Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Korycin

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 stycznia 2012 roku (znak: RIO.I.6001-12/11), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Lech

Wójt Gminy Korycin

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Korycin za 2010 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Korycin na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała, że zakres czynności Skarbnika Gminy nie odnosił się do wszystkich obowiązków i zakresu odpowiedzialności, które przypisane są temu stanowisku postanowieniami art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Zakres czynności Skarbnika został uzupełniony w trakcie kontroli – str. 2-3 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Urząd Gminy Korycin prowadzi obsługę finansowo-księgową Przedszkola w Korycinie oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Korycinie – str. 4-5 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż prowadzenie przez Urząd ksiąg rachunkowych GOPS sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Jednostka ta, działająca jako jednostka budżetowa, jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy

W odniesieniu do prowadzenia obsługi Przedszkola należy zaś wskazać, że wykonywanie obsługi przez Urząd jest prawnie dopuszczalne, jednakże fakt ten winien mieć umocowanie w odpowiedniej uchwale Rady Gminy, stosownie do art. 5 ust. 9 w zw. z  art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). W trakcie kontroli nie stwierdzono, aby powierzenie wykonywania obsługi Przedszkola Urzędowi Gminy miało podstawę w jakiejkolwiek uchwale Rady rozstrzygającej tę kwestię. Ponadto zwrócenia uwagi wymaga, że prowadzenie rachunkowości Przedszkola przez Urząd nie może odbywać się na podstawie zasad rachunkowości określonych przez Pana Wójta. Obowiązujące od 22 kwietnia 2009 r. brzmienie art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty wyłącza bowiem czynność opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości z kompetencji jednostki prowadzącej obsługę finansowo-księgową jednostek oświatowych. Zatem to dyrektor Przedszkola winien opracować regulacje wewnętrzne w tym zakresie na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Analiza obowiązującej w okresie objętym kontrolą dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, dokonana pod kątem przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wykazała rozbieżności między wykazem kont przyjętym w zakładowym planie kont a kontami faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji, uwidocznionymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej za 2010 r. Rozbieżności polegały na nieprowadzeniu w księdze głównej budżetu i Urzędu szeregu kont przewidzianych regulacjami wewnętrznymi. Od dnia 1 stycznia 2011 r. obowiązują zasady rachunkowości wprowadzone zarządzeniem Pana Wójta z dnia 31 grudnia 2010 r., oparte o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Na podstawie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej budżetu i Urzędu za okres od 1 stycznia do 31 marca 2011 r. stwierdzono, iż w stosunku do przyjętego wykazu kont, nadal w księgach nie występuje szereg kont. W planie kont dla budżetu są to konta: 140, 225, 290, 903, 904, 962 i 968, zaś w planie kont dla Urzędu: 014, 015, 016, 073, 101, 140, 141, 226, 300, 330, 340, 490, 700, 730, 760, 761, 770, 771, 820, 840, 855 i 870. Analiza ewidencjonowanych w jednostce operacji prowadzi do wniosku, że przy opracowywaniu obecnie obowiązującego zakładowego planu kont nie uwzględniano w pełni zasad wynikających z § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., ponieważ w przyjętym wykazie znajdują się konta, które nie mają obecnie zastosowania w jednostce lub w ogóle nie mogą być stosowane ze względu na ich treść ekonomiczną określoną rozporządzeniem, co dotyczy kont 820 i 870 niemających zastosowania w jednostce budżetowej, przyjętych zasad ewidencji kosztów – co dotyczy konta 490, a także aktualnych rozwiązań organizacyjnych – co dotyczy konta 101 przewidzianego mimo braku kasy w Urzędzie. Przywołany przepis rozporządzenia umożliwia ograniczenie standardowych planów kont o konta służące księgowaniu operacji niewystępujących w jednostce. Mając na uwadze, że zakładowy plan kont powinien stanowić podstawę prowadzenia ksiąg rachunkowych, skorzystanie z tej regulacji przy jego konstruowaniu jest niezbędne – str. 12-14 protokołu kontroli.

Regulacje wewnętrzne określające w 2010 r. zasady ewidencji pozostałych środków trwałych nie wskazywały kwoty, powyżej której składniki majątkowe powinny być ujęte na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”. W załączniku nr 2 do zarządzenia Pana Wójta z dnia 31 grudnia 2010 r., ustalającego politykę rachunkowości od dnia 1 stycznia 2011 r., postanowiono, że dla pozostałych środków trwałych, których wartość przekracza 1.000 zł prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową, taka ewidencja księgowa może być prowadzona również dla pozostałych środków trwałych, których wartość nie przekracza 1.000 zł. Przepisy wewnętrzne jednostki nie ustalają jednak, kto i w jakich przypadkach ma decydować o ujęciu środka trwałego do ewidencji ilościowo-wartościowej – str. 150 protokołu kontroli.

Z regulacji wewnętrznych, zarówno obowiązujących w 2010 r. jak i obecnie, nie wynikają przyjęte zasady ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. W praktyce wartości te są ujmowane na kontach 020 „Wartości niematerialne i prawne” i 021 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne” – str. 151 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., co polegało na:

a) ujmowaniu zrealizowanych na rachunek budżetu dochodów na koncie 130-1 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (Urząd nie posiada rachunku bankowego służącego realizacji dochodów) raz na kwartał, na podstawie dowodu PK (za wyjątkiem okresu styczeń – marzec 2010 r., w których to miesiącach bieżąco ewidencjonowano dochody w księgach Urzędu). Na koncie 130-1 powielane były operacje dotyczące wszystkich dochodów realizowanych na rachunek budżetu (łącznie z dotacjami i subwencją); na podstawie danych tego konta sporządzano sprawozdania Rb-27S. W konsekwencji przyjętego sposobu księgowania, sprawozdania jednostkowe Urzędu Rb-27S za kwiecień i maj 2010 r. zawierały dane z marca 2010 r., za lipiec i sierpień 2010 r. – dane z czerwca 2010 r., a za październik i listopad 2010 r. – dane z września 2010 r., czyli niezgodne z rzeczywistym stanem na dzień sprawozdawczy – str. 19 i 24 protokołu kontroli,

b) nieujmowaniu na kontach pozabilansowych 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki budżetu” planu dochodów i wydatków – str. 35 protokołu kontroli,

c) niezachowaniu zasady, w myśl której zapisy na koncie 133 „Rachunek budżetu” i koncie 130 powinny być dokonywane na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność pomiędzy zapisami w ewidencji jednostki i zapisami w ewidencji banku; zapewnieniu zgodności obrotów strony Ma konta 130 z kwotą poniesionych wydatków służy zasada czystości obrotów, polegająca na stosowaniu w odniesieniu do błędnych zapisów, zwrotów, nadpłat i korekt (ujętych na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych) dodatkowego technicznego zapisu ujemnego – str. 16-17 protokołu kontroli,

d) nieujmowaniu przychodów związanych z dochodami ze sprzedaży nieruchomości na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – str. 85 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowym zaksięgowaniu operacji wynikających z rozliczenia inwentaryzacji, poprzez:

- wyksięgowanie pozostałych środków trwałych nienadających się do dalszego użytkowania zapisami Wn 800 „Fundusz jednostki – Ma 013 „Pozostałe środki trwałe”, Wn 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych...” – Ma 800 i (-) Wn 800 – Ma 800, zamiast Wn 072 – Ma 013,

- wyksięgowanie w podobny sposób, przy wykorzystaniu konta 800, stwierdzonego niedoboru umorzonych środków trwałych, zamiast zapisem Wn 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” – Ma 011 „Środki trwałe” – str. 155 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących długu gminy wykazała uchybienia w zakresie prezentacji danych w sprawozdaniach Rb-Z. W sprawozdaniu za 2010 r. błędnie podzielono ogólną kwotę zobowiązań na krótkoterminowe i długoterminowe. Jako zobowiązania krótkoterminowe wykazano kwotę 704.681,38 zł, podczas gdy prawidłowo należało ująć kwotę 441.045 zł. Powyższe wynikało z faktu uwzględnienia w zobowiązaniach krótkoterminowych kwot dotyczących kredytów długoterminowych, których termin spłaty ostatniej raty upływał w 2011 r. W instrukcji sporządzania sprawozdań Rb-Z, stanowiącej załącznik Nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) wskazano, iż w sprawozdaniu Rb-Z, w pozycjach odnoszących się do zobowiązań według tytułów dłużnych, wykazuje się kwoty zadłużenia ogółem, w tym zobowiązania długoterminowe, przy czym przez „długoterminowe” rozumie się zadłużenie, którego pierwotny termin spłaty czy też wykupu jest dłuższy niż rok. Przez pierwotny termin zapadalności należy rozumieć termin wynikający z umowy, do końca którego dane zobowiązanie dłużnik zobowiązał się spłacić, niezależnie od haromonogramu spłat (§ 1 ust. 3 załącznika Nr 9). Dodatkowo z § 3 pkt 6 i 7 załącznika Nr 9 do rozporządzenia wynika, iż kredyty i pożyczki krótkoterminowe to zobowiązania, których pierwotny termin spłaty jest nie dłuższy niż rok lub podlegają spłacie na żądanie, zaś długoterminowe – których pierwotny termin spłaty jest dłuższy niż rok. Analogiczne uchybienie wystąpiło w sprawozdaniu Rb-Z na koniec II kwartału 2011 r., według którego suma zadłużenia o charakterze krótkoterminowym wynosiła 803.533,31 zł, a powinna być niższa o 106.818,20 zł (tj. o 2 kredyty długoterminowe, których ostateczny termin spłaty przypadał na 2011 r.) – str. 138-139 i 145 protokołu kontroli.

W wyniku badania sprawozdania Rb-Z za II kwartał 2011 r. stwierdzono, iż w części C „Uzupełniające dane o kredytach i pożyczkach jst na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy” nie wykazano sumy 480.452,81 zł stanowiącej krótkoterminowe zadłużenie z tytułu dwóch umów pożyczkowych zaciągniętych na wyprzedzające finansowanie realizowanych projektów. Winna być ona wykazana w tej części na podstawie § 9 załącznika Nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. – str. 145 protokołu kontroli.

Nadto z analizy sprawozdania Rb-NDS za II kwartał 2011 r. wynikają błędne dane w zakresie przychodów w pozycji „inne źródła”. Według sprawozdania przychody te stanowiły kwotę 480.570,97 zł, w tym środki na pokrycie deficytu 367.200,90 zł, podczas gdy suma wolnych środków, którymi gmina dysponowała w 2011 r. wynosiła faktycznie 523.417,58 zł. Zgodnie z § 10 pkt 6 lit. c) załącznika Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), dane po stronie wykonania dotyczące przychodów z innych źródeł wykazuje się w wysokości środków osiągniętych za lata ubiegłe, w tym kwotę uruchomioną na pokrycie deficytu. Prawidłowo, w sprawozdaniu Rb-NDS za II kwartał 2011 r. należało wykazać po stronie wykonania wyższe przychody, tj. ogółem 1.370.795,08 zł, w tym z innych źródeł na kwotę 523.417,58 zł. Sprawozdanie Rb-NDS zostało skorygowane w trakcie trwania kontroli – str. 144-145 protokołu kontroli.

         Analiza rozrachunków ujętych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazała brak należytych działań windykacyjnych. Stwierdzono, że w skład salda należności wykazanych na koncie 221 wchodzi m.in. należność w kwocie 3.900 zł z tytułu sprzedaży lokalu mieszkalnego, która została rozłożona na raty. Z okazanego aktu notarialnego z dnia 29 grudnia 1999 r. wynika, że nabywca lokalu winien wnieść opłatę w wysokości 4300 zł w 16 ratach miesięcznych, począwszy od 1 stycznia 2000 r., z terminem płatności do 15 dnia każdego miesiąca, zaś należność gminy zabezpieczona  została hipoteką. Według stanu na 31 grudnia 2010 r. należność od kontrahenta wynosi 10.682,30 zł, w tym należność główna – 3.900 zł (z ewidencji analitycznej wynika, że na poczet ceny wpłacono jedynie 400 zł w 2000 r.) i przypisane odsetki w wysokości 6.782,30 zł. Nie stwierdzono, aby prowadzone były czynności egzekucyjne, w tym w celu zaspokojenia z przedmiotu hipoteki – str. 32 protokołu kontroli. Jak wynika z ustaleń kontroli, w stosunku do przedmiotowej należności upłynął termin przedawnienia określony przepisami art. 118 Kodeksu cywilnego. Należy jednak wskazać, że  stosownie do art. 77 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r. Nr 124, poz. 1361 ze zm.), przedawnienie wierzytelności zabezpieczonej hipoteką nie narusza uprawnienia wierzyciela hipotecznego do uzyskania zaspokojenia z nieruchomości obciążonej. Przepisu tego nie stosuje się do roszczeń o świadczenia uboczne.

Brak należytych działań windykacyjnych stwierdzono także w stosunku do zaległości z tytułu czynszu obciążającej spółkę cywilną „Dom Gościnny”. Z ustaleń kontroli wynika, że na dzień 31 grudnia 2010 r. należność gminy z tytułu czynszu wynosiła 41.559,73 zł, zaś z tytułu odsetek 20.384,50 zł – łącznie 61.944,23 zł. Umowa najmu została rozwiązana z dniem 1 kwietnia 2009 r. Stwierdzono, że jedynymi czynnościami zmierzającymi do wyegzekwowania należności było wysyłanie wezwań do zapłaty, w których wskazywano, że w przypadku nieuregulowania należności sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego (do sądu sprawy nie kierowano). Przeprowadzona na str. 81 protokołu kontroli analiza upływu terminu przedawnienia należności z tytułu najmu od „Dom Gościnny” s.c. wykazała, że termin przedawnienia upłynął w stosunku do nieopłaconych w całości należności z tytułu czynszu za 2005 r. i I połowę 2006 r. w wysokości 7.553,95 zł. Jako podstawę wyliczenia należności przedawnionych przyjęto saldo zaległości według stanu na koniec czerwca 2009 r. oraz przerwanie biegu przedawnienia w związku z pismem wspólników spółki cywilnej z dnia 14 lipca 2009 r., w którym zobowiązali się do spłaty długu w ratach po 5.000 zł miesięcznie (spłaty takiej nie dokonano). Z treści pisma wynika, iż posiada ono cechy uznania roszczenia przez dłużnika, a zatem skutkuje przerwaniem biegu przedawnienia na podstawie art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego. O rozłożenie spłaty zaległości na raty najemcy wnioskowali także pismem z dnia 10 maja 2011 r.

Przedawnienie należności stwierdzono także w toku badania realizacji dochodów z użytkowania wieczystego. Użytkownik działki o nr 114 w okresie od 2007 r. do końca 2010 r. nie wnosił żadnych opłat. Ewidencja księgowa dla tego użytkownika prowadzona jest dopiero od 2007 r. (ewidencji analitycznej z lat wcześniejszych nie okazano). Stwierdzono, że nabył on użytkowanie wieczyste działki nr 114 aktem notarialnym z dnia 31 sierpnia 2001 r., w związku z czym powinna być dla niego prowadzona ewidencja analityczna. Z dostępnej ewidencji ustalono, że termin przedawnienia upłynął na podstawie art. 118 k.c. dla opłat za 2007 i 2008 r. wynoszących łącznie 1.547,52 zł. Użytkownikowi wieczystemu wysyłane były wyłącznie wezwania do zapłaty. W dniu podpisania protokołu kontroli okazano dowód wpłaty użytkownika wieczystego z dnia 6 grudnia 2011 r. na kwotę 1.547,42 zł (bez wskazania tytułu).

         Zakres czynności inspektora d/s księgowości podatkowej, prowadzącego ewidencję analityczną należności z tytułu czynszów, wskazuje, że do jego obowiązków przypisano prowadzenie ewidencji czynszów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych, analizę realizacji wpływów z tytułu dzierżawy, analizę terminowości zapłaty czynszów od lokali mieszkalnych, a także prowadzenie postępowania w sprawie zapłaty za zaległe czynsze. Umiejscowienie w treści zakresu czynności obowiązków dotyczących prowadzenia postępowania w sprawie zapłaty za zaległe czynsze wskazuje, że dotyczą one jedynie czynszów za lokale mieszkalne.

         Wskazania wymaga, że brak należytych działań zmierzających do egzekwowania należności cywilnoprawnych był przedmiotem wystąpień pokontrolnych wystosowanych do  Pana Wójta na podstawie ustaleń dwóch poprzednich kontroli kompleksowych. Dalsze występowanie tych nieprawidłowości świadczy o nieprawidłowej organizacji i funkcjonowaniu kontroli zarządczej w Urzędzie.

         W wyniku kontroli procesu opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków stwierdzono szereg nieprawidłowości naruszających przepisy ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.). Funkcję przedsiębiorstwa kanalizacyjnego pełni Urząd Gminy. Opłaty za ścieki wprowadzane do zbiorczych urządzeń kanalizacyjnych gminy pobierane były w 2010 r. na podstawie dwóch uchwał Rady Gminy Korycin: z dnia 31 marca 2008 r. (3 zł/m³) i z dnia 9 kwietnia 2010 r. (3,21 zł/m³).

Kontrolującym nie okazano wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków, do sporządzenia którego Pan Wójt jest zobowiązany na podstawie art. 24 ust. 2-5 przywołanej ustawy oraz przepisów rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), oraz kalkulacji kosztów stanowiącej podstawę uchwalonych opłat za ścieki wprowadzane do zbiorczych urządzeń kanalizacyjnych, która powinna zapewniać w szczególności uzyskanie przez przedsiębiorstwo niezbędnych przychodów – art. 20 ust. 4 ustawy, § 3 pkt 1 lit. a), § 6-8 rozporządzenia. Stwierdzono, że obowiązujące na terenie gminy stawki za odprowadzane ścieki nie zapewniają pokrycia kosztów związanych z działalnością kanalizacyjną. Wniosek taki wynika z porównania ustalonych w trakcie kontroli przychodów i kosztów za 2010 r. I tak przychody za odprowadzanie ścieków w 2010 r. stanowiły kwotę 37.763,60 zł, podczas gdy poniesione koszty wyniosły 93.280,47 zł. W związku z brakiem formalnego wniosku, zawierającego właściwie skalkulowane taryfy, uchwały Rady Gminy ustalające wysokość opłat nie zawierały postanowień wskazujących na ustalenie dopłat, o których mowa w art. 24 ust. 6 ustawy. W złożonym wyjaśnieniu Pan Wójt przedstawił, że podstawą podjęcia uchwał określających wysokość stawek za odprowadzane ścieki były postanowienia art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2011 r. Nr 45, poz. 236), co nie zostało zakwestionowane przez Wojewodę Podlaskiego, a zatem stawki są obowiązujące i zgodne z prawem. Ponadto z wyjaśnienia wynika teza, że Urząd Gminy nie jest przedsiębiorstwem wodociągowym, dlatego też nie składał wniosku o zatwierdzenie taryfy. W związku z tym to przepis art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o gospodarce komunalnej stanowi podstawę do ustalenia przez organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego opłaty za odprowadzanie nieczystości płynnych do kanalizacji sanitarnej. (…) Organ nadzoru, jakim jest Wojewoda Podlaski stwierdził, iż Urząd Gminy Korycin nie jest przedsiębiorstwem wodociągowo – kanalizacyjnym i nie powinien stosować ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, w tym składać wniosku o zatwierdzenie taryfy ceny 1m³ ścieków…

Odnosząc się do tezy wyjaśnienia, że Urząd Gminy nie jest przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym i w związku z tym na terenie gminy działalność w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków może odbywać się z pominięciem ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, należy wskazać, że z przepisów tej ustawy nie wynika żadna alternatywa, umożliwiająca wykonywanie czynności o cechach zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków bez uwzględnienia jej regulacji. Przepisy ustawy nie przewidują także prowadzenia działalności polegającej na zbiorowym zaopatrzeniu wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków w inny sposób niż poprzez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne. Zgodnie z art. 2 pkt 4 omawianej ustawy, przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym jest każdy podmiot prowadzący działalność określoną tą ustawą, także urząd gminy. Stanowisko to wyrażone jest w szeregu orzeczeń sądów administracyjnych, m.in. w wyrokach WSA w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 6 września 2006 r. (II SA/Go 337/06; Dz. Urz. Lubus. 2006/82/1628) i WSA w Warszawie z 18 lipca 2006 r. (IV SA/Wa 503/06; Lex nr 271622).

Prowadzenie działalności kanalizacyjnej wiąże się z szeregiem praw i obowiązków przedsiębiorstwa (dotyczących m.in. ustalania taryf na zasadach zapewniających ochronę interesów przedsiębiorstwa i odbiorców, zawierania umów z odbiorcami, prowadzenia ewidencji księgowej, budowy infrastruktury), jak również odbiorców usług. Wykonywanie działalności w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków przez Urząd Gminy nie upoważnia do jej prowadzenia z pominięciem obowiązującego prawa. W związku z tym na Panu Wójcie, jako kierowniku Urzędu, ciąży m.in. obowiązek sporządzenia wymaganego przepisami wniosku, przewidującego ceny i stawki opłat ustalone na podstawie niezbędnych przychodów, oraz przedstawienia go Radzie Gminy. Szczegółowe zasady opracowywania taryf będących przedmiotem wniosku, a także wzór wniosku, określają przepisy rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf... – str. 73-76 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów z najmu lokali oraz dzierżawy gruntów (str. 76-82 protokołu kontroli) wykazała, że nie sporządzano, w badanych przypadkach, wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, czym naruszono przepisy art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Stwierdzono także zawyżenie – w stosunku do postanowień umowy – wysokości czynszu dzierżawnego od POLKOMTEL S.A, co wynikało z przyjmowania do obliczenia czynszu kursu USD z niewłaściwego dnia. Łącznie w 2010 r. zawyżono czynsz o kwotę  47,75 zł.

         W zakresie dochodów z tytułu użytkowania wieczystego (str. 82-85 protokołu kontroli) stwierdzono, że opłaty roczne za użytkowanie wieczyste pobierane są w wysokości ustalonej na podstawie uchwały Nr XV/66/92 Rady Gminy Korycin z dnia 23 lutego 1992 r. w sprawie ustalenia wysokości opłaty rocznej za użytkowanie gruntów na terenie gminy Korycin. Opłaty roczne ustalone zostały na podstawie tej uchwały w wysokości 4% wartości nieruchomości. Należy wskazać, że obowiązujący w czasie podejmowania przywołanej uchwały art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 kwietnia 1985 r. o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. z 1991 r. Nr 30, poz. 127 ze zm.) ustalał zasadę, iż wysokość opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste wynosi 3% ceny nieruchomości, zezwalając jednocześnie na podwyższenie wysokości opłat w drodze uchwały rady gminy. Od 1 stycznia 1998 r. wysokość opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste, stosownie do art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nie może przekraczać 3% ceny nieruchomości. Rada gminy nie ma od 1 stycznia 1998 r. prawa do ustanowienia wyższych stawek opłaty. W stosunku do stawek opłat rocznych, które zostały przed 1998 r. ustalone na podstawie art. 40 ust. 3 ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości w wysokości podwyższonej przez radę gminy ponad 3% ceny nieruchomości, art. 221 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami nakazał zmianę dostosowującą ich wysokość do przepisów art. 72 ust. 3 tej ustawy. Dokonanie obniżenia stawek jest obowiązkiem gminy, jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 maja 1998 r. (V CSK 569/07; Lex nr 483069).

Badanie procedury sprzedaży nieruchomości gminy (str. 85-87 protokołu kontroli) wykazało nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.), poprzez:

a) błędne wyznaczenie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia na postawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy; termin na złożenie wniosku wynosił 21 dni od wywieszenia wykazu, zamiast 6 tygodni. W konsekwencji nie zachowano terminu podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu; stosownie do art. 38 ust. 2 ustawy, ogłoszenie podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie 6-tygodniowego terminu na złożenie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia nieruchomości, liczonego od dnia wywieszenia wykazu. Ogłoszenie o przetargu zostało podane do publicznej wiadomości 26 dni po wywieszeniu wykazu,

b) zaniechanie pisemnego powiadomienia osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co narusza art. 41 ust. 1 ustawy. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia),

c) ustalenie terminu wniesienia wadium na dzień przeprowadzenia przetargu, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 6 rozporządzenia, zgodnie z którym wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty. Stwierdzono, że w badanym postępowaniu wadium wniesione zostało w określonym przepisami terminie, tj. 3 dni przed przetargiem.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

     Weryfikując prawidłowość opodatkowania podatników zaliczanych do kategorii osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej stwierdzono naruszenia materialnego prawa podatkowego będące, zdaniem kontrolującego, wynikiem zaniechania lub niedostatecznego przeprowadzenia czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w art. 272 pkt 3 Op. Przepis ten stanowi, iż organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Należy również stwierdzić, że organ podatkowy posiadał ograniczone możliwości sprawdzenia prawidłowości sporządzenia deklaracji ponieważ nie posiadał dostępu do danych geodezyjnych obejmujących cały obszar gminy oraz dokumentów pozwalających zweryfikować prawidłowość opodatkowania budowli i budynków.

I tak w zakresie terminowości składania deklaracji ustalono, że:

- 8 podmiotów złożyło dokumenty  po terminie wskazanym w art. 6 ust. 9 pkt 1 u.o.p.l.- str. 38-39 protokołu kontroli,

- 2 podmioty złożyły deklaracje na podatek rolny po terminie wskazanym w art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym -str. 45 protokołu kontroli,

- 2 podmioty (podatek leśny) naruszyły art. 6 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy o podatku leśnym – str. 48 protokołu kontroli.

W przypadku 3 podatników podatku rolnego i 2 podatników podatku leśnego od osób prawnych nie odnotowano daty wpływu deklaracji do kontrolowanej jednostki, co stanowi naruszenie § 6 ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Przepis ten stanowi, że na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Ponadto w okresie objętym kontrolą kancelaria zgodnie z § 6 ust. 8 pkt 2 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych miała obowiązek dołączać koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) do pism dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.. Przestrzeganie wskazanego przepisu umożliwiłoby jednoznaczne ustalenie daty wykonania przez podatników obowiązku wynikającego z przepisów prawa podatkowego – str. 45 i 48 protokołu kontroli.

          W stosunku do  podatników, którzy naruszyli przepisy w zakresie terminów składania deklaracji podatkowych organ podatkowy nie podjął działań zmierzających do przekazania do Urzędu Skarbowego wniosku o wszczęcie postępowania w związku z popełnieniem czynów noszących znamiona wykroczenia lub przestępstwa karnoskarbowego, o których mowa w art. 54 § 1 i art. 56 § 4 ustawy kks.

     Kontrola prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości (opis na str. 39-48) wykazała również, że:

- podatnik wymieniony pod poz. 8, w deklaracji na podatek od nieruchomości nie wykazał wszystkich posiadanych gruntów. Z przedstawionych zmian geodezyjnych wynika, że posiada 500 m2 gruntów sklasyfikowanych jako dr, 15000 m2 gruntów sklasyfikowanych jako Bi, 5100 m2 gruntów sklasyfikowanych jako N. Natomiast w deklaracji wykazano grunty pozostałe  o pow. 500 m2 i grunty zwolnione z podatku Bi – 9500 (cmentarze) i N – 5100 m2. Również podatnik wymieniony pod poz. 13 nie wykazał w deklaracji wszystkich posiadanych gruntów, których pow. wynosi 54.600,00 m2. Natomiast w złożonym dokumencie podatnik wykazał jedynie 34.700,00 m2 gruntów korzystających w całości ze zwolnienia,

- podatnik wymieniony w zał. nr 3/2 pod poz. 10 wykazując do opodatkowania podatkiem od nieruchomości 1600 m2 gruntów sklasyfikowanych jako R V naruszył art. 2 ust. 2 u.o.p.l. Przepis ten stanowi, iż opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Kwota nadpłaconego podatku wynosi 624 zł,

- nie wykazano do opodatkowania budowli podlegających opodatkowaniu o wartości 6.613.454,00 zł, które są własnością podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 pod poz. 1, a które z dniem 20.12.2007r. przekazał w posiadanie Gospodarstwu Pomocniczemu przy Wojewódzkim Zarządzie Melioracji Urządzeń Wodnych i Eksploatacji Wodociągów. Utracone w związku z tym dochody wynoszą rocznie 132.269,00 zł. Ponadto nie są  opodatkowane grunty i budynki związane z tą działalnością. Należy zatem stwierdzić, iż mamy do czynienia z naruszeniem art. 2 ust. 1 u.o.p.l., który określa zakres przedmiotowy opodatkowania podatkiem od nieruchomości,

- podatnik wymieniony w zał. nr 3/2 pod poz. 15 wykazał do opodatkowania budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 39,05 m2. Ustalono, że budynki są własnością Gminy Korycin, które podatnik dzierżawi. Z umów podpisanych pomiędzy podatnikiem a właścicielem wynika, że dotyczy ona jedynie najmu lokali o pow. 37,70 m2. Na podstawie okazanej dokumentacji nie można ustalić czy dane wykazane w deklaracji są prawidłowe,

Ustalenia dotyczyły również wadliwego prowadzenia postępowania podatkowego w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego podatnikowi wymienionemu w zał. nr 3/2 pod poz. 20, niezgodnie z zasadami zawartymi w treści Działu IV Ordynacji podatkowej. W aktach sprawy brak dowodów (art. 187 § 1 Op), które wskazywałyby, że podane w decyzji podstawy opodatkowania są zgodne ze stanem faktycznym oraz że  podatnik nadal jest właścicielem nieruchomości i prowadzi działalność gospodarczą. Ponadto postępowanie trwało ponad miesiąc, a dokumentacja zebrana w trakcie jego trwania nie wskazuje aby prowadzono szczególnie skomplikowane i czasochłonne działania uzasadniające tak długi okres (art. 139 § 1 Op). Nie stwierdzono również wyznaczenia stronie terminu do zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym ( art. 200 § 1 Op). Należy również wskazać na naruszenie art. 187 § 1 Op, który obliguje organ podatkowy do zebrania i w sposób wyczerpujący rozpatrzenia całego materiału dowodowego.

     Kontrola wykazała, że deklaracji na podatek od nieruchomości nie złożyły następujące gminne jednostki organizacyjne: GOPS, Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie oraz OSP. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że nieruchomości, które zajmują wymienione podmioty są wykazane w deklaracji złożonej przez podatnika wymienionego pod poz. 1. Stanowi to naruszenie art. 3 ust. 1 pkt 4 u.o.p.l., w myśl którego podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa⁽²⁾ lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych niestanowiących odrębnych nieruchomości, a także bez tytułu prawnego, z zastrzeżeniem ust. 2.

     Nieprawidłowości stwierdzono także w obszarze podatku rolnego i leśnego. I tak w przypadku podatników wymienionych:

- w zał. nr 3/2 pod poz. 1, 8 13 i 15, zał. nr 3/4 pod poz. 1, 3 i zał. nr 3/5 pod poz. 1 organ podatkowy nie przedstawił żadnych dokumentów umożliwiających weryfikację pow. gruntów będących w ich posiadaniu. Można zatem jednoznacznie stwierdzić, iż również organ podatkowy nie miał możliwości dokonania weryfikacji deklaracji podatkowych. Mamy więc do czynienia z naruszeniem art. 272 Op w związku z nieprzeprowadzeniem czynności sprawdzających,

- w zał. nr 3/4 pod poz. 6, który nie złożył deklaracji na podatek rolny, czym naruszył art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. W myśl tego przepisu osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia gruntów deklaracje na podatek rolny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku,

- w zał. 3/4 pod poz. 2 do korekty złożonej w kontrolowanym okresie nie dołączył pisemnego uzasadnienia jej przyczyn, czym naruszył art. 81 § 2 Op. Przepis ten stanowi, iż skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyny korekty. Natomiast analizując deklaracje korygującą pod względem merytorycznym stwierdzono, że wykazana w niej pow. gruntów nie różni się od pow. wykazanej w deklaracji pierwotnej. Zmniejszeniu uległa jedynie wysokość należnego podatku (1.213,00 zł). Jak wynika z opisu niezbędnym jest zweryfikowanie prawidłowości sporządzenia deklaracji

- w zał. nr 3/5 pod poz. 1 należy zweryfikować prawidłowość sporządzenia deklaracji korygujących dotyczących roku 2009,

- w zał. nr 3/5 pod poz. 2 na podstawie okazanych dokumentów nie było możliwe sprawdzenie prawidłowości sporządzenia deklaracji korygującej, która była podyktowana zaliczeniem gruntów o pow. 3,3742 ha do gruntów korzystających ze zwolnienia z podatku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku leśnym. Mapa dołączona do decyzji nr RN-KM/4010-242/09 wydanej przez Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Białymstoku z dnia 07.01.2010r.  nie wskazuje jaka część „Parku” została zaliczona do rejestru zabytków, nie można zatem ustalić prawidłowo podstawy opodatkowania, w tym także korzystającej ze zwolnienia. 

Równocześnie w zakresie podatków: rolnego, leśnego od nieruchomości w grupie osób fizycznych stwierdzono nieprawidłowości, opisane na stronach 51 - 53 protokołu kontroli, będące konsekwencją nie wykonywania przez pracowników służb finansowych czynności sprawdzających stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

Opis zawarty na stronie 51 protokołu kontroli, dotyczący podatników podatku rolnego, wskazuje na przypadki błędnego ustalenia „hektarów przeliczeniowych” stanowiących podstawę opodatkowania w podatku rolnym. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej.

Stwierdzono także przypadki nie złożenia przez podatników informacji podatkowej wymaganej treścią art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym, który nakazuje osobom fizycznym, złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach, sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku rolnego, lub o zaistnieniu zmian, o których mowa w ust. 4 tego artykułu. Analogiczne nieprawidłowości ustalono w przypadku podatników podatku leśnego, naruszające art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym.

         W zakresie stosowania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym przeprowadzona kontrola ustaliła nieprawidłowości w ich udzielaniu opisane na stronie 54 - 55 protokołu kontroli. Polegały one na naruszeniu postanowień art. 13 ust.1 pkt 2 litera „b” ustawy o podatku rolnym. Ustawodawca określa katalog inwestycji po wykonaniu których podatnik może ubiegać się o uzyskanie ulgi inwestycyjnej. Podatnikom podatku rolnego przysługuje ulga inwestycyjna z tytułu wydatków poniesionych m. in. na urządzenia melioracyjne i urządzenia zaopatrzenia gospodarstwa w wodę, co w opisywanym przypadku nie miało miejsca. Zapis na stronach 53 - 54 protokołu kontroli wskazuje nieprawidłowości w przyznawanych okresach zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie nowego gospodarstwa rolnego.

Z opisu zawartego na stronie 56 protokołu kontroli wynika, że sposób prowadzenia ewidencji upomnień uniemożliwia zweryfikowanie prowadzenia działań upominawczych. Jest to związane z brakiem ciągłości numeracji wystawianych upomnień, nie odnotowywaniem daty doręczenia upomnień i braku zwrotnych potwierdzeń odbioru dokumentów. Ostatni z przedstawionych zarzutów był tłumaczony dołączeniem zwrotek do wysłanych tytułów wykonawczych, których notabene w roku 2010 nie wystawiano.  Należy zatem uznać, że ewidencja jest niezgodna z urzędowym wzorem ewidencji wynikającym z treści zał. nr 3 do rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o egzekucji w administracji. Natomiast nie wystawianie tytułów wykonawczych w roku podatkowym należy uznać za naruszenie § 5 ust. 1 tego rozporządzenia. Przepis ten stanowi, iż po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy.

Natomiast dokonana analiza prawidłowości i powszechności działań upominawczych i windykacyjnych, zawarta w opisie na stronach 56-59 protokołu kontroli, wykazała, że:

- w dwóch przypadkach organ podatkowy wystawił upomnienia niezgodnie z zasadami określonymi w zał. nr 2 do rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o egzekucji w administracji, który dopuszcza ujęcie w wystawionym upomnieniu do 4 należności. W przypadku podatników wymienionych w zał. nr 3/6 pod poz. 2 i 3 upomnienia dotyczyły więcej niż 7 należności,

-  w roku 2011 działaniami egzekucyjnymi objęto należności z roku 2005 (podatnik wymieniony w zał. nr 3/6 pod poz. 3 i 10 ). Z dokumentacji podatkowej nie wynika aby w stosunku tych podatników organ egzekucyjny zastosował środki egzekucyjne. Zgodnie zatem z art. 70 § 4 Op uległy one przedawnieniu z końcem roku 2010 ( kwota podatku 1538 zł),

- w przypadku podatników wymienionych w zał. nr 3/6 pod poz. 11, 12, 13, 14, 15 nie podjęto żadnych działań upominawczych i egzekucyjnych, czym naruszono przepisy ustawy o egzekucji w administracji i rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o egzekucji w administracji. Zgodnie z ich treścią wierzyciel jest zobowiązany do prowadzenia systematycznej kontroli terminowości realizacji płatności należności (§ 2 ww rozporządzenia). Jeżeli zobowiązanie nie zostało opłacone, wierzyciel wysyła dłużnikowi upomnienie, wskazując, iż nieuregulowanie należności w terminie spowoduje wszczęcie postępowania egzekucyjnego (§ 3 ust. 1 rozporządzenia). Po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w upomnieniu wierzyciel ma obowiązek wystawienia tytułu i w przypadku gdy nie jest on organem egzekucyjnym przesyła go niezwłocznie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (§ 6 ust. 1 rozporządzenia).  

Kontrola realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej wykazała, że większość wpłat inkasenta była dokonana po terminie wynikającym z art. 47 § 4a Op. W myśl tego przepisu terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. Rada Gminy nie wyznaczyła innego terminu niż wskazany w przepisie – str. 60 protokołu kontroli.

Kontrolując prawidłowość i powszechność opodatkowania podatkiem od środków transportowych stwierdzono, że podatnicy wskazani w zał. Nr 3/7:

- pod poz. 6,  posiadający ciągnik siodłowy i naczepę, nie wykazał w załączniku do deklaracji wszystkich informacji na temat wykazanych pojazdów m.in. dotyczących rodzaju zawieszenia i w przypadku naczepy dmc zespołu pojazdów,

- poz. 10, będący w posiadaniu pojazdu o nr rej.  …[1], wadliwie zadeklarował wysokość podatku,

- pod poz. 12 błędnie ustalił wartość należnego podatku, w kontekście danych wykazanych w deklaracji, mając na uwadze zapisy uchwały Nr XXIX/191/09 z dnia 27 listopada 2009r. w sprawie określenia wysokości rocznych stawek podatku od środków transportowych.

Ustalono, że w kontrolowanym okresie w jednostce nie przyjęto odrębnych zasad rachunkowości dotyczących realizacji podatków i opłat. Również w funkcjonujących zasadach rachunkowości nie było odniesienia do przepisów dotyczących realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006r. w sprawie zasady rachunkowości oraz planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) – str. 62 protokołu kontroli.

Równocześnie w obrębie  rachunkowości podatków i opłat ustalono, że w przypadku podatników wymienionych w zał. nr 3/2 pod poz. 18,  nr 3/7 pod poz. 3, 6, 7, 8, 11  organ podatkowy nie wydał postanowień o przeksięgowaniach dokonanych na zaległe zobowiązania podatkowe. Ponieważ dokonana wpłata nie pokryła w całości należności głównej i odsetek organ podatkowy powinien zastosować przepisy art. 55 § 2 i 62 § 4 Ordynacji podatkowej. W sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych wydaje się postanowienie, na które służy zażalenie, w sytuacji gdy dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. W wyniku zaniechania takich działań nie naliczono odsetek w wysokości 412 zł. Natomiast w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 3/7 pod. poz. 6 brak postanowienia spowodował, że nie została skorygowana wysokość nadpłaconych odsetek. Z ustaleń kontroli wynika, że ich łączna wysokość powinna wynieść 416 zł. Natomiast podatnik opłacił je w wysokości 643,40 zł – str. 63-69 protokołu kontroli. 

Ustalono także nieprawidłowości opisane na stronach 70 - 71 protokołu kontroli polegające na nie zaokrąglaniu wynagrodzeń inkasentom. Artykuł 63 §1 ustawy Ordynacja podatkowa, nakazuje aby wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrąglać do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.

Kontrola klasyfikacji budżetowej dochodów wykazała, że wpływy ze sprzedaży nieruchomości ujmowano w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) wpływy ze sprzedaży nieruchomości należało zakwalifikować do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 85 protokołu kontroli. Na nieprawidłową klasyfikację dochodów z tego tytułu wskazywano podczas poprzedniej kontroli kompleksowej.

         Badając dochody budżetowe ewidencjonowane w par. 0960 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej” i 0970 „Wpływy z różnych dochodów” ustalono, iż pochodziły one z wpłat właścicieli nieruchomości związanych z budową sieci i przyłączy wodociągowych – str. 89-92 protokołu kontroli. W trakcie kontroli okazano oświadczenia mieszkańców, w których wskazują oni, że wpłaty zostały wniesione dobrowolnie z przeznaczeniem na budowę wodociągu na terenie gminy Korycin. Podobne oświadczenia mieszkańców okazano kontrolującym jako sposób realizacji przez Pana Wójta wniosków wystosowanych przez RIO w Białymstoku na podstawie poprzedniej kontroli kompleksowej gminy, którymi zalecono m.in. dokonanie zwrotu mieszkańcom opłat pobranych od mieszkańców za wydanie zgody na podłączenie do wodociągu i kanalizacji w okresie od 2002 do 2008 r. W związku z zadeklarowaniem przez mieszkańców dobrowolności wpłat, zwroty nie były dokonywane. W odniesieniu do realizacji wniosku o zaniechanie pobierania wpłat za wydawanie zgody na podłączenie do wodociągu i kanalizacji wskazał Pan, że wszystkie wpłaty dokonane w 2010 r. posiadają charakter darowizny, ponieważ w zezwoleniach na wykonanie przyłączy do sieci brak jest administracyjnego nakazu uiszczenia jakiejkolwiek opłaty. (...) Potwierdzają to oświadczenia złożone przez osoby dokonujące wpłat. Wpłaty pochodziły od właścicieli nieruchomości, którzy samodzielnie zamierzali wykonać przyłącza i w związku z tym występowali o wydanie zgody i określenie warunków technicznych.

Na dochody ujęte w par. 0960 i 0970 złożyły się również inne wpłaty mieszkańców, dotyczące realizowanej w latach 2009-2010 budowy sieci wodociągowej i kanalizacyjnej z podłączeniami domowymi. Z dokumentacji zamówienia publicznego na to zadanie wynika, że 21 mieszkańcom wykonano przyłącza wodociągowe, a 5 mieszkańcom przyłącza do sieci kanalizacyjnej. Jak wynika z ustaleń kontroli, mieszkańcy wnosili wpłaty w wysokości 5.000 zł, składając oświadczenia, że czynią to dobrowolnie z przeznaczeniem „na budowę wodociągu na terenie gminy Korycin”. Z mieszkańcami nie zawierano żadnych umów, wpłaty dokonywane były w ratach, zarówno przed, w trakcie, jak i po realizacji inwestycji. Z okazanej dokumentacji nie wynika, aby gmina ustalała wysokość kosztów budowy wykonanych przez siebie przyłączy i obciążała nimi poszczególnych właścicieli nieruchomości. Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, realizację budowy przyłączy musi zapewnić na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenie do sieci. Wykonanie przez gminę przyłącza rodzi obowiązek obciążenia kosztami jego wykonania właściciela nieruchomości. W złożonym wyjaśnieniu inspektor ds. inwestycji wskazał, że Nie istnieją żadne zasady ustalania odpłatności za przyłącza wodociągowe i kanalizacyjne. Wpłaty wnoszone są dobrowolnie przez mieszkańców w formie darowizny. Wynika to ze społecznej potrzeby, a wysokość darowizny jest prawdopodobnie określana metodą porównawczą do poprzedników. Wyjaśnienie potwierdza zatem, że gmina nie dokonywała ustalenia rzeczywistych kosztów wykonania przyłącza do poszczególnych nieruchomości. Ustalone koszty winny stanowić należność gminy, przypadającą od właścicieli nieruchomości zobowiązanych do ich poniesienia na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy. Wnoszenie wpłat tytułem „darowizny” na bliżej nieokreślony cel związany z budową wodociągu nie zwalnia gminy z obowiązku rozliczenia kosztów budowy przyłączy. Każdy z właścicieli nieruchomości powinien zostać obciążony rzeczywistymi kosztami budowy przyłącza na jego nieruchomości. Niezależnie od tego – jeżeli wyrazi taką wolę – może również wnieść darowiznę na rzecz gminy.

Badanie realizacji wydatków ponoszonych tytułem kosztów podróży służbowych (str. 96-99 protokołu kontroli) wykazało nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), polegające na rozliczaniu kosztów podróży odbytych:

a) przez Pana Wójta na podstawie „poleceń wyjazdu” wystawianych na miesięczne lub na dwutygodniowe okresy, bez wskazania miejsca podróży oraz jej celu. Okazane „polecenia wyjazdu” nie posiadają cech świadczących o tym, że są dokumentem stanowiącym podstawę odbycia podróży służbowej zleconej przez osobę wykonującą wobec Pana czynności pracodawcy. Należy je uznać za druki służące jedynie wypełnianiu przez Pana Wójta pozycji dotyczących kosztów odbytych podróży za dany okres, których miejsce ani cel nie zostały formalnie określone. Stosownie do § 2 rozporządzenia, pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Z kolei w instrukcji obiegu dokumentów, zatwierdzonej przez Pana Wójta, postanowiono, że polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać m.in.: nazwę miejscowości i instytucji, do której pracownik jest kierowany, cel podróży, czas trwania delegacji oraz dokładne określenie środka lokomocji,

b) w terminach, które nie wynikały z polecenia wyjazdu służbowego (np. polecenie wyjazdu służbowego Skarbnika z 19 listopada 2010 r. wystawione zostało na dzień 22 listopada 2010 r. do Sokółki i Białegostoku; na podstawie tego polecenia wyjazdu rozliczono koszty podróży do Sokółki 22 listopada 2010 r. oraz  do Białegostoku w dniach  23 i 26 listopada 2010 r.),

c) w terminach, które nie wynikały z polecenia wyjazdu służbowego przy jednoczesnym nieokreśleniu w poleceniu miejsca podróży (polecenie wyjazdu inspektora Urzędu z 16 listopada 2010 r., wystawione na ten sam dzień, jako miejsce podróży wskazywało „teren gminy” w celu sporządzenia dokumentacji dotyczącej decyzji o wycince drzew; na podstawie tego polecenia wyjazdu rozliczono podróż do Kumiałki 16 listopada 2010 r., Krukowszczyzny 18 listopada 2010 r. i Bombli 25 listopada 2010 r.; na podstawie innego polecenia, wystawionego na dzień 12 listopada 2010 r. na „teren gminy” w celu nadzoru nad inwestycjami gminnymi, rozliczono 7 podróży odbytych w okresie od 16 listopada do 20 grudnia 2010 r.

         W kontrolowanym okresie w Urzędzie Gminy Korycin nie były ustanowione procedury regulujące zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro. Analiza okazanej dokumentacji dotyczącej wydatków remontowych nie wskazuje, aby jakakolwiek procedura (zwyczajowa, nieuregulowana w formie pisemnej) w tym zakresie była stosowana. Powinność opracowania takich procedur wynika z postanowień art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Regulacje wewnętrzne powinny zapewnić udokumentowanie przestrzegania ustawowo określonych zasad także przy wyborze wykonawców zamówień o wartości niewymagającej stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). W trakcie kontroli Pan Wójt wprowadził procedury udzielania zamówień, których wartość nie przekracza 14.000 euro – str. 107-108 protokołu kontroli.

W ramach kontroli udzielania zamówień publicznych w trybie przepisów Prawa zamówień publicznych badaniu poddano trzy postępowania. Kontrola poprawności ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Przebudowę dróg gminnych w Korycinie (ul. Ogrodowa, Zygmunta III Wazy, Pogodna i Witosa)”, w stosunku do wymogów specyfikacji, wykazała, że oferta wybranego wykonawcy – Sokólskiego Przedsiębiorstwa Drogowego Sp. z o.o. z Sokółki – obarczona była uchybieniami polegającymi na:

- braku danych na temat podstawy dysponowania narzędziami i urządzeniami (załączono jedynie ich wykaz) – wymóg zawarty w cz. VI, pkt C2 specyfikacji;

- braku informacji o podstawie dysponowania osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, oraz o doświadczeniu tych osób – wymóg zawarty w cz. VI, pkt C4 specyfikacji;

- braku oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadają wymagane uprawnienia – wymóg zawarty w cz. VI, pkt C5 specyfikacji;

- braku dowodów na opłacenie przedłożonej polisy ubezpieczeniowej – wymóg zawarty w cz. VI, pkt D3 specyfikacji.

Stosownie do art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, zamawiający ma obowiązek zwrócenia się o uzupełnienie przez wykonawców, w wyznaczonym terminie, dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu w przypadku, gdy stwierdzi brak któregokolwiek z nich lub błędy w złożonych dokumentach. Zamawiający nie zwracał się o uzupełnienie dokumentacji wymaganej specyfikacją – str. 120-122 protokołu kontroli.

Brak dowodu na opłacenie przedłożonej polisy ubezpieczeniowej – i brak działań zamawiającego w celu uzupełnienia dokumentacji – stwierdzono także w ofercie jednego z wykonawców w postępowaniu na „Budowę sieci wodociągowej i kanalizacyjnej przy ul. Słowiańskiej w Korycinie” (oferta tego wykonawcy nie była najkorzystniejszą) – str. 133 protokołu kontroli.

W postępowaniu na „Dowóz uczniów do szkoły i z powrotem do miejsca zamieszkania z terenu gminy Korycin w roku szkolnym 2010/2011” stwierdzono, że w ofercie wykonawcy Akces-Piomar z Białegostoku (którego oferta nie została wybrana) w celu potwierdzenia warunku posiadania przez wykonawcę wiedzy i doświadczenia wykazano 2 usługi przewozu, przy czym jedna dotyczyła przewozu pracowników firmy PLUM Sp. z o.o. z Ignatek w latach 2006-2009, co potwierdzały referencje z dnia 3 sierpnia 2010 r. Zakres tej usługi nie spełniał wymogu zamawiającego dotyczącego wykonywania usług w zakresie specjalistycznego transportu drogowego wraz z zapewnieniem opieki wyrażonego w pkt VI ust. 1 pkt 2 specyfikacji. Wykonawcy winni byli przedstawić wykaz co najmniej 2 wykonanych usług w zakresie specjalistycznego transportu drogowego wraz z zapewnieniem opieki o wartości co najmniej 100.000 zł brutto każda usługa. W informacji o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu omawiany warunek nie był w ogóle uwzględniony. Wynika z niej, że oferty oceniono jedynie pod kątem spełniania następujących warunków: posiadanie formularza ofertowego, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia oraz odpis z rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Nie stwierdzono, aby zamawiający na podstawie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych wezwał wykonawcę do złożenia dokumentów spełniających wymogi specyfikacji w wyznaczonym przez siebie terminie – str. 128-129 protokołu kontroli.

Ponadto w postępowaniu na dowóz uczniów nie wskazano w ogłoszeniu zakresu zamówienia, co jest wymagane przepisem art. 41 pkt 4 Prawa zamówień publicznych. Należy dodać, iż w specyfikacji w opisie przedmiotu zamówienia zawarto wykaz tras oraz kursów, lecz bez podania liczby kilometrów, co utrudniało określenie przybliżonej wielkości lub zakresu zamówienia – str. 127 protokołu kontroli. Uchybiono także obowiązkowi niezwłocznego zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP, wynikającemu z art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych (ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowano w BZP pod datą 30 listopada 2010 r., podczas gdy umowę podpisano 26 sierpnia 2010 r.) – str. 130 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości zawieranych umów o udzielenie zamówienia publicznego wykazała przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika na umowach. W związku z tym, że zawarte umowy powodowały powstanie zobowiązań pieniężnych po stronie gminy, dla ich skuteczności przepis art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) wymaga kontrasygnaty Skarbnika – str. 124 i 129 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw gospodarki nieruchomościami ustalono, że Pan Wójt nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wbrew wymogom wynikającym z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Plan wykorzystania zasobu powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 148 protokołu kontroli.

         W zakresie gospodarowania mieniem ustalono, iż Rada Gminy Korycin nie podjęta dotychczas uchwały w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, co narusza postanowienia art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. – str. 72 protokołu kontroli. Z przywołanego przepisu ustawy wynika, że wójt wykonuje wymienione czynności z zakresu gospodarowania nieruchomościami za zgodą rady gminy jedynie do czasu podjęcia przez radę wskazanej wyżej uchwały. Ustawa nakłada zatem powinność określenia w formie uchwały ogólnych zasad gospodarowania nieruchomościami gminy.

Nieruchomości, którymi władają jednostki oświatowe (tj. Zespół Szkół i Przedszkole), nie zostały przekazane im formalnie w trwały zarząd. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej – str. 148 protokołu kontroli. Uregulowanie formalnych podstaw władania nieruchomościami przez szkoły jest warunkiem umożliwiającym m.in. właściwe dokonywanie czynności związanych z udostępnianiem nieruchomości, którymi szkoły faktycznie władają.

Kontrola inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w 2008 r. wykazała nierzetelne wykonanie obowiązków przez zespoły spisowe. Z rozliczenia inwentaryzacji wynikał niedobór w kwocie 6.262 zł, na który składała się wartość kiosku przy ul. Rynek w Korycinie o wartości 1.175 zł i budynku gospodarczego przy ul. Białostockiej 21 w Korycinie o wartości 5.087 zł. Protokół „rozliczeń wyników inwentaryzacyjnych i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych”, sporządzony z datą 5 stycznia 2009 r., wskazuje, że stwierdzony niedobór w składnikach majątku trwałego należy uznać za niezawiniony (budynki nie istnieją). Protokół został podpisany przez komisję inwentaryzacyjną. Sporządzono dokumenty LT z datą 31 grudnia 2008 r., które podpisała komisja inwentaryzacyjna; na dokumentach zawarto adnotacje, że obiekty nie istnieją. W dniu 7 grudnia 2009 r. sporządzono protokół, w którym komisja inwentaryzacyjna stwierdziła, że budynek kiosku o wartości 1.175 zlokalizowany przy Rynek w Korycinie oraz budynek gospodarczy zlokalizowany na działce gminnej przy ul. Białostockiej 21 w Korycinie o wartości 5.087 zł zostały omyłkowo pominięte w spisie z natury przeprowadzonym w 2008 r. Budynki te fizycznie istnieją dlatego też komisja wnioskuje o przyjecie na stan. Pod datą 31 grudnia 2009 r. dokonano ponownego ujęcia obiektów w ewidencji księgowej – str. 153-154 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych, na Skarbniku Gminy.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierownika GOPS obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

2.  Sporządzenie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały wskazującej na prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Przedszkola przez Urząd Gminy. Wskazanie dyrektorowi Przedszkola na obowiązek opracowania dokumentacji opisującej przyjęte w tej jednostce zasady rachunkowości.

3. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) opracowanie zakładowego planu kont przy uwzględnieniu postanowień § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., mając na uwadze w szczególności zaniechanie ujmowania w nim kont służących ewidencji operacji, które nie mogą wystąpić w jednostce,

b) określenie przejrzystych kryteriów kwalifikowania pozostałych środków trwałych do ewidencji ilościowo-wartościowej,

c) uregulowanie stosowanych zasad ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) bieżące ujmowanie na koncie 130-1 danych o zrealizowanych dochodach budżetu w celu zapewnienia rzetelnych danych do sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-27S,

b) przestrzeganie zasad ewidencji na kontach 133 i 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

c) prowadzenie ewidencji planu dochodów i wydatków budżetu na kontach pozabilansowych 991 i 992,

d) ewidencjonowanie przychodów związanych ze sprzedażą nieruchomości na koncie 760,

e) ewidencjonowanie operacji dotyczących wyksięgowania środków trwałych w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia.

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) dokonywanie w sprawozdaniu Rb-Z podziału zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek na długoterminowe i krótkoterminowe zgodnie z zasadami sporządzania tego sprawozdania,

b) wypełnianie części C sprawozdania Rb-Z w przypadku posiadania zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciągniętych na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS po stronie przychodów kwoty faktycznie posiadanych wolnych środków.

6. Niezwłoczne podjęcie przewidzianych prawem działań egzekucyjnych w odniesieniu do istniejącej od 2000 r. należności za sprzedaż lokalu mieszkalnego i należności z tytułu czynszu najmu od wspólników spółki cywilnej „Dom Gościnny”.

7. Jednoznaczne przypisanie odpowiedniemu pracownikowi (pracownikom) obowiązków w zakresie prowadzenia czynności windykacyjnych wobec wszelkiego rodzaju należności cywilnoprawnych gminy oraz objęcie nadzorem realizacji tych procesów, mając na uwadze powtarzające się nieprawidłowości skutkujące upływem terminów przedawnienia.

8. Wykonywanie obowiązków spoczywających na Panu Wójcie – jako kierowniku Urzędu Gminy prowadzącego działalność kanalizacyjną – w procesie kalkulacji taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków i sporządzania wniosku o ich zatwierdzenie.

9. W zakresie dochodów z dzierżawy nieruchomości i najmu lokali użytkowych:

a) sporządzanie wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę na okres dłuższy niż 3 miesiące,

b) przestrzeganie umownych zasad ustalania wysokości czynszu dzierżawnego od POLKOMTEL w zakresie dnia, na który przeliczana jest wartość USD na złotówki; rozliczenie z dzierżawcą zawyżonego czynszu za 2010 r. w wysokości 47,75 zł.

10. Dokonanie zmiany wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste poprzez dostosowanie stawki stanowiącej podstawę ich naliczania do postanowień art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, mając na uwadze postanowienia art. 221 ust. 1 tej ustawy.

11. Przestrzeganie regulacji określających procedury zbywania nieruchomości. W tym celu:

a) wyznaczanie prawidłowego terminu na złożenie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia, mając na uwadze, że od właściwego określenia tego terminu zależy również prawidłowość terminu upublicznienia ogłoszenia o przetargu,

b) pisemne powiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

c) ustalanie terminu wniesienia wadium w sposób umożliwiający komisji przetargowej stwierdzenie wpłaty wadium nie później niż 3 dni przed wyznaczonym terminem przetargu.

12. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

13. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie finansowym.

14. Realizowanie dochodów z tytułu opłaty targowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

15. Weryfikowanie prawidłowości naliczenia odsetek od nieterminowych wpłat podatków.

16. Udzielanie ulg  i zwolnień w podatku rolnym w oparciu o obowiązujące przepisy.

17. Prowadzenie prawidłowych, terminowych i kompletnych działań upominawczych i windykacyjnych.

18. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie naliczania wynagrodzeń inkasentom.

19. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania dochodów ze sprzedaży nieruchomości.

20. Ustalanie kosztów poszczególnych przyłączy wykonywanych przez gminę w ramach inwestycji polegających na budowie sieci wodociągowych i kanalizacyjnych oraz obciążanie nimi właścicieli nieruchomości.

21. W zakresie podróży służbowych:

a) odbywanie przez Pana Wójta podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu służbowego, tj. dokumentów posiadających cechy polecenia wyjazdu w rozumieniu przepisów prawa i regulacji wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie,

b) wystawianie pracownikom poleceń wyjazdu służbowego przewidujących wszystkie planowane do odbycia podróże oraz określających miejsce podróży,

c) zobowiązanie osób wykonujących czynności z zakresu formalno-rachunkowej i merytorycznej kontroli rozliczeń kosztów podróży służbowej do należytego wykonywania swoich obowiązków, co powinno przejawiać się kwestionowaniem rozliczeń kosztów podróży niemających podstaw w poleceniach wyjazdu służbowego.

22. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) zwracanie się do wykonawców o uzupełnienie w wyznaczonym terminie dokumentów lub oświadczeń potwierdzających spełnianie ustalonych warunków udziału w postępowaniu, w przypadku stwierdzenia braku któregokolwiek z nich lub błędów w złożonych dokumentach, za wyjątkiem przypadków, w których mimo uzupełnienia dokumentów oferta będzie podlegała odrzuceniu lub postępowanie będzie unieważnione,

b) określanie w ogłoszeniu o zamówieniu wielkości lub zakresu zamówienia,

c) niezwłoczne zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP.

23. Przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania wszystkich umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

24. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

25. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały regulującej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości, a także ich wydzierżawiania i wynajmowania na czas dłuższy niż 3 lat i na czas nieoznaczony.

26. Ustanowienie stosownymi decyzjami trwałego zarządu wszystkimi nieruchomościami, którymi władają jednostki oświatowe gminy.

27. Zapewnienie nadzoru nad przeprowadzaniem spisu z natury w celu zapewnienia rzetelności jego wyników.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku