Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Suchowoli

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 lutego 2012 roku (znak: RIO.I.6001-17/11), o treści jak niżej:

Pan

Kazimierz Marciszel

Burmistrz Suchowoli

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Suchowola za 2010 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Suchowoli na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W okresie objętym kontrolą, do upływu kadencji, funkcję Burmistrza Suchowoli pełnił Jerzy Omielan.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w gminie Suchowola od 1 stycznia 2011 r. pozostaje nieobsadzone stanowisko zastępcy Burmistrza. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Burmistrza tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Burmistrza. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Suchowola może być powołany jeden zastępca Burmistrza. Według zaś art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Burmistrza (m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni), zadania i kompetencje Burmistrza przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Burmistrza może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu – str. 3 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że wbrew postanowieniom regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego od 12 kwietnia 2011 r. w Urzędzie nie jest też obsadzone stanowisko kierownika referatu gospodarczego – str. 115 protokołu kontroli.

Analiza zakresów czynności pracowników referatu finansowego Urzędu wykazała, że żadnemu z pracowników nie został przypisany obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej rozrachunków dotyczących opłat z tytułu użytkowania wieczystego – str. 9 protokołu kontroli.

Z analizy zagadnień związanych z funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych gminy wynika, że wymagają one uporządkowania. Stwierdzono, że w wykazie jednostek organizacyjnych gminy zawartym w treści Statutu Gminy, wymieniono Ośrodek Kultury w Suchowoli. Obecnie działalność kulturalna w gminie Suchowola prowadzona jest przez instytucję nazywaną Gminnym Ośrodkiem Kultury, Sportu i Turystyki w Suchowoli. Taka nazwa jednostki pojawiła się w uchwale Rady Miejskiej w Suchowoli z dnia 27 stycznia 2010 r. w sprawie uchwalenia statutu GOKSiT. W uchwale nie zostały zawarte postanowienia wskazujące na zmianę dotychczasowej nazwy instytucji kultury czy zmianę uchwały, którą utworzono Ośrodek Kultury; wskazano jedynie na utratę mocy uchwały Rady Miejskiej z 26 kwietnia 2001 r. w sprawie nadania statutu Ośrodkowi Kultury. W świetle postanowień art. 13 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.), instytucje kultury działają na podstawie aktu o ich utworzeniu oraz statutu nadanego przez organizatora. Zarówno w postanowieniach aktu o utworzeniu, jak i w statucie winna być określona nazwa instytucji kultury. W opisanym stanie faktycznym nadano statut jednostce o nazwie, która formalnie nie istniała w momencie uchwalenia statutu. Kontrola podstaw funkcjonowania instytucji kultury wykazała ponadto, że sposób prowadzenia rejestru instytucji kultury nie był zgodny z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80). W trakcie kontroli doprowadzono zapisy w rejestrze do zgodności z wymogami rozporządzenia – str. 4-5 protokołu kontroli.

W wykazie jednostek organizacyjnych gminy zawartym w Statucie wymieniony jest Zespół Placówek Oświatowych. Kontrolującym nie okazano aktu założycielskiego ZPO. Jako taki traktowana jest uchwała Rady Gminy Suchowola z dnia 28 kwietnia 1996 r. w sprawie utworzenia Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Suchowoli, podjęta na podstawie art. 62 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), który przewiduje możliwość połączenia dwóch szkół różnych typów w zespół. Okazana uchwała odnosi się zatem do zespołu o innej nazwie niż obecnie używana. Szkołami tworzącymi Zespół są Szkoła Podstawowa w Suchowoli i Przedszkole w Suchowoli, działające w praktyce w sposób właściwy odrębnym jednostkom sektora finansów publicznych; kierownikiem każdej ze szkół jest dyrektor ZPO, co znajduje umocowanie w przepisach ustawy o systemie oświaty. Szkoły te nie były likwidowane w celu utworzenia Zespołu. Zespołowi Placówek Oświatowych nadany został statut, w którego treści brak odniesienia do zakresu obowiązywania statutów szkół wchodzących w jego skład. Ze statutu ZPO wynika natomiast, że Zespół prowadzi gospodarkę finansową i sporządza plan finansowy mimo, że nie został utworzony jako odrębna jednostka budżetowa, co potwierdza faktyczne funkcjonowanie szkół, z połączenia których został utworzony. Stosownie do art. 62 ust. 4 ustawy o systemie oświaty, statuty szkół łączonych w zespół tracą moc jedynie w zakresie uregulowanym odmiennie w statucie zespołu. Stwierdzono, że ani SP w Suchowoli, ani Przedszkole nie posiadały statutów od czasu utworzenia Zespołu. Obecnie Przedszkole posiada statut nadany uchwałą Rady Miejskiej z dnia 28 października 2010 r. w związku ze zmianą jego formy organizacyjnej z zakładu budżetowego na jednostkę budżetową – w statucie wskazano, że Przedszkole prowadzi gospodarkę finansową. Sytuacja, w której tylko jedna szkoła wchodząca w skład Zespołu posiada statut, nie znajduje umocowania w przepisie art. 62 ust. 4 ustawy o systemie oświaty oraz statucie ZPO – str. 5-6 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała, że:

a) zapisy księgowe dokonywane na podstawie wyciągów bankowych nie zawierały numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych, co narusza art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy, według którego zapis księgowy powinien zawierać określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Numerem identyfikacyjnym dowodu księgowego jest jego oznaczenie identyfikacyjne, które nadaje mu wystawca, czyli bank w przypadku wyciągu bankowego – str. 11 protokołu kontroli,

b) na koncie 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” w ewidencji Urzędu Miejskiego na dzień 31 grudnia 2010 r. widniało saldo strony Wn w kwocie 290.021,14 zł, na które składała się wartość gwarancji ubezpieczeniowych od 13 wykonawców, wniesionych tytułem wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umów. Kwoty te ujmowano w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”, także w księgach 2011 i 2012 r. Gwarancja ubezpieczeniowa jest dokumentem, z którego wynika, że zakład ubezpieczeń zobowiązuje się spełnić określone świadczenie w razie zajścia zdarzenia przewidzianego w umowie ubezpieczenia. Otrzymane gwarancje nie są aktywami jednostki i nie rodzą po stronie jednostki zobowiązań, co uniemożliwia księgowanie ich wartości na kontach bilansowych – str. 12 protokołu kontroli,

c) nie była zachowana zasada, w myśl której zapisy na koncie 133 „Rachunek budżetu” dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy jednostką a bankiem – stosowano zapisy ujemne na koncie 133 dla zwrotów wydatków; ponadto w związku z tymi operacjami nieprawidłowo stosowano zasadę czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, co polegało na ujmowaniu zwrotów wydatków na subkoncie dochodów, a następnie stosowaniu zapisu ujemnego na stronie Wn subkonta dochodów i stronie Ma subkonta wydatków. Przykłady błędnej ewidencji dotyczące zwrotów dotacji ze Starostwa Powiatowego i Przedszkola Samorządowego oraz zwrotów środków z kasy na rachunek Urzędu, a także prawidłowe księgowania przedstawiono na str. 12-13 protokołu kontroli,

d) nie zachowano w pełni zasady memoriału nakazującej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy, ujęcie wszystkich przypadających na rzecz jednostki przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami w księgach tego roku obrotowego, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty; ustalenie dotyczyło zaksięgowania pod datą 4 stycznia 2011 r. należności od firmy POLKOMTEL z tytułu czynszu za najem pomieszczeń w grudniu 2010 r. na kwotę 1.291,63 zł netto – str. 34-35 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowo dokonano wyksięgowania należności umorzonej przez Burmistrza w dniu 30 czerwca 2010 r.; w ewidencji syntetycznej nie zaksięgowano kwoty odpisu należności umorzonej, pomniejszając jedynie przypis kolejnej należności od dłużnika o kwotę umorzonej zaległości; stwierdzono również (w 2010 i 2011 r.) ujmowanie umorzenia w księgach zapisem ujemnym – w 2011 r. Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonymi przepisami rozporządzenia do końca 2010 r. wyksięgowanie należności umorzonej powinno być ujęte zapisem Wn 760 „Pozostałe przychody i koszty” – Ma 221. Od 1 stycznia 2011 r., zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), operacja taka powinna być zaewidencjonowana zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 221 – str. 33 protokołu kontroli,

f) w ewidencji budżetu i zakładowym planie kont w dalszym ciągu utrzymywano cztery konta o numerach 137-1, 137-2, 137-4, 137-7, otwarte w celu ewidencji operacji na rachunkach bankowych, które zostały zlikwidowane w trakcie 2010 r. – str. 20-21 protokołu kontroli,

g) w ewidencji Urzędu na koncie 221 bezpodstawnie ujmowano należności z tytułu funduszu alimentacyjnego i zaliczki alimentacyjnej, w korespondencji z kontem 240, na podstawie danych przekazanych z Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Suchowoli. Na dzień 31 grudnia 2010 r. wartość zaksięgowanych należności wynosiła 301.299,15 zł. W związku z realizacją zadań w zakresie wydawania decyzji i wypłaty świadczeń alimentacyjnych przez MOPS, należności od dłużników alimentacyjnych powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych MOPS i wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ tej jednostki – str. 26-27 protokołu kontroli,

h) ewidencję rozliczenia wydatków budżetowych wszystkich szkół prowadzono na jednym koncie 223-1 „Rozliczenie wydatków – szkoły”, zamiast według poszczególnych jednostek budżetowych, czym naruszono zasady funkcjonowania konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i zakładowym planie kont dla budżetu gminy – str. 174-175 protokołu kontroli.

i) w ewidencji budżetu bezpodstawnie zaniechano prowadzenia konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, na którym powinny być ujęte operacje dotyczące rozliczenia dochodów realizowanych przez jednostki budżetowe, wykazanych w sporządzanych przez te jednostki sprawozdaniach Rb-27S – str. 174 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych i realności wykazanych w nich danych stwierdzono ponadto szereg nieprawidłowości związanych z ewidencją środków trwałych:

a) w 2010 r. na koncie 011 „Środki trwałe” ujęto zwiększenie wartości gruntów w wyniku „aktualizacji ich wartości” o kwotę 39.832 zł. Dokonując przeglądu zapisów dokonywanych w „ewidencji wartości gruntów” (jest to ewidencja nie spełniająca wymagań ustawy o rachunkowości w zakresie sposobu dokonywania w niej zapisów, ani rozporządzenia Ministra Finansów w zakresie danych ewidencji analitycznej do konta 011) ustalono, że zawiera ona ponadto:

- zwiększenie wartości gruntów o kwotę 275.484 zł, dokonane bez podania daty (między zapisami z dnia 31 grudnia 2003 r. i z dnia 31 grudnia 2004 r.) oraz wskazania dowodu stanowiącego podstawę zapisu,

- zwiększenie wartości gruntów o kwotę 108.476 zł, również bez wskazania daty zapisu (zwiększenia miało miejsce w 2007 r.) i dowodu stanowiącego podstawę zapisu, opisane jako „wycena wartości i aktualizacja wartości nieruchomości gruntowych”.

Jak wyjaśnił Skarbnik Gminy, zapisów w ewidencji dokonywano na podstawie informacji otrzymywanych od inspektora do spraw gospodarki gruntami. Wartość gruntów w wyniku „aktualizacji ich wartości” została zwiększona łącznie o kwotę 423.792 zł. W § 5 ust. 5 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… postanowiono, że wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Obecnie przepis ten zawarty jest w § 6 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasada rachunkowości oraz planów kont… Do zagadnienia aktualizacji wartości środków trwałych odnosi się również art. 31 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym wartość początkowa i dotychczas dokonane od środków trwałych odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe mogą na podstawie odrębnych przepisów ulegać aktualizacji wyceny. Podstawą wydania odrębnych przepisów dotyczących aktualizacji środków trwałych jest art. 15 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), zgodnie z którym minister właściwy do spraw finansów publicznych określa w drodze rozporządzenia tryb i terminy aktualizacji wyceny środków trwałych. W okresie dokonywania przez jednostkę przedstawionych zapisów na koncie 011 nie zostały wydane przez Ministra Finansów przepisy zobowiązujące lub upoważniające do dokonania aktualizacji wyceny majątku – str. 151-152 protokołu kontroli,

b) jak wyżej wskazano, Urząd nie prowadzi ewidencji analitycznej gruntów do konta 011, która spełniałaby wymagania ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...; wartość niektórych działek ujmowana jest w ewidencji zasobu nieruchomości prowadzonej przez inspektora ds. geodezji i gospodarki nieruchomościami; ewidencja ta nie ma cech ksiąg rachunkowych, a ponadto nie zawiera wartości wszystkich działek – str. 155 protokołu kontroli,

c) w 2010 r. jako rozchód środków trwałych wyksięgowano z konta 011 przekazanie Szkole Podstawowej w Suchowoli wartości remontu instalacji elektrycznej w budynku Szkoły. Realizowane zadanie miało cechy remontu instalacji, zatem wydatki z nim związane winny być zakwalifikowane do wydatków bieżących w par. 4270 „Zakup usług remontowych”, a w konsekwencji nie powinny zwiększać wartości środka trwałego. Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wartość początkową środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania. Dodatkowo należy wskazać, że ewentualne nakłady inwestycyjne ponoszone na ulepszenie budynku znajdującego się w ewidencji innej jednostki powinny być przekazywane jako inwestycje (bezpośrednio z konta 080), a nie jako środek trwały – str. 153 protokołu kontroli,

d) w dniu 31 grudnia 2010 r. zaewidencjonowano zmniejszenie wartości środków trwałych o wartość sprzedanych działek gruntu, którą określono na 71.310 zł. Podstawą zapisu było polecenie księgowania oraz załączone do niego pismo „Wartość nieruchomości gruntowych Gminy Suchowola na dzień 31.XII.2010 r.”, zatwierdzone przez Pana Burmistrza. W przygotowanym na wniosek kontrolujących zestawieniu wykazano numery działek sprzedanych w 2010 r. oraz ich wartość ewidencyjną, której sumę określono na 71.310 zł. Badając rzetelność przedstawionych danych stwierdzono, że wyksięgowana wartość działek nie była wartością ewidencyjną, a wartością ustaloną przez rzeczoznawcę majątkowego dla celów związanych ze sprzedażą tych nieruchomości. Ostatecznie ustalono, że wartość 11 sprzedanych działek wynosiła według „ewidencji” 2.954 zł, natomiast co do 3 działek z ewidencji nie wynikały dane co do ich wartości. Wyksięgowania z ewidencji środków trwałych wartości gruntów w kwocie 71.310 zł było zatem bezpodstawne. Z posiadanych danych wynika, że wartość „ewidencyjna” sprzedanych działek wynosiła jedynie 2.954 zł. Z adnotacji o rozchodach środków trwałych, zawartych w „ewidencji wartości gruntów”, wynika, że w latach poprzedzających okres objęty kontrolą dokonano rozchodu gruntów w związku z ich sprzedażą na łączną kwotę 133.447 zł, w tym w 2007 r. na kwotę 87.925 zł, w 2008 r. na kwotę 27.720 zł oraz w 2009 r. na kwotę 23.802 zł. Odstąpiono od szczegółowego badania zakresu nierealności tych kwot stwierdzając, że były one obarczone tego samego rodzaju nieprawidłowościami co zapis dokonany w 2010 r. – str. 154-155 protokołu kontroli,

e) błędnie ewidencjonowano operacje dotyczące zakupów środków trwałych, m.in. w przypadkach, gdy część kosztów zakupu ponoszona była przez inny podmiot, zaniżając w 2010 r. koszty inwestycji o łączną kwotę 29.776 zł:

- na koncie 080-22 ujęto koszty zakupu motopompy pożarniczej w wysokości 18.000 zł, tj. kwocie odpowiadającej kosztom zakupu opłacanym przez gminę. Zgodnie z fakturą wartość motopompy wynosiła 28.000 zł, z czego kwotę 10.000 zł. opłacił ZW OSP w Białymstoku. Na koncie 080 winny być zaewidencjonowane pełne koszty tego zakupu, bez względu na źródła jego finansowania. W efekcie błędnej ewidencji zaniżono koszty inwestycji o kwotę 10.000 zł; analogiczny błąd stwierdzono na koncie 080-23, na którym ujęto identycznie zakup motopompy dla OSP Horodnianka, za kwotę 28.000 zł, przy wydatku z budżetu gminy wynoszącym 10.000 zł,

- na koncie 080-28 zaksięgowano wartość zestawu ratownictwa medycznego w wysokości 3.385 zł, podczas gdy wartość zestawu wynosiła 5.885 zł. Zaniżono koszty inwestycji o kwotę 2.500 zł.

Ponadto stwierdzono, że wydatek w kwocie 7.276 zł na zakup urządzenia „Ręczna linia szybkiego natarcia długości 50m” poniesiono z wydatków bieżących (rozdz. 75412 par. 4210). Zakupioną linię zamontowano w samochodzie gaśniczym (w ewidencji analitycznej środków trwałych zwiększono wartość samochodu). Wynika stąd, że zakup powyższy został nieprawidłowo zakwalifikowany do wydatków bieżących, zamiast do wydatków majątkowych w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 155-157 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej przeprowadzona pod kątem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247 ze zm.) wykazała, że:

a) jako sporządzone przez Pana Burmistrza jednostkowe sprawozdanie Rb-27S za 2010 r. okazano sprawozdanie obejmujące jedynie dane o dochodach wynikające z ewidencji Urzędu Miejskiego w wysokości 3.580.578,27 zł; w sprawozdaniu tym pominięto dochody zaewidencjonowane wyłącznie w ewidencji budżetu w kwocie 15.785.922,50 zł. Zakres danych podlegających wykazaniu w sprawozdaniu jednostkowym, którego obowiązek sporządzenia spoczywa na Panu Burmistrzu, wynika z § 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W konsekwencji sprawozdanie zbiorcze Rb-27S sporządzono niezgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, który wymaga sporządzenia sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, o którym mowa w § 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia. Dane o dochodach ujętych wyłącznie w ewidencji budżetu wykazano w sprawozdaniu zbiorczym bezpośrednio z ksiąg rachunkowych. Naruszenie zasad sporządzania sprawozdań zbiorczych nastąpiło również poprzez wykazanie w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S należności wynikających ze sprawozdania Rb-27 urzędu skarbowego (kol. 11 należności ogółem i 12 należności netto, kwota w obydwu kolumnach – 2.912 zł). Należności wykazane przez urząd skarbowy w sprawozdaniu Rb-27 nie zostały zaksięgowane w ewidencji Urzędu na koncie 221, przez co nie zostały wykazane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S zawierającym dane z ewidencji Urzędu – str. 14 oraz 27-28 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2010 r. (obejmującym dane wyłącznie z ewidencji Urzędu) odsetki od nieopłaconych należności za wieczyste użytkowanie nieruchomości zostały wykazane w kol. 9 sprawozdania – należności ogółem (kwota 9.271,99 zł), a pominięto je w kol. 10 sprawozdania – zaległości, co nie ma uzasadnienia w zasadach sporządzania sprawozdania Rb-27S określonych w § 2-4 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 28 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowo sporządzono własne sprawozdanie Rb-N jednostki samorządu terytorialnego, które powinno obejmować dane z ewidencji budżetu i Urzędu, jak tego wymaga § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. W sporządzonym jako jednostkowe sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2010 r. ujęto wyłącznie dane z ewidencji Urzędu, pomijając kwoty wynikające z ksiąg budżetu w wysokości 1.158.064,54 zł (środki na rachunku budżetu – 1.121.449,24 zł i należności z tytułu podatków przekazywanych przez urzędy skarbowe i Ministerstwo Finansów – 36.615,30 zł). W efekcie sprawozdanie zbiorcze Rb-N zostało sporządzone niezgodnie z § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, ponieważ ujęte w nim dane z ewidencji budżetu pochodziły wprost z ksiąg rachunkowych, a nie ze sprawozdań jednostkowych; w sprawozdaniu zbiorczym Rb-N wykazano także nieujęte w księgach należności wynikające ze sprawozdania Rb-27 urzędu skarbowego, co stanowiło analogiczną nieprawidłowość jak opisana przy sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S – str. 29-30 protokołu kontroli,

d) analogicznie jak w przypadku sprawozdania Rb-N, niewłaściwie zostało sporządzone także własne sprawozdanie jednostkowe Rb-Z jednostki samorządu terytorialnego. Zostało ono sporządzone jako sprawozdane negatywne, jedynie na podstawie danych ewidencji Urzędu Miejskiego, pomijając dane o zadłużeniu z tytułu kredytów i pożyczek wynikające z ewidencji budżetu – 8.729.279,80 zł. W efekcie sprawozdanie zbiorcze Rb-Z zostało sporządzone niezgodnie z przepisem § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, ponieważ ujęte w nim dane pochodziły, w zakresie zadłużenia z tytułu kredytów i pożyczek, wprost z ksiąg rachunkowych, a nie ze sprawozdań jednostkowych – str. 30 protokołu kontroli.

Ponadto analizując sprawozdawczość stwierdzono, że część kwoty wykazanej w wierszu N5 pozostałe należności sprawozdania zbiorczego Rb-N za 2010 r., w wysokości 3.719,86 zł, wynikała ze sprawozdań jednostkowych szkół podstawowych w Jatwiezi Dużej i Suchowoli i dotyczyła przypisanych należności z tytułu refundacji wynagrodzeń pracowników interwencyjnych przez Urząd Pracy w Sokółce. Wpływ środków z tytułu refundacji nastąpił w 2011 r., co oznacza, że środki te należało zaliczyć do dochodów, odprowadzić do budżetu i sporządzić sprawozdanie Rb-27S. Szkoły otrzymane środki z refundacji przyjęły jako zmniejszenie wydatków 2011 r. Należy wskazać, że ujęcie refundacji wynagrodzeń jako zmniejszenia kosztów i wydatków wypacza faktyczną wysokość kosztów wynagrodzeń pracowników jednostki świadczących pracę w ramach jej działalności – str. 29-30 protokołu kontroli.

Kontrola rozrachunków wykazała zapłatę jednego z zobowiązań z czterodniowym przekroczeniem terminu. Faktura na kwotę 135,80 zł wpłynęła do Urzędu 5 stycznia 2011 r. z terminem płatności 7 stycznia 2011 r., a została opłacona 11 stycznia 2011 r.. Opóźnienie w zapłacie nie spowodowało poniesienia kosztów odsetek. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych ponoszą wydatki w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 26 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Burmistrz Suchowoli J. Omielan dokonał 30 czerwca 2010 r. umorzenia czynszu dzierżawnego w kwocie 435 zł niezgodnie z postanowieniami obowiązującej w dniu umorzenia uchwały Rady Miejskiej z dnia 27 lutego 2006 r. w sprawie zasad i trybu umarzania ulg w spłaceniu wierzytelności... Z przepisów uchwały wynika, że umorzenie należności na wniosek dłużnika może nastąpić w konkretnie określonych w jej treści przypadkach, a przed umorzeniem należy przeprowadzić wszechstronne postępowanie wyjaśniające i podjąć próby ściągnięcia należności, co oznacza, że uchwała ma zastosowanie do należności,  których termin spłaty minął. W badanym przypadku termin płatności czynszu przypadał na dzień 30 czerwca 2010 r., a więc w czasie dokonywania umorzenia czynsz nie był jeszcze wymagalny, zatem nie mógł być przedmiotem umorzenia – str. 33-34 protokołu kontroli.

Prawidłowość realizacji dochodów z czynszów za najem i dzierżawę nieruchomości wykazała, że:

a) dwie umowy najmu lokali użytkowych zawarte w 1996 r. na okres 20 lat z Telekomunikacją Polską S.A. od dnia 31 stycznia 2006 r. przewidują, że począwszy od lutego 2007 r. czynsz będzie waloryzowany raz w roku wskaźnikiem średniorocznego wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonym przez Prezesa GUS. Do 2010 r., wbrew postanowieniom umów, czynszu nie waloryzowano. Kwota nieustalonych należności z tytułu czynszu od TP S.A. za lata 2007-2010 wynosi 461,68 zł. W 2011 r. dokonano waloryzacji uwzględniając wskaźnik wzrostu cen towarów i usług za 2010 rok (2,6%). Zgodnie z umowami o waloryzacji należy każdorazowo poinformować najemcę w formie pisemnej, czego zaniechano. Wystawione zostały faktury zawierające podwyższony czynsz, które przesłano najemcy. Ustalono, że gdyby jednostka dokonywałaby corocznej waloryzacji zgodnie z umowami, czynsz w 2011 r. wynosiłby za jeden lokal 226,12 zł zamiast 203,14 zł (różnica 22,98 zł, co za cały rok 2011 stanowi kwotę 275,76 zł), a za drugi – 151,20 zł zamiast 135,43 zł (różnica 15,77 zł, co za cały rok 2011 stanowi kwotę 189,24 zł). Ogółem czynsz pobierany w 2011 r. w następstwie wcześniejszego zaniechania waloryzacji został zaniżony o 465 zł – str. 35-36 i 38 protokołu kontroli,

b) nie naliczano odsetek za nieterminowe wpłaty czynszu. Kwota nienaliczonych i niedochodzonych odsetek z 7 umów objętych kontrolą (opis na str. 35-39 protokołu kontroli) wyniosła 48,46 zł. Zaniechanie naliczania odsetek za nieterminowe wpłaty czynszu stanowi niewykonanie zalecenia skierowanego do Burmistrza Suchowoli wystąpieniem pokontrolnym  RIO.V.6011-2/08 z dnia 2 czerwca 2008 r., wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej.

Kontrola prawidłowości procedur zbywania i udostępniania nieruchomości z gminnego zasobu (str. 49-59 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) sporządzane wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zarówno w drodze przetargu jak i bezprzetargowej, nie zawierały wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Wykazy nie określały terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy. Zgodnie z przywołanymi przepisami, termin złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje prawo pierwszeństwa, nie może być krótszy niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu,

b) nie były sporządzane wykazy lokali użytkowych przeznaczonych do wynajęcia, co narusza przepisy art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) nie przestrzegano przepisów określających zasady upubliczniania wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w drodze bezprzetargowej; informacje o wywieszeniu wykazów w siedzibie jednostki nie były podawane do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, a w jednym przypadku informacja ta nie została zamieszczona również na stronie internetowej Urzędu, co narusza art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Stwierdzone zaniechanie upubliczniania informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości w prasie lokalnej stanowi niewykonanie zalecenia wystosowanego na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej,

d) ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości położonych w obrębie Rutkowszczyzna zostało podane do publicznej wiadomości przed upływem 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co narusza art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Przywołany przepis wymaga, aby ogłoszenie o przetargu podawane było do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy. Przed ogłoszeniem o przetargu należy bowiem rozpatrzyć ewentualne wnioski osób, którym przysługuje pierwszeństwo w jej nabyciu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku nie zamieszcza się w ogłoszeniu o przetargu,

e) w pracach komisji przeprowadzającej przetarg na zbycie nieruchomości w obrębie Rutkowszczyzna oraz na wyłonienie dzierżawcy działki nr 111 brały udział osoby, które nie zostały powołane przez Burmistrza J. Omielana w skład komisji przetargowej. Skład komisji ustalało zarządzenie Burmistrza z dnia 1 grudnia 2006 r.,

f) w treści trzech protokołów z przetargu na sprzedaż nieruchomości położonych w obrębie Rutkowszczyzna zawarto informacje, iż podpisanie umów nastąpi do dnia 19 maja 2010 r., przed przystąpieniem do podpisania aktu notarialnego należy opłacić ustaloną cenę, a nieprzystąpienie do umowy we wskazanym terminie powoduje utratę wadium. Nie stwierdzono, aby jednostka w formie pisemnej zawiadamiała nabywców nieruchomości o konkretnym terminie i miejscu zawarcia umów sprzedaży, jak tego wymaga art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami; w konsekwencji niemożliwym jest potwierdzenie, czy organizator przetargu wyznaczył termin podpisania umowy nie wcześniej niż po upływie 7 dni od zawiadomienia nabywcy; przywołany przepis ustawy nakazuje, aby wyznaczony termin nie był krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie,

g) umowa najmu lokalu użytkowego zawarta przez Pana Burmistrza 3 stycznia 2011 r. z podmiotem prowadzącym działalność ubezpieczeniową nie była poprzedzona uchwałą Rady Miejskiej wyrażającą wymaganą w tym przypadku zgodę na zawarcie umowy najmu; łączny okres trwania stosunku najmu z podmiotem przekraczał 3 lata, zatem zgodnie z postanowieniami art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z o samorządzie gminnym, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, a łączny czas trwania stosunku najmu przekracza 3 lata, wymagana jest zgoda rady gminy.

             Analiza dochodów pobieranych przez gminę z najmu lokali mieszkalnych przy ul. Goniądzkiej 23 w Suchowoli wykazała, że obok czynszu pobierane są opłaty za centralne ogrzewanie ustalone, jak wynika z wyjaśnienia Sekretarza Gminy, na podstawie kosztów zakupu drewna i utrzymania palacza poniesionych za rok poprzedni. Stawki ustalone były w 2006 r. w wysokości 3,30 zł/m² (stosowano je od lipca 2006 r. do maja 2010 r.) i w 2010 r. na 4,75 zł/m² (obowiązują od czerwca 2010 r.). Ustalono, że wnoszone przez najemców wpłaty nie były rozliczanie w stosunku do faktycznie poniesionych kosztów ogrzewania. Z art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) wynika, że najemcy lokali powinni wnosić opłaty za dostawę ciepła, a także innych mediów i usług zaliczanych do grupy tzw. niezależnych od właściciela, w wysokości niezbędnej do pokrycia ponoszonych przez właściciela kosztów ich dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora. W tej sytuacji pobierane opłaty mogą być traktowane jedynie jako forma zaliczek na poczet zwrotu poniesionych kosztów za dany okres rozliczeniowy. Po ustaleniu faktycznej wielkości kosztów poniesionych w danym okresie, wynik rozliczenia powinien być ujęty w ewidencji księgowej jako zwiększenie lub zmniejszenie stanu należności od lokatorów.

Gmina Suchowola nie uzyskuje dochodów z opłaty adiacenckiej, mimo obowiązywania uchwał ustalających stawki opłaty. Kontrola wykazała, że inwestycjami gminy Suchowola polegającymi na budowie urządzeń infrastruktury technicznej w okresie od dnia wejścia w życie uchwały ustalającej 40%-ową stawkę opłaty, tj. od 9 maja 2008 r., były budowy sieci wodociągowych i kanalizacyjnych. Stwierdzono, że stworzono możliwość przyłączenia do sieci 45 nieruchomości, spośród których dla 7 nieruchomości oznaczonych jako „B” i „Bi” nie upłynął jeszcze 3-letni termin wynikający z art. 145 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, umożliwiający ustalenie opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej. W trakcie kontroli Pan Burmistrz wskazał w wyjaśnieniu, że po wykonaniu wstępnej analizy z ustalenia wzrostu wartości 7 nieruchomości, po stworzeniu warunków przyłączenia do sieci wodociągowej przez rzeczoznawcę majątkowego, opłata adiacencka wyniosłaby kwotę 2.069,42 zł, zaś koszty sporządzenia siedmiu operatów szacunkowych byłyby wydatkiem w wysokości 3.444 zł (tj. kwota 2.800 zł + VAT), co w Pana ocenie przemawia za zaniechaniem ustalania opłaty. Należy jednakże wskazać, że podane przez Pana kwoty nie zostały potwierdzone – jak wynika z protokołu kontroli – żadnymi dokumentami. Opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródło dochodów gminy, z którego gmina nie ma prawa zrezygnować. Ponadto od 11 lutego 2012 r. obowiązuje przepis art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, który wymaga od jednostki sektora finansów publicznych ustalania przypadających im należności pieniężnych – str. 108-109 protokołu kontroli.

W zakresie opłaty adiecenckiej stwierdzono ponadto, że stawka opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem została ustalona uchwałą Rady Miejskiej z dnia 25 marca 2004 r. na poziomie 35% wzrostu wartości nieruchomości, co jest niezgodne z obecnym brzmieniem art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, który stanowi, że wysokość uchwalonej przez radę gminy stawki opłaty adiacenckiej z tego tytułu nie może przekraczać 30% wzrostu wartości nieruchomości. Wskazane ograniczenie zostało ustalone nowelizacją ustawy o gospodarce nieruchomościami z dnia 24 sierpnia 2007 r. (Dz. U. Nr 173, poz. 1218), obowiązującą od 22 października 2007 r., którą zmniejszono górną granicę stawki opłaty z 50% na 30% – str. 109 protokołu kontroli.

Kontrola pozostałych dochodów osiąganych przez gminę Suchowola wykazała, że w 2010 r. mieszkańcy gminy dokonywali wpłat za wybudowanie przez gminę przyłączy kanalizacyjnych. Przyłącza były budowane w ramach inwestycji „Rozbudowa i modernizacja infrastruktury wodno-ściekowej na terenie Gminy Suchowola” współfinansowanej ze środków PROW. Poprzedni Burmistrz J. Omielan zawarł z mieszkańcami 61 umów na wykonanie przyłączy, określając wartość każdej umowy na kwotę 3.245 zł. Jedna z umów została błędnie zawarta z osobą niebędącą właścicielem działki, na której miało być wykonane przyłącze kanalizacyjne. Umowa została rozwiązana w trakcie kontroli za porozumieniem stron. Z umów wynika, że wartość budowy przyłączy ustalono poprzez podzielenie ceny ofertowej przez liczbę przyłączy. Faktycznie cena ofertowa podzielona przez liczbę przyłączy planowanych do wykonania w ilości 69 daje kwotę 3.338,14 zł. Kwota 3.245 zł została zaproponowana przez Burmistrza podczas spotkania z mieszkańcami w dniu 3 czerwca 2010 r. Wartość zawartych 60 umów stanowiła kwotę 194.700 zł. Ze sporządzonego w trakcie kontroli wykazu wykonanych przyłączy wynika, że zostało wykonanych 65 przyłączy kanalizacyjnych, a ich wartość stanowi kwotę 230.203,06 zł (na podstawie kosztorysu powykonawczego). Kwota ta jest o 35.503,06 zł wyższa od wartości zawartych 60 umów. Ustalono, że z właścicielami 5 działek, na których wykonano przyłącza, nie zostały zawarte umowy. Wartość przyłączy (według stawek z zawartych umów), za które nie obciążono właścicieli nieruchomości, wynosi 16.255 zł. Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) realizację budowy przyłączy zapewnia na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenie nieruchomości do sieci. Ustalenie odpłatności właścicieli nieruchomości za przyłącza, których budowę zapewniała gminy, na poziomie niższym niż koszty poniesione przez gminę na ten cel, stanowi zatem naruszenie przywołanego przepisu. W złożonym wyjaśnieniu Pan Burmistrz wskazał, że w trakcie realizacji inwestycji, w wyniku wyborów samorządowych nastąpiły zmiany we władzach Gminy (…) osoba odpowiedzialna za koordynację projektu (...) odeszła z pracy. (…) Na etapie końcowym inwestycji zawiodła komunikacja między Wykonawcą a inwestorem w wyniku czego zostało wykonanych 5 przyłączy kanalizacyjnych więcej niż było zawartych umów. W wyjaśnieniu zobowiązał się Pan do zawarcia umów obciążających właścicieli 5 nieruchomości wskazanych w protokole kontroli z tytułu wykonania przez gminę przyłącza – str. 109-112 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń:

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych dotyczących zobowiązań opłacanych przez osoby fizyczne wykazała nieprawidłowości polegające m.in. na braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (w badanym okresie nie doręczono 14 nakazów płatniczych na kwotę 317 zł). Jak wskazano na str. 99 protokołu kontroli, służby organu podatkowego nie czyniły starań mających na celu doręczenie decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

Brak możliwości skutecznego ustalenia miejsca zamieszkania podatnika może być podstawą do ustanowienia kuratora sądowego do doręczeń dla osoby nieznanej z miejsca pobytu (art. 154 § 2 w zw. z art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej). W związku z powyższym organ podatkowy, jako zainteresowana strona, winien skierować wniosek do sądu opiekuńczego o ustalenie miejsca ostatniego zamieszkania osoby nieobecnej. W przypadku gdy podatnicy nie żyją, organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

W opisywanych przypadkach służby podatkowe dokonały przypisu podatku na kontach podatników w oparciu o niedoręczone decyzje, czym naruszyły wskazane  przepisy Ordynacji podatkowej.

Następnym obszarem, w obrębie którego dokonano ustaleń, były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej dziedzinie dotyczyły nieprowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wskazuje na to brak reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Jak wskazano na str. 78, 81-82 oraz 111 protokołu kontroli, informacji nie wyegzekwowano od: 111 podatników podatku rolnego, (71,15% sprawdzonych pozycji), 17 podatników podatku od nieruchomości (15,74% sprawdzonych pozycji) oraz 75 podatników podatku leśnego (72,12% sprawdzonych pozycji). Nie przedłożono również, w przypadku 103 podatników, danych z ewidencji geodezyjnej. Brak danych geodezyjnych oraz informacji podatkowych uniemożliwiły sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym.

W zakresie pozyskiwania dochodów z tytułu podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych opłacanych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na opodatkowaniu podatkiem rolnym gruntów o powierzchni 0,32 ha, sklasyfikowanych w ewidencji gruntów jako rów (W), stawką właściwą dla gruntów niespełniających normy obszarowej gospodarstwa rolnego (dotyczy podatnika o numerze ewidencyjnym 392015). Jest to niezgodne z § 68 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 454), gdyż do użytków rolnych zaliczono rowy (W), które podlegają przepisom ustawy o podatku rolnym. Brak określenia przelicznika dla tego rodzaju gruntu powoduje, że nie są one przeliczane na hektary przeliczeniowe, w związku z tym nie ustala się żadnego podatku. Nie mają również, w tym przypadku, zastosowania przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, gdyż art. 1 ustawy o podatku rolnym stanowi, że opodatkowaniu podatkiem rolnym podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne lub jako grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż rolnicza. Omawiane grunty podlegają przepisom ustawy o podatku rolnym i ze względu na brak przeliczników nie ustala się od nich podatku rolnego – str. 66 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto także zagadnienia powszechności i prawidłowości wymiaru podatku leśnego i stwierdzono, że w jednym przypadku (podatnik o numerze ewidencyjnym 390041) nie opodatkowano lasu o powierzchni 1,2908 ha, a zaniżenie podatku z tego tytułu wyniosło 39 zł – str. 78 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowało również zagadnienie stosowania ulg i zwolnień. W wyniku tych czynności stwierdzono, że w aktach poszczególnych spraw dotyczących udzielenia ulgi z tytułu modernizacji budynku inwentarskiego brak jest protokołów z kontroli (oględzin), które powinny być przeprowadzone w siedzibie podatnika przez komisję powołaną przez organ podatkowy w celu stwierdzenia wykonania inwestycji i oceny zasadności wniosku. W skład komisji winna wchodzić osoba mająca wiedzę z dziedziny budownictwa, która ustaliłaby zakres i charakter przeprowadzonych prac. Kontrole powinny, co do zasady, służyć zgromadzeniu danych, które mogą zostać następnie wykorzystane w postępowaniu podatkowym zakończonym wydaniem decyzji podatkowej. W tym przypadku pozwoliłyby ustalić, czy wykonane przez podatnika prace mają na celu modernizację obiektu poprzez wprowadzenie zmian w jego konstrukcji, bądź unowocześnienie starych lub zainstalowanie nowych urządzeń stanowiących trwałe wyposażenie budynku. Modernizacją natomiast nie są wszelkiego rodzaju remonty, naprawy, konserwacje służące przywróceniu wartości użytkowej budynku lub utrzymania go w odpowiednim stanie technicznym, czego nie można jednoznacznie stwierdzić z dokumentów przedłożonych przez podatników. Przeprowadzone kontrole podatkowe pozwoliłyby również stwierdzić, czy wszystkie materiały wskazane w przedłożonych, wraz z wnioskiem podatnika, fakturach zostały wykorzystane przy realizacji inwestycji, na którą przysługuje ulga w podatku rolnym – str. 74 protokołu kontroli.

         Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny, leśny i od nieruchomości oraz na podatek od środków transportowych od osób fizycznych – odpowiednio str. 76, 79, 85-86 i 91 protokołu kontroli. Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, czego wymagają przepisy art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w wielu przypadkach skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku. Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis na str. 90-92 protokołu kontroli, wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od środków transportowych deklaracji, co skutkowało również tym, że podatnik o numerze ewidencyjnym 100021 zadeklarował w 2010 i 2011 r. podatek niezgodny ze stawką wynikającą z uchwały Rady Miejskiej. Zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 132 zł. Ponadto ustalono, że podatnik o numerze 100031 w dniu 16 listopada wycofał z ruchu naczepę oraz ciągnik siodłowy i nie złożył korekty deklaracji. Narusza to wskazania art. 9 ust. 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, gdyż obowiązek podatkowy wygasa z końcem miesiąca, w którym środek transportowy został wyrejestrowany lub wydana została decyzja organu rejestrującego o czasowym wycofaniu pojazdu z ruchu, zaś zgodnie z art. 9 ust. 6 pkt 2 ustawy należy odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności. Kwota nadpłaconego podatku wynosiła 278 zł (w trakcie trwania kontroli podatnik złożył brakującą korektę deklaracji).

          Badając dokumentację dotyczącą pozyskiwania dochodów z podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono, że podatnik o numerze ewidencyjnym 1010048 w złożonych w latach 2009-2011 deklaracjach podatkowych nie wykazywał budowli. Zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 234 zł (w trakcie trwania kontroli złożono korekty deklaracji i opłacono należny podatek) – str. 87 protokołu kontroli. Ustalono również, że badana jednostka w złożonej deklaracji podatkowej na 2010 r. nie wykazała budowli o wartości 11.497.700 zł. Podatek w kwocie 229.954 zł opłacono i na dzień 31 grudnia wskazaną kwotę wykazano jako nadpłatę.

         Ustalono ponadto, że organ podatkowy nie ma możliwości zweryfikowania powierzchni budynków oraz wartości budowli, a także sposobu wykorzystywania gruntów i budynków. Tym samym nie ma podstaw do prowadzenia czynności sprawdzających w obszarach wynikających z treści art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, tj. ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Wskazane jest zatem zintensyfikowanie działań organu podatkowego mających na celu uzyskanie informacji i dokumentów pozwalających na pełną ocenę danych zawartych w składanych deklaracjach, z wykorzystaniem uprawnień wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej przywołanych w opisie na str. 87 protokołu kontroli.

Niedociągnięcia w realizacji obowiązków w zakresie czynności sprawdzających były także przyczyną braku działań organu podatkowego zmierzających do wyjaśnienia wątpliwości co do prawidłowości danych zawartych w złożonych przez podatników deklaracjach podatkowych (brak danych źródłowych). Dokonane ustalenia dotyczą niezweryfikowanych danych wykazanych w deklaracjach, które mogą mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, odpowiednio w podatku rolnym i leśnym od osób prawnych – str. 76, 80  protokołu kontroli.

Z kolei badanie zagadnień dotyczących pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych pozwoliło również stwierdzić, że kontrolowana jednostka złożyła 10 deklaracji podatkowych (w zależności od sposobu wykorzystania oraz miejsca położenia nieruchomości) i założyła 10 kont podatkowych. Sytuacja taka była niezgodna z § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Zgodnie z przywołanym przepisem konta szczegółowe służą do rozrachunków z podatnikiem. Natomiast podatnicy mają obowiązek składać deklaracje, z których wynika wysokość podatku do zapłaty. Podstawą zapisów na koncie podatkowym, zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, są deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej. Podsumowując, nie ma znaczenia rodzaj i przeznaczenie nieruchomości będącej w posiadaniu jednego podatnika. Organ podatkowy prowadzi ewidencję księgową (konta) dla każdego podatnika, w każdym podatku i dokonuje przypisu w oparciu o dane wynikające z deklaracji. Sytuacja ta dotyczy deklaracji wskazanych w opisie na str. 84-85 protokołu kontroli. Należy nadmienić, że od dnia 1 stycznia 2011 r. w omawianym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). W 2011 r. prowadzone jest jedno konto podatkowe na wszystkie rodzaje nieruchomości.

Analizie poddano również decyzje podatkowe wydane na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Przedmiotem kontroli był sposób prowadzenia postępowania podatkowego oraz zebrany materiał dowodowy. Zgodnie ze wskazanym przepisem organ podatkowy wydaje decyzję przyznającą ulgę w zapłacie podatku w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Obowiązek ustalenia, czy przesłanki owe występują, ciąży na organie podatkowym (jego służbach) a realizowany być winien poprzez zebranie materiału dowodowego w trakcie postępowania podatkowego. Z analizy decyzji podatkowych wynika, że organ podatkowy naruszył art. 210 § 1 pkt 6 oraz § 4 i § 5 Ordynacji podatkowej, ponieważ decyzje nie zawierały wystarczającego uzasadnienia faktycznego będącego pochodną ustaleń dokonanych w trakcie postępowania. Zgodnie z przytoczonymi przepisami każda decyzja powinna zawierać uzasadnienie faktyczne, w którym organ podatkowy wskazuje fakty, które uznał za uzasadnione, dowody, którym dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Szczególnie dotyczy to decyzji, na podstawie których udzielono ulgi w zapłacie podatku chociażby dotyczyła odroczenia terminu płatności – str. 104 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości opisane na str. 89, 94 oraz 102 protokołu kontroli. Polegały one na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Badanie zagadnień z zakresu windykacji zaległości podatkowych pozwoliło także ustalić, że kontrolowany organ podatkowy określił wysokość zobowiązań podatkowych nieżyjącym osobom fizycznym. Uniemożliwiało to zatem doręczenie takich decyzji. Pozbawione przymiotu doręczenia decyzje nie powodowały powstania zobowiązania podatkowego – art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji, co oznacza, że nie powinny stanowić podstawy do dokonania przypisu w ewidencji księgowej. Przypisem, w myśl § 2 ust. 1 pkt 10 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont..., jest zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika. Dopiero przeniesienie odpowiedzialności podatkowej na spadkobierców, przy wykorzystaniu procedur zawartych w Ordynacji podatkowej, umożliwia skuteczne doręczenie decyzji powodujące powstanie zobowiązania podatkowego, które niezapłacone w terminie stanowi zaległość podatkową. W zakresie ustalenia spadkobierców organ podatkowy ma możliwość wykorzystania uprawnień z art. 1025 Kodeksu Cywilnego.

Na dzień 31 grudnia 2010 r. zaległość nie objęta w 2010 r. tytułami egzekucyjnymi w poszczególnych podatkach i opłatach lokalnych wynosiła łącznie 110.158,24 zł, z tego:

- w podatku od nieruchomości od osób prawnych 48.276 zł,

- w podatku od środków transportowych od osób fizycznych 17.962 zł,

- w łącznym zobowiązaniu pieniężnym 43.920,24 zł.

Ponadto ustalono, że kontrolowana jednostka nie posiada opisu trybu i terminów przeprowadzania kontroli podatkowych w siedzibie podatnika, które mogą mieć zasadnicze znaczenie dla prawidłowego wymiaru należności podatkowych. W myśl wskazań zawartych w treści § 2 art. 281 Ordynacji podatkowej celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Natomiast ich zakres i częstotliwość organ podatkowy powinien ustalić, na podstawie analizy potrzeb, w regulacjach wewnętrznych – str. 105-106 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalnoprawnej poprawności wykorzystania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one przypadków niestosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. przepisów art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 91 i 101 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i rzetelności sporządzania sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2010 wykazała w wierszu A5 (podatek od nieruchomości) w kolumnie 5 (skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy – umorzenie zaległości podatkowych) zawyżenie skutków finansowych o kwotę 7.493 zł, które wynikają z podwójnego ujęcia decyzji nr Fn.31101-107/09/10 z dnia 7 stycznia 2010 r. na kwotę 7.493 zł. Obowiązujące zasady sporządzania sprawozdań budżetowych są zawarte w  rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z treścią § 9 przywołanego rozporządzenia kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zaś kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (w trakcie trwania kontroli, w dniu 8 grudnia 2011 r., kontrolowana jednostka dokonała korekty sprawozdania – str. 106-107 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków poniesionych na wynagrodzenia pracowników Urzędu Miejskiego (str. 113-118 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) obowiązujący w Urzędzie regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 2/06 z dnia 6 grudnia 2006 r. stanowi, że stanowisko radcy prawnego może być obsadzone na podstawie umowy cywilno-prawnej lub jako zatrudnienie w wymiarze ¼ etatu. Stwierdzono, że od dnia 1 kwietnia 2011 r. zatrudnił Pan radcę prawnego w wymiarze ½ etatu, co pozostaje w sprzeczności z postanowieniami regulaminu,

b) na okres od września do grudnia 2010 r. były Burmistrz J. Omielan powołał P. Krutula na stanowisko zastępcy Burmistrza w wymiarze ¼ etatu, przyznając jako jeden ze składników wynagrodzenia dodatek funkcyjny według stawki 7 w wysokości 80% najniższego wynagrodzenia, czyli 880 zł. Ustalony dodatek funkcyjny przekraczał maksymalną kwotę dodatku funkcyjnego przewidzianego przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.) dla stanowiska zastępcy burmistrza w tym wymiarze etatu. Zgodnie z § 11 rozporządzenia, pracownikom samorządowym zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia przysługują w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Maksymalna kwota dodatku funkcyjnego dla stanowiska zastępcy burmistrza (w gminie do 15.000 mieszkańców) może wynosić 1.760 zł, co wynika z załącznika nr 2 i tabeli III załącznika nr 3 do rozporządzenia. Dla wymiaru ¼ etatu maksymalna kwota dodatku funkcyjnego mogła zatem wynosić 440 zł. W świetle powyższego, za okres 4 miesięcy dodatek funkcyjny przyznano i wypłacono P. Krutulowi w kwocie o 1.760 zł wyższej niż dopuszczalna w świetle przepisów rozporządzenia,

c) w okresie objętym kontrolą dwóm pracownikom wypłacano dodatki funkcyjne, które nie znajdują uzasadnienia zarówno w przepisach powszechnie obowiązujących, jak i ustalonego w Urzędzie regulaminu wynagradzania. Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku ds. kadrowych i bhp z dniem 1 września 2010 r. Burmistrz J. Omielan przyznał dodatek za wykonywanie służby bhp w wysokości 250 zł miesięcznie. Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku inspektora ds. wojskowości, obrony cywilnej i ochrony przeciwpożarowej przyznano z dniem 1 stycznia 2008 r. dodatek w wysokości 110 zł miesięcznie za pełnienie obowiązków dla stanowiska pełnomocnika ds. informacji niejawnych. Dodatek przyznano w oparciu o przepisy, nieobowiązującego od dnia 1 kwietnia 2009 r., rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.), które przewidywało możliwość przyznania dodatku funkcyjnego dla stanowiska pełnomocnika ds. informacji niejawnych. Według obowiązujących przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), warunki i sposób ustalania dodatków dla pracowników samorządowych zatrudnianych na podstawie umowy o prac określa pracodawca w regulaminie wynagradzania. Obowiązujący w Urzędzie regulamin wynagradzania nie przewiduje możliwości ustalenia dodatku funkcyjnego dla stanowiska pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych i za wykonywanie służby bhp, tym samym brak jest prawnych podstaw do ich wypłacania,

d) kontrola dodatków specjalnych wykazała, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku inspektora ds. finansowych Burmistrz J. Omielan w miesiącu listopadzie 2010 r. przyznał na okres 1 miesiąca dodatek specjalny z tytułu zwiększenia zakresu obowiązków; podstawa przyznania dodatku pokrywała się z obowiązkami pracownika określonymi w zakresie czynności. Kwota wypłaconego dodatku wyniosła 877,54 zł.

Kontrola pozostałych wydatków wykazała, że w 2010 r. Burmistrz J. Omielan zawierał umowy zlecenia z pracownikami Urzędu na wykonywanie zadań, które pokrywały się z zadaniami przypisanymi pracownikom zakresami czynności. Z pięcioma pracownikami umowy zlecenia zostały zawarte na okres od 1 lutego do 31 grudnia 2010 r. Ich przedmiot określono jako świadczenie usług w zakresie nadzoru obsługi projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. W wyniku kontroli ustalono, że żaden ze składanych przez gminę wniosków o dofinansowanie zadań, których realizacja miała nastąpić w 2010 r., nie przewidywał dofinansowania kosztów obsługi projektów. Na podstawie zawartych umów zlecenia z pięcioma pracownikami wypłacono 63.740 zł.

Burmistrz J. Omielan zawarł również umowę zlecenia z byłym pracownikiem Urzędu Miejskiego M.B. na okres od 1 lutego do 31 grudnia 2010 r. z miesięcznym wynagrodzeniem 3.560 zł. Umowa dotyczyła świadczenia usług w zakresie obsługi projektu pod nazwą „Rozwój atrakcyjności turystycznej regionu poprzez rozbudowę infrastruktury turystycznej Suchowoli – Rodzinnej Ziemi Księdza Jerzego Popiełuszki”. Wniosek o dofinansowanie projektu ze środków UE został złożony w dniu 8 marca 2010 r. i został rozpatrzony negatywnie w dniu 22 marca 2010 r. Projekt przewidywał koszty obsługi projektu w wysokości 142.177 zł. Wypłacanie środków finansowych z umowy po dacie negatywnego rozpatrzenia wniosku było bezpodstawne, ponieważ przedmiot zlecenia nie był wykonywany ze względu na odrzucenie wniosku. Niedokonanie przez J. Omielana rozwiązania umowy począwszy od kwietnia 2010 r. i dalsze wypłacanie wynagrodzenia za obsługę nierealizowanego projektu należy uznać za szkodę dla gospodarki finansowej gminy. Za okres kwiecień-grudzień 2010 r. wypłacono z tytułu tej umowy 32.040 zł.

Niezależnie od opisanych wyżej umów związanych z projektami współfinansowanymi ze środków UE, Burmistrz J. Omielan zawarł umowy zlecenia na wykonywanie zadań, które pokrywały się z obowiązkami określonymi w zakresach czynności pracowników Urzędu zatrudnionych na stanowiskach sprzątaczki i inspektora ds. geodezji i gospodarki nieruchomościami. Łączna wartość tych umów wynosiła 3.850 zł – str. 122-128 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2010 r. (str. 118-120 protokołu kontroli) stwierdzono, że zawiera ono nieprawidłowe dane. Powodem wykazania w nim niewłaściwych danych, jak wskazał Pan Burmistrz, był fakt, że nie wszystkie dane znajdujące się plikach elektronicznych przekazanych do Urzędu przez BOSS w Suchowoli zostały przyjęte do sprawozdania. W trakcie kontroli sporządzono korektę sprawozdania zgodnie z ustaleniami kontroli problemowej przeprowadzonej przez inspektora RIO w Białymstoku w BOSS w dniach 17 listopada 2011 r. – 18 stycznia 2012 r. Kwoty różnic pomiędzy wydatkami faktycznie poniesionymi w 2010 r. na wynagrodzenia nauczycieli a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń były dodatnie dla poszczególnych stopni awansu zawodowego nauczycieli, w związku z czym nie było obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających. Mimo wykazania nieprawidłowych danych w sprawozdaniu, również przewidywało ono kwoty dodatnich różnic.

W trakcie kontroli problemowej przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli stwierdzono ponadto, że nie zostały określone w drodze uchwał Rady Miejskiej następujące zagadnienia:

a) zasady wyliczania tygodniowego wymiaru godzin nauczycieli realizujących w ramach stosunku pracy obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin, o których mowa w art. 42 ust. 7 pkt 3 Karty Nauczyciela – również str. 120 protokołu kontroli kompleksowej,

b) obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dla dyrektorów i wicedyrektorów szkół prowadzonych przez gminę Suchowola. Zgodnie z art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły oraz nauczycielowi zajmującemu inne stanowisko kierownicze w szkole, a także nauczycielowi, który obowiązki kierownicze pełni w zastępstwie nauczyciela, któremu powierzono stanowisko kierownicze, obniża się tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć w zależności od wielkości i typu szkoły oraz warunków pracy lub zwalnia się ich od obowiązku realizacji zajęć. Ustalono, że dyrektorzy Szkoły Podstawowej w Suchowoli i Gimnazjum w Suchowoli nie realizowali w ogóle godzin dydaktycznych, co wynikało z arkuszy organizacyjnych tych szkół na rok szkolny 2010/2011, zatwierdzonych przez Burmistrza J. Omielana. Dyrektor Szkoły Podstawowej w Czerwone nie realizował godzin dydaktycznych w ogóle mimo, że arkusz organizacyjny szkoły przewidywał realizację 12 godzin dydaktycznych tygodniowo. Z kolei dyrektorzy Szkół Podstawowych w Chodorówce Nowej, Jatwiezi Dużej i w Wólce realizowali faktycznie godziny dydaktyczne w innych wymiarach niż określały arkusze organizacyjne. Należy wskazać, że wobec braku uchwały Rady Miejskiej ustalającej należne dyrektorom i wicedyrektorom obniżki obowiązkowego wymiaru godzin zajęć lub zwalniającej z realizacji zajęć, zaniechanie realizacji obowiązkowego wymiaru godzin jest bezpodstawne, podobnie jak zatwierdzanie takich postanowień przez Pana Burmistrza w arkuszach organizacyjnych – również str. 120 protokołu kontroli kompleksowej,

c) arkusz organizacyjny Szkoły Podstawowej w Suchowoli przewidywał realizację przez dyrektora 4 godziny ponadwymiarowych tygodniowo, mimo przewidzenia w nim całkowitego zwolnienia z obowiązku realizacji zajęć dydaktycznych. Stanowi to naruszenie art. 35 ust. 1 Kary Nauczyciela, zgodnie z którym liczba godzin ponadwymiarowych realizowanych przez nauczyciela nie może przekroczyć ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. W przypadku całkowitego zwolnienia z obowiązku realizacji zajęć dydaktycznych dyrektorowi nie może zostać przyznana żadna liczba godzin ponadwymiarowych.

Kontrola wydatków majątkowych Gminy Suchowola wykazała błędne określenie inwestycji drogowej jako „Remont drogi gminnej Nr 1033442B ul. 3-go Maja i Rzemieślniczej w Suchowoli”. Faktycznie wykonane roboty polegały na zmianie nawierzchni drogi ze żwirowej na asfaltową i miały charakter przebudowy. Zatem wydatki na ich realizację prawidłowo zaliczono do wydatków majątkowych. Rzeczywiste realizowanie zadania o charakterze remontu winno być finansowane wydatkami bieżącymi. Pojęcia przebudowy i remontu zostały zdefiniowane w art. 3 pkt 7a i 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.). W zakresie udzielenia zamówienia publicznego na wskazaną wyżej inwestycję stwierdzono także nieistotny błąd w ustaleniu wartości zamówienia, którą przyjęto w kwocie 477.868,85 zł, zamiast 475.318,12 zł. Wynikało to z błędnego zsumowaniu wartości robót wynikających z kosztorysów inwestorskich – str. 132 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień związanych z gospodarowaniem nieruchomościami ustalono, że:

a) ani poprzedni Burmistrz J. Omielan, ani Pan Burmistrz nie opracowali planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew wymogom wynikającym z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Plan wykorzystania zasobu powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 138-139 protokołu kontroli,

b) ewidencja gminnego zasobu nieruchomości nie została do czasu kontroli dostosowana do wymogów wynikających z przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zakres danych, które powinny być ujęte w ewidencji gminnego zasobu wskazują przepisy art. 23 ust. 1c – str. 140 protokołu kontroli.

c) nieruchomości, którymi władają gminne jednostki organizacyjne nie zostały formalnie przekazane tym jednostkom w trwały zarząd. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd. W złożonym wyjaśnieniu Pan Burmistrz stwierdził, że nieruchomości gruntowe będące w użytkowaniu szkół podstawowych nie zostały przekazane w trwały zarząd ze względu na brak wniosków tych jednostek organizacyjnych o ustanowienie trwałego zarządu. Przekazanie nieruchomości gminy Suchowola w trwały zarząd zostanie ustanowione w drodze decyzji w 2012 r. po złożeniu wniosków przez szkoły podstawowe – str. 140-141 protokołu kontroli,

d) gminne jednostki oświatowe, z wyjątkiem Gimnazjum, wykazują w bilansach wartość netto budynków. Badając wyposażenie Gimnazjum w majątek trwały stwierdzono, że w ewidencji analitycznej środków trwałych prowadzonej w Urzędzie Miejskim figuruje budynek Gimnazjum o wartości 492.652,95 zł, wprowadzony do ewidencji pod datą 31 grudnia 2001 r. Na podstawie wyjaśnień Skarbnika ustalono, że kwota ta dotyczy wartości nakładów poniesionych przez gminę na pozyskiwanie dla potrzeb Gimnazjum części budynku należącego do Zespołu Szkół w Suchowoli – jednostki organizacyjnej Powiatu Sokólskiego. Rada Miejska uchwałą z dnia 29 grudnia 1999 r. przyjęła zobowiązanie gminy do poniesienia kosztów częściowej adaptacji budynków szkoły na potrzeby Gimnazjum oraz przejęcia do wykorzystania części pomieszczeń Zespołu Szkół w Suchowoli. Nakłady poniesione przez gminę jako adaptacja na potrzeby Gimnazjum dotyczyły nieruchomości stanowiącej własność powiatu, zatem powinny zwiększyć wartość budynków powiatu,

e) w ewidencji analitycznej środków trwałych Urzędu ujęta jest wartość hali sportowej przy Zespole Szkół w Suchowoli o wartości 3.289.925,60 zł, wprowadzona do tej ewidencji pod datą 31 października 2002 r.; z okazanych dokumentów wynika, że hala sportowa została zbudowana przez gminę na nieruchomości stanowiącej własność Powiatu Sokólskiego na podstawie umowy zawartej dnia 29 października 1999 r., która przewidywała, że po zakończeniu inwestycji gmina przekaże powiatowi wybudowany obiekt. Do czasu kontroli sprawa przekazania powiatowi hali sportowej nie została formalnie załatwiona – str. 141-143 protokołu kontroli.

Analiza obowiązującej w Urzędzie instrukcji inwentaryzacyjnej wykazała następujące braki i nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o rachunkowości:

a) w § 2 instrukcji postanowiono, że w ostatnim dniu każdego roku obrotowego przeprowadza się spis z natury niezużytych zapasów materiałów, które zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości zostały zaliczone w koszty w momencie zakupu. W instrukcji pominięto natomiast, wynikający z postanowień ustawy, obowiązek dokonywania spisu z natury na ten dzień środków pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych i rzeczowych składników aktywów obrotowych niespełniających warunków uprawniających do ich inwentaryzowania raz w ciągu 2 lat na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy,

b) w § 8 instrukcji postanowiono m.in. o przeprowadzaniu inwentaryzacji materiałów znajdujących się na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat, co jest niezgodne z art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy wymagającym inwentaryzowania materiałów przechowywanych w ten sposób raz w ciągu 2 lat – str. 146-147 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji w świetle regulacji zawartych w ustawie o rachunkowości oraz instrukcji inwentaryzacyjnej ustalono, że Pan Burmistrz nie wydał w 2010 r. zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji, ustalającego zakres inwentaryzacji i metody jej przeprowadzenia. Wydania zarządzenia wymaga od Pana instrukcja inwentaryzacyjna w § 1 ust. 4. Ponadto instrukcja wskazuje, że do czynności przygotowawczych przed inwentaryzacją należy m.in. wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji z podaniem składu komisji inwentaryzacyjnej, czasu rozpoczęcia prac oraz metody i terminu jej rozliczenia. Wzór zarządzenia Burmistrza Suchowoli w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji stanowi załącznik do instrukcji. Zarządzeniem z dnia 20 grudnia 2008 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim ówczesny Burmistrz J. Omielan powołał stałą komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia rocznych inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miejskim w składzie trzech osób, stwierdzając że powołana komisja przeprowadzi na dzień 31 grudnia każdego roku inwentaryzację wymienionych w zarządzeniu składników majątkowych. Postanowienia zawarte w zarządzeniu z dnia 20 grudnia 2008 r. stanowią odstępstwa od zasad zawartych w instrukcji inwentaryzacyjnej, według których uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami oraz porównania z właściwą dokumentacją i weryfikacji stanów wynikających z ewidencji księgowej dokonują wyznaczeni pracownicy księgowości z udziałem, w szczególnych przypadkach, odpowiednich pracowników komórek merytorycznych lub ekspertów (§ 1 ust. 11). Z okazanej dokumentacji inwentaryzacji przeprowadzonej w 2010 r. w drodze weryfikacji wynika, że dokonali jej pracownicy referatu finansowego Urzędu bez udziału odpowiednich pracowników komórek merytorycznych, co w niektórych przypadkach (np. prowadzenie ewidencji szczegółowej przez pracowników komórek merytorycznych) nie zapewnia prawidłowości weryfikacji.

Sprawdzono udokumentowanie ostatniej inwentaryzacji gruntów i stwierdzono, że dokumentem potwierdzającym ich inwentaryzację jest arkusz spisu z natury, w którym jako sposób przeprowadzenia inwentaryzacji podano spis z natury wypełniając 12 pozycji arkusza nazwą „grunty gminne” w tym w poz. 9 „grunty gminne – aktualizacja”. W trakcie kontroli ustalono, że pozycje te były identyczne jak wpisy w opisanej wcześniej „ewidencji analitycznej gruntów”. Wyjaśnienie w sprawie inwentaryzacji gruntów złożył przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej potwierdzając, że komisja zinwentaryzowała grunty gminne na podstawie księgi inwentarzowej jako jedynego dostępnego źródła. Należy wskazać, że według art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację gruntów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników – str. 165-167 protokołu kontroli.

Badając rozliczenia jednostek budżetowych z budżetem z tytułu dochodów własnych stwierdzono m.in., że w uchwale budżetowej na 2010 r. wymieniono dochody własne i wydatki nimi finansowane jedynie dotyczące stołówek szkolnych (rozdz. 80148), podczas gdy plan przewidywał dochody i wydatki także w rozdziałach 80101 i 80110. W planie dochodów własnych nie wykazano stanu środków pieniężnych na początek roku, a jedynie stan środków obrotowych. Powyższa nieprawidłowość miała wpływ na wykazanie w sprawozdaniach Rb-34 planowanych danych w wysokościach innych niż wynikały z uchwały budżetowej. Ze sprawozdań wynika, że jednostki oświatowe posiadające rachunki dochodów własnych w 2010 r. dokonały na koniec roku likwidacji stanu środków pozostających na tych rachunkach. W sprawozdaniach Rb-34 operacje te wykazano jako wydatki na kwotę 1.950,02 zł w par. 2400 „Wpłaty do budżetu pozostałości środków gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”, który dotyczy rachunków dochodów funkcjonujących od 2011 r. na podstawie art. 223 ustawy o finansach publicznych i nie mógł być zastosowany w 2010 r. Dochody z tego tytułu wykazano w rocznym sprawozdaniu Rb-27S gminy za 2010 r. również w par. 2400, a dodatkowo w dziale 756 „Dochody od osób prawnych od osób fizycznych i od innych jednostek nieposiadających osobowości prawnej oraz wydatki związane z ich poborem”, zamiast w dziale 801 „Oświata i wychowanie”. W par. 2400 wykazano dochody budżetu w wysokości 1.650,01 zł, ponieważ dokonano nieuzasadnionego wydzielenia klasyfikacyjnego środków przekazanych przez jednostki budżetowe jako odsetki dopisane do rachunków dochodów własnych poprzez zaliczenie ich do par. 0920 „Pozostałe odsetki”.

Podkreślenia wymaga, że przekazanie na dochody budżetu pozostałości środków na likwidowanych rachunkach dochodów własnych już w 2010 r. było sprzeczne z art. 93 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1241 ze zm.), który przewidywał, że po 31 grudnia 2010 r. środki pieniężne gromadzone na tym rachunku podlegały odprowadzeniu na rachunek pomocniczy jednostki budżetowej i mogły być wykorzystywane na dotychczasowe cele do dnia 30 czerwca 2011 r. Kwota niewykorzystana w tym trybie podlegała przekazaniu do budżetu gminy – str. 175-178 protokołu kontroli.

Analiza rozliczeń pomiędzy budżetem a zlikwidowanym z końcem 2010 r. zakładem budżetowym (Przedszkole Samorządowe) wykazała, że Przedszkole dokonało zwrotu niewykorzystanej w 2010 r. dotacji podmiotowej w kwocie 27.605,02 zł. Operację tę w Urzędzie zaewidencjonowano jako zwrot wydatków. Urząd otrzymał sprawozdanie Rb-30 z wykonania planu finansowego Przedszkola wykazujące przychody i koszty zawyżone o kwotę niewykorzystanej i zwróconej dotacji. W przychodach zawyżona została pozycja dotacji, natomiast w kosztach zastosowano par. 2400 niemający zastosowania w 2010 r., a ponadto niemogący wystąpić w zakładach budżetowych – str. 180-181 protokołu kontroli.

W sporządzonym przez Urząd sprawozdaniu Rb-30 za 2010 r., podpisanym 22 lutego 2011 r. przez Skarbnika i Pana Burmistrza powtórzono wszystkie dane wynikające ze sprawozdania jednostkowego Przedszkola. Wynika stąd, że Urząd Miejski jako odbiorca sprawozdania nie wykonał obowiązku wynikającego z § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym jednostki otrzymujące sprawozdania są obowiązane sprawdzić je pod względem formalno-rachunkowym oraz są uprawnione do kontrolowania ich merytorycznej prawidłowości. W tym celu mogą żądać przedstawienia wskazanych ksiąg i dokumentów (§ 9 ust. 4). Nieprawidłowości w sprawozdaniu ujawnione w powyższym trybie powinny być usunięte przez kierownika jednostki sporządzającej sprawozdanie jednostkowe przed włączeniem zawartych w nim danych do sprawozdania zbiorczego (§ 9 ust. 5) – str. 181-182 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie powołania zastępcy Burmistrza, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne w kwestii zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy podczas zaistnienia jednej z przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Burmistrza.

2. Obsadzenie stanowiska kierownika referatu gospodarczego w celu dostosowania faktycznej struktury organizacyjnej Urzędu do postanowień regulaminu organizacyjnego. Ewentualnie rozważenie zmiany regulaminu organizacyjnego w tym zakresie.

3. Pisemne powierzenie obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji analitycznej rozrachunków z użytkownikami wieczystymi.

4. Uporządkowanie zagadnień dotyczących podstaw funkcjonowania jednostek organizacyjnych, poprzez:

a) wyeliminowanie rozbieżności między nazwami jednostek określonymi w aktach o ich utworzeniu a ich nazwami w statutach,

b) jednoznaczne rozstrzygnięcie kwestii statusu prawnego ZPO, mając na uwadze niestosowane w praktyce postanowienia statutu Zespołu wskazujące na prowadzenie gospodarki finansowej i planowanie finansowe Zespołu, zawarte w jego treści mimo, że nie został utworzony jako jednostka budżetowa, oraz przepisy art. 62 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którymi połączenie szkół różnych typów w zespół nie jest równoznaczne z likwidacją tych szkół jako odrębnych jednostek budżetowych,

c) rozstrzygnięcie zakresu obowiązywania statutu ZPO względem szkół tworzących Zespół, mając na uwadze, że nie znajduje uzasadnienia prawnego posiadanie odrębnego statutu przez jedną ze szkół wchodzących w skład ZPO (Przedszkole) i nieposiadanie go w ogóle przez drugą szkołę (Szkołę Podstawową w Suchowoli).

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) wskazywanie w treści wszystkich zapisów księgowych numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów,

b) wyksięgowanie wartości gwarancji ubezpieczeniowych z kont 140 i 240,

c) dokonywanie zapisów na koncie 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

d) dokonywanie na koncie 130 technicznych zapisów ujemnych w sposób wskazany w protokole kontroli,

e) przestrzeganie zasady memoriału,

f) wyksięgowywanie operacji umorzenia należności w sposób wskazany w protokole kontroli,

g) bieżące usuwanie z księgi głównej kont niemających już zastosowania w danym roku budżetowym w związku z zakończeniem w poprzednim roku projektów, których ewidencji dotyczyły i likwidacji rachunków bankowych,

h) zaprzestanie księgowania należności z tytułu zaliczki alimentacyjnej i funduszu alimentacyjnego w księgach Urzędu Miejskiego; wyksięgowanie ujętych rozrachunków z tego tytułu i przeniesienie ich do ksiąg MOPS,

i) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 223 w podziale na poszczególne jednostki budżetowe,

j) utworzenie konta 222 w ewidencji budżetu w celu księgowania na nim dochodów przekazywanych przez jednostki budżetowe na rachunek budżetu oraz danych sprawozdań Rb-27S,

k) wyksięgowanie z konta 011 kwoty 423.792 zł, o którą bezpodstawnie zwiększono wartość gruntów w świetle przepisów wskazanych w części opisowej wystąpienia,

l) dokonanie korekty zapisów w ewidencji księgowej środków trwałych dotyczących rozchodów gruntów wycenionych z zastosowaniem zawyżonych wartości działek,

m) założenie do konta 011 ewidencji analitycznej gruntów spełniającej wymagania ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...; w tym celu ustalenie wartości poszczególnych działek, w szczególności poprzez podział urealnionej (m.in. na podstawie wniosków zawartych powyżej w pkt k) i l)) wartości księgowej gruntów ogółem, mając na uwadze przepisy ustawy o rachunkowości,

n) ujmowanie w księgach pełnej wartości nabywanego środka trwałego, wynikającej z faktury zakupu, niezależnie od sfinansowania części ceny nabycia przez inne podmioty.

6. Zaniechanie planowania i finansowania z budżetu:

- robót o cechach remontu w rozumieniu przepisów Prawa budowlanego jako inwestycji,

- zakupów inwestycyjnych jako wydatków bieżących,

mając na uwadze, że niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej powoduje nieprawidłowości w ustaleniu wartości środków trwałych, a także wpływa na prawidłowość obliczenia wskaźnika, o którym mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych.

7. W zakresie sprawozdawczości:

a) sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S, Rb-N i Rb-Z obejmujących dane wynikające z ewidencji księgowej Urzędu jako jednostki budżetowej oraz ewidencji budżetu, jak tego wymagają zasady sporządzania sprawozdań wskazane w części opisowej wystąpienia,

b) sporządzanie sprawozdań zbiorczych Rb-27S, Rb-N i Rb-Z wyłącznie na podstawie danych sprawozdań jednostkowych,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S należności z tytułu odsetek od nieterminowo wnoszonych opłat za użytkowanie wieczyste w kolumnie „zaległości”,

d) zapewnienie należytej weryfikacji prawidłowości danych wykazywanych w sprawozdawczości przez jednostki organizacyjne, mając na uwadze zapewnienie prawidłowości stosowanej klasyfikacji budżetowej i eliminację innych nieprawidłowości.

8. Terminowe regulowanie zobowiązań.

9. Umarzanie należności cywilnoprawnych wyłącznie po upływie terminu ich płatności (stanowiących zaległości), mając na uwadze tryb i warunki umarzania określone obowiązującą uchwałą Rady Miejskiej.

10. Wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z ustalaniem dochodów z majątku i procedurami zmierzającymi do zbycia lub udostępnienia nieruchomości. W tym celu:

a) dokonywanie corocznej waloryzacji czynszu najmu zgodnie z postanowieniami umów w tym zakresie oraz informowanie w formie pisemnej najemców o dokonanej zmianie stawki czynszu; obciążenie TP S.A. zwaloryzowanym czynszem należnym gminie na podstawie umów najmu,

b) zobowiązanie Skarbnika do naliczania i egzekwowania odsetek od nieterminowych wpłat czynszów,

c) zawieranie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

d) sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę,

e) upublicznianie ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości po upływie 6 tygodni od wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

f) zamieszczanie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości w prasie lokalnej oraz na stronie internetowej Urzędu,

g) zapewnienie, aby czynności związane z przeprowadzaniem przetargów na zbycie nieruchomości wykonywały wyłącznie osoby powołane w skład komisji przetargowej,

h) dokumentowanie poinformowania nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży zgodnie z przepisem art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

i) zawieranie z tym samym podmiotem kolejnych umów najmu, które powodują, że łączny czas trwania najmu lokalu użytkowego przekracza 3 lata, po uzyskaniu zgody Rady Miejskiej.

11. Rozliczanie wpłat za centralne ogrzewanie wnoszonych przez najemców lokali mieszkalnych w stosunku do faktycznie poniesionych kosztów za okres rozliczeniowy.

12. Ustalanie opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej wobec właścicieli nieruchomości wykorzystywanych na inne cele niż rolne i leśne.

13. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały ustalającej stawkę opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem na poziomie zgodnym z art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami

14. Obciążanie właścicieli nieruchomości kosztami przyłączy w wysokości zapewniającej pełny zwrot wydatków przejściowo poniesionych przez gminę na sfinansowanie kosztów ich budowy.

15. Obciążenie właścicieli 5 nieruchomości, z którymi nie zawarto umów na budowę przyłącza, kosztami obejmującymi zwrot wydatków poniesionych przez gminę na wybudowanie przyłączy na ich nieruchomościach.

16. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, dotyczących terminowości składania deklaracji podatkowych, jak również ich prawidłowości.

17. Stosowanie prawidłowo ulg ustawowych w podatku rolnym.

18. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości.

19. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania osób fizycznych podatkami rolnym, leśnym oraz od nieruchomości z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikającego z ustaw o podatku rolnym oraz leśnym oraz ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

20. Wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w podatku od środków transportowych od osób fizycznych.

21. Wyeliminowanie nieprawidłowości, wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie powszechności i terminowości doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

22. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

23. Uregulowanie w procedurach wewnętrznych trybu i terminów przeprowadzania kontroli podatkowych, o których mowa we wskazanych w wystąpieniu przepisach Ordynacji podatkowej.

24. Doprowadzenie do likwidacji nadpłat na kontach podatników, stosownie do wymagań obowiązujących przepisów.

25. Egzekwowanie od podatników terminowości składania deklaracji.

26. Wyeliminowanie sprzeczności miedzy regulaminem organizacyjnym Urzędu a wymiarem etatu, w jakim zatrudniono radcę prawnego.

27. Wystąpienie do P. Krutula o dobrowolny zwrot dodatku funkcyjnego w kwocie 1.760 zł, wypłaconej w okresie od września do grudnia 2010 r., odpowiadającej sumie przekroczenia wysokości dodatku dopuszczonej przepisami prawa dla stanowiska zastępcy Burmistrza zatrudnionego w wymiarze ¼ etatu w gminie liczącej do 15.000 do mieszkańców.

28. Wyeliminowanie sprzeczności między składnikami wynagrodzenia pracowników wykonujących czynności z zakresu bhp i ochrony informacji niejawnych a przepisami prawa powszechnie obowiązującego i regulaminu wynagradzania.

29. Uwzględnienie przy ewentualnym przyznawaniu dodatków specjalnych, że istota tego składnika wynagrodzenia neguje możliwość przyznawania go za wykonywanie czynności przypisanych zakresem obowiązków pracownika.

30. Uwzględnienie przy ewentualnym zawieraniu umów zlecenia z pracownikami Urzędu, że ich przedmiotem nie mogą być czynności mieszczące się w ich zakresach obowiązków

31. Wystąpienie do M.B. o zwrot bezpodstawnie otrzymywanego w okresie kwiecień-grudzień 2010 r. wynagrodzenia z umowy zlecenia za obsługę projektu, który nie był realizowany przez gminę, w łącznej wysokości 32.040 zł. W przypadku niedokonania zwrotu wynagrodzenia przez M.B. wystąpienie z roszczeniem wobec byłego Burmistrza J. Omielana – jako osoby odpowiedzialnej za nierozwiązanie umowy zlecenia i ponoszenie wydatków na jej podstawie – o naprawienie szkody wyrządzonej gminie we wskazanej kwocie.

32. Wzmożenie nadzoru nad prawidłowością sporządzania przez pracowników Urzędu sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, mając na uwadze, że nierzetelność danych sprawozdania za 2010 r. stwierdzona podczas kontroli była wynikiem błędnego wykorzystania danych przedstawionych przez BOSS.

33. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektów uchwał w sprawie:

a) zasad wyliczania tygodniowego wymiaru godzin nauczycieli realizujących w ramach stosunku pracy obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin,

b) obniżenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin dla dyrektorów i wicedyrektorów szkół.

34. Weryfikowanie przy zatwierdzaniu arkuszy organizacyjnych szkół prawidłowości zawartych w nich danych, dotyczących:

a) zgodności tygodniowego wymiaru godzin zajęć dyrektorów i wicedyrektorów z obniżeniami lub zwolnieniami określonymi przez Radę Miejską na podstawie wniosku pokontrolnego 33b),

b) zgodności liczby przewidywanych w nich godzin ponadwymiarowych nauczycieli, w szczególności dyrektorów i wicedyrektorów, z przepisami art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, zgodnie z którymi liczba godzin ponadwymiarowych nie może przekraczać ½ tygodniowego wymiaru godzin nauczyciela.

35. W zakresie zamówień publicznych:

a) ustalanie wartości zamówień publicznych z należytą starannością,

b) zachowanie zgodności między przyjętym określeniem charakteru robót budowlanych a stosowaną klasyfikacją budżetową i wynikającą stąd kwalifikacją wydatków do wydatków bieżących bądź majątkowych, mając na uwadze, że wydatki na remonty nie stanowią wydatków inwestycyjnych (majątkowych).

36. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

37. Dostosowanie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości do wymogów określonych ustawą o gospodarce nieruchomościami.

38. Formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne gminy.

39. Podjęcie działań w celu przekazania Powiatowi Sokólskiemu wartości nakładów poniesionych na nieruchomości powiatu, stosownie do ustaleń poczynionych z powiatem w treści zawieranych porozumień.

40. Dostosowanie postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej do przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie wskazanym w części opisowej wystąpienia.

41. Przeprowadzanie inwentaryzacji z zachowaniem wymagań określonych instrukcją inwentaryzacyjną.

42. Spowodowanie zaniechania zamieszczania w dokumentacji inwentaryzacyjnej postanowień wskazujących na przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów drogą spisu z natury.

43. Zapewnienie należytej realizacji wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 Zastępca  Prezesa

   Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku