Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Jasionówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 maja 2011 roku (znak: RIO.I.6002-12/11), o treści jak niżej:

                                                                                  Pani Ewa Bartnik

                                                                                  p.o. Dyrektora

                                                                                  Zespołu Szkolno-Przedszkolnego

                                                                                  w Jasionówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Jasionówce za okres 2010 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

W okresie objętym kontrolą funkcję kierownika jednostki sprawowali również: Jacek Kochański (od 1 września 2003 r. do 9 kwietnia 2010 r.) oraz Magdalena Hryń (od 14 kwietnia do 20 grudnia 2010 r.)

Podstawę prowadzenia w 2010 roku ksiąg rachunkowych kontrolowanej jednostki stanowiło zarządzenie Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego z 15 marca 2002 r., którym wprowadzono zakładowy plan kont, instrukcję obiegu dokumentów, kontroli wewnętrznej i instrukcję inwentaryzacyjną. W zakresie planu kont zarządzenie to nie było modyfikowane mimo wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), rozporządzenia z dnia 15 kwietnia 2008 r. zmieniającego to rozporządzenie (Dz. U. Nr 72, poz. 422), a także mimo zmian jakie faktycznie zachodziły w prowadzeniu rachunkowości jednostki. Z tego m.in. powodu regulacje wewnętrzne nie przewidywały konta pozabilansowego 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, były nieaktualne w zakresie ustalania ewidencyjnych cen zakupu w związku z podjęciem rozliczeń podatku VAT, pomijały zasady ewidencji pozostałych środków trwałych o wartości od 200 do 500 zł, które faktycznie ewidencjonuje się ilościowo-wartościowo. Ponadto niezasadnie, w świetle art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), określały one jako element ksiąg rachunkowych wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – str. 5-6 protokołu kontroli.

Zarządzeniem nr 2/2011 z 3 stycznia 2011 r. Pani Dyrektor wprowadziła nowy zakładowy plan kont, w oparciu, jak wynika z zarządzenia, o art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. b) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Wskazanie tych podstaw prawnych jest błędne, gdyż odnoszą się one do zasad rachunkowości podatkowej. Zarządzenie powinno być wydane z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Obowiązujący od 2011 roku zakładowy plan kont nie wymienia przewidzianego rozporządzeniem z dnia 5 lipca 2010 r. konta 132 „Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych” (rolę tego konta według planu kont ma pełnić konto 139 „Inne rachunki bankowe”) oraz konta pozabilansowego 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat” – str. 6 protokołu kontroli.

         W zakresie ewidencji rzeczowych składników majątku zarządzenie z 2011 roku również nie wprowadza wystarczających rozwiązań. W odniesieniu do kont Zespołu 0 „Majątek trwały” nowy plan kont ogranicza się do podania symboli i nazw obowiązujących kont syntetycznych (poprzednia regulacja, jak wskazano, nie określała zasad ewidencji pozostałych środków trwałych w przedziale wartości od 200 do 500 zł). Natomiast w opisie konta 310 „Materiały” zawarto jedynie, że na stronie Wn konta księguje się zwiększenia stanu zapasu materiałów, na Ma jego zmniejszenia (poprzednia regulacja stanowiła m.in., że materiały zakupione do bieżącego użytku, nieobjęte gospodarką materiałową, księgowane są bezpośrednio w koszty a wykaz materiałów miał stanowić załącznik nr 5 do zarządzenia z 2002 r. – takiego wykazu kontrolującemu nie przedstawiono). W praktyce na koncie materiałowym ewidencjonowane są metodą ilościowo – wartościową artykuły spożywcze, natomiast olej opałowy i węgiel odnoszony jest w trakcie roku w koszty, zaś na koniec roku zapas tych materiałów jest ujmowany na koncie 310 – str. 50-51, 54-56 protokołu kontroli.

Większość ksiąg rachunkowych w 2010 roku prowadzona była metodą komputerową (określoną w zarządzeniu wewnętrznym z 7 grudnia 2009 r.). Ręcznie prowadzono jedynie analityczną ewidencję pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz umorzenia środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, co nie wynikało jednak z przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości – str. 7 protokołu kontroli.

Reasumując ustalenia kontroli odnośnie dokumentacji zasad rachunkowości Zespołu należy wskazać, że winna być ona opracowana z uwzględnieniem przepisów art. 10 ustawy o rachunkowości, w tym w odniesieniu do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych z zachowaniem wymogów art. 10 ust. 1 pkt 3 (m.in. zakładowy plan kont winien ustalać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej), przepisów art. 17 ust. 2 tej ustawy nakazujących określenie metod ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych (takich jak np. artykuły spożywcze, olej opałowy, węgiel), a także przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów… (w tym zwłaszcza § 6 ust. 2 i 3, § 15 ust. 1, § 16 ust. 1). Jak stanowi art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, ustalanie w formie pisemnej polityki rachunkowości oraz jej aktualizacja należy do obowiązków kierownika jednostki.

         Badając prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, przepisów wewnętrznych, a także mającego zastosowanie do ewidencji zdarzeń w 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… ustalono w szczególności, że:

a) ewidencja księgowa w okresie objętym kontrolą i obecnie prowadzona jest z podziałem na trzy dzienniki częściowe, w odniesieniu do rachunków bankowych (jednostki budżetowej, dochodów własnych i Funduszu Świadczeń Socjalnych). Dokumenty księgowe grupowane były także w oddzielnych zbiorach, a kryterium podziału był związek z jednym z rachunków bankowych. Wbrew wymogom art. 14 ust. 3 ustawy na koniec okresów sprawozdawczych nie były sporządzane zestawienia obrotów dzienników częściowych – str. 7 protokołu kontroli;

b) zapisom księgowym w dzienniku nie jest nadawana w trakcie roku kolejna numeracja, kolejne numery otrzymują natomiast grupy dowodów, tj. wyciągi bankowe, raporty kasowe, faktury zakupu (księgowane jako zobowiązania), polecenia księgowania. Ponadto nie wszystkie zapisy w ewidencji księgowej są prowadzone w sposób jednoznacznie umożliwiający powiązanie z odpowiednimi dowodami księgowymi. Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi – str. 8-9 protokołu kontroli;

c) niektóre zapisy księgowe nie zawierały daty dokumentu księgowego – w myśl art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy, zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 9-10 protokołu kontroli;

d) nie uwidoczniono na stronie Ma konta 225 „Rozrachunki z budżetami” podatku należnego VAT w kwocie 270,40 zł, zawartego w fakturze wystawionej 30 grudnia 2010 r. przez Zespół na rzecz Przedsiębiorstwa Dom Książki sp. z o.o. (faktura opiewała na 1.500 zł). Okoliczność, iż rozliczenia z kontrahentem dokonano poprzez kompensatę wzajemnych należności i zobowiązań o wartości 1.500 zł nie mogła stanowić podstawy zaniechania rozliczenia podatku z urzędem skarbowym – str. 9 protokołu kontroli. Ponadto w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług, związanych z zakupem artykułów żywnościowych oraz sprzedażą opodatkowaną w stołówce, stwierdzono, że na koniec 2010 r. saldo należności konta 225 z tego tytułu w kwocie 5.290,23 zł nie było zgodne z kwotą podatku do rozliczenia w okresach następnych, wykazaną w deklaracji VAT-7 za grudzień 2010 r. w wysokości 2.711 zł (niezgodność pomiędzy ewidencją księgową i deklaracją podatkową wystąpiła również na początek roku). Z wyjaśnienia głównej księgowej wynika, że niezgodność ta była powodowana pozostawianiem na koncie 225 wartości podatku naliczonego niepodlegającego odliczeniu (jednostka odlicza 83% tego podatku). Jak wynika też z wyjaśnienia, wartość podatku niepodlegającego odliczeniu według stanu na koniec roku ma być przeksięgowana w ciężar kosztów, ponadto dla zapewnienia zgodności salda tego konta z deklaracjami, VAT niepodlegający odliczeniu będzie przeksięgowywany w koszty na koniec każdego miesiąca – str. 18 protokołu kontroli;

e) wynik finansowy za 2010 rok został przeksięgowany z konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na fundusz jednostki (konto 800) pod datą 31 grudnia 2010 r. – zgodnie z rozporządzeniem z dnia 28 lipca 2006 r. saldo konta 860 winno być przenoszone na konto 800 w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego. Taką zasadę przeksięgowania wyniku określa również obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. – str. 11 protokołu kontroli;

f) ewidencja analityczna wydatków według paragrafów klasyfikacji budżetowej nie była prowadzona do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” lecz do konta 400 „Koszty ZSP”. Sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków sporządzano w oparciu o wydruk „Realizacja wydatków budżetowych”, generowany na podstawie zapisów prowadzonych na koncie 400. Ewidencja analityczna wydatków powinna być prowadzona do zapisów strony Ma konta 130, co wynika zarówno z zasad funkcjonowania tego konta zawartych w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, jak i przepisu § 8 ust. 2 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Konto 130 wykazywało obroty roczne strony Ma w wysokości 3.096.506,41 zł, natomiast wydatki według sprawozdania Rb-28S wyniosły 2.994.182,85 zł – różnica 102.323,56 zł. Świadczy to, że kontrolowana jednostka nie przestrzegała zasady czystości obrotów przy ewidencji operacji na koncie 130 (przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130 było przedmiotem zaleceń wydanych w wyniku poprzedniej kontroli RIO). Ewidencji analitycznej dochodów również nie prowadzono do konta 130, a do konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. W myśl m.in. § 3 ust. 2 i 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej dochody wykonane wykazuje się w sprawozdaniu Rb-27S na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego – subkonto dochodów. Dochody jednostki w 2010 r., jak wynika ze sprawozdania Rb-27S i ewidencji według klasyfikacji budżetowej, wyniosły 21.308,20 zł. Ustalono, że kwota 5,33 zł z tytułu odsetek naliczonych w ostatnim dniu roku przez bank od środków zgromadzonych na rachunku bieżącym została ujęta w sprawozdaniu po stronie dochodów (jako dochody wykonane, kwoty tej nie uwidoczniono w sprawozdaniu jako dochody otrzymane) oraz nieprawidłowo jako należność pozostała do zapłaty – str. 13-14 protokołu kontroli;

g) ewidencję analityczną wydatków finansowanych z dochodów własnych prowadzono do konta kosztów 400 „Dochody własne” (paragrafy wydatków 4210 i 4300) oraz konta materiałów 310 „Dochody własne” (paragraf wydatków 4220), nie zaś, jak należało na podstawie przepisów w sprawie zasad rachunkowości i przepisów sprawozdawczych, do konta 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych”. Sprawozdanie Rb-34 w zakresie wydatków sfinansowanych z dochodów własnych sporządzono w oparciu o wydruk „Obroty na klasyfikacjach wydatków”, generowany na podstawie zapisów na kontach 400 i 310. Było to jedną z przyczyn błędnego sporządzenia sprawozdania Rb-34 za 2010 rok, co obrazuje nieprawidłowe zaewidencjonowanie w księgach 2010 roku operacji związanych z rozliczeniem opłaconej podwójnie w końcu 2009 r. faktury za dostawę artykułów spożywczych na kwotę 1.076,35 zł (nadpłatę wykazano w księgach 2009 r. jako należność). O nadpłatę pomniejszono należność kontrahenta z dostawy styczniowej opiewającej na sumę 1.795,29 zł. Mimo przelewu w dniu 20 stycznia 2010 r. kwoty 718,94 zł operację ujęto, niezgodnie z wyciągiem bankowym, zapisami: Wn 310 (rozdział 80148, par. 4220), Ma 132 – kwota 1.795,29 zł oraz Wn 132, Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” – kwota 1.076,35 zł. Na prawidłowość danych sprawozdawczych negatywny wpływ miało także wykorzystywanie rachunku dochodów własnych do gromadzenia wpłat uczniów i następnie ich przelewu na konto dostawcy mleka smakowego. Na koniec roku na rachunku bankowym pozostała z takich rozliczeń kwota 95,44 zł, którą nienależnie wykazano w sprawozdaniu jako stan środków pieniężnych dochodów własnych i jako zobowiązanie z tej działalności. Badana jednostka w dniu 31 marca 2011 r. dokonała korekty sprawozdania, którą m.in. urealniła kwotę wydatków poniesionych w 2010 r. w par. 4220 oraz stan środków dochodów własnych zgromadzonych na rachunku – str. 14-16, 19 protokołu kontroli;

h) na koncie 222 księgowano wszystkie wpływy na rachunek dochodów własnych z tytułu opłat za żywienie, odsetki od środków zgromadzonych na tym rachunku (w końcu roku wpływy te przenoszono na konto przychodów), a także wpływy na rachunek bieżący jednostki tytułem opłat za świadczenia przedszkola (odprowadzanych następnie na rachunek budżetu gminy). Zgodnie z zasadami określonymi rozporządzeniem Ministra Finansów, konto to służy do rozliczeń z budżetem zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych, nie może być zatem wykorzystywane jako konto przeciwstawne do kont rachunków bankowych dla bieżącej ewidencji wpływów należności – str. 17 protokołu kontroli. W obecnym stanie prawnym wpływ nieprzypisanych należności z tytułu dochodów budżetowych winien być ewidencjonowany w korespondencji Wn 130, Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zaś z tytułu dochodów, o których mowa w art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w korespondencji Wn 132 „Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych”, Ma odpowiednie konto Zespołu 7;

i) na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne” wykazane zostały zobowiązania w kwocie 683,60 zł z tytułu potrąceń z wynagrodzeń pracowników składek członkowskich w związkach zawodowych. Potrącenia takie, jako niewynikające z tytułów publiczno-prawnych, winny być ujmowane na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 19 protokołu kontroli.

         Badanie przeprowadzone w sferze sprawozdawczości wykazało również, że:

- sprawozdania Rb-N o stanie należności i Rb-Z o stanie zobowiązań za 2010 r. zostały sporządzone w czasie kontroli, w dniu 14 marca 2011 r. Zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 pkt 1, § 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) oraz załącznikiem nr 7 do rozporządzenia, sprawozdania za IV kwartał 2010 r. należało złożyć do 1 lutego 2011 r. W sprawozdaniach tych nie wskazano okresu, którego dotyczą, zaś sprawozdanie Rb-N nie zostało wypełnione w wierszu N3 gotówka i depozyty. Jak wyjaśniła główna księgowa W dniu 24.01.2011 r. poinformowałam telefonicznie Panią Genowefę Pianka- skarbnika Urzędu Gminy o tym, że na dzień 31.12.2010 r. Rb-Z i Rb-N nie wykazują żadnych zobowiązań, ani należności, przeoczyłam fakt, że w myśl obowiązujących przepisów należy dostarczyć owe sprawozdania do 01.02.2011 r.” – str. 10-11 protokołu kontroli;

- w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2010 rok nie wykazano zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników, które według salda konta 231 „Rozrachunki z pracownikami” wynosiły 147.724,72 zł, co stanowiło naruszenie § 8 ust. 2 pkt 4 i ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Według wyjaśnienia głównej księgowej, która wskazała, iż nie miała wiedzy co do obowiązku ujęcia w sprawozdaniu wymienionych zobowiązań, w dniu 8 kwietnia 2011 r. została sporządzona korekta sprawozdania – str. 19 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka prowadziła obrót gotówkowy. Ustalono, że do ewidencji przychodów z tytułu wpłat za żywienie i opłaty stałej za przedszkole nie prowadzono raportów kasowych. Środki przyjęte przez intendentkę były przez nią wpłacane bezpośrednio na rachunki bankowe. Stan taki narusza regulacje wewnętrzne zawarte w instrukcji kontroli wewnętrznej. Według instrukcji osoba upoważniona do przyjmowania wpłat powinna przekazywać przyjętą gotówkę kasjerowi wraz z kopią dowodów wpłat; wpływy uzyskane na podstawie kwitariuszy przychodowych powinny być zaprzychodowane do raportu kasowego na podstawie dokumentu KP „Kasa Przyjmie”. W przepisach wewnętrznych nie uregulowano natomiast terminu przekazania zebranych środków przez intendentkę do kasy jednostki – str. 12-13 protokołu kontroli.

Zespół nie posiada pisemnych regulacji w kwestii zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania. W praktyce ewidencją druków ścisłego zarachowania obejmowano czeki gotówkowe, legitymacje i świadectwa szkolne oraz kwitariusze przychodowe. W trakcie kontroli sprawdzono stan niewykorzystanych czeków gotówkowych do rachunków bankowych. Stwierdzono, że w kasie jednostki znajdowały się 3 niewykorzystane czeki, których numery były zgodne z danymi ewidencji. Jednakże według danych ewidencyjnych niewykorzystanych czeków powinno być 7. Czynności kontrolne (oparte m.in. o informacje przekazane z banku) wykazały, że niezgodność została spowodowana niewłaściwym zaewidencjonowaniem czeków pobranych w dniu 10 września 2009 r. (zaprzychodowano 25 czeków, zaś faktycznie pobrano 21). Wskazania tu wymaga, że stosownie do art. 26 ust 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości na ostatni dzień każdego roku obrotowego powinna być przeprowadzona inwentaryzacja m.in. aktywów pieniężnych i papierów wartościowych w postaci materialnej. W badanej jednostce nie przeprowadzono takiej inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2010 r. Okazano protokół zdawczo-odbiorczy z 23 grudnia 2010 r. (w związku ze zmianą na stanowisku kierownika jednostki), w którym odnotowano zerowy stan gotówki oraz legitymacji, świadectw szkolnych, kwitariuszy przychodowych. W protokole tym nie odnotowano natomiast stanu czeków gotówkowych (według danych ewidencyjnych stan na koniec roku wynosił 10 sztuk) – str. 20-21 protokołu kontroli.

         W Zespole Szkolno-Przedszkolnym obowiązuje, wprowadzony 14 czerwca 2009 r., regulamin wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami. Regulamin ten określa m.in., że w ramach środków w Zespole tworzy się fundusz premiowy w wysokości 20% płac zasadniczych, a pracownik ma prawo do otrzymania premii w wysokości do 25% wynagrodzenia. W regulaminie wskazano przesłanki przyznawania premii – odnoszące się do właściwego wykonywania obowiązków, a także przypadki, w których pracownik może być pozbawiony prawa do premii lub jej części. Ustalono, że mimo przywołanych postanowień w 2010 roku premie zostały przyznane jedynie w październiku, tylko dwóm pracownikom (spośród 13), przy czym nie stwierdzono dokumentacji świadczącej o zaistnieniu przesłanek pozbawiających pracowników prawa do premii. Według wyjaśnienia Magdaleny Hryń – p.o. dyrektora Zespołu w okresie kontrolowanym, powodem niewypłacania premii w 2010 roku była trudna sytuacja finansowa jednostki – str. 26 protokołu kontroli.

         Ponadto, w zakresie wydatków budżetowych na wynagrodzenia pracowników niepedagogicznych Zespołu, ustalono, że:

- w dniu 1 września 2010 r. został nawiązany stosunek pracy w wymiarze 0,5 etatu z pracownikiem wskazanym na str. 30-31 protokołu kontroli. W umowie określono rodzaj umówionej pracy oraz składniki wynagrodzenia, w tym m.in. dodatek specjalny „w związku z dodatkowym przydziałem obowiązków pracownika BHP”. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. W dniu jej zawarcia pracownikowi nadano pisemny zakres obowiązków, którym objęto również sprawy z zakresu BHP. Należy wskazać, że zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) dodatek specjalny może zostać przyznany pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań. W świetle tego przepisu nie można uznać za powierzone dodatkowo (na jakiś okres) zadań, które pracownik ma wykonywać stale w ramach umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Stosownie do zasady z art. 36 ust. 1 ustawy, pracownik winien otrzymywać wynagrodzenie stosownie do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych. Należy tez dodać, że przepisy powszechnie obowiązujące określają jedynie minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach na podstawie umowy o pracę, pozostawiając pracodawcom samorządowym miarkowanie ich wysokości w regulaminach wynagradzania;

- dwóm pracownikom nie uwzględniono w podstawie ustalenia wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r. kwot wynagrodzenia za godziny nadliczbowe (dodatków w wysokości 50% wynagrodzenia), co nie miało uzasadnienia w świetle postanowień art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.). Łącznie dodatkowe wynagrodzenia roczne zaniżono o 117,96 zł – str. 32 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto naliczenie wynagrodzeń z tytułu godzin ponadwymiarowych nauczycieli wypłaconych w listopadzie i grudniu 2010 r. Ustalono m.in., że w okresie objętym kontrolą liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli nie przekraczała limitu określonego w art. 35 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela, z wyjątkiem nauczycieli zajmujących kierownicze stanowiska w szkole. Jak wynika z postanowień uchwały Nr VIII/40/03 Rady Gminy Jasionówka z dnia 30 grudnia 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkole…, tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dyrektora Zespołu wynosi 3 godziny. Uwzględniając postanowienia uchwały oraz art. 35 ustawy, dopuszczającego przydzielenie nauczycielowi godzin ponadwymiarowych w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, ustalono, że była p.o. dyrektora zrealizowała w okresie od 25 października do 22 grudnia 2010 r. łącznie 5 godzin ponadwymiarowych ponad limit wynikający z przepisów, natomiast Pani Dyrektor w okresie od 3 stycznia do 25 marca 2011 r. łącznie 32 godziny ponadwymiarowe ponad limit – str. 27-29 protokołu kontroli. Jak wynika z wyjaśnienia, przyjęta przez Panią do realizacji liczba godzin (po objęciu w trakcie roku szkolnego stanowiska kierownika jednostki), podyktowana była potrzebą kontynuowania procesu edukacyjnego, a także wynikała z uwzględnienia wniosków rodziców uczniów, którzy byli przeciwni zmianie nauczyciela w trakcie roku.

Kontrola analizy osiągania przez gminę Jasionówka wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2010 r. (str. 33-36 protokołu kontroli), dokonana na podstawie danych sprawozdawczych przygotowanych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym (poza kontrolowaną jednostką gmina nie zatrudnia nauczycieli), wykazała, że nieprawidłowo ustalono liczby etatów w poszczególnych okresach 2010 roku na wszystkich stopniach awansu zawodowego nauczycieli. Przyczyną nieprawidłowości było przede wszystkim bezpodstawne, w świetle przepisów § 3 ust. 6-8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35), pomniejszanie wymiaru etatów za dni nieobecności, za które nauczyciele otrzymywali wynagrodzenie z planu finansowego szkoły. Nieprawidłowości w zakresie ustalenia średniorocznej struktury zatrudnienia miały wpływ na wysokość jednorazowych dodatków uzupełniających należnych nauczycielom dyplomowanym (na pozostałych szczeblach awansu zawodowego, również z uwzględnieniem prawidłowych liczb etatów, nie wystąpiła ujemna różnica między wydatkami poniesionymi faktycznie na wynagrodzenia, a średnimi wynagrodzeniami nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela). Według ustaleń kontroli kwota, którą należało podzielić między nauczycieli dyplomowanych i wypłacić w postaci jednorazowych dodatków uzupełniających wynosi 15.906,17 zł i jest wyższa od kwoty wyliczonej i wypłaconej przez badaną jednostkę (12.038,53 zł) o 3.867,64 zł. Ponadto wypłaty dodatków uzupełniających dokonano 2 lutego 2011 r., z uchybieniem terminu wynikającego z art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela, według którego dodatki powinny być wypłacone do końca stycznia.

Kontrola próby wydatków na podróże służbowe pracowników Zespołu wykazała, że jednemu pracownikowi bezpodstawnie, w świetle § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1990 ze zm.), wypłacono dietę w kwocie 11,50 zł. Jak wynika z rozliczenia delegacji, podróż służbowa trwała 4,5 godziny, zatem pracownik nie był w ogóle uprawniony do diety – str. 37 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nauczycieli i pracowników niepedagogicznych oraz przekazania środków na rachunek bankowy Funduszu stwierdzono, że do obliczenia odpisu na Fundusz dla nauczycieli przyjęto od stycznia do sierpnia 2010 r. kwotę 2.515,43 zł (tj. 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3 ustawy Karta Nauczyciela – 2.286,75 zł), a od września do grudnia 2010 r. kwotę 2.691,50 zł (110% × 2.446,82 zł). Zgodnie z art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych biorąc za podstawę 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku. W dniu 1 stycznia 2010 r. kwota bazowa wynosiła 2.286,75 zł, a 110% tej kwoty – 2.515,43 zł. Dlatego tylko ta kwota powinna być podstawą naliczenia odpisu na Funduszu. Prawidłowo naliczony w 2010 r. odpis powinien być niższy o 2.171,53 zł (łącznie naliczono 136.154,68 zł).

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) równowartość dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości planowanych odpisów. Badana jednostka, z naruszeniem wskazanej normy, dokonała przelewu śródków na rachunek Funduszu w dniu 18 czerwca 2010 r. w kwocie 101.990 zł oraz w dniu 1 października 2010 r. w kwocie 34.164,68 zł. Według byłego kierownika jednostki powodem opóźnienia w dokonaniu wydatków był brak środków finansowych w budżecie gminy spowodowany odbiorem kompleksu boisk – str. 38-39 protokołu kontroli.

W Zespole Szkolno-Przedszkolnym nie zostały ustalone pisemne procedury zlecania dostaw, robót i usług o wartości poniżej 14.000 euro, tj. zamówień do których nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Należy wskazać, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług. Ponadto, stosownie do postanowień art. 68 i art. 69 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustanowienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego sytemu kontroli zarządczej. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie m.in. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, ochrony zasobów (art. 68 ust. 2 pkt 1, 2, 4 ustawy) – str. 39 protokołu kontroli.

         W zakresie prawidłowości stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych kontroli poddano udzielenie w 2010 roku zamówień na dostawę artykułów żywnościowych do stołówki szkolnej oraz dostawę oleju opałowego.

         Badając postępowanie o udzielenie zamówienia na dostawę artykułów żywnościowych (str. 40-45 protokołu kontroli) ustalono, że:

- w przetargu nieograniczonym, ogłoszonym w dniu 6 lipca 2010 r., jeden z wykonawców przedłożył nieaktualne zaświadczenia o niezaleganiu w opłacie podatków oraz składek ZUS, natomiast wskazał w ofercie, iż 30 lipca 2010 r. wystąpił o zaświadczenia i przedłoży je zamawiającemu niezwłocznie po ich otrzymaniu (termin składania ofert upływał w dniu 3 sierpnia). Zamawiający wykluczył wykonawcę z postępowania bez dochowania trybu wymaganego przez art. 26 ust. 3 ustawy. Zgodnie z przywołanym przepisem zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. W świetle tego przepisu okoliczność, iż oferta wykonawcy nie była najkorzystniejsza (zawierała wyższą cenę) nie mogła stanowić podstawy do odstąpienia od wezwania wykonawcy do wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu. Ponadto zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszych ofert (w przetargu dopuszczono składanie ofert częściowych) nie zawierało informacji o wykonawcy, który został wykluczony z postępowania, co uchybiało wymogowi art. 92 ust. 1 pkt 3 ustawy

- zamówienia udzielone w trybie z wolnej ręki na dostawę części przedmiotu zamówienia, których wykonawców nie wyłoniono w trybie przetargowym (w oparciu o przesłankę z art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy) nie zostało udokumentowane protokołem postępowania, wymaganym przepisami art. 96 ustawy oraz obowiązującego w dacie postępowania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154; obecnie obowiązuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. – Dz. U. Nr 233, poz. 1458). Jak też stwierdzono, wbrew przepisowi art. 68 ust. 2 Prawa zamówień publicznych wykonawcy, z którymi zawarto umowy, nie złożyli oświadczeń o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

Poza tym, zamawiający nie zamieścił ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, czym nie wypełnił obowiązku wskazanego w art. 95 ust. 1 ustawy.

         W wyniku kontroli udzielenia zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego (str. 45-48 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wbrew postanowieniom art. 29 ust. 1 i art. 36 ust. 1 pkt 3 Prawa zamówień publicznych, nie zawarto wyczerpującego opisu przedmiotu zamówienia (szczegółowe wymagania w tym zakresie zostały natomiast zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, przy czym zamawiający po wszczęciu postępowania dokonał zmiany opisu zamówienia w specyfikacji i w ogłoszeniu);

- w zakresie opisu sposobu obliczenia ceny zamawiający zawarł w specyfikacji, iż cenę ofertową należy przyjąć na podstawie zakupu oleju opałowego z dnia 01.09.2010 r. z godz. 12, co przy literalnym rozumieniu tego wymogu oznacza niemożność ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, którzy w tym dniu nie dokonywali zakupu oleju u producenta. Jak ustalono, zamawiający uznał za zgodne ze specyfikacją oferty wszystkich (4) wykonawców ubiegających się o zamówienie, podczas gdy jeden z wykonawców dołączył do oferty jedynie wydruk cenowy ze strony internetowej producenta oleju opałowego, inny zaś nie dołączył ani informacji o cenach zakupu oleju u producenta, ani faktury potwierdzającej zakup oleju. W wyjaśnieniu kwestii znaczenia omawianego zapisu specyfikacji oraz dokonanej oceny ofert była dyrektor Zespołu wskazała, że: Przy rozpatrywaniu ofert złożonych do przetargu na olej opałowy głównym kryterium była cena, po wyłonieniu oferty z najniższą ceną i po sprawdzeniu gdy okazało się, że oferta spełnia wszystkie warunki SIWZ, komisja uznała, iż szczegółowe sprawdzanie pozostałych ofert pod względem formalnym oraz merytorycznym byłoby bezzasadne, gdyż nie miałoby to wpływu na wybór oferty (wykonawca, którego ofertę wybrano z uwagi na najniższą cenę, dołączył do oferty fakturę, potwierdzającą zakup oleju u producenta w dniu 1 września 2010 r.). W kontekście przedstawionych okoliczności należy podnieść, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający winien przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Z tego względu zamawiający nie może zamieszczać w specyfikacji postanowień ograniczających bezzasadnie krąg potencjalnych wykonawców zamówienia, jest też zobowiązany do wnikliwego badania ofert wszystkich wykonawców ubiegających się o zamówienie (zarówno przy ocenie spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, jak i wyborze oferty najkorzystniejszej).

         Kontroli poddano również wydatki Zespołu z tytułu realizacji dostaw oleju opałowego w świetle postanowień umowy o zamówienie publiczne z dnia 20 września 2010 r. Według umowy zamawiający miał płacić wykonawcy cenę będącą sumą ceny zakupu oleju u producenta i stałej marży ( z uwzględnieniem podatku od towarów i usług). Stwierdzono, że w dwóch fakturach wykonawca przemnożył ustalone w ten sposób ceny dostawy przez nieokreślone współczynniki: 1,017 (cena za dostawę z 30.11.2010 r.) i 1,0136 (cena za dostawę z 26.01.2011 r.), podwyższając wynagrodzenie w sposób nieokreślony w umowie. Łącznie, biorąc pod uwagę ilość dostarczonego oleju i ceny ustalone zgodnie z umową, wykonawcy nadpłacono 968,60 zł (571 zł za dostawę z listopada 2010 r. i 397,60 zł za dostawę ze stycznia 2011 r.). W związku z ustaleniami kontroli wykonawca wystawił w dniu 8 kwietnia 2011 r. dwie faktury korygujące, zawierające kwotę do zwrotu badanej jednostce na łączną sumę 571 zł. Z treści faktur korygujących wynika, że dotyczą one sprzedaży z dnia 30 listopada 2010 r. (według pisma wykonawcy z 12 kwietnia 2011 r. faktury korekty zostały wystawione „do faktur z dnia 30.11.2010 r. i 26.01.2011 r.”) – str. 49-50, załącznik nr 8 do protokołu kontroli.

         Poza tym kontrola wykazała, że Zespół nie sporządził rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, o którym mowa w art. 98 Prawa zamówień publicznych oraz rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1110 ze zm.) – str. 50 protokołu kontroli.

         Badając ewidencję księgową aktywów trwałych Zespołu Szkolno-Przedszkolnego (str. 51-54 protokołu kontroli) ustalono w szczególności, że:

- nie przestrzegano w pełni przepisów wewnętrznych z 2004 r. w kwestii ujmowania składników majątkowych o wartości poniżej 200 zł w odrębnej ewidencji ilościowej – część takich środków nadal wykazywano razem z pozostałymi środkami trwałymi;

- niebieżąco, z naruszeniem art. 20 ust. 1 ustawy, ujmowano w księgach rachunkowych operacje dotyczące zwiększeń majątku trwałego jednostki – m.in. w 2010 r. na kontach 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” zaewidencjonowano mienie, które faktycznie zostało zakupione bądź przyjęte w latach wcześniejszych. Przykładem jest darowizna wyposażenia pracowni komputerowej o wartości 38.393,34 zł otrzymana w 2007 r. a księgowana – na koncie 011 – dopiero pod datą 30.07.2010 r. (według wyjaśnienia głównej księgowej w 2010 r. spostrzegła ona brak tego majątku na stanie księgowym Zespołu, wyposażenie zostało dostarczone przed jej zatrudnieniem w Zespole). W 2010 r. rozpoczęto też dokonywanie stopniowych odpisów umorzeniowych środków trwałych. Jak o tym stanowił § 5 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… obiekty wyposażenia pracowni komputerowej, jako otrzymane w wyniku darowizny i wykorzystywane na cele dydaktyczne, powinny zostać wprowadzone na stan konta 013 (zapisem Wn 013, Ma 800 „Fundusz jednostki”) i umorzone jednorazowo, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Należy tu dodać, że w obecnym stanie prawnym, wynikającym z przepisów § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., jednostka powinna w polityce rachunkowości określić, czy tego rodzaju środki trwałe będą umarzane stopniowo, czy też jednorazowo;

- kontrolowana jednostka nie prowadziła ewidencji pomocniczej do konta 011, co narusza postanowienia art. 16 ust. 1 i art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz zasady funkcjonowania konta 011 zawarte w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…; ewidencji pomocniczej nie zaprowadzono także do konta syntetycznego 020 „Wartości niematerialne i prawne”;

- na konto syntetyczne 013 przyjęto w 2010 r. m.in. książki o wartości 609,57 zł, które należało zaewidencjonować na koncie 014 „Zbiory biblioteczne”. Ponadto zapisem Wn 013, Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” ujęto w księgach składniki majątkowe przekazane przez Radę Rodziców. Darowizny środków trwałych powinny być księgowane zapisem Wn 011 bądź 013, Ma 800;

- do dnia zakończenia kontroli nie wprowadzono do ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych składników mienia zakupionych (przyjętych) w IV kwartale 2010 r., w związku z czym nie dokonano też uzgodnienia ksiąg pomocniczych z kontem syntetycznym 013 na koniec roku, wbrew postanowieniom art. 16 ust. 1 i art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Jak wynika z zarządzenia nr 7/2007 z 28 sierpnia 2007 r. ostatnia inwentaryzacja majątku trwałego miała być przeprowadzona według stanu na 31 sierpnia 2007 r. Kontrolującemu okazano dokumentację związaną z inwentaryzacją pozostałych środków trwałych. Kontrola wykazała, że suma wartości obiektów według arkuszy spisowych wyniosła 181.240,42 zł, natomiast stan księgowy konta 013 na dzień 31 sierpnia 2007 r. wynosił 208.470,43 zł. Różnica między stanem faktycznym i stanem księgowym w wysokości 27.230,01 zł nie została rozliczona w księgach rachunkowych 2007 roku. Dokumentacji z inwentaryzacji środków trwałych o wartości pow. 3.500 zł kontrolowana jednostka nie przedstawiła. W myśl art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Zgodnie zaś z przepisami art. 71-74 tej ustawy, dokumenty inwentaryzacyjne winny być odpowiednio chronione oraz przechowywane co najmniej przez okres 5 lat.

Kontrolującemu okazano natomiast protokół zdawczo – odbiorczy spisany 23 grudnia 2010 r. w związku z objęciem przez Panią obowiązków dyrektora szkoły. Zawarte w nim dane o wartości środków trwałych nie odpowiadają w pełni danym wynikającym z ksiąg inwentarzowych prowadzonych w poszczególnych szkołach wchodzących w skład Zespołu, co należy wiązać z przywołanym wyżej brakiem odpowiedniej ewidencji analitycznej aktywów, podlegającej uzgodnieniu z zapisami na kontach księgi głównej. Jak wskazała Pani Dyrektor, w sierpniu bieżącego roku planowana jest kolejna inwentaryzacja środków trwałych – str. 57-58 protokołu kontroli.

         W kontrolowanej jednostce funkcjonował w 2010 r. rachunek dochodów własnych na podstawie uchwały Nr XIX/93/05 Rady Gminy z 29 marca 2005 r. w sprawie wyrażenia zgody na utworzenie dochodów własnych przy Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Jasionówce. Według sprawozdania Rb-34 wydatki finansowane z dochodów własnych Zespołu zostały poniesione m.in. w paragrafie 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” w kwocie 1.010,57 zł. Za tę kwotę nabyto termos stalowy z kranem na wyposażenie kuchni. Zakup ten ze względu na wartość nieprzekraczającą 3.500 zł powinien być zaewidencjonowany w paragrafie 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Wykazane w sprawozdaniu dochody własne i wydatki nimi finansowane były zgodne z uchwałą w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych. Stwierdzono jednakże, że w dniu 18 listopada 2010 r. na rachunek dochodów własnych wpłynęły środki z tytułu sprzedaży złomu w wysokości 420 zł (kwotę zaewidencjonowano w korespondencji z kontem pozostałych rozrachunków), które następnie przelano na rachunek bieżący jednostki. W grudniu 2010 r. zakupiono młotowiertarkę za kwotę 586 zł, zaś zapłaty, jak wynika z zapisów księgowych, dokonano ze środków pozyskanych za złom (420 zł) oraz ze środków na wydatki jednostki budżetowej – 166 zł, przy czym tylko tę kwotę zaewidencjonowano w paragrafie wydatków budżetowych. Należy wskazać, że środki uzyskane ze sprzedaży złomu, jako nie wymienione w uchwale Rady Gminy z dnia 29 marca 2005 r., powinny być w całości przekazane na rachunek budżetu gminy oraz wykazane jako dochody w sprawozdaniu Rb-27S za 2010 r., stosownie do zasady wynikającej z art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Z wyjaśnienia Pani Magdaleny Hryń wynika, że zakupu dokonano po konsultacji z Wójtem Gminy – str. 60-61 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian i uzupełnień dokumentacji opisującej przyjęte w Zespole zasady rachunkowości, celem dostosowania jej postanowień do wymogów ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… oraz stosowanych faktycznie rozwiązań, z wykorzystaniem uwag zawartych w części opisowej niniejszego wystąpienia i protokole kontroli.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzanie na koniec każdego miesiąca zestawień obrotów dzienników częściowych,

b) kolejne numerowanie zapisów dokonywanych w trakcie roku w dzienniku oraz zapewnienie jednoznacznego powiązania zapisów z dowodami księgowymi,

c) opatrywanie zapisów księgowych datami stosownie do wymogów art. 23 ust 2 ustawy o rachunkowości,

d) rozliczenie, poprzez korektę deklaracji VAT-7, podatku należnego od towarów i usług w kwocie 270,40 zł zawartego w fakturze VAT z 30 grudnia 2010 r.,

e) przeksięgowywanie wyniku finansowego za dany rok z konta 860 na konto 800 w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego,

f) prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów i wydatków budżetowych, według podziałek klasyfikacji, do konta 130; przestrzeganie przy dokonywaniu zapisów na koncie 130 zasady czystości obrotów,

g) prowadzenie ewidencji analitycznej, według podziałek klasyfikacji, wydatków finansowanych z dochodów, o których mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, do konta 132; dokonywanie zapisów księgowych na koncie 132 zgodnie z wyciągami bankowymi,

h) księgowanie na koncie 222 wyłącznie operacji dotyczących rozliczenia z budżetem zrealizowanych dochodów budżetowych (podlegających odprowadzeniu na rachunek budżetu gminy),

i) ewidencjonowanie potrąceń z wynagrodzeń pracowników składek członkowskich w związkach zawodowych na koncie 240.

3. Zapewnienie należytego pod względem merytorycznym, w tym zgodnego z danymi ksiąg rachunkowych, sporządzania sprawozdań Rb-27S, Rb-28S oraz Rb-34S, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

4. Zapewnienie terminowego i należytego pod względem merytorycznym sporządzania sprawozdań Rb-Z i Rb-N, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.

5. Objęcie raportami kasowymi wpłat pobieranych przez intendenta, w sposób odpowiadający wymogom instrukcji kontroli wewnętrznej; określenie w przepisach wewnętrznych terminu, w którym intendent (lub inna upoważniona osoba) jest zobowiązany do przekazania pobranych wpłat do kasy jednostki.

6. Ustanowienie pisemnych regulacji w kwestii stosowanych zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania; zobowiązanie osoby prowadzącej ewidencję druków do bieżącej kontroli prawidłowości ewidencyjnego stanu druków.

7. Przeprowadzanie na ostatni dzień każdego roku inwentaryzacji gotówki oraz czeków gotówkowych.

8. W zakresie wynagradzania pracowników niepedagogicznych Zespołu:

a) zapewnienie stosowania postanowień regulaminu wynagradzania w kwestii funduszu premiowego bądź rozważenie zmian tych postanowień,

b) przyznawanie dodatku specjalnego z uwzględnieniem przesłanek wynikających z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych; rozważenie stosownych zmian wynagrodzenia pracownika wskazanego w protokole kontroli w celu dostosowania składników wynagrodzenia do postanowień ustawy,

c) uwzględnianie przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników wszystkich składników wypłat, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym…; wyrównanie wskazanym w protokole pracownikom kwot dodatkowych wynagrodzeń za 2010 rok.

9. Zapewnienie przestrzegania (najpóźniej w kolejnym roku szkolnym) limitu realizowanych godzin ponadwymiarowych, wynikającego z art. 35 Karty Nauczyciela w związku z uchwałą Rady Gminy w sprawie rozmiaru zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycielom zajmującym stanowiska kierownicze w szkole.

10. W zakresie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli oraz jednorazowych dodatków uzupełniających:

a) ustalanie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli z uwzględnieniem postanowień § 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r.,

b) dokonanie korekty danych służących za podstawę sporządzenia przez Wójta Gminy sprawozdania za 2010 r. i przekazanie ich do Urzędu Gminy celem skorygowania sprawozdania;

c) ponowne wyliczenie kwot dodatków uzupełniających należnych nauczycielom dyplomowanym (z uwzględnieniem prawidłowo obliczonej kwoty różnicy na tym stopniu awansu zawodowego) oraz dokonanie stosownych wypłat;

d) zapewnienie terminowego wypłacania nauczycielom dodatków uzupełniających.

11. Wzmożenie nadzoru nad wydatkami z tytułu podróży służbowych pracowników; wystąpienie do pracownika o zwrot nienależnie pobranej diety w kwocie 11,50 zł.

12. Spowodowanie w zakresie wydatków z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych:

a) przyjmowania prawidłowej podstawy kwotowej przy naliczaniu odpisu na Fundusz dla nauczycieli; zmniejszenie odpisu na 2011 rok o kwotę 2.171,53 zł, o którą zawyżono odpis na fundusz w 2010 roku,

b) terminowego odprowadzania na rachunek bankowy Funduszu równowartości dokonanych opisów na dany rok.

13. Wdrożenie procedur określających zasady wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro.

14. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) zamieszczanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jednoznacznych i wyczerpujących (zapewniających zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców) opisów w kwestii przedmiotu zamówienia oraz sposobu obliczenia ceny oferty,

b) zapewnienie należytego badania ofert wszystkich wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, zarówno na etapie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, jak i wyboru oferty najkorzystniejszej,

c) dochowywanie trybu postępowania określonego w art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych,

d) zawieranie w zawiadomieniu, o którym mowa w art. 92 Prawa zamówień publicznych, wszystkich wymaganych informacji,

e) odbieranie od wykonawcy oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki, najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego,

f) dokumentowanie stosownym protokołem postępowania o udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki,

g) każdorazowe zamieszczanie w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia,

h) sporządzanie i przekazywanie Prezesowi UZP rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

15. Zapewnienie należytej kontroli stosowanych przez wykonawców cen dostaw w świetle postanowień umownych. Wystąpienie do dostawcy oleju opałowego o korektę cen dostawy ze stycznia 2011 roku.

16. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej aktywów trwałych Zespołu Szkolno-Przedszkolnego, poprzez:

a) bieżące ewidencjonowanie składników majątkowych w księgach rachunkowych, zgodne z regulacjami wewnętrznymi oraz zasadami funkcjonowania poszczególnych kont Zespołu 0, z wykorzystaniem uwag zawartych w części opisowej niniejszego wystąpienia i protokole kontroli,

b) zaprowadzenie ewidencji pomocniczej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

c) uzgadnianie zapisów kont księgi głównej z zapisami kont ksiąg pomocniczych.

17. Przeprowadzenie w bieżącym roku inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych (w możliwie najbliższym terminie) oraz zapewnienie jej należytego udokumentowania, wyjaśnienia ewentualnych różnic miedzy stanem rzeczywistym i księgowym oraz rozliczenia w księgach bieżącego roku.

18. Zapewnienie przechowywania dokumentacji księgowej, w tym dokumentacji inwentaryzacyjnej, przez okres wymagany ustawą o rachunkowości.

19. Odprowadzanie na rachunek budżetu gminy wszystkich zrealizowanych dochodów, nieobjętych postanowieniami uchwały Rady Gminy Jasionówka z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie określenia dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku przez Zespół Szkolno-Przedszkolny.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Jasionówka