Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Juchnowcu Górnym

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 kwietnia 2011 roku (znak: RIO.I.6002-1/11), o treści jak niżej:

Pani

Barbara Klimaszewska

Dyrektor Zespołu Szkół

w Juchnowcu Górnym

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2010 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Juchnowcu Górnym na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, dochody i wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza obowiązujących w jednostce regulacji, składających się na procedury kontroli wewnętrznej, wykazała, że nie zostały ustanowione pisemne procedury dotyczące zagadnień związanych z gromadzeniem dochodów. Skutkowało to brakiem formalnego wskazania stosowanych w tym zakresie dokumentów, zasad ich tworzenia i obiegu w jednostce oraz wykonywania kontroli wewnętrznej. Z brakiem regulacji w tym zakresie należy wiązać niewłaściwy obieg dokumentów dotyczących dochodów z najmu. Dokumenty poświadczające powstanie należności nie trafiały na stanowisko głównego księgowego, w związku z czym należne jednostce kwoty nie były przypisywane na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Główny księgowy nie miał zatem podstaw do weryfikacji wysokości i terminowości wpłat. Dokumenty świadczące o powstaniu należności przechowywane były w sekretariacie Zespołu Szkół. Dodatkowo należy wskazać, że wpływające oferty wynajęcia pomieszczeń i zawierane umowy nie były objęte żadną ewidencją – str. 4 i 11-12 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała, że:

a) operacje związane z odprowadzeniem gotówki z kasy na rachunek bankowy księgowane były nieprawidłowo za pośrednictwem konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”; stosownie do załącznika nr 2 do rozporządzenia, do tego typu operacji mogło być stosowane konto 140 „Środki pieniężne w drodze”. Natomiast od 2011 r. do ewidencji środków pieniężnych w drodze służy konto 141 „Środki pieniężne w drodze”, co wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) – str. 8 protokołu kontroli,

b) ewidencja analityczna środków trwałych ujmowanych na koncie 011 „Środki trwałe” nie zawierała takich danych jak numer inwentarzowy czy numer dowodu księgowego będącego podstawą ujęcia składnika w księgach rachunkowych. W odniesieniu do braku numeru dowodu księgowego należy wskazać, że zapisy dokonywane w ewidencji analitycznej powinny posiadać wszystkie elementy zapisu księgowego wymagane przepisami art. 23 ust. 2 ustawy. Z kolei oznaczenie środków trwałych numerami inwentarzowymi ma znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym stanowi jeden z warunków umożliwiających jednoznaczne powiązanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy – str. 18-19 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto prawidłowość ustalenia przez Zespół Szkół danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Wójta Gminy sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Juchnowiec Kościelny, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela. Stwierdzono, że wydatki poniesione na wynagrodzenia nauczycieli stażystów zostały przyjęte przez badaną jednostkę w wysokości 265.297,01 zł. W wyniku kontroli ustalono zaś, że zostały zaniżone o 491,48 zł poprzez nieuwzględnienie wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe wypłaconego w listopadzie 2010 r. dla dwóch nauczycieli Zespołu Szkół w Kleosinie (szkoły obsługiwanej przez kontrolowaną jednostkę). Ponadto nieprawidłowo ustalone zostały stawki osobistego wynagrodzenia zasadniczego dla 9 nauczycieli stażystów. Zaniżenie wynosiło łącznie 333,50 zł. Stwierdzone uchybienia nie wywarły istotnego wpływu na wysokość dodatków uzupełniających wypłaconych dla nauczycieli stażystów – str. 16 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości pobierania i gromadzenia dochodów własnych stwierdzono, że w zarządzeniach w sprawie odpłatności za korzystanie ze stołówki z dnia 24 sierpnia 2009 r. (na rok szkolny 2009/2010) i z dnia 31 sierpnia 2010 r. (na rok szkolny 2010/2011) ustalona została „dobrowolna wpłata na utrzymanie stołówki” w kwocie 2 zł miesięcznie od ucznia z przeznaczeniem na zakup środków czystości, zakup wyposażenia kuchni i drobne remonty. Należy wskazać, że przepisy art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) zakazują wliczania do opłat wnoszonych przez uczniów za korzystanie z posiłków m.in. kosztów utrzymania stołówki. Projekty zarządzeń Pani Dyrektor przekazywane były Wójtowi Gminy i po zatwierdzeniu przyjmowane do stosowania. W wyniku kontroli stwierdzono, że w projekcie zarządzenia w sprawie odpłatności za obiady na rok szkolny 2010/2011, który zatwierdzony został przez Wójta Gminy, nie było zapisu na temat wpłat na utrzymanie stołówki. W 2010 r. wpłaty wnoszone przez uczniów na utrzymanie stołówki wyniosły 2.619 zł – str. 21 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie obowiązujących w Zespole procedur wewnętrznych o zagadnienia związane z gromadzeniem dochodów, mając na uwadze w szczególności zapewnienie przekazywania dokumentacji na stanowisko głównego księgowego w celu umożliwienia ujęcia w księgach należności Zespołu oraz prowadzenia kontroli terminowości i wysokości wpłat.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ewidencję środków pieniężnych w drodze na koncie 141,

b) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o dane wskazane w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

3. W zakresie wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Juchnowiec Kościelny:

a) ustalanie prawidłowej wysokości wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli,

b) ustalanie osobistej stawki wynagrodzenia nauczycieli (Sj) w sposób określony przepisami załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli... (Dz. U. Nr 6, poz. 35).

4. Zaniechanie pobierania od uczniów opłat tytułem pokrycia kosztów funkcjonowania stołówki.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Juchnowiec Kościelny