Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Zabłudowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 kwietnia 2011 roku (znak: RIO.I.6002-10/11), o treści jak niżej:

Pani

Krystyna Zwada

Dyrektor Zespołu

Szkolno-Przedszkolnego w Zabłudowie

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Zabłudowie za okres 2010 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną, rozrachunki i roszczenia, plan finansowy i jego wykonanie, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Stwierdzone podczas kontroli uchybienia dotyczące prowadzenia przez Urząd Miejski w Zabłudowie obsługi finansowo-księgowej Zespołu, wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia, zostały przedstawione odrębnym pismem Burmistrzowi, jako kierownikowi jednostki obsługującej szkołę.

Analiza przepisów wewnętrznych stosowanych w Zespole wykazała, że na wewnętrzne regulacje składa się przede wszystkim zarządzenie Pani Dyrektor z dnia 11 stycznia 2009 r. w sprawie instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych. Częściami składowymi zarządzenia były ujęte w poszczególnych załącznikach: procedury kontroli finansowej związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków budżetowych oraz gospodarowaniem mieniem w jednostce, organizacja i funkcjonowanie kontroli finansowej, instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Mimo wskazania w tytule zarządzenia, że jego przedmiotem są m.in. przyjęte zasady rachunkowości, nie ustala ono zakładowego planu kont Zespołu, stanowiącego element przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Stosowany przez Zespół zakładowy plan kont  wynika z zarządzenia Burmistrza Zabłudowa z dnia 31 października 2006 r. w sprawie ustalenia zasad ewidencji księgowej i zakładowego planu kont dla budżetu, jednostek budżetowych oraz funduszy celowych oraz zmieniającego je zarządzenia z dnia 31 lipca 2008 r. – str. 4-5 protokołu kontroli.

Stan ten jest nieprawidłowy według obowiązującego od dnia 22 kwietnia 2009 r. przepisu art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Zgodnie z tą regulacją, czynności wykonywane w ramach wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych mogą dotyczyć zakresu wynikającego z art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości, a zatem nie obejmują ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte w szkole zasady rachunkowości. Obowiązek ustalenia tej dokumentacji spoczywa na dyrektorze każdej szkoły, mimo zorganizowania wspólnej obsługi. Wymagania co do treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości określają przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861).

Dodatkowo wskazania wymaga, że stosowany dotychczas w Zespole zakładowy plan kont nie jest adekwatny do potrzeb jednostki. Mimo wskazania w Statucie Zespołu na prowadzenie przez Zespół biblioteki szkolnej, w planie kont nie było przewidziane konto 014 „Zbiory biblioteczne”. Jest zaś faktycznie prowadzone w księgach rachunkowych Zespołu. Należy więc zwrócić uwagę na konieczność ujęcia tego konta we wprowadzonym przez Panią zakładowym planie kont.

         Ponadto z ustaleń zawartych na str. 25 protokołu kontroli wynika, że instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona przez Panią Dyrektor zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2009 r. odnosi się do inwentaryzacji kredytów i pożyczek. Należy wskazać, że Zespół jako jednostka budżetowa nie może być stroną tego typu umów (oprócz pożyczek udzielanych z ZFŚS), w związku z czym nie może posiadać należności lub zobowiązań z nich wynikających.

Stwierdzone w wyniku kontroli uchybienia były w szczególności wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących zasad prowadzenia wspólnej obsługi administracyjnej i finansowej jednostek oświatowych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Kierownik jednostki oświatowej odpowiedzialny jest także za opracowane dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości i art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wprowadzenie kompletnych regulacji składających się dokumentację opisującą przyjęte w Zespole zasady rachunkowości, mając na względzie wymagania co do jej treści wynikające z przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...

2. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej i zasadami prowadzenia gospodarki finansowej przez samorządową jednostkę budżetową w zakresie rodzajów rozrachunków podlegających inwentaryzacji w szkole.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Zabłudowa

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 04 maja 2011 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Jacek Lulewicz

Burmistrz Zabłudowa

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie luty – marzec 2011 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Zabłudowie. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli, podpisanym 4 kwietnia 2011 r. przez dyrektora Zespołu przy udziale Skarbnika Gminy, wynika, że wyeliminowanie niektórych uchybień wymaga podjęcia stosownych czynności przez Pana Burmistrza.

Urząd Miejski prowadzi obsługę finansowo-księgową Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Zabłudowie, co wynika z regulaminu organizacyjnego Urzędu. Nie stwierdzono jednakże, aby Rada Miejska wyraziła wolę w sprawie prowadzenia przez Urząd obsługi administracyjnej i finansowej szkół. Unormowanie zagadnienia sposobu prowadzenia wspólnej obsługi jednostek oświatowych należy do kompetencji Rady Miejskiej zgodnie z art. 5 ust. 9 w zw. z  art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.).

W zakresie organizacji wspólnej obsługi szkół należy też wskazać, że art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty, w brzmieniu obowiązującym od 22 kwietnia 2009 r., wyłącza czynność opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości z kompetencji jednostki prowadzącej wspólną obsługę finansowo-księgową szkół. Zatem to dyrektor każdej szkoły winien opracować regulacje wewnętrzne w tym zakresie. Nie mogą one wynikać z przepisów wprowadzonych przez Pana Burmistrza w związku z określeniem zasad rachunkowości dla Urzędu Miejskiego. Do dnia zakończenia kontroli nie dokonano zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w zakresie dostosowania jej postanowień do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Nowa regulacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości, wprowadzona przez Pana Burmistrza, nie może wskazywać na jej zastosowanie w obsługiwanych jednostkach oświatowych.

Kontrola prawidłowości prowadzenia przez pracowników Urzędu ksiąg rachunkowych Zespołu Szkolno-Przedszkolnego wykazała, że w ewidencji pozostałych środków trwałych, prowadzonej na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, ujmowano przedmioty o wartości poniżej 200 zł, co jest niezgodne z zasadami przyjętymi przez dyrektora Zespołu zarządzeniem z dnia 11 stycznia 2009 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych.

Reasumując, dla usunięcia niektórych ze stwierdzonych w trakcie kontroli Zespołu Szkolno-Przedszkolnego uchybień niezbędne jest podjęcie przez Pana Burmistrza stosownych działań, polegających na:

- przedłożeniu Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej sposób zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych,

- pominięciu w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości Urzędu postanowień odnoszących się do obsługiwanych jednostek,

- wskazaniu pracownikowi prowadzącemu księgi rachunkowe Zespołu na konieczność ewidencjonowania pozostałych środków trwałych zgodnie z zasadami przyjętymi przez dyrektora Zespołu.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku