości odprowadzanych ścieków bytowych i ścieków przemysłowych oraz kontroli przestrzegania warunków wprowadzania ścieków do urządzeń kanalizacyjnych. W okazanym zakresie czynności kierownika referatu gospodarki komunalnej nie odnaleziono zapisów zobowiązujących do prowadzenia tego typu kontroli.

Dodatkowo należy wskazać, że w okresie od 1 stycznia do 1 kwietnia 2011 r. na terenie gminy nie obowiązywały formalnie taryfy za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków. Uchwałę poprzedzającą ten okres Rada Gminy podjęła 27 listopada 2009 r. Zgodnie z art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 10 ustawy taryfa obowiązuje 1 rok, zaś zgodnie z art. 24 ust. 9a, na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, rada gminy, w drodze uchwały, przedłuża czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o 1 rok. W trakcie kontroli ustalono, że nie był przedkładany wniosek o przedłużenie okresu obowiązywania taryf uchwalonych na okres od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r., lecz w marcu 2011 r. podjęto uchwałę z mocą obowiązującą od 1 kwietnia 2011 r.

Stwierdzono ponadto, że przedstawiane Radzie Gminy wnioski o zatwierdzenie taryf nie odpowiadają wymogom przepisów przywołanego wyżej rozporządzenia. Wnioski nie zawierały uzasadnienia, o którym mowa w § 19 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 rozporządzenia. Zgodnie z przywołanym przepisem w uzasadnieniu powinny znaleźć się informacje dotyczące: zakresu świadczonych usług i lokalnych uwarunkowań ich świadczenia, standardów jakościowych usług, w tym informację dotyczącą wpływu określonej taryfy na ich poprawę, spodziewanej poprawy jakości usług przy wprowadzaniu nowych metod alokacji kosztów, zmian warunków ekonomicznych w czasie obowiązywania taryf. Tabele stanowiące zgodnie z § 19 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia załączniki do wzoru wniosku (szczegółowa kalkulacja cen i stawek) również nie były sporządzane.

Badając dochody budżetowe ewidencjonowane w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” ustalono, że pochodziły one przede wszystkim z wpłat właścicieli nieruchomości związanych z budową sieci i przyłączy kanalizacyjnych – str. 87-88 protokołu kontroli. Ustalono, że wpływy te dotyczyły projektowanej w 2005 r., a realizowanej w 2010 r., inwestycji „Budowa kanalizacji sanitarnej we wsiach Dobrzyniewo Duże, Gniła, Pogorzałki i część wsi Fasty”. Umowa z wykonawcą zawarta została 31 maja 2010 r. z terminem realizacji do 31 stycznia 2012 r. W dokumentacji inwestycji koszt przyłączy domowych ustalony został na kwotę ogółem 405.678 zł. Opłaty wnoszone były w 2010 r. w wysokości 2.500 zł „od każdego przyłącza na nieruchomości gdzie zostanie zlokalizowana studnia rewizyjna”, jak wynika z treści zawartych w 2005 r. umów z właścicielami nieruchomości. W umowach stanowiono, że właściciel nieruchomości („uczestnik inwestycji”) wyraża zgodę na przeprowadzenie urządzeń niezbędnych do wykonania inwestycji przez grunty stanowiące jego własność. Gmina zobowiązała się zaś do wybudowania urządzeń kanalizacyjnych zakończonych studzienką rewizyjną wraz z przyłączem do budynku. W § 5 umowy postanowiono również, że wpłacana kwota udziału podlega zaliczeniu na poczet opłaty adiacenckiej.

Z zacytowanego wyżej fragmentu umowy wynika, że odpłatność właściciela nieruchomości została ustalona od każdego przyłącza kanalizacyjnego wykonanego w ramach realizowanej przez gminę inwestycji. Należy zatem wskazać, że wpłata wnoszona przez właściciela nieruchomości tytułem zwrotu kosztów wykonania przez gminę przyłącza nie może być zaliczana na poczet opłaty adiacenckiej. Poniesienie przez właściciela nieruchomości kosztów wykonania przyłącza stanowi realizację obowiązku spoczywającego na nim na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… Zgodnie zaś z art. 148 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, uwzględnieniu przy ustalaniu kwoty różnicy między wartością nieruchomości przed i po wybudowaniu urządzenia, stanowiącej podstawę obliczenia opłaty adiacenckiej, podlega wartość nakładów poniesionych przez właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości na rzecz budowy poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej. Nie mogą być zatem uwzględniane przy ustalaniu opłaty nakłady poniesione przez mieszkańca w ramach realizacji spoczywającego na nim obowiązku poniesienia kosztów budowy przyłącza. Przyłącze kanalizacyjne nie stanowią urządzenia kanalizacyjnego, co wynika z przepisów art. 2 pkt 5, 7 i 14 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu... Dodatkowo zwrócenia uwagi wymaga, że ewentualne wpłaty (nakłady) mieszkańca na poczet budowy urządzeń kanalizacyjnych, których wykonanie należy do obowiązku gminy (przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego) zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu..., od 22 października 2007 r. nie podlegają już zaliczeniu na poczet opłaty adiacenckiej. Obecnie pomniejszają one kwotę wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń, stanowiącego podstawę naliczenia opłaty.

Należy tez wskazać, że koszt budowy przyłącza nie może być przez gminę ustalany ryczałtowo. Ewentualne ryczałtowe wpłaty właścicieli nieruchomości na poczet kosztów budowy przyłączy do poszczególnych nieruchomości winny być rozliczone do wysokości faktycznego kosztu budowy indywidualnego przyłącza. W innym bowiem przypadku część właścicieli nieruchomości może ponieść koszt budowy przyłącza w wysokości niższej od faktycznej, a część w wyższej od faktycznej, uczestnicząc w ten sposób w kosztach budowy sieci, mimo że nie jest to przewidziane w umowie.

Ustalenia kontroli wykazują również brak związku między kwotą dochodów z zawartych umów, wynoszącą w 2010 r. 378.625,30 zł a w 2011 r. – 466.070,81 zł, a kosztem budowy przyłączy – 405.678 zł. W złożonym wyjaśnieniu Sekretarz Gminy przedstawił, że Wnoszone opłaty przez poszczególnych uczestników inwestycji, zgodnie z zapisem w umowie podlegają zaliczeniu na poczet opłat adiacenckich, stąd kwoty dokonanych wpłat znacznie przewyższają wartość przyłączy kanalizacyjnych. Z wyjaśnienia wynika zatem, że w związku z wykonaniem przez gminę przyłączy właściciele nieruchomości zostali obciążeni dodatkowo kosztami budowy sieci, co nie wynika z treści umów. Ustalone w 2005 r. odpłatności właścicieli nieruchomości za przyłącza, których budowę miała zapewnić gmina, przewyższają koszty gminy związane z ich wykonaniem, co przy powiązaniu kwoty należności z umowy z wykonaniem przyłącza, należy ocenić jako formułowanie treści umowy w sposób niejasny, mogący wprowadzać właścicieli nieruchomości w błąd co do faktycznie spoczywających na nich obowiązków. Mieszkańcy, którzy zawarli z gminą umowy, powinni być obciążeni faktycznymi kosztami budowy przyłączy na ich nieruchomości, w wyniku czego suma należnych od nich kwot nie powinna przekraczać kosztów poniesionych przez gminę w związku z przejściowym opłaceniem zobowiązań za ich wykonanie.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. 

Badanie poprawności danych wykazanych w deklaracjach oraz terminowości złożenia deklaracji na podatek rolny od osób prawnych pozwoliło stwierdzić, iż w odniesieniu do pięciu nieruchomości, których współwłaścicielem jest Skarb Państwa, osoby fizyczne będące współwłaścicielami nie składały deklaracji podatkowych. Zgodnie z art. 6a ust. 8 i 10 ustawy o podatku rolnym zarówno osoby prawne, jak i osoby fizyczne będące współwłaścicielami nieruchomości rolnych są zobowiązane do składania deklaracji na zasadach przewidzianych dla osób prawnych, a więc do 15 stycznia każdego roku. Stwierdzono natomiast, iż w odniesieniu do każdej nieruchomości jeden ze współwłaścicieli składał informację na podatek rolny na zasadach określonych w art. 6a ust. 5 ustawy – str. 43 protokołu kontroli.

W kwestii naliczania podatku rolnego dla osób fizycznych ustalono, iż wymiar podatku jest ustalany w sposób niezgodny z ustawą. Program komputerowy, przy pomocy którego jest prowadzony ewidencja i wymiar podatków lokalnych posługuje się pojęciami „ha fizyczne”, „ha przeliczeniowe”, „ha obliczeniowe”. Hektary obliczeniowe jest określeniem nie występującym w ustawie o podatku rolnym, a, wg programu komputerowego, oznacza ilość hektarów przeliczeniowych podatnika, które nie są zwolnione na mocy ustawy. Obliczenie wysokości zobowiązania podatkowego jest dokonywane poprzez obliczenie iloczynu liczby hektarów przeliczeniowych (w tym objętych zwolnieniem) i stawki podatku za hektar, a następnie od uzyskanego wyniku odejmuje się iloczyn liczby hektarów objętych zwolnieniem ustawowym i stawki podatku za hektar. Omówiony powyżej sposób dokonywania obliczenia podatku rolnego, jak też zakres pojęciowy, którym posługuje się program księgowy jest niezgodny z regulacjami zawartymi w ustawie o podatku rolnym – str. 46 – 47 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości opisane na stronach 58 – 59  protokołu kontroli, dotyczące podatku od nieruchomości były konsekwencją niewykonywania przez organ podatkowy czynności sprawdzających, które powinny być prowadzone stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

Kontrola dochodów osiąganych z tytułu opłaty targowej wykazała nieprawidłowości w zakresie terminowości przekazywania podatku przez inkasenta. Zgodnie z uchwałą opłata winna być odprowadzona na rachunek urzędu do 5 dnia następującego po miesiącu, za który została pobrana, tymczasem część należności za marzec (195 zł) została wpłacona 15 kwietnia 2010 roku, opłata za kwiecień (552 zł) została wpłacona 14 maja 2010 roku, opłata z miesiąca maja (1.908 zł) została wpłacona 9 czerwca 2010 roku i opłata za sierpień (4.416 zł) została wpłacona 9 września 2010 roku. Należy zauważyć, iż wpłata opłaty targowej przez inkasenta po terminie określonym w uchwale wystąpiła czterokrotnie co niewątpliwie nie pozwala stwierdzić, iż miała charakter incydentalny. Stwierdzono ponadto, w badanej próbie, iż brakuje KP nr 1703, co nie zostało odnotowane przez pracowników zobowiązanych do rozliczania opłaty targowej oraz prowadzących ewidencję druków ścisłego zarachowania – str. 62 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli ewidencji księgowej stwierdzono, iż w badanej próbie wystąpiły nadpłaty w odniesieniu do sześciu podatników, wobec których nie jest możliwe zarachowanie nadpłat na poczet zaległości podatkowych ani na poczet bieżących zobowiązań podatkowych. Pomimo tego organ podatkowy nie podjął stosownych czynności wynikających z treści art. 76 ustawy Ordynacja podatkowa. Łączna kwota niezwróconych nadpłat wyniosła 265,85 zł – str. 65 protokołu kontroli. W zakresie rachunkowości podatkowej ustalono również nieprawidłowości opisane na str. 66 a dotyczące dokumentacji przewidzianej art. 10 ust.1 pkt 3. lit. „b” i „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity Dz. U. Z 2002 roku Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w jednym przypadku rozłożenia na raty zaległości podatkowych nie przeprowadzono postępowania podatkowego w sposób przewidziany przepisami Ordynacji podatkowej. W uzasadnieniu decyzji rozkładającej na raty organ podatkowy oparł się jedynie na oświadczeniu podatnika o przemijającej, trudnej sytuacji ekonomicznej. Tak przeprowadzone postępowanie dowodowe stoi w sprzeczności z art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej, a oparcie uzasadnienia jedynie na oświadczeniach podatnika, w świetle szerokiego katalogu dostępnych dowodów, które mogą być przeprowadzone w celu wyjaśnienia sprawy, nie pozwala uznać postępowania za przeprowadzone rzetelnie – str. 68 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała, że regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Gminy nie przewiduje zasad wynagradzania zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), pracodawca w regulaminie wynagradzania określa, dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, wymagania kwalifikacyjne oraz szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego – str. 97 protokołu kontroli.

Kontroli poddano wydatki z tytułu podróży służbowych poniesione w grudniu 2010 r. Ustalono, że w badanym okresie w rozdz. 75023, par. 4410 zostały zaksięgowane wydatki na kwotę 701,35 zł dotyczące ryczałtów za jazdy lokalne – str. 99-100 protokołu kontroli. Nie stwierdzono jednakże wydatków związanych z podróżami służbowymi. Na podstawie dokumentów księgowych z grudnia ustalono, że pracownicy odbywali w tym miesiącu podróże służbowe, za które otrzymywali zwrot kosztów. Część tych kosztów została pokryta ze środków podjętych w listopadzie z rachunku bankowego czekiem, który następnie został ujęty w raporcie kasowym. Natomiast dwie delegacje na łączną kwotę 124,34 zł zostały wypłacone z pogotowia kasowego. Ustalono, że przy prawidłowym rozksięgowaniu pogotowia kasowego i ujęciu w księgach rachunkowych zostałby przekroczony plan wydatków na 2010 r. w rozdziale 75023, par. 4410. Na koniec roku plan wynosił 16.080 zł, a wykonanie po uwzględnieniu kwoty 124,34 zł wyniosłoby 16.203,88 zł. W czasie dokonywania wydatku (28 grudnia 2010 r.) mieścił się on w planie. Ostateczna wersja planu została bowiem określona zarządzeniem Pana Wójta z 31 grudnia 2010 r. Zarządzeniem tym zmniejszono plan we wskazanej podziałce o 1.920 zł. Z ustaleń kontroli wynika zatem, że dokonanie zmian w budżecie nie uwzględniało faktycznego poziomu realizacji wydatków w rozdz. 75023, par. 4410 na dzień zmiany.

Analiza rozliczenia kosztów podróży wykazała, że na podstawie poleceń wyjazdu wystawionych na określone dni odbywano i rozliczano podróże także w dniach nieobjętych poleceniem wyjazdu służbowego (zarówno w dniach przed terminem określonym w delegacji, jak i po nim) – str. 100 protokołu kontroli.

W zakresie planowania i realizacji wydatków na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnego programu przeciwdziałania narkomanii ustalono, że w 2010 r. wyniosły one 51.813,03 zł (przy braku wydatków na przeciwdziałanie narkomanii). Wykonane w 2010 r. dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu wyniosły zaś 85.295,10 zł. Stwierdzono, że w 2009 r. dochody faktycznie zrealizowane wyniosły 82.903,18 zł, zaś wydatki na realizację wymienionych programów zamknęły się kwotą 68.451,97 zł. Plan wydatków w rozdziałach 85153 i 85154 na 2010 r. nie uwzględniał kwoty dochodów z opłat za zezwolenia niewydatkowanych faktycznie na realizację programów w 2009 r. Z kolei w budżecie gminy na 2011 r. w rozdz. 85154 zaplanowano na realizację wymienionych programów łącznie 85.000 zł, tj. w kwocie równej planowanym dochodom z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu. Uchwałą Rady Gminy z 24 maja 2011 r. dokonano zwiększenia wydatków w rozdziale 85154 o kwotę 33.482,07 zł, odpowiadającą opłatom niewydatkowanym na realizację programów w 2010 r. Nie stwierdzono, aby w planowaniu wydatków uwzględniono opłaty nieprzeznaczone na realizację programów w 2009 r. w kwocie 14.451,21 zł. Stosownie do art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu mają być wykorzystywane na realizację wymienionych programów i nie mogą być przeznaczane na inne cele – str. 107-108 protokołu kontroli.

Kontrola wydatkowania środków pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wykazała, że ze środków tych sfinansowano m.in. wyjazd letni dla 10 dzieci do Jastarni za kwotę 6.800 zł. Stwierdzono, że wydatek w tej kwocie został zrealizowany mimo niezatwierdzenia do wypłaty ani przez ówczesnego Wójta, ani żadną osobę przez niego upoważnioną – str. 110 protokołu kontroli.

W zakresie wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro, kontroli poddano przestrzeganie postanowień obowiązującego w Urzędzie regulaminu, badając m.in. wydatki na kwotę 51.240 zł poniesione w związku z opłaceniem 20 października 2010 r. faktury za 1.050 ton gruzu betonowego kruszonego wraz z transportem – str. 103-105 protokołu kontroli. Okazano tylko notatkę służbową sporządzoną na okoliczność wyboru oferty. W świetle postanowień regulaminu stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku wymaganej dokumentacji. Nie okazano m.in. dokumentu potwierdzającego ustalenie wartości szacunkowej zamówienia i dowodów rozesłania zaproszeń, co powinno polegać na wysłaniu do wykonawców formularza ofertowego wypełnionego w części  I i II przez właściwego merytorycznie pracownika Urzędu (część III wypełnia wykonawca i po podpisaniu oraz opieczętowaniu odsyła do zamawiającego). Ponadto okazany rejestr umów nie zawiera umowy na skontrolowaną dostawę. Zgodnie z obowiązującym w Urzędzie regulaminem udzielania zamówień o wartości poniżej 14.000 euro, zamówienie na kwotę przekraczającą 10.000 zł netto winno być udzielone poprzez zawarcie umowy pisemnej.

Analiza prawidłowości danych zawartych w sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego za 2010 r., o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) uwzględnieniu, w jednym przypadku, w wydatkach poniesionych na wynagrodzenia dodatku wiejskiego w kwocie 130,80 zł, co było spowodowane błędnym ujęciem jego wypłaty w par. 4010, zamiast w par. 3020; dodatek wiejski, o którym mowa w art. 54 ust. 5 Karty Nauczyciela nie stanowi składnika wynagrodzenia, lecz dodatek o charakterze socjalnym,

b) nieprawidłowym wyliczeniu wymiaru etatu jednego nauczyciela w październiku 2010 r.; w miesiącu tym nauczyciel otrzymał zasiłek z ZUS za 10 dni zwolnienia lekarskiego, a wymiar etatu został zaniżony o 0,07 (jest 0,60 winno być 0,67),

c) nieprawidłowym wyliczeniu wymiaru etatu jednego nauczyciela w czerwcu i listopadzie 2010 r., co polegało na zaniżeniu wymiaru o 0,06 w czerwcu i zawyżeniu o 0,08 w listopadzie,

d) nieprawidłowym wyliczeniu wymiaru etatu dla innego nauczyciela w czerwcu 2010 r. poprzez zaniżenie o 0,03.

Stwierdzone przypadki zawyżenia bądź zaniżenia struktury zatrudnienia nie miały znaczącego wpływu na wysokość dodatków uzupełniających wypłaconych nauczycielom dyplomowanym, którą to grupę awansu zawodowego przyjęto do kontroli. Wynikającą ze sprawozdania ujemną różnicę między sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, a wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych w 2010 r., wynoszącą 30.755,17 zł, należałoby powiększyć o 130,80 zł, tj. o zawyżone wydatki z tytułu ujęcia w ich kwocie dodatku wiejskiego. Dodatkowo stwierdzono jednakże rozbieżność między wynikami kontroli a danymi sprawozdania w zakresie wysokości ujemnej różnicy. Według ustaleń kontroli winna ona wynosić dokładnie 30.716,04 zł. Jak ustalono, rozbieżność w kwocie 39,13 zł związana była z zaokrąglaniem przez program komputerowy liczby etatów – str. 113-115 protokołu kontroli.

         Badając prawidłowość udzielania zamówień publicznych kontroli poddano przetarg nieograniczony na przebudowę ulicy Rolnej w Fastach wraz z budową kanalizacji deszczowej – str. 116-124 protokołu kontroli. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarto m.in. opis sposobu obliczenia ceny oferty, zgodnie z którym cenę oferty należało podać w formie ryczałtu. W specyfikacji powołano treść art. 632 Kodeksu cywilnego, regulującego istotę wynagrodzenia ryczałtowego, wytłuszczając, że podwyższenia ryczałtu lub rozwiązania umowy może dokonać sąd. Cenę oferty opisano jako mającą zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia wynikające wprost z dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej, przedmiarów robót, jak również nie ujęte w tych dokumentach, a bez których nie można wykonać zamówienia (z wymienieniem przykładowych robót generujących koszty nieprzewidziane). Zamawiający nie wymagał, aby do oferty załączony był kosztorys, na podstawie którego wykonawca dokonał obliczenia ceny ofertowej. Wykonawca miał obowiązek sporządzić i dostarczyć ten kosztorys do zamawiającego, na 3 dni przed wyznaczoną datą podpisania umowy. Kosztorys ten powinien być sporządzony na podstawie dokumentacji projektowej i szczegółowych specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót. Załączone do specyfikacji przedmiary robót należało traktować tylko jako element uzupełniający. Ponadto w specyfikacji zapisano, że w związku z ryczałtowym charakterem ceny zaleca się Wykonawcom szczegółowe sprawdzenie w terenie warunków wykonania zamówienia.

Ustalono, że najkorzystniejszą ofertę na realizację części II zamówienia, polegającej na wykonaniu robót drogowych bez prac bitumicznych, złożyła firma BK-TRAS Roboty Drogowe. Cena wybranej oferty wynosiła 596.254,13 zł. Umowa została podpisana w dniu 30 kwietnia 2010 r. Analiza realizacji zamówienia wykazała, że wykonawca wystawił 3 faktury opiewające łącznie na kwotę z umowy – 596.254,13 zł. Wystawienie faktur zostało poprzedzone odbiorem wykonanych robót oraz sporządzeniem protokołów z tych czynności. Stwierdzono jednakże, że w związku z przebudową ulicy Rolnej zostały dodatkowo wystawione przez BK-TRAS Roboty Drogowe jeszcze dwie faktury na kwotę łączną 94.058,06 zł. Obie zawierają adnotację, że „na podstawie art. 4 pkt 8 nie stosowano ustawy Prawo Zamówień Publicznych”. Podstawą wystawienia faktur były dwie umowy zawarte z wykonawcą przez byłego Wójta Z. Szypcio:

a) nr 108/10 z dnia 22 lipca 2010 r., której przedmiotem było wykonanie drenażu ul. Rolnej w Fastach o średnicy 100 mm na odcinku 500 m wraz z jego włączeniem do wybudowanej kanalizacji deszczowej; strony ustaliły za wykonanie przedmiotu umowy wynagrodzenie w wysokości 35.410,61 zł,

b) nr 114/10 z dnia 12 sierpnia 2010 r., której przedmiotem było wykonanie następujących prac na ul. Rolnej w Fastach: przebudowa 17 szt. studni kanalizacji sanitarnej, wykonanie podbudowy do włączenia ul. Rolnej do ul. Dobrzyniewskiej oraz wymiana gruntu na odcinku od km 0+694,5 do km 0+811,00 za wynagrodzenie w wysokości 58.647,45 zł brutto.

W dniu 12 sierpnia 2010 r. wpłynęło do Wójta Gminy pismo od firmy BK-TRAS Roboty Drogowe z prośbą o przedłużenie terminu wykonania robót związanych z przebudową ul. Rolnej w Fastach do 15 września 2010 r. z powodu m.in. zmiany technologii wykonania robót ziemnych i warstw konstrukcyjnych jezdni oraz wykonania robót dodatkowych zleconych przedstawionymi wyżej umowami.

Na tle przywołanych wyżej postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia określających wynagrodzenie ryczałtowe, zawarcie umów o „roboty dodatkowe” w dniach 22 lipca i 12 sierpnia 2010 r. należy ocenić jako działanie bezpodstawnie zwiększające wydatki gminy na realizację przedmiotu zamówienia. Umowami tymi zlecono bowiem roboty związane z wykonaniem zamówienia podstawowego. Zgodnie ze specyfikacją okoliczność pominięcia ich w przedmiarach robót nie mogła stanowić podstawy zwiększenia wynagrodzenia. Wynagrodzenie zaoferowane przez wykonawcę miało bowiem obejmować wszelkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia, również nieprzewidziane dokumentacją.

W § 7 ust. 5 umowy z 30 kwietnia 2010 r. przyjęto natomiast, że jeżeli w toku realizacji robót wystąpi konieczność wykonania robót dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających 50% wartości realizowanego zamówienia, to wykonawca zobowiązany jest wykonać te roboty na dodatkowe zamówienie, udzielone z wolnej ręki zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Zastosowanie tego przepisu do zlecenia za dodatkowym wynagrodzeniem robót dotyczących wykonania przedmiotu umowy podstawowej, tj. przebudowy ul. Rolnej w Fastach, nieobjętych dokumentacją, było sprzeczne z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia w świetle przyjętego w niej charakteru wynagrodzenia. Według § 7 ust. 5 umowy podstawowej, ewentualne roboty dodatkowe miały być wyceniane przy zastosowaniu cen jednostkowych i wskaźników cenotwórczych nie wyższych niż zastosowane w kosztorysie ofertowym. Ceny materiałów miały być wycenione jak w kosztorysie ofertowym, a w przypadku konieczności wprowadzenia nowych materiałów – na podstawie udokumentowanych kosztów zakupu (faktur). Ustalono, że kosztorysy ofertowe załączone do umów o dodatkowe roboty nie zawierały pozycji z kosztorysu, który wykonawca sporządził jako załącznik do umowy podstawowej. W związku z realizacją robót dodatkowych wykonawca nie udokumentował kosztów zakupu materiałów, o których mowa w § 7 pkt 5 umowy podstawowej.

Nadto należy wskazać, że roboty będące przedmiotem zawarcia dodatkowych umów 22 lipca i 12 sierpnia 2010 r. na łączną kwotę 94.058,06 zł brutto (77.096,77 zł netto) wynikały z jednego protokołu konieczności podpisanego 22 lipca 2010 r. Wartość robót objętych protokołem konieczności przekraczała – jak wynika z kosztów ich wykonania – równowartość 14.000 euro. Niezależnie zatem od faktu sporządzenia dwóch odrębnych umów (pomijając w tym miejscu zanegowaną wyżej zasadność ich zawarcia), zamawiający był zobowiązany do sporządzenia dokumentacji o udzielenie zamówienia publicznego z wolnej ręki wymaganej przepisami art. 68 Prawa zamówień publicznych. Jak wynika z protokołu kontroli, dokumentacja taka nie była sporządzona.

W zakresie podstaw gospodarki nieruchomościami ustalono, że ani poprzedni Wójt, ani Pan Wójt nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew wymogom wynikającym z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Plan wykorzystania zasobu powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 131 protokołu kontroli.

Nieruchomości, którymi władają jednostki oświatowe nie zostały przekazane im formalnie w trwały zarząd. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej – str. 131 protokołu kontroli. Uregulowanie formalnych podstaw władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne jest warunkiem umożliwiającym m.in. właściwe dokonywanie czynności związanych z udostępnianiem nieruchomości, którymi faktycznie władają.

Kontrola realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych wykazała, że na koniec 2010 r. stan materiałów stwierdzony inwentaryzacją wynosił 10.815,29 zł (z tego wartość oleju opałowego – 7.073,50 zł i paliwa – 3.741,79 zł). Saldo Wn konta 310 „Materiały” wynosiło natomiast na koniec 2010 r. 16.476,76 zł i, jak wynika z ustaleń kontroli, było nierealne. Stwierdzono bowiem, że źródłem jego pochodzenia było zaniechanie wyksięgowania w 2010 r. stanu materiałów o wartości 5.661,47 zł (spisywanych w koszty w momencie zakupu), ustalonego w drodze inwentaryzacji na 31 grudnia 2009 r. – str.134-135 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają  przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasad rachunkowości:

a) wskazanie dyrektorom szkół na obowiązek opracowania dokumentacji opisującej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości,

b) dostosowanie opisu zasad funkcjonowania konta 130 do faktycznie przyjętych w Urzędzie rozwiązań,

c) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu konta 014, mając na uwadze brak zorganizowanej biblioteki.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji, w roku jej wpływu na rachunek budżetu, wyłącznie zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” - Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe” w księgach budżetu,

b) zaprzestanie ujmowania w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej kwoty należności z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz należności podatkowych pobieranych i przekazywanych gminie przez urzędy skarbowe ujętych w księgach budżetu,

c) zaniechanie zaliczania do kosztów inwestycji podatku VAT podlegającego odliczeniu,

d) zaniechanie zaliczania do kosztów inwestycji, a w konsekwencji do wartości środków trwałych gminy, wartości przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych,

e) zaprzestanie ewidencjonowania należności od dłużników alimentacyjnych w korespondencji z kontem 840; uwzględnienie zawartych w protokole kontroli uwag co do sposobu księgowana tych operacji, ze szczególnym uwzględnieniem dokonywania odpisów aktualizujących,

f) zaniechanie przenoszenia kwot zobowiązań z tytułu wynagrodzeń podlegających przekazaniu na rachunki pracowników z konta 231 na konto 229,

g) księgowanie kosztów odsetek od zaciągniętych kredytów i pożyczek na koncie 751 „Koszty finansowe”,

h) dokumentowanie przyjęcia środka trwałego dowodem OT, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne,

i) wyksięgowywanie, w księgach następnego roku, wartości stanu materiałów spisywanych w koszty w momencie zakupu, ustalonego w drodze inwentaryzacji na dzień 31 grudnia.

3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) wypełnianie kolumny „Zaangażowanie” w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

b) dokonywanie w bilansie z wykonania budżetu podziału zobowiązań finansowych na długoterminowe i krótkoterminowe,

c) uwzględnianie przy sporządzaniu sprawozdania finansowego gminy uwag zamieszczonych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

4. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, mając na względzie uwagi zawarte w części opisowej wystąpienia.

5. Zobowiązanie Skarbnika do zapewnienia prawidłowości ewidencjonowania i dokumentowania operacji kasowych, w szczególności poprzez podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec kasjera i wzmożenie nadzoru nad wykonywaniem przez niego obowiązków dotyczących:

a) ujmowania w raportach kasowych wpłat i wypłat dokonywanych w kasie w dniu realizacji tych operacji,

b) dokonywania wypłat z kasy wyłącznie na podstawie dowodów wymienionych w instrukcji kasowej,

c) opatrywania dowodów stanowiących podstawę wypłaty gotówki datą dokonania operacji.

6. Egzekwowanie od kierowników jednostek budżetowych obowiązku sporządzenia projektów planów finansowych i przekazania ich Panu Wójtowi celem weryfikacji.

7. Usunięcie z przepisów wewnętrznych jednostki postanowień określających warunki umożliwiające zaniechanie naliczania odsetek od nieterminowego opłacania należności z wszelkich tytułów oraz ich wyksięgowywania z ewidencji, mając na uwadze przepis art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych.

8. Zamieszczanie w treści ogłoszenia o przetargu ustnym ograniczonym informacji o terminie zgłoszenia uczestnictwa w przetargu.

9. W zakresie dochodów z najmu lokali użytkowych:

a) sporządzanie wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem na okres dłuższy niż 3 miesiące, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) przedłużanie umów z dotychczasowymi najemcami lokali użytkowych po spełnieniu przez nich warunku terminowego złożenia wniosku w tej sprawie, wymaganego uchwałą Rady Gminy,

c) zorganizowanie obiegu dokumentów stanowiących podstawę obliczania wysokości czynszu w sposób zapewniający otrzymanie ich przez pracownika, któremu przypisano wystawianie faktur.

10. W zakresie opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków:

a) ujmowanie we wnioskach o zatwierdzenie taryf za odprowadzanie ścieków cen wynikających z kalkulacji uwzględniających całość kosztów ponoszonych przez gminę za ścieki odbierane przez Wodociągi Białostockie,

b) wskazanie Radzie Gminy, że nie leży w jej kompetencji modyfikowanie stawek wynikających z prawidłowo sporządzonej kalkulacji, a także, że Rada Gminy może zmniejszyć obciążenia mieszkańców za odprowadzanie ścieków poprzez uchwalenie dopłaty do cen wynikających z kalkulacji zawartej we wniosku o zatwierdzenie taryf,

c) sporządzanie wniosku o zatwierdzenie taryf zawierającego wszystkie elementy wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 sierpnia 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf...,

d) przedkładanie Radzie Gminy wniosków o zatwierdzenie taryf albo przedłużenie terminu obowiązywania taryf na kolejny rok w czasie umożliwiającym zachowanie ciągłości formalnego obowiązywania taryf na terenie gminy,

e) zapewnienie kontroli przestrzegania ustawowego zakazu wprowadzania ścieków opadowych i wód drenażowych do kanalizacji sanitarnej.

11. Obciążanie właścicieli nieruchomości rzeczywistymi kosztami budowy przyłączy na ich nieruchomościach, mając też na uwadze, że umowy zawierane z mieszkańcami w sprawie zapewnienia wykonania przez gminę przyłączy nie mogą wprowadzać mieszkańców w błąd co do rzeczywiście spoczywających na nich obowiązków w zakresie finansowania kosztów robót oraz związku wnoszonych opłat z ewentualną opłatą adiacencką.

12. Wyegzekwowanie składania deklaracji na podatek rolny przez wszystkich współwłaścicieli nieruchomości rolnych, w sposób przewidziany ustawą o podatku rolnym.

13. Zwrócenie się do producenta programu komputerowego  w celu dostosowania go do obowiązujących przepisów ustawy o podatku rolnym.

14. W zakresie opłaty targowej:

a) pouczenie inkasenta na temat terminów uiszczania opłaty targowej,

b) uszczelnienie kontroli druków ścisłego zarachowania.

15. Podjęcie czynności mających na celu zwrot nadpłat, których nie można zaliczyć na poczet zaległości podatkowych i bieżących zobowiązań podatkowych.

16. Przeprowadzanie postępowań podatkowych w zakresie ulg i zwolnień w sposób określony w Ordynacji podatkowej.

17. Systematyczne aktualizowanie dokumentacji opisującej w jednostce system informatyczny.

18. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

19. Uzupełnienie regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy o stanowisko zastępcy kierownika USC.

20. Zobowiązanie osób dokonujących formalno-rachunkowej i merytorycznej kontroli rozliczenia kosztów podróży służbowych do rzetelnego weryfikowania zgodności terminów odbywania podróży z treścią polecenia wyjazdu służbowego.

21. Przeznaczanie całości dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu na realizację programów, o których mowa w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości...

22. Zapewnienie przestrzegania określonych procedurami wewnętrznymi zasad udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro.

23. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia większej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia przez Pana Wójta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, w szczególności w zakresie ustalania struktury zatrudnienia.

24. W zakresie zamówień publicznych:

a) przestrzeganie zasad ryczałtowego ustalania wynagrodzenia wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia, w przypadku, gdy taki rodzaj wynagrodzenia przyjęto w postępowaniu,

b) dokumentowanie sposobu ustalenia wynagrodzenia za roboty dodatkowo zlecane wykonawcy, jak tego wymagają postanowienia umowy pierwotnej,

c) sporządzanie dokumentacji zamówień udzielanych w trybie z wolnej ręki,

d) rozważenie wystąpienia z roszczeniem wobec byłego Wójta Z. Szypcio o naprawienie szkody wynikającej z bezpodstawnego zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy z powodu konieczności wykonania przy realizacji przedmiotu zamówienia robót nieobjętych dokumentacją, które to roboty zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia powinny być wykonane w ramach wynagrodzenia ryczałtowego zaproponowanego w ofercie.

25. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

26. Ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami, którymi władają gminne jednostki oświatowe.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku