Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Zambrów

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 września 2011 roku (znak: RIO.IV.6001-3/11), o treści jak niżej:

Pan

Kazimierz Dmochowski

Wójt Gminy Zambrów

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Zambrów za 2010 r. oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Zambrów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5. ust 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Ustalono, że Urząd Gminy prowadzi księgi rachunkowe dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, natomiast księgi rachunkowe Biblioteki Publicznej Gminy prowadzone są przez pracownika Urzędu w oparciu o umowę zlecenia – str. 81 protokołu kontroli. Należy wskazać, że jednostka budżetowa i instytucja kultury są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 i pkt 4 lit a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zatem na kierownikach tych jednostek spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ustawy. Zgodnie z przepisami art. 11 ustawy (w brzmieniu obowiązującym od 10 kwietnia 2010 r.), księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę, zaś powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych może nastąpić jedynie na rzecz przedsiębiorcy prowadzącego działalność w tym zakresie. Ponadto należy zauważyć, że jak wynika z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych może być tylko pracownik tej jednostki.

Kontrola poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i obowiązującego w okresie badanym rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.; obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 128, poz. 861)) wykazała, że:

a) środki na wydatki niewygasające z końcem 2010 r. w kwocie 2.169.476,70 zł zaewidencjonowano w ewidencji Urzędu na subkontach do konta rachunku bieżącego jednostki budżetowej. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia środki na wydatki niewygasające podlegały ujęciu w ewidencji budżetu na subkoncie do konta 133 „Rachunek budżetu” (z dalszym wykorzystaniem kont 225 „Rozliczenie niewygasających wydatków”, 903 „Niewykonane wydatki”, 904 „Niewygasające wydatki”). Należy dodać, że w załączniku nr 2 do obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. wyspecyfikowano konto o symbolu 135 „Rachunek środków na niewygasające wydatki”. Brak księgowań w ewidencji budżetu gminy operacji związanych z zatwierdzeniem wydatków niewygasających spowodował wypaczenie stanu aktywów i pasywów w bilansie budżetu za 2010 rok – str. 6-7 protokołu kontroli;

b) na koncie 140 „Inne środki pieniężne” ujęto kwotę 117.746,00 zł, która stanowiła udziały gminy w podatku dochodowym; stosownie do postanowień załącznika nr 1 do rozporządzenia (obecnie załącznika nr 2) rozrachunki z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów podlegają księgowaniu na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”. Błędne ujęcie należności spowodowało zniekształcenie stanu rodzajów aktywów zaprezentowanych w bilansie budżetu – str. 7 protokołu kontroli;

c) udzielone z budżetu gminy dotacje ujęto tylko w księgach rachunkowych budżetu na koncie 902 „Wydatki budżetu” (przelewu dotacji dokonywano bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu) – str. 56 protokołu kontroli. Należy wskazać, że dotacje z budżetu, które stosownie do przepisów ustawy o finansach publicznych (obecnie art. 249 ust. 4 pkt 1-3) ujmuje się w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego, podlegają także ewidencji w księgach rachunkowych urzędu – jednostki budżetowej m.in. za pośrednictwem kont 130 „Rachunek bieżący jednostki”, 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych” oraz 810 „Dotacje budżetowe…”. Stanowią o tym obecnie przepisy załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów (poprzednio załącznika nr 2);

d) na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” nie ujęto kwoty 610,00 zł stanowiącej wartość dokumentacji dotyczącej modernizacji hydroforni w m. Przeździecko-Mroczki, i kwoty 2.000,00 zł stanowiącej koszt dokumentacji modernizacji świetlicy w m. Goski Duże. Jak stanowi art. 28 ust. 8 ustawy, cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych w budowie oraz środków trwałych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania. W trakcie kontroli dokonano stosownych księgowań korygujących – str. 65, 76 protokołu kontroli;

e) w ewidencji analitycznej środków trwałych nie zamieszczono w niektórych przypadkach danych jednoznacznie identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe – str. 79 protokołu kontroli; ujęcie w ewidencji tego typu danych jest niezbędne zarówno dla należytej ochrony posiadanych zasobów majątkowych, jak i dla prawidłowego wypełniania obowiązków w zakresie powiązania inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 27 ustawy.

W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych stwierdzono brak kontrasygnaty Skarbnika na niektórych zleceniach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych. Obowiązek uzyskania kontrasygnaty Skarbnika, jako warunku skuteczności czynności prawnej powodującej powstanie zobowiązań pieniężnych, wynika z postanowień art. 46 ust. 3 ustawy z dnia  8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Ponadto niektóre z pisemnych zleceń wykonania usług nie wskazywały zakresu rzeczowego, terminu realizacji bądź wartości usługi, w jednym przypadku stwierdzono zaś brak zlecenia usługi w formie pisemnej, co było niezgodne z wewnętrzną instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych – str. 8-9, 65, 67, 68, 73, 77 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków osobowych stwierdzono m.in., że Pan Wójt otrzymał w grudniu 2010 r. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy na podstawie przepisów art. 171 kodeksu pracy. Należy przy tym wskazać, że jak wynika z załączonej do protokołu kontroli karty ewidencji czasu pracy niewykorzystany w 2009 roku przez Pana Wójta urlop wypoczynkowy w wymiarze 15 dni nie był udzielony w roku 2010 zgodnie z zasadą z art. 168 k. p. Według tej zasady urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. W pierwszym kwartale 2010 r. Pan Wójt skorzystał z 4 dni urlopu – str. 53, załącznik nr 2 do protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości udzielania zamówień publicznych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), a także realizacji procesu inwestycyjnego, wykazała, że:

- w dwóch przypadkach, dotyczących procedur wyłaniania wykonawców zamówień p.n. „Modernizacja hydroforni w m. Przeździecko-Mroczki” i „Budowa kanalizacji sanitarnej w m. Wola Zambrowska”, nie zamieszczono ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co jest naruszeniem art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych – str. 66, 74 protokołu kontroli,

- nie wyegzekwowano od wykonawcy zadania p.n. „Modernizacja hydroforni w m. Przeździecko - Mroczki” należności za zużytą wodę i energię elektryczną, mimo postanowień umownych, według których wykonawca był zobowiązany do bieżącego regulowania tych należności (koszty zużycia wody i energii elektrycznej wykazane były zarówno w kosztorysie inwestorskim, jak i ofertowym) – str. 66-67 protokołu kontroli.

Ponadto dokonując oględzin obiektu modernizowanej świetlicy w m. Goski Duże w celu zweryfikowania robót faktycznie wykonanych w stosunku do robót ujętych w kosztorysie powykonawczym stwierdzono, że nie wykonano obróbek blacharskich z blachy powlekanej (poz. 28 kosztorysu powykonawczego) o wartości 167,95 zł netto – str. 76 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień związanych z realizacją dochodów budżetowych z majątku gminy ustalono, że:

- w kontrolowanej jednostce nie były uregulowane zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego, co stanowiło naruszenie przepisów art. 21 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy… (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Uchwała w tej materii została podjęta przez Radę Gminy w trakcie kontroli – str. 44 protokołu kontroli,

- w kilku przypadkach zaniechano sporządzenia wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, czym naruszono art. 35 ust. 1 i 1b ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.) – str. 46 protokołu kontroli,

- nie były naliczane odsetki w przypadku zapłaty czynszu najmu/dzierżawy oraz opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości po upływie terminu wymagalności – łącznie kwota nienaliczonych odsetek w zbadanej próbie wyniosła 29,20 zł; zgodnie z przepisami § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… (obecnie § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r.), odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 44-47 protokołu kontroli.

         Ponadto ustalono, że w 4 umowach najmu i dzierżawy nieruchomości zawartych w 2008 roku z TP S.A. kontrolowana jednostka zastrzegła prawo waloryzowania stawek czynszowych w oparciu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług za rok poprzedni. Jak stwierdzono, prawo to nie było przez wynajmującego realizowane – str. 45-46 protokołu kontroli.

Badaniu poddano też dochody z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Stwierdzono, że 3 przedsiębiorców wniosło opłaty w nieprawidłowej wysokości, zaniżając je na łączną kwotę 302,84 zł. Jak stanowi art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), zezwolenie na sprzedaż alkoholu wygasa w przypadku niedokonania opłaty w prawidłowej wysokości w wymaganych terminach. Zgodnie z art. 18 ust. 13 tej ustawy, przedsiębiorca, którego zezwolenie wygasło z powodu niedokonania opłaty w prawidłowej wysokości mógł wystąpić z wnioskiem o wydanie nowego zezwolenia nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wydania decyzji o wygaśnięciu zezwolenia. Jak ustalono, decyzje o wygaśnięciu zezwolenia nie były wydawane – str. 48 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym oraz podatkiem leśnym wykazało uchybienia polegające na nie przedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. Organ podatkowy, stosownie do wskazań art. 272 Ordynacji podatkowej, podejmował działania w celu ustalenia stanu faktycznego i wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji. Z wyjaśnień osób odpowiedzialnych za omawiane zagadnienie wynika, że brakujące informacje spływają sukcesywnie do urzędu – str. 16-17 i 22-23 protokołu kontroli.   

Z kolei w obszarze zagadnień dotyczących zwolnień z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów, ustalono, że w decyzjach wskazanych w opisie na stronie 18 protokołu kontroli, niewłaściwie wyliczono okres zwolnienia naruszając tym samym art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym.

Ponadto w ostatnich 5 decyzjach analizowanych na stronach 18-19 protokołu kontroli nie uwzględniono uzasadnienia prawnego naruszając tym samym art. 210 Ordynacji podatkowej. Uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.

Kontrolując zagadnienia dotyczące podatku od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki nie pobierania odsetek od zaległości podatkowych lub ich pobór w niewłaściwej wysokości na łączną kwotę 443,30 zł. Narusza to art. 53 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej stanowiący, że od zaległości podatkowych naliczane są odsetki za zwłokę. Są one naliczane od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego, według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 165, poz. 1373) w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, stosując stawki określone w obwieszczeniach Ministra Finansów – str. 25-27 oraz 29-31 protokołu kontroli.

Przeprowadzona kontrola zagadnień związanych z poborem opłaty skarbowej, wykazała w próbie związanej z zaświadczeniami o wielkości użytków rolnych brak adnotacji dotyczącej podstawy prawnej zwolnienia lub wyłączenia od opłaty. Narusza to § 4 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330) stanowiący, że organ zamieszcza adnotację w której określa podstawę prawną wyłączenia lub zwolnienia - w przypadku gdy czynność urzędowa, zaświadczenie lub zezwolenie (pozwolenie, koncesja) nie podlegają opłacie skarbowej lub są od niej zwolnione albo podmiot składający zgłoszenie lub wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia (pozwolenia, koncesji) jest zwolniony od opłaty skarbowej.  

         Ponadto ustalono, iż przy zaświadczeniach dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej wystąpiły przypadki pobierania opłaty w wysokości niezgodnej z częścią II, kol. 2 i 3, pkt 4 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej stanowiącej, że za poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii, dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej lub archiwum państwowe, od każdej pełnej lub zaczętej stronicy pobiera się opłatę w wysokości 5,00 złotych – str. 32-33 protokołu kontroli.

Ustalono, że Rada Gminy Zambrów nie podjęła uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej. Przyczyną tego stanu rzeczy był brak projektu, który powinien Radzie, w dbałości o kompletność dochodów, przedłożyć Wójt Gminy – str. 33 protokołu kontroli.

Badanie terminowości, powszechności i prawidłowości doręczania decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (nakazów płatniczych) wykazało, że kilka decyzji nie zostało doręczonych na 14 dni przed terminem płatności podatku, wynikającym z treści przepisów ustaw przywołanych w opisie na stronie 34 protokołu kontroli. Zgodnie z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia, o czym informacja winna być zawarta w treści decyzji.   

Następnym obszarem, w którym dokonano ustaleń była prawidłowość oraz terminowość wpłat podatków. Na 3 kontach na koniec roku istniały zaległości na kwotę wyliczoną na stronie 37 protokołu kontroli. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.).

Ponadto wystąpiły przypadki nadpłat, których wysokość winna być określona stosowną decyzją zgodnie z art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej. Należy zaliczać stwierdzoną nadpłatę z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywać zwrotu z urzędu – str. 36-37 protokołu kontroli.

Sprawdzenie regulacji wewnętrznych Urzędu Gminy obsługującego organ podatkowy wykazało, że komputerowe wydruki wpłat wykorzystywane do inkasa zobowiązań podatkowych nie zostały zatwierdzone do stosowania przez kierownika jednostki. W związku z czym naruszono § 4 ust. 3 pkt. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Nie zostały one również przyjęte do książki druków ścisłego zarachowania co narusza z kolei § 6 rozporządzenia  – strona 39 protokołu kontroli.   

Natomiast w instrukcji prowadzenia ewidencji księgowej przy użyciu komputera nie określono aktualnie użytkowanej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji w przypadku zmian, systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Wymóg taki wynika z treści art. 10 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) – str. 42 protokołu kontroli.    

Jak wskazuje opis zawarty na stronach 41-42 protokołu w decyzjach dotyczących umorzenia zobowiązań pieniężnych stwierdzono przypadki naruszenia art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej poprzez nieuwzględnienie w nich uzasadnienia prawnego.           

Ponadto w większości opisanych przypadków wydano decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków, mimo niezebrania wystarczającego materiału dowodowego uzasadniającego ich udzielenie. Decyzje takie winny być podejmowane po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do uwzględnienia wniosku, określone w przepisach art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, tj. ważny interes podatnika lub interes publiczny. Mimo że decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, ich wydanie powinno być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego (art. 187 § 1 ustawy).

Weryfikacja działań organu podatkowego związanych z prowadzeniem kontroli podatkowych wykazała, że Urząd Gminy Zambrów, w regulacjach wewnętrznych nie zawarł zasad przeprowadzania kontroli podatkowych i nie ustalił planu kontroli. Organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzanie w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. W przepisach prawa podatkowego określono prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego, sposób prowadzenia czynności kontrolnych i ich dokumentowanie, czynności, jakie mogą wykonywać kontrolujący. Brak jest natomiast uregulowań dotyczących częstotliwości i zakresu kontroli, przez co należy uznać, że jest to w gestii organu podatkowego. Wyjątkiem są podatnicy będący przedsiębiorcami. W ich przypadku organ podatkowy dokonuje kontroli w oparciu o przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.). W zakresie częstotliwości przeprowadzania kontroli należy również mieć na uwadze przepisy rozdziału 8 ustawy Ordynacja podatkowa, w którym uregulowane są kwestie dotyczące przedawnienia zobowiązania podatkowego. W 2010 r. organ podatkowy przeprowadzał kontrole w siedzibie podatnika jedynie w zakresie ulg w zapłacie podatków wobec czego nie wykorzystał w pełni upoważnień ustawowych wynikających z art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 42-43 protokołu kontroli.   

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie warunków umożliwiających prawidłowe wykonywanie przez kierowników GOPS i Biblioteki obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) księgowanie w ewidencji budżetu zdarzeń związanych z ustanowieniem wydatków niewygasających z końcem roku, w sposób określony przepisami załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.,

b) ujmowanie rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”,

c) księgowanie w ewidencji Urzędu – jednostki budżetowej udzielonych dotacji i ich rozliczenia, w sposób wynikający z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.

d) zaliczanie do kosztów danej inwestycji wszystkich nakładów z nią związanych, celem właściwego ustalenia wartości początkowej środków trwałych,

e) uszczegółowienie w ewidencji analitycznej środków trwałych danych dotyczących poszczególnych składników majątkowych, mając na uwadze umożliwienie ich jednoznacznej identyfikacji.

3. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi lub osobie przez niego upoważnionej, celem kontrasygnowania, dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

4. Zapewnienie przestrzegania przepisów wewnętrznej instrukcji w kwestii dokumentowania zleceń usług (dostaw), a także należytego określania podstawowych warunków tych zleceń.

5. Realizowanie przez Pana Wójta prawa do urlopu wypoczynkowego z uwzględnieniem zasad określonych kodeksem pracy.

6. Każdorazowe zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, jak tego wymaga art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

7. W zakresie realizacji zamówień publicznych:

a) wzmożenie kontroli wewnętrznej w obszarze weryfikacji rozliczeń z wykonawcami zamówień,

b) wyegzekwowanie od wykonawcy modernizacji hydroforni należności za zużytą wodę i energię elektryczną, stosownie do postanowień umowy,

c) wystąpienie do wykonawcy modernizacji świetlicy w Goskach Dużych o wykonanie obróbek blacharskich (objętych poz. 28 kosztorysu powykonawczego) bądź o zwrot kwoty stanowiącej równowartość niewykonanych robót.

8. Sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę na zasadach wskazanych w art. 35 ust. 1 i ust. 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami.

9. Zobowiązanie Skarbnika do przypisywania w księgach należnych gminie odsetek z tytułu nieterminowego regulowania należności, stosownie do postanowień § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

10. Korzystanie z prawa do waloryzacji stawek czynszowych, określonego w umowach zawartych z TP S.A.

11. Wydawanie decyzji stwierdzającej wygaśniecie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadku niedokonania przez przedsiębiorcę opłaty za korzystanie z zezwolenia w prawidłowej wysokości, jak to wynika z przepisów art. 18 ust. 12 pkt 5 i ust. 13 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

12. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie  podatku rolnego i leśnego.

13. Wydawanie decyzji w sprawie ulg w podatku rolnym zgodnie z przepisami ustawy o podatku rolnym, ze szczególnym uwzględnieniem okresów zwolnienia.  

14. Wydawanie decyzji dotyczących zobowiązań pieniężnych zawierających wszystkie elementy przewidziane w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa.

15. Naliczanie i egzekwowanie odsetek od zaległości podatkowych w prawidłowej wysokości zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej i aktów wykonawczych.

16. Prawidłowe stosowanie przepisów ustawy o opłacie skarbowej w zakresie opisanym w protokole kontroli.

17. Rozważenie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej z zachowaniem obowiązujących w tej materii przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

18. Umieszczanie w treści decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego (nakazu płatniczego) informacji o terminie płatności I raty zobowiązania podatkowego upływającym 14 dni od dnia doręczenia zgodnie przepisami Ordynacji podatkowej.

19. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

20. Określanie stosowną decyzją wysokości powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonych nadpłat, z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu.       

21. Zatwierdzenie komputerowych wydruków wpłat, stosowanych do inkasa zobowiązań podatkowych do użytkowania odpowiednim zarządzeniem kierownika jednostki oraz wprowadzanie ich do księgi druków ścisłego zarachowania.  

22. Uzupełnienie uregulowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej w systemie informatycznym o elementy wskazywane treścią przepisów ustawy o rachunkowości.

23. Wydawanie decyzji dotyczących ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych, po przeprowadzeniu wyczerpującego postępowania dowodowego w celu wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności sprawy, na zasadach wynikających z Ordynacji podatkowej.

24. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych o zasady przeprowadzania kontroli podatkowych w obrębie podatków i opłat lokalnych oraz ustalanie planu kontroli.  

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży