Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Miejskim Ośrodku Animacji Kultury w Zabłudowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 marca 2011 roku (znak: RIO.I.6002-3/11), o treści jak niżej:

Pani Cecylia Halicka

p.o. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Animacji Kultury 

w Zabłudowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2010 roku, przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Animacji Kultury w Zabłudowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

Badając regulacje zawarte w regulaminie organizacyjnym stwierdzono, że nie ustala on struktury organizacyjnej MOAK. Zgodnie z § 11 Statutu MOAK regulamin organizacyjny winien określać organizację wewnętrzną – str. 3-4 protokołu kontroli.

W wyniku analizy dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że w zakładowym planie kont występują m.in. takie konta syntetyczne jak 222 „Rozliczenie dochodów”, 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, 800 „Fundusz jednostki”, 810 „Dotacje budżetowe i środki z budżetu na inwestycje”, 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” i 853 „Fundusze pozabudżetowe”. Przyjęte dla tych kont zasady klasyfikacji zdarzeń wynikają z załącznika nr 2 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Zamieszczenie takich postanowień w regulacjach wewnętrznych oznacza przyjęcie sposobu prowadzenia ewidencji na zasadach obowiązujących w jednostkach i zakładach budżetowych. Należy wskazać, że instytucje kultury nie mogą ewidencjonować operacji na wskazanych kontach przy zastosowaniu postanowień rozporządzenia ze względu na odrębne zasady prowadzenia gospodarki finansowej.

Ponadto ustalono, że dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie uwzględnia postanowień ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Zgodnie z regulacjami zawartymi w przepisach art. 29 tej ustawy, fundusz instytucji kultury zwiększa się o amortyzację majątku trwałego i zmniejsza się o umorzenie tego majątku. W związku z tym umorzenie środków trwałych na kontach 071 „Umorzenie środków trwałych” i 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych” powinno być księgowane na stronie Ma tych kont, w korespondencji z kontem obrazującym stan funduszu instytucji kultury, a amortyzacja odnoszona w koszty z jednoczesnym ujęciem na stronie Ma konta funduszu instytucji kultury (jako zapis równoległy do zapisu Wn konto funduszu instytucji – Ma 071 lub 072). Dotacje otrzymane na finansowanie rozwoju instytucji kultury, zgodnie z przywołaną ustawą, zwiększają fundusz instytucji kultury. W związku z tym dotacje celowe z budżetu otrzymane na finansowanie inwestycji i zakupów środków trwałych powinny być księgowane jako zwiększenie funduszu instytucji kultury, nie stanowią bowiem przychodów instytucji.

         Badając zapisy dokonywane na przyjętych przepisami wewnętrznymi kontach 222 i 223 stwierdzono, że w praktyce konto 223 wykorzystywano do ewidencji wpływów dotacji otrzymywanych z budżetu organizatora, a konto 222 do ewidencji wpływów z tytułu innych przychodów. Następnie wpływy te, pod datą wyciągu bankowego do rachunku podstawowego, są przenoszone na odpowiednie konta zespołu 7. Konta 222 i 223 nie mogą funkcjonować w instytucji kultury na zasadach właściwych jednostkom budżetowym. Prowadzenie zapisów na tych kontach w zaobserwowany sposób jest zbędne – str. 5-7 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że zapisy dokonywane na kontach 139 i 853 dotyczyły operacji związanych z wpływem dotacji celowych z budżetu Województwa Podlaskiego na realizację projektów „Wydanie i promocja fotoalbumu – Włodzimierz Naumiuk – artysta wsi podlaskiej” w kwocie 9.000 zł oraz „Dożynki Białoruskie” w wysokości 6.000 zł i finansowaniem wydatków z tych środków. Prawidłowo wpływ środków należało ujmować w księgach rachunkowych w taki sam sposób jak wpływ dotacji z budżetu organizatora instytucji kultury, tj. zapisem Wn 131 „Rachunek bankowy” (w ramach konta 131 może być ewidencjonowany więcej niż jeden rachunek bankowy) – Ma 740 „Dotacje”, a przy wydatkowaniu stosować odpowiednie konta zespołu 2 i 4. Odsetki od tych środków ujmowano w konsekwencji zapisem Wn 139 – Ma 853, zamiast Wn 131 – Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”. Rachunki  i faktury finansowane z otrzymanych dotacji były odnoszone w koszty rzekomego funduszu pozabudżetowego (konto 853), zamiast w koszty instytucji ewidencjonowane na kontach zespołu 4.

W ramach instruktażu poinformowano głównego księgowego o konieczności ujęcia w księgach 2010 r. otrzymanych dotacji celowych w łącznej kwocie 15.000 zł na stronie Ma konta 740, w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 4, zaś odsetek od środków z otrzymanych dotacji celowych, wykorzystanych na finansowanie kosztów projektu, zapisem Wn  odpowiednie konto zespołu 4 – Ma 750 i przeniesieniu salda konta 853 w kwocie 0,34 zł na konto 750 – str. 8-9 protokołu kontroli.

Badając zapisy związane z wpływem i wydatkowaniem dotacji celowej z budżetu organizatora na zakupy inwestycyjne ustalono, że dotacja na zakup pieca c.o. w wysokości 10.108,85 zł została ujęta zapisem Wn 131 – Ma 740, zamiast  zapisem Wn 131 – Ma 800. Ponadto w ewidencji księgowej dokonano zapisu równoległego Wn 810 – Ma 800 w wysokości kwoty wydatkowanej na  zakup pieca c.o., co jest niezgodne z zasadami zwiększeń i zmniejszeń funduszu w instytucjach kultury. Na wniosek kontrolującego błędne zapisy zostały skorygowane – str. 9 protokołu kontroli.   

Stwierdzono, że w kontrolowanej instytucji kultury nie prowadzi się ewidencji, ani nie planuje się kosztów amortyzacji środków trwałych umarzanych jednorazowo. Na podstawie zapisów na koncie 072 ustalono, że amortyzacja od umarzanych jednorazowo środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej wyniosła w 2010 r. 17.445 zł. Kwota umorzenia środków trwałych o niskiej wartości została zaplanowana jako koszt zużycia materiałów i ujęta w ewidencji księgowej na koncie 421 „Zużycie materiałów”. Należy zaznaczyć, że w zakładowym planie kont MOAK występuje konto 401 „Amortyzacja”, do którego przewidziano konta analityczne 401-1 „Amortyzacja środków trwałych umarzanych stopniowo” i 401-2 „Amortyzacja środków trwałych umarzanych jednorazowo”. Wskazano głównemu księgowemu na konieczność przeniesienia kosztów amortyzacji jednorazowo umarzanych środków trwałych z konta 421 na konto 401 (analityka – 401-2) – str. 13 protokołu kontroli.

W wyniku analizy planu finansowego instytucji kultury na 2010 r. stwierdzono, że nie zamieszczono w nim danych dotyczących stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz danych obrazujących stan środków pieniężnych na początek i koniec roku, co stanowi naruszenie przepisów art. 31 pkt 6 i 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Z ustaleń kontroli wynika także, że nie sporządzano jednego planu finansowego, lecz plany „cząstkowe” dla poszczególnych źródeł finansowania działalności (konkretnych zadań) – str. 10-11 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień była w szczególności nieprawidłowa interpretacja przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), ustawy o finansach publicznych i ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym  za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Pani Dyrektor jako osobie pełniącej obowiązki kierownika jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i analizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy  o finansach publicznych.

Mając uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określenie w regulaminie organizacyjnym struktury organizacyjnej MOAK.

2. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte w MOAK zasady rachunkowości, polegających na:

a) usunięciu postanowień (w tym kont syntetycznych, których treść ekonomiczna dotyczy wyłącznie operacji zachodzących w jednostkach i zakładach budżetowych) przewidujących zasady klasyfikacji zdarzeń w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów określającego szczególne zasady rachunkowości dla jednostek i zakładów budżetowych,

b) określeniu w zakładowym planie kont zasad funkcjonowania kont księgi głównej przy uwzględnieniu postanowień art. 29 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie wszystkich wpływów z tytułu dotacji celowych niezwiązanych z finansowaniem inwestycji jako przychodów instytucji kultury, niezależnie od podmiotu udzielającego dotację, oraz ujmowanie wykorzystania tych dotacji jako kosztów,

b) ujmowanie dotacji celowych otrzymanych na finansowanie inwestycji na zwiększenie funduszu instytucji kultury,

c) ewidencjonowanie amortyzacji jednorazowo umarzanych środków trwałych na koncie 400, jak to wynika z zasad przyjętych w zakładowym planie kont,

d) uwzględnienie wskazań udzielonych w trakcie kontroli w ramach instruktażu.

4. Sporządzanie planu finansowego w formie jednego dokumentu, zawierającego wszystkie elementy wymagane przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych i art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, mając na uwadze wskazania zawarte w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Zabłudowa