Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Mońkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 listopada 2013 roku (znak: RIO.I.6001-10/13), o treści jak niżej:

Pan

Zbigniew Karwowski

Burmistrz Moniek

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Mońki za 2012 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Mońkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Podczas kontroli szczegółowemu badaniu poddano zagadnienia dotyczące zadłużenia gminy Mońki oraz realności i zgodności ze stanem faktycznym założeń przyjmowanych w treści wieloletniej prognozy finansowej (WPF).

Wieloletnia prognoza finansowa na lata 2013-2021 przyjęta uchwałą Nr XXX/277/13 Rady Miejskiej z dnia 2 sierpnia 2013 r. prognozowała następujące maksymalne wskaźniki spłaty zobowiązań określonych w art. 243 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) do dochodów budżetu: w 2014 r. – 3,68%, w 2015 r. – 4,18%, w 2016 r. – 5,58%, w 2017 r. – 4,77 %, w 2018 r. – 4,45%, w 2019 r. – 4,40%, w 2020 r. – 4,37% i w 2021 r. – 4,35%. Z przedstawionej wersji WPF wynika, że planowane na poszczególne lata spłaty rat kapitałowych i odsetek odniesione do dochodów budżetowych ogółem umożliwiają uchwalenie budżetu na każdy rok, ponieważ są niższe od średniej arytmetycznej z obliczonej dla ostatnich trzech lat relacji jej dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące do dochodów ogółem budżetu.

Z ustaleń kontroli wynika jednak, że zgodność przypadających do spłaty w każdym roku rat kapitałowych i odsetek z przepisami art. 243 ustawy została osiągnięta poprzez przyjęcie w WPF harmonogramu spłat rat kapitałowych kredytów i pożyczek sprzecznego z postanowieniami zawartych umów oraz zaniżonych wydatków związanych z obsługą długu. Prognozowane w WPF spłaty rat kredytów i pożyczek zaciągniętych do końca 2012 r. w porównaniu z wymagalnymi terminami spłat określonymi w zawartych w umowach przedstawiają się  następująco:

- 2013 r. – dane WPF 3.229.564 zł, spłaty wymagalne w tym roku według zawartych umów kredytu lub pożyczki – 3.229.564 zł;

- 2014 r. – dane WPF 1.240.278 zł, spłaty wymagalne – 3.179.908 zł (zaniżenie w WPF o 1.939.630 zł);

- 2015 r. – dane WPF 1.292.006 zł, spłaty wymagalne – 2.355.364 zł (zaniżenie w WPF o 1.063.358 zł);

- 2016 r. – dane WPF 1.947.884 zł, spłaty wymagalne – 1.152.560 zł (zawyżenie w WPF o 795.324 zł);

- 2017 r. – dane WPF 1.749.204 zł, spłaty wymagalne – 574.757 zł (zawyżenie w WPF o 1.174.447 zł);

- 2018 r. – dane WPF 1.033.217 zł, spłaty wymagalne – 0 zł (zawyżenie w WPF o 1.033.217 zł).

Spłaty rat kapitałowych w latach 2018-2021 przyjęte w analizowanej WPF wynoszą łącznie 6.596.806 zł. Spłaty te dotyczą kredytów i pożyczek planowanych do zaciągnięcia w 2013 r. w wysokości 5.563.589 zł i spłaty rat kapitałowych kredytów i pożyczek zaciągniętych przed 2013 r. w wysokości 1.033.217 zł – str. 152-155 i 161-163 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że Do końca 2013 r. będą podjęte kroki w celu dostosowania terminów spłat rat kapitałowych zawartych w umowach o udzielenie kredytów i pożyczek zawartych przez końcem 2012 r.

W objaśnieniach do analizowanych WPF na lata 2012-2017 i na lata 2013-2021 zamieszczono informację, że spłatę długu zaplanowano na podstawie harmonogramu spłaty zaciągniętych kredytów i pożyczek na realizację zadań inwestycyjnych oraz na spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów. Z analizy umów zawartych z bankami i WFOŚiGW wynika jednoznacznie, że prognozowane rozchody, szczególnie w wieloletniej prognozie na lata 2013-2021, nie mają żadnego związku z harmonogramem spłat zamieszczonym w tych umowach. Ponadto dane zamieszczone w WPF na lata 2013-2021 wskazują, że w okresie 2014-2017 nie zakłada się żadnych spłat rat kapitałowych kredytów i pożyczek planowanych do zaciągnięcia w 2013 r. Według złożonych przez Pana wyjaśnień planowane do zaciągnięcia w 2013 r. zobowiązania mają być objęte czteroletnim okresem karencji w spłacie kapitału.

Oceniając realność danych w zakresie prognozowanych wydatków ponoszonych z tytułu odsetek od kredytów i pożyczek stwierdzono, że prognozowane kwoty wydatków odpowiadają następującemu poziomowi oprocentowania: w 2014 r. – 0,89%, w 2015 r. – 2,60%, w 2016 r. – 1,39%, w 2017 r. – 0,49%, w 2018 r. – 0,33%, w 2019 r. – 0,42%, w 2020 r. – 0,56 % i w 2021 r. – 0,83%. W badanym WPF z 2013 r. za realistyczne należy uznać jedynie planowane wydatki z tytułu odsetek w 2013 r., które ustalono w kwocie 479.000 zł, co odpowiada średniemu oprocentowaniu na poziomie 5,16%. W następnych latach prognozowane w WPF wydatki z tytułu obsługi zadłużenia ulegają radykalnemu obniżeniu, mimo wzrostu prognozowanej kwoty długu – w 2014 r. do kwoty 110.000 zł, a w 2015 r. do kwoty 289.000 zł. Łączna kwota prognozowanych w tej wersji WPF wydatków z tytułu odsetek od kredytów i pożyczek w latach 2014-2021 wynosi zaledwie 632.000 zł. Przy założeniu średniego oprocentowania kredytów i pożyczek na poziomie 5,5% w skali roku łączne wydatki z tego tytułu należałoby założyć w wysokości 3.059.677 zł, przy stawce 5,0% – 2.781.524 zł, przy stawce 4,5% – 2.503.372 zł, a przy stawce 4,0% – 2.225.220 zł. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że odsetki na lata następujące po 2013 r. naliczono od zmniejszonych rat niż wynikają z już podpisanych umów do końca 2012 r. Przy uwzględnieniu karencji w spłacie nowych kredytów i pożyczek oraz zmian w harmonogramie spłaty kredytów i pożyczek zaciągniętych przez 2013 r. błędnie oszacowano wysokość odsetek od kwoty zadłużenia.

Ustalenia kontroli wskazują, że zastrzeżenia do realności kwot wydatków z tytułu obsługi długu, ale w znacznie mniejszej skali, można mieć także do danych zamieszczonych we wcześniejszej wersji WPF, na lata 2012-2017, w której prognozowane wydatki z tego tytułu przyjęto w 2014 r. w kwocie 304.000 zł, a w 2015 r. w kwocie 284.000 zł. Dane te byłyby realne przy średnim oprocentowaniu wynoszącym odpowiednio 3,64% i 4,50% – str. 156-161 protokołu kontroli.

Analizie poddano także podstawy planowania dochodów ze sprzedaży majątku. W WPF na lata 2012-2017 w zmienionej wersji przyjętej uchwałą Nr XXIII/196/12 Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 12 października 2012 r. założono, że dochody ze sprzedaży majątku gminy Mońki w latach 2012-2017 będą wynosiły: w 2012 r. – 730.000  zł, w 2013 r. – 750.000 zł, w 2014 r. – 750.000 zł, w 2015 r. – 3.031.554 zł, w 2016 r. – 752.000 zł i w 2017 r. – 680.000 zł. Natomiast w WPF na lata 2013-2021 w wersji przyjętej uchwałą Rady Miejskiej z dnia 2 sierpnia 2013 r. założono, że dochody ze sprzedaży majątku  gminy Mońki w latach 2012-2017 będą wynosiły: w 2013 r. – 980.000 zł, w 2014 r. – 900.000 zł, w 2015 r. – 1.931.554 zł, w 2016 r. – 1.080.000 zł i w 2017 r. – 752.000 zł. Dochody ze sprzedaży majątku gminy zostały przyjęte w omawianych wersjach WPF w znacznie wyższych kwotach niż uzyskane z tego źródła w latach 2010-2012. W ciągu 3 lat (2010-2012) zrealizowane dochody z majątku wyniosły łącznie 626.854 zł (w 2010 r. – 182.476 zł, w 2011 r. – 183.897 zł i w 2012 r. – 260.481 zł), a wiec w kwocie niższej od prognozowanej na każdy rok objęty prognozą. Z planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2012-2014 nie wynika, aby w 2014 r. zakładano istotny wzrost działań skierowanych na zbycie nieruchomości – str. 163-164 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości regulowania zobowiązań wykazała jeden przypadek nieterminowej spłaty raty kredytu (opóźnienie o 21 dni). Stwierdzono, że w łącznej kwocie odsetek od kredytów i pożyczek zapłaconych w 2010 r. mieszczą się odsetki od przeterminowanej spłaty raty kredytu zaciągniętego w ING Bank Śląski, wynoszące 3.521,07 zł, naliczone przez bank według stawki 20% – str. 144 i 171 protokołu kontroli. Ponadto ze sprawozdań Rb-Z wynika, że na koniec okresów sprawozdawczych występowały zobowiązania wymagalne – na koniec I kwartału 2011 r. w wysokości 12.435,09 zł i na koniec III kwartału 2012 r. w wysokości 67.536,37 zł – str. 148-149 protokołu kontroli. Należy zatem stwierdzić, że gospodarka finansowa gminy prowadzona jest z naruszeniem zasady określonej w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wymagającej dokonywania wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

         W zakresie prezentacji w sprawozdaniach danych dotyczących zadłużenia, przychodów i rozchodów stwierdzono:

a) w sprawozdaniu Rb-Z za 2009 r. całość zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek według stanu na dzień 31 grudnia  2009 r. została wykazana jako kredyty i pożyczki długoterminowe w łącznej kwocie 7.148.234,90 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że na koniec 2009 r. występowało zadłużenie gminy wobec Banku Spółdzielczego w Mońkach w kwocie 785.420 zł  i wobec ING Banku Śląskiego w wysokości 305.996,07 zł, wynikające z umów na udzielenie kredytów krótkoterminowych,

b) wykazanie w sprawozdaniu Rb-NDS za I kwartał 2010 r. spłat z tytułu kredytów i pożyczek w wysokości 375.740,88 zł, podczas gdy rzeczywiste spłaty z tych tytułów w okresie tym wyniosły łącznie 1.467.156,95 zł (nie wykazano spłat kredytów zaciągniętych w 2009 r. w kwocie 1.091.416,07 zł), oraz pominięcie w sprawozdaniu  Rb-NDS za III kwartał 2011 r. przychodu z tytułu pożyczki na wyprzedzające finansowanie w wysokości 213.065,80 zł, spłaconej w grudniu 2011 r. z uzyskanej płatności – str. 149-150 protokołu kontroli,

c) w bilansie z wykonania budżetu za 2012 r. w pasywach całość zobowiązań finansowych wykazano jako zobowiązania długoterminowe, mimo że we wzorze bilansu został określony podział tych zobowiązań na krótkoterminowe (do 12 miesięcy) i długoterminowe (powyżej 12 miesięcy). Prawidłowo w kolumnie „Stan na początek roku” należało wykazać zobowiązania finansowe wynoszące 10.384.935,58 zł w rozbiciu na zobowiązania krótkoterminowe – 2.776.685,82 zł i długoterminowe – 7.618.249,76 zł. W kolumnie „Stan na koniec roku” należało wykazać zobowiązania finansowe wynoszące 10.492.153,42 zł, w rozbiciu na krótkoterminowe – 3.239.563,98  zł i długoterminowe – 7.252.589,44 zł – str. 16 protokołu kontroli.

Wykazana w łącznym bilansie gminnych jednostek i zakładów budżetowych za 2012 r. wartość odpisów aktualizujących należności wyniosła łącznie 7.573.160,46 zł i nie ma oparcia w danych ksiąg rachunkowych tych jednostek wynikających z konta 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Z ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej w 2013 r. w ZGKiM wynika, że saldo Ma konta 290 wynosi 38.150,73 zł. Poza tym w ramach kontroli kompleksowej ustalono, że odpisy aktualizujące należności od dłużników alimentacyjnych zostały wykazane w informacjach dodatkowych do bilansu MOPS w wysokości 3.365.010,98  zł. Z kolei saldo Ma konta 290 w księgach Urzędu Miejskiego na koniec 2012 r. wynosiło 753.412,02 zł. Łączna wartość odpisów aktualizujących należności w księgach wymienionych jednostek wynosi  4.156.573,73 zł – str. 18 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Miejskim zasady rachunkowości, dokonana pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że w okresie objętym kontrolą obowiązywały przepisy wewnętrzne wprowadzone zarządzeniem Nr 250/06 Burmistrza Moniek z dnia 30 stycznia 2006 r. w sprawie ustalenia zakładowego planu kont oraz zasad przeprowadzania inwentaryzacji. Zawarte w nim plany kont dla budżetu gminy i Urzędu jako jednostki budżetowej były wzorowane na planach kont stanowiących załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 128, poz. 1069), które utraciło moc po wejściu w życie  przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Przepisy opisujące przyjęte zasady rachunkowości wprowadzone przywołanym zarządzeniem nie były zmieniane do czasu kontroli. Zaniechanie to oznacza naruszenie art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki ma obowiązek aktualizować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości; nieprzestrzeganie obowiązku aktualizowania przepisów wewnętrznych określających zasady rachunkowości jednostki stwierdzono również podczas poprzedniej kontroli kompleksowej, w następstwie której w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 listopada 2009 r. (RIO.6001-8/09) zalecono ogólnie realizowanie obowiązków w zakresie aktualizowania dokumentacji określającej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do wymogów prawa oraz faktycznie zastosowanych rozwiązań, a ponadto dokonanie konkretnych zmian w jej treści, podanych w wystąpieniu pokontrolnym. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne Pan Burmistrz zadeklarował, że dokonanie zalecanych zmian i uzupełnień w dokumentacji nastąpi do końca I kwartału 2010 r. Z ustaleń kontroli wynika jednak, że do dnia rozpoczęcia kontroli kompleksowej w 2013 r. nie zostały podjęte żadne czynności zmierzające do dostosowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do obowiązujących przepisów. Pragnę zwrócić uwagę, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych zagrożone jest karą grzywny – art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – str. 8-10 protokołu kontroli.

W wyniku czynności kontrolnych mających na celu ocenę zgodności zapisów księgowych z regulacjami zawartymi w ustawie o rachunkowości i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) nieterminowe przeksięgowywanie na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” sald kont 961 „Wynik wykonania budżetu” i 962 „Wynik na pozostałych operacjach”. Zgodnie z zasadami funkcjonowania wymienionych kont, zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, salda kont 961 i 962 należy przenosić na konto 960 pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu za dany rok budżetowy. Zagadnienie to było przedmiotem zalecenia po poprzedniej kontroli kompleksowej. W odpowiedzi wskazał Pan, że przeksięgowania będą dokonywane terminowo – str. 10-11 protokołu kontroli,

b) na koncie 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” nie była ujmowana równowartość wydatków dokonanych w ramach planu finansowego Urzędu na finansowanie środków trwałych w budowie, zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Z tego względu wśród zwiększeń i zmniejszeń funduszu ujmowanych na koncie 800 „Fundusz jednostki” nie występują zwiększenia i zwiększenia funduszu z tytułu środków na inwestycje – str. 13 i 19 protokołu kontroli,

c) nie prowadzono ewidencji na koncie pozabilansowym 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”. Z ustaleń kontroli wynika, że na koniec 2012 r. występowały zobowiązania wobec ZGKiM w Mońkach z tytułu zakupu produktów wynoszące 112.623,68 zł oraz z tytułu prowizji od inkasa opłaty targowej za listopad i grudzień 2012 r. w kwocie 7.357,60 zł. Kwoty te podlegały ujęciu na koncie 976 jako zobowiązania podlegające wyłączeniu w łącznym bilansie gminnych jednostek i zakładów budżetowych, stanowiącym część składową sprawozdania finansowego gminy Mońki. Ponadto w 2012 r. w ewidencji Urzędu wystąpiły zmniejszenia funduszu związane z nieodpłatnym przekazaniem środków trwałych do jednostek budżetowych i zakładu budżetowego. Operacje te należało również ująć na koncie pozabilansowym 976 jako zmniejszenia funduszu podlegające wyłączeniu w łącznym zestawieniu zmian w funduszu gminnych jednostek i zakładów budżetowych – str. 13-14 i 19 protokołu kontroli,

d) ani w księgach budżetu gminy, ani w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej nie zostały ujęte w latach 2010-2012 operacje wynikające z wyciągów bankowych dotyczących rachunków pożyczek otwartych w BGK na wyprzedzające finansowanie projektów realizowanych z udziałem środków UE oraz rachunków środków własnych otwartych w BGK do obsługi rachunków pożyczek i do opłacania faktur wykonawców w zakresie udziału gminy w finansowaniu poszczególnych projektów. Z ustaleń kontroli wynika, że w 2012 r. nie zostały ujęte w ewidencji księgowej operacje z wyciągów nr 1-2 do rachunku pożyczki na wyprzedzające finansowanie projektu „Budowa świetlicy wiejskiej z infrastrukturą towarzyszącą  we  wsi Kołodzież” oraz operacje z wyciągów nr 1-13 do rachunku środków własnych. W konsekwencji wpływ pożyczek na rachunek pożyczki prowadzony przez BGK w ewidencji budżetu był ujmowany z pominięciem konta 133 „Rachunek budżetu”. Nie wystąpiły zatem księgowania na kontach służących do ewidencji stanu i zmian w stanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych. Operacje dotyczące wydatkowania środków pożyczki były w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej księgowane z pominięciem konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Zapisy księgowe w obu ewidencjach były dokonywane na podstawie poleceń księgowania w następujący sposób:

- uruchomienie pożyczki na wyprzedzające finansowanie – Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 260 „Zobowiązania finansowe” w ewidencji budżetu,

- wydatki Urzędu opłacone z rachunku pożyczki – Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – Ma 223,

- spłata pożyczki z otrzymanej płatności – Wn 260 – Ma 901 „Dochody budżetu”.

Z zasad ewidencji operacji opracowanych dla potrzeb ewidencji księgowej projektu wynika, że w ewidencji budżetu zapisy będą dokonywane na koncie 133, a w ewidencji Urzędu Miejskiego na koncie 130-1/w – konto podstawowe wydatków Urzędu Miejskiego – str. 20-24 protokołu kontroli,

e) błędne ewidencjonowanie operacji związanych z uruchomieniem i wykorzystaniem pożyczek na wyprzedzające finansowanie stwierdzono również w przypadku zadań „Boisko wiejskie z budynkiem zaplecza w miejscowości Kropiwnica” (pożyczka w wysokości 310.054,86 zł uruchomiona 6 września 2010 r.), „Budowa sieci wodociągowej w m. Krzaczkowo, Kropiwnica, Kolonia Dudki, Dudki, Waśki, Kulesze i Kiślak Gmina Mońki” (620.594,27 zł uruchomiona 29 listopada 2010 r.), „Przebudowa  z rozbudową budynku Wiejskiego Ośrodka Kultury z częściowa funkcja Ochotniczej Straży Pożarnej w Kuleszach – Gmina Mońki” (213.065,80 zł uruchomiona 27 lipca 2011 r.). W ewidencji budżetu w żadnym z wymienionych zadań przekazanie środków na rachunek pożyczki w BGK nie było księgowane pod datą wyciągów bankowych do tego rachunku. W odniesieniu do pożyczek uruchomionych w 2010 r. w ewidencji budżetu zostały zamieszczone zapisy Wn 138 „Rachunek środków na prefinansowanie” – Ma 268 „Zobowiązania z tytułu prefinansowania”. Pożyczka uruchomiona w dniu 6 września 2010 r. została zaksięgowana pod datą 30 września 2010 r., a pożyczka z 29 listopada 2010 r. pod datą 6 grudnia 2010 r. Natomiast pożyczka uruchomiona w dniu 27 lipca 2011 r. została ujęta w ewidencji budżetu zapisem Wn 223 – Ma 260, czyli w taki sam sposób jak pożyczka z 2012 r. opisana w pkt d). Spłaty pożyczek zaciągniętych w 2010 r. zostały ujęte w ewidencji księgowej budżetu zapisem Wn 268 – Ma 901, a pożyczki uzyskanej w 2011 r. – Wn 260 – Ma 901 – str. 166-170 protokołu kontroli,

f) ewidencjonowanie wewnętrznych przelewów środków miedzy rachunkami bankowymi prowadzonymi w ramach konta 130 jako wydatków budżetowych, dodatkowo z pominięciem konta 141 „Środki pieniężne w drodze”. Przelewy środków z rachunku bieżącego Urzędu na rachunek środków własnych w BGK nie powodują poniesienia wydatków budżetowych. Wydatek występuje dopiero w wyniku opłacenia z rachunku środków własnych faktur wykonawców. W kontrolowanej jednostce za poniesiony wydatek budżetowy uznawano wewnętrzny przelew środków, nie powodujący żadnych zmian w stanie środków pieniężnych. W efekcie przekazanie środków na opłacenie faktury wykonawcy robót w części finansowanej ze środków budżetu gminy już w dniu 2 sierpnia 2012 r. zarachowano do wydatków (zapis Wn 201 – Ma 130), mimo że opłacenie faktury nastąpiło w dniu 9 sierpnia 2012 r. Również środki przekazywane z rachunku Urzędu na pokrycie kosztów prowadzenia rachunku pożyczki i rachunku środków własnych były ujmowane w ewidencji Urzędu jako wydatki – zapisem Wn 402 „Usługi obce” – Ma 130-1 (łączna kwota 498,05 zł). Tak samo traktowano przekazanie środków na opłacenie odsetek od pożyczki na wyprzedzające finansowanie – Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 130-1 (łącznie 523,72 zł). Zaliczenie do wydatków było dokonywane pod datą przekazania środków, a więc przed rzeczywistym poniesieniem kosztów i wydatków z tytułu opłat bankowych i przed zapłatą odsetek – str. 21-22 protokołu kontroli,

g) nieprowadzenie ewidencji pozostałych kosztów operacyjnych na koncie 761 „Pozostałe koszty operacyjne”; o powinności dokonywania zapisów na tym koncie świadczą m.in. dokonane odpisy aktualizujące w wysokości 753.412,02 zł, które – w zakresie dotyczącym należności głównych – powinny być ujmowane zapisem Wn 761 – Ma 290, jako to wynika z zasad funkcjonowania konta 761 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia oraz postanowień art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 13, 19 i 25 protokołu kontroli,

h) ewidencjonowanie przychodów dotyczących dochodów z użytkowania wieczystego, najmu i dzierżawy na koncie 700 „Sprzedaż produktów i koszty ich wytworzenia”; zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia przychody z tych tytułów powinny być ujmowane na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – str. 31-32 protokołu kontroli.

         Zgodnie z art. 274 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorządu terytorialnego, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40.000 tys. zł. W gminie Mońki wartość dochodów i przychodów oraz wydatków i rozchodów przekroczyła ten pułap w uchwałach budżetowych na 2009 i 2010 r. Sumy planowanych wartości, o których mowa w art. 274 ust. 3 ustawy, pozostawały zaś poniżej tej kwoty w uchwałach budżetowych na 2011 i 2012 r., by ponownie ją przekroczyć w uchwale na 2013 r. Stwierdzono, że mimo przywołanych okoliczności Pan Burmistrz do dnia zakończenia kontroli nie podjął żadnych działań w celu zorganizowaniu audytu. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że w chwili obecnej jesteśmy na etapie poszukiwania wykonawcy tej usługi z odpowiednimi kwalifikacjami – str. 174-175 protokołu kontroli.

W zakresie spraw ogólnoorganizacyjnych ustalono ponadto, że Pan Burmistrz, na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.) udzielił pełnomocnictw do dokonywania czynności prawnych m.in. dyrektorom instytucji kultury. Pełnomocnictwa zostały udzielone w 2007 r. (dyrektorowi Monieckiego Ośrodka Kultury) i w 2013 r. (dyrektorowi Biblioteki Publicznej w Mońkach). Należy wskazać, że regulacja zawarta w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym dotyczy umocowania kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Moniecki Ośrodek Kultury i Biblioteka Publiczna są instytucjami kultury, w związku z czym posiadają osobowość prawną. Dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz z mocy prawa – art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406). Stosownie zaś do art. 27 ust. 1 tej ustawy instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków. Udzielone pełnomocnictwa należy zatem uznać za bezprzedmiotowe – str. 5  protokołu kontroli.

Kontrola spraw organizacyjnych wykazała również, że zakresy czynności osób prowadzących sprawy związane ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej nie są kompletne. Brak w nich powierzenia wskazanego obowiązku – str. 177 protokołu kontroli.

Analizując procedurę opracowywania budżetu i planów finansowych jednostek organizacyjnych (str. 27-31 protokołu kontroli) stwierdzono, że Pan Burmistrz nie przekazywał kierownikom podległych jednostek organizacyjnych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych, jak tego wymagają przepisy art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). W efekcie jednostki nie przedłożyły projektów planów finansowych w trybie wskazanym w art. 248 ust. 2 ustawy. Analogiczna nieprawidłowość wystąpiła w procesie opracowywania planów finansowych na 2013 r.

Jak wynika z ustaleń kontroli, informacje niezbędne dla opracowania planów finansowych jednostek budżetowych zostały przekazane zgodnie z art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Informacja nie została jednak przekazana zakładowi budżetowemu ZGKiM. Powinność jej przekazania wynika z art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy oraz § 39 przywołanego wyżej rozporządzenia.

Analiza zagadnień związanych z przekazywaniem informacji jednostkom organizacyjnym wykazała ponadto, że Pan Burmistrz przekazał pismami z dnia 9 lutego 2012 r. dyrektorom instytucji kultury informacje o kwotach dotacji w następującej wysokości: MOK – 700.302 zł i Biblioteka Publiczna – 526.031 zł. Z załącznika do uchwały budżetowej wynikało zaś, że dotacje podmiotowe dla instytucji kultury zostały przyjęte w wysokości 718.514 zł dla MOK i 546.884 zł dla Biblioteki. Informacje przewidywały zatem dotacje niższe o odpowiednio 18.212 zł i 20.853 zł. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika wynika, że różnica stanowi zabezpieczenie w budżecie z tytułu wynagrodzeń osobowych i ich pochodnych. Od lat praktykowane było, że pozostawiano w budżecie kwotę dla instytucji kultury na podwyżki wynagrodzeń wraz z pochodnymi. Należy wskazać, że praktyka taka nie ma uzasadnienia w świetle obowiązujących przepisów, w szczególności art. 27 ust. 3 i art. 28 ust. 2 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, zgodnie z którymi plan finansowy instytucji kultury ustalany jest przez jej dyrektora z zachowaniem dotacji organizatora, zaś przychodami instytucji kultury są dotacje podmiotowe z budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Również art. 31 pkt 2 ustawy o finansach publicznych przewiduje, że plan finansowy samorządowej osoby prawnej powinien wyodrębniać dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Przekazanie informacji zawierającej dane niezgodne z uchwałą budżetową skutkuje sprzecznością danych planu finansowego z uchwałą budżetową w zakresie przewidzianej wysokości dotacji.

         Podjęta w dniu 15 października 2010 r. przez Radę Miejską w Mońkach uchwała Nr XLVI/253/10 w sprawie utworzenia wyodrębnionych rachunków dochodów w jednostkach budżetowych przewiduje, że wyodrębniony rachunek dochodów tworzy się w następujących jednostkach: Gimnazjum w Mońkach, Szkole Podstawowej Nr 1 w Mońkach, Szkole Podstawowej Nr 2 w Mońkach oraz Przedszkolu w Mońkach. W praktyce wyodrębniony rachunek nie jest prowadzony w SP Nr 1, lecz funkcjonuje jako rachunek Zespołu Szkół utworzonego z dniem 1 września 2011 r., w skład którego wchodzi Szkoła Podstawowa Nr 1 i Szkoła Muzyczna I Stopnia w Mońkach. Po przeprowadzeniu przez inspektora RIO w Białymstoku w okresie styczeń-luty 2013 r. kontroli problemowej w Zespole Szkół w Mońkach wystosowałem do Pana Burmistrza w dniu 30 kwietnia 2013 r. pismo, w którym wskazałem na potrzebę podjęcia działań polegających m.in. na opracowaniu i przedłożeniu Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały w sprawie utworzenia wyodrębnionych rachunków bankowych w jednostkach budżetowych, polegającej na dostosowaniu jej postanowień do stanu faktycznego w zakresie jednostek budżetowych, w których może być utworzony rachunek. Do czasu zakończenia czynności kontrolnych podczas kontroli kompleksowej nie podjęto żadnych działań w tym kierunku.

Badając dotacje udzielone podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych (str. 103-111 protokołu kontroli) ustalono, że jako podstawę ich przyznania wskazywano przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 ze zm.) oraz ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. Nr 127, poz. 857 ze zm.). Na przykład klub sportowy „Promień” Mońki otrzymał w 2012 r. dotację udzieloną na podstawie konkursu przeprowadzonego w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego… w wysokości 100.000 zł, a oprócz tego w wysokości 30.000 zł na podstawie umowy z dnia 15 października 2012 r., w treści której wskazano jako podstawę zawarcia przepisy ustawy o sporcie. Analizując stan faktyczny w świetle przepisów art. 27 i 28 ustawy o sporcie stwierdzono, że Rada Miejska w Mońkach nie podjęła uchwały w sprawie warunków i trybu finansowania zadania w przedmiocie rozwoju sportu, o której mowa w art. 27 ust. 2 ustawy o sporcie. Brak odniesienia w umowie do przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy o działalności pożytku publicznego…, jako podstawy jej zawarcia (art. 27 ust. 3 i art. 28 ust. 1 ustawy o sporcie), przesądza, że finansowanie zadania własnego w zakresie tworzenia warunków sprzyjających rozwojowi sportu powinno odbyć się zgodnie z warunkami i trybem określonymi w uchwale Rady Miejskiej i służyć osiągnięciu określonego w tej uchwale celu. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że jako podstawę zawarcia umów (druga umowa zawarta w ten sposób dotyczyły dotacji dla „GIM-NET” w wysokości 10.000 zł) traktowano uchwałę Rady Miejskiej podjętą w dniu 28 maja 2008 r. na podstawie nieobowiązującej od 16 października 2010 r. ustawy z dnia 29 lipa 2005 r. ustawy o sporcie kwalifikowanym (Dz. U. Nr 155, poz. 1298 ze zm.).

Nadto ustalono, że wszystkie dotacje przekazane podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych w 2012 r. zakwalifikowano do par. 2360 „Dotacje celowe z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, udzielone w trybie art. 221 ustawy o finansach publicznych, na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego” w rozdz. 92605 „Kultura fizyczna i sport” mimo, że nie wszystkie dotyczyły dofinansowania zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu. W podziałce tej ujęto m.in. dotacje dla OSP w Mońkach na wyposażenie orkiestry i Stowarzyszenia Przyjaciół „Dwójki” przy Szkole Podstawowej nr 2 w Mońkach na takie zadania jak: spotkanie z filharmonią, konkurs plastyczny „Mamo, Tato – nie pal”, konkurs plastyczno-techniczny „Mój ekostworek”, dzień angielski w SP Nr 2, akcja „Dzień Rodziny”.

W dniu 28 kwietnia 2011 r. została podjęta przez Radę Miejską uchwała w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Mońki na lata 2011-2016. Po przeprowadzeniu przez RIO w Białymstoku kontroli problemowej w Zespole Szkół w Mońkach zostało wystosowane do Pana Burmistrza wspomniane już wcześniej pismo z dnia 30 kwietnia 2013 r., w którym wskazano na potrzebę przygotowania i przedłożenia Radzie Miejskiej projektu zmiany tej uchwały, polegającej na usunięciu postanowień bezpodstawnie wyłączających z mieszkaniowego zasobu gminy Mońki lokale mieszkalne pozostające w trwałym zarządzie szkół, schroniska i przedszkola. Nie stwierdzono, aby do czasu zakończenia czynności kontrolnych podczas kontroli kompleksowej podjęte zostały działania w tym kierunku – str. 128-129 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji środków rzeczowych (str. 129-132 protokołu kontroli) wykazała, że spisu z natury środków trwałych dokonano w dniach 5-29 grudnia 2011 r. w oparciu o zarządzenie Pana Burmistrza w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji z dnia 1 grudnia 2011 r. Należy zwrócić uwagę, że w zarządzeniu nie określono terminu (dnia), na który ma być przeprowadzona inwentaryzacja. Wyznaczenie takiego terminu ma istotne znaczenie przy rozliczeniu inwentaryzacji, bowiem wyniki inwentaryzacji należy porównać ze stanem ewidencyjnym na określony dzień, co wynika z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto ustalono, że do arkuszy spisu z natury wpisane zostały również te składniki majątkowe (np. grunty, kanalizacja sanitarna), które zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości należy inwentaryzować w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 listopada 2009 r., wystosowanym po przeprowadzeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy za 2008 r., zalecono m.in. ustalanie w zarządzeniu o inwentaryzacji według stanu na jaki dzień inwentaryzacja ma być przeprowadzona oraz stosowanie właściwych, określonych w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, metod inwentaryzacji do poszczególnych składników majątkowych. W odpowiedzi na zalecenia z dnia 19 stycznia 2010 r. Pan Burmistrz przedstawił: W zakresie inwentaryzacji majątku: w okresie I półrocza 2010 r. przeprowadzanie inwentaryzacji materiałów, ustalenie w zarządzeniu według stanu na jaki dzień inwentaryzacja ma być przeprowadzona oraz rozliczenie inwentaryzacji przez członków komisji inwentaryzacyjnej i Skarbnika zgodnie z ustalonymi przepisami wewnętrznymi.

Badając gospodarkę materiałową ustalono, że przepisy wewnętrzne jednostki nie określają sposobu ewidencjonowania (w tym sposobu rozliczania) paliwa. Ogólny opis konta 310 „Materiały” wskazuje, że na tym koncie ma być ewidencjonowany zapas materiałów, oprócz materiałów biurowych oraz „flag, różnego rodzaju płócien, sukna, żarówek, zamków i innych części zamiennych”. W praktyce zakup paliwa księgowano jako „należność” na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, dokonując raz na kwartał rozliczenia paliwa. Wynikające z rozliczeń wartości odnoszono w koszty. Na koniec roku przenoszono saldo konta 234 na konto 310. Ponadto z ustaleń kontroli wynika, że na koncie 310 ujmowano wartość składników majątkowych stanowiących środki trwałe w rozumieniu ustawy o rachunkowości (np. kosiarka, pilarka, szlifierka, wózek paletowy), które stosownie do przepisów rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… należało zaksięgować na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” – str. 132-133 protokołu kontroli.

  W 2012 r. gmina Mońki w ramach pomocy finansowej przekazała środki finansowe Powiatowi Monieckiemu w kwocie 104.199,34 zł. Kwota 100.000 zł została  zaplanowana w uchwale budżetowej na 2012 r., zwiększenia dotacji o 4.200 zł dokonano uchwałą Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 12 października 2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie na 2012 r. Stwierdzono, że Rada Miejska nie podjęła odrębnej uchwały w sprawie udzielenia pomocy finansowej, o której mowa w art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych – str. 178 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości udzielania zamówień publicznych wykazała, że w żadnym z postępowań objętych kontrolą nie została powołana komisja przetargowa. W każdym z nich czynności wykonywali m.in. Zastępca Burmistrza Andrzej Zdanowicz – dokonywanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówień publicznych zostało mu pisemnie powierzone przez Pana Burmistrza zarządzeniem z dnia 11 stycznia 2011 r. oraz wskazany w protokole kontroli pracownik Urzędu, któremu przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych powierzono zakresem czynności od dnia 31 maja 2012 r. Natomiast inne osoby biorące udział w postępowaniach (przetargi nieograniczone na odłów bezdomnych psów i na dostawę sprzętu elektronicznego do SP 1 „Cyfrowa szkoła”) wykonywały czynności bez formalnego (pisemnego) umocowania przez Pana Burmistrza jako kierownika zamawiającego. Artykuł 18 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907, ze zm.) wskazuje, że za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom zamawiającego – str. 121 i 127 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Kontrola mająca za zadanie porównanie danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2012 rok z zapisami ewidencji księgowej oraz zweryfikowanie prawidłowości tych informacji z dokumentami źródłowymi w zakresie wykazanych w nich skutków dotyczących obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechania poboru wykazała zawyżenie o 177 zł wysokości skutków wynikających z decyzji organu podatkowego wydanych na podstawie Ordynacji podatkowej w zakresie umorzenia zaległości podatkowych. W przedmiotowym sprawozdaniu wykazano kwotę 7.177 zł, natomiast z dokumentów źródłowych wynika, że kwota skutków powinna wynosić 7.000 zł – str. 53 protokołu kontroli.

Kontroli poddano zagadnienia związane z dochodami z tytułu podatku od nieruchomości, w tym deklarację podatkową złożoną przez Urząd Miejski w Mońkach. Analizując dokumentację, która służyła do sporządzenia deklaracji podatkowej ustalono, iż w 2012 r. kontrolowana jednostka zadeklarowała 2.574.891 m² podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, zwolnionych na mocy uchwały Rady Miejskiej w Mońkach. Natomiast prawidłowo zadeklarowana powierzchnia zwolnionych gruntów powinna wynieść 1.651.253 m² a więc została zawyżona o 923 638 m² – str. 54-56 protokołu kontroli.

Równocześnie opis na str. 56 protokołu kontroli wskazuje, że Urząd Miejski w Mońkach nie dopełnił obowiązku nakazanego treścią art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) i nie złożył korekty deklaracji na podatek od nieruchomości. Przepis ten nakazuje osobom prawnym, jednostkom organizacyjnym oraz spółkom niemającym osobowości prawnej, jednostkom organizacyjnym Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostkom organizacyjnym Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe:

- składać, w terminie do dnia 31 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku;

- odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia zdarzenia, o którym mowa w art. 6 ust. 3 ustawy, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia;

- wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek właściwej gminy, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca, a za styczeń do dnia 31 stycznia.

           W wyniku analizy prawidłowości i powszechności osiągania dochodów z tytułu podatku rolnego w grupie podatników osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej ustalono, że:

- w przypadku podmiotów wymienionych w załączniku nr 3/3 do protokołu kontroli pod poz. 1 i 4, których powierzchnia gruntów rolnych wykazanych do opodatkowania nie przekracza 1 ha fizycznego lub 1 ha przeliczeniowego, posiadana dokumentacja nie pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, czy dane wykazane w deklaracjach podatkowych są zgodne ze stanem faktycznym oraz że czy do opodatkowania zastosowano właściwą stawkę. Chodzi o potwierdzenie, że powierzchnia wszystkich posiadanych przez podatników użytków rolnych, nie zajętych na działalność gospodarczą, nie przekracza wymienionych wyżej wartości. Posiadając takie informacje można potwierdzić, że podatnik prawidłowo obliczył należny podatek oraz dane prezentowane przez niego w deklaracji są zgodne ze stanem faktycznym (art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej),

- w przypadku podatników wymienionych w załączniku nr 3/3 pod 3, 5, 8 i 10 organ podatkowy nie posiada dokumentów (informacji) mogących potwierdzić prawidłowość danych wykazanych w deklaracjach, w których część gruntów rolnych została wykazana jako zwolniona na mocy art. 12 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.). Zgodnie z jego treścią ze zwolnienia korzystają jedynie grunty zajęte na cele działalności oświatowej. Użyty w przepisie zwrot „zajęte” zawęża możliwość korzystania ze zwolnienia tylko do przedmiotów faktycznie wykorzystywanych na działalność oświatową. Obowiązek weryfikacji, a tym samym posiadania odpowiednich dowodów, wynika wprost z treści art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, który obliguje organy podatkowe do sprawdzenia zgodności danych wykazanych w deklaracji ze stanem faktycznym,

- w przypadku podatnika wymienionego w załącznika nr 3/3 pod poz. 4 doszło do naruszenia art. 3 ust. 6 ustawy o podatku rolnym w związku z tym, iż deklarację na podatek rolny złożył jedynie podatnik. Z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że wykazane w deklaracji grunty rolne są sklasyfikowane jako Br R IVb o pow. 0,04 ha i Br R VI – 0,22 ha, a podatnik jest jedynie współposiadaczem. Przywołany przepis stanowi, że jeżeli grunty, o których mowa w art. 3 ust. 5 tej ustawy, stanowią gospodarstwo rolne, obowiązek podatkowy ciąży na osobie będącej współwłaścicielem (posiadaczem), która to gospodarstwo prowadzi w całości. Ponieważ z posiadanej przez organ podatkowy dokumentacji wynika, że podatnik nie posiada gospodarstwa rolnego nie jest możliwe stosowanie tego przepisu. W związku z powyższym deklaracje powinny złożyć wszystkie strony będące współwłaścicielami,

 - podatnik wymieniony w załączniku nr 3/3 pod poz. 14 wykazał w deklaracji grunty rolne, których powierzchnia odpowiada udziałowi w gruntach, których jest współwłaścicielem. Działaniem tym naruszył zatem art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym, który stanowi, że jeżeli grunty, o których mowa w art. 1, stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach), z zastrzeżeniem ust. 6. Z przedstawionych wydruków geodezyjnych wynika, że podatnik jest współposiadaczem gruntów rolnych o pow. 0,39 ha (udział 690/3900),

- podatnik wymieniony w załączniku nr 3/3 pod poz. 16 zaniżył w deklaracji powierzchnię posiadanych gruntów rolnych. Z ewidencji geodezyjnej wynika, że jest posiadaczem gruntów sklasyfikowanych jako R IVb o pow. 0,14 ha. Natomiast podatnik przyjął do opodatkowania 0,08 ha, co spowodowało zaniżenie podatku (183 zł zamiast 187 zł). Wykazanie w deklaracji danych niezgodnych z zapisami ewidencji gruntów i budynków stanowi naruszenie art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym podstawę opodatkowania dla gruntów gospodarstw rolnych liczba hektarów przeliczeniowych ustalana na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego;

- podatnik wymieniony w załączniku nr 3/3 pod poz. 17 w złożonej deklaracji posiadane grunty rolne o pow. 0,6617 ha opodatkował na zasadach właściwych dla gospodarstw rolnych (art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym). Z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik na terenie gminy posiada jedynie grunty o wskazanej powierzchni, natomiast w ewidencji podatkowej nie ma dokumentów, które potwierdzałyby, że podatnik jest posiadaczem gruntów, które zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o podatku rolnym stanowią gospodarstwo rolne, 

- podatnik wymieniony w załączniku nr 3/3 pod poz. 18 nie wykazał do opodatkowania podatkiem rolnym gruntów sklasyfikowanych jako Bz R IVb, których powierzchnia wynosi 0,0309 ha, przez co zaniżył wartość należnego podatku. W złożonej deklaracji wartość naliczonego podatku wynosi 298 zł, natomiast ustalając podatek z uwzględnieniem przedmiotowych gruntów podatek powinien wynieść 301 zł. Ponieważ powyższy zapis nie jest jednoznaczny należałoby wystąpić do organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków o jego wyjaśnienie, wskazując przy tym, że przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454 ze zm.) nie przewidują podwójnego oznaczenia w przypadku gruntów sklasyfikowanych jako tereny rekreacyjno-wypoczynkowe (Bz) i grunty orne (R),

- podatnik wymieniony w załączniku nr 3/3 pod poz. 19 według dokumentacji podatkowej od maja 2012 r. jest w posiadaniu użytków rolnych o pow. 0,408 ha, które zostały opodatkowane zgodnie z zasadą wynikającą z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku rolnym. Naliczony podatek wynosi 84 zł. Mając na uwadze okres opodatkowania w 2012 r. i dane wynikające z ewidencji gruntów i budynków należy stwierdzić, że należny podatek powinien wynieść 49 zł. Wynika to z art. 6 ust. 1 i 3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające powstanie tego obowiązku, czyli w tym przypadku od czerwca 2012 r.,

- kontrola wywiązywania się  podatników z obowiązku terminowego składania deklaracji wykazała, że podatnicy wymienieni w załączniku 3/3 pod poz. 1, 2, 12, 14, 15, 16, 17 i 18 naruszyli art. 6a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym. Dokumenty wymienionych podatników wpłynęły w dniach 23 stycznia – 2 lutego 2012 r. Ponieważ nieterminowe składanie deklaracji podatkowych może stanowić wykroczenie skarbowe o którym mowa w art. 56 § 4 k.k.s., organ podatkowy powinien przekazywać sprawy do dalszego postępowania  właściwym urzędom skarbowym.

Opis powyższych nieprawidłowości zawarty jest na str. 60-64 protokołu kontroli.

Weryfikacja prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych nie wykazała nieprawidłowości. Należy jednak zauważyć, że posiadana dokumentacja nie pozwala na zweryfikowanie deklaracji podatników, którzy wykazali w deklaracjach grunty leśne korzystające ze zwolnienia z podatku na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465). Należy zatem stwierdzić, że organ podatkowy nie ma możliwości przeprowadzenia czynności sprawdzających w pełnym zakresie, w szczególności potwierdzenia, że dane wykazane w deklaracjach odpowiadają aktualnemu stanowi faktycznemu. Stwierdzono ponadto, że podatnik wymieniony w załączniku nr 3/4 pod poz. 3 naruszył art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym składając deklarację w dniu 24 stycznia 2012 r. Również i w tym przypadku organ podatkowy nie przekazał sprawy do dalszego postępowania właściwemu urzędowi skarbowemu w związku z możliwością popełnienia wykroczenia, o którym mowa w art. 56 § 4 k.k.s. Natomiast w przypadku podatników wymienionych pod poz. 4 i 5 stwierdzono brak adnotacji wpływu na deklaracjach podatkowych, co uniemożliwia prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w art. 272 pkt 1 lit. a) Ordynacji podatkowej – str. 65-66 protokołu kontroli.

Przeprowadzone badanie prawidłowości udzielania ulg na podstawie ustawy o podatku rolnym wykazała, że w uzasadnieniu prawnym decyzji, na podstawie której udzielano ulg z tytułu wydatków poniesionych na modernizację budynków inwentarskich, organ podatkowy nie zawarł definicji pojęcia „modernizacja”. Zgodnie z art. 121 § 1 i art. 122  Ordynacji podatkowej organ podatkowy powinien prowadzić postępowanie podatkowe w sposób budzący zaufanie oraz w jego trakcie powinien podjąć wszelkie niezbędne kroki aby wyjaśnić stan faktyczny oraz załatwić sprawę. Ponieważ pojęcie modernizacji nie zostało zdefiniowane w obowiązujących przepisach prawa budowlanego i podatkowego, organ podatkowy, aby spełnić wymagania postawione w przywołanych przepisach, powinien wyjaśnić, jakimi przesłankami kieruje się udzielając ulgi. Do tego niezbędne jest zdefiniowanie pojęcia modernizacji. Nie każde prace budowlane można uznać za modernizację, z uwagi na fakt, że ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.) definiuje pojęcia takie jak remont, przebudowa i montaż. Tak więc organ podatkowy, w oparciu o obowiązujące przepisy oraz orzecznictwo sądowe, powinien na potrzeby decyzji zdefiniować pojęcie modernizacji, przy pomocy którego będą rozpatrywane poszczególne sprawy – str. 74-77 protokołu kontroli.

Z opisu zawartego na str. 77-82 protokołu kontroli wynika, że udzielanie ulg w zapłacie podatku, na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej podatnikowi, którego dotyczą decyzje nr FRG.3121.4.34.3-2012 i FRG.3121.5.1.2012 pozostaje wbrew przepisom Działu IV tej ustawy. Z okazanej dokumentacji wynika, że od kilku lat podatnik regularnie korzystał z pomocy w postaci umorzenia lub odroczenia terminu płatności zaległości podatkowych. Udzielanie ulg podatkowych ma za zadanie poprawienie sytuacji podatnika. Nie można ich jednak traktować jako instrumentu wspierającego działalność podatników, choćby pobudki takich działań leżały w ogólnie rozumianym interesie publicznym. Kłóciłoby się to z zasadą zawartą w art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, wskazującą, że każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Udzielanie ulg w zapłacie podatku przez kilka lat z rzędu nosi znamiona podmiotowego zwolnienia z podatku, do którego organ podatkowy nie ma umocowania ustawowego. Wskazuje również, że podstawowy cel udzielanych ulg nie zostaje osiągnięty ponieważ podatnik ciągle potrzebuje pomocy. W tym przypadku postępowanie organu podatkowego narusza również przepisy art. 120-122 Ordynacji podatkowej, a tym samym fundamentalne zasady postępowania podatkowego, czyli zasady legalizmu i zaufania do organów państwa. Organ podatkowy zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania norm prawnych w toku prowadzonego postępowania z zachowaniem szczególnej staranności i przejrzystości w działaniu. Tymczasem z materiału dowodowego wynika, że podatnik musi dokonywać ciągłych inwestycji i przystępuje do różnych programów mających na celu  dostosowanie infrastruktury do wymogów wynikających z przepisów prawa i zaleceń odpowiednich służb. Należy zauważyć, że kontrolowana jednostka, której dochodami dysponuje organ podatkowy nie jest organem założycielskim podmiotu, któremu udzielana jest pomoc. Nie spoczywa na niej zatem bezpośrednia odpowiedzialność za jego funkcjonowanie. Z punktu widzenia prowadzonego postępowania podatkowego istotne są również przepisy Działu IV Ordynacji mające charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł  187 § 1 zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Jej wyrażenie powinno się znaleźć w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4). Przede wszystkim powinny być wskazane przesłanki, jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności wskazanie faktów uznanych za udowodnione, przyczyn dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie. Tymczasem materiał dowodowy nie przedstawia bieżącej sytuacji finansowej podatnika, a decyzje nie zawierają uzasadnienia prawnego wraz z jego wyjaśnieniem. Natomiast uzasadnienie faktyczne jest powieleniem argumentacji wskazanej we wniosku podatnika, uzupełnione stwierdzeniem organu podatkowego, że po rozważeniu opisanych okoliczności i przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego organ postanowił udzielić ulgi w zapłacie podatku. Takie podejście do ulg udzielanych temu podatnikowi burzy obraz organu podatkowego, jaki rysuje się na tle pozostałych kontrolowanych decyzji, które takich błędów nie posiadają.

 Analiza prawidłowości prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych wykazała, że:

- należności zabezpieczone hipoteką są ewidencjonowano na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe”. Ponieważ zabezpieczenie zobowiązań podatkowych hipoteką nie nadaje tym należnościom cech długoterminowych, powinny być ewidencjonowane na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

 - w przypadku podatników o numerach kont 2010034, 2200022, 2520139, 2590030, 10199, 70073, 190212 i 300081, u których wysokość zaległości nie przekroczyła kosztów upomnienia, stwierdzono, że do końca 2012 r. nie wystawiano upomnień, co narusza postanowienia § 2 ust. 2 zarządzenia Pana Burmistrza z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie zasad wystawiania upomnień  na zaległości podatkowe – str. 82-84 protokołu kontroli.

Kontrolując prawidłowość poboru opłaty targowej stwierdzono, że na podstawie posiadanej dokumentacji organ podatkowy nie ma realnej możliwości sprawdzenia prawidłowości pracy inkasenta. Na częściach biletów pozostających w grzebiecie bloczka nie są nanoszone daty wydania biletu sprzedającemu (zobowiązanemu do jej uiszczenia), nie ma zatem możliwości stwierdzenia, kiedy opłata została pobrana oraz czy była w całości odprowadzana w danym miesiącu. Organ podatkowy ma obowiązek prowadzenia działań sprawdzających m.in. w zakresie terminowości wpłacanych podatków (opłat), co jednak uniemożliwia tak prowadzona dokumentacja. Ustalono, że niezgodnie z zapisami uchwały Nr XV/131/11 Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 30 listopada 2011 r. w sprawie opłaty targowej  wypłacono inkasentowi wygrodzenie za styczeń 2012 r. Jego wysokość stanowi jedynie 50% wpłaconej w lutym kwoty, natomiast zgodnie z uchwałą powinno ono wynieść 80%. Ponadto w przypadku wpłaty z dnia 1 lutego 2012 r. stwierdzono, że zawiera ona kwotę 314 zł, która była pobrana w grudniu 2011 r. Obowiązujące w 2011 i 2012 r. przepisy prawa miejscowego zawierały te same zapisy wiążące wypłatę wynagrodzenia jedynie w odniesieniu do opłat pobranych i wpłaconych w terminie. A zatem od części wpłaty dokonanej po terminie inkasentowi nie należało się wynagrodzenie. Uwzględniając wszystkie stwierdzone błędy wynagrodzenie za styczeń powinno być wyższe o 503 zł.

Naruszono także art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych, z zastrzeżeniem § 1a i 2 w art. 63 – str. 85-86 i 88-89 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz, jako organ wykonawczy gminy, wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu (kierowniku jednostki) zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Na Burmistrzu – jako kierowniku jednostki – spoczywają także obowiązki w zakresie aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Burmistrz  jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Niezwłoczne przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmian w wieloletniej prognozie finansowej, polegających na:

a) ujęciu w WPF danych dotyczących rozchodów w poszczególnych latach z tytułu spłat rat kredytów i pożyczek zgodnych z kwotami spłat w poszczególnych latach wynikającymi z harmonogramów zawartych w obowiązujących gminę umowach kredytu i pożyczki,

b) ujęciu w WPF prognozowanych wydatków z tytułu odsetek od kredytów i pożyczek z uwzględnieniem kwoty zaangażowanego w danym roku kapitału i stawek oprocentowania określonych w zawartych umowach kredytu i pożyczki.

2. Przeanalizowanie realistyczności poziomu prognozowanych w WPF dochodów ze sprzedaży majątku, mając na uwadze faktyczną ich realizację w latach poprzedzających i założenia przyjęte w planie wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

3. Przedstawianie w objaśnieniach do wieloletniej prognozy finansowych informacji zgodnych ze stanem rzeczywistym w zakresie podstaw planowanych rozchodów.

4. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań.

5. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sporządzania sprawozdań, poprzez:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z kredytów krótkoterminowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami, zawartymi aktualnie w § 1 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca  2010 r. w sprawie sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U Nr 43, poz. 247),

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-NDS danych w zakresie rozchodów z tytułu kredytów i przychodów z zaciągniętych pożyczek zgodnie z ewidencją księgową za okres sprawozdawczy,

c) wykazywanie w pasywach bilansu z wykonania budżetu zobowiązań finansowych w podziale na krótkoterminowe i długoterminowe,

d) przeprowadzenie czynności wyjaśniających w celu zweryfikowania zgodności ze stanem rzeczywistym wartości odpisów aktualizujących należności podanej w informacjach uzupełniających do łącznego bilansu gminnych jednostek i zakładów budżetowych w kwocie 7.573.160,46 zł,

e) dokonywanie wyłączeń wzajemnych rozliczeń:

- w łącznym zestawieniu zmian w funduszu z tytułu przemieszczeń środków trwałych między gminnymi jednostkami budżetowymi lub tymi jednostkami a zakładem budżetowym,

- w łącznym bilansie z tytułu należności i zobowiązań występujących między jednostkami lub między jednostkami a zakładem na dzień bilansowy,

f) dokonanie korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za rok 2012 poprzez wykazanie prawidłowych danych o wysokości skutków wynikających z decyzji organu podatkowego wydanych na podstawie Ordynacji podatkowej w zakresie umorzenia zaległości podatkowych.

6. Niezwłoczne dokonanie aktualizacji niezmienianej od stycznia 2006 r. dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości oraz przestrzeganie art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakładającego na Pana Burmistrza obowiązek bieżącego aktualizowania tych regulacji, zwłaszcza w sytuacji konieczności dokonania zmian wynikającej z nowelizacji obowiązujących przepisów.

7. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) przeksięgowywanie sald kont 961 i 962 na konto 960 pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu,

b) księgowanie równowartości wydatków dokonanych w ramach planu finansowego Urzędu na finansowanie środków trwałych w budowie, zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zapisem Wn 810 – Ma 800,

c) prowadzenie ewidencji na koncie pozabilansowym 976 poprzez ujęcie na nim danych stanowiących podstawę dokonania w sprawozdaniu finansowym gminy wyłączeń wzajemnych rozliczeń; posiadanie danych ewidencyjnych w tym zakresie stanowi warunek prawidłowej realizacji wniosku nr 5e),

d) ujmowanie w księgach rachunkowych budżetu na koncie 133 operacji wynikających z wyciągów bankowych do rachunków pożyczek na wyprzedzające finansowanie projektów oraz do rachunków środków własnych, mając na uwadze wskazania zawarte w protokole kontroli,

e) zaprzestanie traktowania wewnętrznych przelewów między rachunkami jednostki jako operacji skutkujących powstaniem wydatków budżetowych,

f) księgowanie na koncie 761 operacji zaliczanych do pozostałych kosztów operacyjnych, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta,

g) ujmowanie przychodów z opłat za użytkowanie wieczyste oraz z czynszów najmu i dzierżawy na koncie 720,

h) wyksięgowanie z konta 310 i ujęcie na koncie 013 wartości składników majątkowych posiadających cechy środków trwałych, tj. przeznaczonych do używania przez okres dłuższy niż 1 rok.

8. Niezwłoczne przystąpienie do realizacji obowiązków w zakresie zorganizowania i prowadzenia audytu wewnętrznego. Pisemne poinformowanie Ministra Finansów o rozpoczęciu prowadzenia audytu, stosownie do art. 274 ust. 7 ustawy o finansach publicznych.

9. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

10. Uzupełnienie zakresów czynności pracowników wykonujących zadania dotyczące zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

11. W zakresie procedury opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych:

a) przekazywanie kierownikom podległych jednostek informacji niezbędnych do opracowania przez nich projektów planów finansowych; egzekwowanie obowiązku przedkładania przez kierowników jednostek projektów planów, opracowanych na podstawie informacji, w terminie określonym w art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych,

b) przekazywanie kierownikowi ZGKiM informacji niezbędnej dla opracowania planu finansowego,

c) informowanie dyrektorów instytucji kultury o kwotach dotacji podmiotowej zgodnych z postanowieniami uchwały budżetowej.

12. Opracowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały w sprawie utworzenia wyodrębnionych rachunków bankowych w jednostkach budżetowych, polegającej na dostosowaniu jej postanowień do stanu faktycznego w zakresie jednostek budżetowych, w których może być utworzony rachunek.

13. Przyznawanie dotacji klubom sportowym na podstawie uchwały w sprawie warunków i trybu finansowania zadania w przedmiocie rozwoju sportu, o której mowa w art. 27 ust. 2 ustawy o sporcie, za wyjątkiem sytuacji, gdy dotacja przyznawana jest na podstawie ustawy o finansach publicznych lub ustawy o działalności pożytku publicznego…

14. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków z tytułu dotacji dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

15. Przygotowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Mońki na lata 2011-2016, polegającego na usunięciu postanowień bezpodstawnie wyłączających z mieszkaniowego zasobu gminy Mońki lokale mieszkalne pozostające w zarządzie szkół, schroniska i przedszkola.

16. W zakresie inwentaryzacji:

a) ustalanie w zarządzeniu o inwentaryzacji, według stanu na jaki dzień inwentaryzacja ma być przeprowadzona,

b) stosowanie właściwych, określonych w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, metod inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych.

17. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych zasad ewidencji i rozliczania paliwa.

18. Udzielanie pomocy finansowej lub rzeczowej innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o odrębną uchwałę Rady Miejskiej w sprawie udzielenia pomocy.

19. Pisemne powierzanie wykonywania czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

20. Wyeliminowanie opisanych nieprawidłowości w zakresie podatku od nieruchomości i poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach oraz skutkach finansowych podjętych działań.

21. Gromadzenie dokumentacji podatkowej umożliwiającej prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

22. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń.

23. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji.

24. Prowadzenie działań upominawczych i egzekucyjnych z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów, w tym regulacji wewnętrznych. 

25. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej oraz rozliczenie z inkasentem kwoty błędnie naliczonego wynagrodzenia za styczeń 2012 r.

26. Rzetelną realizację wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku